Embed Size (px)
DESCRIPTION
bbbb
Citation preview
UNIVERSITATEA “ANDREI ŞAGUNA” DIN CONSTANŢA
FACULTATEA DE : ŞTIINŢE ECONOMICE
Specializarea: Finanţarea şi organizarea afacerilor în turism şi servicii
REFERAT LA DISCIPLINA MANAGEMENT ÎN AFACERI
Titular disciplină,
Prof.Univ.Dr. Elisabeta Nicorescu
Masterand,
Sercin Calivet
CONSTANŢA2014
1
UNIVERSITATEA “ANDREI ŞAGUNA” DIN CONSTANŢA
FACULTATEA DE : ŞTIINŢE ECONOMICE
Specializarea: Finanţarea şi organizarea afacerilor în turism şi servicii
UTILIZAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL ÎN
CONDUCEREA UNEI AFACERI – STUDIU DE CAZ –
S.C. MOD TRANS S.R.L.
Titular disciplină,
Prof.Univ.Dr. Elisabeta Nicorescu
Masterand,
Sercin Calivet
CONSTANŢA2014
2
Cuprins
Introducere....................................................................................................................................4
Capitolul 1. Sistemul informațional al organizației...................................................................5
1.1. Definirea sistemului
informațional……………………………………………….6-8
1.2. Rolul și componentele sistemului
informațional……………………………….......9
1.2.1. Rolul sistemului informațional……………………………………..9-10
1.2.2. Componentele sistemului informațional al organizației…………..10-16
1.3. Funcțiile sistemului
informațional………………………………………………...17
1.3.1. Funcţiile subsistemului informaţional managerial...........................17-18
1.4. Perfecționarea sistemelor informaționale...........................................................18-
19
1.5. Proiectarea sistemului informațional…………………………………………..19-
24
1.5.1. Fazele proiectării………………………………………………….24-26
1.5.2. Principii care stau la baza proiectarii sistemului informaţional.....26-29
1.5.3. Metodologia de proiectare / reproiectare a sistemului
informaţional...................................................................................29-30
Capitolul 2. Utilizarea sistemului informațional în conducerea unei afaceri – STUDIU DE
CAZ – S.C. MOD TRANS S.R.L..............................................................................................31
2.1. Prezentarea societății........................................................................................31-33
2.2. Rolul jucat de sistemul informațional în cadrul societății................................33-37
Concluzii.................................................................................................................................38-41
Bibliografie..................................................................................................................................42
3
INTRODUCERE
Sistemul informaţional este definit ca fiind un ansamblu organizat de
resurse: materiale, de personal, date, mijloace şi proceduri de culegere, memorare,
prelucrare şi comunicare a informaţiilor, precum şi circuitele informaţionale
utilizate.
Sistemul informaţional este ansamblul de elemente implicate în procesul de
colectare, transmisie, prelucrare de informaţii.
Conceptul de sistem informaţional şi structura sa este pe deplin justificat prin
faptul că:
acest concept a fost definit în funcţie de specializarea autorilor şi de
contextul determinat de tipul lucrărilor elaborate
traducerea nu chiar exactă, a unor concepte din literatura străină şi de
introducerea de neologisme în limba română ce nu corespund conţinutului ce-l
reprezintă
abordarea încă firavă a problematicii complexe referitoare la proiectarea şi
realizarea sistemelor informatice
O prima definţie elocventă a sistemului informaţional se găsește în
Dicționarul Explicativ al Limbii Române, ,, ansamblu de procedee şi mijloace de
colectare, prelucrare şi transmitere a informaţiei necesare procesului de
conducere a întreprinderilor, instituţiilor, ministerelor etc.”
Alquier şi Barthet definesc sistemul informaţional astfel: ,, ansamblu de
informaţii manipulate într-o firmă.”
4
Lemoigne defineşte sistemul informaţional astfel: ,, un sistem de cuplaj
între sistemul operant şi sistemul de pilotaj.”
CAPITOLUL 1
SISTEMUL INFORMAȚIONAL AL
ORGANIZAȚIEI
5
1.1. DEFINIREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
Sistemul informaţional este definit ca fiind un ansamblu organizat de
resurse: materiale, de personal, date, mijloace şi proceduri de culegere, memorare,
6
prelucrare şi comunicare a informaţiilor, precum şi circuitele informaţionale
utilizate.
Sistemul informaţional este ansamblul de elemente implicate în procesul de
colectare, transmisie, prelucrare de informaţii.
Conceptul de sistem informaţional şi structura sa este pe deplin justificat prin
faptul că:
acest concept a fost definit în funcţie de specializarea autorilor şi de
contextul determinat de tipul lucrărilor elaborate
traducerea nu chiar exactă, a unor concepte din literatura străină şi de
introducerea de neologisme în limba română ce nu corespund conţinutului ce-l
reprezintă
abordarea încă firavă a problematicii complexe referitoare la proiectarea şi
realizarea sistemelor informatice
O prima definţie elocventă a sistemului informaţional se găsește în
Dicționarul Explicativ al Limbii Române, ,, ansamblu de procedee şi mijloace de
colectare, prelucrare şi transmitere a informaţiei necesare procesului de
conducere a întreprinderilor, instituţiilor, ministerelor etc.”
Alquier şi Barthet definesc sistemul informaţional astfel: ,, ansamblu de
informaţii manipulate într-o firmă.”
Lemoigne defineşte sistemul informaţional astfel: ,, un sistem de cuplaj
între sistemul operant şi sistemul de pilotaj.”
Sistemul informaţional ocupă un loc însemnat între subsistemele de
management ale organizaţiei, amplasându-se pe poziţia aratată în schema de mai
jos:
7
Figura nr.1. Poziția sistemului informațional în managementul organizației
Sursa: Dumitru Oprea, Proiectarea sistemelor informaţionale
Prin sistem se înţelege ansamblul de elemente interdependente care
interacţionează pentru atingerea unui scop.
Conform teoriei generale a sistemelor, obiectivul unui sistem este întotdeauna
ieşirea sa.
Dacă avem notaţiile: XI = intrările sistemului, YI = ieşirile sistemului, atunci
se poate calcula transmitaţia (T) sistemului, astfel: T = YI / XI. O tipologie a
sistemelor elaborată de economistul american Boulding, propune o abordare pe
nouă nivele:
o primul nivel descrie un sistem pasiv, identificabil şi diferenţiabil, iar
conţinutul său poate fi cheia
o al doilea nivel descrie un sistem activ, prin care se învederează faptul că este
destinat să facă ceva
8
o al treilea nivel formalizează un sistem regulat, care dispune de o anumită
formă de regularitate în funcţionarea sa
o al patrulea nivel defineşte un sistem informat, capabil să memoreze
informaţiile şi să le utilizeze pentru a modifica comportamentul său
o al cincilea nivel se referă la sistemul decizional, dotat nu numai cu o
capacitate de testare, dar capabil să interpreteze rezultatele prelucrării şi să decidă
asupra acţiunii viitoare
o al şaselea nivel este sistemul memorizator, ce acţionează şi elaborează
deciziile sale în funcţie de informaţiile pe care le stochează de-a lungul luării în
considerare şi tratării evenimentelor provenite din exterior
o al şaptelea nivel postulează faptul că sistemul coordonează deciziile de
acţiune în funcţie de situaţiile care se prezintă ca nişte activităţi diferenţiate
o al optulea nivel este sistemul inteligent, ce dispune de o capacitate de
imaginaţie şi elaborează noi forme de acţiune, păstrează experienţa trecută şi se
face înţeles
o nivelul nouă arată faptul că este o consecinţă prin care sistemul se
autofinalizează, apelându-se la factorul uman, singurul care poate transforma
finalităţile sau identitatea.
