Réponses à M. José Javier POMÉS RUIZ, pour le compte de la ... · Strasbourg, le 16 janvier 2008. Réponses à M. José Javier POMÉS RUIZ, pour le compte de la Commission du

Strasbourg, le 16 janvier 2008. Réponses à M. José Javier POMÉS RUIZ, pour le compte de la Commission du contrôle budgétaire, aux questions posées au Secrétariat général.

(pour la réunion de la commission du contrôle budgétaire du 21 janvier 2008)

The Annual Report 2006 of the European Court of Auditors

1. The Court of Auditors criticised the Parliament for the way of dealing with weaknesses in the submission of supporting documentation with respect to the payment of the assistance allowances.

1) In how many and what kind of cases are the supporting documents still missing (old cases, 2004, 2005)?

See annex 1.

2) How does the administration deal with these old cases? What

measures are taken to assure, in future, the compliance with the rules concerning the submission of supporting documentation by MEPs on the due date?,

On 10 December 2007, the Bureau,

- held a further exchange of views on the observations contained in the Court of Auditors Annual Report concerning the financial year 2006 and in particular on the Court's remarks concerning the regulatory framework for the payment of assistance allowances to Members;

- decided to apply to the period running from July 2004 to the end of 2005 the rules adopted by the Bureau on 13 December 2006 in view of the positive results collected during the operations related to 2006 and invited the Secretary-General to prepare the modalities for this exercise.

In the absence of a political decision, the administration could not proceed with the regularisation of payments relating to 2004 and 2005, since the rules governing the payment of expenses and allowances to Members, including the provision of regularisation of parliamentary assistance expenses, were changed in 2006 without foreseeing retroactive application. Now that a political decision has been taken by the Bureau, the administration is able to proceed with the regularisation of the payments for both these years. The administration has already taken the necessary measures to inform in the next days the Members in order to ensure that supporting documentation is

Réponses au questionnaire décharge 2006 1/52 18/01/2008

submitted in accordance with the PEAM rules and that the same procedure used for the regularisation of expenses relating to 2006 is followed. The aim is to reach the excellent results obtained for the financial year 2006 (see annex 1) within the timeframe set by the Quaestors.

3) What happens to the data of former MEPs? Are they still in the

electronic system, i.e. for travel allowances, together with the data of present Members?

Data for former MEPs is still available in the electronic system but they are identified with a different code in order to show that their mandate is closed. Les données sont à conserver aussi longtemps que les données "papiers", c'est à dire pour : "Une période de 5 ans au moins à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent"(Article 49 paragraphe d) des modalités d'exécution du RF).

2. Warum ist es möglich, daß die Gelder der Sekretariatszulage einzelner Mitglieder auf ein gemeinsames Konto eines einzigen Kontobetreuers fließen und dadurch unterschiedliche finanzielle Mittel aus der Sekretariatszulage den Abgeordneten von der jeweiligen Delegation zur Verfügung gestellt werden? In welcher Wiese ist diese Vorgangsweise regelkonform? Welche Sanktionen hat der Generalsekretär bzw. die Generaldirektion Finanzen diesbezüglich eingeleitet und wie hoch ist die Summe der bislang zurückgeforderten Gelder?

Article 14.5.c of the PEAM rules allows Members to use the services of a paying agent to take care of the administrative aspects of managing the contracts Members maintain with their assistants. In addition, Article 14.5.d PEAM allows political groups at the EP to act as paying agents for the Members. The present rules allow different Members to use the services of the same paying agent. Therefore, it is possible that payments made by the Parliament in relation to reimbursement of parliamentary assistance expenses for different Members may be made to the same bank account of a paying agent. A change in that situation would require a modification of the present rules.

It should be recalled that within the framework of regularisation of parliamentary assistance expenses, Article 14.5.c PEAM foresees that paying agents must submit, at least once a year, signed statements indicating the sums paid for salaries, taxes, social contributions and any other expenses. In turn, Members must verify the accuracy of such statements and submit a copy of these documents to the management service.


In this context, the Quaestors have adopted the following in their Communication 40/07 (points I.A.4 and I.A.5): "The secretarial assistance allowance is an individual allowance. Accordingly, the use, including management of the allowance by a contracted paying agent, must proceed on an individual basis for each Member, even in cases where a group of Members uses the same paying agent for the management of their contracts. Consolidation of the allowances, offsetting negative balances of some Members by positive balances of others does not accord with the PEAM rules.

The practice seems to result from a confusion of the relevant rules. Until the end of this year, consolidation of Members´ parliamentary assistance allowances by paying agents will not in itself constitute a ground for refusing the regularisation of the relevant expenses insofar as, when considered globally, the concerned overall amount paid by the Institution has in each case been properly accounted for."

3. Kann das Generalsekretariat auflisten, in welchem finanziellen Umfang und von welcher Lobbygruppe Mitglieder des Europäischen Parlaments im Jahr 2006 Gelder erhielten, um damit Mitarbeiter in ihren Parlamentsbüros zu bezahlen?

Apart from the annual declaration on financial interests of the Members, the administration has no other means to know if Members have received money from lobby groups. The administration has no information in regard to the possibility that any assistants have been put at the disposal of the Members by lobby groups or paid with their financial resources.

4. In a letter sent on 27.11.2007 by the CONT President, Mr. Bösch, to the President of the European Parliament, Mr. Pöttering, the President was asked to justify the poor administration with regard to the parliamentary assistance allowance. In 2006 the expenditure for MEP’s assistance allowance amounted to around 132 million EUR. What is done by the EP’s bureau to improve controls of this budget?

Voir réponse à la question 1.2 sur le même sujet.

5. Pourquoi la procédure contradictoire sur l'audit interne concernant les indemnités d'assistance parlementaire, qui a été terminé le 14 novembre 2006, n'a pas pu être finalisé en 2007? Quand le rapporteur recevra-t-il une copie de l'audit interne.

On 9 January 2008, the Internal Auditor adopted his report on the audit of the Parliamentary Assistance Allowance and sent this to the Secretary-General


and the Director-General for Finance (Internal Audit Report no. 06/02 to the Institution).

Following is a summary of the report consultation process:

• 14.11.06: Internal Auditor issues first draft of the report to DG Finance

• 16.02.07: IAS sends to DG Finance an update of the findings from the additional audit procedures carried out in January 2007 to reflect the Bureau's decision on the revised deadline for the submission of supporting documents

• 15.05.07: DG Finance sends its observations on the first draft

• 31.07.07: Internal Auditor issues second draft of the report to DG Finance

• 11.09.07: Following receipt of additional information from DG Finance on 31.08.07, the IAS adds some limited statistical updates to the second draft

• 19.11.07: DG Finance provides its observations on the second draft

• 04.12.07: Internal Auditor issues third draft of the report to DG Finance

• 20.12.07: DG Finance provides comments on specific points in the third part. The Director-General confirms his agreement with the IAS' proposal to incorporate these in the final text, where necessary, and for the report to be adopted without a further exchange of drafts.

• 09.01.08: Having made the final adjustments to the text as described, the Internal Auditor adopts the report.

This lengthy and productive consultation process has resulted in a broad level of consensus on the substance of the action plans proposed.

Article 12, paragraph 6 of the Internal Rules on the implementation of the European Parliament's budget stipulates:

"The audit report drawn up by the Internal Auditor, including the replies of the relevant services, shall be forwarded by the Internal Auditor to the Secretary-General and the service concerned. Within one month, the Secretary-General shall forward the audit report, with his follow-up proposals, to the Audit Panel. A copy of the follow-up proposals shall be forwarded to the Internal Auditor."

Le rapport a été transmis au Président de la CONT et au Rapporteur en date du 15 janvier 2008.

6. La cour des comptes critique depuis 1998 les règles selon lesquelles les

indemnités des députés sont accordées. Pourriez-vous 1) expliquer comment les règles concernant le remboursement des

indemnités d'assistance parlementaire ont changé depuis 1998?,


Please find the relevant information and summary of the changes in annex 2.

2) qui a demandé les modifications respectives?

Please find the relevant information and summary of the changes in annex 2.

3) nous faire savoir si les Membres des nouveaux États membres avaient

un problème particulier pour s'adapter aux règles en vigueur?

Members from the new Member States do not seem to have particular problems in adapting to the present rules. The administration organises systematically a welcome desk just after the accession of new Member Sates in order to inform new Members of their rights, as well as after each election for electing new Members to the EP (as most recently was the case in Romania). In addition, summarised as well as detailed information is also available on the Intranet, while the specific services routinely deal with queries put by old and new Members on an individual basis.

7. Le Parlement a regretté que la Cour des comptes n'ait pas pris en considération la régularisation des indemnités d'assistance parlementaire pour 2006. Il a souligné que presque que tous les Membres ont rempli leurs obligations cette année là. Quand avez-vous transmis les données à la Cour?

The Parliament transmits on an annual basis information on the status of regularisation after a relevant request by the Court of Auditors, in compliance with its obligations under the EC Treaty. Transmission of information during 2007 following such request was done at the start of January 2007, on 18 April 2007 and the replies adopted by the Bureau at it's meeting of 9 July 2007 to the Court's observations, were transmitted on 17 July 2007. For information, please note also that following a similar request, updated information on the regularisation of parliamentary assistance expenses for the years 2004 to 2006 was transmitted to the Court of Auditors on 14 January 2008 and during the last months to the Questaors on a monthly basis. Finally it must be noted that the situation on the 2006 regulation figures has only improved substantially during the last quarter.

8. Could the Secretary General explain which of the 144 actions, identified in 2006, to further improve the procurement process have been implemented in 2007?

The 144 actions contained in the Action Plan on Public Procurement were later regrouped by the Internal Auditor into 126 actions, of which 52 central and 74 departmental. A time-table indicated for each action whether it was to be implemented within the short-, medium- or long-term. Coordination of the


follow-up of the action plan was entrusted to the Public Procurement Forum, a body made up of representatives of all Directorates-General. Annex 3 shows the state of implementation of the action plan, which is broadly on target.

9. In 2006 the Internal Auditor identified 18 critical actions in high risk areas, which urgently need to be put in place to improve the internal control framework. Which of these measures have been implemented in 2007 and by whom?

The 18 actions in question are listed in a table in the Internal Auditor's Annual Report for 2006. That table is reproduced below, with annotations by the Administration on the present state of play. As can be seen, apart from two actions which remain to be implemented and one which has been superseded, all of the actions have now been implemented.


Table of the Internal Auditor on the Follow-Up to the Review of the Internal Control Framework

Audit

Compliance with the

Minimum standards

Achievement of Control

Objectives Total Critical actions

Admin comments Jan 2008

Departmental Action Plans:

DG Internal Policies - Report 05 04 2 1 3

DG External Policies - Report 05 06 5 1 6

Directorate for Parliamentary Documentation (DG Information) - Report 05 07 1 1 2

Directorate Presidency Services (DG Presidency) - Report 06 01 4 7 11

DG Translation & Publishing - Report 06 04 3 10 13

DG Personnel - Report 06 05 6 26 32 3 2 implemented1 in progress1

Directorate for Information Technologies (DIT) (DG Presidency) - Report 06 06 4 21 25 11 11 implemented

DG IFIN - Directorate Interpretation - Report 06 07 6 8 14

DG IFIN - Directorates Buildings and Infrastructure & Logistics - Report 06 08 3 20 23

DG Finance - Report 06 09 4 21 25 1 Superseded2

DG Information - Report 06 10 3 26 29 3 3 implemented

Total Actions - Departments 41 142 183 18 16 implemented1 superseded1 in progress

Central Action Plans:

Review of the system used to manage budgetary transactions ("FINORD") - Report 06 03 12 12

Central Action Plans - Report 06 13 18 14 32 2 1 implemented1 in progress3

1 Action Plan C 03-434: DG PERS has drafted a Code of Conduct on the nature and scope of tasks to be carried out by External Contractors and has forwarded this document for comment to the Legal Service.

Total Actions - Central Services 18 26 44 2 1 implemented1 in progress

Totals:

Total number of Action Plans for completion 59 168 227 20 17 implemented1 superseded2 in progress

1 Action Plan C 03-434: DG PERS has drafted a Code of Conduct on the nature and scope of tasks to be carried out by External Contractors and has forwarded this document for comment to the Legal Service. 2 Action Plan D 03-360: The action plan on Members' allowances and expenses has been superseded by adoption of the new

Members' Statute and by the forthcoming adoption of related Implementing Rules. 3 Action Plan C 03-403: a) Bien que le budget du Parlement soit un budget strictement administratif et non pas "opérationnel" comme celui de la Commission, la notion d'objectif a été peu à peu développée au cours des derniers exercices. C'est ainsi que le Secrétaire Général arrête vers la fin de l'exercice N les objectifs majeurs de l'administration pour les exercices N et N+1. Sur cette base, chaque direction générale, puis chaque Direction et Unité développe leurs objectifs spécifiques. Ceux-ci sont à leur tour mis en avant dans la préparation budgétaire. En effet, si applicable, des objectifs et des indications du résultat sont établis par poste budgétaire.... b) Progress was made during 2007 towards adoption of an institutional framework for Risk Management. The matter was, for instance, discussed twice at the level of top management (SG/DG), as well as with the political groups. By note dated 15/11/07 to the Directors-General, the Secretary-General announced that he intended before long to appoint a risk management coordinator and to decide on the most appropriate risk management framework for the institution. He also announced that a training programme and departmental workshops would be run during 2008 to help DGs identify and manage risks in their respective operating environments.


2 Action Plan D 03-360: The action plan on Members' allowances and expenses has been superseded by adoption of the new Members' Statute and by the forthcoming adoption of related Implementing Rules. 3 Action Plan C 03-403: a) Bien que le budget du Parlement soit un budget strictement administratif et non pas "opérationnel" comme celui de la Commission, la notion d'objectif a été peu à peu développée au cours des derniers exercices. C'est ainsi que le Secrétaire Général arrête vers la fin de l'exercice N les objectifs majeurs de l'administration pour les exercices N et N+1. Sur cette base, chaque direction générale, puis chaque Direction et Unité développe leurs objectifs spécifiques. Ceux-ci sont à leur tour mis en avant dans la préparation budgétaire. En effet, si applicable, des objectifs et des indications du résultat sont établis par poste budgétaire. b) Progress was made during 2007 towards adoption of an institutional framework for Risk Management. The matter was, for instance, discussed twice at the level of top management (SG/DG), as well as with the political groups. By note dated 15/11/07 to the Directors-General, the Secretary-General announced that he intended before long to appoint a risk management coordinator and to decide on the most appropriate risk management framework for the institution. He also announced that a training programme and departmental workshops would be run during 2008 to help DGs identify and manage risks in their respective operating environments.

10. Travel expenses

a) Has the administration set in place a mechanism to reclaim unused/redundant travel allowances? The Administration applies the PEAM rules as approved by the Bureau.

We must point out that, on 13 July 2004, the Bureau decided to reject a proposal whereby Members could opt to receive the reimbursement of their travel expenses on the basis of the costs actually incurred and consequently decided not to change the rules governing the reimbursement of the Members' travel and subsistence expenses which are currently in force.

The Bureau also decided that the Members are free to reimburse to Parliament the difference between the lump sums received and the real costs actually incurred.

The Administration remains at Members' disposal in order to help them on this issue.

On 19 July 2004, the Director-General for Finance sent a note to the Members informing them of this Bureau decision. b) What is the total amount spent on travel allowances for this legislative period? The amounts paid for travel and subsistence allowances in 2006 are the

following:

- Budgetary line 1004-01: Travel and daily allowances for meetings: sessions, commissions or their delegations, political groups and various

Amount paid during financial year 2006: 65.516.081,11 EUR, for 29.456 missions

Amount paid during 2007 with appropriations carried over credit from 2006 in respect of missions carried out in 2006: 847.902,45 EUR, for 1.252 missions


Total budgetary line 1004-01 : 66.363.983,56EUR

- Budgetary line 1004-02: Travel costs and subsistence allowances for meetings: parliamentary delegations and institutions foreseen in the framework of the ACP-EU convention as well as in the framework of the

Euro Mediterranean Forum

Amount paid during financial year 2006: 3.238.250,98 EUR, for 1.019 missions

Amount paid during 2007 with appropriations carried over from 2006 in respect of missions carried out in 2006: 367.992,87 EUR, for 119 missions

Total budgetary line 1004-02: 3.606.243,85 EUR, for 1.138 missions

- Budgetary line 1005-00: Special travel costs in the exercise of the mandate (article 10 PEAM rules)

Amount paid during financial year 2006: 946.110,28 EUR, for 993 missions

Amount paid during 2007 with appropriations carried over from 2006 in respect of missions carried out in 2006: 124.950,33 EUR, for 162 missions

Total budgetary line 1005-00: 1.071.060,61 EUR

- Budgetary line 1406-00: Observers :

Amount paid for financial year 2006: 2.617.017,69 EUR, for 1.617 missions. Summary table

POSTE NET NR. MISSIONS

6-0-01004-01 65.516.081,11 29.456

7-2-01004-01 847.902,45 1.252

TOTAL 01004-01 66.363.983,56 30.708 6-0-01004-02 3.238.250,98 1.019

7-2-01004-02 367.992,87 119

TOTAL 01004-02 3.606.243,85 1.138 6-0-01005-00 946.110,28 993

7-2-01005-00 124.950,33 162

TOTAL 01005-00 1.071.060,61 1.155 6-0-01406-00 2.579.765,66 1.529


7-2-01406-00 37.252,03 88

TOTAL 01406-00 2.617.017,69 1.617 c) What is the total amount spent on travel allowances per country and per political group? The requested breakdown by country and by political group is not possible to establish at the moment. The Administration needs complementary information as to what is meant by country, i.e. the country in which the missions took place, the Members' countries of election, the Members' states of residence.

Furthermore, the computer programme does not use the concept of the country or political group of the Members in the management of their travel and subsistence allowances, and consequently, the Administration is not sure that it will be able to establish a breakdown by country and by political group. In addition, the presentation of statistics for Member States which have a very small number of MEPs could be in breach of the principle of protection of private life as it would allow easy identification of the beneficiaries.

11. General expenditure allowance

a) In which way do MEP´s justify the spending of this budget of € 3946 per

month? The PEAM rules do not foresee that the Members have to justify the spending of their general expenditure allowance.

In addition, a recent opinion of the Legal Service arrives at the following

conclusions:

Article 13 of the PEAM rules (Payment of expenses and allowances to Members) does not foresee any obligation to the Member to keep the supporting documents proving the expenses made in relation to the general expenditure allowance. Thus, the management of the allowance is of the entire responsibility of the Member, who should be watchful in order not to use it to cover personal expenses or to finance subsidies or gifts of a political nature.

The PEAM rules do not foresee any intervention of European Parliament's Administration, namely in order to control the use made by the Member of the general expenditure allowance or to request from him any unspent sums. Therefore, it is the responsibility of the Member to respect the obligations of article 13 PEAM as he alone knows how he has used the amounts received in respect of that allowance.


b) What amounts did the Parliament receive in return from the general expenditure allowance as a result of lack of actual spending?

One Member returned to the EP a sum of 30.000 € in 2007 in relation to unspent amounts of the general expenditure allowance he had received. No other amounts were returned between 2004 and 2006.

12. Visitors groups

MEP’s can receive 100 visitors per year and the costs per visitor are calculated on the basis of the distance the visitors have to travel. However, it appears that the system of registering visitors is flawed, as, until very recently, no actual ID check was done on the visitors. This means in actual fact that there is no way of ensuring whether the actual visitors came from the Member States, thus biasing the granting of public funds.

a) What is the precise sum spent on visitors' groups by the EP per year? ID checks on visitors were already carried out in the past. Checks are, however, now much more systematic.

a) Subsidies granted to visitors groups

The "Rules governing the reception of groups of visitors and the Euroscola programme", adopted by the Bureau on 16 December 2002 and modified on 3 July 2006 provide the basis of the organisation of the various types of group visits to the European Parliament. The rules take into consideration logistical, organisational, financial and security related matters in respect of the rapidly growing number of group visits to Parliament. On 3 July 2006 the Bureau approved the Quaestors' proposal for updating and simplifying the rules governing the reception of visitors' groups. The most important changes included raising the annual quota of sponsored visits per MEP from 90 to 100 persons and a modification of the calculation method for the travel allowance, based on the distance travelled. The modifications entered into force with effect from 1 July 2006. The budget spent for visitors groups by the Visits and Seminars Unit of the European Parliament was 16.462.688 Euros in 2006 and 21.234.496 Euros in 2007. The increase was mainly due to the modified reimbursement rules as well as the arrival of Members from Rumania and Bulgaria, which raised the total number of Members. The before mentioned figures include the funding of "groups of opinion multipliers" invited by the then DG-Information. Their funding increased from 296.568 Euros in 2006 to 652.332 Euros in 2007 also due to the modified visitors' rules and increased interest by groups of opinion multipliers.


b) What is the precise sum spent on visitors' per Member State? Breakdown of funding according to groups of visitors from different member states The funding of visitors groups from different member states reflects the number of Members and the geographical distance of the member state from Brussels and Strasbourg.

