SERRANO ORTEGA CRISTINA SALOME - dspace.uce.edu.ec · EL INCA DE LA CIUDAD DE QUITO.”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-CONTABLES PARA EL

COMPLEJO RECREACIONAL YELLOWFLOWER CLUB UBICADO EN EL SECTOR

EL INCA DE LA CIUDAD DE QUITO

AUTORA:

SERRANO ORTEGA CRISTINA SALOME

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

TAIPE YÁNEZ JOSÉ FRANCISCO

[email protected]

QUITO, OCTUBRE DE 2015

mailto:[email protected]

Serrano Ortega, Cristina (Año 2015). Propuesta de

Procedimientos Administrativos- Contables para el Complejo

Recreacional YELLOWFLOWER CLUB ubicado en el sector el

Inca de la ciudad de Quito. Trabajo de investigación para optar de

Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Facultad de Ciencias

Administrativas. Quito: UCE. 149 p.

ii

DEDICATORIA

El presente trabajo está dedicado a Dios quien me ha guiado por un buen camino y me ha llenado

de fortaleza para seguir siempre adelante; a mis padres Ivonne Ortega y Lucio Serrano, quienes me

han apoyado durante todo el proceso para alcanzar esta nueva meta y haber permanecido a mi lado

en cada etapa de mi vida.

.

iii

AGRADECIMIENTO

A Dios por concederme lo más importante para poder seguir adelante en la vida, como es la salud,

la constancia para alcanzar mis metas y el permitirme tener a mis padres conmigo.

A mi familia quienes me han brindado su apoyo, comprensión y cariño, para poder cumplir todos

mis objetivos planteados y ofrecerme su aliento para no dejarme vencer ante las dificultades.

A la prestigiosa Universidad Central del Ecuador por abrirme las puertas de una educación de

calidad y haberme formado tanto personal como profesionalmente.

Además agradezco a mi director de tesis Ing. Francisco Taipe quien me brindó su tiempo,

conocimiento y apoyo para poder culminar el presente trabajo de investigación.

iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Yo, SERRANO ORTEGA CRISTINA SALOME, en calidad de autora del trabajo de

investigación o tesis realizada sobre “PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS-CONTABLES PARA EL COMPLEJO RECREACIONAL

YELLOWFLOWER CLUB UBICADO EN EL SECTOR EL INCA DE LA CIUDAD DE

QUITO.”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso

de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines

estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 07 de Octubre del 2014

SERRANO ORTEGA CRISTINA SALOME

172453466-2

[email protected]

v

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la Señorita

SERRANO ORTEGA CRISTINA SALOME para optar por el título profesional cuyo tema es:

“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-CONTABLES PARA EL

COMPLEJO RECREACIONAL YELLOWFLOWER CLUB UBICADO EN EL SECTOR

EL INCA DE LA CIUDAD DE QUITO.”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos

suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito DM, a los 07 días del mes de Octubre de 2015

vi

CERTIFICADO

vii

TABLA DE CONTENIDO DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................. iv

APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................................. v

CERTIFICADO ................................................................................................................................ vi

TABLA DE CONTENIDO .............................................................................................................. vii

LISTA DE FIGURAS ........................................................................................................................ x

LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii

ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA .................................................................... 2

1.1 Antecedentes de la Empresa ........................................................................................... 2

1.2 Identificación de la empresa ........................................................................................... 3

1.3 Localización de la empresa ............................................................................................ 4

1.4 Principales Servicios ...................................................................................................... 5

1.5 Infraestructura ................................................................................................................ 9

1.6 Direccionamiento Estratégico ...................................................................................... 11

1.6.1 Misión ............................................................................................................................. 11

1.6.2 Visión .............................................................................................................................. 11

1.6.3 Objetivos ......................................................................................................................... 12

1.6.4 Valores Organizacionales ................................................................................................ 13

1.6.5 Principios ......................................................................................................................... 14

1.6.6 Organigramas .................................................................................................................. 15

1.7 Marco Legal ................................................................................................................. 18

1.8 Asociaciones De Empresa ............................................................................................ 21

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 23

2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................................. 23

2.1 LOS PROCESOS ......................................................................................................... 23

2.1.1 Definición ................................................................................................................. 23

2.1.2 Importancia............................................................................................................... 23

2.1.3 Elementos ................................................................................................................. 23

2.2 LOS PROCEDIMIENTOS ................................................................................................ 25

2.2.1 Concepto ......................................................................................................................... 25

viii

2.2.2 Objetivo ........................................................................................................................... 25

2.2.3 Importancia...................................................................................................................... 26

2.2.4 Características ................................................................................................................. 26

2.2.5 Beneficios de los Procedimientos.................................................................................... 26

2.2.6 Elementos de un Procedimiento ...................................................................................... 27

2.2.7 Diagramas de Flujo ......................................................................................................... 27

2.3 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................. 31

2.3.1 Concepto ......................................................................................................................... 31

2.3.2 Objetivo ........................................................................................................................... 31

2.3.3 Importancia...................................................................................................................... 31

2.3.4 Documentos ..................................................................................................................... 32

2.4 PROCEDIMIENTOS CONTABLES ........................................................................... 34

2.4.1 Concepto................................................................................................................... 34

2.4.2 Objetivo ........................................................................................................................... 34

2.4.3 Importancia...................................................................................................................... 35

2.4.4 Consideraciones para el establecimiento de los Procedimientos Contables .................... 35

2.3.4 Alcance ............................................................................................................................ 38

2.4.5 Documentos ..................................................................................................................... 39

2.5 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ............................................................................... 40

2.5.1 Concepto................................................................................................................... 40

2.5.2 Importancia............................................................................................................... 40

2.5.3 Beneficios ........................................................................................................................ 40

2.5.4 Componentes del Diagnóstico ......................................................................................... 41

2.5.5 Análisis Externo .............................................................................................................. 42

2.5.5.1 Macroambiente ............................................................................................................. 42

2.5.5.2 Microambiente ............................................................................................................. 42

2.5.6 Análisis Interno ........................................................................................................ 43

2.5.7 Herramientas Para El Diagnóstico: .......................................................................... 43

2.6 ANÁLISIS FODA ........................................................................................................ 44

2.6.1 Definición ........................................................................................................................ 44

2.6.2 Componentes ................................................................................................................... 44

CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 45

3. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL .............................................................................. 45

3.1 ANÁLISIS EXTERNO ................................................................................................ 45

3.1.1 MACRO AMBIENTE .............................................................................................. 45

3.1.1.1 Factor Político –Legal .............................................................................................. 45

ix

3.1.1.2 Factor Económico .................................................................................................... 48

3.1.1.3 Factor Demográfico .................................................................................................. 54

3.1.1.4 Factor Socio-Cultural ............................................................................................... 60

3.1.1.5 Factor Ambiental ...................................................................................................... 61

3.1.1.6 Factor Tecnológico ................................................................................................... 62

3.1.2 MICRO AMBIENTE ............................................................................................... 63

3.1.2.1 Factor Clientes.............................................................................................................. 63

3.1.2.2 Factor Proveedores ....................................................................................................... 73

3.1.2.3 Factor Competencia ...................................................................................................... 74

3.2 ANÁLISIS INTERNO ....................................................................................................... 75

3.3 ANÁLISIS FODA .............................................................................................................. 80

3.3.1 Factores Internos ............................................................................................................. 80

3.3.2 Factores Externos ............................................................................................................ 81

3.3.3 Matriz FODA .................................................................................................................. 82

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 84

4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CONTABLES ............... 84

4.1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS .................................................................. 84

4.1.1 Reclutamiento y Selección del Personal ......................................................................... 84

4.1.2 Contratación del Personal ................................................................................................ 89

4.1.3 Inducción del Nuevo Personal ......................................................................................... 92

4.1.4 Capacitación del Personal ............................................................................................... 96

4.2 PROCEDIMIENTOS CONTABLES............................................................................... 100

4.2.1 Caja Chica ..................................................................................................................... 100

4.2.2 Bancos ........................................................................................................................... 105

4.2.3 Cuentas Por Cobrar ....................................................................................................... 108

4.2.4 Inventario ...................................................................................................................... 111

4.2.5 Activos Fijos ................................................................................................................. 115

4.2.6 Cuentas Por Pagar ......................................................................................................... 118

4.2.7 Ingresos/Ventas ............................................................................................................. 121

4.2.8 Gastos ............................................................................................................................ 124

CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 127

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................. 127

5.1 CONCLUSIONES ........................................................................................................... 127

5.2 RECOMENDACIONES .................................................................................................. 128

BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 129

x

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Logotipo de la empresa ..................................................................................................... 2

Figura 1.2 Localización de la empresa Por: (iGlobal, 2014) .............................................................. 4

Figura 1.3 Tipos de membrecías ........................................................................................................ 5

Figura 1.4 Piscina Descubierta ........................................................................................................... 6

Figura 1.5 Piscina Cubierta ................................................................................................................ 6

Figura 1.6 Hidromasaje ...................................................................................................................... 7

Figura 1.7 Gimnasio ........................................................................................................................... 7

Figura 1.8 Cancha deportiva .............................................................................................................. 8

Figura 1.9 Áreas Verdes ..................................................................................................................... 8

Figura 1.10 Cafetería al aire libre ....................................................................................................... 9

Figura 1.11 Estructura Interna del club ............................................................................................ 10

Figura 1.12 Características de la misión .......................................................................................... 11

Figura 1.13 Elementos para estructurar la visión. ............................................................................ 12

Figura 1.14 Valores de YellowFlower Club .................................................................................... 14

Figura 1.15 Utilidad de los organigramas ........................................................................................ 15

Figura 1.16 Organigrama Estructural ............................................................................................... 16

Figura 1.17 Organigrama Funcional ................................................................................................ 17

Figura 1.18 Normativa técnica del Cuerpo de Bomberos ................................................................ 19

Figura 1.19 Objetivos de la OPTUR ................................................................................................ 21

Figura 1.20 Empresas que agrupan la Cámara de Turismo .............................................................. 22

Figura 1.21 Objetivos de la Empresa Metropolitana de Quito. ........................................................ 22

Figura 2.1 Elementos del Proceso .................................................................................................... 24

Figura 2.2 Elementos de un proceso ................................................................................................ 25

Figura 2.3 Características de un procedimiento ............................................................................... 26

Figura 2.4 Elementos de un Procedimiento ..................................................................................... 27

Figura 2.5 Beneficios de los flujogramas ......................................................................................... 28

Figura 2.6 Pasos para elaborar un flujograma .................................................................................. 29

Figura 2.7 Simbología básica de los flujogramas............................................................................. 30

Figura 2.8 Importancia del proceso administrativo .......................................................................... 32

Figura 2.9 Objetivos del Proceso Contable ...................................................................................... 34

Figura 2.10 Diagrama Proceso Contable .......................................................................................... 36

Figura 2.11 Casos en los que se hace ajustes ................................................................................... 38

Figura 2.12 Objetivos del cierre de libros contables ........................................................................ 38

Figura 2.13 Beneficios del diagnóstico organizacional .................................................................... 41

Figura 2.14 Elementos del Diagnóstico Organizacional .................................................................. 41

Figura 2.15 Factores del Macroambiente ......................................................................................... 42

Figura 2.16 Factores del Microambiente .......................................................................................... 43

Figura 3.1 Factor político – legal ..................................................................................................... 45

Figura 3.2 Factor Económico ........................................................................................................... 48

Figura 3.3 PIB al cuarto semestre del 2014 ..................................................................................... 49

Figura 3.4 Tasa de Variación por Industria ...................................................................................... 50

Figura 3.5 Producto interno bruto previsional 2015 ......................................................................... 50

Figura 3.6 Inflación anual del IPC (2014-2015) .............................................................................. 51

Figura 3.7 Inflación anual del IPC (2014-2015) .............................................................................. 52

Figura 3.8 Inflación mensual del IPC (2014-2015) .......................................................................... 52

xi

Figura 3.9 Inflación mensual del IPC (2014-2015) .......................................................................... 53

Figura 3.10 Tasa de Interés Activa y Pasiva (mayo 2015) ............................................................... 54

Figura 3.11 Factor Demográfico ...................................................................................................... 55

Figura 3.12 Ingreso Corriente Monetario ......................................................................................... 58

Figura 3.13 Gasto Corriente de Consumo Monetario ...................................................................... 58

Figura 3.14 Pirámide de estratificación del nivel socioeconómico .................................................. 59

Figura 3.15 Estrés vs Bienestar ........................................................................................................ 61

Figura 3.16 Paneles Solares ............................................................................................................. 62

Figura 3.17 Áreas Verdes ................................................................................................................. 62

Figura 3.18 Equipos de gimnasio. .................................................................................................... 63

Figura 3.19 Bombas de purificación ................................................................................................ 63

Figura 3.20 ¿Cómo considera usted a las instalaciones del club? .................................................... 65

Figura 3.21 ¿Cuáles son las áreas a las que más acude? .................................................................. 66

Figura 3.22 ¿Considera usted que el parqueadero satisface la demanda de los usuarios? ............... 67

Figura 3.23 ¿Considera usted que se da incentivos a los usuarios? ................................................. 68

Figura 3.24 ¿El área de gimnasio satisface sus necesidades? .......................................................... 69

Figura 3.25 ¿El área de piscinas, sauna, hidromasaje satisface sus necesidades? ............................ 70

Figura 3.26 ¿Las áreas recreativas y áreas verdes satisfacen sus necesidades? ............................... 71

Figura 3.27 ¿El área de canchas deportivas satisface sus necesidades? ........................................... 72

Figura 3.28 ¿El área de cafetería satisface sus necesidades? ........................................................... 73

Figura 3.29 Matriz FODA ................................................................................................................ 83

Figura 4.1 Documento para requerir personal .................................................................................. 85

Figura 4.2 Documento de solicitud de empleo ................................................................................. 86

Figura 4.3 Flujograma del procedimiento de reclutamiento y selección de personal ...................... 88

Figura 4.4 Flujograma del procedimiento de Contratación del Personal ......................................... 91

Figura 4.5 Certificado para la Inducción de Personal ...................................................................... 93

Figura 4.6 Flujograma del procedimiento para inducción del personal ........................................... 95

Figura 4.7 Requerimiento de Personal ............................................................................................. 97

Figura 4.8 Flujograma del procedimiento de Capacitación del Personal ......................................... 99

Figura 4.9 Documento para reposición de caja chica ..................................................................... 101

Figura 4.10 Documento de Vale de Caja Chica ............................................................................. 101

Figura 4.11 Flujograma del procedimiento de caja chica .............................................................. 104

Figura 4.12 Flujograma del procedimiento de la cuenta bancos .................................................... 107

Figura 4.13 Flujograma del procedimiento cuentas por cobrar ...................................................... 110

Figura 4.14 Formato de kárdex ...................................................................................................... 112

Figura 4.15 Flujograma del procedimiento de la cuenta inventarios ............................................. 114

Figura 4.16 Flujograma del procedimiento para el manejo de activos fijos .................................. 117

Figura 4.17 Flujograma del procedimiento de las cuentas por pagar ............................................. 120

Figura 4.18 Flujograma del procedimiento de la cuenta ingresos .................................................. 123

Figura 4.19 Flujograma del procedimiento de la Cuenta Gastos .................................................. 126

xii

LISTA DE TABLAS Tabla 2.1 Componentes del FODA .................................................................................................. 44

Tabla 3.1 Proyección de la Población Urbana Pichincha ................................................................. 55

Tabla 3.2 Proyección de la población de la Provincia de Pichincha por cantones. .......................... 56

Tabla 3.3 Proyección de la Población de Pichincha por edad. ......................................................... 56

Tabla 3.5 Características de los niveles socioeconómicos de la categoría A y B ............................ 60

Tabla 3.6 Tabulación de la pregunta No 1 ....................................................................................... 64




Tabla 3.10 Tabulación de la pregunta No 5 ..................................................................................... 68





Tabla 3.14 Evaluación de la Capacidad de la Junta General de Accionistas ................................... 75

Tabla 3.15 Medición de Riesgo ........................................................................................................ 76

Tabla 3.16 Evaluación de la Capacidad de la Gerencia ................................................................... 76


Tabla 3.18 Evaluación de la Capacidad Administrativa .................................................................. 77


Tabla 3.20 Evaluación de la Capacidad Contable ............................................................................ 79


Tabla 4.1 Actividades para el Reclutamiento y Selección del Personal ........................................... 87

Tabla 4.2 Actividades para la Contratación de Personal .................................................................. 90

Tabla 4.3 Actividades para la Inducción del Personal ..................................................................... 94

Tabla 4.4 Actividades para la Capacitación del Personal ................................................................ 98

Tabla 4.5 Actividades para la cuenta Caja Chica ........................................................................... 102

Tabla 4.6 Actividades para la cuenta bancos ................................................................................. 106

Tabla 4.7 Actividades para las cuentas por pagar .......................................................................... 109

Tabla 4.8 Actividades para la cuenta de inventarios ...................................................................... 113

Tabla 4.9 Actividades para la cuenta Activos Fijos ....................................................................... 116

Tabla 4.10 Actividades para las cuentas por pagar ........................................................................ 119

Tabla 4.11 Actividades para la cuenta Ingresos ............................................................................. 122

Tabla 4.12 Actividades para la cuenta gastos................................................................................. 125

xiii

RESUMEN EJECUTIVO

TEMA: “PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-CONTABLES PARA

EL COMPLEJO RECREACIONAL YELLOWFLOWER CLUB UBICADO EN EL SECTOR EL

INCA DE LA CIUDAD DE QUITO.”

RESUMEN

La empresa YellowFlower Club S.A. es un complejo recreacional que está dirigida a socios

privados y que ofrece a sus clientes los servicios de: Piscinas, Turco, Hidromasaje, Gimnasio,

Canchas Deportivas, Cafetería, Áreas Verdes, Áreas Recreativas, etc. siendo un lugar rodeado de

naturaleza, que permite descansar, mantener la buena salud y hacer amigos.

El club posee ciertas deficiencias respecto del manejo de los procedimientos que se ejecutan en las

áreas que la componen, ya que estos no se los maneja de manera formal, sino sólo basados en la

rutina, lo que puede provocar duplicidad de funciones, retrasos en la prestación del servicio,

ejecución de procedimientos innecesarios, etc.

Por lo que es necesario que se implemente procedimientos administrativos y contables, para que el

talento humano que conforma el club, tenga una visión más clara de cómo deben realizar sus

actividades, los pasos a seguir, las personas responsables y la documentación que requieran la

mismas, lo que permitirá un óptimo cumplimiento de los objetivos y aumentará la productividad de

la empresa.

PALABRAS CLAVES

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS CONTABLES

COMPLEJO RECREACIONAL

ANÁLISIS EXTERNO

ANÁLISIS INTERNO

FLUJOGRAMAS

xiv

ABSTRACT

SUBJECT: “PROPOSAL OF ADMINISTRATIVE-ACCOUNTING PROCEDURES FOR THE

RECREATIONAL COMPLEX “YELLOWFLOWER CLUB S.A.” LOCATED IN THE SECTOR

OF THE INCA, IN THE CITY OF QUITO”

SUMMARY

The company “Yellowflower Club S.A.” is a recreational complex that targets private partners and

offers its clients the following services: swimming pools, Turkish, Jacuzzi, Gym, Sport Fields and

Courts, Cafeteria, Green Areas, Recreational Areas, etc. It is a place surrounded by nature which

allows rest, maintain good health and make friends.

The club has some deficiencies regarding the management of the procedures conducted in the areas

that comprise it, because you do not handle them formally, but only based on the routine, which

can lead to duplication of functions, delays in service delivery, execution of unnecessary

procedures, etc.

It is necessary that administrative and accounting procedures are implemented, so that the human

talent that makes up the club, have a clearer view of how they should conduct their activities, the

steps to follow, the persons responsible and have the required documentation. This will allow

optimal fulfillment of the objectives and increase business productivity.

KEYWORDS

ADMINISTRATIVE PROCEDURES

ACCOUNTING PROCEDURES

RECREATIONAL COMPLEX

EXTERNAL ANALYSIS

INTERNAL REVIEW

FLOWCHARTS

1

INTRODUCCIÓN

La empresa YELLOWFLOWER CLUB está ubicado en la ciudad de Quito y cuenta con una

experiencia de más de 50 años en la prestación de servicios recreativos y balnearios como son:

Piscinas, Turco, Hidromasaje, Gimnasio, Canchas Deportivas, Cafetería, Áreas Verdes, Áreas de

Juego, etc.; ésta es una empresa dirigida a socios privados y busca brindar un servicio de calidad en

un lugar rodeado de naturaleza que fomente la buena salud.

La empresa maneja sus procedimientos basado en la rutina y en la experiencia, pero no los tiene

establecidos de manera formal, por lo que el presente trabajo de investigación tiene como propósito

plantear una Propuesta de Procedimientos Administrativos-Contables lo que permitirá al club un

mejor manejo y un mejor control de los procedimientos que se desarrollan, aumentando así su

eficiencia y eficacia.

El establecimiento de procedimientos dentro de las organizaciones son de vital importancia ya que

trae consigo varios beneficios, entre ellos: que los procedimientos que se realizan cumplan

realmente el objetivo para el cual son establecidos, aumente la productividad de la empresa, se

pueda tomar decisiones gerenciales de una manera más rápida y se pueda hacer una mejor

evaluación de los resultados.

Es por ello que para el desarrollo de este trabajo de titulación se lo ha estructurado en los siguientes

capítulos: El en primer capítulo se presentan los aspectos generales de la empresa, entre ellos los

antecedentes, la identificación, localización e infraestructura del club; además se detalla el

direccionamiento estratégico que posee, el marco legal bajo el cual se rige e información de las

asociaciones que se relacionan con las empresas turísticas.

En el segundo capítulo se detalla el marco teórico que servirá de apoyo para la realización de la

respectiva propuesta, ya que provee toda la información necesaria para que el desarrollo de su

ejecución posterior se lo realice de una forma lógica y sistemática. En el tercer capítulo se efectúa

el diagnóstico situacional del club, haciendo un análisis interno y externo de todos los factores que

lo componen e identificando las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, en base de las

cuales se tomarán las medidas necesarias.

En el cuarto capítulo se desarrolla la propuesta de procedimientos administrativos y contables, los

que para cada caso se establece con sus respectivos objetivos, políticas, actividades, responsables,

documentación y flujogramas. En el quinto capítulo se presentan las conclusiones y

recomendaciones que se obtuvieron en el transcurso de todo la investigación, que permitirán una

visión más concreta de todo el trabajo realizado.

2

CAPÍTULO I

1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

1.1 Antecedentes de la Empresa

La empresa YELLOWFLOWER CLUB inicia su historia en la década de 1960, por iniciativa de

una pareja conformada por un joven empresario quiteño y una mujer inglesa, la cual después de

haber crecido en una tierra fría y lluviosa quedó feliz con el clima del Ecuador. Ella poseía una

propiedad en el Valle de los Chillos en la cual manifestó su gusto por la jardinería sembrando una

gran variedad de plantas, pero teniendo entre sus flores favoritas: “el girasol”, flor de intenso color

amarillo que le recordaría por siempre el sol y la alegría de la tierra que la acogió.

Con el tiempo, esta propiedad de descanso pasó a ser un negocio familiar, debido a la visión del

joven empresario, que encontró una oportunidad de negocio en amigos y conocidos que buscaban

un lugar de recreación fuera de Quito. Con la misma visión de emprendimiento, el empresario

decide comprar una propiedad en el sector de El Inca, para fundar un nuevo Club; y así nació “Club

Los Girasoles”. Esta organización se ha mantenido en manos familiares, quienes lo han adaptado a

las nuevas necesidades, pero sin perder la esencia y legado de sus fundadores que se caracteriza por

“Ser un lugar rodeado de naturaleza, que permita descansar, mantener la buena salud y hacer

amigos”. A pesar de los cambios y la modernidad que se ha desarrollado en Quito, Club Los

Girasoles se ha mantenido en el tiempo, como un Oasis en medio de la ciudad. (YellowFlower

Club, 2014)

Se debe considerar que hasta el año 2013, la empresa se encontraba bajo la razón social “Los

Girasoles”, luego de lo cual, por motivos familiares se convierte en “YellowFlower Club”;

manteniendo de manera integral su actividad económica, es decir, mantiene todos los servicios que

hasta entonces se proporcionaba a los usuarios; pero para efectos de publicidad se lo ha mantenido

como “Los Girasoles” pues los usuarios se sienten mayormente identificados con éste último.

Figura 1.1 Logotipo de la empresa

Por: (YellowFlower Club, 2014)

3

1.2 Identificación de la empresa

“YELLOWFLOWER CLUB” es una sociedad anónima que está dirigida a socios privados y que

entre sus servicios cuenta con Piscinas, Turco, Hidromasaje, Gimnasio, Canchas Deportivas

(Squash, fútbol, vóley), Cafetería, Áreas Verdes, Áreas Recreativas y Parqueadero. El objeto de la

compañía de acuerdo a su Acta de Constitución es:

El fomento del turismo, deportes, esparcimiento, la explotación de las unidades balnearias, sean

públicas o privadas y campamentos turísticos, hoteles, complejos gastronómicos; elaboración y

comercialización de productos alimenticios por cuenta propia o de terceros. Instalación de edificios e

inmuebles destinados al balneario, y como servicios complementarios a la atención de su clientela, de

espectáculos y variedades, baños sauna, piletas de natación, canchas deportivas y juegos de mesa.

