Seminário FESPSP “Cidades conectadas: os desafios sociais ... · processos de atividades básicas e específicas para o funcionamento macro de processos organizacionais. Segundo

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Seminário FESPSP “Cidades conectadas: os desafios sociais na era das redes”

17 a 20 de outubro de 2016

GT 8 - Informação e ambientes digitais: organização e acesso

Gestão documental de fotografias digitais: um estudo de caso

Andréia Alves Ferreira Lourenço1

Charlley dos Santos Luz2

Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo – FESPSP

RESUMO

Gestão documental de fotografias digitais é um tema de suma importância para a

arquivística contemporânea que gera questionamentos e reflexões sobre o

presente, passado e principalmente o futuro. Este trabalho contextualiza a gestão

documental de fotografias digitais sob a visão de um profissional da fotografia

comparando os seus fluxos de processos com os conceitos e princípios

arquivísticos.

Palavras-chave: fotografia digital, arquivo digital, gestão documental, processos.

INTRODUÇÃO

Há indícios de arquivos nas eras mais remotas de nossa civilização, os mais antigos

conhecidos estavam nas civilizações do Rio Nilo e Mesopotâmia. Foram

encontradas numerosas placas de argila, dispostas em estantes, sendo que eram

documentos do governo, cartas, atos privados, etc. Com o passar do tempo e a

evolução dos arquivos em outros suportes físicos, como papiro e papel, exigem uma

solução mais elaborada para conservar os registros e facilitar a sua utilização.

Nesse tempo evolutivo se faz necessário o desenvolvimento da arquivística que trata

1 Especialista em Gestão de Documentos de Arquivo pela Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo – FESP-SP. E-mail: [email protected] 2 Mestre em Ciência da Informação ECA-USP, professor nos cursos da Gestão da Informação Digital e Gestão Arquivística da FESP-SP. E-mail: [email protected]

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dos aspectos teóricos e práticos dos arquivos e das suas funções, ou seja, uma

metodologia para que os arquivos possam desempenhar e cumprir os seus

objetivos.

Não menos importante, desde o seu surgimento, em 1825, a fotografia é um registro

de imagens que pode ser considerada um documento de caráter pessoal, particular

ou de interesse de quem a detém, passando a ser um documento de uso geral, de

interesse público coletivo e de importância histórica ou cultural quando inserida num

arquivo.

Diante desse contexto, na perspectiva atual do arquivo digital há questionamentos e

reflexões quanto a importância da fotografia como documento arquivístico e o seu

fluxo de processo na gestão documental.

Este trabalho contextualiza a gestão documental de fotografias digitais sob a visão

do profissional da fotografia Marcos Issa (Pioneiro em fotografia digital desde a

década de 90, sócio de uma agência de fotografias que atende o mercado editorial e

institucional), comparando os seus fluxos de processos com os conceitos e

princípios arquivísticos.

O conteúdo do trabalho é pautado em literaturas das áreas de arquivística e

fotográfica, e nas entrevistas concedida por Marcos Issa.

FOTOGRAFIA COMO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO É natural a criação de documentos dentro da nossa sociedade, pois desde que

nascemos é gerado nossa certidão de nascimento que por natureza é o primeiro

documento que possuímos como identidade pessoal. Assim ocorre em vários

momentos de nossa vida que acumulamos inúmeros documentos que pertencem a

nossa história.

De certa forma, Thomassem (2006) explica que a maioria das pessoas possuem o

conhecimento sobre os documentos, pois os mantemos em nossas casas com o

3

intuito de guardar a nossa memória, assim como no mundo corporativo, as pessoas

também tem uma noção do que é um arquivo 3 , porque geram coleções de

documentos acumulados.

Devemos entender que a importância desses documentos surge da necessidade de

compreender a origem para tratá-los como documentos arquivísticos. A CONARQ

na Carta para Preservação do Patrimônio diz que:

Os documentos arquivísticos são gerados e mantidos por organizações e pessoas para registrar suas atividades e servirem como fontes de prova e informação. Eles precisam ser fidedignos e autênticos para fornecer evidência das suas ações e devem contribuir para a ampliação da memória de uma comunidade ou da sociedade como um todo, vez que registram informações culturais, históricas, científicas, técnicas, econômicas e administrativas. (CONARQ, 2005, p. 2).

Duranti (1994) afirma que para estabelecer qualidades específicas e força

comprobatória dos documentos de arquivos é necessário conferir as seguintes

características para obter a compreensão do passado imediato e histórico

independente dos seus propósitos:

1) Imparcialidade: são documentos inerentes a verdade e cumprem uma

promessa de fidelidade, foram criados sem pretensão de cumprir deveres;

2) Autenticidade: são documentos autênticos por que são criados dentro de

procedimentos regulares que podem ser comprovados;

3) Naturalidade: são documentos que se acumulam naturalmente no decorrer

das ações de maneira contínua e progressiva.

4) Inter-relacionamento: são documentos que devido o seu contexto de

produção são inter-dependentes entre o mesmo conjunto de documentos e

relações.

5) Unicidade: cada documento assume um lugar único na estrutura documental

3 Arquivos são compostos por informação vinculada a processos, isto é: informação gerada e estruturada por processos de trabalho. Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. (THOMASSEM, 2006, p.6).

4

do grupo ao qual pertence.

Conforme o conceito e as características de um documento arquivístico, podemos

observar que a fotografia está dentro desse contexto, mesmo que seja representada

por signos. A fotografia é produzida por vários fins, como uso pessoal, familiar,

histórica, comercial, publicitário, probatório, didático, científico e até mesmo

medicinal.