COUNTRY 2006 2007

Austria 276.599,00 371.955,49

Belgium 154.673,47 256.833,16

Bulgaria 398.533,40

Cyprus 477.272,10 509.346,96

Denmark 293.866,43 309.657,40

Estonia 276.224,04 304.074,68

Finland 745.237,87 819.172,10

France 865.526,85 1.224.363,71

Germany 1.088.454,66 1.381.215,36

United Kingdom 725.959,12 938.963,55

Greece 1.484.099,31 1.602.422,32

Hungary 653.583,24 773.527,57

Ireland 420.425,94 398.803,33

Italy 1.866.643,46 2.280.373,90

Latvia 357.195,22 393.614,75

Lithuania 487.858,96 563.500,89

Luxembourg 38.217,74 51.268,28

Malta 246.264,23 278.208,07

Poland 1.310.394,24 1.706.283,33

Portugal 1.087.686,22 1.158.417,42

Romania 1.248.855,26

Slovakia 348.469,35 451.956,48

Slovenia 134.214,93 186.440,39

Spain 1.928.679,66 2.132.538,84

Sweden 611.699,78 661.819,42

Czech Republic 414.777,85 590.026,54

The Netherlands 168.664,59 242.324,04

Total 16.462.688,26 21.234.496,64


Total per country corresponding to the subsidies granted to visitors for groups sponsored by Members and subsidies granted to groups of opinion multipliers. c) Should the actual costs of the visit of a group not reach or exceed the financial allocation granted by the Parliament, is there any mechanism in place to recuperate the money that was not spent on actual costs? Mechanism to recuperate part of a visitors' subsidy if the travel subsidy should exceed the actual costs incurred In the invitation letter to sponsored visitors groups it is indicated that "The travel subsidy should not exceed the actual costs incurred and any additional subsidy paid by a public body must be declared to the European Parliament, which will reduce its travel subsidy accordingly. Visitor groups are not entitled to any additional subsidies from the EU budget." If a group leader needs to pay back part of a subsidy, he receives upon request the information about the procedure that has to be followed in order to reimburse the EP.

13. Kann der Präsident des Parlaments auf mehr Tagegelder Anspruch erheben als die allgemeinen Mitglieder des Parlaments? In welche Anwesenheitsliste trägt sich der Parlamentspräsident an Tagen ein, an denen er nicht an Plenumssitzungen teilnimmt? Wird die Liste zu ihm gebracht oder trägt er sich in eine gesonderte Liste ein?

La réglementation du Parlement confère au Président une série d'obligations spécifiques et bien différenciées de l'activité des députés. Le Bureau a ainsi décidé le 20 mars 1991 de créer une ligne budgétaire spéciale permettant au Président d'assurer de manière adéquate les tâches qui lui incombent en tant que Président d'une institution communautaire, par analogie aux dispositions prises en la matière par les autres institutions. Le commentaire du poste budgétaire précise en conséquence : "Ce crédit est destiné à couvrir les indemnités forfaitaires de séjour et de représentation liées aux fonctions du Président". Le Président n'est pas tenu à signer une liste de présences, puisqu'il est considéré comme étant en "fonction permanente".

14. Wie viele Mitglieder des Europäischen Parlaments legen durchschnittlich einen Antrag auf Reisekostenerstattung für eine Hin- und Rückreise in ihr Heimatland von Brüssel oder Straßburg während der Woche vor? Welcher Prozentsatz derartiger Reisen erfolgt mit dem Auto und welcher Prozentsatz mit der Eisenbahn?

En 2006, 1788 voyages intermédiaires ont été effectués, soit une moyenne de 44 par semaine.


Actuellement, le programme informatique ne permet pas une distinction entre les différents types de voyages intermédiaires (avion, chemin de fer ou voiture). Pour établir le pourcentage des voyages par type de transport, il faudrait vérifier individuellement les documents justificatifs rendus pour chaque mission comportant un voyage intermédiaire, ce qui impliquerait un travail considérable et de longue durée.

Pensionen der Bediensteten

15. Laut dem Mitglied des Europäischen Parlaments Ingeborg Gräßle werden in den nächsten Jahren 50 Prozent der Beamten des Europäischen Parlaments in Rente gehen. Ist es vorgesehen, den Personalstand zu halten oder zu reduzieren? Wenn ja, in welchen Bereichen?

Between 2008 and 2014 an unusually large number of EP staff will indeed be

retiring, though the figure is likely to be rather less than the 50% figure suggested in the question. This exceptionally high figure - a reflection of the uneven age profile of EP staff and, in particular, the ageing of EUR 6 and EUR 9 officials - offers a perhaps unique opportunity to reconsider the use of human resources within the institution.

Parliament's establishment plan has grown by around 20% over recent years.

While much of this growth is the inevitable consequence of recent enlargements, it is clear that new needs and new priorities cannot systematically be met by the creation of new posts. While internal redeployment is in fact a constant process within the secretariat-general, it is obviously a great deal easier to redeploy posts than people, since many of the latter may not have the skills and profiles required to meet new needs.

It is in this context that the particularly large turnover of staff in the coming

years presents a particular opportunity. Mindful of the latter, the Secretary- General submitted, in the context of the 2008 budget procedure, a staff consolidation plan designed to make maximum use of the opportunity for shifting resources within the administration. This plan, which was endorsed by the political and budgetary authorities, enabled a total of 48 posts to be identified for redeployment in 2008, thus reducing substantially the number of new post creations required to meet new priorities.

It is envisaged that this effort will be pursued in forthcoming budget

procedures. An element of caution is required, however, since many, indeed perhaps the majority, of the posts falling vacant will be in sectors and services vital for the functioning of the institution and the posts will therefore have to be filled where they are. It is therefore by no means certain that redeployment measures will be sufficient to meet unavoidable requirements (the internalisation of key functions in the management of information technology, for example), to say nothing of the new priorities constantly being identified by the political authorities. Any notion of a total freeze as regards the creation of new posts is therefore almost certainly unrealistic.


16. Wie sehen die Verantwortlichen die wachsenden Pensionskosten für die in Pension gehenden Parlamentsbeamten? Ist an eine Pensionsreform gedacht? Wenn ja, an welche?

The pension regime for staff of the European institutions has a statutory basis

(in the Staff Regulations). While it is - notionally - based on the principle of a one-third contribution from the employee and two thirds from the employer, there is no pension fund, annual expenditure simply being met each year from the Community budget (into which the employees' contributions are channelled).

As a result of the particular age profile of EU staff, and its potential financial

consequences, the pension regime has been the subject of concern, and indeed controversy, for a number of years. Until 1981 the member states in fact made no contribution to the pension regime, since all payments were covered by the employees' contributions. The member states were not in fact obliged to meet two thirds of annual expenditure on pensions until 1998.

The fact that the member states were nonetheless likely, in the coming years

and decades, to be faced with a steeply rising pensions bill was, however, a matter of concern from the 1980s and led to a number of actuarial studies of the Community regime being commissioned and, finally, to significant changes being made to the legal basis of the regime in the context of the reform of the Staff Regulations in 2004. Not only does the new text increase the basic level of the employees' contribution (from 8.25% to 9.25%), but also reinforces the principle of actuarial balance already present in the earlier version by requiring (in Annex XII to the Staff Regulations) regular actuarial reviews and setting out the precise methodology whereby this actuarial balance (designed to ensure that the employees' contributions cover at least one third of the costs) is to be achieved.

While Annex XII to the Staff Regulations specifies five-yearly actuarial

reviews of the regime, employees' pension contributions are in fact adjusted annually and currently stand at 10.25%.

Inter alia, the effect of the new provisions in the Staff Regulations is to

transform what was a de facto pay-as-you-go regime into one whose new actuarial basis should ensure long-term stability, though the potential volatility of employee contributions, arising from the unusually short reference period used for determining the interest rates to be applied in determining actuarial balance, could be a source of difficulty in the future.

Régime de pension volontaire

17. Le 15 octobre 2007 (lettre 316222) le Secrétaire Général a transmis les réponses de l'administration aux paragraphes 76, 77, 78, 80, 82 et 83 de la résolution sur la décharge 2005. Toutefois le texte ne semble pas répondre


aux observations faites par le Parlement européen dans sa résolution de décharge le 24 avril 2007.

1) "76. demande aux membres du Fonds de pension volontaire de

prouver, d'ici la fin du mois de novembre 2007, que leurs cotisations prélevées sur l'indemnité de frais généraux ont été remboursées à partir d'une source privée de revenu; dans la négative, ils resteront exposés au risque de se voir reprocher de vouloir s'assurer un revenu complémentaire dissimulé;"

Dans la demande d'adhésion au Fonds, le député s'engage par écrit à rétablir intégralement le montant de l'indemnité pour frais généraux versée comme cotisation au Fonds de pension. Un tel engagement écrit par un député devrait être considéré comme preuve suffisante. Par contre, un contrôle des comptes personnels des députés ne

semblerait pas possible sans autorisation explicite préalable des détenteurs.

2) "77. demande à son administration de suspendre les paiements, à compter de janvier 2008, pour les Députés qui n'ont pas prouvé que leurs cotisations personnelles au Fonds de pension volontaire ont été remboursées à partir d'une source privée de revenu;" Quelle mesures l'administration a-t-elle prises ?

L'annexe VII de la réglementation FID ne contient pas de base juridique permettant la suspension des paiements au cas où les députés n'auraient pas prouvé le remboursement de leurs cotisations à partir d'une source privée de revenus.

3) "78. rappelle au Bureau et à son administration qu'ils étaient

supposés proposer, avant le 30 mars 2007, des mesures destinées à ce que les cotisations personnelles des affiliés au Fonds de pension soient réglées au moyen d'ordres de paiement direct, à partir d'une source de revenu personnelle;"

Quelles mesures l'administration a-t-elle prises? La procédure du prélèvement de la cotisation sera revue, conformément à la décision du Bureau, lors de la définition des relations et des responsabilités respectives du Fonds et du Parlement européen.

4) "80. invite le gestionnaire du Fonds à favoriser les investissements à

faible risque et à observer les normes éthiques en matière d'investissement, telles qu'exprimées dans les résolutions du Parlement; "

Quelle était la réaction du Fonds?


A la date du 30 septembre 2007, le Fonds avait investi à:

• 73 % dans des actions • 23 % dans des obligations • 3 % en cash • 1 % dans d'autres placements.

Lors de la réunion du "Board of Directors" du Fonds de pension du 25 novembre 2007 à Bruxelles, le fonctionnaire responsable a attiré explicitement l'attention du Board sur ce paragraphe de la résolution. Le Board en a pris acte. Dans ce contexte, il est à souligner que l'étude actuarielle indépendante arrive, malgré un déficit actuariel actuel, à la conclusion suivante: "At the termination of the funds, the funds will be in surplus. This surplus will be present if and only if experience shows that all assumptions used are correct".

5) " 82. se félicite du fait que le Bureau a mis en place un groupe de

travail chargé d'examiner la situation financière du Fonds de pension volontaire sur la base d'une étude actuarielle indépendante; demande que sa commission du contrôle budgétaire soit informée sur une base régulière des conclusions du groupe de travail;" De quelle manière le Bureau a informé la Commission du contrôle budgétaire sur les travaux du groupe de travail sur "le statut des députés, assistants et fonds de pension"? Pouvons-nous recevoir une copie des rapports établis à ce stade? Le Bureau soutient-il un statut européen pour les assistants?

L'étude actuarielle a été transmise au Président de la CONT par courrier séparé. En date du 14 janvier 2008, le groupe de travail sur le statut des députés a fait une présentation de l'état des travaux au Bureau. Documents à consulter : PE 398.826/BUR et PE 388.087/BUR/GT/REV 10.

18. The European ombudsman and the European data protection supervisor seem to be of the opinion that public access to a list of all members of the Voluntary Pension Scheme cannot be denied. In addition, CONT requested that such a list be made public in March 2007. Will the President recommend to the Bureau that such a list of names will be made public?

Le Bureau dans sa réunion du 10 décembre 2007 a décidé de reporter le délai de réponse à la demande du Médiateur à la fin février 2008 afin de permettre la poursuite des contacts que Madame Wallis, Vice-présidente en charge de la transparence, et le Secrétaire Général ont déjà entamé sur ce sujet avec le Médiateur.


Dienstkraftfahrzeuge und Dienstfahrräder

19. Den Abgeordneten des Europäischen Parlaments werden Dienstkraftfahrzeuge und Dienstfahrräder zur Verfügung gestellt. Werden diese Dienstkraftfahrzeuge bei einer einzigen oder mehreren Firmen angemietet, oder befinden sich diese im Besitz des Europäischen Parlaments?

The EP has a number of vehicles of its own and also uses resources from external contractors. For the transport of MEPs, the EP had framework contracts with three external companies in 2006, all laureates of call for tenders. These contractors supplied cars and drivers.

• Strasbourg, Biribin Limousines (Framework contract PE-VOIT/2002- 20) • Strasbourg, Reiss Reisen (Framework contract AC PE 2004/06 AR

BUS) • Brussels, TMS Limousines (Framework contract PE-VOIT/2003-01)

The EP also has a car fleet of its own. Some of these limousines are owned by the EP (23) and some (12) are leased from an external contractor, Athlon Car Lease, laureate of an inter-institutional call for tenders (Framework contract CJ 07/03). These cars are driven by the Parliament's own drivers.

20. Für den Fall das die Kraftfahrzeuge angemietet werden, wie lange ist die Vertragslaufzeit und zu welchem Datum muss der Vertrag neu ausgeschrieben werden?

Biribin Limousines: The contract used in 2006 (Framework contract PE- VOIT/2002-20) started on 1 March 2003. It was replaced by the actual contract, which started on 1 March 2007 (Framework contract PE/2006/06/UTD/1). For the actual contract, the maximum duration is four years. Reiss Reisen (Bus): The contract used in 2006 (Framework contract AC PE 2004/06 AR BUS) started on 27 October 2004. For this contract, the maximum duration is four years. TMS Limousines: The contract used in 2006 (Framework contract PE- VOIT/2003-01) started on 26 November 2003. It was replaced by the present contract, which started on 27 November 2007 (Framework contract PE/2007/16/UTD/5). For this contract, the maximum duration is four years.


Athlon Car Lease: The inter-institutional contract (Framework contract CJ 07/03) started on 9 March 2004. The maximum duration is five years.

21. Ist es Assistenten, Familienangehörigen oder Gästen der Europäischen Abgeordneten gestattet, das Dienstkraftwagenservice in Anspruch zu nehmen? Wenn nein, wie vieler solcher Übertretungen der Vorschriften wurden im Jahr 2006 registriert?

La réglementation du Bureau stipule que "l'utilisation des voitures de service du Parlement européen et des véhicules de location est réservée en exclusivité aux députés pour les missions liées à l'exercice de leur mandat parlementaire." "A titre exceptionnel, et moyennant autorisation préalable du questeur compétent, le député peut être accompagné par un seul membre de sa famille. En aucun cas, les assistants parlementaires ne peuvent utiliser le service de transport, même lorsqu'ils accompagnent le député." Le service n'a pas enregistré d'infractions à l'application de ces règles.

22. Ab welchem Dienstgrad bzw. Hierarchieeinstufung wird auch Beamten des Europaparlaments ein solches Dienstkraftfahrzeug für Dienstreisen zur Verfügung gestellt?

Une voiture de service est affectée en permanence au Secrétaire général et au Secrétaire général adjoint. Les Directeurs généraux et le Jurisconsulte ont la faculté d'utiliser une voiture de service pour se rendre à Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg, après accord écrit du Directeur général de la DG INLO.

23. Wie hoch waren die Kosten für die Nutzung von Dienstkraftfahrzeugen im Jahr 2006 für das Europäische Parlament aufgeteilt nach Nutzergruppen?

Différents groupes d'utilisateurs sont servis par le service: les députés, les Présidents de groupes, les délégations et enfin les hauts fonctionnaires. Il n'est toutefois pas possible de détailler les frais par catégorie. Les postes budgétaires pour 2006 s'articulent comme suit:

• Location de limousines avec chauffeurs: 3.411.673 EUR (exclusivement pour le transport des députés) • Location de limousines sans chauffeurs: 75.812 EUR (tous les utilisateurs) • Achat, entretien, réparation et exploitation de tout le parc automobile en possession de l'Institution (y inclus véhicules utilitaires): 569.963 EUR


24. Wie oft wurde ein solches Service im Jahr 2006 genutzt?

Hors les voitures affectées au Président du Parlement européen, aux Présidents de groupes, au Secrétaire général et au Secrétaire général adjoint, les voitures non affectées ont fait le nombre de courses suivant:

• Députés: 44.189 courses (Bruxelles) et 21.235 courses (Strasbourg) • Remarque : ces chiffres ne tiennent pas compte des courses effectuées après 18h30 (carrousel du soir) qui pourraient être estimées à un tiers du total des courses. • Délégations et hauts fonctionnaires: 3.578 courses

25. Wie hoch waren die Kosten für die Nutzung von Dienstfahrrädern im Jahr 2006 für das Europäische Parlament? Und wie oft wurde im Jahr 2006 ein Dienstfahrrad genutzt?

A Bruxelles, le service vélos a été utilisé 377 fois en 2006 (509 fois en 2007). Les vélos étaient achetés en 2005 et il n'y a pas eu de frais en 2006 et 2007. A Luxembourg, il n'y avait pas de service vélo en 2006. Le service a acheté 20 vélos au milieu de l'année 2007 pour un montant de 10.475 €. Le nouveau service a été utilisé 296 fois entre juin et décembre 2007.

26. Wie sind die Nutzungsbedingungen für Dienstkraftfahrzeuge sowohl für Beamte als auch für Abgeordnete? Gibt es Einschränkungen bezüglich Ort und Kilometeranzahl der Reisen mit einem Dienstkraftfahrzeug? Wenn ja, welche Orte sind das, und wie hoch ist die jährlich zur Verfügung stehende Kilometeranzahl pro Nutzer?

Les modalités d'utilisation pour les fonctionnaires sont précisées en réponse à la question 22. Il n'y a pas de modalités d'utilisation pour les voitures affectées au Président du Parlement européen, aux Présidents de groupes, au Secrétaire général et au Secrétaire général adjoint. Les modalités d'utilisation pour les députés sont stipulées en détail dans la réglementation du Bureau:

Article 3 - Utilisation des voitures de service et des véhicules de location dans les lieux de travail (service des chauffeurs)

Les députés sont autorisés à utiliser les voitures de service et les véhicules de location dans les conditions suivantes, toujours dans la limite de leur disponibilité :


a) Les trajets

1. Les trajets suivants sont autorisés d'office (demande directe au service des chauffeurs) :

· les trajets prioritaires, c'est-à-dire les trajets entre le Parlement et l'aéroport ou la gare desservant le lieu de travail. Ces trajets s'effectuent sans arrêt intermédiaire à l’hôtel ou à la résidence personnelle.

· les trajets secondaires, qui doivent s'effectuer dans un rayon de 20 km autour du lieu de travail, en trajet direct vers ou à partir des immeubles de l'Institution. Parmi ces trajets secondaires, les transports vers les ou à partir des hôtels ou résidences personnelles ont priorité.

Les moyens de transport doivent être partagés par les députés.

2. Pour tout parcours non repris sous le paragraphe 1 une autorisation du questeur compétent ou, s'il est impossible à joindre, d'un autre questeur est requise. Le questeur concerné recueillera l'avis technique préalable de la Direction générale des Infrastructures et de l'Interprétation.

Un député utilisant une voiture de service ou un véhicule de location au-delà de la limite des 20 km doit signer le carnet de bord tenu par le chauffeur.

Pour tout trajet ou partie de trajet effectué(e) en voiture de service/véhicule de location, le député n'a pas droit au remboursement des frais de voyage sur la base de l'indemnité forfaitaire de voyage prévue par la réglementation concernant les frais et indemnités des députés du Parlement.

b) Les heures de fonctionnement du service

Le service de transport est disponible les jours où des organes officiels du Parlement se réunissent : · à Bruxelles (hors sessions de Strasbourg):

· le lundi de 8h00 à 22h00 · du mardi au jeudi de 7h30 à 22h00 · le vendredi de 7h30 à 17h00

· à Strasbourg (pendant les sessions) : · le lundi de 8h30 à 22h00 · du mardi au jeudi de 7h30 à 22h00 · le vendredi de 7h30 à 12h00 (service limité aux trajets de départ)

Les heures de service s'entendent comme heures de début des courses, le matin, et d'arrivée au lieu de destination, le soir. Le bureau de coordination ferme une demi-heure avant la fin du service.

En cas de séance de nuit, le service reste toutefois disponible jusqu'à une heure après la fin de la séance.

c) Les modalités de réservation


Pour faciliter le planning et la coordination, les députés sont invités à faire la réservation. Ils ont la priorité dans l'ordre de leur réservation, toujours dans la limite des disponibilités.

Pendant les heures de forte demande, il est indispensable de regrouper les personnes à transporter. A cette fin, il est suggéré aux députés de réserver leur(s) déplacement(s) pour l’heure exacte (8 heures, 9 heures, ... ) ou les minutes 15, 30, 45 de chaque heure.

De plus, afin de pouvoir donner satisfaction au plus grand nombre de députés pendant les heures de pointe le matin (entre 7h30 et 9h30), les députés sont invités à effectuer leur réservation la veille au soir au plus tard à 20 heures. Pendant les heures de forte demande, le chauffeur ne pourra pas attendre le député plus de 5 minutes après l’heure convenue.

À titre exceptionnel, et moyennant autorisation préalable du questeur compétent, le député peut être accompagné par un seul membre de sa famille. En aucun cas, les assistants parlementaires ne peuvent utiliser le service de transport, même lorsqu'ils accompagnent le député.

