Riksarkivaren

2013

Arkivmeldingen:

Helhetlig samfunns

– dokumentasjon

Gunnar Urtegaard

2

Innhold Bakgrunn. ................................................................................................................................................ 5

Hovedgrep ........................................................................................................................................... 5

Prinsipper for samarbeid ......................................................................................................................... 6

Privatarkiver ............................................................................................................................................ 6

Landskap og aktører ............................................................................................................................ 7

Utredningsgruppe ............................................................................................................................... 7

Organisering i Riksarkivet. ................................................................................................................... 8

Arkivmeldingen om privatarkiv ........................................................................................................... 8

Pågående tiltak og samarbeid som Riksarkivet deltar i. ...................................................................... 8

De fylkeskoordinerende institusjonene ............................................................................................... 9

Statistikk, kartlegginger ....................................................................................................................... 9

Regelverk .......................................................................................................................................... 10

Utdanningstilbud ............................................................................................................................... 10

Digitalisering ..................................................................................................................................... 10

Tilgang og formidling ....................................................................................................................... 10

Privatarkiv og Wikipedia .................................................................................................................... 11

Bedriftsarkiver ................................................................................................................................... 11

Internasjonalt arbeid ......................................................................................................................... 11

Elektroniske privatarkiver, jf. verktøy og fagsystemer ovenfor ........................................................ 11

Privatarkiv i statsarkivene. ................................................................................................................ 11

Bevaringsplaner ................................................................................................................................. 12

Aktører og roller ................................................................................................................................ 12

Ressurser, status og behov ................................................................................................................ 12

Informasjon og dialog ........................................................................................................................ 12

Videre arbeid – framdrift våren 2013. .............................................................................................. 13

Kommunale arkiv ................................................................................................................................... 14

Sentrale samarbeidsparter. ............................................................................................................... 14

Pågående prosjekter og samarbeid ................................................................................................... 14

Arkivstatistikk, indikatorer, tilstandsrapporten: ................................................................................ 15

Organisasjoner og institusjoner ........................................................................................................ 15

Oppdatering av regelverket ............................................................................................................... 15

3

Utdanningstiltak ................................................................................................................................ 16

Standarder .......................................................................................................................................... 16

Tilsyn og veiledning .......................................................................................................................... 16

Utarbeidelse og innføring av nye kassasjonsregler ........................................................................... 16

Massedigitalisering og digital publisering ......................................................................................... 17

Digital lagring på kort og lang sikt ................................................................................................. 17

Digital tilgjengelighet ..................................................................................................................... 17

Digital formidling ........................................................................................................................... 17

Samarbeid .......................................................................................................................................... 18

Ansvar og organisering i Riksarkivet .................................................................................................. 18

Informasjon, og dialog ....................................................................................................................... 18

Utviklingsmidler ................................................................................................................................. 18

Massedigitalisering ............................................................................................................................ 19

Felles nettsteder for kildepublisering................................................................................................ 19

Data til Norvegiana, data.norge.no og Europeana, Apex, LoCloud .................................................. 19

Wikipedia, ......................................................................................................................................... 19

Ansvar og organisering i Riksarkivet .................................................................................................. 19

Organisering av arbeidet i Arkivverket. ............................................................................................. 19

Elforvaltning og arkivdanning i kommunal sektor ................................................................................. 21

Samarbeid .......................................................................................................................................... 21

Status og utfordringer. ...................................................................................................................... 21

Riksarkivets rolle som premissleverandør......................................................................................... 22

Riksarkivet og programvare .............................................................................................................. 22

Arkivstatistikk, indikatorer ................................................................................................................ 23

Institusjonar og samarbeidsparter. ................................................................................................... 23

Utdanningstiltak. ............................................................................................................................... 23

Noark-standarden samt faglig samarbeid og veiledning................................................................... 23

Samarbeid om standarder ................................................................................................................. 24

Styrking av tilsyn og veiledning ......................................................................................................... 24

Faglige løsninger for digitalt depot ................................................................................................... 24

E-forvaltning og arkivdanning. .......................................................................................................... 25

Digital lagring på kort og lang sikt ..................................................................................................... 25

Organisering av arbeidet i Arkivverket. ............................................................................................. 25

Ressurser, status og behov ................................................................................................................. 25

4

Videre arbeid – framdrift ................................................................................................................... 26

5

Bakgrunn.

Riksarkivar Ivar Fonnes har i notat datert 09.01.2013 understreket at målet for arkivpolitikken

slik den trekkes opp i arkivmeldingen er en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra

statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike

vinkler og ståsteder. Det er i denne sammenhengen påpekt at privat sektor er klart

underrepresentert i forhold til de to andre. Videre framgår det at det også i kommunal sektor er

store mangler når det gjelder bevaring og tilgjengeliggjøring av arkiver, bl.a. synliggjort i

Riksrevisjonens rapport fra 2010. For alle sektorer er det store utfordringer knyttet til

behandling av digitalt skapt arkivmateriale, både i arkivdanningsfasen (jf. e-forvaltning) og

når det gjelder bevaring på kort og lang sikt samt tilgjengeliggjøring. Likeledes er det en

utfordring for hele arkivområdet å utnytte de muligheter som ligger i digital

tilgjengeliggjøring og formidling av papirbasert arkivmateriale.

På flere av disse områdene er Riksarkivaren tillagt nasjonale oppgaver som pådriver og

koordinator i et bredt samarbeid innenfor hele arkivsektoren. Arkivmeldingen legger

grunnlaget for en ny giv i arkivarbeidet, og vi må utnytte disse mulighetene gjennom en

offensiv tilnærming til den rollen vi er tillagt. Bare på den måten kan vi vise arkivsektoren

utenfor Arkivverket at vi er i stand til å ta ledelsen i et målrettet arbeid mot nye nasjonale mål.

Dette notatet drøfter en del aktuelle samarbeidsområder der det kan være naturlig at

riksarkivaren etablerer et nært samarbeid med kommunal sektor. Notatet skisserer og et par

hovedgrep som må til for å få tyngde og fremdrift i arbeidet. Det er viktig å komme raskt i

gang og med dette oppdraget og på en måte som sender et tydelig signal om sterk og målrettet

satsing med basis i arkivmeldingen.

Notatet har tre fokusområder:

- Privatarkiver

- Kommunale arkivet

- Elforvaltning og arkivdanning

Undertegnende fikk i oppdrag å lage et notat om punkt 1 og 2 til TLG den 21.1. Sett fra

kommunal arkivsektor henger disse områdene tett sammen. Det er i stor grad de samme

institusjonene en må samarbeide med på flere av disse områdene. Jeg har derfor valgt å ta

med punkt 3 om e-arkiv også i dette notatet. Det gir et mer komplett bilde av utfordringene og

mulighetene som ligger i det utvidete oppdraget til Riksarkivaren. Det gir og et mer komplett

bilde av hvilke områder det er behov for et nærmere samarbeid mellom arkivverket og

arkivsektoren utenfor. Det er et tydelig oppdrag i arkivmeldingen.

Hovedgrep

For å styrke samarbeidet med kommunal sektor bør Riksarkivaren etablere 3 prosjekt våren

2013. Privatarkiv, kommunale arkiver og elforvaltning. Det vert tilsatt prosjektledere i full tid

6

på hvert prosjekt og prosjektene koordineres av en intern gruppe i Riksarkivet ledet av en

avdelingsdirektør.

