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MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA NIT: 891190346-1

RECTORÍA

AVENIDA CIRCUNVALACION, TELS (988) 4352434 – 4358409 – 4352905 – 4358786 FAX 4358231,

A.A. No. 192 FLORENCIA-CAQUETA



1. SOLICITUDES ORDENACIÓN DE GASTOS

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Rector

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

RECTORÍA

Se recibe la solicitud firmada por el i n teresado.

Revisa y analiza el tipo de solicitud, da vi st o bueno o devuelve sin aprobar.

Registra en el libro radicador y entrega a la División Financiera para la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y continuar con el trámite, o devuelve al i n teresado sino fue aprobada la solicitud.

VerificaB BelB Bcontenido, anexosB ByB BradicaB Bla so licitud.

Deja constancia escrita a m ano Alzada del motivo por el cu al no se aprueba.

Toma firma del funcionario que recibe.

Solicitud radicada.

Solicitud aprobadaB Bo si n aprobar.

Constancia libro radicador.

5 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

2. AGENDA DEL RECTOR


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Secretaria

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

RECTORÍA

Recepciona los oficios de citación o tarjetas de invitación a los eventos,

Informa al Rector de la actividad y decide si asiste personalmente o delega su representación.

Confirma asistencia y comunica de i n m ediato al funcionario que llevará la representación cuando ésta ha sido delegada.

VerificaB BsuB Bcontenido, o b jeto, lugar, hora y registra en la agenda, resaltando la prioridad.

Decisión comunicada.

FacilitaB BgestiónB Bde i n f o rmación cuando deba p resentar informe.

Registro en la agenda.

Registro de la decisión.

Registro en la agenda.

5 Minutos

10 Minutos

10 Minutos


A.A. No. 192 FLORENCIA-CAQUETA 17



3. CITACIÓN A REUNIÓN DE DIRECTIVOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Rector

Secretaria.

Secretaria.

RECTORÍA

RECTORÍA

RECTORÍA

Imparte orden para citar.

Envía comunicación vía intranet o lo hace telefónicamente.

Solicita a funcionario de la emisora su asistencia para grabar la temática tratada p ara efectos de elaborar acta o boletín i n f o rmativo. De no existir un funcionario de la emisora, lo hace directamente la Secretaria.

Establece orden del día, f echa y hora.

Está pendiente de que todos los Jefes asistan.

TomarB BnotaB BdeB Bla asistencia, y las o b se rvaciones o su g erencias que hacen los p articipantes.

Grabación

Inmediato

10 Minutos

2 Horas

4. ATENCIÓN AL USUARIO


CONTROL TIEMPO

1

2

Secretaria

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

Atiende las inquietudes de los usuarios, toma nota, los hace seguir cuando se trate de entrevista con el Rector o les indica a dónde dirigirse.

Atiende las inquietudes por teléfono, toma n o ta, comunica a los interesados.

DebeB BtenerB Bamplio co n o ci m i entoB BdeB Blas f u n ci o n es de las dependencias y de los f u n ci o n ariosB BdeB Bla Universidad, para poder o rientar al público.

Igual anterior requisito.

Agenda.

Agenda

5 Minutos

5 Minutos





5. TRÁMITE CORRESPONDENCIA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Secretaria

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

RECTORÍA

RecibeB BelB BescritoB BconB Blas i n st rucciones que le haya impartido el Rector y redacta respuesta.

Presenta proyecto para firma del Rector.

Recibe la respuesta firmada, adjunta anexos si los hay, radica en libro y envíaB BaB BlaB BOficinaB Bde Correspondencia p ara su distribución, indicando cuando sea de carácter urgente.

Utilizar tipo letra Arial 11, papel co n logotipo de la institución, tamaño carta.

TenerB BespecialB BcuidadoB Bal empacar cuando se trate de documentosB BqueB Blleven i n f o rmación en discos flexibles e i n dicar en su rotulación.

Copia del documento.

Guía de envío.

10 Minutos

10 Minutos

6. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

Secretaria

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

Clasifica por asunto y a su vez por o rden cronológico.

Al finalizar el año, debe relacionar las carpetas, empacarlas en las cajas de archivo y entregar en los p lazos señalados a la Oficina de Archivo Central de la institución.

Observar las normas impartidas p o r el Archivo General de la Nación y Circulares emanadas de la Oficina de Archivo Central de la institución.

Ceñirse a los instructivos y n o rmatividad interna sobre esta m ateria.

Carpetas.

Acta de entrega.

El necesario

2 Horas





7. RESERVACIÓN SALA DE JUNTAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Secretaria

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

RECTORÍA

Recepciona solicitud bien sea p ersonalmente o por teléfono, datos: quien reserva, evento, fecha, hora y tiempo de duración; solicitud debe hacerse con un día de anticipación como mínimo.

Antes de iniciar la reunión, revisa el estado de los equipos existentes en la sala y verifica que funcionen bien.

Terminada la reunión, revisa el estado en que es entregada la Sala y verifica de nuevo el estado de los equipos.

Utilización sólo asuntos oficiales.

Debe entregar todo en buen estado de uso.

Reporta daños si los hay.

RegistroB Ben libro radicador.

Informe escrito.

5 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

8. PROTOCOLO


CONTROL TIEMPO

1

2

Secretaria

Secretaria

RECTORÍA

RECTORÍA

Obtiene listado actualizado de todas las autoridades del orden territorial y n acional, con quienes mantiene relacionesB BpermanentementeB Bla i n st i tución.

Elabora un documento instructivo de la forma como se atiende y se co n tacta a estas personalidades.

RevisiónB BpermanenteB Bde n o m b res, cargos, direcciones, teléfonos, etc.

Manejo exclusivo de la Rectoría y Maestro de ceremonias.

Listado.

Libro de Protocolo.

Indefinido

Indefinido





SECRETARÍA GENERAL





1. REUNION CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO – REGLAMENTO ACUERDI 61 DE NOVIEMBRE 15/96


CONTROL TIEMPO

1 Secretaria SECRETARÍA GENERAL

Citaciones: Previa convocatoria del Señor Rector o el Presidente del Consejo Superior.

Reunión ordinaria citación con m ínimo 8 días de anticipación.

Reunión extraordinaria cuando

las circunstancias lo ameriten.

Decisiones:B BDespuésB Bde terminada la reunión se procede a elaborar las decisiones en las cu ales se sintetiza lo que se aprueba (4 días).

Las decisiones del C.S.U se co m u n i caran a mas tardar en los primeros 4 días hábiles es a la sesión y los acuerdos una vez aprobada el acta.

Elaboración actas: se elaboran de acuerdo a las decisiones adoptadas por el C.S.U

Contestar correspondencia de los peticionarios conforme a la decisión adoptada por el C.S.U.

Archivar correspondencia en las carpetas correspondientes.

Las citaciones se hacen con o cho (8) días de anticipación, co n la inclusión del orden de día 2 tratar y remitir la documentación co rrespondiente para estudio de los consejeros.

Sobre la base de las

decisiones de la reunión del C.S.U, se procede a elaborar el Acta, que debe contener u n resumen ejecutivo del o b jeto de la reunión y las decisiones adoptadas con p recisión de las propuestas y vo tos presentados por los co n se jeros

El acta de la reunión debe p o n erse a consideración en la reunión siguiente para su aprobación.

Se procede en la siguiente reunión la aprobación por los co n se jeros y ser firmados p o r el presidente y el se cretario del C.S.U.

Archivos físicos y en el si st ema.

3 Horas





2. REUNIÓN CONSEJO ACADÉMICO


CONTROL TIEMPO


Citaciones:

Reunión ordinaria

Reunión extraordinaria

Decisiones:B BDespuésB Bde terminada la reunión se procede a elaborar las decisiones en las cu ales se sintetiza lo que se aprueba.

Elaboración actas: se elaboran

de acuerdo a las decisiones.

Contestar correspondencia de

los peticionarios y ejercer el co n trol de esta.

Archivar correspondencia en las carpetas correspondientes.

Las citaciones se hacen con

1B BDíaB B(24B Bhoras)B Bde anticipación, con inclusión del orden tratar a en la reunión.

Sobre la base de las

decisiones de la reunión del ConsejoB BAcadémico,B Bse p rocede a elaborar el Acta co n BlasB Brespectivas decisiones y los demás elementos que se trataron en la reunión.

Se procede en la siguiente reunión la aprobación por los co n se jeros de dicha acta, y se rB BfirmadosB BporB Bel p residente y el secretario del C.L

Archivos físicos y en el si st ema

1 Día





3. ELABORACIÓN DE PROYECTOS DE ACUERDO PARA EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO O AL CONSEJO ACADÉMICO.


CONTROL TIEMPO


Documentos de diferente orden; académico, administrativo, de i n vestigación, entre otros.

Se someten a consideración, análisis, decisión y aprobación delB BConsejoB BSuperiorB Bo Académico.

Con la finalidad de que surtan los efectos correspondientes en el marco de la Constitución, la Ley y los reglamentos internos.

Se podrán presentar ante el Consejo Superior y Académico co n carácter de iniciativas de todas las Dependencias de la Universidad, p revio cu m p limiento de los requisitos estipulados en el Acuerdo 08 de mayo 5 del Consejo Superior Universitario.

Cuando el proyecto de acuerdo

tenga tramite preferencial, que se BrealiceB BconB BbaseB Ben si tuacionesB BdeB Bcarácter i n m i n ente e imprevisto y se requiere de curso prioritario para elB BdesarrolloB BdeB Bobjetivos i n st i tucionales,B BesteB Bdeberá co n tar con la autorización previa del Rector de la Universidad y deberá contar con los requisitos b ásicosB BmínimosB BdeB Btodo

Tener un encabezamiento, p resentarseB BcomoB B" PROYECTO DE ACUERDO";B BllevarB Bun n úmero de consecutivo por año, que debe ser asignado p o rB BlaB BSecretariaB Bdel Consejo, que ejerce la Secretaria General; sustentar la justificación del proyecto, en su parte legal y la n ecesidad institucional de la decisión.