1.2. ROLUL ȘI COMPONENTELE SISTEMULUI
INFORMAȚIONAL
9
1.2.1. Rolul sistemului informațional
Rolul sistemului informațional este acela de a transmite informaţia între
diferite elemente. De exemplu, în cadrul unei unitaţi economice, rolul sistemului
informaţional este de a asigura persoanele din conducere cu informaţii necesare
pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură.
În cadrul sistemului informaţional se regăsesc: informația vehiculată,
documentele purtătoare de informaţii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme
de prelucrare a informației, etc.
Printre posibile activități desfăşurate în cadrul acestui sistem, pot fi
enumerate: achiziţionarea de informaţii din sistemul de bază, completarea
documentelor şi transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea
datelor, etc.
În cadrul sistemului informaţional, majoritatea activităţilor se pot desfaşura
cu ajutorul tehnicii de calcul. Se pot prelucra datele primare şi apoi, rezultatul
poate fi transferat mai departe, către alt compartiment spre prelucrare.
Transferul se poate face şi el pe cale electronică, prin intermediul unei reţele
de calculatoare sau cu ajutorul modem-ului.
Un sistem se poate descompune în trei subsisteme diferite, astfel:
subsistemul operaţional sau condus, unde se desfăşoară fenomenele şi
procesele ce au rolul de a trata şi transforma nişte elemente
subsistemul decizional sau de conducere, cu funcţia de a coordona
ansamblul activităţilor în funcţie de obiectivul general şi de subobiectivele
derivate
subsistemul informaţional sau de măsură, ce are rolul de a evidenţia
desfăşurarea fenomenelor şi proceselor caracteristice subsistemului condus cât şi
al sistemului de conducere.10
Sistemul informaţional face legătura între sistemul de conducere şi
sistemul condus (operaţional) şi este subordonat sistemului de conducere.
Sisteme informaţionale economice, datele şi informaţiile - ansamblu de
resurse umane şi de capital, investite într-o unitate (firmă), în vederea corelării şi
prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor şi care se vor utiliza la toate
nivelurile decizionale şi controlul activităţii unităţii (firmei).
1.2.2. Componentele sistemului informațional al organizației
Sistemul informaţional poate fi considerat ca una din principalele
componente a conducerii în timp real a întreprinderii comerciale. Realizarea
actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui funcționare depinde de
calitatea elementelor sale componente.
Sistemul informaţional al firmelor este alcătuit din mai multe elemente strâns
intercorelate:
date şi informaţii (resurse informaţionale)
circuite şi fluxuri informaţionale
proceduri informaţionale
mijloace de tratare a informaţiilor
Date şi informaţii
Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului
informaţional organizatoric interdependente. Ele pot fi definite ca reprezentând
,,ansamblul sistemic al informaţiilor generate, obţinute, disponibile şi
refolosibile din întreprinderea comercială.”
Data reprezintă descrierea cifrică sau literală a unor acţiuni, procese, fapte,
fenomene, referitoare la organizaţie sau la procesele din afara sa, care interesează
managementul acesteia. Din punct de vedere al management-ului, prin informaţii
11
se înţeleg acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct şi
indirect organizaţia respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în
realizarea sarcinilor ce revin în cadrul respectivei organizaţii. În virtutea acestei
calitaţi, informaţia reprezintă temeiul principal al declanşării deciziilor şi
acţiuniilor.
Informaţiile din cadrul organizaţiilor sunt deosebit de complexe. În vederea
facilitării carcaterizării lor, sunt clasificate în funcţie de mai multe criterii:
După modul de exprimare:
informaţii orale
informaţii scrise
informaţii audio-vizuale
După gradul de prelucrare:
informaţii primare sau de bază - cele care nu au suferit un proces de
prelucrare anterior
informaţii intermediare - cele care au fost şi mai pot fi supuse
prelucrării
informaţii finale - cele care au un caracter sintetic şi un grad de
agregare ridicat
După direcţia vehiculării:
informaţii ascendente
informaţii orizontale
După modul de organizare al înregistrării şi prelucrării:
informaţii tehnico - operative
informaţii de evidenţă
informaţii statistice
După provenienţă:
informaţii exogene
informaţii endogene
12
După destinaţie:
informaţii interne - care se nasc şi circulă în interiorul întreprinderii
informaţii externe - generate în mediu sau destinate acestuia
După obligativitatea pentru adresant:
informaţii imperative
informaţii nonimperative
După natura proceselor reflectate:
informaţii de cercetare - dezvoltare
informaţii comerciale
informaţii de producţie
informaţii financiar - contabile
informaţii de personal
informaţii complexe
După modul de definire:
formale - având un regim prestabilit de captare, circulaţie, prelucrare
şi stocare
informale - care circulă spontan între compartimente şi/sau indivizi în
funcţie de necesităţi
Informaţia este o materie primă implicată în activităţile organizaţiei. Orice
proces de muncă indiferent de natura sa se bazează pe informaţii. Concomitent,
informaţia reprezintă şi un produs inevitabil al oricărui proces de muncă (de
producţie, comercial, tehnic, financiar, de personal).
Circuite şi fluxuri informaţionale
13
Utilizarea informaţiilor în procesele decizionale şi de execuţie din cadrul
organizaţiei implică ajungerea lor la adresant sau la beneficiarul de informaţii,
adică este necesar un circuit informaţional.
Circuitul informaţional reprezintă traseul pe care îl parcurge o informaţie
sau o categorie de informaţii între emiţător şi destinatar.
Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaţionale să fie cât mai
directe, în sensul evitării la maximum a punctelor intermediare de trecere, ceea ce
determină atât creșterea vitezei de vehiculare a informaţiilor, cât şi diminuarea
apariției deficiențelor informaţionale.
Caracteristica organizaţiilor moderne este folosirea într-o proporţie din ce în
ce mai mare a circuitelor informaţionale electronice, bazate pe computer şi
telecomunicaţii.
Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care este vehiculată
între emiţător şi beneficiar de circuitul informaţional, caracterizat prin anumite
carcateristici: lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost, etc.
Tipuri de fluxuri informaţionale:
liniare – care au un caracter permanent şi urmăresc în principal
traseul relaţiilor organizatorice de tip ierarhic şi de cooperare
ondulatorii – care se stabilesc între şefi şi subordonaţii
compartimentelor situate la acelaşi nivel ierarhic şi sunt rezultanta unei combinaţii
dintre relaţiile de tip ierarhic cu relaţii de cooperare
arc – care apar între decidenţi şi executanţi situaţi pe niveluri
ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, şi sunt de regulă
generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu transferul deciziei
descendent şi raportare ascendentă (informarea este subsecvenţa deciziei) sau cu
informare ascendentă şi decizie descendentă (informarea ajută la construirea
deciziei)
spirală – care apar cu caracter temporar sau aleator şi sunt
14
specifice fluxurilor specializate pentru urmărirea unui produs (aflat în franciză) de
la intrare, până la vânzare şi post vânzare.
Proceduri informaţionale
Prin proceduri informaţionale se înţelege ansamblul elementelor prin care
se stabilesc modalităţi de culegere, înregistrare, transmitere, prelucrare şi arhivare
a unei categorii de informaţii, cu precizarea operaţiilor de efectuat şi a
succesiunilor, a suporților, formulelor, modelelor şi mijloacelor de tratare a
informaţiilor folosite.