Hvert prosjekt får likevel et eget løp, egne mandater og enge samarbeidspartnere med mer.

Prinsipper for samarbeid

Riksarkivaren sin rolle skal være pådriver og koordinator. Det er viktig at samarbeidet blir

oppfattet som balansert, gjensidig og at en setter seg godt inn i hvordan kommunal arkivsektor

ser på behov og prioriteringer. Følgende punkt bør ligge til grunn:

Vise i praktisk handling god forståing for utfordringene i kommunal sektor

Klare strategier og prioriteringer

Åpen dialog og god informasjon

Rett kompetanse og ressurser fra riksarkivaren

Privatarkiver

Arkivmeldingen understreker at målet for arkivpolitikken er en helhetlig

samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og

dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Det er i denne sammenhengen påpekt

at privat sektor er klart underrepresentert i forhold til de to andre.

Når det gjelder privatarkiv så er Riksarkivaren tildelt to konkrete oppgaver (side 87f og side

110):

Konkretisere nivået for bevaring av privatarkiv i Norge, dvs. avklare hva som skal til for

at arkiv fra privat sektor skal være tilfredsstillende representert i en helhetlig

samfunnsdokumentasjon.

På grunnlag av dette utarbeide en ny strategi for privatarkivarbeidet i Norge.

Begge deler skal skje i et nært samspill med andre aktører på området. Første kulepunkt bør

være en grundig utredning som vil være krevende og ta tid. Desto viktigere er det at den

kommer i gang raskt, og at vi signaliserer utad at vi er klar til å starte opp innen rimelig kort

tid.

I dette notat forsøker vi å peke på en del spørsmål som en slik utredning må se nærmere på.

Notatet er på ingen måte utfyllende og lister bare opp oppgaver, og går i liten grad inn på

aktuelle løsninger. Løsninger må søkes gjennom utredningen. Notatet peker og på

ressursbehov og på mulige løsninger når det gjelder organisering av arbeidet.

7

Notatet legger vekt på utredningen. Utredningen må sees på som en prosess der en også

vurderer å løse oppgaver og utfordringer løpende i samarbeid med utredningsgruppen og

sektoren. Det er viktig at ikke de praktiske tiltakene blir utsatt. På flere områder blir det også

påpekt behov som Riksarkivet har til vurdering og løsninger kan komme.

Landskap og aktører

Arbeidet med privatarkiver berører mange. Både aktører og arkiver er knyttet til ulike nivåer.

Ulike institusjoner er involvert og det finnes mange kategorier private arkivskapere.

Riksarkivaren har gjennom arkivmeldingen fått en nasjonal roller som koordinator og

pådriver. Kulturrådet sitt oppdrag er i meldingen definert som privatarkiv i musene.

Forenklet kan dette fremstilles slik som i matrisen nedenfor. Både en utredning og en strategi

må ta omsyn til og utgangspunkt i denne kompleksiteten. Det nye oppdraget til Riksarkivaren

må planlegges som et prosjekt over 1-2 år og skal munne ut i en utredning og i en strategi slik

arkivmeldingen ber om. Utredningen må kartlegge landskapet og komme med framlegg til

fordeling av ansvar, roller og oppgaver.

Nasjonalt

Arkiv Bedrifter

Regionalt

Bibliotek Organisasjoner

Lokalt

Museum Personer

Utredningsgruppe

Som grunnlag for arbeidet med en strategi for privatarkivarbeidet, må det gjennomføres en

omfattende utredning. Arbeidet skal ledes fra Arkivverket (Riksarkivet). I dette arbeidet må

det etableres en bredt sammensatt utredningsgruppe med representasjon fra andre aktører –

både organisasjoner og institusjoner. Det kan derfor bli en forholdsvis stor utredningsgruppe,

og det vil stilles krav til en solid sekretærfunksjon. Utredningen bør ledes fra et forholdsvis

høyt ledernivå i Riksarkivet (trolig avdelingsdirektør). Arbeidet med andre kulepunkt,

strategien, bør og til en viss grad overlappe eller flettes inn i utredningen. Arbeidet bør til

dagelig ledes av en prosjektleder som også er sekretær for utredningsgruppen.

Riksarkivet må være godt representert og ett eller flere statsarkiv bør være med. Dessuten må

Kulturrådet med, LLP, en representant for de fylkeskoordinerende institusjonene, KAI-

8

institusjonene, et større byarkiv, forskermiljøet rundt BI og/eller UiO, Næringslivets

Hovedorganisasjon, Norsk arkivråd og LO.

Organisering i Riksarkivet. Avdelingsdirektør for BETI leder arbeidet med utredning og strategi. Arbeidet organiseres

som et prosjekt med en tilsatt prosjektleder som blir plassert i seksjon for privatarkiv.

Prosjektleder og seksjonsleder PRI inngår i en intern koordineringsgruppe som skal samordne

Riksarkivet sitt arbeid med de nye oppgavene rettet mot et bredere samarbeid med kommunal

sektor. I denne gruppen vil og seksjon for Beka, Elark og fra andre relevante seksjoner i

Riksarkivet trekkes inn. Prosjektleder for kommunale arkiv og for elarkiv i kommunene

inngår også i en slik intern koordineringsgruppe. Se framlegg om dette nedenfor under

kapittel om kommunale arkiv og elarkiv i kommunene.

Arkivmeldingen om privatarkiv Målet er helhetlig samfunnsdokumentasjon og dermed økt satsing på privatarkiver. Det er

pekt på et særlig behov for å styrke bevaringsarbeidet for bedriftsarkiver. Det pekes videre på:

• Koordineringsfunksjoner, delt mellom Kulturrådet (privatarkiver i museene) og

Riksarkivet.

• Private virksomheter som utfører oppgaver på vegne av det offentlige, skal ha påbud

om å følge regelverket for offentlige arkiv

• Riksarkivaren kan avgjøre at arkiv fra organ som skifter status fra offentlig til privat

helt eller delvis skal følge reglene for tidligere status.

• Styrking av særskilt verneverdig-begrepet

• Riksarkivaren skal ha ansvaret for kartlegging og statistikk i hele arkivsektoren, men

Kulturrådet har et tilsvarende ansvar for privatarkiv i museene.

• Riksarkivaren skal lede arbeidet frem mot en konkretisering av nivået for bevaring av

privatarkiver i Norge

• Riksarkivaren skal lede arbeidet med en ny, samlet strategi for privatarkiarbeidet i

Norge

Utredningen må presisere oppdraget i arkivmeldingen og gi en retning for hvordan det kan

løses.

Pågående tiltak og samarbeid som Riksarkivet deltar i.

Det er etablert samarbeid på en del områder og en må bygge videre på dette.

Privatarkivseksjonen har etablert et nært samarbeid med statsarkivene på privatarkivsiden

samt NB og ARBARK med årlige møter. Det er selvsagt også et nært samarbeid med

Kulturrådet. Av konkrete, større samarbeidsprosjekter kan nevnes:

• BI samarbeid om bedriftsarkiver. Kontakten har ligget nede i påvente av

Arkivmeldingen. Bør vurdere å styrke kontakten i tiden fremover.

