RIDZUAN KUSHAIRI B. MOHD RAMLI - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/...PENGURUSAN_KEWANGAN_UTAMA_Pentadbiran_Kontrak_D… · Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50%

RIDZUAN KUSHAIRI B. MOHD RAMLI

Objektif:

Pada penghujung sesi ini, peserta akan mengetahui mengenai isi kandungan dokumen kontrak dalam perolehan kerajaan dan menangani isu-isu pelaksanaan pengurusan dokumen kontrak untuk perolehan Kerajaan

ISI:

I. Pengenalan kepada Kontrak II. Menjelaskan mengenai punca kuasa perolehan Kerajaan III. Menjelaskan mengenai prinsip-prinsip kontrak perolehan Kerajaan IV. Menjelaskan mengenai treatment terhadap isu-isu berkaitan

pelaksansaan dokumen kontrak

PUNCA KUASA PEROLEHAN KERAJAAN

RIDZUAN KUSHAIRI MOHD RAMLI

KLUSTER PENGAJIAN EKONOMI DAN KEWANGAN AWAM INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN)

PENGENALAN



PRA PEROLEHAN

PEROLEHAN PASCA

PEROLEHAN

Berikan contoh salahlaku yang anda tahu dalam pengurusan perolehan

kerajaan?

KENAPA PENGURUSAN RANTAIAN BEKALAN PENTING

SALAH SIAPA

BARANG

TIDAK

DIGUNAKAN

BAHAN MAKANAN TIDAK

SEGAR

BAHAN MAKANAN TIDAK

SEGAR

MASALAH OUTBOUND SUPPLY CHAIN

ISU PEMILIHAN PEMBEKAL : HAKIKAT SEBENAR PILIH HARGA

YANG TERENDAH?

DEFINITION

The activities of a buyer during a contract period to ensure that all parties to the contract fulfil their

contractual obligations

(Bailey, Farmer, Crocker, Jessop and Jones, 2008 p.419)

DEFINITION

Contract life cycle management

“is the process of systematically and

efficiently managing the contract

creation, execution and analysis for

maximising operational and financial

performance and minimising risk”

(Elsey, CIPS Contract Management Guide, 2007)

SKOP CERAMAH



1. Perolehan secara Tender

2. Perolehan secara Sebut Harga

3. Perolehan agensi di luar negara

4. Bayaran terus kepada sub kontraktor

5. Pemansuhan VO dalam kontrak kerja

6. Prosidur penutupan akaun dalam kontrak kerja

7. Peranan dan tanggungjawab Pegawai Penguasa

8. Panduan penamatan bersama

9. Pelantikan kontraktor bagi projek sakit

10. Penggunaan khidmat pengangkutan dan kemudahan peralatan

11. Keperluan elemen Service Level Agreement (SLA) dalam kontrak bersama pembekal utiliti

PEROLEHAN SECARA TENDER



1. Perolehan secara Tender

i. Setuju Terima Tender

ii. Kontrak Formal

iii. Pentadbiran Kontrak

iv. Pemilikan Tapak dan Permulaan Kerja

v. Bayaran Bagi Kontrak Kerja dan Kontrak Bekalan & Perkhidmatan Selepas SST Dikeluarkan Tetapi Sebelum Kontrak Formal Ditandatangani

i ii iii iv v

SURAT NIAT

Surat yang dihantar kepada petender

yang yang meliputi kenyataan hasrat atau

niat untuk menerima tawaran petender.

Tidak mengikat kedua-dua pihak kepada

satu kontrak.

(Bolehkah SN dibatalkan? (Apakah implikasi jika dibatalkan?) TT ?

1 (i) SETUJU TERIMA TENDER

SURAT SETUJU TERIMA

• Mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang

telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat dipersetujui dalam Surat Niat

atau syarat-syarat lain yang dipersetujui.

• Ikatan kontrak wujud apabila SST telah ditandatangani dan dikembalikan

oleh petender.

• Dokumen perundangan sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian

kontrak.

• Kontraktor tidak berjaya bolehlah dimaklumkan setelah kontraktor berjaya

menerima, menandatangani dan mengembalikan LOA.

• Satu salinan SST dan maklumat Kontraktor/Perunding yang telah mendapat

Kontrak Kerajaan diedarkan kepada Setiausaha Bahagian Perolehan

Kerajaan, Kementerian Kewangan dan LHDN


SURAT SETUJU TERIMA

• Harga di SST hendaklah harga termasuk GST bagi perolehan yang

dikenakan GST.