Procedurilor informaţionale moderne le este propiu un grad ridicat de
formalizare. Un accent deosebit se acordă codificării, tipizării şi standardizării
informaţiilor şi situaţiilor informaţionale, astfel încât să se faciliteze integrarea pe
verticală a sistemului de management şi folosirea computerelor. Strâns legat de
formalizarea ridicată a procedurilor informaţionale este informatizarea lor
accentuată. Valorificând imensele posibilităţi oferite de tehnica electronică de
calcul, s-au pus la punct numeroase proceduri informaţionale computerizate.
De asemenea, procedurile informaţionale ale organizaţiilor moderne se
caracterizează şi printr-un accentuat caracter operaţional, prin tratarea rapidă a
informaţiei. Această calitate este determinată în mod special de aportul bazelor de
date, a băncilor de informaşii, al programelor expert, al computerelor etc.
Implicaţiile sale pozitive sunt apreciabile atât pe planul deciziei, cât şi în planul
acţiunii din cadrul organizaţiei.
Dotările tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii între
caracteristicile fundamentale ale procedurilor informaţionale. Astfel, pe primele
locuri se situează urmatoarele:
gradul ridicat de formalizare a procedurilor informaţionale,
15
bazată în principal pe tipizare, standardizare şi codificare a informaţiilor şi
situațiilor informaţionale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea
integrării lor pe verticala sistemului de management
un accentuat caracter opțional al procedurilor informaţionale ale
întreprinderilor competitive, precum şi tratarea rapidă a informației; existența
acestei particularități apare ca o consecință a aportului oferit de utilizarea foarte
diversă a bazelor de date, băncilor de informaţii, programelor expert
economicitatea ridicată a procedurilor informaţionale moderne care
este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enunțate; sporirea eficienței
procedurilor informaţionale este condiționată, pe de o parte de complexitatea lor,
iar pe de altă parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de
importante, precum principiul excepțiilor, principiul priorităților.
Mijloace de tratare a informaţiilor
Mijloacele de tratare a informaţiilor se constituie într-un ansamblu unitar al
mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere şi prelucrare ale
informaţiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informaţional.
Acest suport include două mari componente şi anume:
suportul fizic ce conține ansamblul de echipamente - hardware
suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare şi
programele de aplicaţii – software
În funcţie de performanţele tehnice şi de gradul de intervenţie al omului,
diferitele tipuri de mijloace de tratare a informaţiilor pot fi grupate în următoarele
categorii:
manuale – când intrările în sistem sunt pe purtători de hârtie, care
sunt procesate manual, ieşirile fiind tot pe purtători de hârtie
mecanizate – când prelucrarea informaţiilor se face cu ajutorul
16
echipamentelor mecanografice, cu posibilităţi de înmagazinare relativ limitate, iar
accesul la informaţie este de regulă limitat de performanţele acestora
automate – când prelucrarea informaţiilor se face cu ajutorul
computerelor, cu posibilităţi de înmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la
informaţie realizându-se ,,on line”.
În cadrul sistemului informaţional mijloacele de culegere, înregistrare,
transmitere şi prelucrare a informaţiilor reprezintă suportul său tehnic. Numărul,
structura şi performanțele tehnice şi funcţionale ale mijloacelor de tratare a
informaţiilor condiționează într-o măsură apreciabilă performanţele sistemului
informaţional. Cel mai important mijloc de tratare a informaţiilor îl reprezintă
calculatorul. Utilizarea acestuia implică integrarea sa organică în sistemul
managerial, ținând cont de necesitățile specifice fiecărei organizaţii. Acesta este un
proces complex, dificil, care presupune competenţă, răbdare şi perseverență pentru
a elabora şi utiliza anumite programe informatice. Utilizarea calculatorului implică
şi anumite riscuri deoarece întreprinderile se confruntă cu viruşii informatici.
Penetrarea acestora în programele informatice intenţionată sau întâmplătoare poate
crea probleme majore în managementul firmei. Într-o măsură crescândă,
capacitatea managerilor de a asigura accesul la cele mai recente şi performante
produse de hard şi soft condiţionează capacitatea competitivă a organizaţiei.
17
1.3. FUNCȚIILE SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
Sistemul informaţional trebuie să realizeze patru funcţii principale, anume:
înregistrarea
memorarea
prelucrarea
comunicarea
Funcţia de înregistrare, arată că o dată sau o informaţie poate exista, dar
atât timp cât ea nu este percepută, nu se poate spune că este utilizată şi că face
parte din sistemul informaţional.
Funcţia de memorare constă în stocarea datelor pe purtătorii tehnici de
mare capacitate în vederea utilizării lor în cadrul unor procese de prelucrare
ulterioară.
Funcţia de prelucrare, ce se poate face cu muncă manuală, intelectuală
sau cu tehnologiile informaţionale. Ea constă în: accesul la date şi manipularea
datelor.
Funcţia de comunicaţie cunoaşte forme extrem de variate situându-se atât
la nivelul de schimb, între funcţiile deja enumerate cât şi în interfaţa dintre
sistemul informaţional însuşi şi sursele sau utilizatorii săi.
1.3.1. Funcţiile subsistemului informaţional managerial
Funcţia decizională exprimă menirea sistemului informaţional de a asigura
elemente informaţionale necesare luării deciziilor. Dată fiind importanţa sa
deosebită există tendinţa de a utiliza denumirea de sistem informaţional al
managementului (MIS - management informational sistem), ştiut fiind că decizia
constituie elementul specific cel mai important al managementului.
18
Funcţia operaţională prin care sistemul informaţional asigură
operaţionalizarea deciziilor, metodelor manageriale şi realizarea obiectivelor
cuprinse în strategia organizaţiei.
Funcţia de documentare a sistemului informaţional exprimă înregistrarea
de informaţii ce servesc îmbogăţirii cunoştintelor personalului şi care, numai
ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea
anumitelor operaţii. Trecerea la firma bazată pe cunoştinţe determină o amplificare
substanţială a importanţei acestei funcţii.
Funcţia educaţională se referă la preocuparea permanentă la nivel de
organizaţie, compartimente şi titulari de posturi, de însuşirea intensă de
cunoştiinte, cu efecte directe în planul performanţelor.
1.4. PERFECȚIONAREA SISTEMELOR
INFORMAȚIONALE
În mod tradiţional, obiectivele acestui demers sunt în număr de patru, anume:
adecvarea investiţiilor în sistemul informaţional cu obiectivele
strategice ale firmei
prelucrarea informaţiilor pentru obţinerea de avantaje concurenţiale
atingerea unei gestiuni eficace şi eficiente a sistemului informaţional
alegeri coerente în termenii tehnicii şi arhitecturii
Pentru managementul sistemelor informatice sunt cinci tipuri de abordări,
anume:
adecvată
metodologică
bugetară
tehnică
19
organizaţională
Abordarea adecvată, arată că strategia globală a firmei este determinată, în
ce priveşte dezvoltarea sistemelor informaţionale.
Abordarea metodologică, propune utilizarea unei metode formale pentru a
clasifica strategia de dezvoltare a sistemelor informaţionale, metodă a cărui
promotor este responsabil cu sistemul informaţional şi a cărei aplicare este
încredinţată de cele mai multe ori consultanţilor externi.
