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REESTRUCTURACIÓN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL
INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
KATHERINE RESTREPO VELÁSQUEZ
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2012
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REESTRUCTURACIÓN EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DEL
INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
KATHERINE RESTREPO VELÁSQUEZ
Tutor:
LORENZA MARTÍNEZ HERNÁNDEZ
Administradora de Empresas
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2012
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DEDICATORIA
Con todo mi amor y satisfacción del deber cumplido a mis padres: Álvaro Restrepo
Lizcano y Carmen Cecilia Velásquez Martínez.
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AGRADECIMIENTOS
A todos aquellos, quienes de una u otra forma aportaron con sus conocimientos,
su tiempo y su disposición a la cristalización de este proyecto:
Dra. Lorenza Martínez Hernández, por compartirme sus conocimientos y darme
tan acertada orientación. Dra. Paula Andrea Arias Marín, gerente del instituto por
brindarme la maravillosa oportunidad de crecimiento profesional a través de la
experiencia de práctica y del dominio que tiene de la institución. Diana Carolina
Hurtado Zapata, por su oportuna colaboración desde su campo de acción.
A mis padres y hermanos, por demostrarme a cada instante su incondicional
apoyo y comprensión, porque siempre creyeron y confiaron en mí. Y lo más
importante, no dudaron de mis capacidades.
A ti, mi amor por tu paciencia, por escucharme y por darme el ánimo para
mantenerme firme y al frente hasta obtener el resultado por el que tanto espere.
Finalmente, agradezco a ese ser superior en quien cada uno de nosotros pone sus
esperanzas y sus sueños, pero que además somos libres de llamarlo como mejor
nos parezca… En mi caso se llama Dios.
5
CONTENIDO
THE ABSTRACT ..................................................................................................... 1
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2
1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................... 5
1.1 RESEÑA HISTÓRICA .................................................................................. 6
1.2 MISIÓN ...................................................................................................... 10
1.3 VISIÓN ....................................................................................................... 11
1.4 VALORES .................................................................................................. 11
La Solidaridad: ................................................................................................ 11
La Libertad: ..................................................................................................... 11
La igualdad: .................................................................................................... 11
El Respeto ...................................................................................................... 11
La Responsabilidad: ....................................................................................... 12
El Compromiso: .............................................................................................. 12
La Honestidad: ................................................................................................ 12
La Calidad: ...................................................................................................... 12
1.5 SERVICIOS QUE PRESTA ......................................................................... 12
1.6 POLÍTICA DE CALIDAD .............................................................................. 13
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE LAS
NECESIDADES ..................................................................................................... 14
3. EJE DE INTERVENCIÓN ............................................................................... 17
4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN ........................................... 19
5. OBJETIVOS .................................................................................................... 21
5.1 Objetivo General: ....................................................................................... 21
6
5.2 Objetivos Específicos: ................................................................................ 21
6. MARCO TEÓRICO ......................................................................................... 22
7. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES DE LOS CARGOS QUE
CONFORMAN EL ÁREA ADMINISTRATIVA EN EL INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA
INTEGRAL ............................................................................................................ 29
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES............................................................. 128
9. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS .............................. 129
CONCLUSIONES ................................................................................................ 131
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 132
REFERENCIAS ................................................................................................... 133
APENDICES ........................................................................................................ 134
ORGANIGRAMA PROPUESTO – PERIODO 2012 ......................................... 134
ANEXOS ............................................................................................................. 135
ORGANIGRAMA ACTUAL ............................................................................... 135
1
THE ABSTRACT
THIS REPORT IS A RESTRUCTURING OF THE
ADMINISTRATIVE AREA FOR THE INSTITUTE OF INTEGRAL
AUDIOLOGY, composed of 2 parts: UPDATING MANUAL OF
FUNCTIONS FOR THE JOBS THAT MAKE UP ADMINISTRATIVE
AREA AND THE STRUCTURING OR CREATION OF OFFICE OF
MANAGEMENT ASSISTANT. IN ORDER TO OPTIMIZE
EXISTING RESOURCES AND PROVIDE A BETTER CUSTOMER
SERVICE.
RESUMEN
EL PRESENTE INFORME CONSISTE EN UNA REESTRUCTURACION
DEL AREA ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO DE AUDIOLOGIA
INTEGRAL, COMPUESTA DE 2 PARTES: LA ACTUALIZACION DEL
MANUAL DE FUNCIONES DE LOS CARGOS QUE CONFORMAN EL
AREA ADMINISTRATIVA Y LA ESTRUCTURACION O CREACION DEL
CARGO DE ASISTENTE DE GERENCIA. CON EL FIN DE OPTIMIZAR
LOS RECURSOS EXISTENTES Y OFRECER A LOS CLIENTES UN
MEJOR SERVICIO.
2
KEY WORDS
Administration
Restructuring
Manual
Functions
Optimize
Resources
Updating
Area
Services
Management
Assistant
Office
Customer
PALABRAS CLAVE
Administración
Reestructuración
Manual
Funciones
Optimizar
Recursos
Actualización
Área
Servicios
Gerencia
Asistente
Oficina
Cliente
3
INTRODUCCIÓN
El presente informe surge de la necesidad que tiene El Instituto de
Audiología Centro de Rehabilitación Integral IdeA de reorganizar y
actualizar su estructura administrativa, con el fin de darle orden a los
procesos que allí se realizan y optimizar los servicios que son
ofrecidos a diario.
El instituto cuenta con recurso humano calificado y debidamente
capacitado para enfrentar y solucionar diversas situaciones propias de
un ambiente laboral; lo que ocurre es que no hay claridad en las
funciones propias de cada cargo al punto que conlleven a una
optimización total no solo del tiempo sino también de los recursos
utilizados, además de las funciones que durante la marcha se
adhieren al personal por diversos motivos o circunstancias.
Además se nota la ausencia de un cargo muy importante para la
organización en mención como es el de ASISTENTE DE GERENCIA,
el cual permita crear un puente eficaz entre la Gerencia y el personal
administrativo y a su vez se extienda satisfactoriamente al resto de los
4
empleados las directrices trazadas por aquellos que están al mando
de la institución.
Básicamente se recopiló la información necesaria a través de la
observación diaria en el ambiente laboral, del mismo modo hubo
aportes muy valiosos por parte de la gerencia y la dirección
administrativa y financiera, facilitando así el enfoque del presente
informe y de esta forma garantizar su efectividad.
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1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
EL INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA CENTRO DE REHABILITACIÓN INTEGRAL
IdeA, fue fundado el 28 de mayo de 1978, Con personería jurídica 4378del 9 de
octubre de 1978,es una Empresa Social sin ánimo de lucro, de carácter no
gubernamental, fundamentada en principios democráticos, de libre pensamiento,
de utilidad común, con capacidad legal para contraer obligaciones y recibir
donaciones.
Las acciones, políticas y estrategias del Instituto de Audiología se basan en un
enfoque integral del ser humano, tendientes a promover activamente la inclusión
social de las personas en situación de discapacidad y su participación en un
sistema democrático, pluralista y respetuoso de los derechos humanos.
En la actualidad el IdeA cuenta con una estructura organizacional centrada en dos
unidades de desarrollo, la primera enfocada a procesos de salud, interviniendo en
las áreas de prevención, promoción, habilitación y rehabilitación de la salud de la
población. La segunda unidad enfocada a procesos de inclusión social.
El domicilio del Instituto de Audiología ,es la ciudad de Pereira ,departamento de
RISARALDA en la carrera 3 # 19-51 ( Cede principal ) y en la Clínica Risaralda
6
consultorio 805 ( Cede Punto Diagnostico Audiológico) , teléfonos PBX .3353838,
Celular 3206863050-3136604267, 3136604277, e-mail: [email protected],
página web: iwww.deai.org.co
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
El Instituto de Audiología (IdeA) fue creado el 28 de Mayo de 1978. Surge como
consecuencia de la demanda en la consulta particular de la Terapeuta de
Lenguaje Bolivia Chica; a donde concurren masivamente, niños y niñas con
deficiencia auditiva buscando atención especializada.
El Instituto de Audiología Integral obtuvo su Personería Jurídica mediante
Resolución No 4378 del 9 de octubre de 1978. Entidades cívicas como el Club de
Leones Pereira Monarca, el Club Rotario Pereira y el Club Rotaract, han apoyado
desde un comienzo esta Empresa Social.
En el año de 1980, el IdeA cuenta con una sede, equipos y profesionales que le
permiten hacer diagnóstico, rehabilitación, apoyo escolar e integración a la
educación regular en diferentes Escuelas. En 1988 Jaime Hernández, Segundo
Lara, Javier Pineda, Napoleón Hernández y Leila García, profesores de la
Universidad Tecnológica de Pereira, construyen la Cámara Sono-amortiguada
para realizar diagnóstico Clínico en Audiología.
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En el año 1997 el IdeA fortalece su equipo con la llegada de la Socióloga María
del Pilar Cárdenas y personas no oyentes capacitadas para transmitir la Lengua
de señas, En este mismo año el proyecto se hace acreedor al premio Germán
Saldarriaga. Del fortalecimiento del equipo surgen los siguientes proyectos
innovadores: el Área de lengua de señas, la Orquesta de niños y niñas no
oyentes que brindó su primer concierto el 20 de marzo de 1997, y en el año 2001
se inicia otro proyecto innovador: Herramientas para la creación, aplicación y
difusión de la Grafía de la Lengua de señas – visagrafÍa.
