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DISEÑO DE GESTIÓN OPERACIONAL PARA MEJORAR LAS COMPRAS DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE
Estudio presentado como requisito parcial para optar
Al grado de Magíster Scientiarum En Gerencia Logística
AUTORA: LIC. ELIANA MARINA GONZÁLEZ BARROSO
TUTOR:
LIC. M.Sc. JESÚS FUENTES
JEFE DE LINEA DE INVESTIGACIÓN: M.Sc. JANETH ACOSTA
San Tome, Julio 2009
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
NÚCLEO ANZOÁTEGUI COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
ii
PÁGINA DE APROBACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Por el Tutor (a) y Jefe (a) de la Línea de Investigación
En nuestra condición de Tutor (a), y Jefe de la línea de Investigación en GERENCIA LOGÍSTICA, en donde se enmarca el Estudio Titulado DISEÑO DE GESTIÓN OPERACIONAL PARA MEJORAR LAS COMPRAS DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE, presentado por el (la) ciudadano (a) ELIANA MARINA GONZALEZ BARROSO, C.I. Nº 8.475.203, para optar al grado académico de MAGISTER SCIENTIARUM, en GERENCIA LOGÍSTICA; Consideramos que ha cumplido con los requisitos exigidos por esta Universidad y reúne los meritos suficientes para ser sometido a la evaluación por parte del Jurado examinador que se designe.
En la ciudad de San Tomé Estado Anzoátegui, en Fecha 15 de Julio de 2009.
____________________________ Tutor
LIC. M.Sc. JESÚS FUENTES C.I. Nº 3.337.860
____________________________ Jefe de Línea de Investigación
M.Sc. JANETH ACOSTA C.I. Nº 5.576.113
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PÁGINA DE APROBACIÓN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Jurado Examinador (Versión definitiva)
DISEÑO DE GESTIÓN OPERACIONAL PARA MEJORAR LAS COMPRAS
DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE Autora:
Lic. Eliana Marina González Barroso
Trabajo de Investigación para optar al titulo de MAGISTER SCIENTIARUM, en GERENCIA LOGÍSTICA. Aprobado en nombre de la Dirección de Investigación y Postgrado de la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada Nacional Bolivariana, por el jurado que a continuación firma, en la ciudad de San Tomé, Estado Anzoátegui, en fecha 15 de Julio de 2009. _______________________ _______________________ Jurado Principal Jurado Principal M.Sc. Molero Jesús M.Sc. Fuentes Jesús C.I. Nº 8.895.574 C.I. Nº 3.337.860
__________________________ Presidente del Jurado
M.Sc. Flores Emiro C.I. Nº 8.021.685
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DEDICATORIA
♦ A DIOS Todopoderoso, por haberme otorgado la fuerza, la voluntad y la luz
celestial que ha iluminado cada uno de mis pasos en la vida.
♦ A mi madre Ana de Jesús, por haberme dado el ser, mi eterna gratitud por ser
pilar en los momentos de tristeza y felicidad. ¡Te Quiero Mucho!
♦ A mis hijos David Antonio y Sergio Antonio, por ser mi mayor estímulo y
deseo de superación. ¡Los Amo!
♦ A mi esposo, por su solidaridad y apoyo incondicional.
♦ A toda mi familia, con los que he compartido las experiencias buenas y malas.
¡Los Quiero Mucho!
♦ A todos ustedes, simplemente gracias por estar allí, y formar parte de mi
vida.
Que DIOS, los bendiga.
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v
AGRADECIMIENTO
♦ A la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la Fuerza Armada
UNEFA, por haberme facilitado las herramientas necesarias para hacer posible
mi formación profesional.
♦ Al Instituto de Previsión y Asistencia Social para el Ministerio de Educación
IPASME, por ser la organización donde se realizó este trabajo de investigación.
♦ Al Lic. M.Sc. Jesús Fuentes por sus orientaciones en relación al trabajo de
grado.
♦ Al Prof. Herlic Sotillo y al Lic. José Lacave, por brindarme su apoyo y
colaboración en esta investigación.
♦ A todas las personas que de una manera u otra, contribuyeron en la ejecución
del presente proyecto.
A Todos, Gracias.
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vi
INDICE GENERAL
Pág.
PÁGINAS PRELIMINARES...………………………………………………. i
LISTA DE TABLAS.….…………………………………………………........ ix
LISTA DE GRÁFICOS.…………………………………………………….... x
RESUMEN...….…………………………………………….……………….... xi
INTRODUCCIÓN…..……………………………………………………….... 1
CAPITULO I. EL PROBLEMA…...………..………………………………... 3
Planteamiento y formulación del problema………………………….............. 3
Objetivo general……………………………….…………………………….… 9
Objetivos específicos……………………………...……………..………........ 9
Justificación e importancia……………………………………………………. 9
Delimitación y alcance…………………..………...…………………………... 11
CAPITULO II. MARCO TEÓRICO……..…………………………………... 12
Antecedentes………………….……………………………………………….. 12
Bases Teóricas………………………………………………………………… 15
Bases legales…………………………………………………………………... 26
Definición de Términos Básicos……….……………………………………… 31
Definición de variables………………………………………………………... 33
Operacionalización de variables………………………………………………. 33
vii
Pág.
CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO…………………………….. 35
Tipo de investigación……………………………………………………….. 35
Diseño de la investigación………………….………………………………... 35
Población y Muestra……………………….………………………………… 37
Técnicas e Instrumentos de recolección de datos………….………………… 38
Diseño de los instrumentos………………………………………………….. 40
Validez y Confiabilidad de los instrumentos………………………………... 41
Etapas de la investigación…………………………………………………… 42
CAPITULO IV. ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS……….... 43
Codificación y Tabulación de los datos……………………………………... 43
Técnica de presentación de los datos………………………………………... 43
Análisis de los datos…………………………………………………………. 44
CAPITULO V. PROPUESTA DEL ESTUDIO…….……………………… 55
Técnicas para la formulación de la propuesta……………………………….. 56
Resultado del estudio………………………………………………………... 57
Factibilidad de la propuesta……………….……….………………………… 62
CAPITULO VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES…….……... 77
Conclusiones………………………….……………………………………… 77
Recomendaciones….………………………………….……………………... 80
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………. 81
viii
Pág.
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………… 84
APÉNDICES………………………………………………………………….. 85
ANEXOS……………………………………………………………………… 111
ix
LISTA DE TABLAS
Tabla Nº Pág.
1 Operacionalización de las Variables…………………………... 34
2 Detección de Necesidades……………………………………... 44
3 Búsqueda y Selección de Proveedores………………………… 45
4 Solicitud y Análisis de Compras………………………………. 46
5 Negociación con los Proveedores……………………………... 47
6 Colocación de Ordenes de Compras…………………………... 48
7 Verificación de Condiciones y Características..………………. 49
8 Seguimiento de los Acuerdos………………………………….. 50
9 Almacenaje y Registro………………………………………… 51
10 Control de Calidad…………………………………………….. 52
11 Proceso de Compras…………………………………………… 53
12 Materiales y Servicios Solicitados y Recibidos……………….. 65
13 Solicitud de Materiales Recibidos…………………………….. 65
14 Órdenes de Compras Procesadas……………………………… 66
15 Tiempo de Respuesta del Proceso de Compras……………….. 66
16 Proceso Interno de Compras en H/H………………………….. 66
x
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico Nº Pág.
1 Detección de Necesidades……………………………………… 44
2 Búsqueda y Selección de Proveedores…………………………. 45
3 Solicitud y Análisis de Compras……………………………….. 46
4 Negociación con los Proveedores…...…………………………. 47
5 Colocación de Ordenes de Compras…………………………… 48
6 Verificación de Condiciones y Características………………… 49
7 Seguimiento de los Acuerdos…………………………………... 50
8 Almacenaje y Registro…………………………………………. 51
9 Control de Calidad……………………………………………... 52
10 Flujograma del Proceso de Compras Propuesto………………... 59
xi
MAESTRÍA EN GERENCIA LOGÍSTICA
DISEÑO DE GESTIÓN OPERACIONAL PARA MEJORAR LAS COMPRAS DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE
Autor: Lic. Eliana M, González B.
Tutor: Lic. M.Sc. Jesús Fuentes. Coord. De L.I: M.Sc. Janeth Acosta.
Fecha: Julio, 2009.
RESUMEN
El presente trabajo tiene como objetivo diseñar la Gestión Operacional para mejorar las Compras del Instituto de Previsión y Asistencia Social para el Ministerio de Educación IPASME Unidad El Tigre. El estudio esta sustentado en las bases teóricas y legales, además de los antecedentes sobre estudios similares anteriormente realizados, y se desarrolla bajo la modalidad de Proyecto Factible, de tipo Descriptivo, apoyado en una Investigación Documental y de Campo. El contexto de la población esta conformado por los departamentos de Administración y Almacén de la Unidad IPASME El Tigre donde laboran ocho (08) empleados. Se aplicaron las técnicas: análisis documental, observación directa y entrevista no estructurada. Los instrumentos empleados fueron la Lista de Cotejo y el Cuestionario. Los resultados obtenidos permitieron determinar que existen debilidades en el proceso de compras, lo que imposibilita una gestión eficiente y eficaz. El aporte principal generado por esta investigación fue proponer mejorar las de compras mediante el diseño de gestión operacional que permita disminuir los costos, racionalizar e innovar los procedimientos de compras promoviendo la utilización de nuevas tecnologías, para facilitar el logro eficaz de los objetivos y metas institucionales.
Palabras claves: IPASME, Diseño, Gestión Operacional, Compras.
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1
INTRODUCCION
La gestión compras en las organizaciones, es una de las funciones mas
importantes hoy en día, es por eso que, una empresa sin un sistema de compras bien
elaborado y un departamento de adquisiciones organizado y estructurado, no
funcionaría correctamente, ya que no tendría los materiales y servicios necesarios, a
tiempo y de la mejor calidad y costo posible, para su total funcionamiento.
El departamento de compras en cualquier organización, es fuente de apoyo para
la elaboración de planes, y sus funciones deben de ser realizadas eficientemente, ya
que es en este, donde se consume gran parte del dinero de una empresa, por lo tanto,
el departamento de compras debe adquirir los materiales y servicios a un precio
adecuado, con la calidad necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones
de la empresa.
En este sentido, la situación desfavorable que se presenta en el departamento de
Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE, se debe a la falta de una gestión
operacional que le permita optimizar la función compras y desarrollar con eficiencia
los procedimientos en materia de adquisiciones.
El propósito de esta investigación fue Diseñar la Gestión Operacional para
mejorar las Compras de la Unidad IPASME El Tigre, con la finalidad de solucionar
las debilidades detectadas en la Unidad objeto de estudio.
En cuanto a la metodología aplicada en este estudio se fundamenta bajo la
modalidad de Proyecto Factible, de tipo Descriptivo, apoyado en una Investigación
Documental y de Campo, en la cual se aplicaron un cuestionario de tipo dicotómico y
una lista de cotejo para recopilar la información referida al estudio. De igual forma,
2
fueron definidos los procedimientos del diseño que permitieron el logro de los
objetivos planteados.
A tal efecto, el desarrollo de la misma se estructuró de la siguiente manera:
Capítulo I: presenta el planteamiento y formulación del problema, los objetivos
generales y específicos, la justificación e importancia, la delimitación y alcance de la
investigación.
Capítulo II: constituido por el marco teórico en el cual se exponen los antecedentes
relacionados con el estudio, las bases teóricas, legales y conceptuales, y la
operacionalización de las variables.
Capítulo III: corresponde al marco metodológico en el cual se describe el tipo y
diseño de investigación, la población y muestra, las técnicas e instrumentos de
recolección de datos; así como las etapas de la investigación.
Capítulo IV: muestra el análisis e interpretación de los datos y presentación de los
resultados obtenidos.
Capítulo V: describe las técnicas para la formulación de la propuesta, el resultado del
estudio y la factibilidad de la propuesta.
Capítulo VI: se refiere a las conclusiones y recomendaciones de la investigación.
Como aspecto final se hace un listado de referencias bibliográficas, los apéndices y
anexos de la investigación.
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento y Formulación del Problema.
La dinámica de los grandes cambios en los escenarios económicos mundiales,
otorga a la creatividad empresarial un rol determinante en el éxito de las
organizaciones modernas, en consecuencia la actuación de la gerencia debe dirigirse
a motivar el capital humano a efecto de que hagan uso de la audacia y la innovación,
de tal forma que las empresas obtengan de sus resultados una posición competitiva
ventajosa. De ahí la relevancia de insistir, como lo señala Robert Salmón (citado por
Monge, 2005) en superar el paradigma de que el gran hombre de ayer, héroe solitario,
individualista a ultranza, por cuanto esto ya no funciona. Todo lo contrario, el
gerente actualizado, es aquel guía que sabe interpretar su papel, siendo capaz de
motivar y mantener una corriente fuerte de relaciones de confianza mutua en el
trabajo, a todos los niveles. Y para esto, es fundamental hacer que la innovación
creativa se manifieste entre los miembros de la organización.
El gerente debe llegar a ser un líder de la empresa, de manera que pueda en
conjunto con los funcionarios crear una visión del futuro de la organización y hacer
que ésta pueda comunicarse eficazmente ante los demás. Al respecto Mark Leslie
(citado por Ibíd.). Indica que: “Si no hay visión no hay negocio”
Así tenemos que el trabajo gerencial bien ejecutado, tiene efectos
transformadores sobre una organización y sobre la sociedad en general. Al respecto el
filósofo Alfred North (citado por Monge, 2007) indica “Una sociedad grande es
aquélla en que los gerentes de las empresas piensan en grande sobre su vocación”.
En el caso de la gerencia pública, tal creatividad implica, en muchos aspectos, el
4
rediseño de las organizaciones del Estado; utilizando un innovador estilo de gerencia;
que favorezca la implantación de avanzados mecanismos y sistemas de gestión del
talento humano al servicio del Estado; que promueva la incorporación de
instrumentos de gerencia moderna; actualizando tecnologías de gestión,
organizacional y de información de los entes públicos. Originando la aplicación de
nuevos sistemas de administración financiera y control; planteando la utilización de
presupuestos modernos que se sustentan en planes anuales operativos y planes de
mediano y largo plazo producto de procesos de planeamiento estratégico, propiciando
la puesta en marcha de nuevos sistemas de calidad de servicios y atención al cliente,
es decir con orientación al resultado.
La misión estatal es la de servir eficiente y oportunamente a la comunidad; por
tanto, la innovación empresarial siempre termina por fortalecer el derecho de la
sociedad a exigir resultados positivos de la gestión pública y de hecho hace
responsables a los gerentes por la eficacia, eficiencia y economía, en el accionar de
los distintos entes públicos así como de la calidad de los servicios prestados,
debiendo rendir cuentas por su desempeño.
Es allí donde la planeación estratégica ofrece puntos importantes para las
actividades de la organización. Pues al servirse de ella los gerentes dan a su
organización objetivos definidos con claridad y métodos para lograrlo. Este proceso
de planeación les ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes
que se agraven, permitiendo a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras y
riesgosas y a elegir entre ellas.
Asumiendo que la estrategia para el mejoramiento de la gestión pública busca
entonces, que la acción de las entidades del Estado gire en torno a los intereses
generales de la población y que tenga como propósito propiciar un cambio paulatino
hacia lo radical, en las entidades del estado, hacia una nueva cultura de la gestión
5
pública orientada a resultados, en la cual el ciudadano sea el eje del desempeño de la
administración y se persiga permanentemente el mejor aprovechamiento de los
recursos.
En este sentido, toda organización, sea pública o privada tiene como objetivo
fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con el uso adecuado de
sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles
y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la
empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.
Particularmente en los organismos públicos se necesitan mantener procesos de
control adecuados en el área de compras, los cuales deben estar fundamentados en la
aplicación de normas y procedimientos que permitan el aseguramiento en la
obtención de materiales, mercancías y servicios apropiados en la cantidad correcta
con la calidad conveniente a un precio justo.
Dentro de este marco de ideas, en Venezuela, la filosofía de las empresas
públicas se resume en el siguiente planteamiento:
Las empresas públicas son creadas por el gobierno para prestar servicios públicos. Son aquellas entidades que pertenecen al Estado, tienen personalidad jurídica, patrimonio y régimen jurídico propios. Se crean mediante un decreto del Ejecutivo, para la realización de actividades mercantiles, industriales y cualquier otra actividad conforme a su denominación y forma jurídica. Richard (2005) http://www.monografias.com En este contexto tenemos, el Instituto de Previsión y Asistencia Social para el
Personal del Ministerio de Educación (IPASME), es un ente público, adscrito al
Ministerio del Poder Popular para la Educación, que cuenta con personalidad jurídica
y patrimonio propio. Con el objetivo fundamental de dar asistencia médica,
odontológica, crediticia, recreativa y de protección social a sus afiliados y
6
beneficiarios. Para cumplir con este fin dispone de 64 sedes a lo largo y ancho del
territorio nacional.
