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REVISÃO AO SISTEMA
2015
ELABORADO POR: Gabinete de Avaliação e Qualidade
DATA:
14 Março 2016
APROVADO POR:
Presidente IPVC
DATA:
31 Março 2016
INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO
REVISÃO AO SISTEMA 2015
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ÍNDICE
1. Adequação da Política da Qualidade do Instituto ........................................................................ 3
2. Desempenho dos Processos e Seguimento dos Objetivos ........................................................... 4
2.1. Desempenho dos Processos ................................................................................................... 4
2.2. Seguimento dos objetivos e tendência em 2015 ............................................................ 22
3. Planos de Melhoria .......................................................................................................................... 31
4. Auditorias ao Sistema e Avaliação e Acreditação de Cursos .................................................... 50
4.1. Auditorias Internas e Externa (Entidade Certificadora) ............................................... 50
4.2. Avaliação e Acreditação de Ciclos de Estudos ................................................................ 51
5. Avaliação da Satisfação .................................................................................................................. 57
5.1. Avaliação da Satisfação dos alunos - Qualidade de Ensino .......................................... 58
5.2. Avaliação da Opinião dos Alunos Externos (Erasmus) ................................................... 67
5.3. Avaliação da Satisfação dos Alunos face ao processo Serviços Académicos (ACA) 67
5.4. Avaliação Satisfação utilizadores das Bibliotecas .......................................................... 68
5.5. Avaliação da Satisfação ao nível dos SAS- Alimentação; Alojamento; Bolsas .......... 68
5.6. Avaliação da Satisfação dos Colaboradores ..................................................................... 69
6. Auscultação de outras partes interessadas – Psicólogos, Entidades Externas e Ex-alunos . 72
7. Formação .......................................................................................................................................... 72
7.1. Formação efetuada em 2015 .............................................................................................. 72
7.2. Plano de Formação para 2016 ............................................................................................ 75
7.2.1. Plano de Formação Avançada ........................................................................................ 77
8. Avaliação de Fornecedores ............................................................................................................ 78
9. Ações Corretivas e Preventivas ..................................................................................................... 78
9.1. Principais causas de ocorrências: ...................................................................................... 81
10. Outros Assuntos Relevantes ....................................................................................................... 82
10.1. Implementação da ON.IPVC – A comunidade IPVC On-Line ...................................... 82
10.2. Avaliação e Acreditação de Ciclos de Estudo .............................................................. 84
11. Definição de Ações ...................................................................................................................... 85
11.1. Ações ao nível da Estrutura do SGGQ ............................................................................ 85
11.2. Ações ao nível dos Processos do SGGQ para 2016-17 ............................................... 85
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1. Adequação da Política da Qualidade do Instituto
A Política da Qualidade do IPVC foi revista em 2012, tendo sido reforçado o papel fundamental do
Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade (SGGQ) na garantia da qualidade e acreditação dos ci-
clos de estudos, pelo desenvolvimento de estratégias para a melhoria e inovação da oferta formativa e
das práticas de ensino e aprendizagem articuladas com investigação aplicada e valorização económica
e social do conhecimento, colaborando cada vez mais para o progresso da região e do pais e também
reforçando o apoio aos estudantes através de processos de suporte fundamentais à maior equidade no
acesso e frequência ao ensino superior, incluindo bolsas complementares.
A política de transversalidade de processos do SGGQ, desde sempre assumida, foi um meio impor-
tante na construção de uma unidade com assento nas diferentes realidades e na assimilação das práti-
cas uniformizadas, reduzindo, por um lado, a resistência à mudança, envolvendo as pessoas na melho-
ria contínua e na eficiência, comprometendo-se com os objetivos e com a missão da instituição, edifi-
cando também uma cultura institucional.
Manter um SGGQ em tempos de crise e de rebaixamento de expectativas face ao futuro, implica
um maior compromisso institucional, face aos constrangimentos orçamentais, maior motivação e espíri-
to empreendedor.
Apesar das mudanças operadas no seio das instituições de ensino superior por via legislativa, atra-
vessa-se novo quadro de mudança de paradigma, evolutivo por via da escassez de recursos financeiros,
que coloca nos Sistemas de Gestão da Qualidade maior enfoque pelo papel que emprestam à gestão das
organizações as ferramentas que lhes permite obter maior competitividade, mais criatividade e a efici-
ência, que constituem os factores de sustentabilidade nos tempos actuais.
Também é tempo de ponderar a adequação do sistema às necessidades da Instituição, de eliminar
os procedimentos supérfluos e que não acrescentam valor e manter e melhorar aqueles que são essen-
ciais; de pensar os processos em função da sua cadeia de valor. Tudo isto implica uma aprendizagem e
uma evolução natural dos mesmos.
Os próximos tempos vão ser decisivos para a discussão do conteúdo do sistema de molde a maximi-
zar os resultados e diminuir o seu peso burocrático e administrativo. Por outro lado, a maturidade e
estabilização de alguns processos, a sistematização do fluxo da informação de divisão do trabalho,
permitirão a aplicação de plataformas electrónicas que lhe proporcionarão mais autonomia e rapidez
na circulação da informação, maior controlo sobre os processos, libertando recursos para outras fun-
ções mais criativas e importantes para a cadeia de valor da Organização.
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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2. Desempenho dos Processos e Seguimento dos Objetivos
2.1. Desempenho dos Processos
Dos 120 indicadores, associados aos 23 processos/subprocessos que constituem o SGGQ-IPVC, es-
tão 117 em condições de serem monitorizados o que corresponde a 97.5% (2014-96,7%;2013-96,8%;
2012-96,3%; 2011-90,3%; 2010-91%; 2009-94%; 2008-80%), dos quais 88 atingiram a meta definida
(75.2%) (2014- 75.2%; 2013-73%; 2012-73%; 2011-72%; 2010-57%; 2009-67%; 2008-65%).
Verifica-se uma tendência de melhoria no desempenho dos Processos que constituem o SGGQ-IPVC
e nas suas atividades, ao nível da capacidade de atingir as metas definidas, com base nos indicadores.
No Quadro seguinte (Quadro 2.1) apresenta-se o Mapa Geral de Indicadores com respectivos resul-
tados obtidos.
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Quadro 2.1. Indicadores de desempenho dos Processos do SGGQ-IPVC e resultados obtidos, para o ano 2015
Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodici-
dade Meta Resultado obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
GEST
ÃO
EST
RA
TÉG
ICA
Criação e Reestrutura-ção de Cur-
sos
Cursos do 1º Ciclo subme-tidos à A3ES
Nº Cursos Acreditados/Nº Cursos Submetidos à A3ES*100 (%)
Presidência/ Observatório
anual
100%
2012:67,0% 2013: NCE – 100%
ACEF – 100% 2014:NCE – 0% ACEF – 100%
Meta não atingida
Coordenadores de Curso, Ges-
tores de Proces-so, Presidência
Cursos do 2º Ciclo subme-tidos à A3ES
Nº Cursos Acreditados/Nº Cursos Submetidos à A3ES*100 (%)
100%
2012:56,0% 2013: 100%
2014: NCE – 100% ACEF – 100%
Meta atingida
Coordenadores de Curso, Ges-
tores de Proces-so, Presidência
Revisão dos Cursos em Funcionamento de 1º e 2º Ciclo (pelo menos no ano letivo seguinte ao fecho de um ciclo)
Nº Cursos Revistos/Nº Cursos em funcionamento*100 (%)
100%
2012:100% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida
Coordenadores de Curso, Ges-
tores de Proces-so, Presidência
Reestruturação dos Cursos em Funcionamento de 1º e 2º Ciclo
Nº Cursos Reestruturados/Nº de propostas de reestrutura-ção*100(%)
100%
2012:100% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida
Coordenadores de Curso, Ges-
tores de Proces-so, Presidência
GEST
ÃO
EST
RA
TÉG
ICA
Cooperação Internacional
Parcerias
N.º de protocolos (nº) Presidên-cia/GMCI
ano letivo
Manter os existentes
para 2014/2020 Programa ERASMUS
2012:25,3% 2013:13,5% 2014:-5,0% 2015:8,0%
Meta atingida
Presidência /Direção Esco-
las/GEED
Nº acordos de mobilidade (estabelecidos e renovados), por ano*100 (%)
GMCI ano letivo
100 % áreas/cursos formati-vas IPVC
2012:21,0% 2013:99,0% 2014:99,0% 2015:100%
Meta atingida
GMCI
GMCI ano letivo aumentar
5%
2012:18,8% 2013:14,3% 2014:-5,5% 2015:5,7%
Meta atingida
GMCI/C. Eras-mus Esco-las/C.C.
Envio e receção de alunos
N.º alunos enviados, por ano lectivo (n.º)
GMCI ano letivo
utilizar todas as bolsas
disponíveis Projetos
2012:18,8% 2013:37,8%
2014:+1,8% (Face ao perío-do homólogo) 2015:29,6%
Meta atingi-da
GMCI/Coordenador Erasmus nas Escolas/GEED
N.º alunos recebidos, por ano lectivo (n.º)
GMCI ano letivo aumentar
5%
2012:21,7% 2013: 2,0% 2014:-5%
2015:15,3%
Meta atingi-da
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Processo / Subprocesso
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de
Dados Periodicidade Meta Resultado obtido
Conclu-são
Responsável de Da-dos
Tendência
GEST
ÃO
EST
RA
TÉG
ICA
Cooperação Internacio-
nal
Envio e receção de docentes e de Não docentes
N.º docentes/Não docentes enviados, por ano (n.º)
GMCI ano letivo utilizar todas bolsas
disponíveis em Projetos
2012:1 2013:5 2014:8 2015:39
Meta atingida
GMCI/Escolas/GEED
N.º docentes/não docentes recebido, por ano (n.º)
GMCI ano letivo aumentar 3%
2012:29,0% 2013:0%
2014:-37,2% 2015:125 (363%)
Meta atingida
Candidaturas
Nº de candidaturas e/ou projetos apre-sentados ERASMUS (n.º)
GMCI anual 2 por ano
2012:2 2013:2 2014:2 2015:2
Meta atingida
Presidência/ GMCI / Escolas
Nº de candidaturas, projetos e Parcerias (n.º)
GMCI anual 1 por ano
2012:1 2013:1 2014:1 2015:1
Meta atingida
OTIC/GMCI / /Escolas
Portal internacio-nal
Nº de visitas entre julho 2014 e julho 2015 (n.º)
GMCI ano letivo aumentar 2%
2012:0 2013:-8,92%
2014:-3% 2015:21,9%
Meta atingida
GMCI
Planea-mento e Gestão
Estratégica
Elaboração de linhas orientadoras do IPVC - Cumpri-mento de Prazos
Data de entrega GT/Serviços Anual Dois meses antes Apre-sentação Orçamento PE 1519 APROVADO
2012:Cumpre 2013:Cumpre 2014: cumpre 2015: cumpre
Meta atingida
Presidente
Implementação do Plano Estratégico - Cumprimento de Prazos
Data de entrega GT Anual Até 2014
2012: Cumpre parcial-mente
2013: Cumpre parcial-mente
2014: não atingido 2015: atingido parcial-mente (ver balanço)
Meta não atingida
Presidente
Plano de Ativida-des e Orçamento IPVC - Taxa cum-primento de Ativi-dades
Total Ativida-des/Atividades Reali-zadas
GT/Serviços/SAF
Anual Um mês antes Apresen-
tação Orçamento
2014: não cumpre 2015: Aprovado em CG (apesar de ações não
totalmente realizadas)
Meta atingida
Presidente
Relatório Ativida-des e contas
N.º Ações Realiza-das/N.º Ações Previs-tas
Anual 1 2015: Aprovado em CG (apesar de ações não
totalmente realizadas)
Meta atingida
Presidente
Accountability: - Número de Ações de Divulgação
N.º Ações Previs-tas/N.º Ações Reali-zadas (n.º)
Conselho Ge-ral/GT/SAF
Anual 2
2012:Cumpre 2013:Cumpre 2014: Cumpre 2015: cumpre
Meta atingida
Presidente
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Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicidade Meta Resultado obtido Conclusão Responsável de Dados Tendên-
cia
Formação (Planeamen-
to)
Cumprimento do prazo estipulado Calendarização das avaliações
N. calendários efetu-ados no prazo/ # total calendários (n.º)
Coordenação de Curso
semes-tre/módulo
1
2012:100% 2013:100% 2014:100%
2015:1 (ESA:0.9)
Meta atingida
Coordenação de Curso
Formação (Execução e Avaliação)
Taxa de disponi-bilização de sumários
% de cumprimento
SAC/GADC
semes-tral/anual
> 80%
2012:96,0% 2013:95,0%
2014:M. 95,0%; L. 90,0%
2015: ESE: 81,52% (alguns cursos com
valores inferiores ex: MGS) ESA: 82%;
ESTG:85,5%; ESS:100%; ESCE:98,5%; ESDL:85%
Meta atingida
SAC/GAC
Taxa de lança-mento de nota da atividade letiva dentro do prazo estabelecido
Serviços Aca-démicos
> 90%
2012:97,0% 2013:96,0%
2014:M. 90,0%; L. 93,0%
2015:97,5%
Meta atingida
Serviços Académicos
Taxa de apresen-tação do Relató-rio da UC no final do ano letivo
Coordenador de Curso
> 75% 2013/14:M 80%; L. 75% 2014/15:M 74%; L 83,5%
Meta atingida
Coordenador de Curso
Grau de satisfa-ção dos alunos no inquérito à quali-dade do ensino (Atividade Letiva)
% de respostas positi-vas
Gestores de Topo/Gabinete de Avaliação e
Qualidade
> 70 %
2012: IPVC:83,6% |Escolas:>70%
2013:IPVC:86,0% | UO>70%
2014: IPVC 84% | UO >80%
2015: IPVC 87,3% | UO ≥80%
Meta atingida
Gestores de Topo/GAQ
Taxa de lança-mento da nota de Estágios/Ensinos Clíni-cos/IPP/Projeto Dissertação
% de cumprimento Serviços Aca-
démicos 100%
2012:99,0% 2013:100% 2014:100% 2015:98%
Meta não atingida Serviços Académicos
Taxa de lança-mento da nota de mobilidade
% de cumprimento Serviços Aca-
démicos 100% 2015:96,7%
Meta não atingida Serviços Académicos
taxa de conclusão de Curso em estudantes regu-lares de Lic)
% de conclusão do curso em N anos (N=anos de duração do curso)
anual 75% 2013/14: 50,7% 2014/15: 51.3% 2015/16: 55.5%
Meta atingida
Direção/Serviços Aca-démicos/Coordenador
de curso
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Grau de satisfa-ção dos alunos no inquérito à quali-dade do ensino (Atendimento)
% de respostas positi-vas
Gestores de Topo/GAQ
semestral > 70%
2012:IPVC:85,9%|UO: >70%
2013:IPVC:88% |UO:>70%
2014: IPVC 89% UO >80%
2015: IPVC 89,6% UO ≥84,5%
Meta atingida
Gestores de Topo/GAQ
Entrega do Rela-tório de Curso
% de cumprimento
Dire-ção/Conselho
Técnico-Científico
anual 100%
2012:97,0% 2013:92,0% 2014:71,5% 2015:79,6%
Meta não atingida
Direção/CP
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Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de
Dados Periodicidade Meta Resultado obtido Conclusão Responsável de Dados Tendência
Gest
ão d
e M
elh
ori
a d
o S
iste
ma
Gestão de Melhoria do
Sistema
Tratamento de Ocorrências
N.º de Ocorrências tratadas /N.º de Ocor-rências identificados
*100 (%)
fichas de ocor-rências
trimestral 100%
2012:100% 2013:100%
2014:Transversais:100% UO: 96,3
2015:Transversais: 81% UO: 41%
Meta não atingida
Gestores da Qualidade
Cumprimento do programa anual de auditorias
(Nº auditorias realiza-das / Nº auditorias planeadas) X 100(%)
Programa anual de Auditorias
anual 100%
2012:100% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida
Indicadores de processos dentro
das Metas
(Nº indicadores dentro das metas/ Nº indica-dores totais) x 100 (%)
Resultados Indicadores dos
processos trimestral >65%
2013:73% 2014:75,2% 2015: 75.2%
Meta atingida
Gabinete da Qualidade
Concretização dos objetivos da
qualidade
(Nº objetivos alcança-dos/ Nº objetivos totais) x 100 (%)
Resultados dos Indicadores dos
objetivos gerais
anual
100%
2013:40.0% 2014:42.1% 2015:51,9%
Meta atingida
Gabinete da Qualidade
Questionário de Avaliação de
Satisfação dos Colaboradores
média ponderada de índice de satisfação (escala do Inquérito)
Resultados dos inquéritos aos colaboradores
3,5
2012:3,35 2013:3,35 2014:3,74 2015:3,57
Meta atingida
Gestores de Proces-sos/Gestores da Quali-
dade
Avaliação satis-fação alunos-
qualidade ensino (escola)
% de respostas positivas Resultados dos inquéritos aos
alunos >60%
2012:53,2% -ESA,ESE, ESS >60%
2013:IPVC - 54,2; ESA, ESE e ESS >60%
2014: 67% 2015: 74,3%
Meta atingida
GAQ
AC
AD
ÉM
ICO
S
Académicos
Emitir certidões de conclusão de UC’s efetuadas
data de pedido/data disponibilização (n.º
dias) Serviços Anual 5 dias uteis
2012:Meta atingida 2013:Meta atingida
2014:ESE:80%; ESA:95% 2015: Meta atingida
(ESA:95%)
Meta atingida SAC
Disponibilizar conteúdos pro-
gramáticos
data de pedido/data disponibilização
(n.º dias) Serviços Anual 8 dias
2012: Meta atingida 2013: Meta atingida 2014:Meta atingida 2015: Meta atingida
(ESA:95%)
Meta atingida SAC
Taxa de análise dos processos individuais, no
âmbito do plano GRCIC
Por amostragem verifi-car a conformidade dos
processos individu-ais/documentos emiti-
dos, por curso (%)
Serviços Anual 100%
2012:100% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida
SAC e equipa auditora nomeada
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Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicidade Meta Resultado
obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
AC
ÇÃ
O S
OC
IAL
SAS-ALImentação
Custo Médio em Géneros ∑ Custos mensais em géneros / N.º de refeições (Euros)
Tableu du bord Anual 1,25 - 1,55
2012: €2,7 2013: €1,02 2014: €1,14 2015: €1,29
Meta atingida
Responsável da área de Alimen-
tação
% de Utentes por cantina com exploração direta
N.º de refeições servidas / N.º de alunos inscritos (%)
Tableu du bord Anual > 15%
2012:15% 2013:21% 2014:23%
2015:37.20%
Meta atingida
Responsável da área de Alimen-
tação
Nível médio de satisfa-ção - Cantinas
∑ (Grau de satisfação x n.º de respostas) / n.º de respostas obtido (escala do Inquérito)
Inquéritos/Tableu du bord
Anual de 2,4 a 2,7
2012:2,92 2013:2.93 2014:2.95 2015:2.67
Meta atingida
Responsável da área de Alimen-
tação
Nível médio de satisfa-ção - Bares
∑ (Grau de satisfação x n.º de respostas) / n.º de respostas obtido (escala do Inquérito)
Inquéritos/Tableu du bord
Anual de 2,2 a 2,5
2012:3,09 2013:2.92 2014:2.92 2015:2.77
Meta atingida
Responsável da área de Alimen-
tação
SAS-ALOjamento
Taxa de Ocupação das residências (excluindo o mês de Agosto)
nº de alunos / Nº total de ca-mas*100 (%)
Tableau de Bord Semestral >80%
2012:94% 2013:94% 2014:79% 2015:90%
Meta atingida
Governante
Variação homóloga dos alunos alojados
((Alunos alojados ano n/Nº de alunos alojados n-1)-1)*100 (%)
Tableau de Bord Semestral Entre -5% e
5%
2012:3% 2013:3% 2014:-2%
2015:0,25%
Meta atingida
Governante
Índice de Satisfação ∑Classificações por questão x ponderação /Nº de Respostas*100 (%)
Tableau de Bord Anual 2,6-3,6
2012:3,3 2013:3,4 2014:3,25 2015:3,31
Meta atingida
Observatório/SAS
Taxa de Desistência Nº de alunos desistentes / Nº de alunos alojados*100 (%)
Tableau de Bord Semestral <20% após 1.º trimestre
2013:2% 2014:7% 2015:2%
Meta atingida
Governante
Valor de receita por cobrar em Julho de 2015
Mapa de controle de pagamentos em atraso
Mapa rec. de alojamento
Anual entre
3.000,00€ e 15.000,00€
2015:2.559,00 € Meta
superada Governante
SAS-Bolsas
Nº. candidaturas despa-chadas àté 31.12.2015
Nº. candidatos a bolsa / Nº. processos despachados
Anual/Ano Letivo
De 90% a 95% 2015:92% Meta
atingida Área de Bolsas
Entrevistas Nº de entrevistas / Nº alunos candidatos a bolsa de estudo *100 (%)
Anual/Ano Letivo
≥9% e ≤12%
2012 e 2013:3% 2014:5%
2015: 8% (159 entrevistas)
Meta não atingida
Área de Bolsas
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N.º de Visitas domiciliárias
N.º de visitas domiciliárias a alunos bolseiros do IPVC/Total de Bolseiros do IPVC *100 (%)
Anual/Ano Letivo
De 5% a 7 % de alunos bolseiros do IPVC
2012:5% 2013:5% 2014:5%
2015: 3,30 % (52 visitas)
Meta não atingida
Gabinete de Controlo Interno
Avaliação da Satisfação ∑ Classificação por questão x ponderação/N.º de Resposta*100 (%)
Anual/Ano Letivo
De 2,6% e 3,6%
2012:2,77% 2013:2,77% 2014:2,93% 2015: 2,82%
Meta atingida
Área de Bolsas
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Processo / Subprocesso
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicida-
de Meta Resultado obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
GEST
ÃO
da IN
FO
RM
AÇ
ÂO
Expediente e Arquivo
N.º de reclamações relacionadas com o atendimento telefónico e presencial
Nº de Reclamações por UO (N.º) fichas de ocorrên-cias/livro de Re-
clamações Semestral ≤ 3
2013:0 2014:0 2015:2
Meta atin-gida
Gestor do processo
Nº de documentos pedi-dos para consulta e não satisfeitos
Nº de pedidos não satisfeitos por U.O (N.º).
