San José, 14 de enero de 2010 - Ministerio de Hacienda ... · Web viewSe presentan en el apartado de resultados algunos aspectos de control interno que requieren ser fortalecidos

Dirección General de Auditoría Interna“Un Equipo de Trabajo comprometido con la excelencia y la integridad”

San José, 25 de junio del 2010INF-DGAI-020-2010

Licenciada.Carole Quesada RodríguezDirectora General de Hacienda

ASUNTO: Servicios de Auditoría,Informe de Control Interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentarle el informe INF-DGAI-020-2010 sobre la evaluación de la gestión de la División de Incentivos Fiscales de la Dirección General de Hacienda.

Se presentan en el apartado de resultados algunos aspectos de control interno que requieren ser fortalecidos en el Departamento de Fiscalización, por lo que se giran las recomendaciones correspondientes para que se incorporen como parte de la mejora continúa que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa de ellas elevar el informe a señor Ministro de Hacienda.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que se defina en un plazo razonable para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

Estudio Nº 001-2010JCRCc:: Consecutivo

ExpedienteDirección General de Hacienda


INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA DIVISIÓN DE INCENTIVOS FISCALES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE HACIENDA

INF-DGAI-020-2010

JUNIO, 2010

“



TABLA DE CONTENIDO

Resumen Ejecutivo.............................................................................................................................................. i

Introducción........................................................................................................................................................1

1.1 Origen......................................................................................................................................................1

1.2 Objetivo...................................................................................................................................................1

1.3 Alcance....................................................................................................................................................1

1.4 Comunicación oral de resultados.............................................................................................................1

1.5 Normativa relacionada.............................................................................................................................2

1.6 Generalidades..........................................................................................................................................3

2. Resultados.....................................................................................................................................................4

2.1 Necesidad de mejorar aspectos relacionados con la planificación..........................................................4

2.2 Necesidad de mejorar la gestión del Departamento de Fiscalización.....................................................6

2.2.1 Actualización de los manuales de procedimientos..................................................................................6

2.2.2 Necesidad de organizar el bloque normativo..........................................................................................7

2.2.3 Necesidad de mejorar los aspectos formales para la conformación del expediente................................8

2.2.4 Aspectos a mejorar en la notificación.....................................................................................................9

2.2.5 Aspectos a mejorar en la ficha resumen................................................................................................10

2.3 Aspectos a mejorar en el control de tiempos.........................................................................................11

2.4 Necesidad de mejorar la uniformidad de los documentos emitidos......................................................12

3. Conclusiones...............................................................................................................................................13

4. Recomendaciones.......................................................................................................................................15



RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010 y comprende la revisión de algunos aspectos de control relacionados con la gestión de la División de Incentivos Fiscales específicamente en el Departamento de Fiscalización, y en algunos aspectos relacionados con la planificación, organización, prácticas y medidas de control, y el control de tiempos de los estudios. En el periodo comprendido entre enero del 2009 a enero del 2010.

La Dirección General de Hacienda, la División de Incentivos Fiscales, y específicamente en el Departamento de Fiscalización, se han avocado a mejorar los controles del uso y destino de las exenciones otorgadas, en procura de incrementar la eficiencia y eficacia de su gestión. sin embargo, se determinaron algunos aspectos que requieren ser mejorados, en razón de lo siguiente:

a) El Departamento de Fiscalización no tiene su universo fiscalizable plenamente identificado y documentado, función que según el Decreto Ejecutivo Nº 35366-H le compete a la Subdirección de Programación de la División de Incentivos Fiscales, situación que podría generar el riesgo de que en la planificación se esté dejando sin fiscalizar algunos regímenes o casos significativos para el Erario Público. Asimismo, aunque se realice una valoración del riesgo no se brinda seguridad razonable que se hayan tomado en cuenta todos los eventos riesgosos, lo que eventualmente podría tener incidencia en realizar una planificación estratégica adecuada y considerando todas las actividades sujetas a fiscalización.

b) Para la realización del Plan anual de Fiscalización 2010, no se dejó constancia documental de los criterios que se utilizaron para seleccionar el grupo de expertos que realizaron la valoración del riesgo de 12 regímenes susceptibles a ser fiscalizados por uso y destino en el Departamento de Fiscalización en el 2010, lo que podría generar el riesgo de que no se esté considerando el personal idóneo para realizar esa labor, por ende podría quedar sin participación funcionarios con mejor perfil para dicha labor, no fundamentarse apropiadamente tal actividad, lo cual podría ser una limitante en la eficacia y eficiencia de los resultados posteriores del proceso. La falta de documentación apropiada de la gestión podría impedir a fiscalizadores internos o externos realizar su labor.

c) No se tiene evidencia de un análisis documental sobre los casos y cantidad que se incluyen en el Plan Anual Operativo, lo cual es una limitante para que la Administración disponga de un soporte que le permita valorar el proceso de planificación y elaboración de las actividades contempladas en el mismo, además, no permite retroalimentar las actividades posteriores.

Asimismo, el Departamento de Fiscalización dispone de prácticas y medidas de control en torno a su gestión, en lo referente a las auditorias dirigidas a determinar el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, conforme al Plan Anual de Fiscalización e instruir procedimientos administrativos para declarar ineficacia de las notas de exoneración, sin embargo, se determinó que presenta algunos aspectos que requieren ser subsanados, para que se garantice el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia de las operaciones, así como

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la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones, en razón de lo siguiente:

a) El Departamento de Fiscalización utiliza el Manual Técnico de Procedimientos de Fiscalización de Incentivos del 2004, el cual tiene seis años de su emisión, en ese lapso de tiempo se han suscitado cambios que no están considerados en el mismo, de esa forma tenemos que en el año 2009, se han presentado cambios funcionales de la organización y otros relacionados en su gestión, en ese sentido hay normativa interna que no está considerada en dicho Manual.

