SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN …

PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

PRO-GPE-CGI-001

Coordinación General de P l an i f i c a c i ó n Versión 3.0 Abril – 2021

Procedimiento

Seguimiento, control y evaluación de la gestión institucional – PRO-GPE-CGI-001

CÓDIGO: PRO−GPE−CGI−001

VERSIÓN: 3.0

PROCEDIMIENTO:

SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

RUBRO CARGO FIRMA

AUTORIZADO POR:

Ing. Mauricio Sarabia Vargas

COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

REVISADO POR:

Ing. Carlos Andrés Chanabá Meza

LIDER DE PROCESOS Y CALIDAD

ELABORADO POR:

Eco. Edgar Rodolfo Gómez Prado ESPECIALISTA SENIOR DE PLANIFICACION Y EVALUACION

INSTITUCIONAL

Ing. Gabriel David Quinteros Cárdenas SERVIDOR LEGISLATIVO

Procedimiento


Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Coordinación General de Planificación Pág. 3 de 12

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Proceso Nivel 1: Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Proceso Nivel 2: Control de Gestión Institucional

Proceso Nivel 3: No aplica

Responsable: Líder de Planificación y Evaluación Institucional

Versión del documento: 3.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda

TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Versión Descripción de la versión (motivos y cambios)

Realizado / autorizado por Fecha de elaboración

Documentos que se dan de baja con la vigencia de

este documento

1 Creación

Ing. Mauricio Sarabia Vargas COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Srta. Pamela Jarrín Fonseca SERVIDOR DE PROCESOS Y

CALIDAD

Feb - 2020 No aplica

2

Actualización:

• Modificación del objetivo

• Modificación del alcance

• Modificación de indicadores

• Modificación de la caracterización

• Modificación de actividades

Ing. Mauricio Sarabia Vargas COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Srta. Pamela Jarrín Fonseca SERVIDOR DE PROCESOS Y

CALIDAD

Abr - 2020 PRO-GPE-CGI-001 v1.0

2.1

Actualización:

• Modificación del objetivo

• Modificación del alcance

• Modificación de indicadores

• Modificación de la caracterización

• Modificación de actividades

Ing. Mauricio Sarabia COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Ing. Andrés Chanabá LIDER DE PROCESOS Y CALIDAD

Econ. Mauricio Cruz Jácome LÍDER DE PLANIFICACIÓN Y

EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Jul - 2020 PRO-GPE-CGI-001 v2.0

3.0

Actualización:

• Incluir normativa relacionado al

Seguimiento Institucional.

• Actualización del diagrama de flujo

en el cual se menciona la interacción

del instructivo INS-PGE-CGI-001-002.

• Actualizar conceptualización del proceso

• Incluir en la descripción de actividades la interacción del

instructivo INS-PGE-CGI-001-002.

Ing. Mauricio Sarabia COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Ing. Carlos Andrés Chanabá Meza

LIDER DE PROCESOS Y CALIDAD

Eco. Edgar Rodolfo Gómez Prado

ESPECIALISTA SENIOR DE PLANIFICACION Y

EVALUACION INSTITUCIONAL

Ing. Gabriel Quinteros

SERVIDOR LEGISLATIVO

Abr-2021 PRO-GPE-CGI-001 v2.1

Procedimiento




Índice

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................................ 5

2. ALCANCE ............................................................................................................................................................................. 5

3. NORMAS Y DISPOSICIONES ................................................................................................................................................ 5

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 6

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................................................................ 6

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................................................... 7

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................................... 8

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................................................ 9

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ................................................................................................................................................. 11

6. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................................................................. 11

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS .................................................................................................................................. 11

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................................... 11

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................................ 11

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................................ 12

Procedimiento




1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento y evaluación de la gestión institucional para proveer insumos e información a la Alta Dirección y a las Unidades de la Asamblea Nacional para la toma de decisiones basada en datos relacionados con:

- Plan Estratégico Institucional (PEI)

- Plan Anual de la Política Pública (PAPP) - Ejecución de proyectos - Ejecución de procedimientos institucionales - Ejecución del PAC - Compromisos institucionales o disposiciones generados por el Comité de Gestión de Calidad y Desarrollo

Institucional y solicitudes o recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado - Información sobre los reportes de la Ley de Transparencia - LOTAIP - Otros que sean dispuestos por la Administración General y/o Coordinación General de Planificación

2. ALCANCE

El seguimiento y evaluación de la gestión institucional comprende desde la recopilación de la información hasta el archivo de los resultados obtenidos en los informes y boletines publicados.

