RENCANA AKSI PERUBAHAN

1LOGO

RENCANA AKSI PERUBAHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

CVCoach : Drs. Surjadi, M.Si.

PANDUAN TAHAP

TAKING OWNERSHIP

LOGO

2

DOKUMENTAHAP TAKING OWNERSHIP

DOKUMENTAHAP TAKING OWNERSHIP

1. PROJECT CHARTER

2. DOKMEN YANG TERKAIT :

a. Hasil Diagnostic Reading;

b. Undangan Rapat Pembahasan Rancangan Proyek Perubahan dengan Tim / Stakeholders (Kalau ada);

c. Daftar Hadir Tim / Stakeholders dlm pertemuan yang diadakan dll yang dipandang relevant.

3. FORM ISIAN UNTUK MENTOR

4. FORM ISIAN UNTUK COACH

5. FOTO-FOTO DOKUMENTASI KEGIATAN (Kalau ada). Lnjt

LOGO

3

DIAGNOSTIC READINGDIAGNOSTIC READING

1. Dalam bekerja, pemimpin perubahan pada dasarnya mirip seorang dokter, NAMUN yang DIDIAGNOSA bukanlah tubuh manusia, melainkan ORGANISASI YANG DIPIMPINNYA.

2. Dalam melakukan diagnosa, pemimpin terlebih dahulu menilai kinerja organisasi saat ini, menemukan area yang bermasalah, kemudian melakukan intervensi agar kinerja organisasi meningkat.

3. .................

LOGO

4

DR…….DR…….

3. Kemampuan mendiagnosa organisasi secara akurat menentukan berhasil tidaknya pemimpin dalam membawa perubahan bagi organisasinya.

4. Diklatpim pola baru menghasilkan pemimpin perubahan (adaptif) dan asumsi yang dirujuk adalah peserta diklatpim telah memiliki pengetahuan, sehingga diklatpim diarahkan untuk menggali tacit knowledge.

LOGO

5

DR…….DR…….

5. Diklatpim lebih menekankan pada keterampilan memimpin dari pada memberikan pengetahuan tentang teori dan instrumen.

6. Agenda diagnostik organisasi diarahkan untuk melakukan identifikasi area perubahan dan stakeholder agar dapat dilaksanakan intervensi menuju organisasi berkinerja tinggi.

LOGO

6

NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN

NAMA PROYEK PERUBAHAN MERUPAKAN JUDUL KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN

Ingat Area Perubahan ? Ingat apa yang menjadi Fokus Perubahan ? Fokus Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading, yaitu Solusi Alternatif yang dipilih untuk memecahkan masalah organisasi yang dipilih untuk diselesaikan;

JUDUL “AREA PERUBAHAN + FOKUS PERUBAHAN + SASARAN PERUBAHAN”

LOGO FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

JUDUL : Judul sebaiknya mencerminkan Area, Ruang lingkup dan isi

perubahan terobosan/inovasi yang akan dilakukan.LATAR BELAKANG :

Menjelaskan isu atau situasi problematik dan inti permasalahan yang ada pada pelaksanaan tugas instansi peserta serta mengapa diperlukan suatu perubahan terobosan atau inovasi dalam organisasi

PERMASALAHAN (diperoleh dari Diagnosa): Analisis Lingkungan strategis eksternal dan Internal. Masalah inti yang menjadi perhatian utama. Analisis Kondisi Saat ini dan upaya Benchmarking.

LOGO FORMAT RANCANGANPROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

(LANJUTAN)

FORMAT RANCANGANPROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

(LANJUTAN)

PERUBAHAN YANG AKAN DIWUJUDKAN : Menjelaskan out put dan outcome dari perubahan yang

diinginkan. Menjelaskan area, isi dan lingkup Proyek Perubahan. Menjelaskan keuntungan dan kerugian. Menjelaskan kendala yang diantisipasi terjadi. Menjelaskan strategi pelaksanaan.

LOGO FORMAT RANCANGANPROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

(LANJUTAN)

FORMAT RANCANGANPROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

(LANJUTAN)

STAKE HOLDER : Memetakan PERANAN masing masing Stakeholder. Memetakan PENGARUH masing masing Stakeholder. Memetakan FREQUENSI hubungan kerja Stakeholder.

RENCANA AKSI: Menjelaskan TAHAPAN PELAKSANAAN Proyek Perubahan Menjelaskan PEMBAGIAN KERJA siapa megerjakan apa dan kapan. Menjelaskan Faktor-Faktor KEBERHASILAN Menjelaskan antisipasi KENDALA dan STRATEGI mengatasinya. Menjelaskan SISTEM MONITORING kegiatan dan SISTEM PELAPORAN

PENUTUP.

