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Relazione circa le attività del Centro Servizi Bibliotecari di Area Giuridico-Economica nell'anno 2010.
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Vincenzo D’Aguanno – Responsabile CSB AGE
24/01/2011
CENTRO SERVIZI BIBLIOTECARI DI
AREA GIURIDICO-ECONOMICA –
REPORT 2010
Report delle attività biblioteconomiche collegate alla gestione 2010 del
Centro Servizi Bibliotecari di Area Giuridico-Economica
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Sommario
Introduzione ................................................................................................ 2
Il personale ................................................................................................. 3
La catalogazione ......................................................................................... 4
I servizi di prestito e consultazione .............................................................. 6
La gestione dei periodici............................................................................. 7
I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario......................... 8
Il reference ................................................................................................ 10
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CENTRO SERVIZI BIBLIOTECARI DI AREA
GIURIDICO-ECONOMICA – REPORT 2010
Introduzione
Nel corso dell’anno 2010 il Centro di Servizi Bibliotecari (CSB) di Area Giuridico-
Economica, pur non avendo avuto come riferimento una relazione programmatica delle
attività da svolgere nel corso dell’anno 2010, ha portato a termine svariate operazioni
biblioteconomiche, che hanno migliorato la qualità dei servizi di base e dato sempre
maggiore visibilità al patrimonio librario.
I diversi settori interessati sono quelli proposti nel sommario iniziale e
rispecchiano la quasi totalità delle aree di intervento e competenza del CSB, sia nei
confronti dell’utenza (servizi di front-office), sia sul versante biblioteconomico interno
(servizi di back-office).
Pur essendosi registrata una forte contrazione delle risorse finanziarie disponibili
a livello di Sistema Bibliotecario di Ateneo e delle singole strutture Dipartimentali
afferenti al CSB, le ripercussioni dirette sull’utenza sono state contenute, grazie alla
disponibilità del personale bibliotecario e ad azioni di integrazione delle risorse
normalmente disponibili tramite acquisizioni attuate attraverso modalità quali il
reperimento di articoli in copia (document delivery), l’accesso a monografie tramite il
prestito interbibliotecario, la partecipazione a sistemi cooperativi di collaborazione e
scambio tra Biblioteche (ACNP, NILDE e ESSPER).
E’ significativo, a tal proposito, il dato che si evince dallo stato delle transazioni in
entrata/uscita gestite tramite il sistema NILDE.
Nei primi sei mesi dell’anno 2010 sono stati ultimati i lavori relativi alla
realizzazione di un punto per l’accesso ai servizi bibliotecari per studenti con diverse
abilità. Tali lavori, realizzati su finanziamento CUDARI ma seguiti in fase organizzativa e
realizzativa dal responsabile del CSB di Area Giuridico-Economica, hanno comportato
l’impegno di tutto il personale nello spostamento di parti significative della Sala
Consultazione e nell’avvio di un processo di ricollocazione dei materiale presenti in Sala.
In concomitanza di tali lavori, sono stati inoltre attuati importanti lavori di
cablaggio e completamento degli impianti di trasmissione dati della Sala, attraverso
l’installazione di un armadio di rete; è stato migliorato il comfort lavorativo del personale
addetto al Banco del Prestito, attraverso l’installazione di due termoconvettori per il
condizionamento dell’area di ingresso alla Sala, fino ad oggi non coperta degli impianti
preesistenti; è stato installato presso lo spazio di ingresso un monitor collegato al sistema
informativo di Ateneo.
Si ritiene importante, inoltre, anche il dato di stima riguardante i flussi di utenza
nella Sala Consultazione e prestito del CSB di Area Giuridico-Economica. Il dato non
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contiene specificazioni riguardo le diverse tipologie di utenza: deve comunque essere
evidenziato che nel corso dell’anno 2010 il carico di presenze è sicuramente aumentato,
poiché ad oggi la Sala consultazione viene regolarmente utilizzata, al momento per
motivi di studio (non essendovi presenti materiali specificatamente rilevanti) dagli
studenti dei Corsi di laurea in Scienze motorie e in Discipline infermieristiche.