La visión del instituto es ser un organismo eficiente en la prestación de servicios
de seguridad y asistencia social integral, con una atención de alta calidad, para el
personal docente y administrativo del Ministerio del Poder Popular para la Educación
y otros entes educativos afiliados al IPASME, con la finalidad de convertirse en una
institución modelo del sistema de Seguridad Social en Venezuela y en América
Latina… (Instituto de Previsión y Asistencia Social para el Personal del Ministerio de
Educación [IPASME], 2004)
A tal efecto pretende consolidarse como: 1.- Una organización orientada a la
prestación de Servicios Asistenciales a los afiliados, beneficiarios y al público en
general. 2.- Una organización flexible que consolide una estructura organizativa y
funcional con niveles de desconcentración y delegación, que garantice la prestación
en todo el país de los Servicios de Seguridad Social mediante las Unidades de
Gerencias de Atención Integral al Afiliado.
Dentro de los objetivos estratégicos del IPASME está garantizar el desarrollo e
implementación de los Sistemas de Dirección y de las estructuras organizativas,
administrativas y control orientados a una gestión excelente y eficiente del instituto.
Como política institucional persigue: 1.-Desconcentrar en las gerencias de Atención
Integral al afiliado las funciones de ejecución, coordinación y supervisión de
los servicios de salud, y de apoyo socio-económico ejerciendo el nivel central las
funciones de dirección, regulación, coordinación, seguimiento y control que
ofrece la articulación y equilibrio en la prestación de los servicios a nivel nacional.
2.- Modernizar permanentemente los sistemas operativos y administrativos del
IPASME mediante una estructura flexible y adecuada a las exigencias cambiantes del
medio social, económico y político, que contribuya al fortalecimiento del sector
7
Público en niveles cada vez más altos de eficacia, eficiencia y excelencia, en la
seguridad y asistencia social de la población afiliada.
La Unidad IPASME EL TIGRE, forma parte de las 64 sedes con que cuenta el
instituto a nivel nacional, y en consecuencia debe cumplir con todos los lineamientos
y políticas emanadas del Nivel Central (Sede Administrativa) para alcanzar los
objetivos propuestos por la institución. Fue creada el 15 de enero de 1963, se
encuentra ubicada en la Avenida Intercomunal El Tigre- San José de Guanipa, en El
Tigre, Estado Anzoátegui, Para la atención de sus afiliados y beneficiarios, el
IPASME dispone de Servicios Médicos, Odontológico, de Laboratorio y Rayos X.
Las especialidades con que cuenta la Unidad son: Medicina General, Ginecología,
Psiquiatría, Oftalmología, Medicina Interna, Pediatría, Cardiología Pediátrica,
Gastroenterología, Oncología, Traumatología, Nefrología, Otorrinolaringología,
Foniatría.
Situación Actual:
En la actualidad el IPASME Unidad El Tigre no cuenta con un Departamento de
Compras estructurado y organizado como tal, que permita agilizar los procesos y
minimizar los costos, lo que ha traído como consecuencia que frecuentemente se
detecten fallas de materiales e insumos para el normal funcionamiento de los
servicios y departamentos de la institución; que pasen largos periodos de tiempo entre
la solicitud de materiales e insumos y la adquisición de los mismos, y que no existan
los controles y registros que debe llevar un departamento de este tipo, para cumplir
con los requerimientos de los distintos servicios y departamentos. La función
compras es realizada sin la utilización de un manual de normas y procedimientos que
permita mantener procesos de control adecuados, que aseguren el abastecimiento de
materiales y servicios garantizando los requisitos de calidad y costos razonables.
De mantenerse esta situación, se corre el riesgo de que la eficiencia de los
8
servicios medico-asistenciales se vea afectada negativamente, debido a la falta de
materiales e insumos para cumplir con sus funciones, imposibilitando la consecución
de los objetivos y metas propuestas por la institución.
Situación Deseada:
Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias
de los nuevos paradigmas, los entes públicos deben incorporar nuevas
herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos
propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso
administrativo en cualquiera de sus fases.
En este sentido, juega un papel fundamental la automatización y uso de
tecnologías de información para soportar todos los procesos administrativos y en
especial el referido a compras, como medida para incrementar la eficiencia de los
procedimientos que sirven de base para la toma de decisiones administrativas para el
eficaz desempeño de los objetivos.
Por otra parte, la planeación dentro de la administración de compras, debe
fijarse metas que se encaminen y dirijan a lograr los objetivos del departamento de
compras y lógicamente de la misma organización.
Es por ello que el IPASME EL TIGRE necesita adecuar sus procesos
administrativos a los nuevos requerimientos, y utilizar un software para automatizar
los procedimientos y métodos, para un mejor control, con la finalidad de lograr una
Gestión de Compras que permita la optimización de los procesos de negociación,
ahorro de tiempo y dinero en las compras de materiales y servicios. Considerando lo
anteriormente expuesto y en atención a la problemática planteada surgen las
siguientes preguntas de investigación:
¿Cuál es la situación actual de la Unidad de Compras del IPASME EL TIGRE?
9
¿Cuál es la necesidad de implantar un Diseño de Gestión Operacional para mejorar
las Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE?
¿Cuál será la factibilidad de implantar un Diseño de Gestión Operacional para
mejorar las Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE?
¿Cómo el Diseño de Gestión Operacional para las Compras, podrá contribuir a
mejorar el Proceso de Adquisiciones en el IPASME EL TIGRE, para cumplir con las
necesidades de la institución?
Interrogaciones que se concretan de manera exhaustiva en la siguiente
definición de objetivos que orientan el presente trabajo de investigación.
Objetivo General.
Diseñar la Gestión Operacional para mejorar las Compras de la Unidad
IPASME EL TIGRE.
Objetivos Específicos. 1.- Identificar a través de un diagnóstico los métodos y procedimientos, aplicados en
el proceso de compras de la Unidad IPASME EL TIGRE.
2.- Determinar la necesidad de implantar un diseño de Gestión Operacional para
mejorar las Compras en la Unidad IPASME EL TIGRE.
3.- Establecer los métodos y procedimientos que se adecuen a un proceso de Gestión
Compras vigente para garantizar la eficiencia del mismo.
4.- Determinar la factibilidad de implantación del diseño de Gestión Operacional para
mejorar las Compras de la Unidad Ipasme El Tigre.
Justificación e Importancia.
Por cuanto la función de compras reviste una importancia fundamental para los
organismos públicos, no solo porque representan un rubro al cual se le asignan
10
cuantiosos recursos financieros dentro del costo operativo total de las mismas,
expresado en sus respectivos presupuestos de gastos anuales, sino porque también de
una compra bien planificada depende su óptimo funcionamiento, en concordancia con
la misión, visión, objetivos y metas previstas por el organismo.
Según (IPASME, 2004) señala que tiene como misión:
Promover y desarrollar un Sistema de Seguridad Social Integral y eficaz orientando al mejoramiento permanente de la calidad de vida del personal docente y administrativo del Ministerio del Poder Popular para la Educación y de otros organismos afiliados al IPASME, mediante la prestación oportuna, eficiente y efectiva de asistencia en sus requerimientos de afiliación, créditos, médico- asistencial, culturales, recreativos, deportivos y de ayudas socioeconómicas, siendo imprescindible para ello el establecimiento de mecanismos que garanticen la protección social. (p. 11) Basado en esto el IPASME EL TIGRE, debe dirigir sus acciones a satisfacer
las necesidades y requerimientos de los afiliados, beneficiarios y público en general,
prestando servicios de alta calidad, en todos los departamentos con que cuenta la
institución.
En este sentido las compras representan un factor clave en el éxito de cualquier
institución que quiere alcanzar la excelencia. En la actualidad, contar con un proceso
de compras óptimo, aumenta la probabilidad de alcanzar el éxito. La
formulación de la propuesta de un Diseño de Gestión Operacional para mejorar las
Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE, se justifica por la necesidad de brindar a
esta institución, un medio que contribuya al desarrollo efectivo de la Gestión
Compras, permitiendo con ello, actualizar los procedimientos, incrementar la
efectividad de los procesos y disminuir costos, para que la misma pueda optimizar sus
funciones de compras.
Así mismo, para el departamento de compras es necesario, contar con un diseño
11
de Gestión Operacional para mejorar las Compras, ya que le permitirá disponer de
una herramienta indispensable para llevar el control de cada uno de los
procedimientos en materia de adquisiciones.
Igualmente; para el personal del área de Compras y Almacén resulta
beneficioso, ya que conociendo los pasos a ejecutar al momento de realizar las
compras, le permitirá mejorar sus funciones y realizarlas eficazmente, lo que
contribuirá al buen desempeño de la institución.
Así como también, para orientar a los directivos de la Institución, a desarrollar
una estructura organizativa y funcional adecuada que les permita ejecutar los
procesos correctamente y lograr los objetivos y metas propuestos por la institución.
Del mismo modo, para la Universidad Nacional Experimental Politécnica de la
Fuerza Armada UNEFA, tendrá una referencia valida para futuras investigaciones
en el área de Gestión Compras; y para el estudiante, ya que le permitirá fortalecer
su capacidad técnica y teórica, y cumplir con el requisito exigido por la Universidad
para la obtención del titulo de Magíster Scientiarum en Gerencia Logística.
Delimitación y Alcance.
La investigación se desarrolló en el Instituto de Previsión y Asistencia Social
para el Personal del Ministerio de Educación IPASME, el cual esta adscrito al
Ministerio del Poder Popular para la Educación. La misma se realizó en el lapso
Noviembre de 2007 a Abril del año 2008. Dicha investigación fue en el Área de
Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE, y estuvo dirigida al estudio de los
procedimientos y métodos empleados actualmente en el Proceso de Adquisiciones,
con el propósito de diseñar la Gestión Operacional para las Compras que permita
mejorar sus procesos y la relación precio/calidad/servicio de sus proveedores; y servir
de referencia a las restantes Unidades Regionales del Ipasme en todo el territorio
nacional.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la investigación.
En la revisión de los estudios previos a esta investigación, se encontraron los
siguientes antecedentes que guardan relación con el tema planteado:
Rivas (1998) presentó la tesis de grado titulada Mecanismo para optimizar el
proceso relacionado con las compras y los inventarios de la empresa C.V.G.
Venalum, C.A. el estudio se ubica bajo la modalidad de proyecto factible, soportado
en una investigación de campo de tipo descriptivo, con base documental. El autor
establece estrategias para mejorar los mecanismos de control interno y de esta manera
optimizar los procesos relacionados con las compras y los inventarios en la
organización. Asimismo recomienda poner en práctica el mecanismo control,
compuesto por un conjunto de directrices para la elaboración de los inventarios y para
las solicitudes de equipos.
Petit (1999) en la tesis de grado titulada Diseño de un manual de control interno
de las compras, según lineamientos de la norma ISO 9002 para la empresa Shaw
Lancas, C. A., el propósito de ésta fue basar la toma de decisiones oportunas en los
sistemas de información, tomando en cuenta la eficiencia y eficacia operativa en
compras; evitando el riesgo de omisiones y errores, así como el manejo de recursos
financieros y humanos de forma mas acertada, el tipo de investigación fue descriptiva
y de campo, de diseño no experimental, la población – muestra estuvo conformada
por los departamentos de compras, administración y contabilidad con un total de 10
sujetos el instrumento de recolección fue la entrevista; los resultados obtenidos
recomiendan la implantación de un manual a fin de fortalecer las operaciones de
dicho departamento.
13
Guerrero y Martínez (2000) en su trabajo de grado titulado Determinar como el
uso de los manuales de procedimientos podrán contribuir a la optimización del
proceso de compras en la Universidad de Carabobo realizado en la Universidad de
Carabobo el propósito fue abordar el proceso de compras de la misma y evaluar la
posibilidad de optimizarlo, a través del uso de manuales la investigación fue
descriptiva apoyada en un diseño de campo y documental. Los autores concluyen lo
siguiente: El uso de manuales de procedimientos permite simplificar y facilitar la
administración de Compras y Suministros de la Universidad de Carabobo, ya que
contiene la descripción de los tramites usuales así como los casos de excepción y las
formas y modelos que deberán usarse en cada caso dando como aporte las bases
fundamentales por lo cual es necesario sistematizar un proceso tan complejo como el
de las compras y suministros de la Universidad de Carabobo.
Reyes (2000) en el trabajo de grado titulado Diseño de políticas de gestión de
compras para NARDI VENEZUELA, C.A., Una propuesta para mejorar la calidad
del proceso, realizado en la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, como
requisito para optar al título de Especialista en Gerencia Empresarial. Tal como su
título lo menciona, la investigación se basó en el diseño de políticas para la gestión
del departamento de compras de esta empresa. La metodología utilizada se apoyó en
la aplicación de un cuestionario diseñado bajo la operacionalización de las variables a
un grupo de clientes del departamento de compras, también se realizó la observación
directa. Concluyendo que la gestión del departamento es conocida por todos sus
clientes, por otra parte se concluyó que es imprescindible que el departamento tenga
sus políticas a fin de que pueda prestar un mejor servicio. Para ello recomendó que la
empresa debería asignar los recursos suficientes, para que el departamento de
compras pueda elaborar sus manuales de normas y procedimientos, manuales de
cargos y funciones y para el establecimiento de políticas de compras.
Finalmente se presenta una propuesta para el desarrollo de convenios con
14
proveedores, a fin de fortalecer las debilidades que pudiese tener la empresa en los
procesos de compras. En este caso, el aporte de este trabajo a la presente
investigación es similar al primer antecedente, ya que esta investigación se encuentra
orientada al proceso de compras, con el fin único de realizar recomendaciones que
mejoren sus procesos.
García (2002) en el trabajo de grado titulado “Evaluación del proceso de
compras de la empresa GEOSCIVAM, C.A., a fin de medir la eficacia y eficiencia de
la actividad de compras”, realizado en la Universidad Centro Occidental Lisandro
Alvarado, como requisito para optar al título de Especialista en Auditoria. El fin de la
investigación fue diagnosticar la situación del proceso de compras; se realizó en base
a una investigación de campo de tipo descriptiva de carácter evaluativo apoyado en
una revisión bibliográfica y documental. Se aplicó una entrevista a las personas que
se encontraban relacionadas con dicho proceso, lo cual permitió concluir que dentro
de la unidad de compras no existe un sistema de control interno, razón por la cual el
investigador recomendó rediseñar los procesos de la unidad, a fin de lograr mayor
eficacia y eficiencia en la empresa.
Con base a los planteamientos descritos por los autores anteriormente y su
relación con la temática objeto de estudio se deduce que las organizaciones modernas
deben adoptar sistemas que garanticen la calidad de los procesos y servicios en la
búsqueda de un mejoramiento continúo. En este sentido se deben diseñar estrategias y
procedimientos orientados a facilitar la labor del personal que se encarga del proceso
de compras, con el fin de lograr los objetivos propuestos por la organización.
La diferencia con los estudios antes mencionados es que el objetivo de esta
investigación, es proponer de forma concreta un Diseño de Gestión Operacional que
describa todo el proceso de Compras, desde la detección de la necesidad hasta la
entrega de los insumos al sector que los requirió, así como, mostrar la estructura que
debe tener el área de compras, y las estrategias y procedimientos a utilizar acorde con
15
las necesidades de un organismo público como el IPASME EL TIGRE, promoviendo
la utilización de nuevas tecnologías, con el propósito de lograr los objetivos
institucionales.
Bases Teóricas
Compras.
El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la
edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (operación mejor
conocida como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas. Mercado (1999)
define compras como la operación que se propone suministrar, en las mejores
condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias
primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas,
servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración
de la misma ha definido. (p. 15)
La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y
comercial de un conglomerado empresarial es el acto de obtener el producto o
servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar
correcto. Sin embargo, en la actualidad el concepto de compras como tal, ha
evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros
conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que
comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.
Por lo tanto, al dar una definición de compras en términos de la administración
de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y
selección de proveedores, adquisición de productos (materias primas, componentes o
artículos terminados), luego de negociaciones sobre el precio y condiciones de pago,
así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las
condiciones pactadas; y, en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un
16
precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.
Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir
algo por dinero. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de
adquisición. Tradicionalmente se dice que comprar es la función responsable de
efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno.
