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1 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
RISE Portal de Tiempos y Cobros
Entrada de Tiempo
HCBS/Managed Care Employee/Subcontractor
Guia de Uso
Arizona
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
2 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Tabla de Contenidos Introducción ........................................................................................................................................................... 3
Como conectarse al Internet ................................................................................................................................... 4
Desde una computadora local
Desde una computadora en una oficina de RISE
Acceso y Registro al Portal de la Red para empleados y subcontractors .............................................................. 7
Acceso y Entrada al Portal de la Red para empleados y subcontractors ............................................................. 10
Como registrar su tiempo (Información de nómina/cuentas por pagar y soporte al usuario) .............................. 12
Nómina/cuentas por pagar
Soporte al usuario
Información sobre otros registros para los empleados ......................................................................................... 18
Cómo revisar sus registros de tiempo .................................................................................................................. 19
Cómo cambiar sus registros de tiempo ................................................................................................................ 20
Notes .................................................................................................................................................................... 21
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
3 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Introducción y lineamientos;
Empleados y contratistas de HCBS & Managed Care:
Bienvenidos al Portal de Registro de tiempos y cobranza de RISE. Rise está presentando este sistema basado en
la Red que eventualmente reemplazará el uso de tarjetas de papel para registrar los tiempos. El registro de
tiempo y el rastreo de servicio exacto sirve para varios propósitos esenciales. Esto asegura que los empleados y
contratistas sean pagados correctamente por el tiempo que trabajan. Ademáas de proveer la documentación de
que RISE cumplió con la entrega de las horas (o unidades) de servicio que fueron contratadas.
Durante el periodo de prueba, usted continuará registrando su tiempo utilizando las tarjetas de registro así como
el sistema en red. Los dos sistemas serán comparados para asegurar la exactitud y la función correcta del Portal
de Tiempos y Cobranza de RISE
Registre su tiempo de la manera habitual, utilizando las tarjetas de papel hasta
nuevo aviso.
Efectivo inmediatemente, registre su tiempo en el Portal de Tiempos y Cobranza de
RISE. Puede utilizar su propia computadora desde casa, o en algún lugar público
como una biblioteca, etc., y/o utilizar una computadora con winterm en la oficina de
RISE más cercana.
Cada empleado y contratista debe registrarse en el Portal de registro de tiempos y
cobranza de RISE. El proceso de registro se debe completar una sola vez.
Le recomendamos que registre sus horas trabajadas de manera diaria en el Portal
de registro de Tiempos y Cobranza de RISE. Sin embargo, estamos conscientes de
que usted puede no tener acceso diario a una computadora, por ello, los
requerimientos mínimos para registro de tiempo se presentan a continuación:
Dos veces a la semana, y en los dias 15 y último de cada mes
o Antes de las 11:59PM en noches de Miércoles y Domingo
o Antes de las 11:59PM en los dias 15 y último de cada mes
Utilice la sección de notas como ha sido señalado por su Jefe de
equipo/Coordinador. o HCBS – Utilice strategias de enseñanza para Notes: La seccion de documentación
o Managed Care – Utilice las Notas: para documentar “Cambio de Estado.”
Siga las instrucciones contenidas en este paquete de entrenamiento.
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4 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Contacte a su jefe de equipo/coordinador o a su asistente administrativo/especialista de recursos en caso de que
tenga preguntas o necesite ayuda. Ellos son los responsables de revisar sus registros de tiempo y de comunicarse
con usted en todo lo referente al sistema.
Conectarse a la Red Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Encienda la computadora y el
monitor.
2. La pantalla que aparece se
llama desktop. Muchas
computadoras tienen un ícono
de acceso al internet en el
desktop. El ícono de acceso que
se muestra a la derecha es el
ícono de Windows 7 (es el
ícono para el programa
Windows Explorer). Si usted ve
este ícono en su escritorio, haga
doble click en él para accesar al
internet.
Si su computadora no está
equipada con Windows 7,
consulte el manual de usuario
de su computadora para
aprender como accesar al
internet.
3. Si usted no ve el ícono de
Windows Explorer en el
desktop y su computadora está
equipada con Windows 7, dé
un click en el símbolo redondo
de Windows que se encuentra
en la esquina inferior derecha
de la pantalla.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
5 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
4. La pantalla que aparece se
llama home page para la
máquina particular que esté
usted utilizando. En la parte
superior verá una línea similar
a la que se muestra en la
derecha. El testo normalmente
empezará con las letras "http".
Este texto se llama URL y es la
dirección de internet de la
home page escogida para la
máquina que está usted
utilizando.
5. Ponga el cursor dentro del testo
y de un click triple. El URL
entero será resaltado.
6. Presione la tecla Del o Delete
de su teclado para borrar el
URL.