(YellowFlower Club, 2014)

Esta prestigiosa empresa surge como respuesta a la necesidad de ofrecer a la comunidad un lugar

de esparcimiento y descanso de la vida cotidiana, donde los usuarios a través de sus moderas y

confortables instalaciones gozan de un lugar idóneo para relajarse, hacer deporte e incluso como

medio de rehabilitación, además contribuye con el desarrollo del deporte dentro del país prestando

sus instalaciones para torneos internacionales de squash.

El Club procura ofrecer a sus clientes un servicio eficiente y eficaz y es por ello que toma especial

atención a todas las áreas de servicios que brinda, como son: el mantener en buenas condiciones las

instalaciones y ofrecer una buena calidad del agua de las piscinas; utilizando los recursos

necesarios que están debidamente autorizados por ley y que son amigables con el medioambiente y

la salud de los usuarios.

En la actualidad, en el que las empresas buscan hacer publicidad de una manera menos costosa y

con un mayor alcance, se recurre al uso de la tecnología en especial del internet y es por eso que la

empresa se promociona principalmente a través de dos medios virtuales los cuales son: la página

web http://clublosgirasoles.ec/ y la red social facebook como “Club los Girasoles”, esto con el fin

de que las personas puedan tener una mejor visualización de los servicios que ofrece el club y de

sus instalaciones.

Dentro de la Identificación de la empresa, se ha considerado importante mencionar las áreas que la

componen, ya que será en base de éstas que se hará la respectiva investigación; es así que el club

cuenta con un área administrativa que es la encargada de realizar todas las actividades relacionadas

con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de manera que se logre el

buen mantenimiento de las instalaciones de la empresa siempre en búsqueda de brindar un buen

servicio y la obtención de utilidades; además dentro de ésta área se maneja todo lo relacionado al

Talento Humano de la empresa.

También cuenta con el área contable, que es la encargada del cobro de mensualidades por parte de

los clientes, pagos a empleados y pago de los gastos en general en los diferentes insumos que se

http://clublosgirasoles.ec/

4

genera para el normal funcionamiento del club. Y finalmente el área comercial donde se ofrece la

atención al cliente y se prestan los servicios de calidad a los usuarios a través de las modernas

instalaciones del club

Con respecto a la situación actual de la empresa cabe señalar que YELLOWLOWER CLUB no

cuenta con un manual de procedimientos y/o reglamento que establezca de manera formal todas las

actividades que los empleados deben desempeña. tanto para el manejo de la maquinaria

correspondiente, así como de las actividades para el mantenimiento de las instalaciones; estas se las

realiza basados en la costumbre y se han establecido únicamente de manera verbal a los empleados

quienes tratan de desarrollar sus labores de la mejor manera, para poder mantener un buen servicio

y satisfacer a los clientes.

1.3 Localización de la empresa

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Quito específicamente en el Pasaje Payamino E7-

68 y 6 de Diciembre (Sector el Inca) y se puede tener contacto a través de los números telefónicos

2 240321 /2 240337.

La posición geográfica de YELLOWFLOWER CLUB es una de las ventajas del club, ya que

gracias a su privilegiada ubicación en medio de la ciudad, los usuarios tienen un fácil acceso al

mismo, sin necesidad de tener que salir de la ciudad para disfrutar de este tipo de servicios. Se

puede acceder al club a través de varios medios de transporte desde buses, bicicletas o incluso a pie

según se ha podido determinar por la concurrencia de los usuarios actuales.

Figura 1.2 Localización de la empresa Por: (iGlobal, 2014)

5

1.4 Principales Servicios

Para poder acceder como cliente del club éstos deben pagar una inscripción de $1200 dólares y una

mensualidad de $165 dependiendo del tipo de membrecía al que se quiera incurrir. Para lo cual la

empresa ofrece tres tipos de membrecía que se acomoden de mejor manera a las necesidades de los

clientes como se detalla a continuación:

Figura 1.3 Tipos de membrecías


La empresa “YELLOWFLOWER CLUB” brinda a todos sus clientes los siguientes servicios los

que se encuentra divididos en áreas como son la de piscinas, áreas verdes, deportivas, etc. como se

detalla a continuación:

PISCINA DESCUBIERTA

Cuenta con una piscina semi-olímpica y temperada de 25 m de largo por 14 m de ancho. La

temperatura fluctúa entre los 26°C y 29°C. La cual está edifica con una división, lo que permite

separar a la piscina en una de menor profundidad que es ideal para que los niños puedan nadar sin

inconveniente y otra para personas adultas la que va tomando mayor profundidad conforme se aleja

de la división antes mencionada. Además en el contorno se encuentran ubicadas sillas de sol que

les permitirá a los usuarios poder tomar el sol y descansar mientras disfrutan del aire puro.

Familiar.-

•Esta es ideal para toda la familia, que comparten gustos diferentes pero que los pueden encontrar en un solo lugar. La afiliación incluye acceso ilimitado, a todos los servicios e instalaciones del Club, para el socio principal, su cónyuge e hijos menores de 18 años.

Personal / Pareja.-

•Enfocada para ejecutivos que todavía no han formado una familia o no tienen hijos, que están en búsqueda de un lugar para descansar y disfrutar de un ambiente social exclusivo.

Corporativo.-

•Una membrecía especial para corporaciones o empresas que quieran ser parte del Club, se ofrece distintos beneficios dependiendo del número de socios que deseen ingresar.

6

Figura 1.4 Piscina Descubierta Por: (YellowFlower Club, 2014)

PISCINA CUBIERTA

Debido al cambiante clima de la ciudad, a las distintas necesidades y a los gustos de los usuarios el

club cuenta con una piscina cubierta que permitirá ofrecer un mayor confort, y en el cual también

se ubican sillas de sol en las que podrán descansar una vez que salgan de la piscina. Esta también es

temperada y tiene 14 m de largo por 8 m de ancho, la temperatura fluctúa entre los 30°C y 33°C.

Figura 1.5 Piscina Cubierta Por: (YellowFlower Club, 2014)

HIDROMASAJE

Los usuarios también pueden relajarse en el hidromasaje que de igual manera cuenta con el

certificado CPO que garantiza la calidad del agua y que entre sus beneficios permite reducir el

estrés, activa la circulación sanguínea y permite relajarse

7

Figura 1.6 Hidromasaje Por: (YellowFlower Club, 2014)

Las piscinas de “YELLOWFLOWER CLUB” cuentan con la Certificación CPO por la National

Swimming Pool Foundation que garantiza la calidad del agua, ya que es tratada bajo estándares

internacionales para proteger la salud.

SAUNA Y TURCO

Tanto para hombre como para mujeres respectivamente y para los cuales también cuentan con

vestíbulos separados donde podrán colocar sus pertenencias en los respectivos blockers.

GIMNASIO

Aquí se ofrece un gimnasio muy bien equipado, con máquinas de última tecnología y con variedad

que permitirá a los usuarios poder ejercitarse de acuerdo a sus necesidades y mantener un estado

físico óptimo.

Figura 1.7 Gimnasio


8

CANCHAS DEPORTIVAS

El Squash es una disciplina que está creciendo y retomando fuerza como práctica deportiva del

país, el club le da una particular importancia y cuenta con 3 canchas profesionales, en las cuales se

han desarrollado diferentes torneos y han pasado figuras nacionales e internacionales de esta área.

Figura 1.8 Cancha deportiva Por: (YellowFlower Club, 2014)

ÁREAS VERDES

Las cuales se encuentran ubicadas indistintamente dentro del club, donde se pueden observar gran

variedad de flores y también de aves que rodean la zona y en las cuales están ubicadas mesas que

les permitirán a los usuarios poder descansar, conversar amenamente o servirse algún tipo de

alimento.

Figura 1.9 Áreas Verdes Por: (YellowFlower Club, 2014)

9

CAFETERÍA

Se cuenta con una cafetería cubierta en donde los usuarios podrán servirse de una variedad de

alimentos de calidad y a buen precio, cuenta con las mesas necesarias para acaparar la demanda y

al mismo tiempo poder disfrutar de aire puro.

Figura 1.10 Cafetería al aire libre Por: (YellowFlower Club, 2014)

1.5 Infraestructura

YELLOWFLOWER CLUB cuenta con modernas y restauradas instalaciones que se consideran

necesarias para poder desarrollar las actividades normales del club y poder satisfacer las

necesidades de los clientes de una manera eficiente. Además las instalaciones y equipos deben ser

suficientes para ofrecer al personal condiciones apropiadas para el buen desempeño de sus

funciones de acuerdo a lo que se establezca en la ley así como para brindar un buen trato humano a

los mismos.

Como se pudo observar previamente en los servicios que ofrece el club, se puede detallar que

dentro de su infraestructura se encuentran ubicados de una manera estratégica el área de piscinas

cubierta y descubierta, hidromasaje, sauna turco), áreas verdes, áreas deportivas (gimnasio, canchas

de squash, vóley y fútbol), servicios sanitarios, vestidores, cafetería, bodegas, parqueadero, etc.

Para una mejor comprensión de la estructura con la cuenta el club se ha realizado un plano donde

se observan de manera muy clara las áreas así como los implementos y salidas de seguridad que

están exigidos en la ley por organismos de control como son los Bomberos, y los cuales son

requisito indispensable para la autorización de funcionamiento, entre estos tenemos:

Extintores

Detector de Gas

Detector de Humo

10

Vía de Escape

Alarma Pulsadora

Es importante que se tenga en cuenta esta distribución del espacio y de las áreas ya que permitirá

hacer los respectivos planes de contingencia, en caso de algún siniestro o básicamente para una

mayor información hacia los clientes que requieran conocer su ubicación dentro del club y poder

dirigirse a donde lo requieran

Figura 1.11 Estructura Interna del club Por: (YellowFlower Club, 2014)

CROQUIS DE CLUB BALNERIO GIRASOLES SA N S

ESPACIOS VERDES

B G

O A CANCHAS SQUASH G BODEGA

D R CANCHA VOLY

E CANCHAS A BAR

GIMNASIO SQUASH D

A PICINAS

S

GIMNASIO SALA CANCHAS SQUASH

VARIOS COCINA

CORREDOR USOS SALA STAR

GIMNASIO

CAMERINO CAMERINO BAR

CASETA DE INGRESO

BATERIAS SANITARIAS

CUARTO DE CALDEROS

P

A C SAUNA

S Ingreso AREAS VERDES A

A L BOMBONA DE DIESEL

J L

E E CAMERINOS

P

P I P SALIDAS DE EMERGENCIA

A S A

Y C B BODEGA DE GAS

A I L

M N O SALA USOS VARIOS

I A

N D GRADAS

O E

CORREDOR

S

O CANCHA DE VOLY E INDOR

L

E EXTINTORES

R

DETECTOR DE GAS

DETECTOR DE HUMO

Batería Batería

Sanitaria Sanitaria VIA DE ESCAPE

ALARMA PULSADOR

camerino camerino

B

B S

S PISCINA

BODEGAS

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1.6 Direccionamiento Estratégico

1.6.1 Misión

“Es una declaración relativamente duradera del propósito de una organización que la diferencia de

otras empresas similares. Es en sí, una declaración de la razón de ser” (Vidal Anzabaleta, 2010)

Para poder determinar una adecuada misión ésta debe:

Figura 1.12 Características de la misión

En: (Vidal Anzabaleta, 2010)

La misión representa en sí la razón de ser de la empresa y para establecer la misma se debe

considerar los puntos antes mencionados de forma que al momento de estructurarla realmente

abarque sobre que hace, quien es y que representa en la actualidad la empresa.

MISIÓN DE YELLOWFLOWER CLUB

Somos un club recreativo que brinda servicios relacionados con las actividades turísticas, la buena

salud, el descanso, el deporte y la integración social de los usuarios con instalaciones de primera y

rodeadas de naturaleza que lo convierte en un oasis dentro de la ciudad, buscando siempre la

satisfacción de nuestros usuarios con un servicio integral caracterizado por su calidad y calidez.


1.6.2 Visión

“Se refiere a la percepción clara de un futuro deseable, un ideal o un sueño de gran alcance. La

visión contesta lo que se quiere ser, es el faro direccionador de largo plazo”. (Vidal Anzabaleta,

2010)

Definir cómo es la organización y cómo querría

ser.

Debe ser lo bastante limitada para excluir algunos

negocios y lo bastante amplia para dar cavidad al

crecimiento creativo

Diferenciar a una organización cualquiera de

las demás.

Servir de marco para evaluar las actividades presentes y

futuras

Declararse en términos lo bastante claros como para

que los pueda entender bien toda la organización

12

Para plantearla es necesario considerar varios puntos, entre los que se pude mencionar:

Figura 1.13 Elementos para estructurar la visión.

En: (Vidal Anzabaleta, 2010)

La visión a diferencia de la misión representa la empresa pero en el futuro, es decir, como se ve a sí

misma en el largo plazo; para poder establecer esta también es necesario que se consideren los

puntos antes mencionados para que cumpla la función con la cual se la determina.

VISIÓN DE LA EMPRESA YELLOWFLOWER CLUB

Convertirse en una empresa líder para el desarrollo de las actividades recreativas y turísticas,

ofreciendo a los clientes nacionales y extranjeros la oportunidad de disfrutar en familia una variedad

de servicios con la mejor infraestructura, ofreciendo un servicio con altos estándares de calidad,

eficacia, eficiencia amigable con el medio ambiente y promoviendo el bienestar de la comunidad.


1.6.3 Objetivos

Son los resultados que una organización proyecta lograr mediante el desarrollo de su misión social, se

plantean en el direccionamiento de la empresa y se logran a partir de la ejecución financiera, del

análisis de los cambios del entorno y de los ajustes permanentes de los planes. (Vidal Anzabaleta,

2010)

Debe ser formulada teniendo en cuenta un horizonte de

tiempo claramente establecido y la turbulencia del entorno y

del mercado.

Debe ser conocida y compartida por todos los

miembros de la organización.

Debe expresar claramente los logros que se esperan alcanzar en el período escogido, cubrir

todas las áreas actuales y futuras de la organización.

Debe tener fuerza, impulsar la acción, generar sentido e

inspirar caminos. Debe ser realista-posible.

Debe ser consistente con la misión, los principios, las políticas, los valores y la

estrategia corporativa.

Debe ser conocida por los clientes externos, los internos y por los grupos de referencia.

13

Los objetivos pueden ser de dos tipos:

Objetivos Generales

Objetivos Específicos

Los objetivos representan sin duda aquello que quiere alcanzar la empresa, y serán en base de éstos

que se trabajará en conjunto para alcanzarlos, son metas que a través de las acciones adecuadas,

ordenadas y oportunas se podrán cumplir; el cumplimiento de objetivos implica que los procesos

que se generen realmente ofrezca resultados beneficiosos para la organización.

OBJETIVO GENERAL DE YELLOWFLOWER CLUB

Ser un complejo recreacional que brinde servicios de calidad relacionados con las actividades de

descanso, deporte, alimentación y relajación para visitantes nacionales y extranjeros en un ambiente

natural, con instalaciones actualizadas que satisfaga las necesidades de los usuarios y con un servicio

de calidad. (YellowFlower Club, 2014)

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE YELLOWFLOWER CLUB

Generar un negocio sustentable, tanto para los inversionistas como para el talento humano y sus

familias que dependen del club.

Posicionar el establecimiento como una de las mejores opciones en servicios recreacionales en la

ciudad de Quito

Ser una empresa competitiva en el mercado y obtener rentabilidad a través de la entrega de un

buen servicio y de la innovación del mismo.

Entregar un servicio con un mayor nivel de eficiencia y eficacia, pudiendo cumplir con las

necesidades de los clientes

Cumplir con los compromisos adquiridos tanto de clientes, talento humano así como de las

instituciones bajo la cual se está regido.

Fomentar el cuidado del medio ambiente a través del buen mantenimiento de las áreas verdes.

Fomentar las actividades deportivas en todos los clientes, ofreciendo los espacios necesarios

destinados para este fin.

Mantener e innovar las instalaciones del club, siempre en búsqueda de una mayor satisfacción de

los clientes.

Mantener un permanente control sobre la efectividad de los procesos que se manejan para el

funcionamiento del club. (YellowFlower Club, 2014)

1.6.4 Valores Organizacionales

“Conjunto de normas y costumbres que son trasmitidas por la sociedad al individuo y que

representan la forma buena o correcta de actuar. En este sentido nos permiten diferenciar entre lo

bueno y lo malo, lo correcto y lo incorrecto.” (Significados.com, 2012)

Los valores o normas conductuales de las personas que trabajan en una organización son de vital

importancia ya que serán en base de éstos que cada uno actuará en el desarrollo de sus actividades,

14

de forma que si las personas poseen un conjunto de valores que beneficien su progreso personal e

institucional se podrá trabajar en un ambiente de armonía, respeto y con buenos resultados.

Entre los valores más importantes que la empresa aplica están:

Figura 1.14 Valores de YellowFlower Club

En: (YellowFlower Club, 2014)

1.6.5 Principios

“Representa un conjunto de valores que orientan y norman la conducta de una sociedad concreta,

supone la libertad del individuo como causa, que actúa sin imposición externa, mediante un

proceso de socialización.” (Bligoo, 2012)

Con referencia a los valores antes mencionados el club ha establecido los siguientes principios:

Dentro de la empresa se debe manejar un ambiente de respeto tanto entre todo el personal, así

como con los clientes, es decir, que el trato y el accionar de cada uno será con calidez y aceptando

su individualidad.

No robar, ya sea los materiales de la empresa, los que proporciona la empresa a los trabajadores,

entre compañeros de trabajo o algún bien de los usuarios.

No mentir con respecto a cualquier información que sea requerida tanto por los superiores, por los

compañeros o por los clientes.

Escuchar y respetar las ideas y el accionar de todas las personas, pero siempre considerando que

éstas no vayan en contra de cualquier otro valor

RESPETO: Implica la comprensión y la aceptación de la condición inherente a

las personas como seres humanos con derechos y

deberes.

HONESTIDAD: Es decir que el actuar de todas las

personas se lo realice con la debida transparencia.

TOLERANCIA: Valorar a los demás por lo que son y

aceptar con respeto lo distinto y lo diferente del

actuar y pensar de nuestros iguales.

RESPONSABILIDAD: Es el cumplimiento de los

trabajos que son designados a cada una de las personas.

LEALTAD: Guardar confidencialidad respecto de información de la entidad y

en caso de conflicto de intereses abstenerse de opinar de los asuntos.

SOLIDARIDAD: La disposición a ayudar a los

compañeros cuando necesiten de apoyo.

JUSTICIA: Dar a cada quien lo que le corresponde de

conformidad con sus méritos y los derechos que le asisten.

PERTENENCIA: Mantener el deseo y la motivación de

aportar al desarrollo institucional mediante la

capacidad intelectual y física para servir con mayor

agrado.

PUNTUALIDAD: Es la capacidad de las personas para hacer y entregar las

cosas a su debido tiempo o a la hora convenida.

15

Todo el talento humano tiene que cumplir con las obligaciones y/o actividades que le sean

dispuestas de acuerdo a lo requerido por la empresa.

Los trabajadores deben ser leales a la empresa y guardar confidencialidad con respecto a

información o procesos que sean manejados dentro del club.

Los trabajadores deben siempre mantener el buen nombre del club dentro y fuera de ella que

permita elevar el renombre de la empresa.

Actuar siempre regidos por la cooperación entre todos quienes conforman el club para lograr los

objetivos propuestos por la entidad.

Todo el talento humano debe tener sentido de pertinencia con la empresa, es decir, que se sienta

parte de la organización y trabaje por el bienestar institucional

Todas las obligaciones o actividades que le sean conferidas al personal se deben hacer con el

cuidado y diligencia apropiada para que sean entregados a tiempo de acuerdo a los requerimientos.

Todo el personal deberá concurrir de manera puntual a su horario de trabajo, de acuerdo se

determine en el respectivo contrato de trabajo. (YellowFlower Club, 2014)

1.6.6 Organigramas

“Organigrama es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de

una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se

desarrollan.” (Luna González, 2014)

Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos muestran:

Figura 1.15 Utilidad de los organigramas

En: (Luna González, 2014)

Los organigramas se clasifican en diferentes tipos y entre ellos están por su objetivo y/o contenido,

dentro de los cuales se encuentran

La división de funciones.

Los niveles jerárquicos.

Las líneas de autoridad y

responsabilidad.

Los canales formales de la comunicación

La naturaleza lineal o asesoramiento del

departamento.

Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre

otros.

Las relaciones que existen entre los diversos puestos de

la empresa, en cada departamento o sección de la

misma.

16

Organigramas Estructurales.-Muestran sólo la estructura administrativa de la empresa.

Organigramas Funcionales.- Es aquél que indica el cuerpo de la gráfica, así como las unidades,

sus relaciones y las principales funciones de los departamentos.

La empresa YELLOWFLOWER CLUB ha establecido los siguientes organigramas:

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

Figura 1.16 Organigrama Estructural


JUNTA GENERAL DE

ACCIONISTAS

AUDITORÍA INTERNA

GERENCIA GENERAL

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO DE

RECUROS HUMANOS

DEPARTAMENTO

CONTABLE

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

17

ORGANIGRAMA FUCIONAL

Figura 1.17 Organigrama Funcional


JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

*Analizar, aprobar y reformar los estatutos.

*Aprobar el presupuesto para cada año.

*Designar o remover al gerente general

según el caso

*Conocer y aprobar los balances

respectivos.

AUDITORÍA INTERNA

*Examinar y evaluar el sistema de

control interno.

*Preservar la integridad del patrimonio

de la empresa.

*Analizar si los procedimientos

establecidos son los adecuados.

*Hace recomendaciones para tomar

acciones correctivas de ser necesario.

GERENTE GENERAL

*Cumplir y hacer cumplir las resoluciones

de la Junta General de Accionistas.

*Preservar los bienes, documentos y

valores de la empresa.

*Representar legalmente a la empresa en

todos los aspectos necesarios.

*Dirigir y controlar el desempeño de los

departamentos

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

*Cumplir y hacer cumplir

las leyes vigentes que

rigen la empresa.

*Formular el presupuesto

y entregarlo a la Junta

General de Accionistas.

*Difundir el programa de

capacitación para todos

los departamentos.

*Realizar los trámites

necesarios para el normal

funcionamiento del club.

DEPARTAMENTO DE

TALENTO HUMANO

*Realizar la tramitación

para contratación o

despido.

*Diseñar puestos de

trabajo, definir funciones y

responsabilidades.

*Gestión de nóminas y

seguros sociales.

*Mantener el régimen

disciplinario y el ambiente

laboral.

DEPARTAMENTO

CONTABLE

*Registrar oportunamente

las transacciones

económicas.

*Emitir los informes

contables y comunicarlos

a la Junta General de

Accionistas.

*Aplicar la normativa

contable vigente.

*Realizar los controles

necesarios sobre la

información contable

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

*Planear, ejecutar y

controlar la entrega del

servicio.

*Sugerir estrategias de

ventas.

*Entregar a los clientes

un servicio de calidad.

*Llevar un control de

los insumos utilizados

en la entrega del

servicio.

18

1.7 Marco Legal

El marco legal “proporciona las bases sobre las cuales las instituciones construyen y determinan el

alcance y naturaleza de la participación política. En el marco legal regularmente se encuentran en

un buen número de provisiones regulatorias y leyes interrelacionadas entre sí” (Scribd, 2011) para

el caso de “YELLOWFLOWER CLUB” se consideran las siguientes:

a) Ley de Compañías

YELLOWFLOWER CLUB está legalmente constituida como una sociedad anónima para lo cual

establece el proceso de constitución de éste tipo de sociedades para un mejor entendimiento se

muestra los siguientes artículos.

Art. 20.- Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la

Superintendencia de Compañías, enviarán a ésta, en el primer cuatrimestre de cada año: a) Copias

autorizadas del balance general anual, del estado de la cuenta de pérdidas y ganancias, así como de las

memorias e informes de los administradores y de los organismos de fiscalización establecidos por la

Ley; b) La nómina de los administradores, representantes legales y socios o accionistas; y, c) Los

demás datos que se contemplaren en el reglamento expedido por la Superintendencia de Compañías.

Art. 28.- Las compañías sujetas por ley al control de la Superintendencia de Compañías y que

ejecuten actividades agrícolas, presentarán a ésta su balance anual y su estado de pérdidas y ganancias

condensados, así como la información resumida que la Superintendencia determine en el respectivo

reglamento.

Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones negociables, está

formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por el monto de sus acciones.

Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas las reglas de las sociedades o

compañías mercantiles anónimas.

Art. 168.- Las acciones serán nominativas. La compañía no puede emitir títulos definitivos de las

acciones que no están totalmente pagadas. Las acciones cuyo valor ha sido totalmente pagado se

llaman liberadas.

Art. 170.- Las acciones pueden ser ordinarias o preferidas, según lo establezca el estatuto. Las

acciones ordinarias confieren todos los derechos fundamentales que en la ley se reconoce a los

accionistas. Las acciones preferidas no tendrán derecho a voto, pero podrán conferir derechos

especiales en cuanto al pago de dividendos y en la liquidación de la compañía.

Art. 201.- Los fundadores y promotores son responsables, solidaria e ilimitadamente, frente a

terceros, por las obligaciones que contrajeran para constituir la compañía, salvo el derecho de repetir

contra ésta una vez aprobada su constitución.

Art. 208.- La distribución de las utilidades al accionista se hará en proporción al valor pagado de las

acciones. Entre los accionistas sólo podrá repartirse el resultante del beneficio líquido y percibido del

balance anual. No podrá pagárseles intereses. (Asamblea Nacional, 2005)

Cada uno de los artículos antes mencionados son de gran importancia ya que le permite a todos los

involucrados conocer cuáles son las responsabilidades que deben cumplir con la Superintendencia

de Compañías con respecto a la presentación de documentos fundamentales y además de los

aspectos generales que rigen a las sociedades anónimas, al manejo de las acciones y de los

derechos y las obligaciones de los accionistas, etc.

