Sesion VIII Sistemas Integrados

Módulo VI

Expositor: Ing. Luis Espinoza Farías

Los Sistemas Integrados de Gestión

Sesión VIII

1

Sesión VIII

2

1. Correspondencia entre las normas ISO 9001 e ISO 14001

2. Sistemas integrados de gestión: estructura y elementos de un

sistema integrado de gestión

3. Objetivos del sistema integrado de gestión

4. Etapas para la implementación de un sistema integrado de

gestión

5. Manual del sistema integrado de gestión

i. Documentación del Sistema Integrado de Gestión

ii. Objetivos y beneficios de la documentación de un

Sistema Integrado de Gestión

iii. Tipos y ejemplos de documentación

Indice

iv. Recomendaciones para la elaboración de un

Manual de Sistema Integrado de Gestión

v. Ejemplo de un Manual de Sistema Integrado de

Gestión

Sesión VIII

3

Indice





4. Etapas para la implementación de un sistema integrado de gestión



ii. Objetivos y beneficios de la documentación de un Sistema

Integrado de Gestión


iv. Recomendaciones para la elaboración de un Manual

de Sistema Integrado de Gestión


Gestión

4

a) Las normas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 han sido escritas

pensando en aumentar la compatibilidad entre las mismas

Ver prólogo en ambas normas

b) En el anexo A de la norma ISO 9001:2008 se incluye tabla que

muestra la correspondencia entre las normas ISO 9001:2008 e ISO

14001:2004

Sesión VIII

c) En el anexo A de la norma OHSAS 18002:2008 se incluye una

tabla que muestra la correspondencia entre las normas ISO

9001:2000, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

5

c) Diferencias: Si bien las normas ISO 9001 e ISO 14001 son

compatibles entre si, podemos apreciar las diferencias que se

indican a continuación:.

• Manual de la calidad (4.2.2)

• Ambiente de trabajo (6.4)

• Identificación y trazabilidad (7.5.3)

• Propiedad del cliente (7.5.4)

• Satisfacción del cliente (8.2.1)

Nota: recordar que la norma ISO 14001, a diferencia de la norma

ISO 9001 no requiere procedimientos documentados

obligatorios. Sin embargo es recomendable documentar los

procedimientos que si solicita

Sesión VIII

Sesión VIII

6

Indice














Gestión

7

a) Estructura y elementos del Sistema de Gestión de Calidad

i. El sistema de gestión de la calidad (requisitos)

ii. Responsabilidad de la dirección

o Política

o Planificación

o Responsabilidades, autoridad y comunicación

o Revisión por la dirección

iii. Gestión de los recursos

iv. Realización del producto

v. Medición, análisis y mejora

Sesión VIII

8

b) Estructura y elementos del Sistema de Gestión Ambiental

i. El sistema de gestión ambiental (requisitos)

ii. Política

iii. Planificación

iv. Implementación y operación

v. Verificación

vi. Revisión por la Dirección

c) Estructura y elementos del Sistema de Gestión de S&SO

i. El sistema de gestión de S&SO (requisitos)

ii. Política

iii. Planificación

iv. Implementación y operación

v. Verificación

vi. Revisión por la Dirección

Sesión VIII

9

e) Finalmente, los documentos que deberían existir en un Sistema

Integrado de Gestión (SIG) serían:

o Política del SIG

o Manual del SIG

o Objetivos y metas

o Enfoque de procesos (fichas de procesos, caracterización de

procesos, etc)

o Los procedimientos y registros respectivos:

o Requeridos por la norma

o Definidos por la organización

o Instructivos, planes documentados, cronogramas u otros

documentos que la organización establezca

Sesión VIII

Sesión VIII

10

Indice














Gestión

11

Contribuye a la mejora continua del quehacer de una organización

Establecimiento de objetivos y seguimiento de los mismos

Contar con personal motivado

Demostrar el compromiso de la organización con las partes

interesadas

Demostrar la capacidad de la organización de alcanzar sus objetivos

Incremento de la eficacia y facilidad de operación, mantenimiento y

control, haciendo un adecuado uso de los recursos y en un entorno

seguro

Minimizar costos

Mejorar la competitividad de la empresa

Posicionamiento

Ingresar a nuevos mercados

Sesión VIII

Sesión VIII

12

Indice





4. Etapas para la implementación de un sistema integrado de

gestión









Gestión

13

a) Punto de partida: evaluación inicial

b) Designación del grupo de trabajo

c) Cronograma de trabajo:

i. Planificación

ii. Implementación y operación

iii. Verificación y acciones correctivas

iv. Análisis y mejora

Sesión VIII

14

a) Punto de partida: evaluación inicial

o Usualmente realizada por consultores externos

o Se evalúa los “debes” de la norma

o Concluye con la elaboración del “plan de trabajo”

o En algunos casos puede incluir un estimado del

monto de inversiones requeridas

b) Designación del grupo de trabajo

o La organización designa el equipo responsable

o Compromiso de asignación de recursos

Ambiente de trabajo

Disponibilidad del personal

Económicos

Sesión VIII

15

c) Cronograma de trabajo

i. Planificación

o Responsabilidad de la dirección

o Gestión de recursos del SIG

o Comunicación

o Identificación de aspectos / impactos, peligros / riesgos

significativos

o Requisitos legales y otros

o Documentación

o Objetivos y metas

ii. Implementación y operación

o Capacitación, sensibilización y comunicación

o Realización del producto / Control operativo /Seguimiento

y medición

o Simulacros

Sesión VIII

16

c) Cronograma de trabajo

iii. Verificación y acciones correctivas

o Monitoreo y medición

o No conformidades (correctivas/preventivas) e incidentes

o Producto no conforme

o Satisfacción del cliente

o Quejas y reclamos

o Resultado de simulacros

o Auditorías

iv. Análisis y mejora

o Política y objetivos

o Acciones correctivas / preventivas / incidentes

o Revisión por la dirección

v. Certificación del SIG

Sesión VIII

Sesión VIII

17

Indice














Gestión

18

Sesión X

a) El Manual del SIG es la guía por excelencia de la organización

b) No hay una estructura básica definida por alguna norma que deba

contener un manual

c) La norma española UNE 66176 “Guía para la integración de

sistemas de gestión” señala directivas para la integración de los

sistemas de gestión ISO 9001 – ISO 14001 y OHSAS 18001 en

una organización, mas no estructura de un manual integrado.