Producto de la innovación surgió la necesidad de crear en 1998 el preescolar para
“señantes” con el apoyo del ICBF. Igualmente la Alcaldía Municipal por medio del
Decreto 159 del 28 de abril de 1998 adopta la Lengua de Señas como lengua
alternativa y se institucionaliza el día del Señante.
En 1998 se funda la Escuela de la Palabra, de acuerdo con la filosofía de
la inclusión educativa y social, donde personas en situación de discapacidad
sensorial auditiva y personas oyentes pudieran compartir un espacio educativo en
condiciones de accesibilidad. En el mismo año, El PEI del instituto obtiene el
calificativo de sobresaliente, siendo uno de los doscientos a nivel nacional;
además la Asamblea Departamental de Risaralda por medio de la Ordenanza
número 034 del 22 de agosto de 1999 dispone la adopción de la Lengua de Señas
en todos los planteles Educativos del Departamento.
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En el año 2000 el Gobernador del Departamento por medio del Decreto 0150 del
22 de febrero, dicta algunas disposiciones en materia de la Lengua de Señas, que
reglamenta la Ordenanza 034.En el mismo año ante una crisis económica de la
entidad, personas con un profundo civismo conformaron un Voluntariado para
promocionar los servicios y programas de la institución y de esta forma servir de
apoyo y enlace con la comunidad. Han recibido apoyo en equipos e instrumentos
de la Embajada Alemana, Banco de la República, Proyecto Social Colombia de
Bélgica, Policía Cívica, Fundación Banco de Colombia de Medellín, Suzuki y
Carrocerías de Occidente.
En septiembre 6 de 2002 mediante decreto N° 01247, se oficializó La Escuela de
la Palabra para que los niños y niñas pudieran acogerse a las bondades de la
gratuidad, por este acto administrativo da solución de continuidad al proyecto
Educativo Institucional. P.E.I
En el año 2003 se crea el primer centro satélite del Instituto de Audiología en
la Virginia, haciendo una alianza estratégica con el director del hospital San
Pedro y San Pablo doctor Javier Taborda. En este mismo año la terapeuta
ocupacional Beatriz Bejarano Forero fue nombrada Rectora de la escuela de la
Palabra. A su vez la Alcaldesa doctora Martha Elena Bedoya Rendón condecoró al
instituto de Audiología Integral con la Cruz de los fundadores a los integrantes y
directora de la orquesta.
9
En el año 2004 se construyeron 2000 palabras en visagrafía, con el patrocinio de
Proyecto Social Colombia de Bélgica, quedando por desarrollar la segunda y
tercera fase. Se gestionó con el alcalde Juan Manuel Arango un lote de terreno
ubicado en la calle 26 con carrera 6a, el cual consta de dos lotes, uno con un área
de 301 mts2y un lote con un área de 1296 mts2, han logrado también el
compromiso por parte del doctor Gabriel Germán Londoño de donar la Guadua
para la construcción, como también los conectó con el Arquitecto Simón Vélez
para que hiciera el diseño de la nueva sede, también donando.
En Julio de 2008 se finalizó la primera etapa de la investigación de la visagrafía
patrocinada por el fondo para la Acción Ambiental y la niñez y en este mismo año
se presentó la segunda etapa para su estudio y financiación, al igual al Ministerio
de Cultura se le presentaron proyectos dentro del campo de accesibilidad en la
comunidad. En Diciembre de este año, el Alcalde de Pereira, Dr. Israel Londoño le
entrega en comodato al IdeA el lote de la carrera 6acon calle26 esquina, para
construir un centro de rehabilitación integral para la atención a la discapacidad
sensorial auditiva, visual y física en alianza con Corpovisión y Asodiris.
El instituto de Audiología es una ONG que ha unido su compromiso social, al
ejercicio de la participación ciudadana, desde la realización de acciones concretas,
dirigidas a hacer efectivo el enunciado constitucional de garantía a los
colombianos y colombianas, de su derecho a la igualdad.
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1.2 MISIÓN
Somos una empresa social que contribuye con el desarrollo de los programas de
inclusión en salud, educación, cultura, ambiente, recreación y deporte en el
Departamento de Risaralda a través de:
La promoción y prevención de la salud.
Detección, diagnostico e intervención temprana y adecuada a nivel de
deficiencias y/o discapacidades.
Diagnostico y tratamiento de alteraciones del desarrollo y del aprendizaje.
Habilitación y Rehabilitación integral dirigida a personas en situación de
discapacidad buscando su participación activa y el pleno ejercicio de sus
deberes y derechos.
Diseño y desarrollo de proyectos y programas accesibles en las áreas de
cultura, recreación, medio ambientes, deporte, inclusión educativa, laboral y
social.
Contamos para ello con un equipo humano competente y comprometido con el
desarrollo de programas y proyectos de inversión social e investigación.
Ofrecemos nuestros servicios en un clima de respeto por las diferencias y por el
ser humano.
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1.3 VISIÓN
Ser en el año 2013 un Centro de Rehabilitación con enfoque social del riesgo,
accesible y especializado en la atención integral de las personas en situación de
discapacidad, comprometido con la excelencia y con la búsqueda permanente de
alternativas terapéuticas, educativas, investigativas, de inclusión social,
recreativas deportivas, laborales y culturales que solucionen las necesidades de
los clientes internos y externos.
1.4 VALORES
La Solidaridad: Entendida como la mutua colaboración para conseguir un fin
común. En este caso la accesibilidad, que permita la inclusión de las personas con
discapacidad.
La Libertad: Entendida como la posibilidad que tiene el ser humano de decidir por
sí mismo y de actuar en las diferentes situaciones de la vida.
La igualdad: Entendida como un derecho fundamental de cuyo respeto depende
la dignidad humana, el desarrollo de los individuos, las comunidades, las naciones
y la realización de la persona humana.
El Respeto: Entendido como la base fundamental para una convivencia sana y
pacífica, en todas las esferas o dimensiones de la vida (Personal,
Individua/Conyugal/Familiar/Social/Comunitaria/Laboral, Organizacional).
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La Responsabilidad: Entendida como la conciencia o discernimiento, acerca de
las consecuencias que tiene todo lo que hacemos o dejamos de hacer sobre
nosotros mismos o sobre los demás.
El Compromiso: Entendido como el alto grado de responsabilidad hacia lo que
hacemos y sentimos, buscando el crecimiento y bienestar de la comunidad.
La Honestidad: Entendida como el comportamiento transparente, con rectitud,
probidad y claridad en todas las esferas de la vida.
La Calidad: Entendida como condición competitiva de realización con un alto
grado de perfección y contenido.
1.5 SERVICIOS QUE PRESTA
Los servicios del IdeA cubren cuatro niveles en Salud Social:
Promoción y Prevención de la Salud Social.
Diagnostico salud Social y Salud Ocupacional.
Habilitación y Rehabilitación Integral.
Equiparación de Oportunidades.
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1.6 POLÍTICA DE CALIDAD
La política de calidad del IdeA se basa en la Habilitación y la Rehabilitación
preventivas, con el compromiso de que sean incluidas todas las personas en
condición de discapacidad (auditiva, sensorial visual y motora) a partir de un
recurso humano competente y comprometido con la filosofía institucional y
aportando a la mejora continua de la calidad.
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2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE
LAS NECESIDADES
El Instituto de Audiología Integral es una ONG, razón por la cual sus recursos
económicos son además de escasos, difíciles de conseguir. De esta situación se
derivan una serie de inconvenientes como por ejemplo la enorme deficiencia en su
planta física, construida hace muchísimos años, razón por la cual se debe tener en
cuenta esta antigüedad al momento de emitir juicios; además se debe tener en
cuenta que el Instituto gira en torno a una cultura de inclusión de las personas
discapacitadas, y por lo tanto se observa como los pacientes mismos al ingresar a
sus instalaciones se encuentran con diversas barreras, que van desde las escalas,
ya que el edificio cuenta con cuatro pisos, hasta el estado de deterioro en que se
encuentran sus baños y sus puertas por ejemplo.
Por otro lado la fachada o parte externa del Instituto sufre a diario no solo las
inclemencias provocadas por el clima sino por los habitantes de la calle o también
por personas inescrupulosas que no tienen el menor reparo en irrespetar la
entrada al mismo; desconociendo con este comportamiento que no le hacen daño
solamente al personal que allí labora sino también a los usuarios de los servicios
que en él se ofrecen. Dificultad que se ha querido mejorar durante el transcurso de
los años, pero que no ha sido posible en su totalidad por la falta de cooperación de
instituciones públicas, que en realidad son las directas responsables del
mantenimiento óptimo del área común.
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Al hablar del personal que hace parte del instituto de Audiología Integral tendría
que mencionarse por lo menos que está conformado en su gran mayoría por
personas altamente capacitadas y calificadas para laborar en sus instalaciones, lo
cual no significa que deba desconocerse que también están quienes no poseen el
suficiente sentido de pertenencia hacia la organización, el cual es tan necesario al
momento de trabajar en pro de la institución.
