Upload
nami
View
48
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Serviços Financeiros e Patrimoniais. Organograma. Os Serviços Financeiros e Patrimoniais compreendem os seguintes Núcleos:. Financeiro; Patrimonial; Acompanhamento e Execução de Projectos. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
SERVIÇOS FINANCEIROS E PATRIMONIAIS
Organograma
Os Serviços Financeiros e Patrimoniais compreendem os seguintes Núcleos:
a) Financeiro;
b)Patrimonial;
c) Acompanhamento e Execução
de Projectos.
O Núcleo Financeiro, que compreende os Sectores de Orçamento/Conta, de Contabilidade/Tesouraria e Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre outras, coordenar a actividade financeira e económica da Universidade de acordo com as disposições legais e regulamentares sobre a contabilidade, preparar e acompanhar a execução do orçamento, organizar e apresentar a conta da gerência e garantir uma correcta gestão da tesouraria, como a seguir se indica:
Sector de Orçamento/Conta
1) Consolidar os diversos orçamentos anuais recebidos das unidades orgânicas e elaborar um documento consolidado para aprovação superior;
2) Organizar os processos de alteração orçamental, designadamente os de reforço e de transferência de verbas e de antecipação de duodécimos, bem como os competentes orçamentos suplementares;
3) Elaborar, nos termos e prazos da lei, as guias de saldos das dotações orçamentais;
4) Elaborar e processar as requisições de fundos e preparar o respectivo expediente;
5) Informar todos os documentos de despesa, designadamente sobre a observância das competentes disposições legais e respectiva cabimentação;
6) Preparar os elementos estatísticos e indicadores de gestão financeira que lhe sejam solicitados superiormente;
7) Elaborar os relatórios síntese da evolução económico-financeira da Universidade;
8) Preparar os elementos para o relatório anual da Universidade.
9) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.
Setor de Contabilidade/Tesouraria1) Executar a escrituração e preparar o
expediente referente à contabilidade;2) Cumprir as disposições legais e
regulamentares sobre a contabilidade, procedendo à supervisão de todas as tarefas definidas na lei ou em regulamento, relativas aos registos de receitas e despesas;
3) Assegurar todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria;
4) Controlar a verificação, tratamento contabilístico e processamento das receitas, despesas, dos movimentos patrimoniais, das operações não orçamentais e contas de ordem;
5) Manter informação correcta e actualizada sobre contas e centros de custo;
6) Elaborar as guias e relações para entrega ao Estado, ou outras entidades, das importâncias que lhe pertençam ou lhe sejam devidas;
7) Transferir para os cofres do Estado ou de outras entidades, nos prazos e termos legais, as respectivas receitas em conformidade com as guias preparadas;
8) Preencher e assinar os recibos necessários ao levantamento das dotações orçamentais e cobrança de outras receitas da Universidade;
9) Efectuar os competentes registos e assegurar os respectivos depósitos de todas as receitas da Universidade;
10)Controlar os pagamentos a fornecedores e a outros prestadores de serviços, fisco e segurança social;
11)Verificar a exactidão e validade de toda a documentação de suporte aos lançamentos contabilísticos;
12)Estabelecer datas de referência para abertura e fecho contabilístico e preparação de demonstrações financeiras;
13)Assegurar a correcta especialização de períodos;
14)Preparar os documentos de prestação de contas a submeter superiormente;
15)Produzir atempadamente os relatórios contabilísticos e demonstrações financeiras, bem como de outros relatórios, periódicos ou extraordinários, para entidades internas e externas de acordo com o estabelecido.
16)Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.
Tesouraria1) Elaborar o plano previsional de tesouraria,
com base da política financeira definida e nos contributos das diferentes unidades orgânicas;
2) Efectuar e processar os pagamentos, apenas quando estejam verificadas todas as condições definidas, garantindo que estes são relativos a transacções devidamente suportadas e autorizadas;
3) Proceder à revisão do plano de tesouraria, caso não se verifiquem as condições e os pressupostos estabelecidos;
4) Gerir e controlar o fundo de caixa e os fundos de maneio;
5) Gerir as aplicações financeiras e os fundos disponíveis;
6) Controlar e conferir as despesas bancárias;
7) Proceder a pagamentos e depósitos;8) Efectuar o registo correcto e atempado
de todas as operações bancárias;9) Assegurar o fecho diário de tesouraria;
11)Elaborar as reconciliações bancárias mensais das respectivas contas;
12)Produzir mapas de gestão, que indiquem entre outras a posição financeira e os fundos de tesouraria;
13)Organizar e apresentar mensalmente, para serem presentes ao Administrador, os balancetes de Tesouraria referentes ao mês anterior.