19

b) Normativa del Cuerpo de Bomberos del Distrito Metropolitano de Quito

Entre los requisitos que pide el Cuerpo de Bomberos de Quito se encuentran la Licencia

Metropolitana Única para el Ejercicio de Actividades Económicas (LUAE)

Es el documento habilitante para el ejercicio de cualquier actividad económica dentro del Distrito

Metropolitano de Quito, que Íntegra las diferentes autorizaciones administrativas tales como: Uso y

Ocupación de Suelo (ICUS), Sanidad, Prevención de Incendios, Publicidad Exterior, Ambiental,

Turismo, y por convenio de cooperación Ministerio de Gobierno (Intendencia de Policía). Ordenanza

308 LUAE y Anexos. (Cuerpo de Bomberos Quito, 2010)

Las empresas para que puedan funcionar y desarrollar sus actividades necesitan de todas estas

autorizaciones y la empresa YELLOWFLOWER CLUB ha cumplido a cabalidad éstos, de manera

que no tengan sanciones posteriores.

También presenta la Normativa Técnica entre las cuales trata asuntos sobre:

Figura 1.18 Normativa técnica del Cuerpo de Bomberos

Por: (Cuerpo de Bomberos Quito, 2010)

Además establece el Reglamento de Prevención, Mitigación y Protección Contra Incendios, en el

cual se pueden destacar los siguientes artículos.

Art. 21.- La iluminación de emergencia es aquella que debe permitir, en caso de corte de energía

eléctrica, la evacuación segura y fácil del público hacia el exterior.

Art. 29.- Todo establecimiento de trabajo, comercio, prestación de servicios, alojamiento… de toda

actividad que representen riesgos de incendio; deben contar con extintores de incendio del tipo

adecuado a los materiales usados y a la clase de riesgo.

Art. 138.- Los riesgos de incendio de una edificación tienen relación directa con la actividad, para la

que fue planificada y la carga de combustible almacenada, por lo tanto, contará con las instalaciones y

los equipos requeridos para prevenir y controlar el incendio, a la vez prestarán las condiciones de

seguridad y fácil desalojo en caso de incidentes…

NTE INEN ISO 3864 Símbolos gráficos. Colores de seguridad y señales de

seguridad.

NTE INEN 440 Colores de identificación de tuberías.

NTE INEN 748 Prevención incendios puertas corta

fuego clasificación.

NTE INEN1534 Almacenaje de cilindros y recipientes

portátiles de gas licuado de petróleo (GLP).

NORMA NFPA 10 Norma para extintores portátiles

contra incendios.

20

DE CONCENTRACION DE PUBLICO.- Establecimientos educativos, auditorios, bibliotecas,

cines, salas de uso múltiple, discotecas, clubes sociales, estadios, coliseos, museos, lugares de

esparcimiento, terminales aéreos y terrestres y otros.

Art. 207.- Todo establecimiento de servicio al público en el que se produzca concentración de

personas, debe contar con un sistema de alarma de incendios fácilmente discernible; de preferencia

con sistema de detección de humo y calor que se activa automáticamente, de conformidad con lo que

establece el Cuerpo de Bomberos.

Art. 208.- Estos locales y establecimientos deben contar con una placa en un lugar visible para todo el

público, en la entrada del local indicando su capacidad máxima permisible. La inobservancia a esta

disposición será responsabilidad total de los organizadores del evento. (Cuerpo de Bomberos Quito,

2010)

Los artículos que integran este reglamento son de gran importancia para el normal desarrollo de las

actividades del club, ya que si no se cumplen puede ser sancionado por el ente pertinente y podría

incluso no otorgarse el permiso para el funcionamiento de la empresa.

c) Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas

En esta ley se establece la lista de sustancias que están permitidas y las cantidades aceptadas para

evitar que pueda ser contraproducente para el bienestar de las personas, ya que serán necesarias

para el mantenimiento de las piscinas del club, a continuación se manifiestan algunos artículos que

nos darán una mejor comprensión de ésta ley.

Art. 4.- Prevención, control, fiscalización, represión y rehabilitación.- Esta Ley contempla los

mecanismos de prevención del uso indebido y la comercialización de las sustancias sujetas a

fiscalización, la investigación y represión de los delitos tipificados en esta Ley y el tratamiento y

rehabilitación de las personas afectadas.

Art. 21.- Agencias y operadores turísticos.- Las agencias y operadores turísticos observarán en sus

actividades las instrucciones que el CONSEP expida dentro del plan y programa de prevención.

Art. 27.- Del uso indebido de sustancias sujetas a fiscalización.- Por uso indebido de sustancias

sujetas a fiscalización se entiende todo aquel que no sea terapéutico.

Art. 43.- Requisitos para la venta al público.- Las sustancias sujetas a fiscalización y las drogas o

preparados que las contengan sólo se venderán en los establecimientos autorizados por la Secretaría

Ejecutiva del CONSEP, previa calificación de la solvencia moral y técnica…

Art. 46.- Registros de existencias, consumo y ventas de sustancias sujetas a fiscalización.- Los

hospitales, clínicas, farmacias, boticas y droguerías que adquieran a la Secretaría Ejecutiva sustancias

estupefacientes o psicotrópicas…

Art. 56.- De las infracciones a esta Ley.- Son infracciones a la presente Ley los actos punibles

sancionados por ella. Se dividen en delitos de acción pública y contravenciones. (Asamblea Nacional,

2006)

Esta normativa es de gran importancia para la empresa ya que al establecer los productos que son

permitidos para no afectar a la salud de las personas, la empresa podrá tomar las medidas

necesarias para poder mantener el agua y las instalaciones en óptimas condiciones y además

21

respetando la integridad de los clientes, para evitar en el futuro posibles malestares o sanciones por

parte del organismo rector.

1.8 Asociaciones De Empresa

En el Ecuador existen varias asociaciones relacionadas con el turismo, las cuales permiten que esta

actividad se desarrolle de una manera más organizada y con objetivos claros por cumplir, entre las

que se pueden mencionar están:

Asociación Nacional de Operadores de Turismo Receptivo del Ecuador (OPTUR)

Esta asociación se constituyó con el propósito de fortalecer el desarrollo integral de la operación

turística, el turismo receptivo y de representar a sus miembros en todas las instancias de participación

del sector turístico, especialmente en los cuerpos colegiados del sector privado y en aquellos de

constitución mixta que se encuentren vigentes o se crearen a futuro. (OPTUR, 2013)

Entre los objetivos que tiene esta asociación se encuentran:

Figura 1.19 Objetivos de la OPTUR

Por: (OPTUR, 2013)

La Cámara de Turismo de Pichincha, CAPTUR

Es el máximo representante de la actividad turística privada de la provincia y agrupa a todas las

empresas pertenecientes a las cinco actividades turísticas reconocidas por la Ley Especial de

Capacitar y dar formación profesional a los socios.

Posicionar, fortalecer e integrar a la operación turística en todas las instancias de participación del sector turístico.

Fortalecer la promoción de la Asociación y del producto en el mercado nacional e internacional.

Fomentar alianzas estratégicas entre socios y fortalecer la comunicación, eliminando el celo profesional para lograr equipos sólidos comprometidos con un mismo objetivo.

Aumentar la representatividad a nivel nacional con voz y voto en decisiones trascendentales que competan al sector.

Elevar la capacidad de gestión captando mayor cantidad de socios y aprovechando sus conocimientos, experiencia, relaciones e influencias para fortalecer la imagen de la Asociación

a nivel nacional e internacional.

22

Desarrollo Turístico y la Ley de Cámaras de Turismo y su Federación Nacional (CAPTUR, 2012);

esto es:

Figura 1.20 Empresas que agrupan la Cámara de Turismo

Por: (CAPTUR, 2012)

Empresa Metropolitana Quito Turismo

La Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino Turístico -Quito Turismo-, tiene el

compromiso de desarrollar y promocionar turísticamente el Distrito Metropolitano de Quito, en

beneficio del visitante local, nacional y extranjero, teniendo a promover las mejores prácticas de

calidad, sostenibilidad e innovación en la comunidad y la ciudad. (Quito-Turismo, 2014)

Entre los objetivos que persigue esta institución están:

Figura 1.21 Objetivos de la Empresa Metropolitana de Quito.

Por: (Quito-Turismo, 2014)

El servicio de hotelería, hospedaje y afines realizado por establecimientos hoteleros debidamente registrados por el Ministerio de Turismo

Los servicios de operadores de agencias de viajes, prestados por empresas registradas por el Ministerio de Turismo

El servicio de transporte aéreo, terrestre, marítimo y fluvial, nacional e internacional, realizados por las empresas debidamente registradas o reconocidas por el Ministerio del ramo.

El servicio de alimentos y bebidas, prestado por los establecimientos registrados por el Ministerio de Turismo.

Los demás servicios considerados turísticos por la Ley de Turismo y sus normas reglamentarias de aplicación

Implementar productos turísticos

innovadores

Desarrollar una gestión y coordinación

adecuadas de facilitación turística.

Implementar parámetros de calidad para la oferta turística

del Distrito Metropolitano de

Quito.

23

CAPÍTULO II

2. MARCO TEÓRICO

2.1 LOS PROCESOS

2.1.1 Definición

“Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número

de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente

identificado.” (UJAEN, 2010)

El objetivo que buscan los procesos es el poder desarrollar una serie de actividades de una manera

ordenada y sistemática, para alcanzar un fin, y para el cual deben intervenir una serie de recursos;

el proceso contiene en sí procedimientos que deben analizarse de forma que permitan alcanzar el

objetivo deseado.

2.1.2 Importancia

En las actuales condiciones del mercado es evidente que los empresarios no pueden empezar a

descubrir nuevos puntos de mejora en sus empresas, así como algunos puntos olvidados que

pueden ser muy favorables, exprimiendo todas las ventajas y dando el máximo de resultados. Es el

caso de la vigilancia y mejora de los procesos. (Pymes y autónomos, 2010)

El manejar procesos en todos los aspectos tanto empresariales, personales, y del estudio de las

ciencias es de vital importancia ya que le permitirá a la persona que está buscando un objetivo lo

cumpla a través de una serie de pasos, que si son bien realizados ofrecerá resultados útiles.

2.1.3 Elementos

Todo proceso, al menos, según es entendido por el entorno de la gestión de calidad, se caracteriza

por estar formado por los siguientes elementos (ISO 9001 calidad, 2010).

24

Figura 2.1 Elementos del Proceso

Por: (ISO 9001 calidad, 2010).

Es importante tomar en consideración todos los elementos que componen un proceso ya que de ésta

forma podremos establecerlos de una manera correcta, definiendo un objetivo concreto y los

recursos que se necesitarán para ser ejecutados.

Finalidad:

•Todo proceso es un conjunto de tareas elementales necesarias para la obtención de un resultado. Cada proceso posee unos límites claros y conocidos (primer y último paso del mismo), comenzando con una necesidad concreta de un cliente y finalizando una vez que la necesidad ha sido satisfecha.

Requerimientos del cliente:

•Lo que el cliente espera obtener al terminar la actividad. Los requerimientos de salida de un proceso condicionan los requerimientos de entrada del siguiente. Los requerimientos deben estar expresados de una manera objetiva.

Entradas:

•Las entradas del proceso pueden ser tanto elementos físicos (materia prima, documentos, etc.), como elementos humanos (personal) o técnicos (información, etc.). En definitiva, son elementos que entran al proceso sin los cuales el proceso no podría llevarse a cabo.

Salidas:

•De forma similar, las salidas de un proceso pueden ser productos materiales, información, recursos humanos, servicios, etc. En general, son la entrada del proceso siguiente. Para establecer la interrelación entre procesos se deben identificar los procesos posteriores a los que se dirigen las salidas del proceso.

Recursos:

•Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien y a la primera.

Propietarios:

•Son las personas que asumen la responsabilidad de llevar el proceso y que controlan la estabilidad del mismo. Este supervisa los indicadores que demuestran que el proceso está bajo control y permiten establecer objetivos de mejora. Es preferible no usar nombres sino actividades, por ejemplo: Departamento de Compras, etc.

Indicadores:

•Crean un sistema de control medible del funcionamiento del proceso y del nivel de satisfacción del usuario (interno la mayoría de las veces).

Clientes:

•Clientes: Son los que utilizan la salida del proceso. Pueden ser internos (otro u otros departamentos de la misma empresa) o externos (cliente final).

25

Figura 2.2 Elementos de un proceso

En: (Muro, 2010)

2.2 LOS PROCEDIMIENTOS

2.2.1 Concepto

Un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para llevar a cabo ciertas

cosas, tareas o ejecutar determinados acciones; consiste en el seguimiento de una serie de pasos bien

definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y exitosa

posible. Porque precisamente es uno de los objetivos de seguir un procedimiento, garantizarse el éxito

de la acción que se lleva cabo y más cuando son varias las personas y entidades que participan en el

mismo, que requerirán de la observación de una serie de estadios bien organizados. (SlideShare, 2015)

El procedimiento se puede entender como la forma o método en cómo se desarrollarán cada uno de

los pasos o actividades que conformarán un proceso, estos procedimientos deben ser realizados en

forma sistemática y lógica, de modo que al finalizar los mismo cumplan con el objetivo del

proceso.

2.2.2 Objetivo

El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una

actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero (Carreto, 2010)

“Garantizarse el éxito de la acción que se lleva cabo y más cuando son varias las personas y

entidades que participan en el mismo, que requerirán de la observación de una serie de estadios

bien organizados.” (Definición ABC, 2010)

Como se menciona previamente el procedimiento lo que busca es alcanzar o pretender hacer una

actividad estableciendo una forma particular para desarrollar la misma para alcanzar un fin, o que

en conjunto de varios procedimientos alcanzarán cumplir con un proceso.

26

2.2.3 Importancia

Estos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada

vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para

detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de

un solo modo. (Carreto, 2010)

El aplicar una serie de procedimientos en las actividades que se aplican en una empresa es de gran

importancia porque permite que aquellos procesos que se han planteado realizar se los haga de una

mejor manera, es decir, se los haga con un orden y de una manera establecida para que finalmente

cumplan con el objetivo para el que fueron establecidos.

2.2.4 Características

Entre las características que se le puede atribuir a los procedimientos están:

Figura 2.3 Características de un procedimiento

En: (Carreto, 2010)

Cada uno de estas características deben ser consideradas al momento de establecer cada

procedimiento de manera que al ser aplicados y controlados se los pueda evaluar y determinar si

realmente cumplen con su finalidad o si por el contario pueden ser modificados para una mayor

eficiencia en la empresa.

2.2.5 Beneficios de los Procedimientos

Entre los beneficios que ofrece la aplicación de los procedimientos en una empresa se puede

mencionar los siguientes:

El aumento del rendimiento laboral

Permite adaptar las mejores soluciones para los problemas

Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

(Carreto, 2010)

Como ya se ha mencionado, el aplicar procedimientos en las empresas traerá grandes beneficios ya

que al establecer una manera clara, ordenada y estandariza de realizar una serie de actividades,

No son de aplicación general,

sino que su aplicación va a

depender de cada situación en particular.

Son de gran aplicación en los trabajos que se

repiten, de manera que facilita la

aplicación continua y sistemática

Son flexibles y elásticos, pueden

adaptarse a las exigencias de

nuevas situaciones.

27

permitirán aumentar la eficiencia y eficacia de la organización, ayudará a disminuir los

procedimientos innecesarios y permitirá un mejor orden y control sobre éstas.

2.2.6 Elementos de un Procedimiento

Para la elaboración de un procedimiento se deben cumplir con los siguientes elementos:

Figura 2.4 Elementos de un Procedimiento

Por: (Universidad de la Plata, 2010)

Es importante cumplir con los elementos antes mencionados para que los procedimientos que se

implanten en la empresa puedan ser realmente comprendidos por todo el personal, para que, al

momento de su ejecución no haya confusiones.

2.2.7 Diagramas de Flujo

Como ya mencionó anteriormente para la elaboración de los procedimientos es importante que

vayan acompañados de representaciones gráficas que permitan una mejor visualización de los

mismos para lo cual se desarrollan los conocidos flujogramas.

Definición

“También se les conoce como flujogramas, George Terry los define como la representación gráfica

que muestra la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento.” (Luna González, 2014)

Los flujogramas son una representación gráfica de los procesos, en donde, a través de símbolos

figuras se puede observar los pasos y áreas responsables en la ejecución de éstos.

Importancia

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o

departamentos (áreas) como uno de los principales instrumentos en la realización de

cualquier método o sistema; además son importantes ya que este permite la visualización de

las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir,

bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con

mucha holgura.

OBJETIVO:

•Describe la razón, el fin último por el que se escribe el procedimiento.

CURSOGRAMA:

•Es una representación gráfica de la actividad y lo primero a elaborar.

RESPONSABILIDADES:

•Quien debe realizar cada actividad

INSTRUCCIONES:

•Descripción detallada de las actividades Título; Código; Alcance; Definiciones; Referencias; Anexos; etc.

28

La utilización de los flujogramas son de gran importancia en las empresas ya que permite que los

procesos que maneja se los pueda hacer de una manera más sencilla, de manera que todo el

personal tenga una mejor comprensión y puedan ejecutarlos según lo que se planifique.

Beneficios

Los diagramas de flujo permiten:

Figura 2.5 Beneficios de los flujogramas


Los flujograma traen grandes beneficios para la empresa, entre estos, que se simplifica el trabajo,

permite eliminar procesos innecesarios, disminuye los errores y permite una mejor planificación y

distribución del trabajo.

Desventajas

Si bien los flujogramas aportan de manera positiva en las empresas, también tiene ciertas

desventajas entre las que se puede mencionar:

El hecho de que pueden ser complejos y laboriosos en su planteamiento y diseño

No se pueden incluir especificaciones o detalles que ayuden el entendimiento de los

procesos en caso de alguna duda.

La persona que lo elabore debe tener los conocimientos necesarios para que lo estructure

de una manera adecuada.

Mejoran las operaciones, combinándolas con otra

parte del proceso.

Una mayor simplificación del trabajo.

Eliminar demoras.

Una mejor distribución de la empresa y de sus

procesos.

Determina la posibilidad de hacer una combinación

de la secuencia de las operaciones para una

menor circulación física.

29

Secuencia para elaborar un diagrama de flujo

Para la elaboración de los diagramas de flujo se debe seguir lo siguiente:

Figura 2.6 Pasos para elaborar un flujograma


Es importante que para la elaboración de los flujogramas, no se lo haga de una forma arbitraria,

sino que, se siga una serie de pasos que garantice que serán hechos en base a las necesidades de la

empresa y con el respectivo análisis, de forma que realmente mejoren la eficacia de las operaciones

de la empresa.

Simbología

Dentro de la simbología que existe para la realización de los flujogramas, existe una gran variedad,

y que serán empeladas de acuerdo a las necesidades de la empresa, pero entre la simbología

principal o base que se utiliza, se pueden presentar los siguientes:

Elegir el procedimiento

que se va a realizar.

Determinar las técnicas analíticas

adecuadas que habrán de utilizarse.

Analizar el trabajo.

Elaborar una lista de la forma en

que se va a realizar el trabajo.

Establecer el procedimiento más correcto.

Presentar la propuesta

Obtener la aprobación.

Preparar las instrucciones

referentes a los procedimientos.

Implantar el nuevo

procedimiento.

Observar el procedimiento

implantado.

Llevar registros adecuados de realización.

30

Figura 2.7 Simbología básica de los flujogramas

En: (Cedeño, 2014)

31

2.3 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

2.3.1 Concepto

Es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y

control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos,

materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para

sus interesados directos o indirectos. (Gestiopolis, 2010)

“Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de

administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del

uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.” (Molina, 2010)

Se puede decir entonces que el Proceso Administrativo es el conjunto de acciones que están

interrelacionadas entre sí y que a través del uso de una serie de recursos, deben ser planificadas,

organizadas, dirigidas y controladas por la autoridad competente con el fin de alcanzar un objetivo

o meta propuesta.

2.3.2 Objetivo

“Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la

coordinación de actividades y personas que integran un sistema organizado.” (Domínguez, 2010)

“Cada empresa debe tener su proceso administrativo con el fin de mantener su empresa estable y

así poder obtener resultados benéficos a futuro, es importante tomar en cuenta cada paso ya que

cada uno tiene un lugar muy importante dentro de una empresa.” (Molina, 2010)

El objetivo principal que tienen los procesos administrativos en las empresas es el poder mejorar

los procedimientos y por ende las actividades que se han establecido para esta área, de manera que

se logre una mayor productividad al determinar una manera ordenada y eficiente de hacer las cosas.

2.3.3 Importancia

La importancia del proceso administrativo radica en que sigue siendo utilizado hoy en día por la

mayoría de las empresas en el mundo, debido a la universalidad de sus términos y funciones las cuales

cuentan con su propia importancia. La relevancia de un proceso administrativo tiene su marco de

importancia en la forma como se plantea el alcance de los logros fijado, para ello debe presentarse un

conjunto de métodos en los que todos trabajando en conjunto es lo que se llama proceso. (Domínguez,

2010)

A través de los siguientes puntos se puede determinar la importancia que tiene los procedimientos

administrativos dentro de una organización.

32

Figura 2.8 Importancia del proceso administrativo

En: (Domínguez, 2010)

Es importante que las empresas estén conscientes de que un buen desarrollo depende en gran

medida de cómo se establezcan los procesos dentro de cada una de las áreas que la comprenden, ya

que será aquí donde realicen la respectiva, planificación, organización, dirección y control de todas

las actividades a manejar.

2.3.4 Documentos

Para poder desarrollar los procesos administrativos de una mejor manera y que pueda haber un

mayor control sobres estos es necesario poder manejar una documentación formal que respalden

dichos procesos; para lo cual se describen a continuación algunos de los documentos que se

utilizarán.

Requerimiento de Personal

En este documento el área que solicite personal debe indicar cuáles son las necesidades

especificando capacidades y competencias que solicitan relacionadas con: educación, capacitación,

habilidades y experiencia laboral.

Permite que la empresa esté

orientada al futuro.

Facilita la coordinación de

decisiones.

Resalta los objetivos organizacionales.

Establece primero qué recursos van a

necesitar , así la empresa opera eficientemente.

Permite diseñar métodos y

procedimientos de operación.

Evita operaciones innecesarias y se logran mejores

sistemas de trabajo.

Facilita el control al permitir medir la eficiencia de la

empresa.

Propicia el desarrollo de la

empresa.

Reduce al máximo los riesgos.

Maximiza el aprovechamiento de

los recursos y tiempo.

Todos los esfuerzos se dirigen hacia los

resultados deseados.

Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.

Se coordinan las actividades hacia el

objetivo predeterminado.

Los gastos totales se reducen al mínimo.

Guía el pensamiento administrativo.

Se elimina el trabajo a base de supuestos.

33

Solicitud de Empleo

En este documento el candidato al cargo debe colocar su información personal y se le indica la

documentación debe entregar de forma adicional, para que se haga el análisis necesario al

postulante.

Hoja de Vida

“La hoja de vida es una herramienta que sirve para dar a conocer el valor profesional y personal

que posees, es de vital importancia para alcanzar los objetivos deseados en el campo laboral”.

(Toro, 2012)

Es el documento en el cual una persona describe varia información, como por ejemplo, datos

personales, estudios primarios, secundario, superiores, títulos obtenidos, cursos realizados y

experiencia laboral

Contrato de Trabajo

El contrato de trabajo es un acuerdo entre empresario y trabajador por el que éste se obliga a prestar

determinados servicios por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución. Un

contrato de trabajo supone unos derechos para el trabajador, que se convierten en obligaciones para el

empresario. (Universia, 2013)

Un contrato de trabajo es un documento en el cual se pone de manifiesto el acuerdo contractual

entre el empelado y el empleador, en donde, el empleado acepta cumplir con determinadas

responsabilidades a cambio de un sueldo o salario.

Requerimiento de Capacitación

Mediante este documento el encargado de cada área puede solicitar la capacitación en un

determinado campo. Aquí se debe indicar el tipo de curso, y otra información general referente al

mismo.

Registro de asistencia del personal

En este documento el personal deberá registrar su asistencia diaria tanto a la hora de entrada como

a la hora de salida, así como en el caso de solicitar permiso de salir por algún motivo específico.

Hoja de Permiso de Salida

“Es un documento que se redacta para solicitar un permiso en el centro de trabajo o lugar

donde labora una persona, esta debe expresar el deseo de pedir un permiso, a algún superior o

jefe, en beneficio del trabajador”. (CartaDe, 2013)

34

2.4 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

2.4.1 Concepto

“Son aquellos que establecen cuáles serán las pautas que deben seguirse para el registro de las

transacciones y cumplir con un determinado principio.” (Córdova, 2010)

“Los procedimientos contables son aquellas operaciones diarias ordinarias de un sistema particular

de cuentas; la o las prácticas que se siguen con un sistema de esta índole” (Córdova, 2010)

Los procedimientos contables establecen los parámetros bajo los cuales se deberán manejar cada

una de las cuentas contables, desde el momento en el inicia la transacción comercial hasta su

registro y posterior análisis que se verá reflejado en los estados financieros.