Tramite de proyectos de acuerdo 08 de Mayo 5/04

Tener una parte decisoría

o rganizadaB BsegúnB Blas f o rmalidades Bjurídicamente aceptadas,B BqueB Bdebe co n tener la decisión final que se persigue, el objetivo claro y expreso.

Debe ir acompañado de los sg te. documentos: soportes que se co n si deren n ecesarios,B BconceptoB By certificación jurídica de la vi abilidad legal del mismo, certificación económica y p resupuestal, cu ando i n vo lucre la disposición o

Archivos físicos y en el si st ema.

Archivos físicos y BenB Bel Sistema.

Sin limite





p royecto de acuerdo.

Si el proyecto de acuerdo no

cu m p le con los requisitos de o rdenB Bnormal,B BlegalB Bo estatutario, procederá a hacer las o b se rvaciones co rrespondientes y devolverlo al p eticionarioB BconB Bindicación expresa del asunto para que en el término de ocho (8) días hábilesB BseaB Bnuevamente p resentado con los soportes del caso.

Los proyectos de acuerdo, analizados,B BconsideradosB By aprobados por el Consejo SuperiorB ByB BAcadémico, requerirán p ara su p erfeccionamiento la sanción o f i rma del parte del Presidente de la Instancia, el cual surtirá efecto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la reunión.

LosB BacuerdosB Bdebidamente aprobados y firmados, deberán se r publicados por la Secretaría del Consejo.

m anejo de recursos.

Llevar cuando hubiere lugar,

los conceptos favorables de las instancias académicas o administrativas co rrespondientes de acuerdo a la Ley y los estatutos de esta Institución.

Cuando el proyecto tenga tramite preferencial.

Dichas iniciativas deberán radicarse en esta Secretaria co n veinte (20) días hábiles ante las Instancias, para su revisión y p o st erior determinación.

Presentado y sustentado por los autores de la iniciativa, el PresidenteB BdelB BConsejo SuperiorB BoB BAcadémico, deberáB BsometerloB Ba co n si deración del pleno para su aprobación y/o ampliación de sustentación, con el fin de evitar incurrir en vacíos o i n terpretaciones i n adecuadas, de todo lo cual quedara constancia en el acta.





4. TRÁMITE DE RESOLUCIONES

N°BRESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCION REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO


BLa secretaría general, deberá elaborarB BlosB BproyectosB Bde resoluciones que a juicio del Rector ameríten deB Bconocimientos especializados en materia de jurídica y proceder a su notificación u n a vez firmada por el Rector.

Las Resoluciones deben llegar a la dependencia en original y dos co p i as con los soportes o riginales con previa verificación y autorización del Señor Rector.

-Software Radicador.

-Libro Registro

5 minutos p o r cada

acto

5. ELABORACIÓN ACTAS COMITÉ PERSONAL DOCENTE


CONTROL TIEMPO


1.DespuésB BdeB BTerminadaB Bla Reunión del Comité de Personal Docente se procede a elaborar las decisiones B en las cuales B se si n tetiza lo que se aprobó en dicha reunión.

Las convocatorias deben estar acompañadas de las Hojas de Vida de los co n cu rsantesB BconB Blas respectiva rejilla valorativa (Debe llevar el Visto Bueno del Presidente del Comité de Personal Docente) y acta de ci erreB BfirmadaB BporB Blos jurados.

En cuanto a los cambios de Ubicación en la Categoría DocenteB BdebenB Bestar acompañando la solicitud del Docente, un certifico so b re cumplimiento de los requisitos señalados en el Estatuto del p ropio u n i versitarioB BlaB BFacultad respectiva donde conste su tipo de vinculación tiempo y

Archivos en el si st emaB Ben co n se cu tivos.

Copia de Seguridad.





2. Elaboración de las Acta del co m i té de Personal Docente.

equivalencia, su experiencia p rofesional y el concepto de dicho B estudio. (con los respectivos soportes).

ElB BtramiteB BdeB Bla co rrespondencia y contestar p eticiones.

Después de Obtener las decisiones, se procede a f i rma del Secretario General y BluegoB BsolicitarB Bla autorización de vinculación p o r parte del Rector

Por ultimo, se envía toda la documentos a la División de ServiciosB Badministrativos p ara proceder a elaborar los actos administrativos co rrespondientes.

Con base en las decisiones del co m i té se procede a elaborar el ActaB BconB BlasB Brespectivas decisiones y B los demás elementos que se trataron en la reunión.

En la reunión siguiente se so m ete a Bconsideración la aprobación del acta.

Archivos Físico y en el sistema en Consecutivos.

Copia de Seguridad





6. ELABORACIÓN ACTAS DE POSESIÓN


CONTROL TIEMPO


Elaboración Actas de posesión f u n ci o n arios de planta.

Determinado el cumplimiento de los requisitos de orden legal p o n e posesión y toman al cargo la certificación de División de la División de Servicios Administrativos donde conste dicha situación de posesión se p rocede a elaborar el acta teniendo en cuenta: el Nombre i dentificación código y grado del cargo,B B B el numero Bde Resolución, fecha y descripción; el salario, efectos fiscales y las f i rmas del posesionado de rector y Secretario General.

Archivos en el si st emaB Ben co n se cu tivos.

Copia de Seguridad.

30 Minutos

7. TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA


CONTROL TIEMPO


1.BRecepción de correspondencia Externa e Interna.

2.BSe radica dichos documentos. 3.BSeB BinformaB BalB BSecretario

General el asunto en referencia. 4.BEl secretario General procede

a resolver el asunto. 5.BSe co n testa dicha

co rrespondencia y 6.BCoordina la remisión a las

diferentesB BentidadesB Bo dependencias.

Las Resoluciones deben llegar a la dependencia en original y dos co p i as con los soportes o riginales con previa verificación y autorización del Señor Rector.

Software Radicador.

Libro que registra la entregaB Bde Resoluciones a las Dependencias.

15 Minutos





8. PROCESO DE GRADUACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Secretario General.

Secretaria

SECRETARIA GENERAL

Secretaría General

Secretaría General

Se recepciona de las Diferentes FacultadesB BlosB Bsiguientes Documentos:

Diploma Original de Grado

(pregrado - posgrado)

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía de cada uno de los Graduandos.

Proyecto de Resolución donde

se otorga titulo.

AcuerdoB BdeB BConsejoB Bde

Facultad donde se otorga Titulo.

Elaboración de Actas de grado

Organización de los grados,

determinar la fecha, hora, elaborar orden del día

LosB BdiplomasB BdebenB Bestar debidamente firmados por el Decano de la Facultad B y m arcados con los nombres – Fecha de grado y documento de i dentificación del graduando.

La resolución debe presentarse en original y dos copias, se p aradas por programas.

Los acuerdos deben presentarse en original y dos copias

Coordinar con registro y control; Decano y Rector el desarrollo de la sesión de grado

Después de verificados los documentos en sus diferentes p artes se procede a elaborar en el sistema ARCA las actas de g rado asi:

1.Se abre el modulo Arca asi: SGENERAL CLAVE

DUM

2.En la barra de herramientas u tilizo:

Proceso de Grado

Registrar Grado

Ok

IngresoB BelB BCódigoB Bdel

Archivo Físico y registro en el ARCA

Revisión de Todos los do- cu m entos por Parte del Se- cretario Gene- ral.

Clave entregada Al usuario o Responsable.

5 Días

1 hora por g raduando

30 minutos p o r

g raduando





g raduando.

Verifico si los datos son

co rrectos.

Se verifica si el estudiante

estaB BhabilitadoB Bpara g raduando

Si es afirmativo el proceso le i n g reso F3 y automáticamente B sale el f o rmulario donde se da toda la información del grado.

Luego se parametriza en el m i sm o sistema el Acta de Grado su firmas e impresión.

Se Imprimen dos copias, una p ara el graduando y la otra p ara reposar en los archivos de Secretaria General.





OFICINA DE PLANEACIÓN





1. FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1BJefe

2

3

Asesores

Jefe

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Priorización de los proyectos a f o rmular de acuerdo al Plan de desarrollo institucional.

ConvertirB BenB BproyectosB Blas p ropuestas de la alta dirección encaminadas a resolver problemas o anticiparse al surgimiento de los m i sm o s.

ConvertirB BenB BproyectosB Blas p ropuestasB BacadémicasB Bo administrativas de las distintas u n i dades interesadas en ello.

Diligenciar todos los formatos establecidos según metodologías de la entidad a la cual se va a p resentar el proyecto.

DigitarB BtodosB BlosB Bformatos establecidos según metodologías de la entidad donde se envía el p royecto.

Una vez revisados se presentan a la rectoría para su visto bueno y se envían a las instituciones de orden regional, nacional o internacional, se g ún sea su destino.

Contar con la totalidad de i n f o rmación solicitada en los f o rmatos.

Planeación

Jefe de Oficina (Revisión) Rectoría

1 Semana

Depende de la cantidad de formatos

Indetermina do





2. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

N°BRESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1BJefe

2 Jefe

DIVISIÓN FINANCIERA


Estimación de todos los costos en que incurrirá la Universidad, en la vi g enciaB BcorrespondienteB By transcripción de los mismos en los rubros correspondientes.

Una vez terminada la elaboración del proyecto se envía a la Rectoría p ara la firma del Rector y se envía al Ministerio de Hacienda.

Contar con toda la información relacionada con El Plan de Desarrollo

PlaneaciónB By División Financiera

PlaneaciónB By División Financiera

1 Semana

3. ELABORACIÓN DE CUADROS ESTADÍSTICOS


CONTROL TIEMPO

1BJefe

2 Jefe, Asesores y Secretaria.

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Diseño y Organización B B y co n certación del proceso de co n so lidación de las estadísticas en las diferentes dependencias.

Elaboración de cuadros con n úmeroB BdeB Balumnos,B Bpor p rogramas y por sedes.

Elaboración de cuadros con n úmero de alumnos inscritos y m atriculados.