b) El bloque normativo utilizado en el Departamento de Fiscalización no se encuentra concentrada en un solo lugar físico o electrónico que facilite su consulta. Por lo anterior los funcionarios tienen que acudir a diversas fuentes de información para consultar la normativa vigente y atinente al estudio o gestión que realiza, con el consecuente atraso y riesgo que ello representa.

c) El Departamento de Fiscalización ha venido realizando diferentes esfuerzos con el fin de contar con un documento que le permita organizar los expedientes, como es el caso del memorando Nº DGH-FI-1441-2008 de fecha 24 de octubre del 2008, referente a la foliación de los expedientes, sin embargo, este no contienen los elementos suficientes de conformidad con la materia de control interno y sanas practicas de administración en el manejo documental.

d) La Circular Nº DGH-C-005-2004 de fecha 20 de agosto del 2004, dispone de lineamientos para la notificación de los diversos documentos emitidos por el Departamento de Fiscalización, sin embargo, ésta no se ha cumplido en su totalidad, lo que podría genera el riesgo que la administración no pueda llevar a cabo la notificación de los estudios realizados y/o un posible acto sancionatorio, se le induzca a errores que podrían invalidar la notificación, que el beneficiario no se dé por notificado y/o alegar que la administración lo dejó en indefensión, incrementando de esta forma el costo al tener que realizar acciones adicionales.

e) La circular N° DGH-C-016-2006 de fecha 12 de diciembre, 2006, emitida por la Coordinación General del Departamento de Fiscalización de Incentivos, referente a la implementación de la ficha resumen, adolece de un instructivo que le permita a los funcionarios identificar los criterios de riesgo identificados durante la realización del estudio, como tampoco para la valoración de los mismos.

Asimismo, la jefatura del Departamento de Fiscalización no cuenta con un control apropiado del tiempo estimado y real aplicado a cada estudio, si bien, dicha jefatura utiliza una hoja de Excel, donde lleva entre otros aspectos, el control de numero de estudio, número de expediente, nombre del beneficiario, número de informe y repercusión económica, entre otros aspectos, ésta no cuenta con los elementos necesarios para llevar el avance y cumplimientos de tiempos, situación que podría generar el riesgo de que no disponga de información oportuna para una adecuada rendición de cuentas, así como para monitorear la eficiencia y eficacia de la gestión fiscalizadora.

Finalmente, se determinó que la Directora General de Hacienda, emitió lineamientos para estandarizar la formas de los documentos que se emiten en esa Dirección, sin embargo, se determinó que oficios, memorandos, directrices y otros documentos emitidos por el Departamento de

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Fiscalización, no mantienen esa uniformidad en el encabezado y pie de página, lo que podrían generar el riesgo que en algún momento se pongo en duda la validez de los documentos, y la puesta en práctica de mecanismos de control idóneos y pertinentes para la emisión, custodia y manejo de dichos documentos.

Se realizan las recomendaciones correspondientes, según los aspectos determinados y presentados en el apartado de resultados del informe, en aras de que a la brevedad posible se tomen las medidas correctivas que proceden.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro.

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INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

Este estudio se origina de conformidad con el Plan de Auditoría del 2010.

1.2 Objetivo

Evaluar la gestión de la División de Incentivos Fiscales, a fin de determinar el cumplimiento de la normativa vigente, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la salvaguarda de los recursos públicos, la confiabilidad y oportunidad de la información; así como el cumplimiento de sus objetivos.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de algunos aspectos de control relacionados con la gestión de la División de Incentivos Fiscales específicamente en el Departamento de Fiscalización y lo relacionado con algunos aspectos de la planificación, organización, prácticas y medidas de control, y el control de tiempos. En el periodo comprendido entre enero del 2009 a enero del 2010.

En el desarrollo del estudio se observaron las normas generales de auditoría para el Sector Público, en la medida en que las circunstancias permitieron su aplicación y las disposiciones del Decreto Nº 34573-H Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Dirección General de la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados, conclusiones y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el día 23 de junio 2010, a la Licda. Carole Quesada Rodríguez, Directora General de Hacienda, al Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Director de la División de Incentivos Fiscales, la Licda. Maria de los Angeles Ramírez, Jefe de la Subdirección de Supervisión Operativa, y a la Licda. Guiselle Rodríguez Vargas, Jefe del Departamento de Fiscalización, quienes indicaron que en términos generales estaban de acuerdo con la presentación de los resultados, las conclusiones y las recomendaciones.

Los participantes se mostraron anuentes a realizar las gestiones pertinentes con el fin de realizar las mejoras relacionadas, con la identificación del universo fiscalizable, documentar los criterios utilizados para seleccionar el grupo de expertos que realice la evaluación de riesgo, documentar el análisis realizado para definir el número de casos a fiscalizar indicados en el Plan Anual Operativo, actualizar el manual de procedimientos, organizar el bloque normativo, incorporar los aspectos formales indicados en la conformación del expediente, en la notificación de los documentos, la elaboración de la ficha resumen, el control de tiempo, y la uniformidad de los documentos.

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Las otras observaciones realizadas por los participantes, en la medida de las circunstancias fueron consideradas en este informe.

1.5 Normativa relacionada

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al Sistema de Control Interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. “Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. “El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría



interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.6 Generalidades

La Dirección General de Hacienda se consolido como un órgano técnico especializado en materia fiscal de su competencia y como asesor obligado de las autoridades del Ministerio de Hacienda desde 1962, en procura de favorecer la mejora continua del sistema tributario costarricense e intentando mantener su equilibrio y progresividad, en armonía con los derechos y garantías ciudadanas..1

En congruencia su misión es impulsar una política de ingresos sostenible acorde con las establecidas para el desarrollo nacional, a través de la obligada y oportuna asesoría, a las autoridades competentes en materia fiscal, la ejecución de acciones tendientes a la recuperación de adeudos, la correcta aplicación de los beneficios fiscales, y la transparencia en la función pública, con el fin de mejorar en forma continua el sistema tributario costarricense, procurando su equilibrio y progresividad, en armonía con los derechos y garantías ciudadana. 2