7. Escriba el URL del sitio web
que desea visitar, por ejemplo:
http://risebillingtest.riseinc.net/
8. Presione la tecla Enter.
9. El sitio web que usted escribió
aparecerá a continuación.
Si está utilizando una computadora con winterm en una oficina de RISE, siga las siguientes instrucciones
1. Asegúrese que la computadora
winterm y el monitor estén
encendidos.
El asistente administrativo/especialista de recursos en la oficina
de RISE le ayudará con el acceso a la computadora
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6 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
2. La pantalla que aparece se
llama desktop. La computadora
de su programa tiene un ícono
en el escritorio para el Internet.
Seleccione (haciendo doble
click) el ícono y ingresar la
dirección que se ve a la
derecha.
3.
La página de RISE Time &
Billing Portal se abrirá en el
monitor.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
7 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Registro de Empleados/Subcontractors
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Cada empleado y contratista debe
registrarse en el sistema.
Este procedimiento solo debe realizarse una sola vez.
2. Para registrarse, haga click en la pestaña
Access y despues seleccione Registration.
3. Escriba su Registration ID
Nota: Su Registration ID es su primer
inicial, apellido, y los últimos 4 dígitos de
su número de seguro social (SSN).
Por ejemplo, si su nombre es John y los
últimos 4 dígitos de su SSN son 1234,
entonces su Registration ID es jdoe1234
4. Escriba su nombre.
Nota: Debe escribir su nombre de la misma
manera que lo escribio cuando lleno sus
documentos de pre-servicio. No utilize
sobrenombres, apodos ni abreviaciones.
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8 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
5. Escriba su Apellido.
Nota: Debe escribir su nombre de la misma
manera que lo escribio cuando lleno sus
documentos de pre-servicio. No utilize
sobrenombres, apodos ni abreviaciones.
Si su nombre cambia (por matrimonio, etc,)
y presenta al departamento de
Payroll/Accounts Payable una forma de
cambio completa y una nueva tarjeta de
seguridad social, deberá trabajar con su
asistente administrativo/Especialista de
recursos para cambiar su nombre en el
RISE Time & Billing Portal.
6. Escriba su dirección de correo electrónico
dos veces.
Nota: Utilice una dirección de correo
electronic donde quiera que se envíe su
contraseña en caso de que la olvide.
Si no tiene una dirección de correo
eletrónico, utilice la dirección de correo
electrónico de RISE de su asistente
administrativo/Especialista de Recursos.
Contacte a su asistente
adminitrativo/Escpecialista de Recursos si
necesita ayuda.
7. Set Password creando una contraseña que
recuerde facilmente.
Nota: Debe ulitizar al menos 4 carácteres.
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Paso Procedimiento Pantalla o comentario
8. Haga clic en Register.
Nota: Se le avisará que se ha registrado.
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Accesso & Sign-In al Portal Web para empleados y subcontractors
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Para ingresar al portal ingrese lo
siguiente:
http://risebillingtest.riseinc.net/
Nota: Este ingreso cambiará en un
future cercano. Usted sera notificado
acerca del Nuevo URL cuando sea
tiempo de hacer el cambio.
Siga las instrucciones de la pág. 5 &
6 si está ingresando desde una
computadora del programa de RISE
con winterm.
2.
Dé click en la pestaña de Access y
después seleccione Sign In; dé click
en Sign In.
3.
Una vez que esté en la pantalla de
Sign In, asegúrese de que la categoría
Type esté en modo Employee. (si es
usted subcontractor también se va a
seleccionar Employee en esta
categoría)
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
11 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
4.
En el campo denominado User Name,
escriba su Registration ID.
Nota: su Registration ID es su primer
inicial, apellido y los últimos 4
dígitos de su SSN.
5.
1) Escriba su Password (el que creó
cuando se registró) y presione la
tecla Enter en su teclado.
2) Ponga su cursor en Sign In y dé
click.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
12 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Registrando su Tiempo (Información para soporte al cliente y nómina/cuentas por pagar)
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Una vez completado
el sign in, se abre la
pantalla de Time
Review. Vea las
ilustraciones de la
derecha. (Esta pantalla
no muestra ningún
nombre.)
Usted tendrá 3
opciones para
escoger:
Add Payroll
Add Other
Add Residential
2.
Para realizar un
registro de tiempo que
documente horas que
usted trabajó
directamente con cada
cliente, de click en
Add Payroll.
3.
Esto abrirá la pantalla
de Manage Hours, la
cual le permite
registrar el tiempo
para cada uno de los
clientes con los que
usted trabajó.
Nota: Necesitará
crear un registro
individual para cada
persona con la que
usted trabajó.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
13 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
4.
Dé click en la flecha
que se encuentra a un
la do de la categoría
Client. Una caja de
selección aparecerá
con los nombres de
cada cliente para que
usted escoja alguno.
