Upload
yan-marinho-fontes
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SECRETARIADO xCONSULTORIA
Profa. Ivone Maria Bruno
Profa. Ivone Maria Bruno 2
Conceituação: Consultor x Gestor “O consultor é uma pessoa
que está em posição de exercer alguma influência sobre um indivíduo, grupo ou organização, mas que não tem poder direto para produzir mudanças ou programas de implementação.”
“Os gestores (presidentes e gerentes) têm o controle direto sobre a ação e a tomada de decisão”
Peter Block
Profa. Ivone Maria Bruno 3
CONSULTORIA EMPRESARIAL
“... é um processo interativo de um agente de mudança externo à empresa, o qual assume a responsabilidade de auxiliar os executivos e profissionais da referida empresa nas tomadas de decisões, não tendo, entretanto, o controle direto da situação.”
Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira
Profa. Ivone Maria Bruno 4
Processo Interativo? É o conjunto estruturado de atividades
seqüênciais; Desenvolvimento de ações recíprocas,
lógicas e evolutivas; Objetivando a solucionar uma questão e
provocando mudanças; No atendimento de expectativas...
Profa. Ivone Maria Bruno 5
Agente de Mudança? Profissional capaz de desenvolver
comportamentos, atitudes e processos no ambiente empresarial;
Agente Interno: faz parte do quadro de funcionários;
Agente Externo: contratado por um período pré-determinado.
Profa. Ivone Maria Bruno 6
Consultor ExternoVantagens DesvantagensMaior experiência, pois realiza o mesmo serviço em várias empresas;Maior aceitação nos escalões superior da empresa, pois, normalmente, sua contratação é realizada pela alta administração;Pode correr riscos;Maior imparcialidade, pois não está envolvido nas questões do dia-a-dia da empresa.
Menor conhecimento dos aspectos informais da empresa;Não tem poder formal, pois não pertence à estrutura hierárquica da empresa; Tem menor acesso informal a pessoas e grupos;Geralmente, não tem presença diária.
Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira
Profa. Ivone Maria Bruno 7
CONSULTOR INTERNOVantagens DesvantagensMaior conhecimento dos aspectos informais da empresa;Presença diária;Maior acesso a pessoas e grupos da empresa;Participação efetiva na avaliação e no controle do processo;Tem algum poder informal.
Menor aceitação nos escalões superiores;Geralmente tem menos experiências;Menor liberdade de dizer e fazer as coisas.
SERÁ???
Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira
Profa. Ivone Maria Bruno 8
Processo de Mudança PlanejadoDesenvolvimento
organizacional
Empresa
Objetivos e estratégiasda empresa
Comportamentos eatitudes dosexecutivos
Consultoria Empresarial
Profa. Ivone Maria Bruno 9
Etapas da intervenção do consultorIdentificação
Entrada
Auditoria de posição
Planejamento
Ação
Acompanhamento e avaliação
Conclusão
AVALIAÇÃO
INSTITUCIONALIZAÇÃO
EFICÁCIA
EFICIÊNCIA
EFETIVIDADE
Profa. Ivone Maria Bruno 10
Como Fazer... 1º fase: sondagem e reconhecimento da situação; 2º fase: estabelecer o público alvo e expectativas, identificando os
possíveis problemas e insatisfações... 3º fase: realizar levantamento através de pesquisas (entrevista ou
questionários) das causas e efeitos e dos pontos fortes e fracos do sistema-alvo;
4º fase: definir as estratégias de atuação, participantes e responsabilidades, elaborar projeto com todas as atividades com: seqüência, tempo, recursos etc;
5º fase: operacionalização do projeto com o acompanhamento sistemático objetivando a mudança, bem como o treinar as pessoas envolvidas e a institucionalização da mudança;
6º fase: acompanhamento, controle dos resultados, auto-avaliação pelos envolvidos e estudos da necessidade do redimensionamento do projeto;
7º fase: conclusão do projeto.
Profa. Ivone Maria Bruno 11
Secretária Executivo
Atua na staff das organizações; Tem visão sistêmica da organização; Exerce posição de assessoria; Ocupa uma posição estratégica; Tem poder de influência.....
Profa. Ivone Maria Bruno 12
Técnicas Secretariais Organização do trabalho
Psicologia das relações interpessoais Comunicação e expressão
Administração, coordenação e gerenciamento de informações
Suporte logístico Administração e gerenciamento do tempo
Profa. Ivone Maria Bruno 13
“A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para o desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade na geração de resultados empresariais”
Marcia Cristina SiqueiraAssessora da FENASSEC
Profa. Ivone Maria Bruno 14
HABILIDADES NECESSÁRIAS
Técnicas: especialista numa determinada área;
Interpessoais: saber lidar com pessoas, ouvir, transformar idéias em palavras, dar apoio ou discordar de forma razoável....
Consultoria: saber transformar idéias em projetos e ser competente na sua execução...
Profa. Ivone Maria Bruno 15
TRANFORMAR?