Sus objetivos estratégicos son los siguientes:

a) Promover la integración de las áreas de ingresos; trabajando armónicamente y bajo un mismo esquema de optimización de recursos, tanto humanos como tecnológicos

b) Fortalecer la recuperación de los adeudos estatales; fortaleciendo dicha labor, tanto en su factor humano como en su estructura.

c) Promover la transparencia de las actuaciones realizadas por el área de ingresos la que es indispensable para el cumplimiento de estos objetivos. 3

En el proceso de mejora continua, a mediados del 2009, se oficializó el Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda por medio del Decreto Ejecutivo Nº 35366-H, de fecha 15 de julio del 2009, en el que se establece la nueva estructura de dicha Dirección, la cual se compone de la División de Incentivos Fiscales, División de Control y Evaluación de la Gestión de Ingresos, División de Adeudos Estatales y División de Política Fiscal.

Por otra parte, la División de Incentivos Fiscales, tema del presente estudio, se conforma de tres Subdirecciones como son la de Programación, de Supervisión Operativa, y de Normativa; y por dos Departamentos: el de Fiscalización y de Gestión de Exenciones. Con respecto a las funciones asignadas al Departamento de fiscalización se tiene: a- Ejecutar las auditorias dirigidas a determinar el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, conforme al Plan Anual de Fiscalización y b- Instruir procedimientos administrativos para declarar ineficacia de las notas de exoneración.

1 . Decreto ejecutivo Nº 35366-H Reglamento de Organización y Funciones de la Dirección General de Hacienda de fecha 15 de julio del 20092 Plan Estratégico 2008-2010 DGH. Documento que se localiza en la siguiente dirección electrónica: https://www.hacienda.go.cr/NR/rdonlyres/3C7D4854-43F1-4402-BE7B-B860E03377AF/20234/3 Plan Estratégico 2008-2010 DGH



2. RESULTADOS

La Dirección General de Hacienda y específicamente el Departamento de Fiscalización, se han avocado a mejorar los controles del uso y destino de las exenciones otorgadas, en procura de incrementar la eficiencia y eficacia de su gestión, sin embargo, se determinaron algunos aspectos susceptibles de ser mejorados, a saber:

2.1 Necesidad de mejorar aspectos relacionados con la planificación

En la División de Incentivos Fiscales se realizan una serie de actividades relacionadas con el proceso de planificación que incide en la gestión del Departamento de Fiscalización, sin embargo, se determinaron algunos aspectos que requieren ser mejorados, en razón de lo siguiente:

a) Sobre la identificación del universo fiscalizable: El Departamento de Fiscalización no dispone de un universo fiscalizable plenamente identificado y documentado, función que según el Decreto Ejecutivo Nº 35366-H le compete a la Subdirección de Programación de la División de Incentivos Fiscales, en donde consultadas las funcionarias Licda. Lidilia Moraga Suárez y Licda. Damaris Vargas Mesén4, indicaron que para elaborar el Plan Anual de Fiscalización 2010 usaron las exoneraciones aplicadas en el período comprendido entre mayo del 2008 y mayo del 2009, la cual fue suministrada por el Departamento de Estadística y Registro de la Dirección General de Aduanas. Información que no incluye todos los 188 regímenes posibles a ser fiscalizados por uso y destino por el Departamento de Fiscalización.

Al respecto las sanas prácticas para la planificación hacen referencia a la necesidad de realizar un examen concienzudo de la situación actual, así como de las fuerzas que operan en el entorno y de las características internas relevantes, y la evaluación de las disposiciones legales de los aspectos vitales para lograr una operación institucional exitosa

El no tener identificado el universo fiscalizable del Departamento de Fiscalización, podría generar el riesgo de que en la planificación se esté dejando sin fiscalizar algunos regímenes o casos significativos para el Erario Público. Asimismo, aunque se realice la valoración de riesgo no se brinda seguridad razonable que se hayan tomado en cuenta todos los eventos riesgosos, aspectos que no permiten realizar una planificación adecuada con todas las actividades sujetas a fiscalización.

b) Sobre el criterio de selección del grupo de expertos: Para la realización del Plan anual de Fiscalización 2010, no se dejó constancia documental de los criterios que se utilizaron para seleccionar el grupo de expertos, que en el 2009 consta de 16 funcionarios de la DGH y que para el 2010 podría incluir adicionalmente a funcionarios de otras dependencias, que realizaron la valoración del riesgo de 13 regímenes susceptibles a ser fiscalizados por uso y destino en el Departamento de Fiscalización en el 2010, plan que fue realizado en la Subdirección de Programación, con colaboración de la Subdirección de Supervisión Operativa y la Subdirección de Estudios Económicos, esta última de la División de Política Fiscal.

4 Minuta N° 23 de fecha 18 de marzo, 2010.



Al respecto Ana Virginia Gutiérrez, funcionaria de la Subdirección de Supervisión, al ser consultada al respecto, confirmo lo antes indicado.5

En ese sentido, el segundo párrafo de la norma 4.4.1 relacionada con la documentación y registro de la gestión institucional de las Normas de Control Interno para el sector Público, señala:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

Lo antes expuesto, podría generar el riesgo de que no se esté considerando el personal idóneo para realizar esa labor, por ende podría quedar sin participación funcionarios con mejor perfil para dicha labor, y podría ser una limitante en la eficacia y eficiencia de los resultados posteriores del proceso. Además, esa falta de documentación de la gestión podría impedir a fiscalizadores internos o externos realizar su labor.