Asimismo, las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una
determinada necesidad. Esta descripción conlleva al proceso administrativo. Es por
ello que el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la
administración de operaciones.
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la
administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que
constituyen el proceso administrativo único. El mismo esta formado por cuatro
funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control.
Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y
Franklin: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio
de los cuales se administra un gerente” (p. 747), se estructura el proceso de la
administración de compras, y se define a la administración de compras como la tarea
del departamento que está enfocada al costo del inventario y la transportación, la
disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores. Por lo tanto, contiene
también, planeación, organización, dirección y control.
Desde que Skinner (1969) advirtiera de la necesidad de gestionar
estratégicamente las actividades productivas de una organización, surgió el problema
de identificar dimensiones que permitieran definir y clasificar las diferentes opciones
competitivas que se le plantean a un sistema productivo… La función de compras
puede contribuir de forma significativa a elegir los objetivos y las alternativas que
más beneficien a la empresa y estar integrada en la planificación estratégica, por lo
17
tanto contribuye a mejorar la posición competitiva.
Las compras tienen gran importancia en las empresas, porque es el área que
articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales
que necesita para cumplir su tarea y porque ella genera el proceso de pagos, por lo
tanto tienen incidencia en la operatoria de la empresa. Por eso es necesario establecer
una serie de procedimientos coordinados en orden cronológico para satisfacer esa
necesidad de la mejor forma.
Gestión de Compras
Una empresa que decide comprar material en lugar de hacerlo, debe gestionar
una función de compras. La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores,
tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la
eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.
Según Hernández y Rodríguez (2007) la gestión compras debe enfocarse a
través de un proceso gerencial; como se presenta a continuación:
La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones: • Detección de la necesidad. • Solicitud y análisis de alternativas de compra. • Negociación con los proveedores. • Colocación de órdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de compras). • Seguimiento y activación de órdenes de compra. • Recepción de efectos comprados. • Almacenaje y registro. • Entrega de los insumos al sector que los requirió. • Estudio permanente del mercado de oferta. • Mantenimiento de registros de stock. • Control de calidad. (p. 15)
18
En otras palabras, la gestión de compras es una de las áreas más dinámicas de
cualquier empresa y una de las claves para la competitividad de las mismas, debido a
la importancia que tiene en los resultados empresariales a través del margen de
beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la
satisfacción del cliente, etc. La Gestión de Compras tiene como objetivo el manejo
de proveedores, control y seguimiento de compras.
Una gestión de compras efectiva no sólo encuentra proveedores excepcionales
dondequiera que estén, sino que también debe encontrar proveedores que deseen
correr el riesgo asociado con nuevos productos. Ninguna organización encuentra que
sea económico fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización
son demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que
cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena
oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.
Enfoques de la Gestión de Compras
Un enfoque de las compras es la gestión de la fuente. La gestión de la fuente se
ocupa de desarrollar nuevos proveedores fiables. El producto puede ser un artículo de
alta tecnología, hecho a medida o especializado para el cual existen, si los hay, pocos
proveedores. La gestión debe ser capaz de buscar proveedores adecuados, desarrollar
su capacidad para producir y negociar relaciones aceptables.
Un enfoque de gestión del suministro sugiere una preocupación sobre la
disponibilidad a largo plazo de las compras críticas o de alto precio; suministros
futuros fiables son críticos para el éxito de la empresa. Este enfoque es necesario si el
valor monetario de las compras o las fluctuaciones del costo son importantes. El
extremo de este enfoque es para que la empresa persiga la integración hacia atrás,
para asegurar los suministros futuros.
19
Existen varias razones por las cuales las empresas deberían implementar una
gestión adecuada de compras:
- Las compras suman un porcentaje considerable en los costos totales de las
empresas, instituciones, organizaciones e industrias: Un ahorro en las compras tiene
un efecto multiplicador en el resultado.
- Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo: Mejorar el manejo
del tiempo de entrega tiene un alto impacto en la disponibilidad de capital de trabajo.
- La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la
flexibilidad en compras: Mejoramiento en la gestión implica mejoramiento en la
competitividad de la empresa.
- Innovación de los productos: La innovación muchas veces empieza con la gestión
de compras.
- La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras: Una
gestión adecuada de las compras puede mejorar la calidad de los productos. A pesar
de la importancia de la gestión de compras, las empresas no le dan la atención que
merece.
Importancia de la Función de Compras
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia
en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación
del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de
compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los
costos y sustitución de materiales.
20
En este sentido la importancia de las compras radica en lo siguiente:
Medir la competitividad de una empresa es medir su participación en el mercado. Uno de los medios para mejorar la competitividad es producir a bajos costos y con alta calidad. Esta afirmación implica que el sistema de producción debe ser abastecido de insumos que cumplan con las condiciones más ventajosas posibles, las cuales son: • El precio de compra • El plazo de pago • El plazo de entrega el servicio de posventa • La calidad • La estabilidad del proveedor La Gestión de Compras (2005) http://www.elprisma.com/
En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el
éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir mediante practicas de ahorro,
las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a
que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios
adecuados, ayudando a disminuir los costos de producción y, por consiguiente, ello se
reflejará en utilidades para la empresa.
Políticas de Compras
Las políticas son indispensables para que el departamento pueda prestar un
mejor servicio y reconocer cuales son sus actividades propias y lineamientos de
acción. Dichas políticas se deben formular garantizando el cumplimiento de las
instrucciones emanadas de la gerencia, en este sentido Mercado (1999) señala que:
Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son: 1. Deben estar claramente expuestas. 2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica. 3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
21
4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas. 5. Niveles que deben abarcar. (p. 36) En otras palabras las políticas de compras son 1os criterios generados desde la
dirección de una empresa con respecto a las condiciones, tipo de materiales, plazos de
pago, selección de proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las
adquisiciones de esa organización.
Objetivos del Departamento de Compras
El departamento de compras es el encargado de adquirir los productos y
gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para
que ésta pueda conseguir los objetivos y metas organizacionales. En este orden de
ideas Menache (1990) señala como los objetivos de un departamento de compras los
siguientes:
• Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.
• Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
• Desarrollar y administrar las compras. • Establecer proveedores bien evaluados. Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución. (p. 29) Todos estos objetivos dan una idea acerca de la actividad de compras dentro de
las organizaciones, la importancia y relevancia que se debe dar a este proceso y la
justificación del esfuerzo para mejorarlos y alcanzar altos niveles de calidad y
servicio.
22
Funciones del Departamento de Compras
Según Rodríguez (1993) las funciones de un Departamento de Compras son las
siguientes:
• Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios a la empresa. • Entrevistar a los proveedores o sus representantes. • Cotizar los precios, calidad y transporte. • Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes. • Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso. • Recepción, guarda y almacenaje. • Efectuar la clasificación de los recursos materiales. • Realizar el control de existencias. (p. 301)
En este orden de ideas el departamento de compras es responsable de la
adquisición de materiales al precio más bajo y según las especificaciones estipuladas
por los departamentos solicitantes. También es responsable por la planeación de la
entrega de materiales para lograr satisfacer las necesidades de la organización.
Procedimientos de Compras
En cuanto a los Procedimientos de Compras Feigenbaum (1991) expresa lo
siguiente:
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior interesado. Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras: 1.- Requisición. 2.- Cotización. 3.- Pedidos u órdenes de compras.
23
4.- Expeditación. 5.- Recibo de materiales. 6.- Control de calidad. 7.- Rechazos y/o devoluciones. 8.- Pagos. (p. 13) En términos generales un procedimiento de compras en una empresa pública o
privada, es el mismo, solo muestra la secuencia de los pasos estandarizados que se
deben realizar para trabajar correctamente, disminuyendo la probabilidad de cometer
errores. Con un procedimiento de compras que controle todas las operaciones
involucradas en el proceso de adquisiciones, permite dar a la gerencia información
oportuna y confiable para la toma de decisiones.
De igual manera Mercado (1999) señala:
Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y así como estas, también los procedimientos deben ser ordenados sistemáticamente. En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla común para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal función: 1. Requisición de un material al departamento compras. 2. Elaboración, registro y seguimiento de la orden compra. 3. Recepción, inspección, supervisión y almacenamiento del material. 4. Control de documentos de la recepción del material. 5. Revisión de documentos y ejecución del pago correspondiente. Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitación de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones están escritas, describen el departamento completamente, clasifican al personal involucrado, son de gran ayuda en la preparación de presupuestos y fijación de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organización se constituyen como la base. (p.66). En atención a lo expuesto por Mercado, se determina la importancia de la
gestión compras, para mejorar los procesos de compras y realizar las tareas de forma
24
eficiente, con más efectividad y economía. Siguiendo de una manera efectiva todos
los planes establecidos para la realización de las compras, apegándose siempre a las
políticas de la organización y las propias del departamento de compras.
Selección y Control de Proveedores
Por otra parte Mercado (1999) sostiene en cuanto a la selección y control de
proveedores que:
La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras. El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos. (p. 136).
En este sentido las organizaciones deben evaluar y seleccionar los proveedores
en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos
de la empresa. Deben establecerse criterios para la selección y evaluación como son:
precio, calidad del producto, calidad del servicio, asistencia técnica, plazo de entrega,
desempeño del proveedor, ubicación geográfica, etc. La búsqueda, evaluación y
selección de proveedores debe realizarse continuamente a fin de tener siempre la
mayor cantidad e posibilidades e mejores precios y condiciones de compra.
Gestión Operacional
Por otra parte la gestión operacional se define como el “Estudio de los
conceptos, métodos y herramientas necesarias para enfrentar y resolver los problemas
relacionados a la producción de bienes y servicios. Se encuentra al centro de toda
25
organización productiva. Cada empresa tiene algo que vender o proveer
(satisfacer una necesidad) y esto debe ser producido. https://www.u-
cursos.cl/ingenieria/2006/1/IN47A/1/.../85812
El objetivo de la gestión operacional es integrar los elementos operacionales de
las compras para mejorar el proceso de toma de decisiones y contribuir a la elevación
de la eficiencia y la calidad del servicio a los clientes.
Con el uso de la gestión operacional se optimizan todos los pasos del proceso de
compras, desde la solicitud de los productos, búsqueda de proveedores y análisis de
precios hasta la adjudicación, cierre de la transacción y posterior gestión de pedidos.
En la concepción del diseño propuesto se ha considerado que el punto de partida
es la planificación estratégica que proporciona la dirección que guiará la misión, los
objetivos y las estrategias de la empresa al facilitar el desarrollo de los planes para
cada una de sus áreas funcionales.
Indicadores
Son elementos del sistema de control de gestión, que proporcionan información
significativa sobre aspectos críticos o claves de una organización mediante la relación
de dos o más datos.
Gestión
La Gestión no es más que la acción y efecto de gestionar, de administrar y hacer
diligencias conducentes al logro de un asunto público o privado. El concepto de
gestión está asociado al logro de los resultados, por eso es que debe entenderse como
un conjunto de logros mas que de actividades.
El proceso de gestión en las instituciones públicas, involucra tres aspectos
26
fundamentales, como lo son: el logro de los objetivos, los procesos para alcanzar esos
logros y los recursos utilizados para obtener los productos.
Indicadores de Gestión
Los indicadores de gestión, se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, señala una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas, proactivas o de control según el caso. Valdiviezo (2008) http://www.gestiopolis.com/ Los indicadores se pueden clasificar de la siguiente manera: Indicador de Eficiencia: Es aquel que mide que con unos recursos
determinados se puede obtener el máximo resultado posible, o la que con mínimos
recursos se puede mantener la calidad y cantidad adecuada de un determinado
servicio.
Indicador de Eficacia: Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas
previsto en un programa o actividad de una organización, es decir, tiene que ver con
la relación existente entre los resultados esperado y los resultados reales
independientemente de la cantidad, calidad y costo de los recursos involucrados en el
alcance de sus objetivos.
Indicador de Economía: Las condiciones en que un determinado organismo
adquiere los recursos humanos, financieros y materiales. Por lo tanto, se podría decir
que la economía se alcanza cuando se adquieren los recursos más adecuados al coste
mas bajo.
Bases Legales
Las bases legales de la investigación se fundamentan:
27
� Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
� Ley Orgánica de Licitación y su Reglamento. Art. 2, Art. 61, Art. 72, Art. 87.
� Ley Contra la Corrupción. Art. 1, Art. 3, Art. 58.
� Ley de Administración Pública.
� Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Art. 125.
Las compras del sector público, están condicionadas por las leyes, regulaciones
o estatutos, por lo cual se debe tener cuidado de no salirse de los lineamientos legales
dentro de los cuales debe operar, ya que su responsabilidad se basa en una legislación
y en los sectores que lo eligieron para tales funciones.
Todas las compras del estado están regidas por el Decreto Nº 1.555.
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones
Gaceta Oficial Nº 5.556 Extraordinario de fecha 13 de noviembre de 2001.
Artículo 2. Están sujetos al presente Decreto Ley, los procedimientos de selección de contratistas que realicen los siguientes entes: 1. Los Órganos del Poder Nacional. 2. Institutos Autónomos. 3. Los entes que conformen el Distrito Capital. 4. Las Universidades Públicas. 5. Las asociaciones civiles y sociedades en las cuales la República y las personas jurídicas a que se contraen los numerales anteriores tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento (50%) del patrimonio o capital social del respectivo ente. 6. Las asociaciones civiles y sociedades en cuyo patrimonio o capital social tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento (50%), las asociaciones civiles y sociedades a que se refiere el numeral anterior. 7. Las fundaciones constituidas por cualquiera de las personas a que se refieren los numerales anteriores o aquellas en cuya administración éstas tengan poder decisorio. 8. Los Estados, los Municipios, los institutos autónomos estadales o municipales, las asociaciones civiles y sociedades en cuyo patrimonio éstos tengan, directa o indirectamente, participación igual o mayor al cincuenta por ciento (50%), así como las fundaciones constituidas por cualesquiera de los entes mencionados en este numeral, o aquellas en
28
cuya administración éstos tengan poder decisorio, cuando los precios de los contratos a que se refiere al presente Decreto Ley hayan de ser pagados total o parcialmente con fondos propios o no, incluido el situado constitucional. 9. Los entes que reciben subsidios o donaciones por parte del Estado o de empresas públicas o privadas.
Tipos de procedimientos para comprar.
De acuerdo a la Ley de Licitaciones, existen tres (03) tipos de procedimientos
para realizar las compras:
1.- Licitación General.
Artículo 61. Debe procederse por Licitación General o Licitación Anunciada Internacionalmente: 1. En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a once mil unidades tributarias (11.000 UT). 2. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a veinticinco mil unidades tributarias (25.000 UT).
2.- Licitación Selectiva. Artículo 72. Puede procederse por Licitación Selectiva:
1. En el caso de la adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado desde mil cien unidades tributarias (1.100 UT) y hasta once mil unidades tributarias (11.000 UT). 2. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado superior once mil quinientas unidades tributarias (11.500 UT) y hasta veinticinco mil unidades tributarias (25.000 UT). 3.- Adjudicación Directa.
Artículo 87. Se puede proceder por Adjudicación Directa: 1. En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta mil cien unidades tributarias (1.100 UT). 2. En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un precio estimado de hasta once mil quinientos unidades tributarias (11.500 UT).
29
3. Si la ejecución de la obra, el suministro de los bienes o la prestación del servicio se encomienda a un organismo del sector público. Esta ley tiene por objeto regular los procedimientos que deben seguir todos los
organismos de la administración pública, para la selección de los contratistas que
ejecuten obras, suministren materiales o bienes o presten servicios distintos a los
profesionales y laborales.
Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637. Extraordinario de abril
de 2003.
Artículo 3. Sin perjuicio de lo que disponga la Ley del Estatuto de la Función Pública, a los efectos de esta Ley se consideran funcionarios o empleados públicos a: 1. Los que estén investidos de funciones públicas, permanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas, originadas por elección, por nombramiento o contrato otorgado por la autoridad competente, al servicio de la República, de los estados, de los territorios y dependencias federales, de los distritos, de los distritos metropolitanos o de los municipios, de los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales, de las universidades públicas, del Banco Central de Venezuela o de cualesquiera de los órganos o entes que ejercen el poder público. 2. Los directores y administradores de las sociedades civiles y mercantiles, fundaciones, asociaciones civiles y demás instituciones constituidas con recursos públicos o dirigidas por algunas de las personas a que se refiere el artículo 4 de esta Ley, o cuando la totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones en un ejercicio provenientes de una o varias de estas personas represente el cincuenta por ciento (50%) o más de su presupuesto o patrimonio; y los directores nombrados en representación de dichos órganos y entes, aun cuando la participación fuere inferior al cincuenta por ciento (50%) del capital o patrimonio. 3. A cualquier otra persona en los casos previstos en esta Ley. A los fines de esta Ley, deben considerarse como directores y administradores, quienes desempeñen funciones tales como: a) Directivas, gerenciales, supervisorias, contraloras y auditoras. b) Participen con voz y voto en comités de: compras, licitaciones, contratos, negocios, donaciones o de cualquier otra naturaleza, cuya actuación pueda comprometer el patrimonio público.
