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SAF Proyecto de Transformación y Modernización11/14/2007 Norma de Recuperación de Costas Indirecta de la OEA y Procedimientos (IFE) (Ver. 1)

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SECRETARÍA PARA ADMINISTRACIÓN Y FINANZASNOV. 2007

Ver.7

SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASNOV. 2007

SAF PROYECTO DE TRANSFORMACIÓN Y MODERNIZACIÓN (STAMP)Subsecretaría Administración y Finanzas (SAF)

Presentación a la Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)

15 de noviembre de 2007

SAF Proyecto de Transformación y Modernización

¿Qué incluye esta presentación?

I. ¿Es la modernización necesaria?

II. El camino hacia la transformación

III. Gerenciando la Transformación Exitosamente

IV. Próximos pasos

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I¿Es la modernización necesaria?


Una OEA en evolución

▪

La Secretaría General traduce los mandatos de los Estados Miembros a los programas y proyectos, iniciativas, servicios. Los programas bien ejecutados y la confianza de los Estados Miembros y la comunidad internacional son elementos esenciales para mantener y aumentar el apoyo a la misión de la OEA.

▪

La OEA tiene que transformarse en una agencia de integración y construcción de alianzas estratégicas para mantener su ventaja competitiva, al mismo tiempo que busca los escasos recursos de donantes para implementar programas.

▪

Una buena gobernanza interna es fundamental para el éxito de la ejecución de programas, así como el aumento y apoyo de los Estados Miembros/comunidad internacional.

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Una OEA en Evolución / Una estructura estática de gestión de recursos

▪

La OEA y otras multilaterales no han seguido el ritmo de las normas y tendencias de la industria.

▪

Las Normas Generales de la OEA, Reglas Presupuestarias y Financieras, Memorandos Administrativos, directrices de Compras y Personal adoptadas hace decenios eran compatibles con las normas de la industria en aquel momento. Las normas contables internacionales estaban en sus comienzos.

▪

Desde entonces, cambios en las normas han sido mínimos y/o parciales enfocados en resolver crisis o situaciones específicas, y no a la gestión general de recursos. Los resultados son a menudo una gerencia específica y limitada de la OEA y unos socios sin capacidad de comparar los resultados de la OEA con otras instituciones. −

por ejemplo, los mecanismos de contratación de Empleado/Contratista se han convertido en mecanismos de contratación difíciles e ininteligibles con el transcurso del tiempo para la contratación para los programas de fondos

específicos. Uno o dos mecanismos han crecido a once.

▪

Los procesos de negocios son rígidos y conducidos por reglas. Cada transacción es tratada como si tuviera el mismo nivel de riesgo. Como resultado, las costos de las transacciones son elevados.

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Una OEA de Evolución/ Una estructura de gestión de recursos estáticos

▪

La gerencia y reporte a los donantes fue principalmente financiera, centrada en entradas y salidas, sin incluir análisis ni conexión significativa entre el uso de recursos y resultados propuestos.

▪

A pesar de la importante inversión en un sistema moderno de gestión de recursos empresariales, Oracle E-Business Suite (internamente llamado “OASES”) se está configurando para adaptar el modelo obsoleto de gestión de recursos. La plena capacidad estratégica de OASES ha sido subutilizada.

▪

Se estaban desarrollando sistemas externos independientes por áreas y no como parte de un método bien organizacional bien definido de administración de los recursos. Los recursos de IT de la Organización no se ajustan a la actividad principal de la OEA.

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¿Qué

esperan nuestros Donantes/Socios Estratégicos?

▪

Una manera significativa de medir desempeño basado en estándares comunes. −

Buena calidad, normas creíbles mejoran la fiabilidad, coherencia y transparencia de la gestión los recursos de información. Las normas son más creíbles cuando el proceso de establecimiento de las normas es independiente de cualquier órgano en particular.

▪

Adecuada rendición de cuentas−

Informes oportunos, y comprensibles que vinculan el uso de recursos al logro de las metas y objetivos estratégicos; no solo a reportar transacciones.

▪

Utilización de eficaz y eficiente de recursos para lograr los objetivos−

Reducir al mínimo los costos por transacción, simplificar reglas y procesos de negocios, menos burocracia.