• Harga di SST hendaklah harga termasuk GST jika perolehan

tertakluk kepada GST – pembekal hendaklah diminta berdaftar

dengan JKDM dan kemukakan rujuk nombor pendaftaran GST.

• Kementerian/Jabatan proaktif dan maklumkan pembekal/kontraktor

mengenai syarat/pendaftaran GST.

(Apakah ciri-ciri SST)

(Bolehkah SST dibatalkan, apakah implikasinya ?) (Siapa boleh t.t. SST?)

(Pernahkah anda membaca/melihat contoh SN/SST )


KONTRAK FORMAL

a) mengandungi :

i. Syarat-syarat am kontrak; dan ii. Syarat-syarat khas yang dipersetujui oleh

kedua-dua pihak jika berkaitan. b) Kontrak ditandatangani oleh Menteri atau pegawai

yang diberi kuasa oleh Menteri yang berkenaan selaras Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973).

(Perlu disertakan bersama dokumen sebut harga/tender) (Kontrak yang pernah ditapis boleh digunakan – pindaan

matan)

1 (ii) KONTRAK FORMAL

KONTRAK FORMAL

(c) Dalam tempoh sebulan selepas kontrak

ditandatangani, satu salinan kontrak hendaklah

diedarkan kepada Akauntan Negara atau Akauntan

atau Bendahari Negeri mana berkenaan.

(d) Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan

dasar-dasar Kerajaan. Format perjanjian yang telah

disemak dan diluluskan oleh Peguam Cara atau

Penasihat Undang-undang hendaklah digunakan.

(e) Agensi Kerajaan hendaklah sentiasa mengawasi

prestasi kontrak. Tindakan sewajarnya hendaklah

diambil jika kontraktor gagal memenuhi obligasi di

bawah kontrak.


KONTRAK FORMAL

Klausa-klausa yang perlu diberikan perhatian:

i. Bon pelaksanaan;

ii. Waranti atau kualiti barangan;

iii. Jadual penghantaran atau tempoh siap;

iv. Tempoh tanggungan kecacatan;

v. Bayaran pendahuluan;

vi. Bayaran kemajuan;

vii. Perlanjutan atau perubahan kontrak;

viii. Syarat perubahan harga; XXXXXXXXX

ix. Ganti rugi kelewatan (LAD);

x. Set-off;

xi. GST

xii. Penamatan kontrak; dan

xiii. Klausa-klausa lain seperti force majeure

(Klausa pendaftaran/taraf sepanjang masa kontrak)


BON PELAKSANAAN

a) Merupakan suatu sandaran yang dipegang oleh Kerajaan sebagai

jaminan bagi memastikan kontraktor mematuhi dan melaksanakan

obligasinya di bawah kontrak yang ditandatanganinya.

b) Bentuk Bon Pelaksanaan:

i. Jaminan Bank

ii. Jaminan Insurans

iii. Jaminan Syarikat Kewangan

iv. Jaminan Bank Islam

v. Jaminan Takaful

vi. Jaminan Bank Pembangunan Malaysia Berhad & SME Bank Wang Jaminan Pelaksanaan – Hanya Untuk Kontrak Perolehan Kerja!

1 (iii) PENTADBIRAN KONTRAK

BON PELAKSANAAN

Kadar Bon Pelaksanaan Bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan: i. 2.5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang

bernilai RM200,000 hingga RM500,000;

ii. 5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai melebihi RM500,000; dan

iii. Bagi kontrak bermasa yang berkuat kuasa 2 tahun atau lebih peratusan perkiraan bon dikira mengikut nilai kontrak satu (1) tahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

(BP hendaklah dikira termasuk GST jika berkaitan)


BON PELAKSANAAN

Kadar Bon Pelaksanaan Bagi Perolehan Kerja i. Bon Pelaksanaan atau Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP)

ii. 5% dari kontrak kerja

iii. Tiada WJP untuk sub-con

iv. Jika gagal mengemukakan BP pada tarikh milik tapak, maka

kaedah WJP digunapakai

v. Kaedah WJP – Potongan 10% daripada kemajuan pertama, dan seterusnya sehingga cukup 5% daripada nilai kontrak

vi. Tempoh sah laku BP adalah 12 bulan dari tarikh Tempoh Tanggungan Kecacatan.

vii. Sub-Con perlu kemukakan BP kepada Kontraktor Utama.


