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Relatório Anual de Actividades 2008 DIVISÃO DE AVALIAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE PROJECTOS - BRAGA 07-03-2009 DIRECÇÃO REGIONAL DE AGRICULTURA E PESCAS DO NORTE LUISA HIPÓLITO
2 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
Índice Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos .................................................. 3
Resumo ......................................................................................................................... 3
Alinhamento Estratégico dos Objectivos ..................................................................... 7
Apreciação quantitativa ............................................................................................... 8
3 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos
Resumo
A execução do plano de actividades da Divisão de Avaliação e Acompanhamento de
Projectos de Braga, em 2008, pautou-se na estratégia planeada pela DRAP para a
região Norte e implementou-a na sua área geográfica de actuação, ou seja, as
correspondentes às Delegações do Cávado, do Alto Minho, do Alto Trás-os-montes e
do Nordeste Transmontano.
As tarefas foram particularmente dirigidas para a recuperação do histórico, herdado
do anterior organismo IFADAP, no que disse respeito à decisão e acompanhamento de
projectos referentes aos QCAs em aplicação:
- AGRO – Medidas 1, 3 e 5;
- AGRIS – gestão da acção 7.1 relativa à área geográfica Entre Douro e Minho;
- AGRIS – processamento de Pedidos de Pagamento de projectos da área geográfica
das 4 Delegações;
- AGRIS – procedimentos de contratação de projectos da área geográfica das 4
Delegações;
- Reg. 2080 – Florestação de Terras Agrícolas;
- RURIS - Florestação de Terras Agrícolas;
- Reg. 2079 – Cessação de Actividade;
- RURIS - Reforma Antecipada
- Regime de Pagamento Único (RPU) - Transferência de Direitos
- Medidas de Intervenção do Sector do Vinho: Comunicações de Destilaria, Retiradas
de Subprodutos de Vinificação e Declarações de Intenção de Enriquecimento
- VITIS
- Procedimentos transversais a vários programas que para além dos referidos
anteriormente abrangeram ainda o PAMAF quanto a libertação de Garantias
Bancárias, Fianças, Avales, …
E para a divulgação, implementação e decisão de projectos no âmbito do PRODER.
- acção 1.1.1. – Componentes 1 e 2
- acção 1.1.3. – Instalação de Jovens Agricultores
4 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
- acção 1.3.3. - Modernização e Capacitação das Empresas Florestais
Neste sentido os objectivos operacionais da DAAP foram orientados para a divulgação
dos instrumentos de politica de apoio ao investimento aos potenciais promotores de
projectos, para a promoção do acompanhamento dos projectos e para a adequação da
análise dos projectos ao PDR Regional.
No ano de 2008, e particularmente durante o 1º semestre, foi dada particular atenção
aos processos AGRO e AGRIS para os quais se implementaram procedimentos
conducentes ao acréscimo da execução orçamental e de encerramento do quadro
comunitário e durante o 2º semestre os esforços foram canalizados principalmente
para a divulgação e para a análise de Pedidos de Apoio no âmbito do PRODER.
Uma breve descrição, por programa, das tarefas desenvolvidas permitirão, muito
resumidamente, elucidar o trabalho da DAAP:
AGRO – Medidas 1, 3 e 5
a) Análise dos Pedidos de Pagamento, com emissão de Relatório de evidências quanto
à elegibilidade dos investimentos e à conformidade documental, registo das diferenças
ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos
carregamentos informáticos;
b) Análise dos pedidos de pagamento, reanálise dos projectos e os respectivos
carregamentos informáticos;
c) Reanálises de projectos na sequência de pedidos de alteração ou resultantes de
verificações físicas na exploração, elaboração de Planos de Recuperação de Verbas e
respectivos carregamentos informáticos, e elaboração de pareceres para o IFAP;
d) Acções de Acompanhamento no âmbito da Normas 25 e 27 emitidas pelo Gestor do
programa AGRO a projectos das medidas 1, 3 e 5 - análise física e contabilística dos
projectos, com visita dos projectos constantes da amostra de controlo para o ano de
2008;
e) Visitas de acompanhamento aos projectos com o último Pedido de Pagamento,
sendo que, no caso específico da Medida 3, a realização de controlo de campo ocorre
necessariamente em todos os projectos com Auto de Fecho.