9

• Aker ASAs arkiver, bevaringssamarbeid mellom Aker, Teknisk museum og

Riksarkivet.

• Norsk Hydros arkiver, samarbeid mellom Norsk Hydro, ForvaltningSenteret AS og

Riksarkivet

• FoSam-prosjektet, samarbeid med UiO

• Raufoss Ammunisjonsfabrikk, samarbeid med Statsarkivet på Hamar

• Coop NKL BA, samarbeid rundt digitalisering av reklame (kan utvides til å omfatte

foto)

Utredningen må kartlegge pågående samarbeidsprosjekter i hele arkivsektoren på

privatarkivfeltet, og drøfte framlegg til prosjekter, tiltak og satsinger.

De fylkeskoordinerende institusjonene

De er opprettet et nettverk av fylkeskoordinerende institusjoner for privatarkivarbeidet.

Riksarkivet og Kulturrådet bør styrke samarbeidet med de fylkeskoordinerende institusjonene.

Dette arbeidet har ligget nede en stund. De fylkeskoordinerende institusjonene må spille en

sentral rolle i kartlegging og arbeidet med regionale prioriteringer. Utredningen må drøfte

oppgaver for de fylkeskoordinerende institusjonene.

Statistikk, kartlegginger

Gjennom kartlegginger og statistikken som Kulturrådet henter inn har en en visst oversikt

over status på feltet, men her er det og store mangler og utfordringer. Riksarkivaren skal

overta arbeidet med arkivstatistikken fra og med 2014. Et hovedpunkt i arkivmeldingen er å

konkretisere nivået for bevaring av privatarkiv i Norge. I det arbeidet trenger en bedre

bestandsanalyser over bevart materiale, fordelt på tid, geografi, institusjoner, samfunnssektor

med mer. Slike analyser bør og kunne utføres for et fylke, et ansvarsområde, en institusjon.

Det må utvikles verktøy for dette. Asta, Arkivportalen, Betty kan trolig danne utgangspunkt,

men må tilpasses. Samkatalogen for privatarkiv og innholdet i Arkivportalen må samordnes

og danne basis for en samlet analyse. Det er trolig og behov for å gå gjennom registreringer

og utføre nye registreringer før en har et godt nok datagrunnlag for å begynne med ulike

analyser. For privatarkiver i Riksarkivet er det gjennomført en bestandsanalyse. Metodikken

som er benyttet her vil kunne danne utgangspunkt for å utvikle en liknende metodikk for hele

landet. Materialet i Riksarkivet er analysert etter følgende tilnærming:

• Datering (grov inndeling for å finne ut hvilke tidsperioder som er dekket)

• Kategorier privatarkiv (om det er organisasjonsarkiver, personarkiver, bedriftsarkiver,

samlinger, institusjonsarkiver, legater stiftelser med mer

• Organisasjonstyper (lag, foreninger, organisasjoner, fra hvilken samfunnssektorer med

mer

• Bedriftsarkiver fordelt etter sektor (handel, transport, industri, bygg, jordbruk, fisk,

tjenestyting, med mer

• Hyllemeter bevart materiale

• Kompletthet i bevarte arkiver.

10

En bestandsanalyse må selvsagt også se på krysskoplinger mellom disse. En slik

bestandsanalyse vil bli en viktig del av en utredning og prosessen omkring denne vil være

viktig for arbeidet med en strategi. Utredningen må komme med framlegg til metodikk for,

gjennomføre og analysere konsekvensene av en slik bestandsanalyse.

Neste steg er å sammenstille resultatene av en bestandsanalyse med samfunnet i samtid og

fortid for så forsøke å etablere et ønsket bevaringsnivå for privatarkiver. Her vil en og måtte ta

hensyn til lokale og regionale utviklingstrekk, til ressurser som kan settes inn i arbeidet med

mer. Dette skal og gjøres i utredningen.

Regelverk

Utredningen drøfte om og ev. hvordan arkivloven og bør justeres på enkelte punkter og om

retningslinjene for privatarkivarbeidet bør oppdateres.

Utdanningstilbud

Det finnes generelle arkivfaglige tilbud, men ingen spesifikke for privat sektor. Utredningen

bør drøfte behovene på dette feltet.

Digitalisering

Svært lite av privat arkivmateriale er digitalisert i Riksarkivet. Det er og svært lite

privatarkiver som er digitalisert lokalt og regionalt. En del er digitalisert, men ikke publisert

eller gjort tilgjengelig. Det samme gjelder foto i privatarkiver. Utredningen må kartlegge

status og utarbeide må og strategier for dette arbeidet.

Tilgang og formidling

De fleste privatarkivene er ordnet og katalogisert i Asta, men det finnes også en betydelig del

med uordnet materiale. Det er og et etterslep i arbeidet med å registrere arkiver i Asta og å

publisere dem i Arkivportalen. Samkatalogen for privatarkiver er er ikke samordnet med

privatarkiver i Arkivportalen og det må prioriteres for å få et samlet oversyn over bevart

materiale.

Digitalarkivet er i dag Arkivverket sitt nettsted for publisering av digitalisert materiale.

Utredningen må drøfte om og hvordan Digitalarkivet kan bli et felles, nasjonalt nettsted for

publisering av digitaliserte privatarkiv i sømløs integrasjon med Arkivportalen.

Utredningen bør også drøfte hvordan publisering og formidling av privatarkiver kan benyttes

som strategiske virkemidler for å styrke arbeidet med privatarkiver.

11

Privatarkiv og Wikipedia I 2012 tok Kulturrådet initiativ til et prosjekt for bruk av Wikipedia i arbeidet med arkiv,

museum og kunst. Det ble også etablert en bred sammensett faggruppe der Riksarkivet er

representert på avdelingsdirektørnivå. Dette arbeidet må føres videre og det må lages en plan

for hvordan Wikipedia bør brukes aktivt og systematisk i formidling av privatarkiv og

hvordan en kan knytte sammen ulike ressurser for å løfte fram informasjon om privatarkiv.

Bedriftsarkiver Det knytter seg særlige utfordringer til arbeidet med større bedriftsarkiver og arkiver etter

landsdekkende bedrifter. Utredningen må vurdere nye tilnærminger for dette arbeidet.

”Centrum för näringslivshistoria”, i Stockholm, tidligere ”Stockholm företagsminnen” skal

være selvfinansiert og oppbevarer omkring 75.000 hm med næringslivsarkiver. Se:

http://www.naringslivshistoria.se/

Internasjonalt arbeid Arbeidet med privatarkiver er organisert ulikt i ulike land. Utredningen bør gi et bilde av

hovedtrekkene i en del aktuelle land. Det er viktig å peke på organisasjoner, prosjekter, fora

med mer internasjonalt som arbeidet med privatarkiver i Norge bør knytte bånd til.

Elektroniske privatarkiver, jf. verktøy og fagsystemer ovenfor

Det er bevart få elektroniske privatarkiver. Det meste dreier seg om korrespondanse, e-post på

harddisker, minnepinner, cd-er/dvd-er m.m. Det er bevart ett større elektronisk privatarkiv

som har fulgt Noark-standarden.

