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REGLAMENTO GENERAL EXPOSITORES ExpoFEMER 2019
Estimado Expositor,
En el décimo aniversario de ExpoFEMER, tenemos el agrado de hacer llegar la
normativa que regirá la versión 2019 del evento.
Este documento busca ordenar y facilitar su participación como expositor, detallando
las normativas generales, las condiciones exigidas por el Centro Cultural Estación
Mapocho y todo lo relativo a la legislación vigente.
Agradeceremos leer con atención el reglamento y completar la información
requerida en fichas de producción y acreditación, a más tardar en las fechas
estipuladas, para un funcionamiento eficiente y acorde a sus necesidades, previo,
durante y después del evento.
Junto con desearle una exitosa participación en ExpoFEMER 2019, le saludamos
cordialmente,
LA ORGANIZACIÓN
LA ORGANIZACIÓN 1. LUGAR, INAUGURACIÓN, FECHAS Y HORARIOS DEL EVENTO
LUGAR: Centro Cultural Estación Mapocho. Plaza de la Cultura s/n, ex estación de trenes,
Santiago Centro – Chile.
Puede acceder al mapa de la ubicación aquí.
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FECHA: 8 y 9 de mayo 2019.
HORARIO DE APERTURA A PÚBLICO: De 09.00 a 18.00 horas
El horario de funcionamiento será desde las 09:00 a las 19:00 horas.
Los Organizadores se reservan el derecho de suspender, por causas graves, la realización
de ExpoFEMER o de modificar las fechas, horarios y lugar de la misma. En caso de anulación
forzosa y definitiva se reembolsarán en su totalidad las sumas pagadas en pesos por los
participantes, sin reajuste y sin indemnizaciones a los mismos.
2. ORGANIZACIÓN Y AUTORIDADES
La autoridad máxima de ExpoFEMER 2019 es Práxedis Eventos, empresa que fija las políticas
generales del evento y para su organización delega facultades en su respectivo personal, el
cual representará a la Organización durante el desarrollo de éste.
3. EXPOSITORES
a) Podrán participar en ExpoFEMER 2019:
i) Empresas privadas que ofrezcan productos y/o servicios en sus más diversos rubros
ii) Patrocinadores, Auspiciadores y Colaboradores
iii) Organismos Públicos relacionados
iv) Embajadas, Cámaras binacionales y Empresas extranjeras
v) Otras entidades relacionadas con el sector, expresamente invitadas por los
organizadores. b) La Organización podrá disponer del espacio de aquellos expositores que no cumplan
con las obligaciones de pago o renuncien a su participación, pudiendo adjudicarlo a
otros solicitantes.
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c) Los expositores dispondrán de credenciales de identificación nominativas, las cuales
serán emitidas por la organización del evento. El número total de credenciales por
expositor será directamente proporcional a el o los espacios contratados.
d) Por razones de seguridad, el personal con credencial de Expositor, expedida por la
organización del certamen, podrá acceder al recinto para ingresar y retirar material
de exposición, desde 30 minutos antes de la hora prevista para su apertura, y no
podrá permanecer en el mismo más allá de 30 minutos después del cierre diario.
4. INSCRIPCIÓN Y CONTRATACIÓN
a) Los interesados en participar podrán inscribirse, pagando y reservando los Stands
que requieran, los que se asignarán por orden de inscripción y según la disponibilidad
de espacios.
b) Los interesados en participar lo harán solicitando su inscripción, acompañando a ella
la orden de compra en la que se detallará la forma de pago.
c) Los Stands se arriendan por Unidades Modulares Básicas. En caso de que dos o más
entidades deseen participar conjuntamente en un Stand deberán contratar
individualmente y les será aplicable a cada una las disposiciones de este
Reglamento.
d) Una vez recibida la orden de compra, no se admitirá disminución alguna del espacio
o número de Stands contratados por el expositor.
e) La Organización le hará llegar una nota de venta con las condiciones pactadas, la
cual deberá ser firmada por el representante legal o dueño de la empresa
contratante, dejando constancia de la aceptación de condiciones comerciales y
reglamento general de expositores.
f) Los Stands o espacios contratados deberán estar pagados en su totalidad 15 días
antes de la inauguración de la Expo.
