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7/17/2019 SESIN N03-GESTIN DEL ALCANCE.pdf
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GERENCIA DE LA CONSTRUCCIN
GESTIN DEL ALCANCE DE LOS PROYECTOS
UPLA
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Gestin del alcance
Son todos los procesos
necesarios para asegurar que elproyecto incluya todo el trabajorequerido, y slo el trabajorequerido, para completar el
proyecto con xito.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Preguntas que responde la Gestin del alcance
Cmo determinar que trabajo se tiene que hacer en elproyecto?
Cmo asegurar que se realice todo el trabajo previsto en el
proyecto?
Cmo asegurar que no se realice trabajo no previsto en elproyecto?
Cmo asegurar que se obtenga la aprobacin del trabajo
realizado en el proyecto?
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Los Procesos de la Gestin del Alcance de Proyectos
Recopilacin de requisitos
Definicin del alcance
Creacin de EDT
Verificacin del alcance
Control del alcance
PLANIFICACIN
CONTROL
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Recopilacin de requisitos
Proceso que consiste en definir ydocumentar las necesidades de losinteresados a fin de cumplir con losobjetivos del proyecto.
Los requisitos incluyen las necesidades,deseos y expectativas cuantificadas ydocumentadas del patrocinador, del clientey de otros interesados. Estos requisitos
deben recabarse, analizarse y registrarsecon un nivel de detalle suficiente, quepermita medirlos una vez que se inicia elproyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Recopilacin de requisitos
Recopilar requisitos significa definir ygestionar las expectativas del cliente.Los requisitos constituyen la base de
la EDT. La planificacin del costo, delcronograma y de la calidad se efectaen funcin de ellos.
El xito del proyecto depende
directamente del cuidado que se
tenga en obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del
producto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Recopilacin de requisitos
ENTRADAS
Acta de constitucin delproyecto.
Registro de involucrados.
HERRAMIENTASY TCNICAS
Entrevistas.
Focus Group.
Talleres de facilitacin.Tcnicas de creatividad
grupal.
Tcnicas de toma dedecisiones grupales.
Cuestionarios yencuestas
Observaciones.
Prototipos.
SALIDAS
Documentacin derequerimientos.
Plan de gestin derequerimientos.
Matriz de trazabilidad derequerimientos.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Recopilacin de requisitos
Documentacin de requerimientos (Documentation ofRequirements).-Describe como un requerimiento individualalcanza la necesidad del negocio para el proyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Recopilacin de requisitos
Plan de Gestin de Requerimientos (Requirements ManagementPlan).- Documenta como los requerimientos sern analizados,documentados y gestionados a lo largo del proyecto.
Matriz de Trazabilidad de Requerimientos (RequirementsTraceability Matrix).- Es una tabla que relaciona requerimientoscon sus orgenes y los sigue por todo el ciclo de vida del proyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Definicin del alcance
Proceso que consiste en desarrollar unadescripcin detallada del proyecto y delproducto.
Durante el proceso de planificacin, elalcance del proyecto se define y se describede manera ms especfica conforme se varecabando mayor informacin acerca delproyecto.
Se analizan los riesgos, los supuestos y lasrestricciones existentes, para verificar queestn completos; segn sea necesario, seirn agregando nuevos riesgos, supuestos yrestricciones.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Definicin del alcance
En esta etapa, las necesidades, deseos yexpectativas de los interesados seconvierten en requisitos (requerimientos).
La preparacin de una declaracin
detallada del alcance del proyecto esfundamental para su xito, y se elabora apartir de los entregables principales, lossupuestos y las restricciones que sedocumentan durante el inicio delproyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Definicin del alcance
ENTRADAS
Acta de constitucin delproyecto.
Documentacin derequerimientos.
Activos de procesos de laorganizacin.
HERRAMIENTASY TCNICAS
Juicio de expertos.
Anlisis del producto.
Identificacin dealternativas.
Talleres de facilitacin.
SALIDAS
Enunciado del alcancedel proyecto.
Actualizacin de ladocumentacin delproyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Definicin del Alcance del Proyecto
El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle porque se conocemayor informacin del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de losinteresados se analizan y convierten en requisitos.
Segn el PMBOK:Alcance (Scope).- La suma de productos, servicios y resultados que se proporcionarncomo un proyecto.
Alcance del Producto.- Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio oresultado.