LOGO

10

MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK

DIAGNOSTIC READING MEKANISME / TAHAPAN PRAKTEK

DIAGNOSTIC READING

1. MULAILAH DARI KONDISI YANG DIHARAPKAN

2. TENTUKAN SASARAN REFORM

3. PERTAJAM FOKUS SASARAN

4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN SASARAN REFORM

TAHAPANDIAGNOSTIC

READING

TAHAPANDIAGNOSTIC

READING

11

SASARAN REFORM CONTOH : PELAYANAN BIDANG KESEHATAN


Mendorong pegawai meningkatkan pelayanan yang berorientasi hasil yg Prima.


Kepuasan Pelanggan Meningkat dalam memperoleh Pelayanan Kesehatan dengan kualitas pelayanan yang prima.


Percepatan Waktu Pendaftaran Pelayanan kesehatan Rawat Jalan di Rumah Sakit, sehingga terwujud perbaikan Standar Pelayanan Publik.

4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN

SASARAN REFORM

Terwujudnya percepatan waktu pendaftaran pasien dari 30 menit menjadi 8 menit .

(Meningkatkan Kualitas Pelayanan Rawat Jalan Di Rumah Sakit Melalui Percepatan Waktu Pelayanan Pendaftaran Pasien Sebagai Upaya Perbaikan Standar Pelayanan Publik).

CONTOH

LOGO

12

CONTOH LAIN LOKUS : KECAMATAN

Bidang : “Pelayanan Administrasi Umum”

IDENTIFIKASI KONDISI YANG DIHARAPKAN :a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (85%)b. biaya berdasar Perda (100%);c. Petugas trampil, menerapkan 3S (80%);d. Terpenuhinya sarana pelayanan (80%);e. Terpenuhinya prasarana yang representatif

(80%)f. Kepastian hukum (80%).

CONTOH

LOGO

13

IDENTIFIKASI KONDISI SEKARANG

a. Prosedur mudah, cepat dan tepat (30%)

b. biaya berdasar Perda (50%);

c. Petugas trampil, menerapkan 3S (45%);

d. Terpenuhinya sarana pelayanan (55%);

e. Terpenuhinya prasarana yang representatif

(55%)

f. Kepastian hukum (50%).

CONTOH

14

PELAYANAN ADMINISTRASIUMUM DI KANTOR KECAMATAN

KONDISIYANG

DIHARAPKAN

KONDISI SEKARANG

a. PROSEDUR MUDAH, CEPAT DAN

TEPAT.

b. BIAYA BERDASAR PERDA.

c. PETUGAS TRAMPIL,

MENERAPKAN 3S

d. TERPENUHINYA SARANA

PELAYANAN

e. TERPENUHINYA PRASARANA

YANG REPRESENTATIF

f. KEPASTIAN HUKUM

(85%)

(100%)

(80%);

(80%);

(80%)

(80%).

(30%)

(50%)

(45%)

(55%)

(55%)

(50%)

MEMBANDINGKAN KONDISI YANG DIHARAPKAN DENGAN KONDISI SEKARANGCONTOH

15

SASARAN REFORMPELAYANAN ADMINISTRASI UMUM DI KECAMATAN


Meningkatnya Prosedur Pelayanan Adm. Um. cepat, mudah dan tepat


Terwujudnya kecepatan, kemudahan dan ketepatan waktu pelayanan


Menyederhanakan persyaratan dari 7 form menjadi 5 form

4. MENENTUKAN SASARAN ATAU PENETAPAN

SASARAN REFORM

Meningkatkan IKM dari 65 % menjadi 75 %

Judul : (Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan Pelayanan).

CONTOH

16

FORMAT PROJECT CHARTER 1.0 IDENTITAS PROYEK

NAMA Memperbaiki prosedur pelayanan Administratif di Kantor Kecamatan melalui Penyederhanaan Persyaratan Pengurusan Pelayanan.

DESKRIPSI Berdasar identifikasi masalah , isu strategis yang diusulkan adalah : Prosedur Pelayanan Administrasi Umum yang mudah, cepat dan tepat , kondisi saat ini masih rendah yaitu 30 %

SPONSOR Atasan Langsung (Mentor)

PROJECT LEADER

Penanggung Jawab Proyek Perubahan (Peserta Diklat)

SUMBER DAYA TIM

Sumber Daya Kunci : Dukungan Stake holder yang dilegitimasi oleh Mentor.