27. Wie viele Fahrer waren insgesamt für das Europäische Parlament im Jahr 2006 im Einsatz?

Chauffeurs fonctionnaires et agents 27 chauffeurs en total: 18 (pool) + 6 (affectés aux présidents des groupes politiques) + 1 (affecté au Président) + 1 (affecté au Secrétaire général) + 1 (affecté au Secrétaire général adjoint). Chauffeurs externes : Firme TMS à Bruxelles : 50 chauffeurs en moyenne du lundi au jeudi; 15 chauffeurs le vendredi. Firme BIRIBIN à Strasbourg : 60 en moyenne du lundi au jeudi; 15 chauffeurs le vendredi.

28. Gibt es Einschränkungen bezüglich der Preisobergrenze der Fahrzeuge und/oder Einschränkungen hinsichtlich des Fahrzeugtyps und Fahrzeugmarke? Wenn ja, wie sehen diese aus?

La réglementation du Bureau en vigueur en 2006 stipule:

Article 6 - Achat et location des voitures

1. Le Président, le Secrétaire général et les présidents de groupe sont consultés pour le choix des voitures destinées à leur être affectées en permanence.

2. L'achat des voitures est soumis aux restrictions suivantes:

a) Coût total autorisé des voitures affectées


· pour la voiture du Président: € 51.000 · pour les voitures des présidents de groupe et du Secrétaire général: €46.000 .

Ces coûts incluent les accessoires nécessaires, GPS inclus. Cependant, l'équipement de télécom est autorisé, même si le coût en résultant dépasse le plafond. Le coût d'autres accessoires sera supporté par le groupe, et lesdits accessoires deviendront la propriété du Parlement.

L'administration proposera régulièrement aux Questeurs une adaptation du coût total autorisé sur la base des chiffres appropriés.

b) Les voitures du pool sont de préférence équipées de moteurs diesel.

3. Le renouvellement des voitures sera déterminé par le kilométrage parcouru ou l'âge de la voiture. Aucun véhicule ne devrait être remplacé à moins de 150.000 km, sauf s'il a plus de six ans ou dans des cas dûment justifiés.

Par décision récente du Bureau du 28 novembre 2007

• le coût total autorisé des voitures affectées a été adapté: o pour la voiture du Président: € 53.739 o pour les voitures des présidents de groupe, du Secrétaire général et

du Secrétaire général adjoint: € 48.470. • tous les accessoires relatifs à l'équipement "télécom" et de la sécurité

active et passive, non inclus dans l'équipement standard de la voiture, peuvent être ajoutés, même s'ils dépassent le seuil établi par la réglementation.

Ces modifications seront d'application dès que la décision du Bureau sera publiée.

29. Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der zeitlichen Verfügbarkeit des Dienstwagenservices?

La réponse est fournie sous la question 26.

30. Im Rahmen der Erstattung von Taxirechnungen an Mitglieder des Europäischen Parlaments - in welcher Gesamthöhe wurden im Jahr 2006 erstattet? Wie hoch war dabei der höchste und der niedrigste Betrag?

Le montant total perçu par les députés en 2006 en tant que remboursement des frais de taxis était de € 434.361,57.

Les voyages en taxis peuvent être effectués soit dans les trois lieux de travail habituels, soit en dehors de ces trois lieux.

A Bruxelles/Strasbourg/Luxembourg, le montant maximal par parcours en taxi est limité par type de trajet (taxis vers ou de la gare : € 13 par trajet; taxis vers ou de l'aéroport : € 37 par trajet; taxis utilisés en ville : € 50 par semaine).


Par contre, en dehors des trois lieux de travail, le montant maximal remboursable n'est pas fixé. Dans les voyages remboursés sous l'article 10 de la FID par exemple, il n'y a pas de limite quant aux montants remboursables.

Le remboursement le plus élevé était € 540 (dans le cadre d'un voyage article 10).

Le remboursement le moins élevé était € 0,30 (le remboursement partiel d'un taxi ville, limité au solde ouvert du montant maximum de la semaine en question).

Datenschutz und Sicherheit im Gebäude

31. Die Mitteilung der Quästoren 44/07 betrifft die Aktualisierung und Ausweitung des Systems für die Kontrolle des Zugangs zu den Gebäuden des Parlaments in Brüssel und Straßburg. Die Mitteilung hält fest, daß die neuen elektronischen Ausweise für „andere Anwendungen“ als bisher Einsatz finden werden. Welche Anwendungen sind mit dem neuen Zugangssystem für die Zukunft geplant?

En liaison avec l'unité des infrastructures, il est prévu d'effectuer le remplacement progressif des serrures équipant les portes des bureaux des parlementaires par des modèles électroniques. Le verrouillage et le déverrouillage des serrures électroniques des bureaux seront à terme commandés par les badges du nouveau système de contrôle d'accès. En accord avec la DG TECH, les nouveaux badges ont été équipés d'une puce permettant des applications telles que le vote électronique, le stockage de données d'identification pour sécuriser l'accréditation des fonctionnaires des autres Institutions. Le système permet, par ailleurs, de reconnaître les technologies utilisées par les autres institutions. Le nouveau système permettra, le cas échéant, l'utilisation de la reconnaissance biométrique, afin de s'assurer que l'identité des utilisateurs corresponde bien aux badges qu'ils portent. Cette technologie vise à protéger les locaux particulièrement sensibles (centraux informatiques par exemple).

32. Wie hoch sind die Gesamtkosten für die Umstellung dieses neuen Systems? Le contrat passé avec la firme SAGEM/TTG pour le renouvellement et l'extension du système de contrôle d'accès s'élève à 3.300.000 euros pour l'installation d'environ 888 lecteurs sur les trois sites principaux du PE (doublement approximatif du nombre de lecteurs par rapport à la technologie précédente). Le coût de cette installation est particulièrement avantageux vu le nombre de lecteurs installés. La technologie retenue fait appel au réseau


TCP/IP interne du PE pour le transport des données entre les lecteurs et les systèmes centraux de chaque site et a permis de faire l'économie d'un réseau spécifique de câblage.

33. Werden Daten bei der Benutzung des bisherigen und des zukünftigen Ausweises gespeichert und im Nachhinein abrufbar sein? Wenn ja, welche Daten, wer wird darauf Zugriff bekommen und welche Firma ist für den Datenspeicherungsprozess zuständig?

L'ensemble de la saisie, de l'exploitation et du stockage des données informatiques est réalisé dans le respect des règlementations en matière de protection des données. Les données enregistrées dans la base de données du nouveau système de contrôle d'accès, sont strictement identiques aux données enregistrées dans le système remplacé. L'exploitation journalière est confiée au personnel du centre d'accréditation assisté par les réceptionnistes de la firme G4s. La maintenance technique du système est confiée aux firmes SAGEM/TTG (système sous garantie) et G4 Technology (mainteneur de tous les équipements techniques du PE) sous le contrôle strict du service technique de l'unité de la sécurité. Tous les accès au système sont enregistrés et le système garde une trace des activités de tous les opérateurs. Seuls les fonctionnaires chargés des enquêtes de sécurité disposent des autorisations adéquates pour consulter l'historique de l'activité du système. Le nouveau système ne contient, à ce jour, aucune donnée supplémentaire par rapport à l'ancien et le PE n'a pas modifié le contenu de ses déclarations auprès du contrôleur des données. Préalablement à la mise en service de la fonctionnalité "biométrique" une saisine du contrôleur des données sera effectuée.

34. Complaints of colleagues show that the number of badges for assistants is not sufficient. What measures do you take to change this situation?

L'unité de la sécurité établit des titres d'accès sur base des règlementations du Parlement. Celles-ci fixent, par parlementaire, à trois le nombre d'assistants et à six le nombre de collaborateurs complémentaires.

35. Wie viele Einbrüche und Diebstähle wurden im Jahr 2006 in den Räumlichkeiten des Europäischen Parlaments registriert? Was wurde dabei entwendet und wie hoch wird der dadurch verursachte Schaden in Euro beziffert?

Pour l'année 2006, 106 déclarations de vol dont 21 au préjudice des députés ou de leurs assistants ont été enregistrées. Le montant des vols de l'année 2006, en ce qui concerne les députés, s'est élevé à 11.014,85 euros.


36. Wie oft mußten aufgrund von technischen Defekten die Schlösser bei Türen zu Abgeordnetenbüros im Jahr 2006 ausgetauscht werden?

Pendant l'année 2007 ont été remplacés suite à des problèmes techniques quelques cylindres des bureaux des Députés. A Strasbourg environ 60, à Bruxelles environ 120.

37. Wurden im Jahre 2006 Fälle bekannt, in denen Telefone in den Räumlichkeiten des Europäischen Parlaments abgehört wurden? Wenn ja, wie viele? Kann das Generalsekretariat die Fälle erläutern?

Il n'y a pas eu de cas connus d'écoute téléphonique dans les locaux du PE en 2006.

38. Sind dem Generalsekretär im Jahr 2006 Fälle bekannt, in denen ein unberechtigter Zugriff auf Computerdaten von Mitgliedern des Europäischen Parlaments und deren Büromitarbeiter registriert wurde? Wenn ja, wie viele? Kann das Generalsekretariat diese Fälle erläutern?

Au sens strict, il n'y a pas eu de cas connus d'accès non autorisé aux données informatiques des Membres et de leurs collaborateurs en 2006. Toutefois, un Membre a donné son mot de passe à un de ses assistants. Il a omis de changer son mot de passe lors du départ de cet assistant du Parlement. Cet ex-assistant a ensuite continué à envoyer des emails au nom du Membre. Les mots de passe de ce Membre et de ses assistants ont été modifiés dès la redécouverte des faits, ce qui a réglé le problème.

39. Wie viele Sicherheitsdienstmitarbeiter sind an den drei Standpunkten des Europäischen Parlaments in Brüssel, Luxemburg und Straßburg angestellt? Wie hoch waren die Ausgaben des Europäischen Parlaments im Bereich der Sicherheit?

En 2006, l'effectif des agents de sécurité des sociétés de prestations extérieures s'élevait à un total de 589; dont 180 à Strasbourg, 122 à Luxembourg et 287 à Bruxelles. Les dépenses totales de sécurité pour l'année 2006 s'élevaient à 35 657 000 EUR.


40. Seit einigen Wochen werden Personen mit einem „Permanent Visitor Pass“ beim Betreten des Europäischen Parlaments mit einem Notebook dazu angehalten, mit ihrer Unterschrift ihren Namen, die Seriennummer des Notebooks, den Produktnamen und die Büronummer zu bestätigen. Was passiert mit den Daten, nachdem diese vom Sicherheitspersonal am Eingang aufgenommen wurden? Wie lange werden diese Daten gespeichert? Wer hat Zugriff auf diese Daten?

Les règles de sécurité ont pour objet d'identifier deux catégories d'usagers: - les usagers ayant un lien direct avec l'Institution: membres, assistants, fonctionnaires et autres agents - les autres usagers. Ces autres usagers sont soumis à une procédure comportant l'enregistrement, à l'entrée, de l'identité du détenteur d'un ordinateur portable ainsi que des caractéristiques de l'appareil. Les données sont conservées pendant une période maximum de 4 semaines. L'accès aux bases de données correspondantes est réservé au personnel de l'unité de la sécurité en charge des contrôles et des enquêtes.

41. Personen mit einem technischen Ausweis können jederzeit Notebooks mit in das Gebäude nehmen und das Entfernen von Notebooks aus dem Gebäude wird nicht registriert? Welchen Erfolg erhofft sich das Europäische Parlament mit dieser Maßnahme?

Sur base des deux catégories d'usagers décrites au point 40, l'Unité de la sécurité applique un niveau de contrôle plus élevé à l'égard des personnes n'ayant pas un lien direct avec l'Institution et susceptible de n'accéder qu'occasionnellement dans les bâtiments. A contrario, un fonctionnaire ne fait pas l'objet d'un contrôle journalier d'entrée ou de sortie de l'ordinateur de service qui lui est personnellement attribué. Il s'agit d'une adaptation des mesures au niveau de risque. En cas de besoin, le niveau de contrôle peut être augmenté et étendu à toutes les catégories d'usagers.

42. Can the Secretary General provide information concerning measures taken during the last years to assure a higher level of security of the Institution and a cost value analysis carried out on the measures taken?

During 2006, the Security unit has actively assisted the Cabinet of the Secretary General with the development of the EP's Continuity and Crisis Management plan. The most critical activities of the EP have been identified as part of that effort and an overall "Continuity and Crisis Management strategy" has been approved by the Bureau end of 2006. The recommendations approved by the Bureau also included some to reduce the major operating risks threatening the continuity of the most critical activities of the EP (vulnerabilities). Some of these recommendations have been already implemented in 2007.


During 2006, the Security unit has also conducted an in-depth external audit of the physical Security of the Brussels' site with the objective to define the physical Security objectives to reach and the corresponding implementation strategy (SCOPE audit reports). Some of these recommendations have been implemented in 2007. From a security infrastructure perspective, the security unit has completely renewed and extended its video surveillance system end of 2006 (final acceptance) and it will soon provisionally accept the new access control system (888 badge readers). During 2006, additional security systems have been installed in nearly all entrances in BXL, LUX and STR to better control people and their luggage. The Public address system was also installed in BXL in 2006 and 2007 to cover the ASP, PHS and ATR buildings.

43. Can the Secretary General provide detailed information about the new access system of the Parliament, the date and kind of contract concluded, the financial engagements taken and payments made during the different years of works carried out and possible financial losses for the Institution during this period due to non payments because of the delay?

Afin de procéder au renouvellement des systèmes titres d'accès/contrôle d'accès, le Parlement a passé un contrat-cadre de service le 14 décembre 2005. Ce contrat-cadre a fait l'objet de trois contrats spécifiques, tous signés le 14 décembre 2005 : - Lot no 1 : Confection de badges : montant 439.483,14 EUR - Lot no 2 : Renouvellement du système contrôle d'accès : montant 2.137.778,10 EUR - Lot no 3 : Fourniture de badges : montant 418.200 EUR Le lot no1 a fait l'objet de deux avenants : - avenant no 1 : logiciel + encodeur : montant 89.696,90 EUR - avenant no 2 : puce pour autres applications : 31.210 EUR Le lot no2 a fait l'objet d'un avenant : - avenant no 1 : lecteurs biométriques : montant 144.830,90 EUR Le coût total du projet s'élève à 3.261.199,84 EUR Suite aux difficultés rencontrées avec le contractant dans la bonne exécution du contrat, les délais initiaux ont subi un retard de plus de 12 mois. Malgré les mesures prises par l'ordonnateur pour faire respecter les obligations contractuelles : - un montant de 408.000 euro inscrits au budget 2005 a été annulé en décembre 2006. Ce montant a été réengagé sur les crédits 2007. - un montant de 417.000 euro inscrits au budget 2006 a été annulé en décembre 2007. Ce montant a été réengagé sur les crédits 2008. Le projet a pris un retard de plus d'une année du fait exclusif du contractant.


Ce retard a généré des annulations de crédits. Ces retards n'ont généré aucune perte financière pour le budget de l'institution. Officials

44. Can the Secretary General provide detailed information about the employment of staff coming from new member states by country, service and directorate employed at as well as by kind of contract and date of employment of this staff?

Sommaire

Dans les résolutions qu'il a adoptées lors des années précédentes, notamment dans le cadre des différentes procédures budgétaires, le Parlement européen a demandé à la Direction Générale du Personnel la publication de rapports réguliers sur les progrès accomplis dans le cadre du recrutement de personnel suite aux élargissements EUR10 et EUR2, ainsi que sur le statut du personnel recruté dans ce contexte.

Le présent rapport sur la situation des recrutements s'inscrit dans une série de rapports que l'Administration du Secrétariat général produit régulièrement sur l'état d'avancement de ces recrutements et qui sont destinés à des usages tant internes qu'interinstitutionnels.

Dans le contexte de la procédure de décharge 2006, le rapporteur, M. Pomés-Ruiz, a transmis au Secrétaire général, le 20 décembre 2007, un questionnaire à l'administration. Plus particulièrement dans la partie concernant les fonctionnaires, figure la question 44. Le présent rapport et ses annexes servent d'élément de réponse à cette question. Les informations y contenues se réfèrent à la structure du Secrétariat général en place au 31 décembre 2007. A noter également que les références aux catégories de postes tiennent compte des modifications introduites par le nouveau statut des fonctionnaires.

I. Recrutements EUR10 1. Nombre de fonctionnaires et d'agents temporaires En ce qui concerne les recrutements de fonctionnaires et d'agents temporaires sur des postes crées suite à l'adhésion des nouveaux Etats membres EUR10, la situation au mois de décembre 2007 se présente comme suit: sur les 978 postes identifiés pour ces recrutements, 770 sont occupés par des fonctionnaires (623 en 2006) et 186 par des agents temporaires (244 en 2006), soit un total de 960. Les tableaux en annexe reprennent les chiffres ventilés par DG, par pays ainsi que par lien statutaire.


A noter dans ce contexte que des ressortissants des pays EUR10 ont également été recrutés sur des postes dits "non-élargissement"; de ce fait, le quota prévu pour chaque pays membre est même dépassé pour certaines nationalités. 2. Lien statutaire, types et durée des contrats En 2003, suite à une opération de sélection de grande envergure conduite à Bruxelles et dans les pays candidats, le Parlement européen a commencé à recruter des agents auxiliaires afin de couvrir les besoins en matière de ressources humaines dès l'arrivée des membres observateurs des nouveaux pays. Les contrats auxiliaires de ces agents ont été transformés en contrats temporaires après l'adhésion des nouveaux Etats membres en 2004. Suite à la publication des listes de réserve des concours EPSO, les agents temporaires lauréats de concours ont été titularisés (fonctionnaires), pour la majorité sur les postes qu'ils occupaient déjà. Depuis l'automne 2003, le Secrétariat général a procédé au recrutement de ces agents dont le statut et la durée de contrats varie pour les raisons évoquées ci-dessus, en prévoyant deux dates de recrutement par mois, en l'occurrence le 1 et le 15 de chaque mois. Il s'agit donc d'une opération de recrutement continue; la durée des contrats pour les agents auxiliaires, temporaires puis agents contractuels se détermine en fonction de leur date de recrutement et découle des dispositions statutaires en vigueur en la matière. Depuis l'entrée en vigueur du nouveau Statut pour les fonctionnaires et autres agents le 1er mai 2004, la durée maximale d'un contrat pour un agent temporaire est limitée à six ans (quatre plus une prolongation de deux ans), celle pour les agents contractuels est limitée à trois ans. Dans la pratique, la durée des contrats établis est déterminée en fonction des délais d'achèvement des concours EPSO en cours: en effet les contrats - qui sont établis pour un minimum de six mois au départ - ne sont prolongés que jusqu'à la date probable de la publication d'une liste de réserve donnée, afin de pouvoir remplacer le personnel temporaire par du personnel permanent dans les meilleurs délais suite à la publication des listes de réserve. 3. Concours EPSO - concours interne AST1 Malgré le très grand nombre de concours organisés par EPSO ainsi que le nombre impressionnant de candidats qui ont postulé à ces concours, les listes de réserve publiées suite à ces concours demandant un très haut niveau de qualifications n'ont pas toujours été suffisamment exhaustives pour couvrir les besoins de toutes les Institutions, ce qui explique que le nombre d'agents temporaires ne peut diminuer que progressivement. Dans ce contexte, le Parlement a lancé fin 2006 un concours interne AST1 pour les ressortissants EUR10, et ce pour offrir une perspective à long terme aux agents temporaires qui travaillaient au Parlement depuis souvent plusieurs années et qui avaient donné satisfaction. Les résultats de ce concours ont été publiés début décembre 2006, et la plupart des 119 lauréats ont été titularisé(e)s en janvier 2007, soit sur leur poste, soit sur d'autres postes AST1 élargissement restés vacants jusqu'à la fin de l'année 2006. De ce fait, le nombre de temporaires a substantiellement baissé en début de l'année 2007 (voir également la réponse à la question 45). 4. Problèmes de recrutement structurels - services linguistiques


Environ la moitié des postes crées dans le cadre d'un élargissement sont destinés aux services linguistiques. Il s'avère que le pourvoi de ces postes ne pose pas de problèmes majeurs pour les "grandes" langues et à la traduction. La situation est plus critique pour les "petites" langues ainsi que pour le domaine de l'interprétation. En effet, les graphiques annexés démontrent un problème structurel en matière de recrutement persistant jusqu'en 2007, notamment à la DG IFIN, plus précisément à la Direction de l'Interprétation. Ce phénomène s'explique par le fait que le nombre de jeunes universitaires ayant les qualifications requises et qui se portent candidats est largement insuffisant pour les besoins de l'ensemble des institutions et du Parlement européen en particulier, ce qui rend le recrutement pour ces secteurs particulièrement difficile. Pour l'instant, le Parlement européen travaille, pour ce qui est de certaines "petites langues", surtout avec des interprètes free-lance dans l'attente des résultats des différentes actions qu'il organise dans les pays membres en coopération avec les universités et les écoles d'interprètes, ce qui lui permettra à moyen terme de recruter du personnel permanent. II. Recrutements EUR2 1. Nombre de fonctionnaires et d'agents temporaires En ce qui concerne les recrutements de fonctionnaires et d'agents temporaires ou contractuels sur des postes crées suite à l'adhésion des nouveaux Etats membres EUR2, la situation au mois de décembre 2007 se présente comme suit: sur les 228 postes crées pour ces nouveaux pays membres, 107 sont occupés par des fonctionnaires (0 en 2006) et 88 par des agents temporaires (142 en 2006), soit un total de 195. Les tableaux en annexe reprennent les chiffres ventilés par DG, par pays, ainsi que par lien statutaire. 2. Lien statutaire, types et durée des contrats En juin 2005, le Parlement européen a sélectionné des agents contractuels pour couvrir les besoins en ressources humaines dès l'arrivée des membres observateurs. Ces agents ont été recrutés à partir de l'été de la même année. Suite à l'adhésion de la Roumanie et de la Bulgarie, les contrats de ces agents contractuels ont été transformés en contrats temporaires d'une durée initiale de six mois à partir du mois de juillet 2007, dans l'attente des résultats des concours EPSO, dont les premiers avaient été lancés dès 2006 (d'où le fait que tous les agents roumains et bulgares étaient encore temporaires en 2006). Ces contrats temporaires ont été prolongés pour 3 mois (donc jusqu'au 31 mars 2008) pour les administrateurs, les traducteurs et les secrétaires notamment, afin de permettre le recrutement des lauréats figurant sur les listes de réserve publiées en septembre/octobre 2007. La publication de ces premières listes de réserve a déjà permis de titulariser 107 fonctionnaires. D'autres concours seront terminés dans le courant de l'année 2008, les contrats du personnel temporaire occupant des postes visés par ces concours ont été prolongés jusqu'en août/décembre 2008 (à signaler que le concours AST 3 (ex B) n'a été publié que fin 2007).


