SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES RECOMENDACIONES … · 2018-05-23 · observaciones y recomendaciones realizadas por esta Auditoría, tipificadas por riesgo (Alto, Medio y Bajo)y que

Universidad de Buenos Aires

Auditoría General

INFORME DE AUDITORÍA GENERAL N° 828/15

SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES y RECOMENDACIONES

ADMINISTRACIÓN DE CAMPOS

2015

Informe AG-UBA N° 828/15

ÍNDICE

CONTENIDO Pág.

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1

2. MARCO NORMATIVO 1

3. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO 5

4. LIMIT ACIONES AL ALCANCE 5

5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS 5

6. CUADRO DE SEGUIMIENTO 6

7. OPINIÓN DEL AUDITOR 7

Anexo 1: Cuadro de Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones

Informe AGUBA N° 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Nuestro objetivo principal consiste en analizar y colaborar en la solución de lasobservaciones formuladas en los informes emitidos por esta Auditoría en años anteriores.

En tal sentido, se analizan la totalidad de las observaciones y recomendacionesvigentes al 31/12/2014 en todos los niveles de riesgo asociados (Alto, Medio y Bajo), a fin delograr el fortalecimiento del sistema de control interno vigente en la Dependencia.

2. MARCO NORMATIVO

En consonancia con las Normas de Auditoría de la Universidad de BuenosAires se aplicó el siguiente marco normativo:

Patrimonio

Estatuto Universitario.

Resolución (CS) N° 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación dela responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA.

Recursos Propios

Ley N° 24.156 Administración Financiera y de los Sistemas de Control delSector Público Nacional.

Decreto N° 1.344/07 Reglamentario de la Ley N° 24.156.

Resolución (CS) N° 2.702/04 Recursos propios de la U.B.A. Ingreso directo alas Tesorerías de las Dependencias.

Ley N° 19.549Ley de Procedimientos Administrativos.

Decreto N° 1.759/72 Reglamentación de la Ley de ProcedimientosAdministrativos N° 19.549.

Decreto N° 1.883/91 Reforma de la Ley N° 19549.

Resolución (CS) N° 1.655/87 Reglamentación sobre actividades deCooperación Técnica, Producción de bienes, Asesoramiento e Incremento deSubsidios e Investigaciones.

Resolución (CS)N° 2.805/92 modificatoria de la Resolución anterior.


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/ífInforme AG UBA N° 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos

Compras y Contrataciones



Decreto 1.023/2001 de Régimen de Contrataciones de la AdministraciónNacional.


Resolución (CS) N° 8.240/13 Reglamento del Régimen de Contrataciones dela UBA. Estatuto Universitario.


Decreto N° 1759/72 Reglamentación de la Ley N° 19.549.


Ley 25.613de Exención de pago de gravámenes de Importación.

Ley 26.546 de Presupuesto de Gastos y Recursos de la AdministraciónNacional.

Decreto 893/2012 Aprueba Reglamentación del Decreto N° 1023/01.

Resolución (CS) N° 2702/04 Recursos propios de la u.B.A. Ingreso directo alas Tesorerías de las Dependencias.

Circular N" 30/94 de la Contaduría General de la Nación con Anexo. (para elcontrol de las imputaciones contables).

Resolución (R) N° 2374/10 Importes para Gastos de Cajas Chicas y FondosRotatorios.

Circular (ONC) N° 02/01 Publicación de las contrataciones de bienes yservicios.

Resolución Gral. AFIP N° 1415/03 Régimen de emisión de comprobantes,registración de operaciones e información.

Resolución Gral. AFIP N° 1814/05 Certificado Fiscal para Contratar.

Resolución Gral. AFIP Na 2581/09 Modificatoria Res. Gral. N° 1814/05.

Informe AG UBA N° 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos 2

Egresos


Decreto 2.380/94 Reglamentario del Artículo 81 de la Ley 24.156/92 deAdministración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector PublicoNacional.




Resolución (R) N° 59/06 Instructivo para el manejo de Cajas Chicas y FondosRotatorios.

Resolución (R) N° 2.374/10 Cajas Chicas y Fondos Rotatorios - Actualizaciónde importe permitido para los gastos individuales.

Resolución (R) N° 963/09 Régimen de compensación para Viáticos.

