Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y que cumpla con las

siguientes características:

*buena presencia

*persona de buen trato, amable, Cortez y seria

*excelente redacción y ortografía

*facilidad de expresión verbal y escrita

*persona proactiva y organizada

*facilidad para interactuar en grupo

*dominio de windows, Microsoft office e internet

*brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa

*desempeñarse eficientemente en el área

*aptitud para la organización

*buenas relaciones interpersonales

*dinámica y entusiasta

*habilidades para el planeamiento, la motivación, el liderazgo y la toma de

decisiones

*capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

*ser puntual en todas sus actividades y funciones

*reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al

cliente

*hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el

cumplimiento y servicios de estos

*recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento

correspondiente para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo

asignado

*mantener discreción sobre todo lo relacionado con la empresa

*evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o

departamento de la empresa

*hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los

compromisos y demás asuntos

*obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe

*mejorar el aprendizaje continuamente

Es la herramienta esencial a través de la cual se organizan las acciones de las personas en una organización

Beneficios de la comunicación

Desaparecen los rumores y la radio pasillo Se comprenden mejor los problemas Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas Favorece la identificación del personal

Incrementa la participación

Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso

Aumenta la productividad

La participación recibe el adecuado reconocimiento

Aumenta el sentido de pertenencia

BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

Barreras en el emisor Barreras en la transmisión Barreras en el receptor Barreras físicas Barreras psicológicas

TIPOS DE LA COMUNICACIÓN

Escrita Verbal Corporal

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN

Palabras Imágenes Acciones Gestos Contextos

COMUNICACIÓN EFECTIVA

Simplificación y precisión en mensajes escritosCapacidad de escucha empáticaCoherencia entre el mensaje y la acción

2 reglas básicas a tener en cuenta

3 “q”Que comunicar Quien le da informaciónA quien comunicar

3 “c”Cuando comunicar Como comunicarCuanto comunicar

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación existe siempre en las organizaciones (formal e informal)Los empleados necesitan comunicarse con sus superiores La comunicación es un proceso continuo y acumulativoLa comunicación efectiva requiere canales múltiples con mensajes consistentesLos canales más eficaces son los bidireccionales (con interacción)5 pasos para una comunicación eficaz

Mapa de rutaEnunciar el punto central en la primera oración Establecer a donde queremos llegar Enumerar los puntos a tratar

Una idea por vezExpresamos al nivel y conocimiento del oyenteSintetizar y reformaObtener retroalimentación

Ser específicoCantidad que, cuando, como, cuantoUtilizar analogías y ejemplosEstablecer la importancia de los puntos que estamos tratando

Palabra, voz y cuerpoSincronizar lo que estoy diciendo, con el tono de voz que uso y el lenguaje del cuerpo que utilizaAjustarnos a la realidad del oyentePonernos en el lugar del otroElementos de secretariado

7 pasos para una comunicación eficazControlar:Lo que realmente nos están diciendo Lo que expresan los gestosSi existe información por otra víaSi existen antecedentesSi hay señales emocionales o de cansancioNo manejarse con suposicionesSimplemente preguntar

ATENDER A LAS EMOCIONES DEL OTRO Evitar calificativos y las ironíasHablar de los errores, no de la personalidad de quienes los comente

Escuchar, serenar al que está alterado antes de hablar de lo importanteMostrar moderadamente lo que sentimosSaludar y despedir a los demásInteresarnos por el otroCrear un clima de confianzaDemostrar que tenemos interés en la comunicaciónEvitar interrupcionesEvitar bruscamente innecesariasEsforzarse por comprender

NO IRSE POR LAS RAMASExplicar lo que queremos decirContestar lo que se nos preguntaAceptar las expresiones (no comenzar con no)Ser flexibleRecordar que nosotros también podemos equivocarnos pensar si vale la pena ganar la discusión

REFORZAR Y CONTROLAR EL MENSAJEAveriguar si entendieron el mensajeNecesidades de información de los empleados¿Cuál es mi trabajo?¿Cómo lo estoy haciendo?¿a quién le interesa?¿Cómo le va a mi sector?¿Cómo le va a nuestra empresa?¿Cómo puedo contribuir yo?

HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓNÓrdenes verbalesMemorándumRevistas de la empresa Noticias del díaCartasCartelerasManual de inducciónCarteles o postersTeléfonos/ e-mailCharlas, conferencia y reuniones informativasCursos y seminarios de información

1 Como debe de ir nuestra apariencia externa

Debe ir acompañada de reglas de cortesía que son necesarias para vivir en sociedad y para poder disfrutar de una vida tranquila

2 que se define como protocolo

Es un conjunto de normas o reglas impuestas por las costumbres designadas a reglamentar nuestros actos en la sociedad

3 por que se dice que una persona es un conjunto

Una persona que posee varios elementos que combinados hacen que sea una persona completa

4 como se logra un equilibrio en nuestras relaciones humanas

Deberíamos saber que nuestro comportamiento es más importante que cualquier otra cosa que haga parte de nuestras vidas

5 defina glamur

Es el encanto que posee una persona que ENCANTA que IMPRESIONA y que deja HUELLA

6 por que se dice que el glamur no es solo belleza física

Es también sofisticación, elegancia. Se ve reflejado en todo aspecto de una persona en su manera de vestir, de caminar, de sentarse, de hablar, de sonreír, de mirar, en su pulcritud y no solamente está asociado al lujo y al refinamiento si no en su manera de actuar en todo su aspectol

7 cuál es la diferencia entre glamur y belleza

La belleza es simple y cotidiana por que una persona puede ser bella pero si carece de elegancia pasara inadvertida

8 como se identifica el glamur en una mujer

Por que camina derecha, con su vestuario pulcro, que anda sin carreras, con la mirada al frente y bien perfumada

9 como se idéntica un hombre con glamur

Pulcro, bien vestido, elegante, y caballero y galante

10 defina etiqueta

Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social de acuerdo a las normas convencionales dentro de una sociedad clase social o grupo social

11 que describe la palabra etiqueta

Un verdadero sistema de actos sociales tanto en eventos familiares como en grandes ceremonias que garantizan el respeto mutuo en nuestro entorno

12 cuales son los códigos de etiqueta

Prescriben y restringen la manera en que las personas interactúan con los demás basados en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una sociedad

13 que ejemplos encontramos de etiqueta

Saludar a familiares, amigos y conocidos con calidez y respeto abstenerse de insultos ser hospitalario con los invitados usar ropa adecuada tener un buen comportamiento en la mesa y la puntualidad

14 que son los buenos modales

Son necesarios para vivir en sociedad para conseguir las metas que nos hemos propuesto y para poder disfrutar de una vida tranquila es el sentimiento de los sacrificios impuestos al amor propio por las relaciones sociales es no hacerse molesto sobre cosa alguna o burlarse igualmente de sus sentimientos y debilidades como de los defectos y virtudes de los demás es el respeto de los derechos de los demás

15 que es tener buena educación

Ayuda a saber qué hacer en casi todas las situaciones cotidianas, a saber tatar con respeto a todas las personas, sin distingo de raza o condición social

16 como debe ser la educación

Debe ser una tarea diaria constante y seguramente algo repetitivo

NORMAS DE CORTESÍA

1 saludar y responder el saludo

2 reconocer y respetar los derechos de los demás

3 identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes

4 desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia

5 comportarse con caballerosidad o feminidad en todo momento

NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA

1 cuando inviten a pasar a la mesa no dirigirse a ninguno de los puestos,

esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse

2 no tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de casa no lo diga o lo

indique explícitamente

3 adoptar una posición erguida

4 no apoyar los codos en la mesa, estos no deben de estar a los costados del

cuerpo, el borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la

mitad del antebrazo

5 empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales

6 no elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos

7 no hablar con la boca llena

8 no llevar la boca a los alimentos, no hay que acercar la cabeza al plato, si no