Segundo Manini (2008), a fotografia inserida num arquivo torna-se um documento de

uso geral, de interesse público, histórico e/ou cultural, pois terá sua origem,

finalidade e tratamento adequado num agrupamento sistemático e sempre

respeitando a sua organicidade. Já Kossoy (2012) ressalta que nas últimas décadas

a fotografia começou a ser tratada de forma diferenciada, devido o conceito que o

termo “documento” começou a ter com o movimento da gestão documental.

A fotografia começa a ser tratada como documento de valia dentro do contexto

histórico passando não mais a ser mera imagem ilustrativa. Considerando que todo

e qualquer documento conta uma história, inclui-se a imagem fotográfica como um

recurso tão importante quanto qualquer outro registro, dando-se a real importância

para a sua preservação como fonte documental.

(...) o uso da fotografia como documento só é possível, quando conseguimos recuperar todas as informações explícitas e implícitas à imagem e ao processo de realização do registro fotográfico. Por isso, é fundamental que seja resgatada a historicidade da fotografia, ou seja, situá-la historicamente no tempo e no espaço. (MADIO, 2012, p.60)

Manini (2008) recomenda nos arquivos que a fotografia seja tratada como

documento igual aos demais como nas funções da gestão documental, ou seja,

compor arranjos, ser descrita, classificada, ter acesso, conservada e preservada.

Bellotto (2006) confirma essa premissa quando diz que o documento faz o seu

percurso natural de vida, ou seja, da produção e tramitação administrativa à

utilização científica e cultural para que seja identificada, descrita, resumida e

indexada.

5

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS Desde tempos remotos a produção de documentos é estarrecedora, porém nos dias

de hoje com as novas tecnologias, a sociedade tornou-se uma acumuladora fiel de

documentos digitais.

No entanto, apesar do termo “gestão de documentos” ser bem atual, ainda as

pessoas não conseguem administrar todo esse conteúdo que produzem.

Simplesmente guardam sem critérios de organização em seus repositórios, drives de

rede, HDs, pen drives e computadores. Infinito são os lugares para organizar seus

documentos, porém a maioria das pessoas não sabem o que fazer com eles. Afinal

o que é gestão de documentos?

Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (RESOLUÇÃO CONARQ N.25, PARÁGRAFO 1O., 2007)

Podemos observar que a Gestão Documental vai além do ato de guardar, é um

procedimento fundamental para que as práticas arquivísticas garantam a integridade

e validade do documento.

A gestão está relacionada ao ato de gerenciar, ou seja, é necessário que um

documento independente do suporte tenha também um planejamento mesmo com o

acúmulo de documentos e ferramentas tecnológicas disponíveis, seja possível a

recuperação e a utilização desse documento em menos tempo possível com uma

precisão, qualidade e confiabilidade, conceitua Moreno (2008).

Acredita-se que a tecnologia facilita a administração dos documentos, no entanto, se

não houver um entendimento do que é gestão, provavelmente o registro desses

documentos se perderá na medida em que houver um acúmulo desordenado, sem

padronização e sem as políticas de conservação e preservação.

A gestão documental é um desafio para o mundo moderno e que deve ser praticada

com seriedade para que os documentos não se percam.

6

Eu costumo dizer que os arquivos de cinco anos atrás corre mais riscos do que os arquivos de 50 anos [...] o arquivo de 50 anos atrás pode estar mal guardado na gaveta, mas mal ou bem ele vai deteriorando devagar. O arquivo digital de uma hora para outra está corrompido e nunca mais abre, acabou. (ISSA, 2014).

A importância da gestão documental implica no que fazer com as informações e

documentos, como atender as necessidades do mundo corporativo ou até mesmo

pessoal e como manter a competitividade resgatando a informação de forma

adequada e rápida, ou seja, a gestão documental é um ponto vital, mas para que as

organizações sejam bem sucedidas é necessário a definição de processos.

GESTÃO DE PROCESSOS Os ambientes corporativos começaram a ter consciência do papel fundamental que

a informação e o conhecimento têm em relação ao funcionamento, planejamento,

execução, processo e atividades que envolvem uma corporação.

Os gestores tentam resolver essa questão por meio de sistemas informacionais, mas

a gestão documental envolve também a gestão de processos.

O processo é fundamental para atingir o sucesso com seus clientes referente a

produção e a entrega dos produtos e serviços, pois permite um nível de análise mais

descritivo, uma gestão mais integrada e abrangente, uma análise micro de

processos de atividades básicas e específicas para o funcionamento macro de

processos organizacionais.

Segundo Gonçalves (2000, p.7) “na concepção mais frequente, processo é qualquer

atividade ou conjunto de atividades que toma um input, adiciona valor a ele e

fornece um output a um cliente específico”.

Os processos nas organizações são importantes porque operam em qualquer

serviço ou produto e é fundamentado por um processo definido que pode ser

eficiente ao gerar o resultado.

7

Observamos que de acordo com Balzani (2009) “a atividade é a ação executada que

tem por finalidade dar suporte aos objetivos da organização. As Atividades

correspondem a “o quê” é feito e “como” é feito durante o processo”.

O processo pode ser melhorado conforme a sua execução e todos os trabalhos

executados são dependentes de um processo.

De acordo com esses conceitos os processos podem se dividir em macroprocesso e

subprocesso:

Macroprocesso Grandes conjuntos de atividades pelos quais a organização cumpre a sua missão, gerando valor. Correspondem às funções da organização que devem estar alinhadas aos objetivos de suas unidades organizacionais.

Subprocesso Processos em um nível maior de detalhamento, que demonstram os fluxos de trabalho e atividades sequenciais e interdependentes, necessárias e suficientes para a execução de cada processo da organização. (BALZANI, 2009).

Observamos que com essas definições, as organizações obtém melhores

resultados, como por exemplo, aumenta-se a qualidade dos serviços e produtos

através do trabalho com os processos tornando os resultados mais ágeis e

eficientes.