Abordarea bugetară constă în supunerea proiectelor de aplicaţii aprobării
conducerii, proiecte ce sunt aprobate sau refuzate după studierea bugetului,
operaţie ce se face utilizând procedurile de control financiar valabile firmei.
Abordarea tehnică se bazează pe metodele de analiză de firmă în care
funcţionarea acesteia este schematizată cu ajutorul diagramelor ce stau la baza
unui proiect de arhitectură generală a sistemului informaţional ce trebuie dezvoltat.
Abordarea organizaţională, construieşte într-o manieră evolutivă, ca urmare
a unui proces continuu de decizii şi alegeri efectuate prin confruntarea permanentă
dintre organizaţie şi sistemul informaţional.
1.5. PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
Determinarea conţinutului bazei informaţionale se face în funcţie de
variantele: ieşiri-intrări, intrări-ieşiri, sau mixtă care se vor aplica în raport de
complexitatea sistemului informatic.
Varianta de abordare ieşiri - intrări asigură stabilirea conţinutului bazei
informaţionale ale noului sistem în funcţie de obiectivele propuse, concretizate în
situaţiile de ieşire impuse de unitatea beneficiară. Pe baza ieşirilor necesare
beneficiarului, se stabileşte conţinutul adecvat al bazei informaţionale ce va
20
cuprinde atributele de intrare concretizate sub forma unui nucleu, ce limitează
conţinutul şi dimensiunea bazei informaţionale.
Baza informaţională astfel constituită se poate modifica pe parcursul
exploatării noului sistem, ca urmare a dinamicii fenomenelor şi proceselor
economice din unitatea beneficiară.
Varianta prezintă avantajul că asigură determinarea conţinutului bazei
informaţionale în concordanţă cu natura ieşirilor preconizate şi dezavantajul că
acest conţinut este lipsit de flexibilitate. Dacă se solicită schimbarea conţinutului şi
setul de ieşiri de unitatea beneficiară se impune o reconsiderare a conţinutului
bazei informaţionale. Se recomandă în cazul sistemelor informatice mari şi
mijlocii caracterizate printr-o complexitate ridicată a ieşirilor informaţionale şi
implicit a obiectivelor avute în vedere.
Varianta prezintă avantajul flexibilităţii conţinutului bazei informaţionale
dacă se solicită modificări ale ieşirilor informaţiilor, dar are dezavantajul că
supradimensionarea bazei informaţionale, ceea ce implică timp mare de realizare,
costuri ridicate de proiectare şi o sporire a complexităţii prelucrărilor sistemului
informatic. Aceasta este utilizabilă în condiţiile realizării unui sistem informatic
mic, ce poate fi caracterizat prin dinamismul ieşirilor solicitate în funcţie de
varietatea obiectivelor.
Aplicarea variantei presupune determinarea corectă a algoritmului şi a
operanzilor primari corespunzători. Sunt situaţii în care algoritmul se reduce la o
simplă operaţie de calcul şi în alte cazuri algoritmul poate fi complex şi este
compus dintr-o succesiune de operaţii, ce generează rezultate intermediare.
Dacă determinarea atributelor de ieşire depinde şi de îndeplinirea unor
condiţii, algoritmul se prezintă sub forma unui tabel de valori sau a unei tabele de
decizii. Deci, conţinutul bazei informaţionale (I) se compune din submulţimea
atributelor preluate (Ap) reunită cu submulţimea operanzilor primari (Op). Prin
urmare conţinutul informaţiilor astfel constituit va cuprinde totalitatea atributelor
21
privite ca un nucleu informaţional, necesar şi suficient realizării obiectivelor
noului sistem informatic.
Condiţiile pentru proiectarea corectă a conţinutului bazei informaţionale
sunt:
atributele de ieşire (E sau Ae) sunt formate din submulţimea
atributelor preluate (Ap) reunită cu submulţimea atributelor calculate (Ac), motiv
pentru care cele două submulţimi intersectate ne dă vidă, rezultând că cele două
mulţimi nu au atribute comune, deci: E = Ap U Ac, motiv pentru care cele două
submulţimi intersectate ne dă mulţimea vidă, deci: Ap ∩ Ac = 0, rezultând că cele
două submulţimi nu au atribute comune.
operatori primari (Op) intersectaţi cu submulţimea atributelor
preluate (Ap) corespunde atributelor comune, fiind diferită de mulţimea vidă;
atributele de intrare (I) reprezintă nucleul informaţional ce
constituie conţinutul bazei informaţionale, dacă se verifică simultan condiţiile de
eficienţă a conţinutului acestora, prin următorele relaţii: I = Op U Ap ; E = Ap U
Ac şi I ≤ E.
Încă din anii ’50 ca urmare a creşterii mărimii întreprinderilor şi a
complexităţii proceselor de conducere, a apărut necesitatea îmbunătăţirii,
raţionalizării şi perfecționării sistemelor informaţionale. În acest context, ideea
care s-a degajat a fost aceea că un sistem informaţional, fără a fi exhaustiv, trebuie
să răspundă cerinţei de raţionalizare a informaţiei în vederea creşterii calității
procesului decizional. În condiţiile în care, managerii întreprinderilor comerciale
se află permanent în faţa situaţiei de a lua decizii în condiții de risc, se pun în faţa
proiectării de sisteme informaţionale, au obligaţia de a satisface două condiţii de
bază:
asigurarea unei prelucrări corecte a informaţiei din domeniile
care ţin de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne de stocare,
transport şi comercializare)
22
oferirea unor estimări cât mai apropiate de evoluţia reală pentru
fenomenele care se găsesc sub incidența riscului (dinamica pieţei, cote de piaţă,
evoluţia proceselor inflaţioniste, etc.).
Realizarea acestor condiţii impune la rândul ei realizarea altor două
categorii mari de restricţii:
impunerea unor cerinţe care să asigure corectitudinea şi viabilitatea
informaţiei
eliminarea deficienţelor majore existente în sistemul informaţional în
funcţiune
Sunt elemente care condiţionează perceperea realistă a proceselor la care se
referă informaţiile în calitatea lor de componente primare ale sistemului
informaţional. Dintre acestea se pot enumera:
asigurarea de informaţii reale cu privire la modul de desfăşurare a
proceselor din interiorul întreprinderii comerciale; cerinţa se găseşte în strânsă
corelaţie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei respective şi mediului
în care ea operează; calitatea informaţiilor reprezintă, în acest context, un element
definitoriu pentru realismul deciziilor, precum şi pentru obţinerea pe termen lung a
unor performanţe economice ridicate
multilateralitatea informaţiei, aceasta constituie o cerinţă generată de
complexitatea proceselor şi fenomenelor care au loc în firmele comerciale.
