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München, 18.April 2012
Matthias Spieß Manager Business Intelligence
Self-Service BI – Wie agile BI Systeme Informa-
tionsbeschaffung effizienter machen und warum
Self-Service für einen Fachbereich wichtig ist
Corinna Endres Consultant Business Intelligence
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THESE
In jedem Unternehmen wird Self-Service BI bereits eingesetzt –
nur meist ungesteuert und ohne Plan.
Es ist eher so, dass Fachbereiche in selbst entwickelten BI-
Lösungen wenig unterstützt werden.
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Der Inhalt
01 Traditionelles BI
02 Begriffsabgrenzungen
03 Definition Self-Service BI
04 Marktbeobachtungen
05 Branchenspezifische Unterschiede
06 Chancen und Risiken Self-Service BI
07 Kostenbetrachtung
08 Einführung Self-Service BI
09 Checklisten / Templates Self-Service BI
10 Anbieter von Self-Service BI
11 Fazit / Zusammenfassung
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 3
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01 Traditionelles BI
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 4
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Traditionelles BI mit BIC-Strukturen und ohne BIC Strukturen
Traditionelles BI ist “datenorientiert” - Datenspeicherung
- Datenintegration
- Datendarstellung
fehlender Einbezug der Fachabteil.
standardisierte, statische Reports
und vordefinierte Analysepfade
fehlende Rückkopplungskomponente
komplex und kostenintensiv
oft dem Management vorbehalten
starke Beanspruchung von IT-
Ressourcen
mangelnde Anpassungsfähigkeit an
Geschäftsprozesse
niedriger Return on Investment (ROI)
Traditionelles BI ist “datenorientiert” - Datenspeicherung
- Datenintegration
- Datendarstellung
verschiedene Fachabteilungen mit
eigenen Lösungen
standardisierte, statische Reports
und vordefinierte Analysepfade
IT als Betriebs- und Wartungsabtl.
komplex und kostenintensiv
starke Beanspruchung von
Fachbereichs-Ressourcen
rudimentäre Anpassungsfähigkeit an
Geschäftsprozesse
niedriger Return on Investment (ROI)
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02 Begriffsabgrenzungen
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Begriffsabgrenzung Agile BI, Mobile BI und Self-Service BI
Kombination aus Herangehensweise, Prozessen, Methoden,
organisatorischen Strukturen, Tools und Technologien
-> flexible und schnelle Reaktion auf Änderungen
Mobile BI Agiles
Projektmanagement
Self-Service BI
- online oder offline
Nutzung von BI-Tools
auf mobilen Endgeräten
- sehr dynamisches und
flexibles managen und
steuern von Projekten /
Prozessen
- Ansatz, um parallel zu
einem zentralen DWH
fachbereichsgetriebene
Analysen ohne direkte
Integration in die DWH
Architektur und –
prozesse bereitstellen
zu können
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03 Definition Self-Service BI
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Definitionen
“Self-Service BI make it easier for users to create personalized reports that
reflect their needs better than the standardized reports developed using
traditional BI approaches.”
“…define new ways of viewing and analyzing information.”
“The self-service approach lets end users create personalized reports and
analytical queries while freeing up IT staffers to focus on other tasks –
potentially benefiting both groups. Because self-service BI software is used by
people who may not be tech-savvy, however, it is imperative that the user
interface must be intuitive and easy to use.”
„Self-Service BI ist ein Ansatz, um parallel zu einem zentralen DWH
fachbereichsgetriebene Analysen ohne direkte Integration in die DWH
Architektur und –prozesse bereitstellen zu können“
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 9
1 TDWI.org
2 Elisabeth Horwitt auf cio.com
3 techtarget
4 SHS VIVEON
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Fokus / Merkmale und Abgrenzung zu traditionellem BI
schnellere Wege BI / DWH Lösungen bereit zu stellen (Time-to-Market)
Reduzierung der Abhängigkeit von der IT
erweitert die Vision und den Scope eines BI-Systems
personalisierte Analysen direkt aus der Fachabteilung
Abhängigkeit von IT wird reduziert – Konzentration auf Kernkompetenzen
Selbstständige Aufbereitung und Analyse von Daten durch „empowered“ User
Leichterer Zugang zu Quelldaten
Zugang zu „Echtzeit-Informationen“
Effizienter durch die Verknüpfung mehrerer Datenquellen (DWH mit externen
Datenquellen)
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04 Marktbeobachtung
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Was treibt das Thema am Markt* und in den Unternehmen?
