SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA - UPV Universitat Politècnica de … · 2007-07-02 · de las resultas de ingresos y gastos Foto fija de las resultas del ejercicio ... - Relación

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Gestión Económica

ENERO 2007

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Gestión Económica

ENERO 2007

SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (I)

FASE

I: P

REP

AR

AC

IÓN

AL

CIE

RR

E Y

AP

ERTU

RA

DEL

EJE

RC

ICIO

EC

ON

ÓM

ICO

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Cierre del acceso a operaciones de

caja fija de reposición

Nota1: Según plazo indicado en las instrucciones de cierre presupuestario

Fijar la fecha contable a 30 de

diciembre

Excepto a:Servicios de Gestión Económica, Contratación, Fiscalización y Contabilidad (gastos e ingresos).CTT y CFP (sólo ingresos).Resto: sólo consulta (alta en ejercicio siguiente).

Hasta 30 de diciembredel ejercicio en curso

Traspaso de estructurasSGE01P02

Tratamiento de casos especiales

SGE01P01

Cierre a todas las oficinas gestoras

el acceso a la aplicación

Apertura a las oficinas gestoras

el acceso temporal a la realización de operaciones

Exclusivamente a:Servicios de Gestión Económica, Contratación, Fiscalización y Contabilidad (gastos e ingresos).CTT y CFP (sólo ingresos).

Tratamiento de casos especiales

SGE01P01

Solicitud de confirmación de

que todas las operaciones

están finalizadas

Servicio de Fiscalización

Servicio de Contabilidad

Confirmación de que todas las operaciones

están finalizadas

Elaboración del informe de

cierre presupuestario

Balance

Análisis de la información y

toma de decisiones

Gerencia

Orden de cierre y

apertura

Nota1

Cierre a las oficinas gestoras el acceso a

la realización de operaciones

Fase II

Versión 1 - Enero 2007

SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (II)

FASE

II: C

IER

RE

Y A

PER

TUR

A D

EL E

JER

CIC

IO E

CO

NÓ

MIC

OPROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Recepción de la orden y

PresupuestoPresupuesto

Cierre a todas las oficinas gestoras

el acceso a la aplicación

Cuadre de acumuladores de

proyectos, partidas y

vinculantes

Solicitud de saldos de caja

fija


Listado de saldos de caja

fija

Cálculo de la incorporación de

remanentesSGE01P03

Operaciones de apertura del Presupuesto

AperturaSaldo de las

operaciones del ejercicio anterior

Incorporación de remanentesSGE01P04

Cierre presupuestario

Apertura a todas las oficinas gestoras el acceso a la aplicación

Actualización de los importes de las

partidas y conceptos presupuestarios

conforme al Presupuesto

Cálculo y copia de las resultas de ingresos y

gastos

Foto fija de las resultas del ejercicio

Fase II

A


SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (III)

FASE

III:

REG

ULA

RIZ

AC

IÓN

Y L

IQU

IDA

CIÓ

N D

EL P

RES

UP

UES

TOPROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

A solicitud de la Gerencia

A

Regularización contable

SGE01P05

Hasta la aprobación por parte del Consejo Social de la Liquidación del presupuesto.

- Por el importe del remanente genérico.- Por el importe de los remanentes específicos pendientes conforme a la Liquidación del presupuesto.

Realización de las operaciones

MC_IRCER

Realización de las operaciones

MCI

- Por el importe del remanente genérico.- Por el importe del remanente específico.

Comunicación a la Gerencia


SGE01P01: TRATAMIENTO DE CASOS ESPECIALES


Actividad desarrollada físicamente en el propio Servicio

Cierre a la oficina gestora el acceso temporal a la realización de operaciones

Apertura a la oficina gestora el acceso temporal a la realización de operaciones

Realización de operaciones

¿Se dan casos especiales?

Sí

No


SGE01P02: TRASPASO DE ESTRUCTURAS


Copia de estructuras entre años

Dado de alta el ejercicio siguiente en la aplicación

Carga automática:- Clasificación orgánica.- Clasificación funcional.- Clasificación económica de conceptos.- Clasificación económica de partidas.- Clasificación no presupuestaria.- Clasificación de cuentas del PGCP.- Relación entre cuentas del PGCP.- Relación entre conceptos y cuentas del PGCP.- Normas de vinculación.- Conceptos.- Cuentas del PGCP.Carga externa:- Partidas.

Solicitud de tratamiento especial de

seguridad sobre la BBDD

ASICSR

Recepción de la confirmación de que lo solicitado

se ha sido realizado

- Acceso restringido sólo al administrador.- Desactivación del ARCHIVE_LOG.- Desactivar el SHUTDOWN nocturno.