▪

Servicios y resultados de calidad−

Infraestructura administrativa moderna, ágil y flexible centrada en dar valor.

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¿Cómo se están ajustando otras organizaciones internacionales?

▪

Todas las demás organizaciones internacionales, entidades y ONG del sector público están adaptando sus normas de gestión de recursos y sistemas a satisfacer las expectativas de los Estados Miembros y socios y las prioridades cambiantes.

▪

Las Naciones Unidas, Organización Mundial de la Salud, Organización Panamericana de la Salud, el Fondo Monetario Internacional, Banco Interamericano de Desarrollo, El Banco Mundial, La Secretaría del Commonwealth han llevado a cabo iniciativas de transformación.

▪

Estandarización y simplificación y un enfoque en el valor agregado está impulsando el cambio en la forma en que se administran los recursos: humanos, financieros, bienes inmuebles y de información.

▪

Están adoptando normas de gestión de recursos como las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS), normas de recursos humanos y compras.

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¿Cómo se están ajustando todas las demás organizaciones internacionales?

▪

La junta de IPSAS actualmente incluye representantes de los Estados Miembros y países de Observadores como: Argentina, Canadá, México, Estados Unidos, Australia, Francia, Japón, Países Bajos, Noruega y el Reino Unido.

−

Más de 30 países han adoptado o se proponen adoptar IPSAS

−

Las Naciones Unidas y todos sus organismos adoptarán IPSAS para 2010

−

OTAN, la OCDE, CE, la OAU han adoptado IPSAS para reportes financieros

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Consecuencias de mantener el status quo

▪

La OEA será la única de las principales organizaciones internacionales/multilaterales que trata implantar programas/proyectos en el siglo 21 con mecanismos administrativos del siglo 20.

▪

La OEA perderá su ventaja competitiva si no puede demostrar a los socios que puede administrar eficazmente los recursos de una manera moderna, demostrar la rendición de cuentas de esos recursos y presentar informe de resultados con significado.

▪

La OEA no podrá elaborar planes estratégicos significativos y `gestión orientada a la consecución de resultados` de implementos según gerentes/donantes/socios seguirán teniendo sólo una foto instantánea “a tiempo-momento” de recursos de Organización.

▪

No será posible compararnos con otras instituciones similares para medir la eficacia y eficiencia de la OEA.

▪

La OEA seguirá teniendo métodos duales para la administración de recursos de los fondos Regular y Específicos.

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IIEl camino hacia la transformación


MARCO DE GESTIÓN DE RECURSOS DE LA OEA

•Reporte de Resultados Obtenidos•Gestión de Costos•Administración de Inversiones

•Controles Internos•Sistema de Seguridad e Integridad•Capacitación / definición de habilidades

•Funciones y responsabilidades•Código de ética•Modelo de apoyo administrativo

GESTIÓN DE RIESGOS

ESTRUCTURA DE GOBERNANZA DE OEA

NORMAS DE GESTIÓN DE RECURSOS Y SISTEMAS

•Normas de contabilidad/informes•Normas de contratación•Normas de compras

•Normas y procedimientos•Procesos de negocios•Sistema institucional de planificación de recursos

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Desarrollo Profesional



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Normas de Gestión de Recursos y Sistemas El camino hacia la transformación

Aprobación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

▪

Esto no es sólo una cuestión contable – esto define la manera como administramos y reportamos sobre todos los recursos incluyendo activos fijos, recursos humanos, edificios, equipo, etc. Los reportes se integrarán y se estandarizarán a través de todos los fondos de todos los tipos, permitiendo mayor transparencia y mejor toma de decisiones.

▪

La adopción alineará las prácticas contables de la OEA con normas de contabilidad independientes e internacionalmente reconocidas y mejorará la consistencia y capacidad de comparar los estados financieros, internamente y externamente. Similar al enfoque usado por otros Organismos Internacionales/Multilaterales, gradualmente efectuaremos cambios en nuestras normas de gestión de recursos.

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Normas de Gestión de Recursos y Sistemas El camino hacia la transformación

Aprobación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público

▪

Siguiendo las instrucciones de la Secretaría General a través de la Resolución de Presupuesto AG/RES.2353 de (XXXVII-O/07) de Asamblea General y las recomendaciones de la Junta de Auditores Externos.