30
c) Manejen o custodien almacenes, talleres, depósitos y, en general, decidan sobre la recepción, suministro y entrega de bienes muebles de los entes u organismos para su consumo. d) Movilicen fondos del ente u organismos depositados en cuentas bancarias. e) Representen al ente u organismo con autoridad para comprometer a la entidad. f) Adquieran compromisos en nombre del ente u organismo o autoricen los pagos correspondientes. g) Dicten actos que incidan en la esfera de los derechos u obligaciones de los particulares o en las atribuciones y deberes del Estado. Las disposiciones de la presente Ley se aplican a las personas indicadas en este artículo, aun cuando cumplan funciones o realicen actividades fuera del territorio de la República.
Artículo 58. El funcionario público que, con el objeto de evadir la aplicación de los procedimientos de licitación u otros controles o restricciones que establece la ley para efectuar determinada contratación, o alegare ilegalmente razones de emergencia, será penado con prisión de seis (6) meses a tres (3) años. Con igual pena serán sancionados los funcionarios que otorgaren las autorizaciones o aprobaciones de tales contrataciones.
Esta Ley tiene por objeto establecer de normas que rijan la conducta que deben
asumir las personas sujetas a la misma, a los fines de salvaguardar el patrimonio
público, garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos públicos.
Montos topes de cada procedimiento para el IPASME
Los procedimientos establecidos en la Ley de licitaciones, para realizar las
compras señalan los topes de acuerdo a la Unidad Tributaria (U.T.)
En base al Reglamento Nº 01 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público publicada en la Gaceta Oficial Nº 38.198 de fecha 31
de mayo de 2005.
Articulo 125 “Para los efectos del presente Reglamento el valor de la Unidad Tributaria será el vigente para el inicio del ejercicio económico
31
financiero, y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de Presupuesto, así como de los presupuestos de los demás organismos sujetos a la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público” Es decir, la Unidad Tributaria a utilizar para las compras del año 2007 será de
Bs. 33.600,00 y para el año 2008 será de Bs. 37,63.
� Licitación General
De Bs. 323.400,00 en adelante
� Licitación Selectiva
De Bs. 32.340,00 hasta 323.400,00
� Adjudicación Directa
Hasta Bs. 32.340,00
De acuerdo al presupuesto anual para gastos de la Unidad Regional Ipasme
El Tigre, el cual es de Bs. 379.449,00 solamente se aplican dos procedimientos
para comprar, contemplados en la Ley de Licitaciones: Art. 72. Licitación Selectiva
y Art. 87. Adjudicación Directa.
En consecuencia, los instrumentos legales referidos anteriormente permiten la
regulación de las operaciones por parte de los organismos del estado, desde el punto
de vista de un control básico de las actividades que realizan; para que de esta manera
puedan rendir cuentas ante terceros incluyendo al estado.
Definición de Términos Básicos.
Gestión de operaciones: Área de gestión empresarial que coordina todas
aquellas actividades que se llevan a cabo en el flujo físico de productos y materiales,
desde el proveedor hasta el cliente.
http://www.esmas.com/emprendedores/glosario/400189.html
32
Gestión Compras: Serie de actividades como la elección de los productos y
servicios por adquirir, reclutamiento de proveedores, envió de cotizaciones y órdenes
de compras, tramites y formas de pago, recibos de la mercancía, traslado y
almacenamiento. http://html.rincondelvago.com/gestion-de-compra-de-la-empresa-
baldosas-y-azulejos-los-pinos.html#
Compras: Adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior,
garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y
en las mejores condiciones posibles de calidad y precio.
http://html.rincondelvago.com/compras.html
Requisición de Compras: La forma utilizada dentro de un negocio,
mediante la cual se solicita al departamento de compras que compre los
artículos que sean necesarios para el normal funcionamiento.
http://www.eumed.net/cursecon/dic/ctc/S.htm
Cotización: Es un documento en el cual se solicita a un proveedor la necesidad
de adquirir un bien o bienes para la organización. Guerrero y Martínez (2000).
Pedido u Orden de Compra: Es el documento básico del comprador vendedor.
Esta constituye el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y
vendedor en un marco jurídico legal. Guerrero y Martínez (2000)
Control de calidad: Tarea encaminada a garantizar la calidad mediante la
combinación de inspecciones finales y actividades de aseguramiento.
http://www.eumed.net/cursecon/libreria/2004/rab-pe/glosario.htm
Proveedores: Son empresas o comercios que suministran bienes y servicios a
otras empresas para el buen desempeño de las actividades.
http://html.rincondelvago.com/procedimientos-de-adquisiciones.html
33
Definición de variables.
“Se entiende por variable a cualquier característica o atributo que
puede cambiar o adoptar distintos valores a medida que transcurre el
tiempo”. Hurtado y Toro (1998) http://www.ucab.edu.ve
Cuando en un problema es posible identificar variables, por lo general lo que se
busca es determinar los efectos que producen unas sobre otras. La variable que se
considera causa se conoce como variable independiente, mientras que la que actúa
como efecto se le denomina variable dependiente.
A continuación se presenta el sistema de variables para el diseño gestión
operacional para mejorar las compras de la Unidad IPASME EL TIGRE.
Variable independiente: Gestión Operacional.
Variable dependiente: Mejorar las Compras. Operacionalización de variables
Operacionalizar una característica o atributo no es más que hacerla factible de medición. El Proceso de Operacionalización permite transformar características que no son evaluables directamente en otras equivalentes que sí lo son. Esto se puede lograr mediante el uso de una herramienta de trabajo conocida como cuadro técnico _ metodológico. Hurtado y Toro (1998) http://www.ucab.edu.ve
34
TABLA Nº 1 DISEÑO DE GESTION OPERACIONAL PARA MEJORAR LAS COMPRAS
DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
OBJETIVO
VARIABLES
DIMENSIONES
INDICADORES
INSTRUMENTOS
FUENTES
Diseñar la Gestión Operacional para mejorar las Compras de la Unidad Ipasme El Tigre
Gestión Operacional
Mejorar las Compras
-Planificación
-Organización
-Dirección
-Control
-Manual de normas y pro-cedimientos -Formatos Impresos
- Estudio anticipado - Evaluar las necesidades - Petición de ofertas - Análisis y valoración de ofertas - Negociación y acuerdo - Solicitud de pedido - Recepción y verificación del pedido - Seguimiento de los acuerdos - Calidad de los Productos - Requisición - Cotización. - Pedidos u órdenes de compras - Recibo de materiales - Control de calidad - Rechazos y/o devoluciones - Pagos
Entrevista
Entrevista Lista de Cotejo
Dpto. Admón Dpto. Almacén Dpto. Admón Dpto. Almacén
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación.
De acuerdo al problema planteado referido al Diseño de Gestión Operacional
para mejorar las Compras del IPASME El Tigre, y en función de sus objetivos, el
estudio esta fundamentado bajo la modalidad de Proyecto Factible, de tipo
descriptivo, ya que se propone un modelo operativo viable para solucionar un
problema.
Según el manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis
Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL, 2005):
El Proyecto Factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p. 16).
Por otra parte Bernal (2000) señala que: “Se considera investigación descriptiva
aquella en que se reseñan las características o rasgos de la situación o fenómeno
objeto de estudio”. (p. 111).
Es por ello que, esta investigación es descriptiva por que en ella se reseña en
forma objetiva la situación actual del proceso de compras y se analiza el
procedimiento para luego diseñar la gestión operacional para dicho proceso.
Diseño de la Investigación.
36
El diseño del presente estudio se ajusta a la investigación documental y de
campo, ya que cuenta con el apoyo a nivel teórico basado en material impreso, y
permitió recoger la información directamente de la realidad, es decir, en su
ambiente natural.
Según el manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis
Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL, 2005):
Se entiende por Investigación Documental, el estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos. La originalidad del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones, recomendaciones y en general en el pensamiento del autor. (p. 15) La presente investigación es documental por que se basa en la revisión de
material como: textos, documentos e informes de la institución, así como también
otras investigaciones; a fin de fundamentar teórica y conceptualmente la temática
estudiada.
Dentro de este orden de ideas Pérez (2004) señala que:
En la investigación de campo, el investigador recoge la información directa de la realidad. Esta referida en fuentes primarias, y los datos se obtienen a través de la aplicación de técnicas de recolección de datos como el cuestionario, la entrevista y la observación científica. (p. 19) De acuerdo a la definición anterior el estudio tiene diseño de campo en virtud de
que la recolección de los datos se realizó directamente en su fuente primaria, es decir
en la institución objeto de esta investigación y con las personas que están
estrechamente involucradas con el proceso de compras.
37
Población y Muestra.
En la presente investigación referida al Diseño de Gestión Operacional para
mejorar las Compras del IPASME El Tigre, la población o universo de estudio estuvo
constituido por los Departamentos de Administración y Almacén de la Unidad
Regional IPASME El Tigre, y conformada por ocho (08) personas que laboran en los
mismos.
Dentro de este marco Arias (2006) expone que:
La población, o en términos más precisos población objetivo, es un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Esta queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio. (p.81). También Ibíd. define que: “La muestra es un subconjunto representativo y finito
que se extrae de la población accesible”. (p. 83).
Por otra parte Ibíd. señala: Si la población, por el número de unidades que la integran, resulta accesible en su totalidad, no será necesario extraer una muestra. En consecuencia, se podrá investigar u obtener datos de toda la población objetivo, sin que se trate estrictamente de un censo. (p. 82). Por consiguiente, como anteriormente se ha indicado el universo de estudio esta
integrado por los departamentos de Administración y Almacén de la Unidad
Regional IPASME El Tigre, en los cuales laboran (08) ocho personas y dada las
características de esta población pequeña y finita, se tomarán como unidades de
estudio e indagación a todos los individuos que la integran, en consecuencia en esta
investigación no se aplicarán criterios muéstrales, a objeto de extraer una muestra
reducida del universo.
38
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que
le permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el
desarrollo del mismo. Las técnicas e instrumentos que se utilizaron en la recolección
de datos para este estudio, fueron las siguientes:
Técnicas.
Análisis Documental: Se realizó con el propósito de analizar fuentes
documentales de diferente naturaleza; como: textos, manuales, informes, leyes,
trabajos previos relacionados con la investigación, los cuales sirvieron de bases
teóricas y legales para la definición del estudio en cuestión.
Dentro de este marco Bernal (2000) expone que: “Análisis de documentos es
una técnica basada en fichas bibliográficas que tienen como propósito analizar
material impreso .Se usa en la elaboración del marco teórico del estudio”. (p. 173).
Observación Directa Estructurada: Permitió verificar las funciones
realizadas, los procedimientos empleados en la ejecución de las tareas, en los
departamentos de Administración y Almacén de la Unidad IPASME El Tigre y sirvió
de complemento para el análisis e interpretación de los datos.
En este sentido Sabino (citado por Pérez 2004) define que: “La observación
directa es el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que se
necesitan para resolver un problema de investigación”. (p.68).
Por otra parte Arias (2006) sostiene que Observación Directa Estructurada: “Es
aquella que además de realizarse en correspondencia con unos objetivos, utiliza una
guía diseñada previamente, en la que se especifican cada uno de los elementos que
serán observados”. (p. 68).
39
Mediante la observación directa se pudo captar, en términos generales, el
desarrollo de algunas operaciones directamente vinculadas al proceso de compras;
que sirvieron de base para corroborar la información obtenida a través de la entrevista
y el cuestionario.
Entrevista Estructurada: Permitió indagar de forma amplia sobre una gran
cantidad de aspectos y detalles referidos a la investigación realizada.
Con respecto a la entrevista Bernal (2000) señala que:
La entrevista es una técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se consideren fuente de información. Puede soportarse en un cuestionario, tiene como propósito obtener información más espontánea y abierta. Durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio. (p. 173).
De igual manera Arias (2006) expone que Entrevista Estructurada: “Es la que se
realiza a partir de una guía prediseñada que contiene las preguntas que serán
formuladas al entrevistado”. (p. 71).
Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal del área de compras y
almacén, quienes son los encargados de llevar adelante la Gestión de Compras, lo que
permitió conocer y ahondar sobre la realidad existente en la institución, con respecto
al tema de investigación.
Instrumentos de Recolección de Datos.
Lista de Cotejo: Se utilizó como guía en la observación directa, con el fin de
verificar si se cumplen ó no todos los pasos del proceso de compras, para determinar
las debilidades del mismo y proponer los correctivos necesarios.
40
Según Ibíd. señala que: “Lista de cotejo también denominada lista de control o
verificación, es un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un
aspecto o conducta a ser observada”. (p. 68).
Cuestionario: Se utilizó para recopilar los datos sobre cada aspecto relacionado
con los objetivos de la investigación.
En este sentido Bernal (2000) sostiene que:
Es el conjunto de preguntas diseñadas para generar los datos necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto de investigación; es un plan formal para recabar información de la unidad de análisis objeto de estudio y centro del problema de investigación. (p. 222).
Se utilizó un cuestionario para evaluar la Gestión Compras contentivo de (09)
preguntas cerradas. El mismo abordo aspectos relacionados con la organización,
políticas, normas y procedimientos inherentes al proceso de compras; y fue aplicado a
las personas involucradas en el proceso de Compras.
Diseño de los Instrumentos.
Los instrumentos se diseñaron basándose en la operacionalización de las
variables, las cuales suponen la identificación de los aspectos observables
(Indicadores).
La Lista de Cotejo consta de nueve (09) características de las cuales pueden ser
indicadas con Si ó No, y fue elaborada para medir la variable: Mejorar las Compras.
El Cuestionario consta de nueve (09) preguntas con respuestas dicotómicas, es
decir, presentadas dos alternativas como respuestas de forma cerrada, Si ( ) ó
No ( ) cerradas, relacionada con la variable: Gestión Operacional.
41
Validez y Confiabilidad de los Instrumentos.
Se realizó una prueba de los instrumentos para establecer la validez de estos en
función de los objetivos propuestos, según Bernal (2000) expone “Un instrumento de
medición es valido cuando mide aquello a lo cual está destinado”. (p. 218).
Antes de su aplicación a la población en estudio, los instrumentos fueron
sometidos a validez, mediante la revisión de los mismos por 3 expertos, uno (1) en
metodología y dos (2) administración; para ello se elaboró un formato de revisión del
instrumento, donde se consideraron aspectos tales como coherencia, claridad y
pertinencia.
En este orden de ideas Hernández, Fernández y Baptista (2003) definen
confiabilidad como “el grado en que la aplicación repetida de un instrumento de
medición al mismo fenómeno genera resultados similares (p.348)
Para determinar la confiabilidad del instrumento, se aplicó una prueba piloto a
cuatro (04) sujetos del área administrativa de la institución que no forman parte de la
muestra en estudio, los datos obtenidos fueron tabulados y luego sometidos a una
prueba de confiabilidad (KR20) Kuder And Richardson.
Esta técnica se basa en el supuesto de que cada ítem del instrumento constituye
una prueba paralela, de modo que cada ítem es tratado como paralelo de todos los
demás ítems. La misma sólo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a
cada ítem puede calificarse como 1 ó 0 cada una (correcto - incorrecto, presente -
ausente, etc.). La fórmula para calcular la confiabilidad de un instrumento con n
ítems será:
42
Donde:
k= número de ítems del instrumento.
p= Porcentaje de personas que responde correctamente cada ítem
q= Porcentaje de personas que responde incorrectamente cada ítem.
st2= Varianza total del instrumento.
En consideración que entre más cerca de uno (1) este “r”, mas alto es el
coeficiente de confiabilidad, en este caso el resultado obtenido fue de 0,87 y se ubicó
dentro del rango alto, lo cual es considerado aceptable para que un instrumento sea
confiable.
Etapas de la investigación.
La investigación, se desarrolló en las siguientes etapas: Etapa I Diagnóstico,
Etapa II Planteamiento de la propuesta y fundamentación de la misma, Etapa III
Procedimiento metodológico, actividades para su ejecución, Etapa IV Análisis de
viabilidad o factibilidad de realización de la propuesta.
Actividades.
1.- Entrevista al personal, y aplicación de instrumentos, (cuestionario y lista de
cotejo) para conocer los procesos utilizados.
2.- Análisis de los Procesos y Políticas de Compras.
