Seguridad Informática_Lab 05

Mgter. Juan Pablo Apaza Condori. 1

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INGENIERA EN SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MINERA SEGURIDAD INFORMTICA

OBJETIVOS

Explicar los fundamentos de MS Project

LABORATORIO

1 INTRODUCCIN


TEMAS

Introduccin a la Gestin de Proyectos de Informticos.

Definicin de la Gestin de Proyectos Informticos.

MARCO TERICO

INTRODUCCIN

Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que nos ayudar a organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.

Antes de ver cmo utilizar esta aplicacin vamos a aclarar algunas dudas un tanto tericas que nos ayudarn a una mejor comprensin de la misma.

QU ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:

AANNTTEESS DDEELL PPRROOYYEECCTTOO::

Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para conseguirlo.

Identificar quin se encargar de cada tarea.

Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar en realizarlas.

Determinar el coste total del proyecto.

DDUURRAANNTTEE EELL PPRROOYYEECCTTOO::

Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.

Indicar qu problemas van surgiendo.

Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.

Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.


AALL FFIINNAALLIIZZAARR EELL PPRROOYYEECCTTOO::

Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta las sugerencias de las personas participantes.

DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO

Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se alcanzar el objetivo previsto en el mismo.

Un proyecto est formado por las partes siguientes:

Tareas: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn disponibles en una fecha, reservar hotel,... Al identificar las tareas hay que organizaras jerrquicamente, en la llamada Estructura de descomposicin del trabajo. Algunas tareas se tienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultneamente. Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea. Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos: 1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares. 2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias. 3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente. 4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.

Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto.

En Project, los hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan.

Cada vez que se concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir que el proyecto se ha concluido.

Recursos: En los recursos estn incluidas las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas.

Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.


GESTIN DE PROYECTOS

Con Microsoft Project se pueden mantener bajo control todos los elementos anteriormente mencionados.

Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:

Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.

Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo tienen que hacerlo.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el

Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el

Diagrama Pert, que aclara la relacin entre las mismas.

Veamos cada uno de ellos ms ampliamente.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del diagrama de Gantt podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuando haya terminado la anterior.


Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn representadas por recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de otra o bien porque una dependa de otra, se unen por lneas.


EJECUCIN DEL PROGRAMA

Una vez aclarados algunos aspectos tericos vamos a ver cmo se ejecuta el programa MICROSOFT PROJECT. 1. Desplegamos el Botn INICIO. 2. Vamos hasta la opcin PROGRAMAS. 3. Seleccionamos MICROSOFT PROJECT.


APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir un archivo

existente, tenemos que desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivos.

Tras esto nos aparece la siguiente ventana


En esta ventana elegiremos dnde est el archivo que queremos abrir, en el cuadro Buscar en, y despus seleccionaremos el archivo en cuestin y pulsaremos el botn Abrir.

Al abrir un archivo podemos ver lo que ste contiene as como hacer cambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo, y para ello tenemos dos opciones:

a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para ello tan slo tenemos que pulsar el botn Guardar de la barra de herramientas: O desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Guardar.

b) Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para esto debemos desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Guardar como...

Al almacenar un archivo aparece el Asistente para planeacin que nos pregunta si queremos almacenar el proyecto con lnea de base (grabacin del proyecto en un punto especfico del mismo).

La lnea de base nos permite ver los cambios que se han producido en una programacin.

Una vez que un archivo se guarda con lnea de base, que suele ser cuando se termina de planificar la programacin y se va a empezar la primera tarea, el asistente para planeacin no aparece ms, por tanto se puede sobreescribir la lnea de base existente o guardar otra nueva.


VISUALIZARON DEL PROYECTO

Cuando trabajamos en Project, podemos elegir la forma en la que deseamos ver e introducir informacin en nuestro proyecto.

Por defecto la vista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de informacin y a la derecha, el diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en una escala temporal.

Project nos proporciona tres categoras de vistas cada una de las cuales muestra informacin del proyecto de forma distinta: 1. Vista de hoja: Es muy til cuando tenemos que introducir mucha informacin de tareas y

recursos de una vez ya que la presenta en un formato de filas y columnas.


2. Vista de formulario: Debemos utilizar esta vista cuando queramos examinar detalladamente la informacin de una tarea o recurso determinado.

3. Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (una nica hoja, diagrama, grfico o formulario) o combinado (como es el caso del Diagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el diagrama de Gantt).


AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL

Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, podemos ver la duracin de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y secundaria) que aparece en el mismo.

Quizs en un momento determinado nos interese cambiar esta escala para ajustarla mejor a

nuestras necesidades.

Para realizar esto podemos utilizar los botones Alejar y Acercar de la barra de herramientas o en el Men Vista elegir la opcin Escala temporal.


Qu cambios podemos conseguir?

Si en la escala temporal principal aparece el primer da de una semana, y por tanto en la escala temporal secundaria aparecen los das de la semana, al pulsar Acercar, en la escala principal aparecen los das y en la secundaria incrementos de seis horas.

Si en la escala temporal principal aparece el primer da de una semana, y por tanto en la escala temporal secundaria aparecen los das de la semana, al pulsar Alejar, en la escala principal aparecen los meses y en la secundaria incrementos de tres das.

Si en el resultado de cada uno de los casos anteriores si pulsamos lo contrario aparecer, la escala de partida.


ACTIVIDADES

Analizar y explicar el funcionamiento de .cada uno de los ejemplos. EJEMPLO 1

Ejemplo de MS Project

SOLUCIN


1 Iniciar MS Project


2 Introducir fases y tareas


3 Ordenas las fases y tareas Vincular las tareas indicando los predecesores


4 Introducir duracin de las tareas Clic en Auto programar


5 Visualizar el proyecto completo


6 Definir el calendario laboral


7 Poner 24 y 25 de diciembre NO Laborables


8 Cambiar el comienzo del proyecto

8 Comienzo 17 de diciembre


EJEMPLO 2

Ejemplo de MS Project

SOLUCIN

1. Agregar ttulo del proyecto

2. Cambiar la escala de tiempo a meses


3. Agregar actividades principales


4. Agregar subactividades


5. Ligar actividades con subactividades


Agregar a B1 su predecesora 5


6. Partir una actividad


7. Indicar el avance de una actividad


8. Indicar los recursos de una actividad


9. Copiar renglones hacia arriba o hacia abajo (EDIT)


10. Ver vistas (VIEW) Calendar, Gantt, Network, Tracking Gantt


EJERCICIOS

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