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5/24/2018 SAP Customer-Vendor AccountV
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SAP Financial I
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Unit 1 Unidades Organizativas
Lessons
Explicar los terminos de Cliente, company code, profitcenter, segment, company and business
area.
Create company code
Copy company code
Make country-specific settings
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Lesson: Account Groups for
Customers/Vendors
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Number Ranges for Customers/Vendors
Para las cuentas de deudores y acreedores se actualizan rangos de nmeros separados.
Estos rangos de nmeros posibles se dividen en rangos de nmeros ms pequeos.
Los rangos de nmeros no deben solaparse.
Cada rango de nmeros se puede asignar uno o varios grupos de cuentas.
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Status of the Fields in the Master Record
El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizadosen el registro maestro. Por ejemplo, para asegurarse de que toda la
correspondencia tiene los datos de direccin completos, puede
modificar el status del campo para que todos los campos de
direccin estn marcados como "entrada obligatoria".
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Controlling the Field Status
Determinacin del status de campo
La estructura de las pantallas para datos maestros de deudores/acreedores
puede verse afectado por varios factores:Control especfico del Grupo de Cuentas:
Control especfico de la transaccin:
Control especfico de sociedad:
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Document Types La clase de documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones
contables a contabilizar
Por ejemplo:
facturas de acreedores pagos de deudores
Las clases de documento definen lo siguiente:
Rangos de nmeros para nmeros de documento
Tipos de cuenta permitidos para contabilizaciones
Las clases de documento tambin definen lo siguiente:
El status de campo de los campos "Texto de cabecera de documento" y "Nmero de
referencia" en la cabecera del documentoSi deben contabilizarse las facturas con el rocedimiento neto
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Important Standard Document Types
La clase de documento ABpermite contabilizaciones en todas lasclases de cuenta.
La clase de documento DG, por ejemplo, slo permitecontabilizaciones en cuentas de deudor (D) y de mayor (S).
RV, la clase de documento de referencia para documentos defacturacin de gestin de pedidos de cliente (facturas de deudor).
RE, la clase de documento de referencia para documentos de
facturacin de la gestin de materiales (facturas de acreedor).
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Functions of the Posting Keys Adems de las funciones de control antes mencionadas, las claves de contabilizacin indican lo
siguiente:
Si la partida individual est relacionada
con una operacin de pago o no.
Este dato se necesita para analizar el
historial de pagos y la creacin de
notificaciones de pago.
Si la contabilizacin es relevante para las
ventas y las cifras de ventas de la cuenta deben
actualizarse con la transaccin,
por ejemplo, mediante la contabilizacin de
una factura de deudor.
En las transacciones estndar, las claves de contabilizacin se denominan Debe y Haber
Para las contabilizaciones de cuenta de mayor:
Debe es la clave de contabilizacin 40, y Haber la clave de contabilizacin 50.
Para las facturas de deudor:
Debe es la clave de contabilizacin 01y Haber es la clave de contabilizacin 50.
Para las facturas de acreedor:
Haber es la clave de contabilizacin 31y Debe es la clave de contabilizacin 40.
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Factores de conversin
La relacin entre monedas debe actualizarse por tipo de cotizacin y parde monedas utilizando los factores de conversin.
Normalmente esto es una operacin nicaLa mayoria de las monedas
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Actualizar los tipos de cambio es una tarea continua.
Para reducir el trabajo de actualizacin, mySAP ERP ofrece varias herramientas.
Para cada tipo de cotizacin puede utilizar una de las siguientes:
Inversin (la inversin es la ms antigua de las herramientas disponibles
y actualmente se utiliza muy espordicamente)
Moneda inicial
Margen de cotizacin
Slo puede utilizar una de estas Herramientas
para cada tipo de cotizacin. Sin embargo,
puede utilizar herramientas diferentes para
tipos de cotizacin distintos.
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Mrgenes de cotizacin
Los mrgenes de cotizacin entre el tipo de cambio vendedor/comprador y
la cotizacin media suelen ser constantes. Si para un tipo de cotizacin
se introduce un margen de cotizacin en el sistema, slo debe
actualizarse la cotizacin media, ya que el tipo de cambio vendedor o
comprador se puede calcular sumando o restando el margen de
cotizacin a la cotizacin media.