NA BUSCA SOLUÇÕES E RESULTADOS
Problemas
Profa. Ivone Maria Bruno 16
“A primeira conjectura que se faz a respeito da inteligência de um senhor baseia-se na observação dos homens que tem em torno de si. Se estes forem competentes e fiéis, o príncipe sempre poderá ser reputado sábio, porque soube reconhecê-los fiéis!!”
Maquiavel, O Príncipe
Profa. Ivone Maria Bruno 17
“O Profissional de Secretariado tem acesso às informações estruturadas e não estruturadas, bem como uma posição privilegiada, pois tem conhecimento sobre assuntos confidenciais e estratégicos da organização, bem como da dinâmica “política” e o jogo de poder que ocorre entre os grupos, o que facilita seu poder de influenciar o administrador no processo decisório.”
Ivone Maria Bruno
Profa. Ivone Maria Bruno 18
Resultado da Pesquisa
Foi realizada em duas fases
a) Profissionais de Secretariado – 112 (dois questionários – 25% responderam os dois)
b) Executivos - 15
Profa. Ivone Maria Bruno 19
O Poder de Influência do Profissional de Secretariado no Processo Decisório
das Organizações
Profa. Ivone Maria Bruno 20
Perfil do Secretariado
Faixa etária42% entre 18 a 30 anos
Tempo de atuação profissional:31% há cinco anos e 12% há 10 anos
Formação: 43,3% secretariado executivo22,64 cursando secretariado executivo34% superior completo com predominância em Administração e Letras9,5% com pós-graduação na sua maioria em Gestão Empresarial
Profa. Ivone Maria Bruno 21
Perfil do Administrador
Formação
47% Administradores de Empresas33% Engenheiros20% outras área de formação
Profa. Ivone Maria Bruno 22
Posição hierárquica na organização
Administrador Secretariado
Estratégica 33% 57,5%
Tática 33% 31%
Operacional 26% 7,5%
Ñ responderam 8% 5%
Profa. Ivone Maria Bruno 23
Poder de influência do secretariado
Administrador Secretariado
Sempre 33% 18,86%
Quase sempre 20% 35,8%
Às vezes 47% 33%
Profa. Ivone Maria Bruno 24
Nível de influência
Administrador Secretariado
Estratégico 33% 24,5%
Tático 40% 36%
Operacional 47% 46%
Profa. Ivone Maria Bruno 25
O que possibilita a influência?
Administrador Secretariado
Competência 40% 45%
Hierarquia assessorada
60% 29%
Cultura organizacional
47% 35%
Profa. Ivone Maria Bruno 26
Valorização do mercado
Administrador Secretariado
Resolução de problemas
33% 48%
Registrar e gerenciar problemas
40% 44%
Iniciativa 53% 36%
Profa. Ivone Maria Bruno 27
“O poder está centrado em quem tem um valor ou bem que é fator de sobrevivência”
Carlos Osmar BerteroProfessor da FGV
Profa. Ivone Maria Bruno 28
“Minha previsão é a de que a secretária tende a assumir maiores responsabilidades na administração dos seus respectivos departamento, passando a gerenciar as questões rotineiras e a assessorar os chefes, recebendo, para isso, maior soma de poderes decisórios. Em termos de novas funções, imagino, por exemplo, que a secretária será responsável pela coleta de dados, organização e planejamento do budget e planilhas de custos de alguns serviços, controle de despesas, organização e operacionalização do sistema de informações e bancos de dados computadorizados, assessoria especial aos chefes para tomada de decisões sobre clima ambiental e re-ordenamento de estruturas, supervisão de serviços de terceiros prestados ao departamento etc.”
Gaudêncio TorquatoProfessor da USP
Profa. Ivone Maria Bruno 29
“... O profissional de secretariado deve estar apto a perceber, refletir, decidir e agir de maneira assertiva..”
Fabiana Regina Veloso Bíscoli
Profa. Ivone Maria Bruno 30
REFLITA, PESQUISE E PROCURE EXERCITAR
“A Nova Tecnologia”: é a administração empreendedora;
Práticas Inovadoras: Fazer e/ou Não Fazer e onde buscar oportunidades diferenciadas;
Práticas Empreendedoras: ambientes favoráveis para inovação;
Estratégias Empreendedoras: como alcançar o público alvo;
Peter Drucker
Profa. Ivone Maria Bruno 31
BIBLIOGRAFIA
BLOCK, Peter. Consultoria: o desafio da liberdade. 2.ed. São Paulo: Makron Books; 2001.
DRUCKER, Peter F. Inovação e espírito empreenderdor: práticas e princípios. São Paulo: Pioneira Thomson Learning; 2005.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Manual de consultoria empresarial: conceitos, metodologia e práticas. 5.ed. São Paulo: Altas; 2004.
TORQUATO, Gaudêncio. Cultura, poder, comunicação e imagem: fundamentos da nova empresa. São Paulo: Pioneira; 1991.