▪

Contabilidad de valores devengados significa que la OEA por primera vez reconocerá las obligaciones pasadas, presentes y futuras contra los recursos de Organización. No hay nada nuevo en esto. Estas no son nuevas obligaciones pero bajo las reglas específicas de contabilidad de la OEA siguen estando en gran parte sin cuantificar; tornándolos “invisibles” y/o no reportados en su totalidad.

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OASES se Convierte en Definitiva en el Sistema de Gestión de Recursos Empresariales

▪

OASES es la fuente definitiva de toda la gestión de recursos y reportes de desempeño

▪

Elimina las aplicaciones externas y construye soluciones dentro de OASES; Maximizar el uso de la funcionalidad existente del Oracle

▪

Integra los procesos de negocios redefinidos, optimizados en OASES

▪

Implementar nuevos módulos donde sea necesario para reducir el riesgo y mejorar la capacidad de gestión de recursos: −

Gestión de Proyectos−

Presupuesto del Sector Público−

Activos Fijos−

Tiempo y Trabajo−

Recursos Humanos-Autoservicio

▪

Mover el conjunto de libros a una base de acumulación de valores devengados

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Normas de Gestión de Recursos y Sistemas El camino de la transformación


Reingeniería de Procesos (BPR)

▪

El objetivo es pasar de un sistema rígido, orientado a transacciones y tipo “silo” a un enfoque más flexible, adaptable e integrado horizontalmente para administrar los recursos.

▪

La atención se centra en reducir la carga administrativa y así como el procesamiento de transacciones manuales al integrar plenamente las soluciones en el sistema de gerencia de recursos empresariales de la OEA (OASES) y

▪

Simplificar y estandarizar políticas, procesos y términos. −

¿Qué es un contrato por resultado? ¿Cuándo debe usarse? ¿Quién es un empleado? −

¿Cómo debemos emplear/contratar recursos humanos a corto plazo vs. largo plazo? −

¿Cómo debemos emplear/contratar individuos financiados fondos con específicos de proyectos?

−

¿Cuáles son los mecanismos contractuales apropiados?

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Normas de Gestión de Recursos y Sistemas El camino de transformación



•Notificación de desempeño•Gestión de Costos•Administración de Inversiones

•Controles internos•Seguridad del sistema e integridad•Conjuntos de capacitación / habilidad

GESTIÓN DE RIESGOS


•Normas de contabilidad/informando•Normas de contratación•Normas de adquisiciones


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Elaborar un Marco de Gestión de Riesgos

▪

Informe de Resultados Obtenidos−

Informes que vinculen el uso de recursos a resultados que sean pertinentes, comprensibles, comparables con estándares establecidas, oportunos, coherentes y fidedignos−

Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos en la OEA−

Informe de la Junta de Auditores Externos−

Desarrollo de una estrategia de reportes

▪

Gestión de Costos−

Desarrollar e implementar buenos modelos de costeo y presupuestos para proyectos, actividades

▪

Administración de Inversiones−

No sólo dinero; administrar las inversiones de la Organización de todos los recursos: dinero en efectivo, los edificios, la gente

▪

Controles internos−

Lograr un equilibrio adecuado entre controles y riesgo; nivelar la tecnología y reducir controles manuales, aumentar el estado de conciencia sobre controles internos dentro de equipo de gestión de recursos; unirse a la OIG en la identificación proactiva y mitigación del riesgo

▪

Seguridad e integridad del sistema−

Hacer cumplir las políticas de gestión del riesgo

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Gestión de Riesgos El camino hacia la transformación


Elaborar un marco de gestión de riesgos

▪

Capacitación−

Los programas de capacitación deben estar listos para preparar y dotar de personal con al personal con las aptitudes e instrumentos necesarios tanto para navegar el proceso de transformación como para operar dentro de una OEA modernizada

−

Programas de capacitación basados en las funciones:

−

La primera etapa es capacitación y certificación de AGA en la Gestión Financiera Gubernamental para personal de finanzas/presupuesto/administrativo.

