SC-Ware e-Rechnung an den Bund · Rechnung PosNr” befüllt sein. Hier gehört die Positionsnummer der Bestellzeile hinein. Steht in diesem Feld der Wert Null, dann wird nachfolgende

SC-Line Ware – e-Rechnung an den Bund _________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________ Softcard SoftwareentwicklungsgesmbH Stand: Jänner 2014 | 1

SC-Ware – e-Rechnung an den Bund

Allgemeine Informationen

SC-Ware stellt mit dem integrierten Programmmodul “Edifact/e-Rechnung” ab SC-Line Version 2014.1 die

Möglichkeit bereit, Ausgangsrechnungen im Format “e-Rechnung an den Bund” zu erzeugen.

Die e-Rechnungen werden als XML-Datei erzeugt und via WebService an das Unternehmensserviceportal

(USP) übergeben.

Um e-Rechnungen erzeugen zu können, benötigt man von SoftCard das SC-Ware Modul “Edifact/e-

Rechnung”.

Um e-Rechnungen an das USP einbringen zu können, muss ein USP-Webservice Benutzerkonto angelegt

werden. Dieses Benutzerkonto wird direkt im USP (http://www.usp.gv.at) erstellt. Die entsprechende

Vorgangsweise für die Benutzeranlage im USP, ist auf der USP Webseite beschrieben.



Kunde / Kundenstamm

Damit SC-Line Ware erkennen kann an welche Benutzer eine e-Rechnung geschickt werden soll, gibt es im

Kundenstamm auf der Lasche “Einstellungen” die Markierung “Kunde bekommt e-Rechnung”. Soll ein

Kunde e-Rechnungen bekommen, dann muss auf der Lasche “Allgemeines” zusätzlich das Feld “Unsere

Nummer” befüllt werden. Hier tragen Sie die Nummer ein, die Ihnen als Lieferantennummer Ihres Kunden

genannt wird. Diese Daten stellen später Bestandteile der e-Rechnung dar.



Ist das Markierungsfeld „Kunde bekommt e-Rechnungen“ ausgewählt, wird dieser Kunde für das Erzeugen

von e-Rechnungen herangezogen. Trotzdem können unabhängig davon die Ausgangsrechnungen auch

gedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Allgemeine Daten SC-Ware

Um die e-Rechnungen verwenden zu können, müssen in den allgemeinen Daten SC-Ware Einstellungen

vorgenommen werden. Diese Einstellungen werden in der Lasche „digitale E/R“ vorgenommen.

Damit sich SC-Line Ware am USP-Webservice authentifizieren kann, ist ein Benutzername und ein Passwort

notwendig. Es handelt sich dabei um jene Daten, die Sie bei der Registrierung am USP bekommen.

Es ist der “e-Rechnung Ordner für Datenablage” zuzuordnen. Es handelt sich bei diesem Ordner um einen

“Archivordner” in dem die XML-Rechnungen und die Antworten vom USP gespeichert werden.

Sofern SC-Line auf einem Server installiert ist, muss der hier eingestellte Ordner von allen Clients

mit demselben Namen angesprochen werden können. Es empfiehlt sich also diesen Ordner als

Unterordner der SC-Line anzulegen (z.B. \\SERVER\SCLINE\USP).

SC-Ware erstellt automatisch in diesem eingestellten Ordner zwei weitere Ordner. Den Ordner “XML” und

den Ordner “Response”. Werden später e-Rechnungen erzeugt, dann werden diese von SC-Ware im Ordner

“XML” abgelegt. Nach erfolgreicher Übergabe an das USP, wird die Antwort des USP im Ordner Response

gespeichert.

Mit der Markierung “Testmodus aktiv” kann eingestellt werden, ob die Übertragung der e-Rechnungen als

Test gekennzeichnet werden sollen.



Diese Rechnungen sind dann nicht eingebracht.

Verkauf / Rechnungen

Sollen Belege als e-Rechnung erzeugt werden, dann ist es im Verkauf zwingend notwendig einige Felder mit

Daten zu befüllen. Die “Mussfelder” sind der Liefertermin, die Bestellnummer und das Bestelldatum. Beim

Feld Bestellnummer ist es so, das hier unbedingt eine “gültige” Bestellnummer hinterlegt werden muss.

Das USP-Webservice prüft diese Daten beim Einbringen und verweigert im Falle einer falschen

Bestellnummer die Annahme der Rechnung.