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5. ESPACIOS LIBRES
Además de los stands básicos modulados en arriendo existirán espacios de libre modulación
a disposición de los expositores interesados.
Los expositores que contraten espacios libres deberán ceñirse estrictamente a las Normas
de Construcción.
6. NORMAS DE CONSTRUCCIÓN DE ESPACIOS LIBRES
El expositor deberá entregar una copia de este Reglamento a la empresa constructora de
su stand, comprometiéndose éste a que dicha empresa no alegue el desconocimiento de
sus cláusulas. Las Normas establecidas son de cumplimiento obligatorio. La Organización
está facultada para observar, corregir por cuenta del expositor, prohibir o clausurar los
stands que no se ajusten a las disposiciones de este Instructivo.
ExpoFEMER 2019 será regido por las siguientes Normas que el Expositor declara conocer,
aceptar y se obliga a cumplir.
1. AUTORIDADES DE GESTIÓN OPERATIVA
Durante el armado, funcionamiento, y desarmado podrá actuar una Comisión, integrada
por las Gerencias y por el/la Productor(a) General de ExpoFEMER, que tendrán como
gestión central, asegurar el cumplimiento del Reglamento en las respectivas áreas.
2. REQUERIMIENTOS PREVIOS AL ARMADO DE ESPACIOS LIBRES
a) La modulación de los espacios libres deberá contener los siguientes
elementos, como mínimo:
a. Iluminación y enchufes independientes, cuyo consumo total no supere 3,0 kw/h
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b. Muebles autosoportantes.
c. Si se construyen paredes deben armarse con paneles o estructuras
similares, que cumplan con las exigencias de estabilidad y estética para
este tipo de eventos.
Todos los expositores contratantes de espacios libres sin excepción, deberán
confeccionar planos en escala de 1:50 con planta, vista exterior de cada cara y
una perspectiva en isométrica, con las dimensiones acotadas, por duplicado, de
acuerdo con normas de la Dirección Técnica. Se solicitará además la memoria
técnica. Estos planos deberán presentarse, a más tardar la primera semana de
abril de 2019. Dentro de los 10 días posteriores a su presentación, Práxedis Eventos
informará sobre la aprobación o rechazo de los planos presentados. Igual exigencia se aplicará a los Expositores que deseen realizar alguna modificación y/u
ornamentación especial en su stand contratado, independiente de la superficie del mismo.
3. FECHAS Y HORARIOS DE ARMADO, DESARME Y REPARACIÓN DE STANDS
a) Para comenzar el armado de espacios se requerirá la presentación de los planos
aprobados y tener pagada la totalidad del espacio.
b) Fecha y horario de montaje Stands Expositores.
a. Construcción espacios de libre modulación: - Lunes 06 de mayo 2019 de 15.00 a 22.00 horas - Martes 07 de mayo 2019 de 09.00 a 22.00 horas El horario específico de cada expositor será asignado por la Organización, de común acuerdo, según el proyecto a montar y disponibilidad de espacios de descarga.
c) Montaje Stands Modulados:
Martes 07 de mayo 2019 de 10.00 a 22.00 horas.
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El horario de descarga de material será asignado por la Organización y deberá ser
respetado puntualmente, de lo contrario será reasignado durante el día en función
de la disponibilidad de espacios de descarga, esto para evitar inconvenientes a
quienes cumplan con el horario indicado.
d) Ingreso vehículos de exhibición
Martes 07 de mayo de 16.00 a 20.00 horas
En caso de requerir el ingreso de vehículos a zonas lejanas a la gran puerta del
Centro Cultural Estación Mapocho, se asignará horario de acceso específico según la
ubicación y facilidades de acceso.
e) Entrada de muebles, artefactos y reparaciones del stand durante la Expo.
Estas tareas se podrán realizar de 08.30 a 09.00 horas y de 18.00 a 18.30 horas.