3.- Revisar métodos y procedimientos empleados en compras.
4.- Revisión de Normas preestablecidas para hacer las compras.
5.- Revisar normativa legal actual.
6.- Revisar los recursos disponibles: humanos, equipos, instalaciones.
7.- Descripción de técnicas, tareas relativas a compras
8.- Diseño de formatos impresos, a utilizar en el proceso de compras propuesto.
9.- Elaboración del manual de métodos y procedimientos.
CAPITULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
La investigación se propuso medir la efectividad del proceso de compras
utilizado actualmente en la Unidad IPASME El Tigre, con la finalidad de determinar
las fallas, así como también para proponer el diseño de Gestión Operacional para
mejorar las Compras. Con este fin se analizaron e interpretaron los datos de los
instrumentos, (Encuestas y Lista de Cotejo), tomando en cuenta los objetivos
propuestos en la investigación.
Codificación y tabulación de datos.
Después de aplicar el cuestionario a los sujetos objeto de estudio y recopilada la
información pertinente, se procedió a la tabulación y codificación de los datos. El
procedimiento se inició agrupando, ordenando y tabulando de forma manual la
información obtenida, finalmente los resultados porcentuales se ilustraron en gráficas
de columnas con efecto 3D, para ser visualizado con mayor precisión, y se analizaron
las frecuencias y los porcentajes de los resultados emanados.
Técnica de presentación de datos.
Se presentan los resultados del cuestionario, por medio de cuadros y gráficos
representativos, proporcionando el análisis e interpretación de la información
alcanzada. Este análisis, verificó la necesidad de diseñar la Gestión Operacional para
mejorar las Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE.
44
Análisis de los datos de la encuesta.
Aspectos considerados para diseñar la Gestión Operacional para mejorar las
Compras de la Unidad IPASME El Tigre.
TABLA Nº 2 DETECCIÓN DE NECESIDADES
Nº ITEMS SI % NO %
1
¿Se realiza un estudio anticipado para evaluar las
necesidades de la institución?
0 0 8 100
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
0
8
0
2
4
6
8
SI 0% NO 100%
SI 0%
NO 100%
GRAFICO Nº 1 DETECCIÓN DE NECESIDADES
Según la opinión de los sujetos participantes respecto al ítem Nº 1, se observa
que la totalidad (100%) expreso que no se realiza un estudio anticipado para evaluar
las necesidades de la institución. Esto permite deducir que no se determina la lista de
materiales e insumos necesarios, para el normal funcionamiento de la institución, ni
se prevén sus especificaciones, para cumplir con los objetivos organizacionales.
45
TABLA Nº 3 BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Nº ITEMS SI % NO %
2
¿Se dispone de un registro de proveedores
actualizado que permita cubrir las necesidades de la
institución?
0 0 8 100
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
0
8
0
2
4
6
8
SI 0% NO 100%
SI 0%
NO 100%
GRAFICO Nº 2 BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Según los resultados expuestos por los sujetos entrevistados, expresaron en un
(100%) que no existe un registro de proveedores actualizado, que permita satisfacer
las necesidades de la institución. Dicha opinión permite hacer énfasis en la necesidad
de realizar una búsqueda y selección de proveedores continua, a fin de tener siempre
la mayor cantidad de posibilidades de mejores precios y condiciones de compras para
satisfacer las demandas.
46
TABLA Nº 4 SOLICITUD Y ANÁLISIS DE COMPRAS
Nº ITEMS SI % NO %
3
¿Se solicitan cotizaciones y se analizan las
alternativas de compras?
6 75 2 25
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
6
2
0
2
4
6
8
SI 75% NO 25%
SI 75%
NO 25%
GRAFICO Nº 3 SOLICITUD Y ANÁLISIS DE COMPRAS
Referente a los resultados obtenidos de los sujetos entrevistados, se observa que
el (75%) expresa que si solicitan cotizaciones. Por otro lado, el otro (25%) expreso
que no se solicitan cotizaciones, esta diferencia de opiniones permite deducir, que no
en todos los rubros a adquirir se solicitan cotizaciones, para analizar las alternativas
de compras y asegurar la transparencia y objetividad en la toma de decisiones.
47
TABLA Nº 5 NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES
Nº ITEMS SI % NO %
4
¿Se negocian las condiciones de compras, entrega,
pagos, devoluciones, ajustes, etc., con los
proveedores?
4 50 4 50
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
4 4
0
2
4
6
8
SI 50% NO 50%
SI 50%
NO 50%
GRAFICO Nº 4 NEGOCIACIÓN CON LOS PROVEEDORES
En función a las respuestas emitidas por los entrevistados se observa que el
(50%) afirman que se negocian las condiciones de compra y por otro lado, el (50%)
restante expresa que no se realiza tal negociación, esto permite deducir que existen
fallas en cuanto a la gestión compras, sino se establecen condiciones de compras
adecuadas con los proveedores, para cumplir con los objetivos institucionales.
48
TABLA Nº 6 COLOCACIÓN DE ORDENES DE COMPRAS
Nº ITEMS SI % NO %
5
¿Se utilizan órdenes de compras para hacer las
solicitudes de pedidos?
0 0 8 100
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
0
8
0
2
4
6
8
SI 0% NO 100%
SI 0%
NO 100%
GRAFICO Nº 5 COLOCACIÓN DE ORDENES DE COMPRAS
Según la opinión emitida por los entrevistados, expresaron en un (100%) que no
se emplean órdenes de compras para hacer los pedidos. Lo que permite afirmar que
no se cumple con el proceso de compras, en todas sus fases, lo que trae como
consecuencia que no cumplan con las metas propuestas por la institución.
49
TABLA Nº 7 VERIFICACIÓN DE CONDICIONES Y CARACTERÍSTICAS
Nº ITEMS SI % NO %
6
¿Cuándo se reciben los pedidos se verifican las
condiciones y características de los mismos?
8 100 0 0
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
8
00
2
4
6
8
SI 100% NO 0%
SI 100%
NO 0%
GRAFICO Nº 6 VERIFICACIÓN DE CONDICIONES Y CARACTERÍSTICAS
En función a las repuestas emitidas por los entrevistados, la totalidad (100%),
manifiesta que se verifican las condiciones y características de los materiales e
insumos adquiridos, lo que permite señalar la importancia del control durante el
Proceso de Compras, para constatar que se esté realizando la entrega por parte del
proveedor precisamente como se estipula en el pedido u orden de compra con la
cantidad correcta.
50
TABLA Nº 8 SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS
Nº ITEMS SI % NO %
7
¿Se realiza seguimiento de los acuerdos con los
proveedores?
3 38 5 62
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
3
5
0
2
4
6
8
SI 38% NO 62%
SI 38%
NO 62%
GRAFICO Nº 7 SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS
En este se observa que el (62%) expresa que no se realiza seguimiento a los
acuerdos con los proveedores y por otro lado el (38%) restante afirma que si se
realiza, esta diferencia de opiniones permite señalar la importancia de certificar que
se cumplan con las condiciones acordadas con los proveedores, verificando el plazo
de entrega, la cantidad y la calidad de los materiales e insumos que se reciben con el
fin de garantizar el suministro de los mismos.
51
TABLA Nº 9 ALMACENAJE Y REGISTRO
Nº ITEMS SI % NO %
8
¿Se almacenan adecuadamente los efectos
comprados y se realiza el respectivo registro?
8 100 0 0
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
8
00
2
4
6
8
SI 100% NO 0%
SI 100%
NO 0%
GRAFICO Nº 8 ALMACENAJE Y REGISTRO
Según lo expresado por los sujetos entrevistados, manifestaron en un (100%),
que se almacenan adecuadamente los materiales e insumos y se realiza el respectivo
registro, por lo que se puede resaltar que se lleva un riguroso control de dichos
materiales e insumos, actualizando constantemente el inventario de existencias
(stock), para planear con exactitud los requerimientos de materiales necesarios para
las áreas solicitantes.
52
TABLA Nº 10 CONTROL DE CALIDAD
Nº ITEMS SI % NO %
9
¿Se verifican la calidad de los materiales e insumos
adquiridos?
5 62 3 38
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
5
3
0
2
4
6
8
SI 62% NO 38%
SI 62%
NO 38%
GRAFICO Nº 9 CONTROL DE CALIDAD
Según lo expresado por los sujetos entrevistados un (62%) afirma que se verifica
la calidad de los materiales e insumos y por otra parte el (38%) restante manifiesta
que no se realiza, esta diferencia de opiniones permite señalar la importancia del
control durante el proceso para corregir anticipadamente problemas de calidad, ya
que esta es condición necesaria para garantizar la prestación satisfactoria de los
servicios.
53
Análisis de los datos de la lista de cotejo.
Aspectos observados en el proceso de compras de la Unidad IPASME EL
TIGRE
TABLA Nº 11 PROCESO DE COMPRAS
ASPECTOS A OBSERVAR SI NO OBSERVACIONES
Se hacen predicciones de las necesidades.
X
Los materiales e insumos se solicitan mediante requisiciones de compra.
X
Se elaboran solicitudes de cotizaciones. X X No en todas las compras
Se analizan y valoran las ofertas emitidas por los proveedores. X X No en todas las compras
Se emiten órdenes de compra para la adquisición de materiales e insumos.
X
Existe registro de proveedores adecuado.
X
Se solicita el pedido y se le hace seguimiento. X X No en todas las compras
Se supervisa la recepción y verificación de los pedidos.
X
Se realiza la recepción, comprobación de facturas y pagos
X
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
Mediante la observación directa se pudo constatar que no en todos los casos se
solicitan cotizaciones a diferentes proveedores, ni se lleva un registro actualizado, que
les permita ubicarlos de forma más rápida al momento de requerir materiales y
servicios y poder proveerse de estos, al mejor precio posible del mercado.
Permitió verificar que no se cumplen con todos 1os pasos del proceso de
compra, para lograr la eficiencia de la Gestión Compras, a fin de suministrar en forma
54
efectiva, a todas las áreas del instituto los insumos necesarios, para el cumplimiento
efectivo de las actividades establecidas en las mismas.
Respecto a los resultados obtenidos se percibe que se debe promover la
actualización del proceso de compras, en función a las normas y métodos de trabajo
que permitan el funcionamiento efectivo del área de compras, es decir, que se hace
necesario establecer procedimientos a través del Diseño de Gestión Operacional que
permita mejorar las Compras, y que influya positivamente en la Institución.
CAPITULO V
PROPUESTA DEL ESTUDIO
Para que las instituciones del sector público logren alcanzar sus objetivos y
metas, deben mejorar significativamente en todos los ámbitos, cambiando paradigmas
y modificando sus estructuras administrativas y operativas, a fin de ser productivas,
para lo cual es fundamental que operen bajo lineamientos específicos, que les permita
tener una gestión compras exitosa.
Se entiende por comprar el mero acto de adquirir un producto o un servicio,
desde una perspectiva de gestión, la compra constituye un proceso complejo que
requiere una serie de operaciones que pueden resumirse en las siguientes fases:
La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno. En este conjunto de actividades se pueden enumerar según las siguientes funciones: 1.- Detección de la necesidad 2.- Solicitud y análisis de alternativas de compra 3.- Negociación con los proveedores 4.- Colocación de órdenes de compra. (La orden de compra es un documento o formulario que inicia el procedimiento administrativo de compras, al adjudicar aun proveedor dicha operación) 5.- Seguimiento y activación de órdenes de compra. Se refiere al proceso por el cual, una vez emitida la orden de compra, se sigue la producción y entrega del producto o servicio adquirido a fin de que cumpla con los requisitos de calidad y tiempos. 6.- Recepción de efectos comprados 7.- Almacenaje y registro 8.- Entrega de los insumos para su utilización al sector que originalmente los requirió. La Gestión de Compras. (2005) http://www.elprisma.com/
56
En base al análisis efectuado en el área de compras del IPASME EL TIGRE se
determinó la necesidad de proponer un modelo operativo dirigido a mejorar los
procedimientos de adquisición de materiales, insumos y servicios, con la finalidad de
propiciar la optimización de los procesos y logra una gestión compra eficiente.
En el diseño de gestión operacional se señalan los procedimientos y normas
específicas para las adquisiciones, las bases legales que las rigen, y las formas
impresas a utilizar en el proceso de compras; también se sugiere la creación de una
base de datos de proveedores y la aplicación del método de valuación de inventarios
PEPS.
Técnicas para la formulación de la propuesta
La investigación esta vinculada al Diseño de Gestión Operacional para mejorar
las Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE, se consideraron una serie de
herramientas formales para la formulación de la propuesta: Técnicas de diseño de
flujogramas y formularios; elaboración de manual de normas y procedimientos de
control interno.
La técnica de diseño de flujogramas, se empleó para representar mediante
símbolos la secuencia lógica de las operaciones del proceso de compras propuesto en
el estudio.
El diseño de formularios permitió la elaboración del conjunto de documentos a
ser utilizados en la Unidad de Compras, a fin de cumplir con los fines de la misma.
El manual de normas y procedimientos de control interno, se empleó para
presentar la información referente a las funciones de la Unidad de Compras,
responsabilidades y descripción de los procedimientos y normas específicas que rigen
las adquisiciones en el sector público.
57
Tomando en consideración los resultados obtenidos a través del análisis
efectuado y los objetivos de la investigación, se procede a la presentación de un
Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras de la Unidad IPASME El
Tigre.
Resultado del Estudio
En toda organización la función compras tiene como objetivo abastecer de
materiales e insumos necesarios, a todos sus departamentos, con el fin de facilitar el
logro eficaz de los objetivos institucionales, es por ello que se requiere un adecuado
control interno sobre compras, donde se delegue a un departamento la actividad
exclusiva de llevar a cabo todas las compras de materiales y servicios. Las funciones
de compra, recepción y registro deben estar claramente separadas y asignadas a
departamentos independientes.
Proceso de Compras Propuesto:
Tiene como propósito establecer los procedimientos en orden cronológico para
realizar las compras, de esta forma garantizar el suministro necesario a todas las áreas
y asegurar el cumplimiento de las metas y evitar las compras de emergencia.
♦♦♦♦ Departamento Solicitante tiene necesidad de abastecimiento de materiales e
insumos, y emite Requisición de Materiales.
♦♦♦♦ Departamento de Compras solicita información a Almacén, si hay material en
stock, se entrega el material al Departamento Solicitante.
♦♦♦♦ En caso contrario, se determina el requerimiento (Detecta necesidad de
adquirir mercancías).
♦♦♦♦ Departamento de Compras procesa la solicitud: se seleccionan proveedores, se
solicitan cotizaciones y se analizan.
♦♦♦♦ Departamento de Compras emite Orden de Compra.
58
♦♦♦♦ El Comité de Compras decide si aprueba o no la Orden de Compra.
♦♦♦♦ Departamento de Compras pide material a Proveedor y hace seguimiento a los
acuerdos, en relación a la Orden de Compra.
♦♦♦♦ Almacén recibe y revisa, los materiales e insumos si esta conforme registra y
almacena. Si no esta conforme, comunica diferencia a Proveedor.
♦♦♦♦ Almacén entrega materiales e insumos al Departamento Solicitante.
(Necesidad Satisfecha)
♦♦♦♦ No esta satisfecho, comunica diferencia a Almacén.
♦♦♦♦ Fin del proceso.
59
Inicio
Dpto.Solicitante
Requisito deMaterial
Dpto.Compras
Solicitud deMaterial
Almacén
ExisteMaterialen Stock
Entrega deMaterial
SI
Dpto. Compras
NO
ComitéAprueba Orden
Compras
Procesa SolicitudSeleccionan proveedores
Solicitan cotizaciónSe analiza
NO
ProveedorRecibe
Ord. Compra
Emisión deOrden deCompras
SI
Envío delMaterial
AlmacénRecibe yVerificaMaterial
MaterialConforme
ComunicaDiferencia
AlmacénRegistra el
Material
Entrega deMaterial al
Dpto.Solicitante
NecesidadSatisfecha
Fin
SI
NO
SI A
NO
ComunicaDiferencia
A
GRAFICO Nº 10 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS PROPUESTO PARA LA UNIDAD IPASME EL TIGRE
60
Después de mostrar el flujograma del proceso de compras propuesto y describir
dicho proceso, es pertinente presentar el manual de compras (Ver Apéndice Nº 03),
debido a que es un elemento importante en toda organización como parte de una
estructura formal sólida.
Dentro de este orden de ideas Catacora (1999) señala que:
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados bajo el esquema de una especie de libro actualizable. (p. 74) En otras palabras, un manual es un compendio exclusivo que funciona como
guía del departamento de compras, en el se describe la organización del departamento
y la definición de las operaciones que en él se desarrollan, las responsabilidades de
cada puesto, y las acciones a seguir de acuerdo a las políticas institucionales, para
resolver problemas propios del funcionamiento del mismo.