Wenn die Bestellnummer 10-stellig ist, dann sollte bei den Artikelzeilen des Verkaufsbeleges das Feld “e-

Rechnung PosNr” befüllt sein. Hier gehört die Positionsnummer der Bestellzeile hinein. Steht in diesem Feld

der Wert Null, dann wird nachfolgende Meldung angezeigt:

Bei dieser Meldung handelt es sich um einen Hinweis. Wird mit Ja bestätigt, so wird die Belegzeile

gespeichert. Bei Nein bleibt man in der Belegzeilenerfassung stehen.

e-Rechnungen werden genauso wie alle anderen Belege beim Ausdruck herangezogen.

Damit auch die Möglichkeit der Kontrolle für die e-Rechnungsbelege besteht, wird folgende Vorgangsweise

empfohlen:

Jenen Kunden, die eine e-Rechnung erhalten, wird eine eigene Formulargruppe zugeordnet, wo am

Rechnungsbeleg bereits angeführt ist „e-Rechnung“. (Siehe Dokument „Formulargruppen“ im

Kundenportal).

Dann wird im Verkaufsdialog gewählt:

Rechnung aktuell

Drucken von bis 99999

die Markierung „keine Rechnungserstellung für Kunden die digitale Rechnungen wünschen“ wird

weggeklickt.



Nun erfolgt der Rechnungsdruck im Stapel für alle Rechnungen für die interne Kontrolle. Zusätzlich wird mit

dem Andruck des Vermerks „e-Rechnung“ diese Information am Kopiebeleg dargestellt.

e-Rechnungen

Zum Erzeugen der e-Rechnungen gibt es den neuen Menüpunkt “e-Rechnungen”. Er ist in der Schaltfläche

Optionen auf der Rechnungslasche der aktuellen Rechnungen zu finden.

Bei Start des Programmpunktes wird folgender Dialog geöffnet:

Im angezeigten Dialog kann die Eingrenzung der Rechnungsnummern vorgenommen werden. Es können

hier alle offenen Belege eingegrenzt werden. SC-Line Ware erzeugt nur e-Rechnungen für jene Kunden bei

denen die Einstellung in den Stammdaten vorgenommen wurde. Alle anderen Belege werden nicht

verarbeitet.

Wenn die Markierung “Verbuchen” gesetzt wird, dann werden die verarbeiteten Belege automatisch für

die Fibubuchung vorbereitet und in den “erledigt” Bereich gestellt.

Wenn der Eingrenzungsdialog mit “Ok” bestätigt wird, dann erfolgt das Erzeugen der e-Rechnungen. Fallen

keine Belege in die getroffene Eingrenzung, so wird der Programmpunkt mit der Meldung “Keine Belege

für e-Rechnung vorhanden” beendet.



Die Belege werden validiert und mögliche Fehler werden in einem Protokoll auf dem Bildschirm angezeigt.

Folgende Fehler können auftreten:

Fehler die aufgrund von falschen Einstellungen und Dateneingaben auftreten können: 'Ordner für e-Rechnung' muss in den Allgemeinen Daten SC-Ware auf der Lasche 'digitale E/R' eingestellt werden. 'Ordner für e-Rechnung' ist ungültig. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R') XML-Ordner für eRechnung ungültig. Response-Ordner für eRechnung ungültig. USP WS-Benutzername ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R') USP WS-Passwort ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R') Beim Kunde 23000001 ist das Feld 'Unsere Nummer' leer. Bei der Rechnung 1/140001 ist kein Liefertermin hinterlegt. Bei der Rechnung 1/140001 ist keine Bestellnummer eingetragen. Bei der Rechnung 1/140001 ist kein Bestelldatum eingetragen. technische Fehler: Fehler bei Beleg 1/140001: Msg:<übergebenen Daten> Resp:<Rückantword des Webservice> Fehler bei Beleg 1/140001: <hier steht die Fehlerbeschreibung> Zusatzinfo Beleg 1/140001: <hier eine genauere Beschreibung des Problems>

Nach dem erfolgreichen Überleiten wird die Meldung “xx e-Rechnung(en) gesendet” angezeigt. Im Ordner

“e-Rechnung Ordner für Datenablage\XML” stehen nun die erzeugten XML e-Rechnungen und im Ordner

“e-Rechnung Ordner für Datenablage\Response” befindet sich die Antwort des Webservice. Die beiden

Dateinamen sind jeweils aus dem Nummernkreis und der Belegnummer des Verkaufsbeleges gebildet. Als

Dateierweiterung steht “XML”. Zwischen Nummernkreis und Belegnummer ist ein Unterstrich angeführt.