3. NORMAS Y DISPOSICIONES

a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) El Asambleísta o servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así

como las leyes y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,

Anexo 1: Matriz de normatividad.

d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente.

e) Los reportes de resultados del seguimiento serán remitidos a las Unidades Administrativas, Administración General y/o la Secretaría General; mediante el gestor documental institucional, con el fin de que los resultados puedan ser socializados o publicados en la página web o intranet de la Asamblea Nacional.

f) Las Unidades Administrativas de la Asamblea Nacional, deberán considerar las observaciones o recomendaciones

que emita la Unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, respecto del cumplimiento de la PAPP.

g) La no ejecución y gestión oportuna del presupuesto, provocará su caducidad (siempre y cuando los recursos no cuenten con certificación presupuestaria) y el recurso será susceptible de uso en otras necesidades.

h) La Coordinación General de Planificación remitirá a solicitud de la Administración General, un informe presupuestario para la toma de decisiones respecto a la planificación institucional y cumplimiento de objetivos estratégicos y operativos.

Procedimiento




3.1. SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

Los servidores de Planificación y Evaluación Institucional serán los responsables de verificar y realizar el seguimiento a la Gestión institucional de acuerdo a las siguientes necesidades:

a) Monitorear mensual a los administradores de contrato para actualizar el estado en la matriz de gestión de contratos.

b) Los compromisos establecidos en la matriz de contrataciones, serán monitoreados por la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, misma que emitirá alertas sobre su cumplimiento. La ejecución de los compromisos es responsabilidad de las Unidades de la Asamblea Nacional.

c) Elaborar mensualmente la “Matriz de informes analítica de datos A03-INS-GPE-CGI-001-002”, descritos en el Instructivo “Analítica de Datos INS-PGE-CGI-001-002”.

d) Elaborar Informe cuatrimestral de seguimiento de gestión de contratos Fuente de financiamiento Gasto Corriente e Inversión.

e) Revisar mensualmente el cumplimiento del Plan de adquisiciones (Matriz de Seguimiento al Plan de adquisiciones) y dar alertas sobre retrasos.

f) Ingresar las recomendaciones emitidas en los informes de auditoría por parte de la Contraloría General del Estado (CGE), en la matriz de seguimiento al cumplimiento de recomendaciones de los informes de CGE.

g) Revisar el cumplimiento de las recomendaciones de los informes emitidos por la Contralaría General del Estado – CGE y reasignados por la Máxima Autoridad.

h) Una vez que se actualice el estado de cumplimiento de las recomendaciones en la matriz, informar a los involucrados la situación actual del cumplimiento de las recomendaciones.

i) La información oficial sobre el cumplimiento de metas e indicadores de los Objetivos Estratégicos Institucionales, es responsabilidad de las distintas Unidades Administrativas involucradas de la Asamblea Nacional, la periodicidad de la evaluación del PEI será semestral y presentada al Comité de Dirección, como insumo para la toma de decisiones.

Procedimiento




4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN PROCESO NIVEL 1: Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

PROCESO NIVEL 2: Gestión de Planificación

PROCESO NIVEL 3: No aplica4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Unidades Administrativas

Unidades AdministrativasCoordinador de Planificación y

Evaluación Institucional

Líder y Analista de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Unidades Administrativas realizan actividades

Recopilar la información y los datos

Ingresar datos y procesar la información

Elaborar informe de presentación de resultados

Presentar a la alta dirección los resultados de la

Gestión institucionalTomar en consideración las

observaciones y tomar acciones

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

C1. Ejemplo referenciasS1. Ejemplo referencias

R1. Ejemplo registroR1. Ejemplo registro

SIMBOLOGÍA:

ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR ROL EJECUTOR

Inicio / Fin Actividad manualActividad

automática¿Decisión?