El manual ha sido elaborado con la finalidad de normar y establecer un
procedimiento único para la Gestión Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE, el
cual permitirá asegurar el aprovisionamiento de materiales e insumos indispensables
para mantener en funcionamiento los distintos departamentos de la institución para la
mejor prestación de los servicios y alcanzar los objetivos con éxito.
Por otra parte se sugiere el cambio de método de valuación de inventarios,
debido a que el empleado es el de Costos Promedios lo que genera perdidas en los
inventarios, tomando en cuenta que en la institución se adquieren materiales e
insumos Medico Quirúrgicos, Laboratorio, Odontología y Medicinas en su mayoría,
ha ocurrido el vencimiento de los mismos y la consecuente perdida en los costos. Lo
61
adecuado seria la utilización del método PEPS, esto debido a que el lote que primero
entra es al que primero se le da salida, y evita así tener productos vencidos y
obsoletos por problemas de despacho. También se emplea una valoración del
inventario a costos mas recientes.
Según el libro Contabilidad Intermedia de la Universidad Nacional Abierta
(UNA, 1995) señala que el Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
puede resumirse de la siguiente manera:
Este método consiste en que los primeros artículos que entran al almacén, son los primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias están valuadas a las últimas entradas o sea a los últimos precios de adquisición. Cuando existe alza en los precios o sea en época inflacionaria el inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de compra recientes, y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectará los resultados produciendo una mayor utilidad. (p. 128)
Puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se lleven inventarios
perpetuos; únicamente es necesario determinar los precios que muestran las facturas
más recientes por cantidades suficientes para igualar el número de unidades del
inventario.
Por otro lado se recomienda la creación de una base de datos de Proveedores
debido a que aunque existen listas de proveedores, estos son limitados, distando
mucho de un verdadero banco de proveedores. En consecuencia, el Área de Compras
no posee muchas alternativas al momento de elegir un proveedor, con criterios según
los productos que ofertan, condiciones, ubicación geográfica, garantías, solvencia,
entre otros aspectos.
Tampoco existe un sistema de actualización de precios y de informaciones
62
técnicas sobre materiales y servicios que prepare a los integrantes de los Área de
Compras y del Comité de Compras en mejores condiciones para negociar y
recomendar decisiones.
Dentro de este orden de ideas, un registro de proveedores se resume en el
siguiente planteamiento:
Constituye el instrumento que incorpora a los potenciales proveedores ya sean personas naturales o jurídicas de tal manera que, quienes participen en el proceso de contratación administrativa estarán registrados en forma integral con la descripción de los materiales o servicios que esta en capacidad de ofrecer. La Gestión de Compras. (2005) http://www.elprisma.com/
De allí la importancia de generar un registro adecuado de proveedores
calificados y confiables donde se tenga la información necesaria para tomar
decisiones y obtener mayor utilidad en el proceso de compras.
Factibilidad de la propuesta.
Consiste en ordenar las alternativas de solución para el proyecto (que se aspira
ejecutar), según los criterios elegidos para asegurar la optimización de los recursos
económicos, técnicos y humanos, empleados, y los efectos del proyecto en el área o
sector de destino.
En este orden de ideas, el estudio de factibilidad se define como:
El análisis de un proyecto, que determina la posibilidad de ser realizado en forma efectiva. Los aspectos operacionales, económicos, y técnicos; son partes del estudio. Los resultados de un estudio de factibilidad proveen datos para una decisión de inicia el proyecto. Glosario de Términos sobre Administración Pública (2006) http://www.unmsm.edu.pe/
63
Después de definir la problemática presente y establecer las causas que ameritan
el Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras, es pertinente realizar un
estudio de factibilidad para determinar la capacidad técnica, operativa, económica y
social que implica la implantación del diseño en cuestión. Los aspectos tomados en
cuenta para este estudio fueron clasificados en cuatro áreas, las cuales se describen a
continuación:
Factibilidad Técnica.
Consistió en realizar una evaluación de la tecnología existente en la institución,
se recolectó información sobre los componentes técnicos que posee la institución y la
posibilidad de hacer uso de los mismos en la implementación del diseño propuesto y
de ser necesario, los requerimientos tecnológicos que deben ser adquiridos para la
puesta en marcha del diseño en cuestión. De acuerdo a la tecnología necesaria para la
implementación del modelo, se evaluó bajo dos enfoques: Hardware y Software.
En cuanto al Hardware y Software, la institución cuenta con 24 Equipos de
Computación con procesador Pentium IV, con la configuración necesaria y bajo
ambiente Windows con todas las aplicaciones, 02 Impresoras Marca HP Modelo:
Laserjet-P3005 X, por lo cual no se requiere inversión en cuanto a adquisición de
nuevos equipos. Como resultado de este estudio técnico se determinó que en los
actuales momentos, la institución posee la infraestructura tecnológica (Hardware y
Software) necesaria para la implementación del diseño propuesto.
Factibilidad Operativa.
Permite predecir, si se pondrá en marcha el diseño propuesto, aprovechando los
beneficios que ofrece, a todos los usuarios involucrados en el mismo. Por otra parte,
el correcto funcionamiento del diseño, estará supeditado a la capacidad de los
empleados encargados de dicha tarea.
64
En la actualidad, la Unidad IPASME EL TIGRE, tiene a su disposición un
personal calificado (T.S.U. en Administración), en el Departamento de Compras y
Almacén, que maneja en cierta forma éstas áreas. Por tal motivo, la propuesta de un
Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras, posee un gran índice de
factibilidad operativa, ya que el personal adscrito será el encargado de lograr la
máxima eficiencia, efectividad de los procesos, para implantar la propuesta.
Factibilidad Económica.
A continuación se presenta un estudio que dio como resultado la factibilidad
económica de implementar el diseño propuesto, haciendo una evaluación que
permitió comparar la gestión real con la gestión prevista, para poder hacer esta
comparación, se utilizaron “indicadores de gestión”, para medir los aspectos
estudiados y determinar de manera mas precisa las bondades del sistema propuesto.
Con la puesta en marcha de este proyecto se logrará optimizar los procesos que
involucra la Gestión Compras, permitiendo la consecución de los objetivos y metas
institucionales.
Para el análisis de los indicadores de gestión se solicitó información al Área de
Compras, Departamento de Almacén y Departamento de Administración, relacionada
con cada uno de los aspectos a medir, presentando la misma en diferentes cuadros,
que se muestran a continuación:
65
TABLA Nº 12 MATERIALES Y SERVICIOS SOLICITADOS Y RECIBIDOS
MATERIAL SOLICITADO RECIBIDO
Medico Quirúrgico 8.815 8.114
Laboratorio 522 493
Odontología 473 351
Rayos X 62 27
Farmacia 2.107 1.381
Impreso 2.155 2.143
De Oficina 7.099 4.269
Aseo 1.742 1.604
Varios 29 29
SERVICIOS 15 08
TOTAL 23.019 18.419
Fuente: Registros Almacén
TABLA Nº 13 SOLICITUD DE MATERIALES RECIBIDOS
MATERIAL ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO TOTAL
Medico Quirúrgico
01 01 01 02 05
Laboratorio 01 01 01 02 05 Odontología 01 01 02 04 Rayos X 01 01 02 Farmacia 01 01 04 06 Impreso 01 01 01 03 De Oficina 02 01 07 03 13 Aseo 01 01 01 03 Varios 01 01 01 03
TOTAL 08 03 08 19 06 44 Fuente: Registros Almacén
66
TABLA Nº 14 ÓRDENES DE COMPRAS PROCESADAS
MATERIAL ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO TOTAL
Medico Quirúrgico
01 01 01 02 05
Laboratorio 01 01 01 03 Odontología 02 02 Rayos X 01 01 02 Farmacia 03 03 Impreso 01 01 De Oficina 01 04 05 Aseo 01 01 02 Varios 01 01
TOTAL 01 02 06 10 05 24
Fuente: Registros Área Compras
TABLA Nº 15 TIEMPO DE RESPUESTA DEL PROCESO DE COMPRAS
VARIABLE
TIEMPO PROGRAMADO
TIEMPO UTILIZADO
TIEMPO ADICIONAL
Tiempo de respuesta del proceso de compras
07
15
08
Fuente: Área de Compras y Almacén TABLA Nº 16 PROCESO INTERNO DE COMPRAS EN HORAS / HOMBRE
PROCESO TIEMPO REAL TIEMPO IDEAL
Análisis de pedido y solicitud de cotizaciones 24 H/H 12 H/H
Selección de mejor oferta 32 H/H 04 H/H
Colocación de orden de compra 08 H/H 04 H/H
TOTAL 64 H/H 20 H/H
Fuente: Registros Área Compras
67
PERFIL DEL INDICADOR INDICADOR: Materiales y servicios adquiridos CÓDIGO: MSA
OBJETIVO: Medir la cantidad de materiales y servicios adquiridos en función a lo requerido RANGOS DE DESEMPEÑO: De 90 a 100: Gestión Eficaz De 80 a 89: Gestión Regular De 70 a 79: Gestión poco Eficaz Menos de 70: Gestión Ineficaz
FORMULA: Total de materiales y servicios adquiridos = 18.419,00 = 0,80 Total de materiales y servicios requeridos 23.019,00 TENDENCIA: = 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN: - Reposición tardía de los recursos financieros - Ausencia de planificación de compras y servicios - Que no se tomen las decisiones requeridas o se adopten tarde CORRECTIVOS: - Solicitar y lograr que los recursos lleguen en su oportunidad - Planificar las compras y la contratación de servicios - Adoptar las decisiones necesarias a tiempo UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DATOS: Departamentos Administración y Almacén FUENTE DE INFORMACIÓN: Registros Área de Compras y Almacén
PERIODICIDAD DE USO: Trimestral
68
PERFIL DEL INDICADOR
INDICADOR: Órdenes de Compras Procesadas CÓDIGO: OCP
OBJETIVO: Medir la cantidad de órdenes de compras procesadas en relación a los requerimientos recibidos RANGOS DE DESEMPEÑO: De 90 a 100: Gestión Eficiente De 80 a 89: Gestión Regular De 70 a 79: Gestión poco Eficiente Menos de 70: Gestión Deficiente FORMULA: Total de órdenes de compras procesadas = 24 = 0,54 Total de solicitudes de requerimientos recibidos 44 TENDENCIA: = 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN: - Carencia de un fondo para compras de emergencia - Manejo inadecuado de inventarios - Reposición tardía de los recursos CORRECTIVOS: - Solicitar premura en la reposición de los recursos - Solicitar incremento del anticipo para gastos UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DATOS: Departamentos Administración y Almacén FUENTE DE INFORMACIÓN: Registros Área de Compras y Almacén
PERIODICIDAD DE USO: Trimestral
69
PERFIL DEL INDICADOR INDICADOR: Tiempo de Entrega CÓDIGO: TE
OBJETIVO: Medir el tiempo de entrega que se lleva un proceso de compra, en función a los días establecidos RANGOS DE DESEMPEÑO: De 0,10 a 0,50: Gestión Eficiente De 0,50 a 0,85: Gestión Regular De 0,85 a 1: Gestión poco Eficiente Mayor a 1,10: Gestión Deficiente FORMULA: Total de días utilizados para la entrega de materiales y servicios = 15 = 2,14 Total de días requeridos para entrega de materiales y servicios 7 TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN: - Falta de base de datos de proveedores - Cadena de aprobación inadecuada para inicio de proceso - Carencia de estándares de tiempo de aprobación para inicio del proceso CORRECTIVOS: - Crear de base de datos de proveedores - Crear estándares de tiempo de aprobación para iniciar el proceso en el tiempo previsto - Asertividad en las estimaciones del tiempo UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DATOS: Departamentos de Administración y Almacén FUENTE DE INFORMACIÓN: Registro Área de compras y Almacén
PERIODICIDAD DE USO: Trimestral
70
PERFIL DEL INDICADOR
INDICADOR: Tiempo para procesar una compra CÓDIGO: TIPC
OBJETIVO: Medir el tiempo que tarda el operario para procesar una compra, en relación al tiempo establecido RANGOS DE DESEMPEÑO: De 0,10 a 0,50: Gestión Eficiente De 0,50 a 0,85: Gestión Regular De 0,85 a 1: Gestión poco Eficiente Mayor a 1,10: Gestión Deficiente FORMULA: Total de HH utilizadas en procesar una compra = 64 = 3,2 Total de HH requeridas para procesar una compra 20 TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN: - Carencia de base de datos de proveedores - Que el tiempo estimado sea insuficiente - No contar con personal idóneo para el desarrollo del proceso - Cadena de aprobación inadecuada para inicio de proceso CORRECTIVOS: - Creación de base de datos de proveedores - Aplicar ajustes para optimizar el tiempo de ejecución del proceso - Adiestrar al personal para el correcto desarrollo de sus funciones - Constatar fuentes de aprobación para iniciar el proceso en el tiempo previsto UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DATOS: Departamentos de Administración y Almacén FUENTE DE INFORMACIÓN: Registro Área de compras y Almacén
PERIODICIDAD DE USO: Trimestral
71
PERFIL DEL INDICADOR INDICADOR: Costos de Compras CÓDIGO: CC
OBJETIVO: Medir el monto en bolívares que se utilizaron en las compras respecto a lo presupuestado RANGOS DE DESEMPEÑO: De 90 a 100: Gestión Eficaz De 80 a 89: Gestión Regular De 70 a 79: Gestión poco Eficaz Menos de 70: Gestión Ineficaz FORMULA: Total de bolívares en compras efectuadas = 82.283,87 = 0,78 Total de bolívares en compras presupuestadas 104.500,80 TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Tardanza en la recepción de recursos financieros - Ausencia de planificación de compras - No se planifican los pagos - No existe un sistema se inventario
CORRECTIVOS: - Solicitar y lograr que los recursos lleguen en su oportunidad - Planificar las compras - Adoptar las decisiones necesarias a tiempo UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DATOS: Departamento de Administración
FUENTE DE INFORMACIÓN: Ejecución Financiera Mensual
PERIODICIDAD DE USO: Trimestral
72
PERFIL DEL INDICADOR INDICADOR: Costos de Contratación de Servicios CÓDIGO: CCS
OBJETIVO: Medir el monto en bolívares que se utilizaron en la contratación de servicios respecto a lo presupuestado RANGOS DE DESEMPEÑO: De 90 a 100: Gestión Eficaz De 80 a 89: Gestión Regular De 70 a 79: Gestión poco Eficaz Menos de 70: Gestión Ineficaz FORMULA: Total de bolívares en servicios contratados = 25.565,00 = 0,69 Total de bolívares en servicios presupuestadas 36.983,75 TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Tardanza en la recepción de recursos financieros - Ausencia de planificación en la contratación de servicios
- Que no se tomen las decisiones requeridas o se adopten tarde CORRECTIVOS: - Solicitar y lograr que los recursos lleguen en su oportunidad - Planificar la contratación de servicios - Adoptar las decisiones necesarias a tiempo UBICACIÓN FÍSICA DE LOS DATOS: Departamento de Administración
FUENTE DE INFORMACIÓN: Ejecución Financiera Mensual
PERIODICIDAD DE USO: Trimestral
73
Una vez examinados e interpretados los resultados, sobre la base de la matriz
de análisis y realizando revisiones de toda la documentación relacionada al
departamento, tales como: informes, correspondencia interna, leyes (Licitaciones,
Contra la Corrupción, Administración Financiera del Sector Público) lineamientos
internos, resoluciones Junta Administradora, se llegó a las siguientes conclusiones:
Se observó que en el instituto no existe divulgación de los objetivos de la
institución, ni formalización de los objetivos del área de compras, lo cual expone la
debilidad en la planificación estratégica y por ende la posible desviación en el
cumplimiento eficaz (debido a que no se cumplen las metas y objetivos), debido a que
no se controla el uso de los recursos para el cumplimiento de dichos objetivos.
No existe manual de normas y procedimientos de compras en el instituto,
aunque existen lineamientos para la gestión de compra (soportadas por
correspondencias internas), lo cual advierte debilidad en el control interno, esto ha
ocasionado que se incumplan los requisitos y tiempo establecido, lo cual a su vez ha
originado que los departamentos no reciban el material (falta de eficacia) a tiempo
(falta de eficiencia) por causa de devoluciones y retrabajo en las requisiciones (falta
de economía). Por lo tanto, lo expuesto anteriormente, no le permite a dicho
departamento, lograr eficacia, eficiencia y economía en el cumplimiento de sus
actividades.