Solicitud de funcionamiento

ordinarioASICSR

Recepción de la confirmación de funcionamiento

ordinario


SGE01P03: CÁLCULO DE LA INCORPORACIÓN DE REMANENTES

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

Preparación y saldo de ND

Preparación de operaciones

MC_IRCER de saldos

disponibles

Preparación de operaciones

MC_IRCER de saldos A, AD y D

Preparación de operaciones A,

AD y D

CentrosDepartamentosInstitutosActividades art. 83 LOU

Actividades art. 83 LOU


SGE01P04: INCORPORACIÓN DE REMANENTES


CentrosDepartamentosInstitutosActividades art. 83 LOU

Actividades art. 83 LOU

Incorporación de operaciones

MC_IRCER de saldos A, AD y D

Incorporación de operaciones A y

AD

Incorporación de operaciones ND

Incorporación de operaciones

MC_IRCER de saldos

disponibles

Existen operaciones que se generan automáticamente y otras manualmente


SGE01P05: REGULARIZACIÓN CONTABLE


1- Comprobación del balance.2- Cierre presupuesto gastos ejercicio corriente.3- Cierre presupuesto ingresos ejercicio corriente.4- Regularización ingresos ejercicio corriente.5- Regularización ingresos ejercicios cerrados.6- Regularización cuentas de control interno.7- Regularización contabilidad.8- Traspaso saldo acumuladores.9- Traspaso saldo de cuentas.10- Cambio al ejercicio corriente.11- Asiento de apertura del ejercicio corriente.

- Acceso restringido sólo al administrador.- Desactivación del ARCHIVE_LOG.- Desactivar el SHUTDOWN nocturno.

Solicitud de funcionamiento

ordinario

Recepción de la confirmación de que lo solicitado

se ha sido realizado

ASICSR

Regularización contable

Recepción de la confirmación de funcionamiento

ordinario

Solicitud de tratamiento especial de

seguridad sobre la BBDD

ASICSR


SGE02: GESTIÓN DE GASTOS (I)


A solicitud del usuario

Recepción de la documentación justificativa del

pago

Tipo:- Factura.- Indemnización por razón del servicio.- Relación de gastos a imputar a distintas Oficinas gestoras.- Relación de personas por asistencias varias.- Resolución, comunicado, notificación...

¿Correcta?Comprobación

de la documentación

Comunicación al usuarioSubsanación No

¿Tercero dado de alta?

Sí

No

Sí

Tipo

Registro de la factura

Con factura

SER

PIS

Elaboración del documento

contable

Operaciones directas

Remisión de la documentación justificativa

del pago y el correspondiente documento contable firmado

Documentación firmada, sellada y con el Vº Bº del responsable.

Envío del documento

contable a firmaGerencia

Al Servicio de Fiscalización

En caso de factura, y si ésta se encuentra asociada a un expediente de contratación administrativa.

ADOK

OK

SER

PIS

SGE06: VALIDACIÓN DE TERCEROS

A

¿Datos en formato electrónico estándar

SGE?Sí

No


SGE02: GESTIÓN DE GASTOS (II)


- Cuadre entre la solicitud y los datos aportados en soporte electrónico.- Corrección de los datos.- Suficiencia de crédito.

Sí Sí

No

No

¿Válidos?

A

¿Errores?

Validación de los datos

SGE02P01

Notificación al usuario

Carga externa inicial

Carga externade errores subsanados

SER

PIS

Exportación de los datos

adaptados a archivo de texto

BD

.DAT

Tipo

Adaptación del formato de los datos originales al formato

de carga externa

Carga de operaciones


SGE02P01: VALIDACIÓN DE LOS DATOS


No Sí

Tercero inexistente

Tercero existentecon modificacionesen datos bancarios

Tercero existentesin modificaciones

Sí

No

Sí

- Longitud de los campos: nombre, dirección y teléfono.- Corrección de los datos: NIF, datos bancarios y códigos de dirección postal.

- Suficiencia de crédito.- Existencia de las partidas presupuestarias. - Existencia de los conceptos presupuestarios.- Existencia de operaciones previas.

No

DOC

Modificación de los datos

bancarios de terceros

¿Cuadra?

SER

PIS

Alta de terceros mediante carga

externa

Comprobación de los datos de

los terceros

Cuadre de importes totales: papel vs soporte

electrónico

BD

Comprobación de los requisitos

de Gestión Económica

Notificación al usuario:

datos no válidos

¿Operaciones con datos de

terceros?

SER

PIS

¿Válidos?

SER

PIS


SGE03: GARANTÍA DE EXISTENCIA DE CRÉDITO



¿Existe crédito?

Elaboración de los documentos de Autorización y/o

Disposición del gasto

Sí

Ao

AD

Remisión del documento A o AD al usuario

Notificación al usuario

No

Tipo

BecasCap. IV

y contrataciónadministrativa

Becas yContratos

Art. 83 LOU

Notificación al participante

A: contratación administrativa.