Resolución (R) N° 2.344/10 Actualización de escala de valores para Viáticos.

Resolución General (AFIP) 2.853/10 Factura electrónica

Recursos Humanos

Ley N° 11.544Régimen Legal de la Jornada de Trabajo.


Ley N° 23.697 Ley de Emergencia Económica, Empleo en la Adm. PúblicaNacional.


Ley N° 24.241Sistema Integrado de Jubilaciones y Pensiones.

Ley 24.308Modifica Régimen de Ley N° 22.431.

Ley N° 26.425Sistema Integrado Previsional Argentino.

Decreto N° 1.759/72 Reglamentación de la Ley de ProcedimientosAdministrativos N° 19.549.

Decreto N° 1.571/81 Conservación de documentos de personal - Plazos.

Decreto N° 1.226/89 Reglamentario de la Ley 23.697.


Decreto N° 795/94 Reglamentación Ley 24.308.

Decreto N° 366/06 Convenio Colectivo de Trabajo No Docente paraUniversidades Nacionales.


3

01

!


Resolución (eS) N° 1.309/94 Estatuto para el Personal No Docente UBA.

Resolución (eS) N° 1.533/95 Liquidación de Haberes.

Resolución (eS) N° 5.909/09 Régimen de Incompatibilidades.

Resolución (eS) N° 5.405/12 Aprobación de reglamento de concursos delpersonal No Docente.

Resolución (eS) N° 5.931/12 Procedimiento Administrativo de evaluación dela responsabilidad patrimonial de los funcionarios públicos de la UBA.

Resolución (R) N° 741/09 Obligatoriedad del Examen MédicoPreocupacional.

Resolución (R) N° 2.127/11 Procedimiento para intimar trámite jubilatoriopersonal No Docente.

Informe AG VBA N° 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos 4

3. ALCANCE Y METODOLOGÍA DE TRABAJO

Las tareas se efectuaron aplicando los procedimientos contenidos en el Manualde Auditoría de la Universidad de Buenos Aires.

Este proyecto es aplicable a todos los circuitos administrativos auditados enaños anteriores referentes a las auditorías transversales de: Recursos Propios, Compras yContrataciones, Egresos, Recursos Humanos, y Cierres de Ejercicio.

Las tareas se desarrollaron en vuestra Dependencia y en la oficina de laAuditoría General UBA, entre los meses de Marzo a Agosto de 2015.

4. LIMIT ACIONES AL ALCANCE

No se presentaron limitaciones al alcance de nuestro trabajo.

5. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA APLICADOS

1. Elaboración de una base de datos integrada por la totalidad de lasobservaciones y recomendaciones realizadas por esta Auditoría, tipificadas por riesgo (Alto,Medio y Bajo) y que al 31/12/2014 se encontraban pendientes de regularización.

Dicha base se compone del último Informe de Seguimiento deRecomendaciones, depurando aquellas observaciones regularizadas en oportunidad de laemisión del mismo y aquellas consideradas como No Aplicables, por no encontrarse vigenteso haberse expuesto en alguna de las auditorías transversales analizadas en el período 2010-2014.

Asimismo, se incorporaron las observaciones correspondientes a los Informessobre, Circuitos de Recursos Propios, Compras y Contrataciones, Egresos, Recursos Humanos,y Actividades de Cierre de Ejercicio 2013y 2014.

2. Comunicación de dicha base a la máxima autoridad de la Dependenciaexplicitándole el objetivo de la tarea y metodología de trabajo a realizar en el transcurso delaño.

Para tal fin se aconsejó la conformación de grupos de trabajo en la Dependencia,integrado por áreas de responsabilidad, desarrollando una actividad en conjunto omonitoreada por esta Auditoría, con el propósito de brindar un servicio de apoyo durante elperíodo de tiempo más arriba indicado (Marzo a Agosto de 2015), tendiente a optimizar laimplementación de las observaciones y recomendaciones oportunamente efectuadas.

3. Propuesta a la Dependencia para que analice cada una de lasobservaciones expuestas en dicha base y en caso de que las mismas ya estén regularizadas,comente las acciones implementadas y aporte la documentación de respaldo que corresponda.De no ser así proponga las soluciones que permitan lograr que las falencias detectadas puedanser corregidas, indicando aproximadamente el tiempo necesario para su concreción.