2.4.2 Objetivo

El objetivo de los procedimientos contable es reducir grandes masas de datos a resúmenes de

información que resulten manejables y comprensibles; para ello, se requiere precisar qué operaciones

de las entidades serán su objeto, cómo deben clasificarse, en qué momento se deben incorporar

formalmente en los registros contables, cómo se deben cuantificar, cómo se deben presentar en los

estados financieros y, por último, qué revelaciones deben hacerse sobre las operaciones informadas.

(Cocina Martínez, 2010)

Entre los objetivos que busca el aplicar los procedimientos contables se encuentran:

Figura 2.9 Objetivos del Proceso Contable

En: (Cocina Martínez, 2010)

Como se puede observar entre los objetivos de los procedimientos contables están el poder ofrecer

información clara y útil para los usuarios de ésta, en el caso de los directivos para poder tomar

Informar sobre la situación

económica y financiera de las operaciones que

realiza la empresa

Ofrecer información clara y comprensible a los usuarios de la

misma.

La información que se obtenga

debe ser útil para la toma de decisiones

Evaluar el trabajo de la

adminsitración que se está manejando especialmente con

el recurso monetario-financiero

35

decisiones que beneficien a la empresa y en el caso de empleados o terceros para que conozcan

sobre la situación general de la misma.

2.4.3 Importancia

Los procedimientos contables guían el trabajo rutinario de los empleados en el área contable y

mediante su aplicación es posible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones

financieras; permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueda afectar los

Estados financieros. (Hernández G. , 2010)

La aplicación de procedimientos contables dentro de las empresas es fundamental ya que es

necesario que toda la información económica-financiera que se genera de periodo a periodo debe

ser manejada de manera ordenada, sistemática y documentada, para que al finalizar el proceso se

obtenga información resumida que sintetice la situación real de la empresa y la exprese a través de

los distinto estados financieros.

2.4.4 Consideraciones para el establecimiento de los Procedimientos Contables

Es importante que para poder establecer los procedimientos contables de cada una de las cuentas

que maneja la empresa, se deba entender cómo se desarrollan dentro de todo el proceso contable, y

para ello, se puede mencionar que: “El proceso contable se refiere a todas las operaciones y

transacciones que registra la Contabilidad en un período determinado, regularmente el año

calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de

los Estados Financieros. (Maldonado Palacios, 2011)

El proceso contable finalmente es el ciclo que se sigue para el manejo de la información contable

que surge de las transacciones comerciales, sus respectivos registros y que finalizan en la

presentación de los Estados Financieros para poder tomar decisiones en beneficio de la empresa;

este manejo de información debe ser cronológico y ordenado de manera que los resultados que

entregue sean lo más reales posibles.

El Ciclo Contable contiene:

Comprobantes o documentos fuente

Estado de Situación Inicial

Libro Diario

Libro Mayor

Libros Auxiliares

Balance de Comprobación

36

COMPROBANTES

DOCUMENTOS

ESTADO DE

SITUACIÓN INICIAL

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

ESTADO DE

SITUACIÓN

FINANIERA

BALANCE GENERAL

HOJA DE TRABAJO

AJUSTES

BALANCE DE

COMPROBACIÓN

LIBROS AUXILIARES

ESTADO DE

SITUACIÓN

ECONÓMICA ESTADO

DE RESULTADOS ESTADOS

FINANCIEROS

CIERRE DE LIBROS

ESTADO DE FLUJO

DE EFECTIVO

ESTADO DE

CAMBIOS EN EL

PATRIMONIO

Hoja de Trabajo

Ajustes y Resultados

Cierre de Libros

Estados Financieros

Figura 2.10 Diagrama Proceso Contable

Por: (Maldonado Palacios, 2011)

37

Con el diagrama anteriormente presentado es necesario explicar de manera breve los siguientes

conceptos:

Estado de Situación Inicial

Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman cada uno de los

grupos del Activo, Pasivo y el Patrimonio de la misma.

Libro Diario

“Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una

empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma”.

(Debitoor, 2010)

Asiento

Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras y acreedores, aplicando el principio de

la Partida Doble, los asientos contables deben tener: fecha, cuenta o cuentas deudoras, cuenta o

cuentas acreedoras, explicación del asiento y el comprobante que originó la operación económica.

Libros Auxiliares

Se refiere a los Mayores Auxiliares que se maneja para cada cuenta y se lo hace de manera más

detallada, este registro se realiza utilizando las subcuentas e individualizando la información

contable.

Balance de Comprobación

“Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el Libro Diario y en Libro

Mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de estos registros. Verifica y demuestra la

igualdad entre Debe y Haber”. (Maldonado Palacios, 2011)

Ajustes

“Se elaboran al terminar un período o ejercicio contable. Estos son estrictamente necesarios para

que las cuentas que han intervenido en la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o

verdadero y faciliten la preparación de los Estados Financieros”. (Maldonado Palacios, 2011)

Son transacciones u operaciones contables que se las utiliza básicamente en cuatro tipos de

operaciones

38

Figura 2.11 Casos en los que se hace ajustes

En: (Rodríguez, 2014)

Hoja de Trabajo

Es una herramienta contable que permite al Contador presentar en forma resumida y analítica gran

parte del proceso contable. Se elaboran a partir de los Saldos del balance de Comprobación y contiene

Ajustes, Balance Ajustado, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Superávit – Ganancias

Retenidas y Estados de Situación. (Maldonado Palacios, 2011)

Cierre de Libros

Se elaboran al finalizar el ejercicio económico o período contable con el objeto de:

Figura 2.12 Objetivos del cierre de libros contables En: (Maldonado Palacios, 2011)

2.3.4 Alcance

“Va desde la identificación y captura de información contable y financiera de los hechos

económicos hasta el análisis e interpretación del resultado de los estados financieros”. (Caballero,

2010)

Ajustes para contabilización

de gastos pagados por anticipado

Ajustes para contabilización de provisiones

Ajustes para contabilización

de ingresos financieros (Intereses

devengados)

Ajustes para corrección de

errores.

Agrupar las cuentas que ocasionan gasto o

egreso

Agrupa las cuentas que generan renta o

ingreso.

Determinar el resultado final que

puede ser ganancia o pérdida

39

Como ya se mencionó anteriormente, los procedimientos abarcan desde el momento en el que se

registra toda la información de cada una de las cuentas que surge en las transacciones comerciales,

hasta la presentación de los Estados Financieros, correspondientes a cada periodo contable que

muestra la situación económica-financiera por la que atraviesa la misma.

2.4.5 Documentos

Es de vital importancia llevar una serie de documentos que constituyan el respaldo necesario de

cada una de las transacciones que finalmente se verán reflejados en todo el proceso contable hasta

obtener los Estados Financieros.

Factura

“Sirve de comprobante de una compra-venta de un bien o servicio y, además, incluye toda la

información de la operación, podemos decir que es una acreditación de una transferencia de un

producto o servicio tras la compra del mismo.” (Debitoor, 2015)

Inventario

“El inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una operación,

sea de compra, alquiler, venta, uso o transformación. Debe aparecer, contablemente, dentro del

activo como un activo circulante.” (Gestiopolis, 2010)

Recibos

“Es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero, emitido por la

persona acreedora (quien recibe), y dirigido a la persona deudora (quien paga).” (Cuéntica, 2010)

Vale de Caja Chica

“Es un documento que sirve para la comprobación de gastos menores o préstamos por los cuales no

se expide factura o comprobante de tipo fiscal.” (Ejemplode.com, 2010)

Liquidación de Compras

Las liquidaciones de compras de bienes o prestación de servicios sustentan la adquisición puesto que

son emitidas por el adquirente, se utilizan cuando el comprador adquiera bienes o

servicios a extranjeros no residentes y a personas naturales imposibilitadas de emitir un comprobante

de venta. (Allprintecuador, 2010)

Comprobante de Ingreso

“Es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el

dinero en efectivo, cheque o tarjeta de crédito, estos valores deben estar con el comprobante de

ingreso respectivo”. (Buenas Tareas, 2012)

40

Comprobante de Egreso

Se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por

motivo de pago de proveedores. (Buenas Tareas, 2012)

Kárdex

“Es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de la mercadería, con este

podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las existencias de todos los

artículos que posee la empresa para la venta”. (Farah, 2011)

2.5 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

2.5.1 Concepto

Proceso de comparación entre dos situaciones: la presente, que hemos llegado a conocer mediante la

indagación, y otra ya definida y supuestamente conocida que nos sirve de pauta o modelo. El “saldo”

de esta comparación o contraste, es lo que llamamos diagnóstico. El proceso diagnóstico es un medio,

no un fin para potenciar los recursos y la capacidad estratégica de una organización; es un insumo

para la planeación estratégica. (Vidal Anzabaleta, 2010)

El diagnóstico organizacional muestra la situación por la que está atravesando la empresa, en

relación a una serie de factores que son externos e internos y que están influenciando en el

desarrollo de las actividades de la misma. Además permite conocer si los objetivos que se ha

planteado realmente se están cumpliendo o por el contrario, tomar las medidas necesarias para

corregirlos.

2.5.2 Importancia

Es necesario para todas la organizaciones, pues se encarga de evaluar la situación de la empresa, sus

conflictos esto es qué problemas existen en la empresa, sus potencialidades o hasta dónde puede llegar

y vías de desarrollo que es el camino a seguir para su crecimiento. Busca generar eficiencia en la

organización a través de cambios. (Barrón Azcona, 2014)

El diagnóstico es fundamental dentro de las empresas ya que permiten conocer cuál es la situación

real en la que se encentra y en base a ese se podrá determinar las fortalezas y debilidades que tiene

la empresa para tomar las decisiones correspondientes.

2.5.3 Beneficios

El aplicar un diagnóstico en la empresa trae varios beneficios entre los que se puede mencionar:

41

Figura 2.13 Beneficios del diagnóstico organizacional

En: (Sánchez, 2010)

El aplicar un diagnóstico organizacional trae varios beneficios para la empresa, ya que le permitirá

conocer cómo se encuentra y por ende poder tomar las medidas necesarias en base a los resultados

que obtengan, es decir, si encuentran deficiencias pueden trabajar en solucionarlas, o si por otro

lado tienen fortalezas deberán trabajar para potenciarlas.

2.5.4 Componentes del Diagnóstico

El Diagnóstico Organizacional se lo debe hacer tanto a los factores externos como a los factores

internos que rodean a la empresa y que influyen en la situación de la misma.

Figura 2.14 Elementos del Diagnóstico Organizacional

Conciencia del estado actual de la empresa en un

ambiente globalizado.

Identificación de las áreas potenciales de desarrollo

organizacional.

Calificación comparativa de las diferentes áreas de a

organización frente a empresas de alta categoría.

Crear elementos de análisis para el desarrollo de planes

futuros.

Crea las bases para el desarrollo de Benchmarking

y para el desarrollo de Indicadores de Gestión.

42

2.5.5 Análisis Externo

“Es el conjunto de todos aquellos factores que influyen en la organización y que no pertenecen al

sistema. Este entorno a su vez está dividido en dos secciones que permiten analizar variables

directas o indirectas conocidas como Microambiente y Macroambiente” (Barrios, 2011)

2.5.5.1 Macroambiente

Este entorno es aquel que afecta a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará

cambios en uno o más de los otros factores; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los

directivos de las organizaciones; está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o

presentan una amenaza para la empresa. (Flores, 2013)

Los factores que están dentro de este ambiente no pueden ser controlados por la empresa, pero

pueden tener una repercusión positiva o negativa en la misa, convirtiéndose en oportunidades o

amenazas.

El Macroambiente abarca el estudio de los siguientes factores:

Figura 2.15 Factores del Macroambiente

2.5.5.2 Microambiente

Dentro de este entorno se puede decir que “Afectan a una empresa en particular y a pesar de que

generalmente no son controlables, se puede influir en ellos. Son fuerzas que una empresa puede

intentar controlar y mediante las cuales se pretende lograr el cambio deseado.” (Flores, 2013)

Estos factores tampoco pueden ser controlados por la empresa, estos no son tan generales como en

el caso del macroambiente, sino que se relacionan más directamente con el funcionamiento de la

empresa, estás también se ven reflejados en oportunidades o amenazas, según como afecte a la

organización.

Factor Político - Legal

Factor Económico Factor Demográfico

Factor Soio Cultural Factor Ambiental Factor Tecnológio

43

El Microambiente abarca el estudio de los siguientes factores:

Figura 2.16 Factores del Microambiente

2.5.6 Análisis Interno

“El diagnostico interno o análisis interno se orienta a precisar las Fortalezas y Debilidades de los

cinco recursos fundamentales de la empresa: humanos, financieros, tecnológicos, productivos y

comerciales”. (Dussan, 2012)

En el análisis interno la empresa debe mediar la capacidad que tiene respeto de los recursos con los

que cuenta como es de su talento humano, su capacidad para realizar una buena administración,

una buena gestión administrativa y comercial.

2.5.7 Herramientas Para El Diagnóstico:

De acuerdo a (Hernández S. , 2011) las herramientas más comunes para el diagnóstico son:

Entrevista-cuestionario-observación

Análisis documental

Diagramas de procesos y correlación de factores

Análisis de información documental

Para poder realizar el diagnóstico podemos recurrir a varias herramientas entre las cuales están la

observación, entrevistas, cuestionarios, diagramas o en documentación secundaria es decir los

libros y documentos que han sido escritos por personas profesionales en el tema, cada una de las

herramientas será aplicada de acuerdo a las necesidades del investigador que le permita recolectar

toda la información necesaria para poder entender la situación de la empresa.

CLIENTES

PROVEEDORES

COMPETENCIA

44

2.6 ANÁLISIS FODA

2.6.1 Definición

“Herramienta de auditoría de la organización, para detectar tanto el impacto presente y futuro del

entorno, como los problemas propios de la organización”. Conocida como matriz debilidades,

oportunidades, fortalezas, amenazas; identificando tanto factores externos como internos. (Vidal

Anzabaleta, 2010)

Este análisis es una herramienta que permitirá identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades

y amenazas que influyen de manera directa e indirecta en el desarrollo de la organización,

considerando el ambiente interno que es aquel en el que puede influenciar la empresa y el ambiente

externo el cual no puede ser controlado por la organización, una vez analizados se podrá tomar las

decisiones correspondientes.

2.6.2 Componentes

Para el análisis FODA se debe tomar en cuenta los siguientes componentes:

Tabla 2.1 Componentes del FODA

ANÁLISIS

INTERNO

(empresa)

Fortalezas Debilidades

Capacidades distintas.

Ventajas Naturales.

Recursos Superiores

Recursos y capacidades escasas.

Resistencia al cambio.

Problemas de motivación del

personal

ANÁLISIS

EXTERNO

(entorno)

Oportunidades Amenazas

Nuevas tecnologías.

Debilitamiento de

competidores.

Posicionamiento estratégico.

Altos riesgos- Cambios en el

entorno

Nota: Muestra los componentes del FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas)

Como ya se mencionó anteriormente la matriz FODA está formada por las fortalezas, debilidades,

oportunidades y amenazas; las fortalezas y debilidades corresponden al ambiente interno y las

oportunidades y amenazas correspondientes al ambiente externo. Dentro del ambiente interno se

encuentran factores como pueden ser el recurso humano, capacidades, procesos, etc. y dentro del

ambiente externo se encuentran factores como económico, político, legal, demográfico,

tecnológico, etc. en base de los cuales se podrá identificar los componentes del FODA.

45

CAPÍTULO III

3. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

El diagnóstico de una organización es un análisis a los factores que inciden tanto internamente

como externamente en el buen desarrollo de sus actividades, los factores que se mencionan a

continuación pueden ser beneficiosos o perjudiciales para la organización, dependiendo del

impacto que causen en la misma. El diagnóstico permite conocer la situación actual en la que se

encuentra la empresa permitiendo detectar ciertos problemas que tenga y que en el proceso podrían

darse solución, para dicho análisis se puede recurrir a distintas fuentes de información como son

datos estadísticos, las leyes, encuestas, etc. dependiendo del factor que será objeto de investigación.

3.1 ANÁLISIS EXTERNO

3.1.1 MACRO AMBIENTE

Dentro del Macro Ambiente se toma en consideración ciertos factores que se detallan a

continuación y cuyo análisis permitirá una comprensión más amplia para determinar la situación de

la empresa.

3.1.1.1 Factor Político –Legal

Es un aspecto que abarca las normas e instituciones por medio de las cuales se gobierna una nación.

Consiste en un conjunto de permanente interacción de leyes, agencias gubernamentales, y grupos

de presión que influyen y limitan la conducta de organizaciones y personas en la

sociedad. (Blogspot, 2010).

Figura 3.1 Factor político – legal

Por: (Blogspot, 2011)

46

Al hablar de este factor se habla de la relación que existe entre las políticas que se establecen a

través de los poderes del Estado como son (Función Legislativa, Función Ejecutiva, Función

Judicial, Función Electoral y Función de Transparencia y Control Social) con la mayor o menor

producción que podrían tener las empresas, en el sentido que las políticas que se aprueben podrían

beneficiar o perjudicar a los sectores económicos y para el caso de YellowFlower Club al sector de

prestación de servicios recreacionales.

Con respecto a lo legal las empresas de acuerdo a lo que se establezca en cada país debe cumplir

con una serie de requisitos y de obligaciones para que puedan funcionar de manera correcta y que

por ende tienen una gran importancia en el desarrollo de las actividades y en las decisiones que se

tomen en cada una de las áreas de la empresa que podrían cambiar acorde a las reformas de las

leyes.

Superintendencia de Compañías

Este ente es el responsable de formular, dirigir, ejecutar y coordinar las políticas y normas para

ejercer el control, vigilancia y asesoramiento de las compañías constituidas en el país, ejerce la

vigilancia, control y asesoramiento de las compañías nacionales en sus diferentes tipos como son

las anónimas, en comandita simple, en comanditas por acciones, de economía mixta y de

responsabilidad limitada. Es además la encargada de hacer la recepción de los documentos

necesarios que respalden las actividades que desarrollan cada una de las empresas, en base a esto y

a las responsabilidades en general de todas las empresas que están bajo el control de la

Superintendencia se establecerán las sanciones correspondientes en caso de no acatar el

correspondiente reglamento. En el caso del club al ser una sociedad anónima el capital está divido

en acciones y se debe determinar el tipo de acciones y el monto de éstas, además se establecerá los

derechos y obligaciones de los fundadores y accionistas, y de la junta general.

ANÁLISIS: La normativa que abarca este organismo de control se la puede considerar como una

OPORTUNIDAD ya que le permite a la empresa conocer sus responsabilidades y derechos, le da

los lineamientos de cómo debe manejarse de acuerdo al tipo de compañía y ofrece la información

necesaria sobre todos aquellos documentos que se debe entregar para evitar sanciones.

Servicio de Rentas Internas

Que es el encargado de hacer cumplir las obligaciones tributarias de todos los contribuyentes a

través de la cobranza de todos los impuestos correspondientes, para garantizar una efectiva

recaudación destinada al fomento del progreso social en beneficio de todos los ciudadanos. Esta ley

es indispensable puesto que “YellowFlower Club” al ser una sociedad anónima y ser obligado a

47

llevar contabilidad de acuerdo a los límites establecidos en ésta, tiene la responsabilidad de aportar

como contribuyente al SRI a través del pago oportuno de sus impuestos, aquí se establecerán las

responsabilidades y derechos a los que tiene el contribuyente, aportando toda la información

necesaria correspondiente al Registro Único de Contribuyentes, Impuesto al Valor Agregado,

Impuesto a la Renta, Facturación Electrónica, Declaración de formularios a través del DIMM,

Declaración de Anexos, Ingresos Exentos y Gastos Deducibles, Conciliación Tributaria, etc. y que

para cada uno de estos establece ya sea los porcentajes permitidos, las fechas de declaración o los

requisitos necesarios según sea el caso.


AMENAZA ya que debido a la serie de cambios tributarios que se han dado en el país, entre ellas

salvaguardas e impuestos en general a las importaciones, esto afecta para el caso que se tenga que

comprar algún repuesto específico de la maquinaria que se utiliza para la purificación y

calentamiento del agua.

Ministerio de Relaciones Laborales

Que es el encargado de ejercer la rectoría de las políticas laborales, proteger los derechos

fundamentales de los empleadores y trabajadores y ser el ente rector de la administración del

desarrollo institucional, de la gestión del talento humano según se establece en el Código de

Trabajo esta normativa que permitirá mantener una buena relación laboral basada en el respeto, ya

que se maneja temas como los tipos de contratos que se puede realizar, establece los derechos y las

obligaciones tanto de los empleados como de los empleadores, así como de las prohibiciones que

tiene cada uno de éstos, de las jornadas de trabajo y descanso, de la terminación del contrato, etc.;

además dicho organismo establece un formato para la creación de un reglamento interno para la

empresa, lo que será de mucha ayuda ya que el club no posee un reglamento formal y que será

necesario para el modelo de gestión.

La ley de Seguridad y Salud Ocupacional también se encuentra bajo la supervisión de éste

organismo y busca respetar los derechos del trabajo y su protección, ésta normativa existe desde

que la ley determinara que los riesgos del trabajo son de cuenta del empleador y que hay

obligaciones, derechos y deberes que cumplir en cuanto a la prevención de riesgos laborales. Aquí

se abarca temas como el buen mantenimiento de instalaciones y maquinaria, sobre los implementos

adecuados para el buen desarrollo de las actividades, de las normas de seguridad tanto para la

infraestructura como para cada puesto de trabajo, respecto a los servicios higiénicos, los riesgos por

factores físicos, químicos o biológicos, condiciones generales ambientales, órganos de mando,

manipulación de maquinaria y herramientas manuales, etc.

48


OPORTUNIDAD ya que al conocer los requerimientos tanto para el personal, el empleador de la

empresa, se podrá, administrar al recurso humano de mejor manera, sin contravenir con el código

de trabajo y por ende evitar posibles conflictos con el talento humano, al igual que le permite a la

empresa tomar las medidas necesarias para mantener el bienestar de los empleados.

3.1.1.2 Factor Económico

El desarrollo de las actividades de las empresas pueden ser fuertemente afectados por factores

económicos tales como: tasas de interés, ofertas de dinero, inflación de precios, y disponibilidad de

créditos, además hace referencia a aquellos factores que inciden en el poder de compra y de gasto

de los consumidores. (Blogspot, 2010)

Figura 3.2 Factor Económico

Por: (Taringa, 2010)

Este factor es de gran importancia para el progreso de las empresas pues dependiendo de la

economía que se maneje en el país se podría mejorar el bienestar de los sectores económicos tanto

internamente como con otros países e incidirán directamente en la manera en que los oferentes y

demandantes tengan la capacidad para seguir necesitando del servicio.

Cada uno de los índices económicos que se presentan a continuación tienen relación unos con otros

lo que indiscutiblemente necesita un análisis para saber de qué forma podría a afectar a

YellowFlower Club

PIB

El PIB es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una economía en un

período determinado. EL PIB es un indicador representativo que ayuda a medir el crecimiento o

decrecimiento de la producción de bienes y servicios de las empresas de cada país, únicamente dentro

de su territorio. Este indicador es un reflejo de la competitividad de las empresas. (Club Planeta, 2009)

49

En el reporte de Estadísticas Macroeconómicas del Banco Central del Ecuador al 30 de abril del

2015 se estableció que:

En el cuarto trimestre de 2014, el PIB se incrementó en 0.5% en relación con el trimestre anterior (t/t-

1) y presentó una variación positiva de 3.5% respecto al cuarto trimestre de 2013 (t/t-4), en este

trimestre el PIB en valores constantes de 2007 se ubicó en USD 17,663 millones.” (Banco Central del

Ecuador, 2015)

Figura 3.3 PIB al cuarto semestre del 2014 Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

“Las actividades económicas que presentaron una mayor contribución (puntos porcentuales) a la

variación (t/t-1) de 0.5% del PIB fueron: Administración Pública y Defensa (0.15); Actividades de

Servicios Financieros (0.10); y, Enseñanza y servicios sociales y de Salud (0.09).” (Banco Central

del Ecuador, 2015)

50

Figura 3.4 Tasa de Variación por Industria Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

Para tener una visión más clara de este factor se muestra a continuación las previsiones del PIB por

ramas petroleras y no petroleras, desde el 2015 hasta el 2018 que lo ha determinado el Banco

Central del Ecuador.

DESCRIPCIÓN \ AÑOS 2015 2016 2017 2018

(prev) (prev) (prev) (prev)

Miles de dólares de 2007

PIB ramas petroleras 7.622.818 7.840.672 8.986.935 8.731.309 PIB ramas no petroleras 62.235.095 64.823.027 67.265.525 70.555.155 Otros elementos del PIB 2.807.748 2.906.019 3.020.807 3.118.983 PIB total 72.665.661 75.569.718 79.273.267 82.405.448

Tasas de variación (a precios de 2007)

PIB ramas petroleras 2,8 2,9 14,6 -2,8 PIB ramas no petroleras 4,4 4,2 3,8 4,9 Otros elementos del PIB 3,1 3,5 4,0 3,3 PIB total 4,1 4,0 4,9 4,0

Estructura porcentual (a precios de 2007)

PIB ramas petroleras 10,5 10,4 11,3 10,6

PIB ramas no petroleras 85,6 85,8 84,9 85,6 Otros elementos del PIB 3,9 3,8 3,8 3,8 PIB total 100,0 100,0 100,0 100,0

Figura 3.5 Producto interno bruto previsional 2015 Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

51

ANÁLISIS: A través de los datos antes mencionados se puede determinar que ha existido un

aumento del PIB lo que es favorable y se lo puede considerar como una OPORTUNIDAD pues

indica que la producción del Ecuador va en aumento para cada uno de los sectores económicos,

además, en la figura 2.2 se puede observar que el sector de servicios contribuyó a la economía en

un 0,08% lo que nos permite comprender que este sector es importante y que el invertir en el

mismo puede ser beneficioso. En las previsiones proporcionados por el BCE muestran que en el

2015 el PIB será de aproximadamente 4,10 lo que muestra un crecimiento con relación al 2014 y

que podría ser un aspecto positivo para las empresas que será proporcional a los porcentajes en que

cada uno contribuya a los diferentes sectores.