Permanente Veränderung der Geschäftsanforderungen
IT setzt neue Anforderungen nicht schnell genug um
Anforderung, eine stärker Analyse-getriebenes Unternehmen zu werden
langsamer oder später Zugang zu Informationen
Unzufriedenheit der Fachanwender mit dem Leistungsumfang des BI
Angebots der IT/BIC
bestehenden Umgebungen sind zu komplex
Verständnis zwischen IT und Fachanwendern ist schwierig
behäbige Releaseprozesse
Technische Restriktionen
*Angelehnt an TDWI Informationen
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05 Branchenspezifische Unterschiede
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Branchenspezifische Unterschiede
Telko
- BI-Systeme mit Historie
- Gute Prozesse und
Analysemethoden
- Sehr gute Grundlage für SS BI
- BI ist Geschäftsmodell
eCommerce
- Wenige Unternehmen mit
gewachsener BI-Struktur
- Meist BICs und DWHs im
Aufbau
- SS BI sehr wichtig bei
schnelllebigem Geschäft
Banking & Insurance
- Oft schwergängige Prozesse
- Komplexe Wertschöpfungskette
- Mehrere Systeme
- Einige Unternehmen ohne
DWHs
- SS BI später sinnvoll
Technology
- BI-Systeme mit Historie (SAP)
- Komplexe Wertschöpfungskette
- Mehrere Systeme
- Grundlage gelegt -> oft
Probleme bei Standard-
Reporting
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06 Chancen und Risiken von Self-Service BI
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 15
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Kein unternehmensweites Reporting
Keine einheitliche Definition von Kennzahlen
Ablenkung der User von Kernaufgaben
Überforderung der User ( durch gezielte
Schulungen lösbar)
Inkonsistenzen
Qualität nicht geprüft (technisch / inhaltlich)
Wartbarkeit Spezialwissen in einzelnen
Köpfen
evtl. fehlende Dokumentation
höhere Kosten (Ergebnisse nicht nachhaltig /
mehrere Ausarbeitungen zum selben Thema
möglich)
Auftreten von Insellösungen
Chancen und Risiken von Self-Service BI
Chancen Risiken
Entlastung des BICC und der IT
Flexibilität
Reports/Dashboards sind bedarfsgerechter
Hohe (fachliche) Qualität
Innovative / Kreative Ansätze
Time-To-Market
Quickwins durch Prototyping
Kostenvorteile bei Nachhaltigkeit der Ergebnisse
DWH kann sich auf Kernthemen konzentrieren
bessere Wartbarkeit
Hohe Akzeptanz/Motivation bei den Nutzern
Auch für Nicht-technische User umsetzbar
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07 Kostenbetrachtung
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 17
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Bei gesteuerter Einführung von SelfService BI sinken qualitativ die
Kosten im IT / BIC-Bereich
ohne Self-Service BI Anpassung Datenstruktur / Datenmodellierung
Wartung / Support
Analysen
Sonderprojekte / Kampagnen
Anforderungsmanagement
Requestmanagement
Betrieb / Hardware / Software
mit Self-Service BI Anpassung Datenstruktur / Datenmodellierung
Wartung / Support
Analysen
Sonderprojekte / Kampagnen
Anforderungsmanagement
Requestmanagement
Betrieb / Hardware / Software
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 18
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Die Kosten in den Fachabteilungen erhöhen sich – aber auch die
Ergebniszufriedenheit
ohne Self-Service BI
Analysen
Sonderprojekte / Kampagnen
Anforderungsmanagement
mit Self-Service BI
Analysen
Sonderprojekte / Kampagnen
Anforderungsmanagement
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 19
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Die Kostenbetrachtung gesamt zeigt eine Win-Win Situation –