fichas de ocorrên-cias/livro de Re-
clamações Semestral ≤ 5
2012:Meta atin-gida
2013:0 2014:0 2015:0
Meta atingida
Gestor do processo
Gestão Documental
Conformidade com os requisitos normativos (4.2.3 e 4.2.4)
Nº não conformidades (N.º) auditorias internas
/listas de docu-mentos Processos
semestral 0
2012:NC:57; OBS:15
2013: >20 2014: >20 2015: >10
Meta não atingida
GAQ/ Gestores da Qualidade e
Gestores de Processo
Am
bie
nte
, H
igie
ne e
Segura
nça
Ambiente, Higiene e Segurança
N.º Simulacros N.º Simulacros realizados, por ano, por UO (N.º)
Relatório do simu-lacro realizado
Anual 1 por ano por UO/Serviço
2012: não ESE, ESDL SAS e SC
2013: não ESTG, ESDL, CA e SC
2014: 8 2015:10
Meta atingida
Gestores de Processo
N.º Reclamações do Processo
N.º Reclamações por mês Fichas de ocorrên-cia Reclamações
Semestral 4 por
UO/Serviço
2012:1 na ESTG 2013:2 na ESE
2014:0 2015:0
Meta atingida
Gestores de Processo
Monitorização do consu-mo de água
Numero de monitorizações/n.º de contratos
Anual 25% 2015: 25% Meta
atingida Gestores do
processo
Monitorização do consu-mo de energia elétrica
Numero de monitorizações/n.º de contratos
Anual 25% 2015: 25% Meta
atingida Gestores do
processo
Monitorização do consu-mo de gás
Numero de monitorizações/n.º de contratos
Anual 25% 2015: 25% Meta
atingida Gestores do
processo
Formação em Primeiros socorros
N.º de ações realizadas Manual do subpro-cesso Ambiente
Anual 1 por ano,
por UO, SAS e SC
2015:1 Meta
atingida GP - ESS
Formação em Combate a incêndios
N.º de ações realizadas Fichas de ocorrên-
cia registo de incidentes
Anual 1 por ano, por UO,
funcional, SC 2015:1
Meta atin-gida
GIP
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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Processo / Subpro-cesso
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de
Dados Periodicidade Meta Resultado obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendên-cia
Gest
ão d
e E
mpre
i-
tadas
e
Infr
aest
rutu
ras
Gestão de Empreitadas e Infraestru-
turas
% execução ações planeadas para me-lhoria das instalações
(NAE/NAP)x100 RAP Anual 70% 2015: 31,25% Meta não atingida
Serviços Técnicos
% de fichas de ocor-rência não tratadas
(NFOT/NFOA)x100 RAP Anual 20% 2015: 25% Meta
atingida Serviços Técnicos
Taxa de execução Registo dos Prédios
% de prédios registados Registo de
prédios Anual 95% 2015: 89%
Meta não atingida
Serviços Técnicos
Gestão de Projetos
Taxa de execução física Projeto Finan-ciado/Projeto Não
Financiado/Prestação de Serviços
Atividades executadas / Ativi-dades planeadas (cronogra-
ma)*100
processo de candidaturas /dossier de
execução dos projetos
Final do Projeto Financiado/Projeto
Não Financia-do/Prestação de
Serviços
80% 2013:93,33% 2014:97,66% 2015:97,23%
Meta atingida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
Execução financeira do Projeto Financia-
do/Projeto Não Financiado/Prestação
de Serviços
Orçamento executado/ Orça-mento Previsto*100
processo de candidaturas /dossier de
execução dos projetos
Final do Projeto Financiado/Projeto
Não Financia-do/Prestação de
Serviços
80% 2013:91,00% 2014:94.69% 2015:91,12%
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
Taxa de Satisfação relativamente aos serviços prestados
pela OTIC
(n.º de inquiridos satisfeitos + nº de inquiridos muito satisfei-tos)/nº total de inquiridos*100
Inquéritos de Satisfação
Anual 75% 2014:97,00% 2015:83,00%
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
Taxa de execução financeira Global Execução financeira dos Projetos Financi-ado/Prestações de Serviços
Orçamento total executado/ Orçamento total previsto
processo de candidaturas /dossier de
execução dos projetos
Sempre que solici-tado
80% 2014:90,00% 2015:85,72%
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
Gest
ão d
e P
roje
tos Volume de Vendas de
Serviços
Soma dos valores recebidos relativo a todas as prestações de serviço controladas pela
OTIC
Anual 250.000 2014: 370.090,33€ 2015:198.373,86€
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
Receitas obtidas com projetos financiados
Soma dos valores recebidos relativos a projetos financiados
Anual 350.000 2013: 2.110.747,94€ 2014: 1.313.425,59€ 2015: 832.931,49€
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de Projetos em que participa como
prestador de serviços
Contagem de todas as presta-ções de serviço em curso no
ano em causa Anual 18
2014:20 2015:12
Meta não atingida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de projetos financiados
Contagem de todos os projetos em curso no ano em causa
Anual 12 2015:15 2014:58
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de Projetos em que participa como
prestador de serviços
Contagem de todas as novas prestações de serviço no ano
em causa Anual 12
2014:20 2015:12
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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N.º de projetos financiados
Contagem de todos os novos projetos no ano em causa
Anual 5 2015:2 Meta atin-
gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de Spin-off Contagem de todas as spin-off Anual 2 2015:0 Meta atin-
gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de Patentes Contagem de todas as patentes Anual 1
2015:0 (IPVC integra 2 patentes de inventores que são Docentes no
IPVC, sendo a detentora a U. de
Aveiro)
Meta atin-gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de Marcas regis-tadas
Contagem de Marcas Regista-das
Anual 2015:0 Gabinete de Pro-
jetos/OTIC
N.º Parques Tecnoló-gicos e Incubadoras que o IPVC integra
Contagem do N.º de Parques Tecnológicos e Incubadoras
Anual 2 2015:2 Meta atin-
gida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
N.º de Cursos de Formação Contínua
Contagem de Cursos de Forma-ção Contínua
Anual 20 2015:1 Meta não atingida
Gabinete de Pro-jetos/OTIC
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Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicidade Meta Resultado
obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
Gest
ão d
os
Sis
tem
as
de Info
rmação
Gestão dos Sistemas de Informação
Número de pedidos de apoio por parte dos utili-zadores originada pela sua inadequada formação
Número de pedidos de apoio por parte dos utilizadores originada pela sua inadequada formação (N.º)
Registos do impresso GSI/01-Ocorrência de Anomalia Infor-
mática
Anual <100
2013: 2/493 = 0,41%
2014: <100 2015:0,02%
Meta atingida SI da UO
Número de ocorrências anual por aplicação de software dos servidores que provocaram quebras de funcionamento
Número de ocorrências anual por aplicação de software dos servido-res que provocaram quebras de funcionamento (N.º)
Registos do impresso GSI/01-Ocorrência de Anomalia Infor-
mática
Anual <150
2013:0/ 493 = 0%
2014: <10 2015:0,01%
Meta atingida SI da UO
Média do tempo (dias) de resposta até à recupera-ção do componente da infraestrutura tecnológica sem aquisição de compo-nentes
Média entre a data da ocorrência de anomalia informática e a data de resolução de incidente informático (n.º de dias)
Registos do impresso GSI/01-Ocorrência de Anomalia Infor-
mática
Anual <4
2013:75/320 = 0,23%
2014: <4 2015:5
Meta não atingida
SI da UO
Taxa de incidentes que requerem suporte no local (fora dos Serviços de Informática) da ocorrên-cia
(Total de incidentes que requerem suporte local/Total de inciden-tes)*100 (%)
Registos do impresso GSI/01-Ocorrência de Anomalia Infor-
mática
Anual <50%
2013: 5 / 493 = 1,01%
2014: <10% 2015:0,01%
Meta atingida SI da UO
Taxa de ocorrências resolvidas e finalizadas da responsabilidade dos Serviços de Informática
(Ocorrências resolvidas e finaliza-das/ Total de ocorrências finaliza-das)*100 (%)
Registos do impresso GSI/01-Ocorrência de Anomalia Infor-
mática
Anual >60%
2013:307/493 = 62,27 %
2014:>90% 2015:97%
Meta atingida SI da UO
Taxa de incidentes rea-bertos
(Total de incidentes reabertos/Total de incidentes)*100 (%)
Registos do impresso GSI/01-Ocorrência de Anomalia Infor-
mática
Anual <20%
2013:0 / 493 = 0%
2014: 0% 2015:0%
Meta atingida SI da UO
Taxa de backups dos dados críticos (definido pela política de backups)
(Número de backups de dados críti-cos/Total de dados críticos)*100 (%)
Registos do impresso GSI/02 - Pedido de
execução de tarefas associadas aos SI da infraestrutura tec-
nológica
Mensal >90% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida SI da UO
Taxa de testes de sucesso a backups dos dados dos Sistemas de Informação
(Número de testes de backups realizados/Número Total de bac-kups realizados)*100 (%)
Registos do impresso GSI/02 - Pedido
execução de tarefas associadas aos SI da infraestrutura tec-
nológica
Mensal >90% 2014:200% 2015:100%
Meta atingida SI da UO
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Página 16 de 94
Processo / Subproces-so
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicidade Meta Resultado
obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
GEST
ÃO
EC
ON
ÓM
ICA
-FIN
AN
CEIR
A
Aprovisionamento
Tempo médio de reali-zação de procedimen-tos de valor superior a 5.000,00 euros
Data de autorização do proce-dimento - Data de lançamento na plataforma de compras públi-cas
Semestral
< 10 dias
2012:7 2013:7
2014:11.7 2015:10,86
Meta não atingida
Gestor Insti-tucional do
APR
Taxa de incumprimen-tos
Total de Deméritos/Total forne-cimentos ou meses de contra-to*100 (%)
Impresso APR-01/09
< 5%
2012:0 2013:0 2014:0 2015:1%
Meta atingida Gestor Insti-tucional do
APR
Classificação de Forne-cedores
Valor da avaliação final do fornecedor
Impresso APR-01/09
Meta a atingir (50% dos fornece-dores com valor 90 pontos)
2014:87,53% 2015:87,77%
Meta atingida Gestor Insti-tucional do
APR
Rutura de stocks N.º de ruturas (N.º) aplicação informá-
tica < 5
2012:5 2013:5 2014:7
2015: 49 rutu-ras em Material de Escritório; 1
rutura em Material de Limpeza e
Higiene
Meta não atingida
Gestor Insti-tucional do
APR
Património
N.º de Bens e Existen-tes Fisicamente e não documentados
Realização de conferências periódicas (N.º)
aplicação informá-tica
No mínimo uma anual (Janeiro -
para inclusão dos dados na
conta de gerência)
<70 (no máximo 10 em cada UO/SC)
2012: Processo em execução 2013, 2014 e 2015:Processo
de verificação e de implemen-tação de con-trolo não con-
cluído
Não foram monitorizados, previsão de monitorização 2016
Gestor do Subprocesso
em cada UO/SC
N.º de bens documen-tados e não encontra-dos
Realização de conferências periódicas (N.º)
aplicação informá-tica
No mínimo uma anual (Janeiro -
para inclusão dos dados na
conta de gerência)
<35 (no máximo 5 em cada UO/SC)
2012: 2013, 2014 e 2015:Processo
de verificação e de implemen-tação de con-trolo não con-
cluído
Não foram monitorizados, previsão de monitorização 2016
Gestor do Subprocesso
em cada UO/SC
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Contabilidade e Tesouraria
Execução Orçamental Fundos disponíveis (Euros) Aplicação Informá-
tica Mensal >0
2013:>0 2014:>0
2015(SC:>0; SAS>0)
Meta atingida Contabilidade
Cumprimento dos pra-zos de prestação de contas
Lançamentos fora do prazo Aplicação Informá-
tica Semestral 0
2015: (SC:0;SAS:0)
Meta atingida Contabilidade
Prazo médio de paga-mento a fornecedores
Divida a fornecedo-res/Compras*365 dias
Aplicação informá-tica
Trimestral <60 dias
2015: SC(1º T:35,57
2º T:21,47 3º T:13,14);
SAS(1º T:11,57 2º T:27,75 3º T:18,52)
Meta atingida Contabilidade
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Página 18 de 94
Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicidade Meta Resultado
obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
Obse
rvató
rio
Observatório
Taxa de Respostas aos Questionário de Avalia-ção da Qualidade de ensino IASQE /por UO
(Número de questionários valida-dos /Número total de alunos)*100 (%)
Inquéritos, Base de Dados OBS
Semestral
50%
2012: 24,65% 2013:30,5% 2014:27,2% 2015: 27,3%
Meta não atingida
Gestor de Proces-so/coordenador
Institucional da Qua-lidade de Ensino/GAQ
Taxa de Resposta aos Questionários a colabo-radores, por unidade orgânica
(Número de questionários valida-dos /Número total de colaborado-res)*100 (%)
Inquéritos Anual 50%
2012:21% 2013:14% 2014:24% 2015:18%
Meta não atingida
Gestor de Proces-so/coordenador
Institucional da Qua-lidade de Ensino/GAQ
Inquérito aos Antigos Alunos
(Número de questionários valida-dos /Número total de alunos di-plomados (3 ultimos anos))*100 (%)
Ferramenta Infor-mática
Trienal >90%
2013: IAA Implementado em Fevereiro
2014:8,9% 2015:8,9%
Meta não atingida
OBS, GAQ
Erasmus (Número de questionários valida-dos /Número total de Estudantes em mobilidade incoming)*100 (%)
Inquérito e relató-rio
Anual 50%
2012:50% 2013:50% 2014:36% 2015: 1.º
Semestre:45% 2.º Semestre:
s/ dados
Meta não atingida
OBS, Gabinete de Avaliação e Qualida-
de; GMCI
Taxa de Resposta aos Questionários Gabine-tes de Psicologia Esco-las
(Número de respostas /Número visitas)*100
Inquérito e relató-rio
Anual 50% 2015:78% Meta
atingida GCI/OBS
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Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de
Dados Periodicidade Meta Resultado obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
PR
OM
OÇ
ÃO
E IM
AG
EM
Promoção e Imagem
Grau de satisfação Número de reclamações/Número total de pedidos)*100 (%)
Subprocesso DIV/GCI
Anual 0%
2012:0% 2013:0% 2014:0% 2015:0%
Meta atingida
Subprocesso DIV/GCI
Nº de seguidores nas Redes Sociais
Nº de seguidores final do ano/Nº de seguidores no ano anterior
Anual >10% 2015: 33% (31 Dez.
2014 – 5742 16 Dez. 2015 – 7636)
Meta superada
N.º de Consultas/Visitas Portal
N.º de visitas dia e média anual/Nº de visitas previsto*100 (%)
GCI Por-tal/Google Analytics
Semestral 100%
2012:100% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida
GCI Por-tal/Google Analytics
N.º de Publicações Insti-tucionais (Guia de Aco-lhimento, IPVC Contigo.)
N.º de Publicações Executadas/N.º de Publicações Programadas*100 (%)
Subprocesso DIV/GCI
Anual 100%
2012:100% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atingida
Subprocesso DIV/GCI
Referências na Imprensa Nº de referências na Imprensa Clipping
Anual >1000
2015: 988 identifi-cadas na Imprensa escrita (não inclui rádio, nem televi-
são)
Meta não atingida
Nº de Visitas às Escolas Secundárias e Profissio-nais
Nº Visitas às escolas Anual 2015: 72 visitas Meta
atingida
% de acessos internacio-nais
Nº visitas internacionais / Nº de visitas totais
Anual >10% 2015: 8,5% Meta não atingida
% de respostas positivas divulgação da Oferta Formativa
Dados Inquérito às Escolas Anual >95% 2015: 100% Meta
atingida
% de resposta positivas divulgação da receção da Newsletter
Dados Inquérito às Escolas
Anual >50% 2015: 8,6% Meta não atingida
% de resposta positivas sobre a informação do portal IPVC
Dados Inquérito às Escolas
Anual >95% 2015: 93,9% Meta não atingida
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Processo / Sub-processo
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de
Dados Periodicidade Meta Resultado obtido Conclusão
Responsável de Dados
Tendência
REC
UR
SO
S H
UM
AN
OS
Recursos Humanos
Taxa de Processos indivi-duais com o mínimo de documentação exigida
N.º de processos com o mínimo de documentação exigida / N.º total de funcionários (%)
RHU Anual 100%
2012:66,2% 2013:100% 2014:100% 2015:100%
Meta atin-gida
RHU
Nº médio de horas de formação por funcionário
Nº de horas de formação/Nº total de funcionários (h/funcionário)
RHU RHU 6
2012:6,29 2013:6
2014:0,8 2015:4,4
Meta não atingida
RHU
Taxa de cobertura da execução do plano de formação
(Nº de funcionários que frequentou Ações previstas pelo plano de for-mação/ Nº total de funcionários) x 100 (%)
RHU RHU 50%
2012:29,68% 2013:0.1% 2014:0,1% 2015:19%
Meta não atingida
RHU
Taxa de eficácia das Ações de formação já avaliadas
(Nº Ações avaliadas como Efica-zes/Nº total de Ações de formação avaliadas) x 100 (%)
RHU RHU 20% 2013:100% 2014:26% 2015:66%
Meta atingida
RHU
Taxa de Absentismo (Nº de horas de faltas/Nº total de horas de trabalho) x 100 (%)
RHU RHU 10%
2012:7% 2013:5% 2014:4% 2015:4%
Meta não atingida
RHU
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Processo / Subprocesso
Indicador Fórmula de Cálculo Fonte de Dados Periodicidade Meta Resultado Conclusão Responsável
de Dados Tendência
REC
TÉC
NIC
O-E
DU
CA
TIV
OS
Biblioteca
Avaliação da Satisfação dos utilizadores no âmbito do controlo da informação
A determinar de acordo com a questão nº. 3
do Questionário ASUB
Questionário ASUB
Anual > 3,5
2012:3,47 2013:3,51 2014:3.91 2015:3,1
Meta não atingida (atingida na ESS)
GIP
Nº. de formações/ano Nº. de formações dadas Revisto de pre-senças e sumá-
rios - RHU-03/06 Anual 2015:19
Meta atingida
GIP/RH
Repositório Científico do IPVC
RI-IPVC e SAC Anual 100% ou 1
2015:Dissertações: defendidas - 155 submetidas – 62
40,0%
Meta não atingida
SAC/BIB
Gestão de Espaços
Educativos
Índice de Satisfação dos Utilizadores Média (cotação Questionário) Inquérito Anual 3,75 2015:3,55 (ESTG; ESDL e ESCE não
recolheram dados)
Meta não atingida
Gestor de topo
Índice de Satisfação dos Pedidos Efetuados % Sobre pedidos Efetuados Registos de
pedidos Anual 100%
2012:100% 2013:100% 2014:100%
2015:100% (ESTG; ESDL e ESCE não
recolheram dados)
Meta atingida
Gestor de topo
x 100
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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2.2. Seguimento dos objetivos e tendência em 2015
Como se pode verificar no Quadro 2.2., dos 12 Objetivos com 55 indicadores definidos, até De-
zembro de 2015
- RESULTADO POSITIVO-51,9% dos indicadores (27)
- RESULTADO INTERMÉDIO/em desenvolvimento- 28,7% (9)
-RESULTADO NEGATIVO: 16,4% tiveram um desempenho negativo (19).
HISTÓRICO DE ULTIMOS ANOS de metas atingidas/Resultados positivos: 2014: 42.1%; 2013: 40%;
2012: 40%)
Verifica-se uma tendência de melhoria no desempenho do Sistema ao nível da capacidade de atin-
gir objetivos
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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Quadro 2.2. Desempenho dos Objetivos da Qualidade 2015
Objetivo da Qualidade Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado Tendência
Implementação do Plano Estratégico IPVC 1519
Monitorização do Plano Estratégico Definição de metodologia Balanços semestrais
setembro e janeiro
Comissão de Planeamento Estratégico
- Execução de Objetivos
por eixo Cumprir as ações
Balanço IPVC 1014 publicado PE IPVC 1519 aprovado e Plano de Ações para 2016 definido
Adaptar o Sistema de Gestão e de Garantia da Qualidade a novos ESG, referenciais da A3ES (em revisão), nova versão da ISO 9001 e posiciona-mento em rankings internacionais
Revisão do sistema e formação dos colaboradores na nova norma ISO.
Organizar auditorias internas e respetivas equipas
Dezembro
GT, GAQ, CTC
Certificação do sistema
Sistema certifi-cado na nova versão até Fev. 2018
2016: Auditoria externa com extensão de âmbito
A3ES: Elaboração de relatório follow-up 2016
A3ES: Recolha de informação para proces-so de autoavaliação Identificar aspetos da avaliação que se teve menor pontuação (internacio-nalização, IDI) Implementar ações que melhorem e eficiência do sistema com base nos ESG e referenciais nacionais.
Avaliação da A3ES Avaliação positiva
ASIGQ certificado; 1ª IES Politécnica a obter esse reconhecimento (2013: por 6 anos)
GAQ, SAF/GEF, RH, SAC/ACA, CGMCI/CIN, OTIC/GPR
Avaliação U-Multirank Manter classifi-cação
2013 e 2014: nos 10ºs IES Portugal 2015: 14º lugar IES Portugal, 3º Politécnico
Taxa concre-tização mestrado em n anos; patentes, publicações, Oferta forma-tiva em língua es-trangeira
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PE - Eixo 1_Educação Ensino e Formação
Objetivo da Qualidade Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado Tendência
E1_OE1_OO1 Monitorizar a oferta formativa e os proces-sos de formação numa
atitude institucional de autoavaliação
E1_OE1_OO1_A1 Avaliação da oferta formati-va segundo os padrões da qualidade em uso nas agências nacionais e internacionais.
Diagnóstico do que acredita-ções/reconhecimentos de forma-ções já existentes e novas oportuni-dades pelas Coordenações de Curso com apoio do GAQ.
Março
Ana Sofia Rodri-gues Arlete Carva-lho; Ana Paula Vale; João Vieito
Cursos aprovados pela A3ES
100%
2009 a 2016: NCE acreditados – 84% (2015 2 Não Acredita-dos ACEF acreditados – 100%
Diagnóstico acredita-ções/reconhecimentos (incluindo
ranking) existentes e oportunidades de novas avaliações externas Utilizar repositório para inclusão de produção científica (condição man-datória ADD; concursos carreira)
Março Cursos com reconheci-mento complementares de outras entidades
Todos os pedidos de reconhecimento aprovados
Turismo – UNWTO TedQual Enfermagem Veterinária - em submissão Componentes de Treino Des-portivo na ESDL em análise para submissão
E1_OE1_OO1_A2 Análise da oferta formativa para aumentar a atrativida-de
Identificar cursos com menor índice atratividade (CNA e ou outros regimes e razões associadas)
Abril de cada ano
Florbela Correia João Ferreira; Joaquim Cerqueira; Sofia Rodrigues; Manuela Cerqueira; Helena Rodrigues; Lina Fonseca
Estudantes matriculados totais /total de vagas (média) Nota: para lic. É considerado para vagas o CNA e matriculas todos os regimes
Mestrados >50% 2014/15:365/437*100=83,5% 2015/16: 310/412*100=75,2%
Licenciaturas >80%
2014/15: CNA: 615/952*100=64.6% Todos os regimes: 803/1329*100=60,4% 2015/16: CNA: 630/956*100=65.9%; Todos os regimes: 991/1425*100=69.6%
Definir plano ações Maio de cada ano
CTESP >66% 2015/16: 266/390*100=68,2%
Prospeção de novas áreas de formação/novas abordagens para áreas já existentes
Fev. de cada ano
Média geral IPVC >70%
2014/15:72,0% 2015/16: 71,0%
E1_OE1_OO1_A3 Análise dos processos formativos tornando-os mais aplicados, úteis e facilitadores da integração dos estudantes, no tecido social, no mundo empresa-rial e no trabalho.
Identificar o número de cursos que promovem a integração dos estu-dantes através de estágios/projetos em contexto de trabalho
Julho
Joana Santos Teresa Gonçalves; Maria Machado; Sofia Rodrigues; Laura Soares; António Amaral; Anabela Sousa; Pedro Silva; Diogo Moreira; Pedro Bezerra; Linda Saraiva
Nº de estudantes do 1º ciclo em práticas de contexto de trabalho na região /nº total de estu-dantes
Geral 30% 2014/15:556/3120*100=17,8%
Analisar tendências dos potenciais candidatos ao ensino superior (Aumentar Índice de Força de atrativi-dade do IPVC) Nota:
Análise por curso: vagas preenchi-das face a candidatos em 1.ª opção - Identificar cursos que tenham obtido menos de 50% de candidatos
Março ACA Candidatos 1ª fase 1ª opção / vagas totais
Todos CE ≥ 50%
2010 – 61% (16CE<50%) 2011 – 51% (14CE<50%) 2012 – 43% (17CE<50%) 2013 – 38% (20CE dos 27CE <50%) 2014: 32.9% (20CE<50%)
2015: 38.5% (dos 26 CE aber-tos 21CE<50%)
GCI – junto dos psicólogos aquando das visitas às Escolas ou por email (VC, Braga, Porto)
Dez. 2016 GCI; Coord. Curso; GP-PIM; ACA
Candidatos distrito Viana MATRICULADOS no IPVC face a total candida-tos distrito Viana MATRI-CULADOS no país (%)
>30% 2014/15: 23.5% 2015/16: 27.7%
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GCI – junto dos psicólogos aquando das visitas às Escolas ou por email (VC, Braga, Porto) (continuação)
Candidatos do distrito de Viana MATRICULADOS no IPVC face ao total de candidatos MATRICULA-DOS no IPVC vindos de todo o país (%)
>50% 2014/15: 42.6% 2015/16: 49.1%
Escolas Secundárias, Portal antigos alunos, Feiras de divulgação de oferta formativa, Portal do IPVC, Campanhas promocionais, mailing
set-16 ACA, Coord. Curso
Índice de procura: Candi-datos por vaga na 1ª fase
>=Índice nacional
2014: 1,8 Cursos > índice médio do IPVC: Educação Básica, Ed.. Social e Gerontológica; Biotecnologia, Enf. Veterinária, Design Ambi-entes, Design Produto, Gestão, Turismo, Marketing e Comuni-cação, Empresarial, Enferma-gem, DL. 2015 – 2,03 (1,07 Nacional)
Índice de satisfação da procura Vagas iniciais (1.ª fase)/ Preferências 1.ª opção (1.ª fase) Nota: quanto mais baixa a % melhor o resultado.
≤500%
2014: 831,20% 2015: 843,76% Nota (2015): Turismo = 92,59% Gestão = 131,58% Enfermagem = 159,09%
Índice ocupação: nº colocados 1ªfase/vagas, em relação ao nacional
- ≥ média Polit. (todos cursos com≥60%ocupação 1ªfase)
2014: 54,2% (< que média nac: 74,3% e < 58,5% (Polit)) 2015: 57,3% (< que média nac Polit: 83,2%)
Índice ocupação: nº colocados 1ªfase-1ªopção/vagas, em relação ao nacional
- ≥ média nacional
2014: 30,7% Nacional 54% na 1º opção (DGES) 2015: 29% (Nacional 50,5% na 1º opção (DGES))
Classificação média do último aluno em cada curso relativamente à média acesso nacional
≥ média nacional 2014:120,2 (< nacional 125,7) 2015:117,5 (< nacional 125,8)
N.º total matriculados (inscritos) no ano (final)
Todos os cursos >20 alunos
2014: 955 | 7CE <20 alunos 2015: 991 | 5 CE <20 alunos
% de matriculados (inscri-tos) /vagas oferecidas
100% 2014:100% 2015: 64% CNA; 104% total
Analisar eficiência da formação existente - Estra-tégias de Prevenção relati-vas ao Insucesso e Aban-dono Escolares
Identificar os casos concretos; Junto dos ACA analisar indícios de aban-dono e tentar evitá-los procurando soluções junto dos alunos por contato efetuado por SAS-Gab. Saúde, com apoio dos SAS/CC
dez-16
ACA,; SAS; Conse-lhos Pedagógicos; Comissões de Curso
% de abandonos / alunos matriculados no curso
Licenciaturas <4% 2013/14: 4,6% 2014/15: 4,0%
Mestrados <10% 2014/15: 12,8%
Sinalizar cursos com índice de sucesso escolar mais baixo
dez-16
ACA,; Conselhos Pedagógicos; Comissões de
Curso
Número de diplomados em n anos / n.º de alunos 1.º ano 1.ª vez em n-duração do CE (lic.)