d) La practica común es que para elaborar un manual se tengan en

cuenta las siguientes pautas:

i. Contenido

ii. Objetivo del manual

Sesión VIII

19

i. Contenido

o Antecedentes de la empresa

o Misión y visión

o Declaración de los principios y valores que promueve la

organización

o Alcance del SIG

o Elementos del SIG (índice)

o Estructura / organigrama del SIG

ii. Objetivo del manual

o Describir el SIG

Referencia a los documentos del SIG

Enfoque en procesos

Inter-relaciones de los procesos

Sesión VIII

Sesión VIII

20

Indice














Gestión

21

a) Documentos obligatorios documentados de ISO 9001:2008 (ver

4.2.1)

o Política de calidad y de objetivos de calidad

o Un manual de calidad

o Los procedimientos documentados y registros requeridos

o Los documentos (incluye registros) que la organización estime

necesarios

b) Documentos obligatorios de ISO 14001:2004 (ver 4.4.4)

o Política, objetivos y metas ambientales

o Descripción del alcance del SGA

o Descripción de los elementos principales del SGA, interacción y

referencia a los documentos relacionados

o Los documentos requeridos por la esta norma

o Los documentos necesarios determinados por la organización

Sesión VIII

22

¿Qué es un procedimiento documentado?

ISO 9001:2008 en 4.2.1 (nota 1) lo define así:

NOTA 1 Cuando aparece el término “procedimiento

documentado” dentro de esta Norma Internacional, significa

que el procedimiento sea establecido, documentado,

implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir

los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito

relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con

más de un documento.

23

c) Documentos obligatorios de OHSAS 18001:2008 (ver 4.4.4)

o Política y objetivos de S&SO

o Descripción del alcance del sistema de gestión de S&SO

o Descripción de los elementos principales del sistema de gestión

de S&SO, interacción y referencia a los documentos

relacionados

o Los documentos requeridos por la esta norma

o Los documentos necesarios determinados por la organización

Sesión VIII

24

d) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)

requeridos por la norma ISO 14001:2004

i. Comunes a ISO 9001:2008

o Proc. control de documentos (ver 4.4.5)

o Proc. acciones correctivas y preventivas (ver 4.5.3)

o Proc. control de registros (ver 4.5.4)

o Proc. auditorías internas (ver 4.5.5)

Sesión VIII

25

d) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)

requeridos por la norma ISO 14001:2004

ii. Adicionales los requeridos por ISO 9001:2008

o Proc. Identificación aspectos ambientales (ver 4.3.1.a)

o Proc. Identificación de leyes y otros requisitos (ver 4.3.2)

o Proc. para que los trabajadores tomen conciencia de la

importancia del SGA (ver 4.4.2)

o Proc. Comunicación interna y externa (ver 4.4.3)

o Proc. para aquellas situaciones en que su ausencia puede

llevar al desviaciones del SGA (ver 4.4.6.a)

o Proc. emergencias (ver 4.4.7)

o Proc. seguimiento y medición (ver 4.5.1)

o Proc. evaluación del cumplimiento legal (ver 4.5.2)

Nota: ISO 14001:2004 en 4.4.3 solicita se documente la decisión de

la empresa de comunicar o no sus aspectos ambientales

significativos

Sesión VIII

26

e) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)

requeridos por la norma OHSAS 18001:2007

i. Comunes a ISO 9001:2008

o Proc. control de documentos (ver 4.4.5)

o Proc. acciones correctivas, preventivas e incidentes (ver

4.5.3)

o Proc. control de registros (ver 4.5.4)

o Proc. auditorías internas (ver 4.5.5)

Sesión VIII

27

e) Procedimientos (establecidos, implementados y mantenidos)

requeridos por la norma OHSAS 18001:2007

ii. Adicionales a los requeridos por ISO 9001:2008

o Proc. Identificación peligros y evaluación de riesgos (ver

4.3.1)

o Proc. Identificación de leyes y otros (ver 4.3.2)

o Proc. para que los trabajadores tomen conciencia de la

importancia del Sist. de gestión de S&SO (ver 4.4.2)

o Proc. Comunicación, participación y consulta (ver 4.4.3)

o Proc. para aquellas situaciones en que su ausencia puede

llevar al desviaciones de S&SO (ver 4.4.6.a)

o Proc. emergencias (ver 4.4.7)

o Proc. medición del desempeño y monitoreo (ver 4.5.1)

o Proc. evaluación del cumplimiento legal (ver 4.5.2)

Sesión VIII

28

Procedimientos que deberían documentarse

29

Procedimientos que deberían documentarse

30

Otros documentos

o Manual del SIG

o Política

o Objetivos y metas del SIG

o Fichas de procesos / caracterización de

procesos / determinación de procesos

o Manual de organización y funciones (MOF)