Elaboración de cuadros con alumnos egresados y g raduados

Digitar todos los cuadros estadísticos necesarios.

Tomar los datos estadísticos del si st emaB BinformaciónB BdeB Bla i n st i tución.

Recibir informe de la Oficina de Programas a Distancia.

Planeación

Planeación

1 Semana





4. ELABORACIÓN DE ESTADÍSTICAS AL MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL Y OTRAS ENTIDADES


CONTROL TIEMPO

1BSecretaria

2 Jefe Oficina

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Digitar de acuerdo al software enviado por el MEN la información so licitada.

Se toma como guía los requerimien- Tos especificados por la Entidad Solicitante.

Una vez digitada toda la información requerida por el MEN, se revisa f rente a los requerimientos efectua- Dos a la institución.

Obtener de todos los programas la información relacionada con p ersonal docente.

Obtener de la División de ServiciosB BAdministrativosB Bla i n f o rmaciónB BrelacionadaB Bcon todosB BlosB BempleadosB Bno docentes. Obtener de la Oficina de Registro y BControlB BlaB Binformación relacionada con estudiantes. Obtener de la Oficina de División Financiera todo lo relacionado co n ingresos y egresos.

Formatos elaborados o listados Producidos.

ases de Datos

Documentos Fuente.

Documentos Fuente.

Según plazo

Según plazo

Indetermina do.

5. CLASIFICACIÓN DEL BANCO DE PROYECTOS


CONTROL TIEMPO

1BJefe

2 Secretaria

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Clasificar los proyectos según estén terminados, en ejecución o los que se p i ensan ejecutar en el futuro. Así m i sm o , BclasificarlosB BsegúnB Bla dependencia de donde provenga.

Colaborar en la clasificación de los p royectos.

Revisión de todos los proyectos de las diferentes dependencias p ara contralizarlos en el Banco de Proyectos y priorizar su ejecución.

Planeación

Planeación

Permanente





6. ELABORACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe y asesores

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Evaluación del Plan de Desarrollo de la vi g encia anterior

Diseño de la Metodología para la elaboración del Bnuevo Bplan Bde desarrollo.

Formulación del Plan de Desarrollo

Socialización del nuevo plan de desarrolloB BaB BlosB Bestamentos u n i versitarios

Presentación del Plan de Desarrollo al Consejo Superior para su discusión y aprobación

Evaluación a partir de objetivos, p rogramas, metas y proyectos

Identificar los requerimientos i n st i tucionales.

DiseñarB BlaB Bmetodología apropiada teniendo en cuenta p rocesos de concertación con las i n st ancias respectivas.

Identificar parámetros nacionales deB BlasB BmetodologíasB Bpara elaborar planes de desarrollo en las universidades estatales

Aplicación de la metodología

PreviamenteB BseB BenvíaB Bla p ropuesta del nuevo plan de desarrolloB BaB BlasB Bdiferentes i n st ancias y estamentos de la Universidad p ara la retroalimentación.

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

2 Meses

2 Meses

6 Meses

2 Meses

1 Día





7. ELABORACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Conocimiento del Plan de Desarrollo

Identificación de las metas anuales a n i vel general

DiseñoB BdeB BactividadesB Bpor dependencias para el logro de las m etas generales anuales

Socialización del Plan Operativo Anual co n todas las dependencias de la Universidad

EvaluaciónB BperiódicaB BdelB BPlan Operativo

Revisión de todos los proyectos del Plan de Desarrollo.

Revisión de las metas anuales co n tenidas en el Plan de Desarrollo

Concertación con cada una de las dependencias

Verificación de avances del Plan Operativo con cada una de las dependencias

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

1 Semana

2 Semanas

1 semana

2 Días

2 Semanas





8. ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN DEL RECTOR


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

Rector

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

RECTORÍA

Conocimiento del Plan de Desarrollo de la Universidad

Seguimiento a los Planes Operativos anuales

Diseño del informe de Gestión de acuerdo a los avances presentados p eriódicamente

Elaboración del informe de Gestión del Rector, como proceso de evaluaciónB BmensualB BdeB Blas dependencias.

Presentación del informe al Consejo Superior Universitario.

IdentificaciónB BdeB Bobjetivos, p rogramas y metas del Plan de Desarrollo vigente

Identificación de las actividades p o r Vicerrectorías que co n tribuyeron al logro de los o b jetivos y metas contenidos en el Plan de Gestión

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Permanente

1 Mes

1 Semana

2 Meses

1 Día





9. PARTICIPACION EN CONVOCATORIAS PUBLICAS NACIONALES E INTERNACIONALES.


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

Rector

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN.

RECTORÍA

Revisión constante de las diferentes p aginas Web de las diferentes i n st i tuciones que realizan co n vo catorias publicas mediante las cu ales la universidad se proyecta al co n texto regional, nacional B e i n ternacional.

Conocer los términos de referencia de las convocatorias, para ver la p ertinencia respecto ala institución.

RealizarB BelB BproyectoB BbajoB Blos requerimientos de la convocatoria, en co n certación con las diferentes dependencias que involucren B la m i sm a.

Presentar a la Rectoría para su aprobación.

Enviar la propuesta a la instancia que ha publicado la convocatoria para el debido concurso.

Si la convocatoria es adjudicada a la u n i versidad, estar en el proceso de ejecuciónB BdeB BlosB Bconvenios realizados.

Conocimiento oportuno de las co n vo catorias.

Concertación con las diferentes i n st ancias de la universidad, para elB BdebidoB BprocesoB BenB Bla p articipación.

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Planeación

Permanente

1 Día

1 Semana

1 Día

1 Día

Depende del tiempo definido en el convenio.





10. REALIZACION ESTUDIOS INSTITUCIONALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe

Jefe y asesores

Jefe

Jefe

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

PLANEACIÓN

Determinación de la prioridad del estudios como respuesta a las debilidades institucionales.

Recolección de la información.

Elaboración del estudio.

Presentación de los resultados del estudio ala Rectoría y al Consejo Superior Universitario si es necesario.

Conocer la problemática a resolver con el estudio realizado, p araB BtomaB BoportunaB Bde decisiones.

Planeación

Planeación

Planeación

Permanente

3 Semanas

4 Semanas

1 Día





OFICINA SISTEMAS DE INFORMACION (OSI)

1. ATENCIÓN A USUARIOS APLICACIONES ACADÉMICAS Y FINANCIERAS

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ CONTROL TIEMPO





OBSERVACIONES

1

2

3

4

Ing. Soporte aplicación Académica Ó Ing. Soporte aplicación Financiera.

Ing. Soporte aplicación Académica Ó Ing. Soporte aplicación Financiera



ADMÓN. BASES DE DATOS. (OIS)




Recepción de la solicitud.

Clasificación de la solicitud: - Financiera o Académica.

Complejidad: - Básica o Máxima.

Solución: - operativa ó análisis.

Existen dos tipos de atención a u su arios por medio Telefónico y p o r Solicitudes escritas. El medio telefónico implica m ínimaB BcomplejidadB BdeB Bla so licitud tal como compilación de reportes, apertura de fechas para m atriculas, adiciones, desbloqueo de procesos entre o tros.

Las solicitudes escritas son para n u evasB BopcionesB BdeB Blas aplicaciones, nuevos reportes entre otras, para esta opción se debe hacer el estudio de vi abilidad de la solicitud y su co m p lejidad.

Aplicación y f i rma aceptación de u su arios

Medio Telefónico m áximo 1

hora.

Medio escrito

depende de la

co m p lejida d de la

so licitud.





2. CIERRES DE VIGENCIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Ing. Soporte aplicación Académica



Ing. Soporte aplicación Financiera.

ADMÓN.B ASES DE DATOS. (OIS)




Clasificación de aplicación.

Académica ARCA: - Cierre de Aspirantes - Cierre de programas o matriculas - Cierre de fechas - Cierre de Horarios - Cierre de liquidación de Recibos.

EVALUACION DOCENTE: - Cierre de Periodo de Evaluación.

SIDEF

Cierre Trimestral

Remitirse al manual de u su ario de ARCA para realizar los respectivos ci erres.

Para realizar este proceso se debe remitir al manual de usuario de SIDEF.

Aplicación

Aplicación

Aplicación. InformeB Ba Contraloría.

Depende del proceso de cierre,

p ero m áximo es de 2 horas.

1 hora

1 día





3. CAPACITACIÓN DE USUARIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6


Ing. Administrador sa las de cómputo.




Ing. Soporte aplicación f i n anciera


ADMÓN. DE REDES (OIS)





Envío de fechas de capacitación por co rreo interno, para aplicación ARCA.

Adecuación de sala de computo

Capacitación de aplicación.

Informe de capacitación a auxiliares de sa las aplicación Evaluación de Docentes

Capacitación aplicación

Capacitación aplicación financiera

La capacitación de la aplicación académica se realiza como mínimo una vez por año y de la experienciaB BdeB Blos u su arios.

En esta capacitación se enseña con que usuario co n ectarse dependiendo del tipo de evaluación, al i g u al de cómo consultar y registrar los datos.

Capacitación a usuarios n u evos.

Capacitación a usuarios n u evos.

FechasB Bde capacitación.

Firma u su arios.

Usuarios

Usuarios

1 día

2 horas

1 hora

Depende del u su ario





4. GESTION DE LAS BASES DE DATOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Administrador ases de Datos.

Administrador ases de Datos


Administrado ases de Datos

ADMÓN.B ASES DE DATOS (OIS)




Ejecuta las aplicaciones de gestión de Oracle y aplicaciones de Ley para verificar las bases de datos.

Registra las los tamaños de la Base de datos y servidor (Tablespace, Data Files, Grupos de Volúmenes Físicos) para poder p lanificar el crecimiento de la misma.

Verifica la consistencia se la información cargada en la base de datos por medio de p ruebas de validación y verificación.

Corrige errores detectados en las etapas anteriores

Debe revisar los Espacios de tablas, los segmentos deB BAnulación,B Blos p rivilegios de usuarios, cambios de contraseñas p ara usuarios, pesos de los archivos de datos, tamaño del SGA entre o tros.