Da ultimo, ma certamente di non secondaria importanza, si segnala la rilevazione
riguardante i prestiti e le consultazioni effettuate nel corso del 2010.
Il personale
Il personale del CSB di Area Giuridico-Economica continua a constare di 8 unità,
di seguito elencate:
D’Aguanno Vincenzo D/D2 Area Biblioteche Cimmino Fulvia C/C2 Area Biblioteche Donatella Biagio Franco C/C2 Area Tecnica Miale Francesco C/C2 Area Biblioteche Papa Carla C/C2 Area Amministrativa Purcaro Mario C/C1 Area Biblioteche Ricci Rossella D/D1 Area Biblioteche Sinagoga Antonella C/C4 Area Biblioteche
Nel corso dell’anno 2010 il personale in questione è stato sufficiente per
continuare a garantire l’apertura del servizio con orario continuato 09.00-17.30 dal lunedì
al giovedì, così come ormai attuato a far tempo dall’anno 2009. Nel corso dell’anno 2010
la Sala Consultazione è quindi rimasta disponibile all’utenza per un totale di ca. 1650 ore,
con una media settimanale di 38,5 ore.
Con tre unità dedicate a tempo pieno alla Sala Consultazione e con le restanti
unità impegnate nei servizi di back-office e, parzialmente, nella rotazione a garanzia di
copertura dell’orario continuato e delle sostituzioni in caso di assenza dei colleghi
impegnati nella Sala, si ritiene che la configurazione attuale possa garantire stabilità nel
breve-medio periodo.
Nel corso dell’anno 2010 sono state effettuate le seguenti attività formative:
Presentazione banche dati “EBSCOHOST” – tutto il personale
Presentazione banca dati citazionale “SCOPUS” – tutto il personale
Corso di formazione NILDE4 – Antonella Sinagoga
Corso di aggiornamento sulla “Classificazione decimale Dewey 22. Edizione –
Carla Papa, Rossella Ricci
Corso di aggiornamento sul “Nuovo Soggettario” – Rossella Ricci
ForumPA – Carla Papa
Conferenza Internazionale InSite 2010 – Vincenzo D’Aguanno
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La catalogazione
Nonostante l’ormai progressiva riduzione dei fondi disponibili, le attività di
immissione in OPAC delle descrizioni di materiale bibliografico non hanno subito
riduzioni nemmeno nel corso dell’anno 2010.
Infatti, nel corso di quest’anno risultano effettuate 391 nuove catalogazioni, in
aumento rispetto alle 345 dell’anno 2009. L’operatività del settore, che resta ancora di
primaria e vitale importanza per la messa a disposizione dell’utenza dei materiali
bibliografici presenti presso il CSB, è legata anche alle perduranti necessità di recupero
di settori di patrimonio bibliografico non correttamente descritti in catalogo e, per
questo motivo, difficilmente accessibili all’utenza.
In particolare, è l’Area Giuridica che ancora risente di un pregresso negativo in
termini di qualità dei dati riversati originariamente in Aleph500: per questo motivo, sono
continuamente necessari interventi di recupero e correzione dei dati bibliografici relativi
a monografie disponibili presso la Sala Consultazione.
Si stanno parallelamente attuando
interventi di revisione nel settore delle
enciclopedie e delle collane: in questo caso, si
procede alla revisione completa “libro alla mano”
dei records presenti in OPAC, attraverso azioni di
miglioramento della descrizione catalografica ma,
soprattutto, tramite una corretta ricostruzione dei
legami “padre/figlio” tra i records che, ad
esempio, riguardano la catalogazione di una
enciclopedia. Tale operazione, apparentemente di
scarsa importanza per il lettore non esperto,
permette invece di ottenere la visualizzazione
corretta in OPAC dell’opera interessata, con
notevole vantaggio in termini di qualità del
risultato della ricerca effettuata.
