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31.05.2010
SAP Records ManagementEinführung der elektronischen Drittmittelakte
-EDMA
-Projektvorstellung für Pilot-Einrichtungen
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31.05.2010
• Vorstellung des Projektes• Präsentation bisheriger Ergebnisse• Erörterung projektbezogener Fragestellungen
Agenda
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31.05.2010
Was sind Drittmittel?
• Drittmittel sind Mittel, die zur Förderung von Forschung und Entwicklung sowie des wissenschaftlichen Nachwuchses und der Lehre zusätzlich zum regulären Hochschulhaushalt (Grundausstattung) von öffentlichen oder privaten Stellen eingeworben werden (NHG/BLR).
• Bsp.: DFG, Bund, EU, Stiftungen (z.B. VW-Stiftung)
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Was sind Sondermittel?
• Sondermittel sind Mittel der Nds. Landesministerien, i.d.R. MWK, die zusätzlich zur jährlichen Finanzhilfe auf Einzelantrag für ad-hoc-Maßnahmen bewilligt werden.
• Bsp.: Baumaßnahmen, Großgeräte, HSP, Berufungen
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Dritt-/Sondermittel-Volumen
• Laufzeit: ca. 2 – 5 Jahre• Derzeit gibt es 3601 Innenaufträge in der Universität• 892 neue Innenaufträge in 2009 Steigerung um mehr als
10% im Vergleich zu 2008• DriMi-Bewilligungsbeträge (ohne Exzellenzförderung) von 2005
bis 2009 um 85% gestiegen
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Bewilligte Drittmittel
5
41.865.283 €
31.877.483 €
47.580.959 €45.556.221 €
38.321.380 €
45.070.118 €
55.333.972 €
69.927.515 €
82.675.964 €
41.865.283 €
31.877.483 €
47.580.959 €45.556.221 €
38.321.380 €
45.070.118 €
53.822.572 €
59.149.815 €
70.898.437 €
0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 0 € 1.511.400 €
10.777.700 €11.777.527 €
0 €
10.000.000 €
20.000.000 €
30.000.000 €
40.000.000 €
50.000.000 €
60.000.000 €
70.000.000 €
80.000.000 €
90.000.000 €
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
Bewilligte Drittmittel gesamt
Bewilligte Drittmittel ohne Exzellenzinitiative
Bewilligte Drittmittel Exzellenzinitiative
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Drittmittelerträge
• Drittmittelerträge = ausgezahlte und verwendete Drittmittel• Forschungsprojekt-Ausgaben für Personal, Sachgüter und
Investitionen
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0,0
10,0
20,0
30,0
40,0
50,0
60,0
70,0
80,0
2004 2005 2006 2007 2008 2009
Sonstige - 13,6
EU - 2,4
Bund - 10,3
DFG - 42,8
Mill
ione
n €
36,642,0
48,8 48,2
59,9
69,1
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• Niedrige Transparenz• Verteilte Aktenaufbewahrung• Hoher Suchaufwand• Geringe Verfolgbarkeit / Ordnungsmäßigkeit• Redundanzen / Inkonsistenzen
Ist-Situation - Problemstellung
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Drittmittelakte
• Antragsformulare• Bewilligung / VN• Verträge• Berichte / Belege• Schriftverkehr• …
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Soll-Situation
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Elektronische Akte im SAP Records Management zur Verbesserung der
Situation
usw.
Formulare
Berichte/ Belege
Hochschul-einrichtung
Dekanat
FS / SFE
Finanzabt.
Personalabt.
Nut
zer
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Projektziele
• Umstellung der Aktenführung bei DriMi-Projekten von papierbasiert zu elektronisch
• Erarbeitung eines Referenzmodells auf Landesebene zur Abbildung der elektronischen Drittmittelakte (CCC Hannover)
• Schaffung der Voraussetzungen für die mögliche Einführung weiterer elektronischer Akten (z.B. für Beschaffung)
• Projektbeteiligte:– CCC Hannover– Uni Hannover– Uni Braunschweig– Uni Oldenburg– Uni Göttingen
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Warum brauchen wir Ihre Hilfe?