ElB BtiempoB Bgastado depende del tamaño se la b ase de datos.

ElB BtiempoB Bgastado dependeB BelB BnivelB Bde co m p lejidad del problema.

La aplicación.

i tácoraB Bde g estiónB Bde

asesB Bde Datos.

i tácoraB Bde p ruebasB Bde validación.

i tácoraB Bde co rrección de errores

El tiempo g astado

depende del tamaño de la

b ase de datos.

El tiempo g astado


b ase de datos.

El tiempo g astado


b ase de datos.

El tiempo g astado

depende el n i vel de

co m p lejidad del problema.





5. MANTENIMIENTO DE SERVIDORES DE BASES DE DATOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Administrador. ases de Datos

Administrador ases de Datos.





Revisa el funcionamiento de dispositivos de los servidores.

Verifica a todas sus partes físicas están f u n ci o n ando correctamente.

Corrige cualquier tipo de error que se encuentre en cada uno de ellos

Debido a la complejidad de los equipos y a la falta de soporte en la ciudad no p o demos establecer claramente u tiempo de duración.

8 Días

8 Días

8 Días

6. COPIAS DE SEGURIDAD


CONTROL TIEMPO

1

2

3







Ejecuta periódicamente aplicaciones de ackup sobre las bases de datos y

aplicaciones.

Guarda las cintas de Backup en un lugar se g u ro y confiable.

Realizar pruebas de Backup en equipo de p ruebas.

La periodicidad y el tipo de las copias de seguridad se dejanB BaB BcriterioB Bdel encargado.

SeB BdebenB Bestablecer p o líticas que indiquen el p rocedimientoB BparaB Bel almacenamientoB Bseguro de las cintas.

Tener equipo de pruebas.

ackup

FormatoB Bd entrega de las ci n tas.

FormatoB Bde p ruebas.

1 Día

1 Día

1 Día





7. SOLICITUD DE SALA

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITO/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

Administrador de redes.



ADIMNISTRACIÓN DE REDES (OIS)



Recibe y radica la petición del servicio.

Determina la importancia del problema p ara asignarle un nivel de prioridad, (nivel 1 - 3 horas tiempo máximo de solución, n i vel 2 - 24 horas, nivel 3 – 72 horas)

Atiende al usuario y dar solución al p roblema planteado.

Esta solicitud del servicio tiene que ser enviada; ya se a por el correo interno o p o r carta de presentación.

Debido a la numerosa cantidad de usuarios que existen en la Universidad se tiene que atender las so licitudesB Bdependiendo del nivel de importancia que tenga el problema.

El tiempo en dar solución al problema depende del n i vel de complejidad del p roblema planteado.

ase da datos.

1 Hora

1 Hora

1 Hora

8. MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Administrador de redes



ADMINISTRACIÓN DE REDES (OIS)



Recibe y radica la petición del servicio.

Coordina con el ing. de sala de computo el atender esa situación.

Delega a un auxiliar para que atienda el se rvicio.

Esta solicitud del servicio tiene que ser enviada; ya se a por el correo interno o p o r carta de presentación.

ElB BtiempoB Bgastado dependeB BelB BnivelB Bde co m p lejidad del problema.

ase de datos.


1 Hora

1 Hora

3 Días





9. ATENCION DE USUARIOS PARA LAS SALAS DE COMPUTACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3







Delega a un auxiliar para que atienda el se rvicio.

Verifica la disponibilidad de equipos.

Atiende al estudiante y presta el servicio.

Esta solicitud tiene que ser enviada por la solicitud de la ficha de ingreso de sala, debidamente diligenciada (fechaB BdeB BIngreso, Nombre, Apellido, Sala a u tilizar,B BSoftwareB Bque u tiliza, Hora de entrase y f i rma de recibido) y carnet vi g ente de la Universidad, en caso de solicitar el se rvicio de internet, el u su ario debe presentar el recibo, para ser validado en la base de datos.

Debido a la gran demanda del servicio se debe examinar el orden de la so licitud y disponibilidad de equipos.

El auxiliar en turno deba p restarB BasesoríaB Bal u su ario, para las dudas o i n quietudes que presente en el momento de estar realizando el trabajo.

AuxiliaresB By ase de

Datos. Ficha de Ingreso. ReciboB Bde p ago.

asesB Bde datos

5 Minutos

5 Minutos

1 Hora





10. ATENCION DE DOCENTES INVESTIGADORES

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCI´PN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4





AMINISTRACIÓN DE REDES (OIS)




Recibe y radica la petición.

Asigna horarios y equipos

Presta el servicio al docente investigador

Verifica cumplimiento de horario y acceso al personal autorizado

Esta solicitud debe cumplir co n el formato establecido p o rB BVicerrectoriaB Bde Investigaciones (fecha de Solicitud, tipo de usuario, Nombre,B BN°.B BCédula, p rograma académico al cu al pertenece, Facultad, Proyecto, Horario sugerido y firma visto bueno de Vicerrector y del Administrador de redes.

Se p rograman quincenalmente y están su jetos a la demanda de la sa la.

El auxiliar en turno es el encargado de asignar el equipo correspondiente y p restarB BlaB Basesoría n ecesaria.

Se realiza un seguimiento co n tinuo de las personas que tiene permiso para i n g resar a la sala y cu m p limiento de horario asignado.

Petición 1 Hora

1 Hora

1 Semana

1 Día





11. PRESTAMO DE SALAS DE CÓMPUTO A ESTUDIANTES

N° REPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS / OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4










Asigna horarios de servicios.

Presta el servicio al usuario.

Verifica cumplimiento de préstamo.

Esta solicitud tiene que ser enviada por la ficha de p réstamo de sala según sa lasB BdeB Bsistemas, debidamente diligenciadas (fecha de solicitud, fecha deB Bactividad,B Binicio, terminación,B Baceptación, o b jetivo del préstamo de la sa la, Nro. De asistentes, responsable del grupo, responsable del préstamo f i rmas y C.C y programa al cu al pertenecen) y carnet vi g ente de la Universidad.

Se asigna la sala de la cantidad de estaciones n ecesarias y el tipo de so f tware a utilizar.

ElB BtiempoB Bgastado depende de la duración de la clase o exposición.

Se asigna el auxiliar en turno para que lleve un se g u i m i ento continuo del p réstamo de la sala, y se cu m p la con el objetivo so licitado.

Autocontrol. ase de

Datos. Ficha de p réstamo d e sa las.

20 Minutos

1 Hora

1 Hora





12. PRÉSTAMO SALA DE PROYECCIONES

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5












Asigna horario de servicio.

Presta el servicio al usuario

Asigna un auxiliar en turno

Verifica el cumplimiento de préstamo.

Esta solicitud tiene que ser enviada por la ficha de p réstamo de la sala, según sa lasB BdeB Bsistemas, debidamente diligenciada (fecha de solicitud, fecha deB Bactividad,B Binicio, Terminación, aceptación, Objetivo del préstamo de la sala, Nro. de asistentes, responsables del grupo, responsables del préstamo f i rmas y C.C y programa al cu al pertenecen) y carnet vi g ente de la Universidad.

Se asigna la sala si existe disponibilidad y se informa al usuario la aprobación o n o de la solicitud.

Se asigna un auxiliar, (si es necesario), para el m anejo de los elementos audiovisuales.

Se asigna el auxiliar en turno para que lleve un se g u i m i ento continuo del p réstamo de la sala, y se cu m p la con el objetivo so licitado

Autocontrol. ase de

Datos. Ficha de p réstamo de sa las

1 Hora

1 Hora

1 Semana

1 Semana

1 Hora





13. PRÉSTAMO DE HARDWARE

N° RESPONSABLE DEPENDENACIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3








Asigna el Hardware

Presta el servicio al usuario.

SeB BdebeB BsolicitarB Bel f o rmato de solicitud de p réstamo de Hardware, (fecha de solicitud, fecha de entrega, tipo de usuario responsable, código, tipo de Hardware, serie del Hardware,B BmotivoB Bdel p réstamo,B BfirmaB Bdel so licitante y C.C, firma auxiliaren turno y visto b u eno del Coordinador de sa las de computo) y carné vi g ente de la Universidad.

Se debe examinar el grado de inoperatividad de la m áquina y la veracidad de la solicitud, verificando ña disponibilidad del Hardware solicitado.

ElB BtiempoB Bgastado depende de la reposición o del préstamo solicitado.

Ficha de Préstamo de Hardware

1 Hora

1 Hora

1 Semana





14. MANTENIMIENTO DE SALAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3




ADMINISTRACION DE REDES (OIS)



Verifica la necesidad de mantenimiento de los equipos

Delega a un auxiliar (es), para el m antenimiento.

Realiza el mantenimiento a las salas

Se realizan campañas de m antenimiento preventivo dos veces por semestre. El m antenimiento co rrectivo se realiza de acuerdo a la necesidad y a la posibilidad de solución p o r parte del equipo de trabajo y teniendo en cu enta la relación costo – b eneficio de la operación.

Debido a las tareas que se tengan que realizar se asignan el numero de auxiliares para ejecutar esta labor.

ElB BtiempoB Bgastado depende del m antenimientoB BqueB Bse debe realizar y el numero total de maquinas en cu estión.

2 Horas

1 Día

10 Días





15. PUBLICACION DE PAGINAS WEB EN EL SERVIDOR


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Administrador Nodo Internet



ADMINISTRACIÓN NODO INTERNET Y PAGINA WEB (OIS)



Recopila la información para publicar en el si tio Web. Solicita la información de las diferentes dependencias o entregada por las mismas, si desean que algo en p articular sea publicado

Realiza las páginas.

Monta las páginas. Se hará el enlace con elB BItemB BcorrespondienteB BsegúnB Bla i n f o rmación, para que pueda ser ubicada f ácilmente por los interesados y las p ruebas necesarias para verificar que los enlaces están bien y las páginas cargan co rrectamente.