4. Análisis de la documentación de respaldo aportada, con el fin deverificar la suficiencia de la misma.

5

5. Verificación que la totalidad de la documentación aportada y que lasrespuestas brindadas se encuentren validadas por la máxima autoridad de la Dependencia.

6. Elaboración del estado de las Observaciones y Recomendacionesconforme a la siguiente clasificación:

• Cumplimentadas: son aquellas cuya documentación de respaldo resultósuficiente para subsanar la observación.

• En trámite: son aquellas cuyas recomendaciones se encuentran enproceso de implementación ó bien su implementación ha sido parcial.

• No cumplimentadas/ Sin respuesta: involucra aquellas observacionescuya documentación de respaldo no resultó suficiente para resolver eltema planteado ó bien aquellas observaciones sobre las cuales noobtuvimos respuesta por parte de la Dependencia.

• No Aplicables: corresponden a casos puntuales, normativa derogada,reemplazo de sistemas, etc.

El porcentaje de regularización se extrae de la suma de las Observaciones yRecomendaciones cumplimentadas, en trámite y no cumplimentadas, excluyéndose las NoAplicables, debido a la definición expuesta precedentemente.

Esta clasificación se complementa con la tipificación del nivel de riesgoasociado a cada observación tal como fueran oportunamente identificados en cada informe, asaber:

• Riesgo Bajo• Riesgo Medio• Riesgo Alto

6. CUADRO DE SEGUIMIENTO

En el Anexo 1, que forma parte del presente, se detallan todas aquellasobservaciones y recomendaciones en Trámite de Regularización y No Cumplimentadas/SinRespuesta.

En tal sentido, la información de dicho Anexo constituye la base de datosdepurada al mes de Septiembre 2015.

En consecuencia, dicha base está integrada por la totalidad de observaciones yrecomendaciones pendientes de regularización que surgen de los informes emitidos al31/12/2014, tipificadas por riesgo (Alto, Medio y Bajo), que serán objeto de análisis enauditorías posteriores.

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6

7. OPINIÓN DEL AUDITOR

En función del objetivo establecido, del alcance y metodología de trabajo, de laslimitaciones al alcance, de los procedimientos de auditoría aplicados, respecto a lasobservaciones y recomendaciones pendientes de regularización al 31/12/14 en la Comisión deAdministración de Campos, se concluye que se han Cumplimentado el 22%de las mismas y seencuentran en Trámite de regularización eI48%.

Para una mejor exposición del grado de regularización logrado, se indican losriesgos asociados a las observaciones y recomendaciones verificadas (en cantidad deobservaciones), como así también el porcentaje de cumplimiento sobre el total de las mismas,de acuerdo al siguiente detalle:

CANTIDAD GOBSERVACIONES Y RECOMENDACIONESA M B T

CUMPLIMENTADAS 2 1 3 6 22EN TRAMITE 12 1 O 13 48

NO CUMPLIMENTADAS/SIN RESPUESTA 2 1 5 8 30TOTAL 16 3 8 27 .lUU

Ref: A:, M:, B:, T: Cantidad Total de Observaciones y Recomendaciones

A su vez, las Observaciones y Recomendaciones En Trámite y NoCumplimentadas/ Sin Respuesta, se exponen en el Anexo 1y serán objeto de verificación enpróximas auditorías.

En relación a las respuestas brindadas por la Dependencia se advierte buenareceptividad y actitud de superación.

~~NO~ESp(AO~~~CTORA'

AUDITORIA GENERAL· U.BA

C.A.B.A., (de Octure de 2015

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DITORAUOITORIA GENERAL

UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

MONICA VILARAUDITORA .