31

Niveles de documentación

Procedimientos, planes

Instructivos

Registros

Manual

Sesión VIII

32

Indice








ii. Objetivos y beneficios de la documentación de un

Sistema Integrado de Gestión





Gestión

33

Sesión X

Estandarizar métodos y procedimientos

Establecimiento de objetivos y seguimiento de los mismos

Seguridad de realizar las diversas actividades que afectan el SIG

en forma controlada

Focaliza las actividades clave de los procesos

Tener evidencia de los controles realizados a los procesos

Detectar oportunidades de mejora (análisis de tendencias)

Detectar posibles desviaciones a lo establecido (análisis de datos)

Tomar decisiones efectivas basado en el análisis de datos

Minimiza equivocaciones, malos entendidos

Constituyen los criterios de auditoría

Sesión VIII

Sesión VIII

34

Indice














Gestión

35

a) Documento: información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro,

especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.

NOTA – El medio puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o

muestra modelo o una combinación de las mismas.

b) Especificación: documento que establece requisitos

NOTA –Una especificación puede estar relacionada a actividades (p.e. procedimiento

documentado, especificación de proceso y especificación de ensayo), o a productos

(p.e. una especificación de producto, una especificación de funcionamiento y un plano).

c) Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente

implícita u obligatoria

d) Manual: documento que describe el sistema de gestión de una

organización

NOTA – El formato y nivel de detalle de un manual de la calidad dependerá del tamaño

y las necesidades de una organización

Sesión VIII

36

e) Plan de la calidad: documento que especifica qué procedimientos

y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y

cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato

específico.

f) Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad

o un proceso

NOTA 1 – Los procedimientos pueden estar documentados o no

NOTA 2 – Cuando un procedimiento está documentado, se utiliza con frecuencia el

término “procedimiento escrito” o “procedimiento documentado”. El documento que

contiene un procedimiento puede denominarse "documento de procedimiento".

g) Registro: documento que proporciona resultados conseguidos o

evidencia de actividades efectuadas.

NOTA 1 - Los registros pueden utilizarse para documentar la trazabilidad y para

proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones

correctivas.

NOTA 2 – Generalmente no necesita controlarse la revisión de los registros.

Sesión VIII

37

Ejemplo de plan de calidad

38

h) Proceso: actividad o conjunto de actividades que utiliza recursos, y

que permite que los elementos de entrada se transformen en

resultados.

Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente

el elemento de entrada del siguiente proceso

i) Actividad: acciones organizadas hechas con un determinado fin

(transforma entradas en salidas)

Sesión VIII

Sesión VIII

39

Indice











iv. Recomendaciones para la elaboración de un

Manual de Sistema Integrado de Gestión


Gestión

40

o Evitar incluir cualquier documento del SIG, sólo hacer referencia a

los mismos.

o No incluir los objetivos del SIG pero si una referencia a los mismos.

o Enfoque de procesos:

Elementos de entrada

Elementos de salida

Secuencia de actividades

Disponibilidad de información y recursos

Indicadores

Interrelaciones con otros procesos

o No indicar en el manual lo ya descrito en un procedimiento

o Si bien no existe una estructura rígida a seguir, se puede usar el

enfoque PHVA (ISO 14001 – OHSAS 18001)

Importante: un Manual del SIG debe ser lo mas breve posible

Sesión VIII

Sesión VIII

41

Indice














Gestión

42

Correspondencia entre las normas

OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

- Introducción - Introducción 0

0.1

0.2

0.3

0.4

Introducción

Generalidades

Enfoque basado

en procesos

Relación con la

Norma ISO 9004

Compatibilidad con otros sistemas de gestión

1 Objeto y campo de aplicación

1 Objeto y campo de aplicación

1

1.1

1.2

Objeto y campo de

aplicación

Generalidades

Aplicación

43


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

2 Publicaciones para consulta

2 Normas para consulta 2 Normas para consulta

3 Términos y definiciones 3 Términos y definiciones 3 Términos y definiciones

4 Requisitos del sistema de gestión de la SST (titulo solamente)

4 Requisitos del sistema de gestión ambiental (titulo solamente)

4 Requisitos del sistema de gestión de la calidad (titulo solamente)

4.1 Requisitos generales 4.1 Requisitos generales 4.1

5.5

5.5.1

Requisitos generales

Responsabilidad, autoridad y comunicación

Responsabilidad y autoridad

44


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.2 Política de SST 4.2 Política Ambiental 5.1 ‘

5.3

8.5

Compromiso de la dirección

Política de la calidad

Mejora continua

4.3 Planificación (título solamente)



4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

4.3.1 Aspectos ambientales 5.2

7.2.1

7.2.2

Enfoque al cliente

Determinación de los requisitos relacionados con el producto

Revisión de los requisitos relacionados con el producto

45


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.3.2 Requisitos legales y otros

4.3.2 Requisitos legales y otros

5.2

7.2.1

Enfoque al cliente

Determinación de los requisitos relacionados con el producto

4.3.3 Objetivos y programas 4.3.3 Objetivos, metas y programa

5.4.1

5.4.2 ´ ´

8.5.1

Objetivos de la calidad

Planificación del sistema de gestión de la calidad

Mejora continua

4.4 Implementación y operación (título solamente)

4.4 Implementación y operación (título solamente)

7 Realización del producto (título solamente)

46


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

5.1 ‘

5.5.1 ‘

5.5.2 ‘

6.1

6.3


Responsabilidad y autoridad

Representante de la dirección

Provisión de recursos

Infraestructura

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

6.2.1

6.2.2

(RR.HH) Generalidades

Competencia, toma de conciencia y formación

4.4.3 Comunicación, participación y consulta

4.4.3 Comunicación 5.5.3 7.2.3

Comunicación interna Comunicación con el cliente

47


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.4.4 Documentación 4.4.4 Documentación 4.2.1 (Requisitos de la documentación) Generalidades