Claramente, se trata es de reorganizar y actualizar el plan o manual de funciones
donde estén claros los deberes y los derechos de cada quien dentro del IdeA; y de
esta manera cada trabajador pueda contribuir exitosamente al desempeño de su
cargo, además se verá reflejado en tiempo y en dinero la ventaja obtenida desde
el momento mismo en que se comience a optimizar el recurso humano con que se
cuenta.
Cabe anotar que además de las necesidades plenamente identificadas, pueden
existir algunas que no son tan fáciles de visualizar, pero que intrínsecamente
están allí. Y solo a través de la experiencia diaria se podrán ver reflejadas en
cualquier situación, por minúscula que parezca. Algunas de ellas son por ejemplo:
la dificultad en la recepción de llamadas para asignar citas a los pacientes; la
diversidad de población a quien va dirigida la atención por parte del IdeA, desde
sus edades que oscilan entre bebes hasta personas de la tercera edad, los
estratos a los cuales pertenecen (estratos 1 al 5). Además las condiciones físicas,
cognitivas y auditivas que poseen los usuarios que se acercan a las instalaciones
juegan un papel relevante en el manejo y la prestación del servicio solicitado, al
16
tiempo que le exigen mayor capacitación a los profesionales encargados de
prestar el servicio que vienen solicitando.
Por otro lado, el cambio continuo de la administración del Instituto hace que se
pierda el hilo conductor en el manejo del mismo, es decir, al cambiar de
administración, lógicamente cambian los parámetros que se trazan para lograr su
buen funcionamiento; y esto es un factor clave además de decisivo al momento de
proceder ante cualquier situación.
Por último la falta de una comunicación fluida y constante entre los empleados
mismos y sus superiores, hace que disminuya la eficacia en el desarrollo de los
procesos que se viven al interior de la institución.
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3. EJE DE INTERVENCIÓN
Dadas las circunstancias en que opera el Instituto de Audiología Integral y las
prioridades que dentro de este se vislumbran, el eje de intervención seleccionado
es EL ÁREA ADMINISTRATIVA. En el IdeA esta es un área donde hace falta
mucha intervención oportuna, es decir no solo de actividades como tal sino
también de conocimiento y fortalecimiento de los respectivos procesos, es un área
de la Empresa que se ha ido debilitando en cierto modo, cuando el apoyo que
recibe por parte del resto de los empleados es mínimo o por lo menos no es el
suficiente; porque sus trabajadores deben responder con las actividades propias
de sus cargos, además del constante cambio de administración al que ha sido
sometido en los últimos años.
Además La Gerencia es quien se encarga de resolver diversas y extensas
situaciones, que van pasando por todas y cada una de las dependencias de la
Institución. Debe solucionar situaciones que van desde lo eléctrico por ejemplo
hasta la misma administración del personal y consecución de contratos, debe
entender y delegar, además de conocer las relaciones que maneja el IdeA con
todos sus clientes.
No quiere decir que las funciones mencionadas no estén directamente
relacionadas con su nivel de responsabilidad en la organización; lo que ocurre es
que el potencial para llevar a cabo otras actividades propias del cargo se estaría
viendo disminuido, razón por la cual se apunta a una transformación en el área
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administrativa porque se cree firmemente que es desde allí, donde se puede llegar
oportunamente al resto de las áreas que hacen parte de la institución, haciendo
efectivo el posicionamiento de una cultura consciente entre sus empleados. En
este orden de ideas hay que reestructurar esta área con el fin de asegurar que
todo ese proceso se expanda a las demás poco a poco; y cada vez las
necesidades que aquejan al Instituto puedan ser resueltas, sino en su totalidad,
por lo menos en un alto porcentaje, hasta alcanzar el nivel esperado.
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4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN
Las razones por las cuales es necesario intervenir el eje Administrativo en el
Instituto de Audiología Integral, podría decirse que son varias:
La dificultad en mantener una constante y fluida comunicación que se
percibe en su interior y que lógicamente se refleja en el manejo de los
procesos.
La falta de personal debidamente capacitado que pueda formar parte activa
en dicha área.
La enorme carga laboral que se maneja en el área.
Pero lo verdaderamente importante es que se ven todas traducidas en la
necesidad que tiene la gerencia de optimizar los pocos recursos existentes y tener
más disponibilidad para adquirir cada vez más y mejores contratos que le permitan
a la institución fortalecerse y mantenerse vigente en el mercado con las mejores
ofertas, claro está generando una excelente rentabilidad.
Este informe pretende comunicar a sus lectores una herramienta de mejoramiento
para la organización, más exactamente para su área administrativa, que al ser
aplicada en El IdeA, se espera que permita obtener éxito o no, según el alcance y
el compromiso por parte de todos aquellos quienes sean los encargados de
llevarla a cabo con responsabilidad y amor por la causa de la institución. Del nivel
de seriedad con que se asuma este compromiso dependerá que todo tome el
20
orden anhelado a nivel Interno en la institución y posteriormente las mejoras se
vayan dando con toda naturalidad hasta conseguir trabajar en equipo por un bien
común. Y así quien este al mando del instituto contara con un mayor apoyo a nivel
no solo interno sino también externo, por parte de sus colaboradores. Es decir,
que cada quien se ocuparía totalmente de que su cargo funcione a cabalidad y de
este modo estarían todos sintonizados en el mejoramiento continuo del IdeA;
viéndose desde el área administrativa de la organización los resultados anhelados
e ideales por decirlo de algún modo.
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5. OBJETIVOS
5.1 Objetivo General:
Realizar la actualización de los procesos administrativos, a través de la propuesta de un
cambio en la estructura organizacional del área administrativa del IdeA, dejando
documentado el cargo de asistente de gerencia y la actualización del respectivo manual
de funciones de la institución.
5.2 Objetivos Específicos:
Crear el cargo de asistente de gerencia en El Instituto de Audiología
Integral, a más tardar en el año 2012.
Mejorar el desempeño laboral de las personas que intervienen en el área
administrativa del IdeA, por medio de la actualización del manual de
funciones de la institución, a raíz de la redistribución de funciones y
pertinencia con los perfiles de los diferentes cargos.
Sensibilizar al resto del personal que labora en El IdeA, con el fin de que
puedan comprender la importancia de llevar a cabo esta reestructuración
en la organización, para el cumplimiento de la misión, el trabajo en equipo y
la proyección a futuro.
22
6. MARCO TEÓRICO
Para comenzar a ubicar al lector en el discurso que dará apoyo al eje de
intervención previamente definido hay que mencionar sin lugar a dudas toda una
autoridad en el tema y es el Señor Peter F. Drucker, quien en su libro La Sociedad
Post capitalista, habla claramente de las organizaciones y su labor dentro de la
sociedad:
Una organización es un grupo humano compuesto de especialistas que
trabajan juntos en una tarea común. A diferencia de la sociedad, la
comunidad o la familia -que son las agrupaciones sociales tradicionales -, la
organización se diseña adrede y no se funda ni en la naturaleza psicológica
del hombre ni en la necesidad biológica. Y, sin embargo, siendo una
creación humana, está destinada a perdurar durante un periodo
considerable. (Drucker, 1993. Pag 54).
Claramente se hace un llamado a trabajar en equipo pero enfocados en conseguir
un bien común, es decir que la organización debe definir su tarea, su meta, su
norte, y no caer en situaciones confusas donde se ocupa de cosas que no tienen
nada que ver con el éxito de sus propósitos. Lo cual la desviaría totalmente de
obtener la rentabilidad y la permanencia en el mercado que todas las
organizaciones quieren de una u otra manera alcanzar.
Además cuando los empleados que conforman una Organización son
especialistas en el tema que ocupa sus cargos, se va a facilitar la consecución de
los objetivos trazados, optimizando al máximo el tiempo invertido en cada labor y
los recursos necesarios para llevarla a cabo. De allí dependerá la duración de la
23
que habla el autor, es decir, que siendo una organización humana, por lo mismo
serán sus empleados los encargados de marcar el ritmo de trabajo y
proporcionarle así un largo periodo de vida.
Por otro lado no hay que desconocer que el término Organización se ha tornado
muy normal en los últimos años y que por ende la Sociedad a la cual todos
pertenecemos está llena de Organizaciones, dedicadas cada una a unos fines
específicos que de una u otra manera contribuyen en forma positiva al
sostenimiento y fortalecimiento de La Sociedad, reflejándose en el buen manejo
de los activos como el conocimiento y los valores humanos.
También el autor nos habla de la necesidad que tiene la Sociedad de realizar una
reestructuración en sus organizaciones:
El nuevo reto que tiene ante sí la sociedad postcapitalista es la
productividad de los trabajadores de conocimiento y de servicios. Mejorar la
productividad de los trabajadores de conocimiento exigirá cambios
radicales en la estructura de las organizaciones de esta sociedad y en la
estructura de la sociedad misma. (Drucker, 1993. Pag.93).
