RELACIONES Y CONSULTAS EN ACCESS

RELACIONES:

Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras

tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de

la relación que Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener

informaciones registradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos

tablas A y B: * uno – a – uno

*uno – a – varios

*varios – a – varios.

1. - Relaciones uno a uno.

La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un

registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un

registro asociado en la tabla A.

Esta relación está presente en el número de gerente/número de empleado, entre el

PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada número

de gerente identificamos apenas un registro en el PADRÓN DE EMPLEADOS y cada

funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento.

2. - Relaciones uno a varios.

La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de un

registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como

máximo un registro asociado en la tabla A.

Esta relación está presente en la sigla del departamento entre el PADRÓN DE

DEPARTAMENTO y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRÓN DE

DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con esta sigla en el PADRÓN DE

EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS

identificamos como máximo un registro en el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS.

También debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin

funcionarios y funcionarios que momentáneamente no están asignados a ningún

departamento.

3. - Relaciones varios a varios.

La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener más de

un registro asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede

tener más de un registro asociado en la tabla A.

Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relación de

esta naturaleza. Cada empleado ocupó varios cargos y un cargo fue ocupado por diversos

empleados. En esta relación queda inmediatamente aparente que al par empleado/cargo

probablemente estarán asociadas otras informaciones, por ejemplo, la fecha en que el

empleado asumió el cargo en cuestión.

Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en

Access. Es necesario la creación de una tabla intermediaria que en nuestro caso podría

tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sería compuesto de tres

campos: Número de empleado, Código del cargo y Fecha de admisión a este cargo. Como

se observa, se creó una relación uno a varios entre el PADRÓN DE EMPLEADOS y el

PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS y, análogamente, otra relación uno a mucho entre

el PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS. Por

lo tanto una relación varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios cuando

hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados.

4. - Creación de relaciones.

En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas en una consulta específica, o

relaciones globales que posiblemente tendrán un uso más general. Relaciones de uso

localizado serán vistas más adelante en el capítulo referente a consultas.

Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser usadas automáticamente en

nuevas consultas, facilitan la generación de subformularios y sub-informes y permiten

un cierto grado de protección en operaciones de actualización al imponerse la integridad

referencial para las relaciones.

La creación y edición de relaciones es hecha en la ventana Relaciones.

CONSULTAS

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta

en la pantalla. Estudiaremos tres tipos de consultas:

De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón

De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla

De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el

sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir

mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de

existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las

consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.

Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas

contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos específicos de tablas específicas;

Seleccionar informaciones vía criterios;

Mostrar las informaciones en varios órdenes;

Obtener datos de varias tablas simultáneamente;

Calcular totales;

Crear formularios e informes;

Crear otras consultas y gráficos.

1. – Generar una nueva consulta.

La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos,

seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un

cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser

construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud.

utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes,

formularios, etc.

Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta

con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar,

seleccione su nombre y pique en el botón Agregar

2. Adicionar campos a la consulta.

Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Se Puede seleccionar varios

campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar

para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área

inferior.

También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área

inferior. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de

inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados.

Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente

seleccionar todos los campos. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la

barra de título de la tabla. Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco (*)

de la tabla para algún campo de la parte inferior. Mientras tanto, en este caso él arrastra

toda la tabla y produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser

alterada en su estructura, por adición/exclusión de campos, no será necesario rehacer la

consulta. Por otro lado, campos QBE basados en asterisco no admiten criterio de

clasificación y selección.

Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un

campo seleccionado, en la parte superior, para el campo que quedará a la derecha del

campo insertado. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y

arrastrar para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar DEL. Para

remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú

Edición.

El texto que identifica columnas, en la hoja de datos, es el nombre del campo. Muchas

veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para ello basta preceder al

nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos puntos.

Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Mientras tanto, si la columna posee la propiedad

leyenda esta tendrá prioridad.

Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya

necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando ese campo participa de la

llave de clasificación. En este caso basta desactivar la marca de Mostrar R

correspondiente en la planilla QBE.

3 Clasificación de los datos presentados.

Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que

hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser

importante y, eventualmente, es necesario reordenar las columnas en relación a su orden

en la tabla original.

Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o mas veces como campo en la

planilla QBE. Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el

campo en la llave de clasificación (donde su posición es fija) desactivando su

presentación en la línea Mostrar; la segunda versión del campo es exhibida en la posición

deseada por el usuario. El mismo efecto puede ser utilizado en conjunto con campos de la

planilla QBE oriundos de asterisco. Como no es posible usar criterios de selección y

clasificación para campos asterisco (*), basta incluir un duplicado de los campos

necesarios. Para esos campos duplicados son establecidos los criterios de clasificación y

selección concomitantemente con la desactivación de su presentación en la línea Mostrar

de la planilla QBE