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Son aquellos instrumentos del campo laboral dentro de las
empresas, permitiendo desarrollar trabajos intrapersonales para
así tener una respuesta mejor en tareas individuales.
Además es importante porque significan oportunidades para
seguir mejorando y conocer muchos más puntos o ideas para
determinar correctamente las labores realizadas de un grupo.
Es una técnica que permite intercambiar información para así
llegar a conseguir metas establecidas.
A la reunión también podemos definir como el conjunto de
personas para tratar de un temas propuesto por un conductor.
Las reuniones pueden ser:
Formales.- Esta se utiliza par difundir cierta información
recoger analizar resolver problemas y tomas decisiones en
equipo.
Informales.- Esta satisface necesidades humanas e contacto
y afiliación.
Toda reunión tiene dos fases importantes:
La preparación
El desarrollo
La preparación de la reunión.- En esta se debe tener en cuenta
aspectos materiales y funcionales. La preparación se divide en 5 pasos
importantes:
1. Definición de objetivos de la reunión.
2. Elección de los participantes.
3. Planificación del desarrollo de la reunión.
4. Organización del material de la reunión.
5. Confirmar la participación de los convocados.
El desarrollo de la reunión.- De esta depende los objetivos indicados y
del tipo de reunión que se establezca, ya que el principal recurso de una
reunión es el moderador quien deberá:
1. Presentar a los participantes.
2. Darles confianza para tener un clima especial.
3. Presentar el tema de la reunión.
4. Fijar los objetivos de la reunión.
TIPOS DE REUNIONESDentro de los tipos de reuniones pueden ser:
Reuniones de información ascendente
Reuniones de información descendente
Reuniones de información ascendente.- Es aquella de recaba ciertas
opiniones de cada uno de los participantes.
Características:
El moderador recaba información de los participantes como: opiniones,
datos impresiones, etc.
Su función es entrevistar, por lo cual debe tener habilidades en hacer
preguntas para que así el grupo lo acepten.
Los asistentes deben responder con sinceridad de acuerdo al tema
planteando.
La preparación es fundamental ya que su participación es fundamental.
El numero de participantes deben ser pequeños para así mantener en el
grupo jefes y subordinados.
El moderador debe fomentar un clima de confianza, generando una
ambiente de comunicación, demostrando así interés ardo en el tema y en
la situación profesional.
Las preguntas en este tipo de reuniones pueden ser: general, directa,
abierta, cerrada y reformulación.
Reuniones de información descendente.- Son aquellos que
permiten informar por parte de la dirección de la empresa, par que
los participantes pidan aclaraciones.
Características:
El moderador es el jefe de los participantes
La actitud de los participantes no debe ser creativa ni activa.
El director debe responder con seguridad para así conseguir un
clima de aceptación y participación.
El grupo entre 10 y 12 personas deben tener intereses comunes
y levada cohesión.
La reunión se desarrolla en 2 etapas en:
• Transmisión de la información y
• Confirmación de la información
Es aquel que analiza un tema planteado para así tener o sacar
conclusiones de todos los participantes.
La preparación de un debate tiene mucho que ver en la elección de su
objetivo, y en la preparación de un tema para su disposición.
Además los participantes deben ser compatibles en cuanto a su
competencia profesional.
El desarrollo del debate presenta ciertas etapas:
Acogida.- Dentro de este el moderador justifica su presencia
Presentación del tema.- Aquí se señala un cierto objetivo claro,
preciso.
Desarrollo del orden del día.- Se sigue el orden establecido con
respeto y garantizando la participación de los asistentes.
Cierre.- Aquí se resume los acuerdos que propusieron realizar.
Para facilitar la tarea del moderador, hay teorías sobre la tipología de los
participantes, en donde se presentan con rasgos mixtos, considerando
de la siguiente manera:
Tímido.- Aquí se debe a hacer ciertas preguntas y hacer referencia a
sus aportaciones durante la reunión.
Distraído.- Se debe controlarla mirada y hacer preguntas para poder
comparar con otros.
Preguntón.- Aquí se plante ciertas preguntas y respuestas al grupo de
trabajo.
Mudo voluntario.- Se hace preguntas complejas y se matizan sus
opiniones.
Liante o lero.- Se conforta su opinión con la del grupo,
interrumpiendo su disertación.
Discutidor.- Se debe plantear opiniones de la mayoría y enfrentarlo
con la opinión del grupo.
Obstinado.- Se deber formular su opinión con mucha claridad
planteando así al grupo consiguiendo ciertos acuerdos.
Sabelotodo.- Se les debe formular preguntas difíciles y relativizar su
punto de vista.
Procura que asistan todos los participantes.
No tomar partidos.
Centrar frecuentemente la reunión en el objetivo.
Evitar discusiones.
No ridiculizar.
Controlar el tiempo.
Utilizar bien los distintos tipos de preguntas.
Recordar los progresos parciales conseguidos.
Tratar a cada participante según su manera de ser.
Procurar que nadie se considere el mejor.
El nivel de atención no es contante se debe cambiar cada 6 a 8
minutos de ritmo.