Alcance del Proyecto.- El trabajo que debe realizarse para entregar un producto,servicio o resultado con las funciones y caractersticas especificadas.
ALCANCEDEL
PRODUCTO
ALCANCEDEL
PROYECTOALCANCE
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Definicin del alcance
Enunciado del alcance del proyecto
(Project Scope Statement)
Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario
para crear tales productos entregables. El enunciado del alcance del proyecto
detallado incluye lo siguiente:
A. Objetivos del proyecto.
B. Descripcin del alcance del producto: caractersticas del producto, servicio o
resultado para el cual se cre el proyecto.
C. Requisitos del proyecto: Condiciones que deben cumplir o las capacidades que
deben tener los productos entregables del proyecto.
D. Lmites del proyecto: Mencionar qu est incluido y excluido respecto al
proyecto.
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Definicin del alcance
E. Criterios de aceptacin del producto: Definen el proceso y criterios para
aceptar los productos terminados.
F. Restricciones del proyecto.
G. Asunciones (Suposiciones) del proyecto.
H. Organizacin inicial del proyecto. Interesados y equipo inicial del
proyecto.I. Riesgos iniciales definidos.
J. Hitos del cronograma.
K. Limitacin de fondos: Cualquier limitacin aplicada a la financiacin del
proyecto.
L. Estimacin del costo.
M. Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto: Describe el nivelde gestin de la configuracin y de control de cambios que debe
implementarse en el proyecto.
N. Especificaciones del proyecto: Documentos de especificaciones con los
que debera cumplir el proyecto.
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Creacin de EDT
Proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y eltrabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fcilesde manejar.
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin
jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutarel equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crearlos entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDTrepresentando una definicin cada vez ms detallada del trabajodel proyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Creacin de EDT
ENTRADAS
Enunciado del alcancedel proyecto.
Documentacin derequerimientos.
Activos de procesos de laorganizacin.
HERRAMIENTASY TCNICAS
Descomposicin
SALIDAS
Estructura de desglosedel trabajo
Diccionario de la EDT
Lnea base del alcance
Actualizacin de ladocumentacin delproyecto.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Crear EDT (WBS)
La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS (WorkBreakdown Structure) organiza y define el alcance total delproyecto.
La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajoms pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendenterepresenta una definicin cada vez mas detallada del trabajo delproyecto.
Podemos decir que la EDT es la sumatoria de todos los entregablesdel proyecto, donde los entregables del nivel mas bajo de la EDT sonllamados paquetesde trabajo(work package).
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Crear EDT (WBS)
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Creacin del EDT
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Creacin del EDT
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Creacin del EDT
Respalda y acompaa a la EDT. Puede incluir
para cada componente de la EDT: Un identificador de cdigo de cuenta.
Un enunciado del trabajo.
La organizacin responsable.
Una lista de hitos del cronograma.
Diccionario de la EDT
(WBS Dictionary)
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Creacin del EDT
El enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado
(Descrito en el Enunciado del Alcance del Proyecto), as comosu EDT y diccionario de la EDT relacionados, constituyen lalnea base del alcance del proyecto.
Lnea Base del Alcance
(Scope Baseline)
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Verificar el alcance
Proceso que consiste en formalizar laaceptacin de los entregables delproyecto que se han completado.
Incluye revisar los entregables con elcliente o el patrocinador paraasegurarse de que se han completadosatisfactoriamente y para obtener de
ellos su aceptacin formal.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Verificar el alcance
La verificacin del alcance difiere delcontrol de calidad en que mientras laprimera corresponde principalmente a laaceptacin de los entregables, el segundo
se refiere sobre todo a corroborar laexactitud de los entregables y sucumplimiento con los requisitos decalidad especificados para losentregables. Por lo general, el control de
calidad se lleva a cabo antes de laverificacin del alcance, pero ambosprocesos pueden efectuarse en paralelo.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Verificar el alcance
ENTRADAS
Plan de direccin delproyecto.
Documentacin derequisitos.
Matriz de rastreabilidadde requisitos.
Entregables validados.
HERRAMIENTASY TCNICAS
Inspeccin.
SALIDAS
Entregables aceptados.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones a losdocumentos delproyecto.