Penanggungjawab proyek meyakinkan kepada stake holder dan mentor bahwa proyek perubahan ini layak untuk ditindaklanjuti dan mendapat dukungan.

CONTOH

LOGO

FORMAT RENCANA PROYEK PERUBAHAN

(PROJECT CHARTER)

FORMAT RENCANA PROYEK PERUBAHAN

(PROJECT CHARTER)

18

LEMBAR KERJA RENCANA NAMA PROYEK PERUBAHANDIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV

• N ama Peserta :• NDH :• Instansi :• Jabatan :• Area Perubahan :• Fokus Perubahan : (Hasil Diagnostic Reading)

• Rencana Nama/Judul Proyek Perubahan

(Nama Proyek Chater) : (Area Perubahan + Fokus Perubahan + Sasaran Perubahan )

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

• JUDUL PROYEK PERUBAHAN : Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek).

• Kata Pengantar• Daftar Isi

Bab I : PendahuluanA. Latar Belakang

B. Area dan Fokus Proyek Perubahan

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

E. Kriteria Keberhasilan

Lanjutan………

Bab II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. Output Kunci Proyek Perubahan

B. Pentahapan Proyek Perubahan

C. Tata Kelola Proyek Perubahan

D. Steakholder Proyek Perubahan

E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan

F. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/ persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan)

G. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice.

21

BAB III : PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Bab IV : PENUTUP

(Bab III dan Bab IV Disampaikan dalam Pembekalan Breakthrough II)

Lanjutan………

22

PENJELASAN BAB-PERBAB

BAB I : PENDAHULUAN

23

A. LATAR BELAKANG

• Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil terjadi (didukung dengan data dan fakta)• Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini penting untuk menentukan fokus proyek perubahan)• Kembangkan dari uraian latar belakang yang ada pada Project Charter

B. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN

• Area Proyek Perubahan adalah Program Instansi yang telah dipilih pada waktu Diagnostic Reading• Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading yang dijadikan Judul/Nama Project Charter• Beri penjelasan seperlunya.

24

Lanjutan ………..C. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

• Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 3.0 dan 4.0

D. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

• Ruang Lingkup Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 5.0• Beri uraian seperlunya !

E. KRITERIA KEBERHASILAN

• Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat kuantitatif/measurable/dapat diukur (indikator kinerja kegiatan)• Usahakan berupa Outcome / hasil kegiatan• Ambil dari Project Charter Point 13.

25

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. OUTPUT KUNCI

PROYEK PERUBAHAN

• Output kunci adalah output yang akan dihasilkan dalam proyek perubahan, baik output jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang;• Diambil dari Project Charter Point 6.0.

B. PENTAHAPAN PROYEK

PERUBAHAN

•Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone• Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat sasaran• Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang• Diambil dari Project Charter Point 7.0

26

Lanjutan …………C. TATAKELOLA PROYEK

PERUBAHAN

•Berisi struktur peran masing-masing tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan;• Ambil dari Project Charter Point 8.0 dan berikan uraian tatalaksananya.

D. STEAKHOLDER PROYEK PERUBAHAN

• Ambil dari Project Charter Point 10• Beri penjelasan peran, pengaruh dan hubungan kerjanya.

E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

• Faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu• Diambil dari Project Charter Point 14

27

Lanjutan ……………………F. TARGET

CAPAIAN PROYEK

PERUBAHAN

• Berisi target hasil yang ingin dicapai oleh Proyek Perubahan;• Target ini bersifat kuantitatif sehingga dapat diukur tingkat keberhasilannya;• Berdasarkan ukuran output kunci dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan• Contoh *)

G. HASIL ADOPSI BENCHMARKING

• Berisi best practice yang dapat diadopsi dari kegiatan benchmarking dan sesuai dengan Fokus Proyek Perubahan.

RENCANA AKSI PERUBAHAN (Project Charter)

01. IDENTITAS PROYEKNAMA Nama Proyek Perubahan yang akan dilakukan

DESKRIPSI Gambaran singkat mengenai Proyek Perubahan.

SPONSOR Atasan yang akan menjadi pengarah dan pendukung Proyek Perubahan.

PROJECT LEADER

Penanggung Jawab Proyek Perubahan

SUMBER DAYA TIM

Sumber dukungan dan legitimasi bagi Tim untuk menjalankan Proyek Perubahan

Penjelasan Singkat Penanggung Jawab Pro.Per. Sehingga mendapatkan dukungan yang legitimate.