Nonostante l’ormai
progressiva e
apparentemente
inarrestabile riduzione
dei fondi disponibili le
attività di immissione in
OPAC non hanno subito
riduzioni nemmeno nel
corso dell’anno 2010
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La presenza del link “Crea un set per i record collegati”, permette infatti
all’utente che effettua la ricerca in OPAC di avere immediatamente disponibile l’insieme
dei volumi che compongono l’opera, con l’indicazione puntuale dei titoli di ognuno di
essi.
Lo stesso dicasi per le numerose collane presenti nell’Area Giuridica, che
abbisognano in parallelo di interventi di normalizzazione della copia o di catalogazione
completa per tomi purtroppo non ancora esistenti a catalogo, per le ragioni prima
richiamate.
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I servizi di prestito e consultazione
Dal mese di gennaio 2010 i servizi di prestito del materiale librario (monografie,
opere in continuazione) vengono erogati esclusivamente attraverso la procedura
informatizzata di circolazione del software Aleph500.
La procedura consente l’erogazione del
prestito con rapidità e attraverso un sistema di
identificazione dell’utente legato alla presenza
dello stesso nel database ufficiale di Aleph500,
aggiornato di anno in anno con i dati provenienti
dal sistema di gestione delle segreterie studenti.
Nel corso del 2010 sono stati erogati n. 1464
prestiti ad utenti del nostro CSB. La distribuzione
dei prestiti vede una sostanziale equidistribuzione
dei prestiti (n. 756 nell’Area Giuridica e n. 708
nell’Area Economica). Per quanto riguarda le
tipologie di utente riconosciute dal Sistema ed
accedenti al prestito, è prevalente quella dello
studente di laurea triennale (che con 1050 prestiti assorbe ca. il 71% delle transazioni
effettuate). Seguono poi gli studenti della laurea specialistica (176 prestiti) e quelle dei
docenti (con 80 prestiti). A ruota il personale tecnico-amm.vo (74 prestiti) e poi a
chiudere i dottorandi (con 40 prestiti), i contrattualizzati esterni (34 prestiti) e gli studenti
Erasmus (7 prestiti).
Per quanto riguarda le consultazioni, le ricevute staccate dai blocchetti cartacei
ammontano complessivamente a 1361, con un dettaglio di Area che vede 947 ricevute
per i materiali della Giuridica e 414 per quelli dell’Economica. Le ricevute non riportano
esclusivamente consultazioni singole, ma molto più spesso riguardano uscite multiple di
materiali. Stimando prudenzialmente una media di 2.5 consultazioni per ricevuta, si può
contabilizzare una circolazione di almeno 3400 documenti.
Da ultimo, è disponibile una rilevazione
degli accessi alla Sala di consultazione, collegata
alle antenne del sistema antitaccheggio poste
sull’ingresso principale: al termine dell’anno 2010
il sistema, attivato nel 2005, registrava un dato
numerico pari a 556000 passaggi. La differenza tra
il dato iniziale 2010 (403650) e quello finale dello
stesso anno, è pari a 152350. Per rendere più
attendibile questo dato, tenendo conto della
necessità di dover contabilizzare sia il passaggio
in entrata che quello in uscita, sia ingressi multipli
dello stesso utente, si è quindi proceduto a ridurre prudenzialmente di 8 volte la cifra
suddetta: il coefficiente è superiore a quello consigliato dai produttori del sistema, che di
norma usano una riduzione con coefficiente 6.
Effettuata tale operazione, è quindi possibile quantificare in ca. 19000 gli accessi
unici alla Sala: se si considera un’apertura del servizio su 11 mesi continuativi, la media
mensile degli accessi è dunque pari a ca. 1750. Volendo porre a 20 i giorni utili mensili,
la media degli accessi giornalieri è di ca. 90 utenti.
Nel corso dell’anno
2010 sono stati effettuati
1464 prestiti di
materiale librario, al
71% effettuati da
studenti iscritti a corsi
di laurea triennale
Gli accessi unici alla
Sala consultazione nel
corso del 2010 sono
quantificabili in ca.
19000
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La gestione dei periodici
Nell’ambito delle attività legate alla gestione del servizio periodici in
abbonamento, l’obiettivo principale dell’anno 2010 era legato, oltre all’implementazione
definitiva delle gestione abbonamenti in Aleph500, all’immissione di fascicoli relativi da
annate pregresse nel sistema di gestione.
