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07.03. 2005 ZKI-AK-KLR, Köln
R. Wojcieszynski 1
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Rechenzentrum
Der Produktkatalog
Evaluations- und Planungswerkzeug
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Motivation
• Anregung des Rektorats
• leistungsbezogene Mittelverteilung– wie ist die Leistung zentraler Einrichtungen zu
erfassen?– Bedarf und Verwendung von Investitionsmitteln– Effizienz der eingesetzten Ressourcen– Was kosten die zentralen Leistungen?
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Motivation
• Ziel: Transparenz– Angebotsübersicht– Leistung– Qualität– Kosten
• Werkzeug: Produktkatalog
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Produktkatalog• Sachgebiete in der Verwaltung der RUB:
– strategisches Controlling– operatives Controlling
(KLR im Haushaltsdezernat)
• Leitfaden zur Erstellung eines Produktkatalogs:http://www.rub.de/www-rz/wojcirb9/infos/eval/
• RZ wurde erster “Kunde” des strategischen Controllings
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Produktkatalog• Ziel: Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse
einer Organisationseinheit• Arbeitsergebnisse sind die erbrachten
Leistungen• zusammengehörige Einzelleistungen werden zu
Produkten zusammengefasst• die Gesamtheit aller Produkte bildet den
Produktkatalog
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Produktbeispiel• Produkt: Internetanbindung nach außen• Leistungen:
– Vertragsverhandlung, -gestaltung mit Anbietern– Vertragsabwicklung– Bereitstellung Endpunkt (Hardware-Beschaffung,
Wartung, Betrieb)– Konfiguration– Leitungsüberwachung– Traffic-Bewirtschaftung– Fehlermanagement– Dokumentation
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Produktbildungsverfahren• Aufnahme des IST-Standes• Top-Down
– Produkte werden definiert, die den Steuerungsinteressen der Leitung entsprechen
– interessierende Bereiche werden nachträglich verfeinert
• Bottom-Up– unter Beteiligung der Mitarbeiter werden Aufgaben zu
Leistungen zusammengeführt– die Leistungen werden Produkten zugeordnet
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Produktblatt
Aufgaben
Dienstequalität
Ressourcen
• Jedes Produkt ist exakt zu definieren:– Produktname– Kurzbeschreibung– Auftragsgrundlage– Zielgruppe– Ziele– Qualitätsindikator– Bezugsgröße– Leistungen– Budget
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Budget• welches Ziel wird verfolgt?
– Aufwandsermittlung (was kostet mich das Produkt?)
– Einnahmenkalkulation(was erwirtschafte ich mit dem Produkt?)
• Korrelation zur Bezugsgröße– Skalierung des Produkts
• Ziel RZ RUB: Kostenermittlung
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Budget• Kostenermittlung muss vollständig sein:
– Personalkostenanteilig auf das Produkt anzurechnende Arbeitskraft inkl. Arbeitsplatz, Schulung, Arbeitsmaterialien
– SystemkostenAfA für DV-Komponenten (4 Jahre), Netzinfrastruktur (7 Jahre), Mobiliar (10 Jahre)Wartungskosten, Betriebskosten
– Anteilige Zuordnung bei Mehrfachnutzung
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Budget
• Fortsetzung Kostenermittlung– Mieten– Energie– Arbeitsmittel
Verbrauchsmaterial, Hilfsmittel, Medien
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Produktkatalog• Die Auflistung aller Produkte ergibt einen
Produktkatalog, in dem alle Arbeitsergebnisse der Organisationseinheit zusammengefasst sind
• Verwandte Produkte können zu Produktgruppen zusammengefasst werden
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ProduktkatalogProduktkatalog für einen Organisationsbereich
Produktgruppe Produktgruppe
Produkt
Leistung
Leistung
Leistung
Produkt
Leistung
Produkt
Leistung
Leistung
Produkt Produkt
Leistung
Leistung
Leistung
Leistung
Leistung
Hierarchie-stufe 1
Hierarchie-stufe 2
Hierarchie-stufe 3
Hierarchie-stufe 4
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Probleme bei der Realisierung• „Querschnittsleistungen“, die Basis
mehrerer Produkte sind– Sekretariat, IT-Sicherheit, Servicecenter
• Definition der Qualitätsindikatoren– Maß für Dienstleistungsqualität, Definition von
Sollgrößen
• Bezugsgröße– liefert Faktor für Budget