AUDITORIA GENERALUNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

Informe AG UBA N° 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones -Administración de Campos 7

DEPENDENCIA: ADMINISTRACIÓN DE CAMPOS

ANEXO 1- Cuadro de Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones

N°

1

N°Original

5.1 Legado PeruilhCuenta con testimonio de fecha 20 de abril de 1936 delSr. Esteban Peruilh MenvielIe legando a laAdministración de Campos e Ingeniería de laUniversidad de Buenos Aires y a la Armada Nacionalparte de su patrimonio. Con fecha 30 de diciembre de1977 se celebra el Convenio de División de Condominioentre la Universidad de Buenos Aires y la ArmadaNacional, aprobado por Res N'1753 de la Armada.De acuerdo a ese Convenio - cláusula segunda - laspartes se comprometen a suscribir la correspondienteescritura pública de división de condominio por ante laEscribanía General de Gobierno de la Nación, dentro deltérmino de 180 días, hecho que hasta el momento de lapresente auditoría no se concretó. Se observa la falta dedivisión de condominio lo que impide la escrituraciónde los inmuebles a favor de la Universidad de BuenosAires.

TEMA: RESPECTO A LAS ESCRITURAS TRAS LATIV AS DE DOMINIO DE LOS CAMPOS

Observaciones Recomendaciones

Efectuar las mensuras que correspondan en elcampo Peruilh (localidad de Laprida, (Peía. deBs.As.) con el objeto de cumplir el compromisoasumido en la cláusula segunda del Convenio desubdivisión suscripto con la Armada.

-"

Informe AG UBA N° 828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos

Riesgo

Alto x

En trámite NoCumplimentó/Sin Respuesta

al

TEMA: PATRIMONIO

N° N° Observaciones Recomendaciones Riesgo En trámite NoOriginal Cumplimentó/

Sin Respuesta

1 1 En mayo de 2003 la Dirección de Patrimonio del Se recomienda efectuar una verificación "in situ" de Alto XRectorado procedió a realizar una verificación e los bienes, por lo menos anualmente, y manteneridentificación de los bienes de uso en los campos "Los actualizadas las planillas de cargos.Patricios", "Peruilh" y "San Claudio" labrando el acta deverificación patrimonial y emitiendo los respectivoscargos patrimoniales. Desde la fecha enunciada y porfalta de presupuesto suficiente no se volvieron a efectuarverificaciones "in situ".

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TEMA: COMPRAS Y CONTRATACIONES


Sin Respuesta

1 1 El Reglamento Interno de la Administración de Campos Se recomienda realizar las gestiones necesarias para Alto Xno se encuentra aprobado por autoridad competente. impulsar la aprobación de un Reglamento Interno

por la autoridad competente y que contemple loscircuitos de compras y contrataciones.

2 2 Las Compras y Contrataciones que realiza la Hasta tanto el Reglamento Interno de la Alto XAdministración de Campos no tramitan bajo la Administración sea aprobado por autoridadnormativa vigente. competente, resulta aconsejable dar cumplimiento a

lo dispuesto en la Resolución (CS) N° 8240/13.

3 3 De la muestra seleccionada surge que la totalidad de las Hasta tanto el Reglamento Interno de la Alto Xcompras fueron realizadas bajo la modalidad de Adm inistración sea aprobado por autoridadreconocimiento de factura. competente, resulta aconsejable dar cumplimiento a

lo dispuesto en la Resolución (CS) N° 8240/13.4 4 La Administración de Campos tiene habilitado, bajo el Se recomienda que la Administración de Campos Alto X

nombre de fantasía "Administración de Campos opere con el número de CUIT de la Universidad.U.B.A.", un número de CUIT distinto al de laUniversidad.

5 5 Desde el año 1992, la Administración de Campos cuenta Se recomienda el aprovechamiento de los recursos Medio Xcon crédito de IVA que se encuentra inutilizado. disponibles.

6 6 Las compras y contrataciones que realiza la Es aconsejable dar cumplimiento a lo dispuesto en el Alto XAdministración de Campos no tramitan por expediente. art. 1.1.14 del Anexo 1del Decreto N° 333/85.


TEMA: EGRESOS


Sin Respuesta

1 1 El Reglamento Interno de la Administración de Campos Se recomienda realizar las gestiones necesarias para Alto X

no se encuentra aprobado por autoridad competente. impulsar la aprobación de un Reglamento Internopor la autoridad competente y que contemple elcircuito de Egresos.

2 2 Los egresos que realiza la Administración de Campos no Es aconsejable dar cumplimiento a lo dispuesto en el Alto X

tramitan por expediente. art. 1.1.14 del Anexo 1 del Decreto N° 333/85.