que el cubierto lleva el alimento a la boca

9 no tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena

10 no utilizar demasiado la servilleta, mantenerla sobre las piernas

11 no limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta, si hace falta pedir que

los cambien

12 no empuñar los cubiertos; sostenerlos con naturalidad

13 no gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en la mano

14 no hacer ruidos con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del

vaso o tomar sopa

15 no mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa, devorar

los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mal educación

16 en bufe, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el palto

17 no tomar en la cuchara o el tenedor grandes porciones de comida; se corre

el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien

18 no tomar el cuchillo como una pluma de escribir

19 no apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo

20 no comer con la punta del cuchillo

21 no comer con la boca abierta

22 no tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento

23 no partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres,

macarrones, espaguetis, canelones, frutas, esto se hace con el tenedor

24 no dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar

entre bocado y bocado

25 no demostrar agradecimiento por una comida con voracidad, es de absoluta

grosería

26 no tocar el plato con las manos, solo el de la sopa puede inclinarse

ligeramente hacia el interior de la mesa

27 no comer el pan a mordiscos, debe partirse en pequeños pedazos las

galletas o las tostadas si se pueden morder

28 no sostener el pan con el tenedor

29 no tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas

30 no levantar el dedo índice o meñique al manejar los cubiertos o al llevar un

vaso, taza o copa a los labios

31 no poder las manos encima del plato para impedir que repitan alguna

comida

32 no rechazar alguna comida aduciendo problemas de salud, el invitado

educado come lo que le sirvan aunque no le guste

33 no iniciar conversaciones sobre temas desagradables

34 evitar temas relacionados con problemas de salud

35 no usar palillos

36 no retocarse en la mesa

NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE

1 si la comida no corresponde con lo pedido, esta fría o si no es del agrado,

devolverla con discreción y cultura

2 si se derrama algo, no limpiar la mesa, solicitar al camarero que lo haga,

mientras el llega utiliza una servilleta

3 si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo esto lo hace el camarero

4 si en la mesa a sucedido un desastre por que algo se rego, debe pasarse a

otra mesa, pero no llevar los platos ni las copas

5 actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante en este

casi ella sugiere la comida pero siempre pide a su invitado que escoja las

bebidas

La secretaria es un departamento muy importante en toda empresa es por ello

que toda secretaria debe adquirir destrezas y habilidades que le permitan

realizar un excelente trabajo estos componentes son:

1. FACILIDAD DE EXPRESIÓN:

Toda buena secretaria necesita interactuar con cada uno de los factores

que intervienen en la empresa tales como personal de administración,

empleados, clientes, proveedores, entre otros.

Por ello es necesario que toda secretaria tenga ciertas características que

le permitan tener una calidad de comunicación como las siguientes:

Dominio del tema

Buen vocabulario

Buena dicción

Facilidad para exponer las ideas

Cordialidad y respeto

2. BUENAS RELACIONES INTERPERSONALESEs necesario que la encargada de la secretaría de una empresa tenga

excelentes relaciones con todo el equipo de trabajo, los problemas que se

presenten atrasan los procesos y los procedimientos de la empresa y

generan un retroceso en el buen funcionamiento de la empresa.

Un factor muy importante en el avance de toda compañía es su relación

con las personas ajenas a la empresa, pero que tienen un vinculo con la

empresa por cualquier por ello es importante que toda secretaria

mantenga estos vínculos en perfecta armonía por el bien de la empresa y

demás factores que lo integran.

3. FACILIDAD DE REDACCIÓNToda secretaria necesita llevar registros escritos de diferentes movimientos de

la empresa tales como actas funciones anotaciones de procedimientos

inventarios, nominas, planillas, entre otras muchas más funciones

Toda secretaria debe tener excelente dominio de loa procesos de

descripción, narración, síntesis o resumen, abreviación, ortografía,

redacción, conocimiento del orden alfabético en cuando al archivo.