4.4.5 Control de documentos



4.4.6 Control operacional 4.4.6 Control operacional 7.1 7.2 7.2.1 7.2.2 7.3

Planificación de la realización del producto Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos del product. Revisión de los requisitos del product. Diseño y desarrollo

48


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

7.3

7.5 ‘

7.5.1 ‘ ‘

7.5.2

7.5.5

Compras

Producción y prestación del servicio

Control de la producción y la prestación del servicio

Validación

Preservación del producto

4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias

4.4.7 Preparación y respuesta a emergencias

8.3 Control del producto no conforme

4.5 Verificación (título solamente)

4.5 Verificación (título solamente)

8 Medición, análisis y mejora (título solamente)

49


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.5.1 Seguimiento y medición del desempeño

4.5.1 Seguimiento y medición

7.6 ‘ ‘

8.1

8.2.3 ‘ ‘

8.2.4

‘

8.4

Control de los equipos de seguimiento y medición

Generalidades

Seguimiento y medición de los procesos

Seguimiento y medición del producto

Análisis de datos

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

8.2.3 8.2.4

Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto

50


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción preventiva y correctiva (título solamente)

--- ---- ---- ----

4.5.3.1

Investigación de incidentes

--- ---- ---- ----

4.5.3.2

No conformidad, acción correctiva y preventiva

4.5.3.2

No conformidad, acción correctiva y preventiva

8.3 ‘

8.4

8.5.2

8.5.3

Control del producto no conforme

Análisis de datos

Acción correctiva

Acción preventiva

51


OHSAS 18001 – ISO 14001 – ISO 9001

OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

4.5.4 Control de los registros



4.5.5 Auditoria interna 4.5.5 Auditoria interna 8.2.2 Auditoria interna

4.6 Revisión por la dirección

4.6 Revisión por la dirección

5.1

5.6


Revisión por la dirección

52

Antecedentes de la empresa

Punto Verde es una empresa dedicada a la fabricación de jabones. Fundada

en el año 1955, empezó con la fabricación de jabones a partir de la

saponificación de grasas animales para el lavado de ropa hasta llegar

actualmente a la fabricación de jabones de tocador elaborado con grasas

vegetales en su moderna planta ubicada en el distrito de Ventanilla, Calle Los

Gavilanes Lote 13, Mza F. Cuenta con 235 trabajadores distribuidos tanto en

la áreas administrativas como operativas. Actualmente Punto Verde tiene

presencia en varios países de sudamérica, consolidando su posición de

liderazgo en el mercado interno.

Visión: Ofrecer soluciones para mejorar la calidad de vida de las persona

Misión: Elaborar productos para el aseo personal de calidad mundial

53

Valores

i. El respeto mutuo es la base de las relaciones entre todos los colaboradores.

ii. Respetamos la individualidad y la integridad de cada uno.

iii. Promovemos el trabajo en equipo como la mejor forma de relacionarnos.

iv. Desarrollamos un ambiente de trabajo que fomente la máxima sinergia entre

nuestros colaboradores para el logro de nuestras metas.

v. Brindamos oportunidades para su desarrollo profesional, así como programas de

capacitación y de motivación para la mejora de destrezas y para atraer y mantener

a los mejores.

vi. Proporcionamos condiciones laborales sanas y seguras.

vii. La pasión y el entusiasmo son atributos esenciales de nuestra gente.

viii. Nuestros colaboradores son protagonistas en los esfuerzos de la empresa a favor

de un desarrollo sostenible.

54

1. Introducción

1.1. Requisitos Generales

1.2. Alcance del SIG

2. Política

3. Planificación

3.1. Requisitos del cliente y del producto

3.2. Aspectos ambientales y peligros ocupacionales

3.3. Requisitos legales y otros

3.4. Objetivos y metas

3.5. Programas de gestión

4. Implementación y operación

4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

Indice

55

1. Introducción

2. Política

3. Planificación

4. Implementación y operación

4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.2. Competencia, formación y toma de conciencia

4.3. Comunicación, participación y consulta

4.4. Documentación del SIG

4.5. Control de documentos

4.6. Control Operacional

4.7. Compras

4.8. Planes de emergencia y respuesta a emergencias

5. Verificación y acción correctiva

5.1. Monitoreo y medición

5.2. Producto no conforme, acción correctiva y preventiva, incidentes

5.3. Registros

5.4. Auditoria del SIG

6. Revisión por la Dirección

56

Objetivo El objetivo del presente documento, es describir la estructura del S IG de Pu nto Verde SAC establecido y mantenido sobre la base de los requisitos de la s norma s : ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007

E l presente manual y la documentación a la que hace referencia pretende ayudar a mantener la continu idad del sistema durante circunstancias cambiantes

Alcance Se aplica a la base documental (interna y externa) , registros , recursos y objetivos de l S IG

Nº Descripción

1 .1 Requisitos generales Se cuenta con un Mapa de Procesos, habiendo determinado c ada á rea funcional los procesos a su cargo . L os procesos de apoyo tales como limpieza, pintura , seguridad y mantenimiento de jardines están a cargo del área de RR.HH.

