Referat - OS2Referat: Det besluttes at kigge på OS2 i et 4-årigt og et 1-årigt perspektiv. Ambitionen er at OS2 fortsat skal være en platform hvor der er noget, vi kan bidrage

Copyright OS2 Offentligt digitaliseringsfællesskab. Dette værk er under en Creative Commons Kreditering-DelPåSammeVilkår 4.0 International licens. Besøg http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/ for at se en kopi af licensen.

Referat Bestyrelsesseminar 2020

OS2-bestyrelsen – Seminar 2020

Side: 2

Bestyrelsesseminar d. 20.–21. januar 2020 Tidspunkt: kl. 9.00 d. 20/1 – kl. 16.30 d. 21/1

Mødested: Hindsgavl Slot, Middelfart.

Mødedeltagere: OS2s bestyrelse v. Michel van der Linden, Henrik

Brix,

Bo Fristed, Leon Johansen

og Marie Gottlieb Danneskiold-Samsøe.

OS2s sekretariat v. Rasmus Frey og Charlotte Heikendorf.

Afbud: Jens Kjellerup

Referent: Charlotte Heikendorf

Mandag

09.00 – 09.30 Ankomst og velkomst

Michel og Rasmus præsenterer program, formål og forventninger til seminaret.

Referat:

Det besluttes at kigge på OS2 i et 4-årigt og et 1-årigt perspektiv. Ambitionen er at OS2 fortsat skal være en platform hvor der er noget, vi kan bidrage med, trods mindre budgetter end andre på markedet.

09.30 – 10.30 Punkt 1 – Evaluering af sidste års arbejde

Vi gennemgår de mål, som blev opsat sidste år og som blev præsenteret for generalforsamling i 2019. Rasmus og Charlotte gennemgår hvad har vi nået og hvad har vi ikke nået. Bestyrelsen forventes at byde ind med deres billede.

Referat:

Rasmus og Charlotte præsenterer tilbageblikket med fokus på det, der er nået og ikke nået i det forgangne år.


Side: 3

Bestyrelsen er tilfreds med den store professionalisering i foreningen. Emnet freeriders (gratister) drøftes kort – er det okay at bruge uden at bidrage og uden at være medlem? Det konkluderes at emnet ikke skal prioriteres på nuværende tidspunkt. I forlængelse af gennemgangen besluttes: Langsigtet plan:

- Invitere regionerne og Stations IT med i foreningen Kortsigtet plan:

- Mere kommunikation om projekterne i ”dødvande” (når der ikke sker så meget)

- Henrik og Rasmus skriver en tekst om Den Gode Leverandør Bilag:

- Punkt 1 - Tilbageblik_2019.pdf

10.30 - 12.00 Punkt 2 – Den gode ”Open Source” IT-arkitektur

Vi får besøg af Anders Sølbech som er IT-arkitekt hos Holstebro Kommune. Anders vil præsentere et oplæg og deltage i drøftelsen omkring den gode IT-arkitektur med særligt fokus på OS2s open source portefølje.


Side: 4

En open source portefølje har en række særpræg som giver muligheder i forhold til at skabe sammenhænge, genbruge og udnyttelse af den frie adgang. Det er styrker man bør udnytte når der tænkes og planlægges it-arkitektur indenfor OS2. I den offentlig digitalisering og i særdeleshed i OS2 ønsker vi at opnå:

• Sammenhængende it-løsninger

• Genbrug af komponenter og data

• Mere konkurrence og mere innovation

• Større agilitet og hurtigt i gang

• Mere for pengene

• Nemt at tage i brug Alt sammen noget som kan opnås med en effektiv IT-arkitektur og arkitekturstyring samt med de friheder en open source produktportefølje giver. Spørgsmål som drøftes, er bl.a.:

• Hvordan sikre man genbrug på tværs af applikationer / komponenter?

• Hvad skal der være i et godt fundament?

• Hvilke kompetencer / ressourcer kræves der?