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Moneda Inicial:
A un tipo de cotizacin se le puede asignar una moneda inicial.
Para cada moneda slo tendr que actualizar el tipo de cambio en
esta moneda inicial. Se calcula una conversin entre dos monedas
extranjeras mediante la moneda inicial, es decir, combinando dos
tipos de cambio.
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Cotizacin Directa/Indirecta de tipos de Cambios
En la cotizacin directa, una unidad de moneda extranjera secotiza para la moneda local, mientras que en la cotizacin
indirectauna unidad de moneda local se cotiza para la
moneda extranjera.
Moneda local: EUR, moneda extranjera: USD
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Pools de trabajo para actualizar tipos de cambio
En muchas empresas, la actualizacin de la tabla de tipos de cambioTCURR la comparten varios empleados. Pueden darse los siguientes
problemas:
Los empleados actualizan incorrectamente los tipos de cambio (deforma inconsciente o involuntaria)
Los empleados actualizan los tipos de cambio mediante unacotizacin equivocada (indirecta en lugar de directa, o viceversa)
La tabla es de grandes dimensiones y la actualizacin requieremucho tiempo (es necesario el desplazamiento)
La tabla TCURR no puede ser actualizada por ms de un usuariosimultneamente.
A partir del release R/3 Enterprise es posible definir pools de trabajo y
actualizar los tipos de cambio mediante la transaccin TCURMNT. Estopresenta las siguientes ventajas:
. Slo pueden actualizarse los tipos de cambio relevantes. Tambin es
posible asignar autorizaciones para pools de trabajo.
. La actualizacin puede realizarse nicamente con la cotizacin
pertinente.
. El pool de trabajo es de menor tamao y por tanto ms sencillo.
. Es posible tratar varios pools de trabajo de forma paralela.
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Diseo tipo cambio en cotizaciones diferentes
Los tipos de cambio pueden registrarse como cotizacin directa o indirecta.
Puede actualizar dos prefijos que pueden utilizarse para diferenciar entre tipos decambio con cotizacin directa o indirecta durante la introduccin y la visualizacinde los datos. Si no especifica un prefijo, la parametrizacin estndar es vlida:
(espacio en blanco, sin prefijo) para tipos de cambio con cotizacin directa
/ para tipos de cambio con cotizacin indirecta
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Capitulo 2 Datos Maestros
Objetivos del captuloAl finalizar este captulo podr:
Definir y utilizar un plan de cuentas
Describir la estructura de una cuenta de mayor
Controlar el formato de una cuenta de mayor
Nombrar y describir diferentes clases de cuenta de mayor
Crear, actualizar y controlar cuentas de mayor
Describir cmo se pueden modificar simultneamente varias cuentas de Mayor
Explicar las ventajas y las desventajas de los planes de cuentas del grupo y del pas
Describir la estructura de las cuentas de deudor y de acreedor
Representar las coincidencias y las diferencias entre las cuentas de deudor y
de acreedor
Controlar y actualizar cuentas de deudor y de acreedor
Explicar relaciones entre cuentas de deudor y de acreedor
Actualizar datos maestros de banco
Definir bancos propios
Crear cuentas en sus bancos propios
Actualizar los enlaces entre cuentas bancarias y cuentas de mayor
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Cuentas de Mayor General Ledger Accounts (G/L)
Objetivos de la leccin
Al finalizar esta leccin podr:
Definir y utilizar un plan de cuentas
Describir la estructura de una cuenta de mayor
Controlar el formato de una cuenta de mayor
Nombrar y describir diferentes clases de cuenta de mayor
Crear, actualizar y controlar cuentas de mayor
Describir cmo se pueden modificar simultneamente varias
cuentas de mayor
Explicar las ventajas y las desventajas de los planes de cuentas
del grupo y del pas
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Chart of Accouunts
El plan de cuentas es una variante que contiene la estructura y la informacin
bsica de las cuentas de mayor.