Det er foreløpig ikke utviklet verktøy for høsting, lagring og tilgjengeliggjøring av elektronisk

skapte privatarkiver. Riksarkivet har sett en del på det danske systemet Saba som er under

utprøving her i huset. Verktøy, metodikk og strategier for dette arbeidet må utvikles og tilbys

institusjoner og arkivskapere. Utredningen må gi råd om dette.

Privatarkiv i statsarkivene.

Alle SAene arbeider med å hente inn, bevare og tilgjengeliggjøre privatarkiv. Samisk arkiv

har i utgangspunktet en ren privatarkivrolle, men har i noen grad også tatt ansvaret for noe

offentlig materiale. Uten unntak anses PA-arbeidet som en viktig del av Arkivverkets oppgave

i regionene. Arkivverkets ansvar vedr. helhetlig samfunnsdokumentasjon oppleves som

selvsagt. Det er imidlertid ulik grad av ressurser avsatt til oppgaven. Dette avhenger bl.a. av

størrelse på enheten og om andre aktører i regionen tar et PA-ansvar.

Flere av SA-ene tar et fylkeskoordinerende ansvar. Dette gjelder SAH, SAKO, SAO, SAKR,

SATO. I dette arbeidet ligger bl.a. å utarbeide bevaringsplaner og å bidra med rådgivning og

12

veiledning, i tillegg til å innta en aktiv rolle som bevaringsinstitusjon, - da oftest som et

resultat av samarbeidsavtaler/rollefordeling i regionen. Alle melder om deltakelse i nettverk

og god dialog med andre aktører på PA-området.

Enkelte av SA-ene yter ekstraorinært vedr. PA. SAS har i en årrekke arbeidet målbevisst og

godt med dokumentasjon av den norske petroleumsvirksomheten. At SAS har tatt inn store

bedriftsarkiver på området, i tillegg til å ha ansvaret for det statlige materiale, gjør dem unik i

verdensmålestokk. SAS har som ledd i dette arbeidet også tatt inn digitalt PA-materiale.

Finansieringen av PA-arbeidet er sammensatt. Hovedsakelig dekkes kostnadene over

Arkivverkets ordinære budsjett. Noe finansieres imidlertid av NKR etter søknad på det

enkelte prosjekt. I noe omfang dekkes også deler av kostnadene av arkivskaper.

Bevaringsplaner Det er utarbeidet en del bevaringsplaner for privatarkiver. Utredningen må kartlegge hvordan

dette arbeidet står, se på behovene videre og utvikle retningslinjer for beste praksis når det

gjelder bevaringsplaner for privatarkiver lokalt, regionalt og nasjonalt.

Aktører og roller

Det er mange aktører i arbeidet med privatarkiv. Utredningen må kartlegge hvem som gjør

hva i dag og drøfte på hvilken måte en kan trekke til seg nye aktører og få et et godt og

målrette samarbeid.

Ressurser, status og behov

Utredningen må kartlegge hvilke ressurser som i dag finnes for dette arbeidet og vurdere det

opp mot behov på en realistisk måte. Slike vurderinger må gjøres på ulike nivåer, for ulike

sektorer og ulike geografiske områder. Utredningen må og drøfte strategier for å få på plass

nødvendige ressurser og virkemidler der disse mangler i forhold til et definert nivå for

privatarkivarbeidet i landet.

Informasjon og dialog

Riksarkivet må planlegge hvordan en vil orientere og informere om arbeidet med oppdraget

på privatarkivfeltet. Denne dialogen må ta hensyn til prinsippene om å etablere et balansert

samarbeid med bred involvering. Stikkord på kort sikt kan være:

o Kontaktmøte med kommunale institusjoner (ledernivå, inkl. berørte

avdelingsledere).

o Samarbeidsmøter mellom statsarkivene og kommunale institusjoner.

o Aktiv deltakelse fra Arkivverket på kommunale arrangement (inkl. ledere).

o

13

Utredningsgruppen må etablere god strategi for informasjon og dialog i arbeidet med

utreningen og gi råd om hvordan dette bør følges opp videre. Sosiale medier, virtuelle

møteplasser med mer må brukes systematisk i en samlet plan for dette.

Videre arbeid – framdrift våren 2013. Prosjektleder bør være på plass senest 1. mai, og da bør utredningsgruppen være på plass.

Riksarkivaren må sette av nødvendige midler i budsjettet for 2013 til lønn og til drift av

utredningsgruppen. v

14

Kommunale arkiv

Arkivverket skal styrke sin virksomhet overfor kommunal sektor, som en videreføring og

utvidelse av den systematisering og forsterking av innsatsen som allerede er i gang.

Arkivverket skal bruke ”eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet for at

arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og

arkivforskriftene”. Arbeidet skal også her skje i nært samarbeid med relevante arkivfaglige

miljøer og institusjoner. KUD vil i styringsdialogen med Riksarkivet fastsette klarere

resultatkrav.

Kommunale arkiver er kommunenes ansvar. Arkivverkets oppgaver er derfor avgrenset til å

være tilsynsmyndighet, veileder og støttespiller for å bidra til gode løsninger. Det er likevel

lagt opp til at Arkivverket skal styrke sin virksomhet overfor kommunal sektor, som en

videreføring og utvidelse av den systematisering og forsterking av innsatsen som allerede er i

gang.

Sentrale samarbeidsparter. AV bør samarbeide med Norsk Arkivråd, KS, LLP, Kulturrådet, KAI-ene, KDRS og selvsagt

kommunene og deres underliggende enheter i forskjellige spørsmål. AV bør hente inn

relevant kompetanse i forbindelse med våre arbeidsoppgaver på samme måte som RA sørger

for at vi sender ut rett kompetanse når andre spør om vår deltagelse andre steder.

Pågående prosjekter og samarbeid

På flere områder er det etablert et samarbeid. Flere av disse prosjektene er etablert med støtte

fra utviklingsmidlene fra Kulturrådet.

DIAS. Prosjekt for å definere en felles og omforent pakkestruktur for bevaring av digitalt

arkivmateriale med utgangspunkt i OAIS-standarden. Deltakere fra KAI-miljøet og KDRS.

BETTY. Prosjekt for å etablere et fagsystem for oppfølging av arkivdanning og for å følge

opp elektroniske systemer som skal bevares for ettertiden. Deltakere fra KAI-miljøet og

KDRS.

BK OFFSEK. Prosjekt for å utarbeide nye bevarings- og kassasjonsregler for offentlig

sektor. Reglene utarbeidet, høringsrunden ferdig, BEKA sitter med etterarbeid her pt.

Deltakere fra kommuner og KAI-miljøet.

15

KS arkivgruppe. Samarbeidsorgan internt i KS, hvor kommuner og KAI-miljøet er

representert. Norsk Arkivråd og Riksarkivet sitter som observatører i organet.

Ny metodikk. Prosjektet skal revurdere metodegrunnlaget for bevaring (overføring) og

tilgjengeliggjøring av digitalt skapt arkivmateriale. Deltakere fra KAI-miljøet og KDRS.

Tilknyttet DIAS.

Noark. Prosjekt for å etablere en ny versjon av norsk arkivstandard. Prosjektet og

samarbeidet avsluttet, men vil bli tatt opp igjen når Noark 6 skal utarbeides. Deltakere fra

KAI-miljøet og KS.