• Hvad kan vi selv gøre som OS2 / offentlig myndighed? Og hvad skal vi have hjælp til?

• Hvordan skaber man den gode sammenhængende it-arkitektur for open source produkter?

• Hvordan sikres sammenhæng og fælles arkitektur, i de systemer der er skabt/skabes i OS2

Referat:

Rasmus lægger op til punktet ved kort at beskrive udfordringen: I OS2s portefølje kommer flere og flere produkter der har et overlap og f.eks. kan dele funktionalitet. Den siloopdelte organisering er ofte en barriere for genbrug og koordinering på tværs af produkter. Derfor er der behov for at vi i fremtiden tænker i fælles IT-arkitektur. Anders fra Holstebro Kommune er inviteret med til drøftelsen da han har gjort sig en række grundtanker. Anders fortæller om OS2klap (kommunal letvægts applikationsplatform) og tankerne bag en IT-arkitektur som skal understøtte OS2s udvikling efter open source metoden. Konceptet skal bygge ovenpå på rammearkitekturen, en microserviceplatform (Region MIDTs DIAS) og udstille en række byggeklodser som gør det nemmere at lave OS2-produkter.

Udfordringen: I OS2 får vi flere og flere produkter og flere og flere af disse har mindre eller større overlap i funktionalitet. Vi ønsker at bibeholde sammenhængskraft, en høj grad af genbrug og en lav barriere for anvendelse.


Side: 5

Dette bygger på idéen om et øko-system, der kombinerer open source metoden, forretningsbehov og software- og it-arkitektur. OS2 bør sikre forhold til at efterleve rammearkitekturen og genbrugelige byggeblokke mv. Bestyrelsen er meget lydhøre og enige i behovet og til dels løsningen. Bare fordi økosystemet ikke er tænkt ind fra start betyder det ikke at vi ikke skal gøre noget. OS2 er meget løsnings- og behovsstyret. Det ønskes at skabe konkrete løsninger med det samme. Det drøftes hvordan kan vi lave arkitekturprincipper og pålægge niveau 2 at overholde dem. Det foreslås at udpege 3-5 modne komponenter som der skal laves fælles arkitektur for. Derefter kan vi melde ud at OS2 nu har 5 ting der kan spille sammen og har et fælles sprog. F.eks. har vi ikke fælles integrationssprog på os2mo og os2rollekatalog. Her burde være en fælles integrationsmulighed. Det drøftes, om der bør på længere sigt bør være et krav om OS2 arkitekturprincipper og kobling til rammearkitekturen på niveau 2. En mulighed er at udpege en eller flere modne leverandører til at lave fællesarkitektur? Det besluttes at der langsigtet skal arbejdes med tankerne og konceptet i OS2klap og at det gerne skal føre til solide arkitekturprincipper og en fælles platform i OS2. Ønsket er at understøtte hastighed og genbrug samt kobling til rammearkitekture. På Kort sigt besluttet det at arbejde for en modning af leverandører. Bilag:

- OS_IT_arkitektur.pdf - OS2KLAP_overvejelser.pdf (nov. 2019)


Side: 6

12.00 - 13.00 Frokost

13.00 - 14.30 Punkt 3 – Den gode ”Open Source” produktejer

Hvad kræves der af en produktejer for et open source produkt? Vi får besøg fra IBM repræsenteret af Allan S. Bager (Business Development Manager & Teamlead, Public Sector) og Jakob Munk (Nordic Sales Specialist for SW Solution - Open Source Support).


Side: 7

IBM er en af de virksomheder som er mest produktive (https://github.com/IBM) når det kommer til at bidrage med open source-kode. Hos IBM mener man at være ledende indenfor open source er af differentierende værdi for kunderne - IBM er Open by Design. Allan vil præsentere IBMs tilgang til open souce og hvad det er som gør at IBM kan skabe succes som produktejer af open source produkter og med aktivt at bidrage til open source projekter. Der lægges op til efterfølgende drøftelse. Med OS2 ønsker vi b.la. at:

• Skabe og dele relevante digitale løsninger og resultater i det offentlige

• Skabe og dele udviklingskraft og blive en del af relevant udvikling i andre fællesskaber.

