SAP-SCHNITTSTELLEN FÜR

COI-BUSINESSFLOW ARCHIVELINK®

Die in COI-BusinessFlow integrierte Schnittstelle SAP ArchiveLink ermöglicht die Archivierung von Doku-menten und Daten direkt aus dem SAP-System heraus. SAP ArchiveLink ist ein im SAP-System integrierter Dienst, welcher in COI-BusinessFlow abgelegte Dokumente mit den dazu im SAP-System erfassten An-wendungsbelegen verknüpft.

Die inhaltliche Verknüpfung an das Archivsystem COI-BusinessFlow gewährleistet somit den einfachen Zugriff auf die Dokumente. Durch die Kopplung der beiden Systeme können sich SAP-Anwender dazuge-hörige abgelegte (Original-)Dokumente direkt aus dem Belegsatz innerhalb der SAP-Oberfläche anzeigen lassen.

Auch die Recherche nach abgelegten Dokumenten und Daten erfolgt durchgängig über die gewohnte SAP-Benutzeroberfläche. COI-BusinessFlow, gekoppelt über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle, erkennt die archivierten SAP-Dokumente über die von SAP gelieferte Dokumenten-ID.

Durch SAP ArchiveLink entfallen zeitaufwändige Arbeitsabläufe, wie beispielsweise das Vervielfältigen von Originalen, Suchen vorgangsbezogener Informationen etc.

Funktionen:• Archivierung von Originaldokumenten• Archivierung von SAP-Daten:

• Drucklisten bzw. Druckdaten, z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine• ADK Datenarchivierung• KPro-Knowledge Provider• DART• usw.

DIE SAP-SCHNITTSTELLEN FÜR COI-BUSINESSFLOW IM ÜBERBLICK:

COI-BUSINESSFLOW ARCHIVELINK® PLUS

Die Schnittstelle SAP ArchiveLink plus für COI-BusinessFlow erweitert die bereits unter SAP ArchiveLink beschriebenen Standardleistungen um zusätzliche Funktionen. Neben der klassischen Ablage von Objek-ten werden zudem auch bestehende Metadaten des SAP-Systems mit übergeben. Über COI-BusinessFlow können somit auch Nicht-SAP-Mitarbeiter auf die entsprechenden SAP-Dokumente zugreifen.

Des Weiteren kann SAP um die Funktionen von COI-BusinessFlow ergänzt werden, sodass SAP-Dokumen-te mit allen COI-BusinessFlow-spezifischen Möglichkeiten genutzt werden können.

Im Rahmen eines Verkaufsprozesses in SAP entstehen vielfältige Geschäftsobjekte, wie z. B. • Angebotsanfrage• Angebot• Auftrag• Lieferschein• Rechnung• sowie dazugehörige Korrespondenz (Briefe, Faxe, E-Mails)

Diese zugehörigen Dokumente werden den jeweiligen Geschäftsobjekten aus SAP zugeordnet. Ein Zugriff auf die Dokumente ist im Rahmen der Standardfunktionalität jedoch nur über das jeweilige Geschäftsob-jekt möglich.

Mit den ArchiveLink plus Mechanismen ist es möglich, automatisch verschiedene Sichten in COI-Business-Flow zu erzeugen. Anhand der Metadaten werden die mit SAP verknüpften Dokumente entsprechenden Ordnern zugeordnet, wie z. B. Kundenordnern, und für den Anwenderzugriff strukturiert. Neben der Dokumentsuche, ebenfalls basierend auf den Metadaten, haben Anwender zudem die Möglichkeit, in die so erzeugten Ordnerstrukturen zu navigieren und auf alle zum Vorgang gehörenden Dokumente und In-formationen direkt zuzugreifen.

Sollte des SAP-System nicht verfügbar sein, können Anwender durch den Einsatz der ArchiveLink plus-Schnittstelle trotzdem auf die jeweiligen SAP-Dokumente zugreifen.

Ihre Vorteile auf einen Blick: • Optimierung der SAP-Installation durch Erweiterung der Funktionalitäten, z. B. SAP-Metadaten

Übergabe an COI-BusinessFlow• Sichere Ablage der Daten in einem externen Archiv steigert die Systemperformance des zugrunde-

liegenden Systems• Einfache Suche aus dem SAP-Client heraus• Suche auch ohne eigene SAP-Client-Installation

Funktionen: • Übernahme der SAP-Attributierung• Automatischer Aufbau von Aktenstrukturen im Archiv• Verbindung von SAP- und NON-SAP-Daten

COI-BUSINESSFLOW CONNECTOR FOR SAP ILMDie Schnittstelle Connector for SAP ILM ermöglicht eine unkomplizierte und schnelle Anbindung von COI-BusinessFlow als SAP ILM Archiv.

Mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) kann innerhalb der SAP-Anwendung der Lebenszyk-lus produktiver sowie archivierter Daten mithilfe von Regeln verwaltet werden. Ein Hauptziel ist die Kont-rolle der Daten, von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Der Kern von SAP ILM ist dabei die Daten-archivierung um so das Datenbankvolumen zu reduzieren.

Durch die Definition von Aufbewahrungsfristen und Sperren können Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend vernichtet werden.

Voraussetzung für SAP ILM ist immer ein SAP ILM-fähiges Archiv, welches über die WebDAV-basierte SAP ILM-Schnittstelle implementiert wird. Mit dem COI-BusinessFlow Connector for SAP ILM steht solch ein Archiv zur Verfügung.

Funktionen: • Reduzierung des Datenbankvolumens durch revisionssichere Archivierung von SAP-Daten • Fristgerechte Aufbewahrung von abgelegten SAP-Daten• Rechtsfallbedingte Sperren auf abgelegte SAP-Daten• Archivierung und fristgerechte Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus SAP-Altsystemen• Rechtskonformes Löschen von SAP-Daten

COI-BUSINESSFLOW SAP FUNCTION INTEGRATION Eine noch umfangreichere Kopplung an das SAP-System bietet die Schnittstelle SAP Function Integration. Ergänzend zu den Schnittstellen SAP ArchiveLink und SAP ArchiveLink plus erlaubt SAP Function Integra-tion eine direkte Kommunikation mit SAP-Funktionsbausteinen, wobei beliebige SAP-Funktionsbausteine aus COI-BusinessFlow heraus aufgerufen werden können.

Beispielsweise ermöglicht der Aufruf des Funktionsbausteins ARCHIV_CONNECTION_INSERT (ACI) die Übergabe von externen Metadaten an das SAP-System. Damit können Dokumente aus COI-BusinessFlow in SAP automatisch bekanntgemacht und mit den zugehörigen Geschäftsobjekten verknüpft werden. Manuelle Schritte für das Verknüpfen der Objekte entfallen somit.

Funktionen: • Aufruf von SAP-Funktionsbausteinen aus COI-BusinessFlow heraus• Unterstützung des SAP-Workflows durch Bereitstellung extern gewonnener Informationen• Externe Dokumentation von Statusübergängen im Knowledge Provider

04

© Copyright COI GmbH V_A21

COI-BUSINESSFLOW & SAP

Im Zusammenhang mit den im ERP-System

SAP abgebildeten Prozessen entsteht eine

Vielzahl an Daten und Dokumenten, die

außerhalb des ERP-Systems verwaltet

werden. Die Schnittstellen SAP ArchiveLink,

SAP ArchiveLink plus und SAP Function

Integration sorgen für eine effiziente Ver-

bindung der SAP-Daten mit den dazu

gehörenden Dokumenten. Diese werden

direkt mit den SAP Business Objekten ver-

knüpft und können per Knopfdruck an den

unterschiedlichen Arbeitsplätzen angezeigt

werden. Dank der Schnittstelle COI-

BusinessFlow Connector for SAP ILM können

Unternehmen, welche SAP ILM im Einsatz

haben, COI-BusinessFlow einfach und unkom-

pliziert als ILM-Archiv an ihr SAP-System anbinden.

„EINFACHE UND NAHTLOSE INTEGRATION IN SAP“COI-BusinessFlow bietet vier Schnittstellen zu SAP. Über die zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle

können Dokumente aus SAP in COI-BusinessFlow abgelegt und in SAP wieder zur Anzeige ge-

bracht werden. Die Schnittstellen SAP ArchiveLink plus und SAP Function Integration bieten dar-

über hinaus die Möglichkeit, zusätzliche Informationen bidirektional zwischen COI-BusinessFlow

und SAP auszutauschen.

Mit dem SAP ILM Connector steht auch Unternehmen, welche SAP in Verbindung mit SAP ILM

einsetzen, eine Schnittstelle zwischen COI-BusinessFlow und dem führenden ERP-System zur Ver-

fügung.

Unterschiedliche Erweiterungen optimieren die im SAP-System ablaufenden Geschäftsprozesse

und ermöglichen die revisionssichere Archivierung der zum SAP-System gehörenden Dokumente.

Die ECM-Suite COI-BusinessFlow integriert sich so als zentrale leistungsfähige Informationsplatt-

form in SAP.

OPTIMIEREN SIE JETZT IHRE PROZESSE!

© Copyright COI GmbH V_A21

COI-BUSINESSFLOW & SAP

© C

opyr

ight

CO

I Gm

bH V

_ZE_

A

Consulting für Office und Information Management GmbH

Am Weichselgarten 2391058 Erlangen

Telefon +49 9131 - 93 99 - 0Telefax +49 9131 - 93 99 - 4959

E-Mail info@coi.deWeb www.coi.de

KONTAKTIEREN SIE UNS!