Können e-Rechnungen aus technischen Gründen nicht übermittelt werden, so wird dies in Form einer

Fehlermeldung angezeigt.

Anmeldung am USP konnte nicht korrekt vorgenommen werden:



Username oder Passwort falsch:

e-Rechnungen erzeugen - 13.12.2013, 09:28 Fehler bei Beleg 1/130001: <> Zusatzsinfo Beleg 1/130001: <<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//IETF//DTD HTML 2.0//EN"> <html><head> <title>500 Internal Server Error</title> </head><body> <h1>Internal Server Error</h1> <p>The server encountered an internal error or misconfiguration and was unable to complete your request.</p> <p>Please contact the server administrator, [email protected] and inform them of the time the error occurred, and anything you might have done that may have caused the error.</p> <p>More information about this error may be available in the server error log.</p> </body></html> >

Bestellnummer (Auftragsnummer) falsch:

e-Rechnungen erzeugen - 13.12.2013, 09:33 Fehler bei Beleg 1/130019: <[EBI40-0011] Der angegebene Wert '1234' ist ungültig. Die Auftragsreferenz ist ungültig.> Zusatzsinfo Beleg 1/130019: <<?xml version='1.0' encoding='UTF-8'?><S:Envelope xmlns:S="http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/"><S:Body><deliverInvoiceInvoiceOutput xmlns="http://erb.eproc.brz.gv.at/ws/invoicedelivery/201306/"><Error><ErrorDetail><ErrorCode>EBI40-0011</ErrorCode><Field>Invoice/InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID</Field><Message>[EBI40-0011] Der angegebene Wert '1234' ist ungültig. Die Auftragsreferenz ist ungültig.</Message></ErrorDetail></Error></deliverInvoiceInvoiceOutput></S:Body></S:Envelope>>

Unsere Nummer fehlt:

e-Rechnungen erzeugen - 13.12.2013, 09:34 Fehler bei Beleg 1/130019: <Beim Kunde 20020021 ist das Feld 'Unsere Nummer' leer.>

Liefertermin fehlt:

Beim der Rechnung 1/1234567 ist kein Liefertermin hinterlegt.

Bestellnummer fehlt:

Bei der Rechnung 1/1234567 ist keine Bestellnummer eingetragen.

Bestelldatum fehlt:

Bei der Rechnung 1/1234567 ist kein Bestelldatum eingetragen.

Allgemeine Daten SC-Ware:

Error( "'Ordner für e-Rechnung' muss in den Allgemeinen Daten SC-Ware auf der Lasche 'digitale E/R' eingestellt werden." );

Error( "'Ordner für e-Rechnung' ist ungültig. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R')" );

Error( "XML-Ordner für eRechnung ungültig." );

Error( "PDF-Ordner für eRechnung ungültig." );

Error( "USP WS-Benutzername ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R')" );

Error( "USP WS-Passwort ist nicht eingetragen. (Allgemeine Daten SC-Ware Lasche 'digitale E/R')" );

Beim erfolgreichen Durchführen der e-Rechnung wird im Verkaufsdeckblatt die Markierung “elektronische

Rechnung wurde erzeugt” gesetzt. Zu finden ist dieses Feld auf der Lasche “Edifact/e-Rechnung”. Die

Markierung wird auch in der Verkaufsübersicht angezeigt. Es handelt sich dabei um die Spalte “E/R”. Ist in

dieser Spalte ein “R” eingetragen, dann wurde die e-Rechnung erzeugt.

Wenn eine Rechnung einmal an das USP übergeben wurde, dann wird sie beim nächsten automatischen

Erstellen der e-Rechnungen ausgelassen. Soll eine Rechnung neuerlich übergeben werden, so muss man die

Markierung “elektronische Rechnung wurde erzeugt” entfernen.

mailto:[email protected]

http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/%22%3e%3cS:Body%3e%3cdeliverInvoiceInvoiceOutput

http://erb.eproc.brz.gv.at/ws/invoicedelivery/201306/%22%3e%3cError%3e%3cErrorDetail%3e%3cErrorCode%3eEBI40-0011%3c/ErrorCode%3e%3cField%3eInvoice/InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID%3c/Field%3e%3cMessage%3e%5bEBI40-0011

http://erb.eproc.brz.gv.at/ws/invoicedelivery/201306/%22%3e%3cError%3e%3cErrorDetail%3e%3cErrorCode%3eEBI40-0011%3c/ErrorCode%3e%3cField%3eInvoice/InvoiceRecipient/OrderReference/OrderID%3c/Field%3e%3cMessage%3e%5bEBI40-0011



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