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Curridabat, 2018
Cooperativa de Ahorro y Crédito del
Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica
Reglamento para
procedimiento de Cobro
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Tabla de Contenidos
Tabla de Contenidos ........................................................................................................... 2
CAPITULO I Disposiciones Generales ................................................................................... 3
CAPITULO II Unidad Administrativa de Gestión de Cobros .................................................... 4
CAPÍTULO III De los Abogados Externos Sección ................................................................. 9
CAPÍTULO IV Disposiciones Finales ...................................................................................... 13
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REGLAMENTO PARA EL PROCEDIMIENTO DE COBRO ADMINISTRATIVO, EXTRAJUDICIAL Y
JUDICIAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO DEL COLEGIO FEDERADO DE
INGENIEROS Y ARQUITECTOS DE COSTA RICA
CAPITULO I Disposiciones Generales
Artículo 1: Objetivo: El presente Reglamento tiene por objetivo establecer las normas que regularán el
cobro administrativo, extrajudicial y judicial, de las obligaciones económicas de plazo vencido, que se
adeuden a favor de la Cooperativa de Ahorro y Crédito del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos
de Costa Rica en siglas COFEIA R.L.
Artículo 2: Ámbito de Aplicación: Este reglamento será de aplicación obligatoria para la administración
de COFEIA R.L como para los abogados externos que sean contratados por la Cooperativa, para gestionar
el cobro administrativo, extrajudicial y judicial de las obligaciones dinerarias que se le adeuden a la
Cooperativa.
Artículo 3: Definiciones: Para los efectos del presente Reglamento, se entienden por:
a) Reglamento: El Reglamento para el Procedimiento de Cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial de la
Cooperativa De Ahorro Y Crédito Del Colegio Federado De Ingenieros Y Arquitectos De Costa Rica.
b) Cooperativa: Cooperativa De Ahorro Y Crédito Del Colegio Federado De Ingenieros Y Arquitectos De Costa
Rica
c) Cofeia R.L.: Cooperativa De Ahorro Y Crédito Del Colegio Federado De Ingenieros Y Arquitectos De Costa
Rica
d) Unidad de Gestión de Cobro: Corresponde a la Unidad de la Administración de Gestión de Cobro encargada
de la función de recaudación de la Cooperativa.
e) Obligaciones Vencidas: Las obligaciones dinerarias vencidas, o bien, créditos exigibles de plazo vencido a
favor de la Cooperativa. Obligaciones que pueden provenir tanto de obligaciones del aporte de capital o de
las obligaciones crediticias.
f) Sujeto Activo: Es sujeto activo de la relación jurídica el ente acreedor del tributo.
Reglamento para procedimiento
de Cobro
Versión 01
Aprobado por Consejo de Administración
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g) Sujeto Pasivo: La persona obligada al cumplimiento de la obligación vencida, sea en calidad de acreedor o
de fiador.
h) Abogados(as) Externos: Licenciados en Derecho que habiendo cumplido con los requisitos que Cofeia R.L.
exige, y concursado para ofrecer sus servicios profesionales a la institución, bajo la normativa de este
Reglamento realicen la gestión de cobro extrajudicial y judicial respectiva, para la recuperación de las
obligaciones vencidas de esta Cooperativa.
i) Cobro Administrativo: Las acciones que se realizan administrativamente por parte de la Unidad de Gestión
de Cobro, para que las obligaciones vencidas sean canceladas por parte de los sujetos pasivos.
j) Cobro Extrajudicial: Las acciones realizadas extrajudicialmente por los abogados externos en casos
calificados, para la cancelación de las obligaciones vencidas trasladadas a éstos para su respectivo cobro,
previo a iniciar la gestión judicial correspondiente.
k) Cobro Judicial: Las acciones que se realicen por parte de los abogados externos, vía judicial, en aras de
obtener la recuperación de las obligaciones vencidas trasladadas a éstos para su respectivo cobro.
l) Arreglo de Pago: Es el compromiso que adquiere el sujeto pasivo con la
m) Unidad de Gestión de Gestión de Cobro de la Cooperativa de pagar dentro del tiempo convenido por ambos,
que no podrá exceder de seis meses, la obligación vencida adeudada a la Cooperativa.