1.2 Alcance del SIG

Aplica a todos los procesos necesarios para la fabricación y comercialización de jabones, en su planta ubicada en la Av. Trapiche Mza A Lote 7 . Se excluye del alcance del sistema el ítem 7.3 de la norma ISO 9001:2008 ( Diseño y Desarrollo ).

2 Política

La política del SIG ha s ido aprobada por la Gerencia General de la empresa y es revisada continuamente a través de las dispo s iciones descritas en el punto ítem 6 del presente manual. Así mismo sirve de marco para el establecimiento de los objetivos y metas, ver la sección 3. 4 del presente documento (ver “ Política de Calidad, S&SO y Medio Ambiente) ” ) .

3 Planificación

3. 1 Requisitos del cliente y del producto Se cuenta con el “ Procedimiento de Venta ” en el cual se establece los mecanismos previstos para determinar los requisitos del

cliente (explícitos e implícitos) así como los que debe cumplir el producto .

57

3.2 Aspectos a mbientales y peligros ocupacionales Se identifica los aspectos /impactos y peligros/riesgos de acuerdo a lo establecido en el “ Procedimiento para la i dentificación y valoración de a spectos / i mpactos y peligros/riesgos ” .

L os aspectos que resulten significativos (que se indican en la “ Matriz de a specto s / i mpactos y peligros/riesgos ” serán tomados en cuenta para el establecimiento de objetivos y metas tal como se describe en la sección 3. 4 del presente manual.

3. 3 Requisitos Legales y Otros Los requisitos legales y de Públicos Interesados relacionados a los a spectos de calidad, S&SO y ambientales son identificados

y actualizados según lo establecido en el “ Procedimiento para la Identificación y Seguimiento de Requisitos Legales y otros ”.

Así mismo, se establecen los responsables , mecanism|os de cumplimiento legal y s|e incluyen disposiciones que permiten

mantener al personal informado sobre los requisitos aplicables a su labor, lo cual figura en la “ M atriz de Requisitos legales

aplicables y otros ” .

3. 4 Objetivos y metas El Comité del SIG propondrá los objetiv os de SIG, debiendo elaborar las áreas involucradas los p rogramas de g estión que

deriven (ver documento “ O bjetivos integraados de Punto Verde SAC ” ) . Con este fin, se consideran:

los compromisos de la política

las oportunidades de mejora

los aspectos y pelig ros significativos

las opc iones tecnológicas

los requerimientos financieros, operacionales y comerciales

la opinión de los públicos interesados.

y en el “Procedimiento de Ventas”

58

3. 5 Programas de gestión El Gerente / Jefe de área deberá e labora r el/ los Programas de Gestión ne c esarios para el cumplimiento de los objetivos que le apliquen (ver documento “O bjetivos integrados de Punto Verde SAC ” ) . Para ello asigna responsabilidades y establece los

medios y plazos en que han de ser alcanzados. Asimismo, lle va a cabo la revisión de l os Programa s de Gestión con el fin de asegurarse de alcanzar los objetivos y metas en los plazos previstos, además de evaluar la necesidad de llevar a cabo

modificaciones a l os Programa s , cuando un proyecto se relaciona con nuevos desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos o modificados.

4 Implementación y Operación

4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autorid ad La Gerencia General designa al Representante de la Dirección (RED) , quien es responsable proveer los recursos necesario s

para estab lecer, implementar y mantener el S IG ( ver MOF del RED ). Las funciones, responsabilidades y línea de autoridad están definidas en los MOF y organigrama del SIG y son comunicadas de acuerdo al “ Procedimiento de comunicación interna y externa ” .

4.2 C ompetencia , formación y to ma de conciencia L as necesidades de c ompetencia están definidas en los MOF. Cuando se detecte una brecha entre las competencias del puesto y del personal, la Jefatura / Gerencia de RR.HH. deberá tomar las acciones pertinentes. La Jefatura / Gerencia de RR.HH. debe presentar a la Gerencia General un programa de capacitación anual para su aprobación.

59

4.3 Comunicaciones , participación y consulta Se tiene definidos mecanismos de comunicación constante tanto entre los trabajadores y demás Públicos Interesados , los cuales están e stablecidos en el “ Procedimiento de Comunicaciones Internas y Externas ” , manten iendo informado al personal acerca de

sus responsabilidades dentro del SIG , de los aspectos y peligros propios de sus actividades, de los requisitos legales y otros aplicables.

Para la identificación de aspectos/impactos y peligros/riesgos así como la implementación de los mecanismos de control para aquellos que resulten significativos, se contará con la participación del personal que realiza las func iones (ver “ Procedimiento para la i dentificación y valoración de a spectos / i mpactos y peligros/riesgos ” ).

4.4 Documentación del SIG El Sistema de Gestión de Punto Verde SAC se encuentra descrito en el presente manual y demás documentos a los que se hace

referencia en é st e , y que son controlados de acue rdo a lo indicado en la sección 4.5 de l presente manual .

4.5 Control de documentos Se realiza de acuerdo al “ Procedimiento de control de documentos y registros ”.

4.6 Control Operacional Las actividades relacionadas a los aspectos ambientales y peligros ocupacionales que resulten significativos son identificadas

de acuerdo a lo establecido en el “ Procedimiento para la Identificación y Valoración de de Aspect/os/Impactos y peligors/Riesgos ” y a su vez para cada actividad se identifica si se requie re de un control operacional o un Programa de Gestión. En esta identificación se incluyen las actividades realizadas por los proveedores y contratistas quienes son comunicados de l os

aspectos relacionados a sus actividades según lo establecido en el “Proce dimiento de Comunicaciones internas y externas”. Para el control de la producción se cuentan con el “Plan de calidad de operaciones ” en donde se establece las variables crítica s a contr olar, las responsabilidades , equipos de medición, calibración /verificación de los mismos y registros requeridos.