14)Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.
Ao Núcleo de Acompanhamento e Execução de Projectos compete, entre
outras, apoiar na elaboração de propostas de candidaturas a
projectos, bem como prestar apoio de natureza administrativa e financeira
no âmbito dos projectos em execução, como a seguir se
discrimina:
1) Prestar apoio técnico de natureza administrativo-financeira no âmbito dos projectos em execução;
2) Apoiar na elaboração de propostas de candidatura a projectos;
3) Proceder e divulgar as acções e registos necessários em termos de classificação e cabimento de despesas;
4) Assegurar a organização dos dossiers financeiros dos projectos, acompanhando a respectiva execução, nomeadamente na elaboração dos mapas de execução física e financeira, relatórios anuais de execução e pedidos de pagamento de saldo;
5) Elaborar informações e pareceres de carácter económico e financeiro no âmbito dos projectos;
6) Elaborar as relações de documentos de despesa a submeter aos órgãos competentes da Universidade;
7) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.
Ao Núcleo de Património e Aprovisionamento, que compreende os
Sectores de Património e de Aprovisionamento, compete, entre
outras, proceder à aquisição de bens, obras e serviços que lhe forem
cometidos e organizar e controlar o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis da Universidade, como a seguir
se indica:
Setor do Património1) Organizar o cadastro e manter actualizado
o inventário dos bens móveis e imóveis da Universidade nos termos da legislação aplicável;
2) Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens da Universidade e sua respectiva localização;
3) Controlar a atribuição dos números e a respectiva etiquetagem;
4) Realizar ou coordenar verificações físicas periódicas totais ou parciais;
5) Organizar os processos e assegurar o correcto registo contabilístico de abates e doações dos bens de imobilizado;
6) Assegurar o correcto registo e cálculo das amortizações do imobilizado;
7) Organizar os processos e assegurar o registo das transferências dos bens de imobilizado;
8) Organizar os processos de locação e de aquisição de imóveis e de eventual alienação de bens móveis ou imóveis;
9) Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.
Setor do Aprovisionamento/Stocks1) Assegurar a manutenção de base de dados
sobre fornecedores de forma a deter informação actualizada;
2) Assegurar as actividades de aprovisionamento de bens e serviços necessários à execução das actividades e do funcionamento da Universidade, de acordo com os procedimentos legais e institucionais;
3) Proceder ao lançamento dos ajustes directos e concursos para fornecimentos de bens e serviços à Universidade, em conformidade com a legislação em vigor, assegurando a adjudicação nas melhores condições de mercado;
4) Elaborar os contratos de aquisição de bens e serviços;
5) Proceder à gestão de compras ou dos contratos, nomeadamente quanto a prazos, recepção e conferência dos bens entregues e das respectivas guias e facturas;
6) Proceder à gestão racional dos stocks em consonância com critérios definidos em articulação com os diversos serviços utilizadores;
7) Proceder ao armazenamento e gestão material dos bens e ao fornecimento respectivo aos serviços mediante requisição própria;
8) Assegurar o normal funcionamento do armazém, procedendo ao movimento e registo de entradas e saídas de bens do armazém;
9) Organizar o armazém e manter um mapa da localização dos materiais;
10)Estabelecer regras de restrição de acesso ao armazém e monitorizar o seu cumprimento;
11)Estabelecer procedimentos apropriados de contagem regular de existências e monitorizar o seu cumprimento;
12)Recepcionar materiais e controlar a sua quantidade e qualidade;
13)Efectuar devoluções a fornecedores;
14)Identificar materiais de baixa rotação, obsoletos ou danificados;
15)Proceder à destruição de materiais obsoletos e danificados de forma irrecuperável, quando autorizada;
16)Zelar pela conservação e adequada gestão dos equipamentos e organizar os respectivos processos de manutenção, conservação ou reparação;
17)Exercer todas as competências que lhe forem delegadas pelo Administrador, pelo Director de Serviços e atribuídas por lei.
