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Dr. Luis Manuel Hernández Simón

SEGUIMIENTO A EGRESADOS | 1

Resumen

En el presente proyecto, se desarrollo un sistema de información con la finalidad de disponer de

un instrumento adecuado para reunir y mantener actualizada la información del área en cuestión,

sobre el cual se desarrollo el sistema de información, a través del cual sea posible constatar el

cumplimiento de los objetivos del mismo.

Los frutos que se han obtenido con la implementación del sistema se manifiestan con el ahorro del

tiempo, esfuerzo y recursos para la obtención y preparación de la información más significativa de

manera ordenada, rápida, eficaz y confiable ya sea a mediano o corto plazo.

El sistema de información. Esta implementado en internet por lo cual permite realizar una

consulta de la información, o estar al tanto en comunicación sobre lo que sucede con los

egresados.

Para el desarrollo del sistema, se aplico una metodología propia de esta área y en la que además

está presente el enfoque de sistemas, es decir, se toma en cuenta todos los elementos que

intervienen en un sistema de información y no únicamente requerimientos físicos o técnicos.

Introducción

En el fortalecimiento de la institución intervienen varios elementos que permiten determinar el

rumbo adecuado que estás deben seguir para estar a la vanguardia en el medio ambiente donde

se desenvuelve.

Entre los elementos que intervienen están los empleados de la institución, así como la sociedad

hace uso de ella, y en la medida que exista una retroalimentación entre la sociedad y la institución

habrá un mayor beneficio para todos ya que de esta forma se detectan las necesidades a satisfacer

de cada uno de los participantes.

Por tal razón, para lograr dicho propósito, se propone desarrollar e implementar un Sistema de

información para el apoyo de la institución, el cual debe cumplir con las siguientes características:

Administrar diversas cantidades de información

Integrar múltiples versiones de los esquemas de modelación de la información, de la

institución, que se dan en el transcurso del tiempo.

Todas estas tareas sin olvidar su estructuración común, y por ultimo y no menos importante, su

presentación en la forma más optima y adecuada para los usuarios que tienen que emplearlo y

actualizarlo con el apoyo para su operación común.

Para lograr dicho propósito el proyecto se estructuro de la siguiente forma:

1. En primer lugar, en la introducción se hace una presentación del proyecto y se muestra el

marco metodológico, en este se expone de forma general las actividades implicadas para

alcanzar el objetivo presente del proyecto.



2. Se presenta un estudio de los sistemas existentes al inicio del proyecto, considerando las

ventajas y desventajas y su justificación a partir de ello. Así como se describe el objetivo

general y objetivos particulares.

3. Se muestra la arquitectura del sistema de información, y posteriormente se elabora el

diseño, construcción e implementación del sistema.

4. Comprende la operación del sistema, posteriormente una vez que este ha sido utilizado

por los usuarios finales se describen los resultados obtenidos.

5. Se muestra la valoración de los objetivos a través de los cuales se plantea la posibilidad de

la realización de trabajos futuros y por último se exponen las conclusiones del proyecto.

I.- Marco Metodológico para el desarrollo del proyecto

Se muestra a continuación en la siguiente tabla el cual sigue una secuencia, empezando desde la

base ¿Qué tengo que hacer? ¿Cómo lo tengo que hacer? ¿Con que lo hare? Y finalmente ¿qué

obtendré?, estas son las 4 preguntas transcendentales que se plantean durante el desarrollo del

marco metodológico, el cual nos permite tener una perpespectiva sistémica para lograr un

objetivo específico o meta.

Actividades ¿Qué hacer?

Técnica ¿Cómo hacer?

Herramientas ¿Con que hacer?

Metas ¿Qué obtener?

Delimitar el marco conceptual

Pirámide Conceptual Procesador de Textos Pirámide Conceptual

Estudiar la Situación Actual

Entrevistas Procesador de Textos Ventajas y Desventajas de los sistemas anteriores al que se espera desarrollar.

Puntualizar Objetivo General, Objetivos Particulares y Justificación.

Entrevistas y Observación

Procesador de Textos Objetivo General, Objetivos Particulares y Justificación del propósito del Proyecto.

Metodología para el desarrollo de sistemas basados en información.

Diagrama de Flujo de Datos, diagramas de casos de uso, diseño de entradas y salidas, modelo correlacional de la base de datos.

Servidor Web Internet apache

Sistema de información implementado en Internet.

Revisión y Evaluación del Proyecto



A lo largo del avance del proyecto se emplea una metodología para el desarrollo de sistemas

de información basados en computadoras, que permitió integrar todos los datos previamente

adquiridos.

A continuación se presenta un esquema de la aplicación de la metodología:

II. Análisis de la situación Actual y definición de Objetivos

Sistemas Identificados Ventajas Desventajas

Manual Información completa de los proyectos.

La consulta puede ser en cualquier momento.

La información no se actualiza constantemente.

Información traspapelada.

Trabajo pausado, tedioso y poco confiable.