≥ 2013/14: 50,7% 2014/15: 51.3% 2015/16: 55.5%
Analisar UC com maior % de repro-vações, identificar causas e possí-veis soluções
% de Reprovações por curso (Só entram para o calculo U.C. com >5)
<20% (Relatórios de Curso)
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Coordenar as ações definidas para candidatos, abandono, sucesso e reprovações.
dez GT; GCI; ACA; GAQ; SAS; CP;
Comissão de Curso
Nº de diplomados total (1º e 2º ciclo)
≥ Ao ano anterior 2013/14: 905 2014/15: 959
N. de diplomados em N anos (1º e 2º ciclo)
Correspondente aos diplomados previs-tos
2014/15: L:295+M:41
Potenciar Capacidade de inserção no mercado de trabalho: dados MTSS – IEFP e INFORCURSOS- Diplomados inscritos nos Centros de Emprego
Disponibilizar ofertas de empre-go/estágios por Portal de Emprego a desenvolver. Criar parcerias com empresas de recrutamento de RH. Interligação com AA e aproximar e criar vias de comunicação com o meio empresarial (Inq. EE). Ações de sensibilização para fomento do empreendedorismo/softskills. Pro-moção das Competências dos diplomados a instituições emprega-doras nas áreas dos C.E. com taxas de desemprego mais elevadas. Ligação a Consórcio Maior Empre-gabilidade
Junho e dezembro
2016
G. Emp.; GCI; OTIC; OBS
% de colocação dos estudantes no mercado de trabalho (quadro 9.1.3)
≥ Média nacional (N)
2012: 70% (N:84%) 2013: 87,1%; (N:92%) 2014: 88% (N:91%) 2015: 88,5% (N:91,8%)
GCI; Coordenação De C.E.
- Licenciaturas com taxa de desemprego inferior à média nacional
Aumentar nº licenci-aturas (>7)
2013: (NgD:8%) GDL (1,8%); EI (3,8%); Enf. (4,5%); DL (6,1%); EERC (7,5%) GAC (7,5%); EB (7,7%) Enf.(4,8%); ECGM (6,9%); Agronomia (7,5%); Biotec (7,5%); 2014: (NgD:8,3%) Agronomia (7,5%) ; Biotec. (7,5%); Enf. (4,8%); ECGM (6,9)
Criar uma bolsa de oferta formativa, incluindo ou fomentando a criação de cursos de especialização tecnológica e formações pós-laborais - Organizar, de forma integrada, a oferta formativa, em função do Espaço Europeu de Educa-ção Superior e das neces-sidades da sociedade (n.º de cursos aprovados)
Promoção em Escolas Profissionais Promoção de PL; % de TE Acredita-
ção de novas Licenciaturas e de Mestrados (passagem de PLic para Mestrado ou PG) Promoção e desenvolvimento de Parcerias Identificação de Necessidades da Comunidade; Abertura de novos CTeSP (em 16/17), 1 nova licenciatura (APTA) e mestrados
dez. 2015 GT, Comissões de curso, CTC, GCI
- CET: 17
Registados / Funcionamento 2010/11: 21 / 07 2011/12: 21 / 12 2012/13: 22 / 13 2013/14: 22 / 12 2014/15: 22 / 14
- 1ª ciclo: Manter
Funcionamento / PL 2010/11: 27 / 5 2011/12: 30 / 8 2012/13: 29 / 7 2013/14: 27 / 5 2014/15: 26 / 4
- 2ª ciclo: 21 (20 em Alternân-cia)
Acreditados / Funcionamento 2010/11: 26 / 26 2011/12: 33 / 27 2012/13: 38 / 27 2013/14: 38 / 30 2014/15: 32 / 28
- PG: 6 2012/13: 06 2013/14: 04 2014/15: 02
Criar Mestrados, em parce-ria com outras Instituições de Ensino nacionais e internacionais, definindo como parceiros prioritários os membros da Associação de Politécnicos do Norte (APNOR) – IPCA; IPP e IPB – com especial relacio-namento com a Galiza
Aprofundar a cooperação com os parceiros prioritários; Associação para funcionamento de Mestrado já aprovado.
dez. 2015 GT; GAQ; Comis-sões de Curso
N.º de Projetos de forma-ção em Parceria
9 Mestrados dispo-níveis
2012: 7M 2013: 7M 2014: 3M (F) há projetos CE Duplo Grau/grau conjunto em desenv. (Brasil, Galiza, Polónia)
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PE - Eixo 2 _I+D+I e Transferência
Objetivo da Qualida-de
Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado
E2_OE1_OO1 Definir a política e estrutura de investiga-ção do IPVC
Prosseguir o esforço de obten-ção de fontes de financiamento próprias
Prestação de serviços; Aumentar projetos de investigação com financiamento.
GT; AC; OTIC. - % Receitas Próprias (receitas que não são diretas do OE Cod. 311 e 319)
≥
2013: 28,79% (Se conside-rarmos o item de receitas próprias 18,30% em 2011 para 24,22% em 2012) 2014: 35,04%
E2_OE1_OO3 Fomentar a produção científica e a transfe-rência de conhecimen-to
Desenvolver e implementar uma base de dados incorpo-rando o conhecimento acadé-mico e científico dos docentes da Instituição
Estimulo à publicação, com trabalhos de Douto-ramento e projetos
Dez. 2015 GT; AC/GD; Docen-tes
- N.º comunicações/publicações científicas
≥
2009: 305 2010: 417 2011: 459 2012: 508 2013: 540 2014/15: 560
E2_OE2_OO3 Reforçar a ligação do IPVC a outras entida-des do Sistema Científico e Tecnológi-co Nacional e Interna-cional.
Promover o contacto dos docentes com o ambiente envolvente externo, em articu-lação próxima com a Coorde-nação do Curso
Divulgação de compe-tências; estimulo a novas parcerias; Divul-gação e sensibilização dos docentes para os programas de mobilida-de.
dez-15
GT; AC/GD; C. Curso; GIP-
- N.º de docentes afetos a Centros de Investigação Externos
≥ resultado anterior
2009: 55 2010: 56 2011: 73 2012: 74 2013: 77 2014: 80 2015: 97
CIN; Eq. Investiga-ção; OTIC; GMCI; GEED
PE - Eixo 3_Comunidade IPVC
Objetivo da Qualidade Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado Tendência
E3_OE1_OO4 Criar de um programa de promoção do emprego e empreendedorismo
E3_OE1_OO4_A1 Constituição de uma rede de emprego entre empre-sas, antigos alunos e alunos
Estimular a utilização do LinkedIn por parte dos antigos e atuais alunos
2016
Diogo Moreira Maria José Machado, Pedro Silva, Vitor Monteiro, Carlos Brandão; Laura Soares
Número membros da rede 100 2015: LinkedIn - 410
Número de ofertas de estágios/emprego
50 2015: 233 no portal de empre-go
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PE - Eixo 4 _Sociedade, Internacionalização, Cooperação
Objetivo da Qualidade Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado Tendência
E4_OE2_OO2 Aumentar a mobilidade internacional e participa-ção em redes ao nível de formação, estágios e de investigação
E4_OE2_OO1_A1 Envolvimento das comis-sões de curso na divulga-ção e no incentivo à participação nos vários tipos de mobilidade, bem como na angariação de estágios
Promoção de ações de sensibili-zação e divulgação com a colaboração de associações ligadas à mobilidade
Anualmente Florbela Correia Maria José C. Barros, Clementina Sousa, Ana Barbosa, Isabel Valin, Jorge Dantas, Teresa Bernardino, Elsa Coelho, Sónia Simas
Nº de mobilidade forma-ção/estágios/investigação
150 2014/15: 188
Apoio à mobilidade de docentes para a prospeção de empresas parceiras para acolhimento de alunos e recém-diplomados
Anualmente
Monitorização mobilidade Anualmente
E4_OE2_OO2_A2 Criação de duplas titula-ções/grau conjunto com Instituições parceiras.
Desenvolvimento de parcerias como vista ao reconhecimento mútuo de graus, em especial com o Brasil
Em contínuo Florbela Correia Ana Sofia Rodri-gues, Elsa Coelho, Helena Sofia Rodrigues, Carlos Fernandes, Joel Pereira
Nº de duplas titulações/grau conjunto - novas 2015: 0
Identificação de cursos, univer-sidades e países estrangeiros a com interesse no estabelecimen-to de duplas titulações
Em contínuo
E4_OE2_OO2_A3 Participação do IPVC em organismos internacionais de ensino superior e redes internacionais de investi-gação
Incremento da colaboração com os membros da UASNET, EURASHE e REDE ALIANÇA EURECA
Em contínuo
Carlos Rodrigues Helena Rodrigues, Joaquim Alonso, Anabela Moura, Carlos Fernandes, João Vieito, Salete Soares
Nº de projetos de investigação realizados com parceiros internacionais
2015:4
E4_OE1_OO3 Apoiar projetos de coope-ração e desenvolvimento no âmbito da educação, formação, investigação e prestação de serviços especializados
Criar uma oficina de voluntariado, constituída por membros do IPVC e da comunidade externa, que promova iniciativas de cooperação para o desen-volvimento Definição de agenda de ações.
Abertura de inscrições
- N.º participantes nas ações de formação para o voluntariado
≥ Resultado anterior.
2012: 79 2013: 82 2014: 1 ação: 19 participantes 2015: 2 ações; 35 participantes
GT; GEED Implementar formação geral para o voluntariado em todas as UO do IPVC e núcleos informais para a sensibilização da exclusão social e agendas interna-cionais
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PE - Eixo 5 _Governança
Objetivo da Qualidade Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado anterior Tendência
E5_OE1_OO1 Valorizar o desenvolvimento profissional dos colaborado-res e a adequação da estrutura do pessoal que garantam a sustentabilidade, que atenda às áreas prioritá-rias da formação e do I&D+I, bem como do funcionamen-to do IPVC
Dar continuidade ao SIADAP de acordo com a Lei. Completar ADD em atraso (já devia ter iniciado 2º ciclo de ADD e ainda não terminou o 1º)
Criar/desenvolver um sistema de avaliação de desempenho assente no trabalho por objeti-vos e que inclua um sistema de recompensas que premeie o mérito
Set. 2015
GT; RH; CAD, CTC; CCA; Avali-adores
Avaliação de todos os colaborado-res do IPVC
100% Colaboradores avaliados
- 2013: PD: RADPD – aprovado -2014 e 2015: 2014: atraso no 1º ciclo de avaliação e 2º já devia ter começado; - 2013: PND: 100% -2014: PND: atraso na definição objetivos e entrega resultados (SIADAP) 2015:O processo de avaliação do biénio 2013/2014 encontra-se concluído e já foram contratualiza-dos os objetivos para o novo biénio
Pugnar pelo desenvolvimento de carreiras profissionais consolidadas, progressivas e de mérito
Contínuo Promoções e progressões na carreira resultantes do processo de avaliação de desempenho.
Cumprimento do Requisitos Legais e Regulamentares
2015: PD: em pro-cesso de abertura de concursos (2015-2016)| PND: abertura de concursos 2015 2015:PND: Foram abertos 3 concursos para Assistentes Operacionais.
E5_OE1_OO1_A4 Revisão procedimento de acolhimento e implementação Manu-al de Acolhimento de colaboradores
Aprovação e implementação do manual de acolhimento
Janeiro
Filipa Patrocínio Margarida Amorim Pereira; Diogo Moreira; Pedro Sousa; Alexandri-na Videira; João Ferreira; Paulo Rodrigues; Joa-quim Cerqueira; Lia Oliveira
Manual implementado e procedi-mento revisto
100% 2015: para aprovação pelo PRESIDENTE
Continuar o apoio à qualificação dos docen-tes e funcionários não docentes, em especial daqueles que precisam de concluir as suas formações para pode-rem consolidar a sua carreira profissional
Apoiar programas de Formação Avançada, de cardo com a estratégia institucional: flexibili-zação de horários; Pesquisa de fontes de financi-amento.
dez. 2016 GT; CTC; RH; OTIC
PD: Nº e % de docentes com Doutoramento PND: N.º de funcionários com formação superior.
PD: 65% do TD PND: ≥
PD: 2014: 144 – 48% (total) | 59% (ETI) 2015: 162 – 52% (total) | 66% (ETI) PND: 2014: 53 2015: 70 – 40.7%
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PE - Eixo 5 _Governança (CONTINUAÇÃO)
Objetivo da Qualidade Ações Subações Prazo Responsável Indicadores Meta Resultado anterior Tendência
E5_OE2_OO1 Reforçar a adequação e a qualidade dos serviços de suporte aos alu-nos/colaboradores
Assegurar a equidade no acesso e na fre-quência do ensino superior pela perma-nente atenção, presen-ça e apoio junto dos estudantes mais caren-ciados
Divulgação de candidaturas e regulamentos; Coordenar com os SAC a informação a prestar a novos alunos aquando das matrículas.
Jan. 2016 GT, SAS, SAC; GCI
-Taxa de atribuição de bolsas de estudo a estudantes (considerando o n.º de candidaturas)
60%
2010 – 70%; 2011 – 60%; 2012: RA SAS 2013: 77,68% 2014: 78%
Dar especial atenção à sinaliza-ção de situações de carência. Dez. 2015 GT, SAS; GCI
N.º de estudantes na Bolsa de Apoio Social
≥
2011: 47 2012: 126 2013: 156 2014: 272 2015: 164
Reforçar o novo modelo de serviços de apoio ao aluno
Divulgação dos serviços do gabinete de saude junto da comunidade. Identificação das áreas mais críticas, e desenvol-vimento de ações de sensibili-zação dirigidas.
Dez. 2016 N.º de estudantes atendidos no Gabinete de Saúde
Dar resposta às solicitações dos estudantes que procuram o GS
2011: 203 2012: 450 (103 casos) 2013: 462 (44novos) 2014: 538 2015: 648
E5_OE3_OO1 Reforçar a atividade de promoção de oferta formati-va e IDI&I
E5_OE3_OO1_A3 Reforço das atividades com as escolas secun-dárias e profissionais
Elaboração de Plano Anual de Ação Integrado (GCI/Escolas/Cursos)- 2017 Monitorização da Implementa-ção 2017
Até fevereiro de cada ano Dezembro de cada ano
Florbela Correia Joana Santos; Pedro Silva; Jorge Ribeiro; Ana Ferraz; Beatriz Fernandes; Rosa Branca Bogas; Susana Mendes
% de alunos inscritos no IPVC provenientes de escolas, dos distritos de Viana, Braga e Porto, onde o IPVC desenvolve promo-ção.
2014:Viana 42.6%; Braga 39.6%; Porto 14.7%. 2015: Viana 49.1%; Braga 36.9%; Porto 10.6%.
Avaliar a imagem que a sociedade em geral tem do IPVC e o seu grau de notoriedade
Assessoria e contactos com imprensa
GT, GCI; S. Inf. - N. Referências IPVC Imprensa. ≥
2012: 186 2013: 172 2014: 943 2015: 988 Imprensa escrita
Maior nº de artigos na imprensa escrita
Reforçar GCI e divulgação
Divulgar o portal em todos as ações de comunicação e material institucional, incluindo nas assinaturas digitais em emails dos colaboradores.
- % de novos visitantes ao Portal ≥
2012: +2% 2013: 50.2% 2014: 83% 2015: 47,3%
- % de acessos internacionais ≥
2011: 3,1% 2012: 4% 2013: 7,7% 2014:8% 2015:8,49%
Efetuar a divulgação de resultados das diversas iniciativas e atividades desenvolvidas no Instituto
Recolha de informação de iniciativas IPVC; Produção de notas de imprensa; Contactos com media; Elaboração de relatórios estatísticos de publi-cação.
N.º de referências na imprensa / N.º de notas de imprensa
70% 2012: 992/128 2014: 943/110 2015: 988/37
Legenda:
Plano Estratégico 10-14 (Continuidade na monitorização)
Plano Estratégico 15-19
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3. Planos de Melhoria
Os Planos de Melhoria previstos para 2015 decorreram da adaptação a requisitos legais e regula-
mentares, de ações definidas para responder a ocorrências e propostas de melhoria identificadas nas
auditorias internas/externas, de sugestões/Reclamações e de iniciativas da Gestão de Topo e Gestores
da Qualidade/Gestores de Processo das Escolas e Serviços.
Em alguns dos processos os planos de melhoria estão relacionados com desenvolvimento e/ou aqui-
sição de ferramentas informáticas, designadamente Sistema de Workflow, Gestão do Património, RHU.
No Quadro 3.1. a seguir apresentado pode-se verificar o grau de implementação dos Planos de Me-
lhoria 2015.
Das 145 AÇÕES dos Planos de Melhoria (Quadro 3.1.) inicialmente pro-
gramados, com prazos de implementação até Dezembro de 2015, foram
realizadas 67 (46%), o que representa uma taxa de concretização
superior aos últimos 4 anos (2014: 44,9%; 2013: 33%; 2012:40%; 2011:
42,25%; 2010: 55%; 2009: 44%).
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/
DATA SUB-PROCESSO /
ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
Académ
icos
1/11.11.2009 da Atividade 1 a 9 implementação da Secretaria virtu-al/tesouraria
Presidência do IPVC/Centro de Informática do IPVC
Dezembro de 2013
Facilitar o acesso à informação /modernização dos serviços prestados aos alunos
Dar conti-nuidade à
Ação
2/11.11.2009 Matrículas/inscrições inscrições nos exames on-line Centro de Informática do IPVC Dezembro de 2015
facilitar acesso e modernização dos serviços prestados aos alunos A consolidar
em 2016
3/11.11.2009 5 Criar impresso único para creditação de ECTS e Competências
Conselho Científicos das Escolas /GP/ACA/FOR
Março de 2015
Uniformizar o procedimento de pedido de equivalências e reco-nhecimento de competências
A consolidar em 2016
6/11.11.09 da Atividade 1 a 9 Adequar o processo Académicos à reorganização do IPVC
Gestor Institucional do Processo Dezembro de 2012
Uniformizar todo o processo, atendendo á transversalidade dos serviço SAC em parceria com Presidência e Direções das escolas
A consolidar em 2016
10/18.03.10 Matrículas/Renovações
e Inscrições
Definir/uniformizar os elementos a integrar o processo individual dos alunos
Gestor Institucional do Proces-so/Gestores do Processo
Dezembro de 2015
Adequar os procedimentos à lei e às reais necessidades A consolidar
em 2016
11/18.03.10 Planos de Estudo Definir/uniformizar os elementos a integrar o dossiê de curso
Gestor Institucional do Proces-so/Gestor Institucional do Processo Formação
Dezembro de 2015
Adequar os procedimentos à lei e às reais necessidades A consolidar
em 2016
13/18.03.10 Matrículas/Renovações
e Inscrições Criação de Livro de Termos no SIGES
Direção das Escolas/Direção de Serviços Académicos
Dezembro de 2015
Adequar os procedimentos à lei e às reais necessidades A consolidar
em 2016
15/11.12.2014
Criar equipada dos ACA para recolha, análise e tratamento inicial dos dados ACA/IPVC, para fins estatísticos, de estudo e reflexão.
Gestor Institucional do Proces-so/Centro de Informática do IPVC/Observatório
Dezembro de 2015
Responder ás solicitações internas e externas de forma célere, eficaz e eficiente.
Legenda Realizado Em curso Por realizar Planeado
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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PROC. SUB-
PROC.
AÇÃO Nº/
DATA
SUB-PROCESSO / ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP
. SITUAÇÃO 31/12/15
EXPLICAÇÃO
Am
bie
nte
, H
igie
ne e
Segura
nça
1/2014 Plano de
Segurança Interna
Realização de simulacros GIP e GP’s em cada
UO/funcional/serviços centrais
abr-14 Verificar a operacionalidade dos PSI's FALTOU ESCE - aguarda a
mudança de instalações
5/2014 Práticas
ambientais Divulgação do Guia de Boas Práticas
Ambientais do IPVC
Direção UO's/Grupo Coordenador do
subprocesso jul-14
Fomentar a consciencialização ambiental, incenti-var a adoção das boas práticas ambientais
11/2014 Plano de
segurança interno
Formação de primeiros socorros GP - SAS dez-14 Ações de formação aos funcionários das UO's, funcionais e Serviços Centrais
1/2015 Plano de
Segurança Interno
Reformulação dos PSI e Envio para a ANPC
Grupo Coordenador do subprocesso
set-15 Elaboração e validação dos documentos a enviar à ANPC
PSI não submetidos à ANPC
2/2015 AHS Formação especializada dos GP Gestora Institucional
da qualidade dez-15 Melhor conhecimentos dos GP's do processo
Definir novo Plano; inscrição em PG do IPVC
3/2015 Práticas
ambientais Divulgação do Guia de Boas Práticas
Ambientais do IPVC
Direção UO's/Grupo Coordenador do
subprocesso fev-15
Fomentar a consciencialização ambiental, incenti-var a adoção das boas práticas ambientais
4/2015 Práticas
ambientais Análise da qualidade da agua
Direção UO's/Grupo Coordenador do
subprocesso dez-15
Garantir a qualidade da água disponibilizada pelo IPVC
Exclusivo ESA-colocação dispen-
sadores de água potável. Melhora-
do o sistema de condutas exterior à
ESA, nas casas de banho há avisos
a informar que a água não é própria
para consumo. Mantém-se sem
solução a água utilizada no edifício
da residência
5/2015 Práticas
ambientais Monitorização de consumos de água
Grupo Coordenador do subprocesso
dez-15 Registo do consumo anual de água
Em desenvolvimento-algumas escolas ainda não tem monito-rização total
6/2015 Práticas
ambientais Monitorização de consumos de gás
Grupo Coordenador do subprocesso
dez-15 Registo do consumo anual de gás
7/2015 Práticas
ambientais Monitorização de consumos de energia
elétrica Grupo Coordenador
do subprocesso dez-15 Registo consumo anual energ. elétrica
8/2015 Segurança e
vigilância das instalações
Ação de sensibilização GIP set-15 Divulgação das condições de segurança de pessoas e instalações
9/2015 Práticas
ambientais Acão de sensibilização GIP nov-15 Divulgação de boas práticas ambientais
10/2016 Práticas
ambientais Registo na MIRR GIP mar-16 Registo na MIRR
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/
DATA SUB-PROCESSO / ATIVI-
DADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
SAS
Alim
enta
ção
1/2015.01.13 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Análise de alergénios nas refeições produzidas nos SAS Área de Alimentação Dezembro de
2015 Aumento da diversidade de produtos
2/2015.01.13 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Criação e Remodelação das áreas de alimentação Administração Dezembro de
2015 Proporcionar um serviço com melhor qualidade
3/2015.01.13 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Programa "EVA" - Lançamento de Serviço de "take-away" Área de Alimentação Dezembro de
2015 Aumento da qualidade do serviço prestado
4/2015.03.24 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Disponibilização de serviço on-line para consulta de alergénios nas
refeições confecionadas nos SAS Área de Alimentação
e Informática 31 de Dezembro
2015 Proporcionar um serviço com melhor qualidade
5/2015.03.24 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Programa "EVA" - Iniciar a criação do novo espaço da área de ali-
mentação na ESA Administração
15 de Outubro 2015
Proporcionar um serviço com melhor qualidade
6/2015.03.24 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Programa "EVA" - Iniciar a criação de um novo espaço da área de
alimentação na ESE Administração
15 de Setembro de 2015
Proporcionar um serviço com melhor qualidade
7/2015.03.24 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Programa "EVA" - Continuar a intervenção na área de alimentação
da ESTG Administração
15 de Setembro de 2015
Proporcionar um serviço com melhor qualidade
8/2015.03.24 ALIMENTAÇÃO/INOVAÇÃO Programa "EVA" - Continuar a intervenção na área de alimentação
da ESCE Administração
15 de Setembro de 2015
Proporcionar um serviço com melhor qualidade
Alo
jam
ento
1/25.11.2009 3 e 4 Implementar um novo sistema de informação de gestão das resi-
dências Informática 31.12.2015 Simplificar procedimentos
3/25.11.2009 5 Efetuar ações de renovação/manutenção em 5 quartos das residên-
cias durante o ano de 2015 Manutenção 31.12.2015 Permitir maior conforto aos alunos residentes.
7/21.10.2013 1 e 3 Abertura da Residência no mês de Agosto em formato de Hostel Área de Alojamento 01.08.2014 a 15.09.2014
Rentabilizar o espaço da residência
8/20.01.2014 Associado a AHS Aumentar a eficiência energética do edifício do C. Académico.