Arkivstatistikk, indikatorer, tilstandsrapporten:

Kulturrådet har til og med 2013 ansvar for å innhente arkivstatistikk for hele landet. Fra og

med 2014 overtar Riksarkivaren denne oppgaven. Riksarkivaren gjennomfører og en egen

årlig spørreundersøkelse. I 2012 har RA vært i dialog med KS som har kommet med

tilbakemeldinger på spørsmålene slik at kommunene skal kunne ha større bruk for

opplysningene som meldes inn fremfor at det kun er AV som har utbytte av denne. Med

tilstandsrapporten menes den bygningsfaglige tilstandsrapporten og denne er ment å kunne gi

AV opplysninger om arkivlokalene i kommunene for videre oppfølging. Samtidig er denne i

likhet med overnevnte undersøkelse ment å skape bevissthet rundt tilstanden ved eget

arkivhold. Tiltakene er viktige for å følge opp det kommunale arkivholdet fremover og å se

utvikling over tid.

Undersøkelsen, statistikken og rapportene er viktige, de bør koordineres og arbeidet med å ta

over ansvar for arkivstatistikken bør starte med det første.

Organisasjoner og institusjoner

AV har støttet etablering av av IKAer og tilsvarende ordninger rundt i landet. I 2013 er store

deler av landet dekket av IKA-ordninger og flere kan og tilby depottjenester for papirarkiver

Kommunene velger selv sine løsninger for depot m.m., og AV kan som tidligere fremheve de

positive konsekvensene med organisering av IKA/KAI, både til nyetablering av IKA og til

eksisterende ordninger. Flere statsarkiv er samlokalisert med KAI og dette har positive

konsekvenser for KAI.

Riksarkivaren bør bidra til å forbedre de tjenestene som IKAene tilbyr enten dette er gjennom

standardisering, verktøyutvikling eller annet. RA bør støtte etableringer m.m moralsk og i en

viss grad økonomisk gjennom samlokalisering og vi bør samtidig avklare hvilke tilbud AV

selv skal kunne tilby kommunene og samordne dette..

Oppdatering av regelverket

16

Regelverket bør gjelde samtlige forvaltningsnivå såfremt dette lar seg gjøre. Det er samtidig

klart at regelverket (lov+forskrift) bør oppdateres. Det er uklart hvordan dette skal og bør

gjøres og vi bør avklare dette med KUD. BEKA sitter nå med en forskriftsrevisjon av RA for

kap III-V og har vært i kontakt og i møte med KUD om dette. Vi bør også legge opp til en

hyppigere revisjon eller i det minste gjennomsyn av relevanse i lovverket. Regelverket bør

revideres og at dette bør ha prioritet. Normalinstruksen bør kanskje fjernes og inkluderes i

forskriften.

Utdanningstiltak

Stadig flere arkivledere har arkivfaglig utdanning enten fra høgskole eller Arkivakademiet.

Arkivakademiet er nå i ferd med å legges ned etter 20 års samarbeid mellom AV og Norsk

Arkivråd. Utdanningstiltak er viktig for kommunene og AV bør kunne bidra i

undervisningsopplegg for disse, men kanskje ikke være initiativtaker. Synliggjøring av behov

bør komme fra kommunene selv (eller gjennom en paraplyorganisasjon) og opplegget

tilpasses behovene.

Standarder

Det er viktig at kommunal sektor har mulighet til å spille inn endringsforslag til standarder

(inkl Noark) da kommunene i likhet med andre har problemer med å hente ut informasjon fra

fagsystemer, elektroniske arkiv. Det bør samtidig avklares hvorvidt AV skal fortsette med sin

innrapportering av fagsystemer fra kommunal sektor og hvordan denne eventuelt skal

utnyttes. Det er og behov for å gjennomgå hva som finnes av standarder og hva som må

utvikles. Riksarkivaren og ABM-utvikling startet en slik gjennomgang og arbeidet må tas opp

igjen.

Tilsyn og veiledning

Tilsyn med kommunal sektor er viktig og må være prioritert hos AV fremover. AV må sørge

for at tilsynet etter hvert også dekker elektronisk arkiv, fagsystemer m.m og bør legge til rette

for at SA får opplæring i dette. Det bør utarbeides fullmakter om delegert myndighet til å gi

pålegg til samtlige statsarkiv da dette er/har vært et diskusjonstema i SA. Samtidig bør

Riksarkivaren gi sterke føringer på at tilsyn skal prioriteres.

Utarbeidelse og innføring av nye kassasjonsregler

Utarbeidelsen er fullført, høringsrunden avsluttet, eventuell bearbeidelse samt implementering

gjenstår. Det kom et tydelig signal fra Riksrevisjonen at BK-reglene bør revideres. Dette er

17

gjort i nært samarbeid med kommunal sektor. Oppsummering av høringsrunden pågår nå. Det

er litt tidlig å si hvilke endringer som må gjøres, men BETI har fortsatt tanker om å se på og

justere felles arkivnøkkel før implementering av nye BK-regler og samtidig vurdere tiltak for

å lette implementering og fremtidig bruk for kommunal sektor.

Massedigitalisering og digital publisering

Kommunal arkivsektor og Arkivverket har på mange områder sammenfallende behov på dette

feltet. Et godt samarbeid må utvikles og en må kartlegge kommunal sektor sine behov og

ønsker om samarbeid og prioriteringer.

Digital lagring på kort og lang sikt

o Felles uttrekks- og testverktøy. Riksarkivet har publisert ArkN4, og har en viss

support på det. Vurdere å publisere andre testverktøy. Forutsetter ressurser til

support. Vurdere å trappe opp samarbeidet, for eksempel gjennom samarbeidsfora.

o Samarbeid om formatkompetanse. Ingen pågående samarbeid. Vurdere å etablere

dette.

o Samarbeid om løsninger for langtidslagring og CRM (EssArc). Utviklingsprosjekt

sluttføres 1. halvår 2013. Må etableres som en driftsløsning med felles

forvaltningsforum.

o Samarbeid om CRM-system (Betty). Utviklingsprosjekt sluttføres 1. halvår 2013.

Må etableres som en driftsløsning med felles forvaltningsforum.

Digital tilgjengelighet

o Nasjonale katalogstandarder med utgangspunkt i samarbeidet om Asta og

Arkivportalen. Etablert og pågående samarbeid i regi av Stiftelsen Asta. Styrke

strategisk og planmessig oppfølging. Vurdere etablering av kontakt- og

samarbeidsforum for katalogisering. Midler til et samarbeidsprosjekt om

standardisering av arkivbeskrivelse (ikke startet opp enda).

o Felles nettsteder for kildepublisering og gode koblinger mellom disse og

Arkivportalen. Noe samarbeid ad hoc. Behov for å avklare Digitalarkivets status

og rolle for sektoren, og ressursmessige konsekvenser til oppfølging. Vurdere

etablering av kontaktfora for problemstillinger relatert til digitalisering.

o Felles infrastruktur for digitalisering og indeksering. Noe samarbeid ad hoc. Behov

for forbedring av egne løsninger. Problemstillinger kan diskuteres i

digitaliseringsfora.

o Tilbud om tjenester innenfor massedigitalisering og digitalisering.

o Initiere og organisere samarbeidsløsninger om digitalisering, digital

tilgjengeliggjøring og formidling.

o Data til Norvegiana og Europeana, Apex, LoCloud, andre

o Wikipedia, videre satsing.