Hace referencia pues a sociedades desarrolladas que han sabido sobrellevar los
trabajadores del conocimiento y de los servicios que a diferencia de quienes hacen
y mueven objetos, son los responsables en gran medida de darle rumbo y sentido
a las actividades de cada empresa u organización; todo a través de procesos
educativos que van encaminados a incorporar este tipo de trabajadores a una
Sociedad revitalizada y es La Sociedad del Conocimiento, del Saber.
24
No se quiere afirmar con esto que los trabajadores que hacen o mueven objetos
tengan una labor menos importante para la Organización; sino todo lo contrario
como ellos ya saben qué hacer y cómo hacerlo, es responsabilidad de los
trabajadores del conocimiento estar al nivel requerido para que todos los procesos
al interior de la organización marchen en forma sincronizada y sintonizada en
conseguir los objetivos propuestos, para el caso en mención: El Instituto de
Audiología Integral debe reestructurarse y comprometerse con su causa.
Debe ser una reestructuración de las funciones propias de cada cargo, que le
permita definir con responsabilidad y compromiso en que otras actividades afines
deberán ocupar sus trabajadores el poco tiempo que entre comillas tendrían
demás, en caso de llegarse al escenario ideal, donde estén tan optimizados el
tiempo y las funciones de cada quien. Se trata pues de que cada trabajador se
dedique a poner su granito de arena en el fortalecimiento del Instituto y no se
limite cuando se le haga un llamado a colaborar.
Por tal razón los beneficiados serian todos los empleados del Instituto ya que de
ser así el nivel de motivación aumentaría y esto no significaría nada distinto a una
plena realización de la vida laboral de cada individuo que conforma la
organización, traducido en un comportamiento armonioso y acorde al horizonte
que será definido en ultimas por El Gerente, el encargado de encaminar a sus
trabajadores, pero muy de la mano con esa llave conformada en conjunto por este
ultimo y su nuevo Subgerente, su brazo derecho dentro del IdeA.
25
Se hace necesario hablar de un concepto denominado La Previsión de Personal,
el cual menciona José Castillo Aponte en su Libro Administración de Personal.
Donde se refiere puntualmente al tema así:
La adecuada previsión de personal reduce las posibilidades de cometer
errores tales como despedir trabajadores sobrantes en un área, pero
necesarios en otras y no trasladar capacidades de donde están sobrando a
donde se necesitan. Así mismo la correcta realización de esta función,
permite colocar en cargos sin posibilidades de promoción, a las personas
que no tienen ni la capacidad ni el interés de ascender. (Castillo, 1993.
Pag. 63).
Es decir que al hacer un análisis previo de las expectativas del personal requerido
para laborar en la empresa, se llegara por supuesto a una adecuada previsión de
personal apto para la Organización y su buen funcionamiento, razón por la cual se
reducirá al máximo la posibilidad de cometer errores al respecto porque se va a
determinar con mayor eficacia que persona va a laborar y en qué cargo y por qué
se espera obtener el éxito de su parte. Esto permite que quien dirige se encargue
justamente de eso, poner las fichas (personas) donde deben jugar.
Además es bien sabido que si una persona no está contenta con su empleo pues
de una manera u otra lo va a manifestar, bien sea en sus relaciones laborales o en
la disminución de la calidad de las labores que tiene a su cargo; para finalmente
caer todo el peso de sus acciones en el auge o no de su Organización.
Como se menciono anteriormente en El instituto de Audiología Integral existe el
personal idóneo para desempeñar adecuadamente cada cargo, debido a la
experiencia que cada quien ha obtenido con el pasar del tiempo y las distintas
26
actividades que se han desarrollado durante el mismo relacionadas todas con la
razón de ser de La Organización, prestar un excelente servicio de salud al
consumidor final.
Se trata entonces de canalizar el conocimiento de cada empleado y de
reestructurar su manual de funciones, con el único propósito de optimizar todo su
potencial, no solo laboral sino también humano, pues en ultimas el lugar de trabajo
pasa a ser un segundo hogar; y que mejor que administrarlo de la mejor manera
posible para que los resultados sean la mayor parte del tiempo positivos.
En el trabajo de conocimiento, y prácticamente en todos los trabajos de
servicios, la maquina sirve al trabajador. La tarea no esta dada. La tarea
tiene que determinarse. El interrogante: ¿Cuáles son los resultados que se
esperan de este trabajo? Casi nunca se plantea en el estudio tradicional del
trabajo y en la administración científica, pero es una cuestión clave para
hacer productivos a los trabajadores de conocimiento y de servicios.
(Drucker, 1993. Pag 96).
El autor en esta parte del documento cita una inminente realidad, ante la cual solo
existe una alternativa razonable y es implementarla al interior de La Organización;
se refiere a que el trabajo de mover objetos es una tarea que está dada, y que
además es el hombre quien la realiza y de paso es quien le sirve a la máquina, y
esta última es la que determina el ritmo de dicha tarea. Mientras que el trabajo
relacionado directamente con el conocimiento, exige precisamente estar a la
vanguardia del mismo en el mundo actual, ya que es la maquina quien sirve al
trabajador, viéndose este ultimo en la obligación de conocer el manejo y
funcionamiento de la misma. En ese momento se habla entonces de trabajadores
27
de conocimiento y de servicios, cuya productividad afecta de manera directa bien
sea positiva o negativamente el crecimiento y/o fortalecimiento de la Organización
para la cual laboren. Además va a depender también del tipo de grupo bajo el cual
se lleven a cabo las labores o los procesos propios de la misma, aunque según
Drucker:
Solo cuando se escoja y se establezca el tipo apropiado de equipo, se
lograra éxito en la productividad de los trabajadores de conocimiento y los
trabajadores de servicios. El equipo apropiado no garantiza productividad
por si solo; pero el equipo inapropiado la destruye. (Drucker, 1993. Pag.
100).
Se refiere pues a la identificación y manejo de las fortalezas y las debilidades que
cada persona posee; al desarrollo de sus habilidades y sus fortalezas, que de una
u otra manera, expresa en su lugar de trabajo a través de la realización de las
actividades propias de su puesto. Si se logra optimizar este proceso, muy
seguramente se encontrara el grupo adecuado con el cual debe trabajar
determinada organización.
Otro punto importantísimo a mencionar es el de la necesidad de concentrarse en
las tareas que se tienen a cargo, ya que es un requisito previo, si se desea
alcanzar la productividad en el trabajo. Es decir que previo estudio del cargo y de
las funciones que en este se contemplen, deberá hacerse un esfuerzo por
establecer en forma clara cuales realmente pertenecen al cargo como tal y cuáles
no, para así lograr la menor distracción posible a causa de dedicarle tiempo y
recursos a funciones alternas.
28
Se dice entonces que para lograr una verdadera reestructuración en una
organización, lo más recomendable es trabajar al máximo por eliminar los distintos
niveles que existen en su interior, y de este modo llegar al estado en donde todos
y cada uno de los que la conforman estén conscientes y comprometidos a cumplir
la misión y la visión de la institución; se habla pues de una persona líder, quien es
la encargada de velar por el buen funcionamiento de los procesos. Es una
propuesta algo diferente de lo tradicional, en donde lo que se espera por parte de
cada trabajador es ascender al siguiente nivel, mientras que lo planteado es
conformar un equipo en pro de un bien común.
Finalmente hay que resaltar la importancia de mantener una comunicación clara y
constante que permita al equipo de trabajo conseguir las metas trazadas y
contribuir así al fortalecimiento de la organización en todos los escenarios en los
cuales desarrolla sus actividades.
29
7. ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES DE LOS CARGOS
QUE CONFORMAN EL ÁREA ADMINISTRATIVA EN EL INSTITUTO
DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
Los cargos que conforman el área administrativa del IdeA, son los siguientes:
GERENTE
ASISTENTE DE GERENCIA
AUXILIAR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
REVISOR FISCAL
CONTADOR
FACTURACIÓN
ADMISIONES (Auxiliar de Facturación)
RECEPCIONISTA
ARCHIVO
SERVICIOS GENERALES
MENSAJERO
COORDINADOR DE LA UNIDAD SALUD
COORDINADOR DE LA UNIDAD SOCIAL
30
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 1 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Gerente General
OBJETIVO Ejecutar labores propias de La Dirección
General, con el carácter de Representante
Legal, en virtud de lo cual deberá cumplir con
todo lo que al respecto sea establecido por La
Ley; además de las funciones solicitadas por
parte de La Junta Directiva del Instituto de
Audiología Integral, IdeA.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Junta Directiva
PERSONAL A CARGO Todos
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Dirigir la empresa, manteniendo la unidad de procedimientos e intereses en torno a la misión, visión y objetivos de la misma.
Realizar la gestión necesaria para lograr el desarrollo de la Empresa, de acuerdo con los planes y programas establecidos, las características del entorno y las condiciones internas de la Empresa.
31
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 2 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Articular el trabajo que realizan los diferentes niveles de la organización,
dentro de una concepción participativa de la gestión.
Ser nominador y ordenador del gasto, de acuerdo con las facultades
concedidas por la ley y los reglamentos.
Representar a la Empresa judicial y extrajudicialmente.
Velar por el cumplimiento de las leyes y reglamentos que rigen la Empresa.
Rendir los informes que le sean solicitados por la Junta Directiva y demás
autoridades competentes.