Búsqueda de un elevado número de información.

Parcialmente mecanizado Es posible realizar un Información parcial de



poco más rápido la consulta o búsqueda de información.

los proyectos.

III. Justificación del Proyecto

Existen motivos razonables por los cuales es factible el desarrollo de un sistema de información

para el apoyo al seguimiento de los egresados de la sección de posgrado.

Por lo que amerita la creación de un sistema de información para apoyar a la sección, el cual debe

cumplir las siguientes características:

Administrar diversas cantidades de información.

Integrar múltiples versiones de los esquemas de modelación de la información, de la

sección, que se darán en el transcurso del tiempo.

Todas estas tareas sin olvidar, su estructuración común, y por ultimo y no menos importante, su

presentación en la forma más optima y adecuada para los usuarios que tienen que emplearlo y

actualizarlo como apoyo para su operación común y la correspondiente toma de decisiones.

Sin embargo, de acuerdo al análisis a los sistemas existentes en el área de estudio, se observa que

durante mucho tiempo la información de la institución se ha mantenido dispersa y sin la

infraestructura adecuada para el resguardo y actualización constante de la misma.

Entonces para hacer un análisis oportuno y por consiguiente definir planes estratégicos a futuro,

se requiere que la información esté disponible en cualquier momento y que además sea fácil de

manejar y darle el adecuado seguimiento a la sección de posgrado, pero estas circunstancias no se

satisfacen actualmente y efectuar estas operaciones resulta una tarea difícil, consumen mucho

tiempo y se requiere un gran esfuerzo humano y material.

Por las razones expuestas anteriormente se propone realizar un sistema de información para el

apoyo a la sección de posgrado, en el cual sea posible reunir y mantener la información en un

medio único, homogéneo y confiable para el mejor aprovechamiento de la misma.

Los beneficios que se proponen brindar con este sistema se enumeran a continuación:

Generación de una base de datos local, pequeña que lleve el control de los egresados.

Actualización constante de la información, con independencia del lugar físico donde se

encuentre el usuario.

Realización de Consultas de la información en forma rápida y eficaz.

Difusión de la información y de las diferentes actividades a través de un portal web, para

los usuarios.



Para lograr lo anterior se establecen los siguientes objetivos para el desarrollo del proyecto:

Apoyar el proceso de enseñanza aprendizaje en el nivel de posgrado para mejorar la

Calidad Académica y cumplir con los requerimientos del Instituto y de las instancias

externas como el CONACYT a través del PIFOP y del PNP.

Establecer un proceso automatizado para el manejo de la información del programa de

Ingeniería de Sistemas de la SEPI lo que facilitará la consulta y manejo de la información

por las instancias autorizadas.

Mantener información actualizada relativa a las actividades productivas de los egresados.

Compartir la información de los productos y servicios generados por la SEPI ESIME

Zacatenco con los usuarios interesados de los Sectores productivo y social.

IV.- Arquitectura del Sistema



V.- Fragmento de Código

Materiales y métodos que se siguieron.

Existen dos métodos para crear una base de datos Access: ADO y DAO. Para los dos casos, los

directorios tienen que tener permisos de escritura para que funcione correctamente. Pero por

opciones de facilidad de programación se opto por elegir el método ADO.

Metodo en ADO, Requiere MDAC 2.0

Para el procedimiento o método seleccionado se necesito tener instalado el Microsoft Data

Access Component (MDAC 2.0), que se incluye con la instalación de Microsoft Access 2x, o, si no,

se puede bajar la última versión del (MDAC) desde http://www.microsoft.com/data (donde

también se encuentra el Component Checker para saber que versión tienes instalada).

Según información de Microsoft la versión 1.5 del MDAC contiene algunos bugs, por lo que

recomiendan actualizarse.

Dim basedatos

Set basedatos = CreateObject("ADOX.Catalog")

basedatos.Create "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Jet OLEDB:Engine Type=5;Data Source=" &

Server.MapPath("prueba.mdb")

Set basedatos = Nothing

En la cadena utilizada para crear la base de datos, el valor Engine Type sirve para que la misma

tenga formato Access 2000. Podíamos haber puesto otros valores para otras versiones del motor,

por ejemplo 3 para Access 95, o el valor 4 para Access 97.

Conclusión

Las pruebas las hice en 2 PCs con Windows Professional 2000 (SP3) y Office 2000 (SP3) instalado y

funcionaron perfectamente, lo mismo que en mi servidor (hosting contratado) y en el de Brinkster

(cuenta gratuita) sin ningun drama. También se han probado con éxito, , utilizando el sistema

Windows 98 y el servidor Personal Web Server.

Por último, aquí se puede ver un pequeño fragmento que hice para generar las db desde ADO. El

código está bastante comentado con respecto al funcionamiento y los requerimientos del

servidor.