A imagem abaixo, mostra por onde passa o fluxo do processo dentro da

organização:

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Fonte: Planilha “Aula 1 e 2 GED – Conceitos” - Nilson Martinho, slide 35 Figura 1 – Fluxo do Processo dentro da organização.

Dentro da organização cada departamento possui processos, como por exemplo,

compras, fechamento de folha, entre outros, por isso é necessário que seja feito um

mapeamento de processo através de uma descrição gráfica incluindo documentos,

tarefas, atividades e departamentos responsáveis.

Mapeando Processos na Gestão Documental de Fotografias

O mapeamento de processos da gestão documental de fotografias do Issa foi

fundamental para o entendimento de seus processos, estrutura, funções, atividades

e da importância das sistematizações de informações contidas nos fluxos

documentais que circulam durante o processo de trabalho, para que essas

fotografias sejam tratadas e organizadas, tornando acessíveis para a recuperação

das informações.

Podemos observar que o gráfico facilita a comunicação entre o mapeamento dos

processos e a adaptação técnica destes processos na TI. Segundo Rotondaro

(1998, p.61) “a informática é a ferramenta essencial para a viabilização de um

gerenciamento por processo que dá certo.”, no entanto é necessário conhecer a

ferramenta e as necessidades do fluxo de processos para que ela seja utilizada de

forma adequada e eficaz.

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Figura 2 – Fluxo de Processos

Fonte: Gráfico apoiado na entrevista do Marcos Issa (2014)

Cada passo do fluxo de processos, representado no gráfico, será detalhado ao longo

deste trabalho.

O conhecimento dos processos permite gerenciar de forma adequada e unificar uma

estrutura para alcançar o objetivo comum da área e/ou organizacional e quando bem

definidos as pessoas tem o entendimento da sua função dentro da empresa criando

um ambiente integrado, segundo Madiolo et al. (2006). O conhecimento tácito

construído e adquirido ao longo dos anos é fundamental e importante no

mapeamento de processos, sendo que essas experiências geram um valor

documental histórico, evitando a perda de informações que ocasiona quando há

migração de pessoas na organização, cita Villela, (2000).

Na gestão de processos é importante ressaltar a quebra de paradigmas culturais e

organizacionais que muitas vezes geram resistências por parte das pessoas que já

estão habituadas com sua maneira de trabalhar.

Diante dos conceitos apresentados da gestão de processos e documental, podemos

observar que há uma integração que é possível desenvolver um fluxo de trabalho

organizacional de documentos utilizando seus métodos e técnicas.

IMPORTAÇÃO*Lightroom*

CLASSIFICAR*fotografias*

METADADOS*Descrição*Básica*

SELEÇÃO**Fotografias*

BACKUPs(Fotografias*

METADADOS**Descrição*Refinada*

3a*Filtragem*

2a*Filtragem*

1a*Filtragem*

SEGURANÇA*HD*Externo*

TRABALHO*HD*Interno*ou*Externo*

REVELAÇÃO*

EXPORTAÇÃO*

2*HD’S*EXTERN

OS*

BANCO*DE*

IMAGENS*

GESTÃO*DE*DOCUMENTOS*FOTOGRÁFICOS*FLUXO(DE(PROCESSOS(

PROD

UÇÃO

(DO

CUMEN

TAL(

USO(E(CO

NSER

VAÇÃ

O(USO(E(CONSERVAÇÃO(

DESTINAÇ

ÃO(DE(

DOCU

MEN

TOS(

CAPTURA/CRIAÇÃO*DE*IMAGENS*

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PRODUÇÃO DOCUMENTAL

A produção documental é a primeira fase básica da gestão documental, ou seja, são

procedimentos de padrões e normas aplicadas para que haja um controle da

documentação a ser produzida e recebida pelo produtor.

Segundo Rhoads (1983), a produção é a fase que administra o controle e a criação

de documentos com um auxílio de políticas e procedimentos de gestão de

formulários, correspondências, relatórios, sistemas de informação, diretrizes e

aplicação de novas tecnologias a estes processos. A CONARQ (2011) contextualiza

na publicação e-ARQ Brasil que para produzir cada documento deve-se identificar

que documentos serão produzidos, assim como quem autoriza a produzi-los e é

necessário determinar a forma documental que satisfaça cada função ou atividade

desempenhada. Para que a produção de documentos seja realmente controlada

deve abranger a definição de normas, conteúdo, modelos, formato e trâmite, ou seja,

procedimentos que estejam contemplados à uma manutenção rigorosa dos mesmos,

aborda Santos (2013).

A gestão de documentos de fotografias no que se refere a produção, segundo

Manini (2008), deve ser tratada sob o mesmo aspecto que os demais documentos,

ou seja, deve contemplar arranjos, descrição, classificação, instrumentos de

pesquisa, fácil recuperação e acesso, pois o que diferencia a fotografia dos demais

documentos são as particularidades técnicas.

O processo de criação do fotógrafo engloba a aventura estética, cultural e técnica que irá originar a representação fotográfica, tornar material a imagem fugaz das coisas do mundo, torná-la, enfim um documento. Seja o processo em que é criada, seja após a sua materialização, conforme o destino ou uso que a aguarda, a representação está envolvida por uma verdadeira trama. (KOSSOY, 2002, p.26).

Partindo da premissa do Kossoy (2002) a fotografia é considerada como uma

representação a partir do real, assumindo uma função da materialidade do registro

constituindo uma fonte histórica. Portanto, a fotografia é um documento fotográfico

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que deve ser compreendida no processo de construção da representação em que se

originou. Madio (2012) afirma que a fotografia é compreendida como um resultado

de uma função, uma intencionalidade, embora por muitas vezes não vir

acompanhada de uma referência, deve-se entender que houve um propósito original

e que a partir disso determinará o arquivamento do documento.