• Agere åbent og fremme Open Source og Open Content.

• Skabe bedre og/eller billigere digitale løsninger. Med afsæt i disse ønsker og behovsdreven udvikling i fællesskab har man skabt en open source portefølje i OS2 på 22 produkter og flere på vej. Det er et ejerskab som forpligter. Hvad er det som skal til for at sikre en fortsat sammenhængende portefølje hvor genbrug, fællesskab, behovsstyret og resultatskabende fortsat er kendetegn. Spørgsmål som drøftes, er b.la.:

• Hvad kendetegner en god produktejer af et open source produkt?

• Hvordan får man succes med en open source organisering?

• Hvordan gør man det nemt at bidrage?

• Hvordan understøtter man den demokratiske proces?

• Hvordan sikre man at alle kan blive hørt?

• Hvordan sikre man en høj kvalitet?

• Hvilke kompetencer/ressourcer kræves der?

• Hvad kan vi lære af andre?

Referat:

IBM laver support på open source løsninger og et centralt budskab er governance! En open source portefølje kræver styring med en organisering som kan løfte opgangen. Man skal huske rettidigt omhu! Er det en god idé? Support er en god ven at støtte sig til. Man bør derfor overveje om man skal have professionel hjælp til sit open source projekt. Open Source er ikke blot at man slipper for en licensudgift. Hvad adskiller open source software og fælles udvikling på f.eks. Sharepoint? Det skal styres på samme måde. OS2 skal få mere ud at

Udfordringen: OS2 vækster på alle fronter. Det gør at der forventes mere og mere af OS2 og OS2s produkter. Både fra medlemmer, leverandører og andre aktører. Det stiller krav at eje en open source produktportefølje. Hvordan varetager OS2 den rolle i fremtiden?

https://github.com/IBM


Side: 8

fordelene ved open source. Hvordan får OS2 fat i communitiet? Demokratiet skal omhandle HVAD og governance skal omhandle HVORDAN. Nogle ting skal styres centralt og andet de-centralt. Best practice er meget vigtigt i open source projekter. Sæt de tre bedste leverandører sammen og lav en lille ”bog” om best practice i OS2. Langsigtede målsætninger:

- Stærkere communities om produkterne - Modning af leverandører (mesterlære)

Kortsigtede målsætninger: - Saml udvalgte aktører til workshop (om best practive). De bedste

arbejder sammen om at beskrive best practice. Bilag:

- IBM_slides.pdf


Side: 9

14.30 - 15.00 Punkt 4 – Opsummering

Vi opsummerer på dagens emner.

Referat:

Key take aways: - OS2 har allerede communities, men vi skal have dem til at virke

endnu bedre. Communities af fagfolk og udviklere. - Er community baseret open source realistisk i OS2? Måske i stedet

satse på flere leverandører omkring produkterne. - Skulle OS2 have en gruppe ansat til at servicere hele porteføljen til

at styrke communities, være gatekeeper, håndtere pull-requests osv.?

- OS2 skal have øje for leverandørernes modenhed i forhold til open source metoden.

- Skal det være et krav til en leverandør, der har en vis størrelse, at have et support backup?

- Vi skal have for øje at man begynder at decentralisere digitaliseringsafdelingerne ud til fagområderne. Der skal være noget som binder det sammen ellers kører én afdelingen med én leverandør.

- Tankerne om KLAP øko-systemet (sikrer at arkitekturen hænger sammen på tværs af OS2-porteføljen) er almindelig sund fornuft, OS2 skal vise hvordan vi gør det. Det kunne være et langsigtet projekt. Vi mangler sammenhæng mellem vores produkter og deres it-arkitektur.


