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Febrero 14 de 2012

OCHO TENDENCIAS Ocho tendencias que cambiarn a las empresas en el 2012 y su impacto en la auditora y revisora fiscal de las PYMES. Con una perspectiva de PYMES, Rodolfo de Juana, de Espaa, public sus comentarios acerca de las Ocho tendencias que cambiarn a las empresas en 2012 Usted puede leer tales comentarios en: http://www.muypymes.com/2012/02/08/tendencias-empresas-201. Su anlisis central seala: Movilidad, cloud computing y social media no slo estn cambiando nuestra forma de relacionarnos con la tecnologa, sino tambin nuestra forma de trabajar e incluso, la forma en la que se estn organizando empresas y oficinas. La tecnologa ha demostrado ser cada vez ms determinante en los procesos de negocio y ahora, ms que nunca, es capaz de crear nuevos espacios, favorecer el intercambio de ideas y el trabajo en equipo. Las ocho tendencias que Rodolfo menciona para el 2012 son: (1) dispositivos mviles; (2) teletrabajo; (3) espacios abiertos en las oficinas; (4) comunicacin instantnea; (5) herramientas de colaboracin; (6) SaaS y Cloud Computing; (7) mentoring inverso; y, (8) auge de coworking. Ciertamente estas tendencias primeramente se estn dando en las empresas ms grandes y ms globalizadas pero est claro que tienen un profundo efecto en las empresas menos grandes y menos globalizadas. Qu impacto puede tener ello en el da-a-da de los auditores y revisores fiscales en empresas de tamao pequeo y mediano? Con base en las tendencias que seala Rodolfo hago un intento de resolver esta pregunta.

Dnde est el valor econmico? Lgicamente, est implcito que la auditora y la revisora fiscal tienen sentido en las PYMES que preparen y presenten estados financieros. Ciertamente es algo que no pueden ni necesitan realizar las microempresas, famiempresas y entidades similares que escasamente pueden y necesitan preparar su balance y su estado de resultados. Porque, recurdese, cuando se hace referencia a estados financieros se quiere decir conjunto completo de los estados financieros. Lo relacionado con la presentacin y publicacin de estados financieros de propsito general es asunto crtico. El nfasis no est tanto en el registro en libro y en la preparacin de informacin

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para usos privados o estrictamente de cumplimiento, sino que est en el hecho de que se hagan pblicos. Ello conlleva que no pueden existir estados financieros diferentes (de acuerdo con la naturaleza jurdica de la persona que los prepara o segn los requerimientos particulares de un ente de inspeccin y vigilancia) sino que el conjunto es uno solo y se puede usar en cualquier mercado. En consecuencia, es la utilidad para la toma de decisiones la que le da valor econmico a la informacin financiera contenida en los estados financieros, y no el cumplimiento de los formalismos legales de un ente que si bien tiene autoridad no necesariamente sabe de contabilidad.

Primera tendencia: Dispositivos mviles. Los telfonos inteligentes y las tabletas se convirtieron en una herramienta bsica para el trabajo, incluso con sus problemas para la gestin de la documentacin confidencial. Su uso abarata los costos de trabajo, aunque cambia las condiciones de ste. Para el auditor y el revisor fiscal, en concreto, le generan dos enormes ventajas: (1) estar comunicado con sus clientes, en tiempo real, y (2) participar en redes de trabajo. Con el fin de volverse eficiente, esto es, hacer que su trabajo sea productivo y no se distraiga en juegos o se llene de informacin basura, el auditor o revisor fiscal que trabaja con PYMES necesita volverse selectivo y agudizar su olfato para saber qu tipo de comunicaciones tener y en cules redes participar. La sobrecarga de llamadas puede significarle que se dedica a hablar por telfono y a trabajar poco. Qu necesita, entonces, para hacer que su trabajo sea eficiente? En primer lugar, necesita entender dnde radica el valor econmico de la auditora o de la revisora fiscal y centrarse en ello. En otras palabras, darle prelacin a asegurar que la informacin contenida en los estados financieros refleja razonablemente la situacin financiera, el desempeo financiero y los flujos de efectivo de la entidad. En segundo lugar, le es imperativo tener claro que los impuestos son inevitables, hay que pagarlos, pero no son lo nico en una organizacin ni sta gira alrededor de los impuestos. Cuando el auditor o el revisor fiscal se dedica nicamente al tema tributario, se vuelve monotemtico e ineficiente. Las empresas no pagan lo que es obligatorio sino lo que agrega valor. En tercer lugar, debe permitir que otros profesionales hagan su trabajo. No puede ser tan ingenuo en considerar que, en el entorno actual de los negocios, un profesional lo sabe todo y es capaz de hacer de todo. Si no entiende que otros profesionales tambin agregan valor, incluso a la informacin financiera, todo se le viene en contra y su retribucin tiende a reducirse. Los dispositivos mviles le ayudan al auditor y al revisor fiscal en la PYME a facilitar su trabajo y hacerlo ms eficiente y productivo. Pero no remplazan la tarea propia del profesional que es centrarse en el valor econmico que su trabajo profesional genera.