Les interprètes ont eu des contrats temporaires d'une durée initiale de deux ans à partir de l'été 2007, ce qui devrait assurer la continuité des prestations des deux cabines dans l'attente des résultats des tests effectués dans les deux pays. 3. Problèmes structurels de recrutement - services linguistiques Les problèmes structurels de recrutement observés pour EUR2 sont les mêmes que pour EUR10. Ce sont les services linguistiques et notamment le secteur de l'interprétation qui sont le plus affectés par ces problèmes. Les raisons sont les mêmes que celles évoqués sous le même chapitre pour EUR10 - le nombre de candidats qualifiés et expérimentés se portant candidat est insuffisant pour couvrir les besoins de toutes les Institutions. Pour l'instant, le PE travaille avec un grand nombre d'interprètes free-lance, mais la coopération avec les universités et les écoles de traduction et d'interprétation donne des résultats encourageants. III. Résumé Fin 2007, 98% des postes élargissement EUR10 étaient pourvus, pour certaines nationalités le quota étant même dépassé. En outre, 82% des postes bulgares ainsi que 91,4% des postes roumains étaient pourvus. Ce sont notamment les postes des langues dites "petites" qui sont plus difficiles à pourvoir avec du personnel permanent (maltais, certains pays baltes). Un certain nombre de postes élargissement hautement spécifiques restent occupés par du personnel temporaire, car les concours pour ce type d'emploi sont encore en cours (p.ex. postes spécifiques dans le domaine de la communication et de l'information, le secteur des bâtiments, spécialistes en télécommunications, etc.). Le domaine de l'interprétation reste un secteur critique pour EUR10 et EUR2 vu le nombre insuffisant de candidatures qualifiées. Les efforts déployés par la Direction de l'Interprétation ont néanmoins donné des résultats encourageants qui permettront de pallier à la situation dans le moyen terme. See annexes 4 and 5.

45. Can the Secretary General outline in which way the Institution has taken additional measures to overcome the shortcomings of the European Personal Selection office (EPSO) in employment of staff coming from the new member states to assure the highest possible level of service provided to the members of the Institution and what the financial impact of this measures was?

La question semble partir de l'idée que les prestations de l'EPSO se sont

révélées insuffisantes au cours de la période qui a suivi sa création et qui a coïncidé avec une vague massive de recrutements par toutes les institutions de ressortissants des douze Etats membres qui ont rejoint l'Union européenne depuis 2004. Le Secrétaire général ne partage pas cette appréciation négative. Durant la période considérée, l'EPSO a organisé 285 concours qui ont suscité 285.453 candidatures et qui ont permis d'inscrire 10.467 lauréats sur des listes


de réserve couvrant la très grande majorité des spécialisations, des langues et des nationalités recherchées.

Il est néanmoins exact que pour certaines nationalités et/ou certaines spécialisations, l'EPSO a rencontré des difficultés pour fournir aux institutions le personnel qu'elles souhaitaient recruter. Ces difficultés ont néanmoins pu être compensées par le recrutement d'agents temporaires et/ou contractuels qui ont permis au Secrétariat général de mettre du personnel de qualité à la disposition des membres et d'assurer ainsi les services qu'ils sont en droit d'attendre. Les détails de ces recrutements Eur-10 et Eur-2 sont fournis dans le cadre de la réponse à la question N°44.

En 2006, le Parlement a pris une mesure additionnelle visant à offrir une perspective à long terme à des agents qui travaillaient au Parlement en tant qu'agents temporaires, quelquefois depuis plusieurs années et qui remplissaient leurs fonctions à la satisfaction des services concernés. Par le biais d'un concours interne organisé au grade de base du groupe de fonctions AST et ouvert exclusivement à ces agents, le Parlement a pu titulariser 119 lauréats qui se sont ainsi ajoutés aux lauréats issus des listes EPSO. Cette procédure, dans la mesure où elle a été organisée en interne, n'a occasionné aucune dépense identifiable, à l'exception bien entendu du temps de travail y consacré par les agents qui étaient chargés de l'organiser. In fine, durant la période considérée, les services concernés ont multiplié les contacts avec les universités, écoles de langues, écoles d'interprètes et de traducteurs afin de souligner l'importance de créer et/ou de développer des cursus universitaires dans les domaines où des déficits structurels en candidats de qualité avaient été identifiés (principalement les métiers de linguistes). Ces efforts, dont les coûts sont difficiles à identifier, mais qui sont en tout état de cause négligeables, ne pourront évidemment porter leurs fruits qu'à moyen terme.

46. Ist es vorgesehen, den Verwaltungsapparat des Europäischen Parlaments von unabhängigen Verwaltungsfachleuten durchleuchten und nach Möglichkeiten der Effizienzsteigerung durchleuchten zu lassen? Wenn nein, warum nicht?

Parliament is a large, complex and in many ways highly specific institution.

Commissioning large global studies of its functioning by outside consultants risks being a highly expensive operation whose fruits, in terms of realistic and usable recommendations, are unlikely to justify the costs involved. Experience shows that more often than not the greater part of the costs are swallowed up by the lengthy learning period required by outside experts and that the resultant recommendations are often based on business models which are inappropriate to the nature and work of the institution.

Parliament does have recourse from time to time to outside experts. The

latters' recommendations are more likely to be useful if the task assigned to


them is well-defined and specific. No general study of the sort implied in the question is therefore planned.

47. Wie viele Dienstreisen wurden von Beamten im Jahr 2006 zwischen den drei

Standorten des Europäischen Parlaments vorgenommen und wie hoch waren dafür die Kosten?

In 2006 staff (other than political group staff) spent a total of 78 951.5 days on mission in the three places of work, at a total cost of € 15 432 165. It should be noted that around 83% of this expenditure is incurred as a result of parliamentary part-sessions in Strasbourg. A report on Strasbourg missions submitted to the Committee on Budgets in response to paragraph 18 of the resolution of 26 October 2006 on the first reading of Parliament's 2007 budget is annexed to the present document.

48. Wie hoch ist dabei der Anteil in Prozent der Fahrten mit der Eisenbahn, dem Kraftfahrzeuge und dem Flugzeug?

Percentage figures relating to the means of transport used for missions

between the three places of work are as follows (the percentage of total transport costs is given in brackets):

train: 18% (12%)

private car: 62% (43%) air: 20% (45%)

49. Ist es dem Europäischen Parlament im Sinne von mehr Transparenz möglich, im Internet ein genaues Organigramm der Struktur des Europäischen Parlaments samt Namen und Fotos der Bediensten zu veröffentlichen? Bis wann kann dies geschehen?

Details of key EP staff and services are already available on the internet (and

in paper form) through the Interinstitutional Who's Who. While there may be a case for examining whether a more specific version of this information should be included on the EP's own site, it is questionable whether disclosing the full establishment plan of the institution in the way the question appears to suggest would serve any useful purpose. Transparency in such issues always implicitly evokes the related concept of the need or right to know. In this context full disclosure of the kind suggested would raise issues of proportionality, since it is not easy to imagine a legitimate need or right to know which would outweigh the potential privacy and security issues involved in such a step, to say nothing of the practical difficulties (and resource implications) of keeping up to date such information in relation to an establishment plan of 5 500 staff.

Information policy of the institution


50. Can the Secretary General outline, in detail, in which way members of the European Parliament have been involved in the preparation of the working and the carrying out of the Information offices of the European Parliament?

Parliament Information Offices (hereinafter referred to as EPIOs) involve MEPs in the preparation and the realisation of the Office's activities as required by the Offices' mission statement, the revised version of which was approved by the Bureau on 18 June 2007. Every EPIO presents its annual work programme to its MEPs once this is finalised. The main activities/products of EPIOs are: publications, information activities, fairs and exhibitions, Internet activities, seminars, audio-visual, and PR products.

MEPs are involved in the work of the EPIOs in the following ways:

• Provision of material as well as of logistical aid for MEPs' activities,

including making available EPIO premises at times requested by MEPs. • Regular information on all activities organised by the Office (via

newsletter, e-mail, etc). • EPIO acting as an intermediary to bring together MEPs and citizens,

journalists and other interested parties. • Invitations to MEPs to be present at all IO's promotional activities and

information stands (exhibitions, fairs...) which they can use as a platform to dialogue with citizens.

• Regular contacts with assistants of MEPs and the organisation of a meeting with them at least once a year.

• Invitations to MEPs for all press-related activities (press meetings before sessions, after sessions, press conferences on specific activities, press lunches, seminars, conferences, etc.). MEPs are also regularly informed of all journalists invited to plenary sessions and specific seminars, organised by the Office sur situ or in Brussels/Strasbourg

• Provision by EPIOs of information and analysis of all citizens' requests and mail.

• Links on the EPIO websites to articles written by and on the MEPs, to MEPs interviews, reports, contributions as well as MEP websites.

• Invitations to MEPs to write for EPIO's publications and contribute to the EPIO websites.

51. Can the Secretary General indicate what projects are carried out by the information office to assure a cross boarder approach of the working of the institution inside the European Union, especially stressing the working of the newly set up information offices in the new member states?

Information Offices do not systematically carry out cross-border projects since their priority is to inform citizens at national, regional and local level.


Nevertheless, in 2006 the Budapest, Ljubljana and Rome Information Offices successfully completed the following cross-border activities:

1. The first transnational Citizens' Forum held on the Border of Slovenia

and Italy

The Information Office in Ljubljana organised in co-operation with the Rome Information Office the first cross-border Citizens' Forum on 27 October 2006. The Forum took place in a square split into two halves by the Slovenian – Italian state border. The forum was attended by 150 participants and against this background stage an open and lively debate was organised. High-level political representation was ensured by five distinguished guests; at European level MEPs Ljudmila Novak (EPP) and Mojca Drčar - Murko (ALDE); at national level, the participation of the deputy mayor of Gorizia, Vice-President of the Gorizia Province. The Forum was moderated by two experienced journalists from Slovenia and Italy.

2. Three Slovenian/Hungarian Citizens Forums: Slovenians and

Hungarians For The Common Future Of EU - 11 November 2006, Hodo, Kobilje, Lendava

MEP Ljudmila Novak (EPP-ED/SI) summarised the three Forums were held on 11 November 2007 in the cities of Hodo¡, Kobilje and Lendava at the north-east Slovenian border with Hungary, organised by EP Information Office for Slovenia in cooperation with Hungary Information Office.

Regional - cross border cooperation was the topic of all three Forums. Around 300 people from Slovenia, Hungary and Croatia gathered to talk with MEPs on their future in EU.

52. Can the Secretary General provide information showing in which way the European Parliament took care of a inter institutional cooperation with the different information offices of the European Commission.?

The European Parliament Information Offices and the Representations of the European Commission have been working together for some years in order to strength the visibility of the European Union and the efficiency of its information policies. The inter-institutional cooperation between the EP and the EC is regulated at three levels. At the political level, a fundamental role is played by the Information Inter-institutional Group (IIG). At the operational level, the DG Press (EC) and the DG COMM (EP) are in charge of the organization and the follow-up of all information activities. At the decentralised level, the Information Offices of the EP and the Representations of the EC are responsible for implementing the information and communication policy in the Member States. Particularly, they try to develop best practices and to reduce costs.


Practical implementation of cooperation is based on:

• A monthly meeting between EP Information Offices and EC Representations officers

• Two annual meetings with all office managers of both institutions • An annual joint actions program, which presents all information and

communication activities jointly realised by IOs and EC Representations.

Areas where the Offices and Representation cooperate are:

• Management and the utilisation of the "Maisons Communes" • Coordination of information actions for the general public • Cooperation in the preparation of press reviews and publications • Coordination and information exchange as regards the organization of

conferences, seminars, general interest press conferences • Common strategy in contacts with civil society and NGOs • Development of synergies in the organization of visits, both in Brussels

and in the Members States • Creation of specific links between EC Representation and EPIO websites.

Examples of everyday work coordination and cooperation:

• In Finland, "the everyday cooperation and liaison between the EC

Representation and the EP Information Office is extensive. Some specific examples are: joint strategic management structure for the main information campaigns, joint weekly staff gatherings, and joint social activities such as staff outing days and recreational activities for the staff."

• In Ireland, "there have been more frequent information exchange initiatives, joint awareness raising activities and more pro-active co-operation between the two offices in 2006 compared to 2005, due largely to the increase in staffing in the Rep as a result of the pilot programme and action plan and the very recent filling of some vacancies in the EP office."

• In Slovenia, "compared to 2005, cooperation between the two offices improved significantly in 2006, mainly due to the fact that both new heads took office in the second half of 2005 which allowed for a more coordinated approach in 2006. Regular monthly meetings, ad hoc exchanges and formation of task forces for individual joint projects were also rendered possible by the fact that both offices were reinforced in terms of staffing (the EC Representation was reinforced in the framework of the pilot representation exercise). Coordination of activities seems most important, in order to avoid unnecessary duplication and competition but rather allow for efficiency and effectiveness. The goal is not simply to have joint activities but rather to coordinate well the different activities performed by the two offices with the general aim to have as many target audiences covered as possible and to be as efficient and effective as possible. Further enhancement of coordination and a greater joint visibility


of the two offices in terms of their common "House of Europe" can be expected once the joint information point will be opened."

• In Slovakia, "an intensive cooperation and co-ordination took place under the Memorandum of Understanding between EC, EP and SK government. A key information infrastructure-network of 12 regional EUROPE DIRECT relays was developed by REP in a close cooperation with the national government (acting as Intermediary body). The network was made fully operational in 2006. It was supported by all three partners."

• In Slovenia, "the EC Representation and the EP Information Office are cooperating in the domain of EUROPE DIRECT relays – especially concerning the distribution of the information material. The EC Representation is actively stimulating EUROPE DIRECT relays to include the EP Office in their activities. Currently, the two offices are intensively exploring possibilities to involve the EP Information Office more in the activities of EUROPE DIRECT relays. For this purpose, the EP Information Office participated in August 2006 coordinative meeting between the EUROPE DIRECT relays and the EC Representation."

• In Sweden, "both offices co-operate closely with the EUROPE DIRECT network. The EP for example arranged 7 Citizens Fora in co-operation with the networks last spring, and both offices will work with the networks when arranging seminars for teachers and journalists."

Examples of successful joint actions:

• In The Netherlands, "we have a joint Internet working group and developed the website Europathuis.nl (Europa at home)."

• In Finland, "in order to promote the visibility of the Europe Day at schools, the EC Representation, the EP Information Office and the European Movement in Finland compiled a set of information and promotion material (different types of informative publications as well as posters, stickers, and balloons) that was distributed to Finnish and Swedish speaking junior / senior high schools for free. Altogether 1 200 packages were sent around the country."

• In Malta, "for the first time this year we organised Europe Day together with the EP Office the Forum Malta in Europe and the Embassy representing the Presidency. A programme of activities was organised which included a Spring Day closing Activity on the 9th of May, a public event in Republic Street Valletta giving out information and typical European Food as well a flag raising ceremony and a walk past by the Police Band. The arrangement worked very well and we are now working with the German Embassy and the other participants in preparation for the 50th Anniversary celebrations as well as the Europe Day activities."

• In Slovenia, "Europe Day activities which spanned from 5th through 12th May (with additional events also end May and in June) were closely


coordinated between the EC Representation and the EP Information Office as well as national authorities. This close tripartite cooperation and coordination enabled effectiveness in terms of impact (extensive selection of different target audiences, regions covered) and efficiency in terms of implementation (no overlapping or unnecessary competition). Good use was also made of joint premises – a press conference, small reception and an exhibition."

• In Finland, "the two offices, together with the Finnish Prime Minister’s Office, organised joint training for journalists on “How to find EU information on the Internet”.

Use of parliamentary meeting rooms

53. Following a suggestion of the EP Delegation for the relations with the NATO PA, on December 2004, the NATO Parliamentary Assembly requested the use of the European Parliament's premises for a meeting. The Parliament's Secretary General replied, two months afterwards, granting the use of a room - for 3 and an half hours - but charging NATO PA with costs for technical services (€263) and security (€ 456.30) and stating that "les frais résultant de l'utilisation de la salle seront, exceptionnellement, pris en charge par le Parlement européen". This reply contributed largely to the decision of not holding the meeting at the EP, jeopardising an initiative that one of the Parliaments bodies had proposed. A different procedure seems to have been chosen when granting the use of two rooms, for two days, to the "Committee on the Exercise of the Inalienable Rights of the Palestinian People" that met in this Parliament on the 30 and 31st August 2007. According to information received this meeting was free of charge. Can the Secretary General clarify the rules to granting the use of Parliament's premises to outside bodies, focusing in the two situations described? Can the Secretary-General explain the different treatment given to the NATO Parliamentary Assembly and to the Committee on the Exercise of the Inalienable Rights of the Palestinian People? Can the Secretary-General clarify what were the costs of the meeting of the 30-31 August and who supported them?

Assemblée parlementaire de l'OTAN Le Secrétaire général du Parlement européen, par sa réponse du 02/02/2005, a donné son accord pour l'utilisation de la salle A3E-2 sans frais à titre exceptionnel, les frais de technicien et de sécurité étant à la charge des organisateurs. Selon les informations disponibles, la réunion de l'OTAN a eu


lieu et la facture pour les prestations de technicien, datée du 18/03/2005, leur a été transmise par le PE. Conférence des Nations unies sur le processus de paix israélo-palestinien Les Services de la DG EXPO ont été chargés de la coordination du dossier. L'Unité responsable de l'ancienne DG IFIN a effectué exclusivement les réservations nécessaires dans le système PERICLES. Bâtiments

54. Parliament voted in its 2006 discharge resolution "5. Reminds its competent bodies of its decision that "... repayment on buildings... should be set as part of the budgetary strategy"4; criticises therefore its competent bodies for continuously failing to budget with sufficient clarity Parliament's property policy for future acquisitions (the budget line 'acquisition of immovable property' only shows token entries for 2005, 2006 and 2007);" Could the Secretary General clarify in how the "budgetisation" Parliament's buildings' policy has changed over the last years?

When drawing up budgetary estimates, appropriations are entered on specific budget lines only for amounts corresponding to contractual obligations ou pour des décisions déjà prises par l'autorité politique ou budgétaire. The technique of "mopping up" unused appropriations towards year-end, now commonly used by other institutions including the Court of Auditors, has led to important savings on interest for the institution. Such savings for Parliament are estimated at some € 222 Mio over ten years. With regard to the External Information Offices, the services in response to repeated requests in various COBU resolutions regarding forward planning of building purchases, has produced and up-dated regularly a table of the medium-term programme for purchase of Information Offices. The followed is the most recent up-dated version of this table.

4 See paragraph 7 of the resolution of 26 September 2006.


MEDIUM TERM PROGRAMME FOR PURCHASE OF INFORMATION OFFICES

(2007 - 2009) I. Buying buildings or premises for the Information Offices is not quite as

straightforward as it is for the 3 main places of work, mainly for the following reasons:

I.1. The combined EP/EC surface area required (ranging from

± 800 m² for the smallest offices to ± 3.000 m² for the largest), offering the necessary functional capacity and situated in the desired city centre locations can not always be found easily on the market for sale.

Frequently, premises which best satisfy the criteria are found in large office complex buildings, where the total building area far exceeds the EU institutions' requirements (e.g. Prague, Budapest, Vienna, and Edinburgh). From time to time such buildings do come onto the market for sale, but rarely is it possible to buy part of the building, i.e. just one or more floors which is normally all that the EU institutions require. Occasionally, however, there are such opportunities (for example in Lisbon where the EU institutions own 3 floors of a 10-storey building).

I.2. Even where a building can be found which is the right size with

the required functional capacity in the right area of the city, frequently the owner is simply not interested in selling. His interest is normally that of a financial investor with expectations as to yield on his investment. In practical terms that means he only wants to rent, and it is the case of the buildings currently rented by the EU institutions in Berlin, Paris, Rome, Helsinki, Riga, Vilnius, and Ljubljana.

I.3. In the real world of property transactions in major European cities,

time is of the essence. Good properties in prime locations that come on the market find a willing buyer relatively quickly, with the result that vendors are not normally prepared to "reserve" their property for the time required for the EU institutions to complete their excessively long and cumbersome internal procedures - at least not without some sort of firm commitment from the moment of expression of interest, which of course the EU institutions cannot give.