CAPITULO II Unidad Administrativa de Gestión de Cobros
Sección I Aspectos Generales
Artículo 4: Fines de la Unidad Administrativa de Gestión de Cobros. Lograr al máximo el
cumplimiento voluntario de los deberes y obligaciones crediticias de las personas asociadas de la
Cooperativa, mediante el desarrollo de un conjunto de acciones, cuyo propósito es la implementación y
ejecución de sistemas y procedimientos eficientes de planificación, coordinación y control. Dentro de este
marco, le corresponderá todo lo relacionado con la gestión, recaudación y fiscalización de las obligaciones
crediticias y aportaciones de capital.
Artículo 5: Deberes del Personal. El personal de la Unidad Administrativa de Gestión de Cobros en el
cumplimiento de sus funciones y sin detrimento del ejercicio de su autoridad, ni del cumplimiento de sus
tareas, guardará el debido respeto a los interesados y al público en general e informará a aquellos, tanto
de sus derechos como de sus deberes, al igual que sobre la conducta que deben seguir en sus relaciones
con el personal de la Unidad, orientándolos en el cumplimiento de sus obligaciones.
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Artículo 6: Confidencialidad de la Información. La información respecto de las bases gravables y la
determinación de los impuestos que figuren en las bases de datos y en los demás documentos en poder de
la Unidad, tendrá el carácter de información confidencial. Por consiguiente, los funcionarios que por razón
del ejercicio de sus cargos tengan conocimiento de ella, sólo podrán utilizarla para el control, gestión,
fiscalización, resolución de los recursos, recaudación y administración de las obligaciones vencidas y para
efectos de informaciones estadísticas impersonales, bajo pena de incurrir en las sanciones que contempla
la ley. Los abogados(as) externos que se contraten al amparo de lo indicado en este Reglamento, deberán
de respetar la confidencialidad de la información a la que tengan acceso en razón de los servicios que
prestan, y estarán sujetos a las mismas sanciones que contempla la ley para los funcionarios de la Unidad.
Artículo 7: Horario de Actuaciones. Los funcionarios de la Unidad actuarán normalmente en horas y
días hábiles. Sin embargo, podrán actuar fuera de esas horas y días, cuando sea necesario para lograr el
cumplimiento de sus deberes de gestión, fiscalización o recaudación de las obligaciones vencidas. En estos
casos no se requerirá la habilitación de horas.
Artículo 8: Documentación de Actuaciones. En todo caso, el desarrollo de las tareas llevadas a cabo
por los funcionarios de la Unidad, deberán consignarse en un expediente administrativo, el cual se
conformará en orden cronológico, en que se obtengan o produzcan los distintos documentos que deberán
foliarse en orden secuencial, con el fin de resguardar adecuadamente su conservación.
Artículo 9: Notificación de las Actuaciones. Todas aquellas actuaciones de la Unidad deberán ser
notificadas al Comité de Vigilancia y al Consejo de Administración.
Sección II Funciones de Unidad Administrativa de Gestión de Cobros
Artículo 10: De la Función de Recaudación. La función de recaudación es el conjunto de actividades
que realiza la Unidad Administrativa de Gestión de Cobros, destinadas a percibir efectivamente el pago de
todas las obligaciones crediticias y aportes de capital. La función recaudadora se realizará en tres etapas
sucesivas: voluntaria, administrativa y judicial.
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Sección III Del Cobro de las Obligaciones Unidad Administrativa de Gestión de Cobros en la Etapa
Administrativa
Artículo 11: Obligaciones de la Unidad Administrativa de Gestión de Cobro. La Dirección, en
cumplimiento de su función de recaudación tendrá las siguientes obligaciones:
a) Realizar las gestiones de cobro administrativo de las cuentas atrasadas. Éste se iniciará un mes
calendario después de haberse vencido el plazo para el pago de la obligación vencida respectiva, y las
acciones consistirán en avisos, llamadas telefónicas, envió de emails, publicaciones generales u otros,
esto tanto para los deudores como para los fiadores.
b) Las obligaciones vencidas que tengan un atraso de dos meses serán se harán las mismas acciones del
punto a, otorgándosele al contribuyente quince días hábiles para el pago respectivo, si vencido dicho
plazo después de la notificación no se hiciere presente el sujeto pasivo a cancelar, se hará uso de las
garantías con las que cuenta la operación crediticia.