El plan de cuentas se define con un identificador de 4 caracteres.
El usuario define los componentes del plan de cuentas, p. ej. idioma, longitud del
nmero de cuenta de mayor, plan de cuentas del grupo, status.
El plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para la que se deban configurar
cuentas basadas en la estructura en cuestin.
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El idioma de actualizacin es el idioma en el que se actualizan las
descripciones de las cuentas.
La longitud de los nmeros de cuenta de mayor puede ser de entre 1
y diez dgitos.
Definir plan de Cuentas
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Asignar el plan de cuentas
En el ejemplo de arriba, se puede utilizar el Controlling multisociedades
para las sociedades 1000 y 2000, pero no para las sociedades 2000 y 3000.
A cada sociedad debe asignarse un plan de cuentas. Un plan de cuentas puede asignarse a
varias sociedades (principio de variantes).
El componente Controlling emplea el mismo plan de cuentas que el componente Gestin
financiera. Si debe utilizarse el Controlling multisociedades para distintas sociedades, las
sociedades debern utilizar el mismo plan de cuentas.
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Segmento del plan de cuentas (Chart of Accounts Segment)
El plan de cuentas contiene informacin bsica de las cuentas. La
informacin de una cuenta se resume en un segmento del plan de cuentas.
Contiene:
Nmero de cuenta
Denominacin de la cuenta (como texto breve y explicativo)
Campos de control (vea los grficos siguientes)
Campos de consolidacin
Campos del segmento del plan de cuentas
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Campos del segmento del plan de cuentas
(Fields in the Chart of Accounts Segment)
La informacin introducida en el segmento del plan de cuentas para una cuentade mayor es vlida para todas las sociedades.
Slo introduce esta informacin una vez. Cada vez que registra informacin para unasociedad o un nmero de cuenta, se accede automticamente a la informacin delsegmento del plan de cuentas, de modo que no debe volver a registrar esta
informacin.
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Segmento de sociedad (Company Code Segment)
Para que se puedan utilizar en la sociedad una de las cuentas delplan de cuentas asignado, debe crear un segmento de sociedadpara la cuenta. Este segmento de sociedad se aade al segmentodel plan de cuentas, junto al cual forma la cuenta.
El segmento de sociedad contiene informacin que se refiereexclusivamente a la sociedad en cuestin. Con esta informacinse controla el registro de documentos de contabilizacin y lagestin de datos de contabilidad.
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Campos en segmento de sociedadFields in the Company Code Segment
El segmento de sociedad puede ser diferente para la misma cuenta de mayor
dependiendo de las necesidades de la sociedad. Por ejemplo, se fija el indicador
Categora fiscal. para una sociedad especfica con el fin de incluir los impuestos
cuando se emplean cuentas de gastos. Para otras sociedades, puede no fijar el
indicador.
. Moneda
. Impuestos
. Cuenta asociada
. Visualizar partidas
individuales
. Clave clasificacin
. Grupo status-campo
. Bco.prp.
. Indicador de intereses
El usuario define la informacin relevante para cada sociedad:
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Un plan de cuentas, Varias sociedades
Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentasasignado deben crear un segmento de sociedad propio. Como el nmerode cuenta y la denominacin de la cuenta se actualizan en el plan decuentas, la cuenta tiene el mismo nmero y denominacin en todas lassociedades asignadas.
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Cuentas de balance y de beneficios
Balance Sheet and P&L Statement Accounts
En el segmento del plan de cuentasdebe especificar si la cuenta es una
cuenta de balance una cuenta de
prdidas y ganancias.
Ambas clases de cuenta se tratan deforma diferente en el cierre:
En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta.
En el caso de las cuentas de perdidas ganancias, el saldo se transfiere a
una cuenta de remanente y la cuenta de beneficios se fija en cero. Se asigna
una clave (por ejemplo, X) a la cuenta a la que se arrastra el saldo. Debe
introducir esta clave en el campo "Tipo de cuenta de prdidas y ganancias"
en el segmento del plan de cuentas.