( Lampiran : 1 )

29

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Latar belakang perlunya proyek dilakukan.Berangkat dari Kondisi yang Ideal atau Normatif

yang akan dicapai dan Permasalahan yang dihadapi. Penetapan Fokus Proyek Perubahan sesuai hasil

Identifikasi Masalah.03. TUJUAN

Tujuan Pro.Per. Yang akan dicapai baik secara Jangka Panjang (satu atau dua tahun), Jangka Menengah

(satutahun) dan Jangka Pendek (tiga minggu/sampai berakhirnya Diklat. Pim. Tk. IV)

Dalam kolom ini penulisan tujuan dapat dicantumkan hanya Jangka Pendek dan Jangka Menengah.

30

04. MANFAAT

Manfaat Pro. Per. Dalam mendukung Reformasi Birokrasi dan Perbaikan Kinerja Kebijakan serta

Kualitas Pelayanan Publik yang menjadi tanggung jawab Instansinya.

05. RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan penting yang akan dilakukan dalam Proyek Perubahan. Rumusan Kegiatan tersebut disesuaikan dengan Rumusan Tujuan pada Bagian 03.

31

06. 0UTPUT KUNCI(Key Project Deliverables)

NAMA DESKRIPSI

Nama output kunci yang akan dihasilkan;Output berupa Output Antara (yang akan dicapai Jangka Pendek dan Menengah) dan Output Akhir (yang akan dicapai Jangka Menengah).

Penjelasan singkat Output yang hendak dihasilkan dalam Proyek Perubahan.

32

07. PENTAHAPAN (Milestone)No. TAHAP UTAMA WAKTU

1. Tahapan dalam proyek perubahan merupakan capaian-2 yang sangat penting, sehingga harus diperhatikan dalam menjamin terlaksananya proyek perubahan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Milestone berbeda dengn Time Schedule yang akan diuraikan secara lebih rinci pada Laporan Breakthrough-2;

2. Milestone bisa dibedakan antara tahapan Jangka Pendek dan Panjang.

Target waktu pelaksanaan

(minggu, bulan, tahun)

33

08. TATA KELOLA PROYEKSTRUKTUR DESKRIPSI

Gambaran Struktur Tim / orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan. Contoh :

Penjelasan peran masing-masing dalam penyelenggaraan proyek perubahan.

• Sponsor :

• Project Leader :

• Pokja :

• Coach :

Sponsor

Project Leader

Coach

Pokja Pokja

34

09. ANGGARANJUMLAH DESKRIPSI

(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan)

(Estimasi Jumlah Anggaran yang dibutuhkan)

(Penjelasan Peruntukan)

(Penjelasan Peruntukan)

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERNo.

Identifikasi Instansi / Individu yang berkepentingan dan memiliki

sedikit banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari Proyek Perubahan.

Pengaruh tersebut dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau

negatif yaitu menjadi sumber penghambat. Stakeholder dapat

dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi)

atau Stakeholder Eksternal yaitu instansi lain atau individu yang

berpengaruh di luar Instansi Peserta.

35

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAHNo.

DESKRIPSI

Penjelasan tentang potensi kendala yang akan menghambat

kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek

perubahan.

12. RESIKONo.

DESKRIPSI

Penjelasan tentang tentang resiko yang harus diantisipasi bagi

keberhasilan pencapaian tujuan proyek prubahan sesuai target

waktu, yang telah ditetapkan.

36

13. KRITERIA KEBERHASILAN

Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur. Misalnya dengan prosentase capaian, norma waktu, uang dsb.

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)

Faktor-faktor yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu.

15. DISETUJUI

Project Sponsor (Atasan Peserta)

(tanda tangan)

Tempat, tgl. / bulan / tahun.

37

FORMULIR BAGI MENTOR PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV)

:

Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :

Rekomendasi :

Surabaya, ……………………………….MENTOR,

( )

( Lampiran : 2 )

38

FORMULIR BAGI COACH PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP

1. Nama Peserta :

2. Instansi :

3. Topik yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV)

:

Catatan terhadap Rencana Aksi Perubahan yang disiapkan Peserta :

Rekomendasi :

Surabaya, ……………………………….COACH,

( )

( Lampiran : 3 )

LOGO

39

BIMBINGAN VIA E_MAILBIMBINGAN VIA E_MAIL

LEARNING PRODUCT DIKIRIMKAN VIA E_MAIL DENGAN ALAMAT Sbb.

[email protected]

No. HP – 0811362496

40LOGO

Add your company slogan

Documents

RENCANA AKSI PERUBAHAN