Substituir iluminação para soluções de baixo consumo Manutenção 31.12.2014 Utilizar 15% das lâmpadas com tecnologia LED
9/05.03.2014 5 Criar cartão de identificação para trabalhadores Informática 31.12.2014 Melhorar a qualidade do serviço prestado
10/2015.03.24 5 Lançamento de serviço de lavandaria lowcost - Programa "EVA" Administração 15.09.2015 Melhorar os serviços prestados à comunidade académica
11/2015.03.24 3 a 6 Instalar 5 access point de acesso à internet no 1º. Semestre de 2015 Informática 30.06.2015 Melhora a qualidade dos serviços prestados à comunidade
Bols
as
1/03.12.2012 De 1 a 6 Lançamento de um novo serviço para apoio aos alunos candidatos a
bolsa enquanto aguardam a saída dos resultados Área de Bolsas de
Estudo Setembro de 2015
Melhorar o bem estar e realização pessoal, cívica e académica dos estudantes
2/03.12.2012 4 Aumentar o número de processos auditados documentalmente em
5%. Gabinete de Controlo
Interno Dezembro de
2015
Garantir o cumprimento do Regulamento de Atribuição de Bolsas de Estudo a Estudantes do Ensino Superior
3/2015.03.24 Implementar um sistema de avaliação da satisfação do programa de
bolsa de colaboradores Área de Bolsas de
Estudo Setembro de 2015 Verificar a satisfação dos colaboradores
4/2015.03.24 Implementar um novo Regulamento para as bolsas de colaboradores Área de Bolsas de
Estudo jul-15
Melhorar o bem estar e realização pessoal, cívica e académica dos estudantes
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/ DATA SUB-PROCESSO
/ ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
Form
ação
Nº 4/ Maio 2012
Identificação de necessidades e Elaboração de
Horários
Adequação do impresso de DSD ao gerado pela aplicação informática em uso no CTC
GIP; CTC 01-set Uniformizar documentos
nº 3/Maio 2012 FOR/01 Colocar impressos de programa de UC em preenchimento on-line numa plataforma intranet do IPVC
Dirigentes do IPVC; Gestores de topo; Gabinete de Avalia-
ção e Qualidade
final ano lectivo
2012/2013
Disponibilizar os programas numa plata-forma intranet definindo acessos diferen-ciados
Nº 2/Maio 2012 FOR/05 Planear procedimentos para a recolha de contributos para a elaboração do relatório de curso (CP, estudantes, ex-estudantes e entidades externas)
Gestores de topo; Coordena-dores de Curso; Gestores
Processo FOR 01-dez
Participação de estudantes e de diferentes entidades na avaliação do curso
nº 3/Maio 2012 FOR/06 Colocar impressos de relatório de UC em preenchimento on-line numa plataforma intranet do IPVC
Dirigentes do IPVC; Gestores de topo; Gabinete de Avalia-
ção e Qualidade
final ano letivo
2012/2013
Disponibilizar os relatórios numa platafor-ma intranet definindo acessos diferencia-dos
Nº 5/ Setembro 2015 FOR-08 Adequação de procedimento e de impressos à especifici-dade dos estágios em cursos TESP
GIP; Gestores FOR; Coorde-nadores de curso;
final ano letivo 15/16
Uniformizar documentos e procedimentos para todos os CE do IPVC
nº 6/setembro 2015 FOR-05 FOR-09
Planear e desenvolver ações de formação pedagógica de docentes
Gabinete de Avaliação e Qualidade; Gestores FOR
final ano letivo 15/16
Apoiar o desenvolvimento profissional dos docentes do IPVC;
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PROC.
AÇÃO Nº/ DATA
SUB-PROCESSO / ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOM
P.
Gest
ão E
conóm
ico-F
inanceir
a
Conta
bilid
ade e
Teso
ura
ria
1/09.05.2008 CTE/Atividades
4 e 6 Implementação da Contabilidade Analítica
Responsáveis Serviço Contabilida-de/Conselho de Gestão
31.12.2016 Cumprimento POC-Educação
2/09.05.2008 CTE/Ativid 4 Definição de procedimentos de articulação com o subprocesso Património Gestores do Subprocesso 31.12.2013 Interligação entre subprocessos mais eficaz
3/19.09.2001. CTE/Ativid. 4 Definição de procedimentos no âmbito da execução orçamental da receita Responsáveis Serviço CTE 31.12.2013 Melhoria do processo
4/2014.09.23 GEF Atualização e melhoria do manual de procedimentos dos SAF Direção dos SAF 30.06.2015 Melhoria do processo
5/15.04.2015 CTE/Atividades
4
Elaboração de um manual de procedimentos relativo ao módulo CXA, utilizan-do pelos BU no âmbito do processo de cobrança de propinas e emolumentos de alunos.
Direção dos serviços administrati-vos e financeiros
31.12.2015 Melhoria do processo
6/15.04.2015 CTE/Atividades
4 Emissão de pagamentos a fornecedores através do upload de ficheiro no sistema de homebanking - exportação através do Esig-Educ.
Tesouraria 31.12.2015 Melhoria do processo
7/15.04.2015 CTE/Ativid 4 Interligação do CXA com o software contabilístico. Direção dos SAF 31.12.2015 Melhoria do processo
Patr
imónio
1/2008.07.23 1 a 5 Etiquetagem dos bens inventariados Património, Serviços Centrais Final de
dezembro de 2013
Identificar e localizar todos os bens
2/2008.07.23 1 a 5 Atualização do Manual de procedimentos GIP/GP-SC junho de
2016 Melhorar o manual já existente, corrigindo determinadas situações detetadas e potenciando a sua eficácia.
3/2015.10.06 1 a 4 Conferência física e respetiva validação dos registos contabilísticos em todas as U.O.
GO/SC março de
2016 Aumentar a fiabilidade da informação contabilística
4/2015.10.06 3 Desenvolvimento do sistema de workflow na on-ipvc no âmbito da transferên-cia e abate de bens
SI/GIP/GP-SC dezembro de 2015
Aumentar a eficiência do subprocesso.
Apro
vis
ionam
ento
10/16.12.2008 Contratação Desenvolvimento de modulo de workflow para a contratação pública APR/SI 01.06.2013 Melhorar a eficiência e eliminar duplos registos
11/26.11.2010 Contratação Uniformizar o subprocesso - manual do aprovisionamento APR/SI 01.07.2013 Melhorar a eficiência
12/26.11.2010 Contratação Desenvolvimento de uma base de dados para controle dos contratos de bens e serviços fixos
APR/SI 31.12.2016 Melhorar a eficiência
13/31.01.2012 Contratação Utilização do software do esig-educ por todos os balcões unidades Aprov/Balcões ùnicos 01.03.2014 Uniformizar o controlo de stocks em todas as UO’s
14/31.01.2012
Avaliação de fornecedores
Desenvolvimento de uma plataforma APR/SI /Direções/Coordenadores
de Curso 01.06.2013 Obter uma avaliação eficaz a todos os fornecedores
15/31.01.2012 (substituição da 09/16.12.2008)
Contrata-ção/Avaliação de fornecedo-
res prestadores de serviços
letivos
Incluir na plataforma ONIPVC um circuito para as aquisições de prestação e de serviços letivos, devendo o mesmo estar interligado com a DSD
APR/SI 31.12.2015 Obter uma avaliação eficaz dos fornecedores de serviços letivos e melhorar a eficiência do processo aquisitivo destes serviços
16/30.01.2014 Requisições
internas Desenvolvimento de um modulo de workflow na plataforma ONIPVC APR/SI 31.12.2015
Melhorar a eficiência e eliminar a realização de duplos registos
17/23.09.2014 Contratação Atualização do manual de procedimentos dos SAF/Aprovisionamento APR/SI 30.06.2015 Melhorar a eficiência
18/23.09.2014 Contratação Atualização do impresso APR-01/06 - Anomalias APR/SI 31.09.2015 Melhorar a eficiência
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/ DATA SUB-
PROCESSO / ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP. EXPLICAÇÃO
Gest
ão d
e P
roje
tos
2/2011.02
Gestão de Projetos
Desenvolvimento da Plataforma OTIC Serviços de Informática
2014 - Identificar o potencial humano que permita estruturar as competências científicas por grandes áreas - Desenvolver e implementar uma base de dados incorporando o conhecimento académico e cientí-fico dos docentes da Instituição - Inventariar e difundir as competências instaladas na I&D+i do IPVC, tendo em vista a valorização do conhecimento - Criar meios adequados à divulgação e um reposi-tório da produção científica da comunidade académica do IPVC - Divulgar os trabalhos realizados no âmbito pedagógico, de investigação, transferência e inovação, através de todo o tipo de iniciativas e eventos que se tenham por adequados
Proposta reformulação do Portal, com base na imagem gráfica da
página do IPVC tendo em considera-ção as áreas científicas. Nesta fase encontra-se definida a estrutura do portal e aguarda-se pelo seu desen-
volvimento.
3/2011.02 Gestão de Projetos
Envolver as diferentes áreas científicas existentes no IPVC, na OTIC
OTIC 2014 Que as áreas científicas a definir, participem nos Projetos e prestações de serviços da OTIC, de acordo com as orientações da Presidência.
Concretizado através de um conjun-to de ações previstas no âmbito do
Plano Estratégico 2015-2019
5/2013 Gestão de Projetos
Elaboração de Proposta de Regulamento de Propriedade Intelectual
OTIC mai-15 Falta apenas publicação Falta apenas publicação
6/2013 Gestão de Projetos
Identificar condições inerentes à criação e funcionamento de SPIN OFF's no IPVC
OTIC 2014 Enviada proposta de regulamento à Presidência Enviada proposta de regulamento à
Presidência
7/2013 Gestão de Projetos
Articulação com o SAF e CG no sentido de definir critérios ao nível das prestações de serviço que são controladas pela OTIC
OTIC 2014 Clarificação do cálculo de overheads e definição de critérios ao nível das prestações de serviço que são controladas pela OTIC
A OTIC enviou uma Informação ao CG neste âmbito, que foi aprovada. Na sequência, alterou-se o proce-dimento relativo às Prestações de
Serviço.
8/2014 Gestão de Projetos
Reformulação do Regulamento Funcional da OTIC
OTIC jul-14 Reconfirmar a coerência e o alinhamento entre a Missão e as Atribuições do OTIC e as atividades enquadradas no Processo Gestão dos Projetos
Foi introduzida uma alteração na Proposta de Regulamento Funcional da OTIC, nomeadamente objetivos, por forma a melhorar a ligação à
componente científica.
9/2014 Gestão de Projetos
Impressos GPR on-line OTIC/SI jul-14 Tornar mais fácil para os utilizadores /OTIC a utilização destes impressos
Sem informação adicional
10/2015 Gestão de Projetos
Fornecer informação para Avaliação u-Multirank
OTIC jul-15 Manter classificação Multirank Informação fornecida
11/2015 Gestão de Projetos
Dar apoio aos empreendedores que procuram ou são direcionados à OTIC
OTIC 2015 Criação de empresas por parte desses empreen-dedores
Encontra-se a ser cumprido
12/2015 Gestão de Projetos
Integrar ações associadas aos projetos de empreendedorismo do IPVC
OTIC 2015 Valorizar as competências instaladas na OTIC na promoção do empreendedorismo
Encontra-se a ser cumprido
13/2015 Gestão de Projetos
Fornecer informação tendo em vista a elaboração de um plano de marketing institucional que potencie a captação de recursos financeiros externos.
OTIC 2015
Participação no Plano de Marketing que considere a comunicação das competências instaladas ao nível de prestação de serviços e I&D+I; Manter a qualificação COMPETE.
Sem informação adicional
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PROC. SUB-
PROC.
AÇÃO Nº/
DATA
SUB-PROCESSO / ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
Obse
rvató
rio
1/2008 1 a 5 Criação de base de dados com histórico do IPVC (N.º de alunos, ingressos, diplomados, docentes, funcionários (…))
SI/ SAC/RHU/OBS jul-12 # Disponibilizar indicadores através de um ta-bleau de bord de acordo com a referida compila-ção de informação
3/2008 3 a 5 Repositório de dados IPVC - página Web SI/ GCI/OBS
1.ª Fase: Realizado
# Disponibilizar no portal repositório dados IPVC
2.ª Fase: Dez-2014
9/2013 10/2013
5
A construção do novo Portal IPVC tem por filosofia que o acesso a todos os conteúdos IPVC parta, tanto quanto possível, de um mesmo ponto de acesso. Assim, os conteúdos respeitantes ao “Portal do Alumni” passarão a ser integrados no portal IPVC, mediante uma nova área/separador dedicado a este público-alvo.
SI/GCI/OBS/
jul-15 # Disponibilizar informação específica para antigos alunos, de modo a potenciar uma relação de proximidade entre estes e o IPVC.
Criado o Portal www.emprego.ipvc.pt – concretiza um dos objetivos desta ação.
Escolas SAS
09/2015 1 a 5
Melhoria da Sistematização da Recolha de infor-mação para o Plano e Relatório de Atividades do IPVC, em articulação com o subprocesso SPGE - Planeamento e Gestão Estratégica
OBS fev-14
Sistematizar a recolha de informação, usando a mesma linguagem entre todos os intervenientes, evitando equívocos e alocação errada das ativi-dades no PA e RA.
09/2015 1 a 5
Consolidar, no Plano de Atividades do OBS, ações dinamizadas no âmbito do Consórcio Maior Empre-gabilidade e GT2-CS11-IPQ, assim como do Polie-empreende, Multirank, Graduate Barometer, Prémio Excelência no Trabalho
OBS/GT dez-15
Identificar necessidades de recursos para execu-tar ações com CME, GT2/CS11-IPQ, Poliempreen-de, Multirank, Graduate Barometer, Prémio Excelência, e incorporar resultados de ações no SGGQ-IPVC com Relatórios adaptados ao contex-to IPVC
1/2008 1 a 5
Adaptar o Processo OBS a novos Indicadores do Modelo de Financiamento do ES e de Objetivos do PE 1519 do IPVC no que respeita essencialmente a gestão de indicadores, ligação a outros sistemas de informação externos
OBS/SI fev-16 Sistematizar informação, de apoio à GEF e GT para plano de atividade e orçamento e Realtórios de Atividades
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PROC. .
AÇÃO Nº/ DATA
SUB-PROCESSO / ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
Pro
moção e
Im
agem
01/19.11.09 1,2,3,4 Criar "Bolsa de Emprego" interativa GCI + SI e Obs. Outubro de 2015 Criar mecanismos de comunicação com antigos alunos e atu-ais/Aproximar e/ou criar vias de comunicação com empresas
02/10.11.2010 1,2,3,4 Disponibilizar Canal Vídeo IPVC on-line GCI + SI Até Março 2016 Divulgar o IPVC junto da Academia
04/10.11.2010 1,2,3,4 Criar estrutura de Imagem e de Comunicação do Portal Antigos Alunos GCI + SI Dezembro de
2017 Melhorar comunicação institucional junto dos Antigos Alunos; Prestar mais e melhores serviços a este público-alvo.
05/10.11.2010 1,2,3,4 Criar plataforma eletrónica e/ou converter em formulários eletrónicos todos os impressos SGQ associados ao processo PIM
GCI + SI Dezembro de
2015 Desburocratizar procedimentos; Agilizar procedimentos; Rentabili-zar Recursos Humanos.
06/17.02.2012 1,2,3,4 Realizar feira/mostra exclusiva IPVC, convidando Escolas e novos públicos GCI Até Abril 2016 Promoção institucional para aumentar público-alvo
07/27.02.2014 1,2,3,4 Dar continuidade ao programa semanal de Rádio "Fórum IPVC". Publicação de artigos de opinião de Docentes em diferentes Jornais locais. Dar continuidade à produção e difusão de notas de imprensa.
GCI Até Dezembro
2016
Assegurar uma presença constante nos meios de comunicação social, tornando a atividade do IPVC numa permanente fonte de notícias
08/ 04.12.2015
1,2,3,4 Programação de agenda global do instituto GCI + SI + UO Até Dezembro
2016 Rentabilizar recursos e evitar sobreposições de eventos nas UO.
09/ 04.12.2015
1,2,3,4 Adaptação do Portal IPVC ao perfil dos estudantes estrangeiros GMCI, GCI, AC-ADH, SI
Até Dezembro 2017
Reforçar e aumentar o nível de internacionalização do IPVC
10/ 04.12.2015
1,2,3,4 Criação da lista de áreas temáticas do IPVC para comunicação orientada de informação
SI +GCI + GMCI Até Dezembro
2016 Definição público-alvo
11/ 04.12.2015
1,2,3,4 Envolvimento dos recursos do grupo OLM nas atividades relacionadas com o estudo da marca IPVC
GCI + OLM Até Dezembro
2016 Reforçar e aumentar nível de envolvimento da comunidade IPVC para o reforço da marca
12/ 04.12.2015
1,2,3,4 Elaboração e atualização do plano de marketing: plano de comunicação GCI Até Dezembro
2016 Plano de Marketing e de Comunicação
13/ 04.12.2015
1,2,3,4 Elaboração e implementação do plano de transparência da informação institu-cional
SI + GCI + GAQ + RH + SAF
Até Dezembro 2016
Aumentar nível de transparência da informação institucional
14/ 04.12.2015
1,2,3,4 Criação de Revista Comunidade IPVC GCI + SAS Até Dezembro
2017 Divulgar o IPVC na Comunidade Interna e Externa
15/ 04.12.2015
1,2,3,4 Criação plataforma de gestão de relações da Comunidade IPVC SI + GCI + GT Até Dezembro
2017 Aumentar e reforçar relações do IPVC com a comunidade
15/ 04.12.2015
1,2,3,4 Criação de Feira de Emprego GCI + SAS Até Dezembro
2017 Promover ligação de alunos e alumni com as empresas
17/ 04.12.2015
1,2,3,4
Envolvimento de docentes, alunos e “Alumni”, nomeadamente os de mobili-dade Erasmus, na divulgação do IPVC (encontros de alunos e Alumni, criação de portfolio, criação de vídeos de divulgação para enviar para os restantes Gabinetes Internacionais)
GMCI + GCI Até Dezembro
2018 Investir na atração de estudantes e investigadores estrangeiros.
18/ 04.12.2015
1,2,3,4 Criação de assinatura email institucional GCI Até Junho 2016 Uniformizar assinatura de emails institucional
19/ 04.12.2015
1,2,3,4 Redefinição de conteúdos IPVCTV GCI Até Maio 2016 Aumentar atratividade e visibilidade dos conteúdos comunicados
20/ 04.12.2015
1,2,3,4 Definição de normas gráficas e utilização de redes sociais GCI Até março 2016 Evitar utilização lesiva da imagem institucional
21/ 04.12.2015
1,2,3,4 Criação de vídeos promocionais do IPVC e Escolas GCI Até agosto 2017 Projeção da imagem institucional
22/ 04.12.2015
1,2,3,4 Integração Clipping no Portal do IPVC GCI + SI Até dezembro
2016 Consulta do Clipping Institucional
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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PROC. SUB-
PROC. AÇÃO Nº/ DATA
SUB-PROCESSO / ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
Recurs
os
Hum
anos
Nº 2 / abril 2013 ---- Reestruturação do Manual de funções RHU/UO/F 31-12-2014 Fazer a gestão do tempo despendido em cada atividade integrada no conteúdo funcional
Nº 1 / março 2015
---- Implementação do Manual de Funções RHU/UO/F 31-12-2015 Fazer a gestão do tempo despendido em cada atividade integrada no conteúdo funcional
Nº 2 / março 2015
---- Individualização da ficha de função para cada colaborador
RHU/UO/F 31-12-2016 Fazer a gestão do tempo despendido em cada atividade integrada no conteúdo funcional
Nº 3 / dezembro 2012
Identificação e análise de neces-sidades de for-
mação
Fazer o levantamento das necessidades de formação
RHU/UO/F 31-12-2015 Conhecer as necessidades de formação
Nº 4 / dezembro 2012
Acompanhamento da formação
Elaborar plano de formação para 2014 RHU e Presidên-cia do IPVC
28-02-2014 Melhorar as competências dos trabalhadores
Nº 4 / dezembro 2012
Acompanhamento da formação
Elaborar Plano de Formação para 2015 RHU e Presidên-cia do IPVC
31-03-2015 Melhorar as competências dos trabalhadores
Nº 5 / dezembro 2012
---- Desenvolvimento de novas funcionalida-des na aplicação RH
Presidência do IPVC
31-12-2015 Complementar o programa informático
Nº 6 / Março 2012
Acolhimento e Integração
Elaborar o Manual de Acolhimento RHU e Presidên-cia do IPVC
31-12-2014 Facilitar o acolhimento na instituição e uma melhor integração
Nº 6 / março 2015
Acolhimento e Integração
Implementação do Manual de Acolhi-mento
RHU e Presidên-cia do IPVC
31-12-2015 Facilitar o acolhimento na instituição e uma melhor integração
Nº 7 / dezembro 2013
---- Actualização da legislação e disponibili-zação no portal e/ou secretaria virtual do IPVC
RHU e Presidên-cia do IPVC
31-12-2015 Facilitar a consulta e a sua aplicação
Nº 8 / março 2015
---- Aprovação do Regulamento de Assidui-dade
RHU e Presidên-cia do IPVC
31-12-2015 Estabelecer normas internas da organização e disciplina do traba-lho aplicável a todo o IPVC
Nº 9/ março 2015 ---- Informatização do controlo do acesso à instituição
SI/RHU e Presi-dência do IPVC
31-12-2015 Maior controlo no acesso à instituição
INSTITUTO POLITÉCNICO DE VIANA DO CASTELO
REVISÃO AO SISTEMA 2015
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/ DATA SUB-PROCESSO /
ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP. EXPLICAÇÃO
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1/mar. 2010 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Aquisição de Software para todas as Bibliotecas das Escolas do IPVC
GIP 2011/Dez.2013
Criação do Catálogo Coletivo das Biblio-tecas das Escolas do IPVC
Com a aquisição do software foi possível a criação de um catálogo coletivo e a sua disponibilização on-line
2/mar. 2012 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Criação do repositório científico do IPVC GIP/Presidência 2012/Dez. 2013
Disponibilizar no repositório institucional a bibliografia produzida no IPVC
Enviado para a presidência o regula-mento do repositório para discussão pública; disponibilização das disserta-ções dos alunos; formação dos colabo-radores dos SDI .FALTA DEFINIÇÂO POLITICA( PRESIDENCIA)
3/fev. 2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Aumento da participação da comunidade académica no preenchimento do questio-nário sobre a "avaliação da satisfação dos utilizadores das bibliotecas", em 5%
GIP dez./2013 Auscultar a opinião do maior número possível de utilizadores das Bibliotecas em relação à sua satisfação.
Tem vindo a diminuir a participação dos utilizadores :. Em 2013 n.º de inquiridos foi de 510 , em 2014 foi de 269 e em 2015 340 Na ESE, a partici-pação em 2015 continuou a diminuir
4/fev. 2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Reorganização das teses, relatórios finais de curso e da prática de ensino supervisio-nado na ESA e ESE
GPs da ESA e ESE dez./2013 Reorganização da literatura cinzenta da ESA e ESE
Na ESA foi reorganizada toda a literatura cinzenta dentro da data prevista.
5/fev. 2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Reorganização do material multimédia na ESE
GP da ESE dez./2013 Reorganização do material multimédia A catalogação e inventariação dos periódicos aplicam-se apenas aos títulos que rececionados após 2005
6/fev. 2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Inventariação dos periódicos e correção na base de dados dos analíticos extraviados, na ESS
GP da ESS 2013/dez./2014
Reorganização da base de dados Inventariação elaborada e identifica-ção dos números em falta no Kardwin
7/fev. 2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Identificação de documentos extraviados na base de dados (ESCE)
GP da ESCE dez./2013 Reorganização da base de dados Foi identificado dentro da data previs-ta.
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REVISÃO AO SISTEMA 2015
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8/fev. 2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Transferência de suporte do formato VHS para DVD do fundo audiovisual da Bibliote-ca da ESTG
G P da ESTG 2013/dez.2015
Reorganização da base de dados Já foi enviado 2013 para SC IPVC-TV o 1º lote de VHS. Ainda não recebemos resposta. Abertura de FO
9/fev.2013 Gestão de Emprés-timos / BIB-05
Implementação de um alerta conjuntamen-te com os Serviços Académicos para identificar alunos com incumprimento na Biblioteca
GIP e GIP Académi-cos
2013/Dez. /2015
Prevenir extravios de documentos
Referenciado nas reuniões do GQ-ESTG ; apesar de ESE referir estar realizado ainda não implementado o sistema na SAC ; abertura de uma FO
10/fev.2013 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Criação de uma plataforma online de Normas nacionais e internacionais
GP da ESTG 2013/Dez. /2015
Facilitação da consulta das normas nacionais e internacionais
A parte da digitalização das normas está concluída só falta a criação base de Dados por parte dos SI - IPVC Normas digitalizadas falta os SI permitir a disponibilização.
11/jan.2014 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Solicitar ao Gabinete da Qualidade para além da elaboração de um relatório gene-ralista (ASUB) a elaboração de um relatório por cada Escola individualmente.
GIP dez. 2014 Dar a conhecer as especificidades de cada uma das Escolas
Referenciar grupos de trabalho e ver o porquê da elevada participação da ESS
12/jan. 2014 Tratamento Técni-co-Documental / BIB-03
Catalogação e organização do material multimédia na ESA
GP da ESA 2014/dez./2015
Organização do material multimédia
13/jan. 2014 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Proposta de alteração ao inquérito de Avaliação da Satisfação dos Utilizadores da Biblioteca feita na auditoria externa realizada em 2014.01.13, pela auditora externa da SGS - "Introdução de uma questão aberta".
GIP dez./2014 Permitir ao utilizador expressar melhor a sua opinião sobre os Serviços
14/jan. 2014 Tratamento Técni-co-Documental / BIB-03
Catalogar as teses de mestrado GP da ESCE dez./2014 Disponibilizar aos utilizadores da Biblio-teca as dissertações defendidas na ESCE
Existe uma tese que foi defendida em 2011/2012.( anterior à criação da IT) Foram enviados emails a solicitar o preenchimento do documento sobre Declaração de Autores e nunca se obteve resposta. Não atende o telefo-ne
15/jan. 2014 Tratamento Técni-co-Documental / BIB-03
Catalogação e inventariação dos periódicos na base de dados da ESE, dos títulos recebidos a partir de 2005.