−

Cerca de 60 funcionarios administrativos y financieros están participando en el Programa de Gestión Financiera Gubernamental

−

Capacitación en análisis del negocio para los gerentes de Módulos del OASES

−

Capacitación de IPSAS

−

Planificación de carreras y sucesión

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Gestión de Riesgos El camino hacia la transformación



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•Reporte de Resultados Obtenidos•Gestión de Costos•Administración de Inversiones

•Controles Internos•Sistema de Seguridad e Integridad•Capacitación / definición de habilidades

•Funciones y responsabilidades•Código de ética•Modelo de apoyo administrativo

GESTIÓN DE RIESGOS

ESTRUCTURA DE GOBERNANZA DE OEA




Est

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Desarrollo Profesional


Fortalecer el marco de gobernanza de la OEA

▪

Incluye definiciones claras de funciones y responsabilidades y líneas de la responsabilidad y el desarrollo de un código institucional de valores y ética.

▪

CAAP y Cuerpos Políticos▪

Modelo administrativo▪

Comité del Programa y Evaluación (PEC)▪

Manual de Fondos Específicos▪

Recuperación de Costos Indirectos (ICR)▪

STAMP▪

Comité de Personal▪

Establecimiento de una cultura institucional

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Estructura de Gobernanza

de la OEA El camino hacia la transformación


Estructura de Gobernanza

de la OEA

El camino hacia la transformación

Cuerpos Directivos

Administración central(SAF)

Oficinas de la OEA y Proyectos en los Estados Miembros

Área ProgramáticaFuncionario Financiero y

Administrativo

ComunicaciónContinua

Compartir Responsabilidad Administrativa





IIIGerenciando la Transformación Exitosamente


Gerenciando

la transformación exitosamente

▪

Compromiso

−

Requiere visión de alto nivel y compromiso con el esfuerzo de modernización−

Agenda del Secretario General−

Recomendaciones de la Junta de Auditores Externos−

Toda Iniciativa de la OEA−

CAAP Estados Miembros, Principales Interesados/Colaboradores

−

Requiere que todos los involucrados en el esfuerzo de cambio tengan una visión cohesiva y estrategia. Todas las iniciativas de modernización deben armonizar con la dirección estratégica de Organización y el plan de transformación.

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Gerenciando

la transformación exitosamente

▪

Estrategia de comunicación−

Establece una visión compartida de la necesidad de modernizar la estructura de gestión de recursos de la OEA

−

Comunica el plan de modernización en toda la Organización−

Mantiene a los donantes partes interesadas informadas acerca del progreso del plan

−

Proporciona un foro para que las partes interesadas ofrezcan su retroalimentación

▪

Equipo Multidisciplinario−

El equipo de SAF Proyecto de Transformación y Modernización (STAMP) ha sido encargado a dirigir el esfuerzo de cambio.

−

El equipo de STAMP tiene representantes de todas los Departamentos/Oficinas del SAF, Áreas Programáticas, Oficina del Inspector General y la Asociación de Personal

▪

Estrategia de capacitación−

Asegura que los que participan y se afectan por el esfuerzo de cambio tengan las aptitudes y herramientas necesarias para planificar e implementar con éxito los cambios.

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IVPróximos pasos


¿Dónde estamos y a dónde tenemos que ir?

Hemos comenzado el viaje hacia nuevos estándares; por ejemplo:

1. Mejorado de manera extraordinaria la presentación de informes trimestrales

2. Manual de Fondos Específicos

3. Recuperación de Costos Indirectos

4. Comité de Evaluación de Proyectos

5. Gerencia Basada en Resultados

6. Se ha formado el Equipo de Implementación de STAMP (BPR está en marcha)

7. El Oracle está siendo mejorado (Mejora Técnica es la primera fase)

8. Reglas actualizadas de Personal y de Compras

9. OEA se ha asociado el Equipo de Trabajo de IPSAS de Naciones Unidas para

estar al corriente de desarrollos, compartir conocimiento y desarrollar soluciones

10. Algún desarrollo profesional (AGA)

11. Plan de Gestión de la Información

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¿Dónde estamos y a dónde tenemos que ir?

La función de CAAP y de los Cuerpos Directivos es fundamental

para llevar hacia delante este programa de modernización. En el futuro no muy lejano, estaremos viendo una propuesta integrada para modificar y actualizar las Normas Generales, en particular en las siguientes áreas:

−

Adopción de IPSAS−

Reglamento de Personal−

Políticas de Gestión de la Información−

Reglas de Compras−

Estrategia de Bienes Inmuebles

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