En la comunicación de los resultados señalado en el punto 1.4 la Licda Ramírez Rojas, señaló que en ese momento el criterio que había imperado era los años de experiencia del funcionario, el conocimiento que tuviera de más de un régimen, sin embargo, indicó que efectivamente dichos criterios no quedaron debidamente documentados.

c) Sobre el número de casos a fiscalizar indicado en el Plan Anual Operativo : Con respecto a la fiscalización de los casos relacionados con el uso y destino, contenido en el Plan Anual Operativo y que le corresponde ejecutar al Departamento de Fiscalización, no se tiene evidencia de un análisis documental sobre los casos y cantidad que se incluyen en dicho plan, esa situación lo corrobora el Lic. Juan Carlos Brenes Brenes, Director de la División de Incentivos Fiscales, “…se hacía por medio de mesas de trabajo con la Directora, en donde trabajan directamente sobre el Plan Anual Operativo, usando como referencia la información de años anteriores, la nueva estructura y la experiencia de los funcionarios que participan.”

Al respecto la norma 4.4.1 referente a la documentación y registro de la gestión de las Normas de control interno antes citado, estable la necesidad de “… que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, ….”

Lo antes citado, es una limitante para que la Administración disponga de un soporte que le permita valorar el proceso de planificación y elaboración de las actividades contempladas en el Plan Anual Operativo, además, de no permitir disponer de los elementos requeridos para realimentar dicho proceso en periodos siguientes.

2.2 Necesidad de mejorar la gestión del Departamento de Fiscalización

5 Minuta N 07, de fecha 22 de febrero del 2010



Le corresponde al Departamento de Fiscalización ejecutar las auditorias dirigidas a determinar el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, conforme al Plan Anual de Fiscalización e instruir procedimientos administrativos para declarar ineficacia de las notas de exoneración, sin embargo, se observó que en su gestión presenta algunas debilidades que requieren ser subsanadas, para que se garantice el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia de las operaciones, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones, en razón de lo siguiente:

2.2.1 Actualización de los manuales de procedimientos

En el Departamento de Fiscalización para realizar su labor utilizan el Manual Técnico de Procedimientos de Fiscalización de Incentivos del 2004, el cual tiene seis años de su emisión, en ese lapso de tiempo se han suscitado cambios que no están considerados en el mismo, de esa forma tenemos que en el año 2009, se han presentado cambios funcionales de la organización y otros relacionados en su gestión, en ese sentido hay normativa interna que no está considerada en dicho Manual, a saber:

Circular DGH-C-005-2004 de fecha 20 de agosto de 2004 emitida por Mónica Román Jacobo, Directora General de Hacienda, sobre el nuevo formato de acta de notificación de procedimientos administrativos.

Memorando DGH-FI-1441-2008, de fecha 24-10-2008, sobre la foliación de expedientes emitido por la Licda. María de los Ángeles Ramírez, jefe del Departamento de Fiscalización de Incentivos.

Oficio DGH-573-07 de fecha 16-08-2007, emitido por la Licda. Carole Quesada Rodríguez, Directora General de Hacienda, en la que se remite la directriz DGH-D-07-07, de fecha 21 de agosto 2007, sobre la rendición de informe mensual sobre los logros y los resultados obtenidos.

Circular DGH-C-16-2006 de fecha 12 de diciembre del 2006, emitida por la Licda. María de los Ángeles Ramírez, jefe del Departamento de Fiscalización de Incentivos referente la implementación de la ficha resumen.

Esa necesidad de actualización, es del conocimiento de la jefatura del la División de Incentivos Fiscales, que en el Plan Anual Operativo 2010, punto 5.4 se contempla el nuevo manual de procedimientos, el manual de fiscalización con la nueva estructura, al igual que todas las áreas de la Dirección General de Hacienda. Para tales efectos, existe una comisión al respecto y una propuesta de lineamientos generales con el debido cronograma.

Al respecto la norma Nº 4.1 inciso e referente a las actividades de control de las Normas de Control Interno citadas, establecen que:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales…”



Esta condición de no ser corregida, podría incrementar el riesgo de que el proceso de inducción del funcionario se vea afectado por no contar con un documento actualizado y autorizado que describa en forma lógica, sistemática y detallada las actividades a realizar en procura de la consecución de los objetivos y metas de la organización, además de incrementar la posibilidad de que los procedimientos seguidos por los funcionarios no sean uniformes, y deja a la administración sin este insumo de control interno para fiscalizar lo actuado e impulsar el mejoramiento continuo.

2.2.2 Necesidad de organizar el bloque normativo

La normativa utilizada en el Departamento de Fiscalización no se encuentra concentrada en forma físico o electrónico. Por lo anterior los funcionarios tienen que acudir a diversas fuentes de información para consultar la normativa vigente y atinente al estudio o gestión que realiza6. Entre estas fuentes de información se tienen las siguientes:

a. Carpetas públicas de Outlook, las que pueden ser consultada tanto por funcionarios de la Dirección General de Hacienda como de otras Direcciones del Ministerio de Hacienda.

b. Archivos, cuyo índice se denomina “Notas Técnicas”.c. Sistema Nacional de Legislación Vigente (SINALEVI). d. Correo electrónico. Además, la normativa contenida en cada uno de ellos no necesariamente esta

actualizada, como es el caso de la normativa contenida en Carpetas Públicas de Microsoft Office Outlook, en donde la ultima circular incorporada data del 2008, en el caso de directrices data del 2009, Fiscalización de incentivos data del 2008, y la información contenida en las notas técnicas.

Al respecto la norma 5.1 referente a los sistemas de información de las Normas de Control Interno para el Sector Público, señala:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los elementos y condiciones necesarias para que de manera organizada, uniforme, consistente y oportuna se ejecuten las actividades de obtener, procesar, generar y comunicar, en forma eficaz, eficiente y económica, y con apego al bloque de legalidad, la información de la gestión institucional y otra de interés para la consecución de los objetivos institucionales”

El no tener el Departamento de Fiscalización el bloque normativo actualizada y centralizada a disposición de los funcionarios, pudo ser una de las razones por la cual los informes Nos DIF-FI-434-09 de fecha 30 de noviembre del 2009 y el DIF-FI-456-09 de fecha 15 de diciembre del 2009, no se notificaran directamente al Ministro de Agricultura (Asesoría Legal), sino que se remitieron a la Comisión Técnica de Exoneración de Insumos Agropecuarios, la que solo actúa como un asesor técnico y tanto la competencia a esta otorgada, como lo plasmado en la letra del contrato no la señalan como órgano encargado de su resolución, como quedo manifiesto en el oficio Nº DGH-AJ-266-2009 del 09 de junio del 2009, emitido por la Asesoría Jurídica, siendo vinculante como jurisprudencia en los casos del Régimen de Insumos Agrícolas posteriores.