BON PELAKSANAAN

CONTOH PENGIRAAN KADAR CONTOH 1 (Bekalan/Perkhidmatan) (i) Tempoh Kontrak : 3 tahun (ii) Nilai Kontrak : RM 4.5 juta (iii) Kadar Bon : 5%

(berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM1.5 juta) (iv) Jumlah (RM1.5 juta X 5%) = RM75,000.00 CONTOH 2 (Bekalan/Perkhidmatan) (i) Nilai Kontrak : RM 800,000.00 (ii) Tempoh Kontrak : 2 tahun (iii) Kadar Bon : 2.5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM400,000.00) (iv) Jumlah (RM400,000.00 X 2.5%) = RM10,000.00 (bukan RM800,000 X 5%=RM40,000 atau RM400,000 X 5% =RM20,000)


BON PELAKSANAAN

CONTOH PENGIRAAN KADAR CONTOH 3 (Bekalan/Perkhidmatan) (i) Tempoh Kontrak : 3 tahun (ii) Nilai Kontrak : RM 300,000 (iii) Kadar Bon : 2.5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM100,000) (iv)Jumlah (RM100,000 X 2.5%) = RM2,500.00 (masih dikenakan kerana nilai keseluruhan kontrak melebihi

RM200,000) *(Perkiraan BP selepas GST)


BON PELAKSANAAN

Pengesahan Surat Jaminan

Membuat semakan dengan bank/syarikat kewangan/insurans mengenai kesahihan Bon Pelaksanaan

Sekiranya ada kes pemalsuan – membuat laporan polis kerana ini merupakan kes jenayah. Ketua Agensi juga perlu lapor segera kepada Perbendaharaan


BON PELAKSANAAN

Tempoh Sah Laku Bon Pelaksanaan (Kontrak Bekalan

dan Perkhidmatan)

Dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau

selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian.


BON PELAKSANAAN

Pelepasan Bon Pelaksanaan Kontrak

Bekalan dan Perkhidmatan

setelah obligasi kontrak selesai

keluarkan surat pelepasan (letter of discharge)

barang guna habis boleh dilepaskan lebih awal

sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak

telah selesai


BAYARAN PENDAHULUAN

A. PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN SECARA TENDER

a) Dibayar kepada kontraktor bekalan dan perkhidmatan serta kontraktor

bertaraf pembuat tempatan sahaja. Tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secara berpusat dan perkhidmatan perunding.

b) Jumlah pembayaran sehingga 25% daripada nilai kontrak atau

maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah bagi pembuat dan pembekal tempatan.

c) Jumlah pembayaran sehingga 15% daripada nilai kontrak atau

maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah bagi pembekal perkhidmatan tempatan. d)

d) Syarat-syarat permohonan : SST telah ditandatangani dan

dikembalikan, Bon Pelaksanaan telah dikemukakan, polisi-polisi insuran berkaitan kontrak telah dikemukakan dan jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan


BAYARAN PENDAHULUAN

B. PEROLEHAN KERJA SECARA TENDER

a) Kontraktor utama, bayaran 25% daripada nilai kerja atau maksima

RM10 juta, mana yang lebih rendah b) Sub kontraktor dinamakan, 20% daripada nilai sub-con atau RM5 juta,

mana yang lebih rendah

c) Wang jaminan hendaklah berasingan untuk kontraktor utama dan sub-con

d) Syarat-syarat permohonan : Dalam tempoh 3 bulan selepas penyerahan tapak, SST telah ditandatangani dan dikembalikan, Wang jaminan/ Bon Pelaksanaan berasingan telah dikemukakan, polisi insurans dan jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan.


BAYARAN PENDAHULUAN

Syarat-syarat Bayaran Pendahuluan

i. Jaminan hendaklah dikemukakan dalam bentuk yang tidak boleh batal (irrevocable) dan sama nilai dengan bayaran pendahuluan.

ii. Tempoh sah laku Jaminan untuk Bayaran Pendahuluan mestilah meliputi tempoh kontrak atau ke satu (1) tempoh lanjutan yang diluluskan dan akan dilepaskan apabila segala potongan selesai mengikut mana yang terdahulu.

iii. Bayaran balik hendaklah dibuat mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan.

iv. Pentadbir Kontrak hendaklah memastikan potongan bagi bayaran pendahuluan kerja dapat diselesaikan pada tahap 75% projek siap setelah semua bekalan/pekhidmatan disempurnakan sepenuhnya.