Os Serviços Financeiros e Patrimoniais são dirigidos por um Director de
Serviços, sob a dependência directa do Administrador, e compete-lhe
designadamente:
a) Participar na definição da política de gestão da Universidade nos domínios financeiro, orçamental e patrimonial;
b) Promover a elaboração do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais;
c) Assegurar o acompanhamento e avaliação do plano de actividades, do orçamento e dos planos financeiros plurianuais, propondo as alterações orçamentais adequadas com vista a atingir os objectivos;
d) Definir e propor os critérios que garantam o cumprimento dos princípios contabilísticos, fiscais e de controlo interno geralmente aceites, no âmbito dos diversos circuitos da Universidade com impacto contabilístico;
e) Promover e coordenar a elaboração de estudos de carácter económico e financeiro;
f) Gerir, supervisionar e controlar as funções de tesouraria, registo contabilístico, produção de informação financeira, gestão das obrigações fiscais, gestão de contas a receber e gestão de contas a pagar;
g) Assegurar a correcta execução de todas as operações contabilísticas, de facturação, de gestão de tesouraria, de inventariação, cadastro e salvaguarda de activos;
h) Cumprir com as obrigações fiscais, nomeadamente declarações de impostos e outro material relacionado, e as relações com entidades oficiais neste âmbito;
i) Promover um sistema de informação para a gestão, de modo a definir padrões de rendibilidade dos serviços e demais Unidades Orgânicas;
j) Assegurar o reporte da informação financeira para as diversas entidades internas e externas;
k) Definir e monitorizar os procedimentos relativos a aquisições e gestão de contratos;
l) Participar e acompanhar a elaboração dos cadernos de encargos;
m) Dar parecer e submeter a despacho ao Administrador os assuntos relativos aos Sectores de si dependentes e de que não haja delegação;
n) Exercer outras competências cometidas pelo Administrador e atribuídas por lei.
Missão
Os Serviços Financeiros e Patrimoniais têm como missão superintender na elaboração e execução do orçamento, da contabilidade, no controlo da legalidade, regularidade e economia da administração financeira e patrimonial da UTAD.
Visão
Zelar pela qualidade do processo orçamental e Patrimonial da UTAD
ValoresProcurar reforçar a ênfase no desempenho, nomeadamente na transparência e responsabilização pelos resultados (plurianuais), em contraste com o paradigma tradicional, centrado nos recursos utilizados.Na prossecução da sua Missão e Visão, os SFP vão pautar a sua acção por um conjunto de Valores, em que se irão destacar o rigor, a transparência, a cooperação, a responsabilidade e a estratégica.
Análise SWOTNo sentido do desenvolvimento de uma estratégia para melhorar estes Serviços, não podemos esquecer todo o ambiente pelo que, à luz do conhecimento que temos da realidade, consideramos poder defini-lo da seguinte forma:
Pontos Fracos Pontos FortesPágina Web
Acolhimento, conforto e
funcionalidade do espaço físico
Recursos financeiros limitados
Qualidade do atendimento focado no utente/cliente
Recursos tecnológicos
Parcerias com outras Universidades
Credibilidade e confiança nos serviços
Ameaças OportunidadesConstrangimentos de carácter orçamental
Sucessivas mudanças nas políticas públicas e legislação
Falta de cultura organizacional
Modernização da Administração Pública
Utentes/Clientes mais informados
Enquadramento legislativo
Contexto de renovação e mudança
Objectivos estratégicos
Tendo como referência a Missão, Visão e Valores, foram definidos três objectivos estratégicos para estes serviços nos próximos três anos, numa perspectiva de médio prazo, que são:Reforço da transparência das contas da UTAD;Melhoria dos procedimentos utilizados;Inovação dos processos de gestão e valorização dos Recursos Humanos.
Objectivos operacionaisEficácia -Optimizar os tempos de resposta em
conformidade
-Reduzir custos
-Garantir o cumprimento dos prazos de pagamento a fornecedores/outros
-Rentabilizar as receitas
Eficiência
-Reduzir o nº de erros ou inconformidades
-Consolidar a base tecnológica
-Melhorar a transparência nos processos financeiros
-Melhorar a operacionalidade dos serviços
-Optimizar recursos disponíveis
Qualidade -Aumentar o grau de satisfação dos clientes
-Desenvolver competências nos recursos humanos
Mapa estratégico