Queda terminantemente prohibido cualquier reproduccin, modificacin, distribucin, transmisin, posterior publicacin, exhibicin o representacin
total o parcial del mismo, sin la autorizacin escrita de telecampus
captulo 11
Referenciasy Nombres
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excel 2007
referencias y nombres
11.1 Referencias
La hoja de clculo est construida a base de columnas marcadas con letras ordenadas alfabticamente y filas ordenadas numricamente. Los espacios que se crean en la interseccin de filas y columnas son las llamadas celdas, que se identifican poniendo la columna seguida de la fila (por ejemplo, A1).
Cada hoja dispone desde la celda A1 hasta la celda XFD1048576. Esto supone que cada hoja de Excel dispone de 17.179.869.184 celdas, formadas cada una por una coordenada nica, que se puede visualizar fcilmente en la parte izquierda de la barra de frmula.
Asimismo, estas coordenadas las podr utilizar para referirse a celdas desde otras celdas. Cuando haga esto, pasar a llamar a estas coordenadas Referencias, que le permitirn utilizar informacin desde un sitio concreto de la hoja hasta otro.
Para escribir una referencia completa, escribir:
Nombre_de_la_hoja!ColumnaCeldaHoja2!A1
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Esta referencia completa se puede simplificar si quiere trabajar con una celda de la misma hoja. En este caso, no necesitar el nombre de la hoja ni el smbolo de exclamacin.
La Referencia se puede usar en solitario o dentro de funciones y frmulas. Si la quiere utilizar en solitario tendr que estar precedida por el smbolo = que indica a Excel que lo que va a escribir es una referencia y no un texto comn.
A veces tambin le podr interesar hacer referencia a un grupo de celdas. Esto se denomina Rango1 , que se expresa de la siguiente forma:
Nombre_de_la_Hoja!Celda_superior_izquierda:Celda_inferior_derecha.Hoja2!A1:B10
1 Los rangos no tienen funcionalidad fuera de las frmulas y las funciones.
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Como en el caso de las celdas, si el rango est en la misma hoja, puede simplificar la expresin eliminando el nombre de la hoja y el smbolo de exclamacin.
Para construir una referencia podr escribir directamente la celda a la que quiere hacer referencia o usar el ratn. Una vez puesto el smbolo =, clicando en la celda que desee, crear la referencia.
11.2. Referencias Relativas, Mixtas y Absolutas.
Cuando establece una referencia se crea una referencia relativa. Esto significa que al copiarla en otra parte del documento, sta no se copiara tal cual sino que se transformar en la referencia de la misma distancia del original. Por ejemplo, si en la celda C2 crea la referencia =A1, comprobar que si copia la celda a D5, sta se transformar en =B4 creando una referencia dos celdas a la izquierda y una arriba de la celda donde estaba. Con esto, lo nico que no adaptar es la hoja en el caso de que fuese una referencia completa y cambiara de hoja. En este caso, le saldra el error #REF!
Las referencias relativas con la opcin de autorellenado son la forma ms til de llenar columnas o filas de referencias. Para la opcin de autorellenado tendr que clicar en la parte inferior derecha de la celda de origen (al colocarse encima ver cmo el puntero del ratn cambia de la cruz blanca habitual a una cruz mucho ms estrecha negra), y arrastrar en la direccin que desee.
Las referencias mixtas son aquellas en las que al trasladar la referencia a otra celda hay una parte que se adapta mientras que la otra continua apuntando al mismo punto.
Se puede fijar tanto la fila como la columna y, retomando el ejemplo anterior, sera aquella que al copiar de C2 a D5 lo transformara en A4 o en B1, modificando solo la mitad de la referencia.
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Para crear una referencia mixta deber aadir el smbolo del dlar $ delante del elemento que quiera inmovilizar. Es decir, si en la celda C2 hubiese puesto =$A1, en la celda D5 se encontrara =$A4. Si por el contrario, hubiese puesto =A$1, la referencia que se encontrara al trasladar sera =B$1.