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4.7 Compras

Todo aquel producto o servicio que afecte a cualquiera de los sistemas de gestión de calidad, S&SO o medio ambiente es

controlado / adquirido de acuerdo a lo señalado en el “Procedimiento de compras y evaluación y selección de proveedores”.

4.8 Planes de Emergencia y Respuesta ante emergencias

Las situaciones de emergencia ambientales y de S&SO que podrían presentarse se identifican de acuerdo a lo establecido en el

“Procedimiento para la identificación y valoración de aspectos/impactos y peligros/riesgos”.

Para prevenir y/o minimizar los impactos ambientales y controlar los riesgos ocupacionales asociados con emergencias se

cuenta con Planes de Emergencia.

5 Verificación y acción correctiva

5.1 Monitoreo y medición

El monitoreo de los objetivos, metas, el control operacional y el cumplimiento de requisitos legales y otros es realizado de

acuerdo al Procedimiento de monitoreo y medición.

5.2 Producto no conforme, acción correctiva y preventiva, incidentes

Punto Verde SAC ha establecido los procedimientos para producto no conforme, procedimiento de acciones correctivas y

preventivas, procedimiento para investigación de incidentes. En ellos se establecen los mecanismos y responsables para

identificar el producto no conforme tanto en producción como en almacén, las no conformidades y potenciales no

conformidades, los incidentes, su reporte y acciones posteriores a seguir.

5.3 Registros

El control de los registros se lleva a cabo de acuerdo al “Procedimiento para el control de documentos y registros”. Este

procedimiento establece los requisitos de legibilidad, identificación, recuperación, almacenamiento, protección, tiempo de

retención y disposición de los registros del SIG.

61

5.4 Auditoría del SIG

Punto Verde SAC lleva a cabo a intervalos planificados auditorías internas al SIG sobre la base de la importancia de sus

procesos y actividades así como a los resultados de auditorías previas.

Dichas auditorías se llevan a cabo según el “Procedimiento de Auditorías Internas”, donde se establecen el alcance, la

frecuencia, la metodología, los responsables y requisitos para llevarlas a cabo e informar acerca de los resultados.

6 Revisión por la dirección

Por lo menos una vez al año la Alta Dirección lleva a cabo la revisión del SIG para asegurar su continua adecuación y eficacia.

Durante estas revisiones, se revisa los resultados de las auditorías internas, cambios en los procesos, resultados de los

programas de gestión, política, objetivos y estado de las acciones correctivas y preventivas para tomar decisiones y establecer

los nuevos compromisos que permitan lograr el mejoramiento del desempeño ambiental

Sesión VIII

62

Procedimiento para la identificación y valoración de aspectos/impactos

y peligros/riesgos - Control operacional

1. La Gerencia de Operaciones conjuntamente con los representantes de cada proceso

identifican los Aspectos ambientales y Peligros en SSO usando los siguientes formatos

• Entradas y salidas del proceso

• Identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales)

2. La Identificación de aspectos ambientales y peligros en SSO se realizara cuando se

produzca alguna de las siguientes variantes:

• Cambio en los procesos

• Cambios en métodos de trabajo

• Cambio en la legislación aplicable u otros requisitos.

En caso no ocurran las variantes enunciadas la Identificación y Valoración será revisado

anualmente por la Gerencia de Operaciones y representantes de cada proceso

3. La identificación y Valoración de los Aspectos / Impactos y Peligros / Riesgos de toda la

empresa se consigna en la “Matriz de Identificación y Valoración de Aspectos / Impactos

Ambientales y Peligros / Riesgos en SSO que incluye:

Sesión VIII

63

Sesión

• Los procesos y Sub-procesos de la Organización

• Los Aspectos e Impactos Ambientales relacionados en condiciones

Normales (N) Anormales (A) Emergencia (E)

• Los peligros y riesgos se identifican en condiciones:

Rutinarias(R) No Rutinarias (NR) Emergencia(E)

4. La valoración de la significancia de los Impactos Ambientales y Riesgos Ocupacionales se

realiza en base a dos criterios: severidad y frecuencia, haciéndose uso del cuadro a

continuación:

Procedimiento para la identificación y valoración de aspectos/impactos

y peligros/riesgos - Control operacional

64

Procedimiento para la identificación significativos ambientales y

control operacional

Sesión VIII

65


control operacional

Sesión VIII

66


control operacional

Sesión VIII

67

5. De acuerdo a la Matriz Valoración vs. Severidad indicada en el punto 4, los impactos

ambientales se clasifican como se indica continuación:c

Donde: NS: No Significativo S: Significativo

La empresa establecerá un mecanismo de control para todo impacto ambiental que resulte

SIGNIFICATIVO. Para aquellos que resulten NO SIGNIFICATIVOS, la empresa se reserva el

derecho de establecer o no un mecanismo de control :

6. Los mecanismos de control pueden ser de dos tipos:

o Control Operativo.

o Programa de Gestión


control operacional

Sesión VIII

68

7. Control Operativo y Programas de Gestión Ambiental y de SSO

Control Operativo se implementará para aquellos impactos y riesgos que solo se puedan

mantener bajo control pero no podrán eliminarse y/o minimizarse con el tiempo.

Programa de Gestión se establecerá para aquellos impactos y riesgos que puedan

minimizarse y/o eliminarse con el tiempo. Son preparados por la Gerencia de Operaciones y

se componen de:

o Un objetivo y meta definido

o Tareas a realizar y asignación de responsables

o Cronograma de implementación

o Asignación de recursos en algunos casos

o Uno o más indicadores que permitan medir la mejora continua.