Con el fin de autorizar el ingreso del personal a cargo de estas tareas, los
expositores deberán enviar nómina con nombre y RUT a la Organización.
f) Todos los materiales ingresados por el expositor, contratistas y el personal de
montaje, sean estos elementos de exposición, decoración, iluminación, sonido y otros
destinados al evento, serán de su entera responsabilidad.
g) Fecha y horario de desmontaje Stands Expositores
Desmontaje general de Stands
- Jueves 09 de mayo de 2019: De 18.05 a 22.00 horas
- Viernes 10 de mayo de 2019: De 09.00 a 15.00 horas
No se pueden desarmar los stands antes de este horario.
Se recomienda especial cuidado durante el desarme y se recuerda que todos los
materiales son de exclusiva responsabilidad de los expositores. Estas disposiciones
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regirán también para los constructores de los stands, que tendrán a su cargo el desarme
de los mismos.
Los elementos no retirados se considerarán como excedente o abandonados por sus
dueños, sin derecho a reclamo.
La Organización queda facultada para el retiro forzado de cualquier elemento o material
en caso de incumplimiento del expositor en las fechas convenidas en el presente.
4. CARACTERÍSTICAS CONSTRUCTIVAS
a) Los expositores que construyan fuera de los límites indicados, serán obligados a
modificar la construcción y en caso de que no se cumpla dentro de los plazos fijados,
podrán ser sancionados. b) Los stands se construirán únicamente con obra seca. Estarán prohibidos los ladrillos,
cal, yeso, tierra, agua, etc. Está estrictamente prohibido por el Centro Cultural Estación
Mapocho: agujerear, soldar, cortar, romper o deteriorar las instalaciones existentes
(paneles, tarimas, columnas, piso, etc.). Los paneles provistos no podrán utilizarse como
estructura de sostén del stand, no podrán agujerearse, clavarse, ni pintarse. Los perfiles
de aluminio bajo ningún concepto podrán atornillarse, pintarse o cortarse. Las alfombras
o elementos de construcción deberán fijarse únicamente con masking y después cinta
adhesiva doble faz, o bien en tarimas o en cualquier otro medio independiente del piso.
Los expositores deberán devolver los elementos complementarios (paneles, cartel
indicador, materiales eléctricos, etc.) en perfectas condiciones, haciéndose cargo de los
daños causados por el incumplimiento de estas Normas. Toda contravención a lo
expresado será facturada de acuerdo al costo de reparación fijado por La Organización.
Por razones de seguridad, operativas y cumplimiento de la normativa legal vigente,
quedan prohibidas las faenas de taller dentro del lugar de exposición (soldadura,
carpintería, corte de planchas, pintura con compresor, etc.), debiendo traer los
componentes del proyecto prefabricados, autorizándose sólo los trabajos de ensamble,
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retoque y amoblado. Tampoco están permitidos los componentes altamente explosivos
e inflamables, materiales gaseosos, radioactivos, etc. c) Los expositores con espacios libres, podrán construir torres de soporte de iluminación
y/o decoración de stand de hasta 4.0 metros de altura y con una base mínima de
1 mt, incluyendo la tarima, respetando siempre una distancia de 0.50 mt. de los stands
colindantes y de 0,50 mt de los límites del stand respecto a los pasillos. d) Los frentes de los espacios libres en la infraestructura no podrán cerrarse con materiales
opacos en una proporción mayor al 30% de su longitud en cada uno de los frentes. Se
permitirán proporciones mayores si se realizan con materiales transparentes, los que no
podrán cubrirse con publicidad, estanterías, etc.
No se permitirá el uso de soldadura por el deterioro que pudieran producir a los stands
vecinos. No podrán pintarse con soplete o máquina pulverizadora de pintura, por el
mismo motivo. No se podrá agujerear o colocar pernos de sujeción en el piso. Las
escaleras de acceso deberán tener barandas de protección.
e) La construcción de rampas para discapacitados será obligatoria para expositores que
pongan tarimas de más de 5 cm de altura, y optativa para el resto.