gleiche oder geringere Kosten insgesamt, mehr Zufriedenheit
ohne Self-Service BI
IT / BIC
Fachabteilung
mit Self-Service BI
IT / BIC
Fachabteilung
• Kostenverlagerung durch Self-Service BI von IT / BIC auf die Fachabteilung
• Qualitativ fachliche Analysen
• Steigerung der Zufriedenheit in beiden Bereichen
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08 Einführung von Self-Service BI
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Viele Fragestellung sollten für die gesteuerte Einführung von
SelfService BI beachtet werden
Tool
User
Sicherheit
Daten
Organisation
Support
Governance
Prozesse
IT/BIC
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Die Einführung von Self-Service BI bei ausgewählten Usern wird
empfohlen – diese müssen gut ausgesucht sein
technisch
- IT-Affinität (MS
Office)
- Kenntnis von
Darstellungstechniken
Skills
fachlich
- Geschäftsprozesse
- Verständnis der
Transformation
Prozesse -> Daten
- Analysenziel
persönlich
- Analytisches Denken
- Kreativität
- Übereifer vs. Angst
- Eigeninitiative
Key-User
- Ansprechpartner
- Datenhintergrund
- Tool-Kenntnisse
- Einhaltung von
Standards
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Toolportfolio aus Sicht IT und aus Fachbereichssicht
Wartbarkeit
Guter 2nd Level Support
Gute Dokumentation
Performance muss bei hoher
Auslastung gewährleistet sein
Berechtigungsmöglichkeiten
SelfService Tool sollte ideal in die
Toollandschaft des Unternehmens
passen
Verknüpfung von Daten aus dem DWH mit
externen Datenquellen
Benutzerfreundliche, selbsterklärende
Oberfläche und Funktionen für nicht-
technisch versierte User
keine „Überflutung“ durch zu viele
Funktionen
Bereitstellung von Reportingvorlagen
(Erweiterbarkeit um zusätzliche
Funktionen)
Self-Service-Analyse, Self-Service-
Reporting und personalisierte Dashboards
Datenausschnitt vom User vorgegeben
leichter Zugang zu Quelldaten für
Reporting und Analyse
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 24
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Die BIC- oder IT-Abteilung sollte sich wandeln vom BI-Umsetzungs-
dienstleister zum agilen BI-Self-Service-Dienstleister
Support des Self-Service BI Tools
Organisation und Überwachung von Zugängen, Sicherheit und Qualität
Schulung der Key-User
Enger Kontakt und Abstimmung mit den Key-Usern
Konzentration auf Administrative Aufgaben
Aufrechterhaltung und Monitoring des DWH
Bereitstellung von Daten -> Sandboxing
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Auch die Security in Bezug auf Self-Service BI muss betrachtet
werden – hin zu einer „offenen“ Sicherheit
Datenschutz und Datensicherheit beschreiben und umsetzen
Abgrenzung der Zuständigkeit – Fachbereiche vs. IT/BIC
Schutz der Daten vor „übereifrigen“ Usern -> Sandboxing
Regeln und Vorgaben zur Verwendung der Umgebung
Schulung der User und Key-User auf Datensicherheit
18.04.2012 SHS VIVEON SelfService BI Seite 26
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Eine eigene Governance für Self-Service BI ist notwendig
Daten Templates Kommuni-
kation
Einheitliche KPI
Einheitliche
Dimensionen,
Hierarchien
Festlegung von
„empfindlichen“ Daten
Fachbezogene
Namensgebung
Festlegung von Rollen
und
Verantwortlichkeiten
Änderungen/Neuer-
ungen kommunizieren
Austausch mit IT
Schulungen vom FB
an die IT/BIC
Erstellung von
Checklisten für
Fachbereiche
Vorgaben für
Mindestdoku-
mentation
Standards für Reports
(intern / extern)
Governance