Întelegerea, analiza şi perceperea proceselor în care întreprinderea este
implicată, din multiple puncte de vedere, necesită informaţii multilaterale, în
măsură să reliefeze aspectele reprezentative de natură economică, tehnică, umană
sau științifică.
concizia şi capacitatea de sinteză a informaţiilor, aceasta reprezintă
o cerință a cărei existență este impusă de riguroasa selectare a celor mai
semnificative informaţii din punct de vedere al gradului de noutate şi al
importanței pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun
23
managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incumbă conducerea
întreprinderilor comerciale, prezentarea informaţiilor trebuie să îmbrace o formă
cât mai concisă, economică
precizia şi siguranța informaţiilor, aceasta necesită o identificare
corectă a elementelor esenţiale noi, şi asigurarea cu exactitate a caracterului
concis, sintetic şi multilateral al informaţiilor
oportunitatea informaţiei, care constă în utilizarea informaţiei
corespunzător destinaţiei sale în timp util; caracteristica este impusă, pe de o parte,
de cunoaşterea exactă a destinatarului informaţiei (care poate fi cel care a cules şi
înregistrat informaţia în forma sa primară, sau un alt executant sau manager), iar
pe altă parte, de faptul că utilizarea informaţiei conform destinaţiei sale este
condiţionată de ajungerea sa la beneficiar în timp optim pentru luarea deciziei sau
declanşarea acţiunii vizate
operativitatea tratării informaţiilor, este impusă de reducerea
perioadelor legate de iniţierea, luarea şi implementarea deciziilor şi, ca urmare,
sporește însemnătatea tratării cât mai rapide a informaţiilor, știut fiind faptul că o
informaţie oricât de valoroasă ar fi, devine total sau parţial inutilă, dacă ajunge la
utilizator după ce procesul căruia i-a fost nemijlocit destinată s-a finalizat
dinamismul informaţiilor, care este impus, pe de o parte, de tendința
de comprimare a perioadelor în care se desfășoară procesele manageriale şi cele de
execuție, iar pe de altă parte, de necesitatea ca informaţiile să reflecte evoluția
proceselor de muncă şi problematica întreprinderii comerciale în evoluția lor și,
mai ales, de anticiparea evolutiei acestora
adaptarea informaţiilor la specificitatea personalului implicat, se
referă la formalizarea informaţiilor în raport cu nivelul de întelegere şi calificare a
personalului care o utilizează
eficiența informaţiilor, aceasta presupune evaluarea rezultatelor
transpunerii informaţiilor în decizie
24
fiabilitatea informaţiilor, se referă la asigurarea disponibilității
informaţiilor în raport cu coordonatele care prezintă interes pentru decident
adecvarea informației, la nevoile impuse de luarea deciziilor la
respectivul nivelul ierarhic.
1.5.1. Fazele proiectării
Procesul de proiectare, care este întâlnit în literatura de specialitate şi sub
termenii de raționalizare sau reproiectare, este un proces complex, care poate să
afecteze întreg sistemul întreprinderii sau părți componente ale sale. Criteriul de
bază al proiectării constă în eliminarea redundanțelor informaţionale. Privit la
nivelul întregului sistem al întreprinderii comerciale, procesul de eliminare a
redundanțelor este orientat pe următoarele etape:
analiza comparativă a componentelor structurii organizaționale în
vederea identificării unor subcomponente care au atribuții funcționale similare sau
identice; dacă apar situații de acest gen se impune o redimensionare a
subcomponentelor în cauză, pentru a se respecta criteriul unicității atribuțiilor
functionale
analiză a competențelor specifice fiecărei atribuții funcționale a
componentelor organizaționale, cu scopul eliminării paralelismelor în exercitarea
sarcinilor; criteriul care stă la baza acestei analize este criteriul unicității
competențelor, iar rezultatul acestei analize îl constituie delimitarea clară a
granițelor dintre subdiviziunile organizatorice în procesul exercitării funcțiilor lor
analiză a activităților specifice fiecărei competențe , cu eliminarea
redundanțelor derivate din existența unor activități care servesc aceluiași obiectiv,
dar care se găsesc pe niveluri diferite de competențe sau funcționale; criteriul
aplicat este acela al unicității activităților
construirea unei diagrame de relații care să cuprindă, pe de o parte,
25
relațiile dintre activitățile specifice fiecărei competențe funcționale, iar pe de altă
parte, relațiile dintre activități complementare, dar care se găsesc pe niveluri de
competență funcționale diferite (relații dintre servicii diferite sau birouri diferite);
criteriul utilizat este cel al unicității relației, iar scopul este acela al eliminării
relațiilor care ar putea să genereze suprapuneri de circuite informaţionale sau
dublări de fluxuri
reprezentarea grafică a circuitelor informaţionale specifice fiecărei
relații, care este o activitate orientată către definirea conținutului fiecărei
informaţii, a purtătorilor de informaţii şi a traiectoriilor acestora; criteriul utilizat
este acela al unicității locului producerii unei informaţii, iar prin reproiectarea
purtătorilor de informaţii se pot elimina eventualele informaţii inutile sau
eventualele dubluri de informaţii
informatizarea sistemului informaţional astfel, îmbunătățit.
Deficienţe majore existente în sistemul informaţional Cele mai frecvente
disfuncţionalități ce apar într-un sistem informaţional sunt: distorsiunea, filtrajul,
redundanţa şi supraîncarcarea circuitelor informaţionale.
Distorsiunea informaţiilor constă în modificarea parțială, neintenționată a
conținutului, a mesajului unei informaţii în procesul culegerii, prelucrării şi
transmiterii de la emițător la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni se
pot enumera: nerealizarea unei coordonări corecte, neomogenitate în pregătirea
personalului implicat în vehicularea informației, slaba pregătire a celor care emit
informaţii, utilizarea de suporți informaţionali de calitate necorespunzătoare,
probleme de manipulare a suporților de informaţii în procesul transmiterii lor, etc.
Filtrajul reprezintă o modificare voită a mesajului sau conţinutului
informaţiilor de-a lungul fluxului informaţional pe care acestea îl parcurg. Spre
deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin
intervenția pe parcursul creării, transmiterii şi prelucrării informaţiilor a unor
persoane, care au interesul ca beneficiarul informației să primească un mesaj
26
eronat, parțial sau total. Atât distorsiunea, cât şi filtrajul, influențează în mod
negativ beneficiarii de informaţii, ca urmare a dezinformării lor parțiale sau
integrale, cu efect asupra proceselor manageriale.
Redundanţa constă în înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea repetată a
unor informaţii. Ea este o deficiență tipică a sistemului informaţional, determinată
de lipsa de corelare a diferitelor funcții, posturi sau compartimente din cadrul
structurii organizatorice, de absența coordonării sau coordonarea defectuoasă a
anumitor componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al
nerespectării principiului unităţii de decizie şi acţiune (principiul de bază al
proiectării structurilor organizatorice). Situaţia cea mai frecventă a apariției
redundanţei este aceea a solicitării de cereri de informaţii fără respectarea
nivelurilor ierarhice.
Supraîncarcarea circuitelor informaţionale cu informaţii este, de fapt, un
efect al redundanței, sau al nerespectării caracterului piramidal a sistemului
informaţional. Principalele ei cauze sunt: proiectarea defectuoasă a sistemului
informaţional actual, lacunele în pregătirea unor manageri şi executanţi, tendinţa
de supraevaluare a realizărilor şi acţiunilor întreprinse.
1.5.2. Principii care stau la baza proiectarii sistemului informaţional
Procesele de elaborare a sistemelor informaţionale sunt procese complexe,
cu activităţi integrate care trebuie să fie subordonate unei concepţii unitare şi unei
metodologii de abordare bazate pe respectarea cu strictețe a unui complex de
principii.
Aceste principii, unanim acceptate de specialiştii recunoscuţi din domeniu,
sunt următoarele:
Managementul este sistemul de nivel cel mai general al firmei
27
comerciale; el subordonează proiectarea şi funcţionarea sistemelor
informaţionale. În calitatea sa de subsistem al sistemului managerial, sistemul
informaţional asigură baza informaţională pentru activitățile manageriale şi de
execuție și, ca urmare, el trebuie să reflecte toată gama de obiective ale firmei
(strategice, tactice, derivate) care intră în competența sistemului managerial.