Desarrollar iniciativas de salud que respondan a la realidad cultural de la
región.
Velar por la utilización eficiente de los recursos humanos, técnicos y
financieros de la entidad y por el cumplimiento de metas y programas
aprobados por la Junta Directiva.
Promover la adaptación y adopción de las normas técnicas y los modelos
orientados a mejorar la calidad y eficiencia en la prestación de los servicios
de salud y velar por la validez científica y técnica de los procedimientos
utilizados en el diagnóstico y tratamiento.
Analizar para aprobación de la Junta Directiva los respectivos Presupuestos
y los Planes anuales de Desarrollo de la Empresa de acuerdo con la ley
orgánica de presupuesto y las normas reglamentarias.
32
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
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GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Adaptar la entidad a las nuevas condiciones empresariales establecidas en
el marco de la ley de Seguridad Social en Salud garantizando la eficiencia
social y económica de la entidad, así como competitividad de la institución.
Participar en el establecimiento de sistemas de habilitación de procesos, de
auditoría en salud y de control interno que propicien la garantía de la
calidad en la prestación del servicio.
Liderar la puesta en marcha de un sistema de información que soporte la
gestión de la empresa en sus procesos técnicos y administrativos.
Fomentar el trabajo en equipo, con un enfoque interdisciplinario y promover
la coordinación entre los diferentes sectores.
Desarrollar objetivos, estrategias y actividades conducentes a mejorar las
condiciones laborales, el clima organizacional, la salud ocupacional, el nivel
de capacitación y entrenamiento y en especial ejecutar un plan de
educación continua para todos los funcionarios de la empresa.
Diseñar modelos y metodologías con el fin de estimular y garantizar la
participación ciudadana en el mejoramiento de su calidad de vida.
33
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 4 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Diseñar mecanismos de fácil acceso a la comunidad que permitan evaluar
la satisfacción de los usuarios, atender las quejas y sugerencias y diseñar
en consecuencia políticas y correctivos orientados al mejoramiento continuo
del servicio.
Adelantar actividades de transferencia de tecnología y promover la
realización de programas académicos, técnicos y de promoción de
personal, con el fin de contribuir al desarrollo del recurso humano de la
empresa.
Promocionar el concepto de gestión de calidad que implique contar con
estrategias coherentes de desarrollo organizacional.
Presentar los proyectos de Acuerdos o Resoluciones a través de los cuales
se decidan situaciones en la empresa que deban ser adoptadas o
aprobadas, respectivamente, por la Junta Directiva.
Celebrar o suscribir los contratos de la Empresa.
Las demás que establezcan la ley, los reglamentos y La Junta Directiva.
34
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 5 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Título profesional en Administración de
Empresas. Administración Pública, Economía o
carreras afines.
OTROS ESTUDIOS Área administrativa, Área de rehabilitación
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Manejo de cargos directivos acreditar (2) años
idoneidad en el desempeño de los
mismos.
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área administrativa y financiera (15-30) días
de la empresa.
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
35
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 6 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
36
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 7 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 1
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
37
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 8 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes y Entes Gubernamentales
Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Entregar Informes. Presentar propuestas de servicio. Fijar el monto a cobrar por la prestación del servicio.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Contador Público Revisor Fiscal
Revisar cartera Revisar informe de cuentas Aprobar y firmar comprobantes de egreso
Permanente
Coordinador Administrativo y
Financiero
Trazar parámetros y establecer metas Coordinar y delegar funciones Revisar informes
Permanente
Coordinador Unidad Social
Revisión, evaluación y aprobación de proyectos de la unidad
Permanente
Coordinador Unidad Salud
Revisión, evaluación y aprobación de los diferentes proyectos propuestos
Permanente
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ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 9 de 98
GERENTE GENERAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño de equipos y a una postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según la variación de la temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
39
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 10 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Asistente de Gerencia
OBJETIVO Ejecutar labores de apoyo desde su cargo hacia
La Gerencia del Instituto de Audiología Integral,
en todas y cada una de las áreas que funcionan
al interior de la Institución, con el propósito de
lograr en equipo el buen manejo de los recursos
y la organización interna para prestar un servicio
oportuno, eficaz y con calidad al cliente.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Gerente
PERSONAL A CARGO 3
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Coordinar con el superior inmediato el plan de trabajo a su cargo y
desarrollarlo liderando las acciones que deban realizarse al respecto, para
cumplir con la misión institucional y alcanzar la visión esperada.
40
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 11 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
Planear, controlar, evaluar y ajustar conjuntamente con los jefes de las
dependencias a su cargo la prestación de los servicios administrativos en la
institución, para apoyar y garantizar la realización de los servicios
misionales.
Participar en el diseño, implementación, ajuste de las normas técnicas,
políticas, modelos y procedimientos administrativos orientados a mejorar la
prestación de los servicios en cada área, para alcanzar la eficiencia en su
desempeño.
Participar activamente en investigaciones de tipo aplicado orientadas a
mejorar la eficiencia del área de apoyo logístico, especialmente las
unidades de talento humano, financiero, sistemas e información,
suministros y servicios generales para dirigirlas hacia el logro de la misión
institucional.
Establecer y mantener las relaciones de coordinación internas y externas
institucionales, necesarias para el adecuado desarrollo de los servicios
administrativos y el oportuno cumplimiento de sus actividades.
Participar en las reuniones de Gerencia, Junta Directiva y demás similares
donde se definen estrategias de desarrollo de la Institución, e igualmente,
rendir los informes que sean requeridos en ellas para la correcta toma de
decisiones.
41
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 12 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
Apoyar a La Gerencia en la preparación, coordinación, evaluación y control
del Plan de desarrollo del IdeA y de los planes operativos o de acción por
dependencia, para garantizar los ajustes oportunos y el cumplimiento
exitoso de los mismos.
Gestionar la consecución oportuna de los recursos necesarios y promover
la utilización racional de los disponibles, para garantizar la existencia
permanente de los insumos requeridos en la prestación eficiente de los
servicios.
Supervisar, evaluar y controlar la aplicación de los procedimientos y la
ejecución de actividades del personal subalterno, dependiente directo para
garantizar el cumplimiento eficiente de las funciones.
Ejecutar directamente o mediante intervención del profesional encargado,
según el caso, los cobros de las deudas pendientes con el IdeA tanto a
empresas como a particulares, para agilizar el recaudo de compromisos
acumulados.
Coordinar, supervisar, controlar y evaluar el desempeño de las actividades
en los diferentes grupos, unidades o secciones que estén a su cargo en la
unidad de apoyo logístico administrativo, para asegurar su cumplimiento
eficiente.
42
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 13 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
Participar en la evaluación del impacto de la prestación de los servicios
ofrecidos por la institución, para apoyar las estrategias que se planifiquen
con el propósito de mejorar los resultados.
Controlar el cumplimiento de los deberes, prohibiciones, obligaciones y
derechos de los empleados y presentar las sugerencias pertinentes a La
Gerencia, para garantizar el orden, la justicia y la disciplina en la institución.
Proceder, de acuerdo a la adecuada aplicación de los reglamentos y de los
procedimientos definidos en la institución de acuerdo con el marco legal y
los estatutos, para la práctica del proceso disciplinario y demás normas
contempladas al respecto cuando hubiere lugar a ello.
Responder por el uso adecuado de los insumos y equipos a su cargo,
solicitando con oportunidad su provisión o mantenimiento.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo
con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
43
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 14 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Título Profesional en disciplinas Económicas o
Administrativas.
OTROS ESTUDIOS Área administrativa, Área de rehabilitación
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Manejo de cargos directivos acreditar (2) años
idoneidad en el desempeño de los
mismos.
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área administrativa y financiera (15-30) días
de la empresa.
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
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ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 15 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
45
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 16 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
46
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 17 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes y Entes Gubernamentales
Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Entregar Informes. Presentar propuestas de servicio.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Recepcionista Revisar el manejo de agendas Supervisar la atención al cliente Aprobar permisos.
Permanente
Archivo Revisar labores de archivo Coordinar distintos eventos Realizar labores de mantenimiento
Permanente
Servicios Generales
Revisión, evaluación y aprobación de los servicios generales.
Permanente
Gerente General Revisión, evaluación y aprobación de las diferentes actividades encomendadas.
Permanente
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ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 18 de 98
ASISTENTE DE GERENCIA FECHA 06/06/2012
VERSION 1
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
48
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 19 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Coordinador Administrativo y Financiero
OBJETIVO Debe llevar a cabo las labores propias de su
cargo, además de conocer y manejar todos los
procesos relacionados, como por ejemplo: el
manejo y métodos de oficina, la redacción,
ortografía y sintaxis, la aplicación de la
Retención de Impuesto Sobre la Renta. Además
saber acerca de Leyes y Reglamentos del
Impuesto Sobre la Renta. También tener
claridad en lo relacionado con principios y
prácticas de contabilidad y la elaboración de
documentos mercantiles en el área de su
competencia. Finalmente los procesos
administrativos del área de su competencia. Y
por supuesto tener bases muy solidas de
Computación.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Gerente
PERSONAL A CARGO 2
N° DE PERSONAS 1
49
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 20 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de las areas
administrativa y financiera.