Kernaussage: es ist eine eigene Governance und eine eigene
Architektur und eine ergänzte Organisation nötig
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Änderungen in Prozessen müssen vorgedacht und einheitlich
umgesetzt werden, um Self-Service BI erfolgreich zu machen
Request Prozesse Incident Prozesse
Organisation - Aufnahme von Self-
Service Reports ohne
Governance-Vorgaben
- Personen, die Incident
von nicht DWH
Entwicklungen
entgegennehmen
Flexibilität - schnelle Antworten
- schnelle Einarbeitung in
unbekannte Themen
- schnelle Antworten
- schnelle Einarbeitung in
unbekannte Themen
Sonstiges - Dokumentation von Self-
Service Reports
- Übergabe-Infos an
Request
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Sandboxing
Managed BI
Services
Fachliche
Analysebe-
reiche
Technische Bereitstellung eines Datenbankbereichs für personalisierte Datenhaltung
Einbindung von autonomen Sandboxen als Basis für ein integriertes Reporting
Sandboxing ermöglicht einfache Integration von externen Daten, Excel-Listen, Flatfiles bis hin
zur individuellen komplexen ETL-Implementierung von geschulten Power Usern
Individuelle Datenmodellierung und Bereitstellung von Data Marts möglich
Zentrale Bereitstellung der Reports z.B. in Sharepoint mit Zugriffskontrolle und –monitoring
Tracking und Monitoring von Änderungen, fachliches Dictionary, Prozess-Monitoring
Planung der Datenaktualisierung zur Ressourcensteuerung
Frühzeitige Indikation von Bedarfen
Generische Data Marts als Basis für Ad hoc Reporting
Bereitstellung von flexiblen Auswertungsmöglichkeiten
Steuerung der Beladung und Weiterentwicklung der Data Marts durch den Fachbereich
Anpassungen und Änderungen durch die IT allerdings ohne Integration in die DWH-ETL-
Prozesse erforderlich
Es gibt verschiedene Ansätze zur Umsetzung von Self-Service BI
Dynamische
ETL-
Prozesse
Bereitstellung von konfigurierbaren bzw. eingeschränkten ETL-Applikationen zur
Implementierung einfacher ETL-Prozesse („ETL light“) unter Verwendung von Standard ETL-
Tools oder individuellen Frameworks
Unterstützung von Flexibilität und Automatisierung bei der Anbindung von externen Daten
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Self-Service BI im EDWH mittels Sanboxing
Enterprise Data
Warehouse
Sandboxes Developer
Business Analyst
Enduser
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09 Checklisten / Templates Self-Service BI
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Für die gesteuerte Einführung von Self-Service BI sind Checklisten
und Templates nötig, die standardisiert vorzubereiten sind
Checklisten für - Incidentmanagement
- Reporterstellungen in den Fachbereichen
- Analyseergebnisse
- Testvorgehen
Templates für - Dokumentationen
- Mindest-Dokumentationen
- Metadaten
- Anforderungsmanagement
- Incidents
- Analysedurchführungen
Checkliste TestRelevancy
Final Original
Reference No1 - Individuelle Leistungsmessung4 - Reporting1 - Individuelle LeistungsmessungMeasure Def StatusMeasure Group Universe
1 1 1 Contact processing time Contacts yes
2 1 1 Offered customer contacts Contacts yes
3 1 1 closed customer contacts Contacts yes
4 1 1 documentation ratio call code Contacts restricted
0
Datum AnfordererUmgesetzt
durch
Datum
Umsetzung
Umsetzung
sgrad
28.05.2012 T.Anding MSP 31.05.2012 100%
01.06.2012 SDZ ZDF 31.08.2012 100%
Reportersteller
Report Musterfrau
mailto:[email protected]
Template Report-MetadatenBeschreibung Report
Ansprechpartner