c) De no lograr proceder con el paso anterior, se remitirá a los abogados externos, o internos en casos
calificados, el expediente que contiene toda la documentación que corresponda para efectos de
proceder al cobro administrativo, de conformidad con lo que se indica en este Reglamento. La
notificación indicada se realizará por los medios legales correspondientes.
d) De no lograr realizar el cobro administrativo se recurrirá a iniciar el cobro judicial por las autoridades
correspondientes.
e) Ejercer las funciones de control y fiscalización sobre la actuación que ejerzan los abogados externos en
la etapa ejecutiva.
f) Rendir informes mensuales sobre el estado de las obligaciones vencidas que se encuentran en las
etapas administrativa y judicial.
Se adjunta cuadro según los tiempos de morosidad y por cada línea de crédito:
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Acciones a Tomar en la Gestión de Cobro
LÍNEA
30 DÍAS
60 DÍAS
90 DÍAS
Dentro del Ahorro
1. Correo informándole al
deudor sobre la falta de
pago.
2. Llamada telefónica.
1. Correo informándole al
deudor sobre la falta de
pago.
2. Llamada telefónica.
3. Notificación al asociado de
que no efectuarse el pago
en este mes, se le trasladará
a nuestro despacho legal
para que lleve el caso de
cobro administrativo y
judicial.
Otras Líneas
Personal Regular
Personal Rápido
Desarrollo de la profesión
Reparación y Ampliación
Vivienda
Compra de Lote
Compra de Vehículo Nuevo
Compra de Vehículo Usado
Salud Gastos Menores
Compra de Saldos
Fechas Especiales
1. Correo informándole al
deudor sobre la falta de
pago.
2. Llamada telefónica.
3. Notificación a los fiadores
sobre la falta de pago del
asociado.
1. Correo informándole al
deudor sobre la falta de
pago.
2. Llamada telefónica.
3. Notificación a los fiadores
sobre la falta de pago del
asociado.
4. Cobro administrativo por
parte del Despacho Legal.
1. Correo informándole sobre al
deudor sobre la falta de pago.
2. Llamada telefónica.
3. Notificación a los fiadores
sobre la falta de pago del
asociado.
4. Se iniciará el cobro judicial.
Subsección I De los Arreglos de Pago
Artículo 12: Procedencia Legal del Arreglo de Pago. Únicamente procederá el arreglo de pago,
cuando el cobro se encuentre en la etapa de cobro administrativo. En cuanto al cobro extrajudicial sólo
procederá en casos debidamente justificados.
Las personas interesadas en un arreglo deberán completar el formulario diseñado por la Cooperativa para
tales efectos.
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Artículo 13: Condiciones para otorgar Arreglos de Pago. El arreglo de pago se otorgará por parte de
la Gerencia, para lo cual serán valoradas las siguientes condiciones del sujeto pasivo:
a) Capacidad económica: El sujeto pasivo debe comprobar a la Unidad, que su situación económica
impide cancelar, en forma total e inmediata, las obligaciones vencidas.
b) Monto adeudado: De proceder el arreglo de pago, ambas partes pactarán el monto a cancelar
mensualmente, y el plazo para la cancelación total de la obligación vencida, no podrá exceder de seis
meses. Solo en casos calificados se podrá con el visto bueno del Gerente, extender plazo no mayor a
un año.
c) Documentación necesaria para realizar el cálculo de capacidad de pago aplicando la metodología
correspondiente y de análisis de estrés según la normativa Sugef 01-05
Artículo 14: Formalización del Arreglo de Pago. La formalización del arreglo de pago se realizará ante
la Unidad, única competente para realizar esta gestión, mediante la suscripción del documento idóneo que
tendrá dicha Unidad para tales efectos, siempre y cuando el sujeto pasivo haya cumplido con los requisitos
que esta Unidad exija para tal gestión.
Artículo 15: Resolución del Arreglo de Pago. El convenio de arreglo de pago se resolverá únicamente,
ante el pago total que realice el sujeto pasivo de la obligación vencida o cuando se haya retrasado dos
cuotas en el cumplimiento de su obligación, en cuyo caso, vencido dicho plazo, se remitirá inmediatamente
el expediente a etapa de cobro judicial.