GP da ESE dez. 2014 Reorganização da base de dados
16/abr.2015 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Criação de tutoriais para a formação dos utilizadores e plano de formação
GP dez. 2015 Disponibilizar ao utilizadores documen-
tos que o auxiliam no processo de aprendizagem
O grupo de trabalho criado para o efeito
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16/abr.2015 Funcionamento e Gestão / BIB-01
Digitalização das normas para ser introdu-zido no Catalogo on-line de Normas
GP da ESE, ESA, ESCE, ESS, ESDL
dez. 2015 Reorganização da base de dados
Fazer o levantamento das normas existentes no IPVC / escolas /laboratórios. Na ESTG já está termi-nado
16/abr.2016 Funcionamento e Gestão / BIB-02
Instalação e divulgação do software seleci-onado pra a a deteção de plágio
GIP dez. 2015 Permite identificar trabalhos Já foram contactados os serviços de informática do IPVC
16/abr.2016 Funcionamento e Gestão / BIB-02
Instalação e divulgação do software Men-deley para a referências bibliográficas
GIP dez. 2015 Permitir aos alunos do IPVC a criação e
referenciação das referências bibliográfi-cas nos seus trabalhos académicos
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Nº 5 / 2012
Gestão de Equipa-mentos/Gestão de Recursos Consumí-veis
Disponibilizar base de dados de equipa-mentos e reagentes com gestão/consulta via web
Gestores do processo; Respon-sável pelos Espaços Educativos / Instalações / Serviços Informáti-cos
Dezembro de 2015
Facilitar a gestão de stocks de reagentes, evitar a duplicação de reagentes e/ou equipamentos com pouca utilização.
Neste momento está na fase de implementação na ESTG a utilização de uma plataforma via web (https://www.quartzy.com/)
Nº 6/ 2012 Todas as Atividades Reunir com responsáveis dos diversos espaços (Especialmente Laboratórios)
Gestores do processo; Respon-sável pelos Espaços Educativos / Instalações / Serviços
Julho de 2015
Melhoramento da comunicação entre gestores de processos e colaboradores. Alertar para a necessidade de utilizar corretamente o que está definido nos diversos procedimentos do subprocesso.
A principal dificuldade existia na ESTG. A direção atual já definiu quais os responsáveis pelos laboratórios estando neste momento todos consci-entes da necessidade do cumprimento dos procedimentos.
Nº 1/ 2013 Gestão do Espaço Disponibilizar requisição e reserva dos Espaços via web.
Gestores do processo; Respon-sável pelos Espaços Educativos / Instalações / Serviços Informáti-cos
Inicio 2º Semestre de 2015/2016
Facilitar a gestão dos pedidos de reserva e redução da utilização de impressos físicos (papel).
No ano de 2015 foi desenvolvido o repositório/base de dados e calendá-rio de reservas/ocupação dos espaços educativos, nesta fase apenas dos espaços ligados à execução de aulas, este módulo foi integrado na plata-forma ON.IPVC. Transitou para 2016 a implementação do impresso da gestão documental para a solicitação de reserva de espaços educativos e a inclusão dos restantes espaços educa-tivos.
Nº 1/ 2015 Execução da Atividade
Disponibilização dos Inquéritos online
Gestores do processo; Respon-sável pelos Espaços Educativos / Instalações / Serviços Informáti-cos
Final 1º Semestre de 2015/2016
Facilitar a disponibilização do Inquérito (GEE-05/02) aos utilizadores dos espaços educativos, de modo a obter maior participação na realização desses inquéri-tos.
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PROC. AÇÃO Nº/
DATA SUB-PROCESSO /
ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP. EXPLICAÇÃO
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Nº 5 / 2012
Gestão de Equi-pamentos/Gestão
de Recursos Consumíveis
Disponibilizar base de dados de equipamentos e reagentes com gestão/consulta via web
Gestores do proces-so; Responsável pelos Espaços
Educativos / Insta-lações / Serviços
Informáticos
Dezembro de 2015
Facilitar a gestão de stocks de reagentes, evitar a duplicação de reagentes e/ou equipamentos com pouca utilização.
Neste momento está na fase de imple-mentação na ESTG a utilização de uma
plataforma via web (https://www.quartzy.com/)
Nº 6/ 2012 Todas as Ativida-
des
Reunir com responsáveis dos diversos espaços (Especialmente Laboratórios)
Gestores do proces-so; Responsável pelos Espaços
Educativos / Insta-lações / Serviços
Julho de 2015
Melhoramento da comunicação entre gestores de processos e colaboradores. Alertar para a necessidade de utilizar correta-mente o que está definido nos diversos procedimentos do subpro-cesso.
A principal dificuldade existia na ESTG. A direção atual já definiu quais os
responsáveis pelos laboratórios estando neste momento todos conscientes da necessidade do cumprimento dos pro-
cedimentos.
Nº 1/ 2013 Gestão do Espaço Disponibilizar requisição e reserva dos Espaços via web.
Gestores do proces-so; Responsável pelos Espaços
Educativos / Insta-lações / Serviços
Informáticos
Inicio 2º Semestre
de 2015/2016
Facilitar a gestão dos pedidos de reserva e redução da utilização de impressos físicos (papel).
No ano de 2015 foi desenvolvido o repositório/base de dados e calendário
de reservas/ocupação dos espaços educativos, nesta fase apenas dos
espaços ligados à execução de aulas, este módulo foi integrado na plataforma ON.IPVC. Transitou para 2016 a imple-mentação do impresso da gestão docu-mental para a solicitação de reserva de
espaços educativos e a inclusão dos restantes espaços educativos.
Nº 1/ 2015 Execução da
Atividade Disponibilização dos Inquéritos online
Gestores do proces-so; Responsável pelos Espaços
Educativos / Insta-lações / Serviços
Informáticos
Final 1º Semestre
de 2015/2016
Facilitar a disponibilização do Inquérito (GEE-05/02) aos utiliza-dores dos espaços educativos, de modo a obter maior participação na realização desses inquéritos.
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/
DATA
SUB-
PROCESSO /
ATIVIDADE
DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP. EXPLICAÇÃO
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1/2015.04.07 5 Projeto de gestão documental comum para as instituições de
ensino superior GIP/DGLAB/
/Sandra Sousa Dez. 2015
Alcançar um entendimento comum sobre os prazos de conservação e destinos finais da documentação produzida na IES Encontra-se em discussão
2/2015.04.07 5 ASIA - Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística GIP/DGLAB/Rosa Venâncio/Sandra
Sousa Dez. 2015
Criação de uma linguagem comum para a Administração Pública, que permite a classificação dos documentos produzidos e recebidos pelos organismos, aquando do seu registo utilizando uma codificação única
Encontra-se em discussão
3 /2009.09.01
3,4 Implementação de workflow no expediente SER. Informáticos Dez. 2015 Tornar mais eficiente o expediente da instituição
A ação 3 está a ser realizada pelos Serviços de Informática. As priori-dades foram deslocadas para o
módulo de atividade letiva e para os serviços que vão estar ligados ao
cartão do aluno e cartão do colabo-rador. Contudo, o módulo de
expediente será endereçado logo de seguida.
4/2011.02.10 5 Implementação do Arquivo Digital GIP/Ser. Informáti-
cos Dez. 2015
Modernização dos serviços de forma a tornar mais eficaz o acesso e a recuperação da informação
A ação nº 4 está em espera e carece de organização interna.
5/2013.01.08 1 Introdução de testes pelo GCP ao atendimento telefónico e
presencial. GCP Dez. 2014 Melhorar/controlar as boas práticas de atendimento
A ação nº 5 foi realizada pela Olga Ferreira do Instituto Politécnico do
Porto.
6/2014.11.06 4 Implementar o uso de crachá identificador GCP Jul. 2015 Uniformizar boas práticas de atendimento
SI desenharam novo cartão de aluno e de colaborador, esta ação está parcialmente concluída, visto
que estes contêm dados identificati-vos necessários (foto, nome, e-mail) para identificação do colaborador.
7/2015.01.13 1 Realizar formação sobre o atendimento e sobre o Manual de
boas práticas de atendimento. GCP Mar. 2015 Melhorar/controlar as boas práticas de atendimento
A formação foi realizada pela GIP, no dia 30 de março de 2015, na
ESTG.
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N.º 1 Fev 2013
7
Rever processos ao nível de lista de registos e respectivos sistemas de arquivo previstos para cada documento; Verificar se sistema arquivo está adequada e ajustar ao reg arquivo que está a ser desenvolvido;
GT/SI Dez. de 2014 Tornar mais funcional gestão de arquivo e mais eficiente (integração de actividades de GDO e EAR e serviços que efectuam o arquivo)
N.º2 Dez 2008
todas Implementar o sistema de Workflow no SGGQ GT/SI/GAQ Dez. de 2014 Tornar mais eficiente a gestão documental; reduzir documentação em papel, evitar uso de doc. Obsoletos/não validados
N.º 3 Jan 2009
todas Integrar Serviços On na SV e redifinir Imagem Gráfica da SV GT/SI/GCI Dez. de 2014 Tornar mais funcional a gestão de serviços, a sua integração com os processos do SGGQ e concentrar informação. Tornar mais atractiva a SV em particular para os alunos.
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SUB-PROCESSO /
ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
SITUAÇÃO
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1/ 01-01-2011 5 Guia de orientação para Auditoria Cliente Mistério Alimentação GAQ/SAS fev. 2015 uniformizar processo de auditoria Mistério, adaptado às necessida-des de obtenção de constatações, que sejam uma mais valia para a Melhoria Continua do Processo ALI
analisar com SAS-ALI e manter esta
acção
2/ Fev. 2011 todas Integração SRS com SGGQ GT/SAS/GAQ dez-17 Implementar SGRS no IPVC; consolidar acções de apoio a estudan-tes; melhorar apoios a colaboradores
3/ Set. 2011 4 Incluir resultados da Avaliação da Satisfação de Utilizadores de Serviços do IPVC (Inquérito) na avaliação de desempenho- SIADAP
GT/RHU/GIP/ Resp. Serviços/C. Avaliação SIADAP
dez. 2015 Avaliar Satisfação e identificar oportunidades de melhoria e gerar informação para SIADAP
4/ Nov. 2011 4
Nas Auditorias ao Sistema, em particular aos Processos FOR, ACA, CRC, CIN, RHU e PGE, considerar ao requisitos definidos pelos Guiões de ACEF, NCE, PERA e no Manual de Auditoria da A3ES e Novos ESG (2015)
GAQ/Auditores Dez..2015 Tornar mais eficiente o Processo de Auto-Avaliação e Garantia Interna da Qualidade
5/02-01-2013 5 Definir procedimento de Avaliação de Auditores GT/GAQ Dez. 2015 eficiência de selecção, constituição de EA; Apoio a diagnóstico de necessidades de formação dos Auditores
6/18-12-2013 1, 2 Criar uma plataforma online de gestão de indicadores e de Planos de melhoria
GT/GAQ/SI dez-16 eficiência da gestão de indicadores e Planos de Melhoria
7/26-03-2015 todas Alargamento de âmbito do SGGQ-IPVC a CTeST; adaptação de procedimentos, impressos, indicadores de desempenho
GT/GAQ jan-16 Aplicação de sistema a toda a oferta formativa de ensino superior do IPVC
8/26-03-2015 todas IASQE passa a ser efectuado na ON.IPVC.PT, por UC com acessos por perfil de utilizador, associando DSD-PUC-horários-assiduidade-sumários--IASQE-RUC
GT/GAQ/SI jan-16 aumento de eficiencia na comunicação de resultados por niveis de acesso e por perfil de parte interessada; reforço da garantia de confidencialidade fiabiliadde de dados
9/26-03-2015 todas Adaptação do SGGQ a novo Plano Estratégico 2015-2019 GT/GAQ jan-16 Redifinir Politica, Objetivos e organização do processos; ajustar MQ do SGGQ
10/26-03-2015 todas Adaptação do SGGQ a nova versão ISO 9001:2015 (que implicará formação)
GT/GAQ jan-17 certificar SGGQ segundo a ISO 9001:2015
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DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP EXPLICAÇÃO
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1/09.11.23 1 INSTALAR GABINETE DE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO PRESIDENCIA até 2014 CRIAR INSTRUMENTO DE PLANEAMENTO ESTRATÉGICO Revisão dos Estatutos em 2016 Criada a Comissão Técnica para acompanhamento do PE IPVC1519
2/09.11.23 4 DIVULGAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS INSTITUCIONAIS PRESIDENCIA anual AUMENTAR A PERCEPÇÃO PÚBLICA DA GESTÃO IPVC
3/2012.02.09 2 Criar Unidades Funcionais Biblioteca e OTIC PRESIDENCIA até 2014
cumprir estatutos-Criação e regulamentação das UF's; aumentar eficiencia da gestão de Bibliotecas e da OTIC (já existentes como serviços de apoio); alargar âmbito do Processo GPR com base na consolidação UF OTIC e sua interação com Unid. Invest. e AC.
Revisão dos Estatutos em 2016
5/2013.11.07 1
Acompanhamento e actuação do IPVC perante estratégia em discussão sobre criação de Cursos Superiores Profissionalizantes (com base em reuniões Internas e externas da Presidência com Direcções/Órgãos/CCISP/Tutela)
Presidência/ CG 30-05-2014 Preparar condições para concretização dessa tipologia de cursos se vier a ser esse o entendimento
Criados 3 cursos em
14/15
Aguardam registo 31
novos
Preparação candidatu-
ras financiamento
6/2014.01.09 2, 3 Elaboração e implementação Planos de atividades de Áreas Cientificas e estruturar competências científicas por grandes áreas-Descritor de competências científicas e técnicas existentes nas AC
AC/ Presidência final de 2014 Funcionamento efectivo das AC
7/2014.01.09 2, 3 Análise de concretização de Objectivos/Politicas PE-2010-2014 Presidência/ CG final de 2014 Balanço de PE e Preparação de Estratégia de Trabalho para Novo PE
Cri
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1/2013.02.09 1 a 6 controlo de processos de avaliação e acreditação de CE em particular no respeitante a critérios de qualificação de corpo docente e da estrutura dos Planos de Estudos
Presidência (e AC/CTC/Direções)
em continuo Acreditação de Cursos
Co
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01/14.11.2014 2 e 3 Atualizar os procedimentos e proceder em conformi-dade com o referenciado no ERASMUS+ Programme Guide
GMCI / CE Ano Letivo 2014/2015
Coordenar e facilitar o funcionamento interno das atividades de mobilidade
01/14.11.2014
02/14.11.2014 3 Elaboração de um questionário 'Erasmus Survey' para docentes e não docentes estrangeiros
GMCI Ano Letivo 2014/2015
Avaliar a satisfação do acolhimento no IPVC 02/14.11.2014
03/14.11.2014 2 Elaboração de um questionário 'Erasmus Survey' para estudantes Erasmus do IPVC
GMCI/CE Ano Letivo 2014/2015
Avaliar a satisfação do acolhimento no IPVC 03/14.11.2014
04/14.11.2014 2, 3, 4 Criação do Regulamento de Mobilidade Internacional do IPVC, incluindo o regulamento interno do Programa ERASMUS+
GMCI Ano Letivo 2014/2015
Regulamentar para uniformizar todos os tipos de mobilidade no IPVC
05/14.11.2014 2 Integrar informação sobre livre mobilidade no portal internacional
GMCI Ano letivo 2014/2015
Facilitar o acesso a informação
06/14.11.2014 2 Verificação de propinas, em atraso, dos alunos, antes do inicio da moilidade
GMCI; SAC; SI Ano Letivo 2014/2015
Não atribuição de bolsas a alunos com dividas ao IPVC
07/14.11.2014 2, 3 Abrir oportunidades de parceria para duplos graus e graus conjuntos
GMCI/CE Ano Letivo 2014/2015
Avaliar a satisfação do acolhimento no IPVC
08/14.11.2014 3 Aumentar e concentrar a mobilidade STA e STT na Semana Internacional do IPVC
GMCI Ano Letivo 2014/2015
Aumentar o número de mobilidades e facilitar a inte-gração
09/14.11.2014 2 Integrar informação sobre o Estatuto do Estudante Internacional no Portal Internacional
GMCI Ano Letivo 2014/2015
Facilitar o acesso a informação
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ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP. SITUAÇÃO 31/12/15 EXPLICAÇÃO
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2/2011
Disponibilização e Suporte dos Sistemas de Informação
Reorganização e actualização da página dos serviços de informática das Unidades
Orgânicas;
Gestores do Processo
Março de 2012
Elaboração/Actualização das páginas dos serviços de informática, no sentido de melhorar a divulgação da informa-ção dos serviços prestados
Não faz sentido dispersar os utilizadores por vários sites da institutição - foi aberta a melho-ria 1/2015
1/2012
Disponibilização e Suporte dos Sistemas de Informação
Ferramenta de suporte ao Registo uni-forme de Expediente e Correspondência
Gestores do Processo
Novembro de 2013
Implementação de uma ferramenta de suporte ao Registo uniforme de Expe-diente e Correspondência em todas as Unidades Orgânicas.
Isto é uma atividade do plano estratégi-co e atividade de desenvolvi-mento multi-serviço. Não faz sentido num plano de melho-rias do GSI
2/2012
Disponibilização e Suporte dos Sistemas de Informação
Sistema de Inventário de equipamento Informático.
Gestores do Processo
Novembro de 2013
Estudo, realização de testes e possível implementação de uma ferramenta de inventário do equipamento informático existente nas várias unidades orgâni-cas.
Realizado nos Serviços Cen-trais e colocado em funciona-mento, contudo foi criada uma nova melhoria para integrar uma ferramenta de cadastro transversal.
3/2012
Monitoirzação e Avaliação dos Sistemas de Informação
Testes ao Sistema Gestores do Processo
Novembro de 2013
Disponibilização de ferramenta para efectuar a monitorização dos sistemas e tecnologias de informação da infra-estrutura tecnológica do IPVC
Esta melhoria não faz sentido, foi evoluida para um pro-grama de testes em parceria com instituições externas
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PROC. SUBPROC. AÇÃO Nº/
DATA
SUB-PROCESSO /
ATIVIDADE DESCRIÇÃO DA AÇÃO RESPONSÁVEL PRAZO OBJETIVO(S) DA AÇÃO ACOMP.
SITUAÇÃO
31/12/15 EXPLICAÇÃO
Ges
tão
de
Emp
reit
adas
e In
frae
stru
tura
s
1/Nov. 2010 Implementação/adequação da Divisão de Serviços Técnicos
Presidência Dez. 2015 Gestão integrada da manutenção criação de informação de suporte, controlo de custos (base de dados)
2/ Nov. 2010 Criação de estrutura de manutenção transversal à Instituição
Presidência Dez. 2015 Gestão integrada da manutenção criação de informação de suporte, controlo de custos (base de dados)
3/ Nov. 2010 Regulamentar o funcionamento da estrutura transversal
Serviços Técnicos Dez. 2015 Melhorar o sistema
4/ Nov. 2010
Informatização dos pedidos / necessida-des de intervenção dos ST nas Unidades Orgânicas: SC; ESTG; ESA; SAS - O mesmo aplicado nos SI
Serviços Técni-cos/Serviços Informáticos
Dez. 2015 Melhorar a eficiência e controlo
5/ Set. 2011 Implementar Avaliação da Satisfação de Utilizadores de Serviços do IPVC, através de Inquérito
ST/GQ/GIP/Resp. Serviços
Dez. 2015 Melhoria o sistema
6/Jan.2014 Rampas de acesso na ESA ST/GQ/GIP/Resp.
Serviços Dez. 2015
Melhoria das acessibilidade de pessoas portadoras de mobilidade reduzida
8/Jan.2014 Obras de beneficiação das fachadas do Corpo 2 da ESTG
ST/GQ/GIP/Resp. Serviços
Dez. 2015 Melhoria do estado de conservação
9/Jan.2014 Substituição do sistema de deteção de incêndios da parte primitiva da ESE
ST/GQ/GIP/Resp. Serviços
Dez. 2015 Melhoria dos meios de deteção de incêndios
10/Jan.2014 Beneficiação da caixilharia da ESA ST/GQ/GIP/Resp.
Serviços Dez. 2015 Melhora do estado de conservação
11/Jan.2014 Concentração dos diversos tipos de gases laboratoriais em recinto exterior e execução de nova rede de distribuição
ST/GQ/GIP/Resp. Serviços Dez. 2015
Melhoria das condições de segurança e redução de custos de aluguer de garra-fas
Legenda Realizado Em curso Por realizar Planeado
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4. Auditorias ao Sistema e Avaliação e Acreditação de Cursos
4.1. Auditorias Internas e Externa (Entidade Certificadora)
O programa de auditorias 2015 foi elaborado com base na experiência de implementação do Pro-
grama de Auditorias dos últimos anos. Contudo, apesar de ter sido possível efectuar um Planeamento
mais adequado às necessidades e propósitos da realização das auditorias internas, não foi possível con-
cretizar de uma forma eficiente esse Programa. Verificou-se, novamente, alguma dificuldade em cons-
tituir equipas de auditores, apesar do alargamento da Bolsa de Auditores Internos efectuado em 2009 e
em 2011 (formação financiada pelo POPH), formação interna (integrando colaboradores em UC’s da
PGGQ-ESCE). Também se optou por enriquecer as equipas com auditores técnicos/convidados, particu-
larmente nas áreas de GSI, RHU, AHS, GEI e GPR, e a integração de estudantes nas auditorias. Foi efec-
tuado um reforço às auditorias a “Gestão Económico-financeira”, com elementos externos ao IPVC. Foi
aberta oportunidade para os estudantes integrarem o Processo de Auditorias Internas, tendo sido aber-
ta uma candidatura com pré-seleção (em função de vários critérios) e tem-se revelado um experiência
muito interessante. Também se incluirão auditorias especificas a cursos, para efectuar uma análise
mais detalhada do grau de cumprimento dos critérios de referência de auto-avaliação dos ciclos de
estudo da A3ES.
Continuou a verificar-se ainda algum atraso na emissão dos Relatórios de Auditoria, por parte das
Equipas Auditoras e na respectiva análise por parte dos grupos coordenadores de processo. As auditori-
as são essenciais para ter o feedback da capacidade do SGGQ-IPVC se ajustar ao contexto organizacio-
nal e ser um suporte para a identificar e procurar responder às necessidades e expetativas das partes
interessadas, melhorando continuamente os processos e atividades, através de identificação de opor-
tunidades e usando as suas forças, e em simultâneo permitindo mitigar riscos. São fundamentais para-
corrigir não conformidades e evitar recorrências. As auditorias permitiram introduzir diversas melhorias
na organização dos serviços e repensar o próprio SGGQ. Possibilitaram ainda aos envolvidos – auditores
e auditados – aprender a aprender, o que é importante na melhoria continua do SGGQ, com adopção de
uma perspectiva institucional mais ampla e de uma atitude colaborativa, com repercussões na sua pos-
tura pessoal e institucional.
A auditoria a Cliente Mistério ALI foi adiada para 2015/16 por se considerar que seria necessário
definir um guia de orientação específico para realizar esta auditoria. A Tese de Mestrado que está a ser
desenvolvida (a apresentar em 2016) relativamente à Gestão da Qualidade nas Unidades Alimentares
dos SAS-IPVC permitirá obter informação que servirá de base para a implementação e novas metodolo-
gias de avaliação destes serviços.
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4.2. Avaliação e Acreditação de Ciclos de Estudos
Em 2014 e 2015, foram realizadas várias avaliações aos Cursos do IPVC pela A3ES, conforme Planifi-
cação apresentada em Quadros 4.1 e 4.2. Dos 4 ciclos de estudo (Quadro 4.1) com o processo de avali-
ação e acreditação concluído em 2015, todos foram acreditados e apenas 1 teve condições, estando
estas já em fase de resolução.
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Quadro 4.1. Ciclos de Estudo submetidos para avaliação e acreditação. Resultados e condições da agência A3ES (2014-2015).
UO Grau id_CEF id_ACEF Nome Ano de
avaliação Situação
Resultado de Acredi-tação
Condições (se aplicável)
ESA
Licenciatura CEF/0910/16162 Biotecnologia 2013/2014
Submetido a 28 dez. 2013; Visita CAE 23 e 24 abril2015; pedido infor-mação com-plementar (Reg.Estágios e listagem; Reg. Especia-listas e Nova Estrutura Curricular); Relatório Preliminar CAE 25/11/2015; Pronuncia 17/12/2015; Decisão CA 24/02/2016
Acreditação com condições
Condição a cumprir de imediato: - Implementar a proposta de revisão do plano de estudos apresentada em sede de pronúncia, bem como os ajustes aos conteúdos das novas UCs. Condição a cumprir no prazo de 3 anos: - Implementar as recomendações de melhoria mencionadas ao longo do relatório da CAE
Licenciatura CEF/0910/16157 Enfermagem Veteriná-ria
2014/2015
Submetido a 28 dez. 2014; Visita 06 e 07 out. 2015; pedido de informação complementar 06/10/2015
aguarda Relatório Preliminar CAE
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Mestrado CEF/0910/16177 Agricultura Biológica 2014/2015
Submetido a 28 dez. 2014; Visita CAE 09 e 10 jul. 2015; pedido infor-mação com-plementar (Atualização Docentes; Nova Estrutu-ra Curricular) a 14 jul.2015; Relatório Preliminar CAE 07/12/2015; Pronuncia 29/12/2015; Decisão CA 06/01/2016
Acreditação 6 anos (25 vagas)
em concordância com recomendação e fundamentação da CAE
Mestrado CEF/0910/16182 Gestão Ambiental e Ordenamento do Território
2013/2014
Submetido a 28 dez. 2013; Visita da CAE 16-17/10/14; Relatório Preliminar CAE 26/01/2015; Decisão CA 03/03/2015
Acreditação 6 anos (30 vagas)
em concordância com recomendação e fundamentação da CAE
ESE
Licenciatura CEF/0910/15522 Educação Social Ge-rontológica
2015/2016 ACEF Subme-tido em 28/12/2015 aguarda visita da CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
Licenciatura CEF/0910/15527 Gestão Artística e Cultural
2015/2016 ACEF Subme-tido em 28/12/2015 aguarda visita da CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
Mestrado CEF/0910/15537 Educação Artística 2015/2016 ACEF Subme-tido em 28/12/2015 aguarda visita da CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
Mestrado CEF/0910/15567 Gerontologia Social 2015/2016 submetido a 28 dez. 2015
aguarda Visita CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
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Mestrado CEF/0910/15592 Gestão Artística e Cultural
2015/2016 submetido a 28 dez. 2015
aguarda Visita CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
Mestrado CEF/0910/15557 Promoção e Educação para a Saúde
2015/2016 submetido a 28 dez. 2015
aguarda Visita CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
Mestrado CEF/0910/15552 Supervisão Pedagógica 2014/2015
Submetido a 28 dez. 2014; Visita 09 e 10 março 2016;
aguarda Relatório Preliminar CAE
ESS Licenciatura CEF/0910/16627 Enfermagem 2015/2016 submetido a 28 dez. 2015
aguarda Visita CAE considerar impacto de fim de periodo transitório de ECDESP
ESTG
Mestrado CEF/0910/21827 Design Integrado 2014/2015
Submetido a 28 dez. 2014; Visita 03 e 04 dez. 2015;
aguarda Relatório Preliminar CAE
Mestrado CEF/0910/21807 ACEF/1213/21807 Tecnologia e Gestão de Sistemas de Infor-mação
2012/2013
ACEF Subme-tido em 28/12/2012; Submissão de Informações após visita; Rel. Prel. CAE 25.06.2015; Pronuncia 10.07.2015; Decisão CA 21/07/2015
Acreditação 6 anos (25 vagas)
A ser submetido Relatório de Auto-Avaliação
Avaliado. Decisão final de CA-Acreditação 5 anos
Avaliado. Decisão final de CA-Acreditação condicional
Avaliado. Visita efetuada. Relatório da CAE/Pronuncia
Avaliado. Aguarda visita da CAE
Avaliação a decorrer nos próximos anos letivos
Não será avaliado
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Dos 9 Novos Ciclos de Estudos (NCE) submetidos em 2014, foram acreditados 7 e Não Acreditados 2. Em 2015 submeteu-se um NCE (em nova tentativa de um não acreditado de 2014) que aguarda avaliação.