PROCESO EXTERNO INTEGRADO AL FLUJO

ETAPA DENTRO DEL PROCESO

Base de datos

BDD# BDD#DocumentoD# D#Actividad crítica

Conector a página

AConector en página

#Aplicativo o

sistemaS# S#Correo

electrónicoC#C#

UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

C1. Ejemplo referenciasS1. Ejemplo referencias

R1. Ejemplo registroR1. Ejemplo registro

R# RegistroR#

PROCESO NIVEL 1: <Nombre proceso nivel 1>

PROCESO NIVEL 2: <Nombre proceso nivel 1>

PROCESO NIVEL 3: <Nombre proceso nivel 1>4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

DOCUMENTOS Y REGISTROS:REFERENCIAS:

COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN

Líder de la Gestión de Planificación y Evaluación InstitucionalAnalista de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL SECRETARIA O COORDINACIÓN GENERAL

Coordinador General de Planificación Secretarios / Coordinadores

S1. Base de datosS2. Sistema de Gestión Documental DTS 2.0

D1. Informe de presentación de resultadosD2. Reporte de resultados D3. Matriz de reporte de indicadoresD4. Boletín de presentación de resultadosD5. Plan de acción

INICIO

1. Recopilar información

2. Analizar y verificar la información

9. Enviar el informe y el reporte de resultados

D1

3. Ingresar la información en la Base de Datos y Clasificarla

4. Monitorear el cumplimiento de las acciones

5. Procesar información y datos

6. Presentar informe y el reporte de resultados

S1

D1

S1

15. Elaborar plan de acción y remitir para el seguimiento

FIN

1

16.Archivar resultados obtenidos

S1

7. Revisar el informe y el reporte de resultados

¿Está bien?

Si 8. Devolver documento al

analista2

2

no

10. Revisar el informe y el reporte de resultados

¿correcto?

11. Devolver al Líder

12. Socializar resultados

No

3

3

si

¿La información es de uso interno?

14. Publicar resultados en la intranet de la Asamblea

Nacional

No

13. Publicar resultados en la plataforma respectiva o

remitir formalmente

Si

C1

4

4

D1

D1 D2

5

5

D5

5

1

S2

D1 D2

D4

D1 D2

D4

D4

D2 D1 D2

ANALÍTICA DE DATOS INS-PGE-CGI-001-002

Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# Actividad Descripción

1. Recopilar información

El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, recopila la información de distintas fuentes como son: Plan Estratégico, Plan Anual de la Política Pública, proyectos de inversión, Plan Anual de Contrataciones, informes de Contraloría General del Estado, actas de reuniones de los distintos comités institucionales, indicadores de procedimientos institucionales, entre otros.

2. Analizar y verificar la información

El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, analiza la información recopilada y verifica que la misma cumpla con al menos las siguientes características:

- Que sea oficial - Que disponga de un respaldo o sustento

3. Ingresar información en la base de datos y clasificarla

El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, una vez que ha recopilado la información, procede a ingresarla en la base de datos y la clasifica de acuerdo a su tipo. Además, aplicará según lo estipulado de acuerdo al instructivo “Analítica de Datos INS-PGE-CGI-001-002”.

La información de los indicadores de los procedimientos institucionales, se podrá incluir en la base de datos, o mantenerla por separado.

4 Monitorear el cumplimiento de las acciones

El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, para monitorear el cumplimiento de la programación de actividades, objetivos y metas establecidos en la base de datos, descargará información de los sistemas de los entes rectores de Planificación y Finanzas; y adicionalmente solicitará a las unidades administrativas de la Asamblea Nacional mediante correo electrónico remitir información de cumplimiento sobre lo detallado en la actividad 3.

El seguimiento de los indicadores de procesos se aplicará sobre los procedimientos vigentes, es decir aquellos publicados en la intranet institucional.

5 Procesar información y datos. El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, analiza la información y verifica el cumplimiento o no de los parámetros institucionales establecidos.

6 Presentar el informe y el reporte de resultados

El servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, elaborará un informe y un reporte sobre los resultados alcanzados versus las metas propuestas. Este reporte se presentará al Líder de Gestión para su revisión y posterior envío al Coordinador General de Planificación. Si las unidades administrativas no alcanzan las metas propuestas, deben establecer las justificaciones del caso e indicar las actividades correctivas que realizarán para poder cumplir con los resultados previstos.

