18.09.2018

Robotisering og automatisering. Hvordan gjør vi det i Statens vegvesen?

Jacob Sonne - Leder av Informasjonsforvaltningsseksjonen Vegdirektoratet

360 brukerforum 2018

Nasjonale turistveier Foto: Jarle Wæhler

Visjon: På veg for et bedre samfunn● Statens vegvesen arbeider for du skal komme trygt fram

uansett om du går, sykler, kjører eller reiser kollektivt.

● Vår oppgave er å planlegge, bygge og holde ved like riks-og fylkesveger i Norge. Vi har også ansvaret for tilsynet med kjøretøy og trafikanter

● Statens vegvesen har 6700 ansatte og består av Vegdirektoratet og fem regioner.

● Statens vegvesen Informasjonsforvaltning har et av landets mest kompetente fagmiljø innen Informasjonsforvaltning. 65 medarbeidere, bestående av 6 dokumentasjonssentre og en egen utviklingsenhet

18.09.2018 Foto: Kjell Schølberg

Systemlandskap P360 plattform

18.09.2018

P360Sak/arkiv

P360Innsyns-modul

P360Krav og

hjelpedokumenter

Mime webservice

Mime post

FIKS

eInnsyn

Folkereg+BREG

Digitalpost

Standard P360 Løsninger

Egenutviklete løsninger

Nasjonalekomponenter

Verktøy - Automatisering

18.09.2018

P360 Standardløsninger

IntegrasjonerMime webservices

Egenutvikleteløsninger

Office verktøy (*)RobotRPA*

ScriptKode*

Statens vegvesen har siden innføring av P360 (Mime360) i 2015 jobbet med automatisering av sak/arkivområdet. Arbeidet er pågående. Vi

benytter oss av flere verktøykasser i dette arbeidet. Noe er implementert og noe er framtidige tiltak(*)

Drivere for automatisering

● Effektiviseringskrav, ressurs og bemanningsstyring

● Store dokumentvolumer, høyt innsynsvolum og mange fagsystemer. Stor vekst i datamengden

● Høy ressursbruk på journalføring og kontrolloppgaver

● Omverdenen digitaliseres

● Ny teknologi gir nye muligheter

● Statens vegvesen er underlagt arkivlovgivningens strengeste krav til arkivhold. Vår målsetting er å bli stadig bedre på området

18.09.2018

Utfordringen er å levere mer for mindre

Arbeidsprosesser som har fokus

Statens vegvesen er en stor virksomhet med mange prosesser og fagsystem, volumene er svært høye på de fleste områder. Vi fokuserer nå på å automatisere prosesser med lav vanskelighetsgrad og med høyt volum. For eksempel innen disse prosessene:

● Data/dokumentfangst fra ulike kanaler på nett

● Automatisert journalføring/arkivering fra fagsystem

● Journalføring

● Fordeling

● Kontrolloppgaver

● Kvalitetssikring av offentlig journal

18.09.2018

Effekt av automatiseringsarbeidet

18.09.2018

Journalføringsvolumet er fordoblet siden 2015.I 2018 vil vi overstige 1 million journalførte dokumenter.En vesentlig andel av økningen skyldes automatisering.

18.09.2018

Løsninger

Innsyn● Innsynmodul ble innført sammen

med P360 i 2015

● Statens vegvesen er en av de virksomheter på eInnsyn som har flest innsyn per år, ca 17000 pr år

● Takket være en god løsning i P360 er mange av prosessene for dette automatisert. De fleste innsyn behandles innen 3 dagers fristen.

– Automatisert mottak, registrering og fordeling

– Ekspedering av svar på innsyn

– Innsyn er nå usynlige strømmer som går utenom arkivet, som kun overvåkes og avvikbehandles

18.09.2018

Dette er et godt eksempel på god standard automatiseringsfunksjonalitet i P360

Automatisert onboarding og offboarding

● Brukerhåndtering er effektivisert gjennom automatisert onboarding og offboarding

● I en virksomhet med 7000 ansatte er dette en betydelig oppgave dersom det skal gjøres manuelt

18.09.2018

Mime webservices - Integrasjonsløsning

● Vi har hatt et stort fokus å erstatte manuell arkivering fra ulike fagsystem gjennom utvikling et felles og standardisert integrasjonslag

● Integrasjonsløsningen utfører alle arkivoppgaver automatisk fra en rekke fagsystem

● Et standard integrasjonslag bidrar til å effektivisere arbeidet med integrasjoner.

● Utviklingsjobben er gjort engang og kan gjenbrukes. Jobben på vår side består i å «mappe» informasjon fra fagsystemet.