Quadro 4.2. Pedido de Acreditação Preliminar de Novos Ciclos de Estudo - Processos Submetidos em 2014 e 2015
Ano Processo Ciclo de estudos
Designação Situação/Decisão CAE Pronuncia / Pedido
de Informação - Data limite de resposta
Decisão Final A3ES Registo / Publica-ção de PE em DR
Seguimento de condições
2015
NCE/15/00144 ESE
Licenciatura Artes Plásticas e Tecnolo-gias Artísticas (submetido 15Out 2015)
Rel. Preliminar CAE 17/02/2016 (proposta de não acreditação)
Pronuncia submetida 09/03/2016
Aguarda Relatório final da ACE e Decisão do CA
NCE/15/00118 ESDL
Mestrado Treino Desportivo (subme-tido 15Out 2015)
Pedido Informação Complemen-tar
09/01/2016 Rel. Preliminar CAE 08/03/2016
Não houve pronuncia (proposta acreditação
sem condições)
Decisão Final CA: Acredi-tar 6 anos (25 vagas)
17/03/2016 R/A-Cr 37/2016
2014
NCE/14/00231 ESDL
Mestrado Mestrado em Desporto Natureza (submetido 15Out 2014)
Acreditar sem condições, com algumas recomendações
Pedido de Informação 21/01/2015; Relatório
Preliminar CAE 18/02/2015; Decisão
CA: 11/03/2015
Decisão Final CA: Acredi-tar 6 anos (25 vagas)
R/A-Cr 12/2015 Despacho
n.º6540/2015, de 11/06
NCE/14/01861 ESE
Licenciatura Artes Plásticas e Tecnolo-gias Artísticas (submetido 15Out 2014)
Rel. Preliminar CAE 23/03/2015 proposta de Não Acreditação
Pronúncia submetida 14/04/2015
Decisão Final CA: Não Acreditar
18/05/2015
Apresentação de NCE em 2015
(considerar recomendações)
NCE/14/02011 ESCE
Licenciatura Comércio Internacional e na Web (submetido 15Out 2014)
Rel. Preliminar CAE 02/03/2015 proposta de Não Acreditação
Pronúncia submetida 23/03/2015
Decisão Final CA: Não Acreditar
30/04/2015
NCE/14/00796 ESE
Mestrado
Educação Pré-Escolar e Ensino do 1º Ciclo de Ensino Básico (submetido 15Out 2014)
Rel. Preliminar CAE 07/05/2015 proposta de Acreditação com
condições
Pronúncia submetida 27/05/2015
Decisão Final CA: Acredi-tar 6 ano
(24 vagas) 09/06/2015
Despacho n.º9709/2015, de
25/08 Registo DGES
R/A -Cr 153/2015
NCE/14/00791 ESE
Mestrado Educação Pré-Escolar (submetido 15Out 2014)
Rel. Preliminar CAE 17/04/2015 proposta de acreditação
Pronúncia submetida 11/05/2015
Decisão Final CA: Acredi-tar 6 ano
(24 vagas) 28/05/2015
Despacho n.º9708/2015, de
25/08 Registo DGES
R/A -Cr 132/2015
NCE/14/01856 ESE
Mestrado
Ensino 1.º Ciclo do Ensino Básico e de Português e História e Geografia de Portugal no 2.º Ciclo do Ensino Básico (submetido 15Out 2014)
Rel. Preliminar CAE 19/03/2015 proposta de não acreditação
Pronúncia submetida 08/04/2015
Decisão Final CA: Acredi-tar 1 ano (24 vagas)
18/05/2015 SUBMETER RELATÓRIO FOLLOW-UP Abril 2016
Despacho n.º9767/2015, de
26/08 Registo DGES
R/A -Cr 151/2015
Revisão PUC de acordo com
CAE; nº docen-tes área funda-mental (50%
ETI)
NCE/14/01386 ESE
Mestrado
Ensino 1.º Ciclo do Ensino Básico e de Matemática e Ciências Naturais no 2.º Ciclo do Ensino Básico (submetido 15Out 2014)
Rel. Preliminar CAE 06/05/2015 proposta de Não Acreditação
Pronúncia submetida 26/05/2015
Decisão Final CA: Acredi-tar 1 ano (24 vagas)
18/05/2015 SUBMETER REL. FOL-
LOW-UP Abril 2016
Despacho n.º9768/2015, de
26/08 Registo DGES
R/A -Cr 194/2015
docentes douto-rados (didáticas
especificas-ciências e PES);
PUC’s
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Dos 7 Pedidos Especiais de Renovação da Acreditação (PERA) foram submetidos 5, aguardando-se a Visita da CAE. Os outros Para os outros 2 NCE, foi solicitada a descontinuação
20
10
NCE/10/01361 Mestrado Cuidados Paliativos Acreditar Pronuncia submetida
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2011-06-05)
Registo DGES R/A-
Cr 53/2011
Despacho n.º
1181/2013, de 18/01
AGUARDA
VISITA
PERA 2015/16
SUBMETIDO
a 28 dez. 2015
NCE/10/01381
ESSB-IPB +
ESSVC-IPVC+
ESEnfVR-UTAD
Mestrado Enfermagem de Saúde Ma-
terna e Obstetrícia
Acreditar com
condições
Pronuncia submetida
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2011-06-05)
Registo DGES R/A-
Cr 57/2011
Despacho n.º
345/2012, de 11/01
AGUARDA
VISITA
PERA 2015/16
Submetido IPB
28 dez. 2015
NCE/10/01381
ESS Mestrado Enfermagem de Reabilitação Acreditar
Pronuncia submetida
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2011-06-05)
Registo DGES R/A-
Cr 52/2011
Despacho n.º
15679/2011, de 17/11
Despacho n.º
5162/2013, 16/04
AGUARDA
VISITA
PERA 2015/16
SUBMETIDO
a 28 dez. 2015
NCE/10/02551 Mestrado Desenvolvimento Humano e
Saúde Acreditar
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2011-05-31)
Registo DGES R/A-
Cr 105/2011
Despacho n.º
12344/2011, de 19/09
Solicitada des-
continuação à
A3ES
31/03/2015
NCE/10/01371 Mestrado Comunicação em Saúde Acreditar
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2011-05-19)
Registo DGES R/A-
Cr 50/2011
Solicitada des-
continuação à
A3ES
31/03/2015
20
09
NCE//09/0167
ESS Mestrado
Enfermagem Médico-
Cirúrgica
Acreditar com
condições
Pronuncia submetida
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2010-06-23)
Registo DGES R/A-
Cr 142/2010
Despacho n.º
9598/2011, de 02/08
Despacho n.º
5163/2013, de 16/04
AGUARDA
VISITA
PERA 2015/16
SUBMETIDO
a 28 dez. 2015
NCE/09/01597
ESS Mestrado
Enfermagem de Saúde Co-
munitária
Acreditar com
condições
Pronuncia submetida
Decisão Final CA:
Acreditar 5 anos (2010-06-23)
Registo DGES R/A-
Cr 143/2010
Despacho n.º
9599/2011, de 02/08
Despacho n.º
5164/2013, de 16/04
AGUARDA
VISITA
PERA 2015/16
SUBMETIDO
a 28 dez. 2015
NCE Acreditado NCE Acreditado com CONDIÇÕES NCE Não Acreditado Aguarda decisão de A3ES DESCONTINUADO
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5. Avaliação da Satisfação
Para além dos inquéritos já anteriormente usados, foi introduzido o Inquérito a Entidades Externas
em Inglês (complementar o que existia em PT). Criou-se um novo Inquerito para Porgramas de Mobili-
dade (outgoing) e desenvolveu-se um novo “Survey mobility incoming” adaptando o que exitia (e foi
eliminado) de “Erasmus incoming”. Reviu-se em 2015 o Inq. BIB. Serão em 2016 revistos os restantes
inquéritos para atualizações e serão criados inquéritos para os novos serviços/processos dos SAS inte-
grados no âmbito do SGGQ-IPVC.
A participação dos Estudantes no IASQE (em particular no 2ºS) continua muito abaixo
dos 50%.
A satisfação na Componente “Escola” apresenta em várias UO, em particular para
alunos de Mestrado, situações com níveis abaixo dos 60% (ver tabelas seguintes do
ponto 5.1)
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5.1. Avaliação da Satisfação dos alunos - Qualidade de Ensino
ESA
2012/2013 2013/2014 2014/2015 Taxa Média Últimos 3 anos
1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S
CET
Mecanização e Tecnologia Agrária 52 4 72,0 20,8 62,0 12,4
Cuidados Veterinários
55,2 24,1 64,3 35,7 59,8 29,9
Gestão de Animação Turística em Espaço Rural 0,0 8,8 0,0 0,0 0,0 4,4
Gestão da Qualidade e Sistemas Ambientais
84,2 63,2 84,2 63,2
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 35,6 12,5 52,5 27,6 44,1 20,1
Ind. Satis. Médio Componente Escola 80,7 100 70,8 75,7 100,0
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 85,3 95,5 85,8 89,1 85,6 92,3
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 85,7 97,4 86,3 89,7 86,0 93,6
LICENCIATURAS
Engenharia do Ambiente 49,3 34,7 37,7 17 14,3 17,9 33,8 23,2
Enfermagem Veterinária 38,8 19,6 24,5 8 24,1 28,0 29,1 18,5
Biotecnologia 61,4 32,4 32,2 11,9 42,9 12,9 45,5 19,1
Engenharia Agronómica 34,9 14,7 23,5 2,6 19,3 5,7 25,9 7,7
Agronomia 19,6 6,1 19,6 6,1
Ciências e Tecnologias do Ambiente 42,3 42,3 42,3 42,3
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 44,2 23,7 27,7 8,26 26,1 17,2 32,7 16,4
Ind. Satis. Médio Componente Escola 75,6 74,5 77,1 77,2 73,0 75,2 75,9
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 89,7 88,4 86,1 87,8 84,6 87,1 86,8 87,8
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 90,4 89,2 89,3 90 88,5 90,7 89,4 90,0
MESTRADOS
Gestão Ambiental e Ordenamento do Território 17,6 23,5 8,3 - 20,0 12,5 15,3 18,0
Agricultura Biológica 36,4 33,3 26,5 29,4 18,9 17,1 27,3 26,6
Zootecnia 53,3 33,3 27,3 9,1 0,0 0,0 26,9 14,1
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 31,7 29,3 23,5 21,4 15,2 12,0 23,5 20,9
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Ind. Satis. Médio Componente Escola 96 61,6 89,3 92 71,7 85,7 76,8
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 89,5 83,3 93,9 95,6 94,2 89,8% 92,5 59,9
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 95,4 92,5 95,7 97,6 96,3 93,8% 95,8 63,7
UNIDADE ORGÂNICA
TAXA MÉDIA DE PARTICIPAÇÃO 38 28,1 28,9 14,1 31,3 18,9 32,7 20,4
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO COMPONENTE ESCOLA 85,8 68,1 82,4 89,7 71,8 80,0 78,9
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATIVIDADE LETIVA 89,6 85,9 88,4 93 88,2 59,0 88,7 79,3
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATENDIMENTO ALUNOS 92,9 90,9 90,2 95 90,4 60,4 91,2 82,1
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ESTG
2012/2013 2013/2014 2014/2015 Taxa Média Últimos 3 anos
1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S
CET
Qualidade Alimentar - - 48,9 2,2 63,6 12,1 56,3 7,2
Sistemas Electrónicos e Computadores - - 80,8 32 71,4 35,7 76,1 33,9
Tecnologias e Programação de Sistemas Informação - - 75,6 8,9 60,4 - 68,0 4,5
Energias Renováveis - - 2,3 2,3 5,3 - 3,8 1,2
Aplicações Informáticas de Gestão - - 75 2,8 - 75,0 1,4
Desenvolvimento de Produtos Multimédia - - 29,5 0 3,3 - 16,4 0,0
Design de Comunicação Digital - - - - 74,1 3,8 74,1 3,8
Construção Civil e Obras Públicas - - 26,1 14,3 23,1 - 24,6 7,2
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 47,4 7 43,0 6,4 45,2 6,7
Ind. Satis. Médio Componente Escola 77,4 82,5 73,1 75,2 82,5
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 87,5 89 86,5 84,5 87,0 86,8
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 89,1 92,1 87,6 84,7 88,4 88,4
LICENCIATURAS
Engenharia Alimentar 47,4 39,3 69,6 31,1 57,8 18,6 58,3 29,7
Design de Ambientes 29,5 0 11,1 0 3,5 1,2 14,7 0,4
Design de Ambientes (PL) - - 0,0 0,0
Engenharia Mecânica 8,7 8,7 8,5 0 8,2 3,3 8,5 4,0
Design do Produto 23,8 7 31,9 21,8 32,9 4,3 29,5 11,0
Engenharia Civil e do Ambiente 20,1 12,1 28,6 6,2 11,4 8,4 20,0 8,9
Engenharia Civil e do Ambiente (PL) 9,1 14,9 30,6 8,6 22,2 17,6 20,6 13,7
Engenharia da Computação Gráfica e Multimédia 42,2 24,5 13,1 0 16,8 2,0 24,0 8,8
Engenharia de Sistemas de Energias Renováveis 7,9 10,9 14,8 1,2 16,4 5,6 13,0 5,9
Engenharia de Sistemas de Energias Renováveis (PL) - 8,5 20 8,6 14,3 5,3 17,2 7,5
Engenharia e Tecnologias dos Materiais 35,7 0 60 0 - 47,9 0,0
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Engenharia Electrónica e Redes de Computadores 28,7 39,4 31,8 18,2 48,1 26,1 36,2 27,9
Engenharia Informática 31,1 31,5 13,5 2,4 6,1 24,4 16,9 19,4
Engenharia Informática (PL) 20 25,6 8,3 4,2 10,0 31,6 12,8 20,5
Gestão 9,2 15 14 12 10,4 8,4 11,2 11,8
Gestão (PL) 14 13,2 17,6 11,5 9,2 9,6 13,6 11,4
Turismo 13,2 4,1 7,8 1,2 4,4 1,0 8,5 2,1
Turismo (PL) - 2,9 10,4 0,8 3,2 3,3 6,8 2,3
Ciência e Tecnologia Alimentar 23,5 - 61 51,2 58,3 15,5 47,6 33,4
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 20,8 15 20,65 9,12 16,1 9,2 19,2 11,1
Ind. Satis. Médio Componente Escola 63,9 72,6 56,94 73,7 56,2 59,0 73,2
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 79,7 83,2 84,4 80,8 86,2 84,7 83,4 82,9
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 81,4 82 84,5 81,3 87,1 87,6 84,3 83,6
MESTRADOS
Gestão das Organizações : Ramo de Gestão de Empresas 17,5 8,8 6 11,8 3,3 5,0 8,9 8,5
Design Integrado 9,1 0 45,2 15,6 45,8 2,1 33,4 5,9
Sistemas de Energias Renováveis - - 50 0 - 50,0 0,0
Turismo, Inovação e Desenvolvimento 25 14,8 44,4 3,6 10,0 - 26,5 6,1
Gestão da Qualidade e Segurança Alimentar - - 23,1 38,5 - 23,1 19,3
Engenharia de Software 21,4 8,3 14,3 0 62,5 37,5 32,7 15,3
Empreendedorismo e Inov Ind Alimentar - 47,6 0 - - 13,6 0,0 30,6
Engenharia Civil e do Ambiente - - - - 1,7 6,7 1,7 6,7
Contruções Civis - 5,6 4,9 0 4,9 2,8
Contabilidade e Finanças 0 33,3 19,4 5,4 20,0 3,4 13,1 14,0
Tecnologias e Gestão de Sistemas de Informação 23,1 - 0 - - 11,6 0,0
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 15,4 16,5 21,3 8,4 15,4 5,5 17,4 10,1
Ind. Satis. Médio Componente Escola 63,3 60,6 64,9 60 62,6 63,6 60,3
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 83,1 88,1 85,8 86 89,0 73,4 86,0 82,5
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 91,8 93 90,1 91,7 90,8 81,1 90,9 88,6
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UNIDADE ORGÂNI-CA
TAXA MÉDIA DE PARTICIPAÇÃO 18,1 15,8 29,8 8,2 24,8 7,1 24,2 10,4
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO COMPONENTE ESCOLA 63,6 66,6 66,4 72,1 64,0 - 64,7 46,2
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATIVIDADE LETIVA 81,4 85,7 85,9 85,3 87,2 80,9 84,8 84,0
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATENDIMENTO ALUNOS 86,6 87,5 87,9 88,4 88,5 84,5 87,7 86,8
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ESE
2012/2013 2013/2014 2014/2015 Taxa Média Últimos 3 anos
1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S
LICENCIATURAS
Educação Básica 34,9 22,5 40,8 11,6 39,2 25,8 38,3 20,0
Educação Social Gerontológica 51 12,6 10,9 5,4 51,6 26,4 37,8 14,8
Gestão Artística e Cultural 41,5 37,9 65,3 6 34,9 4,7 47,2 16,2
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 40 20,5 36,62 8,76 41,3 21,0 39,3 16,8
Ind. Satis. Médio Componente Escola 73 77,7 78,16 81,7 76,4 75,8 79,7
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 85,9 86,1 86,2 83,9 88,1 88,6 86,7 86,2
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 86,8 87,7 88,7 85,3 89,4 88,3 88,3 87,1
MESTRADOS
Educação Pré-Escolar 88,5 46,2 44,4 33,3 47,5 19,5 60,1 33,0
Educação Pré-Escolar e Ensino do 1º Ciclo do EB 87,5 31,9 85,1 66,7 67,2 19,7 79,9 39,4
Ensino do 1.º e do 2.º Ciclos do Ensino Básico 75,8 30,3 18,4 18,4 18,4 12,2 37,5 20,3
Gerontologia Social 19,5 9,8 11,4 0 16,3 11,9 15,7 7,2
Supervisão Pedagógica 45,8 4,2 50 50,0 - 47,9 18,1
Gestão Artística e Cultural 43,8 5,9 53,3 18,8 48,6 12,4
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 61,7 20,2 42,8 36,3 40,7 15,8 48,4 24,1
Ind. Satis. Médio Componente Escola 90,7 70 80,4 71 76,8 82,6 70,5
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 86,3 83,4 92,1 88,5 88,4 86,3 88,9 86,1
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 89,7 87,4 94 91,3 90,9 90,0 91,5 89,6
UNIDADE ORGÂNI-CA
TAXA MÉDIA DE PARTICIPAÇÃO 50,9 20,4 39,7 22,5 41,0 18,4 43,9 20,4
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO COMPONENTE ESCOLA 81,9 73,8 79,3 76,3 76,6 - 79,3 50,0
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATIVIDADE LETIVA 86,1 84,8 89,2 86,2 88,3 87,5 87,9 86,2
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATENDIMENTO ALUNOS 88,3 87,6 91,4 88,3 90,2 89,2 90,0 88,4
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2012/2013 2013/2014 2014/2015 Taxa Média Últimos 3 anos
1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S
LICENCIATURAS
Enfermagem 56,5 25,3 22,5 25,8 29,9 19,9 36,3 23,7
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 56,5 25,3 22,5 25,8 29,9 19,9 36,3 23,7
Ind. Satis. Médio Componente Escola 71 81,8 88,68 77,78 80,9 80,2 79,8
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 87 86,9 91,4 90 83,2 83,2 87,2 86,7
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 88,1 88,7 91 91 85,4 84,8 88,2 88,2
MESTRADOS
Cuidados Paliativos 20,9 9,3 20 - 20,5 9,3
Enfermagem Médico-Cirúrgica 44,2 40,4 11,7 91,3 28,0 65,9
Enfermagem de Saúde Comunitária 100 70,8 0 100,0 35,4
Enfermagem de Reabilitação 40,5 37,5 40,9 28,6 40,5 35,7
Enfermagem de Saúde Materna e Obstetrícia 14,3 - 14,3
Gestão das Organizações - Ramo de Gestão de Unidades de Saúde 26,7 23,3 0 26,7 11,7
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 42,4 31,9 15,4 - 21,2 23,7
Ind. Satis. Médio Componente Escola 72,9 81,3 60 72,9 70,7
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 93,5 87,3 85,3 85,7 89,6 86,3
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 96,5 92,9 89,8 93,1 94,8 91,4
UNIDADE ORGÂ-NICA
TAXA MÉDIA DE PARTICIPAÇÃO 49,5 28,6 22,5 20,6 15,0 10,0 29,0 19,7
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO COMPONENTE ESCOLA 72 81,6 88,7 68,9 40,4 - 67,0 50,2
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATIVIDADE LETIVA 90,3 87,1 91,4 87,7 84,5 41,6 88,7 72,1
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATENDIMENTO ALUNOS 92,3 90,8 91 90,4 89,3 42,4 90,9 74,5
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ESCE
2012/2013 2013/2014 2014/2015 Taxa Média Últimos 3 anos
1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S
CET
Contabilidade e Gestão 84,2 20,0 84,2 20,0
Logística 55,6 5,6 55,6 5,6
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 70,3 13,2 70,3 13,2
Ind. Satis. Médio Componente Escola 76,9 76,9
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 90,3 90,9 90,3 90,9
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 89,2 91,1 89,2 91,1
LICENCIATURAS
Contabilidade e Fiscalidade (PL) 50,8 1,6 12,3 14 36,4 13,3 33,2 9,6
Gestão da Distribuição e Logística 29,2 14,3 16,1 25,8 28,0 12,0 24,4 17,4
Gestão da Distribuição e Logística (PL)
19,4 21,2 19,4 21,2
Informática de Gestão 40 13,6 27,3 4,5 33,7 9,1
Marketing e Comunicação Empresarial 43,4 23,2 31,8 15,7 35,7 30,7 37,0 23,2
Marketing e Comunicação Empresarial (PL) 37,1 28,6 26,9 38,5 21,4 0,0 28,5 22,4
Organização e Gestão Empresariais 50 - 16 36 36,1 30,6 34,0 33,3
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 41,7 15,7 22,9 20 32,3 22,8 32,3 19,5
Ind. Satis. Médio Componente Escola 69 65 72,3 74,99 62,5 67,9 70,0
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 92,7 87,6 85,2 84 89,2 90,6 89,0 87,4
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 93,7 86,6 86 85,3 90,3 91,2 90,0 87,7
MESTRADOS
Marketing - - 26,7 33,3 19,0 33,3 22,9
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 26,7 33,3 19,0 33,3 22,9
Ind. Satis. Médio Componente Escola 55 36,0 36,0 55,0
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 70,9 79,1 94,80 79,1 82,9
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 80,7 85,3 92,90 85,3 86,8
UNIDADE ORGÂNICA
TAXA MÉDIA DE PARTICIPAÇÃO 41,7 15,7 22,9 23,4 45,3 18,3 36,6 19,1
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO COMPONENTE ESCOLA 69 65 72,3 65 58,5 - 66,6 43,3
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATIVIDADE LETIVA 92,7 87,6 85,2 77,5 86,2 92,1 88,0 85,7
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATENDIMENTO ALUNOS 93,7 86,6 86 83 88,3 91,7 89,3 87,1
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A ESDL teve no seu primeiro ano de utilização do IASQE online uma taxa de participação muito reduzida o que impede susten-tar uma análise de resultados obtidos. É necessário que no ano letivo 15/16 de reverta a situação incentivando os estudantes a participar no IASQE
ESDL
2012/2013 2013/2014 2014/2015 Taxa Média Últimos 3 anos
1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S 1.º S 2.º S
LICENCIATURAS
Desporto e Lazer 5,0 35,0 5,0 35,0
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 1,0 3,5 1,0 3,5
Ind. Satis. Médio Componente Escola 100,0 100,0
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 87,4 91,2 87,4 91,2
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 90,8 92,6 90,8 92,6
MESTRADOS
Atividades de Fitness
6,7 6,7
Taxa média de Participação do Grau de Estudos 6,7 6,7
Ind. Satis. Médio Componente Escola
Ind. Satis. Médio Atividade Letiva 96,40 96,4
Ind. Satis. do Atendimento aos Alunos 100,00 100,0
UNIDADE ORGÂ-NICA
TAXA MÉDIA DE PARTICIPAÇÃO 0,5 5,1 0,5 5,1
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO COMPONENTE ESCOLA 50,0 50,0
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATIVIDADE LETIVA 43,7 93,8 43,7 93,8
TAXA MÉDIA SATISFAÇÃO ATENDIMENTO ALUNOS 45,4 96,3 45,4 96,3
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5.2. Avaliação da Opinião dos Alunos Externos (Erasmus)
Após análise, realça-se uma avaliação positiva dos estudantes e de um modo geral, relativamente
às várias componentes do questionário (Ver Relatório Erasmus Survey, 1º Semestre). Na tabela é possí-
vel ver em síntese a percentagem de satisfação (Satisfeitos / Muito Satisfeitos) dos alunos que respon-
deram ao inquérito bem como a taxa de participação dos alunos recebidos.