Sistemul informaţional trebuie să asigure o corelare strânsă între sistemul
decizional al firmei comerciale şi structura organizatorică a acesteia.
Unitatea metodologica a tratării informaţiilor este un principiu a
cărui respectare asigură compatibilitatea tuturor componentelor sistemului, oferind
premisele integrării informaţiilor în sistemul decizional, al asigurării rigurozității,
şi facilitării controlului managementului asupra funcționării sale. Caracteristica
esenţială oferită de acest principiu este omogenitatea.
Focalizarea eforturilor în demersul proiectării către identificarea şi
eliminarea abaterilor majore de la obiectivele programate a fi realizate. Abaterile
majore apar, de regulă, în procesul de raportare de la nivelurile inferioare de
decizie, către cele superioare. O micşorare a frecvenţei şi dimensiunii situaţiilor
informaţionale (raportărilor) ar putea, în acest context, să determine o simplificare
şi o creştere a rapidității de reacţie a sistemului informaţional.
Condiţionat de principiu precedent este şi principiul asigurării unui
timp de reacţie în concordanţă cu cerinţele sistemului managerial. El derivă din
faptul că niciun sistem informaţional al unei întreprinderi comerciale nu este
omogen din punct de vedere al culegerii, prelucrării şi transmisiei informaţiei,
deoarece în structura oricăruia se găsesc componente manuale alături de
componente automatizate, care determină apariţia unor timpi diferiți de reacţie.
Problema cheie pentru proiectanţi este de a găsi soluţia cea mai bună de combinare
a acestora pentru ca sistemul informaţional să poată face faţă, ca rapiditate şi
ritmicitate, nevoilor sistemului managerial.
Legat de acesta este principiul flexibilității, potrivit căruia sistemul
28
informaţional trebuie să fie suficient de elastic pentru a putea face față unor
modificări ale caracteristicilor sale funcţionale potrivit nevoilor noi care pot apare.
Principiul valorificării la maximum a fondului de informaţii
primare în informaţiile finale, derivă din necesitatea unei bune fundamentări a
deciziei economice care impune o foarte clară modalitate de construcţie a
informaţiilor finale, subsecvente deciziei, bazată pe proceduri informaţionale în
masură să utilizeze cu maximum de randament baza de informaţii primare.
Principiul eficienţei, care este de fapt un principiu general al
activitaţii economice potrivit căruia, în procesele de proiectare trebuie avut în
vedere obţinerea unui nivel maxim de rezultate cu eforturi cât mai mici. El impune
o evaluare continuă a acestui raport, cu menționarea metodologiilor în măsură să
asigure obţinerea unor niveluri locale optime, în termenii deciziei manageriale.
Un management eficient implică existența unui sistem informaţional fiabil,
în măsură să facă faţă solicitărilor procesului de decizie. Apariţia unor discordanțe
în procesul de decizie, furnizarea cu întârziere a informaţiilor, nerealismul
acestora, apariţia unor conflicte ca urmare a existenței unor circuite paralele a
căror existenţă încalcă criteriile de confidenţialitate impuse, pot fi cauze ale
începerii unor procese de proiectare sau reproiectare a sistemului informaţional.
Acest proces este de regulă un proces riguros, foarte laborios care, de regulă,
implică multe din resursele materiale, umane şi financiare ale întreprinderii
comerciale. El constă, de fapt, în implementarea unui nou set de proceduri de
procesare a informaţiei. Cea mai importantă problemă în proiectarea unui sistem
informaţional constă în descrierea sistemului, a celui deja existent dar şi a celui
care urmează a fi introdus. Importanţa derivă din complexitatea sistemului
informaţional, în care foarte puține componente se pot identifica cu ușurință.
Situația aceasta este urmare a faptului că în economia românească nu există un
standard referitor la sistemele informaţionale. Chiar un sistem bazat pe tehnologia
29
computerelor are un ciclu de viață limitat, la fel ca un organism viu sau ca un
produs nou lansat pe piaţă.
Proiectarea unui sistem informaţional nou este stimulată de nevoia de a
perfecţiona procedurile existente sau de a obţine un avantaj competitiv din
valorificarea unei noi oportunităţi. Primul pas al acesteia îl constituie delimitarea
sferei de cuprindere a proiectării, prin identificarea cauzelor care determină slaba
funcţionare a sistemului informaţional, în ansamblul său sau a parţilor sale
componente. Delimitarea sferei de cuprindere se poate face cu ajutorul tabelelor de
determinare care pot oferi o imagine a relaţiilor de tip cauză-efect în propagarea
lor de la efectul final către cauza iniţială. Odată delimitată sfera de cuprindere se
poate trece la proiectarea propriu-zisă.
1.5.3. Metodologia de proiectare / reproiectare a sistemului
informaţional
ETAPA PREGĂTITOARE
- declanşare
- obiective
- sferă de realizare
- termene
- resurse
- metode şi tehnici de culegere şi înregistrare a informaţiilor
PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL
MANAGERIAL
- componentele primare
- situaţii informaţionale
30
- disfuncţionalităţi
- alte aspecte
ANALIZA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL
- analiza componentelor primare
- analiza situaţiilor informaţionale
- analiza deficienţelor informaţionale
- analiza prin prisma principiilor
PROIECTAREA / REPROIECTAREA
- de ansamblu
- de detaliu
IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL
- climat de muncă
- condiţii materiale, financiare, umane
EVALUAREA FUNCŢIONĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-
MANAGERIAL
- eforturi
- efecte
- eficienţă
31
CAPITOLUL 2
UTILIZAREA SISTEMULUI INFORMAȚIONAL
ÎN CONDUCEREA UNEI AFACERI – STUDIU DE
CAZ – S.C. MOD TRANS S.R.L.
2.1. PREZENTAREA SOCIETĂȚII
Societatea S.C. MOD TRANS S.R.L. are ca obiect de activitate principal
confecționarea de obiecte vestimentare pentru femei din categoria confecția ușoară
precum:
costume: sacou și pantalon; sacou și fustă
compleuri: bluze și fuste; bluze și pantaloni
paltoane
pantaloni
fuste
bluze
cămăși
tricouri
rochii
pantaloni.
Societatea S.C. MOD TRANS S.R.L. este înregistrată la Registrul Comerțului,
având Codul Unic de Înregistrare 2535736 și Numărul de Înmatriculare J
38/1045/1992. Societatea are un capital social de 1000 Ron.
Societatea S.C. MOD TRANS S.R.L. este situată în Constanța, Strada Miron
Costin, nr.78.
32
Structura sortimentală a producţiei cuprinde produse destinate atât pieţei
interne, cât şi externe. Societatea dispune de 100 de salariaţi, din care 15 personal
TESA. Se lucrează într-un singur schimb, cu săptămâna întreruptă.
Rezultatele economico-financiare înregistrate în ultimii 2 ani sunt, în
general, favorabile, în sensul că firma a obţinut profit, are o cotă absolută şi
relativă de piaţă constantă, nu s-a confruntat cu probleme de natură socială, nu are
datorii la stat şi furnizori.
Beneficiarii produselor oferite de S.C. Mod Trans S.R.L. constituie
principalul element al micromediului firmei, destinatarul final al eforturilor
economice ale acesteia.