Digital formidling

o Øyvind?

18

Samarbeid

o Etablere samarbeidsforum digital for langtidslaring (vurdere rammer: innhenting,

testing, formater, lagring, CRM), med utgangspunkt i behov knyttet til EssArc og

Betty. ”DIAS forvaltningsforum”.

o Vurdere samarbeidsforum katalogstandarder, med utgangspunkt i Asta,

Arkivportalen. Diskutere standardisering og videreutviklingsbehov. Herunder også

Wikipedia. ”Arkivportalen forvaltningsforum”.

o Vurdere samarbeidsforum knyttet til digitalisering, gitt at Digitalarkivet og

infrastrukturen tydeligere åpnes for hele sektoren. ”Digitalarkivet

forvaltningsforum”.

Ansvar og organisering i Riksarkivet

o DIAS forvaltningsforum: Ansvar i Depotavdelingen (DD), deltakelse fra BETI

(Elark) og statsarkiv (SAH?).

o Arkivportalen forvaltningsforum: Ansvar i Depotavdelingen (PDA), deltakelse fra

BETI (PA) og statsarkiv (SAS?).

o Digitalarkivet forvaltningsforum: Ansvar i Depotavdelingen (DT), deltakelse fra

BETI og Digitalarkivet/statsarkiv (SAB+SAT?).

o Standardiseringssamarbeid om arkivbeskrivelse: Ansvar i Depotavdelingen (PDA),

deltakelse fra BETI (PA?) og statsarkiv (SAS).

Informasjon, og dialog

o Årlig kontaktmøte med kommunale institusjoner (ledernivå, inkl. berørte

avdelingsledere).

o Årlige samarbeidsmøter mellom statsarkivene og kommunale institusjoner.

o Mer aktiv deltakelse fra Arkivverket på kommunale arrangement (inkl. ledere).

o Utvikle en informasjonsstrategi for samarbeidet og dialogen med kommunal

sektor, inkludert systematisk bruk av sosiale medier.

Utviklingsmidler

Kulturråder har lyst ut utviklingsmidler som både arkivverket og kommunale

arkivinstitusjoner har søkt på . Disse har vært viktige for å få i gang nye samarbeids – og

utviklingsprosjekt. Fra og med 2014 vert disse midlene rettet mot privatarkiver i museene. Det

utvidede oppdraget til Riksarkivaren forutsetter at det stilles til disposisjon utviklingsmidler

19

på samme vis som for museene (ca 25 millioner) og for folkebibliotek (ca 20 millioner) Dette

må tas opp i kontakten med KUD i forbindelse med budsjett 2014..

Massedigitalisering Dagens situasjon er at kommunene kjøper slike tjenester av private leverandører, både innenlands og i

utlandet. Vi behandler søknader om midlertidig utførsel. Hvorvidt RA/AV bør ta på seg slike oppdrag

for å tjene penger, bør innlemmes i diskusjonen om hvilke tjenester AV skal tilby til alle mot betaling

Felles nettsteder for kildepublisering Her er argumentene de samme som for privatarkiv. Digitalarkivet og Arkivportalen må integreres

sømløst og en må i dialog med kommunale arkivinstitusjoner finne frem til deres behov og få etablert

samarbeidsløsninger som vil fungere når den får i gang med systematisk massedigitalisering.

Data til Norvegiana, data.norge.no og Europeana, Apex, LoCloud

Digitalt materiale og metadata frå arkivsektoren må publiseres i Norvegiana, data.norge.no og

Europeana for spredning gjennom deres API-er. Det må utarbeides en strategi for dette som

og omfatter en strategi for lisensiering.

Wikipedia,

Arbeidet med Wikipedia som kanal for formidling må føres videre.

Ansvar og organisering i Riksarkivet

BEKA bør ha ansvar for å koordinere AVs arbeid med bevaring og kassasjon og AVs tilsyn

med kommunal sektor, samt å gjennomføre den årlige statistikken mot kommunal sektor.

Fylles ut videre.

Organisering av arbeidet i Arkivverket. Arbeidet med å etablere et styrket og systematisk samarbeid med kommunal sektor slik det er

omtalt i arkivmeldingen bør etableres som et prosjekt - i første omgang over 2 år. Det bør

tilsettes en prosjektleder som har dette på full tid og som sammen med faggrupper eller

referansegrupper tar tak i de oppgavene som er omtalt i dette notatet. Arbeidet må skje i nært

samarbeid med aktuelle avdelinger og seksjoner i RA og i nært samarbeid med SA. Det er

behov for en ekstra innsats for å komme i gang og få løftet arbeidet. Gjennom en slik satsing

vil vi og sende et viktig signal både til KUD og til kommunal arkivsektor. Etter 2 år evaluerer

og vurderer en videre organisering og tiltak. Prosjektleder hører naturlig hjemme i BEKA.

Avdelingsdirektør for BETI leder arbeidet med utredning og strategi på dette feltet.

Prosjektleder og seksjonsleder i BETI inngår i en intern koordineringsgruppe som skal

samordne Riksarkivet sitt arbeid med de nye oppgavene rettet mot et bredere samarbeid med

20

kommunal sektor. I denne gruppen vil og seksjon for Elark og fra andre relevante seksjoner i

Riksarkivet trekkes inn.

21

Elforvaltning og arkivdanning i kommunal sektor

Et tredje fokusområde i forbindelse med mer samarbeid med kommunal sektor er

elforvaltning. Her er også Riksarkivaren tillagt en rolle som koordinator og pådriver som

omfatter kommunal sektor. Her bør også RA ta i bruk et bredt spekter av virkemidler.

Meldingen understreker at gode funksjoner for dokumentfangst og arkivdanning både er

nødvendig for arkivskapernes egne behov og for ettertidens bruk av materialet. Riksarkivaren

sitt syn er at RA bør utnytte de intensjoner som er uttrykt i meldingen til å gå mer offensivt ut

på e-forvaltningsområdet, både overfor statlig og kommunal sektor. RA bør satse på å komme

i en direkte og konstruktiv dialog med Difi og med KS/KommIT. Videre bør RA gå inn i et

tettere samarbeid med arkivfaglige aktører innen arkivdanning, dels for å vise dem at vi tar

arkivdanningen på alvor, dels for at vi skal ha godt forankret arkivfaglig ståsted i det vi gjør.

Samarbeid

Riksarkivaren bør samarbeide med Norsk arkivråd, KommIT og KS, IKAene, byarkiv og

fylkesarkiv.

Status og utfordringer.

Kommunale sektor har problemer med å hente inn informasjon fra så vel fagsystem som

saksbehandlingssystem. Dette er påpekt av Riksrevisjonen i 2010. Noen av hovedpunktene er

som følger (Dokument 3:13 (2009-2010), side 9):

Undersøkelsen viser at mange elektroniske systemer i kommunal sektor ikke er laget

med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal kunne avleveres og sikres for

framtiden.

Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer.

