GOBIERNO REGIONAL AREQUIPA

VISTO:

RESOLUCIÓN EJECUTIVA REGIONAL

Nº 062 2017-GRA/GR

El Informe Nº 040-2017-GRA/OPDI de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional, Informe · N° 092-2017-GRA/ORAJ de la Oficina Regional de Asesoría Jurídica y el Informe de Sesión de Directorio de Gerentes Nº 004-2017-GRA/SG de la Secretarla General. ·

CONSIDERANDO:

Que, la Gerencia General Regional con Memorando Nº 1037-2016-GRA/GGR, adjunta Memorando Nº 382-2016-GRA/GR de la Gobernación Regional, el cual dispone se dé cumplimiento al Oficio Nº 845-2016-GRA/ORCI del órgano Regional de Control Institucional, referente a la implementación de la Recomendación Nº 06 del Informe de Auditoria Nº 038-2016-2-5334.

Que, el legajo personal es un documento oficial de carácter estrictamente confidencial, en donde se archivan los documentos personales y administrativos del trabajador a partir de su ingreso a ·1a administración pública y se incrementa con los que se genere durante su vida laboral.

Que, es necesario establecer las normas y procedimientos para organizar, implementar, mantener, depurar y archivar los legajos personales en el Gobierno Regional de Arequipa, en ese sentido se ha formulado un proyecto de Directiva denominada ªDisposiciones para la Organización y Administración de Legajos de Personal en el Gobierno Regional de Arequipa", documento que cuenta con la opinión favorable de la Oficina de Re, ursos Humanos, según Memorando N° 800-2016-GRA/ORH.

Que, la Oficina Regional d1 Asesoría Jurídica con Informe Nº 092-2017-GRA/ORAJ ha dado su opinión legal, recomendandc iie eleve el expediente al Directorio Gerentes a fin de que considere su aprobación.

Que, la Secretarla General con Informe de Sesión de Directorio de Gerentes N° 004-2017-GRA/SG del 25 de enero del año 2017, manifiesta que los Miembros del Directorio acordaron por unanimidad aprobar el proyecto de Directiva, "Disposiciones para la Organización y Administración de Legajos de Personal en el Gobierno Regional de Arequipa".

De conformidad con lo prescrito en la Ley Nº 27867 Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales y sus modificatorias, Ordenanza Regional Nº 010-Arequipa y en uso de las atribuciones conferidas por Ley.

SE RESUELVE: 45 ARTÍCULO 1º. - Aprobar la Directiva Nº 001-2017-GRA/OPDI sobre ·Disposiciones para la Organización y Administración de Legajos de Pers )nal en el Gobierno Regional de Arequipa".

ARTÍCULO 2°. - Publicar la presente Resolución en el Portal Institucional del Gobierno Regional de Arequipa (https://www.regiónarequipa.gob.pe/).

Dada en la Sede Central del Gobierno Regional de Arequipa a los SEIS del mes de FEBBER

O del Dos Mil Diecisiete.

(06 ) días

REGÍSTRESE Y COMUNIQUESE

" 1 Gobierno Re,iional

deAreqwpa

DIRECTIVA Nº 001-2017-GRA/OPDI

Oficina de Planeamiento y Desarrollo lnstltuclonal

DISPOSICIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LEGAJOS DE PERSONAL EN EL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA

OBJETIVO

Normar el proceso de formulación de los Legajos del Personal, que permita una mejor organización, mantenimiento y custodia de los legajos de los Funcionarios, Servidores Públicos, Persona! Contratado . cualquier sea su modalidad y Pensionistas del Gobierno Regional de Arequipa, a fin de obtener información actualizada y confiable para la evaluación continua del personal y mantener un orden que permita el control de la información.

11 FINALIDAD

Garantizar el derecho fundamental a la protección de los datos personales contenidos en los Legajos de Personal, a través de su adecuado tratamiento, en un marco de respeto de los demás derechos fundamentales que tienen los Servidores Públicos que laboran en el Gobierno Regional

.. de·Arequipa, -en-concordancia a la Ley Nº 29733, Ley de Prótección de Datos Personales.

