REPORTE DE PRIORIDADES

HERRAMIENTA DE PLANEACION BASADA EN:

LOS SIETE HABITOS DE LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS. Y

LAS PRIORIDADES DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.

PLANEE SEMANALMENTE PRIORIZANDO

SUS OBJETIVOS…Reconociendo las actividades a corto plazo, planeandolas como un habito clave para hacer el trabajo efectivo.

Monitoreando los proyectos y actividades de mediano plazo.

Enfocando las prioridades y actividades claves en linea con los objetivos de negocio.

Diferenciando las actividades claves de las actividades normales y rutinarias.

Evitando perdidas de tiempo en trabajo sin importancia.

Facilitando la retroalimentacion a la direccion.

Las actividades de trabajo en las cuales se debe enfocar la atencion son

las relevantes para el negocio y las que permiten el logro de los

objetivos .

QUE ES UN REPORTE DE PRIORIDADES?Es una herramienta de planeacion semanal para:

Administrar el tiempo.

Definir actividades claves y monitorearlas.

Enfocar que es importante para cumplir con los objetivos.

Nos permite una descripcion clara y consolidada de que debe realizarse en el corto plazo para alcanzar los objetivos de mediano plazo.

Las actividades de corto plazo pueden ser clasificadas por la direccion o basandose en la estrategia de las cuatro prioridades del tecnicas.

Los Proyectos de mediano plazo deben ser quebrados por area.

Incluye otras asuntos relacionados con el trabajo que se deben tener en mente como: Requerimientos de la Direccion, Aprobaciones, Viajes & Vacaciones, Entrenamiento y Otros.

Son las areas de la funcion de las cuales derivan las

oportunidades y estrategias de negocio:

PAC1: Proteccion de la Calidad e Imagen de ABASA.

PAC2: Sistemas de Ahorro y Rentabilidad.

PAC3: Control del Gasto de Operacion.

PAC4: Innovacion.

LAS CUATRO PRIORIDADES DE

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (P.A.C.)

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Utilice estos criterios en la definicion de prioridades

Trate de llevar su trabajo de Q1 hacia Q2 para evitar reaccionar como bombero (apaga incendios), sea proactivo.

Algunas actividades de servicio y soporte al cliente pueden no ser actualmente una prioridad pero pueden llegar a serlo pronto.

Crisis

Proyectos, reuniones

Problemas apremiantes

Actividades Contra reloj

Tareas que se vencen

Preparacion

Prevencion

Valor de Clarificacion

Planificacion

Creacion de Relacion

Empoderamiento

Interrupciones

Llamadas, correos

y reportes no

importantes

Reuniones improductivas

Asuntos acuciantes

Trivialidades

Algunas llamadas.

Perdida de tiempo en

actividades no

provechosas

Actividades fortuitas

Correos no relevantes

Urgente No UrgenteIm

po

rta

nte

No

Im

po

rta

nte

Q1

Q4

Q2

Q3

Q1 & Q2 son las

actividades que

deberiamos lograr

primero. El

sentido de

urgencia

diferencia a Q1 de

Q2.

Q3 & Q4 Son las

actividades que

no deberian

considerarse

como prioritarias

a menos que

agregue valor

alguna relacion.

PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADES

1.- Prioridades para la semana

Defina las actividades claves que

se cumpliran antes del fin de

semana.

Existen 7 areas para la clasificacion

de las actividades de acuerdo a si

se trata de operaciones tecnicas,

materias o programas las cuales se

encuentran relacionadas con

prioridades:

•Mejora de la Calidad.

•Desarrollo del SCCC.

•Mejora de la Productividad.

•Formacion del Personal.

•Implementacion Tecnica.

•Compras de Insumos.

•OtrosAlgunas actividades no pueden cumplirse en una semana

por lo que la herramienta permite monitorear el avance y

hacer las adaptaciones necesarias para que luego se

cumplan

PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADES

2.- Proyectos claves para los

siguientes 15, 30 o 60 dias

Defina los proyectos claves para

los siguientes dos meses.

Deberia existir una area o espacio

para cada departamento y

tambien para otras areas

claves que puedan ser

agregadas en caso de ser

relevante para sus objetivos,

i.e. caso ABASA:

• Sistema de Calidad.

• Control de Calidad.

• Seguridad e Hig. Industrial.

• Alta Direccion.

• Proveedores Externos.

• Clientes Externos.

• OtrosEsto nos ayudara a mantener un enfoque sobre los

proyectos clave, sea sumamente restrictivo una vez que los

incluya aqui

PARTES DEL REPORTE DE PRIORIDADES

3.- Requerimientos de la Direccion

Asuntos a levantar y resolver

CUANTO ANTES.

4.- Aprobaciones

Cualquier cosa del Departamento

que este pendiente de

aprobarse.

5.- Viajes & Vacaciones

6.- Entrenamientos

Materias Relacionadas.

7.- Otros Asuntos

Asuntos relacionados con otros

Departamentos de la Empresa

que le afectan.

No pierda de vista las materias importantes y si estas no

son urgentes ahora, estas podrian llegar a serlo en el

futuro, entonces dirijalas desde ahora.

DINAMICA DE LA PLANEACION SEMANAL

El tiempo apropiado para la planificacion semanal es entre viernes y lunes.

Esto permite identificar que esta pendiente de la semana anterior lo cual se convierte en una prioridad despues de chequear los problemas del lunes.

El Reporte de Prioridades debe ser sometido a la direccion durante el Lunes por la tarde.

Las prioridades del mismo cuadrante pueden se

diferenciadas utilizando la subclasificacion ABC. Por ejemplo, 2A tiene mayor prioridad que 2B y 2C pero menos que 1A, 1B o 1C.

Tambien puede utilizarse el codigo de colores como ayuda visual sobre lo que esta en proceso y lo que ha se ha hecho hasta ahora. Use Marcador Amarillo para actividades En-Proceso y Marcador Verde para completadas.

Los asuntos que se presentan durante la semana pueden ser agregados escribiendolos a mano en los espacios en blanco. No es necesario someter el reporte a consideracion nuevamente.

Archive sus Reportes de Prioridades Viejos (Impresos) como evidencia de su planeacion semanal, monitoreando los logros.

CONT. DINAMICA DE LA PLANEACION

Utilice los siguientes codigos para dirigir las actividades.

√ (Verificacion): significa hecho, completado o cumplido.

X (Equis): significa cancelado, anulado o borrado.

G √ (G con verificacion): significa delegado o trasladado a otro responsable.

• (Punto): significa En Proceso.

→ (Flecha adelante): significa planeado mas adelante.

CONT. DINAMICA DE LA PLANEACION

CONSIDERACIONES FINALES

Planear es el paso previo a hacer… para mantener la consistencia con el Ciclo PHVA

1. Planear

2. Hacer

3. Verificar

4. Actuar

Planear

1

Hacer

2Verificar

3

Actuar

4

Aproveche la planeacion semanal enfocando sus

esfuerzos sobre las actividades claves y evite todo

lo que no agregue valor al trabajo!!!