AGRIS
a) Análise dos Pedidos de Pagamento, no âmbito de todas as acções e sub-acções, com
emissão das respectivas Autorizações de Pagamento e os respectivos carregamentos
informáticos;
b) Emissão de contratos, com os respectivos envios aos promotores e ao IFAP;
5 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
c) Análise dos Pedidos de Pagamento Acção 7.1, com emissão de Relatório de
evidências quanto à elegibilidade dos investimentos e à conformidade documental,
registo das diferenças ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente
validado, e os respectivos carregamentos informáticos;
d) Análise e acompanhamento de projectos da Acção 7.1 da Medida AGRIS com
emissão de Pareceres Técnicos / Relatórios de acompanhamento ou de visita, com
apresentação de propostas, devidamente apoiadas em suporte legal e procedimentos
vigentes, no sentido de conduzir a uma correcta implementação dos projectos por
parte dos promotores.
Regulamento 2079 - Cessação de Actividade e RURIS – Reforma Antecipada
a) Actualização mensal das bases de dados referentes aos beneficiários da Cessação de
Actividade e dos da Reforma Antecipada, por cruzamento com as bases de dados
provenientes mensalmente do Serviço Nacional de Pensões;
b) Emissão mensal das listagens com as autorizações de pagamentos, para envio ao
IFAP, assegurando o processamento mensal das reformas aos produtores agrícolas.
Regulamento 2080 – Florestação de Terras Agrícolas e RURIS – Florestação de Terras
Agrícolas
a) Emissão de Fichas de Verificação de cumprimento das obrigações dos beneficiários
do RURIS-FTA, no Âmbito do Quadro Sancionatório, alteração introduzida na sequência
das recomendações emanadas pela Inspecção-Geral de Finanças no exercício de
Certificação de Contas FEOGA – Garantia 2006 e os respectivos carregamentos
informáticos;
b) Análise dos Pedidos de Pagamento, com emissão de Relatório que evidencie a
elegibilidade do investimento e a conformidade documental, registe as diferenças
ocorridas entre o investimento aprovado e o efectivamente validado, e os respectivos
carregamentos informáticos.
c) Visitas de acompanhamento aos projectos RURIS-FTA com Auto de Fecho, emissão
de relatório de controlo e processamento dos respectivos Pedidos de Pagamento de
subsídios e de prémios de manutenção, e os respectivos carregamentos informáticos.
VITIS
a) Verificação em todos os projectos, a partir da campanha de 2000, com verificação
processual e dos carregamentos informáticos efectuados no modelo de análise no
programa ORACLE;
b) Acompanhamento dos projectos no âmbito do programa VITIS, efectuando todos os
procedimentos necessários à decisão dos projectos e processamento das ajudas;
6 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
c) Visitas de controlo aos projectos com pedidos de libertação de Garantia Bancária e
os respectivos carregamentos informáticos;
d) Visitas de controlo aos projectos da campanha VITIS 2007-2008 para confirmação da
realização do investimento e os respectivos carregamentos informáticos.
Regime de Pagamento Único – Gestão dos Direitos
Análise documental dos processos de candidatura, na campanha 2007-2008, no
âmbito das Transferência e Acesso à Reserva Nacional de Direitos e respectivos
carregamentos informáticos.
PRODER
a) Divulgação das medidas de apoio através do balcão de atendimento da DAAP em
Braga, serviço pessoal ou telefónico, a potenciais promotores de projectos,
associações de agricultores, projectistas, Delegações Regionais e sessões públicas;
b) Análise dos Pedidos de Apoio (PA) – Acção 1.1.1., Componentes 1 e 2, de Grupo e de
Fileira, e Acção 1.1.3., com emissão de Pareceres Técnicos, Económicos e Financeiros;
c) Emissão de ofícios de Audiência Prévia (AP) a todos os detentores de PAs com
Parecer Desfavorável;
d) Atendimento de todos os promotores de PAs que, e na sequência do ofício de AP,
solicitaram entrevista na DAAP para esclarecimentos adicionais relativos aos motivos
que determinaram um parecer desfavorável.
Organização Comum de Mercados do sector dos Vinhos
a) Recepção, verificação e carregamento no sistema de informação respectivo as
candidaturas às Medidas de Intervenção do Sector do Vinho:
- Comunicações de Destilaria;
- Retiradas de Subprodutos de Vinificação;
- Declarações de Intenção de Enriquecimento;
b) Emissão de listagens mensais, para o IFAP, e diárias, para a Divisão de Controlo da
DRAPN, das visitas de controlo a efectuar.