Artículo 16: Sobre la documentación relacionada con los Arreglos de Pago. Toda la documentación
que haya sido requerida por la Unidad para la suscripción del arreglo de pago, así como dicho documento,
será agregada al expediente y debidamente foliada para su conservación.
Subsección II Del Cobro de las Obligaciones Vencidas en Etapa Judicial o Ejecutiva
Artículo 17. Deberes de la Unidad Administrativa de Gestión de Cobros en la Etapa Judicial o
Ejecutiva.
La etapa judicial se iniciará una vez agotada la fase administrativa, según lo dispuesto en el Artículo 11 de
este Reglamento. La Unidad Administrativa de Gestión de Cobros deberá cumplir con lo siguiente, en esta
etapa:
a) Determinar las obligaciones vencidas que se le adeuden a la Cooperativa.
b) La Unidad trasladará el expediente respectivo para efectos de iniciar la etapa ejecutiva a los
abogados externos. Este expediente contendrá al menos:
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1. Copia de las notificaciones de cobro administrativo realizadas al sujeto pasivo.
2. Certificación del Contador de la Cooperativa que haga constar la obligación vencida que vaya a
ser remitida a cobro judicial, la cual incluirá intereses, y constituirá el título ejecutivo para el
proceso judicial respectivo.
3. Calidades del sujeto pasivo y domicilio.
4. Personería jurídica del Gerente.
c) Asignar a los abogados y/o abogadas, en forma equitativa los casos de cobro judicial, de
conformidad con el procedimiento que defina esa Unidad, tomando en cuenta al menos los
siguientes criterios: números de casos, cuantía, monto de los honorarios y fijación de un orden
rotativo.
d) Fiscalizar la labor de los abogados(as) externos, cuando ejecuten cobros, para ello compete a esta
Unidad, recibir los informes trimestrales que realicen los abogados externos de conformidad con
este Reglamento, analizarlos y emitir trimestralmente un informe sobre los mismos para
conocimiento del Consejo de Administración y el Comité de Vigilancia, cuando este así lo solicite.
e) Solicitar al Gerente, la aplicación de las sanciones que en este Reglamento se establecen a los
abogados(as) externos que incumplan con sus obligaciones.
f) Solicitar al Gerente, el nombramiento de nuevos abogados a la resolución de la contratación de
abogados externos, de conformidad con la demanda que de esta gestión requiera la Cooperativa.
g) Llevar un expediente de cada uno de los abogados(as) externos, en el cual se llevará toda la
documentación relacionada con su contratación, los procesos asignados, los informes que éste
presente y demás documentos relacionados con su actuar, los cuales serán agregados al expediente
en forma cronológica.
CAPÍTULO III De los Abogados Externos Sección
I Disposiciones Generales
Artículo 18. De las Obligaciones de los Abogados(as) Externos. Los abogados(as) externos
contratados por la Cooperativa para etapa judicial, estarán obligados a:
a) Preparar el poder especial judicial según corresponda.
b) Excusarse de asumir la dirección de un proceso cuando se encuentre en alguna de las causas de
impedimento, recusación o excusa, establecidas en los artículos 49, siguientes y concordantes del
Código Procesal Civil.
c) Presentar, dentro de los quince días hábiles siguientes al recibo del expediente completo, el proceso
judicial respectivo ante la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, y remitir dentro del plazo de los
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cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo citado, copia de la demanda con la
constancia de presentación a la Autoridad Jurisdiccional respectiva. De incumplir el plazo indicado, al
presentar la copia respectiva, deberá adjuntar nota justificando los motivos de su incumplimiento.
d) Presentar dentro de cinco días hábiles siguientes de cada trimestre, informe a la Unidad, sobre el estado
de los procesos judiciales a su cargo. Este informe deberá incluir lo siguiente:
1. Fecha de notificación del arreglo extrajudicial.
2. Fecha de presentación de la demanda.
3. Fecha de traslado de la demanda.
4. Fecha de notificación de la demanda al deudor. En caso de que no se pueda notificar indicar
las razones.