É fundamental intervir ao nível do alojamento dos Erasmus pois os alunos tem um nível de satisfa-
ção muito baixo (21% de satisfeitos). Esta situação já foi comunicada aos SAS.
1º Semestre
Taxa Participação 44,8%
Opinião sobre a Qualidade do Ensino no IPVC 69,2%
Opinião sobre os Curso/Aulas 41,7%
Opinião sobre os serviços prestados pelo GMCI 75,9%
Opinião sobre o Programa Erasmus e os Coordenadores de Curso 70,7%
Opinião sobre os Serviços/Recursos do IPVC 70,3%
Opinião sobre a cidade de acolhimento 58,5%
Opinião sobre a qualidade da residência 21,0%
Opinião sobre o Guia ERASMUS 45,1%
5.3. Avaliação da Satisfação dos Alunos face ao processo Serviços Académicos (ACA)
Dentro do Processo (ACA), os alunos foram questionados (Ver Relatório Avaliação da Qualidade de
Ensino - Serviços Académicos, 1º Semestre) apenas sobre a satisfação geral do serviço (A6 - Estou satis-
feito com o funcionamento dos Serviços). O objetivo foi perceber quais as UO em que os alunos esta-
vam mais satisfeitos. A insatisfação é mais evidente nos alunos de Mestrado e em particular na ESCE, o
mesmo acontecendo em relação à BibLioteca da ESCE ( ver em 5.4). Denota-se a necessidade de refor-
ço de condições de atendimento e prestação de serviços nos SAC e BIB da ESCE.
Licenciaturas Mestrados CET´s
ESA 70% 75% 63%
ESCE 84% 40% 85%
ESDL 88% * **
ESE 70% 70% **
ESS 85% * **
ESTG 53% 53% 73%
MÉDIA 75% 59% 74%
* Não foram registadas respostas.
** Não existem ciclos de estudo na Unidade Orgânica.
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5.4. Avaliação Satisfação utilizadores das Bibliotecas
Dentro do Processo (BIB), os alunos foram questionados (Ver Relatório Avaliação da Qualidade Ser-
viço Bibliotecas, 1º Semestre) apenas sobre a satisfação geral do serviço (E1 - O funcionamento da Bi-
blioteca é adequado às minhas necessidades). O objetivo foi perceber quais as UO em que os alunos
estavam mais insatisfeitos.
Licenciaturas Mestrados CET´s
ESA 78% 75% 81%
ESCE 81% 40% 96%
ESDL 100% * **
ESE 89% 80% **
ESS 96% * **
ESTG 80% 76% 90%
MÉDIA 87% 68% 89%
* Não foram registadas respostas.
** Não existem ciclos de estudo na Unidade Orgânica.
5.5. Avaliação da Satisfação ao nível dos SAS- Alimentação; Alojamento; Bolsas
Dentro do Processo (SAS), os alunos foram questionados (Ver Relatório Avaliação da Qualida-de Ser-
viços Ação Social, 1º Semestre) apenas sobre a satisfação geral do serviço (A4 - Estou satisfeito com as
infraestruturas de Apoio). Tal como nas BIB e SAC, uma vez mais são os alunos de mestrado que se mos-
tram menos satisfeitos com os SAS. No caso dos Alunos da ESE destaca-se também a insatisfação dos
alunos de licenciatura.
Licenciaturas Mestrados CET´s
ESA 79% 92% 69%
ESCE 76% 60% 85%
ESDL 63% * **
ESE 48% 50% **
ESS 69% * **
ESTG 69% 50% 81%
MÉDIA 67% 63% 78%
* Não foram registadas respostas.
** Não existem ciclos de estudo na Unidade Orgânica.
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Resultados de índices médios de satisfação por tipologia de serviço apresentam-se no quadro se-
guinte:
Quadro5.3. índice médio satisfação utilizadores SAS
Serviço SAS 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007
Bolsas 2.82 2.93 3,15 2,77 3,01 2,53 3,23 3,63 3,09
Alojamento 3.31 3.24 3,34 3,30 3,23 3,20 3,21 3,03 3,37
Cantinas 2,67 3,07 2,98 3,03 3,08 2,85 2,80 2,87 -
Bares 2,77 3.04 3,07 3,11 2,91 2,68 2,50 2,52 -
Escala:1-4
5.6. Avaliação da Satisfação dos Colaboradores
A taxa de resposta aos questionários foi significativamente inferior a 2014, tendo sido de 18%
(2008: 12,3%; 2009: 43,8%; 2010: 25%; 2011: 29%; 2012: 21%; 2013:14%; 2014: 24%). A participação mais
baixa ocorreu Serviços de Ação Social (5%) e na ESA (9%). (Relatório completo disponível em SGGQ na
on.ipvc)
Unidade Orgânica % colaboradores participantes
Escola Superior Agrária (ESA) 9%
Escola Superior de Ciências Empresariais (ESCE) 55%
Escola Superior de Educação (ESE) 14%
Escola Superior de Desporto e Lazer (ESDL) 58%
Escola Superior de Saúde (ESS) 39%
Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) 11%
Serviços de Acção Social (SAS) 7%
Serviços Centrais (SC) 11%
IPVC 18%
O índice médio de satisfação foi de 3,57 (em 2008-3; 2009-3,4; 2010-3,5; 2011: 3,5; 2012: 3,3;
2013: 3,6; 2014: 3,7), tendo sido atingida a meta prevista (3,5). É possível verificar a valorização (1-5)
no gráfico abaixo.
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Em 2015 verifica-se uma ligeira descida (em relação a 2014) em quase todos os parâmetros e conse-
quentemente descida da avaliação global dos colaboradores do IPVC passando de 3,74 para 3,57.
Deverão ser encontrados mecanismos para reverter a tendência verificada e tomar as medidas adequa-
das para o envolvimento dos colaboradores na procura de soluções e assim melhorar a satisfação.
Deverá ser realçada a necessidade e estímulo à participação de todos os colaboradores para o reforço
da Satisfação Global bem como o IPVC se distinguir pela sua Qualidade a todos os níveis.
Da análise dos resultados da avaliação da satisfação dos colaboradores há vários aspetos que são muito
positivos (valorizados como muito satisfatórios pelos colaboradores):
- relações com outros colaboradores; ajuda e colaboração entre colegas da mesma área; ambiente de trabalho - nível de qualidade dos serviços prestados pela Instituição - horário de trabalho… - postura da organização face à mudança -delegação e encorajamento a confiança mutua e respeito (gestão intermédia)
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Os aspetos de menor satisfação são:
- Equipamentos informáticos;
- O reconhecimento do trabalho;
- Possibilidade de desenvolvimento profissional;
- Forma como o sistema de avaliação do desempenho em vigor está implementado.
6. Auscultação de outras partes interessadas – Psicólogos, Entidades Externas e Ex-alunos
6.1. Psicólogos dos gabinetes de orientação das Escolas
Com base nas ações de promoção desenvolvidas ao longo do ano letivo (2014/15) pelo Gabinete de
Comunicação e Imagem (GCI), foram desenvolvidas 72 visitas (39 visitas – 2013/14) a Escolas Secundá-
rias/Profissionais da região. Deste universo, obtiveram-se 56 respostas a inquéritos, o que reflete uma
auscultação de 78% (90%-2013/14). (Relatório disponível em SGGQ na on.ipvc)
7. Formação
7.1. Formação efetuada em 2015
Em 2015, das 23 Ações previstas no Plano (Quadro 7.1), realizaram-se 7 ações – 82 colaboradores
num total de 372 horas realizadas, sendo que houve mais acções realizadas entretanto (internas e ex-
ternas) de caracter colectivo e individual (necessário implementar uma metodologia mais eficiente de
gestão do plano de formação, sua monitorização e avaliação; também se deve melhorar a taxa de en-
trega de certificados de formações que colaboradores efectuam de forma a garantir o registo de toda a
formação executada externamente).
Paralelamente a esse plano, os SAS mantiveram um plano de formação de forma a abranger o maior
número possível de colaboradores do Processo ASO, tendo havido uma maior incidência na formação
destinada ao Subprocesso Alimentação.
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Quadro 7.1 - Plano de Formação 2015 e sua concretização
ACÇÕES Int/ Entidade
Formadora Nº
Ações Nº Forman-
dos por ação
Horas previstas por ação
Volume de formação
Datas de realização
Horas realizadas
OBS
Ext
1 Inglês Int/ IPVC 20 15 1 20
2 Informática - EXCEL Int/ IPVC 10 15 1 10 16.01.2015 10h
3 A Lei Geral do Trabalho em Funções Públicas - Lei 35/2014 Ext IGAP 1 5 14 14
23.09.2015 a
25.09.2015 21h
4 Gestão de Tesouraria e Fundo de Maneio nos Serviços Públicos Ext IGAP 1 15 14 14 20.04.2015 14h
5 Auditoria Financeira Ext IGAP 1 6 24 24
6 Atendimento de Excelência em Serviços Públicos Ext IGAP 1 12 14 14
7 Avaliação de Propostas no CCP EXT IGAP 1 6 8 8
8 A Execução do Contrato de Empreitada de Obra Pública EXT IGAP 1 2 14 14
9 Técnicas de Comunicação com o Público: telefónico e presencial Ext IGAP 1 6 14 14
10
Qualidade no atendimento e na relação com o cliente para operadores da área de alimentação. Ext 1 20 7 7 17.09.2015 104h
11 Alergénios alimentares para operadores da área de alimentação. Ext 1 20 14 14
12 Socorrismo - 2ª edição Int/ IPVC 1 15 4 4 02.12.2015 69h
13 Formação em Gestão Pública - FORGEP Ext INA 1 2 180 180
07.05.2015 a
17.07.2015 120h
60h em e-learning
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14 Plataformas de e-learning e b-learning Ext 2 15 7 14
15 SGGQ-IPVC - Manual da Qualidade, Estrutura do Sistema e sua Gestão Int/ 1 15 4 4
16 Atendimento: Manual de Boas Práticas Int/ 1 10 7 7 30.03.2015 34h
17
Nova versão da norma ISO 9001:2015 e implicações no SGGQ-IPVC Int/ 1 40 7 7
18
Gestão Documental IPVC- Projeto de Gestão documental e implicações no processo EAR Int/ 1 15 7 7
19
Práticas Pedagógicas Associa-das à necessidade de aumento do sucesso escolar Int/ 1 20 7 20
20 Formação para os docentes sobre a plataforma moodle Int/ 1 50 7 50
21 Como redigir artigos científi-cos Int/ 1 20 7 20
22 Ensino baseado em projetos Int/ 1 20 7 20
23
Acreditação de Ciclos de Estudo e novos Standards and Guidelines for Quality Assur-ance in the European Higher Education Area (ESG) Int/ 6 15 42 252
Durante o ano de 2015 foi ainda efetuada, pelo pessoal docente e não docente, formação que não
se encontrava prevista no Plano de Formação nomeadamente:
- Como pesquisar nas bases de dados com a plataforma EBSCOhost;
- Direção Universitária - Focus Group – Docentes;
- Comunicação Pública e Instituições de Ensino Superior e o Processo PIM;
- Direção Universitária- Planificácion Estratégica;
- Plano de Segurança Interno;
- SGGQ-IPVC Estrutura e suporte documental; processos de avaliação acreditação dos cursos e cer-
tificação;
- XXVI Seminário de Investigação em Educação Matemática;
- SGGQ e ON.IPVC;
- Apresentação da Plataforma PLUMX - ALL METRICS;
- SLQ Server;
- Programa de mobilidade em bibliotecas do ensino superior: do repositorium à infraestrutura eu-
ropeia;
- Simulacros e funções da estrutura interna de segurança;
- Suplemento ao Diploma;
- Inclusão Social & Capital Humano: Que Instrumentos de Financiamento 2014-2020
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Atualmente o IPVC dispõe de 323 docentes sendo que 176 são doutorados o que equivale a 55% do
corpo docente com doutoramento.
7.2. Plano de Formação para 2016
Na sequência do Diagnóstico de Necessidades, foi elaborado um Plano de Formação para os Colabo-
radores do IPVC (Quadro 7.2) com as áreas prioritárias identificadas por docentes e não docentes e
responsáveis de serviço e após análise e validação da Presidência.
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Quadro 7.2. Plano de formação colaboradores IPVC 2016
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7.2.1. Plano de Formação Avançada
O IPVC continua a desenvolver esforços para apoiar os seus colaboradores na obtenção de doutora-
mento (conclusão de período transitório carreira docente) (Quadro 7.2.2 e 7.2.3), considerando tam-
bém, a partir de 2012/2013, as estratégias de cada área científica e grupo disciplinar e com a auscul-
tação das necessidades das partes interessadas, em particular a região e seus parceiros e as necessida-
des de cumprir os critérios da qualidade previstos pela A3ES para os CEF e ir ao encontro das recomen-
dações para os NCE.
Quadro 7.2.2. Habilitações académicas dos docentes no inicio de ano letivo 2015/16
No quadro 7.2.3 é possível visualizar a distribuição do pessoal docente, segundo habilitações aca-
démicas pelas várias Unidades Orgânicas a entre 2011 e 2015, verificando-se um aumento gradual das
qualificações em todas as UO.
Quadro 7.2.3. Evolução da qualificação /graus académicos dos docentes entre 2011 e 2015
Ano/ Grau
ESE ESA ESTG ESCE ESS ESDL Total
15 14 13 12 11 15 14 13 12 11 15 14 13 12 11 15 14 13 12 11 15 14 13 12 11 15 14 13 12 11 15 14 13 12 11
Mestre 14 17 20 18 28 9 15 14 18 18 40 44 57 65 80 9 7 13 16 13 11 14 14 18 17 3 4 4 7 5 86 101 122 142 161
Doutor 26 23 23 21 19 25 20 20 17 17 75 66 54 49 47 17 17 13 10 9 14 14 12 12 13 5 4 4 2 2 162 144 126 111 107
Ao nível de Pessoal Não docente (PND) tem vindo a aumentar a formação avançada (PND com for-
mação superior:
2015 – 70
2014 – 53
2011 - 49
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8. Avaliação de Fornecedores
A monitorização relativa ao indicador de avaliação de fornecedores foi efetuada relativamente ao
primeiro semestre de 2015.
Procedeu-se à avaliação de 222 fornecedores, traduzindo esta avaliação na análise de 912 proces-
sos de despesa instruídos na plataforma ON-IPVC.
Face à informação constante da tabela de classificação apresentada no documento APR-03, consta-
tou-se o seguinte:
67 fornecedores foram enquadrados na classificação qualitativa de “Muito Bom“, uma
vez que a média de classificação quantitativa, do total de 85 processos de despesa analisados,
foi igual a 180 pontos;
150 fornecedores foram enquadrados na classificação qualitativa de “Bom“, uma vez
que a média de classificação quantitativa, do total de 235 processos de despesa analisados, foi
superior a 90 pontos e inferior a 180 pontos;
5 fornecedores foram enquadrados na classificação qualitativa de “Suficiente“, uma
vez que a média de classificação quantitativa, do total de 6 processos de despesa analisados,
foi superior a 45 pontos e inferior a 90 pontos.
Importa salientar que, em termos relativos, classificação qualitativa de ”Bom” é a que maior peso
apresenta.
No âmbito da avaliação dos prestadores de serviços letivos continua-se a aguardar o desenvolvi-
mento de um circuito específico na plataforma ON-IPVC que permita aferir esta avaliação. Enquanto
esta funcionalidade não se encontra operacional, são remetidos por email os questionários de avaliação
destes prestadores de serviços, pelo que já foram aferidos os resultados da avaliação relativa ao 1º
semestre de 2015.
9. Ações Corretivas e Preventivas
De um modo geral as Ações corretivas e preventivas decorreram das não conformidades e observa-
ções detectadas nas auditorias internas/externas aos diferentes processos, incumprimento de prazos de
planos de melhoria e também devido a reclamações.
Face aos tempos médios de análise das fichas de ocorrência, verifica-se a necessidade de agilizar
este procedimento e torná-lo mais eficaz, particularmente no que respeita às reclamações, uma vez
que ultrapassa os 15 dias previstos no procedimento em algumas UO’s. Verifica-se contudo que desde a
implementação da ON.IPVC a eficiência da gestão de ocorrências tem vindo a melhorar.
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No Quadro 9.1 verifica-se que o processo Ação Social (ASO, Alimentação-ALI) foi o que apresentou
mais ocorrências totais. Os outros processos que apresentaram maior n.º de ocorrências foram os pro-
cessos FOR, ACA e GEI. O maior n.º de Reclamações ocorreu nos SAS e ESTG.O tempo de resposta a
reclamações continua a ser ultrapassado, em particular nos SAS, ESTG e SC, e continuam a existir re-
clamações sem seguimento imediato.
As Ocorrências específicas, para cada processo das UO/Serviços estão descritas nos respectivos Ba-
lanços, sendo apresentados no Quadro 9.1 e 9.2 apenas os valores totais.
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Quadro 9.1a- Ocorrências transversais (ocorrem em mais do que uma unidade) por processo em 2015
Tipo Estatística FOR ACA GPR GSI ALI ALO BOL AHS BIB EAR RHU GEE APR CTE PAT GEI PGE CIN CRC OBS PIM GMS GDO TOTAL
N.º Total Reclamações 0 3 0 4 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9
N.º Total Sugestões 0 0 0 0 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 0 4
N.º Total NC 6 1 0 2 3 0 0 3 5 0 11 1 1 1 0 5 0 0 0 0 1 1 2 43
N.º Total Observações 1 0 0 0 0 2 0 1 0 2 3 0 0 0 1 0 1 0 1 0 0 2 0 14
Quadro 9.1b- Ocorrências TOTAIS por processo em 2015
PROCESSO FOR ACA GPR GSI ALI ALO BOL AHS BIB EAR RHU GEE APR CTE PAT GEI PGE CIN CRC OBS PIM GMS GDO TOTAL
N.º Total Ocorrências 98 48 2 15 163 15 4 25 25 5 17 13 7 4 4 31 6 9 2 2 1 8 3 507
Quadro 9.2- Análise de Ocorrências (totais) por Unidade Orgânica em 2015 Tipo Estatística ESE ESA ESTG ESS ESCE ESDL SAS SC IPVC TOTAL
N.º Total Reclamações 9 12 27 2 1 1 88 3 12 155
N.º Total Sugestões 0 1 6 0 0 1 2 0 4 14
N.º Total NC 43 19 37 8 17 24 76 6 46 276
N.º Total Observações 6 16 21 11 0 2 4 2 17 79
Nº Total PNC
Nº Total Ocorrências 58 48 91 21 18 28 170 11 79 524
N. Dias resposta Reclam. (15 d desde entrada na on.ipvc.pt) 10,5 10 54,455 0 0 0 28,5 20,5 40,2
N. Total de reclamações sem resposta 3 9 16 2 1 1 50 1 7 90
N.º Total de Correções 18 14 18 6 5 11 37 2 24 135
N.º Total de Ações Corretivas 3 3 10 1 3 4 16 1 27 68
N.º Total de Ações Preventivas 6 3 4 6 0 2 9 0 13 43
Taxa de ações “fechadas” 81% 90% 84% 85% 100% 82% 77% 100% 70%
Taxa de ações “fechadas-eficazes” 86% 94% 78% 100% 100% 79% 77% 33% 22%
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9.1. Principais causas de ocorrências:
FOR: Falta de elementos pedagógicos no moodle (sumários, datas de avaliação, sumários e resulta-
dos de avaliação continua, PUC e RUC).
ACA: Questões relacionadas com equivalências/creditação competências; erros na alocação docen-
tes a IASQE; reclamações sobre taxas.
GEI: Falta de planeamento de intervenções/manutenções; Equipamento sem inspeção; não trata-
mento de avarias/falhas e instalações. O processo de resolução das das ocorrèncias nem sempre tem
resolução imediata, dado que necessitam de disponibilidade financeira, projecto, elaboração de peças
concursais, submissão a contratação pública.
GSI: Falha no acesso às ferramentas do ON-IPVC, impossibilidade de anexar documentos nas candi-
daturas online; demora na emissão de cartões; acesso ao moodle
GDO: incoerência na documentação publicada e a usada.
CIN: O GMCI já alertou para a obrigatoriedade de existirem planos atualizados de toda a oferta
formativa, cuja atualização é da responsabilidade dos coordenadores de curso e necessidade de PUC’s
em EN.
SAS: Os SAS têm registado um número significativo de Fichas de Ocorrência em virtude do tipo de
serviços que presta a toda a comunidade do IPVC. É facilmente percetível, que os serviços prestados
em termos de alojamento, alimentação e bolsas de estudo afectam directamente os alunos e conse-
quentemente, são mais suscetíveis de reclamações e sugestões. Assim numa perspectiva de melhoria
contínua da qualidade do serviço e no saudável envolvimento dos alunos e restante comunidade aca-
démica com a sua instituição consideramos ser este um aspecto positivo.
A implementação de acções correctivas e preventivas ocorreu no seguimento da análise das Fichas
de Ocorrência que assim o justificavam bem como da análise dos Relatórios de Auditoria Interna.
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10. Outros Assuntos Relevantes
10.1. Implementação da ON.IPVC – A comunidade IPVC On-Line
Esta ação consistiu na implementação de mecanismos tecnológicos e processuais com vista a con-
centrar os serviços do IPVC e aumentar a qualidade desses serviços, numa política de transparência e
abertura com os utentes e a totalidade da comunidade envolvente. A plataforma ON.IPVC dá corpo a
esta política (Endereço: http://on.ipvc.pt ).
A dimensão inicial desta plataforma consistia na disponibilização de tecnologia e metodologias para
digitalizar, agilizar e disponibilizar todos os impressos/requerimentos associados ao procedimentos do
Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ-IPVC) de forma mais ágil e transparente para toda a comunida-
de.
Por outro lado pretendia-se dar corpo aos processos pró-ativos de melhoria continua e avaliação do
desempenho do Sistema. Em 2015 estavam em pleno funcionamento os seguintes “impres-
sos/requerimentos” fruto do processo de implementação que decorreram no âmbito desta ação. A ta-
bela seguinte quantifica estes requerimentos:
Quadro 10.1 Requerimentos implementados na ON.IPVC
Requerimento (Processo)
Candidatura CET - Curso de Especialização Tecnológica (Académicos-ACA)
Candidatura Concursos Especiais (Académicos-ACA)
Candidatura Pós-Licenciatura, Pós-Graduação e Mestrado (Académicos-ACA)
Candidatura Reingresso, Transferência e Mudança de Curso (Académicos-ACA)
Ficha de Ocorrências (sugestões, reclamações não conformidades) (Gestão e Melhoria do Sistema-GMS)
Ocorrência de Anomalia Informática (Gestão de Sistemas de Informação-GSI)
Pedido de Anulação de Processo (Gestão de Sistemas de Informação-GSI)
Pedido de Credenciais para os Sistemas de Informação (Gestão de Sistemas de Informação-GSI)
Pedido de Execução de Tarefas (Gestão de Sistemas de Informação-GSI)
Pedido de Satisfação de Necessidade (Aprovisionamento-APR)
Pedido de Suplemento ao Diploma (Académicos-ACA)
Proposta de contratação de pessoal docente (Recursos Humanos-RHU)
Proposta de renovação de pessoal docente (Recursos Humanos-RHU)
DSD (PGE e FOR)
PUC (FOR)
RUC (FOR)
Assiduidade
SGGQ
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Esta ação tem como princípios a iniciativa de “Open Data Access” o uso de tecnologias abertas e
compatíveis com todas as plataformas e a implementação de metodologias ágeis de desenvolvimento e
implementação de processos. Seguindo as politicas europeias de dados e tecnologias abertas e a legis-
lação nacional, como é o regulamento nacional de interoperabilidade digital.
Sendo o IPVC uma instituição certificada segundo a norma internacional ISO 9001, isso implicou, na
concepção e implementação do SGGQ, o desenvolvimento de uma estrutura documental que caracteri-
zou e descreveu de forma concreta a organização nas suas partes, nos seus processos e atividades (in-
cluindo monitorização e avaliação) e na interação entre as várias estruturas. Contudo, este processo
também conduziu a um aumento de burocracia/carga documental, fluxo de registos em papel, e reti-
rou agilidade à “máquina interna”.