6 Minuta Nº 21 de fecha 17 de marzo,2010



Además, podría incrementar sus costos operativos y tiempos para atender las diversas gestiones que realiza e ir en detrimento de la consecución de sus objetivos, la eficiencia y la eficacia del Departamento.

Al respecto, en la comunicación de resultados del 23 de junio de 2010 antes citada, el Lic. Brenes Brenes, señaló que la Subdirección Normativa estaba trabajando en algo parecido a lo indicado en este punto.

2.2.3 Necesidad de mejorar los aspectos formales para la conformación del expediente.

El Departamento de Fiscalización ha venido realizando diferentes esfuerzos con el fin de contar con un documento que le permita organizar los expedientes, como es el caso del memorando Nº DGH-FI-1441-2008 de fecha 24 de octubre del 2008, referente a la foliación de los expedientes, sin embargo, este no contienen los elementos suficientes de conformidad con la materia de control interno y sanas practicas de administración, en razón de lo siguiente:

a) No se indica la posición, color de tinta y número de dígitos a usar al numerar los folios. b) No se indica el tamaño, presentación y número de folios por legajoc) No se indica la forma ni el contenido de la carátula de los expedientes

Al respecto la norma 5.5 referente al archivo institucional de las Normas de Control Interno para el Sector Público, señala:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico....”

Lo antes expuesto, generó los siguientes aspectos encontrados en una muestra de 27 estudios de los 133 casos de uso y destino realizados por dicho Departamento en el 2009, que no brindan seguridad razonable en la integridad de la información y documentación que contienen los expedientes:

a) En el 100% de los casos los documentos no fueron totalmente foliados en el margen superior derecho.

b) El uso de más de un color de tinta en la foliación del expediente; (19% fueron foliados con tinta roja, 11% con tinta negra y 37% con tinta azul y 33% con dos o más colores).

c) Falta de uniformidad en el número de dígitos utilizados en la numeración de los folios, (74% de los expedientes tenían un formato simple (1, 2, 3, …, 10 etc.), 22% un formato de dos dígitos (01, 02, …) y un 4% presentaba una mezcla de diferentes formatos).

d) La diferencia del tamaño del legajo (74% de tamaño oficio y el 26% tamaño carta). e) La variedad en la presentación del legajo (92% se confeccionaron en fólder de manila y 8%

estaban en ampos). f) La existencia de por lo menos siete formatos de carátulas diferentes, las que difieren tanto en la

forma de presentar la información como en la información misma contenida en ellas.g) Numero de folio no legibles, como es el caso del folio 292 del EXP-DGH-DFI-640-2009



h) Folios con dos números activos simultáneamente, como es el caso del EXP-DGH-DFI-.679, donde un mismo folio tenía activos dos números de folio distintos 150 y 141.

i) Folios modificados, como es el caso de los siguientes expedientes: EXP-DGH-DFI-656, folio 389; EXP-DGH-DFI-640, folio 289; EXP-DGH-DFI-685, folio 507, en lo que respecta a la numeración del mismo y en el folio 17

en la información propia del documento.j) EXP-DGH-DFI-819, folio 47, sin que aparezcan la firma de la persona que realizó dicha

modificación. k) Folios que no aparecen dentro del expediente, cómo es el caso del EXP-DGH-DFI-679, folios 534

y 535, en donde se hace una nota aclaratoria al respecto, sin embargo la misma no aparece firmada por la persona que elaboro.

l) Páginas sin foliar, como es el caso de los siguientes expedientes: EXP-DGH-DFI-.685, siendo el folio que estaba después del folio 664. EXP-DGH-DFI-925 el folio que estaba entre los folios 53 y 54. Del EXP-DGH-DFI-.930 el folio que estaba entre los folios 75 y 76.

m) Números de folios que se repiten dentro del mismo expediente como es el caso del EXP-DGH-DFI-760, Folios606, 1077, 1078.

n) Documentos que no aparecen firmadas por la persona que las realizó ni se indica la fecha cuando las hizo, como es el caso de los siguientes expedientes: EXP-DGH-DFI-.820, folio 24, EXP-DGH-DFI-.656, folio 69, La certificación que aparece en el folio 27 del EXP-DGH-DFI-809 que tampoco tiene los

timbres respectivos.o) Documentos que no son prueba suficiente y competente para indicar que la persona que realizo la

solicitud estaba autorizado para hacerlo, como es el caso del EXP-DGH-DFI-809, folio 03p) En el informe Nº DIF-FI-495-2009 DEL 17-12-2009, contenido en el expediente EXP-DGH-DFI-

760 , remitido la Dirección General de Hacienda, hace mención a la nota de liquidación Número 13903 la cual no aparece en él mismo, solo se encontró la nota de liquidación Nº 813903.