<%@LANGUAGE="VBSCRIPT"%>

<%

Generar = Request.Form("action")

if Generar <> "" then



On Error Resume Next

Metodo = Request.Form("metodo")

Formato = Request.Form ("formato")

NomBD = Request.Form ("nomBD")

' ************* Comprobamos segun que método ************

if Metodo = "ADO" then

if Formato = "1" then

FormatoBD = 5

FormatoN = "Ms Access 2000"

elseif Formato = "2" then

FormatoBD = 4



FormatoBD = 3


end if

' **********************

' Para este caso los directorios tienen que

' tener permisos de escritura para que funcione

' correctamente.

en ADO, requiere MDAC 2.0

'

' para saber que version esta instalada en el sistema

' se puede usar el Component Checker Tool de

' Microsoft

' http://www.microsoft.com/data/download.htm#CCinfo

' ó bajar la ultima version en

' http://www.microsoft.com/data/download.htm

'

' Jet10 = 1

' Jet11 = 2

' Jet20 = 3 <----------- para Access 95

' Jet3x = 4 <------------ para Access 97

' Jet4x = 5 <------------ para Access 2000

' **********************

' ***** Comienzo ADO ************



Dim Catalog

Set Catalog = CreateObject("ADOX.Catalog")

Catalog.Create "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Jet OLEDB:Engine Type="&FormatoBD&";Data

Source="&Server.MapPath(NomBD&".mdb")

Set Catalog = Nothing

' ************ Fin ADO *****************

else

if Formato = "1" then

FormatoBD = 64



FormatoBD = 32

Formato = "Ms Access 97"


FormatoBD = 16


end if

****************

<html>

<head>

<title>Crear *.mdb</title>

<style type="text/css">



</style>

</head>

<body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">

<%

if Generar <> "" then

if Err then

Response.Write "Hubo un error.<br><br>"

Response.Write "<u>Error:</u> " & Err.Description & "<br>"

Response.Write "<u>Error N°:</u> " & Err.Number &"."

else

Response.Write "Base de datos <u>"& NomBD &"</u> fué creada exitosamente!!<br>"



Response.Write "Formato: "&FormatoN & "<br>"

Response.Write "Metodo usado: "&Metodo

end if

else

%>



<form name="creador" action="crear_db.asp" method="POST">

Nombre de la BD:

<input type="text" name="nomBD"><br>

Formato:

<select name="formato">

<option value="1" selected>Access 2000</option>

<option value="2">Access 97</option>

<option value="3">Access 95</option>

</select><br>

Método:<br>

<input type="radio" name="metodo" value="ADO" checked><small>ADO (requiere MDAC

2.0)</small><br>

<input type="radio" name="metodo" value="DAO"><small>DAO (requiere DAO

3.6)</small><br><br>

<input type="submit" value="Crear">

<input type="hidden" name="action" value="si">

</form>



<%

end if

%>

</body>

</html>



Vista Previa del Producto



VI.- Valoración de objetivos, Trabajos Futuros y Conclusiones

Valoración del Objetivo General

Mejorar y fortalecer la relación y comunicación entre líderes de proyecto y la sección por medio

del desarrollo de un sistema de información basado en computadoras e implementación de

internet.

El objetivo se logro cumplir satisfactoriamente ya que se desarrollo e implemento el sistema de

información, para el apoyo a la sección de posgrado, ahora es posible mantener un control de la

información adecuadamente.

Valoración de los objetivos específicos

Analizar, diseñar y construir un sistema de información basado en computadoras e implementado

en internet, que proporciones los elementos adecuados para la sección de egresados de la

institución, es decir todo el personal involucrado.

VII.- Trabajos futuros y mejoramiento del Sistema

Para el presente proyecto se ha logrado cumplir los objetivos propuestos al inicio del mismo. Sin

embargo quedan algunos puntos por cubrir o ampliar con respecto a este, los cuales se describen

a continuación:

Posiblemente la necesidad de adaptarlo a otros programas institucionales para que

funciones mas efectivamente y enlacen mas actividades.

Implementar el sistema de información con tecnología GSM para abarcar otro segmento

importante de usuarios.

Finalmente el sistema requerirá de una constante reestructuración en su diseño,

añadiendo además de texto e imágenes, elementos multimedia, etc.

Como se puede observar, existe considerable trabajo por realizar, pero lo más importante es que

se ha dado los primeros pasos en este sistema de información.

VIII.- Conclusiones del Presente proyecto

El sistema de información está implantado en internet, atreves del desarrollo del portal web en el

que es posible su publicación de información exclusiva o general de interés para los involucrados.

Por ello la participación de todos es substancial para mantener el funcionamiento y propósito de

este proyecto.

Este trabajo representa una alternativa para reanudar y fortalecer el vinculo con los trabajadores

de la institución, es decir un beneficio mutuo, sin embargo es necesario destacar que cualquier

otro esfuerzo que se esté realizando o realice, no debe permanecer independiente, si no formar

parte de un todo, es decir de un sistema para lograr un objetivo común.



Por lo tanto nuestra proposición es viable.

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