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TEMA: RECURSOS HUMANOS


Sin Respuesta

1 1 La Administración de Campos no cuenta con Manuales Es aconsejable elaborar y aprobar por autoridad Bajo Xde Procedimientos para el Circuito de Recursos competente, un Manual de ProcedimientosHumanos. Administrativos de Recursos Humanos.

2 3 En los Actos Administrativos de la Comisión de Se recomienda el cumplimiento de lo normado por Bajo XAdministración de Campos que involucran al personal el artículo 7° de la Ley 19.549.no surge que se haya emitido el dictamen jurídicoprevio.

3 4 No hay constancia de la notificación a los agentes de los Se recomienda el cumplimiento de lo normado por Bajo XActos Administrativos de la Comisión de el artículo 11° de la Ley 19.549.Administración de Campos.

4 5 En los Actos Administrativos de contratación de Cumplir con lo normado en el Artículo 2° de la Bajo Xpersonal de la Comisión de Administración de Campos, Resolución (R) 741/2009.no se hace mención al cumplimiento del apto médico.


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TEMA: RECURSOS HUMANOS


Sin Respuesta

5 9 En 5 Legajos (83% de la muestra), la Declaración Jurada Los legajos deben disponer de toda la Medio Xde Pasividad no forma parte de los legajos (obrantes en documentación de respaldo actualizada a fin dela Dirección General de Recursos Humanos). contar con la integridad de los mismos.

6 10 En 2 Legajos (obrantes en la Dirección General de Los números de Resoluciones deben estar cargados Alto X

Recursos Humanos) no constan los Actos en PRISMA y la documentación respaldatoria en elAdministrativos de la 10 designación que avala el cargo, Legajo o en la foja de servicio.en la foja de servicio tampoco está el N° de la misma yno se encuentran cargadas al PRISMA ( 33% de lamuestra).

7 11 En 3 Legajos físicos (obrantes en la Dirección General de Los legajos deben disponer de toda la Bajo X

Recursos Humanos) el formulario 572 (AFIP) no forma documentación de respaldo actualizada a fin departe de los mismos (33% de la muestra). contar con la integridad de los mismos.

8 12 La Administración de Campos en lo concerniente al La UBA cuenta con un único N° de CUIT, la Alto Xpersonal contratado equiparado declara ante los Comisión de Administración de Campos debeorganismos de contralor con el N° de CUIT de la UBA, operar con el N° de CUIT de la UBA.y en lo referente a Compras y Contrataciones (AFIP) yConvenio Multilateral (AGIP) opera con el de CUIT deAdministración de Campos UBA (la cual no es unapersona jurídica independiente).

Informe AG UBA N°828/15- Seguimiento de Observaciones y Recomendaciones - Administración de Campos 6

1 TEMA: AClWlDADES DE CIERRE 2M3 I Observaciones No Recomendaciones N"

Original 1 Riesgo / Entrámite No

Cumplimentó/ Sin Respuesta

1

Informe AG UBA N" 828/15- Seguimiento de Obseivaciones y Recomendaciones - Admmistraci6n de Campos

1 Ce constatb la existencia de la Caja Chica de Tesorería pendiente de Rendición al 31/12/13.

Cumplir con la Normativa Vigente en materia de movimientos de fondos y rendici6n de cuentas al cierre del ejercicio Econ6mico -Financiero.

Alto X

lnfome AG UBA NO828/15-Seguimiento de Ohervaciones y Recomendaciones -Administración de Campos

TEMA: ACTIVIDADES DE CIERRE 2M4

N"

1

2

Riesgo

Alto

Alto

No Original

1

3

En trámite

X

X

No Cumplimentó/ Sin Respuesta

Observaciones

Se constató la existencia de la Caja Chica de Tesorería pendiente de Rendición al 31/12/14.

La Dependencia no tiene los siguientes formularios : Órdenes de Provisión Dictamen de Comisión Evaluadora Certificación de Recepción Defdtiva de bienes y/o servicios Remito de Depósito

Recomendaciones

Cumplu con la Normativa Vigente en materia de movimientos de fondos y rendición de cuentas al cierre del ejercicio Económico -Financiero. La Dependencia tiene que tener todos los formularios a fin de cumplir con el Res. (CS) No 8240/13.

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