Regularização de processos quanto a libertação de Garantias Bancárias, Fianças, etc.
Verificação de todos os projectos com garantias financeiras, com a necessária
verificação processual, no sistema informático e das responsabilidades dos promotores
de projectos no âmbito de diversos programas (VITIS, AGRO, PAMAF, …), para junto do
IFAP proceder à sua desvinculação.
7 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
Alinhamento Estratégico dos Objectivos
O alinhamento estratégico dos objectivos da DAAP de Braga foi desenvolvido tendo
em consideração o QUAR definido para a DRAPN e o mapa estratégico da DSIC
conforme tabela:
OBJECTIVOS OPERACIONAIS DAAP DSIC QUAR
Divulgação dos instrumentos de investimento ao dispor dos proponentes
OB1 IND1 OB2 OB2
Promover o acompanhamento dos projectos OB2 IND2
Adequar a análise ao PDR Regional OB3 IND3 OB2
Garantir uma cobertura de 80% das despesas gerais, com a assistência técnica
OB4 IND4 OB3 OB4
Reduzir o número de reclamações OB5 IND5
OB4 OB8 IND6
Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo de aplicação
OB6 IND7
OB5 OB9
IND8
Executar as acções de formação previstas no plano OB7 IND9
OB6 OB10
IND10
Conforme se pode verificar, decorrem directamente do QUAR os objectivos a
operacionalizar integralmente pela DAAP, à excepção do seu OB2 que concorre
indirectamente para os objectivos OB2 e OB8 da DRAPN.
9 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
OB1 - Divulgação dos instrumentos de investimento ao dispor dos proponentes
Ao longo de 2008 as actividades desenvolvidas para atingir este objectivo foram sendo
diferenciadas consoante a tipologia da procura. A preparação de um balcão de
atendimento permitiu, numa fase inicial, dar respostas aos promotores de projectos,
essencialmente em termos de AGRO, AGRIS e VITIS, mas em termos de PRODER (e face
a uma procura de informação muito mais técnica e especializada) essa divulgação ficou
a cargo do sector técnico.
Por determinação do Sr. Director Regional as acções públicas de divulgação,
propriamente ditas, ficaram a cargo das Delegações Regionais e do Núcleo de
Assessoria. Assim as nossas acções de divulgação decorreram fruto de pedidos de
entrevistas de potenciais candidatos ao PRODER, de associações de agricultores, de
elaboradores de projectos e das próprias Delegações Regionais. Não tendo sido
10 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
possível registar os inúmeros esclarecimentos telefónicos transmitidos, foram
registadas em listagem 34 entrevistas de divulgação e de formação em PRODER e a co-
participação (com o Delegado do Cávado) no Colóquio de Horticultura Protegida, que
ocorreu a 02/11/2008 na Póvoa de Varzim, com uma palestra relativa a instrumentos
de apoio ao investimento.
Pelo atrás referido, considero ultrapassado o objectivo que me foi determinado de 10
acções de divulgação.
OB2 - Promover o acompanhamento dos projectos
Conforme referenciado no ponto 1 deste relatório as tarefas desenvolvidas na DAAP
abrangem um leque de programas, medidas e acções muito diversos, indo desde as de
aplicação de políticas de apoio ao investimento, na agricultura e no sector florestal, as
medidas referentes às candidaturas aos direitos RPU até aos processamento de
reformas aos cessionários da agricultura. Casos particulares também ocorrem e dentro
de um mesmo programa, caso do AGRIS-acção 7.1, as tarefas da DAAP vão desde a
análise de candidaturas até aos respectivos pagamentos, o que determina uma
necessária segregação de funções por técnicos distintos.
De acordo com a informação constante da tabela seguinte a DAAP conseguiu
acompanhar todos os processos que lhe estavam atribuídos dando-se a titulo de
exemplo o caso do programa AGRO:
– Medidas 1, 3 e 5 – Dando satisfação, sempre em calendário, aos diversos pedidos do
Gestor e do IFAP ao longo de 2008 procedemos ao acompanhamento de todos os
projectos, tarefas que foram desde o processamento de Pedidos de Pagamento, a
análises e reanálises de projectos, às elaborações de planos de recuperação de dívida,
visitas de verificação da realização do investimento até à realização do controlo de
todos os projectos constante da amostra de controlo, para 2008, no âmbito das Acções
de Acompanhamento - Normas 25 e 27.