• Piloten sind repräsentativ ausgewählt• Hilfe wird benötigt,…
– um die Prozesse in den Hochschuleinrichtungen zu untersuchen– um die Durchführung der Kommunikation / Koordination zu
erarbeiten– um Ihre Meinung zu Gestaltungsmöglichkeiten für das Projekt
einzuholen• dezentrale / zentrale Umsetzung
– da Ihre Erfahrungen mit Dritt-/Sondermitteln bei der Projektdurchführung von großem Wert sein kann
– um Ihre Erfahrungen angemessen zu berücksichtigen• Test des Prototypen vor dem uniweiten Roll-out
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Projektzeitrahmen
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Dez 09 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Jun 10 Jul 10 Aug 10 Sep 10 Okt 10 Nov 10 Dez 10Bestätigung
des Projekt-
auftrages
Analyse der Prozesse auf Referenzmodellebene (Fachkonzepterstellung)
Implementierung des Referenzmodells
Entwicklung des Deltafachkonzeptes für die
Universität Göttingen
Abnahme Fach-
konzept
Abnahme Referenz-
modell
Abnahme Deltafach-konzept
Aus-schreibungHardware
Dez 09 Mrz 10 Apr 10 Mai 10 Jun 10 Jul 10 Aug 10 Sep 10 Okt 10 Nov 10 Dez 10
Jan 11 Feb 11 Mrz 11 Apr 11 Mai 11 Jun 11 Jul 11 Aug 11 Sep 11
Implementierung PilotstartModifika-tion des Systems
FlächendeckenderRoll-Out
Projekt-abschluss
Dokumente scannen Schulung der Piloten
Schulung der
MitarbeiterAbnahme
der Implemen-
tierungJan 11 Feb 11 Mrz 11 Apr 11 Mai 11 Jun 11 Jul 11 Aug 11 Sep 11
Beurteilung muss
möglich sein
Ist-Analyse Uni Göttingen
Pilotstart
Schulung der Piloten
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• Vorstellung des Projektes• Präsentation bisheriger Ergebnisse• Erörterung projektbezogener Fragestellungen
Agenda
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Vorteile des SAP RM-Einsatzes
• Organisation und Bereitstellung prozessorientierter Information• Inhalte können chronologisch oder strukturiert aufbereitet
werden• Zentrale Datenhaltung Vermeidung von Redundanzen und
Inkonsistenzen• Geringer Suchaufwand• Records Management baut auf vorhandenen SAP-Modulen auf• Gewährleistung der Verfolgbarkeit und Ordnungsmäßigkeit• Kürzere Wegezeiten / Bearbeitungszeiten• Höhere Datenqualität und -aktualität• Verteilung der Akten auf unterschiedliche Sachbearbeiter/innen
kann beibehalten werden
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Das Logo
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Umstellungsvariante
• Variante 1: nur neue Akten elektronisch
• Vorteil: schnellere und einfachere Umstellung
• Nachteil: elektronische Akte nicht in SAP gefunden Akte in Papierform verwenden
• Variante 2: alle laufenden Akten elektronisch
• Vorteil: alle benötigten Akten zentral verfügbar
• Nachteil: Höhere Kosten für Dienstleister und Lizenzen (wegen größerer Aktenanzahl)
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Dritt-/Sondermittel Prozess – (1/3)
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31.05.2010
Dritt-/Sondermittel Prozess – (2/3)
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31.05.2010
Dritt-/Sondermittel Prozess – (3/3)
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31.05.2010
Künftige allgemeine Aktenstruktur – (1/3)
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31.05.2010
Künftige allgemeine Aktenstruktur – (2/3)
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31.05.2010
Künftige allgemeine Aktenstruktur – (3/3)
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Liste der Informations-URLsBezeichnung URL BemerkungFormulare der Abteilung Finanzen http://www.uni-goettingen.de/de/24128.html in allen AktenFormulare der Abteilung Personal http://www.uni-goettingen.de/de/7684.html in allen AktenRichtlinien http://www.uni-goettingen.de/de/26592.html in allen AktenWichtige Informationen für Studierende und Mitarbeiter
http://www.uni-goettingen.de/de/65302.html in allen Akten
Drittmittelleitfaden http://www.uni-goettingen.de/de/118867.html in allen AktenFörderportal des Bundes http://foerderportal.bund.de/ BMBFAiF-Leitfaden http://www.aif.de/igf/leitfaden.php BMBF
