Requerimiento de información

Empleadores

¿Cuál es la idea de esta charla?

Explicar las etapas del proceso de determinación de las contribuciones parafiscales. Orientarlo en como debe responder el Requerimiento de Información de manera correcta.

Sobre La Unidad

Una entidad del orden nacional, adscrita al

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

¿Quiénes somos?

Reconocimiento de las obligaciones pensionales a cargo de las entidades públicas del orden nacional que estén o se hayan liquidado.

Construir una sólida cultura de cumplimiento en el pago

correcto de los aportes

al Sistema de la Protección Social – y así para contribuir al

desarrollo del país.

¿Qué hacemos?

Nuestra estructura

Dirección General

Direcciones de Apoyo

Dirección de Pensiones

Dirección de Parafiscales

Subdirección de Integración de Aportes

Parafiscales

Subdirección de Determinación de

Obligaciones

Subdirección de Cobranzas

Sobre el proceso de determinación

Envío de información

Respuesta Recurso de

reconsideración

3

6 12

Tiempo en MESES

2 3

Proceso determinación…

¿Qué es el Requerimiento de Información?

Periodos fiscalizados

Ene a Dic 201X

Acto administrativo en el cual se solicita al aportante la información indicada en la Resolución No 922 de 2018, con el fin de verificar la correcta y oportuna liquidación y pago de los aportes al Sistema de la Protección Social –SPS-, realizado a favor de sus trabajadores en un período específico.

Qué contiene

Mención de la sanción por no envío de la información

Plazo para responder

3 Meses

En la Resolución No. 922 del 06 de julio 2018:

¿Dónde encuentra el detalle de la información que debe enviar?

“Por la cual se fija el contenido y características técnicas que debe cumplir la información solicitada por La Unidad…, conforme con lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012”

Publicada en el Diario Oficial No. 50.651 el 11/07/2018

Como debe enviar la información

1. Reporte de nómina

Detallada por trabajador activo o retirado y sus correspondientes novedades. En medio magnético, en el formato Excel dispuesto en nuestra página web www.ugpp.gov.co, así:

Para el diligenciamiento de la nómina, siga con atención cada uno de los pasos indicados en el instructivo dispuesto en la página web

RECUERDE al descargar el

formato debe guardarlo como “Libro de Excel habilitado para macros”

Si la periodicidad de su nómina es diferente a mensual (Ejemplo: semanal o quincenal), se debe consolidar por mes en formato de nómina, y adjuntar un archivo adicional con el correspondiente el calendario de pagos.

En la información debe incluir sin excepción, todos los pagos efectuados al trabajador y/o asociado salariales y no salariales. Para las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, se deben relacionar las compensaciones ordinarias y extraordinarias.

Los pagos salariales y no salariales corresponden a todos aquellos pagos que reciba el trabajador, establecidos en el contrato de trabajo o pactados como no salariales, tales como: planes de medicina prepagada o complementarios en salud, planes de telefonía móvil, pagos a establecimientos educativos, auxilios, canasta, gasolina, vestuario y/o pagos

por mera liberalidad.

IMPORTANTE

2.Balance de Prueba

En medio magnético, en formato Excel, cumpliendo con la siguiente estructura:

La información debe estar detallada por tercero y contener los saldos de todas las cuentas y subcuentas de balance antes del cierre contable.

Al máximo nivel auxiliar, con corte anual (enero a diciembre) y utilizando una hoja de Excel por cada año requerido

Veamos un balance de prueba…

Una hoja por cada Período

Fiscalizado

3. Auxiliares Contables

En medio magnético, en formato Excel, cumpliendo con la siguiente estructura:

Los auxiliares contables deben ser enviados:

En medio magnético;

Formato Excel, en una sola hoja;

Deben estar detallados por mes;

Contener todas las cuentas y subcuentas contables al máximo nivel del tercero beneficiario antes del cierre contable;

Deben estar en idioma español.

Contener todas las cuentas de costos y gastos.

Tenga en cuenta que si realiza causaciones relacionadas con

pagos a trabajadores y/o asociados en cuentas del activo y pasivo, debe remitir los auxiliares con las mismas condiciones descritas anteriormente.

Veamos los Auxiliares Contables del Pasivo…

Veamos los Auxiliares Contables de Gastos..

Los empleadores y/o cooperativas que no llevan en la contabilidad el detalle por tercero beneficiario de los pagos a los trabajadores y/o asociados, deben remitir la información del módulo de nómina (reporte generado por el software de nómina con el cual se cargan los pagos a contabilidad), el cual debe contener la siguiente estructura:

Tenga en cuenta

La información contable y de la nómina debe acompañarse de una CERTIFICACIÓN suscrita por el representante legal y el contador público o el revisor fiscal si está obligado a ello.

IMPORTANTE

4. Documentos adicionales

Puede enviar los documentos que considere necesarios para acreditar la naturaleza de los pagos relacionados en la nómina de salarios y/o compensaciones, tales como:

Contratos de trabajo

Acuerdos o pactos de desalarización

Convenciones o pactos colectivos

Contratos de aprendices SENA y/o practicantes universitarios

Resoluciones de Pensiones de Vejez, invalidez, indemnización sustitutiva y/o asignación de retiro forzoso.

Plan de pensiones voluntarias

Otros

Importante

La respuesta debe estar acompañada de un oficio remisorio, así:

Suscrito por el representante legal o el apoderado debidamente acreditado. (son válidos el poder especial concedido a un abogado en ejercicio o el poder general elevado a escritura pública)

Indicar en el asunto el número de expediente o los datos del aportante, número de identificación, y de acto administrativo.

Registrar UNA única dirección para las notificaciones, puede ser física o electrónica.

¿En dónde se radica la respuesta al requerimiento de información?

Ingrese a nuestra página web

www.ugpp.gov.co

¿Qué consecuencia tiene la NO entrega de la información?

Si la información solicitada NO es entregada en el término indicado en el Requerimiento de información con el contenido y características establecidas en la resolución 922 de 2018 se iniciará de manera paralela e independiente el proceso sancionatorio por no envío de información.

Sanción hasta de 15.000 UVT a favor del Tesoro Nacional

Tenga en cuenta que.. La Entidad analizará la información que el aportante envíe. En caso de ser necesario con ocasión al análisis de la información que remita el aportante, la entidad podrá hacer la verificación de la correcta, adecuada y oportuna liquidación y pago de los aportes al SPS desarrollado entre otras, las siguientes actividades:

Realizar cruces de información con otras entidades que

administren información relacionada con el pago de obligaciones. Decretar inspecciones tributarias y contables. Ordenar la práctica de pruebas documentales y testimoniales.

Si tiene más inquietudes…