La información debe ser su m i n i st rada en formatos de las aplicaciones de Word o Excel. Si la i n f o rmación está relacionadaB BconB Balgún evento en el que haga p arteB BlaB BUniversidad (conferencias, seminarios, co n g resos, charlas, ferias. etc.)

Formato y la plantilla del si tioB BWebB BdeB Bla Universidad,B Bestablecida en la actualidad (www.uniamazonia.edu.co ). El tiempo depende de la cantidad de la información.

Los estudiantes (pregrado o postgrado), docentes, g rupos académicos, cu lturales y/o de i n vestigación, egresados y f u n ci o n arios, así como los p royectos de grado, las m aterias y los cursos p u eden publicar páginas p ersonales y académicas.

SolicitudB Bde i n f o rmación.


5 Días

10 Días

3 Días





16. APERTURA CUENTAS DE CORREO INTRANET


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4










Abre la cuenta, asigna un login y p assword.

Configura de la aplicación de correo.

Capacita e informa sobre el uso adecuado.

La solicitud debe ser enviada, por el correo i n terno o por oficio.

Petición.

Login y Password.

5 Minutos

5 Minutos

1 Hora

1 Día





17. APERTURA CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO (uniamazonia.edu.co)

N° RESPONSABLE DEPENDECIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3








Abre la cuenta, le asigna un login y p assword

Capacitación e informa sobre el uso adecuado

La solicitud tiene que ser enviada, por correo interno o por oficio. En caso de se r usuario se Internet las sa las de compito, se realiza personalmente con p resentación del carnet vi g ente de vinculación a la u n i versidad y el recibo de p ago.

En el formato de cuentas de correo, registrar{a el n o m b re del usuario, el código, teléfono y login. Se entrega al usuario el login (compuesto por la inicial del nombre y los siete p rimeros caracteres del apellido)B ByB Bpassword, explicando la necesidad deB BcambioB BdeB Bla co n traseña y el modo de hacerlo, y este firma el recibo a conformidad en el f o rmato de cuentas de co rreo.

Si el correo es para una dependenciaB BdeB Bla u n i versidad,B BseB Bdejara co n f i g u rada la aplicación p ara manejarlo.

ReciboB Bde p ago

FormatoB Bde cu entasB Bde co rreo.

5 Minutos

1 Hora

1 Día





18. CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD

N° RESPONSABLE S

DEPENDENCIAS DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2





Planeación de cursos según la demanda.

Ejecuta y justifica el seguimiento de los cu rsos.

Expide certificado al capacitado, de confor- m i dad con la programación aprobada.

Registro de asistencia que Debe llevar el orientador.

Pruebas practicadas

Programación

Controles

10 Días

1 Mes

19. ADQUISICIÓN DE SOFWARE Y HARDWARE

N° RESPONSABLE DEPENDECIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2





Verifica y justifica la necesidad, expidiendo Concepto escrito sobre viabilidad, lleno de requisitos y exigencias técnicas.

Solicita a Vicerrectoria Administrativa la adquisición del Software.

Informe.

Oficio

5 Días

15 Días





OFICINA ASESORA JURÍDICA





1. ATENCIÓN CONSULTAS LABORALES EN FORMA VERBAL


CONTROL TIEMPO

1 Asesor Jurídico ASESORÍA JURÍDICA

EstablecerB BconB BclaridadB BelB Btema co n su ltado, argumentar en el derecho el deber ser de lo propuesto y buscar las herramientas de trabajo para resolver.

1. Sugerir de acuerdo a lo co n su ltado alternativas legales para definición del tema consultado.

Indetermina do

2. ATENCIÓN DE CONSULTAS ADMINISTRATIVAS EN FORMA ESCRITA


CONTROL TIEMPO


EstablecerB BconB BclaridadB BelB Btema co n su ltado, argumentar el derecho el deber ser de lo propuesto y buscar las herramientas de trabajo para resolver.

1. Sugerir de acuerdo a lo co n su ltado alternativas legales del tema co n su ltado. 2. Redactar el concepto. 3. Transcribe. 4. Revisa y firma. 5. Radica y entrega.

Indetermina do

3. REVISIÓN DE CONVENIOS


CONTROL TIEMPO


Determinar el tipo de convenio a revisar y o b ligaciones de las partes. Establecer si el co n venio trae todos los soportes exigidos de acuerdo al tipo de convenio.

1. Si los soportes están en regla y los compromisos recíprocos son legales se da el visto bueno, y se devuelve. 2. Si tiene observaciones, y no cumple con los requisitos legales se devuelve.

3 Días





4. REVISIÓN DE CONTRATOS


CONTROL TIEMPO


Determinar qué tipo de contrato se p retendeB BcelebrarB ByB BbuscarB Blas herramientas de trabajo para resolver. Establecer si el contrato trae todos los so p o rtes exigidos por el Manual de Contratación de la Universidad de la Amazonía y en su defecto por la Ley 80 de 1993.

1.BSe establece si los so p o rtes exigidos p o r la Universidad de la Amazonía están completos.

2.BSe verifica: si los co n tratistas cu m p lieron con los requisitos exigidos p o r la ley del reglamento;

3.BSi se agoto el p roceso de co n tratación de acuerdo a la cu antía.

4.BVerificado lo anterior se p rocede a dar el vi st o bueno en el co n trato.

3 Días

5. ATENCIÓN A PROCESOS DISCIPLINARIOS FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS


CONTROL TIEMPO


Procedimiento acorde con la Ley 734 de 2002

1. Se analiza el caso y se p rocede según la ley 734 de 2002.

El legal establecido p o r la Ley

734 de 2002





6. REVISIÓN DE PROCESOS CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO


CONTROL TIEMPO

1 Asesora Jurídica Externa

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Periódicamente se observa la fijación en lista en el tribunal. Si hay negocio en lista se analizan los soportes y se envían m emoriales. Si no hay negocio en lista se b u sca n soportes para respaldar la posición defendida. Todas las novedades se llevan a un consolidado.

1. Se elaboran los m emoriales en que haya lugar. 2. Se buscan pruebas y so p o rtes que sirvan para defender la posición i n st i tucional. 3. Se asiste a diligencia y, 4. Se responden oficios del tribunal o de la co n traparte.

Rectoría Vicerrectoria

Administrativa

7.ASISTENCIA A COMITÉS INTERNOS DE TRABAJO (Comité de archivo, Conciliación, y en ocasiones a Consejo Superior y Académico, etc.)


CONTROL TIEMPO


1. Se prepara documentación para p articipar activamente en cada sesión. 2. Se hacen los aportes y se establecen tareas.

1. Se cumplen con las tareas propuestas en cada co m i té. 2. Se piden las tareas a o tras dependencias, que tengan relación con el co m i té.

8. RECOLECCIÓN DE CARTERA


CONTROL TIEMPO

1 Asesora Jurídica Control Interno

ASESORÍA JURÍDICA

1. Establecer las estrategias de cobro pre- jurídico. 2. Orientar las tareas de búsqueda. 3. Sensibilización al deudor. 4. Concluir y orientar la presentación de i n f o rmes.

1.B u sca rB BenB Blas dependencias públicas y p rivadas donde puedan aparecer bienes a nombre de los deudores. 2. Buscar en los archivos i n st i tucionales el paradero





del deudor. 3. Cuando se ubica el deudor,B BexplicarB Bla n ecesidad del cobro y la i m p o rtancia en la anuencia en el pago 4. Elaborar el informe para el comité de saneamiento co n tableB ByB BPlanB Bde MejoramientoB BconB Bla Contraloría General de la República. 5. Elaborar y sustentar el i n f o rme de recaudo.

9. OTRAS TAREAS DE ORDEN ADMINISTRATIVO, RELATIVAS AL EJERCICIO DEL CARGO ENCOMENDADA EN LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Y SUBDIRECCIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE LA AMAZONÍA.


CONTROL TIEMPO

1 Asesora JurídicaBASESORÍA JURÍDICA

1. Ejecución de tareas puntuales de diferente orden. 2. Ubicación de personas, proyección de documentos, oficios, etc. 3. representación de la entidad en asuntos co n tractuales de orden civil, penal, administrativo, laboral, disciplinario, fiscal, etc.

Teniendo en cuenta la m u ltiplicidad de tareas que se BencomiendanB Bal abogado de la institución, n o es posible clarificar el tipo de tarea que se debe desarrollar en cada caso.

Jefe Jurídica Secretaria

Indetermina do





OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO





1. FLUIDO DE INFORMACIÓN


CONTROL TIEMPO

1 Secretaria OFICINA CONTROL INTERNO

1. se recibe la correspondencia. 2. Es necesario dar a conocer la co rrespondencia al jefe. 3. El jefe conoce la correspondencia y define dependencia competente. 4. Da respuesta directa. 5.Estudia y proyecta respuesta. 6. Evalúa, firma y hace remitir a las diferentes dependencias. 7. Entrega respuesta a persona solicitante.

Recibo y despacho de co rrespondencia.

1.B BOficiosB Bo documentos. 2. Verificación de documentos. 3. Envío con la se cretariaB BdeB Bla co rrespondencia de la institución.

30 Minutos 30 Minutos

2 Horas

1 Hora 2 Horas

30 Minutos

1 Hora

2. ATENCIÓN AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE


CONTROL TIEMPO

1 Asesor De Control Interno

OFICINA CONTROL INTERNO

1. Se recibe llamada o visita del f u n ci o n ario. 2. Se atiende la inquietud. 3. Resuelve, orienta y da respuesta a i n quietudes o solicitudes del personal sean verbal o escrita.

Atención al personal f u n ci o n arios o usuarios

1.B BSolicitudB BE i n quietudes atendidas telefónicamenteB Bo p o r escrito. 2. Inquietudes resueltas.

30 Minutos

30 Minutos 30 Minutos





3. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO


CONTROL TIEMPO



1. Elaborar plan de trabajo o auditoria. 2. Determinar líneas generales dentro del área planteada. 3. Obtención de información general. 4. Obtención de evidencias. 5. Elaboración de los respectivos informes.