Segunda tendencia: Teletrabajo Con los problemas de las crisis de empleo y las congestiones del trfico en las ciudades grandes y medianas, un medio importante para reducir costos es trabajar desde la distancia.

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Ello quiere decir que la distancia no es el problema, hay que trabajar. Cmo puede un auditor o revisor fiscal mostrar que realmente est realizando un trabajo productivo en la PYME? Necesariamente tendr que olvidarse de que su trabajo consiste en firmar (declaraciones, certificaciones, balances, etc.) y necesitar entender que debe aportar de manera productiva en la cadena de valor de la informacin financiera. Rota la barrera de las comunicaciones (dispone de telfonos inteligentes, tabletas, redes, etc.) ahora su gran reto es mostrarse eficiente porque de otra manera no le pagarn. Aqu no cuentan las excusas (que otros trabajan ms barato o se regalan) ni las tarifas profesionales (ausentes de gremios fuertes las tarifas no aplican). La reduccin de costos es un imperativo en todas las organizaciones y en todos los servicios profesionales. Por eso es necesario buscar mecanismos que, sin sacrificar la calidad, permitan reducciones de costos significativas que generen ventajas competitivas. Calidad no es llenar papeles y formularios. Tampoco es generar exigencias excesivas que acumulen costos. Calidad significa eficiencia en primer lugar, lograr los resultados asegurando los procesos. Implica que hay cosas que es imperativo realizar y que no se pueden ni olvidar ni sacrificar. Calidad implica atencin preferencial a cada cliente. Porque, debe tenerse bien claro, no hay clientes de primera y clientes de segunda. Todos son clientes y tienen derechos. Los sistemas de calidad ayudan a asegurar que se realizan todos los procesos necesarios para garantizar que el cliente quede satisfecho. Por consiguiente, la organizacin se convierte en una necesidad. Y el trabajo desde la distancia ayuda. El teletrabajo no quiere decir que se abandona al cliente a su propia suerte. Todo lo contrario. Conlleva romper la barrera de la distancia para estar ms cerca y que el cliente pueda percibir, con todos los sentidos, que el trabajo se est realizando con la calidad debida y el tiempo oportuno.

Tercera tendencia: Espacios abiertos en las oficinas Si las empresas ms grandes y ms globalizadas estn eliminando las oficinas y los cubculos, ser que el auditor o revisor fiscal de una PYME est en condiciones de exigir le den una oficina dotada o podr costearse una? Las empresas grandes ahora estn generando espacios abiertos y zonas comunes que favorezcan el encuentro y el intercambio de ideas, pero nadie es dueo de ningn espacio fsico. Cmo podr trabajarse en un entorno de PYMES? En las PYMES, como ocurre en todas las empresas, escasean los recursos. Y todava ms los recursos que son activos fijos. Adicionalmente conllevan costos importantes de mantenimiento y actualizacin. Y estn muy cercanos a pronto volverse obsoletos. Por eso el auditor o revisor fiscal de una PYME tiene que aprender a trabajar de una manera diferente. Apoyado en la tecnologa que cada vez ocupa menos espacio y es ms asequible por su

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costo y funcionalidad, el auditor o revisor fiscal de una PYME tiene que centrarse en la agregacin de valor econmico a los estados financieros. Subyacente a esto se entiende que se trabaja con mente abierta. Ya no es funcional generar limitaciones en defensas de soberanas, muros, divisiones o conjeturas de gremio o partido. La mente tiene que estar abierta para que el mundo quepa en ella. Y, recurdese, en el mundo hay muchos seres humanos distintos y contradictorios.