TARIKH MILIK TAPAK

i. Tarikh milik tapak hendaklah dalam tempoh empat (4) minggu

selepas SST dikeluarkan

ii. Kontraktor dikehendaki mula kerja dalam tempoh dua (2)

minggu selepas milik tapak

iii. Permulaan kerja bermaksud memulakan kerja-kerja awalan

(preliminaries) ditapak berkenaan

iv. Bagi kerja EOT, Agensi perlu memohon kelulusan daripada

Lembaga Perolehan untuk melanjutkan tempoh sah laku.

1 (iv) PEMILIKAN TAPAK

BAYARAN MENGIKUT KONTRAK

Nota: Selaras dengan AP176.1 (c), semua jenis perolehan hendaklah disediakan

kontrak formal

1 (v) BAYARAN

KATEGORI SEBELUM

KONTRAK

SELEPAS

KONTRAK

DOKUMENT

YANG

DIPERLUKAN

KUASA

MELULUS

Kerja

3 kali dalam

tempoh 4

Berdasarkan

kemajuan

i. SST

ii. Bon

iii. Syarat-

tambahan

seperti polisi

dan

Pihak

yang

Bekalan dan

Perkhidmatan

PERUBAHAN DAN PELANJUTAN

TEMPOH KONTRAK (AP 201)

(a) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh

kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan

Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa

yang meluluskan TENDER asal dengan syarat-

syarat berikut:-

i. Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa

semasa permohonan perubahan kontrak dan

pelanjutan kontrak dipertimbangkan;



TEMPOH KONTRAK (AP 201) Samb.

ii. Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

iii. Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan

tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan iii. Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50%

daripada dalam kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta; atau

iv. Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM7.5 juta dengan syarat jumlah tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM25 juta.



TEMPOH KONTRAK (AP 201) Samb.

(b) Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh

kontrak selain dari yang disebutkan di atas,

hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk

kelulusan.

(c) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak

bekalan dan perkhidmatan bagi perubahan lain bagi

perolehan Negeri perlu dirujuk dan diluluskan oleh

Lembaga Perolehan Negeri


DENDA/ GANTIRUGI YANG DITENTUKAN

DAN DITETAPKAN (LIQUIDATED AND

ASCERTAINED DAMAGES) (LAD)

Jika kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak, denda hendaklah dituntut dari kontraktor.

Jika kontraktor gagal membayarnya, denda hendaklah dituntut dari bayaran kemajuan/sebarang baki bayaran yang kontraktor berhak menerima.

Sekiranya ini tidak dapat dilakukan tuntutan hendaklah dibuat daripada bon pelaksanaan.

Jika berlaku kelewatan dan kontraktor tidak layak diberikan lanjutan masa, sejumlah ganti rugi tertentu hendaklah dikenakan seperti dinyatakan di dalam dokumen kontrak.


TOLAKAN (SET-OFF)

a) Jika denda dan bayaran-bayaran lain yang dikenakan itu melebihi nilai bon pelaksanaan dan kontraktor gagal membayarnya, denda boleh juga ditolak daripada apa-apa bayaran yang kontraktor berhak menerima daripada kontrak-kontrak lain dengan Kerajaan.

b) Tuntutan sivil dan tindakan selanjutnya hendaklah diambil jika semua tindakan di atas tidak berhasil.

c) Klausa mengenai denda dan cara Kerajaan boleh memperolehnya hendaklah dimasukkan dalam kontrak.

a) Agensi Kerajaan hendaklah memaklumkan kepada

Perbendaharaan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) mengenai apa-apa denda yang dituntut dan diterima daripada pembekal atau kontraktor.


TANGGUNGAN KECACATAN

a) Kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kerosakan atau mengganti barang yang dibekalkan.

b) Jika kontraktor tidak berbuat demikian, perbelanjaan untuk memperbaiki apa-apa kerosakan hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.

c) Jika kontraktor gagal mengganti barang yang ditolak penerimaannya, kos barang hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.

d) Jangka masa tempoh tanggungan kecacatan atau waranti adalah bergantung kepada jenis, kerumitan barang dan tempoh waranti pembuat.


PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA



2. Perolehan secara Sebut Harga

i. Setuju Terima Sebut Harga dan Kontrak Formal

ii. Pentadbiran Kontrak

SETUJU TERIMA & KONTRAK FORMAL SEBUT HARGA

i. Perolehan secara Sebut Harga

a. Inden atau Pesanan Kerajaan perlu dikeluarkan sebagai “SST”

b. Bagi perolehan yang tidak sesuai menggunakan kontrak

formal, maka, Inden/ Pesanan Kerajaan memadai. Sertakan

dokumen sebut harga dengan Inden/ Pesanan Kerajaan untuk

menggantikan kontrak formal.

2 (i) SETUJU TERIMA & KONTRAK S/H

PENTADBIRAN KONTRAK SEBUT HARGA

i. Bon pelaksanaan dikenakan untuk perolehan melebihi

RM200,000. Selainnya dikecualikan.

ii. Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan,

maka kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan digunapakai.

2 (i) SETUJU TERIMA & KONTRAK S/H

BAYARAN PENDAHULUAN

A. PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN SECARA SEBUT HARGA

a) Bagi pembuat atau pembekal tempatan sahaja;

b) Jumlah pembayaran sehingga 25% daripada nilai kontrak

atau maksimum RM100 ribu mengikut mana yang lebih rendah bagi pembuat dan pembekal tempatan.

c) Jumlah pembayaran sehingga 15% daripada nilai kontrak

atau maksimum RM50 ribu mengikut mana yang lebih rendah bagi pembekal perkhidmatan tempatan. d)

d) Pesanan Kerajaan telah ditandatangani dan dikeluarkan;

e) Kontraktor dikehendaki mengemukakan satu jaminan bank

bagi jumlah yang sama nilai jaminannya dengan bayaran pendahuluan;

2 (ii) PENTADBIRAN KONTRAK

BAYARAN PENDAHULUAN

B. PEROLEHAN KERJA SECARA SEBUT HARGA

a) Untuk kontrak bernilai RM200,000 – RM500,000

b) Jumlah pembayaran sehingga 25% daripada nilai kontrak

atau maksimum RM100 ribu mengikut mana yang lebih rendah bagi pembuat dan pembekal tempatan.

c) Jumlah pembayaran sehingga 15% daripada nilai kontrak

atau maksimum RM50 ribu mengikut mana yang lebih rendah bagi pembekal perkhidmatan tempatan. d)

d) Inden/Pesanan Kerajaan telah ditandatangani dan

dikeluarkan;

e) Kontraktor dikehendaki mengemukakan satu jaminan bank bagi jumlah yang sama nilai jaminannya dengan bayaran pendahuluan;


BAYARAN PENDAHULUAN

f) Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada peringkat awal kontrak dan tidak melebihi satu (1) bulan dari tarikh Pesanan Kerajaan di mana berkaitan; dan

g) Bayaran pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan/perkhidmatan jika tempoh penghantaran perkhidmatan siap tidak melebihi tiga (3) bulan.

h) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan. Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau perkhidmatan disempurnakan.


PERUBAHAN DAN PERLANJUTAN KONTRAK

- Bekalan dan Perkhidmatan

a. Diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga

b. Kontrak bernilai RM200,000 – RM500,000

c. Kontrak masih berkuatkuasa

d. Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan lain-lain syarat kontrak

e. Perlanjutan sekali sahaja dan tempoh maksimum perlanjutan adalah dua (2) tahun

f. Syarat tambahan kuantiti tidak melebih 50% daripada kontrak asal, tertakluk kepada maksima RM250,000, dan tidak melebihi RM750,000


PERUBAHAN DAN PERLANJUTAN KONTRAK

- Kerja

a. Diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga

b. Jumlah perubahan terkumpul tidak melebihi 20% nilai

kontrak, tidak melebihi RM100,000. Perlu rujuk

Kementerian Kewangan jika melebihi.