INFLACIÓN

Es el aumento generalizado y sostenido de los precios de los bienes y servicios existentes en el

mercado durante un período de tiempo, generalmente un año. Cuando el nivel general de precios sube,

con cada unidad de moneda se adquieren menos bienes y servicios. Es decir, que la inflación refleja la

disminución del poder adquisitivo de la moneda: una pérdida del valor real del medio interno de

intercambio y unidad de medida de una economía. (CRHOY Noticias, 2015)

De acuerdo al reporte de Estadísticas Macroeconómicas al 30 de abril del 2015 del Banco Central

se estableció que:

La inflación anual de marzo de 2015 se ubicó en 3.76%, porcentaje superior al de igual mes del 2014

(3.11%). Por divisiones de consumo, 5 agrupaciones se ubicaron por sobre el promedio general,

siendo los mayores porcentajes los de Bebidas Alcohólicas, tabaco y estupefacientes y Alojamiento,

agua, electricidad, gas y otros combustibles; por el contrario, en las Comunicaciones se registró

deflación. (Banco Central del Ecuador, 2015)

Figura 3.6 Inflación anual del IPC (2014-2015) Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

52

Figura 3.7 Inflación anual del IPC (2014-2015) Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

Además en el reporte de Estadísticas Macroeconómicas publicado por el Banco Central del

Ecaudor, se establece que:

En marzo de 2015, la inflación mensual fue de 0.41%, inferior a marzo de 2014 (0.70%). Por

divisiones de consumo los mayores registros fueron: Bebidas Alcohólicas, Tabaco y Estupefacientes;

restaurantes y Hoteles y recreación y Cultura. Es necesario considerar que si bien la primera

agrupación fue la de mayor inflación mensual, pero es la de menor ponderación (0.66%) dentro de la

canasta con la que se mide la inflación. (Banco Central del Ecuador, 2015)

Figura 3.8 Inflación mensual del IPC (2014-2015) Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

53

Figura 3.9 Inflación mensual del IPC (2014-2015) Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

ANÁLISIS: La inflación de este año aumentó a 3,76 con relación al anterior año, mientras que la

inflación en el mes de marzo del 2015 fue inferior con relación del mismo mes del año pasado lo

que es beneficioso para el crecimiento de las distintas industrias, para nuestro caso, podría

considerarse dentro de la categoría de Recreación y Cultura que corresponde al 1,56% anual y

0,83% mensual lo que significa que ésta agrupación tiene una alta tendencia de crecimiento con

respecto a la inflación, aspecto que podría ser negativo en el caso de que la economía sufriera un

alto crecimiento de éste índice y por ende ser perjudicial en las ventas. Por lo antes mencionado se

podría decir que éste factor es una AMENAZA ya que al tener una tendencia al crecimiento

nuestros clientes podrían tener menos poder adquisitivo para poder cubrir el costo del servicio.

TASA DE INTERÉS

Es el precio del dinero o pago estipulado, por encima del valor depositado, que un inversionista debe

recibir, por unidad de tiempo determinando, del deudor, a raíz de haber usado su dinero durante ese

tiempo. Con frecuencia se le llama "el precio del dinero" en el mercado financiero, ya que refleja

cuánto paga un deudor a un acreedor por usar su dinero durante un periodo. (Ortiz, 2014)

La tasa de interés puede ser de diferente tipo como son, la Tasa de Interés Activa que es el

“Porcentaje que las instituciones bancarias, de acuerdo con las condiciones de mercado y las

disposiciones del banco central, cobran por los diferentes tipos de servicios de crédito a los

usuarios. Son activas porque son recursos a favor de la banca.” (Superintendencia de Bancos del

Ecuador, 2014)

Y las Tasas de Interés Pasiva que son el “Porcentaje que paga una institución bancaria a quien

deposita dinero mediante cualquiera de los instrumentos que para tal efecto existen.”

(Superintendencia de Bancos del Ecuador, 2014)

http://es.wikipedia.org/wiki/Inversionista

http://es.wikipedia.org/wiki/Deudor

http://es.wikipedia.org/wiki/Mercado_financiero

http://es.wikipedia.org/wiki/Acreedor

54

Figura 3.10 Tasa de Interés Activa y Pasiva (mayo 2015)

Por: (Banco Central del Ecuador, 2015)

ANÁLISIS: Este indicador económico tiene relevancia para la empresa en el caso de que se

necesite solicitar un crédito a una institución financiera para hacer remodelaciones o para adquisión

de maquinaria y será fundamental conocer el porcentaje que ésta nos cobrará por dicho préstamo,

para el caso de nuestra empresa se consideraría dentro de Productivo Empresarial que es del 9,53%

anual lo que representa una OPORTUNIDAD ya que según la tabla el porcentaje asignado a ésta

categoría es accesible para realizar los pagos necesarios.

3.1.1.3 Factor Demográfico

“La demografía analiza estadísticamente los cambios experimentados en la población, tales como

su crecimiento, densidad, distribución geográfica, estructura por edades etc. Toda empresa debe

analizar los movimientos de la población, dado que el mercado puede contraerse o expandirse.”

(Acevedo, 2010)

55

Figura 3.11 Factor Demográfico

En: (Gabiña, 2010)

Es importante conocer cuáles son las cifras de población con que se cuenta, en cada una de las

categorías como población urbana, sexo y edad, porque estos corresponderán a nuestros clientes

potenciales y además permite establecer posibles escenarios y prever acciones.

De acuerdo al Censo del 2010 se estableció las siguientes proyecciones (INEC, 2010) en la

Provincia de Pichicha.

Tabla 3.1 Proyección de la Población Urbana Pichincha

PROYECCIÓN DE LA POBLACIÓN URBANA DE PIHINCHA

Tipo de Índice AÑOS

2015 2016 2017 2018 2019 2020

Población

Masculina

943.871 953.776 963.113 971.853 979.980 987.484

Población

Femenina

1.001.800

1.011.969

1.021.555

1.030.542

1.038.913

1.046.656

Población Total 1.945.662 1.965.753 1.984.667 2.002.385 2.018.892 2.034.139

Nota: Tabla de la proyección de la población urbana total de pichincha (INEC, 2010)

56

Tabla 3.2 Proyección de la población de la Provincia de Pichincha por cantones.

PROYECCIÓN DE LA POBLACIÓN DE PICHINCHA POR CANTONES

Cantones 2015 2016 2017 2018 2019 2020

QUITO 2.551.721 2.597.98

9

2.644.14

5

2.690.15

0

2.735.98

7

2.781.64

1

CAYAMBE 98.242 100.129 102.015 103.899 105.781 107.660

MEJIA 95.759 98.193 100.650 103.132 105.637 108.167

PEDRO MONCAYO 38.700 39.604 40.514 41.431 42.353 43.281

RUMIÑAHUI 101.609 104.311 107.043 109.807 112.603 115.433

SAN MIGUEL DE LOS

BANCOS

23.303 24.524 25.798 27.128 28.517 29.969

PEDRO VICENTE

MALDONADO

15.209 15.594 15.983 16.375 16.771 17.171

PUERTO QUITO 23.084 23.455 23.823 24.189 24.551 24.911

Nota: Proyección de la población de Pichincha segmentado por cantones. (INEC, 2010)

ANÁLISIS: Se ha tomado en consideración éstas proyecciones, ya que el último CENSO fue en el

año 2010 y necesitamos trabajar con datos más actualizados, se tomó para el análisis, la población

urbana de Pichincha en la Tabla 2.1 y más específicamente la población por cantones en la Tabla

2.2 quienes se podría considerar la población más prioritaria para que sean nuestros clientes, por la

cercanía en la que se encuentra ubicada el club. Estos datos podrían verse reflejados como una

OPORTUNIDAD ya que el club, está ubicado en la ciudad de Quito que es la que mayor

población tiene dentro de la provincia de Pichincha y por ende hay un mayor mercado potencial.

Tabla 3.3 Proyección de la Población de Pichincha por edad.

PROYECCIÓN DE LA POBLACIÓN DE PIHINCHA SEGÚN GRUPO DE EDADES

Tipo de Índice AÑOS

2015 2016 2017 2018 2019 2020

< 1 año 55.779 55.997 56.235 56.493 56.768 57.062

1 - 4 221.773 222.561 223.410 224.323 225.305 226.357

5 - 9 275.582 276.816 277.694 278.326 278.943 279.785

10 - 14 264.799 268.106 271.227 274.079 276.485 278.261

57

15 - 19 257.252 260.388 263.636 267.003 270.432 273.840

20 - 24 255.715 259.206 262.597 265.850 268.979 272.063

25 - 29 249.128 252.547 256.011 259.526 263.075 266.620

30 - 34 236.537 239.955 243.256 246.530 249.842 253.215

35 - 39 216.372 221.509 226.269 230.619 234.579 238.213

40 - 44 189.296 195.109 200.969 206.776 212.430 217.849

45 - 49 164.624 169.248 174.106 179.226 184.611 190.220

50 - 54 143.159 147.419 151.640 155.867 160.139 164.521

55 - 59 119.572 124.187 128.730 133.172 137.510 141.752

60 - 64 94.604 98.914 103.323 107.799 112.316 116.834

65 - 69 72.212 75.588 79.126 82.827 86.688 90.692

70 - 74 52.984 55.485 58.118 60.875 63.759 66.774

75 - 79 36.420 38.039 39.784 41.655 43.639 45.740

80 y más 41.819 42.725 43.840 45.165 46.700 48.435

TOTAL 2.947.627 3.003.799 3.059.971 3.116.111 3.172.200 3.228.233

Nota: Tabla de la proyección de la población de Pichincha por grupo de edades. (INEC, 2010)

ANÁLISIS: Basados en los rangos que establece las proyecciones de la población por edad, se

puede determinar que éstos datos son una OPORTUNIDAD para el Club ya que está en

condiciones de poder ofrecer sus servicios a personas de todas las edades, ya que como se ha

demostrado los niños desde un año ya podrían estar en la capacidad de nadar, lo que puede

considerarse como estimulación temprana y además pueden acudir las personas de la tercera edad

que puede ser de 80 años o más ya que el club les ofrece áreas para su rehabilitación como puede

ser las piscinas, el gimnasio y además hacer uso de las áreas verdes que les permitirá tomar aire

puro y relajarse.

Dentro de los factores demográficos también se ha considerado necesario analizar la estructura de

los ingresos y gastos de los clientes que influirán en la decisión de adquirir o no los servicios del

club.

Con respecto a los ingresos de los hogares “se determinó que el 83,5% del Ingreso Monetario de

los Hogares tiene como fuente el Trabajo (asalariado o independiente), el segundo rubro en

importancia son las Transferencias Corrientes 12,5%.” (INEC, 2012)

58

Figura 3.12 Ingreso Corriente Monetario Por: (INEC, 2012)

ANÁLISIS: Es importante conocer cuáles son las fuentes de ingreso de nuestros clientes ya que

dependerá principalmente de éste que tengan la capacidad para poder pagar las mensualidades del

club para prestar los servicios respectivos y como se puede observar en las imágenes la mayoría

depende de ingresos provenientes del trabajo lo que se puede considerar una OPORTUNIDAD.

Con respecto a los gastos que realizan los hogares del Ecuador se muestra la siguiente tabla.

Figura 3.13 Gasto Corriente de Consumo Monetario Por: (INEC, 2012)

Además es necesario analizar la Estratificación del Nivel Socioeconómico que servirá para

uniformar las herramientas de estratificación, así como para una adecuada segmentación del

mercado de consumo., para lo cual se ha establecido los siguientes datos.

59

Figura 3.14 Pirámide de estratificación del nivel socioeconómico

Por: (INEC, 2011)

La encuesta que realizó el INEC reflejó que los hogares de Ecuador se dividen en cinco estratos, el

1,9% de los hogares se encuentra en estrato A, el 11,2% en nivel B, el 22,8% en nivel C+, el 49,3% en

estrato C- y el 14,9% en nivel D. Para esta clasificación se utilizó un sistema de puntuación a las

variables. Las características de la vivienda tienen un puntaje de 236 puntos, educación 171 puntos,

características económicas 170 puntos, bienes 163 puntos, TIC´s 161 puntos y hábitos de consumo 99

puntos. (INEC, 2011)

ANÁLISIS: De acuerdo al informe presentado por el INEC se puede considerar que nuestros

clientes potenciales pueden pertenecer entre la categoría A y B que son quienes

predominantemente podrían tener los recursos necesarios para poder hacer el desembolso para

poder acceder a los servicios del club, pero en este caso esto podría convertirse en una AMENAZA

ya que al ser un club privado tiene cierta restricción a las familias de niveles más bajos pues estas

no cuentan con los recursos económicos necesarios para cubrir los gastos.

Para tener una mejor comprensión se detalla las características de cada una de las categorías

CATEGORÍA A CATEGORÍA B

Representa el 1,9% de la población investigada. Representa el 11,2% de la población investigada.

Características de las viviendas.- • En promedio

tienen dos cuartos de baño con ducha de uso

exclusivo para el hogar

Características de las viviendas.- • En promedio

tienen dos cuartos de baño con ducha de uso

exclusivo para el hogar.

Bienes.- • Todos los hogares disponen de servicio

de teléfono convencional.

• Más del 95% de los hogares dispone de cocina

con horno, lavadora, equipo de sonido y/o mini

componente.

• En promedio los hogares de este estrato tienen

Bienes.- • El 97% de los hogares dispone de

servicio de teléfono convencional.

• Más del 80% de los hogares dispone de cocina

con horno, lavadora, equipo de sonido y/o mini

componente.

• En promedio los hogares tienen dos televisiones a

60

dos televisiones a color.

• Más del 80% de los hogares tiene hasta dos

vehículos de uso exclusivo para el hogar.

color.

• En promedio los hogares tienen un vehículo de

uso exclusivo para el hogar.

Tecnología.- • El 99% de los hogares de este nivel

cuentan con servicio de internet.

• La mayoría de los hogares tiene computadora de

escritorio y/o portátil

• En promedio disponen de cuatro celulares en el

hogar.

Tecnología.- • El 81% de los hogares de este nivel

cuenta con servicio de internet y computadora de

escritorio.

• El 50% de los hogares tiene computadora

portátil.

• En promedio disponen de tres celulares en el

hogar.

Hábitos de consumo.- • Las personas de estos

hogares compran la mayor parte de la vestimenta

en centros comerciales.

• El 76% de los hogares de este nivel ha leído

libros diferentes a manuales de estudio y lectura de

trabajo en los últimos tres meses

Hábitos de consumo.- • Las personas de estos

hogares compran la mayor parte de la vestimenta

en centros comerciales.

• El 69% de los hogares de este nivel han leído

libros diferentes a manuales de estudio y lectura de

trabajo en los últimos tres meses.

Educación.- • El Jefe de Hogar tiene un nivel de

instrucción superior y un número considerable

alcanza estudios de post grado.

Educación.- • El Jefe del Hogar tiene un nivel de

instrucción superior.

Economía.- • Los jefes de hogar se desempeñan

como profesionales científicos, intelectuales,

miembros del poder ejecutivo, legislativos,

personal de la Administración Pública y de

empresas.

• El 95% de los hogares está afiliado o cubierto por

el Seguro del IESS y/o seguro del ISSFA o

ISSPOL.

• El 79% de los hogares tiene seguro de salud

privada con/sin hospitalización, seguro

internacional, seguros municipales y de Consejos

Provinciales y/o seguro de vida.

Economía.- • El 26% de los jefes de hogar se

desempeñan como profesionales científicos,

intelectuales, técnicos y profesionales del nivel

medio.

• El 92% de los hogares está afiliado o cubierto por

el Seguro del IESS y/o seguro del ISSFA o

ISSPOL.

• El 47% de los hogares tiene seguro de salud

privada con/sin hospitalización, seguro

internacional, seguros municipales y de Consejos

Provinciales y/o seguro de vida.

Tabla 3.4 Características de los niveles socioeconómicos de la categoría A y B

Por: (INEC, 2011)

3.1.1.4 Factor Socio-Cultural

“Se compone de instituciones y otras fuerzas que afectan valores, percepciones, preferencias, y

comportamiento básicos de una sociedad.” (JLM Industrial, 2010)

61

Es el conjunto de conocimientos que permiten desarrollar un juicio crítico, conjunto de modos de vida

y costumbres, así como de los conocimientos y grado de desarrollo artístico, científico, industrial, en

una determinada época, grupo social, etc. Es por eso que cada grupo tiene sus propios deseos y hábitos

de compra. (Blogspot, 2010)

Figura 3.15 Estrés vs Bienestar

Por: (NSaludBienestar, 2012)

ANÁLISIS: En la actualidad se manejan varios factores importantes en la sociedad y entre ellos se

encuentra la falta de salud física de las personas y el tan conocido estrés, por lo que se puede

considerar una OPORTUNIDAD para que YELLOWFLOWER CLUB sea una buena alternativa

para combatir éstos males, la cultura actual de las personas ha ido cambiando de a poco con

respecto a lo importante que es hacer ejercicio para poder mantener una buena salud física y por

ende mental, y esto les llevará a nuestros clientes a hacer uso de las piscinas que es un excelente

ejercicio e indiscutiblemente hacer uso del gimnasio y de las canchas deportivas. Además como ya

se ha mencionado el club es como un oasis en medio de la ciudad lo que permite relajarse y

disminuir el estrés dado por el trabajo o por otras circunstancias, permitiendo compartir tiempo

ameno con otras personas y disfrutar de la tranquilidad que ofrece el club.

3.1.1.5 Factor Ambiental

Es el conjunto, orden y disposición de todas las entidades que componen el mercado. Algunas

actividades industriales dañarán inevitablemente la calidad del ambiente natural, es por eso que

algunas empresas crean un mercado de soluciones para el control de la contaminación. (Blogspot,

2010)

ANÁLISIS: El club también se ha preocupado por mantener un cuidado con el medio ambiente

por lo que adquirió tecnología que le permitiera mejorar el calentamiento de las piscinas y para lo

cual hace uso de paneles solares, que ayudan de manera significativa a reducir la energía que es

necesaria para poder mantener las piscinas de acuerdo a los requerimientos, esto , convirtiéndose en

una OPORTUNIDAD ya que colabora con el medio ambiente y además es una inversión que a la

larga reducirá costos en el combustible que es utilizado para las piscinas.

62

Figura 3.16 Paneles Solares Por: (Tipos de Energía, 2010)

Además el club al contar con áreas verdes promueve el cuidado del medio ambiente, pues está

siempre en un permanente mantenimiento para garantizar que la fauna y flora propia de la ciudad

de Quito pueda conservarse aún a pesar de la industrialización de la zona.

Figura 3.17 Áreas Verdes Por: (YellowFlower Club, 2014)

3.1.1.6 Factor Tecnológico

“Relacionadas con el estado general del desarrollo y disponibilidad de la tecnología en el entorno,

incluyendo los avances científicos.” (JLM Industrial, 2010)

“El entorno tecnológico muestra la velocidad de los cambios tecnológicos, las infinitas

posibilidades de la innovación, los presupuestos para la investigación y desarrollo, la búsqueda de

pequeñas mejoras, así como los múltiples reglamentos para los cambios tecnológicos.” (Blogspot,

2010)

ANÁLISIS: YELLOWFLOWER CLUB ha tratado de mantenerse a la vanguardia con la

tecnología del entorno, es así que se preocupa por mantener instalaciones de calidad y utilizar

equipos modernos como en el caso de las máquinas que forman parte del gimnasio y

principalmente en las máquinas que son necesarias para el funcionamiento de las piscinas, tanto

63

para calentamiento y purificación de agua que se distribuye a todo el club, así como en la limpieza

de éstas.

Este factor se puede considerar una OPORTUNIDAD ya que el club tiene una amplia posibilidad

de adquirir nueva maquinaria y equipo para cada una de las áreas y poder satisfacer las necesidades

del cliente.

Figura 3.18 Equipos de gimnasio. Por: (YellowFlower Club, 2014)

Figura 3.19 Bombas de purificación Por: (YellowFlower Club, 2014)

3.1.2 MICRO AMBIENTE

3.1.2.1 Factor Clientes

“Son personas o instituciones cuyas necesidades, expectativas o inquietudes son atendidas por

ciertas empresas, a través de sus servicios o productos que ofrecen. Se pueden seleccionar los

clientes hasta un cierto punto en cuanto al tipo de producto.” (Blogspot, 2010). Para poder conocer

64

cuál es la percepción que tienen los clientes con respecto a los servicios que presta YellowFlower

Club, se realizó una encuesta, la cual se puede observar en el anexo N°1.

Para establecer la muestra se determinó que el nivel de confianza es de 95%, la razón

correspondiente a este valor es de 1,96. Para el valor del margen de error se determinó el 8% y para

lo cual se puede establecer la siguiente fórmula donde:

( )

n = el tamaño de la muestra.

N = tamaño de la población.

Desviación estándar de la población

Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza.

e = Límite aceptable de error muestral.

Reemplazando datos en la fórmula:

N= 250; z= 1,96; e= 0,08

( ) ( )

( )

PREGUNTA 1

¿Cómo considera usted a las instalaciones del club?

Objetivo: Conocer si los usuarios realmente se sienten satisfechos con las instalaciones

con las que cuenta el club.

Tabla 3.5 Tabulación de la pregunta No 1

RESPUESTA No RESPUESTAS

Excelentes 56

Buenas 38

Malas 0

TOTAL 94

Nota: Determina el Conocimiento de los encuestados sobre las Instalaciones del Club

65

Figura 3.20 ¿Cómo considera usted a las instalaciones del club?

Análisis e Interpretación: El 83% de los usuarios respondieron que las instalaciones del club son

excelentes, el 17% dijo que son buenas y el 0% dijo que son malas, lo que nos permite entender

que el club con las remodelaciones que ha realizo continuamente satisface mayoritariamente las

necesidades de los clientes.

PREGUNTA 2

¿Cuáles son las áreas a las que más acude?

Objetivo: Conocer cuáles son las áreas más concurridas o de mayor importancia para los clientes.


Nota: Determina las áreas a las que más acude los clientes

60%

40%

0%

Instalaciones del Club

Excelentes

Buenas

Malas


Gimnasio 26

Piscinas 30

Canchas Deportivas 19

Sauna/Hidromasaje 12

Cafetería 7

TOTAL 94

66

Figura 3.21 ¿Cuáles son las áreas a las que más acude?

Análisis e Interpretación: Se pudo observar que el área de más concurrencia son las piscinas con

el 34%, luego el gimnasio con el 23%, seguida de las canchas deportivas con el 20%, el sauna y el

hidromasaje con el 13% y finalmente la cafetería con el 10%, lo que nos permite comprender

cuáles son las áreas en las que se podría mejorar o tomar prioridades para dar una mayor

satisfacción a los clientes.

PREGUNTA 3

¿Considera usted que el parqueadero satisface la demanda de los usuarios?

Objetivo: Conocer si los clientes sienten que el parqueadero da el suficiente

abastecimiento.



SI 55

NO 39

TOTAL 94

Nota: Determina la capacidad de parqueadero para los usuarios

28%

32%

20%

13%

7%

Áreas de mayor afluencia

Gimnasio

Piscinas

Canchas Deportivas

Sauna/Hidromasaje

Cafetería

67

Figura 3.22 ¿Considera usted que el parqueadero satisface la demanda de los usuarios?

Análisis e Interpretación: El 40% de los clientes dijeron que si se sienten satisfechos, mientras

que el 60% dijeron que los parqueaderos no dan el suficiente abastecimiento, en especial las fechas

que existe campeonatos o en los feriados por lo que desearían que se creara un parqueadero más

amplio.

PREGUNTA 4

¿Considera usted que se da incentivos a los usuarios?

Objetivo:

Conocer si los usuarios sienten que el club les ofrece incentivos o estímulos.



SI 27

NO 44

PARCIALMENTE 23

TOTAL 94

Nota: Demuestra la opinión de los encuestados sobre si se les entrega estímulos por ser clientes.

59%

41%

Parqueaderos

SI

NO

68

Figura 3.23 ¿Considera usted que se da incentivos a los usuarios?

Análisis e Interpretación: El 12% de los clientes consideró que siempre reciben incentivos, el

50% dijo que ocasionalmente recibe lo hace, mientras que el 38% de los encuestados manifestaron

que no han recibido incentivos, por lo que desearían que el club extendiera mayores incentivos que

les dé a los clientes una mayor satisfacción por el pago de sus mensualidades.

PREGUNTA 5

¿El área de gimnasio satisface sus necesidades?

Objetivo: Conocer la satisfacción de los clientes con respecto al área de gimnasio.



SI 65

NO 0

PARCIALMENTE 29

TOTAL 94

Nota: Demuestra la opinión de los encuestados sobre si el gimnasio satisface a los clientes.

29%

47%

24%

Incentivos a usuarios

Siempre

Ocasionalmente

Nunca

69

Figura 3.24 ¿El área de gimnasio satisface sus necesidades?

Análisis e Interpretación: Del total de los encuestados el 20% dijo que se sienten parcialmente

satisfechos, mientras que el 80% dijo sentirse satisfechos, lo que muestra que ésta área si se

encuentra muy bien equipada y que si cubre las necesidades de los clientes.

