STAFF –Auxiliary Role ID and Changes to 

Role IDS 2017‐2018

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Role ID Changes ‐ Background

• Approximately 25% of district expenses are reported under:• ROLE‐ID 058 Other Campus Professional Personnel

• ROLE‐ID 080 Other Non‐Instructional District Professional Personnel

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Role ID Changes ‐ Background

• In order to pinpoint root causes of financial instability at a district, the ROLE‐ID code table has been expanded and an AUXILIARY‐ROLE‐ID has been added for the 2017‐2018 school year.

• These changes align with statutory provisions found under TEC 7.009(a), 11.051(a), 11.201(d), and 44.007.

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Auxiliary‐Role‐ID and Role‐ID Changes• Added E1594 Auxiliary‐Role‐ID to the Staff EducationOrgEmploymentAssociation Extension complex type to be collected in PEIMS Submission 1.

http://castro.tea.state.tx.us/tsds/teds/2018F/ds8/teds‐peims‐ds8.3.3.pdf

• Added new code table C213 Auxiliary‐Role‐ID

http://castro.tea.state.tx.us/tsds/teds/2018F/ds8/teds‐peims‐ds8.4.pdf

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Auxiliary‐Role‐ID and Role‐ID Changes

• Revised code table C021 Role‐ID• Deleted 058 Other Campus Professional Personnel

• Deleted 080 Other Non‐Instructional District Professional Personnel

• Added 15 new Role‐IDs for more detailed reporting of professional  responsibilities

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Staff Reporting Requirements

• Staff fall into three main categories:• Professional

• Professional staff who are employees• Contracted professional staff• Volunteer professional staff

• Paraprofessional• Educational Aides (Role ID 033)• Certified Interpreters (Role ID 037)

• Auxiliary• Nonprofessional staff based on duties performed

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Region One Role Id 58 & 80

Staff Reporting Requirements

• Each person that is reported through the 30040 – StaffExtensionComplexType  is required to have a value reported for either:• Auxiliary Role ID in the 30050 –StaffEducationOrgEmploymentAssociation Extension Complex Type

AND/OR

• Role ID in the 30090 –StaffResponsibilitiesExtension Complex Type.

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Staff Reporting RequirementsTEDS 8.2.3

• Professional Staff• Professional staff includes all teachers, administrators, 

certified personnel, and others working in a professional capacity in the district.  When making the determination of whether a person is an auxiliary or a professional‐level employee, the district should consider whether the employee is logically grouped with the professional category (with such staff as business managers, personnel directors, teacher appraisers, instructional officers, etc.).  The classification of professional staff is generally based on two criteria.  • Is the person performing a function described by one of the 

Role‐IDs in code table C021?

• Does the LEA classify the person to be serving in a professional capacity?

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Staff Reporting RequirementsTEDS 8.2.3

• Auxiliary  Staff

• Auxiliary non‐professional staff includes such employees as food service workers, cafeteria monitors, school crossing guards, security guards, clerks (such as attendance, purchasing, accounting, payroll, general office, file, mail), receptionists, secretaries, maintenance workers (bus, plant, etc.), groundskeepers, bus drivers, custodial staff, and data aides.

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Staff Reporting Requirements

• The reporting of the correct Role ID and Auxiliary Role ID for each staff person reported through the StaffExtensionComplex Type is controlled by the Object Codes reported on the 30060 – PayrollExtension Complex Type.  

• It is possible for a single staff person to have both an Auxiliary Role ID and a Role ID if the person is paid as a professional and a support person evidenced by multiple payroll entries.

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Auxiliary Role defined in PEIMS

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AUXILIARY-ROLE-ID (E1594) Identifies the capacity in which a non-exempt auxiliary employee serves. The Auxiliary Role ID is reported for all LEA employees who serve the LEA in a non-professional or non-para-professional role. These persons reported with an Auxiliary Role ID are reported with base pay associated with Object Code 6129. It is possible some professional staff will also be reported with an Auxiliary Role ID. An examples would be a Classtoom Teacher (Role ID 087) that also drives a bus route for the school. This person would have at least two payroll accounting entiries; one with Object Code 6119 and one with Object Code 6129. There is some duplication between the ROLE-ID (C021) AND THE AUXILIARY-ROLE-ID (C213) therefore it is the district’s discretion to determine if the staff person is employed in a professional capacity or non-professional capacity.

Staff Reporting Requirements

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Staff Reporting RequirementsFinancial Accountability System Resource 

Guide

• 6119 – Salaries Or Wages –Teachers and Other Professional Personnel• This code is used to classify the gross salary and wage 

expenditures/expenses for teachers and other professional exempt personnel as defined by the Fair Labor Standards Act.

• 6129 – Salaries Or Wages For Support Personnel• This code is used to classify salaries or wages for 

support personnel such as paraprofessional and support staff defined as non‐exempt by the Fair Labor Standards Act.

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Staff Reporting Requirements

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Added E1594 Auxiliary Role‐ID

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Added Code Table C213 Auxiliary Role‐ID

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Revised Code Table C021 Role‐ID

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• Deleted code 058 –Other Campus Professional Personnel

• End users will use code 114 –Other CampusExempt Professional Auxiliary if none of the new codes (100‐112) will suffice.

Revised Code Table C021 Role‐ID

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• Deleted code 080 –Other Non‐Instructional District Professional Personnel

• End users will use code 113 –Other DistrictExempt Professional Auxiliary if none of the new codes (100‐112) will suffice.

Revised Code Table C021 Role‐ID

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• Added codes 100‐114

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Contacts

Sergio A. Saenz PEIMS/Data Analytics 956-984-6090

Diana Perez PEIMS/Data Analytics 956-984-6096