111 BASE LEGAL

1. Ley N° 25323, Ley de creación del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 008-1992-JUS.

2. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 3. Ley Nª 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y sus modificatorias. 4. Ley Nº 29733, Ley de Protección de Datos Personales. 5. Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo Nº 040-

2014-PCM. 6. Decreto Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones

del Sector Público y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo 005-1990-PCM. 7. Ordenanza Regional Nº 010-Arequipa, aprueba la Estructura Orgánica y el Reglamento de

Organización y .Funciones del Gobierno Regional de Arequipa y su modificatoria Ordenanza Regional Nº 307-2015-Arequipa.

IV ALCANCE

Las normas contenidas en la presente Directiva son de aplicación para todos los Funcionarios, . Servidores Públicos y Personal Contratado por Operación, que laboran en las diferentes Unidades Orgánicas y Dependencias del Gobierno Regional de Arequipa, que intervienen en el proceso de formulación de los Legajos del Personal.

NORMAS GENERALES

1. El presente documento normativo establece las normas y procedimientos para organizar, implementar, mantener, depurar y archivar los legajos personales en el Gobierno Regional de Arequlpa.

2. El legajo personal es un documento oficial de carácter estrictamente confidencial en cuanto se refiera a los datos personales, no siendo confidencial en cuanto a los datos de su carrera administrativa del trabajador; donde se archivan los documentos personales y administrativos del trabajador a partir de su ingreso a la administración pública y se incrementa con los que se genere durante su vida laboral.

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3. El legajo de personal será organizado de mañera uniforme por el Personal en cargado de su custodia, para lo cual las Oficinas de Recursos Humanos o la que haga sus veces, tendrán en cuenta las pautas de la presente Directiva.

VI NORMAS ESPECÍFICAS

6.1 Características del Legajo Personal

6.1.2 El Legajo Personal tendrá una cubierta de cartulina gruesa . membretada de color diferente según Grupo Ocupacional y situación laboral {activo o cesante) del trabajador, de 28 cm de ancho por 38 cm de largo con separadores intermedios y ficha de resumen.

6.1.3 La cartulina anterior lleva los siguientes impresos:

a) Nombre de la Sede Central y/o Dependencia, se incluye Logotipo. b) La denominación -Legajo Personal" c) Dos líneas paralelas para los Apellidos y Nombres {completos de acuerdo al DNI). d) La palabra confidencial

6.1.4 Cada separador intermedio debe ser de cartulina de color membretado, sirviendo además para registrar los documentos recepcionados en cada una de las secciones en orden cronológico de presentación. , · -:,· · ,·

6.1.5 Se divide en secciones con !a finalidad de agrupar documentos similares que permitan una mejor y rápida identificación.

6.1.6 El contenido de cada sección debe anotarse en la ficha resumen.

VII SECCIONES EN QUE SE DMDE EL LEGAJO PERSONAL

7 .1 Sección I Fillaclón - Identificación Personal

Contiene los documentos de identificación de trabajador:

a) Ficha resumen del legajo personal b) Currículo vitae c) Solicitud de empleo d) Certificado domiciliario e) Declaración jurada de bienes y rentas f) Declaración jurada de gozar de buena salud g) Declaración jurada de no tener antecedentes judiciales h) Declaración jurada de no tener antecedentes policiales i) Copia de DNI

7 .2 Sección II Estudios y Capacitación

Contiene los documentos que acreditan los estudios básicos y superiores del Personal, así como la capacitación, actualización y/o perfeccionamiento.

a) Certificado oficial de estudios primarios, secundarios, superiores universitarios, técnicos. b) Titulo profesional de estudios superiores universitarios o técnicos. c) Certificado de colegiatura. d) Constancia de matrícula o de estudios. e) Títulos, certificados o diplomas de post. Grado maestrías o doctorado. f) Certificados o diplomas de cursos realizados. g) Constancias de participación en congresos, convenciones, seminarios, fórums, simposios,

conferencias, charlas, mesas redondas, entre otros certificados de capacitación. h) Resoluciones sobre otorgamiento de becas de estudios en el país o en el extranjero. i) Otros documentos autoritativos para capacitación.

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7.3 Sección III Contratos y Nombramientos

Contiene las Resoluciones sobre Ingreso al servicio.

a) Contrato de trabajo. b) Renovación de contrato. c) Nombramientos.