Las compras se procesan en un formato, pero sin ningún tipo de numeración, y
son realizadas, bajo la responsabilidad del Coordinador Financiero y en base a
requisiciones, lo cual no permite llevar un control preciso de las requisiciones
recibidas y procesadas.
No se utiliza un procedimiento establecido sobre los criterios a tomar en cuenta
para seleccionar un proveedor, existe un registro de proveedores y no se encuentra
74
actualizado, lo cual no le facilita al responsable de las compras, la correcta elección
del mismo. No se realizan evaluaciones desde el punto de vista técnico, financiero y
legal a los proveedores antes de su contratación.
En la unidad de compras se realizan revisiones a los saldos por pagar a los
proveedores, sin embargo, no se hace de forma regular, no existe un procedimiento,
ni una norma establecida que les indique, cada cuanto tiempo deben hacerlo y de que
forma.
De acuerdo a los resultados obtenidos, se evidencia la necesidad de implementar
un sistema automatizado que permita mejorar la Gestión Compras de la Unidad
IPASME El Tigre, el cual tiene como finalidad agilizar los procesos de compras
logrando alcanzar mayores niveles de efectividad para cumplir con los objetivos y
metas organizacionales.
Con la aplicación de un sistema automatizado se podrán llevar a cabo los
procedimientos con mayor eficiencia y eficacia. El mismo estará dado por: el mejor
manejo y almacenamiento de la información a través de la automatización y la
disminución de tiempo en el procedimiento de compras. Y por último dependiendo
de la capacidad del profesional con que se cuenta, se podrá lograr una forma más de
desarrollo de los objetivos organizacionales.
Con la implementación de un sistema automatizado se pueden lograr los
siguientes beneficios:
• Mejorar los servicios al cliente, la automatización aplicada al registro directo
de pedidos, puede ayudar al logro del mismo y una disminución en el tiempo
del procedimiento.
75
• Mejorar la comunicación con nuestros proveedores; aplicando un sistema
automatizado la relación proveedor - cliente, se puede esperar una mejora en
los procedimientos de compras y de existencias; esto llevaría, sin lugar a
dudas, a una disminución tanto de los costos de adquisición, como también a
una disminución de los tiempos del procedimiento de compras y la
consecución de los objetivos organizacionales.
• Contar con una fuente importante de información y respaldo importante para
la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
• Simplificación del proceso de compras. Las organizaciones buscan
consistentemente simplificar los procesos, a través de la eliminación de
actividades que no agregan valor tal como retrabajos, detalles excesivos y
aprobaciones innecesarias.
• Estandarización de datos y procesos. Incrementar la consistencia en los
procesos y los datos es un elemento indispensable para alcanzar las mejores
prácticas. Las variaciones en los procesos y las políticas generan confusión a
través de la organización, incrementando los errores.
• Alineación estratégica de las actividades de compra con los objetivos de la
organización. La función de compras es una función estratégica que debe ser
alineada y considerada como un elemento de competitividad.
Por lo expuesto anteriormente se concluye que el diseño propuesto es factible y
se recomienda su aplicación. Además, cumplir los siguientes aspectos para su
implantación:
76
1. Jerarquizar el área de compras, llevándola al menos a nivel de Departamento
y reforzándola con personal técnico especializado, que garanticen la implantación y
funcionamiento efectivo del sistema.
2. Elaboración de los procedimientos necesarios para la implantación del
Sistema.
3. Como todo proceso de cambios, requiere de una filosofía colectiva en su
aplicación, basadas en la discusión, análisis y convencimiento del objetivo que se
trata de lograr, con la participación de todos los implicados.
Factibilidad Social.
La propuesta de un Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras en
la Unidad IPASME EL TIGRE, producirá cambios de naturaleza social, ya que con la
optimización de los procesos de compras, se obtendrá efectividad y eficiencia en la
dotación de materiales e insumos necesarios para los distintos departamentos de la
institución, y así brindar un funcionamiento eficaz que permita lograr la prestación de
servicios médicos-asistenciales de alta calidad a los afiliados, beneficiarios y público
en general, logrando así alcanzar las metas planificadas con éxito.
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones.
A continuación se presentan las principales conclusiones de la investigación que
constituyen una visión global en torno a los principales hallazgos y resultados del
trabajo, así como de los objetivos que fueron planteados.
Dado el actual incremento en la prestación de servicios en la Unidad IPASME
EL TIGRE, surge la necesidad de que la misma, tenga una Gestión de Compras, que
facilite los procesos, para lograr manejar de manera eficiente los servicios medico-
asistenciales y oriente hacia el futuro la toma de decisiones acertadas para lograr
prever y proveer los materiales e insumos requeridos para satisfacer la demanda de
los distintos departamentos de la Institución.
En la Unidad IPASME EL TIGRE se pudo detectar fallas en los procesos de
adquisiciones llevados a cabo en la actualidad, por el Área de Compras de la
institución.
La Unidad no cuenta con una gestión compras que permita planear, organizar,
elaborar estrategias y procedimientos para realizar las adquisiciones, con el propósito
de satisfacer las necesidades de toda la institución y lograr los objetivos y metas
propuestos por la dirección.
No existe un Manual de Normas y Procedimientos de Compras, aunque existen
lineamientos para la gestión de compra (soportadas por correspondencias internas),
no se encuentran recopiladas en un manual o instructivo que permita realizar con
78
efectividad los procesos en el área de compras, lo cual advierte debilidad en el control
interno de la Institución.
Se carece de un procedimiento establecido sobre los criterios para seleccionar
un proveedor, existe un registro de proveedores, pero no se encuentra actualizado, lo
cual no le facilita al responsable de las compras, la correcta elección del proveedor.
No se realizan evaluaciones desde el punto de vista técnico, financiero y legal a los
proveedores antes de su contratación, por lo que en ocasiones, contratan a
proveedores que no se consideran los más idóneos.
Las compras se procesan en una hoja de Excel, en formatos sin numeración y
son realizadas, bajo la responsabilidad del jefe del área y en base a requisiciones, pero
no se emplean formatos preenumerados, lo cual no permite llevar un control preciso
de las requisiciones recibidas y procesadas. Además de ello, no se realizan de forma
determinada, ya sea por cantidad y lapsos entre compras, por lo tanto, son realizadas
basándose en el criterio y necesidad diaria de los servicios solicitantes.
Se carece de un software adecuado para automatizar todos los procesos que
soportan las compras, de manera de incrementar la eficiencia y eficacia en la
prestación de servicios.
Para corregir los problemas detectados en esta área se ha propuesto el diseño de
Gestión Operacional, que permitirá llevar un control de todos los procedimientos de
las adquisiciones realizadas por el departamento de compras con la finalidad de
mejorar las Compras en la institución.
La investigación realizada sobre los procesos empleados permitió la elaboración
de un manual de normas y procedimientos de control interno para mejorar la gestión
compras, que haga más eficiente la prestación de los servicios médicos- asistenciales
79
que es el principal objetivo de la institución.
Finalmente se determinó que la propuesta es factible por cuanto los elementos
que constituyen la misma permitieron que estos factores enfoquen la viabilidad de la
propuesta.
80
Recomendaciones
El desarrollo de esta investigación evidenció diferentes fallas que afectan la
calidad de la Gestión Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE, objeto de estudio.
A continuación se enuncian un conjunto de sugerencias para superar las debilidades
detectadas.
• Implementar el Diseño de Gestión Operacional para las Compras elaborado
para la Unidad IPASME EL TIGRE, con la finalidad de lograr un
mejoramiento continuo en los procesos de trabajo.
• Automatizar los procesos de compras para incrementar la eficiencia, agilizar
la tramitación, y obtener datos útiles para la toma de decisiones en cuanto a la
calidad de los servicios prestados, volumen de trabajo de las unidades o
cumplimiento de objetivos.
• Realizar un programa de capacitación sobre la naturaleza del diseño propuesto
ya que el mismo trabajaría mejor si todos los miembros del personal están
comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los procesos y comprenden
con facilidad la información que se utiliza.
• Actualizar periódicamente el contenido del manual de normas y
procedimientos de control interno para mayor efectividad, con el propósito de
establecer los correctivos pertinentes para su mejor aplicación.
• Crear el departamento de compras para tener un control sobre los
procedimientos del mismo, debido a que es fundamental que estén separadas
las funciones del departamento adquisición, de su contabilización y de su
pago.
81
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Octubre de 2001.
85
APENDICE Nº 01
CUESTIONARIO
Instrucciones
1.- Lea detenidamente cada una de las preguntas formuladas. 2.- Marque con una X la alternativa seleccionada por Usted. 3.- El caso de alguna duda consulte al encuestador.
Aspectos considerados para determinar la necesidad de diseñar un Modelo Operacional para mejorar la Gestión Compras de la Unidad Ipasme El Tigre. 1.- ¿Se realiza un estudio anticipado para evaluar las necesidades de la Institución? SI ____ NO ____ 2.- ¿Se dispone de un registro de proveedores actualizado que permita cubrir las necesidades de la institución? SI ____ NO ____ 3.- ¿Se solicitan cotizaciones y se analizan las alternativas de Compras? SI ____ NO ____ 4.- ¿Se negocian las condiciones de Compras, entrega, pagos, devoluciones, ajustes, etc., con los proveedores? SI ____ NO ____ 5.- ¿Se utilizan Ordenes de Compras para hacer las solicitudes de pedidos? SI ____ NO ____ 6.- ¿Cuándo se reciben los pedidos se verifican las condiciones y características de los mismos? SI ____ NO ____
86
7.- ¿Se realiza seguimiento de los acuerdos con los proveedores? SI ____ NO ____ 8.- ¿Se almacenan adecuadamente los efectos comprados y se realiza el respectivo registro? SI ____ NO ____ 9.- ¿Se verifica la calidad de los materiales e insumos adquiridos? SI ____ NO ____
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APENDICE Nº 02
LISTA DE COTEJO
ASPECTOS A OBSERVAR SI NO OBSERVACIONES Se hacen predicciones de las necesidades. Los materiales e insumos se solicitan mediante requisiciones de compra.
Se elaboran solicitudes de cotizaciones. Se analizan y valoran las ofertas emitidas por los proveedores. Se emiten órdenes de compra para la adquisición de materiales e insumos.
Existe registro de proveedores adecuado. Se solicita el pedido y se le hace seguimiento. Se supervisa la recepción y verificación de los pedidos. Se realiza la recepción, comprobación de facturas y pagos
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APÉNDICE Nº 03
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
Estandarizar y plasmar los procedimientos de Compras de acuerdo a la
legislación vigente, de tal manera que se facilite el eficiente uso de los recursos
humanos, financieros, optimizando los procedimientos de compras, almacenamiento
y distribución de los materiales o servicios, permitiendo un adecuado control y la
debida observación de las normas legales y de probidad vigentes, a fin de satisfacer la
demanda de la Institución.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.- Proporcionar normas, reglamentos e instrucciones referentes a los diferentes
procesos de compras que se realizan en la Unidad Ipasme El Tigre.
2.- Señalar procedimientos generales para la recepción, almacenamiento y
distribución de los artículos adquiridos.
3.- Servir como un documento de apoyo para la ejecución de las actividades propias
de la Unidad de Compras.
ALCANCE
El manual abarca desde la Planificación de las Compras, Adquisiciones de
Materiales e Insumos, Recepción y Despacho de Materiales, hasta el Registro de las
Empresas Proveedoras. Se aplicará al Área de Compras de la Unidad El Tigre.
BASE LEGAL
1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial 5453
extraordinaria del 24 de marzo de 2000.
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2.- Ley Orgánica de Licitación y su Reglamento. Art. 2, Art. 61, Art. 72, Art.
87. Gaceta Oficial Nº 5.556 Extraordinario de fecha 13 de noviembre de 2001.
3.- Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637. Extraordinario de abril
de 2003.
4.- Ley Orgánica de Administración Pública. Gaceta Oficial Nº 37.305. de fecha
17 de Octubre de 2001.
5.- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Art. 125.
Gaceta Oficial Nº 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005.
REQUISITOS PARA LA ADQUISICIÓN DE INSUMOS
• Crear el Registro de Proveedores.
• Las empresas regionales deben estar inscriptas en el Registro de Proveedores
de la Unidad
• Toda adquisición de insumos debe hacerse ajustándose a los montos máximos
por facturas, aprobadas en Resolución de Junta vigente.
• Se deben solicitar tres (3) cotizaciones a empresas comerciales de la región, a
fin de seleccionar la que reúna los requisitos de mejor calidad y precio.
• Las empresas favorecidas en las adquisiciones deben estar inscritas en el
Registro Nacional de Contratistas, RNC.
• Se podrá realizar la emisión de la Orden de Compras siempre y cuando se
tenga las ofertas necesarias concursantes.
• Las compras serán tramitadas en base a las solicitudes enviadas por los
distintos departamentos con que cuenta la Unidad.
• El criterio de evaluación de ofertas dependerá de las condiciones y/o
especificaciones señaladas en las requisiciones, caso contrario será por la
oferta que presente mejores condiciones.
• Las ofertas deben ser presentadas en moneda nacional y debe estar desglosado
el impuesto al valor agregado IVA si aplicara el caso.
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REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
• Solicitar informe donde se describa al equipo y la falla que presenta.
Identificación del responsable del manejo del equipo y del Jefe de Servicio,
donde esté ubicado el mismo.
• Solicitar tres (3) cotizaciones de casas especializadas en reparación de equipos
similares (Se tomarán en cuenta la ubicación geográfica de la Unidad para
exigir este requisito).
• El monto máximo a cancelar por reparación, debe estar ajustado a la
resolución de Junta vigente, para el momento en la que se fije el tope por
factura. En caso que la reparación, sobrepase este tope, debe solicitarse
autorización a la Dirección que corresponda.
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE COMPRAS
OBJETIVO
Ejecutar las políticas y procedimientos de adquisiciones de materiales, insumos
y servicios, así como planificar, coordinar, administrar y evaluar la distribución de los
mismos, de acuerdo a los requerimientos de los distintos departamentos de la Unidad
Ipasme El Tigre.
ALCANCE
Abarca desde la Planificación de las Compras, Adquisición, Recepción y
Despacho de Materiales e Insumos, hasta el Registro de las Empresas Proveedoras.
FUNCIONES
• Planificar las necesidades de materiales e insumos que requieren los
diferentes departamentos de la Unidad Ipasme El Tigre.
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• Realizar investigaciones en el mercado nacional tendientes a identificar
proveedores potenciales y actualizar el catalogo de proveedores.
• Controlar y mantener el registro de proveedores.
• Desarrollar, conforme establecen las normas legales vigentes, los
procedimientos adquisiciones de materiales e insumos que requiere la
institución para su eficiente funcionamiento.
• Gestionar oportunamente, la adquisición de materiales, insumos y servicios,
conjuntamente con los diferentes departamentos y de acuerdo a los
procedimientos legales.
• Elaborar cuadros de cotizaciones de acuerdo, a las diferentes requisiciones y
órdenes de compras.
• Establecer negociaciones con los proveedores sobre las cantidades, precios,
fechas de entrega de las compras solicitadas.
• Supervisar y controlar la entrega oportuna de los materiales e insumos
requeridos, de manera que se cumplan las normas vigentes en la institución.
• Administrar y organizar adecuadamente el almacén, mediante el
establecimiento e implementación de controles que permitan la entrada,
salida y seguridad de los materiales e insumos en existencia.
• Llevar inventarios actualizados sobre los materiales en existencia y
supervisar que exista la necesaria cantidad necesaria para atender las
demandas institucionales.
• Mantener una base de datos automatizada sobre la existencia de materiales,
para garantizar el stock del inventario.
• Mantener registros actualizados de todas las órdenes de compras y
requisiciones que se necesitan en el departamento de adquisiciones.
• Elaborar registros estadísticos sobre el consumo de materiales para
determinar el nivel de consumo de cada departamento en base a los mínimos
y máximos establecidos para el buen funcionamiento de la institución.
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UNIDAD DE ALMACÉN
OBJETIVO
Establecer los mecanismos más idóneos para cumplir eficazmente con la
recepción, almacenaje y distribución de los materiales e insumos adquiridos,
garantizando el resguardo de los mismos, a fin de satisfacer las necesidades de los
distintos departamentos de la Unidad Ipasme El Tigre.
ALCANCE
Comprende desde la recepción de los materiales e insumos adquiridos, hasta la
entrega de estos, a los diferentes departamentos que realizaron la solicitud.
FUNCIONES
• Recibir, custodiar y distribuir los diferentes materiales e insumos requeridos
por la institución.
• Mantener los controles administrativos que garanticen una administración
efectiva del inventario.