ZIM-Kooperationsprojektehttp://www.zim-bmwi.de/kooperationsprojekte/download-zim-koop
BMBF
Internationales Büro des BMBF http://www.internationales-buero.de/de/853.php BMBFStabsstelle Strategische Forschungsentwicklung http://www.uni-goettingen.de/de/116682.html BMBF, SFB, GRK, StiftungenAbteilung ForschungsService http://www.uni-goettingen.de/de/80112.html BMBF, SFB, GRK, StiftungenDAAD-Hompage http://www.daad.de/de/index.html DAADStabsstelle Beteiligungsmanagement, Technologietransfer und Metropolregion
http://www.uni-goettingen.de/de/42241.html EFRE
EU-Hochschulbüro http://www.uni-goettingen.de/de/23960.html EU-ProjekteDFG – Formulare und Merkblätter http://www.dfg.de/foerderung/formulare_merkblaetter/index.jsp SFB, GRKVolkswagenstiftung http://www.volkswagen-stiftung.de/ StiftungenAlexander von Humboldt Stiftung http://www.humboldt-foundation.de/web/start.html StiftungenDBU - Deutsche Bundesstiftung Umwelt http://www.dbu.de/ StiftungenRichtlinie über die Verwendung von Studienbeiträgen
http://www.uni-goettingen.de/de/108929.html Studienbeiträge
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Vorbereitende Arbeit
• Derzeit:– Anlegen in CO (Innenauftrag)– Anlegen in PSM (Fonds)– Zuordnung Innenauftrag / Fonds– Anlegen Objekt in HR– Stellen anlegen in HR
• Soll:– Zusammenfassen der Schritte SB1 – SB4 durch die Transaktion
ZDMP01 (übergreifendes Anlegen)– Stellen anlegen in HR
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Abt. 6
SB1
SB2
SB3
SB4
SB5 Abt. 5
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Transaktion ZDMP01
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Attribute der Akte – (1/5)
Attribut Bemerkung Muss / KannSAP-Innenauftragsnummer M
Bewilligungsnummer/ Geschäftszeichen d. Geldgebers
Nicht bei allen Finanzierungszwecken ausfüllbar (z. B. Teilprojekt eines SFB‘s) Das Attribut-Feld ist in diesen Fällen mit „keine“ zu beschriften
M
Status- aktiv- nicht aktiv
M
ZN Bei VW-Vorab (Aktenstruktur Sondermittel) MAOBJ-Nummer Bei allen DFG-Strukturen MProjekttitel Vollständiger Titel MProjektkürzel KSprechername Als Kann-Feld, da SFE nachträglich einträgt KEU-Programm- Forschungsrahmenprogramm- Bildungsprogramm- Sonstige EU-Programme
Auswahlliste, nur bei EU-Projektstrukturen M
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• Attribute…– …liefern die Zusatzinformationen zum eigentlichen Element– …können gesucht / gefiltert werden– …können Informationen an Dokumentvorlagen weitergeben
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Attribute der Akte – (2/5)Attribut Bemerkung Muss / KannDrittmittelgeber- BMBF- BMWi- BMELV- BMU- BISp- BLE- BMFSFJ- BMZ- DESY- DLR- PtJ- FNR- VDI- AiF- GFP- KIT- Auswärtiges Amt- Sonstige
Auswahlliste, nur bei Bund-Projektstrukturen M
Exzellenzinitiative- Nachwuchsgruppen- Sabbaticals- Programmpauschale- Courant Research Centre- Free Floater- Lichtenbergkolleg- Göttingen International- Sonstige
Auswahlliste, nur bei Exzellenz-Projektstrukturen M
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Attribute der Akte – (3/5)Attribut Bemerkung Muss / KannSB-Programm- Normal- LIS-Programm- Emmy Noether- Forschergruppen- Nachwuchsgruppen- Heisenberg-Professur- Sonstige
Auswahlliste, nur bei SB M
Call nur bei EU-Projektstrukturen MVerantwortlicher Professor/in Aus FI/CO übernehmen MKostenstelle Aus FI/CO übernehmen MEinrichtung Bezeichnung Kostenstelle MProjektbeginn Aus FI/CO übernehmen MProjektende Aus FI/CO übernehmen M
BewilligungssummeAus FI/CO übernehmen; bei allen Aktenstrukturen, bei denen Bewilligungen vorhanden sind
M
VertragssummeAus FI/CO übernehmen; bei allen Aktenstrukturen, bei denen Verträge vorhanden sind
M
Umsatzsteuerpflichtig- ja- nein
Auswahlliste K
Körperschaftssteuerpflichtig- ja- nein
Auswahlliste K
Overhead-Abgabe- ja- nein
Bei „ja“ Pop-Up-Fenster, in das die %-Angabe geschrieben werden muss!