5. Nombre del deudor.
6. Despacho Judicial que atiende la causa.
7. Número de expediente judicial.
8. Estado actual del proceso.
9. Estrategia a seguir o recomendaciones.
e) Cobrar directamente al sujeto pasivo los honorarios del proceso ejecutivo, de conformidad con la tabla
de honorarios del Colegio de Abogados de Costa Rica.
f) Asumir todos los gastos que se presenten por la tramitación del proceso judicial asignado a su dirección.
g) Ante ausencias de su oficina por plazos mayores a tres días hábiles, deberá indicar a la Dirección, el
profesional que deja responsable de los procesos judiciales a su cargo.
h) Realizar estudios de retenciones como mínimo cada tres meses en los procesos que estén bajo su
dirección y solicitar cuando exista sentencia firme, la orden de giro correspondiente, a efectos de lograr
el ingreso de dichos dineros a la Cooperativa.
i) Dictada la sentencia respectiva, el abogado externo director del proceso, deberá presentar la liquidación
de costas en un plazo no mayor de quince días naturales.
j) Comunicar por escrito, al día hábil siguiente del remate, el resultado del mismo, a la Dirección.
Artículo 19. Prohibiciones
Se prohíbe a los abogados externos incurrir en lo siguiente:
a) Realizar ningún tipo de arreglo de pago con el sujeto pasivo.
b) Solicitar por concepto de sus honorarios profesionales sumas diferentes a las estipuladas en la Tabla
de Honorarios indicado en el inciso e) del artículo anterior.
c) Aceptar realizar acciones judiciales o administrativas contra la Cooperativa.
d) Recibir pagos o abonos al principal de la deuda.
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Artículo 20. Terminación o suspensión del proceso judicial. Una vez que el cobro judicial haya sido
iniciado, solo podrá darse por terminado el proceso judicial por el pago total de la suma adeudada la
Cooperativa, incluyendo las costas procesales y personales y cualquier otro gasto generado durante su
tramitación o con ocasión del mismo. También podrá darse por terminado en el caso en que se determine
fehacientemente o así se declare, la imposibilidad de cobro de la cuenta.
Los abogados contratados para realizar la presentación de las demandas judiciales tanto en procesos
monitorios como hipotecarios, o cualquier otro tipo de proceso de índole judicial, deberán cumplir con los
siguientes requisitos
a) Ser abogado.
b) Incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica.
c) Contar con oficina abierta al público.
d) Presentar un resumen curricular, acompañado de sus correspondientes atestados académicos.
e) Firmar el formulario de contratación de servicios profesionales por el número de orden de compra
que se le asigne.
f) No haber sido suspendido por el Colegio de Abogados.
g) Experiencia mínima de dos años en el manejo y presentación de casos judiciales.
h) El abogado que brinde los servicios a la Cooperativa no podrá tener parentesco con directores o
colaboradores hasta en un tercer grado de consanguinidad o afinidad.
i) No se permitirá la contratación de los servicios profesionales de notarios pertenecientes a un Bufete
en el que un director o colaborador de la Cooperativa participe como socio, acreedor o bajo
cualquier otro tipo de relación comercial.
j) Cualquier otro requisito que la Administración considere necesario.
Sección II Sobre el Cobro de Honorarios Profesionales
Artículo 21. Cobro de Honorarios Profesionales. El cobro de honorarios profesionales lo hará
directamente el abogado(a) externo director del proceso, al sujeto pasivo, en caso de que éste pretenda
cancelar previo a la terminación del proceso judicial respectivo. Dicho cobro se realizará con base en la
tabla de honorarios establecida en el Arancel de Profesionales en Derecho del Colegio de Abogados. La
Dirección únicamente podrá recibir la cancelación del monto adeudado por el sujeto pasivo, mediante la
presentación de nota de abogado(a) externo director del proceso o copia del depósito acreditado a su
cuenta de que le han sido cancelados de conformidad los honorarios de abogado, y se aportará además
copia de la factura emitida por el abogado(a) correspondiente. Asimismo, no se solicitará dar por terminado
el proceso judicial respectivo, hasta tanto la Dirección le indique por escrito al abogado(a) externo director
del proceso, que se ha recibido de conformidad en las cajas municipales, la totalidad de la obligación vencida
adeudada por el sujeto pasivo, sus intereses y multas. En lo que corresponde al pago de honorarios por
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labores profesionales en el cobro extrajudicial por deudas de los sujetos pasivos, igualmente correrán por
cuenta de estos y para tal fin el profesional no podrá cobrar más del primer tercio previsto en el Arancel de
Profesionales en derecho del Colegio de Abogados, señalados en su artículo 20 inciso 1). Para los efectos
correspondientes el abogado(a) deberá dejar constancia en el expediente de la gestión de cobro realizada.