5.
Seleccione (dando un
click) el nombre del
cliente con quién
usted trabajó.
6.
Después de que dé
click en el nombre del
cliente, la pantalla
cambiará y se verá
como esta.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
14 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
7.
En seguida, de click
en la flecha de Service
Code: aparecerá la
caja para seleccionar
el Service Code
correcto:
8.
Dé click en la flecha
al lado de Service
Date:
Esto abrirá un
calendario y usted
podrá seleccionar la
fecha correcta en que
usted trabajó con este
cliente para hacer su
registro de tiempo.
9.
Ignore la categoría
Auth: .
Nota: Auth: muestra
que el cliente tiene
una autorización
actual para el servicio
brindado y las
unidades (u horas de
servicio) que el clente
está calificado para
recibir. (Este número
disminuirá con cada
registro de tiempo)
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
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Paso Procedimiento Pantalla o comentario
10. Usted tiene dos (2)
opciones que le
permiten registrar la
hora al inicio de
servicio y la hora al
finalizar el servicio
que usted realize.
Nota: Usted puede
escribir en su hora de
Check In: y Check
Out:, o bien, puede
utilizar las flechas
ascendentes o
descendentes para
cambiar el horario y
seleccionar el tiempo
correcto de su
servicio.
11.
Escriba su
documentación diaria
en la caja denominada
Notes:.
Importante:
HCBS
Nota: Por favor
consulte las
estrategias de soporte
al cliente para
cualquier aclaración
acerca de en qué está
usted trabajando o
sobre lo que está
escribiendo.
Managed Care
Utilice las notas para
documentar
“Cambios de Estado”
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
16 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Paso Procediemento Pantalla o comentario
12.
Dé click en el botón Save.
13.
Después que de click en
Save, la pantalla cambiará y
regresará a la pantalla de
Time Review.
14. Por favor revise los dos (2)
primeros campos hacia la
mitad de la pantalla.
1) El primero es un
número de Item ID que
se refiere al registro que
usted acaba de hacer.
Esté número se
actualiza cada vez que
usted edita sus
registros.
2) El Segundo es una
categoría denominada
Approved que dice NO.
Usted puede editar sus
registros pasados hasta que
su jefe de
equipo/coordinado cambia
el NO a YES bajo la
categoría de Approved.
(YES indica que su tiempo
ha sido aprobado y puede
ser envíado a
nómina/cuentas por pagar.)
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
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Paso Procediemento Pantalla o comentario
15.
Para cambiar/editar alguno
de sus registros, éste debe
tener un NO bajo la
columna Approved. Si hay
un NO, entonces usted
puede dar click en el
número de Item ID (que es
la primer categoría a la
izquierda.)
16.
Después de que haya
revisado y editado su
registro (fecha, hora, notas,
etc.), usted podrá
seleccionar dando un click
en Save (para guardar los
cambios) o Delete (para
borrar los cambios).
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
18 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Registro de otra información para empleados (Millas, horas de
entrenamiento, etc.
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Ignorar el
botón Add
Other
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
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Cómo revisar sus registros de Tiempo Siga los siguientes pasos para revisar los registros de tiempo que usted haya realizado.
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Ingrese al Rise Web Portal
utilizando los pasos para Sign In
descritos en las páginas 10 & 11.
2.
Dé click en la pestaña Employee.
3.
Desde la lista bajo la pestaña
Employee, dé click en el botón de
Time Review.
4.
Revise la lista de turnos y tiempos
que usted ha registrado.
Vea la siguiente sección para
obtener información sobre cómo
cambiar o corregir sus registros de
tiempo.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
20 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Cómo cambiar sus registros de tiempo. Siga las instrucciones para cambiar o corregir sus registros de tiempo. Usted puede actualizar sus registros de
tiempo hasta que su jefe de equipo/coordinador los haya aprobado. Una vez que estén aprobados, solo el jefe de
equipo/coordinador puede realizar cambios.
Paso Procedimiento Pantalla o comentario
1. Ingrese a la pantalla de Time
Review tal como fue descrito en la
sección anterior.
Es la primer pantalla que usted
verá después de haber terminado
su log in.
2.
Dé click en el número bajo la
columna ID y haga los cambios
necesarioss siguiendo los pasos
descritos en “Cómo registrar su
Tiempo”
3.
Su jefe de equipo/coordinador
puede revisar la información que
usted ha registrado y aprobar sus
turnos y tiempos antes de enviarlos
a nómina. Hasta que ellos los
envíen, la columna Approved
columna indicará No.
Si hay alguna información con
respecto al turno que necesite ser
modificada, su jefe de
equipo/coordinador se lo
comunicará.
RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors)
21 V.1.0_AzHCBS/ManagedCare/Employee & Subcontractor_9-2011
Notas