Assim, identificado esse problema, a resolução encontrada consistiu em criar mecanismos que
permitissem manter a representação da organização e dos seus serviços e politicas, a estruturação dos
processos e sua monitorização e planos e melhoria continua, conseguidos com o SGGQ, mas aumentan-
do a eficiência e a agilidade e se possível a simplificação dos processos de fluxo de informação envolvi-
dos.
Em outra dimensão, não era objetivo resolver o problema de impresso A ou impresso B mas sim cri-
ar/implementar uma plataforma direcionada ao SGGQ-IPVC, que estivesse orientada à norma e que
permitisse implementar de forma ágil qualquer processo/impresso/requerimento existente ou que vies-
se a existir.
• Objetivos e metas estabelecidos:
Disponibilizar todos os impressos e a circulação em formato digital e numa política aberta;
Implementar os primeiros 5 processos para validar o conceito, sendo que pelo menos 1 dos
processos deveria ser de espectro alargado (abranger a totalidade da organização);
Plataforma acessível a toda a comunidade e em todas as plataformas;
Disponibilizar mecanismos de medição de performance e controlo de execução dos proces-
sos.
• Resultados /ganhos alcançados:
Dos 5 processos iniciais previstos, estão atualmente 13 processos totalmente implementa-
dos e em funcionamento;
Há 11 processos de espetro alargado e que abrangem a totalidade da organização (colabo-
radores, estudantes) e externos;
Aumento da capacidade de controlo e de medição da execução dos processos;
Adesão da comunidade aos serviços disponibilizados;
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Ponto de concentração de serviços e da estratégia de sistemas de informação da organiza-
ção;
• Impactos:
Com 13 impressos implementados já foram abertos mais de 5000 processos na plataforma;
Redução do tempo de elaboração das propostas de contratação de pessoal docente. Este
processo poderia ultrapassar os 6 meses em alguns casos e no último ano letivo mais de 98
% dos processos de contratação foram completados abaixo dos 60 dias;
Redução para metade do tempo de análise de ocorrências, apesar de ainda ser necessário
melhorar o tempo de resposta a reclamações (ver Quadro 9.2);
Permitiu reduzir o tempo das aquisições sendo que em muitos casos é possível obter a au-
torização de despesa no próprio dia de apresentação da necessidade;
A inexistência de processos fantasma ou parados pois todos os implementados na platafor-
ma têm sempre alguém responsável e sabe-se sempre onde este se encontra (o Sistema de
alertas/notificações para intervenientes, avisa da necessidade de execução de ações);
Total Transparência nos processos, permitindo aos intervenientes uma acompanhamento
contínuo da fase em que o processo se encontra, que análise foi efetuada e as ações que
estão a ser tomadas e eficácia das mesmas.
A gestão da informação, através dos sistemas de informação deve ainda tornar-se mais eficiente
para gerar dados fiáveis e facilmente acessíveis a quem precisa deles, através de uma plataforma
transversal de acessos diferenciados (que agregue, de uma forma organizada e interrelacionada infor-
mação existente em vários serviços/bases de dados: SAC, RH, Internacional, OTIC, Bolsas). Ao longo de
2014 foi desenvolvido um Caderno de Encargos para os Sistemas de Informação a implementar a par-
tir de 2015.
10.2. Avaliação e Acreditação de Ciclos de Estudo
É fundamental a continuar a centrar esforços na garantia da qualidade dos ciclos de estudos e no
cumprimento dos critérios de avaliação/acreditação dos mesmos e considerar ainda as recomendações
de melhoria efectuadas pelas CAE (da A3ES).
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11. Definição de Ações
11.1. Ações ao nível da Estrutura do SGGQ
Adaptar o SGGQ-IPVC a novos ESG-2015 e iniciar preparação para transição para nova versão da NP
EN ISO 9001:2015, incluindo ações de formação dos elementos do GAQ e Auditores
Sistema de Informação e aplicações informáticas: as várias aplicações informáticas a implementar
e/ou em actualização permitirão uma maior agilidade em alguns serviços e, consequentemente, ao
nível do SGGQ (ex.: Workflow; Aumentar funcionalidades do RHU e ligá-lo a informação de software de
DSD, Criar Bolsa de Recrutamento; Gestão das reservas de viaturas e salas; Património, Gestão Acadé-
mica, Biblioteca; Portal de Antigos Alunos e Bolsa de Emprego interactiva; consolidar sistema de elabo-
ração de horários e controlo de assiduidade)
Consolidar processos integrados no Abito da certificação ISO 9001 e melhorar gestão de indicadores, e
gestão de ocorrências
Continuar a colaborar no GT2/CS11 do IPQ, no Consorcio MaiorEmpregabilidade
Identificar linhas de financiamento para sistemas de gestão integrada de indicadores, reengenharia de
processos, processos de certificação de sistemas (ex. SAMA)
Integrar o SRS com SGGQ;
Desenvolver um Guia de orientação para Auditoria Cliente Mistério em vários processos (EAR, ACA, BIB,
ALI,..);
Reforçar Bolsa de Auditores e Implementar procedimento de Avaliação de Auditores;
Gestão Documental- Rever todos os processos ao nível de lista de registos e respetivos sistemas de
arquivo previstos para cada documento;
11.2. Ações ao nível dos Processos do SGGQ para 2016-17
- Os Gestores Institucionais de Processo devem ter em consideração que a definição de indicadores
e de propostas de melhoria deve ser coordenada com os órgãos de gestão, devendo estar enqua-
drados com o Plano Estratégico, Plano de Atividades e do Orçamento do IPVC, sendo encarados pe-
los gestores como instrumentos da gestão global da instituição. Esta coordenação e articulação im-
plicam uma análise transversal pela Gestão de Topo de todos os Planos de Melhoria. No ponto se-
guinte apresentam-se as ações especificas no SGGQ
- Verificar necessidade de ajustamentos resultantes de passagem da ESCE para novas instalações ao
nível da implementação eficiente das atividades e desempenho dos processos na nova Escola (par-
ticular atenção a GEI, AHS, GEE e ALI)
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PGE:
1. Implementar Novo Plano Estratégico IPVC1519 2. Rever forma de elaboração dos Planos e Relatórios de Atividades, tendo por base o PE IPVC1519 e
os Planos de Melhoria dos Processos, e correlacionar estes documentos institucionais com a revisão
do sistema (clarificar e identificar Ações/responsáveis/metas/ onde ser implementadas e com que
prazos; Orçamentação e respectivos resultados de desempenho);
3. Descrição do Procedimento de identificação, agregação análise e tratamento da informação para a
definição da estratégia - Plano Estratégico plurianual e desdobramento em Planos de Atividades
anuais e implementação do Plano de Atividades ao nível das Escolas e Serviços; Necessidade de im-
plementar a laboração de Plano de Atividades das áreas Científicas;
4. Definição de Processos de benchmarking (ligação ao processo OBS) e utilização mais eficiente da
Legislação e normativos aplicáveis (ligação ao Gabinete Jurídico/G. Controlo Interno a criar even-
tualmente no âmbito do novo Plano Estratégico e possível Revisão Estatutária);
5. Consolidar o Processo de desdobramento dos objetivos estratégicos (planos de actividades) em objetivos de desempenho dos processos;
6. - Criar Unidades Funcionais Biblioteca e OTIC;
7. - Acompanhamento e atuação do IPVC perante estratégia em discussão sobre desenvolvimento da
formação ao nível dos Cursos Superiores Profissionalizantes (com base em reuniões Internas e ex-
ternas da Presidência com Direções/Órgãos/CCISP/Tutela) e seu financiamento e avaliação;
8. Acompanhamento e atuação do IPVC perante estratégia em discussão sobre novo ciclo de avaliação
e acreditação institucional e de curso pela A3ES
FOR:
Encontra-se já definida pelo grupo uma melhoria a introduzir em 15/16, que diz respeito à identifi-
cação de situações críticas no processo de ensino/aprendizagem nas UCs quando se identificam situa-
ções de baixa taxa de aprovação por UC e/ou baixos níveis de satisfação no IASQE para UC e Docentes e
cursos e posterior acompanhamento destas situações.
-Definidos critérios quantitativos para a definição de situações críticas de UCs/docentes: Taxa de
sucesso inferior a 75% e/ou nível de satisfação no IASQE inferior a 2,0 na média dos itens, quer no gru-
po de questões sobre UC quer no grupo de questões sobre docente. Propõe-se que as coordenações de
curso, em conjunto com os docentes, analisem e são as coordenações que abrem FO. Quando estas
situações críticas permanecem 2 anos, os Grupos Disciplinares devem ser envolvidos na análise e reso-
lução.
Foi criada uma estrutura de apoio a gestão de abandono escolar (interação entre SAC, SAS e Esco-
las) que permite a monitorização de informação, sinalização de casos potenciais de abandono, identifi-
cação de causas e soluções e metodologias de reversão de abandono. O IPVC (através do GAQ) colabo-
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rou com o IST num Projeto FCT para a Partilha e Divulgação de Experiências em Inovação Didática no
Ensino Superior Português – Processo 125/ID/2014 “Acolhimento nas Instituições de Ensino Superior
portuguesas (IES): diagnosticar e partilhar competências e valores nos estudantes de 1º ciclo”.
O reforço de funcionalidades de atividade letiva na on.ipvc continua a ser uma prioridade (consoli-
dar sistemas de elaboração de horários, inscrição a turmas, elaboração de sumários, carregamento
automático de dados académicos e de IASQE nos RUC).
1. Rever modelo de Relatório Anual de Curso e forma de disponibilização pública
2. Rever do IASQE.
3. Criar mecanismo de gestão de estágios dos CTESPs
ACA:
1. - Implementar a Secretaria virtual/tesouraria;
2. - Uniformizar os elementos a integrar o processo individual dos alunos;
3. - Uniformizar os elementos a integrar o dossiê de curso;
4. - Criar o Livro de Termos no SIGES.
5. Implementar um plano anual de formação de todos Técnicos do SAC, que garanta uma permanente atualização ao nível específico/técnico, como das boas práticas de atendimento ao público;
6. Criar uma plataforma de comunicação interna, com permanente atualização, não só de dados refe-rentes a todo o processo ACA (nº de alunos por curso e ano, legislação, ...), mas, do "help desk" - linha de apoio aos seus utilizadores, onde se procura informar, aconselhar e resolver problemas...;
7. Criação de FAQ (Frequently Asked Questions), para alunos, docentes, técnicos e comunidade exter-na;
8. Contínuo esforço de estreitar a proximidade dos ACA com a comunidade educativa, concretamente alunos, no sentido de agilizar processos e informatizar em pleno toda a comunicação;
9. Contínuo simplificar de todo o processo ACA;
10. Contínua envolvência de toda a equipa do processo ACA, com realização periódica de reuniões de análise e trabalho.
11. . Consolidar monitorização de sucesso escolar (taxa de aprovações/reprovações; abandono; diplo-mados em n anos)
AHS/GEI:
1. 1 Maior interligação do processo AHS com o de GEI, com base nas atribuições da DST, previsto na revisão ao sistema 2013/14, é uma necessidade urgente. Os GP’s do processo têm feito o maior es-forço pessoal no sentido de dedicar a atenção que o processo requer, contudo, a não dedicação a tempo integral a este processo de pelo menos um GP, tem inviabilizado uma maior execução das metas previstas. Rever Planos de intervenção em equipamentos e instalações; Identificar fontes de financiamento para melhoria da eficiência energética;
2. PSI (Envio para a ANPC);
3. Controlar a qualidade da água e ar nas UO’s/serviços do IPVC.
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4. Alteração dos indicadores do processo (AHS) consumo de água e ener-gia elétrica, pois não faz sentido a sua verificação sem que existam dados quantitativos que parametrizem a sua verificação e respetivas METAS.
5. Ações de sensibilização relacionadas com o processo: segurança das pessoas e instalações, impacto ambiental da atividade do IPVC.
6. Realização de formação especializada no SGGQ do IPVC para o grupo coordenador deste processo.
7. – Realização de simulacros tal como previsto pela legislação.
8. – Garantir a dotação das centrais com telemóveis para suprimento dos telefones em caso de corte de energia-2016
9. Atualização do manual de higienização-2016
10. Atualização do manual de segurança e vigilância-2016
11. Preparar o reforço da área ambiental (gestão da eficiência energética, relatórios de sustentabili-dade ambiental, integração em programa eco-escolas.2016-20176
12. Adaptação de planos de intervenção em equipamentos e infraestruturas e PSI para novo edifício da ESCE
13. - Criação de estrutura de manutenção transversal à Instituição;
14. - Implementar Avaliação da Satisfação de Utilizadores de Serviços do IPVC, através de Inquérito;
GSI:
1. Implementar o Plano estratégico para os Sistemas de informação do IPVC e um plano de Ações
com caderno de encargos;
2. Analisar a possibilidade de avançar para a certificação COBIT/ISO 2700.
3. Identificar linhas de financiamento (ex. SAMA para modernização AP) para TIC
4. Desenvolvimento de ferramentas para integração e gestão de indicadores;
5. Reforçar interligação na on.ipvc.pt entre funcionalidade (DSD ligada a atividade letiva e IASQE
estes a ADD);
6. Aplicação a todas as UO/SAS/SC do software de Património
7. Consolidar o Observatório, com dados gerados de Gestão Económica-Financeira; Gestão Acadé-mica; Recursos Humanos, -compilação e actualização de dados com metodologia KPI (keep performan-ce indicators). Permitirá disponibilizar informação continuamente actualizada, com níveis de acesso diferenciados em função do tipo de utilizador;
8. Criação do Portal de Antigos Alunos (colaboração entre Gabinete de Comunicação e Imagem e
Gabinete de Sistemas de Informação e SAC);
9. Criação de ferramenta de Gestão de Espaços Educativos e de “Visita Virtual” aos espaços do IPVC, com possibilidade de fazer reservas on-line (o recurso de uma plataforma com a possibilidade de
visualização das reservas);
10. - Criação de ferramenta de Gestão de Viaturas;
EAR: 1. O Processo Expediente e Arquivo (EAR) têm 5 ações concretas para 2016 que requerem uma especial atenção da Gestão de Topo:
2. Aprovar o Regulamento Interno de Arquivo
3. Elaboração do Regulamento Arquivístico e colocação para discussão pública
4. Implementação de workflow no expediente
5. Implementação do Arquivo Digital
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6. Introdução de testes pelo GCP ao atendimento telefónico e presencial
Vai ainda realizar formação sobre atendimento e sobre o Manual de boas práticas de atendimento jun-
tos dos colaboradores.
Ainda sobre o atendimento, será criada uma adenda para atendimento telefónico em língua inglesa
para juntar ao Manual de boas práticas de atendimento
GEF:
Subprocesso CTE e APR
Revisão de manual de procedimentos e consolidar avaliação de fornecedores (incluindo de serviços
letivos).
Subprocesso PAT
As ações a desenvolver no âmbito deste subprocesso prendem-se com a continuidade do tra-balho
iniciado em 2015 de verificação física e respetiva conciliação com os registos constantes do mapa de
imobilizado. Prevê-se que no final de 2016, este trabalho de verificação e validação esteja concluído
para todas as unidades orgânicas, SAS e SC.
Prevê-se ainda que o circuito de workflow na plataforma on-ipvc relativamente ao processo de
abate e transferência de bens esteja completamente operacional.
PIM:
É fundamental que este processo esteja em completa concordância com as incumbências do Gabi-
nete de Comunicação e Imagem (GCI) (ver estatutos: artigo 73, ponto 11).
1. Elaboração do Plano de Comunicação e Marketing Institucional
2. Controlo dos indicadores de desempenho mais eficiente
3. - Criar plataforma eletrónica e/ou converter em formulários eletrónicos todos os impressos
SGGQ associados ao processo;
BIB:
1. Foi Enviada Proposta de Regulamentos das Bibliotecas IPVC, que aguarda retorno da GT;
2. Necessário avançar com criação da Unidade Funcional
3. Consolidar gestão do repositório cientifico e politica de publicações
4. Incluir mecanismos de monitorização da produção cientifica (ex. via SCOPUS)
RHU:
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Para o ano 2016 os Recursos Humanos têm em vista a implementação das seguintes ações:
1. Implementação do Manual de Acolhimento do IPVC;
2. Implementação do Manual de Funções do IPVC;
3. Individualização da Ficha de função para cada colaborador;
4. Aprovação do Regulamento de Assiduidade;
5. Informatização do controlo de acesso à Instituição;
6. Informatização dos impressos/requerimentos de férias e outros requerimentos ao nível dos Recursos Humanos através do On.IPVC
7. Criar bolsa de recrutamento
8. Apoiar os órgãos responsáveis na gestão dos concursos a abrir em 2016/17
9. - Tornar mais eficiente sistema de avaliação desempenho SIADAP
10. - Resolver situação de atrasos sucessivos na ADD
CIN:
1. •Pretende-se a implementação de um regulamento que abarque todo o tipo de mobilidade interna-cional.
2. •Criação de um procedimento para o estabelecimento de protocolos, dependendo do tipo de inte-resse dos mesmos, a sua abrangência e durabilidade.
3. •Criar parcerias com instituições não Europeias
4. . rever metodologias de auscultação sobre experiencia no programas de mobilidade (ex. Elaboração de um questionário 'Erasmus Survey' para estudantes Erasmus do IPVC)
5. - Regulamentar a livre mobilidade e criar atractividade para alunos internacionais;
6. - Abrir oportunidades de parceria para duplos graus e graus conjuntos;
GPR:
A prossecução dos objetivos da OTIC implica a continuidade das tarefas regulares tais como a ins-
trução de novas candidaturas; o acompanhamento da execução física e financeira de projetos financia-
dos e não financiados e das prestações de serviços; o apoio ao empreendedorismo; o apoio à proprie-
dade intelectual e à transferência de tecnologia.
No plano operacional pretende-se ainda para o ano de 2016:
1. Apoio à constituição de spin off’s – prevê-se a constituição da primeira spin off do IPVC no primeiro
semestre do ano;
2. Divulgação pela comunidade escolar dos novos programas nacionais de fundos comunitários;
3. Reforço das atividades de marketing e de comunicação de forma a potenciar os efeitos do novo
quadro comunitário Portugal 2020
4. Publicar regulamento de OTIC, regulamento de propriedade intelectual e de prestação de serviços
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5. - Envolver as diferentes áreas científicas existentes no IPVC, na OTIC;
6. - - Desenvolvimento da Plataforma OTIC;
SAS:
1. Melhorar as instalações do serviço de alimentação na ESA e preparar serviços de ALI na nova ESCE;
2. Implementar um novo sistema de informação de gestão das residências;
3. Aumentar a eficiência energética dos edifícios, incluindo no aquecimento e iluminação;
4. Bolsas- Aumentar o número de processos auditados documentalmente
5. Consolidação da gestão eficiente do novos processos (melhorar interação de SAU com ESS; melhorar
interação de CUL com CE associados como o Design e Artes Plásticas, Educação artística; reforçar
interação com empresas e CC ao nível do EMP; reforçar projeto BUS e integrar com U-BIKE; melho-
rar interação de DES com CE associados como os da ESDL)
OBS:
O GIP está a analisar a incorporação de uma nova actividade do processo OBS para o ano 2016, que
defina as tarefas desenvolvidas pelo processo na preparação de respostas às instituições ou agências,
quer a nível de dados quer a nível de análise de informação relevante para a participação em rankings
ou projectos de desenvolvimento científico.
Pretende-se desenvolver no 1º semestre de 2017, construir um Observatório mais “ambicioso” que
permita uma análise de contexto interno e externo mais eficiente. Para isso está a ser concebido um
sistema de informação IPVC mais robusto e estruturado de recolha e disponibilização de dados e indi-
cadores, o que implica uma forte colaboração entre os SI e os restantes serviços e órgãos, coordena-
ções de AC/GD, de Curso. Também se pretende um forte reforço da Equipa responsável pela Gestão do
OBS, com apoio formalizado do Grupo Disciplinar associados à Estatística, que já muito tem contribuído
para a análise de dados, em particular na elaboração de Relatórios de Avaliação Satisfação da Qualida-
de de Ensino.
É fundamental reforçar a estrutura de apoio à empregabilidade , integrando-a com as atividades do
Observatório, quer ao nível de gestão e divulgação de ofertas de emprego, estágios, maior interligação
com tecido empresarial, quer ao nível da análise da empregabilidade dos nossos diplomados e auscul-
tação de necessidades formativas da região, identificação de novos mercados de trabalho e novas pro-
fissões.
Dará também algum apoio no Consórcio MaiorEmpregabilidade e no Fórum Estudante, nomeada-
mente através de resultados que permitam monitorizar a empregabilidade dos diplomados, diagnosti-
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car o abandono escolar na Instituição, dados recolhidos através do Projeto Ancoragem com apoio dos
SAC e SAS, incluindo o Gabinete de Saúde
Outras Ações definidas com base nos Balanços da Qualidade:
1 – Continuar a reorganizar e simplificar o SGGQ: processos, indicadores e impressos;
2 - Analisar eficiência de interligação entre processos (inputs- outputs);
3 – Manter os espaços de debate entre os gestores institucionais, a fim de esbater “barreiras”, que
possam tornar estanque determinados processos;
4- Valorizar a on.ipvc.pt , passo fundamental na melhoria do sistema, colectora de todos os impressos
produzidos no âmbito da implementação do SGGQ, através da definitiva implementação do Sistema de
WorkFlow que esteve em fase de teste em 2012/2013, da webização de todos os formulários, permi-
tindo finalmente desmaterializar toda a parte burocrática do sistema, particularmente relacionada
com o preenchimento e circulação de papéis e principalmente implementar as ferramentas informáti-
cas fundamentais para a monitorização continuada dos indicadores; entre 2013 e 2015 foi possível im-
plementar vários destes formulários incluindo a ficha de ocorrências, requerimentos dos serviços ACA,
do processo de aprovisionamento e do processo de contratações de colaboradores;, os PUC, RUC,
5 – É necessário criar uma estrutura administrativa que suporte a actividade do SGGQ e uma equipa de
apoio logístico, para uniformizar e trabalhar graficamente todos os documentos gerados e em circula-
ção;
6 Continuar o proecsso de Interoperabilidade das diferentes plataformas informáticas ao dispor da
comunidade académica (SAS-on/E-Learning/on.ipvc/Académicos/RH), no sentido de tornar a informa-
ção mais acessível, e valorizar a eficiência de registos dos processos (no caso dos docentes, por exem-
plo o preenchimento Relatório da UC e do Relatório de Curso, que necessita de informação sobre n.º
alunos inscritos, características desses alunos, taxas de aprovação/ reprovação/ diplomados/ abando-
no/ resultados IASQE- ATÉ FINAL DE 2017
7 – Criar uma ferramenta de Gestão de Espaços Educativos e de “Visita Virtual” aos espaços do IPVC,
com possibilidade de fazer reservas on-line (o recurso de uma plataforma com a possibilidade de visua-
lização das reservas) (existe capacidade interna no IPVC para desenvolver este projeto);
8 - Consolidar estratégias usadas desde 2009/2010 e definir ainda novas metodologias que permitam
aumentar participação de alunos e colaboradores nos inquéritos. Informar da importância da avalia-
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ção da satisfação para a melhoria continua e satisfação das necessidades e expectativas do cliente. O
Canal vídeo pode ser reforçado como meio de divulgação dos inquéritos de avaliação de satisfação que
estão a decorrer em cada momento, apelando a comunidade para a participação;
9 - Consolidar Atividades do Observatório, como processo/serviço fundamental para medição, análise e
melhoria do SGGQ-IPVC; tornar mais eficiente a distribuição de inquéritos, recolha e análise de dados e
divulgação de relatórios; publicação de resultados em prazos mais curtos para permitir à GT/GIP tomar
medidas com base nesses resultados em tempo útil; efectuar benchmarking;
10 - Investir na divulgação da informação resultante do SGGQ; Obrigatoriedade dos gestores de pro-
cesso transmitirem aos colaboradores directos a informação/deliberações das reuniões com o gestor
Institucional do Processo; Sensibilização da comunidade para aceder a essa informação;
12 - Auscultar a comunidade no sentido de intervir e colaborar em propostas de formação e/ou de
criação e reestruturação de cursos ou outras prestações de serviço, incluindo a externa;
13 - Estimular a produção e a publicação científica dos docentes;
14 – Identificar as competências dos colaboradores, ajustando às necessidades actuais do RJIES e da
acreditação de cursos, particularmente no número de doutorados e especialistas;
15 – Acreditação dos cursos, a nível nacional e internacional (conforme aplicável) reforçando na sua
estrutura basilar a Cultura da Qualidade no IPVC;
16- Elaboração de Planos Estratégicos/Planos de Actividades plurianuais para as Áreas Cientificas
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Necessidades específicas de Recursos
De referir algumas limitações da UO/Serviços, nomeadamente a nível da disponibilização de meios
materiais e humanos. Na maioria dos processos auditados foram identificados nos planos de melhoria a
necessidade de investimentos, nomeadamente recursos informáticos e em alguns casos a nível de infra-
estruturas. Os Balanços da Qualidade fazem referência a necessidades específicas de Recursos em cada
Escola.
Deve ser dado especial enfase ao cumprimento de condições e recomendações da A3ES (no âmbito
da avaliação aos cursos e SIGQ) respeitantes a recursos físicos e humanos. Deve ser garantido o cum-
primento dos critérios de qualificação do pessoal docente para cada curso (rácios por curso, em termos
de doutores e especialistas), conforme legislação em vigor.
Gabinete de Avaliação e Qualidade
Instituto Politécnico de Viana do Castelo Praça General Barbosa • 4900-347 Viana do Castelo Tel. +351 258 809 610
www.ipvc.pt • [email protected] • on.ipvc.pt