La rampa deberá tener las siguientes características: a) Un ancho de 0,80 mt como
mínimo, pudiendo extenderlo, en lo posible, a todo el sector de acceso del stand; b)
Una pendiente del 10% de la altura, (para 10 cm de altura deberá tener un metro de
extensión); c) La rampa deberá estar alfombrada en color que contraste con el de la
alfombra del stand. f) Todas las construcciones deberán quedar dentro de los límites del stand. g) La energía eléctrica, se distribuirá con el cableado o canalización en superficie desde la
canaleta más próxima al punto solicitado. Los únicos habilitados para la realización de
estas instalaciones son las empresas autorizadas por La Organización. h) Importante: todos los equipos de montaje, desmontaje y/o decoración de stands y/o
espacios libres, deberán cumplir con la normativa de seguridad laboral vigente y con lo
señalado en el artículo 6.7.
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La Organización podrá resolver la clausura total o parcial del stand en el momento de
la construcción, cuando la disposición del espacio contratado o su decoración no
corresponda o perjudique a terceros.
5. ELECTRICIDAD
a) El alquiler del stand da derecho a tener 35 watts por mt2, si la empresa contratante
necesita más de lo que le corresponde, deberá solicitarlos a La Organización en la Ficha
de Montaje y cancelar el costo asociado a la cantidad extra de kilowatts requerida. b) La energía eléctrica será suministrada desde los tableros y/o automáticos provistos en
cada isla. El tendido de las líneas hasta el tablero y/o automático ubicado en el espacio
libre lo realizará el expositor.
Toda la instalación eléctrica que ejecute el expositor, debe cumplir con la normativa SEC
REGLAMENTO DE INSTALADORES ELÉCTRICOS Y DE ELECTRICISTAS DE RECINTOS DE
ESPECTACULOS PÚBLICOS, o la que la modifique o reemplace, decreto que puede
encontrarse en la página web de la Superintendencia de Electricidad y Combustibles en
la sección Marco Regulatorio y Reglamentos: www.sec.cl.
c) Todo proyecto eléctrico especial deberá ser ingresado al SEC y deberá contar con el
certificado TE1 aprobado por esta institución.
6. SONIDO
Los expositores que deseen utilizar dentro de sus stands, equipos de sonido (TV, DVD,
videos, grabadores, etc.), deberán instalarlos en recintos acústicamente aislados, para
que su intensidad no moleste a los otros expositores y a los visitantes. No se podrán
colocar parlantes u otros artefactos emisores de sonido en el exterior del stand. Es
obligatorio resguardar los lugares en donde funcionen equipos de sonido o de imagen.
El máximo de decibeles permitido para los equipos de sonido será de 65. Ante la comisión
de este tipo de trasgresiones, la Organización podrá establecer la sanción de retiro de
los equipos en cuestión del stand o espacio libre infractor.
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7. SEGUROS Y RESPONSABILIDAD POR ACCIDENTES LABORALES
DURANTE EL MONTAJE, DESMONTAJE Y ATENCIÓN DE STANDS
a) La Organización no es responsable por accidentes de trabajo que afecten a personas
que presten servicios a los expositores, tanto para la atención de stand, como para el
diseño, montaje y desmontaje de éstos, dentro y fuera del recinto. b) Los expositores quedan obligados a tomar seguros de accidentes (sólo en el caso que
la persona no esté contratada por alguna empresa, ya que si es así la Mutualidad a la
que está
afiliada la entidad es la encargada), contratando las pólizas que cubran los siniestros y
riesgos que, conforme a las leyes vigentes, deban ser objeto del contrato
correspondiente. c) La Organización tomará el seguro de responsabilidad civil hacia terceros, pero no
asumirá responsabilidad alguna por los daños o perjuicios que pudiesen sufrir en la
Exposición los expositores, su personal, su material y pertenencias. Sin perjuicio de lo
expuesto, los expositores deberán presentar a simple requerimiento de la Organización,
la nómina del personal que preste servicios en la muestra (armado, desarmado, atención
de stand, limpieza, vigilancia, etc.)