2.2.4 Aspectos a mejorar en la notificación.

El Departamento de Fiscalización dispone de lineamientos para la notificación de los diversos documentos emitidos por este, como es el caso de la Circular Nº DGH-C-005-2004 de fecha 20 de agosto del 2004, en donde se indica que “…es muy importante que las actas de notificación queden debidamente llenas, con toda la información necesaria. Así como que no haya dudas en cuanto a quién va dirigida dicha notificación…”, sin embargo, ésta no se ha cumplido en su totalidad según los siguientes puntos encontrados en la muestra revisada por cuanto se encontraron las siguientes condiciones:

a) Presencia de espacios en Blanco, el 100% de los formularios revisados tenían espacios en blanco, correspondiendo el 89% a los campo 02, 06, 08, correspondientes a la hora de elaboración de la resolución, el número del expediente y el número de cédula del notificado.



b) Persona notificada; el 67% de los formularios fueron notificados a una persona diferente a la que iba dirigido el documento, sin embargo, no se hizo ninguna observación respecto la relación existente entre ambas personas.

c) Sellado, el 100% de los formularios revisados no están debidamente sellados d) Errores de notificación, el 11% de los expedientes fueron notificados mal por problemas en el

campo 09, correspondiente a la dirección o número de fax.e) Información, el 33% de los casos se determino que en el campo 09, correspondiente a dirección

o fax, aparecía un número de teléfono o se indicaba Ley 8444. Sin embargo, la notificación no se realizó por fax.

f) Confirmación de la notificación, el 4% de los formularios revisados fueron notificados por fax, sin embargo, no se tiene en el expediente la confirmación de recibido.

Esa situación, podría genera el riesgo de que la administración no pueda realizar oportunamente la notificación de los estudios realizados y/o un posible acto sancionatorio, se incremente la posibilidad que se produzcan hechos que lleven a invalidar la notificación, que el beneficiario no se dé por notificado y/o alegar que la administración lo dejo en indefensión e incrementando los costo al tener que realizar acciones adicionales.

2.2.5 Aspectos a mejorar en la ficha resumen.

La circular N° DGH-C-016-2006 de fecha 12 de diciembre, 2006, emitida por la Licda. Maria de los Ángeles Ramírez Rojas, Coordinadora General del Departamento de Fiscalización de Incentivos, referente a la implementación de la ficha resumen, cuyo objetivo es comunicar a la Dirección de Gestión de Riesgo Aduanero de la Dirección General de Aduanas o cuando corresponda a la Dirección General de Tributación, los resultados de los estudios de Uso y Destino de bienes exonerados y los hallazgos de posible interés para cada una de las entidades citadas.

Además, en dicha circular se indica: “…este documento deberá ser confeccionado una vez finalizado el estudio correspondiente ó cuando se considere que los hallazgos encontrados durante la gestión del mismo…”. Sin embargo, la misma adolece de un instructivo que les permita a los funcionarios identificar los criterios de riesgo identificados durante la realización del estudio, como tampoco para la valoración de los mismos.

Al respecto, la norma Nº 3.1 relacionada con la valoración del riesgo de las Normas de Control Interno precitadas, señala:

“Valoración del riesgo El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI”

Esa situación, genera el riesgo que no se logre el objetivo buscado con la implementación de la misma, Circular DGH-C-016-2006 de fecha 12 de diciembre del 2006, asimismo, limita la entrega de fichas técnicamente elaboradas, por ende dicho insumo no fortalecería el control tributario de una forma integral, además, que puede generar divergencias en la valoración del riesgo de dos o más beneficiarios con las mismas características,



La falta de instructivo actualizado para esos efectos, podría ser la causa de la duda que se genera en los criterios utilizados en los siguientes casos:

a) En el estudio Nº EXP-DGH-DFI-640 se indica que el nivel de riesgo es bajo, sin embargo, llama la atención que dicho estudio este siendo valorado para iniciar el debido proceso por un monto ¢54.956.536,35 (cincuenta y cuatro millones novecientos cincuenta y seis mil quinientos treinta y seis colones con treinta y cinco céntimos).

b) Estudios números EXP-DGH-DFI-656 y EXP-DGH-DFI-854, en los que se indicó que no había ningún factor de riesgo ni ningún nivel de riesgo, Sin embargo en el informe emitido se indicaba que el beneficiario había incumplido con una de las cláusulas del contrato siendo esta causal de suspensión del mismo.

c) Estudio Nº EXP-DGH-DFI-925, se indicó que no había ningún factor de riesgo ni ningún nivel de riesgo, sin embargo, en la inspección realizada por los funcionarios le fue imposible localizar al beneficiario en la dirección y en el número de teléfono suministrado.

Al respecto en la comunicación de resultados antes citada, la Lic. Ramírez Brenes confirma la necesidad de estar actualizando la directriz relacionada con esta materia.

2.3 Aspectos a mejorar en el control de tiempos.

La jefatura del Departamento de Fiscalización no cuenta con un control integral de tiempo que contenga entre otros aspectos la fecha de asignación del estudio, tiempo estimado, tiempo efectivo, desviaciones, que permitan llevar el control del mismo desde que se asigna al funcionario hasta que este traslada el expediente a la jefatura una vez culminado el estudio, Si bien, dicha jefatura lleva un control de la ejecución del plan de fiscalización en una hoja de Excel, donde lleva entre otros aspectos, el control de numero de estudio, número de expediente, nombre del beneficiario, régimen, número de informe y monto de impuestos recomendación de ineficacia, entre otros aspectos, ésta no cuenta con los elementos necesarios para llevar el avance y cumplimiento oportuno de los mismos.

Al respecto la norma 4.4.1 referente a la documentación y registro de la gestión institucional de las Normas de Control Interno para el Sector Público, señala:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. “

Lo antes indicado, genera el riesgo de que no disponga de información oportuna para tomar acciones correctivas en caso de desviaciones, que permita una adecuada rendición de cuentas, así como para monitorear la eficiencia y eficacia de la gestión fiscalizadora.

En la comunicación oral de resultados citada, la Licda. Ramírez Rojas manifestó que en el control del Plan de Fiscalización, contiene, además, información referente al porcentaje de avance tanto del periodo anterior como del presente, las horas acumuladas del periodo anterior y estimadas en el



periodo presente. Además indicó que contaba con los informe de los funcionarios en que se indica las horas dedicadas a cada estudio, sin embargo, manifestó que efectivamente el control que se lleva no era tan integral y podía ser mejorado. Por otra parte, el Lic. Brenes Brenes manifestó que en este año había emitió una lineamiento que le parecía estar muy relacionado con este tema.