Dall’esperienza quotidiana con l’utenza
presso il Banco del prestito, si è rilevato come il
maggior flusso dei periodici sia quello relativo
all’Area Giuridica, con un significativo tasso di
utilizzazione dei materiali presenti in Sala sia da
parte dei docenti che da parte degli studenti.
In seguito alla suddetta rilevazione, si è
deciso di procedere prioritariamente
all’inserimento in OPAC dei titoli in abbonamento
presso l’Area Giuridica, attuando al contempo una
revisione dei dati catalografici. Il record è stato
integrato con un link diretto alla scheda del Catalogo Nazionale Periodici (ACNP) del
nostro CSB: in questo modo l’utente ha a disposizione un link immediato alla situazione
aggiornata dell’abbonamento, nonché dati bibliografici corretti e verificati per la
citazione del periodico in bibliografia.
Per ogni periodico si è
quindi provveduto ad aprire
una scheda di sottoscrizione,
con una modalità iniziale che
prevede il recupero e
l’immissione dei singoli
fascicoli relativi alle annate che
vanno dal 2005 a quella
corrente.
I risultati di tale lavoro
sono oggi visibili in OPAC e
permettono l’avvio dell’uso del
sistema gestionale Aleph500
anche per la gestione della
consultazione dei fascicoli, con
la progressiva eliminazione dei
registri cartacei di
consultazione, che si aggiunge a quella già effettuata dei registri di prestito, già effettuata
ed a regime dal mese di gennaio 2010.
Tra i lavori inerenti il settore periodici vanno senz’altro computati quelli relativi
alla partecipazione del CSB di Area Giuridico-Economica all’Associazione ESSPER. Tali
attività sono collegate all’inserimento dello spoglio di 9 testate (Acqua e aria,
Agribusiness paesaggio e ambiente, Archivio storico italiano, Bollettino della Società
Sono stati inseriti in
Aleph500 tutti i
fascicoli dei periodici
di Area Giuridica, a
partire dall’anno 2005.
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Geografica Italiana, Il fallimento, Food, Industrie alimentari, Quaderni storici, Qualità),
attività che nel corso dell’anno 2010 ha comportato l’inserimento di 192 articoli.
I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario
I servizi di document delivery e prestito interbibliotecario del CSB di Area
Giuridico- Economica hanno da sempre costituito uno degli elementi su cui più
significativo è stato l’investimento in termini di personale e mezzi.
Tale scelta è stata solo in parte dovuta a necessità contingenti (legate, ad
esempio, alla progressiva diminuzione dei titoli in abbonamento dovuta al processo di
contrazione dei fondi disponibili a livello Dipartimentale), ma soprattutto legata a precise
scelte di lavoro cooperativo e collaborativo con altre Biblioteche di Area, che hanno da
sempre visto il CSB di Area Giuridico-Economica in prima linea (ESSPER, NILDE, ACNP).
Dal gennaio 2010 una unità di personale è dedicata quasi a tempo pieno alla
gestione del servizio in questione, avviato negli anni precedenti: l’integrazione delle
capacità professionali locali con nuovi sistemi di gestione delle procedure hanno
prodotto dal 2009 un aumento esponenziale delle richieste gestite, così come si può
evincere dai grafici seguenti.
Le transazioni totali gestite dal Servizio sono passate dalle 750 del 2009 alle 1000
del 2010, con un incremento del 30%. Gli utenti che hanno utilizzato il Servizio sono
passati dai 104 del 2009 ai 146 del 2010.
Nell’ambito della partecipazione al Sistema NILDE (Network Inter-Library
Document Exchange – progetto dal nome inglesizzato ma elaborato e sviluppato in Italia
dalla Biblioteca dell’Area CNR di Bologna), sono stati tracciati e gestiti 784 ordini, con
una differenza in aumento di ca. l’8% rispetto ai 732 del 2009.