PREGUNTA 6

¿El área de piscinas, sauna, hidromasaje satisface sus necesidades?

Objetivo: Conocer si éstas áreas cubren las expectativas de los usuarios.



SI 84

NO 0

PARCIALMENTE 10

TOTAL 94

Nota: Demuestra la opinión de los encuestados sobre si las piscinas satisface a los clientes.

69% 0%

31%

Gimnasio

SI

NO

PARCIALMENTE

70

Figura 3.25 ¿El área de piscinas, sauna, hidromasaje satisface sus necesidades?

Análisis e Interpretación: El 20% de los encuestados dijeron que las piscinas, sauna, hidromasaje

cumplen con su expectativa de manera parcial, mientras que el 80% expresó que si se sienten

satisfechos con éstas áreas, lo que demuestra que las piscinas con las que cuenta y el

mantenimiento que se da a los mismo si cumplen con su objetivo.

PREGUNTA 7

¿Las áreas recreativas y áreas verdes satisfacen sus necesidades?

Objetivo:



SI 25

NO 31

PARCIALMENTE 38

TOTAL 94

Nota: Demuestra la opinión de los encuestados sobre si las áreas recreativas satisface a los clientes.

89%

0% 11%

Piscinas

SI

NO

PARCIALMENTE

71

Figura 3.26 ¿Las áreas recreativas y áreas verdes satisfacen sus necesidades?

Análisis e Interpretación: El 17% mencionó que si se sienten satisfechos con las áreas verdes y

recreativas, el 41% dijo que su satisfacción es parcial, pero el 42% dijo que éstas necesitan de una

mayor implementación de equipos como pueden ser juegos infantiles o ampliar el área de juegos

que actualmente solo cuenta con una mesa de ping pong.

PREGUNTA 8

¿El área de canchas deportivas satisface sus necesidades?

Objetivo: Averiguar si las canchas deportivas satisfacen a los usuarios del club.



SI 41

NO 15

PARCIALMENTE 38

TOTAL 94

Nota: Demuestra la opinión de los encuestados sobre si las canchas deportivas satisface a los clientes.

27%

33%

40%

Áreas Recreativas

SI

NO

PARCIALMETE

72

Figura 3.27 ¿El área de canchas deportivas satisface sus necesidades?

Análisis e Interpretación: El 70% de las personas dijeron sentirse satisfechos con las canchas

deportivas que posee, el club, el 20% dijo estar parcialmente satisfecho, mientras que el 10% dijo

no sentirse satisfecho con las cancha que posee, lo que demuestra que las canchas que posee en

especial las de squash si cumplen con el objetivo de quienes acuden al club.

PREGUNTA 9

¿El área de cafetería satisface sus necesidades?

Objetivo: Verificar si la cafetería si cubre las necesidades de las personas que acuden a la misma.



SI 33

NO 21

PARCIALMENTE 40

TOTAL 94

Nota: Demuestra la opinión de los encuestados sobre si la cafetería satisface a los clientes.

44%

16%

40%

Canchas Deportivas

SI

NO

PARCIALMENTE

73

Figura 3.28 ¿El área de cafetería satisface sus necesidades?

Análisis e Interpretación: El 60% de los encuestados dijeron que si se sienten satisfechos con el

servicio de la cafetería, el 20% dijo que se sentía parcialmente satisfecho y el otro 20% dijo no

sentirse satisfechos, lo que demuestra que si bien para la mayoría da un buen servicio, se podría

mejorar tomando ciertas medidas que mejoren el mismo.

3.1.2.2 Factor Proveedores

“Son suministradores de mercancías y servicios utilizados en el proceso productivo, es decir

proporcionar los recursos necesarios para la compañía (producto o servicio).” (Blogspot, 2010)

Los proveedores son de gran importancia para las empresas porque les provee de los insumos

necesarios para que pueda desarrollar sus actividades de manera normal, entre los proveedores con

que cuenta el club se encuentran los siguientes:

Distribuidora de Gas Victor Cali

Distribuidor de Fundas Plásticas EcuaPlast

Distribuidor de Insumos de Limpeza Dymaseo S.A.

Servicio de Internet PUNTONET

Servicio de Cable DIRECTV

Insumos Deportivos DUNLOP

Insumos Deportivos BLACK KNIGHT

Insumos alimenticios para el uso de la cafetería como:

Coca Cola Spring Company

La Universal

Nestlé

Alpina

Frito Lay

Supermercados Supermaxi

Supermercados SantaMaría

35%

22%

43%

Cafetería

SI

NO

PARCIALMENTE

74

ANÁLISIS: Como se puede observar con respecto a los proveedores éste se lo puede considerar

una OPORTUNIDAD, ya que los insumos de los que requiere el club para su funcionamiento,

pueden ser adquiridos con gran facilidad y no tienen un costo elevado; además dado el caso podría

adquirirse con nuevos proveedores ya que existe una alta oferta en este tipo de recursos.

3.1.2.3 Factor Competencia

Es la rivalidad entre empresas y otros proveedores por el dinero y lealtad de sus clientes. Esta

rivalidad tiende a centrarse en uno de 2 enfoques a modo de combinación; por ejemplo algunos se

basan en las competencias basadas en los precios (reducción de costos para atraer a los consumidores).

(Blogspot, 2010)

La competencia es un factor muy influyente en el entorno de las organizaciones, porque siempre

estarán en permanente contacto con empresas que se dediquen a la misma actividad económica y es

importante conocer cuáles son las ventajas competitivas que permitirán mantener o adquirir más

clientes para el caso de YELLOWFLOWER CLUB la competencia directa es:

Rancho San Francisco

Rancho San Francisco es un club privado que tiene entre sus

servicios, gimnasio, piscinas, comedor, canchas de tenis,

canchas de squash, caballerizas, etc. se encuentra ubicado en

Vía a Tanda Km 1.3, Miravalle, Quito, Ecuador.

Quito Tenis y Golf Club

Quito Tenis y Golf Club es un club privado que tiene entre

sus servicios piscina, comedor, gimnasio, canchas deportivas,

canchas de squash, canchas de golf, caballerizas, etc. se

encuentra ubicado en Calle Francisco de Rumihurco N73-154

y Occidental, EC170103, Quito.

Buena Vista Tenis Club

Buena Vista Tenis Club es un club privado que ofrece a los

clientes servicios como canchas deportivas de fútbol, tenis y

squash, cafetería, piscina, se encuentra ubicada en Av. Brasil

y Carlos Darwin, 593, Quito

75

ANÁLISIS: Todos los clubes antes mencionados representan una AMENAZA para la empresa ya

que ofrecen servicios muy similares a los de YELLOWFLOWER CLUB además cuentan con una

infraestructura más amplia y tienen otros tipos de servicios como tenis, golf y equitación.

3.2 ANÁLISIS INTERNO

Para poder determinar aquellos factores que están incidiendo ya sea de manera positiva o negativa

dentro de cada una de las áreas de la organización se ha procedido a la aplicación de la recolección

de información a través de cuestionarios a las áreas que conforma “YellowFlower Club”.

La fórmula que se debe aplicar para poder determinar el nivel de riesgo de cada área es:

Riesgo de Control = %Puntaje óptimo - %Puntaje Obtenido

La ponderación o valoración se la realizará en un rango del 0 al 6 (máximo).

La ponderación o valoración se la realizará en un rango del 0 al 6 (máximo).

CAPACIDAD DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Tabla 3.14 Evaluación de la Capacidad de la Junta General de Accionistas

YELLOWFLOWER CLUB S.A.

EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN

SI NO

1 ¿Las reuniones que realiza la Junta General de

Accionistas son formalmente ejecutadas?

X 6

2 ¿Se cumple de manera permanente lo establecido

en los estatutos?

X 6

3 ¿Después de cada junta se realiza las respectivas

actas que sustenten las decisiones tomadas?

X 6

4 ¿Las decisiones que se toman en la Junta General

de Socios son evaluadas posteriormente?

X 4

5 ¿La empresa cuenta con los manuales de políticas

necesarias?

X 0

6 ¿Existe una previa planificación de las

actividades que se van a realizar, para poder

establecer el presupuesto?

X 6

7 ¿Se maneja un proceso determinado para la

planificación, análisis y aprobación del

presupuesto?

X 4

8 ¿Se hace un análisis sobre el costo-beneficio para

poder hacer alguna inversión en la empresa?

X 6

9 ¿Se hace el respectivo análisis del presupuesto

presentado por la gerencia general para su

respectiva aprobación?

X 6

10 ¿Se analiza los Estados Financiero a tiempo para

poder tomar las decisiones necesarias?

X 5

76

11 ¿Realizan controles periódicos sobre las acciones

que se toman en cada una de las áreas que

conforma la empresa?

X 4

12 ¿Toda la documentación tiene la respectiva firma

de responsabilidad y el respectivo respaldo?

X 5

TOTAL 58 Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la Junta General de Accionistas.

Medición de Riesgo

Tabla 3.15 Medición de Riesgo

Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido

Riesgo de Control = 100% - 58%

Riesgo de Control = 42%

Nota: Muestra la medición del riesgo del cuestionario aplicado

ANÁLISIS: El riesgo es del 42% lo que significa que está en un nivel medio, si bien la empresa

cumple con todo lo referente a las reuniones de la Junta General de Socios y llevando toda la

documentación pertinente, la empresa no cuenta con un manual de políticas lo que claramente se

convierte en una DEBILIDAD para la empresa

CAPACIDAD DE LA GERENCIA

Tabla 3.16 Evaluación de la Capacidad de la Gerencia


EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE LA GERENCIA


SI NO

1 ¿El gerente y demás directivos tienen la preparación

académica y profesional adecuada para dirigir las

actividades de la empresa?

X 6

2 ¿La empresa tiene establecidos procedimientos de

control interno?

X

3 ¿La empresa evalúa constantemente la aplicación del

proceso administrativo en todas sus áreas, es decir

verificar si se está ejecutando sin ninguna falla?

X 4

4 ¿Se revisa que se esté aplicando los controles internos

establecidos?

X 4

5 ¿Los responsables de cada una de las áreas conocen sus

funciones y actividades que se desarrollan en el

respectivo departamento?

X 5

6 ¿Se ha realizado las actualizaciones de las políticas

empresariales para un mejor manejo de las actividades?

X 0

7 ¿Se hace un control sobre la gestión de los recursos

materiales, económicos y humanos que maneja en la

empresa?

X 5

8 ¿Se tiene al día todos los trámites y requerimientos X 6

77

necesarios para el normal funcionamiento de la

empresa?

9 ¿La asignación de responsabilidades han sido

establecidas de acuerdo con el cargo que desempeña la

persona dentro de cada área?

X 6

10 ¿Se aplican estrategias periódicamente para mejorar la

gestión administrativa y financiera de la empresa?

X 3

11 ¿Están establecidos formalmente los procedimientos

para la selección, inducción y capacitación de

personal?

X 0

12 ¿Se informa a tiempo a la Junta General de Accionistas

sobre los resultados mostrados en los Estados

Financieros?

X 6

13 ¿Se coordinar y controla con cada una de las áreas para

el cumplimiento de los objetivos organizaciones?

X 4

14 ¿Se hace la respectiva rendición de cuentas que

justifique la gestión realizada en un período

determinado?

X 3

TOTALES 52

Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la Gerencia

Medición de Riesgo



Riesgo de Control = 100% -52%



ANÁLISIS: El riesgo es del 48%, lo que corresponde a un nivel medio, esto debido a que la

empresa no realiza actualizaciones a las políticas de la empresa, de acuerdo a las necesidades

cambiantes que puedan surgir, lo que se considera una DEBILIDAD para la empresa pues

tampoco cuenta con un manual formal que detalle todos los procedimientos pertenecientes al

tratamiento del talento humano.

CAPACIDAD ADMINISTRATIVA

Tabla 3.18 Evaluación de la Capacidad Administrativa


EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD ADMINISTRATIVA


SI NO

1 ¿La empresa cuenta con un organigrama estructural

y funcional formalmente establecido?

X 6

2 ¿La empresa tiene establecida la misión, visión,

valores y principios institucionales?

X 6

78

3 ¿La empresa posee un manual de funciones

establecido?

X 0

4 ¿Existe un manual en el cual se determinen los

procedimientos para cada proceso?

X 0

5 ¿Para desarrollar una actividad, proceso o proyecto

se hace la respectiva planificación?

X 4

6 ¿Se dirige, controla y evalúa cada una de las

actividades previamente planificadas?

X

4

7 ¿La empresa realiza la respectiva inducción y

capacitación del personal?

X 3

8 ¿Se aplica indicadores o algún otro tipo de

evaluación para medir los objetivos?

X 0

9 ¿Se aplica indicadores de gestión para la evaluación

del desempeño del personal?

X 0

10 ¿Las evaluaciones al personal se las realiza de

manera periódica?

X 0

11 ¿La empresa cuenta con mecanismos de control de

ingreso, salida y permisos del personal?

X 3

12 ¿Se lleva un control sobre los recursos que son

utilizados para cada una de las actividades

establecidas?

X 5

13 ¿Se supervisa que las actividades ejecutadas en el

área administrativa se cumplan de manera eficaz y

eficiente?

X

6

14 ¿La empresa posee un seguro contra algún tipo de

siniestro?

X 0

15 ¿La empresa gestiona procedimientos relacionados

con el bienestar del medio ambiente?

X 6

16 ¿La empresa ha realizado simulacros para el caso

de contingencias?

X 0

TOTALES 43 Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la capacidad Administrativa

Medición de Riesgo






ANÁLISIS: El riesgo tiene un porcentaje del 57%, lo que significa que es alto, este surge debido a

varias deficiencias con las que cuenta la empresa, entre ellas, que posee un manual de funciones

que especifique la responsabilidad de cada uno de los cargos, no realizan evaluaciones periódicas al

talento humano para ver de qué manera están efectuando su trabajo, no cuentan con un seguro para

79

la empresa y tampoco han realizado simulacros para cualquier tipo de siniestro, todo esto se

convierte en una DEBILIDAD para la empresa que deberá ser corregida.

CAPACIDAD CONTABLE

Tabla 3.20 Evaluación de la Capacidad Contable


EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA


SI NO

1 ¿Existe un manual establecido para los procesos

del área contable?

X 0

2 ¿El manual es aplicado en todos los procesos

contables que abarca la empresa?

X 0

3 ¿Existen políticas contables para las cuentas

maneja la empresa durante todo el proceso?

X 0

4 ¿La empresa cuenta con un plan de cuentas

estructurado y formalizado?

X 6

5 ¿La empresa cumple con la normativa contable

establecida legalmente en el país?

X 6

6 ¿La empresa cuenta con un software contable

que satisface las necesidades de la empresa?

X 4

7 ¿La empresa aplica indicadores a sus estados

financieros, para determinar la situación

económica y financiera de la misma?

X 3

8 ¿La rentabilidad de la empresa es medida de

manera periódica?

X 4

9 ¿La información económica y financiera es

presentada de manera oportuna y cuando es

solicitada?

X 6

10 ¿Se han realizado auditorías financieras de

manera interna o externa para el control de ésta

área?

X 0

11 ¿El acceso a los registros contables está

restringido para personas no autorizadas?

X 6

12 ¿Se informa oportunamente sobre algún error,

faltante o sobrante en la contabilidad, al superior

responsable?

X 6

13 ¿Se realiza un control permanente de los

inventarios que maneja la empresa?

X 4

14 ¿Existe un control adecuado sobre las actividades

que se realizan en ésta área?

X 5

80

15 ¿Se realizan inventarios físicos de los materiales

y maquinarias de forma periódica?

X 3

16 ¿Se elaboran flujos de caja periódicos para

conocer la situación de liquidez de la industria?

X 3

TOTALES 56

Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la capacidad contable

Medición de Riesgo




Riesgo de Control = 44 %

Nota: Muestra la medición del riesgo del cuestionario aplicado; Autora de la tesis

ANÁLISIS: La medición del riesgo en el área contable es del 44%, lo que significa que existe un

riesgo medio debido a que la empresa no cuenta con un manual de procedimientos contables en el

cual se establezcan las actividades, las políticas y los responsables para el manejo de cada una de

las cuentas, por lo que sin duda se convierte en una DEBILIDAD que no le permite a la empresa

tener un manejo efectivo de su contab9ilidad.

3.3 ANÁLISIS FODA

Para el análisis de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de “YellowFlower

Club”

3.3.1 Factores Internos

Aquí se hace el análisis de los factores correspondientes a las Fortalezas y Debilidades; y a través

de la información recolectada se ha podido determinar lo siguiente:

FORTALEZAS

a) La empresa tiene definido su direccionamiento estratégico que será la base para la

aplicación de los procedimientos.

b) Está al día con toda la documentación legal para su normal funcionamiento, lo que

demuestra la formalidad con la que trabaja el club.

c) Cuenta con un personal directivo competente con conocimientos y experiencia necesaria

para dirigir el club.

d) Se encuentra ubicado en un sector preferencial de la ciudad de Quito (sector El Inca) lo que

facilita la accesibilidad de los usuarios.

81

e) Sus instalaciones son modernas, cuenta con equipos actualizados en el área deportiva y en

el área de piscinas.

f) La empresa promueve el cuidado del medioambiente y por ello cuenta con paneles solares

que proveen de energía a todo el club, además de contar con el certificado CPO (Certified

Pool Spa Operator) que garantiza la calidad del agua

DEBILIDADES

a) No tiene establecido formalmente los procedimientos para el área administrativa y

contable, así como las políticas y la documentación pertinente

b) No posee un manual de funciones para cada uno de los cargos que compone el club.

c) No se realizan capacitaciones de forma permanente al talento humano

d) No cuenta con un servicio de primeros auxilios y/o departamento médico

e) No se hace evaluaciones periódicas al personal, para controlar el cumplimiento de

objetivos y la eficiencia del trabajo.

f) Falta de gestión referente a la seguridad del club, como es adquirir un seguro empresarial,

tampoco se ha realizado simulacros en caso de contingencias.

3.3.2 Factores Externos

Aquí se hace el análisis de los factores correspondientes a Oportunidades y Amenazas, que a través

de los resultados obtenidos en las encuestas y su respectivo análisis se determinó lo siguiente:

OPORTUNIDADES

a) El crecimiento de la población especialmente en la ciudad de Quito permitirá que más

personas puedan acceder a los servicios del club.

b) Los servicios que se ofrece están dirigidos a personas en edades desde el 1 año hasta los 80

años, por lo que el mercado potencial es muy amplio.

c) Las personas buscan disminuir el estrés de la vida cotidiana, mejorar su salud física y

mental acudiendo a este tipo de clubes recreativos.

d) En el mercado existe una gran variedad de maquinaria y equipos que permitirán mejorar la

capacidad tecnológica del club.

e) Para el abastecimiento de productos alimenticios y de productos de limpieza, se puede

acudir a una gran variedad de proveedores que permitan cubrir las necesidades del club

82

AMENAZAS

a) En el caso de adquirir repuestos para las maquinarias, los nuevos impuestos que se han

generado a las importaciones aumentarán de manera representativa el costo de los mismos.

b) La aplicación del impuesto a las herencias, ya que ésta es una empresa familiar.

c) La alta inflación en este sector disminuye el poder adquisitivo de nuestros clientes para

consumir nuestro servicio, en especial por ser considerado un servicio suntuario.

d) La competencia (Rancho San Francisco, Quito Tenis y Golf Club, Club Buenavista), además de

empresas que bridan servicios de spa a menor precio.

e) Algunos de los conjuntos habitacionales actualmente ya cuentan con servicios de piscina,

gimnasio y canchas deportivas, por lo que al tener que pagar en sus residencias disminuirá la

afluencia de usuarios en el club.

3.3.3 Matriz FODA

FORTALEZAS DEBILIDADES

a) Tiene establecido su direccionamiento

estratégico.

b) Está al día con toda la documentación legal para

su normal funcionamiento.

c) Cuenta con un personal directivo de

experiencia.

d) Se encuentra ubicado en un sector preferencial

de la ciudad de Quito (sector El Inca) lo que

facilita la accesibilidad de los usuarios.

e) Sus instalaciones son modernas

f) Promueve el cuidado del medioambiente.

a) No tiene establecido formalmente los

procedimientos administrativos y contables.

b) No posee un manual de funciones para cada

uno de los cargos.

c) No se realizan capacitaciones de forma

permanente al talento humano

d) No cuenta con un servicio de primeros auxilios

y/o departamento médico

e) No se hace evaluaciones periódicas al

personal.

f) No ha contratado un seguro empresarial.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

a) El crecimiento de la población en el sector.

b) El mercado potencial es muy amplio, ya que el

servicio está dirigido a personas desde 1 a 80

años.

c) Las personas buscan disminuir el estrés de la

vida cotidiana, mejorar su salud física y mental

acudiendo a este tipo de clubes recreativos.

d) En el mercado existe una gran variedad de

a) Los nuevos impuestos a las importaciones.

b) La aplicación del impuesto a las herencias, ya

que ésta es una empresa familiar.

c) La alta inflación en este sector disminuye el

poder adquisitivo de nuestros clientes para

consumir nuestro servicio, en especial por ser

considerado un servicio suntuario.

d) La competencia (Rancho San Francisco, Quito

83

Figura 3.29 Matriz FODA

maquinaria y equipos que permitirán mejorar la

capacidad tecnológica del club.

e) Para el abastecimiento de productos

alimenticios y de productos de limpieza, se

puede acudir a una gran variedad de

proveedores que permitan cubrir las necesidades

del club.

Tenis y Golf Club, Club Buenavista), además

de empresas que bridan servicios de spa a

menor precio.

e) Algunos de los conjuntos habitacionales

actualmente ya cuentan con servicios de

piscina, gimnasio y canchas deportivas lo que

disminuye la afluencia de usuarios en el club.

84

CAPÍTULO IV

4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CONTABLES

4.1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

4.1.1 Reclutamiento y Selección del Personal

El reclutamiento y selección de personal es un proceso de gran importancia para el club, ya que, a

través de éste, se asegurará que el nuevo personal que ingrese a ocupar una vacante, realmente está

capacitado y tiene las habilidades necesarias para cumplir con el respectivo cargo.

En el reclutamiento lo que se busca es dar a conocer la necesidad que tiene la empresa de nuevo

personal y hacer el llamado general a todas las personas interesadas, mientras que en la selección, es

elegir a la persona más idónea para el cargo, luego de que se haya hecho el respectivo análisis de la

persona.

Este proceso debe buscar el incorporar a personas que ayuden a aumentar la productividad de la

empresa y logren cumplir con las expectativas que tiene la misma.

4.1.1.1 Objetivo

El proceso de reclutamiento y selección tiene como objetivo principal el captar personal idóneo y

calificado tanto académica como profesionalmente, para que cubra la necesidad de una vacante

dentro de la empresa.

4.1.1.2 Alcance

El alcance de este procedimiento comprende desde el reclutamiento del personal hasta la selección

del mismo.

4.1.1.3 Personal

El personal que debe estar encargado de este proceso debe ser:

Jefe de Área

Gerente General

Jefe de Recursos Humanos

85

4.1.1.4 Documentos

Los documentos que se debe utilizar para este procedimiento son:

Curriculum u Hoja de Vida del Postulante

Certificados de experiencia laboral o de cursos afines al cargo

Requerimiento de personal

Este documento que debe ser llenado por el jefe de departamento solicitante.

YELLOWFLOWER CLUB

REQUERIMIENTO DE PERSONAL

ÁREA QUE HACE EL REQUERIMIENTO : _______________________________________________

FECHA DE SOLICITUD: _______________________________________________________________

NOMBRE DEL CARO: _________________________________________________________________

PERFIL DEL CARGO

Educación: ___________________________________ Título: __________________________________

Formación: ___________________________________________________________________________

Experiencia laboral: _____________________________________________________________________

Habilidades específicas: _________________________________________________________________

Género: Edad: ____________ Masculino

Femenino

Modalidad de Contrato:

A plazo fijo y período de prueba

Por Horas

Prácticas profesionales

Prácticas Pre-Profesionales

(especificar Otro)

Descripción de las funciones que requiere el cargo:

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________

Área Solicitante Jefe RRHH Gerente General

______________ __________________ __________________

Figura 4.1 Documento para requerir personal

Solicitud de empleo

Este documento debe ser llenado por la persona aspirante al cargo.

86

Figura 4.2 Documento de solicitud de empleo

4.1.1.5 Políticas

Para el manejo de este procedimiento se ha establecido que:

El departamento que solicite nuevo personal debe hacer un análisis sobre la necesidad y los

requerimientos del cargo que requieren.