Side: 10


Side: 11

15.00 - 15.30 Pause

15.30 - 16.30 Punkt 5 – Den kommende periode

Vi skal se fremad og drøfte hvad der er vigtigt at fokusere på fremadrettet. Vi skal drøfte hvor vi skal lægge kræfterne og hvad vi skal fokusere på det kommende år og på længere sigt. Hvad er vigtigt for OS2 og hvor skal sekretariatet fokusere sin tid. Spørgsmål som drøftes, er bl.a.:

• Hvad skal vi gøre med X? o Hvad er vores vurdering?


Side: 12

o Hvad forventes der? o Hvilke emner er interessante, hvad er vi og de optaget af?

Referat:

Medlemmer Der skal laves medlemsundersøgelse, hvor beslutningstagere kontaktes. Formålet er at kommunikere bredt og inkludere i OS2s arbejde. Der er fortsat et stort behov for oplysningsarbejde omkring open source og OS2 skal gøres mindre teknisk. Governancemodel & produkter/projekter mv. Det besluttes, at der ikke gøres yderligere ved governancemodellen pt. Andre aktører (KL, KOMBIT, Digitaliseringsstyrelsen og andre digitaliseringsfællesskaber) Samspillet med andre organisationer drøftes. Vi skal skabe stærkere relationer. Konkret ønskes et møde med Danske Regioner og Digitaliseringsstyrelsen (Henrik går videre med sidstnævnte). OS2 skal bring input til Videncentret (KOMBIT/KL) og der skal arbejdes for relationer mellem OS2iot og andre aktører i feltet, f.eks. Gate21. Kortsigtet plan:

- Medlemsundersøgelse - Oplysningsarbejde om open source (mindre teknisk) - Møde med Danske Regioner og Digitaliseringstyrelsen - Praksis for at levere input til videncenteret (KOMBIT/KL) - Skab relationer mellem OS2iot og relevante aktører (Gate21)

Bemærk: post its er samlet under punkt 9

Tirsdag

08.30 - 10.00 Punkt 6 – Hvilke emner skal vi arbejde med i 2020

Vi beslutter rammerne for hvad der skal arbejdes med i 2020 og præsenteres for generalforsamlingen. Vi benytter input og drøftelser fra dag 1. Sekretariatet ønsker at drøftelsen så vidt muligt berører alle OS2s områder samt at der prioriteres så indsats placeres korrekt.

• Medlemmer

• Leverandører

• Produkter / Projekter, herunder: o Styregrupper, koordinationsgrupper og faggrupper o Governancemodel

• Andre aktører / samarbejdspartnere

• Branding


Side: 13

• Open source, herunder: o Produktejerskab o Arkitektur o Kendskab

• Politik

Referat:

Vi arbejder med fem ting, hvor vi kan flytte os:

1) Samspilspartnere a. Leverandører b. Andre aktører c. Internationalt

2) Produktinitiativer 3) Governance 4) Medlemmer 5) Sekretariat

Sekretariatet fungerer godt og governancemodellen skal ikke ændres for nuværende. Der hvor vi særligt skal have fokus er på samspilspartnere og produktinitiativer. Med henblik på medlemmer ska OS2l have en anden tilgang, hvis vi skal nå ud i forretningen. Vi skal tilpasse os til decentraliseringen. Det besluttes at arbejde både langsigtet og kortsigtet med følgende: Langsigtet plan:

- OS2 skal kigge mere mod regionerne og sundhedsområdet. - Interessant at kigge mod staten og andre aktører på f.eks. SMART

city området. - Hvordan finder vi behov i fagområderne? Så løsningerne forbliver

behovsdrevne. Særligt når/hvis it-/digitaliseringsafdelingerne bliver decentraliseret?

- Vi vil som udgangspunkt lave løsninger, der bygger på den fælleskommunale rammearkitektur. Derfor skal vi støtte arbejdet med fælles OS2 arkitekturprincipper samt tankerne om en OS2 serviceplatform (KLAP).

- Vi skal tænke internationalisering og fastholde dialog med open source organisationer særligt i Europa.

- Vi skal arbejde på et OS2 kvalitetsstempel. Leverandører og produkter skal kunne certificeres.