M
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Attribute der Akte – (4/5)Attribut Bemerkung Muss / KannKatalogisierung:- zentral- dezentral- administrativ
Auswahlliste, nur bei Studienbeiträgen M
Katalogisierung:- Fritz Thyssen Stiftung - Robert Bosch Stiftung - Alfried Krupp von Bohlen und Halbach-Stiftung- Gerda Henkel-Stiftung- AvH (Alexander von Humboldt-Stiftung)- Sonstige
Auswahlliste; nur bei Aktenmodell „Stiftungen/Sonstige“; für Deutsche Bundesstiftung Umwelt (DBU), VolkswagenStiftung, Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft sind separate Aktenmodelle vorgesehen
M
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• Geschäftszeichen / Aktenzeichen:– Besonderes Attribut– Eindeutiges Identifikations- und Ordnungskennzeichen für
eine Akte und deren Elemente– Können über Generierungsregeln erzeugt werden
Start Counter Aktenplan Datum Ende Counter Fester Text Laufende Nr.
F-D-Geldgeber-Finanzierungszweck/ YYYY-MM-TT / 999
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Attribute der Akte – (5/5)
• Beispiele:– F-D-DFG-SFB/2010-05-
31/001– F-D-DFG-SB/2010-05-
31/001– F-D-Bund-BMBF/2010-06-
01/002– F-S-VW-Vorab/2010-02-
11/012
• F = Finanzabteilung• D = Drittmittel• S = Sondermittel
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Attribute der Dokumente
• Werden nur bedingt benötigt, da Einstieg hauptsächlich über die Akte erfolgt
• Zusätzliche Eingaben sollen verhindert werden• Informationen werden aus Aktenattributen automatisch
weitergegeben• Geschäftszeichen des Dokumentes:
– Beispiel: StraKo/2010-05-31/001– StraKo = Dokument Strategiekommission
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Start Counter Fester Text Datum Ende Counter Fester Text Laufende Nr.
Dokument-Kürzel/ YYYY-MM-TT / 999
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• Vorstellung des Projektes• Präsentation bisheriger Ergebnisse• Erörterung projektbezogener Fragestellungen
Agenda
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Offene Fragen
• Berechtigungskonzept; Wie soll das aussehen?• Erarbeitung von Dokumentvorlagen• Wer macht den „Aktendeckel“ auf?• Ab wann kommen Daten in SAP RM? erst wenn genehmigt?
– Verknüpfung mit ZDMP01?• Scannen der laufenden Akten; Wer übernimmt das? Externer
Dienstleister?– OCR oder Dateiimport (Signatur?)
• Erarbeitung von Vor- und Nachteilen für die zentrale oder dezentrale Systemausgestaltung
• Volltextsuchmaschine von SAP (TREX) verwenden?
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Unsere Fragen an Sie!
• Führen Sie selbst DriMi-Akten? Wenn ja, in welcher Form?• Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingestellt werden?
– Was wollen Sie einstellen?• Wie läuft die Kommunikation zw. Projektleitung, -koordinator
und Geschäftszimmer?– Wie wird mit dem Medienbruch umgegangen?
• Wie gehen Sie mit Bewilligungsanschreiben um?– Soll ein Anschreiben verschickt werden oder ist die Einstellung in
SAP RM ausreichend?• Scan-Technik und -Arbeitsplätze: Wo und wie viele?• Wie viele Dokumente fallen in Ihren Einrichtungen nach
Abwicklung des Bewilligungsprozesses noch an?
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