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de
trabajo.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como:
pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes,
asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos
fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos
y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por
diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la
dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la
dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja menor, etc.
50
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 21 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Realiza registro contable.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con
los avances a justificar.
Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía
al archivo general.
Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.
Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y
controla la existencia de los mismos.
Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de
las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.
Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
Lleva control de la caja menor.
Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas.
Lleva y mantiene actualizado el archivo del Área Administrativa.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
51
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 22 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores
previamente seleccionados por el supervisor.
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información
relacionada con el proceso de compras.
Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Mantiene informado a su Jefe sobre las actividades realizadas y/o cualquier
irregularidad presentada.
Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.
Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los
cancelados.
Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.
52
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 23 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta
emitido por el banco y el saldo de la chequera del Instituto.
Archiva y lleva el control de los documentos del área.
Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea que le sea asignada por sus superiores.
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ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 24 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATITO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Tecnológicos sino Profesionales en carreras
administrativas, económicas o financieras.
OTROS ESTUDIOS Área contable.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Manejo de cargos directivos acreditar (2) años
idoneidad en el desempeño de los
mismos.
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área administrativa y financiera (15-30) días
de la empresa.
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
54
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 25 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
55
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 26 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
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ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 27 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO
DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes y Entes Gubernamentales
Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Entregar Informes. Presentar propuestas de servicio.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO
DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Facturación y Admisiones
Revisar la elaboración de facturas Supervisar la atención al cliente Aprobar permisos y sugerencias
Permanente
Mensajero
Supervisar su funcionamiento. Coordinar labores de correspondencia. Aprobar permisos y sugerencias.
Permanente
57
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 28 de 98
COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
58
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 29 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Revisor Fiscal
OBJETIVO Las funciones señaladas en el artículo 207 del
código de comercio, son las que por regla
general se debe cumplir en todas las empresas
que tengan revisor fiscal.
No obstante, hay ciertos entes a los cuales la
norma ha fijado específicamente las funciones
de la revisoría fiscal.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Gerente General
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta
de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las
decisiones de la asamblea general y de la junta directiva.
59
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 30 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta
directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran
en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y
vigilancia de las compañías y rendirles los informes a que haya lugar o le
sean solicitados.
Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las
actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta
directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la
sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones
necesarias para tales fines.
Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se
tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los
mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes
que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los
valores sociales.
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o
informe correspondiente.
60
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 31 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Convocar a la asamblea o a la junta de socios a reuniones extraordinarias
cuando lo juzgue necesario.
Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y
las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea
o junta de socios.
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Título profesional como Contador Público,
además matricula vigente.
OTROS ESTUDIOS Área Económica y Financiera.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Manejo de cargos directivos acreditar (2) años
idoneidad en el desempeño de los
mismos.
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área administrativa y financiera (15-30) días
de la empresa.
Sistema de gestión de calidad.
61
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 32 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
x
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
x
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
62
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 33 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Sensibilidad Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
x
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
x
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
x
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
63
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 34 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL
INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
DIAN. Clientes. Entes de Control y Vigilancia.
Para establecer diferencia de criterios en la presentación y discusión de declaraciones tributarias
Permanente
64
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 35 de 98
REVISOR FISCAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL
INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente General, Junta Directiva y
Asamblea
Presentar informes de actividades desarrolladas por la revisora fiscal. Presentar informes de la gestión administrativa medida desde la óptica de la revisoría fiscal y/o viceversa. Analizar procedimientos de control interno.
Mensual
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
65
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 36 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Contador
OBJETIVO Profesional dedicado a aplicar, analizar e
interpretar la información contable y financiera
de una organización, con la finalidad de diseñar
e implementar instrumentos y mecanismos de
apoyo a las directivas de la organización en el
proceso de toma de decisiones.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Gerente general-Revisor Fiscal-Junta Directiva
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Las aperturas de los libros de contabilidad y su revisión periódica.
Establecimiento de sistema de contabilidad y su aplicación.
66
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 37 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Estudios de estados financieros y sus análisis con el fin de proporcionar
información necesaria a Los directivos del Instituto.
Certificación de planillas para pago de impuestos.
Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.
La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.
Establecer y revisar los parámetros para registros de transacciones,
operaciones y donaciones.
Revisar la nomina y elaborar declaraciones tributarias.
Realizar el cierre contable mensual y presentar el respectivo informe a La
Junta Directiva.
Responder y consultar a La DIAN.
Reportar las anomalías observadas en su campo de acción, para solucionar
a tiempo y evitar posibles sanciones.
Las demás funciones que le soliciten sus superiores, El Gerente, La Junta
Directiva y La Asamblea de La Institución.
67
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 38 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Título profesional en Contaduría Pública.
OTROS ESTUDIOS Área Contable y de Economía.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA En el Área Contable. (2) años
INDUCCIÓN Sistema contable y financiero de
La empresa. (30) días
Sistema de Gestión de Calidad.
Costos y manejo de presupuestos.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
68
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 39 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
x
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
69
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 40 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
70
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 41 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
DIAN. Secretaria de
Hacienda. Asesores contables.
Coordinadora Administrativa y
Financiera.
Para realizar consultas, atender visitas que el Ente realice. Consultar y atender visitas. Apoyar y resolver inquietudes. Para revisar la información y delegar funciones.
Ocasional. Ocasional. Ocasional. Permanente.
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Coordinadora Administrativa y
Financiera
Realizar las funciones de soporte. Informar por fax, normas y/o decretos. Pasar en limpio informes y balances. Realizar llamadas y averiguaciones.
Permanente
Revisor Fiscal Coordinación y elaboración de informes para presentar a Junta Directiva, Gerente General y Asamblea General.
Permanente
Gerente General Consultas, soporte, apoyo. Presentar informes.
Permanente
71
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 42 de 98
CONTADOR FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA entre 18 y 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
72
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 43 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Facturación
OBJETIVO El Profesional de esta área se encarga de la
recepción, revisión, organización y consolidación
de la información de facturación que produce el
Instituto de Audiología Integral gracias a la
prestación de los diferentes servicios que ofrece
al público en general.
DEPARTAMENTO Administrativo y Financiero
SUPERVISIÓN DE Coordinador Administrativo y Financiero
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Recepción y Revisión de la información de facturación producida por la
prestación de los diferentes servicios que ofrece el IdeA a la comunidad en
general.
73
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 44 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Revisar de manera continua y precisa las ordenes de prestación de
servicios presentadas por los usuarios para acceder al servicio solicitado.
Recopilar todas las órdenes de cada EPS, o empresa para ordenarlas y
posteriormente revisar la documentación anexa, la facturación y las tarifas
digitadas.
Elaborar el soporte RIPS, el cual debe acompañar la facturación en medio
magnético.
Contestar glosas.
Ingresar la información de los contratos al Sistema con sus respectivas
tarifas.
Elaborar cotizaciones de audífonos. El comprobante de servicio y la
respectiva factura de audífonos.
Debe elaborar la factura definitiva para las empresas (documentación).
Todas las demás funciones que le sean delegadas y que pertenezcan a su
área de competencia.
74
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 45 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Título profesional en Administración de
Empresas o Tecnólogo Auxiliar contable.
OTROS ESTUDIOS Sistemas y programas relacionados al cargo.
Auditoria.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Área financiera y servicios de salud (1) año
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área financiera de la empresa (15-30) días
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
75
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 46 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
76
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 47 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
77
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 48 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Entidades
Consulta de tarifas. Cuentas de cobro. Información sobre procesos y/o autorizaciones.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Admisiones Manejo de información en cuanto a la digitación de servicios prestados y documentación anexa.
Permanente
Profesionales
Revisión de registros elaborados para corroborar servicios solicitados.
Permanente
78
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 49 de 98
FACTURACIÓN FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
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ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 50 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Admisiones (Auxiliar de Facturación)
OBJETIVO Se encarga de la recepción inicial de la
información que trae consigo el usuario del
Instituto, la cual le permitirá a este generar
facturación, y así acceder a la prestación de los
diferentes servicios que se ofrece al público en
general en sus instalaciones.
DEPARTAMENTO Administrativo y Financiero
SUPERVISIÓN DE Coordinador Administrativo y Financiero
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Revisar el listado y la posterior asistencia de los pacientes que diariamente
ingresan al IdeA, para recibir atención.
80
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 51 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Solicitar y revisar que este completa y bien diligenciada la documentación
que debe presentar cada paciente cuando aspiran recibir el servicio en El
Instituto.
Entregar los informes de resultado de procedimiento realizado, indicando la
fecha de entrega al paciente.
Diligenciar formatos de facturación. Entregar facturas. Informar el monto a
cobrar por la prestación del servicio, y darle un manejo responsable al
dinero que recibe por este concepto.
Todas las demás funciones que le sean delegadas y que pertenezcan a su
área de competencia.
81
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 52 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Tecnología en Auxiliar de Contabilidad o
Bachillerato Comercial.
OTROS ESTUDIOS Área Contable.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Área administrativa y financiera (1) año
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área financiera de la empresa. (15-30) días
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
82
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 53 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
83
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 54 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
84
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 55 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes y Entes Gubernamentales
Recepción y posterior direccionamiento de llamadas telefónicas a las dependencias correspondientes. Recepción de Correo.
Ocasional
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Facturación Entrega oportuna y revisión de cuentas. Permanente
Mensajero Coordinar envíos y recepción de correspondencia. Permanente
85
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 56 de 98
ADMISIONES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
86
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 57 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Recepcionista
OBJETIVO Encargada de recibir y orientar al personal que
acude en busca de atención por parte de los
profesionales que allí laboran. Su labor
fundamental es proporcionar información sobre
el establecimiento a los visitantes y canalizarlos
a las distintas áreas de atención
correspondientes.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Asistente de Gerencia
PERSONAL A CARGO Recepcionista-Servicios Generales
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Proporcionar vía telefónica o en forma personal información sobre los
horarios disponibles para concertar citas con los distintos profesionales.
Informar al público acerca de las tarifas y de los requisitos establecidos
para acceder a los servicios dentro del Instituto de Audiología Integral.
87
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 58 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Debe preparar al paciente para que asista de manera correcta y oportuna a
su cita con el profesional, es decir brindándole respuesta a sus inquietudes
de manera eficaz para garantizar la excelente prestación del servicio.
Será la persona encargada de recibir las llamadas en El Instituto y
direccionarlas de acuerdo a su requerimiento.
Todas las demás funciones que le sean delegadas y que pertenezcan a su
área de competencia.
88
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 59 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Secretariado Auxiliar y Servicio al Cliente.
OTROS ESTUDIOS Área administrativa.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA En atención y servicio al cliente. (1) año
Cargos afines.
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Apoyo a Asistencia de Gerencia (15-30) días
de la empresa.
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
89
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 60 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
90
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 61 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
91
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 62 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes
Recibir llamadas y solucionar inquietudes. Asignar fecha y hora de citas a los usuarios.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Profesionales Organizar su agenda para la asignación de citas.
Permanente
Directivos del Instituto
Cumplir con las funciones encomendadas.
Permanente
92
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 63 de 98
RECEPCIONISTA FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
93
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 64 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Archivo
OBJETIVO Encargado de recibir y archivar las historias
clínicas, de manera oportuna, en un lugar
adecuado y en un determinado orden que facilite
su manipulación, cada que sea necesario.
Además es el responsable de su custodia y de
velar que nada malo ocurra con las mismas.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Asistente de Gerencia
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Analizar, procesar y suministrar información manual o automatizada.
Administrar unidades de información.
94
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 65 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Impulsar el desarrollo de los archivos mediante la organización técnica y la
implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que
los conforman, de acuerdo con La Ley General de Archivos u otras de
carácter institucional.
Aplicar las normas legales archivísticas.
Implementar sistemas de información manuales y automatizados para
optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la
información.
Utilizar las nuevas tecnologías.
Contribuir a la democratización del acceso a la información y la
documentación.
Detectar tendencias y necesidades de información.
Promover e incentivar la lectura.
Orientar a los usuarios en el uso de los recursos de las unidades de
información.
Realizar investigaciones sobre organización administración, procesamiento,
diseminación, acceso, almacenamiento, recuperación, distribución de la
información.
Todas las demás funciones que le sean delegadas y que pertenezcan a su
área de competencia.
95
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 66 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Bachillerato.
OTROS ESTUDIOS Archivísticos.
Secretariado General y Sistemas.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Manejo de archivo.
INDUCCIÓN Conocimiento de la empresa.
Área administrativa de la empresa.
Sistema de gestión de calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
96
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 67 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
97
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 68 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL
REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
98
B
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 69 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Clientes Busca y facilita a los usuarios las historias clínicas solicitadas.
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Recepcionista Coordinar y revisar solicitud de historias clínicas hechas por los usuarios.
Permanente
Asistente de Gerencia
Revisar que se lleve a cabo el debido proceso con relación a la manipulación de las historias clínicas.
Permanente
99
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 70 de 98
ARCHIVO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
100
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 71 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Servicios Generales
OBJETIVO Asistir y atender al resto del personal que labora
en El Instituto de Audiología Integral, además de
realizar las funciones propias de su cargo.
Ayudar cuando sea necesario en actividades
que si bien no se relacionan directamente con
las preestablecidas, si hacen parte del buen
funcionamiento de La Institución.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Asistente de Gerencia
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
101
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 72 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Realizar tareas de limpieza rutinaria y consecutiva dentro de su área.
Realizar tareas de asistencia.
Atender al personal de La Institución.
Apoyar en actividades de mensajería cuando sea necesario.
Todas las demás funciones que le sean delegadas y que pertenezcan a su
área de competencia.
102
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 73 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Bachillerato.
OTROS ESTUDIOS N/A
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Labores similares al cargo. (6) meses
INDUCCIÓN Conocimiento de la planta física
del instituto.
Conocer sus funciones básicas. (8) días
Riesgos laborales.
Sistema Gestión de Calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
103
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 74 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
104
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 75 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
105
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 76 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Pacientes
Cuando los usuarios requieran tomar algo. Cuando los usuarios necesiten de su ayuda.
Ocasional
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Con todo el personal
Atender el servicio de cafetería y aseo a todo el personal del Instituto. Permanente
Coordinador Administrativo
Realizar labores encomendadas bien sea dentro o fuera de las instalaciones del IdeA Permanente
106
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 77 de 98
SERVICIOS GENERALES FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
107
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 78 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Mensajero
OBJETIVO Colaborar en la recolección y posterior entrega
de diversa documentación en los diferentes
sitios donde le sea indicado por el profesional
encargado del IdeA; como por ejemplo la
facturación, las cartas, los paquetes que
contienen información que debe ser diligenciada
con instituciones externas y demás oficios que le
sean encomendados por su Jefe Inmediato en
La Institución.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Coordinador Administrativo y Financiero
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
La recolección de la documentación que después de ser diligenciada en
El IdeA, debe ser enviada a las instituciones correspondientes.
108
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 79 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Las diligencias pendientes por realizar en El Instituto que vayan surgiendo
durante la marcha del trabajo diario.
Todas las demás funciones que le sean delegadas y que pertenezcan a su
área de competencia.
109
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 80 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Bachillerato
OTROS ESTUDIOS Técnicos
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Cargos similares (6) meses
INDUCCIÓN Conocimiento del lugar destino
De correspondencia. (2) días
Conocimiento de la empresa.
Sistema de Gestión de Calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
110
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 81 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
111
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 82 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
112
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 83 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Cliente Externo. Empresas.
Entrega de correspondencia, pago de órdenes, cuentas por cobrar, entre otros. Entrega de correspondencia, pago de órdenes, cuentas por cobrar, entre otros.
Permanente Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO DE
AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Todo el personal Manipular la correspondencia, desde su recepción y su envío.
Permanente
Coordinador Administrativo
Realizar llamadas telefónicas. Responder por los recibidos. Revisar formatos de actividades delegadas.
Permanente
113
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 84 de 98
MENSAJERO FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
114
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 85 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Coordinador Unidad Social
OBJETIVO Coordinar y dirigir al personal que conforma la
unidad social del instituto, encargados de llevar
a cabo planes, programas y proyectos que se
planteen en su interior; con el fin de diseñar
procesos de inclusión social.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Gerente
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
Coordinar el programa de formación en lengua de señas colombiana, y
difundirlo entre la comunidad.
115
ÁREA DE TALENTO HUMANO
CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 86 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Coordinar la ejecución de proyectos que permitan hacer realidad la
inclusión a todo nivel de las personas en situación de discapacidad.
Elaborar proyectos de investigación, innovación y de formación
educativa (a nivel formal e informal).
Elaborar planes operativos de los diferentes proyectos, consiguiendo el
personal idóneo para llevarlos ejecutarlo eficazmente.
Elaborar planes de acción mensual, semestral y anual; y al mismo
tiempo entregar informes a la gerencia acerca de los resultados
obtenidos.
Participar en actividades sociales, políticas, culturales y recreativas
programadas por el IdeA.
Asistir a reuniones programadas por el equipo de trabajo y/o por su jefe
inmediato.
Las demás funcoines que le sean encomendadas por su jefe inmediato.
116
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 87 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Licenciados en algún área de la educación y en
lo posible carrera administrativa.
OTROS ESTUDIOS Conocimientos básicos en los procesos de
rehabilitación preventiva y procesos de inclusión
social.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Cargos similares (1) año
INDUCCIÓN Conocimiento y desempeño de
Cargos similares o tener
Experiencia acreditada (2) días
Conocimiento de la empresa.
Sistema de Gestión de Calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
117
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 88 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
118
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 89 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
119
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 90 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL INSTITUTO
DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Entes gubernamentales.
Empresas privadas. Asesores.
Coordinar y dirigir conferencias, programas y talleres para llevar a cabo procesos de inclusión social con las personas en situación de discapacidad. Elaboración de proyectos.
Ocasional Ocasional
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL INSTITUTO
DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente General Revisión, evaluación y aprobación de los proyectos a desarrollar en la unidad social
Ocasional
Coordinadores y profesionales
asistenciales del IdeA.
Coordinar cuando sea necesaria la colaboración desde su campo de acción en procesos de inclusión.
Ocasional
120
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 91 de 98
COORDINADOR UNIDAD SOCIAL FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
121
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 92 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE Coordinador de Salud
OBJETIVO Coordinar y dirigir al personal encargado dentro
del instituto, encargado de llevar a cabo planes,
programas y proyectos que se planteen en su
interior; con el fin de diseñar procesos y ejecutar
proyectos de salud.
DEPARTAMENTO Administrativo
SUPERVISIÓN DE Gerente
PERSONAL A CARGO Ninguno
N° DE PERSONAS 1
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES
Coordinar los programas de prestación de servicios de salud a los clientes
del Instituto de Audiología Integral.
122
ÁREA DE TALENTO HUMANO
CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 93 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Coordinar la ejecución de proyectos que permitan hacer realidad la
excelente prestación del servicio de salud, a los usuarios del instituto.
Elaborar proyectos de investigación, que permitan el fortalecimiento de
la calidad en la prestación de los servicios que ofrece la institución.
Elaborar planes operativos de los diferentes proyectos, consiguiendo el
personal idóneo para llevarlos a cabo de manera eficaz.
Elaborar planes de acción mensual, semestral y anual; y al mismo
tiempo entregar informes a la gerencia acerca de los resultados
obtenidos.
Participar en actividades sociales, políticas, culturales y recreativas
programadas por el IdeA.
Asistir a reuniones programadas por el equipo de trabajo y/o por su jefe
inmediato.
Las demás funciones que le sean encomendadas por su jefe inmediato.
123
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 94 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
III. REQUISITOS DEL CARGO
a. Conocimiento y Experiencia
ESTUDIOS Título profesional en algún área de la salud
y/o áreas administrativas
OTROS ESTUDIOS Conocimientos básicos en los procesos de
coordinación y ejecución de proyectos.
ÁREA TIEMPO
EXPERIENCIA Cargos similares (1) año
INDUCCIÓN Conocimiento y desempeño de
Cargos similares o tener
Experiencia acreditada (2) días
Conocimiento de la empresa.
Sistema de Gestión de Calidad.
b. Competencias
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
Responsabilidad. Responder por las obligaciones propias de su cargo y afrontar las consecuencias de sus actos y omisiones.
X
124
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 95 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Iniciativa y Capacidad de Juicio Tener la capacidad para afrontar decisiones en los momentos críticos, dando soluciones prácticas y eficaces.
X
Liderazgo
Tener la habilidad para dirigir, delegar y orientar el trabajo de un determinado grupo de manera neutra y en busca del bienestar del instituto.
X
Calidad de trabajo
Cumplir eficaz y eficiente los requerimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo.
X
Colaboración
Demostrar disposición para prestar ayuda en beneficio del trabajo y de la empresa en general.
X
Compromiso
Estar fuertemente comprometido con el buen desempeño en cada una de las funciones inherentes a su cargo.
X
Sensibilidad
Tener una profunda sensibilización social y estratégica de su quehacer y del impacto que este genera sobre el instituto y la sociedad.
X
Cumplimiento de Funciones
Conocer las funciones, procedimientos de aplicación relacionados con el cargo y la calidad.
X
125
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 96 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
Disciplina Reconocer y respetar la autoridad del jefe inmediato, acatar dinámicamente las órdenes, reglamentos de trabajo y del instituto.
X
Puntualidad Cumplir con el horario de trabajo, faltas al trabajo, solicitudes de permiso, incapacidades.
X
c. Responsabilidad del Cargo
RESPONSABILIDAD DIRECTA NIVEL REQUERIDO
1
2
3
4
5
POR BIENES DE LA EMPRESA
HERRAMIENTAS EQUIPO DINERO
X
X
X
POR CONTACTOS
(Relación y Atención)
CON MIEMBROS DE LA EMPRESA CON CLIENTES
CON OTRAS EMPRESAS PROVEEDORES
X
X
X
X
POR DIRECCIÓN DE PERSONAS
EN MANEJO EN REVISIÓN
X
X
INFORMACIÓN DE PERSONAS
X
126
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 97 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
IV. ENTORNO DEL CARGO
1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DEL
INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Entes gubernamentales.
Empresas privadas. Asesores.
Coordinar y dirigir conferencias, programas y talleres para llevar a cabo procesos y/o jornadas de salud con las personas en situación de discapacidad. Elaboración de proyectos.
Ocasional Ocasional
Permanente
2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DEL
INSTITUTO DE AUDIOLOGÍA INTEGRAL
CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA
Gerente General
Revisión, evaluación y aprobación de los proyectos a desarrollar en la coordinación de salud
Ocasional
Coordinadores y profesionales
asistenciales del IdeA.
Coordinar cuando sea necesaria la colaboración desde su campo de acción en procesos de salud
Ocasional
127
ÁREA DE TALENTO HUMANO CODIGO GTH-MF-01
PAGINA 98 de 98
COORDINADOR DE SALUD FECHA 06/06/2012
VERSION 2
V. CONDICIONES DE TRABAJO
ILUMINACIÓN 300 lux
TEMPERATURA 18 a 24º C
ESPACIO acorde a tamaño equipos y postura adecuada
RUIDO entre 60 y 70 dBA
VENTILACIÓN según variación de temperatura
RIESGOS Normal, se expone a riesgo Físico, ergonómicos,
psicosociales y a un alto nivel de stress.
128
8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
129
9. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
Al tener la oportunidad de realizar la practica en El Instituto de Audiología Integral
como Asistente de Gerencia, se verificó la efectividad de la aplicación del cargo,
ya que se lograron los objetivos propuestos en cuanto a la optimización de los
recursos existentes y se sustentó que si es necesario desde todo punto de vista su
estructuración dentro de la institución.
Como es sabido el eje de intervención seleccionado es el administrativo, dentro
del cual surgen a diario un sinfín de actividades que deben ser resueltas de
manera eficaz y oportuna, por lo cual se torna indispensable para la gerencia
contar con un asistente de gerencia que apoye la gestión y organización interna.
Fue a través de la experiencia propia que se analizó evolución de la situación
descrita y con la colaboración del personal que labora dentro de la institución se
obtuvo la información precisa y necesaria, expresando sus inquietudes en cuanto
al manejo del tiempo y la oportuna atención que debe prestarse a cada usuario
que ingresa a las instalaciones, entre otras, información necesaria para lograr el
debido acople del cargo sugerido a implementar.
Por otro lado, en lo que se refiere a la actualización del manual de funciones, se
pudo llevar a cabo tomando como base el existente en El IdeA creado en el año
2007, el cual no había sido modificado desde entonces; siendo necesario a raíz de
las modificaciones en sus programas, proyectos, visión y variables externas del
medio que afectan a la entidad.
130
131
CONCLUSIONES
La población en situación de discapacidad, aun no es totalmente
incluida en los diferentes procesos que lideran las instituciones
prestadoras de servicios.
La comunicación clara y directa entre los empleados de una
organización es indispensable para el buen funcionamiento de la
misma.
El trabajo en equipo por un bien común, hace que todos los procesos
transcurran de forma eficaz y eficiente para la organización.
El personal idóneo para desempeñar cualquier cargo dentro de la
institución es aquel que vela por conseguir la armonía entre
directivos y subalternos, con el fin de obtener resultados positivos en
la búsqueda de su misión.
La cantidad de empleados existentes en el IdeA no es equivalente o
proporcional a las funciones que se deben realizar, por lo tanto hay
escasez de personal.
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RECOMENDACIONES
Crear el Cargo de Asistente de Gerencia, el cual ha sido justificado a lo
largo del presente trabajo.
Capacitar al personal del IdeA a través de charlas y talleres acerca de la
importancia de trabajar en equipo por un bien común a la institución, y de
crear una cultura en donde cada quien establezca por voluntad propia que
al terminar sus funciones ocupe su tiempo libre en ayudar a otro
compañero que a bien lo necesite.
Mejorar la comunicación al interior del Instituto de Audiología Integral, a
través de la realización de reuniones en donde se expongan situaciones
puntuales que permitan fortalecer las relaciones laborales.
Elaborar y ejecutar proyectos de inclusión social que mejoren la calidad de
vida y las oportunidades de accesibilidad de las personas en situación de
discapacidad.
Fusionar los cargos de archivo y mensajero, para que además realice
funciones de mantenimiento, y de esta forma aprovechar el tiempo, el
espacio y su potencial laboral.
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REFERENCIAS
F. DRUCKER. Peter. La Sociedad Post Capitalista. 1993. 244 p.
CASTILLO APONTE. José. Administración de Personal. 1993. 363 p.
Manual de Funciones. (2007). Recuperado de Instituto de Audiología
Integral.
www.ideai.org.co
www.cendex.org.co
www.elprisma.com
www.aplicaciones.virtual.unal.edu.co
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APÉNDICES
ORGANIGRAMA PROPUESTO – PERIODO 2012
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ANEXOS
ORGANIGRAMA ACTUAL
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BIBLIOGRAFÍA
F. DRUCKER. Peter. La Sociedad Post Capitalista. 1993. 244 p.
CASTILLO APONTE. José. Administración de Personal. 1993. 363 p.
Manual de Funciones. (2007). Recuperado de Instituto de Audiología
Integral.
www.ideai.org.co
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www.aplicaciones.virtual.unal.edu.co
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