Reto Optimización de Trámites Instructivo entregables · 2019-12-30 · ciudadanos-usuarios-e-interesados_web.pdf • Cartilla Cocrear 2016: en la fase comprender se relacionan

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Maxima Velocidad 2019 – Hacia la Transformación Digital Circuito de Alistamiento – Reto Optimización de Trámites o Servicios de la Entidad

El reto busca que la entidad identifique problemáticas o necesidades en la prestación de trámites o servicios a los ciudadanos. Para ello, debe responder las siguientes preguntas a partir de la caracterización de sus usuarios: • ¿Cuál es la necesidad o problemática concreta que se quiere resolver? (Máx. 200 palabras) • ¿Cómo el uso de la tecnología apoya o provee la solución a la problemática o necesidad identificada?

(Máx. 200 palabras) • ¿Quiénes son los actores relevantes que están relacionados con el proyecto o iniciativa planteada?

(Máx. 200 palabras) • ¿Cuáles son sus características, intereses, necesidades, posibilidades y limitaciones? (Máx. 200

palabras) Para ello, es posible aplicar la guía de caracterización de usuarios asociada a diferentes políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG o aplicar otros instrumentos que permitan reconocer e identificar las necesidades de los usuarios de un trámite o servicio de la entidad. Encuentre los recursos en los siguientes enlaces: • Guía caracterización de usuarios:

http://www.secretariatransparencia.gov.co/prensa/2016/Documents/guia-de-caracterizacion-de-ciudadanos-usuarios-e-interesados_web.pdf

• Cartilla Cocrear 2016: en la fase comprender se relacionan varias técnicas que sirven para empatizar o comprender tanto los usuarios como su contexto. Algunas de estas son mapas de empatía, ejercicios de observación, análisis de experiencia de usuario (costumer journey), o arquetipos de usuarios. Consulte la guía Cocrear 2016 en el siguiente enlace (páginas 11 a 21): http://maximavelocidad.gov.co/710/articles-94314_recurso_3.pdf

• Cartilla Cocrear 2018: en la nueva versión de la cartilla Corear, se han incorporado técnicas adicionales

para identificar las características y necesidades de los usuarios como observación en campo, entrevistas, involucramiento en situaciones o investigación. Encuentre orientaciones y formatos para realizar estas actividades en la guía Cocrear 2018, así como pautas adicionales para organizar los hallazgos más importantes, concretar las ideas y modelar la solución en el siguiente enlace: http://maximavelocidad.gov.co/710/articles-94314_recurso_2.pdf



Entregables del Reto 1. Plan de Optimización (mejora, transformación o eliminación) de trámites o servicios, aplicando los

lineamientos del Manual de Gobierno Digital: el plan de optimización se compone de dos partes. La primera parte debe incluir las respuestas a las preguntas planteadas al inicio del ejercicio:

• ¿Cuál es la necesidad o problemática concreta que se quiere resolver? (Máx. 200 palabras) • ¿Cómo el uso de la tecnología apoya o provee la solución a la problemática o necesidad

identificada? (Máx. 200 palabras) • ¿Quiénes son los actores relevantes que están relacionados con el proyecto o iniciativa planteada?

(Máx. 200 palabras) • ¿Cuáles son sus características, intereses, necesidades, posibilidades y limitaciones? (Máx. 200

palabras)

Esta información es útil para lograr que las soluciones tecnológicas estén orientadas a la satisfacción de necesidades y a resolver problemáticas tanto del ciudadano como de la entidad.

La segunda parte debe incluir la descripción de la solución, identificando las mejoras, ajustes o transformaciones propuestos al trámite o servicio, haciendo énfasis en el componente tecnológico y la gestión de los datos y la información (Máx. 300 palabras). Evidencia: documento en Word con la información anterior

Para el caso de eliminación de trámites, la entidad debe presentar la información anterior y adicionalmente el soporte de la solicitud de eliminación en el SUIT. 2. Prototipo o mockup del trámite o servicio a optimizar:

A partir de la solución descrita, la entidad debe generar un prototipo o mockup que permita evidenciar la dinámica de la prestación del trámite o servicio. Para el desarrollo del prototipo o mockup se deben tener en cuenta los siguientes requisitos: Prototipo:

• La entidad debe elaborar un “service blueprint”, que es un prototipo conceptual que presenta lo que va sucediendo o el paso a paso del trámite o servicio, tanto para el usuario como para la entidad e involucra los recursos y artefactos necesarios para su ejecución. El service blueprint sirve para tener claridad sobre la arquitectura del trámite o servicio.

• La definición y algunos ejemplos de service blue printse encuentran en la Cartilla Cocrear 2016, pág 38: http://maximavelocidad.gov.co/710/articles-94314_recurso_3.pdf



• El entregable para el caso del service blue print seá un documento en PDF. A continuación algunos ejemplos:

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Ejemplo 3



Mockup:

• La entidad debe generar una maqueta interactiva de un sitio web o aplicación móvil, en donde el usuario accederá y ejecutará el trámite o servicio. El Mockup es una representación no funcional del servicio en el que se integran elementos con mayor detalle: contenidos, colores, imágenes etc. Conozca definiciones y ejemplos en la cartilla Cocrear 2016 (pág 40): http://maximavelocidad.gov.co/710/articles-94314_recurso_3.pdf

• Para desarrollar el mockup se debe usar una herramienta que permita modelar el trámite o servicio en un ambiente web como Wix, JustinMind, Marvel, etc. Encuentre diferentes herramientas gratuitas en los siguientes sitios:

https://es.wix.com/ https://www.iebschool.com/blog/herramientas-prototipado-analitica-usabilidad/ https://www.campusmvp.es/recursos/post/Herramientas-de-prototipado-de-aplicaciones-Web.aspx https://hipertextual.com/2017/03/crear-los-mejores-prototipos-paginas-apps-moviles

• El entregable para el caso del mockup, será el enlace web donde se encuentra desarrollado y los datos de usuario y contraseña para realizar la consulta.