Marcos Issa inicia suas produções na captura das fotografias digitais4 no momento

em que há uma motivação ao registrar um tema, a partir deste ponto começa suas

normas e procedimentos.

Recomenda que ao capturar as imagens já devem ser criadas pelo sensor no

formato RAW 5 (cru), que é considerado um arquivo primário e que deve ser

preservado sem nenhum tratamento para que haja possibilidades de alterar a

fotografia quantas vezes for necessário e depois de convertida para JPG ela será

uma arquivo secundário de baixa qualidade.

Podemos observar que no seu método essa etapa da produção documental é

fundamental para garantir a qualidade do seu trabalho.

As normas e procedimentos sugeridos pela gestão documental são convenções que

podem ser utilizadas conforme as necessidades e finalidades organizacionais do

produtor.

USO E CONSERVAÇÃO

A segunda fase contempla do uso e conservação dos documentos, ou seja, é o

momento onde ocorre toda a tramitação da gestão documental, criando e

4 “Enquanto nas câmeras de filme, a luz sensibiliza o filme, na tecnologia digital a luz é capturada por capacitores capazes de medir a intensidade da luz e transformar esta informação em dígitos. Nos sensores das câmeras digitais, a imagem também é formada pela união das cores básicas RGB. Mas a captura não é feita em camadas sobrepostas como na película […]. Os sensores são monocromáticos. Cada pixel, contém um fotodiodo sensível à luz. Eles não reconhecem as ondas de cor, apenas capturam e medem o brilho da luz. Então, estes sinais de voltagem analógico são convertidos em digitos. ” (ISSA, 2014a) 5 RAW é um formato proprietário de arquivo digital gerado pelas câmaras digitais com imagens de alta qualidade que servem para ser alterados, corrigidos e convertidos sem perder a integridade do original. Library of Congress (2014).

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envolvendo uma estrutura de classificação, descrição e conservação para assegurar

a eficiência do acesso, da destinação e preservação do documento.

utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos. (RHOADS, 1983, p.2)

Desde a década de 90 cresce a produção de documentos digitais, inclusive de

fotografias, com esse cenário houve a necessidade de obter ferramentas que

ajudassem a organizar e recuperar essas informações. Sendo assim, os

documentos digitais ficaram mais dependentes de um bom sistema de gestão

arquivística. Silva (2006 apud Bueno, 2007, p.51) acredita que a fotografia por ser

um instrumento de pesquisa requer um tratamento adequado para que haja uma

utilização eficaz do documento.

Issa no seu fluxo documental utiliza a ferramenta Adobe Lightroom6 para garantir a

gestão das fotografias enquanto documento. Na captura das imagens gravadas no

cartão de memória são gerados números automaticamente e as fotografias são

importadas para o programa onde são classificadas de acordo com a sua

padronização.

De acordo com a CONARQ (2011, p. 28) na publicação e-ARQ Brasil “Classificação

é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e

de selecionar a classe sob a qual serão recuperados”. Sousa (2013, p. 85) defende

“o uso do conceito de classificação para representar a atividade de construção de

instrumentos para organização dos documentos independente da idade7 à qual eles

pertençam”.

6 Adobe Lightroom é um software da Adobe específico para fotógrafos, ou seja, um conjunto de soluções que possui as funções de importar, organizar, classificar, editar e dar a saída das fotografias de forma segura e eficiente. Issa (2014b) 7 O ciclo de vida de um documento compreende três idades: os arquivos correntes são os documentos que tem uma frequência alta de utilização, os arquivos intermediários são os documentos que ultrapassam os prazos de validade jurídico-administrativo, mas são consultados esporadicamente e os arquivos permanentes são quando os documentos possui um valor histórico. (BELLOTTO, 2006, p. 24).

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É necessário que as fotografias digitais tenham identidade única e padronizada para

que não haja repetição de nomes, o que facilita a organização e evita que os

arquivos colocados em uma mesma pasta se sobreponham, ocasionando perdas

irreversíveis.

Descrição Arquivística

Nos princípios arquivísticos a descrição arquivística é um dos pontos importantes a

ser considerado, pois garante a consistência à informação disponibilizada,

potencializa o acesso e a permanência em relação a absolência tecnológica, e

incentiva as melhores práticas e processos.

Segundo a CIA (2000), a ISAD(G), norma internacional de descrição arquivística,

estabelece diretrizes gerais, que define como principal objetivo identificar e explicar

o contexto e o conteúdo dos documentos para promover o acesso.

A descrição arquivística não cabe nos arquivos correntes, sendo que o código de

classificação acaba servindo de referência para recuperação da informação, assim

como faz pouco sentido nos arquivos intermediários onde a sua utilização é quase

nula. Já para os arquivos permanentes é uma tarefa típica, diz Bellotto (2006).

Enquanto, Santos (2013) discorda quando a descrição arquivística é entendida como

uma função relacionada à fase permanente e acredita que a descrição é utilizada

por todo o ciclo de vida do documento, respeitando os elementos adequados para

cada fase da unidade documental e às necessidades do produtor e pesquisador.

Sousa et al. (2006) considera que a descrição arquivística é a representação das

informações nos documentos e/ou fundos8 gerando um instrumento de pesquisa.

A dinâmica de produção, tratamento e pesquisa das fotografias comerciais são

intensas, por isso são documentos fotográficos que nascem ao mesmo tempo com

valores primários e históricos. Issa (2014a) ressalta que ao descarregar suas

fotografias é necessário aplicar os metadados comuns a todas que fazem parte de

8 Fundo é o “conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.” (CONARQ, 2006, p.15) publicado na NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística.