8. UBICACIÓN DE STANDS
La ubicación definitiva del o los Stands y Espacios Libres, que corresponderá a cada
expositor, será decidida conforme el siguiente procedimiento: a) Auspiciadores y Patrocinadores: Los Stands y Espacios Libres de los auspiciadores serán
asignados según disponibilidad y de común acuerdo entre el auspiciador y la
organización.
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b) Expositores: Los stands serán asignados por la organización dentro del sector elegido
por el expositor, por motivo de fuerza mayor si se decide cambiar la ubicación del
espacio contratado, La organización tiene la facultad de realizar dicho cambio sin
consultar al expositor (no será motivo de devoluciones ni compensaciones economías)
9. VACANCIA
La vacancia del o los Stands producida por la mora del expositor o por su retiro por
cualquier causa, antes o durante la realización de la Expo, implicará que la Organización
podrá disponer de inmediato del Stand para asignarlo libremente.
En este caso, el expositor primitivamente inscrito tendrá derecho a un 50% de
reembolso, salvo que el retiro se haya producido con menos de 45 días de anticipación
a la fecha de la inauguración de la muestra, en cuyo caso no tendrá derecho a reembolso
alguno.
10. PUBLICIDAD, PROMOCIONES Y MATERIAL DE EXHIBICIÓN a) La distribución de catálogos, folletos, y todo tipo de material de promoción deberá
realizarse dentro de los Stands o espacios asignados, siempre que su contenido no se
oponga a las disposiciones legales vigentes, ni a este Reglamento ni a la moral y las
buenas costumbres. b) No podrán realizarse recepciones, conferencias de prensa, entrega de premios, o
cualquier actividad de carácter promocional, en el recinto, sin la aprobación previa de
los organizadores. c) Queda estrictamente prohibido a los expositores realizar todo tipo de propaganda o
promoción mediante altoparlantes o que exceda la superficie del local o que moleste en
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cualquier forma a los demás expositores, regalos y sorteos al público en general o
perjudique al conjunto de la Expo.
d) Se ruega encarecidamente que las modelos y/o promotoras vistan atuendos adecuados
a la Expo y no caer en la exposición excesiva de estas.
e) Considerando la probidad que debe primar en este evento, está prohibido entregar
regalos, sea mediante sorteo o cualquier otro método. Se aceptará la entrega de
merchandising acorde a la marca.
11. PROHIBICIÓN DE SUBARRIENDO O CESIÓN
a) Ningún expositor y bajo ningún concepto podrá subarrendar un espacio de su Stand a
otra persona o empresa. b) La infracción a esta Norma será objeto de la inmediata cancelación del contrato y el
cierre del local. c) En la cenefa del Stand y en toda su propaganda destacada podrá figurar exclusivamente
el nombre del expositor inscrito, es decir, el nombre comercial o legal de la empresa
contratante. Si no se entrega la información y quiere un cambio posterior a la fecha
límite de envío de la ficha técnica, el expositor tendrá que cancelar 1 UF + IVA. d) Sólo podrán emitir boletas de venta o factura, las empresas contratantes de cada stand
y no otras. La infracción a esta Norma será sancionada hasta con el cierre inmediato
del stand, independientemente de las determinaciones posteriores, adoptadas por la
Organización.
12. VIGILANCIA DEL RECINTO
a) ExpoFEMER 2019 contará con un servicio de seguridad especial. No obstante, el
organizador no se responsabiliza por robos, hurtos, daños a la propiedad o a las
personas que puedan ocurrir.
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b) El expositor deberá instalar en su Stand, en un lugar visible, un extintor de incendios,
de polvo químico triclase, para todo tipo de fuego. Se prohíbe encender velas o
fuegos de cualquier clase en el local.
LOS ORGANIZADORES NO SE RESPONSABILIZARÁN POR MERCADERÍAS Y/O ARTÍCULOS
RETIRADOS CON POSTERIORIDAD A LAS 15.00 HORAS DEL DIA VIERNES 10 DE MAYO 2019.