PEROLEHAN AGENSI DI LUAR NEGERI



3. Perolehan agensi di luar negara

a. Kuasa untuk menandatangani kontrak adalah diberi kepada Ketua Perwakilan negara berkenaan.

b. Lain-lain nilai perlu kelulusan KSP

NILAI ASAL NILAI TAMBAHAN

7 juta Maksima 30% dari nilai

7 juta + X X tidak melebihi RM2 juta

3. Perolehan Antarabangsa

BAYARAN TERUS KEPADA SUB KONTRAKTOR



4. Bayaran terus kepada sub kontraktor

a. Bayaran sehingga 90% jumlah nilai sub-kon, baki 10% dibayar kepada kontraktor utama setelah CPC dikeluarkan.

b. Syarat ini perlu dimasuk dalam dokumen tender, kontrak utama, dan SST.

c. Kontraktor wajib mengemukakan semua maklumat sub-con kepada Agensi, dan menandatangani Surat Ikatan Serah Hak (Deed of Assignment) dengan sub-con

4. Bayaran Sub-Con

PEMANSUHAN SYARAT PERUBAHAN HARGA (VO)



5. Pemansuhan VOP dalam kontrak kerja

a. Objektif peraturan: Membantu kontraktor menangani kenaikan harga bahan binaan untuk kerja-kerja binaan, kejuruteraan awam, dan M&E.

b. Kerajaan akan menanggung kos kenaikan harga kontrak

c. Indeks yang digunapakai untuk menggantikan VOP adalah Indeks Kos dan Harga Unit semasa yang dikeluarkan oleh Jabatan Perangkaan Malaysia.

5. PEMANSUHAN VOP

PENUTUPAN AKAUN KONTRAK KERJA



6. Penutupan Akaun Kontrak Kerja

a. Bayaran akhir adalah bayaran berdasarkan kepada Perakuan Siap Membaiki Kecacatan, atau Perakuan Siap Kerja Penyelenggaraan, mana-mana yang terkemudian.

b. Kelewatan tutup akaun berpunca daripada kelewatan menilai penyiapan kontrak dan perkiraan baki pembayaran. Oleh itu, agensi perlu menyegerakan penilaian projek dan mendapatkan kelulusan pihak berkuasa dengan segera.

c. Agensi juga perlu menasihati kontraktor untuk mengemukakan butiran kerja serta bukti-bukti pada bila-bila masa sebagai persediaan menutup akaun kontrak kerja.

d. Penyata Penyediaan Muktamad perlu disediakan dalam tempoh 9 bulan untuk kontrak konvensional dan 12 bulan untuk reka dan bina untuk bayaran interim dan muktamad berdasarkan kontrak yang dipersetujui.

6. PENUTUPAN AKAUN KERJA

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGUASA



7. Peranan dan tanggungjawab Pegawai Penguasa Dalam Mengawal Selia Projek Pembangunan Kerajaan

a. Pegawai Pengawal yang dilantik hendaklah mengawal selia dan memberi arahan kerja projek berdasarkan Borang Standard JKR 203

b. Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian adalah seperti berikut:

i. Pemantauan projek – perubahan kerja, lanjutan masa, kelambatan, penyerahan kerja, kecacatan, penyiapan, perakuan siap, sub-con, dan penamatan kerja kontraktor.

ii. Bayaran pendahuluan, interim dan muktamad, dan isu-isu percukaian

7. PEGAWAI PENGUASA

PANDUAN PENAMATAN BERSAMA

(Mutual Termination)



PENAMATAN KONTRAK

UMUM a) Agensi Kerajaan hendaklah memastikan klausa

mengenai hak Kerajaan untuk menamatkan kontrak pada bila-bila masa apabila kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak dimasukkan ke dalam perjanjian dan dikuatkuasakan apabila perlu.

b) Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang

munasabah hendaklah diberikan kepada kontraktor. Ini termasuk memberi peringatan, amaran yang cukup dan mengeluarkan surat tunjuk sebab.

74

8. PENAMATAN KONTRAN BERSAMA

8. Pelaksanaan Penamatan Bersama (Mutual Termination) Bagi Kontrak Kerja

a. Penamatan bersama tidak boleh atas sebab ketidakmampuan kontraktor menjalankan kerja

b. Penamatan kontrak bersama hanya boleh dipertimbangkan seperti berikut:

i. Masalah pengambilan tanah berterusan

ii. Masalah peruntukan kewangan Kerajaan

iii. Isu percanggahan undang-undang

iv. Force Majeure

v. Arahan Penangguhan Kerja 12 bulan berturut-turut

c. Penamatan kontrak perlu dibentangkan kepada Jawatankuasa Projek Sakit

8. PENAMATAN KONTRAN BERSAMA

PELANTIKAN KONTRAKTOR PENYIAP

BAGI PROJEK SAKIT



9. Pelantikan Kontraktor Penyiap Bagi Projek Sakit

a. Projek sakit – 2 bulan atau 20% kelewatan dari tarikh kemajuan projek

b. Jawatankuasa Projek Sakit boleh mengesyorkan:

i. Kontraktor berupaya menyiapkan projek, JKPS mengesyorkan langkah-langkah pemulihan

ii. Kontraktor tidak berupaya menyiapkan projek, JKPS mengesyorkan penamatan kontraktor dan melantik kontraktor penyiap