This problem does not arise in the case of buildings in the main places of work, where the projects are of a totally different dimension, normally purpose-designed for the EU institutions, and


where the other contracting party is the state, or a state-sponsored body.

I.4. Finally, since building purchases for the Houses of Europe are

now made jointly with the Commission, any building proposed must meet with the approval of both institutions. However, in some cases what is acceptable to Parliament, e.g. by way of location, is not acceptable to the Commission, as has proved to be the case in the course of the recent market prospecting in Paris and London.

II. In cities where the EU institutions are not owners, which is the case for the

majority of Information offices, there are on-going lease commitments ranging from 5 to 25 years.

The lease commitments cannot be terminated at will during the course of the lease term, except under very special circumstances, and normally with financial penalties, so that the timing of a buying action would have to coincide with the termination of the leases, except of course where it is a case of buying the building which we already rent (as in The Hague, for example).

For this reason, the table below is drawn up by listing the cities according to date of lease termination. The prices indicated are for a "House of the European Union" building, the costs of which would be shared with the Commission.

City Lease expires Purchase projects € million (€M) Comments

LONDON 31.03.2009 but with option to terminate 31.03.2008 which coincides with termination of CE lease.

Identified building of 2.325 m2 (see Bureau Minutes 22/10/2007).

± 30 purchase price + 10 renovation and fit-out works ± 40

Availability for sale not yet confirmed by owners.

VIENNA 30.09.2008 Identified new building under construction of 2.400 m2

± 20 Offer for part of a new building received Nov.2007 -under consideration.

SOFIA --- 2 building projects identified and under consideration.

6-12 + 2 renovation and fit-out costs

In case of one project there is a significant difference between the asking price and the independent valuation. In the case of the second building, a government funded project, no price has been given.

BUCHAREST --- No specific building identified. Price estimated on basis of surface requirements and

5-10 Prospection launched end 2007.


market prices. VILNIUS 2014 but

possibility to terminate at any time

No specific building identified.

5-10 Prospection to be launched in 2008.

BUDAPEST 2011 Government owned building with adjacent land.

4-6 To be investigated - end 2007

55. Bâtiments D1-D3: dossier pénal

La construction des bâtiments a donné lieu au dépôt d'une plainte contre X (9/1/1995) auprès du Procureur du Roi de Bruxelles et à une instruction pour détournement de fonds menée par le Tribunal de première instance de Bruxelles. Un échange de courrier entre le Procureur du Roi (15/7/1997), le Premier ministre belge (18/7/1997), le Ministre belge de la justice (23/12/1997) et le Président du PE indiquait qu'une enquête était en cours et que de nombreux devoirs restaient encore à accomplir. Par sa lettre du 23/12/1997 au Président du PE, le Ministre de la justice assurait ce dernier qu'il ne manquerait pas de le tenir au courant du suivi de ce dossier.

Le Secrétaire général pourrait-il informer CONT de l'état de ce dossier, la correspondance à la suite et des décisions éventuellement prises à cet égard?

Le Secrétaire Général informera les membres de la Commission CONT pendant la partie in camera de la réunion.

56. Rapport concertation - Création d'une autorité européenne de l'immobilier Par sa résolution du 26/9/2006 concernant la décharge sur l'exécution du budget 2004, la PE a chargé son administration de rédiger un rapport en concertation avec les autres institutions de l'Union, examinant la possibilité de créer une autorité européenne pour l'immobilier qui serait responsable de la construction et de l'entretien des institutions et organes de l'union. Ce rapport aurait dû être présenté devant CONT au plus tard le 1/10/2007. Ce rapport a-t-il été présenté devant CONT?

Le rapport a été transmis au Président de la CONT en date du 29 octobre 2007 (réf. 317129)

57. Bâtiments D4 - D5 - mesures d'amélioration

La réalisation du complexe D1-D3 a souvent été critiquée.


Le Secrétaire général peut-il indiquer les mesures prises (cf. ci-dessous) lors de la construction des bâtiments D4 et D5 en vue d'éviter les mêmes erreurs et /ou manquements tant techniques que financiers étant donné que l'exécution des travaux a été confiée au même consortium immobilier?

* Respect des procédures en matière de: permis de bâtir, politique de bon voisinage, appel d'offres, concertation interinstitutionnelle;

* Contrat: étude critique du Service juridique du PE

* Contrôle du projet: Consultant technique : compétence et indépendance à l'égard du promoteur et des sous-traitants;

* Planification et exécution des travaux: calendrier d'exécution, analyse des retards et leurs impacts financiers;

* Contrôle des coûts: coûts d'études, coûts de construction et analyse des dépassements;

* Respect du principe de bonne gestion financière.

57.1 Dans le cadre de la construction des bâtiments D4-D5, un permis

d'urbanisme (permis de bâtir) de base et un permis modificatif, et un permis d'environnement (permis d'exploitation) de base et un permis modificatif, ont été délivrés par la Région de Bruxelles-Capitale. Les trois premiers permis indiqués font actuellement l'objet d'un recours des riverains devant le Conseil d'Etat. Préalablement à l'obtention de ces permis et dans le cadre de la politique de bon voisinage, le projet D4-D5 a fait l'objet d'une concertation tant avec les autorités locales qu'avec les riverains, notamment par : - une audition publique le 25 février 2002 organisée par le PE dans ses propres locaux ; - une convention signée le 6 mars 2002 par le promoteur avec les

autorités locales ayant pour objet de "régler les conditions dans lesquelles les parties poursuivront et achèveront le projet "Espace Léopold", et assureront la gestion et le suivi de ce projet et de son intégration dans son environnement urbain" et une convention complémentaire signée avec les mêmes et le Parlement européen le 6 mars 2003.

Outre les démarches préparatoires reprises ci-dessus, les riverains sont invités à participer au Comité permanent de suivi du projet D4-D5 ainsi qu'à l'Observatoire de la pollution atmosphérique et de la mobilité concernant l'Institution. Enfin, le Vice-président en charge de la Politique immobilière a pris l'initiative de rencontrer tant les autorités locales (11.05.2006) que les


riverains (03.05.2006). S'agissant de la coopération interinstitutionnelle, celle-ci a principalement porté sur une défense commune des intérêts des institutions face aux autorités belges au travers de réunions de concertation à haut niveau (exonération des charges d'urbanisme, TVA, etc.).

57.2 Les documents contractuels importants, et notamment les avenants à la

convention signés en 2006, ont été transmis au Service Juridique qui, outre une collaboration étroite au cours de la rédaction de certains documents, a émis une dizaine d'avis juridiques relatifs au projet D4-D5.

57.3 Le Parlement européen s'est assuré, depuis 2002, de l'assistance d'un

conseiller technique désigné au terme d'une procédure d'appel d'offres. Les soumissionnaires devaient prouver dans leur offre l’absence de tout conflit d’intérêts, direct ou indirect, avec le promoteur ainsi qu'avec les sociétés qui leur étaient apparentées et dont la liste était fournie.

57.4 Après négociations avec les promoteurs et l'accord du Bureau, la mise

à disposition du bâtiment D4 a été anticipée de 11 mois moyennant un supplément de 1M€ dans le respect de la décision du Bureau du 31.05.2006.

57.5 S'agissant du contrôle des coûts, ceux-ci sont régulièrement présentés à

la Cellule de Présidence du projet D4-D5 et aux autorités politiques (Bureau et Commission des budgets).

Le montant des travaux prévu à la Convention signée avec le Promoteur est forfaitaire, hors "modifications", "sommes à justifier" et "révision des prix". Toute modification est approuvée par avenant. Les avenants signés en 2006 ont acté 297 k€ [+0,2% par rapport au coût initial] de travaux supplémentaires liés à des modifications.

57.6 En 2006, la totalité des crédits reportés provenant du ramassage a pu

être payé. Ainsi, le montant des avances payées en 2006 s'est élevé à 54,4 M€ TVA incluse. Le paiement de ces avances permet de réduire fortement le montant des intérêts intercalaires.

58. Bâtiments D4-D5 - Terrain et travaux d'infrastructure

L'Etat belge s'est engagé, comme il le fit en 1998 pour le bâtiment D3, de prendre à sa charge le coût du terrain d'assise des bâtiments D4 - D5 ainsi que le coût des travaux de viabilisation du projet. La période entre novembre 1991 jusqu'à ce jour a vu se succéder les promesses faites par les Premiers ministres belges successifs sans pour autant aboutir à une solution pour le terrain D4-D5. Par sa lettre du 2/6/2004 au Président du PE, le Premier ministre Belge a rappelé les engagements pris par ses prédécesseurs et a proposé la mise en place d'un groupe de travail composé d'experts de l'Etat belge et du PE afin de clore ce dossier.


Le Secrétaire général peut-il indiquer l'état d'avancement des travaux de ce groupe de travail et de ses conclusions éventuelles en ce qui concerne le coût du terrain et le coût des infrastructures d'accès aux bâtiments?

Un collège d'experts composé d'experts de l'Etat belge et du Parlement européen a siégé de janvier à septembre 2006 sans pouvoir s'accorder sur un rapport commun. Les chiffres transmis par les experts belges étaient en opposition avec ceux de leur propre analyse de 1997, avec le montant du protocole entre l'Etat belge et le Parlement européen de 1998 ainsi qu'avec leur analyse de 2004 basée sur la TVA. Après en avoir été informé lors de sa réunion du 31 janvier 2007, le Bureau a chargé le Vice-président responsable de la politique immobilière de poursuivre les négociations avec l'assistance du Secrétaire général.

59. Pour les bâtiments D4 - D5 : Documents à obtenir La CONT peut-elle obtenir une copie des documents suivants: permis de bâtir, procédure de respect du bon voisinage, d'appel d'offres, concertation interinstitutionnelle (éventuelle), convention d'emphytéose avec option d'achat signée le 10/10/2004, acte notarié d'emphytéose avec option d'achat signé le 10/11/2004, consultant technique chargé de la surveillance des travaux : appel d'offres et contrat, rapports périodiques d'état d'avancement des travaux; rapports d'analyse des coûts et des retards d'exécution des travaux et leur impact financier, Rapports du "Project executive management team (PEMT)" présidé par Vice-président Onesta, Rapports du "Groupe de travail" mis en place par l'Etat belge et le PE sur le dossier terrain et viabilisation du complexe D4-D5, Avis du Conseil d'Etat sur le permis d'urbanisme suite au recours introduit par les riverains (affaire plaidée le 16/3/2006).

Vu le volume des documents (l'équivalent d'une dizaine d'armoires), ceux-ci sont tenus à la disposition des Membres. Parmi d'autres, les documents suivants sont disponibles :

- permis d'urbanisme et tous les documents afférents à cette procédure; - permis d'environnement et tous les documents afférents à cette

procédure; - convention d'emphytéose avec option d'achat et ses avenants; - appel d'offres et contrat du consultant technique; - rapports et procès verbaux des groupes de travail.

Miscellaneous


60. Im Europäischen Parlament in Brüssel und auch in Straßburg wird ein Fitnesscenter betrieben. Kann der Generalsekretär eine Aufstellung über folgende Informationen vorlegen: Wie hoch war der finanzielle Zuschuss des Europäischen Parlaments für die Fitnesscenter im Jahr 2006? Wie viele Kunden frequentierten das Fitnesscenter im Jahr 2006? Wie viele Neukunden oder Kundenabgänge wurden 2006 registriert? Wie hoch war der Gewinn bzw. der Verlust der Fitnesscenter im Jahr 2006?

The subsidy for the Sports Centre in 2006 amounted to € 120 000. The Centre had a total of 635 registered members, to which should be added 435 customers who used the Centre on the basis of short-term vouchers. The earlier figure includes 87 new members who registered in 2006. The Centre reported a loss of € 15 439.

61. Wie hoch war im Jahr 2006 die gesamte Rückerstattung an Arztkosten an die Mitglieder des Europäischen Parlaments? Wie hoch war der Rückgang oder der Anstieg der Rückerstattungen im Vergleich zu dem Jahr 2005 und 2004? Wie begründet das Generalsekretariat den Anstieg bzw. die Rückgänge? Kann das Generalsekretariat eine Aufschlüsselung der Zahl der Anträge im 2006 nach Staatsangehörigkeit vorlegen?

En 2006, les remboursements pour frais médicaux s'élevaient à 476.320 €. En 2005, ceux-ci s'élevaient à 397.112 € et en 2004 à 513.068 €. Il est impossible d'identifier les raisons des augmentations ou des diminutions éventuelles, les dépenses médicales étant imprévisibles.

Le tableau ci-dessous reprend le montant des remboursements des frais médicaux par pays d'élection pour l'année 2006. Les écarts s'expliquent par le fait que les remboursements par les systèmes primaires varient de manière significative d'un Etat membre à l'autre.

Pays d'élection

Remboursement PE (différences de change

incluses)

CZ 912,49 € CY 924,88 € SE 1.192,36 € LU 1.526,93 € EE 2.756,12 € SK 2.949,64 € NL 4.171,75 € BE 4.353,16 € LV 4.610,98 €


PL 5.049,63 € AT 5.247,31 € LT 7.058,50 €

HU 7.393,88 € MT 8.259,60 € GR 8.529,21 € FR 9.079,01 € FI 9.868,00 €

PT 12.603,97 € IE 17.187,42 €

DK 17.327,92 € DE 34.567,42 € ES 34.828,70 € GB 80.398,43 €

IT 187.412,83 €

Total 468.210,14 €

Remboursement des visites médicales annuelles 8.077,00 €

Total des remboursements 476.287,14 €

62. Kann das Generalsekretariat die Gesamtkosten der von den Mitgliedern und ihren Assistenten 2006 über ihre Bürotelefone getätigten Anrufe mitteilen? Wie hoch sind die Gesamtkosten für Telefonate ins Ausland, aufgeschlüsselt nach Mitgliedsstaaten?

Le coût des communications n'est pas observé par catégorie d'utilisateurs (MEPs, fonctionnaires etc..) ou par DG par exemple. De même, il n'est pas suivi sur le plan individuel en application du règlement CE 45/2001 sur la protection des données personnelles. Le coût total des communications téléphoniques est donc estimé par l'intermédiaire du nombre total de téléphones attribués aux Membres et assistants rapporté au parc total de téléphones (env. 26,5%); ce ratio est appliqué sur les dépenses effectuées en 2006 pour les communications téléphoniques fixes, ce qui représenterait un coût total de près de 421.600 € pour les Membres et leurs assistants. Les coûts unitaires par pays, ainsi que la répartition moyenne en 2006, par Etat Membre, des appels internationaux à partir de Bruxelles et de Strasbourg, est la suivante:


to Country from Brussels (€/hour)

from Strasbourg (€/hour)

Average Call distribution (%)

Austria 2,880 7,776 2,17% Belgium / 7,776 5,80% Denmark 2,520 7,776 1,49% Finland 3,600 7,776 1,12% France 2,520 / 6,54% Germany 2,520 7,776 13,25% Greece 7,560 7,776 4,19% Netherlands 2,520 7,776 2,16% Ireland 3,240 7,776 1,56% Italy 3,960 7,776 13,60% Luxembourg 2,520 7,776 2,47% Portugal 7,920 7,776 3,09% Spain 6,120 7,776 6,80% Sweden 2,880 7,776 1,85% United Kingdom 2,520 7,776 6,35% Cyprus 2,880 7,200 0,62% Malta 2,880 7,200 0,51% Bulgaria 7,560 10,800 1,81% Czech Republic 7,560 10,800 2,07% Estonia 7,560 10,800 0,39% Hungary 7,560 10,800 3,12% Latvia 7,560 10,800 0,76% Lithuania 7,560 10,800 1,38% Poland 7,560 10,800 9,10% Romania 7,560 10,800 2,56% Slovak Republic 7,560 10,800 1,61% Slovenia 7,560 10,800 0,89% Other countries 2,74% TOTAL COST ( calls ONLY ) : €1.590.000 Estimated part for MEPs/Assistants : €421.600


63. Wie viele Mitglieder unterzeichneten 2006 im Durchschnitt das Anwesenheitsregister in Straßburg am Freitag?

Au cours de 2006, 761 signatures ont été apposées dans le registre central les vendredis de session à Strasbourg, soit une moyenne de 63 signatures par vendredi

20/01/06 : 67 signatures 17/02/06 : 75 signatures 17/03/06 : 64 signatures 07/04/06 : 49 signatures 19/05/06 : 62 signatures 16/06/06 : 70 signatures 07/07/06 : 74 signatures 08/09/07 : 59 signatures 29/09/06 : 71 signatures 27/10/06 : 56 signatures 17/11/06 : 51 signatures 15/12/06 : 63 signatures

64. Kann das Generalsekretariat eine Auflistung von Namen jener zehn Unternehmen vorlegen, mit denen die höchst dotierten Verträge abgeschlossen worden sind?

The 10 contracts with the highest value awarded by Parliament's services in 2006 were the following:

Infrastructures/ l'interprétation

Ville De Strasbourg Achat bâtiment IPE III 143.125.000,00

Présidence Dimension Data Fourniture, intégration et maintenance des infrastructures de télécommunications

25.000.000,00

Présidence Sun Microsystems Belgium Fourniture, intégration et maintenance des infrastructures informatiques du PE.

19.900.000,00

Personnel Manpower France Mise à disposition de travailleurs temporaires pour les sessions à Strasbourg

12.000.000,00


Etat Luxembourgeois Min. Travaux Publics

Contrat cadre Site unique: Paiement à l'Etat luxembourgeois des frais dus en 2006.

6.557.643,00


Valens-De Waele BRU - AMENAGEMENT DU SELF ASP 6.005.182,00

Information Ineo Media System Benelux (lot 2:400000 EUR) Sdel Video Telecom (lot 1:4600000 EUR )

Infrastructure for filming of meetings in EP conference rooms in Brussels

5.000.000,00

Présidence Stocomest (various lots) PRESTATIONS DE SERVICES DANS LE DOMAINE DES

4.860.000,00


Heinle,Wischer Generalplanung LUXEMBOURG: REMISE A NIVEAU DE L'IMMEUBLE KAD

4.069.996,00

Politiques internes

(Consortium; various lots) Copenhagen Economics; Deloitte; Europe Economics; Evaluation Partnership; Ramboll Management.

EXTERNAL EXPERTISE IN THE FIELD OF IMPACT ASSESSMENT

3.500.000,00

This information, along with further data on contracts awarded by Parliament in 2006, can be found in the Rapport annuel sur les Marchés attribués par le Parlement européen - 2006, which was sent to the Committee by the Secretary-General on 19 July 2007 (ref. GEDA D(2007) 44061).


65. Die Ergebnisse der namentlichen Abstimmungen werden als pdf-Datei zur Verfügung gestellt. Diese Datei ist sehr umfangreich und lässt sich daher immer nur sehr schwerfällig öffnen. Ist es dem Generalsekretariat möglich, die Liste mit den namentlichen Abstimmungen auch in einem HTML-Format zur Verfügung zu stellen, damit eine raschere Bearbeitung der Ergebnisse möglich ist? Bis wann kann dies umgesetzt werden?

HTML format would only offer certain improvements in terms of presentation. It would not allow for the processing of the data in order to compile statistics on individual MEPs' or groups' voting behaviour. For this, an Excel version would be necessary. At present, an Excel version is produced and stored internally on Epades, and is used by some political groups for control purposes. A decision by the political authorities would be required to make such a version publicly available.

66. Wie viele OLAF-Untersuchungen betreffend Mitglieder und Beamte des Europäischen Parlaments werden derzeit geführt?

The Secretary-General has continued to inform the discharge authority, and especially the Chairman of the Budgetary Control Committee, on all on-going enquiries related to OLAF. In accordance with this well-established procedure, the Secretary-General will provide the requested information at the CONT meeting, "in camera".

67. Ist im Europäischen Parlament möglich, einen Wireless-Lan Zugang in sämtlichen Gebäuden zu installieren? Bis wann könnte diese Installation erfolgen?

Le PE dispose depuis 2005 d'un réseau sans fil, déployé sur Bruxelles et Strasbourg. Ce réseau vise à répondre à des besoins de mobilité. Il a fait l'objet d'une extension de couverture en 2007. Il est basé sur 64 points d'accès (hotspots) disposés principalement dans des salles de réunions (salles de commissions et de groupes politiques) et dans des espaces ouverts comme le bar des députés à Bruxelles et le Bar du restaurant des députés à Strasbourg. Les technologies LAN sans fil actuelles ne permettent pas de garantir une qualité de service suffisante pour son utilisation généralisée au sein du PE, en particulier en termes de performance (nombre d'utilisateurs simultanés, capacité de transfert,…), de sécurité et de disponibilité. Ces technologies sont également sensibles aux environnements dans lesquels elles sont déployées et par conséquent aux évolutions de ces derniers. L'utilisation des technologies LAN filaire reste donc nécessaire et mieux adaptée pour les positions de travail fixes.


Il est à noter que l'utilisation des technologies sans fil s'inscrit également dans la problématique des champs électromagnétiques. Dans une note du 26/09/07 D(2007)58358, à l'attention du Secrétaire général, le Comité consultatif pour la Prévention et la Protection au Travail (CPPT) suggère "d'enrayer au maximum l'utilisation de modes de transmission sans fil et de recourir autant que possible à des modes de transmission par câbles", ceci par application du principe de précaution.

68. Energy costs and room temperature: Colleagues complaint about the low temperature in the meeting rooms (Mr Pirker in Strasbourg Plenary in December). The same problem exists in Brussels in summer and winter. How did you implement the Budget decision to lower the costs for the air conditioning?