Fecha: ___________________________ Aspiración Salarial: _________________________ Cargo al que aspira: __________________________________________________ DATOS PERSONALES Nombre: ___________________________________________________________________________________________ Dirección: _____________________________________________ Ciudad/Provincia: _____________________________________

Teléfonos: _________________________________________________ Teléfono de referencia: ________________________________

Fecha de Nacimiento: ___________________________________ Estado Civil: __________________________________________

Nombre de familiar que no viva con usted: ________________________________________________________________________ Ocupación/Profesión: ______________________________ Dirección de trabajo: ______________________ Teléfono: __________ Dirección domiciliaria: _____________________________________________ Teléfono (fijo): ______________________________

INSTRUCCIÓN

Otros

ULTIMO EMPLEO:

Nombre de la Empresa: ________________________________________________________________________________

Ciudad/Provincia: __________________________________________ Teléfonos: _________________________________

Ciudad / Provincia: ____________________

Cargos Desempeñados: _______________________________________________________________________________

Actividades Realizadas: ________________________________________________________________________________

Duración: _______________________ Desde: ____________________ Hasta: __________________________

Sueldo Inicial: ________________________________ Sueldo Final: ____________________________________

Jefe Inmediato: ______________________________________________________________________________________

Motivo de Separación: _________________________________________________________________________________

Documentos obligatorios que debe presentar (originales o copias) Hoja de Vida

Record policial Referencias Personales (2) Copia de la cédula de identidad (color) Certificado de experiencia de trabajo anteriores (2)

Copia de la última papeleta de votación (color)

YELLOWFLOWER

CLUB

SOLICITUD DE

EMPLEO

Documentos que acrediten nivel de educación (Títulos,

Título profesional: ________________________________________

Primaria Secundaria Superior

87

El departamento que necesite personal debe llenar el documento de Requerimiento de

Personal y se lo debe entregar al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Este proceso debe tener la autorización del Gerente General.

El postulante deberá llenar el formulario de solicitud de empleo y entregarlo al Jefe del

Departamento de Recursos Humanos.

Los candidatos deberán cumplir con la entrevista que será efectuada por el Jefe de Recursos

Humanos.

No se deberá cometer ningún tipo de discriminación al nuevo personal, ya sea por motivos

de religión, etnia, cultura, creencias, orientación sexual, etc.

Se harán las pruebas necesarias para comprobar la idoneidad del nuevo personal.

Realizar una planificación o cronograma donde se detallen las fechas correspondientes para

este proceso.

4.1.1.6 Procedimiento para el Reclutamiento y Selección

Para poder cumplir con este procedimiento se deben cumplir las siguientes actividades:

Tabla 4.1 Actividades para el Reclutamiento y Selección del Personal

No. Responsable Actividades

1 Jefe de Área Realizar el requerimiento del nuevo personal

2 Jefe Recursos Humanos Analizar las características de la vacante y el perfil del

aspirante.

3 Gerente General Autorizar el requerimiento de personal

4 Jefe de Recursos Humanos Realizar el cronograma del procedimiento de

reclutamiento y selección de personal.

5 Jefe de Recursos Humanos Realizar el reclutamiento del personal de acuerdo a las

especificaciones indicadas.

6 Jefe Recursos Humanos Recepción y revisión de toda la documentación

correspondiente

7 Jefe Recursos Humanos Realizar la entrevista a los aspirantes que cumplen con

las características del requerimiento de personal

8 Jefe del Área Seleccionar al mejor personal, que cumple con los

requisitos y las expectativas de la empresa

9 Gerente General Verificar que se siguió el respectivo proceso

10 Gerente General Aprueba la selección del nuevo personal

Nota: Muestra los procedimientos que se debe seguir para el reclutamiento y selección de personal.

88

4.1.1.7 Flujograma

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN

JEFE DE RECURSOS HUMANOSJEFE DEL ÁREA GERENTE GENERAL

Fase

INICIO

Analizar características

de la vacante y perfil de

aspirante

Autoriza el

requerimiento

del nuevo

personal

Realizar entrevistas a

los aspirantes

FIN

Requerimiento del

nuevo personal

Realiza el cronograma

para el reclutamiento

y selección

Recepción y revisión

de la documentación

correspondiente

Selección del

personal que cumple

con las

características

requeridas

Verifica el correcto

procedimiento

Aprueba la

selección del

nuevo personal

SI

Las

características

de la vacante

son adecuadas

NO

Figura 4.3 Flujograma del procedimiento de reclutamiento y selección de personal

89

4.1.2 Contratación del Personal

Después que se ha realizado el proceso de reclutamiento y selección de personal, se procede a la

contratación del mismo, una vez que se ha comprobado que cumple con todos los requerimientos.

Este proceso formaliza la entrada del nuevo personal a la empresa.

4.1.2.1 Objetivo

El objetivo principal de este procedimiento es el formalizar el ingreso del nuevo personal, según lo

determina la ley.

4.1.2.2 Alcance

El alcance de este procedimiento comprende de la realización del contrato de trabajo, hasta el

momento en el que se legaliza a través de las firmas, tanto del empleador como del empleado.

4.1.2.3 Personal

Los encargados son:

El Jefe Recursos Humanos

Gerente General

La o las personas que ingresan a ocupar la vacante

4.1.2.4 Documentos

Los documentos para este proceso son:

Contrato de trabajo

Curriculum Vitae / Hoja de vida de la persona contratada

Copia a color de la cédula de identidad y de la papeleta de votación del nuevo empleado

Copias de los títulos obtenidos

Certificados de cursos adicionales, si es el caso

Certificados de trabajos anteriores

4.1.2.5 Políticas


Se debe receptar todos los documentos necesarios que avalen el procedimiento de

contratación, los cuales servirán de sustento de que el nuevo personal cumple con los

requisitos.

90

En el caso de que se demuestre que algún documento es falso o fue alterado, se procederá al

retiro inmediato de la persona y se convocará al aspirante que se encontraba a continuación

de la lista.

Para ejercer el cargos gerenciales dentro de la empresa, el trabajador debe tener un título de

nivel superior

Firmar el contrato de trabajo una vez las partes estén conformes.

Todos los contratos deberán estar respaldados con las firmas de responsabilidad.

Realizar todas las contrataciones dentro de las instalaciones de la organización.

Hacer la respectiva legalización de todos los contratos en el ministerio de relaciones

laborales

Guardar una copia de respaldo de todos los contratos que efectúe la empresa.

4.1.2.6 Procedimientos para la Contratación


Tabla 4.2 Actividades para la Contratación de Personal


1 Jefe Recursos Humanos Elaboración del contrato de trabajo

3 Gerente General Aprobación y firma del contrato

4 Jefe de Recursos Humanos Receptar toda la información de la persona

contratada

5 Persona contratada Revisión y firma del contrato

6 Jefe Recursos Humanos Legalización del contrato en el Ministerio de

Relaciones Laborales

7 Jefe Recursos Humanos Realizar el aviso de entrada al IESS del nuevo

personal e impresión del documento respectivo

8 Persona Contratada Recepta la copia del contrato, así como de toda

la documentación de legalización

9 Jefe de Recursos Humanos Archivar toda la documentación

correspondiente a la contratación del personal.

Nota: Procedimientos para la Contratación de Personal

91

4.1.2.7 Flujograma

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

GERENTE GENERALJEFE DE RECURSOS HUMANOS PERSONA CONTRATADA

Fase

INICIO

Elaboración del

contrato de trabajo

Revisión y

firma del

contrato

Legalización del

contrato en el

MRL

Realizar aviso de

entrada en el

IESS

Verifica copia

del contrato y

documentos de

legalización

FIN

Aprobación y firma

del contrato

Recepción de la

documentación

de la persona

contratada

El

contrato

está

correcto

NO

SI

Archivar la

documentación

correspondiente

Figura 4.4 Flujograma del procedimiento de Contratación del Personal

92

4.1.3 Inducción del Nuevo Personal

En este procedimiento se encarga de informar al nuevo empleado referente de los aspectos básicos de

la empresa, como son: la misión, la visión, los objetivos, valores institucionales, organigramas,

manuales y reglamentos, para que conozca hacia donde está encaminada la empresa y cuál es la

normativa que debe aplicar, de forma que el trabajo que desarrolle lo haga de la mejor forma y no

haya inconvenientes posteriores.

4.1.3.1 Objetivo

Proporcionar información general del club para que el nuevo empleado se adapte a la forma como

trabaja la empresa y pueda integrarse al área respectiva, sin mayores dificultades, tanto con sus

compañeros, como con sus superiores.

4.1.3.2 Alcance

Este procedimiento abarca desde la contratación de un nuevo empleado hasta su incorporación en el

área respectiva, para la cual fue contratada, es decir, hasta cuando el nuevo empleado está acoplado a

sus nuevas actividades.

4.1.3.3 Personal

Los encargados son:


Nuevo Personal Contratado

Jefe del Área que requería el nuevo personal

4.1.3.4 Documentos

Se propone los siguientes documentos:

Certificación de Inducción

93

Quito, __ de ______ del 20____

Sr.

_____________________

GERENTE GENERAL

Presente.-

Yo, ___________________________________ con CI _______________ certifico que

he recibido la inducción necesaria referente a la misión, visión, objetivos, valores,

principios y políticas de la empresa, así como loa manuales y reglamentos bajo los cuales

se rigen, elementos que acataré y cumpliré, ya que serán necesarios para poder desempeñar

mi trabajo de la mejor manera en beneficio de la empresa YELLWFLOWER CLUB.

___________________ _____________________

EMPLEADO ENTRANTE JEFE DE RRHH

YELLOWFLOWER CLUB

CAPACITACIÓN PERSONAL

Figura 4.5 Certificado para la Inducción de Personal

4.1.3.5 Políticas


Los empleados deben obligatoriamente cumplir con el proceso de inducción antes de iniciar

sus actividades laborales.

Se debe entregar todo el material necesario al nuevo empleado, para que lo analice y lo

aplique (manuales y reglamentos)

La Inducción de los nuevos empleados tendrá una duración de tres días en los cuales se le

guiará sobre la forma como debe cumplir sus actividades.

El nuevo empleado deberá firmar el Certificado de que recibió la Inducción correspondiente,

por parte del jefe del área a cargo, caso contrario deberá informarlo al Jefe de Recursos

Humanos

94

Se deberá guardar una copia del certificado que avala la inducción realizada al nuevo

empleado, con las respectivas firmas de responsabilidad.

4.1.3.6 Procedimiento para la Inducción del personal


Tabla 4.3 Actividades para la Inducción del Personal

No. Responsables Actividades

1 Jefe Recursos Humanos Dar la bienvenida a la persona contratada y

presentarlos a todo el personal de la empresa

2 Jefe Recursos Humanos Entregar a la persona contratada toda la

información referente a la filosofía empresarial,

manuales y reglamentos

3 Jefe del Área Indicar a la persona contratada todo lo referente a

las actividades que desarrollará

4 Jefe del Área Proporcionar al nuevo personal todo el material

necesario

5 Persona Contratada Firmar el certificado que avalúa la realización del

proceso de Inducción

6 Jefe del Área Archivar una copia del certificado y entregar otra

copia al Jefe de Recursos Humanos

Nota: Muestra los procedimientos necesarios para la inducción del personal

95

4.1.3.7 Flujograma

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN

PERSONA CONTRATADAJEFE DE RECURSOS

HUMANOSJEFE DEL ÁREA

INICIO

Dar la bienvenida a

la persona contratada

y presentarlo al resto

de personal

Entregar al

contratado la

información de la

filosofía empresarial

Informar al

contratado las

actividades que

desarrollará

Proporcionar a la

persona del material

necesario

Firma el

certificado que

avala la realización

del proceso de

Inducción

FIN

Recibe copia de la

realización de la

inducción

Archiva una

copia del

certificado

Figura 4.6 Flujograma del procedimiento para inducción del personal

96

4.1.4 Capacitación del Personal

Este procedimiento es de fundamental importancia dentro de las empresas, ya que el personal debe

constantemente mantenerse actualizado en una serie de temas que sean de interés para el progreso y

crecimiento del talento humano. Las capacitaciones permiten aumentar su conocimiento y su

capacidad para el desarrollo de su trabajo, logrando que el personal sea más competitivo y que sus

destrezas y conocimientos se vean reflejados en las actividades que ejecutan.

4.1.4.1 Objetivo

Otorgar a los empleados una mayor preparación respecto de varias áreas para aumentar sus

conocimientos, experiencia, destrezas y habilidades que contribuyan a una mayor productividad en la

empresa.

4.1.4.2 Alcance

El alcance de este procedimiento comprende desde la empieza desde el requerimiento y

planificación de la capacitación hasta la ejecución de la misma.

4.1.4.3 Personal

Gerente General


Personal de la empresa

4.1.4.4 Documentos

Los documentos que deben utilizarse dentro de este procedimiento son:

Requerimiento de capacitación

97

Figura 4.7 Requerimiento de Personal

4.1.4.5 Políticas

El Jefe del Área que solicite la capacitación, deberá presentar la propuesta de la misma,

determinando las especificaciones del curso.

La propuesta de la capacitación será revisada por el Jefe de Recursos Humanos y aprobada

por el Gerente General

El Jefe de Recursos Humanos, previa aprobación de la capacitación elaborará el cronograma

y los recursos necesarios para realizar la misma.

Se dará a conocer al talento humano de la capacitación, con al menos 5 días de anticipación.

98

Se realizará al menos una capacitación por semestre

Una vez concluida la capacitación el Jefe del Área realizará un informe y lo entregará con

copia al Jefe de Recursos Humanos y al Gerente General

La capacitación es obligatoria, quien o participe de ella tendrá una multa del 5% de la

remuneración básica

Si la capacitación es externa, la o las personas que han tomado la capacitación, deberán

presentar el certificado del curso al Jefe de Recursos Humanos.

El Jefe de Recursos Humanos elaborará la respectiva evaluación de la capacitación, para

analizar los resultados obtenidos.

4.1.4.6 Procedimientos para la Capacitación


Tabla 4.4 Actividades para la Capacitación del Personal

No Responsable Actividades

1 Jefe del Área Solicitar la capacitación y presentar la propuesta

de la misma con las especificaciones del curso.

2 Jefe Recursos Humanos Revisar la propuesta de capacitación

3 Gerente General Aprobará la propuesta de capacitación

4 Jefe del Área Elaborará el cronograma y establecerá los

recursos necesarios para la capacitación

5 Jefe Recursos Humanos Aprueba el cronograma

6 Jefe del Área Dirige al personal para la respectiva capacitación

7 Jefe de Recursos Humanos Controla la ejecución de las capacitaciones

8 Jefe del Área Realizará un informe de la ejecución de la

capacitación

9 Jefe del Área Realizará evaluaciones al personal

capacitado.

Nota: Muestra las actividades del procedimiento de capacitación del personal

99

4.1.4.7 Flujograma

FLUJO GRAMA PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN

JEFE RECURSOS HUMANOSJEFE DEL ÁREA GERENTE GENERAL

Fase

INICIO

Solicita la

capacitación y

presenta la

propuesta de la m

misma

Revisa la

propuesta de

capacitación

La propuesta está

acorde a las

necesidades y al

presupuesto

Elaboración del

cronograma y

establecimiento de

recursosAprobación del

cronograma a

realizarse

Ejecución de la

capacitación

según el área.

Controlar la

ejecución de las

capacitaciones

Realiza un

informe de la

ejecución de la

capacitación

Realizar

evaluaciones al

personal

capacitado

FIN

Aprueba la

propuesta de

capacitación

Recibe copia del

informe de la

ejecución de la

capacitación

SI

NO

Figura 4.8 Flujograma del procedimiento de Capacitación del Personal

100

4.2 PROCEDIMIENTOS CONTABLES

4.2.1 Caja Chica

La cuenta Caja Chica corresponde a un monto pequeño de dinero en efectivo que es utilizado para el

desembolso de gastos menores como son: movilización, copias, etc. y para el cual no es necesario

manejarlo a través de la cuenta bancos.

4.2.1.1 Objetivo

Establecer las especificaciones y políticas para el uso del fondo de caja chica, asegurando que se

dirija a los gastos pertinentes.

4.2.1.2 Alcance

El alcance en esta cuenta comprende desde la creación del fondo de caja chica hasta su reposición y

posterior liquidación.

4.2.1.3 Personal

Para el manejo de esta cuenta deben intervenir:

Gerente General

Jefe Departamento Contable

Contador General

Custodio de Caja Chica

4.2.1.4 Documentos

Los documentos que se deberán utilizar en caja chica son:

Reporte de reposición

101

Figura 4.9 Documento para reposición de caja chica

Vale de Caja Chica

Figura 4.10 Documento de Vale de Caja Chica

FECHA DOCUMENTO NÚMERO DESCRIPCIÓN VALOR

102

4.2.1.5 Políticas

El fondo de caja chica se lo utilizará únicamente para gastos pequeños que tenga que incurrir

la empresa y estarán respaldados con facturas o notas de venta debidamente autorizadas por

el SRI.

El monto de fondo de caja chica se establece por un valor de $150,00 dólares.

Los gastos que se desembolsen en esta cuenta no debe ser por un valor mayor a $15,00

dólares.

Se deberá entregar la respectiva factura, comprobante o recibo que certifique el gasto

realizado.

Para hacer la reposición del fondo de caja chica debe haberse consumido el 75% del monto

total.

Las reposiciones se las hará con supervisión y aprobación del gerente general.

Se prohíbe utilizar el fondo de caja chica para gastos que no correspondan a este grupo de

cuentas.

La persona que solicite dinero para realizar un gasto deberá llenar el vale de caja.

El Jefe del Departamento Contable realizará arqueos periódicos de caja chica para verificar

que se aplique lo establecido.

El Jefe del Departamento Contable será el responsable de autorizar la reposición del fondo

de caja chica

Se realizará un control periódico del custodio de caja chica para controlar la correcta

ejecución de los procedimientos.

4.2.1.6 Procedimiento para la cuenta de Caja Chica


Tabla 4.5 Actividades para la cuenta Caja Chica

N° Responsable Actividades

1 Jefe Departamento

Contable

Envía a Gerencia General la solicitud para la creación del

fondo de caja chica, especificando el monto total y el

monto máximo por gasto

2 Gerente General Autoriza de la creación y manejo del fondo de caja chica.

103

3 Gerente General Entrega el valor solicitado para el fondo de caja chica

4 Jefe Departamento Contable Asigna al responsable del manejo del fondo de caja chica,

es decir, al custodio

5 Jefe Departamento

Contable

Entrega el fondo de caja chica al custodio y las partes

firmaran el documento correspondiente.

6 Contador General Maneja los desembolsos que se hacen y solicita los

respaldos necesarios

7 Contador General Revisa el detalle del gasto y verifica que los respaldos sean

los correctos.

8 Contador General Realiza el registro contable de los gastos desembolsados en

este fondo.

9 Contador General Realizará arqueos de caja periódicamente, con la respectiva

documentación.

10 Jefe del Departamento

Contable

Realizará la solicitud a gerencia general para la reposición

del fondo

11 Gerente General Autoriza la reposición y entrega el valor solicitado para el

fondo de caja chica

Nota: Muestra las actividades del procedimiento del manejo de la cuenta Caja Chica

104

4.2.1.7 Flujograma de Caja Chica

FLUJOGRAMA MANEJO DE CAJA CHICA

GERENTE GENERALJEFE DEP. CONTABLE CONTADOR GENERAL

Fase

FIN

INICIO

Envía solicitud

para creación

del fondo de

caja chica

Autoriza la

solicitud para la

creación del

fondo

Entrega el valor

solicitado para

el fondo de caja

chica

Asignación del

responsable del

manejo de caja

chica

Entrega el fondo

de caja chica al

custodio

Manejo de los

desembolsos que se

hacen y solicita los

respaldos

Revisa detalle del

gasto y verifica que

los respaldos sean

correctos

La solicitud y

monto son

correctos

Realiza arqueos de

caja de forma

periódica

Realiza solicitud

para reposición

de caja chica

Autoriza la

reposición y

entrega el valor

solicitado para

el fondo

Figura 4.11 Flujograma del procedimiento de caja chica

105

4.2.2 Bancos

Esta corresponde a aquellas cuentas bancarias que posee la empresa en una entidad financiera y que

permite hacer depósitos o retiros mediante cheques, transferencias interbancarias o en efectivo. Al

contrario que en el caso de la caja chica ésta se la utiliza para hacer débitos o créditos por montos

elevados y para otro tipo de gastos.

4.2.2.1 Objetivo

Controlar el movimiento de los valores en dinero que se realizan en las entidades bancarias y

mantener un registro adecuado de depósitos y retiros realizados por la empresa.

4.2.2.2 Alcance

Va desde que se realiza un crédito y/o débito en las cuentas bancarias de la empresa hasta la

elaboración de la conciliación bancaria.

4.2.2.3 Personal

Intervienen en el proceso de esta cuenta:

Gerente General


Contador General

4.2.2.4 Documentos

Estado de Cuenta Corriente

Libros Contable de Bancos

Conciliación Bancaria

4.2.2.5 Políticas

Elaborar mensualmente conciliaciones bancarias de cada uno de los bancos que deberán ser

cotejados con el mayor contable.

Las conciliaciones bancarias deberán tener las firmas de responsabilidad.

Para efectuar pagos mediante cheques, se lo hará a partir de un valor mínimo de $50,00

Si el monto de dinero es muy alto, os pago se los hará a través de transferencias bancarias.

Queda prohibido la emisión de cheques firmados en blanco.

Se establecerá firmas conjuntas para la emisión de cheques, que serán las firmas

correspondientes a la del gerente general y al jefe del departamento contable

106

Cuando se realice una anulación de cheques, se deberá adjuntar el original con el

correspondiente comprobante de egreso y deberá constar la palabra “anulado”.

Todos los comprobantes tanto de ingresos como de egresos, así como los talonarios de la

chequera, deberán ser archivadas en un lugar seguro, que garantice el buen mantenimiento

de los mismos

4.2.2.6 Procedimientos para la cuenta Bancos


Tabla 4.6 Actividades para la cuenta bancos


1 Gerente General Apertura la cuenta corriente y la cuenta de

ahorros y solicitar la chequera

2 Gerente General y


Registrar las firmas conjuntas

3 Contador Requerir los estados de cuentas para verificar

los saldos de las mismas

4 Contador Revisar el mayor de la cuenta Bancos,

resultado del registro de las transacciones

contables

5 Contador Coteja la información contable con los

documentos de respaldo.

6 Contador Realizar la conciliación bancaria

7 Contador Firma y entrega para su revisión.

8 Jefe Departamento Contable Revisa la conciliación bancaria, si está

correcto la aprueba, caso contrario se solicita

las correcciones

9 Contador Archiva la conciliación bancaria y toda la

información necesaria para sustentarla

Nota: Detalla las actividades de la cuenta bancos

107

4.2.2.7 Flujograma de Bancos

FLUJOGRAMA MANEJO DE LA CUENTA BANCOS

GERENTE GENERALJEFE DEP. CONTABLE CONTADOR GENERAL

Fase FIN

INICIO

Hace la apertura

de las cuentas

necesarias y

solicita la chequera

Solicitar los estados

de cuenta para

verificar los saldos

Revisar el mayor

de la cuenta

Bancos

Realizar la

conciliación

bancaria y firma

para su revisión

Revisión de la

conciliación

bancaria

Aprobación de la

conciliación

bancaria

Registra las firmas

conjuntas

Cotejar la

información

contable con los

documentos fisicos

Coordina el

registro de las

firmas conjuntas

La conciliación

bancaria es

correcta

Archivar la

conciliación

bancaria

SI

NO

Figura 4.12 Flujograma del procedimiento de la cuenta bancos

108

4.2.3 Cuentas Por Cobrar

Esta cuenta corresponde a todos aquellos valores que los clientes adeudan a la empresa por concepto

de la prestación del servicio, en los que se incluye aspectos como los plazos otorgados a los clientes

para pagar sus deudas, y el establecimiento de las provisiones en el caso de que se presenten cuentas

incobrables, de acuerdo lo establece la ley.

4.2.3.1 Objetivo

Determinar la forma y los plazos en los que se realizará todos los cobros, que permita controlar

periódicamente los pagos efectuados por los clientes, además de establecer las correspondientes

provisiones.

4.2.3.2 Alcance

El alcance en este procedimiento corresponde desde el momento en el que se hace la venta, hasta

cuando se recauda el valor o se registra la provisión correspondiente.

4.2.3.3 Personal

El personal que interviene en este proceso es:

Gerente General

Jefe Departamento Comercial


Contador General

4.2.3.4 Documentos

Factura

Registro Contable de la cuenta por cobrar

Préstamos a empleados

4.2.3.5 Políticas

Los clientes tienen como plazo máximo de pago hasta el día 5 del mes siguiente que

corresponda la alícuota.

Una vez trascurridos 3 meses sin pago de la alícuota se dará de baja la cuenta del

correspondiente cliente.

Transcurrido 1 mes de adeudamiento de la alícuota se realizará las llamadas necesarias al

cliente o clientes para informar sobre el estado de pago pendiente y conocer la situación de

la persona que corresponda.

109

Informar periódicamente a los clientes, sobre el estado de todos los pagos que realiza para

cubrir las mensualidades.

Comparar el saldo total de clientes registrados en el libro mayor con la sumatoria de los

auxiliares correspondientes, el cual se lo hará mensualmente.

Se debe realizar la provisión para las cuentas incobrables según lo determina la ley

Se llevará un registro físico de cada uno de los clientes, con toda la información necesaria de

los mismos para tener el respaldo de cada uno de sus pagos.

Los saldos de otras cuentas por cobrar como anticipos y préstamos se llevarán de forma

detallada en cuentas individuales, y previa la realización del documento correspondiente.

Se realizará un control mensual de la cuenta para verificar el monto perteneciente a cartera

vencida.

4.2.3.6 Procedimientos para la cuenta Cuentas por Cobrar


Tabla 4.7 Actividades para las cuentas por pagar

No Responsable Actividad

1 Gerente General Establece los plazos máximos para el cobro de las

mensualidades

2 Jefe Departamento Comercial Recepta la información del cliente y le especifica

los montos y plazos de pagos

3 Jefe Departamento Comercial Entrega a Contabilidad la lista de todos los

clientes.

4 Contador General Emite la factura correspondiente al pago de la

inscripción y la primera alícuota

5 Contador General Realiza el seguimiento de los pagos de la cartera

de clientes mensualmente

6 Contador General

Informa al departamento comercial si algún

cliente tiene retraso en su pago para hacer el

seguimiento.