Estudio y evaluación. VisitasB BaB Blas diferentes dependencias p araB Brealizar cu estionarios, m u estreos, p ruebas se lectivas o con losB Brespectivos p apeles de trabajo.

2 Horas

2 Horas

8 Horas 8 Horas 8 Horas

4. PROGRAMACIÓN PLANES DE AUDITORÍA


CONTROL TIEMPO



1. selección de tipo de auditoria sea f i n anciera, operativa, sistemas u otras. 2. Prioridad de la auditoria: teniendo en cu enta las áreas de mayor riesgo. 3. Coordinación con otras dependencias.

Elaboración de planes de auditoria de acuerdo a las prioridades por dependencia

1. Determinar el área a evaluar. 2.B BVolumenB Bde recursos que m anejan las dependencias. 3.Recomendaciones y su g erencias hechasB BporB Blas dependencias.

1 Hora

1 hora

2 Horas





5. PRESETACIÓN DE INFORMES


CONTROL TIEMPO

1

2

Asesor De Control Interno

Asesor De Control Interno



1. Ajustar la información recopilada sobre los resultados de las evaluaciones con su s respectivas observaciones hechas a las diferentes dependencias. 2. Seguimiento de los pasos establecidos p ara la elaboración y presentación de los i n f o rmes. 3. Impresión del informe cargado en el si st ema, dejando almacenada copia del i n f o rme en el disco duro. 4. Presentación impresa y en cinta m agnéticaB BdelB BinformeB BaB Blas dependenciasB BdeB BlosB Bdiferentes auditados.

Elaboración de un informe consolidado de la gestión y los resultados con destino al Consejo Superior Universitario.

Elaboración deB Blos i n f o rmes de auditoria por p arte de la oficina de Control Interno a las diferentes dependencias y entes de control

Tomar como referencia los informes de las auditorias realizadas.

1. Verificar que las recomendaciones y Bobservaciones de las evaluacionesB Bse su b sa n en. 2. Tener en cuenta Normas establecidasB Bpor losB BentesB Bde co n trol. 3.B BVerificación o cu lar y física. 4.B BEnvíoB Bde i n f o rmes.

Ley 87 de 1993 y Plan Operativo.

4 Horas

8 Horas

2 Horas

30 Minutos

1 Día

6. MANEJO DE ARCHIVO


CONTROL TIEMPO

1 Secretaría OFICINA CONTROL INTERNO

1. Clasificar los documentos en el archivo, se g ún su fecha y origen. 2.B BActualizarB BpermanentementeB Blas carpetas del archivo y sus respectivos documentos. 3. Mantener disponible para consulta y se g u ridad de la información a quienes co rresponda.

Manejo del archivo. 1. Carpetas de archivo. 2. Implementos p araB Borganizar archivos. 3.B BAccesoB Bal archivo únicamente los f u n ci o n arios p ertenecientes a esta dependencia.

5 Minutos

30 Minutos

Permanente





OFICINA DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

(ORI)





1. TRÁMITE DE CONVENIOS


CONTROL TIEMPO

1BDependencia Académica Administrativa o entidad so licitante

Debe solicitar a Rectoría suscripción del Convenio, a través de una carta de i n tención, justificando la conveniencia de llevarlo a cabo

La Carta de Intención: Exponer los motivos y p o si b lesB BáreasB Bde Colaboración en las que se Bsolicita Bel Convenio. Datos m ínimosB BqueB Bdebe co n templar:

ConvenienciaB Bde su scr i p ci ó n para La Universidad de la Amazonia.

Objeto del Convenio

Obligaciones de las p artes

Responsables Duración. Anexar

documentosB Bde Acreditación Legal deB la Botra i n st i tución.

Libro Radicador de Rectoría

3 Días





2BRector

3 Oficina de Relaciones Interinstitucionale s

Autoriza o no el tramite del Convenio.

Evalúa B los términos e inician la f o rmulación de un borrador de convenio, en coordinación con la dependencia i n teresada en la suscripción del convenio.

La solicitud es enviada aB BlaB BOficinaB Bde Relaciones Interinstitucionales para la evaluación de los términos de referencia y tramites co rrespondientes.

Elabora la minuta del Convenio y es remitida m ediante oficio a la Dependencia o entidad so licitante.B BEnB Bel co n venio deberán establecerse claramente los co m p romisos de las i n st i tuciones p articipantes, las responsabilidadesB By demás aspectos relativos a su ejecución.

Si en el marco del co n venio se adquierenB Bbienes éste debe aclarar la destinación final de los mismos.

LaB BOficinaB Bde Relaciones verifica que la solicitud se encuentre acompañada de los documentos anteriormente se ñalados. DiligenciandoB Bel Formulario de so licitud de co n venios e informa a la parte solicitante si BseB Brequiere alguna información adicional

Oficio

3 Día

3 Días





4

5

6

7

Oficina de Relaciones Interinstitucionale s

Dependencia o entidad so licitante


Oficina de Asesoría Jurídica

Revisión por la dependencia solicitante.

Determina en conjunto con le Rector o la co rrespondiente Vicerrectoria los términos del convenio propuesto.

Remite a Revisión Jurídica

Manifiesta su conformidad al texto o p recisa observaciones correspondientes.

ElB BborradorB Bdel co n venio es remitido a laB BdependenciaB Bo entidadB BoB Bentidad so licitante

Envía BlaB Brespectiva co m u n i caciónB ByB Bel b o rrador del documento aB BlaB BOficinaB Bde Relaciones Interinstitucionales.

Se deben adjuntar los requerimientos legales, co m o certificaciones de representación Legal, NIT según el caso, f o tocopia de la cédula deB BciudadaníaB Bdel Representante Legal, ActaB BdeB Bposesión, Resolución o documentoB BqueB Blo acredite la representación legal.

El borrador debe ser remitidoB BconB Blos so p o rtes legales.

Incluyendo los CDP, cuando las p artes co m p rometan recursos económicos.B B(El cu al es expedido p o rB BelB Bárea f i n anciera)

Oficio

OficioB B–B BLibro Radicador de Correspondencia ORII

Formulario de so licitud de co n venios / libro radicador de ORI.

2 días

Depende de la entidad o

de la dependencia

so licitante

2 Días

3 Días





8

9

10

11

Oficina de Relaciones Interinstitucionale s – Coordinador del Convenio


Rector

Secretaria General

La Oficina de Relaciones Inerinstitucionales Gestiona la firma del Rector y de la otra entidad.

En ocasiones el Coordinador o la dependencia solicitante gestiona la f i rma de la otra institución.

Una vez firmados y/o perfeccionados los co n venios.

Delega al Coordinador del Convenio

Puede señalarse en el texto del Convenio o el Rector puede realizar la delegación posteriormente.

Elaboración de la Resolución

Envía dos originales del co n venioB BparaB Blas respectivas firmas

La Oficina de Relaciones Interinstitucionales co n se rva el original y remite copias a las i n st ancias responsablesB BdeB Bla ejecución y control.

Mediante resolución u o f i ci o según sea el caso.

ConveniosB Bcon

recursos económicos: Resolución.

Convenios de

Cooperación: Oficio

En la resolución se se ñala el nombre del Coordinador o i n terventor del Convenio y las responsabilidades f rente a la ejecución del m i sm o .

Oficio

Oficio

Radicador

No determinado

2 Días

No determinado

3 Días





2. CONVENIOS CON RECURSOS ECONOMICOS


CONTROL TIEMPO

1BCoordinadorB Bo

2

3

so licitanteB Bdel Convenio

Rector División Financiera

Consejo Superior

Convenios con recursos Externos

Solicitud de Incorporación al presupuesto.

Expedición de acuerdo

Solicita mediante oficio al Rector la apertura de u n a cuenta, para el m anejo de los de los recursos propio del co n venio.

Esto es de común

acuerdo, cuando la co n traparte n o exige la apertura de la cuenta y los recursos no son representativos son m anejados en cu entas de recursos propios.

Se debe estipular dentro del texto del co n venio la n ecesidad de la aperturaB BdeB Bla Cuenta.

Previo recaudo de los recursos por parte de la UniversidadB BdeB Bla Amazonia

Aprueba la i n co rporación de los recursos al p resupuestoB BdeB Bla Universidad

EsB BelB Bdirecto responsable de la ejecución del co n venio y de todas las actividades que se deriven de él.

PresentaciónB Bdel Proyecto de Acuerdo

Remite copia del Acuerdo a Presupuesto

3 a 5 Días

3 Días





4

5

6

7

8

9

Presupuesto

Coordinador del Convenio

Rector

Presupuesto

Vicerrectoría Administrativa


Incorporación en el presupuesto

Ejecución de Recursos

Aprobación de la solicitud

ExpediciónB BdelB BCertificadoB Bde disponibilidad Presupuestal (CDP)

Proceso Contractual

Seguimiento permanente al Convenio

LosB BrecursosB Bson i n co rporadosB BenB Bel Presupuestos de Ingresos y gastos

DebeB BrealizarB Buna so licitud escrita para la adquisición de bienes y se rvicios.

RemiteB BaB BDivisión Financiera

Siempre y cuando la so licitud este debidamente autorizadaB BporB Bel o rdenador del gasto

SigueB BelB Bconducto regularB Bpreviamente establecido

Solicita i n f o rmes p eriódicosB BaB Blos respectivos co o rdinadores

Registro en: Libros, si st ema y reporte

Oficio

RefrendaciónB Bcon f i rma

Documentos CDP, registro en sistema

Orden de Prestación deB BServiciosB B– Orden de Compra Contrato

Formato de se g u i m i ento a co n venios

Inmediato

1 Día

2 Horas





3. CONVENIOS ECONOMICOS RECURSOS PROPIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5


Rector

Presupuesto



Solicita Presupuesto para la Ejecución del Convenio

Previo a la firma del convenio se expide el CDP

Aprobación de la Solicitud

Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

SeB BremiteB BaB BlasB Bdiferentes dependencias según el caso (ops, o rdenes de compra, etc.)