18.09.2018

Fagsystemer som er integrert mot P360

● Personlig kjennemerke

● Anskaffelser - EU-Supply KGV

● Grunnerverv

● Kjøretøygodkjenning

● Førstegangsregistrering tunge kjøretøy

● Kvalitetssystemet

● Autosys trafikant/kjøretøy

● Avkjørselssøknader

● Flere fagsystemer er på vei inn bla JobbNorge, skjema generelt, kontakt oss, GDPR (innsyn, rett meg, slett meg)

18.09.2018

Fagsystemet for Personlig kjennemerke er integrert med P360

Post inn – Automatisert datafangst

● Mime post er en egenutviklet løsning «regelmotor» som skal automatisere journalføring og fordeling av innkommende post

● Utløsende årsak til oppstart av arbeidet med løsningen var å finne en løsning på «Altinnproblemet» som er et lite brukervennlig grensesnitt for elektronisk posthåndtering

18.09.2018

Mime post – funksjoner

● Tar imot og journalfører post fra webskjema, epost, kontakt oss skjema og FIKS (kommunenes samhandlingsplattform)

● Journalfører post automatisk på forhåndsopprettet sak i P360

● Gjenbruk av metadata som følger med

● Kan fordele automatisk videre til saksbehandlende enhet dersom vilkår er tilstede for det

18.09.2018

Mime post – status

● FIKS: Løsningen er i drift. Den er integrert mot FIKS og tar imot Altinnpost fra de kommuner som sender ut post gjennom Svar ut og «FIKS» plattformen

● Webskjema: Løsningen er i pilot (Os kommune) på området «Søknad om avkjørsel», der skjemaet kan utfylles på vegvesen.no

18.09.2018

Mime post - erfaringer

● Gevinster

– Stor gevinst ved at Altinn poststrømmer rutes direkte inn i P360. Vi slipper en svært tungvint posthåndtering i Altinn.

– Vi får opprettet en journalpost med metadata automatisk

– Vi kan i noen tilfelle fordele automatisk til saksbehandlende enhet

● Ulemper

– Manglende datakvalitet fra kommunale postrømmer

• Vi må fortsatt manuelt finne riktig sak for journalposten

• Journalpostbeskrivelsen må ofte endres

• Forfallsdato, klassifikasjon må legges inn og personnavn må tagges

– Manuell fordeling på det meste (med unntak av post som kommer inn via fagspesifike skjema)

18.09.2018

Automatisering - Mime Post

18.09.2018

Mime AutomatisertPostmottak

Altinn

SvarInn(FIKS)

Skjema

Firmapost, etc. Automatisert

Fordeling

Regler

Mime 360

Mime

WS

- Unzip- Virussjekk- Denormalisering- Generer visnings-format…

- Lagrer jp i midlertidig sak- Fordeler til enhet for automatisert postmottak- Lagrer skjemainformasjon(for fagsystem)

- Henter alle restanser- Henter metadata for- Fordeling- Skjer hvert 5 minutt

- Sender metadata til- regelmotor og spørom fordelingsregel som passer

- Oppretter mappe- Evt. flytter til eksisterendemappe- Fordeler- Gir tilgang- Evt. journalfører…

Fagsystem Henter restanserHenter journalpostHenter fagsystem skjema

Kontrollrutiner - Automatisering ved hjelp av Office-verktøy● Vi har laget et svært enkelt grensesnitt i Excel for

masseutsendelse av purringer:

– Søket gjøres først i P360 og eksporteres så til Excel

– Regnearket er programmert til å analysere dataene og

sender påminnelsen gjennom masseutsending

● Eks på kontrollrutiner

– dokumenter med status R >3 mnd

– arbeidsflyt som ikke er ferdigstilt

– dokumenter uten fil

– dokumenter som ikke er fordelt

18.09.2018

✓ Enkelt og billig å innføre✓ Stor tidsbesparing for arkiv

✓ Kan brukes til mange kontrolloppgaver

Skjermbilder fra Office løsningen

18.09.2018

Automatisere kvalitetssikring av offentlig journal ved bruk av script/kode

● Vi har store datamengder som må kvalitetssikres før publisering på eInnsyn. Disse prosessene er tidkrevende og det er store muligheter for å gjøre feil

● Sammen med Tieto vurderer vi et script/program som gjenkjenner personnavn og triggerord som for eksempel «førerkort» på dokumenter som er unntatt offentlighet

● Løsningen vil kunne lage et oversiktsbilde som presenterer triggerord som indikerer sensitive journalposter med fargekode

18.09.2018

Automatisering ved hjelp av RPA*-verktøy

● RPAer kan utføre regelbaserte repetitive oppgaver og med høyt volum. Aktuelle prosesser hos oss:

● Avslutte saker som arkivar

– RPA vil foreta en sjekk på om dokumentet inneholder utsjekkede filer

– RPA vil sette i gang konvertering til arkivformat

– RPA vil kunne sjekke om saken har klasse

– RPA vil kunne sette saker uten dokumenter direkte til utgår

● Løsning vurderes i 2019

18.09.2018

*Robotic process automation

Utfordringer

● Automatisering medfører økning i manuelle kontroll og avviksoppgaver. Disse oppgavene oppleves ikke som veldig motiverende.

● Mangel på en nasjonal taksonomi på området medfører at prosesser ikke kan automatiseres fordi metadata vi mottar har for dårlig kvalitet

● Barrierer i regelverket og Noark 5 som baseres på at oppgaver skal utføres manuelt

● P360 har lite støtte for automatisering og «ut av boksen» funksjoner for dette. Det er behov for flere funksjoner i standardproduktet og vi trenger det raskere

18.09.2018

18.09.2018

DN 17.10.16Tieto er en av de største IT-konsulentselskapene i Norden. Nå tar de som første OMX-noterte selskap inn kunstig intelligens som en del av deres ledergruppe. Det nye medlemmet har fått navnet Alicia T. og skal bistå med å finne nye og innovative måter å utnytte mulighetene som finnes i en stadig mer datadreven verden. Roboten får også stemmerett

Flott, men Tieto burde også få en inn i P360 ☺