Max MustermannDatenstand
Betrachtungsebene Zeitpunkt Aktualisierung
1. ABCLink
2. DEF
täglich, bis 9:00 Uhr
Quellsysteme Übersicht Kennzahlen
Hinweise - z.B. Probleme oder wichtige Änderungen
Kurzbeschreibung der einzelnen Sheets
Sheet A: …
Sheet B: …
Übersicht Empfänger
<Namen der Empfänger>
Hinweise
Beschreibung
Wunsch Umsetzung
Modification log
Wunsch Ergänzung
Sheet C: …
Template Analyse
= Technical names
Status Dimension Attributes
finished ActivityType ID ActivityType_Code
Table name activity_type
Attribute name activity_type_code
1 TICKET
2 SECONDARY
3 ACTIVITY
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10 Anbieter von Self-Service BI
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Die Übersicht zeigt mögliche Tools für Self-Service BI – oft sind
aber auch vorhandene Tools anpassbar
InformationBuilder „WebFocus“
IBM Cognoss Express Reporter
SAP-BusinessObjects-BI-OnDemand
Tibco „Spotfire“
Tableau Desktop
QlikView
Microsoft PowerPivot
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11 Fazit / Zusammenfassung
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Zusammenfassung
… nützt den Fachabteilungen und stärkt die Akzeptanz der vorhandenen BI-
Strukturen
… gesteuerte Einführung führt zur Homogenität und Akzeptanz und wird als
professionelles Vorgehen angesehen
… angepasste Governance, Prozesse und Architekturen führen zu sinnvollem
Wartungsaufwand in BI- und IT-Abteilungen
… Wissen über Chancen und Risiken ermöglichen erfolgreiche Einführung
von Self-Service BI
… 4 unterschiedliche Möglichketen für eine gesteuerte Einführung:
Sandboxing / Managed BI Services / Dynamische ETL-Prozesse / Fachliche
Analysebereiche
Self-Service BI ist ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz und Weiterführung
von BI-Strukturen in der Zukunft – ohne Self-Service BI kein langfristiges BI
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HERZLICHEN DANK FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT
Matthias Spieß Manager Business Intelligence
Corinna Endres Consultant Business Intelligence
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KONTAKT
HEADQUARTERS
SHS VIVEON AG
Clarita-Bernhard-Str. 27
81249 München
Germany
T +49 89 74 72 57 - 0
F +49 89 74 72 57 - 900
www.SHS-VIVEON.com
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Die SHS VIVEON AG ist ein Business- und IT-Beratungsunternehmen für
Unternehmenssteuerungs- und Customer Management Lösungen
Düsseldorf
Stuttgart
München
Kastl
Zürich
Standort
Standort & Kunden
Kunden
Wien
Gründung: 1991 in München (börsennotiert seit 1999)
Tochtergesellschaften: GUARDEAN GmbH, SHS VIVEON Schweiz AG,
SHS Viveon GmbH
Leistungsfokus: Business Intelligence
Data Warehouse
Customer Value & Analytics Management
Customer Interaction & Applications Management
Customer Risk Management
Credit Management
Zielbranchen: Telco/Media/Technology
Finance & Insurance
Pharma & Healthcare
Industry & Commerce
> 200 Mitarbeiter (DACH)
> 200 Kunden in 15 Ländern
6 Standorte in 3 Ländern
25 Mio. EUR Umsatz (DACH)
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Strategie- &
Fachkonzepte
Konzeption,
Evaluierung,
Implementierung &
Betrieb
Customer
Value
Customer
Risk
Customer
Analytics
Business
Intelligence
Customer
Management
Applications
Data
Warehouse
Customer
Interaction
Marketing Fragen
Kundenprozesse
Intelligenz Transparenz Systemlösungen
Informationsbasis
Finanz Fragen
Wir vereinen alle Kernkompetenzen im Customer Management