Tambin podr trabajar con las referencias absolutas. Una referencia absoluta es aquella referencia que aunque la traslade de una punta a otra, continuar apuntando a la misma celda. Estas celdas se crean introduciendo el smbolo del dlar delante tanto de la fila como de la columna. Esto har que copie donde copie, esa referencia apuntar siempre a la misma. En el ejemplo anterior, la celda contendr =$A$1 tanto si pega en D5 como si pega en cualquier otro sitio.
Todo lo explicado sobre las referencias, tambin es aplicable a los rangos. Por tanto, podr crear rangos del tipo $A1:$B5, A$1:B$5 o $A$1:$B$5, aunque deber tener en cuenta que en caso de que mezcle distintos tipos de referencia en la casilla de inicio y de final dar el error #VALOR! pues Excel no lo permite.
Por ltimo, tambin se pueden hacer referencias a otros libros poniendo delante
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de la referencia completa el nombre del libro en corchetes [Nombre_del_archivo]. Este proceso tiene el inconveniente de que el libro tiene que estar en la misma carpeta del archivo en el que est trabajando, estar en documentos recientes o poner la ruta entera del archivo entre comillas simples, como mostramos a continuacin:
=C:\Users\Usuario\Desktop\[Nombrearchivo]NombreHoja!A1
Nombres
Para simplificar el uso de referencias, Excel le brinda la utilidad de los Nombres, para denominar tanto celdas individuales como grupos de celdas y as convertir esos nombres en referencias y poderlas llamar desde cualquier punto del libro.
El uso de nombres simplifica la creacin de Referencias y mejora el rendimiento a la hora de crear frmulas, pues de esta manera podr leer ms fcilmente todo el libro. Mire las frmulas siguientes e intente indicar qu contiene cada una:
=SUMA(D5:D25)*C27=SUMA(SUBTOTAL)*IVA
Al iniciar cualquier libro, es recomendable que cambie el nombre
a la Hoja por referencia, y que en la columna A ponga todos
los conceptos fijos de la hoja y en B todos los valores. As,
podr acceder rpidamente a conceptos como IVA, RE, Meses,
Coeficientes o cualquier valor que quiera utilizar habitualmente. En
el momento que tenga los nombres definidos, ver cmo aumenta
su rendimiento.
Para definir un nombre tiene varias opciones. La primera y ms sencilla es seleccionar la celda o grupo de celdas (los nombres tambin son aplicables a rangos de celdas) y, una vez seleccionada, poner el nombre que desea a la celda en la casilla de referencias de la barra de frmulas.
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Todos los nombres se almacenarn en dicha casilla de referencias, por lo que en cualquier momento podr desplegar la casilla y, seleccionando el nombre que desee, ver cmo pasa a ser la casilla activa o el rango queda seleccionado.
Otra manera de crear nombres de celdas es ir a la Cinta de Opciones, a la ficha Frmulas y dentro de la opcin Nombres Definidos ir al botn Asignar nombre a un rango. Si clica, se abrir la ventana Nombre Nuevo:
En esta imagen, adems de poner el nombre de la celda y las celdas a las que hace referencia en la zona Hace referencia a, tambin podr incluir el mbito (dnde estar disponible el nombre, si en todo el libro o solo en una determinada Hoja) e incluir comentarios que le permitirn saber exactamente qu buscaba con ese nombre al crearlo y sus especificaciones de uso.
En la opcin Hace referencia a ver que, por defecto, pone una referencia absoluta, pero tambin puede utilizar una referencia relativa y escribir una frmula o funcin dentro de esta opcin, creando una simplificacin para
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elementos de clculos comunes y mezclando referencias relativas y absolutas en la frmula o funcin.
mbito
Este trmino se utiliza para definir dnde es posible usar el nombre. Por defecto, el mbito se asocia al libro y por tanto lo podr usar desde cualquier celda del libro, pero habr ocasiones en que le interesar restringir el mbito a una hoja en concreto en vez de usarla en todo