4. CREATIVA Y DINÁMICAEn toda empresa se presenta cualquier tipo de improviso, situaciones

inesperadas, que ameritan soluciones improvisada para que no afecten el

excelente desenvolvimiento de la empresa y sus funciones. Por eso toda

buena secretaria debe convertirse en un eslabón importante de la empresa

5. RESPONSABILIDADAmerita puntualidad en todo, pulcritud en los trabajos, puntualidad en cuanto

asistencia, respeto del horario esto es llego demasiado puntual pero no tengo

hora de salida y prontitud con las tareas que se le asignan.

6. CONFIABILIDAD

La secretaria debe formar parte de la confiabilidad de la empresa, no contar

ni lo más mínimo a personal ajeno a la empresa o familiares, todo debe

mantenerse estrictamente archivado, organizado, protegido, evitar su

extravío y que cualquier persona tenga acceso a ellos.

7. EL AMBIENTE, RECURSOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJOLa secretaria es responsable de su ambiente de trabajo de que exista un

orden en todas las cosas que dependen de ella

Toda secretaria debe velar por su espacio de trabajo, los recursos

mobiliarios, documentación, así como los siguientes:

Archivo, escritorio, carpetas, libros de actas, libros de ingresos, carpetas de

nomina, carpetas de facturación, carpeta con relación de gastos,

documentos registrados en la computadora, buzón de archivo, entre otros

No es permitido que toda documentación de la empresa que este bajo la

supervisión de la secretaria estén desordenados, extraviados, sin pulcritud,

deteriorados trabajos sin culminar o por su irresponsabilidad pospuesta

para última hora.

... A contestar amablemente cuatro teléfonos y atender al mismo tiempo a dos visitantes mientras escribo la carta que debe estar lista esta misma tarde, aunque sé muy bien... que la firmarán mañana...A cancelar mis compromisos particulares porque "otra vez" -con carácter extraordinario- he de quedarme hasta tarde en la oficina para acabar de transmitir un asunto "muy urgente".A no perder la paciencia, si tengo que pasar horas en el archivo buscando un papel que, como me sospechaba, está en el bolsillo del jefe.A tener memoria de computadora para recordar hechos que pasaron desapercibidos a mi jefe hace mucho tiempo atrás, y que, según él, estoy obligada a recordar fácilmente.A tener la sabiduría y el sentido común de varios profesores universitarios aunque mis estudios hayan tenido un alcance mucho más limitado.A saber dónde está el jefe, qué está haciendo y a qué hora volverá, aunque no lo sepa nadie, ni siquiera su esposa.

A que cuando el año termine, tenga la perspicacia necesaria para no obedecer la orden de mi jefe de destruir esos archivos que me pedirá un par de semanas después.A tener la habilidad de un prestidigitador para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, especialmente cuando después de haber dicho "no está", él me habla en voz alta desde su despacho.Finalmente, Señor, déjame ser atractiva para todos, incluso para los visitantes inoportunos, pero permite que pase desapercibida a los ojos de la esposa de mi jefe.Ayúdame a ser una Eficiente Secretaria.¡Gracias te doy, Señor mío!

EL PROTOCOLO DE LA SECRETARIA

PRESENCIA IMPACTANTE

PROFESIONALISMO Y CALIDAD

PRESENCIA IMPACTANTE

CORTESÍA

AMABILIDAD

ENTUSIASMO

RESPETO

LEALTAD

AMOR

DETALLES

MOTIVACION

SOCIABILIDAD

EXCELENTE EDUCACIÓN

PROFESIONALISMO Y CALIDAD

RECTITUD

RESPONSABILIDAD

VERDAD

COLABORACION

ELEGANCIAORGANIZACION

HONESTIDAD

INTERES

COMPROMISO