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UPLA
Ing. Juan Carlos Ruiz
Verificar el alcance
Plan de la direccin de proyectos:
Enunciado del alcance del proyecto, incluye descripcin del alcance, los
entregables y los criterios de aceptacin.
La EDT, define cada entregable y su descomposicin en paquetes de trabajo.
El diccionario de la EDT, contiene una descripcin detallada del trabajo ydocumentacin tcnica de cada paquete de trabajo.
Documentacin de requisitos, enumera los requisitos tcnicos y de cualquier
otra ndole del proyecto/producto.
Matriz de Rastreabilidad, vincula los requisitos con su origen y los monitorea
a lo largo del ciclo de vida del producto/proyecto.
Entregables validados, los entregables han sido verificados y validados para
corroborar su exactitud a travs del proceso de control de calidad.
ENTRADAS
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Verificar el alcance
Entregables aceptados, los entregables que cumplen con los criterios
de aceptacin son formalmente aceptados y aprobados por el cliente
o patrocinador, toda esta documentacin es transferida al proceso de
cerrar el proyecto.
Solicitudes de cambio, los entregables que no han sido aceptados
formalmente se documentan junto con las razones por las cuales no
fueron aceptados. Esos entregables pueden necesitar una solicitud de
cambio para reparar los defectos.
Actualizaciones a los documentos del proyecto, pueden actualizarse
todos aquellos documentos que definen el producto o que informan
sobre su estado de terminacin.
SALIDAS
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Controlar el alcance
Proceso por el que se monitorea el estado del alcance delproyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea basedel alcance.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Controlar el alcance
El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambiossolicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadasse procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado deCambios. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza
para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra alos otros procesos de control. Los cambios no controlados amenudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Loscambios son inevitables, por lo que se impone algn tipo deproceso de control de cambios.
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Controlar el alcance
ENTRADAS
Plan de direccin del
proyecto. Informacin sobre el
desempeo del trabajo.
Documentacin derequisitos.
Activos de procesos de laorganizacin.
HERRAMIENTASY TCNICAS
Anlisis de variacin.
SALIDAS
Mediciones al
desempeo del trabajo.Actualizacin a los
procesos.
Solicitudes de cambio.
Actualizaciones al plan ya los documentos delproyecto.
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Controlar el alcance
El plan de direccin del proyecto: Lnea base del alcance, la cual se compara con los resultados reales para verificar si es necesario
implementar un cambio.
El plan para la gestin del alcance del proyecto, describe la manera en la cual se gestionar y controlar
el alcance del proyecto.
Plan de gestin de cambios, define el proceso para gestionar los cambios del proyecto.
El plan de gestin de la configuracin, define elementos que son configurables, los que requieren un
control formal de cambios y el proceso para controlar los cambios a estos elementos.
El plan de gestin de requisitos, puede incluir el modo en que se realizara la configuracin
Informacin sobre el desempeo del trabajo: se refiere a informacin sobre
el avance del proyecto tal como los entregables que estn en proceso y los
que han sido finalizados.
Documentacin de requisitos.
Matriz de rastreabilidad.
Activos de los proceso de la organizacin, pudiendo ser afectados: Polticas, procedimientos y lineamientos existentes.
Mtodos de seguimiento e informacin que se utilizaran.
ENTRADAS
UPLA
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Ing. Juan Carlos Ruiz
Controlar el alcance
Mediciones del desempeo del trabajo, stas pueden incluir
comparaciones del desempeo tcnico planificado versus el real.
Actualizaciones a los procesos de la organizacin, entre las que
pueden encontrarse las causas de las variaciones, las acciones
correctivas y la razn de su seleccin, otros tipos de lecciones
aprendidas procedentes del control del alcance del proyecto.
Solicitudes de cambio, el anlisis del desempeo puede dar origen a
una solicitud de cambio del alcance del proyecto, entonces ser
necesario revisar y volver a emitir un enunciado del alcance, la EDT y
el diccionario de la EDT con los cambios aprobados.
SALIDAS
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Controlar el alcance
Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto, pueden ocurrir
actualizaciones a la lnea base del plan del proyecto debido a
solicitudes de cambio aprobadas y en funcin de ello actualizaciones
a otras lneas base de tiempo y costo del proyecto.
Actualizaciones a los documentos del proyecto, pueden actualizarse:
Documentacin de requisitos.
Matriz de rastreabilidad de requisitos.
SALIDAS