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Grupo de Cuentas para cuentas de Mayor
Account Groups for G/L Accounts
Dado que un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, las
cuentas se pueden agrupar en distintos grupos de cuentas. Normalmente, en un
grupo de cuentas se renen cuentas que tienen la misma funcin en el libro mayor,
por ejemplo, cuentas monetarias, cuentas de material, cuentas de activos fijos,
cuentas de prdidas y ganancias, etc.
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Estatus de Campo Field status
El status de campo permite controlar la visualizacin y la actualizacin de los datos maestros de
cuenta. Puede asignar a campos que no utilice el status Ocultar.
Los campos cuyos valores no se deban modificar pueden tener el status Visualizar (inclusoen el modo de modificacin).
Para los campos donde deba introducir un valor, puede definir el status Entrada obligatoria.
Los campos que pueden contener una entrada, pero que no son sobligatorios, se pueden
fijar en Entrada opcional.
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Status de campo para datos maestros
Field Status for Master Data
Los campos visualizados en el registro maestro de la cuenta de mayorno slo estn controlados mediante el grupo de cuentas, sino tambin
mediante la transaccin que utilice para tratar datos maestros (control
especfico de la transaccin),
C t d R ili i
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Cuentas de Reconciliacin
Reconciliation Account
Las cuentas de Reconciliacion conectan un libro auxiliar del libro
Mayor general en tiempo Real.
Los siguientes libros auxiliares se conectan en el libro mayor
general a traves de cuentas reconciliacin:
Accounts Receivable
Accounts Payable
Assets
Contract Accounts Receivable and Payable
C t d R ili i
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Cuentas de Reconciliacion
Reconciliation accounts Las cuentas asociadasson
cuentas de mayor asignadas a
registros maestros deinterlocutor comercial pararegistrar todas las operacionesen la contabilidad auxiliar.
Todas las contabilizaciones enlas cuentas de contabilidad
auxiliar se contabilizanautomticamente en lascuentas asociadas asignadas.Por consiguiente, el libromayor siempre estactualizado.
Puede definir una cuenta de mayor como una cuenta asociada introduciendo
una de las siguientes clases de cuenta en el campo Cuenta asociada para
clase de cuenta:
D para deudores
K para acreedores
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Visualiz.partidas individualesLine Item Display (Entry View)
Las cifras de movimientos son el total de contabilizaciones de todas las partidas individuales
en el Debe o el Haber. El saldo es la diferencia entre la cifra de movimientos en el Debe y la
cifra de movimientos en el Haber.
El campo "Visualizacin de partidas individuales" es un campo de control del segmento de
la sociedad de una cuenta.
Al contabilizar un documento en las cuentas sin.visualizacin de partidas individuales. ,
slo se actualizan las cifras de movimientos. Cuando un usuario desea consultar su cuenta
en lnea, slo puede ver el saldo.
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Visualizacin de partidas individuales.
Puesto que la visualizacin de partidas individuales consume recursos adicionales del sistema,slo debera utilizarla si no existe otra manera de consultar las partidas individuales. No debeactivar la visualizacin de partidas individuales para:
Cuentas de Reconciliacin (las partidas individuales se gestionan en las cuentas de la
contabilidad auxiliar)
Cuentas de ingresos (las partidas individuales se gestionan en la aplicacin de gestin de
pedidos de cliente)
Cuentas de existencias de Materiales (las partidas individuales se gestionan en la aplicacin
Gestin de compras)
Cuentas de Impuestos. (las posiciones de impuestos slo tienen sentido en relacin con el
documento; los importes del impuesto ya se han verificado al contabilizar el documento.)
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Gestin de Partidas Abiertas
Las partidas de cuentas con gestin de partidas abiertas semarcan como abiertas o compensadas.
Para las cuentas con gestin de partidas abiertas debe estaractivada la visualizacin de partidas individuales.
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Gestion de partidas abiertas
La gestion de partidas abiertas para las siguientescuentas:
Ejemplos:
Bank clearing accounts
Clearing accounts for goods receipt/invoice receipt
Salary clearing accounts
Slo podr activar y desactivar la gestin de partidas
abiertas cuando el saldo de la cuenta sea cero.