Seguimiento a Convenios

Informe de Ejecución

Se debe anexar a la so licitud el proyecto a desarrollarseB ByB Bel p resupuesto del mismo.

Da su Visto Bueno,

Siempre y cuando la so licitud este debidamente autorizadaB BporB Bel o rdenador del gasto y se continua con el trámite ya establecido p ara los pagos

Solicita informes a los co o rdinadores sobre el desarrollo y ejecución de los mismos Debe remitir informe detallado a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales del estado, actividades y ejecución del convenio a su cargo

Certificado de Disponibilidad p resupuestal

Oficio

Informe o formato de seguimiento a co n venios

Depende de la

disponibilida d

p resupuestal del rubro

que afecte.

Inmediat o

Semestralm ente o

se g ún lo determine el

co n venio

5 Días





6

7



Renovación y/o Prorroga de los Convenios

Terminación Unilateral de los Convenios

Solicita el tramite de la p rorroga del Convenio ante la Oficina de Relaciones Interinstitucionales

Previa valoración de las actividades desarrolladas durante la vigencia del Convenio. Se debe realizar con dosB BmesesB Bde anticipación antes delB Bvencimiento del Convenio o se g ún lo estipule el mismo.

Solicita por escrito a la o f i ci n a de Relaciones InterinstitucionalesB Bla su sp ención del co n venio, justificando las causales de la m i sm a.

La solicitud debe acoger los términos del convenio sobre la terminación o p rorroga del m i sm o .

ElB BCoordinador n o tifica por escrito a la ORII para el desarrollo de los Tramites co rrespondientes.

Formato establecido

Formato establecido

No determinado

Con dos m eses de

antelación al vencimiento del convenio o según los p arámetros establecidos

p o r el m i sm o .





8BCoordinador del Convenio

Liquidación del Convenio Una vez culminado el co n venio debe p roceder a la respectiva liquidación.

SiB BelB Bconvenio ejecutó recursos el acta debe contar la revisiónB BdeB Bla Oficina de Presupuesto.

DebeB Brealizarse i n m ediatamente se f i n alice el convenio o BsegúnB Blas disposiciones que tenga el mismo.

ElB BActaB Bde liquidaciónB Bdebe se r entregada a la Oficina de Relaciones Interinstitucionales p ara el archivo en el convenio.





VICERRECTORÍA ACADÉMICA





1. SOLICITUD Y APROBACIÓN DE CURSOS INTENSIVOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Estudiante

Coordinador

Decano

PROGRAMA ACADÉMICO

PROGRAMA ACADÉMICO

FACULTAD

Presenta la solicitud por escrito ante el Coordinador del Programa, clarificando: n o m b re de la asignatura, código, semestre, código, nombres y apellidos.

Analiza la viabilidad de ofrecer el curso i n tensivo en términos de disponibilidad de docente, de intensidad horaria y de tiempo. Teniendo en cuenta que para darle aprobación a un curso intensivo no se requiere de un mínimo de estudiantes, la esencia está en que el o los estudiantes i n teresados cancelen la totalidad del m i sm o .

Convocatoria o definir Docentes, categoría y tipo de vinculación, requerimientos especiales, laboratorios, auxiliares, otros.

Envía toda la anterior información al Decano de la Facultad del Programa.

Solicita por escrito a la División Financiera, la respectiva liquidación del Curso Intensivo, para lo cual debe enviar el listado de estudiantes interesados en el cu rso con su respectivo código.

Verifica el cumplimiento de los requisitos de cada so licitante.B BSiB Bhay estudiantes que no los cu m p len se le debe i n f o rmar mediante oficio m o tivado al respecto.

Determina cuánto pagará cada estudiante, dividiendo el costo total del curso por el no. De estudiantes solicitantes.

Solicitud escrita

Solicitud

Oficio

15 Minutos

1 Hora

10 Minutos

20 Minutos





6

7

8

9

10

Secretaria

Estudiantes

Integrantes

Docente

Coordinador


PROGRAMA ACADÉMICO

CONSEJO FACULTAD

PROGRAMA ACADÉMICO

PROGRAMA ACADÉMICO

Envía oficio al Decano de la Facultad i n f o rmando el valor total del curso y el valor a cancelar por cada estudiante, con co p i a al Cajero de la Institución para que éste efectúe los respectivos recaudos; al m i sm o tiempo en el oficio se notificará que hasta tanto los estudiantes no cancelen la totalidad del curso intensivo, no se podrá dar inicio al mismo.

Cancelan en Caja el valor que le co rresponde y llevará el original del Recibo de Caja a la Decanatura, quien le i n f o rmará la fecha, hora y lugar del curso i n tensivo.

Expide el Acuerdo.

Desarrolla el curso. Evaluación del curso.

Envía los resultados de las evaluaciones a la División de Admisiones, Registro y co n trol.

Recibo de Caja

Acuerdo

Evaluaciones.

30 Minutos

15 Minutos

20 Minutos

3-4 Semanas

30 Minutos





2. BASE PARA INSCRIPCIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Auxiliares Administrativos

Jefe

Director Auxiliar Administrativo

Jefe Auxiliares Administrativos

DIVISIÓN ADMISIÓN REGISTRO Y CONTROL

DIVISIÓN ADMISIÓN REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

CENTRO DE MULTIMEDIOS


Diseña boletin informativo de admisiones

Tramita reproducción y entrega los b o letines a los usuarios.

Reproduce las cantidades solicitadas del m o delo de boletín informativo.

Publica el boletín y divulga la información del mismo por los diferentes medios de co m u n i cación posibles (Radio, Revista, Carteleras, Facultades, B Jefaturas de Programas, División de Admisión, Registro y control Académico, etc.).

o letín i n f o rmativo

Comunicado

1 Semana

15 Minutos

1 Semana

1 Semana

3. INSCRIPCIONES ASPIRANTES NUEVOS


CONTROL TIEMPO

1 Secretaria Auxiliar Administrativo


Recibe los formularios de inscripción, registrando fecha y hora y verificando que se cumplan los siguientes requisitos:

Formulario de inscripción debidamente diligenciado, informe del resultado de las p ruebas de estado (ICFES) y recibo de caja que acredite el pago de la inscripción.

Las inscripciones deben i n i ci ar en la fecha en que f u eron programadas por el Consejo Académico.

Formularios de i n scr i p ci ó n

15 Minutos





4. REINGRESOS


CONTROL TIEMPO

1

2

Aspirante

Auxiliar Administrativo

PROGRAMA ACADÉMICO


FACULTAD

PROGRAMA ACADÉMICO

Solicita el reingreso ante la División Admisión Registro y control Académico, anexando los siguientes documentos:

Formulario de inscripción, pruebas de estado (ICFES) si no reposan en la carpeta, recibo de Caja que acredite el p ago y Oficio solicitando el reingreso.

Recibe y verifica los requisitos de i n scr i p ci ó n .

Después de recibir la información por parte de Registro y Control Académico dicha i n f o rmación es analizada y luego se da la vi abilidad realizando el acuerdo de reingreso. Para ser enviado a planeación donde se elabora el recibo de pago y Registro donde es activado,

Realiza la respectiva Matrícula.

Las personas que por algunaB BrazónB Bhayan cancelado el semestre que estaban adelantando, o abandonaron su s estudios deben solicitar el BReingreso BenB la División de Admisiones, RegistroB By control Académico.

ArticuloB B28,B Bacuerdo 015de 2000.

Formulario de reingreso, so licitud recibo de caja.

20 Minutos

5 Minutos





5. TRANSFERENCIAS INTERNAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Estudiante o Aspirante


PROGRAMA ACADÉMICO


FACULTAD

PROGRAMA ACADÉMICO

Llenarán los siguientes requisitos: Formulario de inscripción, anexando so licitud de transferencia interna, dentro del periodo de inscripción, debidamente diligenciado y acreditación de haber cu rsado y aprobado todas las asignaturas de al menos los dos primeros semestres académicos.

Recibe y verifica los requisitos de i n scr i p ci ó n . - Enviar carpeta con solicitud, reporte de

n o tas.

DeterminarB BViabilidad,B BevaluarB Blas asignaturas y realizar el acuerdo y se envía a Planeación para el respectivo recibo de pago y a Registro y Control Académico para la activación.

Matrícula.

Debe anexar la solicitud de transferencia interna.

AcuerdoB B015,B BArt. 26/36/37

Formulario

25 Minutos

15 Minutos





6. CLASIFICACIÓN ASPIRANTES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6


Jefe Secretaria Auxiliar Administrativo



Clasifica los formularios de aspirantes n u evos,B BreingresosB ByB Btransferencias externas e internas.

Verifica y ordena las inscripciones de acuerdo al puntaje del ICFES y en orden descendente.

Graba en sus archivos sistematizados e i m p rime las relaciones de los aspirantes, p o r programas.

Entrega mediante oficio los formularios de los aspirantes de los diferentes programas al Consejo Académico.

Separa por programa las solicitudes de reingresos con los B formularios de i n scr i p ci o n es, así como también las transferencias.

Imprime cuadro de nota de cada una de las solicitudes

Tramita las solicitudes de i n g resos y transferencias de consejos de facultad.

Firma del Jefe de la División

20 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

30 Minutos





7. TRANSFERENCIAS EXTERNAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Aspirante


PROGRAMA ACADÉMICO


FACULTAD

Presenta los siguientes documentos para la inscripción al semestre que desea:

Formulario de inscripción, resultado de las p ruebas de estado, recibo de Caja que acredite el pago de la inscripción, solicitud escrita de transferencia, calificaciones certificadas por la Universidad de donde p roviene, certificado de conducta expedido p o r la Universidad de donde proviene, Programas de asignaturas con intensidad horaria expedido por la Universidad de donde proviene.

Recibe y verifica los requisitos, hace reportes para enviar a Facultad.

Determinar viabilidad, y revisar cuales asignaturas se pueden homologar y si m i litud de intensidad horaria. Realizar acuerdo donde se determine el Plan de Homologación acuerdo y se envía a Planeación para el respectivo recibo de p ago y a Registro y Control académico p ara la activación.