AD: becas Cap. IV, y becas y contratos art. 83 LOU.

¿Gasto distribuido?

No

Sí

AD...

Establecimiento de los criterios de distribución

Generación de los documentos AD

correspondientes a cada

participante

Decrementar el AD inicial con el

importe total distribuido

Consulta BBDD

Serp

is


SGE04: VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PAGOS E INGRESOS (I)

USUARIO PROPIETARIO PROVEEDORES

Síncrono de cadencia mensual

Listado de propuestas de ingresosRecepción de la documentación

CTTCFP

Rechazo

¿Existe derecho

reconocido?

No

AceptaciónSí

Para cada propuesta de ingreso

¿Existe algún

rechazo?

Solicitud de subsanación

CTTCFP

Sí

NoSolicitud del saldo mensual de las cuentas

Cálculo del saldo

mensual

¿Cuadra “b” con

“a”?

Elaboración del informe de cuadre de ingresos

ab

No

Elaboración de los documentos

contables

Sí

DCRKCK

MC/MCINP

Elaboración de la agrupación de documentos

contables

RELAC_CK

Remisión al usuario

A



SGE04: VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PAGOS E INGRESOS (II)

USUARIO PROPIETARIO PROVEEDORES

Rechazo

Comunicación al Servicio de Recursos Humanos

¿Cumple la normativa vigente?

Existencia de saldo disponible calculado

sobre ingresos reales

No

Aceptación: elaboración de

documento contable

Sí

Para cada propuesta de pago

ADOKRC

A

Servicio de Recursos Humanos

Listado de propuestas de pago(nómina externa)

Recepción de la documentación

c Nómina + cuota patronal


ASICA

A la espera del detalle de la nómina mensualSolicitud del

importe total de la nómina y

cuota patronal

Cálculo del importe

¿Cuadra “d” con

“c”?

d

No

Elaboración de los documentos

contables

Sí

ADOKOKPT

Elaboración de la agrupación de documentos

contables

AGRUP_KRELAC_PRELAC_T


Análisis y resolución

Informe:cuadre + reintegros



SGE05: GESTIÓN ECONÓMICA DE LA ACTIVIDAD I+D+i



- Solicitud de Documentación a Tramitar normalizada.- Documentación sobre la que realizar el trámite (factura, tickets, etc.)

Sí

No

Gastos Tramitación administrativa

No Sí

Sí

No

No

Sí

¿Documentación completa y correcta?

Registro de entrada

Recepción de la solicitud

Comunicación al usuario

Apoyo en la tramitación

administrativaSGE05P02

Subsanación y envío

RE

GIS

TRO

¿PRA adscrito a EPI correspondiente?

Gestión de gastos

SGE05P01

REG

ISTR

O

Registro de salida SE

RP

ISTipo de gestión

Devolución de la documentación

al usuario

Consulta disponibilidad de

crédito o existencia de crédito para pagos

a personal UPV

Reclamación al usuario

¿Gasto elegible?

¿Existe crédito?

A través del Registro Único de EPIs de la UPV y del Vicerrectorado de Coordinación y Planificación Económica

Comunicación al usuario


SGE05P01: GESTIÓN DE GASTOS


AFJ-CF o Pagos en Divisas

Justificantes de ViajeCursos, seminarios y conferencias

Locomoción pagada con la tarjeta Amex

Pagos a personal UPV

Facturas

A: Solicitud de pago por liquidación a personal extrauniversitarioB: Indemnización por razón del servicioC: Solicitud de pago de locomoción con cargo a la tarjeta American ExpressD: Solicitud de adelanto de fondos a justificarE: Solicitud de pago en divisas

Sí

No

Alta y validación del tercero

Envío a firma del documento

Propuesta

SER

PIS

Tipo de gasto

Preparación del documento

¿Tercero dado de alta?

Registro de factura

Realización documento

contableSER

PIS

Elaboración de la propuesta de

pago Intr

anet

ADOKOK

ADOKFJDFJ

Preparación deldocumento

Firma

A

B

C

- Facturas; Tickets; Viajes; Cursos, cursillos y conferencias: al Servicio de Fiscalización.- Divisas; AFJ: al Servicio de Contabilidad- Propuestas de Pago a personal UPV: al Servicio de Recursos Humanos