7 Revisar el informe y el reporte de resultados

El Líder de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional revisa el informe y el reporte de resultados elaborado por el servidor de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, si la no aprueba se deriva a la actividad 8 “Devolver documento al analista” Sí se encuentra correcta se deriva actividad 9 “Enviar el informe de resultados”

8 Devolver documento El Líder de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional devolverá al servidor el documento para que realice las correcciones pertinentes.

Procedimiento




# Actividad Descripción

9 Enviar el informe y el reporte de resultados El Líder de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional envía al Coordinador General de Planificación el informe de resultados para revisión y aprobación.

10 Revisar y aprobar el informe y el reporte de resultados

El Coordinador General de Planificación revisa el informe de resultados. Si se encuentra correcto aprueba y se deriva a la actividad 12 “Socializar Resultados” Si no se encuentra correcto se deriva a la actividad 11 “Devolver documento al Líder”

11 Devolver documento El Coordinador General de Planificación devolverá al Líder de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional el documento para que realice las correcciones pertinentes.

12 Socializar los resultados.

El Coordinador General de Planificación, socializará los resultados alcanzados mediante el Gestor Documental, a Secretarios, Coordinadores y adjuntará los reportes generados.

Si la Información es de uso interno deriva a la actividad 14 “Publicar resultados en la intranet de la Asamblea Nacional”

Si la Información no es de uso interno deriva a la actividad 13 “Publicar resultados en la plataforma respectiva o remitir formalmente”

13 Publicar resultados en la plataforma respectiva o remitir formalmente a la Unidad Administrativa o Institución pertinente.

Se registrarán los resultados alcanzados en los sistemas o enlaces respectivos, por ejemplo, la información del cumplimiento de las metas institucionales se debe generar en el Sistema SIPeIP, de igual manera el avance en la ejecución de los proyectos de inversión. Para el caso de los reportes relacionados con la LOTAIP, se remitirá la información pertinente, mediante memorando dirigido a Secretaría General.

La información requerida por otras instituciones será remitida mediante oficio o correo electrónico, según el requerimiento.

14 Publicar resultados en la intranet de la Asamblea Nacional

El Coordinador General de Planificación enviará a la Unidad responsable de publicar los resultados en la intranet institucional la información pertinente para su publicación en el enlace de Planificación.

15 Elaborar Plan de Acción y remitir para el seguimiento

Las Unidades Administrativas analizarán los resultados presentados, en el caso de existir incumplimiento o resultados negativos se deberá elaborar un Plan de acción el cual deberá ser remitido mediante el Gestor Documental a la Unidad de Planificación y Evaluación Institucional para realizar el seguimiento.

16 Archivar resultados obtenidos Los Secretarios, Coordinadores, Líderes o Responsables de Unidades Administrativas que sean responsables de los reportes de resultados de la gestión institucional, archivarán la evidencia que se haya generado en la ejecución del proceso.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

Cumplimiento del Plan Estratégico Institucional

(No de actividades ejecutadas / No de actividades programadas inicialmente) * 100

Semestral

Porcentaje de ejecución presupuestaria

(Monto devengado / Monto codificado) * 100 Mensual

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

• OEI: Objetivo Estratégico Institucional

• PAC: Plan Anual de Contrataciones.

• PAPP: Plan Anual de la Política Pública.

• PEI: Plan Estratégico Institucional.

• SIPeIP: Sistema Integrado de Planificación e Inversión Pública.

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

F01-PRO-GPE-CGI-001 Informe de presentación de resultados

F02-PRO-GPE-CGI-001 Reporte de resultados

F03-PRO-GPE-CGI-001 Matriz de reporte de indicadores

F04-PRO-GPE-CGI-001 Boletín de presentación de resultados

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

F01-PRO-GPE- CGI-001

Informe de presentación de resultados

Asistente de la Coordinación General de Planificación

Digital: Repositorio Alfresco

Físico: Archivo de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Cronológico

Líder y analistas de la Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Digital: 7 años

Físico: 7 años

F02-PRO-GPE- CGI-001 Reporte de resultados




Cronológico


Digital: 7 años

Físico: 7 años


Matriz de reporte de indicadores




Cronológico


Digital: 7 años

Físico: 7 años

Procedimiento




Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación


Boletín de presentación de resultados




Cronológico


Digital: 7 años

Físico: 7 años s

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GPE-CGI-001 Matriz de normatividad

Documents

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