Además, al establecer y revisar los objetivos, el Gerente de Operaciones debe considerar

los requisitos legales y los otros requisitos, sus opciones tecnológicas y sus requerimientos

financieros, operacionales y comerciales, así como la opinión de las partes interesadas.

8. La Gerencia General es la encargada de la aprobación del/los Programa(s) Ambiental(es) y

de SSO, pudiendo mandar a revisar o cambiar algunos programas de acuerdo a la

conveniencia de la empresa


control operacional

Sesión VIII

69

Procedimiento para la identificación y evaluación legal

1. Identificación de requisitos legales

El Gerente de Operaciones deberá analizar la lista de todos los aspectos ambientales y

riesgos SSO identificados en la empresa e identificar los requisitos legales relacionados,

para lo cual contratará los servicios de un estudio de abogados especializado en temas

ambientales y de SSO.

2. Identificación de otros requisitos

Ver procedimiento de Comunicación externa e interna

3. Los nuevos requisitos identificados en 1 y 3 deberán ser actualizados en la “Tabla de

requisitos aplicables”, por el Gerente de Operaciones.

4. La actualización de la Tabla de requisitos y otros aplicables se realizará revisando

diariamente las separatas de normas legales del diario “El Peruano”. En caso de ausencia

del GO, esta labor será realizada por el Gerente General.

5. En el caso de incumplir un requisito legal o de públicos interesados, los responsables del

SGI deben levantar una Solicitud de acción correctiva según lo establecido en el

“Procedimiento para el tratamiento de las acciones correctivas y preventivas”.

Sesión VIII

70

6. Seguimiento al cumplimiento de requisitos aplicables

El seguimiento será efectuado considerando los datos de la acción establecida, periodicidad,

frecuencia y responsables establecidos en la “Tabla de requisitos legales aplicables”.

7. Información acerca de los requisitos aplicables a cada labor

Cada vez que se actualicen los requisitos, el Gerente de Operaciones deberá comunicar los

cambios y/o actualizaciones a las áreas involucradas.

El Gerente de Operaciones deberá monitorear permanente el cumplimiento de los requisitos

legales establecidos en la “Tabla de requisitos legales aplicables”.

8. Evaluación del cumplimiento legal

En el programa de auditorías internas se incluirá la evaluación del cumplimiento legal

Procedimiento para la identificación y evaluación legal

Sesión VIII

71

1. Incendio de Magnitud pequeña

El trabajador que lo detecte podrá usar el extintor apropiado para combatirlo solo si está

capacitado para usarlo, caso contrario solicitará apoyo de un trabajador que si haya sido

capacitado en el uso del extintor.

2. Incendio de mayor proporción

El colaborador que detecte el incendio llamará inmediatamente a los bomberos (número 116)

y dará inicio a la evacuación según la voz de alarma prevista en 3

La Brigada contra Incendios sólo podrá brindar apoyo limitado en caso de ser necesario,

este apoyo no debe poner en riesgo su salud o bienestar

3. Voz de alarma

En caso de un incendio y/o movimiento telúrico:

a) El trabajador que detecte la necesidad de evacuación activará la alarma contra

incendio desde el panel de control del piso en que se halle.

b) Todos deberán ser reunidos en la zona Segura (frente a la puerta de ingreso de la

empresa).

c) Los responsables de evacuación por piso (ver 7) serán los que comuniquen a los

trabajadores y visitas presentes en el piso correspondiente la existencia de necesidad

de evacuación y procederá a evacuarlos.

Procedimiento para control de incendios y evacuación

Sesión VIII

72

4. Funciones de los Responsables de Evacuación:

Una vez se haya avisado a los trabajadores de acuerdo al sistema de alarma señalado en 3,

los responsables de evacuación realizarán lo siguiente:

a) Conducir en forma ordenada a todo el personal del piso hacia la zona de evacuación,

incluyendo visitas y/o terceros.

b) Una vez ubicados en la zona evacuación, verificar que todo el personal haya evacuado

las diferentes áreas, anotando a los faltantes.

c) Después que todos se hayan reunido en la zona de evacuación, se deberá esperar las

indicaciones del RED para dar por finalizado el mismo (en caso de simulacro) y

retornar a los puestos de trabajo. De estar ausente, cualquier responsable de

evacuación podrá dar por finalizado el evento.

d) En caso de un evento real, esperar las indicaciones de las acciones a seguir del RED o

responsable de evacuación según lo señalado líneas arriba.

e) Presentar la relación de faltantes que no evacuaron su área de trabajo así como el

motivo al coordinador del evento (Gerente de Operaciones).


Sesión VIII

73

5. Los responsables de evacuación que posean los medios de comunicación interna (RPC,

Nextel) deberán llevarlos en todo momento, de no tenerlos prestarse uno de algún trabajador

de su zona de reunión para evacuación, ello a fin de poder recibir las instrucciones del

coordinador del evento

6. En caso de tratarse de un simulacro, el jefe de la brigada contra incendio deberá llenar el

acta de simulacro.