9. PEOJEK SAKIT

PANDUAN KHIDMAT PENGANGKUTAN DAN

KEMUDAHAN PERALATAN



10. Penggunaan Khidmat Pengangkutan dan Kemudahan Peralatan Untuk Pengurusan Projek Melalui Kontrak Kerja

a. Penggunaan khidmat pengangkutan dan kemudahan peralatan secara lazimnya berlaku pada awal projek dimana kontrakor perlu melaksanakan projek awalan. Khidmat dan kemudahan ini sering disebut sebagai ‘preliminaries’.

b. Kriteria Preliminaries untuk Khidmat Pengangkutan:

i. Khidmat pengangkutan yang dibenarkan adalah untuk projek melebihi RM500,000 sahaja. Termasuk kemudahan pengangkutan air (kelulusan Pegawai Pengawal)

ii. Pertimbangan untuk khidmat pengangkutan – jalan tidak berturap, melibatkan pembinaan bangunan di kawasan tapak luas (40 ekar), tiada akses laluan i.e. berbukit, paya.

10. PENGGUNAAN PENGANGKUTAN &

KEMUDAHAN PERALATAN

c. Permohonan untuk mendapat penggunaan pengangkutan dan kemudahan peralatan untuk pengurusan projek perlu mendapat kelulusan Jawatankuasa Perolehan Melalui Kontrak (JPMK) yang dilantik oleh Pegawai Pengawal.

d. Maklumat kelulusan Pegawai Pengawal dan JPMK perlu dimasukkan ke dalam dokumen tender.

e. Pengurus projek bertanggungjawab memantau penggunaan kenderaan dari permulaan kelulusan ‘prelim’ sehingga penyerahan semula kepada kontraktor – daftar asset, buku log, pameran inventori, selenggara, audit kegunaan dsbnya.

f. Individu dilarang menerima/ membeli kenderaan dan peralatan daripada kontraktor sebab kenderaan dan peralatan adalah milik kerajaan.


KEMUDAHAN PERALATAN

c. Jenis pengangkutan yang dibenarkan adalah kereta 4WD CKD dan motosikal melebihi 150 c.c.

d. Agensi hendaklah memastikan logo agensi, nama projek, pejabat dan nombor telefor Pegawai Penguasa dipaparkan dengan jelas dengan pelekat kekal di kenderaan berkaitan. Saiz logo 4WD – 14” x 14”. Saiz logo motosikal – 5” x 5”.


KEMUDAHAN PERALATAN

e. Kemudahan peralatan komputer yang dibenarkan adalah bagi projek RM500,000 sahaja.

f. Kemudahan peralatan mesin pendua (fotostat) yang dibenarkan adalah bagi projek bernilai RM5 juta sahaja. Hanya satu (1) mesin pendua sahaja dibenarkan.


KEMUDAHAN PERALATAN

KEPERLUAN ELEMEN SERVICE LEVEL AGREEMENT (SLA)

DALAM KONTRAK BERSAMA PEMBEKAL UTILITI



11. Keperluan elemen Service Level Agreement (SLA) dalam kontrak bersama pembekal utiliti

11. SLA

PENGURUSAN KONTRAK BERKERSAN



Pengurusan Pentadbiran Kontrak Berkesan

3 kaedah pengurusan kontrak secara umum

Pengurusan bekalan dan kualiti bekalan

Pengurusan pembekal

Pengurusan kontrak


A. PENGURUSAN BEKALAN DAN KUALITI BEKALAN


B. PENGURUSAN PEMBEKAL

Perancangan perolehan berkesan. Pastikan penilaian spesifikasi, teknikal, harga dan keupayaan syarikat yang bermutu.

Melaksanakan penilaian keutamaan perolehan

Meningkatkan pengetahuan proses, peralatan atau perkhidmatan, dan agensi berkaitan

Dokumentasi segala pelaksanaan dan memasukkan segala metodologi keputusan yang dibuat

Mengurus pembekal dan kontrak pembekal. SLA.