- Arbejde for at sikre mindst to leverandører til hvert OS2-produkt. Kortsigtet plan:

- Sekretariatet skal mindre ind over governance i styregrupper - Communitydelen omkring produkterne skal styrkes. - Sekretariatet skal sikre mere kommunikation fra produkterne og

gøre tydeligt hvem vi er (færre og færre ved hvad open source og metoden er).

- Styrke samspillet mellem andre aktører og produktinitiativer. Bemærk: post its er samlet under punkt 9


Side: 14

10.00 – 10.30 Pause

10.30 – 12.00 Punkt 7 – KMD

Vi får besøg af Søren Ladefoged (Business Development Director - Local Government) og Torben Kristian Mols (Executive Vice President - Local and Regional Government) fra KMD. Michel og Rasmus havde møde med Søren i starten af november 2019. Her blev det besluttet at fortsætte dialogen med den samlede bestyrelsen. Siden har KMD tilsluttet sig som OS2 leverandørpartner og taget initiativ til at indbyde OS2 som oplægsholder med det formål at udbrede kendskab om OS2 og Open Source. Der lægges op til at KMD fortæller deres historie og baggrund for at bevæge sig i en mere åben retning hvor fokus er på Open Source. Hvordan tænker KMD at man kan lave samarbejde? Vi følger op med en åben dialog og forventningsafstemning. Afslutningsvis aftales hvad næste skridt er samt om konkrete tiltag kan sættes i værk?

Referat:

Bestyrelsen og KMD drøfter KMDs open source udvikling. De globale tendenser går i retning af open source og samtidig ændrer KMD sig også fra tidligere at være et alt-i-et softwarehus til også at tilbyde den smalle kerne med applikationer rundt om. Markedet bevæger sig mod transparens. KMD skal også være uafhængig, så man ikke låses fast omkring en leverandør. Med KMD open vil man lave partnerskaber via mindre projekter. Markedet vil ikke have monopoler, så det er forretningsmæssigt smart at lade være med at opkøbe. Der ønskes fokus på crowdfunding vs. investering og udvikling af kernefunktionalitet til flere i stedet for komplet/specifik for én. Hvordan spiller vi hinanden gode? Hører KMD f.eks. noget i brugergrupperne, som kan bruges hos andre og udvikles via OS2? OS2 har en anden tilgang end KMD og kan godt køre et projekt der ikke er helt færdigt i en periode. KMD er på en bunden rejsen imod transparens og ønsker at understøtte integrationer og API’er. Det bemærkes at OS2 ønsker åbne snitflader frem for en-til-en integrationer fordi det giver mere leverandørfleksibilitet. OS2 er en af potentielle partnere fremadrettet i forhold til open source applikationer. Det besluttes at arbejde for at skabe nogle konkrete resultater. Der er behov for ”Show – Don’t tell”. Der er aktiv dialog om f.eks. OS2forms i samspil med Momentum og vi skal have fokus på at finde de små behov som opstår omkring KMDs portefølje.


Side: 15

Der er fuld opbakning til at arbejde for et tættere samarbejde med KMD. Bilag:

- KMD Open.pdf

12.00 - 13.00 Frokost

13.00 – 14.30 Punkt 8 – Statens IT

Vi får besøg af Michael Ørnø (Direktør) og Peder Wiese (Digitaliseringschef) fra Statens IT.


Side: 16

Jens og Rasmus var til møde med Michael og Peder i starten af november 2019. Her kunne vi konkludere flere interesse og opgaveoverlap. Derfor blev det besluttet at fortsætte drøftelsen om hvordan OS2 og Statens IT kan samarbejde med den samlede bestyrelsen. Hovedtemaet for drøftelsen er: Mange aktører arbejder med ensartede opgaver. Hvordan kan man lave samarbejde omkring dette? Giver det anledning til at man bør have mere faste/forpligtende relationer. Der lægges op til at Statens IT fortæller lidt om hvad de arbejder med og hvor open source og tværgående samarbejde passer ind hos dem. Vi følger op med en åben dialog og forventningsafstemning. Afslutningsvis aftales hvad næste skridt er samt om konkrete tiltag kan sættes i værk?