2.4 Necesidad de mejorar la uniformidad de los documentos emitidos.

La emisión de oficios, memorandos, directrices y otros documentos, no mantienen la uniformidad en el encabezado y pie de página, en ese sentido, el Departamento de Fiscalización no está actuando de conformidad con el formato establecido por la Licda. Carole Quesada Rodríguez, Directora General de Hacienda, en el correo electrónico de fecha 19 de mayo del 2006, en donde indica que “Con el fin de estandarizar la forma de los documentos que se emiten en esta Dirección, les adjunto el formato a utilizarse por todas las áreas para la elaboración de oficios. En el caso de resoluciones, dictámenes u otros, favor utilizar el mismo encabezado y pie de página que se indica. El único logo que está permitido utilizar es el correspondiente al Ministerio de Hacienda …”.

Lo antes expuesto, se visualiza en los citados oficios:

a) El oficio Nº DIF-FI-12-2010 de fecha 12 de enero del 2010 remitido a Carole Quesada Rodríguez, Directora General de Hacienda por parte de Guiselle Rodríguez Vargas Jefe del Departamento de Fiscalización. Oficio cuyo logo no corresponde al autorizado por la Dirección y el formato del pie de página fue modificado.

b) El memorando DGH-FI-1441-2008 de fecha 24 de octubre del 2008 remitido a los funcionarios del Departamento de Fiscalización de Incentivos por parte de María de los Ángeles Ramírez, coordinadora del dicho Departamento.

c) La circular DGH-C-016-2007 de fecha 12 de diciembre del 2006, remitida a los funcionarios del Departamento de Fiscalización de Incentivos por parte de María de los Ángeles Ramírez, coordinadora del dicho Departamento.

d) La circular DGH-C-005-2007 de fecha 26 de julio del 2007 remitida a los funcionarios del Departamento de Fiscalización de Incentivos por parte de María de los Ángeles Ramírez, coordinadora del dicho Departamento.

Al respecto la norma número 4.4.2 relacionada con los formularios uniformes de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establece que:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.”

Lo antes indicado de no corregirse, podría generar el riesgo que se emitan lineamientos que se ejecutan parcialmente o no se acaten del todo, lo que afecta la puesta en práctica de los mecanismos de control idóneos y pertinentes para la emisión, custodia y manejo de los documentos.



3. CONCLUSIONES

La Dirección General de Hacienda se han avocado a mejorar los controles del uso y destino de las exenciones otorgadas, en procura de incrementar la eficiencia y eficacia de su gestión, sin embargo, se determinaron algunos aspectos susceptibles de ser mejorados, a saber:

3.1 En la División de Incentivos Fiscales se realizan una serie de actividades relacionadas con el proceso de planificación que incide en la gestión del Departamento de Fiscalización, sin embargo, se determinaron algunos aspectos que requieren ser mejorados, en razón de lo siguiente:

a) El Departamento de Fiscalización no tiene su universo fiscalizable plenamente identificado y documentado, función que según el Decreto Ejecutivo Nº 35366-H le compete a la Subdirección de Programación de la División de Incentivos Fiscales. Esta condición de no ser corregida, podría generar el riesgo de que en la planificación se esté dejando sin fiscalizar algunos regímenes o casos significativos para el Erario Público. Asimismo, aunque se realice la valoración de riesgo no se brinda seguridad razonable que se hayan tomado en cuenta todos los eventos riesgosos, lo que no permita realizar una planificación adecuada con todas las actividades sujetas a fiscalización.

b) Para la realización del Plan anual de Fiscalización 2010, no se dejó constancia documental de los criterios que se utilizaron para seleccionar el grupo de expertos que realizaron la valoración del riesgo de 12 regímenes susceptibles a ser fiscalizados por uso y destino en el Departamento de Fiscalización en el 2010, lo que podría generar el riesgo de que no se esté considerando el personal idóneo para realizar esa labor, por ende podría quedar sin participación funcionarios con mejor perfil para dicha labor, y podría ser una limitante en la eficacia y eficiencia de los resultados posteriores del proceso. Además, esa falta de documentación de la gestión podría impedir a fiscalizadores internos o externos realizar su labor.

c) No se tiene evidencia de un análisis documental sobre los casos y cantidad que se incluyen en el Plan Anual Operativo, lo cual es una limitante para que la Administración disponga de un soporte que le permita valorar el proceso de planificación y elaboración de las actividades contempladas en el Plan Anual Operativo, además, de no permitir retroalimentar el proceso de posteriores periodos.

Ver punto 2.1 del presente informe.3.2 El Departamento de Fiscalización dispone de prácticas y medidas de control en torno a su gestión, en lo referente a las auditorias dirigidas a determinar el correcto uso y destino de los bienes de los incentivos fiscales, conforme al Plan Anual de Fiscalización e instruir procedimientos administrativos para declarar ineficacia de las notas de exoneración, sin embargo, se determinó que presenta algunas debilidades que requieren ser subsanadas, para que se garantice el cumplimiento de la normativa vigente, la salvaguarda de los recursos públicos, la eficiencia de las operaciones, así como la confiabilidad y oportunidad de la información que se genera para la toma de decisiones, en razón de lo siguiente:

a) El Departamento de Fiscalización utiliza el Manual Técnico de Procedimientos de Fiscalización de Incentivos del 2004, el cual tiene seis años de su emisión, en ese lapso de tiempo se



han suscitado cambios que no están considerados en el mismo, de esa forma tenemos que en el año 2009, se han presentado cambios funcionales de la organización y otros relacionados en su gestión, en ese sentido hay normativa interna que no está considerada en dicho Manual.

b) El Bloque normativo utilizada en el Departamento de Fiscalización no se encuentra concentrada en un lugar físico o electrónico que facilite la consulta al personal. Por lo anterior los funcionarios tienen que acudir a diversas fuentes de información para consultar la normativa vigente y atinente al estudio o gestión que realiza, con el consecuente riesgo y costo.