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Funktionseinheiten• „Querschnittfunktionen“ im Produktkatalog des RZ RUB:
Substrukturen ohne eigene Produktverantwortung– Netzwerk-Management– Security-Management– Kundendatenbank– Operateurleitstand– Servicecenter– Sekretariat– Haushalts-/Beschaffungsstelle– Werkstatt– Helpdesk– Lizenz-Management
Beteiligung am jeweiligen Produkt in Promille-Anteilen
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Funktionseinheiten• Beispiel: Netzwerkmanagement
– Personal: 1 Entwickler, 1 Techniker– Systemkosten: NNM, Testgeräte, Server für
NNM, Wartung– Raummiete, Energiekosten– Arbeitsmaterialien: 1 Training pro Jahr
• monatliche Kosten: 12.363,12 EUR
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Funktionseinheiten
• Organisatorische Substrukturen mit erheblicher Ressourcenbindung, aber ohne eigene Produktverantwortung
• Maß der Inanspruchnahme
• Verdeutlichung der Produktabhängigkeit
Werkzeug zur Revision der Organisationsstruktur
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Qualitätsindikatoren• Anforderungen:
– charakteristisch für das Produkt– messbar– ohne großen Aufwand ermittelbar– beeinflussbar
„weniger ist mehr“
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Bezugsgröße• steht in direkter Korrelation zum Budget
• Faktor für Kosten
• Beispiel: CIP-Pool– was wird erfasst:
• Zahl der einzelnen Arbeitsplätze?• Zahl der Pools?
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Produktkatalog RZ RUB
• 84 Produkte in 9 Produktgruppen
• http://rub.de/www-rz/wojcirb9/infos/eval/
• detaillierter Katalog, der die Vielfalt der RZ-Dienstleistungen widerspiegelt
• zusätzliches Kriterium eingefügt: Akzeptanz
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Aufwand für Erstellung• Juni 2002 – September 2003• Aufwand:
– 6 Sitzungen mit RUB-Controlling– 23 Arbeitsgruppensitzungen mit Nacharbeiten– 3 Diskussionsrunden mit allen RZ-Mitarbeitern– 3 Sitzungen des RZ-Direktoriums
• 704 Stunden, entsprechend– 88 Personentage oder
– 4 Personenmonate
• Kostenrechnung: 21.600 EUR
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Fortschreibung• Anpassung an Produktrealität
• unerlässlich zur Werterhaltung
• erste Aktualisierung März 2005:– Aufwand 5 Personentage
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Sinn oder Unsinn?• Ziel eines Produktkatalogs
– Erfassung aller Arbeitsleistungen einer Organisationseinheit
– Zuordnung von Kosten und Arbeitsleistungen
• Verwendung eines Produktkatalogs– “Kostenrechnung” für eine Organisationseinheit– Vergleich von Produkten verschiedener
Anbieter– Vergleich von Organisationseinheiten
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Sinn oder Unsinn?• Vergleiche bedingen gleiche Kriterien:
– Leistungen– Personaleinsatz– Qualitätskriterien– Budgetermittlung
• Solange dies nicht gewährleistet ist:Budgetrechnungen nur zur internen Kostenplanung tauglich
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Sinn oder Unsinn?• Verantwortungsträger verfolgen
unterschiedliche Ziele:– Hochschulleitung
• Information über Ressourceneinsatz• Steuerung der Mittelvergabe
– RZ-Leitung• Dienstleistungskatalog• Produktplanung• Personalplanung
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Sinn oder Unsinn?• nicht zu vergessen:
– Kunden• welche Dienste dürfen sie erwarten?• welche Leistungen stehen hinter den Diensten?
• ein ehrliches Wort:– als Dienstleistungskatalog für Kunden nur
bedingt sinnvoll– aber: Vorlage für „Servicefibel“
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Vorteile• Kunden:
– Basis für Dienstleistungskatalog
• Universitätsleitung:– Transparenz des Ressourceneinsatzes– Kostenkalkulation
• Rechenzentrum:– mittelfristige Produktplanung– Finanz- und Personalplanung
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Evaluation und Steuerung• Evaluation
– Vergleichswerkzeug– Effizienzprüfung
• Planung:– Produktplanung in Kenntnis der Kosten– Investitionsplanung– Ressourceneinsatz– Organisation: „kostenrechnende Einheiten“
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KLR ?
• Produktdefinition
• Produktvielfalt
• Querschnittfunktionen
• Ressourcenzuordnung