Envío de la documentación

al Servicio correspondiente

D

E


SGE05P02: APOYO EN LA TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA


Contratación administrativaContratación laboral

Becas

Hasta resolución de la beca

El candidato debe aportar la documentación que

corresponda según el tipo de beca

Hasta el aporte de la documentación por parte

del candidato

Tipo de tramitación

Intr

anet

Publicación de la convocatoria de

la beca

Firma

Requerimiento al candidato

Preparacióndocumento


Preparación de la

documentación

Elaboración de la propuesta


Envío de la resolución de

adjudicación al usuario

Publicación de la resolución de la

beca

Propuesta

Propuesta de contrataciónoPropuesta de contratación nominadaoCarta de renovación

Envío de la documentación al Servicio de

Recursos Humanos

Hasta la adjudicación

AdjudicaciónNueva

Prórroga

Firma

SERVICIO DE CONTRATACIÓNSCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA


SGE06: VALIDACIÓN DE TERCEROS



Recepción de la Hoja de solicitud

junto a la documentación

del tercero

- Hoja de solicitud normalizada.- Factura.- DNI, pasaporte, o NIE , según el caso.- Documento que identifique la cuenta bancaria del tercero.

¿Documentación legible? Sí

¿Documentación completa?

En función de la tipificación del tercero.

¿Documentación acreditada?

Reclamación al usuario

No

Sí

Mediante documentos emitidos por entidades que lo prueben o declaración jurada del tercero.

No

¿Documentación correcta?

- Algoritmos SERPIS para DNI y CCC.- Web para VAT y CP.- Libro verde de entidades financieras para código de entidades y sucursales bancarias.

Sí

No

No

Subsanación y envío

SERPIS:Compleción del alta del tercero

Sí

SERPIS:Validación del

alta del tercero


del tercero reclamada

¿Tercero tipificado?

No

Sí

Tipificación del tercero

SGE06P01

Codificación, fecha y firma de la

documentación recibida

Archivo

SER

PIS


SGE06P01: TIPIFICACIÓN DEL TERCERO


Residenciafiscal

Personafiscal

España Extranjero

Nacionalidad

FísicaJurídica

Española Extranjera

Física

Jurídica

EspañolaExtranjera

Personafiscal

Nacionalidad

Objeto del contrato

Adquisiciónintra-

comunitaria

Adquisiciónno intra-

comunitariaO

Prestaciónde servicio

Cursos,Seminarios,

Conferencias,o similares

Otro

Adquisiciónintra-

comunitariaAdquisición

no intra-comunitaria

OPrestaciónde servicio

Objeto del contrato

A

B C D

E

F

G

H

I

J

Tipificación del tercero

Si A: Persona jurídica con residencia fiscal en España.Si B: Persona física de nacionalidad española con residencia fiscal en España.Si C: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en España.Si D: Persona física de nacionalidad española con residencia fiscal en el extranjero.Si E: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición intracomunitaria.Si F: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición no intracomunitaria o una prestación de servicio.Si G: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se contrata cursos, conferencias, seminarios y similares.Si H: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se contrata otro tipo de actividad no contemplada en E, F y G.Si I: Persona jurídica de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición intracomunitaria.Si J: Persona jurídica de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición no intracomunitaria o una prestación de servicio.


SGE07: INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES


Análisis de la solicitud y

requerimientos

Consulta a las bases de datos

¿Requiere la elaboración de

un informe?

Comunicación al usuario de la información

solicitada

No

Elaboración del borrador del

informe

Sí

Solicitud de información

adicionalEntidades UPV

En cualquiercaso

Med

iterr

ània

...Se

rpis

Necesidad deproveedores

Recepción de la información

solicitada

Revisión del borrador del

informe

Modificaciones al borrador del

informe y remisión

Bas

es d

e da

tos


¿Modificaciones? Sí

No

Elaboración del informe

definitivo


Definición, análisis y desarrollo

¿Pertinente la integración

en Mediterrània?

No

Sí


SGE08: ADMINISTRACIÓN DE LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN ECONÓMICA

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

A solicitud del usuario (propuesta de cambio, nueva funcionalidad, corrección, cambio tecnológico o cambios legislativos), o de oficio.

Empresas de desarrollo/provisión de

software

Estudio de la propuesta

Responsable de dar

respuesta

El propio Servicio

Verificación de los cambios

Otros serviciosde la UPV

Comunicación de la solución al

usuario

Sí

Recepción de la modificación

¿La propuesta está dentro del contrato de

mantenimiento?

Empresas de desarrollo/provisión de

software

No

¿Requiere aceptación del

usuario?

No

Hasta que el usuario está satisfecho

Aceptación de las pruebas

Sí

No

Solicitud de cambio, nueva funcionalidad o

corrección

Solicitud de la modificación

Sí

Pruebas

Implantación en base de datos real o producción

En caso de solicitud de corrección se hace un estudio profundo hasta reproducir y confirmar el error.

Empresa externa

¿Requiere desarrollo?

No

Desarrollo

¿La empresa acepta realizar los cambios?Sí

Implantación


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