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um evento/conjunto fotográfico, como por exemplo, direitos autorais, título, local,

data, entre outros. Posteriormente em outra etapa do processo de trabalho será

complementado com informações específicas de cada fotografia. É importante

destacar que os metadados técnicos são automaticamente gerados pela máquina

fotográfica e são transferidos para o Lightroom junto com a fotografia.

Castro; Castro; Gasparian (2007, p.94) conceitua que “os metadados são dados que

descrevem o contexto, o conteúdo e a estrutura do documento digital e seu

gerenciamento ao longo do tempo.”, e que são instrumentos de pesquisa úteis para

o arquivamento que é uma informação mais estruturada ou semi-estruturada e

permite gerenciar o ciclo documental e como fonte de pesquisa melhorar os métodos

de recuperação da informação. (Ibid. p.94). Issa enfatiza a importância dos

metadados para o seu trabalho:

Na medida do possível, tentamos automatizar alguns metadados, por exemplo, hoje em dia tem câmera que possui gravação de coordenação de geográficas, geocoordenadas, automaticamente a câmera identifica onde a fotografia foi feita. Você sabe que aquela foto foi feita naquele ponto, naquele metro quadrado da cidade, é uma informação rica e importante. Você sabe a hora que ela foi feita [...]. (ISSA, 2014a)

No Lightroom, Issa (2014a) complementa dizendo que todos os seus metadados

possuem critérios de busca podendo localizar qualquer fotografia com qualquer

combinação de palavras-chave, o programa possui um sistema de busca booleana9

e que seria ótimo para otimizar a busca das informações se possuísse um

vocabulário controlado em português. Issa possui um vocabulário controlado em

inglês no banco de imagens do Lightroom com aproximadamente 11.000 palavras e

sua indexação é feita em português/inglês.

9 É uma ferramenta de pesquisa que liga as palavras que o pesquisador procura e estabelece relações específicas de ocorrência utilizando os operadores booleanos or (união), and (interseção) e not (exclusão) para especificar os documentos a serem recuperados. (Souza, 2006).

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Preservação Digital

O desafio cresce a cada dia quando o tema é preservação digital, com as constantes

mudanças de novas tecnologias os documentos digitais ficaram sem perspectivas de

preservação a longo prazo.

A CONARQ (2005) com o apoio da Unesco expressa essa preocupação na Carta

para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital e enfatiza que precisamos

preservar esse acesso para que no futuro não sejamos uma “sociedade sem

memória” porque corremos o risco de perder o nosso patrimônio arquivístico digital

sem que haja o conhecimento das futuras gerações. A informação digital está

vulnerável à degradação física e à obsolência tecnológica (hardware, software e

formatos), por isso a importância da prática da gestão documental para que essas

informações sejam preservadas com integridade e acessibilidade.

Quanto a preservação digital Issa (2014a) diz que “[...] caímos numa armadilha, por

acreditarmos que preservar o digital sai mais barato que o físico, porque o processo

de armazenamento é muito caro.” e ainda cita o livro Dilema Digital da Academy of

Motion Picture Arts and Sciences - AMPAS (2007, p.1) que trata das questões

estratégicas na guarda e no acesso de materiais cinematográficos digitais, que diz

“Modelos econômicos comparando os custos de armazenamento de película a longo

prazo com os de materiais digitais mostram que o custo anual com a preservação de

matrizes em película é de US$ 1.059,004, ao passo que o custo anual de se

preservar um master digital em 4K é de US$ 12.514,005, uma diferença da ordem

de 11 vezes.”

Observamos que as mudanças tecnológicas também implicam nos custos. Os

gastos são significativos e constantes para dar a acessibilidade e manter a

preservação dos documentos.

Seguindo o fluxo documental do Issa, podemos observar que após a inserção de

metadados comuns inicia-se o processo com dois backup’s das fotografias, um de

segurança e outro de trabalho em HD externo e/ou interno.

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Nesse ponto consideramos que Issa excuta o seu processo conforme os dez

mandamentos10 da Preservação Digital citado por Innarelli (2013, p.62) no seu livro

“Arquivística: temas contemporâneos”, que diz “Não deixarás de fazer backup e

cópias de segurança”, recomenda que na política da preservação digital o backup é

o primeiro passo para garantir de forma íntegra e confiável a restauração dos

documentos digitais.

Avaliação ou Edição

O próximo passo do processo do Issa é avaliar com critérios as fotografias que são

significativas (relevantes) para o seu trabalho. Embora nos padrões arquivísticos

esta etapa esteja inserida na “destinação de documentos”, veremos no decorrer do

trabalho a importância da avaliação nesta etapa do processo.

Na entrevista nos deparamos com terminologias diferentes, mas que significam

praticamente a mesma coisa, por exemplo, para os princípios arquivíticos segundo a

e-ARQ publicação da CONARQ:

A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes. (CONARQ, 2011, p. 29)

No mundo da fotografia é utilizado outra terminologia a Edição, que segundo Issa

conceitua dizendo que:

Material editado é o original. É um arquivo original, mas com edição. O que é edição? Edição não é tratamento. Edição é seleção, verificar o que é ruim e o que é bom, guardar o material ou jogar fora, classificar (essa é melhor que aquela), inserir metadados, todas as formas de metadados, descritivo, palavra-chave, administrativos [...] (ISSA, 2014a)

10 Os dez mandamentos da preservação digital foram idealizados a partir da experiência prática vivida no Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (AC/Siarq/Unicamp) e mediante um estudo que vem sendo desenvolvido desde 2001, o qual fundamenta teoricamente todos os mandamentos aqui descritos, porém como nada é definitivo, todos eles estão passíveis de discussão. (Innarelli, 2013).