0
200
400
600
800
1000
2009 2010
671790
150
210
Document Delivery Transazioni totali
Document Delivery -Entrata
Document Delivery -Uscita
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In termini di pagine scambiate, si è passati dalle 8367 del 2009 (di cui 6486
ricevute e 1097 fornite) alle 8705 del 2010. Si sottolinea come anche in questo Servizio si
siano adottate politiche di contenimento dei costi di gestione, attuando nella quasi totalità
dei casi modalità di gestione del processo in formato elettronico, attraverso l’uso di
strumenti quali la posta elettronica e la scansione dei documenti in formato pdf. Da
ultimo, va anche sottolineato il costante riutilizzo su entrambe a facciate delle copie
effettuate per la gestione delle richieste in uscita.
Per quanto riguarda il prestito interbibliotecario, i dati evidenziano una
significativa contrazione dei prestiti effettuati nel 2010 (54) rispetto a quelli effettuati nel
2009 (82). Si ritiene che tale contrazione sia principalmente collegata alle modalità di
2009 2010
632 644
100140
NILDE - Andamento ordiniTotale Ordini Inviati
2009 2010
64867123
10971582
NILDE - Pagine scambiate
Totale pagine ricevute Totale pagine fornite
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erogazione del servizio: infatti, fino al 2009 lo stesso era completamente gratuito e senza
oneri per l’utente, mentre dal 2010 il servizio viene erogato con compartecipazione alla
spesa. L’utente sostiene le spese richieste dalla Biblioteca concedente il prestito (di
norma oscillanti tra i 5 e i 10 €), mentre il Sistema Bibliotecario di Ateneo copre quelle di
restituzione (in media ca. 3 €).
Il reference
Il servizio di reference è l’insieme delle attività svolte in una biblioteca perché i
bisogni informativi e conoscitivi della propria utenza di riferimento siano soddisfatti.
Queste attività riguardano l’organizzazione e l’accesso, la valutazione delle risorse
informative (reference sources), ma soprattutto l’ assistenza e consulenza all’utenza finale
nel recupero delle informazioni allo scopo di superare il suo gap cognitivo. Nel
linguaggio della biblioteconomia italiana viene tradotto come servizio di informazioni.
Il reference service è definito anche come un processo di comunicazione
interpersonale che ha lo scopo di procurare un’ informazione a chi ne ha bisogno sia
direttamente, sia indirettamente.
Nell’ambito delle attività di reference vengono quindi ricomprese le diverse
tipologie di contatti avuti con l’utenza che si avvicina ai Servizi del CSB di Area
Giuridico-Economica.
Non essendo stata implementata una modalità sistematica di rilevazione degli
accessi a tale importante ambito di servizio, si può comunque provare a dare una
dimensioni dei numeri del Servizio assumendo come base di partenza il dato degli utenti
potenziali istituzionali per l’anno accademico 2009/2010.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
2009 2010
82
54
Prestito Interbibliotecario in uscita
Prestito Interbibliotecario Uscita
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Utenza potenziale A.A. 2009/2010
Iscritti ECO 2317 Iscritti GIU 2281 Iscritti MOT 735 5333
Docenti ECO 68 Docenti GIU 38 Docenti MOT 22 128
All’utenza potenziale istituzionale si aggiungono poi ulteriori utenti, che
accedono il CSB per ragioni professionali (avvocati, dottori commercialisti, consulenti
del lavoro), nonché gli iscritti a corsi di master o specializzazione.
Utilizzando anche il dato relativo agli studenti laureati nel corso dello stesso A.A.
(reperibile questo dato dal registro dei certificati di restituzione materiale librario e
quantificato in 346 per l’Area Economica e 191 per quella Giuridica, per un totale di 540
certificazioni), si ha a disposizione un ulteriore parametro di quantificazione degli
accessi al servizio di reference, per quella parte che riguarda la richiesta di consulenza
per la preparazione di bibliografie al momento della redazione dell’elaborato finale del
proprio corso di laurea.
Si ritiene quindi ragionevole ipotizzare un flusso di utenza pari al 10% dell’utenza
potenziale istituzionale.