Menggunakan sistem pengurusan maklumat

Mengurus KPI, Laporan berkala, Mekanisma kawalan bekalan dan Gantt Chart Pembekal

Laporan maklumbalas pembekal

Pengurusan risiko

Leverage

Items

Strategic

Routine Overordering

Expenditure

Supply Risk

Kraljic’s Procurement Positioning Model

Risk and Expenditure Assessment


C. PENGURUSAN KONTRAK

Menahan wang tahanan

Menghentikan bekalan dan memaklumkan agensi-agensi lain mengenai kegagalan pembekal

Menghentikan pembayaran

Mengambil tindakan undang-undang

Mendapat khidmat nasihat atau kelulusan khas Kementerian Kewangan dan Penasihat Undang-Undang

Budi bicara pengurus projek dengan pembekal mencari jalan penyelesaian

mailto:[email protected]


SESI SOAL JAWAB


https://www.google.com/url?url=https://infocus.emc.com/william_schmarzo/most-excellent-big-data-questions-top-down-or-bottom-up-use-cases/&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ei=vl8ZVIq3D5GGuASG1oGQBQ&ved=0CDwQ9QEwEw&usg=AFQjCNGyyT5-VSGf_gwGACjeOQUu3b6BvA

INTEGRITY PACT PEROLEHAN KERAJAAN



INTEGRITY PACT

Tujuan: Meningkatkan integriti dan ketelusan dalam PK

Pihak yang dikenal pasti untuk menandatangani integrity pact adalah seperti berikut:

i. Penjawat awam yang terlibat dalam PK

ii. Ahli Jawatankuasa Perolehan

iii. Ahli Lembaga/Sebut Harga Perolehan

iv. Pembida

v. Perunding

PROSES MENANDATANGANI INTEGRITY PACT

DALAM KERAJAAN

No. Peranan dalam PK Peringkat 1 Peringkat 2

1 Penjawat Awam Semasa Lapor Diri Isytihar Setiap Tahun

2 Ahli Jawatankuasa Semasa Pelantikan Selasai Penilaian

3 Ahli Lembaga Semasa Pelantikan Setiap Mesyuarat Bersidang

LUAR KERAJAAN

No. Peranan dalam PK

Peringkat 1 Peringkat 2 Peringkat 3 Peringkat 4

4 Pembida Semasa Penyerahan Dokument

Tender/Sebut Harga

Semasa Pengeluaran SST

Apabila SST ditandatangani

dan dikembalikan

Apabila perjanjian

ditandatangani

5 Perunding Semasa pengeluaran Surat Niat

Semasa Pengeluaran SST

- -

PENGURUSAN KONTRAK BERKERSAN



ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAK

ASPEK PENGURUSAN

YANG LEMAH

ISU

Perancangan Tidak mengadakan kontrak.

Kontrak lewat ditandatangani.

Tiada atau kurang ujian kualiti

Pelaksanaan Tidak mentadbir atau menguatkuasakan

kontrak.

Tindakan memberi amaran tidak dibuat

Tindakan tidak diambil atas kelewatan

membekal/gagalbekal.

Pemantauan Tiada/kurang pemantauan

Projek lewat siap.

Tiada pegawai dilantik memantau kontrak

Kontrak lewat diperbaharui/dilanjutkan.

Kawalan Tindakan denda/LAD tidak/lewat diambil

Pegawai tidak tahu syarat dan terma kontrak 97

PENTADBIRAN KONTRAK

YANG BERKESAN Cadangan Tindakan Penambahbaikan Selenggara Daftar Kontrak √

Lantik pegawai tertentu untuk mentadbir kontrak (boleh masuk dalam senarai tugas jika sesuai)

√

Dapatkan salinan kontrak (proaktif) √

Baca kontrak dan ketahui obligasi kontrak dan hak Kerajaan

Kerajaan

√

Adakan checklist pemantauan kontrak √

Dapatkan maklum balas daripada pengguna √

Adakan perbincangan atau perjumpaan untuk menjayakan

menjayakan kontrak

√

Kuatkuasakan kontrak dari awal lagi √

Minta laporan berkala mengenai semua kontrak √

Ambil tindakan ke atas kontraktor yang sub kontrak √ 98

Documents

RIDZUAN KUSHAIRI B. MOHD RAMLI - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/...PENGURUSAN_KEWANGAN_UTAMA_Pentadbiran_Kontrak_D… · Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50%