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Como mencionado no capítulo da Produção Documental, as normas e

procedimentos sugeridos pela gestão documental são convenções, portanto

podemos observar que no trabalho do Issa a questão das fases do documento não é

aplicável, pois as fotografias já nascem corrente e permanente, sendo assim são

selecionadas em três etapas que o Issa chama de “peneira”, que significa filtrar:

- 1a filtragem: as fotografias são classificadas com uma estrela para as que

ficaram boas, as fotografias neutras que podem ser utilizadas posteriormente

ficam sem estrela e as fotografias ruins recebem uma marcação “X” para

serem deletadas.

- 2a filtragem: as fotografias que receberam uma estrela serão novamente

selecionadas e as melhores receberão duas estrelas.

- 3a filtragem: terá que refinar a seleção atribuindo três, quatro, cinco estrelas

até decidir as melhores.

De acordo com o conceito de avaliação, podemos observar que é necessário fazer

essa seleção para que se possa eliminar o excesso de fotografias de forma racional

sem prejudicar o seu trabalho e o acervo referente ao armazenamento.

Descrição Arquivística - Padrão IPTC

Nessa etapa do processo após a filtragem (edição) das fotografias, Issa detalha a

descrição das informações (local, crédito, palavra-chave entre outros) que serão

inseridas em cada fotografia selecionada, ou em grupos de fotografias com

informações similares, obedecendo a política do acervo.

A padronização dos metadados é importante para assegurar a autenticidade,

integridade, utilização, acesso as fotografias por mais tempo previsto. Issa (2014a)

possui uma padronização IPTC (International Press Telecomunications Council),

organização criada em 1965 por um grupo de agências e órgãos ligados a imprensa

com o objetivo de promover o intercâmbio de informações destinados à imprensa.

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O IPTC por ser um padrão com dados editáveis garante a leitura das informações

em outros formatos através de outros programas, caso haja migração de software

sem prejudicar a catalogação e o acesso.

Toda a imagem fotográfica no digital permiti embutir metadados, informações dentro do arquivo da imagem [...] no padrão IPTC [...] você trabalha de uma maneira muito fácil, universal, você consegue conversar com outros sistemas, não fica preso a um sistema de informação. (ISSA, 2014a)

Issa também ressalta a importância das boas práticas da fotografia digital que

surgiram devido os problemas que as mudanças tecnológicas trouxeram como o

armazenamento, segurança, falta de padrão de qualidade, entre outros. O grupo The

Universal Photographic Digital Imaging Guidelines – UPDIG foi criado por

associações de fotógrafos profissionais e da indústria fotográfica que se dedicaram a

estabelecer sugestões e recomendações de padrões e boas práticas da fotografia

digital direcionado para fotógrafos, designers, indústria gráfica e agências. Também

é citado o DPBestFlow que possui propósitos semelhantes e incentivado pela Library

of Congress.

As recomendações de padrões e práticas da fotografia digital contemplam

adequações necessárias para auxiliar e garantir um padrão de qualidade no

processo de gestão das fotografias.

Direitos Autorais

É importante conter nos metadados das fotografias os direitos autorais para a

atuação do fotógrafo, que deve ficar atento a sua obra e ao amparo da legislação. A

fotografia é considerada uma obra intelectual conforme a Lei do Direito Autoral

9.610/1998, art.7o “São obras intelectuais protegidas as criações do espírito,

expressas por qualquer meio ou fixadas em qualquer suporte, tangível ou intangível,

conhecido ou que se invente no futuro”.

Com a prática de download nas redes sociais foi necessário limitações dos direitos

autorais para que a conduta da sociedade fique consciente de seus direitos e

deveres, e mesmo assim a violação ao autor da obra acontece com frequência.

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A abordagem dos direitos autorais é intensa e requer um estudo mais aprofundado

sobre o tema, explanaremos somente os direitos autorais relacionados ao trabalho

do Marcos Issa,.

O princípio fundamental para a proteção da Lei do Direito Autoral é de proteger o

autor. No art. 11o conceitua que o autor é a “pessoa física criadora de obra literária,

artística ou científica.” e ressalta no parágrafo único que a proteção atende às

pessoas jurídicas.

Outro ponto importante são os direitos morais e patrimoniais que pertencem ao

autor. Segundo o Capítulo II da Lei do Direito Autoral os direitos morais garantem ao

autor da obra o direito de reivindicar a autoria, ter o seu crédito autoral indicado em

toda e qualquer utilização, assegurar a integridade ou permitir alterações por

terceiros. Já no Capítulo III dispõe dos direitos patrimoniais que permite o direito de

usar a obra e ser usado por terceiros.

Observamos que a menção de autoria jamais poderá ser suprimida, mesmo que a

obra esteja em domínio publico11. Os direitos patrimoniais possui um prazo de

proteção as obras fotográficas por um período de setenta anos, a contar de 1° de

janeiro do ano subsequente ao de sua divulgação, sendo que a obra também poderá

cair no domínio público após o falecimento do autor caso não tenha herdeiros.

Há outro detalhe que deve ser mencionado que é sobre as obras anônimas e

pseudônimas, no artigo 43 que também menciona o mesmo prazo de proteção ao

direito do autor, com ressalvas no Parágrafo único que diz caso venha ter

conhecimento da data de falecimento do autor é válido o artigo 41 que se refere ao

prazo de setenta anos do 1o de janeiro do ano subsequente do falecimento do autor.

Issa reforça a lei dizendo “fotos antigas corre o risco de ser processado, pois não

tem crédito, mas há casos que tem uma observação dizendo que se alguém

reconhecer o autor da foto é para entrar em contato e isso só ameniza a situação”.