7.4 Sección IV Renuncia y Liquidación

Contiene los documentos relacionados con el término del vinculo laboral con el estado.

a) Solicitud de renuncia al servicio. -: b) Resolución de cese.

c) Resolución de beneficios sociales y /o pensión. d) Informe sobre liquidación de beneficios sociales. e) Recisión de contrato.

7 .5 Sección V desplazamiento de personal

Co,ntiene dqcumentos relacionados con el recorrido laboral del trabajador.

a) Designación. b) Rotación. c) Reasignación. d) Destaque. e) Permuta. f) Encargo de puesto o de funciones. g) Comisión de servicios. h) Transferencia. i) Informes presentados por el trabajador al término del desplazamiento, cuanto corresponda.

7 .6 Sección VI Descansos Médicos

Contiene los documentos que justifican las ausencias al servicio por enfermedad, accidente o gravidez.

a) Resolución de la oficina de recursos humanos por licencia de enfermedad. b) Certificado médico por Incapacidad temporal por enfermedad. c) Partes o informes médicos.

7.7 Sección VII Permisos· Licencias - Vacaciones

Contiene los d9cumentos ordenados referentes a permisos, licencias y vacaciones.

a) Resolución de licencia con goce de remuneraciones. b) Resolución de licencias sin goce de haber. c) Resolución de licencia a cuenta del periodo vacacional. d) Resolución sobre suspensión o prorroga de licencia. e) Resolución de programa de vacaciones. f) Documento de postergación de vacaciones por necesidad del servicio. g) Documento sobre suspensión de vacaciones.

7 .8 Sección VIII Ascensos

Contiene las resoluciones sobre ascenso en la carrera:

a) Resolución de ascenso.

b) Informe sobre rendimiento laboral. c} Propuestas para ascenso.

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d} Resolución sobre homologación o categorización.

7 .9 Sección IX Bonificación

Contiene las resoluciones autoritativas de pago de cada quinquenio por tiempo de servicios, sobre bonificación familiar se emiten a favor del trabajador, sea por matrimonio y/o hijos menores de edad.

a) Resolución de reconocimiento de tiempo de servicios. b} Resolución de devengados. c} Solicitudes y Resoluciones de Beneficios Personales. d} Resolución de devengados. e) Resolución de pago ampliación de núcleo familiar. f)Resolución de subsidios por sepelio y luto de familiares directos. g) Informes

7 .1 O Sección XI Experiencia Laboral

Contiene los documentos relacionados con los dis~into~ . ~rg~s y/o_ . pue~tos de trabajo, . habilidades' y aptitudes del. trabajador:

a) Certificación y constancias de trabajos anteriores en el sector público o privado b} Documentos relacionados con los servicios prestados: memorándum, oficios y cartas de

agradecimiento. c} Resoluciones o memorándum sobre asignación de funciones. d) Documentos sobre designación como integrante en comisiones especializadas de

trabajo.

7 .11 Sección XII Evaluaciones

Contiene los resultados de las evaluaciones del desempeño laboral del trabajador:

a) Ficha de evaluación b) Informe sobre desempel'lo laboral c) Resultado de evaluación

7 .12 Sección XIII méritos

Contiene los documentos de felicitación por la labor cumplida.que transciende positivamente a las funciones de competencia de cada trabajador, así como la obtención de mayores calificaciones a las exigidas:

a) Oficios, memorándums de felicitación. b} Resoluciones por cumplimiento al reglamento de asistencia y permanencia. c) Resoluciones por condecoraciones, felicitaciones y otorgamientos de diplomas.

7 .13 Sección XIV Deméritos

Contiene todos los documentos que significan llamadas de atención o sanciones por faltas disciplinadas en el servicio, y la deficiencia a la labor cumplida.

a) Resoluciones por amonestación, suspensión sin goce de remuneraciones, cese temporal o destitución.

b) Resoluciones declarando fundado, infundado o improcedente recursos impugnativos.

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7.14 Sección xv-Producclón Intelectual y Cultural

Contiene proyectos y trabajos de investigación, así como documentos sobre aportes culturales:

a) Trabajos de investigación b) Publicaciones de libros, revistas, artículos y otros similares. c) Certificados de labor docente o po!'lente en charlas, cursos, conferencias, seminarios y

similares. d) Certificados de aportes culturales y deportivos.

