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Seite 1
ACN
Closing Cockpit
Andrea Mokesch
28.10.2010
Seite 2
Closing Cockpit - Agenda
• Ausgangssituation• Closing Cockpit im Überblick
•Eignung•Highlights•Aufgabenplan•Monitor
• Benefit
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Closing Cockpit - Ausgangssituation
• Steigende Anforderungen an die Qualität der Monats-, Quartals-, Halbjahres- und Jahres-abschlüsse
• Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften bzw. geänderte Organisationsvorschriften
• Zunehmender Druck durch Unternehmens-leitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen
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Vertrieb
FinanzenKonzern
Closing Cockpit - Ausgangssituation
Beteiligte Unternehmenseinheiten• Hochkomplexe Geschäftsprozesse, an denen
fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist
Anlagen Geschäftsleitung
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Monats- bzw. Jahresabschluss
KonzernGeschäftsleitung FinanzenKonzernGeschäftsleitung
Controlling
FinanzenKonzernGeschäftsleitung
Einkauf Controlling
FinanzenKonzernGeschäftsleitung
Vertrieb Einkauf Controlling
FinanzenKonzernGeschäftsleitung
Personalwesen Einkauf Controlling
FinanzenKonzernAnlagenAnlagen
Personalwesen
Anlagen
Personalwesen
Anlagen
VertriebPersonalwesen
Anlagen
VertriebPersonalwesen
Anlagen
VertriebPersonalwesen
Anlagen
EinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen
EinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Geschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung
Personalwesen
Anlagen
VertriebPersonalwesen
Anlagen
EinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen Finanzen
ControllingEinkaufVertriebPersonalwesen
Anlagen KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung KonzernGeschäftsleitung
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Closing Cockpit - Ausgangssituation
• Fehlender Ablaufplan (Excel, Word, ….)
• Kommunikation über Telefon oder Mails
• Unterschiedliche Datenquellen
• Medienbrüche durch verschieden Systeme
Organisation Systeme
• Fehlender Überblick über den Status
• Fehlende zentrale Koordination
• Fehlende zentrale Fehleranalyse
• Keine optimierten Prozessabläufe
• Viele manuelle Prozesse
• Fehlende Automatisierung
Übersicht Abläufe
Verzögerungen im Abschlussprozess
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Closing Cockpit
im Überblick
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Closing Cockpit - Eignung
Das Closing Cockpit eignet sich besonders für folgende Aufgaben:• Tätigkeiten, die periodisch wiederkehren• Bei Beteiligung von unterschiedlichen
Verantwortlichen• Tätigkeiten erfolgen innerhalb eines
chronologisch definierten oder durch Abhängigkeiten bestimmten Ablauf
• Dies soll durch eine gemeinsame, für alle Beteiligten zur Verfügung stehende Oberfläche unterstützt werden
• Status aller Aktivitäten soll dokumentiert und für alle Beteiligten transparent zur Verfügung stehen.
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Closing Cockpit - Highlights
• Das Closing Cockpit ist eine auf SAP ERP basierende Funktionalität
• Es ermöglicht, Abschlussarbeiten transparent darzustellen, zu automatisieren und zu kontrollieren.
• Es sorgt für die flüssige Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Die gesamte Planung, Überwachung und Analyse erfolgt dabei zentral und über • EINE Bildschirmfunktionalität – das
Cockpit.• Wichtigste Funktionen der Anwendung sind
• Aufgabenplan• Monitor
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Closing Cockpit - Aufgabenplan
• Dient der Definition der betriebswirtschaftlichen Abläufe (z.B. Periodenabschluss)• durch Zusammenstellung aller zu
erledigenden Arbeiten• Festlegung der Abhängigkeiten zwischen
Aufgaben und Jobs• Hinterlegung von Dokumentationen• Involvierte Personen und deren
Zuständigkeiten festlegen
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Closing Cockpit – Vorlagen/Aufgaben
Definition Aufgabenplan
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Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (2)
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Closing Cockpit –Anlegen Aufgabe (1)
• Aufgabentypen im Aufgabenplan:• Programme, welche über Jobs (über eine
Variante) automatisch ausgeführt werden • Transaktionen, welche aus dem Menü online
gestartet werden• Merkhilfen zur Beschreibung von Aufgaben (z.
B. Hr. Mustermann ein Mail schreiben)• Ablaufdefinition als automatisch ausführbare
Prozesskette
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Closing Cockpit - Monitor
• Übersicht aller technischen und betriebswirtschaftlichen Informationen die benötigt werden um einen reibungslosen Abschluss zu ermöglichen.
• Start aller relevanten Aktionen des Abschlusses• Analyse von Fehlern• Durchführung von Neustarts• Protokolle und Ergebnislisten• Bietet für alle Mitarbeiter Überblick über
• alle Aktivitäten der Kollegen• Reihenfolge der Ausführungen• Status der Aufgaben
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Closing Cockpit – Monitor-Beispiel
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Closing Cockpit –Aufbau Bildschirm
Organisations- struktur
Abbildung desStrukturiertenAufgabeplans
Vorhandene Abschlusspläne Anzeige aller schon durchgeführten Aufgabenpläne
Listanzeige Anzeige der technischen und betriebswirtschaftlichenInformationen zu allen Aufgaben des Aufgabenplans
MonitorGrafische Darstellung der Aufgaben
in einem Balkenplan
Detailinformationen Alle Status-Informationen einer einzelnen Aufgabe
Auf einen Blick
Abhängigkeiten Bestimmung von Abhängigkeiten zwischen
verschiedenen Aufgaben
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Closing Cockpit – Abschlusspläne
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Closing Cockpit – Listanzeige
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Closing Cockpit – Monitor
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Closing Cockpit – Detailinformation
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Closing Cockpit - Benefit
• Effiziente Handhabung sowie Sicherstellung von optimalen Prozessabläufen durch:• Ereignisgesteuerte Organisation von Aktivitäten• Übersichtliche Darstellung• Verschiedene Überwachungsmöglichkeiten
und • Analysehilfsmittel
• Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen hinsichtlich Qualität und Geschwindigkeit
• Erhöhung Benutzerproduktivität und • Kostenreduktion
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Closing Cockpit
Danke
für Ihre Aufmerksamkeit!