• Velar por el estricto cumplimiento de las especificaciones, cantidades y
garantías de los equipos, materiales y otros insumos que se reciben.
• Establecer los registros y controles de los materiales recibidos.
• Registrar las distintas solicitudes de materiales y suplir a los diferentes
departamentos.
• Realizar inventarios físicos, de acuerdo a solicitud del Área de Compras.
• Mantener actualizados los registros de entrega y salida de materiales por
departamento.
PROCEDIMIENTOS PARA ALMACENAR
1. Luego de recibir y comprobar la conformidad de lo adquirido se debe
ingresar el artículo al inventario de Almacén, quedando registrado en el
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sistema automatizado. Cualquier modificación o corrección en el registro,
tendrá que estar respaldada por el documento del caso.
2. El registro debe hacerse de acuerdo al código del artículo (o nombre) e
indicar cantidad, precio unitario, proveedor, fecha y Nº de documento que
ocasiona el ingreso (notas de entrega, facturas, etc.). Además, consignar
todos los datos que solicite el sistema automatizado en uso, por ejemplo,
fecha de vencimiento y lote de producción.
3. Almacenar el artículo en el lugar determinado, aplicando la técnica PEPS o
FIFO (first in, first out) (primero entra, primero sale). Es decir, los
productos que recién ingresan quedan al final para que así, se entreguen
primero los que ya estaban almacenados y con esto se evita tener productos
vencidos y obsoletos por problemas de despacho inadecuado.
4. Ordenar los artículos o productos por tipo o familia y por código, lo que
facilitará su ubicación para el despacho o distribución.
5. En todo momento, el recinto destinado a Almacén debe encontrarse limpio,
ordenado y libre de cualquier elemento que pueda ocasionar accidentes a
los funcionarios o facilitar la existencia de roedores e insectos o servir como
combustible que puedan provocar un incendio.
6. Los artículos que estén con la fecha de vencimiento cumplida o que hayan
quedado obsoletos, es conveniente tenerlos, claramente, identificados y en
un lugar especial, mientras se tramita la baja o eliminación.
7. La eliminación de artículos o productos deberá hacerse previa acta suscrita
por la Comisión que se nombre para el efecto y deberá determinar la
eliminación, el Coordinador Médico o Profesional que la Dirección del
Instituto determine.
8. El acta de eliminación o de decomiso tendrá que señalar, al menos lo
siguiente:
• Nombre del artículo
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• Cantidad
• Precio de referencia
• Motivo de la eliminación
• Fecha
9. Los materiales e insumo que se eliminen, serán destruidos o inutilizados de
acuerdo a instrucciones que imparta el Coordinador Médico o el Profesional
que la Dirección del Instituto designe para estas funciones.
10. El registro de las eliminaciones se hará en el sistema automatizado teniendo
como soporte el acta correspondiente, y se hará con copia para Almacén.
PROCEDIMIENTOS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES
1. Disponer de un registro de todos los departamentos y oficinas que tienen
derecho a solicitar artículos al Almacén, lo cual deberá ser a través de la
solicitud de pedido correspondiente. En este registro constará el nombre y
firma de él (o los) responsable (s) de autorizar los pedidos.
2. Cada pedido se solicitará en el formulario “Pedido-Entrega Almacén” el que
podrá formar parte de un libro de pedido o estar diseñado en forma
electrónica.
3. Existirá una lista de artículos, productos o insumos que los departamentos y
oficinas podrán solicitar, lista que se confeccionará de acuerdo al quehacer
específico de cada departamento y será aprobada por el Coordinador
correspondiente.
4. Definir un programa calendario de recepción y entrega de pedidos, de tal
manera que se garantice la oportuna ejecución de las actividades; tanto de
los usuarios como del Almacén.
5. Cada pedido se preparará de acuerdo a lo solicitado por el servicio usuario
en solicitud de “Pedido-Entrega Almacén” y se distribuirá según el
calendario fijado. Los artículos se entregarán a quien designe el
95
departamento usuario para su retiro.
6. Al momento de la entrega, se verificará artículo por artículo que todo
corresponda a lo consignado en el formulario de Pedido-Entrega. Esto,
para quien firme “Recibido Conforme” no tenga dudas y pueda asumir, su
responsabilidad en el acto administrativo.
7. Luego de despachados los pedidos, o en el mismo instante en que se están
preparando, se deben rebajar las cantidades entregadas, haciendo la
anotación en la respectiva en el sistema automatizado.
8. Si algún artículo resultare con fallas o defectuoso al momento de ser
utilizado por el departamento usuario, se devolverá al Almacén con una nota
para que le sea reemplazado, por lo cual si no hubiere se procederá a rebajar
en el sistema al departamento usuario respectivo, quedando en el Almacén
para la tramitación que corresponda.
9. El funcionario a cargo del Almacén, informará al Coordinador
Administrativo sobre los artículos o productos devueltos por los usuarios,
por fallas o por estar en mal estado, para que se comunique con el proveedor
que deberá reponerlos. Este trámite se hará en el más breve plazo.
10. El registro de las existencias o stock, deberá mantenerse actualizado
mensualmente, entre el sistema automatizado y el físico, de tal manera que,
antes de empezar a preparar los pedidos del mes siguiente, se conozca con
exactitud, los diferentes saldos reales.
FUNCIONES, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
• Jefe del Departamento de Compras: Es el responsable del cumplimiento de
todo el proceso de compra de la organización. Se encarga de coordinar el
proceso, desde las solicitudes recibidas hasta la cancelación de las facturas al
proveedor.
a. Recibe las requisiciones de compras.
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b. Determina la necesidad de adquirir materiales, y autoriza el proceso.
c. Autoriza y supervisa todo el proceso de compras.
d. Agilizar las tramitaciones de órdenes de compras.
• Comprador: Es el responsable de pedir cotizaciones a los proveedores del
ramo y vaciar los precios en acta de comité, controlar las ordenes de compras
y efectuar el seguimiento de la entrega de las cotizaciones.
• Comité de Compras: Como elemento clave en la gestión y organización de
la función de compras, el Comité de Compras asegura la transparencia y la
objetividad en la toma de decisiones, a la vez que fomenta la colaboración y
el trabajo en equipo, y es el encargado de seleccionar la mejor opción ofrecida
por los proveedores, tomando en consideración los siguientes aspectos: plazo
de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable.
El comité esta formado por el Director, Coordinador Financiero, el
Coordinador Medico y el Coordinador de cada departamento o servicio y el
Jefe de Compras.
• Asistentes Administrativos: Son los encargados de todo el
procedimiento administrativo de las ordenes de compras ya aprobado por el
comité de compras y la entrega a los proveedores seleccionados y luego la
elaboración de la orden de pago.
• Secretaria: Es la encargada de llevar el control de las correspondencias
inherentes al jefe del departamento de compras, también realizar las
requisiciones de compras de las necesidades del departamento de compras y
estará en constante comunicación con el departamento de almacén deberá
controlar y custodiar el material de oficina.
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PERFIL DEL COMPRADOR
Para desempeñar este cargo el candidato debe cumplir con una serie de
características que se especifican a continuación:
• T.S.U. en Administración, Mercadeo o Carrera a fin.
• Excelentes habilidades comunicativas, atención al público, diligente y versátil.
• Manejo de sistemas de información de compras.
• Ejecutar el proceso de compra con eficiencia y siguiendo las políticas y
normas establecidas por la organización.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
OBJETIVO
Establecer los criterios y las acciones administrativas necesarias para la
selección de proveedores de la Unidad Ipasme El Tigre, de forma tal que al ser
aplicados se seleccionen proveedores que llenen los requisitos establecidos en las
leyes y procedimientos aplicables.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de adquisición de materiales,
insumos y servicios ejecutados por el personal con responsabilidad en el proceso de
compras de la Institución.
DISPOSICIONES
• Se debe tener claro cuales son los productos que se desean adquirir, la
cantidad, calidad y precio, para que la selección se realice comparando
productos de iguales o muy similares características.
• Para la selección de proveedores, se harán las investigaciones
correspondientes para asegurarnos que éstos se encuentren legalmente
constituidos y con la capacidad instalada requerida para el abastecimiento de
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productos y materiales de calidad para la institución.
PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES:
1. Búsqueda de información en:
a. Prensa, radio y televisión.
b. Publicaciones especializadas.
c. Ferias y exposiciones comerciales.
d. Páginas amarillas.
e. Internet.
2. Solicitud de información: Una vez elaborada la lista de proveedores se
hace el contacto directo para solicitarles la información que interesa obtener
sobre los siguientes aspectos:
a. Calidad: Calidad del producto, Características técnicas, Garantía,
Formación de los usuarios, si fuera necesario, Servicio Post-venta y
asistencia técnica.
b. Condiciones económicas: Precio por unidad, Descuento comercial,
Rappels (descuento por volumen de compra), Forma y plazos de pago.
c. Otras condiciones: Periodo de validez de la oferta, Causas de
rescisión de contrato, Circunstancias que pueden dar lugar a revisión
en los precios, Plazos de entrega, Devolución de mercancía.
3. Evaluación y elección de proveedores: Elaborar una ficha para cada
proveedor (que se agrupará por cada producto) y un cuadro comparativo en el
que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores. Cuando se
ha llegado a la decisión definitiva, se debe comunicar a las empresas elegidas.
4. Criterios de selección de proveedores: Los criterios que se deben considerar
para la selección de proveedores para adquisición de materiales e insumos,
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son los siguientes:
1. Precio, teniendo en cuenta calidad
2. Calidad del producto.
3. Calidad del Servicio. Asistencia técnica, Servicio Post-venta.
4. Plazo de entrega.
5. Desempeño del proveedor.
6. Ubicación geográfica del proveedor.
7. Otros criterios: Prestigio de la marca y el producto.
5.- Registro de proveedores: Se debe llevar un registro de proveedores con los que
se trabaja habitualmente. Estas fichas permitirán buscar con rapidez los datos de los
proveedores. También se deben llevar fichas de los productos de forma que se tenga
los nombres de más de un proveedor de un mismo producto.
RESPONSABILIDADES
• Los funcionarios que participan en la selección de proveedores deberán ser
imparciales y evaluar parámetros de precio, calidad y confiabilidad de productos y
materiales, así como, la capacidad instalada para cumplir con lo requerido,
actuando con integridad en todas y en cada una de las operaciones que se realicen.
• Los funcionarios no podrán divulgar información sobre precios, condiciones y
otro tipo de datos recibidos de proveedores actuales o potenciales, no comentaran
los problemas o debilidades que pueda tener un proveedor ya que se considera
información confidencial.
100
GLOSARIO
PROCEDIMIENTO: Método o sistema estructurado para ejecutar actividades o
tareas.
DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica de la secuencia de actividades
dentro de un procedimiento.
FORMATOS IMPRESOS: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento,
las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.
ADQUISICION: Se refiere a toda compra de bienes que lleve a cabo el comprador
público o privado.
REQUISICION DE COMPRA: Es una solicitud escrita que usualmente se envía
para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.
COTIZACIÓN: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una
negociación.
ORDEN DE COMPRA: Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido, donde se especifican los términos de pago y
entrega.
ALMACÉN: Centro de trabajo donde se resguardan materiales originando
movimientos de entradas y salidas de los mismos.
DISTRIBUCIÓN: Conjunto de operaciones llevadas a cabo para que los materiales
e insumos sean enviados hasta las áreas solicitantes.
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MODELO DE TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
CONTROL DE EXISTENCIAS PRODUCTO: COD:
UBICACIÓN: UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO:
PROVEEDOR:
CANTIDAD VALOR
UNITARIO
MONTO TOTAL
FECHA
COMPROBANTE
Entrada Salida Existencia Entrada Salida Debe Haber Saldo
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
102
MODELO DE FICHA DE PRODUCTOS
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
Producto Código
Presentación:
Proveedores
Código Nombre
Observaciones
103
MODELO DE FICHA DE DATOS DE PROVEEDOR
Registro de Proveedores Código...........................
Nombre: ........................................................................................................................................
Dirección: .....................................................................................................................................
Ciudad: ................................................................ Estado: ............................................................
Teléfono: .............................................Fax: ........................................Email:….…………………
Tipo de Producto
Descuento por pronto pago Rappels por compras
Forma de pago Plazo de entrega
Observaciones
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
FECHA:
SOLICITUD DE COMPRAS
RENGLÓN NOMBRE Y MATERIAL CANTIDAD REFERENCIA
OBSERVACIONES: SERVICIO
SOLICITANTE DIRECTOR COORD. MÉDICO
COORD. FINANCIERO
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y S ELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
El Tigre,
Señores: XXXXXXXXXXXXX, C.A. Ciudad.-
SOLICITUD DE COTIZACIÓN Nº _______
Solicito cotizar los materiales relacionados a continuación:
ITEMS DESCRIPCIÓN MARCA UNIDAD CANTIDAD
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
DIRECTOR COORDINADOR FINANCIERO
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
FECHA:
ANÁLISIS DE PRECIOS
Nº RUBRO COTIZACIÓN Nº 1
COTIZACIÓN Nº 2
COTIZACIÓN Nº 3
PRECIOS SELECCIONADOS OBSERVACIONES
COMITÉ DE COMPRAS
DIRECTOR COORD. FINANCIERO COORDINADOR MÉDICO POR EL SERVICIO
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y S ELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
ORDEN DE COMPRAS FECHA DE ELABORACIÓN
PROVEEDOR CÓDIGO PROVEEDOR
DIRECCIÓN DE ENTREGA: TELÉFONO:
TIEMPO DE ENTREGA TIPO DE ENTREGA CONDICIONES DE PAGO
PARCIAL
TOTAL
RENGLÓN DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD DE MEDIDA PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
SUB-TOTAL 0.00 IVA 9% 0.00
TOTAL 0.00 AUTORIZADO POR:
DIRECTOR COORDINADOR FINANCIERO
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
FECHA DE
RECEPCION:
CONTROL PARA RECEPCIÓN DE MATERIALES ALMACÉN
PROCEDENTE (NOMBRE DEL PROVEEDOR)
Nº CÓDIGO PROVEEDOR
Nº DE LA ORDEN DE COMPRA
CANTIDAD RECIBIDA DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO
OBSERVACIONES: ALMACÉN
FIRMA Y SELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
FECHA:
PEDIDO - ENTREGA ALMACÉN
RENGLÓN NOMBRE DE MATERIAL CÓDIGO CANTIDAD SOLICITADA
CANTIDAD ENTREGADA PRESENTACIÓN
OBSERVACIONES: SERVICIO SOLICITANTE DIRECTOR ALMACÉN RECIBE
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y S ELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
FECHA:
SOLICITUD DE MATERIALES
RENGLON NOMBRE Y MATERIAL CÓDIGO CANTIDAD PRESENTAC IÓN
OBSERVACIONES: SERVICIO SOLICITANTE DIRECTOR COORD.
MÉDICO COORD.
FINANCIERO
FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO FIRMA Y SELLO
Fuente: Autora de la Investigación (2008)
111
ANEXO Nº 01
RANGO DE CLASIFICACIÓN FINANCIERA DEL ENTE CONTRATANTE
VALOR U.T: 37,63
RANGOS DE CONTRATACIÓN
UNIDADES TRIBUTARIAS
BOLIVARES TIPO DE CONTRATO
CLASIFIC. DESDE HASTA DESDE HASTA BIENES Y SERVICIOS
OBRAS DE CONSTRUCCIÓN
I 1 4049 37,63 152363,87 LS LS
II 4090 8098 152363,87 304727,74 LS LS
III 12187 12146 458596,81 457053,98 LS LS
IV 16235 16195 610923,05 609417,85 LG LS
V 20284 20244 763286,92 761781,72 LG LS
VI 24332 28342 915613,16 1066509,46 LG LS
VII 28381 36440 1067977,03 1371237,20 LG LG
VIII 32430 44538 1220340,90 1675964,94 LG LG
IX 36478 52636 1372667,14 1980692,68 LG LG
X 52673 60734 1982084,99 2285420,42 LG LG
XI 60770 72881 2286775,10 2742512,03 LG LG
XII 72915 85028 2743791,45 3199603,64 LG LG
XII 85061 97175 3200845,43 3656695,25 LG LG
XIV 97207 109322 3657899,41 4113786,86 LG LG
XV 109353 121469 4114953,39 4570878,47 LG LG
XVI 121498 141714 4571969,74 5332697,82 LG LG
XVII 141741 161959 5333713,83 6094517,17 LG LG
XVIII 161984 182204 6095457,92 6856336,52 LG LG
XIX 182227 202449 6857202,01 7618155,87 LG LG
XX 202470 EN ADELANTE
7618946,10 MAS LG LG
ANEXO Nº 02