7 Jefe Departamento Comercial

Hace las llamadas respectivas para conocer la

razón del retraso en el pago de la mensualidad.

8 Contador General

Hace un informe de todos los pagos receptados

mensualmente, para verificar que clientes están

pendientes.

9 Jefe Departamento Contable Revisa y Firma el informe de la cartera de clientes

10 Jefe Departamento Contable

Si es el caso autorizará la provisión de las cuentas

incobrables de acuerdo a la normativa legal.

Nota: Detalla las actividades del manejo de las cuentas por cobrar

110

4.2.3.7 Flujograma de Cuentas por Cobrar

FLUJOGRAMA MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR

CONTADOR GENERALJEFE DEP. COMERCIAL JEFE. DEP. CONTABLE

Fase

FIN

INICIO

Recepta la

información del

cliente y especifica

montos y plazos de

pago

Informa al dep.

comercial si algún

cliente está retrasado en

las mensualidades

Emite la factura del

pago de la inscripción y

pago de 1ra. alícuota

Hace las llamadas

expectativas para

conocer la razón del

retraso en el pago de

la mensualidades

Hace un informe de

todos los pagos

receptados

mensualmente

Entrega a

contabilidad la lista

de todos los clientes

Realiza el seguimiento

de los pagos de la

cartera de clientes

mensualmente

Revisa y firma el

informe de la cartera de

clientes

Autorizará, según el

caso la provisión

para cuentas

incobrables

El informe está

presentado

correctamenteNO

SI

Figura 4.13 Flujograma del procedimiento cuentas por cobrar

111

4.2.4 Inventario

El inventario para el caso del club corresponde a una lista donde se presenta la existencia de bienes

que se encuentran almacenados en las bodegas, es decir, hace referencia a todos los insumos tanto de

limpieza como de alimentación que son necesarios para poder desarrollar sus actividades, aquí n se

incluye mercadería, pues es una empresa de servicios.

4.2.4.1 Objetivo

Resguardar la existencia de los insumos que utiliza la empresa para evitar el despilfarro y el uso

ineficiente de éstos; además comprobar si lo determinado en la contabilidad realmente se encuentra

físicamente en las bodegas.

4.2.4.2 Alcance

El alcance en esta cuenta se da desde el momento en que los insumos ingresan hasta la utilización de

los mismos.

4.2.4.3 Personal

Las personas que intervienen son:

Bodeguero

Contador General


4.2.4.4 Documentos

Kárdex

112

EMPRESA CONSTRUCTORA ABC CIA. LTDA.

KARDEX

Artículo:

Fecha Detalle

ENTRADAS SALIDAS SALDOS

Cant. V. Unit. Total Cant. V. Unit. Total Cant. V. Unit. Total

Figura 4.14 Formato de kárdex

4.2.4.5 Políticas

Para el manejo de la bodega se deberá nombrar a un encargado que será el responsable del

buen mantenimiento de los insumos.

Se deberá verificar la calidad de los insumos que se reciben y se verificará si están de

acuerdo a la factura, es decir, en la cantidad y características que se solicitó

Se deberá llenar una orden de entrada de los insumos cada vez que se reciba la misma y

serán ubicados en cada uno de los estantes

Se deberá emitir una orden de salida de los insumos por cada vez que se entregue a la

persona solicitante

Controlar los desperdicios de producción, materiales dañados para los ajustes de costos

correspondientes.

Si se produce algún tipo de daño sobre los insumos o si existen sobrantes deberá ser

informado de manera inmediata al Jefe del Departamento Administrativo.

No está permitido recibir o entregar insumos sin la autorización pertinente.

Se deberá realizar conteos físicos del inventario al menos dos veces al año, y será cotejado

con lo que señalado en la contabilidad.

113

4.2.4.6 Procedimientos para la cuenta de Inventarios


Tabla 4.8 Actividades para la cuenta de inventarios

Nota: Muestra las actividades del manejo de la cuenta inventarios

Nº Responsable Actividades

1 Bodeguero Realizar la respectiva orden de compra en caso de requerir

cualquier material o producto.

2 Jefe Departamento Contable Recibir orden de compra y revisar los materiales y productos

que fueron requeridos.

3 Bodeguero Recibirá y verificará las adecuadas condiciones de los

materiales de acuerdo a la documentación (calidad y cantidad)

4 Bodeguero Informar a la máxima autoridad en caso que los materiales de

bodega se encuentren en mal estado.

5 Bodeguero Registrará el inventario en los respectivos kárdex

6 Bodeguero Llena las órdenes de entrada y salida, según sea el caso

7 Bodeguero Entrega la información necesaria al contador general

8 Contador General Contabiliza los kárdex y los inventarios respectivos

9 Jefe Departamento Contable Revisar la información proporcionada y solicitar la revisión

física de los inventarios si fuere el caso

10 Contador General Archivará la documentación correspondiente

114

4.2.4.7 Flujograma de Inventarios

FLUJOGRAMA MANEJO DE INVENTARIOS

JEFE DEP. CONTABLE CONTADOR GENERALBODEGUERO

INICIO

Elaborar la orden de

compra para adquirir los

materiaales

Verificar las condiciones

adecuadas de los

materiales de acuerdo a

la factura

Recibir las facturas y

retenciones delas

compras de matereiales

La compra

corresponde al

detalle de la factura

FIN

SI

NO

Contabiliza los kárdex y

los inventarios

respectivos

Registrar el inventario en

los kardex

Revisar la información

proporcionada y solicitar

la revisión física de los

inventarios

Recibe orden de compra

y revisa los materiales y

productos requeridos

Archivar la

documentación

pertinente

Recibir todas las

compras de materiales o

insumos

Aprueba la orden de

compra

Figura 4.15 Flujograma del procedimiento de la cuenta inventarios

115

4.2.5 Activos Fijos

Los activos fijos representan aquellos bienes que una empresa utiliza para llevar acabo sus

actividades, éstos deben tener una duración de más de un año para ser considerados dentro de esta

categoría, los cuales tienen una vida útil y están sometidos bajo depreciación o amortización según

sea el caso.

4.2.5.1 Objetivo

Encargar debidamente la adquisición, baja, traspaso y depreciaciones del activo fijo.

Salvaguardar la custodia y mantenimiento de los activos fijos

4.2.5.2 Alcance

El alcance de la cuenta Activos Fijos empieza desde el procedimiento de la adquisición del bien

hasta la baja del mismo una vez se haya terminado el tiempo de la vida útil.

4.2.5.3 Personal

Gerente


Contador General

4.2.5.4 Políticas

Para la adquisición de los activos fijos se deberá seguir el procedimiento establecido para las

compras, es decir, desde la selección del proveedor hasta la compra y entrega de la

respectiva factura.

Se deberá tener la aprobación del gerente general antes de adquirir cualquier maquinaria o

equipo.

Se llevará un registro de cada uno de los activos fijos con el que cuenta la empresa,

especificado con un código, para cuando se deba hacer constataciones físicas y/o inventarios.

Las depreciaciones de cada uno de los activos fijos se lo realizará a través del método de

línea recta y su vida útil se lo determinará con criterios objetivos, uniformes y apegados a la

ley.

Una vez que el activo fijo haya terminado con su vida útil y deba ser dado de baja o sea

puesto para la venta o donación, se deberá informar al gerente general

Se efectuará una constatación física de toda la maquinaria y equipos con lo que cuenta el

club, de manera semestral, para determinar el estado de los mismos.

Mantener en un lugar seguro toda la documentación original que certifique la propiedad legal

de los bienes muebles e inmuebles que posea la empresa.

116

Se deberá contar con mecanismos de seguridad para salvaguardar los bienes de la empresa,

como son: alarmas de incendio, de humo, seguros, etc.

Se deberá llevar un registro en cuentas de orden, del activo totalmente depreciado y que aún

se encuentre en uso, a pesar que se haya dado de baja en libros.

Se deberá hacer mantenimientos de manera periódica a toda la maquinaria y equipos, según

lo amerite la situación.

Revisar periódicamente el buen estado de los activos fijos para cerciorarse que éstos están en

óptimas condiciones y que están teniendo el debido mantenimiento.

4.2.5.5 Procedimientos para la cuenta de Activos Fijos


Tabla 4.9 Actividades para la cuenta Activos Fijos

No. Responsable Actividad

1 Gerente Autoriza la compra de activo fijo

2 Jefe Departamento Contable Solicita a cada uno de los proveedores las

cotizaciones del bien que se desea adquirir

3 Jefe Departamento Contable Analiza y selecciona al proveedor más idóneo

4 Jefe Departamento Contable Emite la autorización para el respectivo pago.

5 Contador General Hace el desembolso del valor de acuerdo a la factura

4 Contador General Recibe la factura correspondiente con las firmas de

responsabilidad y realiza el registro contable

5 Contador General Realiza mensualmente las depreciaciones o

amortizaciones pertinentes a cada uno de los activos

fijos

6 Contador General Concluida la vida útil del activo informará al gerente

general, ésta u otra información importante de los

mismos.

7 Contador General Dará de baja al activo, lo venderá o donará , de

acuerdo a las condiciones del bien y de acuerdo a la

normativa

8 Jefe Departamento Contable Solicitará la constatación física de los bienes para

cotejarlos con los registros contables

9 Gerente General Dará la aprobación para hacer la constatación física

de los bienes.

10 Contador General Realizará el archivo de toda la documentación

necesaria respecto de la compra, mantenimiento y

depreciación de los activos fijos

Nota: Muestra las actividades del manejo de la cuenta Activos Fijos

117

4.2.5.6 Flujograma de Activos Fijos

FLUJOGRAMAS MANEJO DE ACTIVOS FIJOS

JEFE DEP. CONTABLE CONTADOR GENERALGERENTE GENERAL

INICIO

Autoriza la compra del

activo fijo, según sea el

requerimiento

Solicita a los proveedor

las proformas del bien a

adquirir

Analiza la propuesta de

cada uno de los

proveedores

Realiza el

desembolso del

monto de acuerdo a

la factura

Realiza el registro

contable y recibe la

factura de respaldo

FIN

Hará el proceso de

dar de baja, venta o

donación del bien

según el caso

Informa al gerente

sobre la culminación

de la vida útil del

bien

Emite la autorización

para la compra con el

proveedor seleccionado

Realiza

mensualmente las

depreciaciones y /o

amortizaciones

El proveedor

cumple con los

parámetros

requeridos

SI

NO

Solicitará hacer el

proceso de

constatación física de

los bienes

Aprueba la

realización de la

constatación física de

los bienes

Archivar la

documentación

pertinente

Figura 4.16 Flujograma del procedimiento para el manejo de activos fijos

118

4.2.6 Cuentas Por Pagar

Representan las obligaciones que tiene la empresa con terceros, ya sea a los proveedores por

concepto de adquisición de insumos, materiales o maquinaria; o por la obtención de algún préstamo

con una institución financiera

4.2.6.1 Objetivo

Mantener un registro, clasificación y control adecuado de las deudas que se tiene con terceros, el

cual deberá ser manejado en forma detallada para que permita visualizar de mejor forma las

obligaciones para poder cancelar dichas obligaciones de una manera más rápida.

4.2.6.2 Alcance

El alcance de esta cuenta se da desde la compra hasta el registro de la cuenta por pagar de acuerdo al

proveedor o institución que corresponda.

4.2.6.3 Personal

En esta cuenta intervienen:

Jefe de área solicitante

Jefe del Departamento Contable

Contador General

4.2.6.4 Políticas

Comprobar que los materiales que se han adquirido a crédito pertenezcan a la factura

correspondiente.

Se solicitará las respectivas proformas a todos los proveedores, previo a la adquisición de

materiales, insumos o maquinaria.

Hacer conciliaciones mensuales entre el saldo de la cuenta de proveedores y los estados de

cuenta recibidos de los mismos, para comprobar los pagos pertinentes.

Actualizar permanentemente la lista de proveedores, para tener la información real de las

cuentas por pagar.

A cada proveedor se lo registrara en una cuenta independiente lo que permitirá evitar

confusiones al momento de hacer los pagos.

Se deberá llevar un permanente control de los montos adeudados, para que lo pagos sean

oportunos de acuerdo a las fechas establecidas y así evitar el pago de intereses por mora.

Establecer formalmente los porcentajes de endeudamiento los cuales puede contraer la

empresa, para evitar sobreendeudamiento.

119

Vigilar que los bienes que se vayan a pagar efectivamente se hayan recibido en las

cantidades y condiciones correctas.

4.2.6.5 Procedimientos para la cuenta de Cuentas por Pagar


Tabla 4.10 Actividades para las cuentas por pagar


1 Jefe de área solicitante Realiza la solicitud de la compra del bien o

servicio de acuerdo a la necesidad del área

2 Jefe del Departamento Contable Solicita las proformas necesarias y analiza la

propuesta de cada uno de los proveedores

3 Jefe del Departamento Contable Se escoge al proveedor de acuerdo a las

necesidades y características que deba tener

el bien o servicio.

4 Jefe de área solicitante Se realiza la compra al proveedor

previamente seleccionado.

5 Jefe de área solicitante Se realiza la respectiva factura y retención,

según sea el caso.

6 Jefe de área solicitante Entrega la factura de la compra al

departamento de contabilidad con las firma

de responsabilidad.

7 Contador General Registra la compra del bien o servicio y

establece la cuenta por pagar.

8 Contador General Archiva la documentación correspondiente

en un lugar seguro

9 Contador General Realiza el seguimiento de las cuentas por

pagar, por proveedor y en los plazos

establecidos.

Nota: Muestra los procedimientos para las cuentas por pagar.

120

4.2.6.6 Flujograma de Cuentas por Pagar

FLUJOGRAMA MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR

JEFE DEP. CONTABLEJEFE ÁREA SOLICITANTE CONTADOR GENERAL

Fase

INICIO

Realizar

solicitud de

compra del bien

o servicio

Solicita proformas y

analiza las

propuestas de los

proveedores

Se escoge al

proveedor de

acuerdo a las

necesidades

Se realiza la compra

al proveedor

previamente

seleccionado

Recepta la

respectiva factura y

retención

Entrega la factura

de la compra al dep.

contable

Entrega de la

factura de compra

Realiza el

seguimiento de las

cuentas por pagar

Registra la compra

del bien o servicio y

establece la cta. por

pagar

FIN

El proveedor

cumple con los

requerimientos

NO

SI

Archiva las

facturas y

retenciones

Figura 4.17 Flujograma del procedimiento de las cuentas por pagar

121

4.2.7 Ingresos/Ventas

Se considera un ingreso para la empresa, cuando ésta recibe dinero principalmente por concepto de

ventas ya sea de un producto o por la prestación de un servicio, también se pueden generar ingresos

por otros conceptos, entre ellos por: la venta de un activo fijo, por el cobro de intereses, etc.; todos

estos generan un aumento al patrimonio de la empresa

4.2.7.1 Objetivo

Comprobar que la clasificación y el registro de los ingresos sea oportuno y esté de acuerdo a lo

establecido en la normativa, según la naturaleza de los mismos, permitiendo un buen control de cada

uno de éstos.

4.2.7.2 Alcance

Este procedimiento comprende desde el ingreso del dinero por la prestación del servicio o por el

concepto que corresponda, hasta el depósito de dichos montos en las cuentas de la empresa.

4.2.7.3 Personal

El personal que interviene en este procedimiento es:

Jefe del Departamento Comercial

Jefe del Departamento Contable

Contador General

4.2.7.4 Documentos

Los documentos que permitirán respaldar las ventas/ingresos son:

La factura cancelada

Depósito en la cuenta de la empresa

Estado de cuenta en el que se refleja el ingreso

4.2.7.5 Políticas

Los depósitos por concepto de ventas se los realizará cada semana, únicamente a través de

una papeleta de depósito.

Todas las ventas estarán respaldadas con la respectiva factura, detallando el mes de pago de

la mensualidad y con las firmas de responsabilidad.

El mayor general de las ventas registradas en contabilidad deberá estar soportado por el

auxiliar de facturación en el que se identifique, número de la factura, el cliente, mes o meses

de pago de la mensualidad y el valor que pertenezca.

122

Mantener toda la documentación de respaldo en un lugar seguro y en las condiciones

adecuadas para salvaguardar los mismos, los cuales deberán estar archivados en orden

cronológico.

Se deberá realizar una actualización periódica de la información comercial de los clientes,

de forma que las facturas, muestren la información actual.

Se deberá realizar un reporte mensual de ventas, el mismo que se entregará al gerente, para

analizar el volumen de las ventas según el mes que corresponda.

4.2.7.6 Procedimientos para la cuenta de Ingreso/Ventas


Tabla 4.11 Actividades para la cuenta Ingresos


1 Jefe Dep. Comercial Entrega toda la información pertinente a las personas

interesadas

2 Jefe Dep. Comercial Concreta la prestación del servicio con cada uno de

los clientes interesados

3 Jefe Dep. Comercial Se recepta toda la información de los clientes

4 Jefe Dep. Comercial Se realiza el contrato entre la empresa y el cliente

5 Contador General Emite al cliente la factura por los valores acordados

6 Contador General Realiza la contabilización del ingreso de las

mensualidades de cada cliente

7 Contador General Se realiza el archivo de los documentos

correspondientes

8 Contador General Realiza un reporte mensual de los pagos de los

clientes para analizar los ingresos por este concepto

9 Jefe Dep. Contable Recibe y analiza el reporte de las mensualidades de

los clientes, en caso de retarso informa al Dep.

Comercial

10 Jefe Dep. Comercial Hace el seguimiento de los pagos puntuales de los

clientes.

Nota: Muestra las actividades del manejo de la cuenta ingresos

123

4.2.7.7 Flujograma de Ingreso/Ventas

FLUJOGRAMA MANEJO DE LA CUENTA VENTAS

JEFE DEP. CONTABLE CONTADOR GENERALJEFE DEP. COMERCIAL

INICIO

Concreta la prestación

del servicio con cada uno

de los clientes

interesados

Receptar toda la

información de los

clientes

Realizar el contrato entre

la empresa y el cliente

Emite al cliente la factura

por los valores acordados

FIN

Hacer un reporte

mensual de los pagos

de los clientes para

analizar los ingresos

Realiza la

contabilización del

ingreso de las

mensualidades de cada

cliente

Entrega toda la

información pertinente a

las personas interesadas

El cliente

desea

adquirir el

servicio

NO

SI

Archivar

documentos de

respaldo de los

pagos

Recibe y analiza el

informe de las

mensualidades de los

clientes

Seguimiento de los

pagos puntuales de los

clientes

Informa al Departamento

Comercial encaso de

retraso en los pagos

Figura 4.18 Flujograma del procedimiento de la cuenta ingresos

124

4.2.8 Gastos

Los gastos corresponden a aquellos desembolsos de dinero, que se realizan por concepto de la

adquisición de bienes o servicios que la empresa necesita para poder desempeñar sus actividades de

manera normal.

4.2.8.1 Objetivo

Comprobar que todos los gastos en los que incurre la empresa, estén correctamente clasificados,

registrados y respaldados con toda la documentación respectiva, de acuerdo a lo que establezca la

normativa.

4.2.8.2 Alcance

El alcance para la cuenta de gastos inicia con la compra del bien o un servicio solicitado hasta el

momento en el que se realiza el desembolso del dinero para realizar el pago correspondiente.

4.2.8.3 Personal

El personal que interviene en esta proceso son.

Jefe de área de la empresa


Contador General

4.2.8.4 Documentos

Solicitud de la compra del bien o servicio

Factura que será el respaldo del gasto incurrido

4.2.8.5 Políticas

Para la adquisición de los insumos se deberá primero informar al Jefe del Departamento

correspondiente, el que informará al Jefe del Departamento Administrativo para hacer la

compra respectiva

Conciliar periódicamente los auxiliares de gastos con la cuenta de mayor

La cancelación de los gastos deberán estar sustentados por documentación que permita

comprobar su justificación.

125

Los proveedores deberán ser calificados previamente a la realización de la compra tomando

en cuenta, precio, calidad y fecha de entrega.

Emitir comprobantes de egresos con las firmas de responsabilidad para poder emitir pagos

Clasificar y archivar los documentos de manera ordenada, ya que éstos son los sustentos que

respaldan a los gastos realizados por la empresa.

4.2.8.6 Procedimiento para la cuenta de Gastos

Tabla 4.12 Actividades para la cuenta gastos


1 Jefe de área Presenta solicitud de compra del bien o servicio

al Jefe del Departamento Contable

2 Jefe Departamento Contable Analiza y autoriza la realización del gasto que

requiera

3 Jefe Departamento Contable Emite el respectivo comprobante de egreso.

4 Jefe de área Realiza la compra del bien o servicio de

acuerdo a las especificaciones planteadas

5 Jefe de área Recibe y verifica si la compra está de acuerdo a

la factura

6 Jefe de área Recibe la factura del bien o servicio, con las

firmas de responsabilidad.

7 Contador General Recibe la factura por parte del Jefe de Área que

realizó el gasto

8 Contador General Clasifica y realiza el respectivo gasto según sea

la naturaleza de mismo.

9 Contador General Realiza el archivo de la documentación

correspondiente.

Nota: Muestra las actividades para el manejo de la cuenta gastos

126

4.2.8.7 Flujograma de Gastos

FLUJOGRAMA MANEJO DE LA CUENTA GASTOS

JEFE DEL ÁREA JEFE DEP. CONTABLE CONTADOR GENERAL

Fase

INICIO

Presenta solicitud

de compra del bien

o servicio

Analizar la solicitud

para hacer la compra

Realiza la compra

del bien o servicio

de acuerdo a las

especificaciones

FIN

Recibe la factura

del bien o servicio

del proveedor

Autoriza la

realización del gasto

Recibe la factura del

jefe de área

Clasifica y realiza el

respectivo gasto de

acuerdo a su

naturaleza

La solicitud está

acorde a las

necesidades

SI

NO

Recibe y verifica la

compra de acuerdo

a la factura

Se archiva la

documentación

pertinente

Figura 4.19 Flujograma del procedimiento de la Cuenta Gastos

127

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

YELLOWFLOWER CLUB es una empresa con grandes oportunidades en el mercado ya

que tiene varias ventajas, como son su ubicación geográfica, la gerencia se preocupa para

que sus instalaciones sean modernas y aseadas; además le ofrece a los usuarios un lugar de

relajamiento, amigable con el ambiente y que fortalece su salud física y mental.

La empresa tiene establecido su direccionamiento estratégico, en el cual se especifica la

misión, visión, objetivos, valores y organigramas que constituyen una base en la cual todos

quienes conforman el club, trabajan de forma conjunta para poder ofrecer un buen servicio

El club no cuenta con un documento formal que establezca los procedimientos

administrativos y contables que le permita a la empresa poder desarrollar cada una de las

actividades de una manera eficaz, eficiente y efectiva que permita una mayor productividad

en beneficio del club y de los usuarios.

Debido a que la empresa no tiene formalizado sus procedimientos, tampoco se han

establecido las políticas, los responsables y la documentación necesaria para la correcta

ejecución de cada una de las actividades que realiza el club.

No se ha establecido formalmente las funciones que determine las responsabilidades de cada

una de las personas que conforman el talento humano, lo que puede provocar duplicidad de

funciones y el trabajo realizado podría tener una ejecución equívoca; además no permite que

se evalúe adecuadamente el desempeño de las funciones tanto en el área administrativa como

en el área contable.

La empresa no ha realizado un análisis tanto interno como externo que le permita a la

gerencia poder conocer la situación actual en la que se encuentra la empresa y por ende

tomar medidas preventivas y correctivas que permitan transformar sus debilidades en

fortalezas y sus amenazas en oportunidades.

128

5.2 RECOMENDACIONES

Se recomienda que el presente trabajo de titulación sea aplicado en la empresa por la

Administración ya que fue realizado de una manera sistemática, lógica y aplicando una serie

de técnicas y métodos que recopiló la información necesaria reflejando la realidad del club y

permitiendo ofrecer una serie de soluciones a los problemas encontrados.

El Gerente General debería establecer procedimientos administrativos y contables que le

permita al club facilitar la ejecución de todas actividades y operaciones que debe realizar su

personal, para que, teniendo pleno conocimiento de las líneas de autoridad, requisitos,

responsabilidades y pasos a seguir para el cumplimiento de sus obligaciones, puedan

incrementar su productividad laboral

Se sugiere que el Gerente General realice periódicamente una retroalimentación de la

situación en la que se encuentra la empresa, tanto de factores internos como externos y

verificar si los objetivos planteados se están cumpliendo, o caso contrario, tomar las medidas

necesarias, buscando siempre el mejoramiento continuo.

Los Jefes de cada departamento deberán llevar el control necesario para comprobar que lo

establecido en los diferentes procedimientos, realmente se esté aplicando y que éstos a su

vez cumplan el objetivo para el que fueron creados, luego de cuál se deberán informar al

Gerente General y tomar las medidas pertinentes.

Es importante que se hagan las actualizaciones pertinentes de los manuales con sus

respectivos flujogramas de acuerdo a las necesidades que vayan surgiendo en el club,

siempre con el objetivo de buscar un mejor desarrollo en el servicio que se ofrece al usuario

y que por ende beneficiará a la empresa.

La empresa debería realizar un estudio de mercado el cual dará a conocer las exigencias que

tienen los clientes, lo que direccione al club a ofrecer un mejor servicio que satisfaga las

necesidades y que en base de éstas se tome las decisiones necesarias que permitan cumplir

con dichas expectativas.

129

BIBLIOGRAFÍA

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