Relativamente ao programa AGRO - Medida 3 o Gestor do programa contratualizou
com a Entidade Florestal Nacional a possibilidade de realização pela Circunscrição
Florestal do Norte das vistorias aos projectos com Autos de Fecho. Assim, e do decurso
deste protocolo, a CFN complementou a nossa tarefa de visitas aos projectos em 29
projectos florestais, tendo ficado excluídos deste acordo os Pedidos de Pagamento (59
projectos) que entraram na DRAPN em data posterior ao prazo de vigência daquele
Protocolo. Assim, e uma vez que a DAAP não dispôs de recursos humanos, da área
florestal, que permitisse constituir uma equipa para a realização do controlo (de
carácter obrigatório sempre que se trate de projecto com Auto de Fecho), o assunto
foi oportunamente colocado à consideração superior (mantendo-se ainda por
solucionar).
11 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
Pelo atrás referido, e conforme tabela seguinte, considero não só foi atingido o
objectivo que me foi determinado (de acompanhar 95% de projectos) mas sim
ultrapassado dado que foram acompanhados efectivamente 99% dos processos da
dependência da DAAP de Braga.
Programas/Medidas Análise de Processos
Vistorias de Acompanhamento
Vistorias libertação
GB
Acompanhamento
Nº %
VITIS 2000-2005 450 450 100
VITIS 2005-2006 86 75 86 100
VITIS 2006-2007 86 75 61 222 100
VITIS 2007-2008 480 49 480 100
RPU – Modelo T 1144 1144 100
AGRIS - contratação 523 523 100
AGRIS – Acção 7.1 183 36 183 100
AGRIS – Acção 7.1 177 177 100
AGRIS – PPs geral 492 492 100
AGRIS – Acção 8 6 6 100
AGRO - Acções de Acompanhamento
85 85 85 100
AGRO – Medida 1 489 18 489 100
AGRO – Medida 1 Pagamentos 255 255 100
AGRO – Medida 3 223 148 164 74
AGRO – Medida 3 Pagamentos 76 76 100
AGRO – Medida 5 34 8 34 100
AGRO – Medida 5 Pagamentos 18 18 100
Comunicações das destilarias 106 106 100
Retiradas sob controlo dos subprodutos
84 84 100
Tomada a cargo de álcool 588 588 100
Mosto - Intenção de Enriquecimento
67 67 100
Reg. 2080 FTA 285 285 100
RURIS FTA 250 69 250 100
RURIS FTA Pagamentos 178 178 178 100
Reg. 2079 - Cessação de Actividade
270 270 100
RURIS Reforma Antecipada 175 175 100
PRODER Acção 1.1.1. 147 147 100
PRODER Acção 1.1.3. 109 109 100
PRODER Acção 2.2.3.2. 17 17 100
12 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
Programas/Medidas Análise de Processos
Vistorias de Acompanhamento
Vistorias libertação
GB
Acompanhamento
Nº %
PRODER Acção 2.2.3.2. PPs 34 34 100
Garantias, Fianças, Avales 230 230 100
TOTAL 7424 99
OB3 - Adequar a análise ao PDR Regional
Relativamente à implementação deste objectivo na análise dos PAs ao PRODER toda a
equipa de trabalho teve por referência quer os valores técnicos inseridos nas tabelas
constantes dos Modelos de Análise quer, e sempre que tal foi solicitado, os pareceres
técnicos emitidos pela estrutura Help-desk da DRAPN (instituída através de Despacho
do Sr. Director Regional de Agricultura). Na ausência de conhecimentos técnicos
dentro da DRAPN sobre determinada matéria, tendo em atenção as especificidades
técnicas de alguns dos projectos, recorreu-se aos conhecimentos de outros organismos
(p. ex. da AFN) ou mesmo de empresas privadas, validados em tempo pela responsável
da divisão.
Não detendo nesta data qualquer listagem, emitida pela coordenação, que permita
verificar a aplicação do indicador estabelecido, verifica-se que até à presente data os
pareceres emitidos pela equipa da DAAP tiveram a concordância por parte da
coordenação. Assim este facto, permitindo-nos concluir que a análise e os pareceres
emitidos foram adequados em 100% dos PAs, leva-nos a concluir que o objectivo foi
ultrapassado.
OB4 - Garantir uma cobertura de 80% das despesas gerais, com a assistência técnica
As despesas de funcionamento da DAAP assentaram essencialmente, em 2008, em
despesas com comunicações (41%), consumos de secretaria (16%), encargos de
instalação, limpeza e higiene (17%), combustíveis e lubrificantes (13%) e em ajudas de
custo (8%).
