Financial Aid

CCSF Federal Financial Aid Satisfactory Academic Progress (SAP) Policy

Types of Appeals and Requirements

The following 3 standards must be met to meet Federal SAP standards:

Maintain 2.0 cumulative grade point average (GPA) AND         

Complete 67% of all units attempted AND

Maximum Time Frame (MTF) ‐ Complete an educational program within 150% of the program length

Must declare an approved federal educational program  Federally approved eligible certificate (see Gainful Employment link 

on website)  Associate degree (A.A/A.S) Transfer to a university leading to a Bachelor degree  (B.A/B.S

Enroll in courses that are required for your educational program only

You are allowed to declare only one educational program at CCSF

All units earned ÷ All units attempted = Cumulative Completion rate

20 earned units   ÷ 40 attempted units    =    50% completion rate

19 earned units   ÷ 30 attempted units    =    63% completion rate

45 earned units  ÷ 75 attempted units    =    60% completion rate 

7 earned units     ÷ 12 attempted units    =    58% completion rate

Length of eligibility is limited to 150% of a financial aid eligible educational program. 

All CCSF attempted units and transfer coursework from prior college/university will be counted in the maximum time frame calculation

UNITS REQUIRED FOR PROGRAM x 150% = MAX TIME UNITSExample: 60 units for an AA degree x 150% = 90

Educational Goal Limit of Units

Associate Degree 90 units attempted

Transfer Program 90 units attempted

Eligible Certificate Units vary

A student who has attempted 120 units is not eligible to appeal regardless of reason.  Units from other college/university will be included in the calculation.  

Extenuating Circumstances Cumulative grade point average (GPA) below 2.0

Completion rate below 67%

Maximum Timeframe Exceeded 150% of educational program –Reached Maximum Timeframe (MTF) 

Already received an Associate’s Degree or higher

Transition from Credit Program to Non‐Credit 

If you have reached MTF and you are not meeting completion rate or GPA requirement appeal will not be considered.

If you have reached 120 attempted units, not eligible to submit an Appeal.

Below Grade Point Average and/or Completion Rate   Ineligible because of a grade point average (GPA) less than a 

cumulative 2.0 GPA and/or  Completion rate of less than 67% You may demonstrate extenuating circumstances by explaining 

your situation and MUST be supported by DOCUMENTATION Filing an appeal does not guarantee an approval Appeals will be denied if you are unable to meet SAP standards 

at the end of the semester for which an appeal is submitted.

If you have reached MTF and your GPA is less than 2.0 or completion rate below 67% an appeal will not be considered.

If you cannot demonstrate extenuating circumstances along with documentation your appeal will be denied. You are encouraged to meet SAP standards on your own without aid to re‐establish eligibility.

Acceptable Reasons for Extenuating Circumstance Appeal

Circumstance DocumentationDeath of an immediate family member

Death Certificate

Major illness/hospitalization

Medical Records

Mitigating circumstances beyond your control

Other supporting documentation that relates to the extenuating circumstances

If you cannot demonstrate extenuating circumstances along with documentation your appeal will be denied. You are encouraged to meet SAP standards on your own without aid to re‐establish eligibility.

Unacceptable Reasons for Extenuating Circumstance Appeal

Lack of money (books, materials, uniforms, etc…) Transportation and Child Care issues  Gain or loss of employment. Work schedule changes.  Unaware of academic progress policies or other  

college  requirements  Not following placement test and/or Academic Counselor’s 

recommendations Personal issues not requiring professional    

intervention 

Extenuating Circumstances Appeal MUST include: Completion of Online SAP Workshop SAP Appeal Application Typed, detailed personal statement Extenuating circumstance documentation Educational Plan developed by an academic counselor A decision will be emailed within 4‐5 weeks. Decision is 

FINAL. There is no SECOND appeal if appeal is denied.

Incomplete or missing information will be an automatic Appeal Denial 

Maximum Timeframe Appeal: You are ineligible due to your attempted units exceeding the 150% of the published length of your educational program.

Already received an Associate’s Degree or higher Transition from Credit Program to Non‐Credit  Filing an appeal does not guarantee an approval

If you have reached MTF and your GPA is less than 2.0 or completion rate below 67% an appeal will not be considered.

Exceeding MTF due to poor academic history does not qualify for an appeal. Appeal will be Denied.

If you have reached 120 attempted units, not eligible for an Appeal

Acceptable Reasons for Maximum Timeframe (MTF) Appeal

Exceeded 150% of educational program  due to high unit educational programsHave taken remedial coursesTransition from credit program to Non‐Credit

Maximum Timeframe Appeal MUST include: Completion of a Online SAP Workshop SAP Appeal Application Typed, detailed personal statement Educational Plan developed by an academic counselor A decision will be emailed within 4‐5 weeks. Decision is FINAL. There is no SECOND appeal if appeal is denied.

Incomplete or missing information will be an automatic Appeal Denial 

Detailed, typed statement (Extenuating Circumstances) Include Name and student ID# Discuss your educational goal and the numbers of semesters left to 

complete your educational goal at CCSF. Describe what has changed that will allow you to overcome these    

challenges in order to meet SAP standards. Consider your entire academic history and circumstances that have 

affected your educational goal.  Explain your situation.

Detailed, typed statement (MTF) Include Name and student ID# Discuss your educational goal and the numbers of semesters left to 

complete your educational goal at CCSF. Discuss why you have exceeded maximum timeframe.

You are required to complete the questionnaire that will be followed after this presentation to

satisfy this workshop requirement

Submit completed appeal packet to the Financial Aid Office Cloud 324 before published deadline