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Cuenta en Moneda Local Account in Local Currency
Puede seleccionar una de las siguientes monedas como moneda de cuenta:
Moneda local
Moneda extranjera
Como estndar, la moneda local se propone como moneda de cuenta al crear
una cuenta de mayor.
Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar importes en la cuenta en
cualquier moneda. Las otras monedas se convierten a la moneda local para cada partida individual
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Saldos slo en Moneda Local
Si la casilla de seleccin "Saldos slo en moneda local" est fijada en el registro de datos maestros,las cifras de movimientos slo se gestionan para importes convertidos a la moneda local.
Debe seleccionar este campo para compensar cuentas donde quiera compensar cuentas imputando
posiciones con el mismo importe en moneda local con otra, sin necesidad de contabilizaciones deredondeos por diferencia de cambio.
El indicador debe estar fijado en compensacin de descuentos y cuentas de compensacin para laentrada de mercancas y la recepcin de facturas.
El campo no debe marcarse para las cuentas asociadas para deudores y acreedores.
El indicador suele estar fijado para cuentas de balance que no se gestionan en monedasextranjeras y sin gestin de partidas abiertas.
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Cuenta en Moneda Extranjera Account in Foreign Currency
En las cuentas con una moneda extranjera como moneda de la cuenta slo
se pueden contabilizar importes en esta moneda extranjera..
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Data Transfer
You can copy new charts of accounts from an external system.
You have various options, for example:
Program RFBISA00
El programa de batch input RFBISA00 se utiliza para procesar los siguientes datos:
Creacin y modificacin de datos maestros de cuenta del G/L
Este programa lee los datos extrados de un archivo secuencial y crea una sesin
de batch input de ellos. Transacciones compatibles:Las siguientes operaciones
centrales son compatibles con la versin actual:
.Batch input interfaces
Legacy System Migration Workbench (Transaction LSMW)
La transaccin LSMW permite realizar carga masiva de ficheros
normalmente llenando estructuras estndares (RFBIDE00, RFBISA00,.)
Tratamiento colecti o para los registros maestros de
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Tratamiento colectivo para los registros maestros de
cuentas de mayor.
Puede modificar los datos maestros en el segmento del plan de cuentas
El segmento de sociedad o las denominaciones de varias cuentas de mayor
simultneamente.
Las cuentas de mayor pueden proceder de distintos planes de cuentas.
Plan de Cuentas del Grupo GroupChartofAccounts
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Plan de Cuentas del Grupo Group Chart of Accounts
Para fines internos, la gestin de informes multisociedades puede resultar til, porejemplo, para balances contables que contienen posiciones de varias sociedades.
Este plan de cuentas del grupo debe contener todas las cuentas del grupo.
Debe asignarse a todos los planes de cuentas operativos.Una vez hecho esto, el campo "Nmero de cuenta del grupo" de los segmentos del plan
de cuentas de los planes de cuentas operativos pasa a ser un campo obligatorio.
Debe introducir el nmero de cuenta del grupo en el segmento del plan de cuentas de la
cuenta operativa.
Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma cuenta del grupo.
Debe utilizar una estructura de balance/PyG para el plan de cuentas del grupo.
Pl d t d l
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Planes de cuentas del pas Country Chart of Accounts
1. Se asigna un plan de cuentas de pas.
2. Se introduce el nmero del plan de cuentas del pas (nmero de
cuenta alternativo) en cada segmento de la sociedad. Cada nmerodel plan de cuentas del pas slo se puede utilizar una vez.
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Plan de cuentas de Grupo Charts of Accounts for a Group
En el escenario de un grupo internacional tal como muestra el grfico, la contabilidad multisociedades
Para crear informes utilizando el plan de cuentas de pas, el consejo del grupo ha
decidido definir planes de cuentas especficos de pas para las sociedades.
El consejo tambin ha decidido que el grupo no necesita controlling para Europa y
Norteamrica de manera combinada, pero que les gustara que se efectuase una