Referat:

Formanden byder velkommen og fortæller at OS2 er optaget af at arbejde henimod andre offentlige partnere for at få større muskler til at udføre opgaven. OS2 ønsker dialog om hvordan vi kan hjælpe hinanden og spille sammen. Michael og Peder giver en introduktion til Statens IT. Det drøftes hvordan og hvilke OS2-produkter som kan bruges hos Statens IT. Skal OS2-produkter laves til services før de kan bruges? Vi bør låne fra hinanden – kunne f.eks. være BorgerPC i SMK. Statens IT har et kundefokus, de skal kunne lide os. Professionalisering = kundetilfredshed. Det bemærkes at OS2 i modsætning til Statens IT ikke drifter. OS2 er en facilitator mellem offentlige myndigheder. Statens IT introducerer projektet SIA Open. Det handler kort sagt om at skabe en desktop, der er så fri for licensaftaler som overhovedet muligt. Intentionen er at sænke omkostninger og kunne give alle medarbejder en god og stabil computer med fuld adgang til de gængse værktøjer. For OS2 er det interessant også ift. til udviklingen af BorgerPC, som kun er publikumsrettet. Det er vigtigt at det er et godt produkt – det skal ikke være open source for open source skyld. OS2 vil vi gerne bakke op om projektet. Erfaringsudveksling om behov og implementering ift. f.eks. Open Desk og BorgerPC projekterne i OS2. Kortsigtet plan:

- Statens IT viser interesse for at blive medlem i OS2. Langsigtet plan:

- Communities med statens styrelser. Hvordan kan vi oprette communities? Så folk fra Statens IT og OS2 kan videndele.

- Få produkter som giver mening stillet til rådighed i Statens IT. Bilag:


Side: 17

- Statens_IT.pdf

14.30 – 16.00 Punkt 9 – Opsummering og afslutning

Vi opsummerer og ser frem mod generalforsamling og 2020.

Referat:

Bestyrelsen samler op på fokusområder og opgaver fremadrettet. Se endvidere punkt 5 og 6. Langsigtet plan:


Side: 18

- At få arkitekturprincipper / arkitekturplatform (OS2klap) ind i porteføljen. Brug præmien fra Digitaliseringsprisens til at lave grundarbejdet for projektet.

o Godt for OS2 at bruge den fælleskommunale rammearkitektur når det giver mening.

- Kommunikere OS2klap som et projekt der kan løse mange udfordringer og skabe sammenhæng. Fokus på værdiskabelsen.

Kortsigtet plan til sekretariatet:

- Bringe flere leverandører ind. Vær proaktive og konkrete. o Flere leverandører har meldt til SKI at de levere open source

- Understøtte samarbejdet med regionerne. - Hvad skal IoT-arbejdet kunne? - Mødes med datafællesskabet - Lav et dokument på 2-3 sider om, hvad vi skal arbejde med de

næste 4 år Kortsigtet plan:

- Konkrete steps om OS2klap fra Anders Sølbech - Have OS2klap på programmet til bestyrelsesmøder det næste halve

år. Generalforsamling d. 13/5 i Aarhus.

- Henrik er på valg og modtager genvalg. - Kontingentet fortsætter med at være som det er. - Generalforsamling til at beslutte hvad vi arbejder med i 2020-2021.

Kort feedback på seminaret

- Godt planlagt! - Godt sted - Rigtig godt at have besøgende med

o Spændende og forskellige gæster

- Evt. planlægge med gåtur. Forslag: walk & talk.


Side: 19

Documents

Referat - OS2Referat: Det besluttes at kigge på OS2 i et 4-årigt og et 1-årigt perspektiv. Ambitionen er at OS2 fortsat skal være en platform hvor der er noget, vi kan bidrage