11 Domínio público, de acordo com o que estabelece a Lei de Direito Autorais, é a situação jurídica na qual se encontra: (i) uma obra cujo prazo de proteção já expirou; (ii) uma obra de um autor falecido que não deixou herdeiros ou; (iii) uma obra de um autor desconhecido. (ALMEIDA; DEL MONDE, 2012, p.19)

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No artigo 18 da Lei dos Direitos Autorais diz que “A proteção aos direitos de que

trata esta Lei independe de registro”, partindo dessa premissa como provar que

determinada fotografia é de sua autoria caso não possua os créditos do autor?

Amparado pelo Código de Processo Civil no artigo 385 § 1º respalda “Quando se

tratar de fotografia, esta terá de ser acompanhada do respectivo negativo”, ou seja,

a autoria de uma fotografia pode ser comprovada acompanhada do original. No

entanto, devido a evolução tecnológica a fotografia digital é vulnerável quanto a

manipulação, ou seja, a possibilidade de fraude é maior.

[…] é uma prova atípica por excelência, razão pela qual poderá servir, sim, como meio de prova. Forçoso notar que, nessa hipótese, por não haver previsão legal, o juiz não é obrigado a aceitar as fotos digitais, ao contrário do que ocorreria se tratasse de prova típica (pura), nas quais o julgador tem que aceitar (nestas o juiz limita-se a deferi-las ou não, conforme verificar a necessidade para o desate da lide.). (DANTAS, 2007)

Sendo assim, por ainda não ter um amparo legal, a fotografia digital como prova

deve ser usada com prudência. No entanto, Sampaio (2007) diz que existem

técnicas que garantem a autenticidade da fotografia digital, como por exemplo:

Formato RAW – No caso da fotografia digital, existem câmeras que fotografam e armazenam em formato RAW, que tem na sua tradução o significado de “natural”, sem “processamento”, “sem tratamento”, “cru”. Este formato mantém a integridade da imagem, pois não permite que qualquer manipulação seja salva no mesmo arquivo, sendo necessário sua conversão para outro formato como o TIFF(.tif) ou o JPEG(.jpg), e assim salvando as alterações realizadas. Este formato garante por si só, a autenticidade do arquivo de imagem.

HASH (Soma de verificação) – O hash é uma assinatura digital única, de comprimento fixo, resultante da aplicação de um algoritmo unidirecional, que converte parte de um dado, um arquivo digital, etc., em um valor de comprimento fixo irreversível, ou seja, a partir do hash não se chega ao dado. O hash é largamente utilizado para garantir a integridade da informação, permitindo verificar se um determinado dado teve seu conteúdo alterado. Os dois algoritmos mais utilizados para esse fim são o MD5 do Ron Rivest, que produz valores de hash de 128 bits, e o Secure Hash Algoritm-1 ou SHA-1 que produz valores de hash de 160 bits. (SAMPAIO, 2007, p.20)

A fotografia digital tem o valor legal desde que seja provada a sua autenticidade,

portanto o fotógrafo profissional deve atentar-se em arquivar as suas fotografias em

formato RAW e colocar os créditos embutidos na fotografia para que não tenha

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problemas futuros. Issa (2014a) reforça “você cria o JPEG a partir do cru, por

exemplo, o JPEG várias pessoas podem ter, eu faço uma cópia, mas o arquivo cru e

o negativo só o autor vai ter, você não manda o arquivo cru para ninguém só manda

o derivado”.

Revelação

Essa é a última etapa do “Uso e Conservação”, Issa (2014a) explica que toda a

fotografia sofre alterações nesse momento, passando por um processo de ajuste

que é chamado de “revelação”. A revelação é o momento em que o fotógrafo a partir

da sua criação fotográfica percorre por técnicas e escolhas de valores reais, ou seja,

com os recursos tecnológicos é feito o controle de luz, de contraste, de brilho e

outros, que fazem parte do ajuste tonal.

Issa (2014) conceitua a maneira moderna de revelar fotografias “[...] a fotóptica, que

era um laboratório, todo escuro, um Darkroom e agora o software chama Ligthroom

por que você trabalha com a luz acessa, não tem mais o quartinho escuro para

trabalhar. O laboratório está ali dentro”.

Podemos observar que as perspectivas de revelação mudaram de paradigma com

as novas tecnologias, mas o processo e o resultado do trabalho continuam os

mesmos.

DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Após a “revelação” das fotografias, chega o momento de destiná-las para as suas

funcionalidades e conservação. Schellenberg (2006) explica que o termo

“Destinação” em se tratando de Gestão de Documentos, é a prática de determinar o

destino final dos documentos, que pode ser para um depósito de armazenamento

temporário ou um arquivo de preservação permanente, microfotografar os

documentos ou eliminá-los. A CONARQ (2011) na publicação e-ARQ Brasil também

compartilha com a explicação de Shellenberg dizendo que “é o processo de análise

dos documentos arquivísticos, visando estabelecer os prazos de guarda e a

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destinação, de acordo com os valores primários e secundários que lhes são

atribuídos”.

Issa nesse momento faz a análise de suas fotografias para direcioná-las nos

ambientes adequados de armazenagem e acesso, que por tratar de fotografias

digitais utiliza-se do termo “exportar” as fotografias. No Ligthroom a exportação

significa pegar a sua fotografia original, aplicar os ajustes e criar novas cópias e

manter as originais sempre intactas. Há possibilidades das novas fotografias serem

“criadas” em vários ambientes, como por exemplo, em disco.

A CONARQ (2011, p.30) na publicação e-ARQ Brasil faz uma ressalva referente ao

processo da “Destinação dos documentos”, “As determinações sobre a destinação

devem ser aplicadas aos documentos, de forma sistemática, no curso das atividades

rotineiras do órgão ou entidade”.