Riksarkivaren anslår at det per 2009 er mange tusen ulike fagsystemer i bruk i

kommunal sektor. Mange av disse inneholder sentral rettighetsdokumentasjon for

enkeltindivider. Dette gjelder blant annet dokumentasjon i sosialtjenesten,

omsorgstjenesten og barnevernet. Behovet for å bevare denne dokumentasjonen er

derfor meget stort.

Undersøkelsen viser at ingen fagsystemer hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren.

Siktemålet med Riksarkivarens godkjenningsordning er å bidra til å sikre at systemene

oppfyller gjeldende krav til arbeidet med avlevering og bevaring.

Undersøkelsen viser videre at dokumentasjon fra fagsystemene og andre elektroniske

saksbehandlingssystemer i kommunal sektor i svært liten grad blir avlevert og sikret

for framtiden. ABM utviklings arkivstatistikk for 2008 viser at det samlede antallet

bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på

de om lag 30 årene som elektroniske saksbehandlingssystemer og fagsystemer har

vært i bruk i kommunal sektor. Dette betyr at elektronisk dokumentasjon fra

22

kommunale etater og tjenestesteder bare i svært få tilfeller har blitt avlevert og bevart

for framtiden.

Fra kommunal arkivsektor er det og kommet kritikk om hvor vidt Riksarkivaren tar

Riksrevisjonens kritikk på alvor. Kritikken knytter seg blant annet her til det punktet som

omtaler ”Riksarkivarens godkjenningsordning” av fagsystemer. Det etterlyses en større

uttrykt prioritering fra Riksarkivet for å bistå den kritiske situasjonen hvor viktige arkivdata,

først og fremst fra gamle fagsystem, risikerer å gå tapt. Dette kommer særlig til uttrykk blant

operativt personell i interkommunal arkivsektor.

Riksarkivaren bør vurdere om det er behov for ekstra tiltak og samarbeid for forhindre at

kritiske data fra gamle fagsystem går tapt. Dette gjelder blant annet systemer fra omsorg og

barnevern, som kan være kritiske bevis dersom noen saksøker for ødelagt barndom og så

videre.

Riksarkivets rolle som premissleverandør

Riksarkivet produserer krav, forskrifter, standarder og så videre som ikke bare statlig sektor

må forholde seg til, men også kommunal og interkommunal sektor. Vi skriver mest om hva

som må gjøres, men kanskje mindre om hvordan. Kommunale enheters behov dreier seg ofte

om hvordan overføre det som kreves til operasjoner og handlinger slik at digitalt arkivverdig

materiale blir bevart.

Skal krav, forskrifter og standarder treffe målgruppen så må det også være en ”feedback-

loop” fra praksis tilbake til de som utformer krav og standarder. Dette kan trolig bli bedre hva

gjelder relasjonen mellom Riksarkivet og kommunal sektor.

Riksarkivet og programvare Det er trolig behov for et nasjonalt forankringspunkt med hensyn til hvordan få til effektiv og

kvalitativ god innhenting av digitalt arkivmateriale, både fra fagsystem og

saksbehandlingssystem. Med andre ord relatert til å forvalte og guide med hensyn på bruk av

programvareverktøy.

Kommunal/interkommunal arkivsektor har hatt en forventning om at Riksarkivet skulle ha en

rolle her. De opplever innsatsen som litt skuffende.

ArkN4 (testprogram for Noark 4 uttrekk) programkode har på et eller annet tidspunkt

blitt distribuert i kommunal sektor, kanskje rundt 2008. Dette er programvare utviklet

på (oppdrag fra) Riksarkivet, men den er ikke supportert av Riksarkivet på noen måte

og genererer feilmeldinger når den kjøres. At det på fire år ikke har vært noen support

eller oppgradering av distribuert programvare gir negative holdninger til Riksarkivet.

Testversjoner av Betty sirkulerer i interkommunal arkivsektor, uten at de har den

samme nærhet til utviklingen som det vi internt på Riksarkivet har. Det er viktig at

versjoner er godt testet og at det er etablert et system for support og for forvaltning av

felles fagsystemer.

23

Det er tatt et initiativ hos nøkkelpersoner i interkommunal sektor rundt å lage et eller flere

”communities” (fellesskap) rundt forvaltning av fri programvare for behandling av digitalt

arkivmateriale. Dette er noe RA bør vurdere å delta på. RA bør og vurdere å frigi den

programvare RA selv utvikler under frie programvarelisenser og prøve å få i gang aktivitet

rundt programvaren. På denne måten kan forvaltningen foretas av et eller flere fellesskap

Arkivstatistikk, indikatorer

En må vurdere om statistikk, rapporter med mer gir bra datagrunnlag for å lesa av og følge

utviklingen. Betty kan trolig utvikles til et system for analyse og rapportering og en bør

vurdere slike muligheter.

Institusjonar og samarbeidsparter.

IKAene må støttes videre i etablering av digitale depot, og kanskje tyngre i forhold til deres

evne til å gi veiledning og støtte ifm kommunenes anskaffeleser av fagsystem og sak-

arkivsystem. Vi sier at arkivtankegangen må med fra starten ifm design/utvikling av systemer

for å få god digital kvalitet ved senere tilgjengeliggjøring og deponering, dermed trengs det et

spekter av arkivfagligkompetanse å spille på for kommunene. Alt dette finnes ikke i alle

kommuner. RA må synliggjøre at kommunene trenger denne kompetansen og at et delsvar

kan være å utvikle IKAene som et faglig ressurssenter ifm komplisere anskaffelser og design

av fagsystemer.

RA bør også kunne gi kommunene redskap for bedre og mer faglig dialog med leverandørene,

hvor disse møter bedre begrunnete krav fra kommunene. KommIt og KS rolle i dette bør

vurderes etter nærmere møter med dem. Å benytte Norsk arkivråd i målrettete kurs om

utarbeidelse av arkivkrav ved anskaffelser, kunne være en vei å gå for å heve IKAene og

enkelt kommuners, trygghet og kompetanse.

Kommune må forstå at de ikke holder å bruke systemer som er Noark godkjent eller oppfyller

gitte standarder, de må selv ha et forhold til sin egen saksbehandling, behov tuftet på lovverk

og krav fra innbyggere – også innbyggernes krav til dokumentasjon, som vil trekke seg langt

inn i fremtiden.

Utdanningstiltak.

Det bør ellers skreddersys tilbud sammen med høgskoler og/eller Norsk arkivråd ut fra de

behov for kompetansehevning vi mener kommunene trenger. Gjerne i samråd med KS og

IKAene. Vi bør støtte opp under arkivutdanningstilbudet hos HiOA som er under stadig

utvikling mot et profesjonsstudium. Intern kursing i digital kompetanse knyttet mot

elektronisk arkivdanning og depot bør gjennomføres.

Noark-standarden samt faglig samarbeid og veiledning.

24

I Noark 5 var KS og IKAene representert. Et tiltak som vil komme på plass i løpet av 2013 er

et generelt tjenestegrensesnitt som vil lette ”samsnakkingen” mellom ulike fagsystem som

oppfyller Noark 5 standarden. Det er viktig å få tak i kommunenes forståelse og erfaring med

Noark 5. Standarden virker, for arkivarer, vanskeligere å få tak i enn Noark 4 standarden. Den

stiller større krav til bestillerkompetanse og vurdering av leverandørenes tilbud. Jf punkt over.