Dans le cadre de la résolution relative à la diminution des coûts pour la climatisation pendant les périodes estivales, les services compétents ont donné les suites suivantes : 1. analyse : les premières études sommaires concluent que la

climatisation en été des bureaux et des salles de réunion représente moins de 8% de la consommation électrique annuelle des bâtiments du Parlement européen; toute économie d'énergie sur les consommations afférentes à la climatisation n'aurait donc qu'un impact limité sur la consommation électrique annuelle.

2. niveau de confort : des économies d'énergie sur les consommations

afférentes à la climatisation pourraient être obtenues par le biais d'une modification du niveau de confort en période estivale.

3. performances des installations techniques : l'amélioration des

performances des installations de production de froid est un objectif. La réalisation de ces améliorations, vu les investissements requis, pourra s'effectuer selon une planification technique et budgétaire sur plusieurs années.

Pour ce qui concerne la température dans les salles de réunion, il est techniquement possible de modifier les températures de consigne des salles de réunion afin d'en augmenter la température moyenne. Une telle modification de ces températures doit obéir à certaines normes et prescriptions en matière d'hygiène de travail. Enfin, à noter tant à Bruxelles qu'à Luxembourg, depuis récemment, 100 % de l'énergie électrique est "verte", c'est-à-dire qu'elle provient de sources renouvelables.


ANNEXE 1

Status of regularisation of parliamentary assistance expenses Year 2004

Type of contract Value of payments made by the Parliament in €

Percentage rate

P - service provider (natural person) 9.897.439 28,53

B - service provider (legal person) 17.761.809 21,28

A2 - paying agent 15.696.899 50,18

Total 43.336.147 100,00

Status of regularisation - all Value of payments in euro

Percentage rate

Received

of which: fully accepted and regularised (OK) not yet fully regularised (TMP)

24.763.993

12.794.09911.969.894

57,12

Not received (NOK) 18.592.154 42,88

Total 43.336.147 100,00

Status of regularisation - P Value of payments in euro

Percentage rate

Received

of which: fully accepted and regularised not yet fully regularised

5.902.744

2.740.3223.162.422

59,64

Not received 3.994.695 40,36

Total 9.897.439 100,00

1

Status of regularisation- B Value of payments in euro

Percentage rate

Received


11.895.102

5.723.2926.171.810

66,98


Total 17.761.809 100,00

Status of regularisation- A2 Value of payments in euro

Percentage rate

Received


6.966.147

4.330.4852.635.662

44,38


Total 15.696.899 100,00

Year 2005


Percentage rate



A2 - paying agent 44.924.906 51,30

Total 117.307.001 100,00


Percentage rate

Received


59.745.333

32.134.45827.610.875

50,93

2


Total 117.307.001 100,00

(Year 2005 - continued)


Percentage rate

Received


13.351.056

6.232.1717.118.885

50,15


Total 26.620.210 100,00

Status of regularisation - B Value of payments in euro

Percentage rate

Received


27.815.243

13.807.71814.007.525

60,78


Total 45.761.885 100,00

Status of regularisation - A2 Value of payments in euro

Percentage rate

Received


18.579.035

12.094.5706.484.465

41,36


Total 44.924.906 100,00

3

Year 2006


Percentage rate



A2 - paying agent 47.515.533 38,55

Total 123.250.501 100,00


Percentage rate

Received


122.601.261

119.651.2882.950.474

99,47

Not received (NOK) 648.740 0,53

Total 123.250.001 100,00


Percentage rate

Received


28.314.619

28.017.887296.732

99,76


Total 28.381.859 100,00

Status of regularisation - B Value of payments in euro

Percentage rate

Received


47.133.400

46.393.989739.411

99,54

4


Total 47.353.110 100,00

Status of regularisation - A2 Value of payments in euro

Percentage rate

Received

of which: fully accepted and regularised (OK) not yet fully regularised (TMP9

47.153.743

45.239.4121.914.331

99,24


Total 47.515.533 100,00

Notes 1. Codes used:

(a) Types of contract P : service provider (natural person) B : service provider (legal person) A2: paying agent

(b) Regularisation status OK : documentation received & accepted fully TMP : documentation received, but expenses not fully regularised yet NOK : no documentation received at all

2. TMP comprises a range of issues, such as discrepancies in the amounts indicated on the regularisation forms and those paid by the Parliament, incomplete documentation, forms without signatures, and wrong forms. 3. TMP exaggerates the value of concerned payments as it refers to the entire amount which must be regularised and not to the portion that remains unregularised. Example: amount to be regularised € 1000; documentation received regularises € 700, leaving € 300 unregularised (and potentially liable for recovery). Due to method of control used TMP value indicates € 1000 rather than € 300. 4.Statistics were created with the standard internal EP reporting, and are accurate as at 19/12/2007. 5. Year 2004 concerns the new parliamentary term, beginning July.

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5

ANNEXE 2

FRAIS D’ASSISTANCE PARLEMENTAIRE Historique 1984 - 2004 1. L'indemnité d'assistance parlementaire a été créée par réglementation du Bureau du

Parlement en 1984. Elle est versée mensuellement au député, dans la limite du plafond, sur présentation d'une «demande d’attribution» établie par le député (pour un paiement unique ou pour des paiements répétitifs destinés à un assistant parlementaire), ou d’une facture pour des travaux de recherche, de documentation ou de secrétariat.

2. A partir de juin 1996, la rémunération est versée aux assistants directement ou par

l’intermédiaire d’un tiers payant désigné par le député. La réglementation impose au député de conclure, avec l'assistant, un contrat conforme à la législation nationale applicable, en particulier en matière fiscale et sociale, mais ne lui impose pas de présenter les contrats aux services gestionnaires du Parlement.

3. Dans son rapport spécial, n° 10/98 "relatif aux frais et indemnités des députés du

Parlement européen" la Cour des comptes constate que les procédures administratives et comptables assurent, dans l’ensemble, une application correcte des règles mais que le cadre réglementaire en lui-même mériterait d'être réformé. Elle relève aussi la difficulté à établir un lien étroit entre les situations ou les coûts réels et les montants payés; le manque de clarté sur les éléments des coûts susceptibles d’être pris en charge au titre des indemnités; les paiements qui reposent sur un système déclaratif, comportant peu de pièces justificatives et de contrôles.

4. A partir de 2001, (décision Bureau du 6 juillet 2000), les contrats de travail ou de pres-

tations de services doivent être transmis au Parlement. Les contrats de travail doivent, en plus, être accompagnés de la preuve d’affiliation à la sécurité sociale.

5. Les travaux du Contrôleur financier de l’époque révèlent un risque que certaines

formules contractuelles utilisées ne relatent pas suffisamment bien le lien juridique réel avec l'assistant. De plus, le Contrôleur Financier souhaite voir vérifié le plein respect des lois nationales applicables sur plusieurs aspects. Ensuite la Cour des Comptes dans son rapport sur l'exercice 2002 constate que le cadre réglementaire ne donne pas suffisamment de garantie que l'indemnité est utilisée d'une façon appropriée. Il partage la conclusion du Contrôleur financier qu'une révision des règles s'impose.

6. En octobre 2002, le vice-président Onesta propose différents amendements à la

réglementation, d’une part concernant les droits et obligations des assistants (l'affili-ation à la sécurité sociale, des compensations en cas d'absence de longue durée des assistants, les règles de préavis à la fin des contrats, etc.) et, d’autre part, concernant la mise en conformité avec le Règlement Financier (modalités de gestion des contrats d'emploi, présentation de factures pour des prestations de services).

7. Ceci conduit le Bureau en février 2004 à une révision de la réglementation introduisant,

à partir de juillet 2004, des nouvelles contraintes surtout pour les prestataires de

services, qui doivent dorénavant produire périodiquement des documents justificatifs, en cours d’exécution du contrat :

- Pour tout prestataire de service : des factures régularisant les paiements mensuels,

versés sous forme d'acomptes, ainsi que les preuves de paiement de leurs charges de sécurité sociale et d’impôts.

- Pour les tiers payants: en plus des factures de leurs propres honoraires, un relevé des dépenses effectuées au titre des salaires d’assistants, charges sociales et fiscales, etc.

La distinction entre prestations régulières de services sur base d’un contrat écrit et prestations occasionnelles sur simple facturation semble être abandonnée.

8. Le 12 juillet 2004, les Questeurs sortants prennent acte d'un projet contenant des

propositions visant à simplifier et consolider les dispositions de l'art.14 et 15 FID. Le Collège décide que ce dossier devrait être soumis aux nouveaux Questeurs.

L’évolution sous la présente législature 9. Dès la session constitutive, la nouvelle réglementation est distribuée à tous les élus. Les

députés réélus reçoivent en plus une communication du secrétariat des Questeurs du 16 juillet 2004 rappelant les conditions à remplir afin de continuer à bénéficier de l'indem-nité d'assistance parlementaire.

10. Il apparaît rapidement que les assistants sous contrat de prestation de service ont des

difficultés pour réunir des documents prouvant le paiement des charges sociales et fiscales. En conséquence, le Secrétaire général, par note du 21 juillet 2004, instruit le Service Juridique d'étudier, pour fin novembre 2004, la situation dans les ordres juri-diques des Etats Membres en matière de prestations de services et plus particulièrement les modalités légales pour la reconnaissance de la qualité de prestataire de services ainsi que le régime TVA lui étant éventuellement applicable. L'ordonnateur délégué était chargé de proposer des adaptations à la réglementation en début 2005 au plus tard.

11. Ni le service gestionnaire, ni le Service juridique n'apparaissent en mesure de définir

les documents à fournir pour chacun des Etats membres (dont le nombre venait d’être élargi de 15 à 25). Sur proposition du service gestionnaire, les Questeurs invitent alors le Bureau à procéder à une clarification des règles, ce qui conduit à la décision du Bureau du 13 décembre 2004 prévoyant, outre une nouvelle rédaction distinguant plus clairement les différentes hypothèses, que : - en matière de charges sociales et fiscales, les preuves de paiement peuvent être

remplacées par une déclaration du prestataire de services au même effet ; - la possibilité d’honorer des prestations occasionnelles de service sur simple

présentation de la facture est réintroduite. 12. Malgré plusieurs propositions des services en 2005 et 20061, les Questeurs n’arrivent

pas à élaborer la communication aux députés expliquant les nouvelles règles et établis-sant les formulaires à utiliser pour les différents relevés et déclarations. La question de l’assujettissement ou non à la TVA a pris beaucoup de temps. A ce sujet, un avis du

1 Notamment en date du 18.2.2005, 13.4.2005, 4.4.2006 et du 11.5.2006

2

Service juridique en date du 6 mars 2006 a établi qu'une facture, qui ne stipule pas le taux de TVA appliqué ou à défaut la base légale d'exonération, ne constitue pas une pièce justificative acceptable. En outre, les prestataires de service, mettant des assis-tants à la disposition du député, sont soumis à la TVA. Ni le "PPI", ni l'argument de la nature intra-communautaire des services fournis ne justifient l'exemption de la TVA.

13. Début d'octobre 2006, le service gestionnaire a mis à disposition, par l'intranet, des

informations sur la TVA par pays, telles que les taux de TVA, les raisons d'exonéra-tion, le seuil en dessous duquel le prestataire de service n'est pas obligé de payer la TVA et les liens vers les sites des autorités nationales compétentes.

14. Le 20 juin 2005, le Bureau, sur proposition des Questeurs, décide que la périodicité de

la production des pièces justificatives, initialement semestrielle, devient annuelle. Les Questeurs, à plusieurs reprises, reportent le délai pour présenter les pièces justificatives devant régulariser les acomptes payés (d’abord le 31 octobre 2005, ensuite le 17 mars 2006 et le 2 mai 2006 ; finalement sine die, par décision du 5 avril 2006).

15. En parallèle, sur proposition de son Groupe de travail "Assistants des députés" présidé

par M. Onesta, le Bureau adopte le 25 septembre 2006 le "Codex" (des droits et obliga-tions des assistants et de leurs députés). Le 13 décembre 2006 le Bureau supprime en conséquence dans la réglementation FID les parties qui font double emploi avec le Codex. A cette occasion, le Bureau précise également que les prestataires de service doivent présenter des factures régularisant les paiements reçus et qu’il incombe au député de conserver ces factures2. Annuellement le prestataire de service doit remettre au député un relevé des montants facturés3, dont le député transmet copie au service gestionnaire pour autoriser la régularisation des acomptes.

Les évènements en 2007 16. Les Questeurs arrivent rapidement à un accord sur les formulaires et les délais proposés

par les services. La communication 44/06 du 10.1.2007 fixe l’échéance pour présenter les documents justificatifs au 31 mars 2007, puis, fin mars, prolongé au 30 avril 2007.

17. A la mi-2006, la situation pour la période de juillet 2004 à juin 2005 était la suivante4 :

- Environ 54% des factures des prestataires de services ont été communiquées. - Environ 29% des tiers payants ont soumis les documents requis.

18. La situation actuelle se présente comme suit: - pour 2004 : 71 % des députés ont présenté des documents régularisant les acomptes,

pour une valeur totale d'environ 58% des dépenses (dont 40 % acceptés) ; - pour 2005 : ces chiffres sont respectivement 73 % et 50 % (dont 26 % acceptés).

19. La Communication 44/06 précitée portait sur les documents relatifs à 2006. Contraire-

ment à la proposition initiale, elle ne fait pas mention de 2004 et 2005. En plein accord avec les Questeurs et le Secrétaire général, l’ordonnateur délégué a instruit ses services

2 Pendant la période fixée dans la législation nationale et minimum un an à compter de la fin de la législature 3 Assorti d'une déclaration certifiant que toutes les obligations fiscales et de sécurité sociale découlant de la

législation nationale applicable sont remplies 4 Informations communiquées à la Cour des Comptes en septembre 2006 (Réponse du Bureau aux observa-

tions que la Cour s'apprêtait d'inclure dans son rapport annuel concernant 2005)

3

de donner la priorité à la régularisation des dépenses de 2006 et de contacter indivi-duellement et personnellement les députés afin de les aider à cerner la portée exacte de la réglementation dans leur dossier spécifique. Les Questeurs ont reçu mensuellement rapport et ont aidé l’ordonnateur à évaluer les pièces reçues.

20. De plus, le Bureau, lorsqu’il a débattu en juillet 2007 les observations que la Cour des

Comptes s’apprêtait à inclure dans son rapport annuel et les réponses proposées par le Secrétaire général, s’est placé dans la même logique.

21. Ainsi, une énorme quantité de documents (relative à près de 40.000 paiements) ont été

reçus et examinés5. Fin novembre 99,47 % des députés ont soumis des documents pour une valeur totale de 99,53 % des dépenses, dont 97,24 % ont déjà été acceptés et donc régularisés. Par Communication 40/07 du 25 Octobre 2007 les Questeurs ont fixé l'échéance pour la transmission des documents justificatifs relatifs à 2007 au 31 Mars 2008.

Résumé et conclusions 22. La gestion de l’indemnité d’assistance parlementaire a connu une évolution très impor-

tante. Initialement elle était versée au député, mais depuis 1996 elle est versée directe-ment aux assistants. Après un rapport de la Cour des Comptes fin 1998, le Bureau impose en 2000 la remise des contrats conclus par les députés avec leurs assistants et, le cas échéant, des preuves d’affiliation à la sécurité sociale des employés. Depuis lors, cette condition des pièces justificatives devant être soumises au service gestionnaire avant tout paiement est satisfaite par tous les députés.

23. Cette situation ne satisfaisant toujours pas les autorités de décharge, le Bureau a mis en

place en son sein un groupe de travail chargé d'examiner, en collaboration avec les Groupes politiques, la situation des assistants et il s'est penché de façon répétitive sur la question. Les modifications à la réglementation adoptées en 2004 étaient proches de la situation prônée par la Cour des Comptes, mais se sont avérées difficilement applicables à la situation réelle sur le terrain, caractérisée par des grandes divergences entre les 27 systèmes juridiques et parlementaires nationaux à prendre en compte.

Après les ajustements de fin 2006 et l'effort d’explication considérable des autorités

politiques et administratives de l’Institution, un énorme progrès a été réalisé conduisant à la situation où les dépenses 2006 sont quasi entièrement régularisées. Aussi, la procédure de régularisation des dépenses en 2007 est déjà lancée.

24. Lors de sa réunion du 10 Décembre 2007, Bureau a pris la décision d'appliquer à la

période allant de juillet 2004 à la fin de 2005 les règles adoptées par le Bureau le 13 décembre 2006, compte tenu des résultats positifs obtenus au cours des opérations relatives à 2006, et a invité le Secrétaire général à élaborer des modalités applicables pour cet exercice.

5 En cas de documents manquants, l'ordonnateur délégué peut suspendre les paiements et le Secrétaire géné-

ral peut procéder au recouvrement des paiements indus. Les décisions de ce type sont prises en coopération avec les Questeurs. Sur une base volontaire, plus de € 750.000 ont déjà été remboursés en 2007

4

25. En application de cette décision, l'administration procédera, en collaboration avec les Questeurs, a la mise en œuvre de mesures similaires à celles prises en 2007 pour l'exercice de régularisation relatif à 2006, afin de garantir le même succès pour les exercices de régularisation relatifs à 2004 et 2005.

5

Annexe 3 : PLAN GESTION MARCHES PUBLICS - ACTIONS CENTRALES et DEPARTEMENTALES

Proposition Forum Marchés PublicsPlan d'action Secrétaire général

# Centrale / Départ.

Core Action Délai * Service de

coordinationAutres

services Summary of action plan Action proposée Mot clé Échéances prévues

Date de réalisation P

Rôle du Procurement

Forum

1 D OUI CT OD

1.1-01 (Short-term) Before taking the decision tolaunch a procurement procedure, an appropriateevaluation is made and taken into account by the responsible authorising officer. Nature, scope and format of evaluation to be determined by the authorising officer by delegation (AOD)scope and format of evaluationto be determined by the authorising officer by delegation (AOD).

Utilisation du PPD approuvé par le FMP PPD Fait Réunion du 14 septembre 2006 - Conseiller

2 D Non CT OD1.1-02 (Short-term) Confirm in prior evaluation that services do not cover public service missionand do not have employment or grant character


3 D Non CT OD

1.1-06 (Short-term) Review of prior evaluation by AO responsible. Above a threshold decided by the AOD, prior review by the procurement compliance function


4 D OUI CT OD 2.1-01 (Short-term) Document grounds for choosing negotiated or restricted procedures Utilisation du PPD approuvé par le FMP PPD Fait Réunion du 14

septembre 2006 - Conseiller

5 D OUI CT OD

3.1-01 (Short-term) Select candidates to be consulted in negotiated or restricted or procedures on the basis of criteria that comply with the principles of transparency, proportionality, and equal treatment. Document those criteria


6 D OUI CT OD

5.1-01 (Short-term) Substantiate in writing decisions to launch a call for tenders leading to a framework contract with emphasis on the compatibility of the type of procurement proposed with the use of a framework contract


7 D Non CT OD5.2-01 (Short-term) Substantiate in writing decisions to conclude a framework contract exceeding a duration of four years.


8 D OUI CT OD9.1-01 Mandatory (Short-term) Use the exclusion criteria foreseen in the Financial Regulation, without alteration


9 D OUI CT OD

10.1-01 Mandatory (Short-term) Foresee proper selection criteria relating to economic and financial capacity and not simply a list of documents to be furnished (mandatory when procurement exceeds €50 000).


10 D OUI CT OD

11.1-01 (Short-term) Disclose the award criteria and their weighting in the tender documents as they will subsequently be applied in the evaluation process


* CT = Court terme, MT = Moyen terme, LT = Long terme Page 1 of 13 Vers. January 2008





coordinationAutres




Forum

11 D Non CT OD

10.1-03 (Short-term) Requests to provide only minimum documentation as proof of economic and financial capacity to be based on a reasoned documented decision.


12 D Non CT OD11.1-02 (Short-term) Guidelines by AODs on documenting the exceptional factors that might make it impossible to weight the award criteria


13 D Non CT OD

11.2-02 (Short-term) Guidelines by AODs on announcing, in the specifications, the budget of the procurement or the expected input of resources.


14 D OUI CT OD19.1-02 (Short-term) Only appoint members of opening committees who have adequate trainingin the relevant principles and rules.


15 D Non CT OD 18.1-01 (Short-term) Opening committees to be appointed in writing by the authorising officer Utilisation du PPD approuvé par le FMP PPD Fait Réunion du 14


16 D Non CT OD 21.1-01 (Short-term) Evaluation committees to be appointed in writing by the authorising officer Utilisation du PPD approuvé par le FMP PPD Fait Réunion du 14


17 D OUI MT OD7.2-02 (part) (Medium-term) Agreement of the authorising officer responsible on the contract notice and the tender documentation.


18 D OUI MT OD10.2-02, 11.1-03, 11.2-03 & 12.1-02 (Medium-term) Formal review of the tender's (i) selection and (ii) award criteria.


19 C/D Non CT OD SFC

1.1-03 (Short-term) AODs can forward their procurement planning documentation to Central Financial Service (CFS) for guidance on best practice.

Modèle de PPD préparé par le SFC et soumis au FMP pourapprobation PPD Fait Réunion du 14

septembre 2006 - Discussion


4.1-01 (Short-term)Prior cost/benefit assessment of the appropriateness of launching a call for expression of interest. Include guidelines in the Vade Mecum on procurement.