Para efectos de pago de la obligación vencida, se procederá de acuerdo a lo dispuesto en el párrafo anterior.
Artículo 22. Condonación de honorarios. Procederá únicamente la condonación de los honorarios
profesionales cuando así lo haya determinado el abogado(a) director del proceso, el cual lo hará constar
mediante nota dirigida a la Unidad. Siempre y cuando no vaya en contra de lo establecido en la normativa
costarricense especialmente el decreto arancelario vigente.
Artículo 23. Pago de honorarios de abogado(a) por parte de la Cooperativa. Únicamente
procederá el pago de los honorarios de abogado directamente de la Cooperativa cuando el abogado(a)
externo resuelva la contratación que de sus servicios haya hecho la Cooperativa, o cuando la contratación
sea resuelta por parte de la Cooperativa, previo a haber obtenido el pago de la obligación vencida. Se le
cancelará los honorarios profesionales de acuerdo a la tabla de honorarios. Esta cancelación no procederá
cuando la resolución del contrato sea consecuencia de la aplicación de la sanción respectiva.
Sección III De las sanciones
Artículo 24. Resolución automática del contrato de servicios profesionales. Se resolverá
automáticamente el contrato por servicios profesionales cuando se den las siguientes causales:
a) El abogado(a) externo realice cualquier acción judicial o administrativa contra la Cooperativa.
b) Cuando se pierda un incidente o el proceso, debido al vencimiento del plazo para aportar algún
documento o recurso de alzada.
Artículo 25. No remisión de expedientes de cobro judicial. No se remitirán más expedientes de cobro
judicial al abogado externo que incurra en las siguientes causales:
a) A los abogados que incumplan con su obligación de presentar dentro de los cinco días hábiles
siguientes de cada trimestre, el informe a la Unidad, sobre el estado de los procesos judiciales a su
cargo.
b) Incumplir con su obligación de remitir copia de la demanda con su constancia de presentación ante
la Autoridad Jurisdiccional respectiva, dentro del plazo en este Reglamento.
c) Cuando habiendo acaecido el Remate, no comunique sobre el resultado del mismo a la Unidad,
dentro de los ocho días hábiles siguientes a aquel en que el mismo se efectuó.
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Artículo 26. Otras sanciones. La Cooperativa podrá realizar los trámites administrativos y judiciales
respectivos contra el profesional en derecho, en aquellos casos en que se demuestre negligencia o impericia
en la tramitación judicial de las obligaciones vencidas. Sanciones que podrán ser administrativas,
disciplinarias o indemnizatorias.
Sección IV Resolución de la Contratación de Abogados Externos
Artículo 27. Resolución de la Contratación. Los abogados externos que, por alguna razón personal o
profesional, quieran dejar de servir a la Cooperativa, deberán de comunicar esa decisión expresamente y
por escrito a la Dirección, con treinta días de antelación.
Artículo 28. Obligaciones de los Abogados Externos al finalizar la contratación. Al finalizar por
cualquier motivo la contratación de servicios profesionales, el abogado(a) externo respectivo, deberá remitir
la totalidad de los expedientes judiciales a la Unidad, con un informe del estado actual de los mismos, y el
documento respectivo de renuncia a la dirección del proceso, para que sea presentado por el nuevo(a)
abogado(a) externo que continuará con la dirección del mismo. La Unidad, deberá remitir el expediente al
nuevo director del proceso, en un plazo no mayor de cinco días hábiles.
CAPÍTULO IV Disposiciones Finales
Artículo 30. Vigencia Rige a partir del acuerdo N°03-11-2017 del Consejo de Administración celebrado el
día 14 de noviembre, en la sesión 19. del año 2017.
Elaborado:
Lic. Juan Miguel García Rojas.
Gerente de Cofeia R.L.