Riksarkivet er i gang med å lage en arkivdanningsportal hvor enkle veiledning i bruk av

Noark 5 vil være en del av pakken. Et tiltak fra vår side kan være å lage en mer bruksrettet

forlesningsserie om Noark 5 sammen med KS og KommIt. Vi er i gang med å gjennomføre to

forelesninger med NA nå – første var i desember, andre blir i mars. I forhold til kommunene

kan vi neppe være hands-on i alle anskaffelser, men vi må bli bedre på veiledning,kunne

tilrettelegge for samarbeid, få frem de gode eksemplene som sikkert finnes der ute.

Nettverksbygging blir viktig jf nedenfor om stillingsbehov.

Samarbeid om standarder.

DIFI sitter på standardene for det offentlige Norge. Sammen med DIFI og KS burde vi gå

igjennom standardene å se på deres samlede ”arkiveffekt”. Kan alt arkiveres eller journalføres

ved bruk av standardene? Er det muligheter for senere gjenbruk? Er søk og tilrettelegging

godt nok tatt vare på?

Styrking av tilsyn og veiledning

Systematisering og styrking av tilsyn og veiledning overfor den enkelte kommune og

fylkeskommune, som vi allerede er i gang med. Tilsyn har vært rettet inn mot daglig

arkivhold, bevaring av papir, standard på arkivlokaler og lignende. Statsarkivene bør få en

tyngre rolle i å drive tilsyn knyttet opp mot elektronisk arkivdanning, slik den pt er forankret i

Riksarkivarens forskrift og Noark 5 standarden. Statsarkivene bør særlig se på tilstanden til

kommunale digitale depot. Videre bør digital kompetanse hos arkivarene vurderes.

Arkivtjenestens forankring og støtte hos kommuneledelsen bør granskes. Riksarkivet kan gi

opplæring til statsarkivene om nødvendig.

Faglige løsninger for digitalt depot

Videreføre samarbeidet om faglige løsninger for digitalt depot og utvide dette til også å

omfatte organisatoriske løsninger (nasjonalt pådriveransvar hos Ra, bred forankring i

sektoren, KS skal trekkes inn). Se også pkt. 5 nedenfor. Digital depot (langsiktig perspektiv,

ikke mellomlangsiktig) krever tilgang på spisset faglig kompetanse, langsiktige investeringer

og drifting av en sikker økonomisk aktør. Juridisk bør depotet vekke tillit til upartiskhet og

opprettholdt autensitet i arkivmaterialet. Riksarkivet er et slikt depot. IKAene kan bygges opp

til å bli det, eventuelt med bistand fra statlige ressurser. Det bygges snart et sentraldepot på

Tynset som også skal kunne ta seg av digitalt skapt arkivmateriale. Å tilby depottjenester

herfra til kommunene, mot betaling, bør vurderes ut fra perspektivet optimal digital

langtidsbevaring. Digitale depot kan plasseres hvor som helst geografisk så lenge de er

tilgjengelig via nettet. Men et sentralt depot vil kunne være en enorm effektivisering. Og et

gode for hele arkivnorge. IKAene kunne fungere som sluser inn til sentraldepotet med et

25

ansvar for å kartle, drivine inn og klargjøre for deponering. Eventuelt i ett tettere samarbeid

med statsarkivene.

E-forvaltning og arkivdanning.

Både i stat og kommune handler e-Forvalting om dokumentfangst for videre digital

behandling (dokumentflyt, beslutningsflyt, saksbehandling etc). Riksarkivet bør se e-

Forvaltning under ett – både kommnal og statlig forvaltning er underlagt arkivloven og har

krav på seg knyttet opp mot Noark standarden. Dette er unikt for Norge og vi bør bruke det

for det det er verdt.

En person bør ha som oppgave å være i dialog med aktørene (i organer, etater og kommuner,

samt med leverandører) på et faglig plan. Gjerne ifm drøfting av standarder, men også ved

viderutvikling av fagsystemer og i større sentrale It-prosjekter. Feltet er imidlertid såpass stort

at en person til bør tilsettes som kan ha en formidler rolle og reise rundt å ha en aktiv kontakt

med kommunene. Altså en person som både gir info ut og får info inn. Personen kan eventuelt

være med på å etablere en form for Riksarkivarens digitale kommuneforum eller lignende.

Bør ha erfaring fra it og gjerne kommunalsektor, og svært gode sosiale egenskaper.

Digital lagring på kort og lang sikt.

Se punkt over. Mellomlangsikt lagring kan være en IKA oppgave dersom man etablerer ett

eller flere digitale depot for langsiktig lagring av digitale kommunale arkiv.

Organisering av arbeidet i Arkivverket.

Arbeidet med å etablere et styrket og systematisk samarbeid med elforvaltning og

arkivdanning i kommunal sektor slik det er omtalt i arkivmeldingen bør etableres som et

prosjekt - i første omgang over 2 år. Det bør tilsettes en prosjektleder som har dette på full tid

og som sammen med faggrupper eller referansegrupper tar tak i de oppgavene som er omtalt i

dette notatet. Arbeidet må skje i nært samarbeid med aktuelle avdelinger og seksjoner i RA

og i nært samarbeid med SA. Det er behov for en ekstra innsats for å komme i gang og få

løftet arbeidet. Gjennom en slik satsing vil vi og sende et viktig signal både til KUD og til

kommunal arkivsektor. Etter 2 år evaluerer og vurderer en videre organisering og tiltak.

Prosjektleder hører naturlig hjemme i Elark.

Avdelingsdirektør for BETI leder arbeidet med utredning og strategi på dette feltet.

Prosjektleder og seksjonsleder i Elark inngår i en intern koordineringsgruppe som skal

samordne Riksarkivet sitt arbeid med de nye oppgavene rettet mot et bredere samarbeid med

kommunal sektor. Relevant avdelinger og seksjoner i Riksarkivet trekkes også inn.

Ressurser, status og behov

26

Dette arbeidet bør organiseres som et prosjekt, men med prosjektleder i fast stilling.

Prosjektleder plasseres i Elark, men blir en del av samlet tiltaksgruppe mot kommunal sektor.

Budsjett for lønsmidler, reiser med mer må settes av i budsjettet for 2013

Oppfølging av Ny metodikk prosjektet kan gi behov for lisenser, opplæring med mer. Om

man etablerer et eForum for kommunene vil det kreve midler på transport, møter, bevertning,

materiale og lignende.

Videre arbeid – framdrift

Etablere en plan for Elarks arbeid mot kommune og stat ifm eForvaltning – våren 2013.

Innkalle til møte med sentrale samarbeidspartenere og få dette forankret og synliggjort.

Tilsette ny medarbeider i løpet av 2013. Få en beslutning om ambisjonene til sentraldepot på

Tynset. Vi bør også signalisere utad at arbeidet med revidering av forskriften vil bli

prioritert. Forskriftens kapitel VIII og IX, bør vurderes. Samt nytt kapitel om digitale depot

som skissert i arkivmeldingen.

(Notatet er utarbeidet etter innspil fra flere: Geir Ivar, Lars-Jørgen, Sigrun, Vidar, Ole,

Øyvind, Arne Kristian og Jon Atle. Takk til alle)

27