c) El Departamento de Fiscalización ha venido realizando diferentes esfuerzos con el fin de contar con un documento que le permita organizar los expedientes, como es el caso del memorando Nº DGH-FI-1441-2008 de fecha 24 de octubre del 2008, referente a la foliación de los expedientes, sin embargo, este no contienen los elementos suficientes de conformidad con la materia de control interno y sanas practicas de administración.

d) La Circular Nº DGH-C-005-2004 de fecha 20 de agosto del 2004, dispone de lineamientos para la notificación de los diversos documentos emitidos por el Departamento de Fiscalización, sin embargo, ésta no se ha cumplido en su totalidad, lo que podría genera el riesgo que la administración no pueda llevar a cabo la notificación de los estudios realizados y/o un posible acto sancionatorio, se le induzca a errores que podrían invalidar la notificación, que el beneficiario no se dé por notificado y/o alegar que la administración lo dejo en indefensión, incrementando de esta forma el costo al tener que realizar acciones adicionales.

e) La circular N° DGH-C-016-2006 de fecha 12 de diciembre, 2006, emitida por la Coordinación General del Departamento de Fiscalización de Incentivos, referente a la implementación de la ficha resumen, adolece de un instructivo que le permita a los funcionarios identificar los criterios de riesgo identificados durante la realización del estudio, como tampoco para la valoración de los mismos.

Ver punto 2.2 del presente informe.

3.3 La jefatura del Departamento de Fiscalización no cuenta con un control apropiado del tiempo estimado y real aplicado a cada estudio, si bien, dicha jefatura utiliza una hoja de Excel, donde lleva entre otros aspectos, el control de numero de estudio, número de expediente, nombre del beneficiario, número de informe y repercusión económica, entre otros aspectos, ésta no cuenta con los elementos necesarios para llevar el avance y cumplimiento de tiempos en los estudios. Esta condición genera el riesgo de que no disponga de información oportuna para tomar medidas correctivas oportunas en caso de desviaciones, que permita una adecuada rendición de cuentas, así como para monitorear la eficiencia y eficacia de la gestión fiscalizadora. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 La Directora General de Hacienda, emitió lineamientos para estandarizar la formas de los documentos que se emiten en esa Dirección, sin embargo, se determinó que oficios, memorandos, directrices y otros documentos emitidos por el Departamento de Fiscalización, no mantienen esa uniformidad en el encabezado y pie de página, lo que afecta la puesta en práctica de mecanismos de control idóneos y pertinentes para la emisión, custodia y manejo de dichos documentos. Ver punto 2.4 del presente informe



4. RECOMENDACIONES

A la Directora General de Hacienda

4.1 Tomar las acciones que correspondan, para que la División de Incentivos Fiscales mejore los aspectos en el proceso de planificación, señalados en el punto 2.1 del presente informe, en lo relacionado a: universo fiscalizable, criterios para seleccionar al grupo de experto que realizan la valoración de riesgo y la fundamentación de la determinación de los casos y la cantidad que se incluyen en el Plan Anual Operativo, para esos efectos es necesario que:

a) El Departamento de Fiscalización disponga del universo fiscalizable plenamente identificado y documentado.

b) Se deje constancia documental de los criterios que se utilizaron para seleccionar el grupo de expertos que realizaron la valoración del riesgo de los regímenes susceptibles a ser fiscalizados por uso y destino en el Departamento de Fiscalización.

c) Se disponga del fundamento sobre los casos y cantidad que se incluyen en el Plan Anual Operativo.


4.2 Tomar las acciones que correspondan, para que la División de Incentivos Fiscales y específicamente el Departamento de Fiscalización mejore las actividades de control en torno a su gestión, señalados en el punto 2.2 del presente informe, para esos efectos es necesario que:

a) Actualicé el Manual Técnico de Procedimientos de Fiscalización de Incentivos, con el fin de que se consideren entre otros aspectos, los presentado cambios funcionales de la organización y otros relacionados en su gestión, considerando toda la normativa interna que no está considerada en dicho Manual.

b) Centralizar el Bloque normativo en un lugar físico o electrónico, para efecto de que pueda ser consultado sobre un tema específico fácilmente y con las condiciones de seguridad requeridas.

c) Revise y actualice el memorando Nº DGH-FI-1441-2008 de fecha 24 de octubre del 2008, para que contemple al menos, los aspectos señalados en el punto 2.3.3 del presente informe, en lo que respecta a la organización y aspectos formales de los expedientes.

d) Se tomen acciones para actualizar la Circular Nº DGH-C-005-2004 de fecha 20 de agosto del 2004 y establecer los controles necesarios para que se garantice un efectivo cumplimiento, referente a los lineamientos para la notificación de los diversos documentos emitidos por el Departamento de Fiscalización.



e) Se revise en forma integral la circular N° DGH-C-016-2006 del 12 de diciembre 2006, emitida por la Coordinación General del Departamento de Fiscalización de Incentivos, referente a la implementación de la ficha resumen, para que dicho instructivo le permita a los funcionarios identificar los criterios de riesgo durante la realización del estudio, así como la valoración de los mismos.


4.3 Ordenar a la jefatura del Departamento de Fiscalización para que se disponga de un control del tiempo estimado y real aplicado a cada estudio, con el fin de que se cuenta con una herramienta que le permita llevar el control del avance y cumplimientos de tiempos en forma oportuna, o en su defecto para las medidas correctivas que proceden. Así como también para que se garantice una adecuada rendición de cuentas. Ver punto 3.3 del presente informe.

4.4 Ordenar lo que corresponda para que se revise y cumpla con los lineamientos establecidos para estandarizar las formas de los documentos que se emiten en esa Dirección, con el fin de que los mismos mantengan uniformidad en el encabezado y pie de página. Ver punto 3.4 del presente informe.

Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como el plan de acción que en un plazo razonable, se defina para la efectiva implementación de lo recomendado

Juan Carlos Ramírez CortésProfesional de Auditoría Interna

Oldemar Murillo ArceCoordinador Auditoría Área de Ingresos

Estudio 001-2010


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