Le SFC émettra des guidelines à ce sujet Guidelines SFC Fait Réunion du 20 février 2007 1 Information


4.1-02 (Short-term) Split calls for expressions of interest into several independent domains of technical competence. Include guidelines in the Vade Mecum on procurement

Le SFC émettra des guidelines à ce sujet Guidelines SFC Fait Réunion du 20 février 2007 1 Information

22 C/D Non CT OD SFC5.2-02 (Short-term) Consult the CFS on acceptable grounds for concluding a framework contract exceeding a duration of four years

Le SFC émettra des guidelines à ce sujet Guidelines SFC Fait Réunion du 19 décembre 2006 - Information






coordinationAutres




Forum

23 C Non CT SFC SJ; OD; FMP

7.2-03 (Short-term) CFS to clarify with the Legal Service the scope for indicating the contracting department's main working languages in the tender specifications

Le SFC préparera des guidelines à ce sujet à soumettre auFMP et au Service Juridique Guidelines SFC Priorité 2008 En attente 3 Discussion

24 C/D OUI CT OD SFC

30.2-03 & 30.2-04 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the constitution, structure, content and secure keeping of procurement documentation including original contracts ("Master Procurement Files"). The CFS should examine with the AODs if the Institution's guidelines on the keeping of original supporting documents need to be updated

Révision par le SFC des instructions du Secrétaire général sur l'archivage Guidelines SFC 2009 En attente 3 Discussion

25 C/D Non MT SFC FMP

13.1-04, 13.1-05 & 13.1-06 (Medium term) The CFS should, after consultation of the AODs, publish templates of administrative provisions to serve as a basis for departmental templates. Parliament's General terms and conditions to bebrought into line with these.

Modèles de cahier de charges, lettre d'invitation à soumissionner et de contrats à préparer par le SFC et à

soumttre au FMP et/ou Service JuridiqueTemplate SFC Fait Réunion du 2 octobre

2007 1 Discussion


9.3-02 & 9.3-03 (Short-term) Guidelines by AODs for exercising the option to rely on a declaration for the exclusion criteria (low-value procurements). Should foresee documentation of corresponding risk assessment. CFS to assistin development of a simple risk assessment grid.

Modèle de grille d'analyse de risques a été élaboré par le SFC. Il est disponible sur son site web Template SFC Fait

Réalisé en 2006 par le SFC et affiché sur son

site- Information


10.1-02 & 10.2-03 (Short-term) Guidelines by AODs for exercising the option of not asking proof of compliance with selection criteria (low-value procurements). Should foresee documentation of corresponding risk assessment. CFS to assist in development of a simple risk assessment grid.

Modèle de grille d'analyse de risques a été élaboré par le SFC. Il est disponible sur son site web Template SFC Fait

Réalisé en 2006 par le SFC et affiché sur son

site- Information

28 C/D Non CT OD SFC 29.1-01 (Short-term) Specify the contractual time limit for payment on purchase orders Etabli à 45 jours jusqu'à révision des circuits de paiement Template SFC Fait Réunion du 19

décembre 2006 - Information

29 C/D Non CT SFC OD

6.2-02 (Short-term) Vade Mecum on procurement to promote best practice of providing comprehensive information in pre-information notices. AODs to adopt departmental guidelines

Modèles d'avis incluant des instructions sur les informationsà fournir Template SFC Fait Réunion du 20

novembre 2007 1 Information


7.1-05 (Short-term) Provide, where relevant, the model purchase order in the tender documentation. Include guidelines in the Vade Mecum on procurement

Modèle de Bon de commande affiché sur le site du SFC Template SFC Fait

Réunions du 21 novembre 2006, du 19 décembre 2006 et du 11 septembre 2007

- Information






coordinationAutres




Forum

31 C Non CT SFC FMP, SJ

20.2-02 (Short-term) CFS to clarify if the "department independent of the authorising department" which is responsible for the sealing of tenders could be the opening committee

Mise à jour du Vademecum. Dans ce processus le SJ et le FMP seront impliqués Vade-mecum Priorité 2008 En attente 1 Discussion

32 C/D Non CT DGPERS SJ, OD, SFC

5.1-04 (Short-term) Explore the possibility of employing 'special advisers' in exceptional cases (Conditions of Employment of other servants of the European Communities).


33 C/D OUI MT OD FMP, SFC

9.3-01 Mandatory (Medium term) Comply with requirements on providing evidence relating to exclusion criteria (mandatory when procurementexceeds €50 000). Further guidance by the CFS.



11.2-01 (Short-term) Guidelines by AODs on method(s) used to determine which offer represents best value for money. Should also ensure that the level of quality required by each department is met. Input by the CFS.


35 C/D Non CT SFC FMP

10.1-04 (Short-term) CFS, in consultation with AODs, to provide additional guidance in the Vade Mecum on procurement on identifying and treating recurring situations of risk regarding the economic and financial situation.


36 C/D OUI MT SFC SJ, FMP

13.1-01 (Medium-term) Revise the arrangements for submitting tenders to ensure consistency and to prevent the automatic rejection of tenders which are presented differently from the precautionary measures foreseen in the specifications, but the integrity ofwhich is not in doubt


37 C/D Non CT SFC SJ

18.2-01 (Short-term) Guidelines relating to the attendance of staff other than members of the opening committee at the opening meeting. Include in Vade Mecum on procurement.



22.1-01 & 22.1-02 (Short-term) Methodology for evaluation to be set out in specifications. AODs should ensure that any guidance for evaluation committees for the implementation of the published evaluation method should be formally adopted before the tenders are opened and that this cannot contradict the published methodology. To be developed in the Vade Mecum on procurement







coordinationAutres




Forum

39 C Non CT SFC FMP6.2-01 (Short-term) Vade Mecum on procurement to stress compulsory information tobe provided in contract notices.



23.2-01 & 23.2-02 (Short-term) Where only one offer is technically admissible, document the grounds for assessing the acceptability of its price element. Guidance in the Vade Mecum. AODs to ensure a corresponding control point by the ex ante verifier



24.1-03 (Short-term) Formalise the responsibilities and obligations of evaluation committee members.Include corresponding guidance in the Vade Mecum on procurement


42 C/D Non MT OD SFC7.1-02 (Medium-term) Enhance control over tender documentation through standard tools (templates, checklists). Assistance by the CFS.

SFC élaborera des checklists par type procédure Checklists SFC Fait Réunion du 20 mars 2007 1 Information

43 C/D Non LT DG PRES FMP, SFC

13.1-03 (Long-term) The CFS should, after consultation of the AODs, provide the DIT with the specific requirements on which an institutional e-tendering project can be launchedand draw up the required harmonised guidelines.

Proposition de la DG PRES au FMP Proposition DG Priorité 2008 En attente 3 Initiative

44 C Non CT DG PRES FMP

19.1-04 (Short-term) Measures in the mail service aimed at establishing unambiguously thedate of the receipt of tenders and at guaranteeing their integrity.

Proposition de la DG PRES au FMP Proposition DG 2009 En attente 3 Initiative

45 C Non MT DG IFIN SFC

20.2-03 (Medium-term) DG Infrastructure and Interpretation to investigate, in consultation with the CFS, alternative sealing methods for tenders (see also 30.2-02 on sealing of contracts).

Proposition de la DG IFIN au FMP Proposition DG Fait Réunion du 20 novembre 2007 3 Initiative

46 C/D Non MT OD DG PERS, SFC

1.1-09 (Medium-term) Officials who manage procurement procedures should have, or be trained to acquire, knowledge of project management techniques

Proposition de la DG PERS au FMP Proposition DG 2009 En attente 3 Initiative

47 C/D Non CT DGPERS SFC

8.1-02 (Short-term) CFS and DG Personnel to include a module on procurement documents in courses on drafting skills. Staff drawing up specifications to attend the courses







coordinationAutres




Forum

48 C/D OUI CT DGPERS SJ, OD, SFC

17.1-01 (Short-term) Audit Report 03/14 foresees that DG Personnel should draft, in conjunction with the Legal Service, the CFS and the AODs, a code of conduct governing relations with external staff. This code should set out the exceptional circumstances in which the participation of external staff in tender procedures would be justified

Proposition de la DG PERS au le Service juridique et au FMP Proposition DG 2009 En attente 3 Initiative

49 C/D Non MT OD DG IFIN, SFC

30.2-02 (Medium-term) Departmental measures to ensure the integrity of contracts (initialling, sealing). DG Infrastructure and Interpretation to investigate, in consultation with the CFS, sealingmethods for contracts (see also 20.2.03 on sealing of tenders).

Proposition de la DG IFIN au FMP Proposition DG Fait Réunion du 20 novembre 2007 3 Initiative

50 C/D OUI CT OD DGPERS34.1-04 (Short-term) Consider posts with significant responsibilities in the procurement area as being sensitive

Proposition de la DG PERS au FMP Proposition DG Priorité 2008 En attente 3 Initiative

51 C OUI LT DG PERS

1.1-10 (Long-term) Procurement should be recognised as a specialist profession in the Parliament's register of skills, and be the subjectof specific recruitment procedures.


52 C/D OUI MT DG PRES

34.2-02 (Medium-term) Recognition of the need for a central role of co-ordination in IT matters combined with appropriate responsibilities in all the directorates-general.

Proposition de la DG PRES au FMP Proposition DG 2009 En attente 3 Initiative


8.1-04 (Medium-term) CFS to publish compendium of best practice for the technical specifications. Procurement Forum to examine the feasibility of 'base templates' for technical specifications

A définir A définir A définir 3 Discussion

54 C/D Non MT FMP

10.1-06 (Medium-term) Procurement Forum to examine the desirability of standardising the request for tenderers' financial statements and the feasibility of measures to examine these.

A définir A définir Priorité 2008 3 Initiative

55 C/D Non CT OD FMP

29.3-03 (Short-term) Consider new procurementprocedures on framework contracts and dynamic purchasing system introduced by the Implementing Rules. (Dynamic purchasing depends on availability of appropriate IT tools.)

A définir A définir A définir 3 Discussion

56 C/D Non MT FMP

19.1-03 (Medium-term) Consider either (i) entrusting the opening of tenders at Institution level to a specialised team or (ii) appointing one member of such a specialised team as the independent member of the committee

Evaluation de la pertinence d'une telle action au sein du FMP

Evaluation de recommandation

Fait Réunion du 20 novembre 2007 1 Initiative






coordinationAutres




Forum

57 C/D Non MT FMP SG

29.1-02 (Medium term) Procurement Forum to examine ways to reduce gradually the Institution's average payment times and to adaptcontractual payment time limit accordingly

Evaluation de la pertinence d'une telle action au sein du FMP

Evaluation de recommandation

FaitRéunions du 11

septembre, 2 octobre et 3 décembre 2007

1 Initiative

58 D Non MT SFC SG9.3-04 (Medium-term) Consult (once available) the central database of tenderers who do not comply with the exclusion criteria.

Consultation via SFC avant mise en place du EWS dans BDMS BDMS Fait Réunion du 20 mars

2007 1 -

59 C Non CT SFC FMP

28.1-02 (Short-term) For cases where the finalisation of a procurement overlaps two budgetary years, guideline by the CFS to determine the year of recording and reporting

A effectuer dans le cadre du projet BDMS. Eventuellement y faire référence dans le Vade-mecum BDMS Fin 2008 En attente 1 Information

60 C Non MT SFC FMP25.1-02 (Medium term) Include the reference of the award decision in BDMS to ensure a complete audit trail

Développement projet BDMS avec la collaboration de la DIT et le SFC en tant que Coordinateur Finord BDMS Fait 1er janvier 2006 1 Information


1.1-04 (Medium-term) Explore feasibility of incorporating procurement planning documentation in new contract database (BDMS).

Développement projet BDMS avec la collaboration de la DIT et le SFC en tant que Coordinnateur Finord BDMS Fin 2009 En attente 1 Information

62 C/D Non MT FMP OD

1.1-07 (Medium-term) Explore feasibility and desirability of incorporating review of prior evaluation (as evidenced by procurement planning documentation) into BDMS

Développement projet BDMS avec la collaboration de la DIT et le SFC en tant que Coordinnateur Finord BDMS Fin 2009 En attente 1 Initiative


16.1-03 (Medium-term) The CFS should examine with the AODs the possibility of documenting contacts in a future module of BDMS

Développement projet BDMS avec la collaboration de la DIT et le SFC en tant que Coordinnateur Finord BDMS Fin 2009 En attente 1 Information

64 C/D Non CT OD SFC28.1-01 (Short-term) Putting in place local systems for reporting awarded contracts to the CFS.

Action couverte par l'application BDMS à partir du 1er janvier 2006 BDMS Fait 1er janvier 2006 1 Information

65 C/D Non MT FMP SFC31.1-02 (Short-term) Include the initiation, verification and authorisation of framework contracts in a specific workflow in FINORD.

Prévu dans l'application BDMS BDMS Fin 2009 En attente 1 Information

66 C/D OUI MT FMP

35.2-01 (Medium-term) Give the Procurement Forum an advisory role in disseminating and exchanging best practices among contracting departments, benchmarking experience, and facilitating feedback between the CFS and the contracting departments

Une nouvelle décision instaurant le FMP a été proposée par le Secrétaire général tenant compte de cette

recommandationContinue Fait Réunion du 12 juillet

2006 - Initiative

67 C/D OUI MT FMP

35.3-01 (Medium-term) Procurement Forum to analyse the scope for attaining a higher degree of compliance with the Institution's key internal control objectives by organising procurement activities more efficiently and to report thereon to the PAOD.


recommandationContinue Fait Réunion du 12 juillet

2006 - Initiative






coordinationAutres




Forum

68 C/D OUI MT GIMP

35.1-01 (Medium-term) Reform the GIMP as a forum in the procurement area ('Procurement Forum') with a representative from each DG, from the Legal Service and from the CFS


recommandationDécision Fait Réunion du 12 juillet

2006 - Initiative

69 C Non CT SFC 8.2-01 (Short-term)Training on the inclusion of variants in the specifications

En cours. Le cours marchés publics donné par le SFC développe actuellement ce point Formation SFC Continue Assuré par le SFC - -

70 C Non CT SFC

9.2-01 (Short-term) Highlight in training courses that the automatic rejection of tenders because of initially missing documentation is not a valid exclusion criterion. (See 13.1-01.)


71 C Non CT SFC

33.1-04 (Short-term) Training courses on procurement to prioritise issues relating to the performance of ex ante verification, as set out in33.1-01 to 33.1-03.


72 C Non CT SFC OD

10.1-05 (Short-term) CFS to provide help-desk services to the evaluation committees in the area of economic and financial capacity assessment.

Point à réaliser si le SFC reçoit une demande via le Helpdesk. Le SFC assumera un rôle de conseiller dans la matière et n'assumera pas la responsabilité de l'évaluation

financière

Saisine occasionnelle du

SFCContinue Assuré par le SFC - -

73 C Non LT FMP FMP13.1-02 (Long-term) Propose a revision of the Implementing Rules' tender submission arrangements

Le FMP devra être impliqué dans la révision de ces textes. Le FMP devra arrêter des instruction pour informer aux instances pertinentes du besoin d'être saisi à ce sujet

Textes réglementaires

Continue - - Discussion

74 D Non CT OD29.2-03 (Short-term) Initiators and ex ante verifiers to check compliance with the guidelinesin 29.2-01 and 29.2-02.

Recours aux guidelines SFC et formation financièreGuidelines et

formation2008 2 Conseiller

75 D Non CT OD

30.1-01 & 30.1-02 (Short-term) Draft contracts to be submitted "ready-to-sign" to the ex ante verifiers, with the budgetary commitment. Reflect this in the ex ante check-lists.



76 D Non CT OD30.2-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines for keeping of original contracts in secure archives.



77 D OUI CT OD

33.1-01 (Short-term) Guidelines by AODs on thenature of the supporting documentation relating to the procurement process required for the approval of budgetary commitments by the ex ante verification function.



78 D Non CT SFC

31.1-01 (Short-term) Include guidelines on the classification (individual / provisional) and evaluation of budgetary commitments in the departmental manuals



79 D Non CT OD

32.1-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the reporting as exceptions of deviations from the rules on single signature of legal and budgetary commitments


formationFait Réunion du 2 octobre

2007 2 Conseiller






coordinationAutres




Forum

80 D Non CT OD

33.1-03 (Short-term) Where supporting documents are too voluminous to be archived together with the budgetary commitment, list all documents provided to the ex ante verifier



81 D Non CT OD

1.1-05 (Short-term) Include procurement planning documentation in a "Master Procurement File" that would centralise all the relevant documents concerning a procurement procedure

Proposition des OD Proposition OD 2008 2 Conseiller

82 D Non CT OD SG

5.1-03 (Short-term) AODs to identify and report cases (to PAOD) where the provision of services under a framework contract could be subject to judicial re-definition as an employmencontract and to propose remedial action.


83 D Non CT OD24.1-02 (Short term) The ex ante verification function should check the completeness of evaluation records


84 D Non CT SFC FMP

28.1-03 (Short-term) AODs to review and document the internal controls that provide assurance of compliance with the obligation to report exceptions in the procurement area.


85 D OUI CT OD

33.1-02 (Short-term) Checks by the ex ante verification function on procurement commitments should be based on specific programmes of control that focus on the significant risks in the procurement process.


86 D OUI CT OD SG

34.1-03 (Short-term) For service contracts over € 50,000, AODs to perform a review of the possible presence of similar risk factors to those identified and report to PAOD on the results of that review with, if required, proposals for corrective action


87 D OUI CT OD 34.2-01 (Short-term) Implement the measures that should prevent recurrence of similar cases. Proposition des OD Proposition OD 2008 2 Conseiller

88 D OUI MT OD SFC

1.1-08 (Medium-term) Control activities to include providing reasonable assurance that planned procurement procedures fulfil the three key control objectives (a 'procurement compliance function'). AODs to allocate such responsibility in proportion to departmental needs and specific risks. (Could be ex ante verifier or another official with appropriate knowledge.)







coordinationAutres




Forum

89 D Non MT OD

27.2-04 (Medium-term) Follow-up decisions to comments received from unsuccessful tenderers within the suspension period to be validated by the procurement compliance function


90 D OUI CT OD

5.1-02 (Short-term) Substantiate in writing decisions to conclude a specific contract under a framework contract, with emphasis on compliance with the latter's terms and the avoidance of employment-type relationships

Recours aux informations fournies dans le Vademecum, lesguidelines du SFC et les formations

Vade-mecum, guidelines et


91 D Non CT OD 6.1-01 (Short-term) Adoption of guidelines by AODs on the use of pre-information notices




92 D Non CT FMP 6.2-03 (Short-term) Examine recourse to other means of publicity, including electronic means.




93 D OUI CT OD

7.1-01 & 7.2-01 (Short-term) Review, document and, where necessary, revise departmental controls providing assurance on (i) the completeness of tender documentation and (ii) the consistency of the contract notice with the tender specifications.




94 D OUI CT OD 7.1-04 (Short-term) Formalise invitations to negotiate and related preliminary specifications




95 D Non CT OD8.1-01 (Short-term) Foresee generic product descriptions in the specifications. Explain exceptions.




96 D OUI CT OD

10.2-01 (Short-term) Guidelines by AODs for drawing up unambiguous, relevant selection criteria for technical and professional capacity. They should not relate exclusively to the qualifications of staff proposed but rather to the capacity of the tendering entity




97 D OUI CT OD

12.1-01 (Short-term) Use the guidance provided in the Vade Mecum on procurement to avoid confusion between the selection and award criteria




98 D Non CT OD 9.2-02 (Short-term) Guidelines by AODs on the definition of exclusion criteria




99 D Non CT OD

13.2-01 (Short-term) AODs to put in place efficient procurement planning mechanisms to help respect the time limits for the receipt of tenders set in the Implementing Rules.









coordinationAutres




Forum

100 D Non CT OD

13.2-02 (Short-term) AODs to adopt guidelines on measures that allow for shorter tender submission deadlines (use of the electronic means for making tender documents available).




101 D OUI CT OD

15.1-01 (Short-term) AODs to adopt measures ensuring that requests for additional information are answered on a timely basis, and that the information given is consistent with the specifications and communicated simultaneously to all tenderers if relevant.




102 D OUI CT OD

16.1-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the documentation of contacts with tenderers. (Consider a chronological table on a network location.)




103 D Non CT OD

14.1-01 (Short-term) AODs to put in place procurement planning mechanisms to help respect the time limits set in the Implementing Rules for the transmission of tender documents




104 D Non CT OD

14.1-02 & 15.1-02 (Short-term) Make the tender documentation and, if applicable, additional information available by electronic means, in addition to conventional dispatch methods.




105 D Non CT OD

15.1-03 (Short-term) Consider allowing additional time for submission of tenders when additional information provided in the course of a procedure represents a significant new element




106 D Non CT OD

16.1-02 (Short-term) Draw up minutes of visits of premises and send them to all potential tenderers (optional visits) or to the participants (mandatory visit).




107 D Non CT OD

16.2-01 (Short-term) File documentation relating to the requesting and sending of tender documents and to the provision of additional information in a master procurement file.




108 D OUI CT OD

19.1-01 (Short-term) Systematic use of guidance provided in the Vade Mecum on procurement to avoid rejection of tenders at the opening stage on invalid grounds




109 D Non CT OD 18.3-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the mandate of opening committees




110 D Non CT OD 20.1-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the keeping of tender envelopes.









coordinationAutres




Forum

111 D Non CT OD 20.2-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the initialling and sealing of tenders.




112 D OUI CT OD

23.1-01 (Short-term) When the option of limiting the evidential requirements related to the exclusion and selection criteria does not apply, the evaluation committee should check systematically the information provided by the tenderers.