Componenții clientelei sunt:
piețele de consum – cumpărătorii individuali din țară și străinătate,
companii
piețe guvernamentale – formate din cumpărători, organisme publice
(școli, centre sportive, grădinițe) care beneficiază de îmbrăcăminte cu diverse
ocazii
Furnizorii sunt reprezentați de diverși agenți economici - firme și persoane
fizice - care asigură resursele necesare firmei de materii prime, instalații,
echipamente, informaţii.
În procesul de aprovizionare ținând cont de activitatea desfășurată, S.C. Mod
Trans S.R.L. intră în relații contractuale cu furnizorii privind:
energie electrică - furnizorul onorându-și obligațiile contractuale
energie termică - furnizorul onorându-și obligațiile contractuale
materii prime - fiind achiziționate de la un număr de 15 furnizori.
Din punct de vedere managerial, S.C. MOD TRANS S.R.L. beneficiază de un
management clasic, cu o organizare ierarhic-funcţională, multietajată. Nu se
utilizează instrumente manageriale evoluate gen managementul prin obiective,
managementul prin bugete, managementul prin proiecte. Decizional, autoritatea nu
33
este structurată de aşa manieră încât să evite paralelismele şi diluarea de
responsabilităţi.
Informaţional, firma îşi are conturate principalele componente – de la date şi
informaţii, la mijloacele de tratare a informaţiilor; cu toate acestea, în funcţionarea
acestui subsistem al managementului se înregistrează încă destule deficienţe.
Gradul de informatizare este destul de scăzut, deşi au fost achiziţionate, în ultimul
an, 10 calculatoare performante.
Structura organizatorica a firmei este formată din 6 compartimente precum:
compartimentul de conducere
compartimentul personal-organizare- salarizare
compartimentul de cercetare dezvoltare
compartimentul de productie și analiză tehnică
2.2. ROLUL JUCAT DE SISTEMUL
INFORMAȚIONAL ÎN CADRUL SOCIETĂȚII
Sistemul informaţional se referă la totalitatea procedurilor organizate, încât
să permită furnizarea de informaţii necesare luării deciziilor și/sau a controlului
organizației.
Rolul sistemului informaţional este de a asigura persoanele din conducere cu
informaţii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură şi
de asemenea se observă creșterea eficienței economice și productive.
În cadrul firmei analizate, sistemul informaţional decizional și strategic
joacă un rol foarte important deoarece realizarea întregii activități stă la baza
primirii și prelucrării informaţiilor. Parcurgerea informaţiilor urmează traseul:
director general → compartimentul de management→compartimentul
34
tehnic→director general. Deciziile cele mai importante se iau în cadrul unor
ședințe generale .
Pentru o bună desfăşurare a activitaţii firma depinde în totalitate de sistemul
informaţional, de procurarea informaţiilor de la beneficiar, de prelucrarea lor prin
intermediul programelor speciale de PC și în final de realizarea lor conform
contractului.
În cadrul firmei se pot ivi pe traseul informaţiei în procesele de comunicare
perturbaţii care pot produce blocaje, distoriuni și bruiaje ori în transmiterea, ori în
receptarea mesajului, care nu pot duce decât la alterarea mesajului transmis.
Compartimentul personal-organizare- salarizare dispune de 4 posturi, din
care:
un post şef compartiment (economist)
un post tehnician protecţia muncii
un post de inspector resurse umane
doua posturi contabil
Principalele documente informaţionale aparţinând compartimentului
„Personal-organizare-salarizare” (POS).
Emise de compartimentul POS raport statistic – S1 – lunar; raport statistic –
S3 – anual; fişa de control medical la încadrarea în muncă; contract individual de
muncă; adresa de repartiţie la locul de muncă, după angajare; legitimaţii de
serviciu; carnete de muncă; note de lichidare; adeverinţe pentru şomaj; preaviz;
fişă de pensie; adeverinţă – baza de calcul a pensiei; adrese de transfer; convenţie
civilă de prestări servicii ; registru special pentru evidenţa personalului angajat pe
bază de convenţie civilă de prestări servicii ;comandă tichete de masă ;situaţia
analitică a tichetelor de masă distribuite salariaţilor; organigrama;descrieri de
post ; stat de funcţii; state de plată salarii în luna .... ; liste pentru plăţi parţiale în
luna ...; recapitulaţie generală în luna ....; situaţie indicatori; număr mediu şi
35
efectiv de salariaţi pe locuri de muncă; regulamentul de ordine interioară; decizii ,
adeverinţe.
Documente care „trec” prin compartimentul POS ; ancheta de conjunctură;
fişe tehnologice ale produselor; centralizator structură producţie (lansat, realizat);
bugetul de venituri şi cheltuieli; cereri de pensionare.
Documente care „vin” de la alte compartimente şi se arhivează la
compartimentul POS; certificate medicale; cereri angajare; fişă individuală privind
negocierea salariului; caracterizări; foi colective de prezenţă; note de plecare în
concediu; rechemări din concediu de odihnă; cereri de învoire, etc.
Emitent model de fişa postului
Compartimentul personal-organizare-salarizare elaborează modelul de fişa
postului, pe care îl transmite compartimentelor funcţionale şi operaţionale.
Compartimente prin care „circulă” documentul
Fişa postului parcurge un traseu extrem de variat, de la compartimentul
emitent, la managerii de nivel superior, şefii de compartiment şi compartimentele
funcţionale şi operaţionale unde trebuie completate pentru personalul de execuţie.
Arhivare descrierea postului
Un set de descrieri de post este „depozitat” la
compartimentul
„Personal-organizare-salarizare” (referitoare la posturile de management şi
execuţie din întreprindere)
Un alt set de descrieri ale postului, referitoare la posturile de execuţie şi
postul de management aferente fiecărui compartiment se regăseşte la nivelul
compartimentului funcţional sau operaţional
Descrierile de post aferente managerilor de nivel superior se regăsesc
şi la nivelul secretariatului Consiliului de administraţie
Proceduri informaţionale
36
Referitor la procedurile informaţionale utilizate, acestea nu sunt deloc
sofisticate, ci, dimpotrivă, vizează culegerea, înregistrarea, transmiterea şi
prelucrarea informaţiilor de o manieră simplificată, nealgoritmizată. Informaţiile
necesare completării fişelor de post provin din:
- discuţii cu titularii acestora
- obiectivele individuale stabilite pentru fiecare post
- componentele procesuale delimitate şi dimensionate în funcţie de
obiective
- conţinutul regulamentului de organizare şi funcţionare
Mijloace de tratare a informaţiilor
Elaborarea şi transmiterea descrierilor de post se realizează manual.
Actualizarea se realizează, în cazuri excepţionale, la 2-3 ani.
În primul rând se efectuează o analiză a subsistemului informaţional al
compartimentului „Personal-organizare-salarizare” prin prisma principiilor şi
cerinţelor informaţionale, apoi se prefigurează un demers coerent de reproiectare a
subsistemului informaţional prezentat, corespunzător metodologiei din lucrare.
Necesitatea reproiectarii sistemului informaţional
În vederea realizării reproiectarii sistemului informaţional este necesară o
cunoaştere în detaliu a sistemului actual din firmă, a structurii organizatorice şi a
nivelurilor de conducere. Atribuţiile şi responsabilităţile fiecărui nivel trebuie să
fie bine delimitate şi cunoscute, pentru a se putea face o raţionalizare corectă
asupra a ceea ce se doreşte a se obţine.
Este necesară cunoaşterea în profunzime a tuturor defectelor sau problemelor
existente în sistem, punctul lor de plecare şi nivelurile sau compartimentele care
sunt afectate sau cu care se află în legătură.