VIII APERTURA DEL LEGAJO PERSONAL

8.1 El legajo personal se apertura con los documentos que de acuerdo a ley presenta el trabajador al mome!'lto del ingreso al servicio. Correspondiendo la responsabilidad de apertura, actualización, mantenimiento, archivo y custodia a la Oficina de Recursos Humanos.

8.2 El jefe de Recursos Humanos solicitara por escrito a los funcionarios y servidores los documentos que falten · para complementar o actualizar el legajo, los mismos que proporcionaran la documentación e información, bajo responsabilidad.

IX MANEJO Y MANTENIMIENTO DEL LEGAJO PERSONAL:

9.1 Por ser el legajo personal un documento confidencial, solo tienen acceso a él las personas encargadas de su manejo no debiendo salir de la oficina donde se archiva salvo que será por orden directa del Jefe de Recursos Humanos.

9.2 El titular del legajo. Previa autorización del encargado de los legajos podrá revisar la documentación contenida en su legajo personal.

9.3 El encargado de los legajos personales verificara que la documentación que ingrese al legajo personal cuente con el visto bueno del Jefe de Recursos Humanos.

9.4 Los documentos que se archivan en el legajo personal se hacen por folios y en orden cronológico de modo que el más reciente quede encima de los otros.

9.5 Toda documentación archivada debe de estar orientada en una sola dirección, de ser el caso. Deberán ser doblados cuidadosamente, los que resulten demasiados grandes.

9.6 Los documentos que ingresan al legajo personal, serán obligatoriamente registrados en la hoja separadora de cada sección, debiéndose hacer la anotación con lapicero de tinta negro o azul.

9. 7 Las resoluciones que se emitan en las distintas instancias administrativas en materia de recursos humanos, deben ser transcritas a la oficina de personal para el archivo en el legajo personal correspondiente.

9.8 Los documentos que obren en el legajo serán originales o copias fedateadas. 9.9 Cuando un trabajador es reasignado, permutado o transferido a otra entidad, el

desplazamiento del legajo se hace de oficio a la recepción de la resolución correspondiente. 9.10 Si un servidor de carrera es designado en otra entidad con reserva del cargo de carrera en la

entidad de origen el legajo será clasificado y archivado como legajo pasivo hasta el término de la designación y retomo a la entidad de origen.

9.11 El legajo personal será utilizado para efectuar confrontaciones de datos con los documentos que los originaron expedir o transcribir copias de documentos y resolver asuntos administrativos relacionados con el personal.

9.12 Tarjeta de Control donde indique las personas que tuvieron acceso y revisión del legajo.

10.1 Los documentos que conforman el legajo personal son de dos tipos:

a) Permanentes b) Temporales

10.2 Los documentos permanentes no podrán ser devueltos al servidor o funcionario al término de la relación laboral o pase a la situación de jubilado o cesante, en este caso constituyen legajos personales clasificados como pasivos y cesantes respectivamente.

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10.3 Son clasificados como permanentes los siguientes documentos.

a) Partida de nacimiento legalizada b) Copia del documento de identidad nacional (DNI) c) Copia de carnet del seguro social d) Certificados de estudios e) Copia de Título Profesional y Colegiatura f) Certificado de Gozar de buena Salud g) Certificado de haber adquirido nacionalidad peruana por matrimonio h} Visa de residencia en el país i) Copia de Titulo de nacionalidad j} Documentos administrativos generados durante el servicio k} Resoluciones de sanciones

XI SITUACIÓN Y ARCHIVO DEL LEGAJO PERSONAL:

11.1 La situación del legajo personal depende de la condición activa o pasiva del trabajador, consecuentemente será clasificado y archivado según los siguientes grupos:

a} Legajo de personal activo . .... .. b} .Legajo.de pE;)rsom¡il pa_sivo. : • : ¡ : . -~ .. ;~ ... ;:: • ;°.: • •••..• . .· •·'· .. -. , ......

11.2 Son legajos de personal activo, los de servidores y funcionarios que se encuentran en ejercicio en condición de nombrados, contratados o designados.