7. El Gerente de Operaciones define los responsables de evacuación por piso:

1° piso Titular : Miguel Coz

Suplente : Javier Leiva

2° piso Titular : Rommel Rosales

Suplente : Gustavo Barrantes

3° piso Titular : Luis Trujillo

Suplente : David Huamán

4° piso Titular : José Chamochumbi

Suplente : Francisco Puertas


Sesión VIII

74

Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGI

Procedimiento de comunicación interna y externa

1. Comunicación interna

a) Todo nuevo colaborador deberá recibir una inducción sobre el SGI dentro de los 7 días

útiles de haber ingresado, la cual será dada por el Jefe del área respectiva.

b) Para el caso de proveedores de servicios dentro de nuestras instalaciones, cuando

aplique la inducción será previa al inicio del servicio y será dada por el Gerente de

Operaciones o la persona que éste designe.

c) Evidencia de lo anterior será el formato “Lista de asistencia a capacitación”

d) Documentación del SGI: la distribución de todo documento nuevo y/o modificado

relacionado al SGI se hará de acuerdo a lo indicado en el “Procedimiento de Control de

Documentos”. La capacitación y/o difusión a las personas involucradas, estará a cargo

del Responsable del Área o el representante del área que efectué la modificación y/o

elaboración del documento.

e) Las responsabilidades: están contenidas en los perfiles del puesto, los cuales serán

comunicados por RRHH a todo personal de la empresa (nuevo o actual). Cada vez que

se modifique un perfil del puesto, este deberá ser comunicado por RRHH a las

personas afectadas.

Sesión VIII

75



f) Requisitos Legales, y Auditorias del SGI serán comunicadas por el RED a la

Gerencia General y/o demás partes interesadas, cada vez que se realicen y/o

aparezca un nuevo requisito legal.

g) La difusión de la Política del SIG, Impactos Ambientales, Riesgos SSO, Objetivos

y Metas, Requisitos Legales y controles operacionales: serán comunicadas por el

RED a través del manual de Medio Ambiente impreso o en formato electrónico además

de incluir toda esta información en un programa de Inducción para personal nuevo y de

re-inducción para personal antiguo. El RED deberá comunicar al personal los impactos

ambientales del área respectiva así como los mecanismos de control establecidos.

Nota: es responsabilidad del Gerente / Jefe de área hacer el seguimiento para el

cumplimiento de los controles operaciones

f) La comunicación interna deberá contar con las evidencias respectivas de su ejecución:

registros de inducción, correos electrónicos, entre otros.

Sesión VIII

76



2. Comunicación externa

a) Clientes: para la política del SIG el RED ha establecido mecanismos de comunicación

tales como publicación de la política a la entrada de la empresa y en las diferentes

áreas de la empresa.

b) Proveedores: El departamento de compras será encargado de comunicar a los

proveedores la Política del SIG.

c) En el caso de proveedores que realicen trabajos en los interiores de la empresa, las

personas de la parte operativa pasaran por una inducción con el fin de mantener el

cumplimiento de las normas protección al medio ambiente y de SSO establecidas que

serán complementadas con las inspecciones inopinadas periódicas.

d) Quejas y reclamos: Vigilancia será el área encargada de conducir a / los vecino / s

que presenten algún malestar por el desempeño de las actividades de la empresa al

RED, quien evaluará las alternativas de solución a la misma (en caso de proceder) y

las implementara. De ser necesario, solicitará el V°B° de la Gerencia General para

proceder a implementar las acciones pertinentes

Sesión VIII

77

e) Cualquier otro público interesado podrá comunicar su requerimiento al RED. Este

requerimiento seguirá un proceso similar al descrito en el párrafo anterior.

f) Gobierno: Se dispone de mecanismos tales como diario oficial (El Peruano), correo

directo, fax y/o e-mail para enterarse de los nuevos dispositivos legales (gobierno o

autoridad local) que aplican a sus actividades. Para el caso de nuevos requisitos /

dispositivos legales, el RED deberá comunicar a la Gerencia General la naturaleza de

la misma y la forma de cumplirla, quien la autoriza o no. Todo esto se realizara de

acuerdo al procedimiento “Identificación y Seguimiento del Cumplimiento de Requisitos

Legales”.

g) Todas estas comunicaciones deberán contar con las evidencias de su ejecución:

registros, correos electrónicos, entre otros.

Con respecto a la difusión de Impactos Ambientales la organización ha definido no

comunicarlas a menos que lo exija alguna autoridad competente apoyada en un requisito legal

especificando las razones, luego la Gerencia General decidirá si se dan a conocer los Impactos

Ambientales.

Procedimiento para toma de conciencia de la importancia del SGA


Sesión VIII

78

1. Se realizara el seguimiento a las siguientes variables:

o Indicadores del SGI: gerencias responsables

o Monitoreos ambientales (ruido, polvo, gases,, efluentes): RED

De encontrarse desviaciones a los establecido, el/los responsables deberán realizar un

análisis de causas y plantear y ejecutar las acciones correctivas del caso

Nota 1: para los monitoreos deberá contarse con los certificados de calibración de los

equipos usados en las mediciones

Nota 2: Cada Gerencia deberá designar los responsables de la medición de los indicadores

(en forma mensual y acumulada), debiendo entregar un reporte mensual a la Gerencia

General, indicando las acciones tomadas en caso se encuentren fuera de control)

2. Para el seguimiento de los mecanismos de mejora continua:

o Acciones correctivas y preventivas: RED

o Revisiones por la Dirección: RED

o Resultado de auditorias: RED

El responsable deberá verificar el cumplimiento de las acciones previstas en cada una de

ellas

Procedimiento para el seguimiento y medición

Sesión VIII

79

Matriz legal

Sesión VIII

80

IMPORTANTE

Para la realización del presente taller V

los alumnos deben traer a clase las

normas ISO 9001 - ISO 14001 –

OHSAS 18001

81

Ing. Luis Espinoza Farías

[email protected]

¡GRACIAS!

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Sesion VIII Sistemas Integrados