Dado que, por um lado, em Braga grande parte do valor acumulado das despesas da
DAAP refere-se a despesas indirectas, isto é, atribuídas através de critérios de
imputação estabelecidos pela DSAR (comunicações, energia e limpeza) e, por outro,
em Chaves, o Núcleo da Divisão se situa em instalações do IFAP cujas despesas de
funcionamento foram pagas por aquele organismo, o valor de 36395,62€ não retrata
as verdadeiras despesas da divisão. Contudo, e uma vez que o indicador estabelecia
que 80% do valor da despesa de funcionamento fosse suportada pelas verbas da
assistência técnica (disponíveis nos programa AGRO, AGRIS e PRODER), a informação
daquela divisão demonstra que 100% das despesas foram justificadas através daqueles
programas, pelo que se considera que o objectivo foi ultrapassado.
13 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
OB5 – Reduzir o nº de reclamações
De acordo com o OB2 – Promover o acompanhamento dos projectos pretendemos não
só a recuperação efectiva de todo o histórico processual herdado do IFAP mas também
reduzir amplamente o número de reclamações existentes com os atrasos verificados
na tramitação dos processos. Ao termos conseguido acompanhar a totalidade dos
projectos, a cargo da DAAP, a satisfação dos nossos clientes melhorou sem dúvida.
Os casos registados em que os promotores dos projectos, dirigindo-se superiormente,
alegavam atrasos e/ou não resolução dos pagamentos foram os mesmos identificados
por se tratar de situações irregulares aguardando as regularizações dos processos;
situações que foram alvo de correcções de procedimentos (auditorias das finanças ao
IFAP, p.ex.); situações por falta de entrega por parte dos promotores de
documentação e/ou justificação; Contudo, e não tendo sido viável manter um registo
actualizado destas situações, nem o processo de registo de correspondência em
GESCOR permite fazer tal registo, não nos é possível evidenciar que se atingiu o
presente objectivo.
Relativamente aos inquéritos aplicados na DRAPN desconhece-se, por um lado, se os
mesmos contemplavam alguma questão relacionada com a avaliação de projectos e se
sim quais os resultados dos mesmos relativamente à satisfação destes clientes.
OB6 - Aplicar, nos termos da lei, o sistema de avaliação de desempenho a 100% dos
trabalhadores da U.O., assegurando a qualidade do processo de aplicação
Conforme estipulado na lei a Avaliação de Desempenho foi aplicada a todos os
funcionários da DAAP à excepção de 1 que se encontrava com baixa médica de longa
duração.
Durante o ano de 2008 foram registadas 2 reclamações à avaliação de Desempenho de
2007, tendo a CCA emitido Parecer que confirmou a avaliação efectuada pelo
avaliador. Deste modo, considero ultrapassado o objectivo.
OB7 - Executar as acções de formação previstas no plano
Tendo em atenção que o plano de formação da DRAPN não contemplou, em 2008, as
matérias técnicas que dizem respeito às tarefas desenvolvidas, no dia a dia, pelos
técnicos da DAAP na análise de projectos (necessidades essas constantes de listagem
que foi remetida superiormente), houve necessidade de internamente colmatar tal
falha. Assim, se em termos de matérias específicas (análise de projectos no âmbito do
AGRO, Regras da contratação pública, …) realizaram-se acções de formação em que os
formadores foram os próprios técnicos da DAAP de Braga já no que se referiu ao
PRODER a chefe de divisão promoveu a formação aos técnicos na sequência das
acções de formação recebidas no GPP em Lisboa.
14 Divisão de Avaliação e Acompanhamento de Projectos - Braga
Deste modo, através do Plano de Formação da DRAPN foi possível ministrar cerca de
798 horas de formação à equipa da DAAP e graças ao desenvolvimento de acções de
formação internas na DAAP e com recurso a acções de formação externa foram
ministradas um total de 1497 horas de formação.
Apesar de no 1º semestre se ter verificado um extravio da lista das inscrições na
formação, por parte dos serviços respectivos, e no 2º semestre não ter havido
autorização para a frequência de acções de formação (impedimento imposto pelo Sr.
Director Regional devido ao calendário de análise de Pedidos de Apoio ao PRODER)
consideramos que não só se atingiu o objectivo mas que se superou (uma média de
51,6 horas de formação por funcionário).