De asemenea este necesară cunoaşterea ordinii de realizare sau desfăşurare a
evenimentelor, precum şi a timpului necesar pentru implementarea noului sistem.
37
O schimbare a sistemului informaţional poate crea necesitatea unor persoane
specializate, în vederea realizării noilor activităţi.
În ceea ce priveşte factorii care ar putea determina o modificare a sistemului
informaţional, aceştia ar putea fi:
suprimarea unor activităţi manuale, în vederea creşterii eficienţei activităţii
prin realizarea unor operațiuni în mod electronic
asigurarea unei securităţi mai bune a datelor
posibilitatea unei comunicări mai bune a informaţiilor, atât pe orizontală, cât
şi pe verticală
cunoaşterea în orice moment şi din orice loc sau nivel ierarhic a operaţiilor
din firmă
Cerințele informaţionale ale noului sistem
Sistemul informaţional ȋn cadrul firmei este unul reusit, fiecare informație
fiind preluată, prelucrataă și elaborată fără a suporta mari transformări de la un
compartiment la altul, iar personalul este unul calificat care se folosește mereu de
noile tehnologii pentru a fi mai eficienți. Modul de circulație al informaţiilor se
realizează ȋn funcție de sistemul ierarhic, adică de la directorul general direct la
fiecare angajat sau prin intermediul compartimentelor.
Ȋn cadrul compartimentului de proiectare și analiză tehnică, sistemul
informaţional reprezintă punctul forte, tot ceea ce rezultă din cadrul acestui
compartiment se realizează pe baza acestui sistem. Pentru prelucrarea datelor și
informaţiilor necesare, acest compartiment este dotat cu calculatoare și
imprimante, telefoane și fax precum și aparatură specială de măsuratori și
expertiză.
Dotarea compartimentului cu o echipă de profesioniști care reușesc să
comunice între ei și să prelucreze datele procurate, precum și dotarea cu
echipamente speciale de ultimă generație ușurează munca echipei și oferă rezultate
favorabile firmei.
38
CONCLUZII
În ceea ce priveşte compartimentul personal- organizare- salarizare, acesta
are nevoie de dotarea cu computere performante pentru că stocarea informaţiilor
electronice este redusă şi viteza de lucru de asemenea şi dotarea cu programe
specializate în care de exemplu, directorul general să-şi pună semnătura electronic,
iar transferul dintre compartimente să fie facilitat.
Propuneri de îmbunătăţire a structurii, funcţionării şi controlului
sistemului informaţional al firmei
Recomandările privind îmbunătăţirea sistemului informaţional sunt:
realizarea unui proiect dezvoltat al sistemului informaţional
organizarea si implementarea controlului sistemului
informaţional
introducerea celor mai moderne tehnici de comunicare din
domeniul informaticii și instruirea persoanelor pentru utilizarea lor
corespondența dintre informaţiile date și primite și realitatea
existentă să fie exacte
fluiditatea și rapiditatea în respectarea termenelor pentru
transmiterea informaţiilor
Alegerea variantei optime de proiectarea a sistemului informaţional al
domeniului
În faza de proiectare a sistemului informaţional vor fi rezolvate
următoarele probleme:
1. Acordarea planului sistemului informaţional cu strategia și
obiectivele organizaţiei
39
2. Proiectarea arhitecturii sistemului informaţional în aşa fel, ca să se poată
face integrarea diferitor baze de date
3. Angajare unui specialist pentru sesizarea problemelor şi realizarea
rezervărilor acestora
PROIECTAREA NOULUI SISTEM INFORMAŢIONAL
Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului
Compartimentul de conducere
Compartimentul personal-organizare- salarizare
Compartimentul de cercetare dezvoltare
Compartimentul de productie și analiză tehnică
Stabilirea deciziilor specifice fiecărui centru de decizii
Compartimentul de conducere are obligația de a decide asupra:
Alegerii ofertei de proiect
Modului de desfășurare al realizării planului
De acceptare sau nu a ofertelor primite
Modalitățile de promovare ale firmei
Asupra realizării documentației licitațiilor
Metoda de atragere și păstrare a clienților
Este în colaborare nemijlocită cu firmele de publicitate
Analiza serviciilor făcând propuneri constructive pentru ridicarea calității
acestora şi diversificarea lor
Negociază contractel
Compartimentul de producție și analiză tehnică decide:
Care este cea mai avantajoasă metodă de lucru
Care este cel mai econom mod de realizare a unei șarje de producție
Ce trebuie îmbunătățit la calitatea producției
40
Compartimentul personal-organizare- salarizare
care este bugetul alocat fiecărei expertize
care sunt resursele pentru câștigarea fiecărei licitații
urmăreste îndeaproape toate analizele financiare
răspunde de efectuarea corectă și la timp a calculului drepturilor bănești
ale personalului angajat al firmei
urmăreste de organizarea inventarierii patrimoniului
elaborarea și comunicarea la nivelul firmei a procedurilor de lucru în
probleme de gestiune a patrimoniului
întocmirea lunară și în mod corect a bilanțului contabil
Obiective de urmărit
Stabilirea listei informaţiilor finale, pe baza cărora se iau deciziile, cu
specificarea surselor, beneficiarilor, periodicității.
Se dorește actualizarea site-ului de caâte ori apare o noutate în ceea ce
privește activitatea firmei.
Acordarea unei atenții maxime site-lui de licitații și a contactelor cu
beneficiarii.
Eliminarea informaţiilor ce se repetă și a disfuncționalităților stabilite în
analiza diagnostic.
Printre disfuncţionalităţile sesizate ce ar trebui eliminate se numără și riscul
apariției informaţiilor eronate în ceea ce privește modul de realizare al licitațiilor și
cerințelor cerute
Stabilirea informaţiilor primare ce stau la baza informaţiilor finale eliminând
disfuncţionalităţile semnalate
- facturile
- documentația informativă despre contract primită prin curierat
Stabilirea prelucrărilor la care sunt supuse informaţiile primare eliminând
disfuncţionalităţile semnalate
41
IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM INFORMAŢIONAL
Stabilirea etapelor de implementare:
O elaborare eficientă a sistemelor informaţionale necesită un efort comun. Printre
elaboratori trebuie să fie incluși utilizatorii, echipa de producție și un personal de
asistență.
Pregătirea sistemului informaţional
Aplicarea soluțiilor în etape și urmărirea evoluţiei acestora
Corectarea disfuncţionalităților în cazul în care acestea există
42
BIBLIOGRAFIE
1. Dumitru Oprea, Analiza și proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura
Collegium 2009
2. Dumitru Oprea, Proiectarea sistemelor informaţionale, Editura Universității
Alexandru Ioan Cuza, 2011
3. Dumitru Oprea, Gabriela Mesnita, Sisteme informaţionale pentru manageri, Editura
Collegium, 2010
4. Marin Fotache, Dumitru Oprea, Dinu Airinei, Sisteme informaţionale pentru afaceri,
Editura Polirom, 2011
5. Mihaela Luminița Lupu, Sistemul informaţional pentru marketing, Editura Tehnopress,
2013
7. Nicolescu O., Managementul întreprinderilor mici şi mijlocii, Editura Economică,
Bucureşti, 2009
8. O. Nicolescu, Sistemul informaţional al organizaţiei, Editura Economica, 2012
9. O.Nicolescu, Gh Sabau, Sistemul informaţional managerial al organizaţiei, Editura
Economică, București 2012
43
44
45