É importante pautar nas recomendações da e-ARQ Brasil com o fluxo de processos

e as atividades rotineiras da entidade que será trabalhada a gestão de documentos

para se ter um resultado eficiente.

Armazenamento, Segurança e Acesso

O armazenamento das fotografias digitais é uma prática frágil de trabalho, pois com

a evolução e mudanças das tecnologias que ocorrem em pequenos espaços de

tempo, corremos o risco de perdas de documentos e informações. A CONARQ na

Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital afirma que:

A tecnologia digital é comprovadamente um meio mais frágil e mais instável de armazenamento, comparado com os meios convencionais de registrar informações, tendo um impacto profundo sobre a gestão dos documentos digitais no presente para que se tenha garantia de acesso no futuro. (CONARQ, 2005, p.3).

Na publicação e-ARQ Brasil a CONARQ (2011) diz que o armazenamento dos

documentos arquivísticos convencionais e digitais ocorrem em todo o seu ciclo de

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vida, garantindo a autenticidade e o acesso estipulado pela tabela de temporalidade

e a destinação.

Issa inicia sua preservação utilizando dois backup’s das fotografias capturadas, um

de segurança e outro de trabalho, que ao chegar nessa etapa de “Destinação” são

eliminadas as fotografias dos bakup’s de segurança e mantém as fotografias

“editadas” que depois passarão por outras fases do fluxo de processos chegando

até a destinação do documentos, onde serão “exportadas” para dois HD’s externos e

o Banco de Imagens.

Issa (2014) comenta em seu depoimento que já armazenou muitas fotografias em

DVD e CD, mas que hoje em dia essa mídia é ultrapassada porque a capacidade do

HD é maior que a do DVD e CD.

Organizo os HDs pelo catálogo que tenho no computador, eu vejo o original daquela foto no HD “xyz” e vou lá na gaveta pego o HD e a original, e todo HD tem seu irmão gêmeo, por que dá pau, então sempre tenho um software que fica olhando para o HD fazendo cópia dele. É chato, mas senão fizer é pior, por que tem duas cópias? sai caro, mas é mais caro não ter, o dia que você perde e vai tentar recuperar, você acaba pagando quatro vezes mais para recuperar 70% das fotos e fora a dor de cabeça, o desespero [...]. A indústria ainda não inventou algo perene para guardar arquivos digitais. (ISSA, 2014a)

Existe também a preocupação das mídias digitais, pois não temos definido o tempo

de durabilidade e confiabilidade, mas há estudos de diversas bibliografias

levantadas por Innarelli (2013, p.35) que afetam as mídias “a temperatura; a

umidade relativa do ar; temperatura de uso; qualidade da mídia; campos

magnéticos, manipulação e poluição”. Issa possui uma sala climatizada em que

armazena as mídias digitais e comenta que a temperatura inadequada prejudica

muito a durabilidade do DVD e HD. A CONARQ na publicação e-ARQ Brasil diz que:

As condições de armazenamento têm de levar em conta o volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser projetadas considerando também a proteção contra acesso não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. (CONARQ, 2011, p.34)

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As fotografias também são exportadas para o banco de imagens e tem a

possibilidade de permissões de acesso, como por exemplo, a área pública que todos

podem ter acesso e área exclusiva para clientes.

Um dos desafios da atualidade é justamente a preservação e a acessibilidade

desses documentos digitais, no entanto a falta de confiabilidade das mídias digitais é

preocupante referente ao número de produção de documentos digitais. Issa (2014a)

diz que mesmo com todo esse cuidado sempre há o risco de perda de informações.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

A gestão documental de fotografias digitais não é simplesmente produzir,

descarregar e renomear as fotografias, o processo de gestão estende-se para muito

além, sendo necessário ter o conhecimento das fotografias digitais, tecnologias,

processos e gestão de documentos para se obter sucesso na confiabilidade,

autenticidade, acessibilidade, preservação e conservação dos documentos.

O volume de fotografias digitais produzidas diariamente é incontrolável em relação

às fotografias em papel, assim sendo existe o risco de perdas definitivas e

irrecuperáveis causando prejuízos financeiros e emocionais. Issa (2014a) se

preocupa muito com o futuro das fotografias digitais que estão sendo armazenadas

de forma equivocada por falta de conhecimento ocasionando a perda com a mesma

velocidade que se fotografa.

Embora tenhamos diversos recursos tecnológicos para desenvolver uma gestão

documental de fotografias digitais, nada disso terá relevância se não houver uma

gestão de processos.

Obervamos nesse trabalho a importância de ter do mapeamento do fluxo de

processo para que as fotografias recebam um tratamento adequado e possam

tornar-se acessíveis de forma fácil e rápida.

Outro ponto importante é quanto a preservação digital em relação a obsolência

tecnológica e a fragilidade do suporte que exige um cuidado na migração de mídias

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digitais podendo ocorrer a perda de informações e a garantia de confiabilidade,

autenticidade e acessibilidade do documento. É relevante que a migração aconteça

periodicamente, pois os suportes e formatos não possuem uma durabilidade longa.

Ressaltando que os metadados é uma das propriedades para garantir a preservação

e acessibilidade a longo prazo das fotografias.

A fotografia digital é um documento peculiar que exige tratamento específico

conforme as necessidades de trabalho do fotógrafo. E independente de qualquer

informação que a fotografia possa ter, o metadado autoral é uma informação

imprescindível para a proteção à obra do autor.

A evolução tecnológica veio para dar amparo ao volume de informações que

produzimos e recebemos diariamente e ao mesmo tempo nos trouxe incertezas

neste novo modelo de negócio. Aplicar a gestão documental possibilita a

padronização e a definição sobre o que armazenar e preservar.

REFERÊNCIAS

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