Cuarta tendencia: Comunicacin instantnea El cliente ya no espera. Y mucho menos espera a que salga la norma o que la autoridad obligue o que se cierre el perodo o que se est cerca del vencimiento. En este contexto las redes sociales estn desplazando incluso al mismo correo electrnico. De cul red profesional se est alimentando el auditor o revisor fiscal de una PYME? Ahora ya no hay excusas. La vieja prctica, desafortunadamente muy arraigada, de que se asiste a cursos informativos sobre las ltimas normas tributarias y luego se funge como auditor o revisor fiscal conducen a un abismo cada vez ms hondo. Si usted asiste a un curso de control interno pblico ello le es valioso como cultura general pero poco le aporta a la hora de auditar los estados financieros de una PYME. Si usted pretende que le paguen como auditor o como revisor fiscal, tendr que nutrirse de las redes de profesionales de auditora o las redes de profesionales de revisora fiscal. Las redes sociales desplazaron en buena parte a los medios de comunicacin tradicionales precisamente porque son instantneas. Antes, haba que esperar un nuevo da para recibir el peridico y leer las noticias. O esperar el inicio de mes para recibir la revista y enterarse de los ltimos avances profesionales. As trabajaban los auditores y revisores fiscales de antao: esperaban a final de ao para que saliera la nueva norma y luego empezaban a trabajar; esperaban la asamblea a ver si los elegan para poder trabajar; esperaban los das de cierre para realizar sus pruebas. Hoy el mundo es completamente diferente. Est usted conectado al sistema que produce la informacin financiera que usted pretende auditar? Porque si el auditor o revisor fiscal de la PYME anda en redes de notas banales o chismes de farndula Para que sea percibido y pagado como profesional, el auditor o revisor fiscal de la PYME tiene que estar conectado con la informacin concreta que est auditando. De otra manera, esperar a fin de mes para que le entreguen copias impresas en papel, o que el cliente espere hasta que usted tenga tiempo para llevarle los formularios para que firme, significa que cuando usted llegue otro ya estar ocupando su puesto y recibiendo la paga. Definitivamente, la comunicacin instantnea es una realidad. La informacin tiene que ser en tiempo real para que tenga valor econmico. Hay que cambiar muchas costumbres y muchas prcticas arraigadas pero ineficientes.

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Quinta tendencia: Herramientas de colaboracin Los nuevos dispositivos y sus prximas generaciones, estn cargados de herramientas cuyo objetivo es colaborar para que se realice el trabajo donde participan muchas personas y hay muchos intereses. El llanero solitario ya desapareci. El auditor o revisor fiscal que pretende hacerlo todo en una PYME (porque entonces no me pagan) no solo no recibe el pago sino que est desapareciendo en el entorno de las PYMES. Cmo hacer para que el trabajo se realice en equipo? Ya no es funcional la crtica visceral contra las firmas. Ahora es necesario trabajar como parte de una firma y entender su dinmica. Claro esta, en cualquier firma, se es ms productivo (y se gana mejor) cuando se es socio de la firma, no cuando se es empleado de ella. Pero fuera de la firma no se gana y cada vez es ms riesgoso el ejercicio de la auditora o de la revisora fiscal. En el caso concreto de las PYMES, cuando stas no pueden pagar los honorarios que un profesional de calidad merece, ste puede prestar los servicios a travs de una ONG, una cooperativa u otra organizacin sin nimo de lucro que pueda canalizar recursos de donantes interesados en sectores especficos. Una vez ms, la colaboracin es imprescindible. Es importante, entonces, trabajar para un sector. No es posible especializarse en todos los sectores. La colaboracin en sectores econmicos ayuda a tener economas de escala y no elimina la confidencialidad de la informacin, la cual tiene que ser respetada en cualquier circunstancia y condicin.

Sexta tendencia: SaaS y Cloud Computing Las aplicaciones que se ofrezcan tienen que funcionar desde el primer momento y, ojal, desde cualquier dispositivo. Ello cambia costumbres ancestrales. Antes era comn que primero se contrataba, luego se empezaba a trabajar, y haba un tiempo de espera (ms all del perodo de prueba) para luego presentar el informe final (el dictamen, la opinin, la firma). Todo aplazable porque salan normas y reglamentaciones nuevas, de ltimo momento. Ahora, como se est en la red y se trabaja en equipo y se dispone de la tecnologa, las soluciones que se ofrecen tienen que funcionar desde el primer momento. Tambin la auditora. Tambin la revisora fiscal. Incluso si ello se da desde la nube. Cmo disear una auditora o una revisora fiscal que funcione de manera efectiva desde el primer momento? Toca estar preparados. Toca anticiparse. Definitivamente no es posible esperar para luego ser reactivos. Se volvi un imperativo anticiparse. Eso se llama estudiar antes de y estar listo para. La principal consecuencia es que el auditor o revisor fiscal de la PYME tendr que estudiar (y no solo leer normas) lo cual conllevar eliminar la prctica arraigada de que primero se busca el contrato (lo que salga) y luego se empiece a sub-contratar (con el que sea capaz de hacerlo)