13. EXPOSICIÓN Y VENTA
a) El expositor deberá mantener abierto su Stand todos los días de funcionamiento de
la Expo durante el horario completo fijado para la muestra.
b) El personal que atenderá los Stands deberá presentarse en el recinto, a lo menos
con media hora de anticipación al horario de apertura oficial salvo que la
organización disponga otro horario, por razones de fuerza mayor o para facilitar la
difusión del evento a través de la prensa y no podrá abandonarlo hasta que se haya
retirado la totalidad del público visitante. Se recomienda que el personal vista tenida
formal.
c) El expositor deberá ajustar la comercialización de todos sus productos, al estricto
cumplimiento de las Normas Tributarias Fiscales.
d) El expositor deberá ajustarse al espacio interno de su Stand y le estará prohibido
ocupar una superficie mayor. La organización podrá hacer retirar de inmediato todos
los mesones, paneles, exhibidores y otros que a su juicio infrinjan esta Norma.
Asimismo, le estará prohibido realizar cualquier modificación a la estructura o diseño
del Stand, sin permiso escrito de los organizadores.
Todo daño causado por el expositor al Stand o espacio asignado deberá ser reparado
por éste a su costo, de inmediato, sin perjuicio de las sanciones que la organización
decidiera imponerle en el caso de negligencia o dolo.
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Cada expositor deberá designar y acreditar ante los organizadores a una persona
responsable quien actuará como Jefe del Stand. Siempre deberá permanecer una persona
responsable en el stand para la atención del público.
14. PROBLEMAS DE ÉTICA
Cualquier duda o conflicto que se suscite con motivo de la conducta de un expositor,
particularmente en materia de ética comercial, podrá ser llevada al conocimiento de
la Organización, la que decidirá las medidas a ser implementadas, las que deberán
ser acatadas de manera inmediata por el expositor.
15. PRÁXEDIS EVENTOS S.P.A.
Práxedis Eventos S.P.A., en calidad de organizadora del evento, será la entidad que
tendrá a su cargo la contratación de los Stands, la facturación y Producción General
del evento y será quien se relacione con los expositores.
16. SANCIONES
Las infracciones a las normas previstas en este Reglamento y en general por
conductas o hechos que perjudiquen al funcionamiento e interés general de la Expo,
se sancionarán hasta con el cierre del Stand y la pérdida del derecho a participar en
futuras Ferias.
Los expositores que participan en ExpoFEMER 2019 se someten a las Normas
establecidas en este Reglamento, en las disposiciones contenidas en la solicitud
de contratación, será responsabilidad de cada expositor el instruir a su personal
para el cumplimiento estricto de sus normas.
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Leído y aceptado,
Práxedis Eventos S.P.A.
Entidad Organizadora
Instructivo de Servicio de Impuestos Internos
La Dirección del Servicio, mediante Circular No 34 de 05 de Julio de 1996, publicada en el
Diario Oficial del 11/07/96, impartió instrucciones relativas a la situación tributaria y trámites
que deben realizar los expositores que participen en Ferias o muestras nacionales e
internacionales.
A continuación, se transcribe la parte pertinente de la mencionada circular, que se refiere a
este punto:
a) Todo contribuyente afecto al Impuesto al Valor Agregado, con domicilio o residencia
en el país, que participe en Ferias o Muestra similares, previo al inicio de tal evento,
deberá comunicar por escrito a la Dirección Regional de Servicio de Impuestos
Internos correspondiente al domicilio de su casa matriz, a través de su Oficina de
Partes, de tal participación, señalando además de su identificación completa y
domicilio comercial, la ubicación en el recinto.
b) Podrá utilizar talonarios de boletas, guías de despacho y facturas, autorizadas por el
S.I.I. para su negocio habitual y estampará con un timbre de goma la siguiente
información: “ExpoFEMER 2019 y número de stand”, respaldando así las ventas
realizadas en dicho evento. En forma previa deberá dejarse constancia en el libro de
ventas de los talonarios de documentos que se destinen a dicho evento.
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c) Deberá registrar las ventas, en su libro habitual de ventas en columnas separadas,
por cada período tributario, agregando dicho total a las ventas habituales de su
negocio y ambos formarán el Débito Fiscal en cada período tributario.
Observación: Será responsabilidad del expositor actualizar la información presentada en
este instructivo para cumplir con la normativa vigente.