113 D OUI CT OD24.1-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the establishing of evaluation records so that these provide all relevant details.




114 D Non CT OD21.2-01 (Short-term) AODS to adopt guidelines on the participation of authorising officers in evaluation committees.




115 D Non CT OD21.2-02 (Short-term) Members of evaluation committees should each sign a declaration of the absence of conflict of interest.




116 D Non CT OD

22.1-03 (Short-term) AODs to consider the approach of requiring the technical proposal andthe financial offer to be submitted in two separate envelopes and, where applicable, adopt guidelines for implementation.




117 D Non CT OD

23.1-02 (Short-term) AODs to adopt guidelines for evaluation committees to distinguish cases of non-compliance (for which tenders shall be eliminated) from those which are not material and can be accepted subject to explanation in the evaluation record




118 D OUI CT OD25.1-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on the establishing of formal award decisions by the authorising officer responsible




119 D OUI CT OD

27.1-01 & 27.2-01 (Short-term) AODs to put in place procurement planning mechanisms and controls to comply with the new Implementing Rules relating to the notification of award decisions and to the suspension period of the contract signature.




120 D Non CT OD

26.1-01 (Short-term) AODs to put in place procurement planning mechanisms to help respect the regulatory time limits for the dispatchof award notices to the OPOCE









coordinationAutres




Forum

121 D Non CT OD

26.1-02 (Short-term) Departmental measures (such as decision templates) to ensure consistency between the published award noticeand the award decision taken by the authorising officer.




122 D Non CT OD

27.2-02 (Short-term) For procurement not covered by the Directives, AODs to adopt guidelines on the procedure to inform the tenderers about the award decisions.




123 D Non CT OD

27.2-03 (Short-term) Departmental measures to provide assurance that information provided to tenderers concerning the award decision is accurate.




124 D OUI CT OD

29.3-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines aimed at ensuring that amendments of the announced conditions of the contract do not materially affect the initial tender specifications or the conditions of the original tender submitted




125 D Non CT OD

29.2-01 (Short-term) AODs to adopt guidelines on protection against non-performance of contracts for cases where the provision of a performance guarantee is not mandatory




2007 2 Conseiller

126 D Non CT OD29.2-02 (Short-term) AODs to adopt guidelines on requiring contractors to lodge guarantees in advance




2007 2 Conseiller

127 D Non CT OD

29.3-02 (Short-term) For procurements characterised by rapid decreases in price, include in the tender specifications clauses providing assurance that the competitiveness of the financial conditions is maintained for the whole duration of the contract




128 D OUI MT OD SFC

7.1-03, 7.2-02 (part), 8.1-03 & 8.2-02 (Medium-term) Formal review of (i) the tender documentation's completeness and consistency with contract notice, and, (ii) the tender specifications' comprehensiveness and clarity, prior to issuing the invitation to tender.




* CT = Court terme, MT = Moyen terme, LT = Long terme


ANNEXE 4

P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A VP F T A V

Bulgarie 12 2 7 1 2 4 4 0 0 0 18 4 6 0 8 35 29 1 1 4 43 12 25 0 6 112 51 39 2 20 82,1

Roumanie 18 2 14 0 2 4 4 0 0 0 18 6 6 0 6 35 30 2 1 2 41 14 27 0 0 116 56 49 1 10 91,4

Total 30 4 21 1 4 8 8 0 0 0 36 10 12 0 14 70 59 3 2 6 84 26 52 0 6 228 107 88 3 30 86,8P= Postes à pourvoirF= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacants

P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V

Bulgarie 1 0 0 1 0 2 1 1 0 0 1 0 1 0 0 5 0 5 0 0 2 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 12 2 7 1 2 83,3

Roumanie 2 0 2 0 0 3 0 2 0 1 2 0 2 0 0 7 0 7 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 18 2 14 0 2 88,9

Total 3 0 2 1 0 5 1 3 0 1 3 0 3 0 0 12 0 12 0 0 3 1 0 0 2 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 2 1 0 0 1 30 4 21 1 4 86,7P= Postes à pourvoir (y compris 1 poste pr SG(fonct non-BG, 2 postes 2005, 1 poste sous-occupé AST)F= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire) (1 temp FR)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacants


Bulgarie 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 18 4 6 0 8 35 29 1 1 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 57 37 7 1 12 78,9

Roumanie 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 18 6 6 0 6 35 30 2 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 57 40 8 1 8 86,0

Total 8 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 36 10 12 0 14 70 59 3 2 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 114 77 15 2 20 82,5P= Postes à pourvoir F= Fonctionnaires (en activité) (inclus, 1 fonct non-RO, lauréats concours RO)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacants

Total postes permanents élargissement EUR2 - pourvoi des postes 2006 - 2007Recrutements effectifs au 31/12/07

(Agents en fonction)

51

2

Réalisation % (F+T+A)

INFO

100

IPOL EXPO

LA IFIN LA TRED


13

18

9

SJ Total

FINSTREDPRES PERSIPOL EXPO INFO

LA PRES

Postes'AD Non-Linguistes EUR2 - Pourvoi des postes 2006 - 2007

Postes AD Linguistes EUR2 - pourvoi des postes 2006 - 2007

PRES FINSPERS

TotalSJ

IFIN

13

42 1

Réalisation

% (F+T+A)VF T A

Total

IFIN

ASTA

46

P

49

% Total Postes

48

TRED

47 56 1

1/3 18/01/2008 - 11:08


Bulgarie 8 4 3 0 1 1 1 0 0 0 1 0 1 0 0 6 1 3 0 2 2 0 2 0 0 3 1 1 0 1 21 4 15 0 2 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 43 12 25 0 6 86,0

Roumanie 7 3 4 0 0 2 1 1 0 0 1 1 0 0 0 6 2 4 0 0 2 1 1 0 0 2 0 2 0 0 20 6 14 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 41 14 27 0 0 100,0

Total 15 7 7 0 1 3 2 1 0 0 2 1 1 0 0 12 3 7 0 2 4 1 3 0 0 5 1 3 0 1 41 10 29 0 2 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 84 26 52 0 6 92,9P= Postes à pourvoir F= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacants


Bulgarie 13 8 3 1 1 3 2 1 0 0 2 0 2 0 0 11 1 8 0 2 4 1 2 0 1 21 5 7 0 9 56 33 16 1 6 0 0 0 0 0 2 1 0 0 1 112 51 39 2 20 82,1

Roumanie 13 7 6 0 0 5 1 3 0 1 3 1 2 0 0 13 2 11 0 0 3 1 1 0 1 21 6 9 0 6 56 37 16 1 2 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 116 56 49 1 10 91,4

Total 26 15 9 1 1 8 3 4 0 1 5 1 4 0 0 24 3 19 0 2 7 2 3 0 2 42 11 16 0 15 112 70 32 2 8 1 0 1 0 0 3 2 0 0 1 228 107 88 3 30 86,8P= Postes à pourvoirF= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacants

FINS

Postes AST EUR2 - pourvoi des postes 2006 - 2007

PERS IFIN TRED TotalPRES IPOL SJEXPO INFO Réalisation % (F+T+A)

SJTRED FINSPERS IFIN Total Réalisation % (F+T+A)

Postes EUR2 par DG - pourvoi des postes 2006 - 2007

PRES IPOL EXPO INFO

POURVOI DES POSTES EUR2 par paysSituation en décembre 2007

92

106112

116

0

20

40

60

80

100

120

140

Bulgarie Roumanie

Postes pourvus Postes à pourvoir

POURVOI DES POSTES EUR2 par catégoriies (en chiffres)Situation en décembre 2007

26

8

22

64

78

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Administrateurs

Juristes ling.

Interprètes

Traducteurs

Assistants

2/3 18/01/2008 - 11:08

POURVOI DES POSTES EUR2 par catégories (en % des postes à pourvoir)Situation en décembre 2007

87

100

61

91

93

0 20 40 60 80 100 120

Administrateurs

Juristes ling.

Interprètes

Traducteurs

Assistants

POURVOI DES POSTES EUR2 par DGSituation en décembre 2007

257

5

527

1041

2

1

215

80

1

10

0%

20%

40%

60%

80%

100%

PRES IPOL EXPO PERS IFIN TRED FINS SJ

Postes pourvus Postes vacants

POURVOI DES POSTES EUR2 - par pays (en % des postes à pourvoir)Situation en décembre 2007

82,1

91,4

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0 100,0

Bulgarie

Roumanie

3/3 18/01/2008 - 11:08

ANNEXE 5

P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V P F T A V

CY 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 6 1 0 2 13 10 1 0 2 84,6

CZ 13 12 1 0 1 4 4 0 1 0 15 4 4 0 7 33 35 2 0 0 48 46 4 0 3 113 101 11 1 0 100,0

EE 7 5 2 0 1 4 4 0 0 0 13 7 6 0 0 32 28 3 0 1 30 27 1 1 2 86 71 12 1 2 97,7

HU 21 21 2 0 0 4 3 0 0 1 17 6 8 0 3 33 35 1 0 0 52 48 2 0 5 127 113 13 0 1 99,2

LT 9 8 1 0 0 4 3 1 0 0 12 2 7 0 3 33 26 9 0 1 29 27 3 0 3 87 66 21 0 0 100,0

LV 9 8 1 0 0 4 1 3 0 0 13 4 8 0 1 31 21 11 0 0 27 24 4 0 2 84 58 27 0 1 101,2

MT 6 3 3 0 0 4 4 0 0 0 9 0 1 0 8 32 14 14 0 4 25 17 6 0 3 76 38 24 0 14 81,6

PL 16 20 2 0 0 4 5 0 0 0 26 11 14 0 1 33 35 3 0 0 65 76 3 1 2 144 147 22 1 26 118,1

SK 12 11 1 0 0 4 4 0 0 0 12 2 7 0 3 28 31 5 0 0 41 39 4 0 2 97 87 17 0 7 107,2

SL 9 8 2 0 1 4 4 0 0 0 12 1 5 0 6 30 16 19 0 0 33 29 3 1 2 88 58 29 1 0 100,0Nat. pas déf. (2005) 16 9 5 0 2 10 7 1 0 2 26 2 0 0 24 0 0 0 0 0 11 3 3 0 5 63 21 9 0 33 47,6

Total 122 109 20 0 5 46 39 5 1 3 155 39 60 0 56 285 241 67 0 6 370 342 34 3 31 978 770 186 4 18 98,2P= Postes à pourvoirF= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacantsChypre= Pas de sélection des postes linguistiques


CY 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 4 4 0 0 0 100,0

CZ 0 0 0 0 0 3 3 1 0 0 1 1 0 0 0 7 6 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 13 12 1 0 1 100,0

EE 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 5 4 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 7 5 2 0 1 100,0

HU 0 0 0 0 0 6 7 0 0 0 2 2 0 0 0 9 9 1 0 0 1 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 21 21 2 0 0 109,5

LT 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 5 5 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 9 8 1 0 0 100,0

LV 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 6 5 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 9 8 1 0 0 100,0

MT 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 4 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 6 3 3 0 0 100,0

PL 1 2 0 0 0 4 6 1 0 0 0 1 0 0 0 9 8 1 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 0 16 20 2 0 0 137,5

SK 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 1 1 0 0 0 7 6 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 12 11 1 0 0 100,0

SL 0 0 0 0 0 2 1 0 0 1 0 1 0 0 0 6 5 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 9 8 2 0 1 111,1Nat. pas déf. (2005) 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 13 7 5 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 16 9 5 0 2 87,5

Total 2 3 0 0 0 22 24 2 0 1 7 9 0 0 0 73 58 15 0 3 4 3 1 0 0 2 0 1 0 1 0 0 0 0 0 2 3 0 0 0 10 9 1 0 0 122 109 20 0 5 105,7P= Postes à pourvoir F= Fonctionnaires (en activité) (1 au Sec Gén)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacantsChypre= Pas de sélection des postes linguistiques

6 33 14 0 52

79 19

ASTAD AD Ling PRES

0

Réalisation %

(F+T+A)VF T A

Total% Total Postes

FINS

9

89

90

66 33

9

13

9

PERS TREDIFIN

518

4

EXPO INFO

AD Ling IFIN AD Ling TRED

TotalIPOL

10

SJ

100

Postes AD Non-Linguistes - pourvoi des postes EUR10


P

1 77

15

83

89

76

9

8

12

2

69

50

102 1

7

8

200

15

1

10

5

1

0

0

0

0

8

10

14

10

Total postes permanents élargissement EUR10 (2003-2005)Recrutements effectifs au 31/12/07

(Agents en fonction)

PRES

10

2

0

1

24

32

32

15

1/5 18/01/2008 - 11:08


CY 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 #DIV/0!

CZ 4 4 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 4 4 0 7 33 35 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 52 43 6 1 7 96,2

EE 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 7 6 0 0 32 28 3 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 49 39 9 0 1 98,0

HU 4 3 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 17 6 8 0 3 33 35 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 54 44 9 0 4 98,1

LT 4 3 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 2 7 0 3 33 26 9 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 49 31 17 0 4 98,0

LV 4 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 13 4 8 0 1 31 21 11 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 48 26 22 0 1 100,0

MT 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 0 1 0 8 32 14 14 0 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 45 18 15 0 12 73,3

PL 4 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 26 11 14 0 1 33 35 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 63 51 17 0 1 107,9

SK 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 2 7 0 3 28 31 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 44 37 12 0 3 111,4

SL 4 4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12 1 5 0 6 30 16 19 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 46 21 24 0 6 97,8Nat. pas déf. (2005) 10 7 1 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 26 2 0 0 24 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 36 9 1 0 26 27,8

Total 46 39 5 1 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 155 39 60 0 56 285 241 67 0 6 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 486 319 132 1 65 93,0P= Postes à pourvoir (1 poste au CP)F= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacantsChypre= Pas de sélection des postes linguistiques


CY 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 5 3 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 2 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 6 1 0 2 77,8

CZ 8 7 0 0 1 3 3 2 0 0 0 0 0 0 0 13 9 2 0 2 3 3 0 0 0 3 3 0 0 0 16 19 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 48 46 4 0 -2 104,2

EE 3 2 1 0 0 1 0 0 0 1 3 3 0 0 0 6 6 0 0 0 1 1 0 1 0 1 1 0 0 0 13 13 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 1 30 27 1 1 1 96,7

HU 7 7 0 0 0 4 4 0 0 1 3 2 0 0 1 10 9 0 0 1 7 6 0 0 1 2 2 0 0 0 16 16 2 0 0 2 1 0 0 1 1 1 0 0 0 52 48 2 0 2 96,2

LT 4 3 0 0 1 2 1 0 0 1 1 1 0 0 0 5 3 1 0 1 2 1 1 0 0 1 0 1 0 0 13 17 0 0 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 29 27 3 0 -1 103,4

LV 4 3 0 0 1 2 2 0 0 0 0 1 0 0 0 4 3 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 16 15 3 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 27 24 4 0 -1 103,7

MT 4 3 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 3 3 0 0 0 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 16 8 6 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 25 17 6 0 2 92,0

PL 11 12 1 0 1 7 10 0 0 0 2 2 0 0 0 16 14 1 0 1 7 8 0 1 0 4 4 0 0 0 16 23 1 0 0 1 2 0 0 0 1 1 0 0 0 65 76 3 1 15 123,1

SK 7 6 0 0 1 4 4 0 0 0 1 1 0 0 0 8 6 1 0 1 2 1 1 0 0 3 3 0 0 0 14 17 0 0 0 2 1 2 0 0 0 0 0 0 0 41 39 4 0 2 104,9

SL 4 5 0 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 1 8 7 0 0 1 1 1 0 0 0 3 3 0 0 0 15 12 3 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 33 29 3 1 0 100,0Nat. pas déf. (2005) 7 3 1 0 3 2 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11 3 3 0 5 54,5

Total 59 51 3 0 9 27 27 2 0 5 11 10 0 0 2 78 63 7 0 8 23 21 2 2 1 22 18 3 0 1 137 142 15 1 2 8 6 2 0 2 5 4 0 0 1 370 342 34 3 -9 102,4P= Postes à pourvoirF= Fonctionnaires (en activité)T= Contrats conclus (temporaire)A= Agents contractuelsV= Postes encore vacantsChypre= Pas de sélection des postes linguistiques

PERS IFIN

FINS

Postes AST - pourvoi des postes EUR10

TRED

PRES

PRES IPOL EXPO INFO

IPOL EXPO INFO PERS IFIN TRED Réalisation % (F+T+A)

Total

Total Réalisation % (F+T+A)

SJ

SJFINS

Postes AD Linguistes - pourvoi des postes EUR10

2/5 18/01/2008 - 11:08


CY 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 7 5 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 1 2 2 0 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 0 0 13 10 1 0 2 84,6

CZ 12 11 0 1 1 6 6 3 0 0 1 1 0 0 0 20 15 2 0 3 4 4 0 0 0 18 7 4 0 7 49 54 2 0 0 1 1 0 0 0 2 2 0 0 0 113 101 11 1 0 100,0

EE 7 6 1 0 0 1 0 0 0 1 4 4 0 0 0 11 10 1 0 1 1 1 0 1 0 14 8 6 0 0 45 41 3 0 1 1 1 0 0 0 2 0 1 0 1 86 71 12 1 2 97,7

HU 11 10 0 0 1 10 11 0 0 1 5 4 0 0 1 19 18 1 0 1 8 7 0 0 1 20 8 9 0 3 49 51 3 0 0 3 2 0 0 1 2 2 0 0 0 127 113 13 0 1 99,2

LT 8 6 1 0 1 3 2 0 0 1 2 2 0 0 0 10 8 1 0 1 3 1 2 0 0 13 2 8 0 3 46 43 9 0 1 0 0 0 0 0 2 2 0 0 0 87 66 21 0 0 100,0

LV 8 4 3 0 1 4 4 0 0 0 0 1 0 0 0 10 8 2 0 0 0 0 0 0 0 13 4 8 0 1 47 36 14 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 84 58 27 0 1 101,2

MT 8 7 0 0 1 1 2 0 0 0 0 0 0 0 0 7 4 3 0 0 0 0 0 0 0 11 2 1 0 8 48 22 20 0 6 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 76 38 24 0 14 81,6

PL 16 19 1 0 1 11 16 1 0 0 2 3 0 0 0 25 22 2 0 1 8 9 0 1 0 30 15 14 0 1 49 58 4 0 0 1 3 0 0 0 2 2 0 0 0 144 147 22 1 26 118,1

SK 11 10 0 0 1 7 7 0 0 0 2 2 0 0 0 15 12 2 0 1 2 1 1 0 0 15 5 7 0 3 42 48 5 0 0 2 1 2 0 0 1 1 0 0 0 97 87 17 0 7 107,2

SL 8 9 0 0 0 3 2 0 0 1 1 1 0 0 1 14 12 2 0 1 1 1 0 0 0 15 4 5 0 6 45 28 22 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 0 88 58 29 1 0 100,0Nat. pas déf. (2005) 18 11 2 0 5 2 0 0 0 2 1 1 0 0 0 13 7 5 0 1 0 0 0 0 0 29 2 2 0 25 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 63 21 9 0 33 47,6

Total 107 93 8 1 12 49 51 4 0 6 18 19 0 0 2 151 121 22 0 11 27 24 3 2 1 179 57 64 0 58 422 383 82 1 8 10 9 2 0 2 15 13 1 0 1 978 770 186 4 18 98,2

P= Postes à pourvoir

F= Fonctionnaires (en activité)

T= Contrats conclus (temporaire)

A= Agents contractuels

V= Postes encore vacants

Chypre= Pas de sélection des postes linguistiques

SJ TotalRéalisation %

(F+T+A)PERS IFIN TRED FINSPRES IPOL EXPO INFO

Postes par DG - pourvoi des postes EUR10

POURVOI DES POSTES EUR10 par paysSituation en décembre 2007

11

113

84 87 85

62

88

30

13

113

86

127

87 8476

144

9788

63

126

104

170

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

CY CZ EE HU LT LV MT PL SK SL Nat. pas déf.(2005)

Postes pourvus Postes à pourvoir

POURVOI DES POSTES EUR10 par catégories (en chiffres)Situation en décembre 2007

129

45

99

308

379

0 50 100 150 200 250 300 350 400

Administrateurs

Juristes ling.

Interprètes

Traducteurs

Assistants

3/5 18/01/2008 - 11:08

POURVOI DES POSTES EUR10 par catégories (en % des postes à pourvoir)Situation en décembre 2007

105,7

97,8

63,9

108,1

102,4

0,0 20,0 40,0 60,0 80,0 100,0 120,0

Administrateurs

Juristes ling.

Interprètes

Traducteurs

Assistants

POURVOI DES POSTES EUR10 par DGSituation en décembre 2007

102 55 19 143 29

121

46611

14

12 6 11 1

58

82

12

0%

20%

40%

60%

80%

100%

PRES IPOL EXPO INFO PERS IFIN TRED FINS SJ

Postes pourvus Postes vacants

4/5 18/01/2008 - 11:08

POURVOI DES POSTES EUR10 par pays (en % des postes à pourvoir)Situation en décembre 2007

84,6

100,0

97,7

99,2

100,0

81,6

100,0

47,6

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0 100,0

CY

CZ

EE

HU

LT

LV

MT

PL

SK

SL

Nat. pas déf. (2005)

5/5 18/01/2008 - 11:08