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para luego salir a cobrar. Si los auditores o revisores fiscales de las PYMES no se convencen que tienen que estudiar y lo hacen, difcilmente podrn mantenerse en el mercado de las PYMES y sern desplazados por otras soluciones. Los viejos argumentos de que nos persiguen, nos maltratan, no nos reconocen, impongamos tarifas, hagamos sentir la fuerza de las mayoras son las mismas herramientas que usaba el llanero solitario y ya no sirven en el actual entorno de las PYMES. Mucho menos en el entorno de las empresas ms grandes y ms globalizadas. La computacin en la nube es una realidad. Ya no se compran paquetes de software ni licencias sino que se pagan suscripciones y se accede a servicios especficos. Ya no se paga por tener algo que no se usa sino por la funcionalidad de la aplicacin concreta. Ello impacta el servicio profesional que presta el auditor o revisor fiscal de una PYME: es pagado bien por los servicios que el cliente percibe le agregan valor econmico y le ayudan a su empresa. Ciertamente implica, en primer lugar, cambiar el lenguaje del cumplimiento, de lo obligatorio, de lo que dice la norma, de lo impositivo. Pero ms an, conlleva prcticas nuevas. Y un lenguaje nuevo. El de los resultados percibidos por el cliente, no el sentimiento de que hago mucho y no me valoran.

Sptima tendencia: Mentoring inverso Siempre se ha reconocido que se necesita acompaamiento. La soledad no es buena consejera. En las prcticas ancestrales, los ms veteranos enseaban y guiaban a los ms nuevos y ms jvenes. En las firmas de auditora y revisora fiscal se pensaba que el socio, entre ms veterano, se las saba todas. Y quien de verdad quera hacer carrera en una firma tena primero que cargarle el maletn al socio. Ahora son los jvenes, ms abiertos a las nuevas tecnologas, y con manos ms eficaces para los dispositivos tctiles, quienes, con paciencia, tienen que ensearnos a los ms antiguos, ms veteranos y menos giles. Por eso en lugar de experiencia muchos preferimos hablar de experticia, que es la combinacin de educacin ms experiencia. En el presente, se considera que la experticia (no siempre la experiencia) es la condicin de la eficacia. Claro que el ser joven por s mismo no garantiza nada si no est centrado en la agregacin de valor en el contexto de la preparacin y publicacin de los estados financieros. Puede generar xito en otras labores pero no como auditor o revisor fiscal de una PYME. En otras palabras, la tendencia es que el viejo tiene que trabajar con el joven y el joven tiene que trabajar con el viejo. Como parte de un equipo. No como parte de un sistema donde prima la ley del embudo a favor de uno y en contra de otro. Esto tiene consecuencias impresionantes a la hora de trabajar y en ello todava hay mucho por descubrir.

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Octava tendencia: Auge del coworking Trabajar con. Dado lo anterior, se volvi un imperativo trabajar con otras personas. La auditora o revisora fiscal en las PYMES tiene que hacerse con. El contador pblico solitario est extinguindose a pasos agigantados. As las normas colombianas (ha rato obsoletas) digan lo contrario. As quienes se oponen a la adopcin de los estndares internacionales (hace rato eficientes) insistan con sus miedos y triquiuelas. Al leer los ISA clarificados (que Colombia debe adoptar e implementar con celeridad), una de las dificultades es que suponen que el auditor es la firma. No dicen que sea una multinacional. La firma es el profesional y su organizacin. Esa firma puede ser una persona natural o una persona jurdica, lo que importa es la combinacin de la persona natural y su organizacin (grande, mediana o pequea). En un entorno empresarial donde est en auge el trabajar con otros, ser funcional trabajar solos, sin organizacin? Por el solo capricho de que una norma obsoleta dice que tiene que ser persona natural? No ser ms eficiente y ms legal botar esa norma a la basura y reconocer las realidades del presente?

A manera de conclusin Al agradecerle a Rodolfo sus luces y al ver las enormes posibilidades que tienen la auditora y la revisora fiscal en las PYMES, dan ganas de volver a ser joven y volver a empezar. Lo que da tristeza es que muchos jvenes, demasiados, asustados por guas mezquinos, se aferren a normas y prcticas obsoletas, que funcionaron en el pasado y que hoy no son eficientes. Esta es una poca en que es un imperativo la eficiencia del trabajo profesional que asegure que los estados financieros (el conjunto completo de los estados financieros) y la informacin financiera (contabilidad, control interno y auditora) en las PYMES reflejan razonablemente la situacin financiera, el desempeo financiero y los flujos de efectivo de la entidad. Es una poca que requiere estar centrados en lo importante, en lo que genera valor. Porque en el prximo futuro vendrn otras tendencias y ser necesario seguir al ritmo de ellas.

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