11.3 Son legajos de personal pasivo, los de servidores y funcionarios que han dejado de prestar servicios en la entidad, pasando como designados a otra entidad también comprende a los trabajadores cesantes, jubilados y personal fallecido.

11.4 El archivo debe llevarse en estantes o archivadores, en orden alfabético - silábico o numérico (código}, por grupos ocupacionales condición laboral, de tal manera que permita una rápida identificación visual.

11.5 Los legajos personales deben mantenerse en ambientes que reúnan condiciones adecuadas de ventilación y luz, así como tomar las previsiones de seguridad pertinentes contra los riesgos de humedad o posibles incendios.

11.6 Periódicamente debe programarse fumigación de los documentos, como medida preventiva y de erradicación de micro- organismos e insectos.

11. 7 Los trabajadores encargados de los legajos personales deben portar mascarillas y guantes al momento del manipuleo.

XII DEL PROGRAMA DE COMPUTO DEL LEGAJO DEL PERSONAL

12.1 El área de Escalafón implementara una base de datos que permita una administración adecuada de los legajos personales:

12.2 Toda la información consignada dentro del legajo personal será considerada y registrada en el programa de cómputo del legajo del personal.

12.3 La información del legajo del personal ingresada al programa de cómputo se mantendrá actualizada.

12.4 Cada vez que se actualice la información en el programa de computo, y se imprimirá la nueva ficha que reemplazara a la que existe en el legajo personal y la anterior deberá ser eliminada.

12.5 La información que ingresa al programa de cómputo no podrá ser borrada ni modificada, la corrección que hubiese necesidad de hacer se efectuará con un nuevo ingreso autorizado por el encargado de su cuidado.

12.6 El programa de cómputo debe permitir el acceso solo a la persona autorizada, encargada de la custodia de los legajos del personal.

XIII DEPURACIÓN O EXPURGO DE DOCUMENTOS CONTENIDOS EN EL LEGAJO PERSONAL

13.1 Periódicamente deberá programarse acciones de expurgo de documentos que debe evaluarse cuidadosamente toda la documentación que se somete a la purga para que solo lo requerido perdure en el legajo personal.

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13.2 El encargado de escalafón elaborara la relación de los documentos que deben mantenerse permanentemente y de aquellos que transcurrido un tiempo determinado deben devolverse al interesado.

13.3 Si no es posible la devolución al interesado por no haber sido localizado o haber fallecido. Serán entregados a un familiar directo (cónyuge, hijo, padre}, si persistiese la imposibilidad de entrega, se incinerarán, previo levantamiento de un acta.

XIV RESPONSABILIDAD Y SEGUIMIENTO:

14.1 El Jefe de la oficina de Recursos humanos, es el responsable de cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en la presente Directiva.

14.2 El encargado de escalafón se reserva el derecho de verificar la exactitud de los documentos presentados, de detectarse irregularidades se considerará como falta grave de carácter disciplinario, adoptándose las medidas pertinentes.

V DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

PRIMERA. - Para los casos no previstos o contemplados en la presente norma y que se vinculen con el tema, serán absueltos por la Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces, según corresponda, en las demás Dependencias del Gobierno Regional de Arequipa.

SEGUNDA. - La Oficina de Recursos Humanos o la que haga sus veces en las demás . Dependencias. del. Gobierno -Regional de Arequipa, deberán· cautelar por el fiel cumplimiento de a normatividad en la que se hace referencia en la presente Directiva, para lo cual dispondrán las acciones que consideren necesarias, implementando las medidas correctivas pertinentes.

TERCERA.- Para las demás Dependencias conformantes del Gobierno Regional de Arequipa, en lo que corresponda de acuerdo ·a su estructura, niveles jerárquicos y el que haga sus veces, aplicarán lo normado en la presente Directiva.

CUARTA.- El incumplimiento de las normas establecidas en la presente Directiva, constituye falta de carácter disciplinario y se sancionará de acuerdo a las normas correspondientes, según la relación laboral contractual del trabajador, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad que correspondan.

OPDI/DIRECTIVAS-2017/LEGAJOS/EROS

GOBIERNO REGIONAL AREQUIPA OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL