RReeggiioonnaallnnaa IIzzbbaa OObbrraacchhuunnkkoowwaa ww ZZiieelloonneejj GGóórrzzee

65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03

www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl

Zielona Góra 2014.06.04

RIO.I.092.39.2014

Pan

Andrzej Mirosław Bawłowicz

Burmistrz Nowogrodu Bobrzańskiego

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie

art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych

(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 z późn. zm.), przeprowadziła w okresie od 10.12.2013 r.

do 11.04.2014 r. kontrolę kompleksową gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie

Nowogród Bobrzański za rok 2012. W uzasadnionych przypadkach okres badań został rozszerzony.

Wyniki kontroli omówiono i podpisano protokół w dniu 11.04.2014 r.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju gminy oraz jej jednostek

organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, realizację

wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym wydatków na wynagrodzenia nauczycieli

z tytułu wypłaty dodatku uzupełniającego, udzielanie zamówień publicznych, rozliczanie

otrzymanych i udzielonych dotacji, zagadnienia dotyczące długu publicznego, gospodarowanie

mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

W związku z przeprowadzoną kontrolą, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach

obrachunkowych przekazuję Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W zakresie kompletności urządzeń księgowych stwierdzono, że nie zostały sporządzone

zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za poszczególne okresy sprawozdawcze, w związku

z powyższym księgi rachunkowe nie były prowadzone bieżąco. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 2

2

ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.

poz. 330 z późn. zm.), księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia

obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy

sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok

obrotowy- nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. Osoba odpowiedzialna - Skarbnik

Gminy wyjaśniła, że przyczyną nieprawidłowości było niedopatrzenie i niewystarczający nadzór.

Burmistrz przeprowadził inwentaryzacji gruntów wg stanu na dzień 31.12.2012 r.

z naruszeniem wymogów ustawowych dotyczących terminu i metody jej przeprowadzenia poprzez

porównanie danych wynikających z ewidencji otrzymanej ze Starostwa Powiatowego na dzień

24.06.2013 r. z księgową ewidencją analityczną środków trwałych. Powyższym naruszono

art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości który stanowi, że jednostki przeprowadzają na ostatni

dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie

utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych

i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób

nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów

niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu

z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - drogą porównania danych

ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej Burmistrza wynika, iż przyczyną ww. nieprawidłowości było

niestosowanie przepisów prawa.

Kontrola wykazała, że zarządzeniem wewnętrznym nr 0152/14/10 z dnia 12 października

2010 r. ówczesny Burmistrz nakazał przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji składników

majątkowych Gminy wg stanu na dzień 31.12.2010 r. i powołał zespoły spisowe.

Termin rozpoczęcia inwentaryzacji określony został na dzień 15.10.2010 r., zaś jej zakończenia

na dzień 15.01.2011 r. Zgodnie z zarządzeniem Burmistrz zażądał przedłożenia sprawozdania

z przeprowadzonej inwentaryzacji Skarbnikowi Gminy celem rozliczenia do dnia 17.01.2011 r.

Z treści sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji sporządzonego w dniu 30.11.2011 r. wynika,

że komisja inwentaryzacyjna stwierdziła niedobory w kwocie 23.325,53 zł oraz nadwyżki

w wysokości 549.866 zł. Burmistrz zadecydował w dniu 30.11.2011 r. by stwierdzone w wyniku

inwentaryzacji nadwyżki przyjęte zostały na stan, zaś niedobory uznać za niezawinione i spisać

ich wartość w koszty. Rozliczenie inwentaryzacji nastąpiło w dniu 30.11.2011 r., co stwierdzono

w oparciu o ewidencję księgową. Wyniki inwentaryzacji zostały odpowiednio udokumentowane,

jednakże ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem

3

wykazanym w księgach rachunkowych zostały wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych

2011 r., niezgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 oraz z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Osoba odpowiedzialna - Burmistrz wyjaśnił, że rozliczenie inwentaryzacji składników

majątkowych gminy za 2010 r. w księgach rachunkowych 2011 r. spowodowane zostało

ujawnieniem dużej ilości nadwyżek inwentaryzacyjnych, które należało wycenić,

a nie zabezpieczono środków związanych z ich wyceną. Otrzymanie wyceny umożliwiło

sporządzenie przyjęcia na stan środków trwałych na podstawie OT i rozliczenie inwentaryzacji,

jednakże w księgach rachunkowych roku 2011, gdyż księgi roku 2010 były już zamknięte.

Mając powyższe na uwadze nierzetelnie przedstawiony został wynik finansowy za 2010 r.,

niezgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że jednostki obowiązane

są stosować przyjęte zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową

i finansową oraz wynik finansowy. Osoba odpowiedzialna - Burmistrz wyjaśnił, że przyczyną

nierzetelnego przedstawienia wyniku finansowego za 2010 r. było nieterminowe rozliczenie

inwentaryzacji w księgach rachunkowych roku następnego.

Kontrola udzielania i rozliczania zaliczek gotówkowych przez pracowników Urzędu

wykazała 2 przypadki rozliczenia zaliczki po terminie oraz 5 przypadków nieokreślenia we wniosku

o zaliczkę terminu rozliczenia, co było niezgodne z zasadami określonymi w § 4 i § 6 zarządzenia

nr 40/2012 z dnia 10 sierpnia 2012 r. Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego w sprawie ustalenia

zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych. Osoba odpowiedzialna - Skarbnik wyjaśniła,

że przyczyną nieprawidłowości było zbyt duże zaufanie do pracowników.

Tym samym nie zapewniono prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie

zgodności działalności z procedurami wewnętrznymi wynikającymi z w ww. zarządzenia,

dotyczącymi terminowego rozliczenia zaliczek udzielanych pracownikom. Zapewnienie

funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której stanowi

art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r.

poz. 885 z późn. zm.), zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 tej ustawy należy do obowiązku Burmistrza.

W zakresie rozrachunków z odbiorcami i dostawcami stwierdzono 3 przypadki

uregulowania zobowiązań po terminie, przy czym opóźnienia wyniosły od 1 do 4 dni, co było

niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Osoba odpowiedzialna - Skarbnik

wyjaśniła, że nieterminowe regulowanie zobowiązań było wynikiem opóźnienia we wpływie faktur

do Urzędu, a przekroczenie terminu nie skutkowało zapłatą odsetek, kar lub opłat

albo oprocentowaniem tych należności.

4

Kontrolujący stwierdził, iż Burmistrz nie złożył na piśmie przyrzeczenia o treści:

„Przyrzekam, że będę przestrzegał tajemnicy skarbowej. Oświadczam, że są mi znane przepisy

o odpowiedzialności karnej za ujawnienie tajemnicy skarbowej”, nie dopełniając tym samym

obowiązku wynikającego z art. 294 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa

(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.). Jako przyczynę niezłożenia ww. przyrzeczenia

Burmistrz wskazał nieuwagę. W trakcie trwania kontroli Burmistrz złożył wymagane

przyrzeczenie.

Kontrola w zakresie podatków i opłat lokalnych wykazała, że Burmistrz złożył deklarację

na podatek od nieruchomości, których właścicielem jest Gmina na 2012 rok, dopiero w dniu

14.12.2012 r., naruszając art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach

lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna D.D. -

inspektor w Referacie Planowania i Finansów wyjaśniła, że nieprawidłowość wynikła z błędnej

interpretacji przepisów.

Ponadto stwierdzono 1 przypadek podatnika podatku rolnego od osób prawnych, u którego

obowiązek podatkowy powstał w dniu 01.10.2012 r., a który nie dopełnił obowiązku złożenia

deklaracji na podatek rolny, niezgodnie z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r.

o podatku rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zm.), zaś organ podatkowy

nie skorzystał z możliwości wynikającej z art. 274a §1 ustawy Ordynacja podatkowa i nie wezwał

podatnika do złożenia deklaracji. Osoba odpowiedzialna D.D. - inspektor w Referacie Planowania

i Finansów wyjaśniła nieprawidłowość przeoczeniem.

W przypadku podatnika podatku od środków transportowych od osób prawnych

wykazującego zaległość w kwocie 14.545 zł za lata 2010-2011, w całości objętą tytułami

wykonawczymi, wierzyciel nie korzystał z uprawnienia wynikającego z § 8 rozporządzenia

Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy

o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.)

stanowiącego, że jest uprawniony do uzyskania w organie egzekucyjnym informacji o sposobie

załatwienia wniosku egzekucyjnego, a organ egzekucyjny ma obowiązek udzielić wierzycielowi

wyczerpującej odpowiedzi. Osoba odpowiedzialna – D.D. - inspektor w Referacie Planowania

i Finansów wyjaśniła, że przyczyną nieprawidłowości było przeoczenie.

W zakresie egzekucji podatkowej stwierdzono 2 przypadki zaniechania podjęcia czynności

zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych dot. łącznego zobowiązania pieniężnego

oraz podatku od środków transportowych od osób fizycznych, do czego obliguje art. 6 § 1 ustawy

z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r.

5

poz. 1015 z późn. zm.) w zw. z § 3 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada

2001 r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym

w administracji.

Ponadto wystąpiły 4 przypadki zaniechania wystawienia tytułu wykonawczego, po bezskutecznym

upływie terminu wskazanego w upomnieniu, niezgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra

Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy

o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Osoby odpowiedzialne: D.D. - inspektor

w Referacie Planowania i Finansów w zakresie podatku od środków transportowych oraz B.B. –

inspektor w Referacie Planowania i Finansów w zakresie pozostałych podatków wyjaśniły

powyższe nieprawidłowości przeoczeniem i nieuwagą.

Obecnie obowiązuje w powyższym zakresie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 maja

2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu

czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. poz. 656).

W zakresie dochodów z opłat za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów

alkoholowych stwierdzono, że przedsiębiorca korzystający z zezwolenia nr II/A/84/09 ważnego

do dnia 31.10.2014 r. wniósł II ratę opłaty w wysokości 175 zł w dniu 04.06.2012 r., tj. 4 dni

po terminie ustawowym, niezgodnie z art. 111

ust. 7 ustawy z dnia 26 października 1982 r.

o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r.

poz. 1356 z późn. zm.). W przypadku niedokonania opłaty w wysokości określonej w art. 111 ust. 2

i 5 w terminie, o którym mowa w art. 111 ust. 7 ustawy o przeciwdziałaniu alkoholizmowi,

zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych wygasa stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy

o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Jako przyczynę powyższych

nieprawidłowości osoba odpowiedzialna - Burmistrz wskazał przeoczenie i nieuwagę pracownika.

Uchwałą nr XVI/92/07 z dnia 27 września 2007 r., ze zmianą wprowadzoną uchwałą

nr V/21/11 z dnia 27 stycznia 2011 r. Rada Miejska w Nowogrodzie Bobrzańskim, działając

na podstawie art. 25 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.) ustaliła wysokość zryczałtowanych miesięcznych

diet dla radnych Gminy Nowogród Bobrzański. W okresie od dnia 1 marca 2009 r. do dnia

31 grudnia 2013 r. naliczono diety radnym przyjmując niewłaściwą kwotę bazowa, ustaloną

w ustawie budżetowej na 2009 r. w wysokości 1.835,35 zł, skutkiem tego była wypłata diet

w zawyżonej wysokości łącznie o kwotę 27.159,87 zł. Powyższe działanie było niezgodne

z art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych w zw. z art. 25 ust. 6 ustawy o samorządzie

gminnym. Z wyjaśnień osób odpowiedzialnych: Burmistrza oraz Skarbnika wynika, iż przyczyną

6

powyższej nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów prawa.

W zakresie zamówień publicznych stwierdzono, że dane wykazane w rocznym sprawozdaniu

o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2012, przekazanym Prezesowi Urzędu Zamówień

Publicznych nie odpowiadały stanowi faktycznemu, gdyż błędnie wykazane zostały wszystkie

zamówienia, w tym nieprzekraczające równowartości 14.000 euro. Osoba odpowiedzialna

Burmistrz jako przyczynę nierzetelnego sporządzenia ww. sprawozdania wskazał omyłkę.

W postępowaniu przeprowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego wartości

przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo

zamówień publicznych na realizację zadania pn.: „Dowóz dzieci i młodzieży do placówek

oświatowych w latach 2013-2015” zamawiający przewidywał w SIWZ i ogłoszeniu o zamówieniu

udzielenie zamówień uzupełniających w wysokości do 5% zamówienia podstawowego.

Przy ustalaniu wartości zamówienia zamawiający nie uwzględnił zamówień uzupełniających,

niezgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

(tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), który stanowi, że jeżeli zamawiający przewiduje

udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6

pkt 3 i 4, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość zamówień uzupełniających.

Wartość zamówienia została zaniżona o 51.404,02 zł. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej –

Burmistrza wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było poleganie na profesjonalizmie

kancelarii prawnej, która przygotowywała postępowanie.

Ponadto w ww. postępowaniu zamawiający zażądał wniesienia zabezpieczenia należytego

wykonania umowy w wysokości 1 % ceny całkowitej podanej w ofercie, niezgodnie

z art. 150 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, co skutkowało pobraniem od wykonawcy

zabezpieczenia w wysokości niższej co najmniej o kwotę 16.477,78 zł. Jako przyczynę powyższej

nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna- Burmistrz wskazał poleganie na profesjonalizmie

kancelarii prawnej, która przygotowywała postępowanie. Burmistrz nadmienił, że wykonawca

dopłacił w trakcie kontroli zabezpieczenie należytego wykonania umowy do właściwej wartości.

Dokumenty potwierdzające ten fakt zostały przedstawione kontrolującemu.

W postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego wartości nieprzekraczającej kwot

określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień

publicznych na realizację zadania pn.: „Zimowe utrzymanie dróg i ulic gminnych i powiatowych”,

przy ustalaniu wartości zamówienia zamawiający nie uwzględnił zamówień uzupełniających,

niezgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wartość zamówienia została

zaniżona o 30.986,43 zł. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej – Burmistrza wynika, że przyczyną

7

powyższej nieprawidłowości było poleganie na profesjonalizmie kancelarii prawnej, która

przygotowywała postępowanie.

Ponadto ustalono, że w postępowaniu pn.: „Zimowe utrzymanie dróg i ulic gminnych

i powiatowych” w wyznaczonym terminie wpłynęły 2 oferty. Za najkorzystniejszą i spełniającą

warunki udziału w postępowaniu komisja przetargowa uznała ofertę nr 1 – KULAS MARIUSZ

USŁUGI SPRZĘTOWO TRANSPORTOWE z Nowogrodu Bobrzańskiego i wskazała na jej wybór.

Przedsiębiorca zaoferował wykonanie zamówienia za cenę: 57.526,20 zł za część I oraz

46.640,88 zł za część II. Zamówienia publicznego wykonawcy - KULAS MARIUSZ USŁUGI

SPRZĘTOWO TRANSPORTOWE z Nowogrodu Bobrzańskiego udzielił Burmistrz, na podstawie

umowy nr Z/227/2012 zawartej w dniu 04.12.2012 r., o treści zgodnej ze złożoną ofertą. Z treści

SIWZ wynikało, że w celu wykazania przez wykonawcę spełnienia warunków udziału

w postępowaniu określonych na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych,

do oferty należy dołączyć opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający,

że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej

działalności związanej z przedmiotem zamówienia – zgodnie z postawionym warunkiem.

Ponadto złożenie dokumentów niepotwierdzających spełnienie warunków lub złożenie dokumentu

w niewłaściwej formie spowoduje wykluczenie wykonawcy i/lub odrzucenie oferty. Wykonawca

wraz z ofertą przedłożył potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię polisy ubezpieczenia

od odpowiedzialności cywilnej w okresie od dnia 18.11.2011 r. do dnia 17.11.2012 r., z której

wynika, że składka do zapłaty wynosi łącznie 957 zł, i jest płatna w 2 ratach: I rata w kwocie 479 zł

do dnia 17.11.2011 r. oraz II rata w kwocie 478 zł do dnia 17.05.2012 r. Z treści zawartej w dniu

17.11.2011 r. polisy wynika, że wykonawca zapłacił gotówką za I ratę w kwocie 479 zł.

Wykonawca nie przedstawił natomiast dokumentu potwierdzającego zapłatę II raty w kwocie

478 zł. Tym samym wykonawca nie potwierdził na dzień składania ofert spełnienia warunków

udziału w postępowaniu. Zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 26 ust. 3 ustawy

Prawo zamówień publicznych i nie wezwał wykonawcy do uzupełnienia brakujących dokumentów.

Osoba odpowiedzialna - Burmistrz wyjaśnił, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było

przeoczenie.

Na podstawie umowy nr Z/201/2009 zawartej w dniu 11.08.2009 r. Gmina Nowogród

Bobrzański zaciągnęła w konsorcjum bankowym, w skład którego wchodzą: Bank Spółdzielczy

w Iłowej i Bank Polskiej Spółdzielczości S.A. w Warszawie - kredyt długoterminowy w wysokości

5.526.000 zł na sfinansowanie zadania inwestycyjnego pn.: „Remont i przebudowa nawierzchni ulic

oraz ciągów pieszych na osiedlu Zatorze i Robotnicze w Nowogrodzie Bobrzańskim”. Do spłaty

8

przypadało 20 równych rat kwartalnych po 276.300 zł każda, płatnych do ostatniego dnia każdego

kwartału, od dnia 31.03.2010 r. do dnia 31.12.2014 r. Aneksem nr 1/2013 z dnia 13.11.2013 r.

do umowy nr Z/201/2009 z dnia 11.08.2009 r., zmianie uległ termin spłaty kredytu i wysokość rat.

Zgodnie z aneksem do spłaty przypadają: w 2015 r. 4 równe raty kwartalne po 50.000 zł każda,

w 2016 r. 4 równe raty kwartalne po 100.000 zł każda oraz w 2017 r. 4 równe raty kwartalne

po 126.300 zł każda, płatne do ostatniego dnia każdego kwartału, zaś wstrzymana została spłata rat

kredytu w 2014 r. Zamawiający nie przewidział w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w specyfikacji

istotnych warunków zamówienia we wskazanym powyżej zakresie możliwości dokonania istotnych

zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano

wyboru wykonawcy a także nie określił warunków takiej zmiany, czym naruszył art. 144 ust. 1

ustawy Prawo zamówień publicznych. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej - Burmistrza wynika,

że przyczyną powyższej nieprawidłowości była konieczność zarządzania długiem dla zachowania

wskaźników zadłużenia.

W toku kontroli stwierdzono, że na podstawie umowy nr 495/2009/2 zawartej w dniu

29.07.2009 r. Gmina zaciągnęła w Banku Spółdzielczym w Żaganiu Oddział w Nowogrodzie

Bobrzańskim kredyt długoterminowy w wysokości 500.000 zł na sfinansowanie zadania

inwestycyjnego pn.: „Przebudowa budynku Urzędu Miejskiego – I etap”. Wartość zamówienia

nie przekraczała kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych –

w brzmieniu obowiązującym do dnia 15.04.2014 r., tj. 14.000 euro i przy wyborze wykonawcy

nie stosowano przepisów ustawy. Aneksem nr A1/495/09/2 z dnia 28.06.2013 r. przesunięciu uległ

termin płatności ostatniej raty do dnia 30.09.2015 r. oraz wzrósł całkowity koszt kredytu

do 60.624,35 zł, co przekraczało wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 euro.

Ponadto na podstawie umowy nr 468/2009/2 zawartej w dniu 09.07.2009 r. Gmina Nowogród

Bobrzański zaciągnęła w Banku Spółdzielczym w Żaganiu Oddział w Nowogrodzie Bobrzańskim

kredyt długoterminowy w wysokości 550.000 zł na sfinansowanie zadania inwestycyjnego

pn.: „Budowa nawierzchni dróg lokalnych łączących drogę krajową 27, wojewódzką

289 i powiatową 1140F w Nowogrodzie Bobrzańskim – II etap”. Wartość zamówienia

nie przekraczała kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych –

w brzmieniu obowiązującym do dnia 15.04.2014 r., tj. 14.000 euro i przy wyborze wykonawcy

nie stosowano przepisów ustawy. Aneksem nr A1/468/09/2 z dnia 28.06.2013 r. przesunięciu uległ

termin płatności ostatniej raty do dnia 30.06.2015 r., zmianie uległ tym samym koszt całkowity

kredytu i wynosił łącznie 62.609,26 zł, co przekraczało wyrażoną w złotych równowartość kwoty

14.000 euro. Mając powyższe na uwadze w obu ww. przypadkach Burmistrz udzielił zamówienia

9

publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach

o zamówieniach publicznych, niezgodnie z art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Zgodnie z art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych

zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach

określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią

inaczej. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej - Burmistrza wynika, że ww. nieprawidłowości

były wynikiem nieznajomości przepisów prawa.

W zakresie gospodarki nieruchomościami kontrolujący ustalił, że w 2 przypadkach

dokonano sprzedaży w drodze bezprzetargowej nieruchomości niezabudowanych, przeznaczonych

na powiększenie działek siedliskowych, osobom korzystającym z pierwszeństwa w ich nabyciu,

pomimo że osoby te nie złożyły wniosków o nabycie w terminie określonym w zawiadomieniu,

co jest niezgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami

(tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518). Osoba odpowiedzialna T.B. - inspektor ds. Gospodarki

Gruntami wyjaśnił przyczyny nieprawidłowości przeoczeniem.

Ponadto przy sprzedaży ww. nieruchomości dokonano wyceny nieruchomości w oparciu

o nieaktualne operaty szacunkowe, co narusza art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce

nieruchomościami. Osoba odpowiedzialna T.B. - inspektor ds. Gospodarki Gruntami wyjaśnił,

że przyczyną powstania nieprawidłowości było przeoczenie.

W zakresie sprzedaży lokali mieszkalnych na rzecz ich najemców stwierdzono, że zbycie

nieruchomości w drodze bezprzetargowej nastąpiło po spełnieniu przesłanek określonych

w art. 37 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednakże w żadnym z poddanych kontroli postępowań osoby

korzystające z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości nie złożyły oświadczenia o wyrażeniu

zgody na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie, stosownie do obowiązku wynikającego

z art. 34 ust. 5 ustawy. Osoba odpowiedzialna T.B. - inspektor ds. Gospodarki Gruntami

jako przyczynę powyższej nieprawidłowości wskazał, iż nabywca zaakceptował cenę podpisując

protokołu uzgodnień i występując o udzielenie bonifikaty.

W zakresie dochodów z opłat z tytułu użytkowania wieczystego stwierdzono, że w jednym

przypadku wierzyciel kierował wezwania do zapłaty, jednakże wobec ich bezskuteczności

nie wystąpił do sądu rejonowego o wydanie nakazów zapłaty w postępowaniu nakazowym

lub postępowaniu upominawczym, niezgodnie z art. 4841 §2, w związku z art. 498 § 1 ustawy

z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst. jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 101,

z późn. zm.). Osoba odpowiedzialna – B.B. - inspektor w Referacie Planowania i Finansów

wyjaśniła, że użytkownik od kilku lat przebywa za granicą i nie podejmuje korespondencji

10

nadmieniając, że dłużnik posiadał już wcześniej obciążenie, które zostało umorzone, w związku

z tym byłoby to związane tylko z poniesieniem dodatkowych kosztów.

Opłaty roczne w decyzjach w sprawie oddania w trwały zarząd nieruchomości dla jednostek

oświatowych zostały ustalone wg odpowiedniej stawki procentowej od ceny nieruchomości,

jednakże ceny nieruchomości ustalone zostały na podstawie ich wartości księgowych,

co jest niezgodne z art. 45 ust. 2 pkt 7, w związku z art. 67 ust. 1 i art. 156 ust. 1 ustawy

o gospodarce nieruchomościami. Osoba odpowiedzialna T.B. – inspektor ds. Gospodarki Gruntami

wskazał oszczędności. Naruszenie powyższego przepisu zostało stwierdzone w toku poprzedniej

kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze

2009 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Burmistrza Nowogrodu Bobrzańskiego

w dniu 28.07.2009 r. Prezes RIO wniósł o ustalanie opłat z tytułu trwałego zarządu zgodnie

z art. 45 ust. 2 pkt 7 w związku z art. 67 ust. 1 i art. 156 ust. 1 ustawy o gospodarce

nieruchomościami.

Uchwałą nr XI/58/11 z dnia 17 czerwca 2011 r. Rada Miejska w Nowogrodzie Bobrzańskim

zlikwidowała z dniem 31.12.2011 r. 2 jednostki budżetowe: Szkołę Podstawową w Nowogrodzie

Bobrzańskim oraz Przedszkole Samorządowe w Nowogrodzie Bobrzańskim, które z dniem

01.01.2012 r. połączyła w nową jednostkę budżetową: Zespół Szkolno-Przedszkolny

w Nowogrodzie Bobrzańskim. Burmistrz nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 49 ust. 2

ustawy o gospodarce nieruchomościami i nie orzekł o wygaśnięciu trwałego zarządu

przysługującego likwidowanym jednostkom organizacyjnym ani o wygaśnięciu trwałego zarządu

przysługującego likwidowanym jednostkom organizacyjnym z równoczesnym ustanowieniem

trwałego zarządu na rzecz jednostek organizacyjnych utworzonych w wyniku tych przekształceń

lub na rzecz jednostek przejmujących zadania jednostek likwidowanych. Burmistrz przyczynę

powyższej nieprawidłowości wyjaśniał niedopatrzeniem.

Ponadto 4 jednostki organizacyjne Gminy Nowogród Bobrzański oraz 2 instytucje kultury

nie mają prawnie uregulowanej formy władania nieruchomościami, czym naruszono art. 51 ust. 1

i 2 w związku z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Z wyjaśnień Burmistrza osoby

odpowiedzialnej za gospodarowanie mieniem komunalnym wynika, że przyczyną powyższej

nieprawidłowości było nieprzestrzeganie przepisów prawa.

Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Nowogrodzie Bobrzańskim zawarł w dniu

02.01.2012 r. z Miejsko – Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Nowogrodzie Bobrzańskim

umowę najmu pomieszczeń szkolnych, mimo braku formalnych podstaw do władania

nieruchomościami. Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego nie zwrócił się z wnioskiem

11

do Burmistrza o ustanowienie trwałego zarządu na nieruchomościach, z których korzysta Zespół.

Zespół Szkolno-Przedszkolny nie ma prawnie uregulowanej formy władania nieruchomościami.

W latach 2012-2013 Zespół uzyskał dochody z najmu ww. pomieszczeń w łącznej wysokości

28.320 zł, które odprowadził do budżetu gminy. Zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o gospodarce

nieruchomościami, gminnym zasobem nieruchomości gospodaruje burmistrz. Jako przyczynę

dopuszczenia do wynajęcia przez Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Nowogrodzie

Bobrzańskim pomieszczeń szkolnych Miejsko – Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej

w Nowogrodzie Bobrzańskim, mimo braku formalnych podstaw do władania nieruchomością,

osoba odpowiedzialna Burmistrz wskazał niedopatrzenie.

Rejestr instytucji kultury od dnia 21.05.2012 r. był prowadzony niezgodnie z § 14 ust. 1-3

rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie

sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189).

Ww. przepis zobowiązuje organizatora do odpowiedniego przeniesienia i zapisania wpisów

zawartych w księgach rejestrowych. Osoba odpowiedzialna – Sekretarz wyjaśnił,

że nieprawidłowość wynika z winy jego poprzednika nadmieniając, że obecnie trwa proces

wdrażania rejestru do systemu informatycznego.

Kontrola w zakresie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli z tytułu wypłaty dodatku

uzupełniającego, o którym stanowią przepisy art. 30a ust. 1 – ust. 6 ustawy z dnia 26 stycznia

1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 191) nie wykazała nieprawidłowości.

Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach

obrachunkowych wnoszę o:

1. Zorganizowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zapewniającej

osiągnięcie celu określonego w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach

publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), stosownie do art. 69 ust. 1

pkt 2 tejże ustawy w zakresie zgodności działalności z procedurami wewnętrznymi.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych bieżąco, stosownie do art. 24 ust. 5 ustawy z dnia

29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).

3. Przeprowadzanie na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji gruntów drogą

porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji

wartości tych składników, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

4. Wyjaśnianie i rozliczanie ujawnionych w toku inwentaryzacji różnic między stanem

12

rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych tego roku obrotowego,

na który przypadał termin inwentaryzacji, stosownie do art. 27 ust. 2 ustawy

o rachunkowości.

5. Stosowanie przyjętych zasad rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację

majątkową i finansową oraz wynik finansowy, zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy

o rachunkowości.

6. Udzielanie i rozliczanie zaliczek gotówkowych zgodnie z zasadami określonymi

w zarządzeniu w sprawie ustalenia zasad wypłat i rozliczeń zaliczek gotówkowych.

7. Terminowe regulowanie zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu dostaw towarów i usług

stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

8. Egzekwowanie od podmiotów zobowiązanych do składania deklaracji podatkowych

wykonywania tego obowiązku w terminach wskazanych w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia

12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 95,

poz. 613 z późn. zm.) oraz art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku

rolnym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 1381 z późn. zm.).

9. Korzystanie z możliwości wynikającej z art. 274a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.

Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.), poprzez żądanie

składania wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwanie

do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku.

10. Przesyłanie i doręczanie zobowiązanym upomnień oraz wystawianie tytułów

wykonawczych w przypadkach określonych w § 4, § 5 i § 6 Rozporządzenia Ministra

Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności

pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków

egzekucyjnych (Dz. U. poz. 656).

11. Wydawanie decyzji stwierdzających wygaśnięcie zezwoleń na sprzedaż napojów

alkoholowych, w przypadku niedokonania opłaty za zezwolenie w prawidłowej wysokości

i w określonym terminie, stosownie do art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy z dnia 26 października

1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi

(tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1356 z późn. zm.).

12. Doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem dokonywania wydatków z tytułu diet radnych.

13. Rzetelne sporządzanie sprawozdań, o których mowa w art. 98 ust. 1 ustawy z dnia

29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907

z późn. zm.).

13

14. Uwzględnianie przy ustalaniu wartości zamówienia, wartości zamówień uzupełniających,

jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa

w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3 i 4, stosownie do art. 32 ust. 3 ustawy

Prawo zamówień publicznych.

15. Wzywanie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez

zamawiającego oświadczeń i dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo

zamówień publicznych albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia

i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy, do ich złożenia

w wyznaczonym terminie, stosownie do treści art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień

publicznych.

16. Dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty,

na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, wyłącznie w przypadku,

gdy zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu

o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki

takiej zmiany, stosownie do art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

17. Udzielanie zamówienia wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy, stosownie

do art. 7 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

18. Zawieranie umów, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane,

na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy

nie stanowią inaczej, stosownie do art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.

19. Umożliwianie skorzystania z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości przez osoby,

o których mowa w ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce

nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 518) pod warunkiem złożenia przez nie

wniosków o nabycie, w terminie określonym w zawiadomieniu o przeznaczeniu

nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym im pierwszeństwie w nabyciu tej

nieruchomości, zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

20. Egzekwowanie od osób korzystających z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości

oświadczeń, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie, stosownie

do art. 34 ust. 5 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

21. Wykorzystywanie operatu szacunkowego do celu, dla którego został sporządzony,

przez okres 12 miesięcy od daty jego sporządzenia, chyba że wystąpiły zmiany

uwarunkowań prawnych lub istotne zmiany czynników, o których mowa w art. 154, zgodnie

z art. 156 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

14

22. Podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych

zaległości z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste poprzez występowanie do sądu

rejonowego o wydanie nakazów zapłaty w postępowaniu nakazowym lub postępowaniu

upominawczym, stosownie do art. 4841 §2, w związku z art. 498 § 1 ustawy z dnia

17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tekst. jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 101,

z późn. zm.).

23. Ustalanie opłat z tytułu trwałego zarządu zgodnie z art. 45 ust. 2 pkt 7, w związku

z art. 67 ust. 1 i art. 156 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

24. Orzekanie o wygaśnięciu trwałego zarządu przysługującego likwidowanym jednostkom

organizacyjnym albo o wygaśnięciu trwałego zarządu przysługującego likwidowanym

jednostkom organizacyjnym z równoczesnym ustanowieniem trwałego zarządu na rzecz

jednostek organizacyjnych utworzonych w wyniku tych przekształceń lub na rzecz

jednostek przejmujących zadania jednostek likwidowanych, zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy

o gospodarce nieruchomościami.

25. Uregulowanie prawnej formy władania nieruchomościami znajdującymi się we władaniu

jednostek organizacyjnych oraz osób prawnych, zgodnie z art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56

ustawy o gospodarce nieruchomościami.

26. Prowadzenie rejestru instytucji kultury zgodnie z zasadami określonymi

w § 14 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia

2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury

(Dz. U. z 2012 r. poz. 189).

Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków

zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium

Izby.

Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania,

proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia

otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

Prezes Izby

/-/

Ryszard Zajączkowski

15

Do wiadomości:

1. Rada Miejska w Nowogrodzie Bobrzańskim,

2. a/a.