Articulo 27/38 Acuerdo 015/2000 Formulario

i n scr i p ci ó n Recibo de Caja Solicitud escrita, Certificado estudios, etc…

Formulario.

30 Minutos

10 Minutos

1 Día





8. ADMISIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Integrantes


Jefe

CONSEJO ACADÉMICO CONSEJOSB BDE FACULTAD


Remiten mediante oficio la relación de quienes fueron admitidos, a la oficina de Admisiones, Registro y control Académico.

Recibe la relación de los aspirantes clasificada en orden descendiente según ICFES.

Verifica la relación de los admitidos.

Graba en sus archivos de sistemas e i m p rime las relaciones de los aspirantes admitidos.

Verifica la información y publica las listas de admitidos en carteleras de la Universidad de la Amazonia.

Después de que el Consejo Académico ha estudiado y seleccionado losB BformulariosB Bde i n scr i p ci o n es de aspirantes nuevos y una vezB BelB BConsejoB Bde Facultad ha aceptado los reingresos y B los transferidos.

Oficio relación admitidos

20 Minutos

10 Minutos

20 Minutos

30 Minutos

15 Minutos





9. MATRÍCULA DE ESTUDIANTES NUEVOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Asp ira n te

Jefe

Asp ira n te

Asp ira n te

Asp ira n te

OFICNA DE LIQUIDACIONES

OFICINA DE PLANEACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO

PROGRAMA ACADÉMICO

PROGRAMA ACADÉMICO

Entrega los documentos para la liquidación de matrícula.

Verifica los documentos, efectúa la liquidación y entregaB BlosB BdocumentosB BalB Binteresado, in clu yendo el formato de consignación.

Realiza la consignación en el banco autorizado.

Presenta la consignación en la división de admisiones, registro y control académico y so licita el registro de asignaturas por triplicado y la respectiva acta de matrículas para su diligenciamiento.

Presenta los documentos diligenciados para registrar su matrícula.

DeclaraciónB BdeB Brenta, certificado de ingresos y Retenciones año anterior deB BunaB BempresaB Bo CertificadoB BdeB Bingresos firmadoB BporB BContador Público.

Registro de Asignaturas y Acta de Matrículas.

Debe presentar copia de la co n sig n ación,B BactaB Bde matrícula, registro civil de n acimiento,B BregistroB Bdel diplomaB BdeB Bbachiller, fo to co p ia de la cédula de ciu dadanía,B BtarjetaB Bde reservista (Ho mb res), fo to g rafías (1), documento so p o rte de liquidación de matrícula,B BexamenB Bde Serología y carnet de afiliación a una EPS y

Fo rmato de co n sig n ación.

Desprendible de co n sig n ación con lo s se llo s respectivos.

Co p ia co n sig n ación, fo rmatos de asignaturas, acta matrícula, Registro civil de n acimiento, registro de b achiller, fo to co p ia cédula, etc.

5 Minutos

15 Minutos

1 Hora

20 Minutos

15 Minutos





6

7

8

9

10

11

12

13

Secretaria Au xiliar Administrativo

Au xiliar Administrativo

Secretaria Au xiliares Administrativos

Jefe

Secretaria Au xiliares Administrativos


Jefe







verifican el cumplimiento de los requisitos, su co rrecto diligenciamiento y entrega al auxiliar administrativo.

Dig ita la información del estudiante, asigna código y devuelve copia del registro de asignaturas al estudiante.

Organiza la documentación en la carpeta in dividual de los estudiantes y separa por p ro g rama académico.

Verifica la información y firma cada matrícula.

Imprime listado de alumnos nuevos y entrega co p ia a cada programa académico

Co lo can marbetes en cada una de las carpetas, realiza el clisés organiza y archiva.

Organiza los cliseps por programa académico y elabora la solicitud de trámite.

Revisa y firma los formatos de carnet y la so licitud.

Tramita ante Vicerrectoría Administrativa la respectiva laminación de los carnet.

p ó liza contra accidentes ju veniles.

10 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

20 Minutos

1 Minutos

15 Minutos





10. RENOVACIÓN DE LA MATRICULA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Coordinador Secretaria

Coordinador

Secretaria Auxiliar Administrativo

Programa Académico

Programa Académico


Recibe los siguientes requisitos;

Paz y salvo de la universidad por todo co n cepto, recibo de pago de los derechos de matrícula y complementarios, formato de registro de asignaturas por triplicado, tramitado correctamente por intermedio de cada programa académico, con la firma del respectivoB Bcoordinador,B BCarnetB Bde estudiante, Fotocopia del carnet vigente de la EPS o ARS.

Envía a la División de Admisión Registro y co n trol Académico al siguiente día hábil de la matrícula de cada semestre, la documentación organizada por códigos y en orden ascendente con los respectivos so p o rtes que le permitieron autorizar la m atrícula (para su archivo co rrespondiente).

Verificada la documentación recibida, co rrespondienteB BaB BlaB BmatrículaB Bde estudiantes antiguos y reingresos, la o rganiza por programa y la archiva en cada hoja de vida en el orden previamente establecido.

SiB BesB Bbeneficiario adquiriráB BademásB Bsu se g u ro de accidentes juveniles. Si no está vi n cu lado al sistema de se g u ridad so ci al, cancelaráB BelB Bmonto co rrespondiente al se rvicio médico de la u n i versidad de la Amazonia e igualmente cancelará el seguro de accidentes juveniles

20 Minutos

45 Minutos

2 Meses





11. ADICIONES Y CANCELACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Estudiantes

Coordinador

Secretaria

Secretaria

PROGRAMA ACADÉMICO

PROGRAMA ACADÉMICO

PROGRAMA ACADÉMICO


Reclama en la Jefatura de Programa por anticipado la solicitud de Modificación de m atrícula (Adición o Cancelación) en 3 copias (Registro, Estudiante y Jefatura de Programa).

Solicita la modificación (adición B o cancelación).

Firma los formatos de adiciones o cancelaciones y devuelve al estudiante u n a copia de la adición ó cancelación.

Envía a la División de Admisión Registro y co n trol Académico el original de la adición ó cancelación y esta dependencia archiva su copia en la carpeta del estudiante.

RecibeB BlaB BdocumentaciónB BdeB Blos p rogramas.

FormatoB Bde adición y cancelación.

15 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

20 Minutos

10 Minutos





12. CARNETIZACION DE ESTUDIANTES NUEVOS Y ANTIGUOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6


Jefe


Secretaria



PROGRAMA ACADÉMICO

Elabora los cliseps respectivos.

Revisa y firma los cliséps.

Imprime la relación de carnetizados y remite a los programas académicos.

Los cliseps de alumnos antiguos

Remite a la coordinación de cada p rograma para que sean entregados a los estudiantes.

Entrega los carnets revalidados a cada estudiante.

Verifica el pago y la existencia de la foto.

45 Minutos

5 Minutos

45 Minutos

20 Minutos

15 Minutos

5 Minutos

13. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO POR MATRICULAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3


Jefe Auxiliar

Administrativo

DIVISIÓN ADMISIÓN REGISTRO Y

CONTROL ACADÉMICO

Marcan las carpetas para los nuevos estudiantes, así como sus respectivos se m áforos los cuales son suministrados por

cada programa académico.

Organiza los registros de asignatura de m atriculados por programas B y códigos,

se p arando las copias de los formatos de registro de asignaturas para ser enviados a cada programa académico.

Archiva toda la documentación recibida, en la carpeta de cada estudiante. Imprime listados de matriculados y envia a

cada programa

20 Minutos

20 Minutos

15 Minutos





14. SISTEMATIZACIÓN DE ASIGNATURAS PARA EL FORMATO DE REPORTE DE NOTAS


CONTROL TIEMPO

1

2



ImprimeB BlistadosB BdeB BEstudiantes m atriculados por programas y semestres, enviandoB BéstosB BaB BcadaB Bprograma académico.

Entrega registros de asignaturas, adiciones y cancelaciones.

VerificaB BelB Bnombre, código y semestre de Estudiantes nuevos.

Formatos 2 Días

1 Hora

15. INFORMACIÓN ESTADÍSTICA CON DESTINO A PLANEACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4



Tabula la información relacionada con Aspirantes, Admitidos, Estudiantes nuevos, total de población estudiantil, desertores y g raduados.

Elabora los cuadros estadísticos en b o rrador, tomando información de las hojas de vida.

Revisa la información.

Graba e imprime la información.

Discrimina, la siguiente i n f o rmación p o r p rogramas: Sexo, Edad promedio, Estado civil, Ocupación, Origen g eográfico, Origen académico, Modalidad del bachiller, ColegioB BprivadoB Bo p úblico.

Hojas de vida

Cuadros estadísticos.

3 Días

2 Horas

20 Minutos

30 Minutos





16. SISTEMATIZACIÓN Y PROCESOS COMPLEMENTARIOS DE LAS NOTAS DEFINITIVAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Jefe




Recibe de cada departamento los reportes de notas del 100%.

Elabora relación de notas del 100% por p ro g ramas y por semestres, verificando los reportes de notas faltantes o mal elaborados.

Analizan reportes de notas que requieren su devolución.

Elabora la nota remisoria anexando los reportes mal diligenciados.

Recibe habilitaciones, diferidos y los relaciona en los reportes de notas.

Graba como novedades las homologaciones, validaciones y cursos intensivos e imprime los reportes de notas definitivas.

Hace las correcciones que sean necesarias.

Imprime reportes de notas definitivas y las o rdena por programas, semestres y códigos.

Firma todos los reportes de notas definitivas.

Envía los reportes de notas definitivas con su respectiva relación para la firma del Director de departamento.

EnB BcasosB Bespeciales co labora co n lo s p ro g ramas, digitando notas de 70% y 30% y demás evaluacionesB BdeB Botras se des.B BHacerB Blas co rrecciones detectadas y las solicitadas por los co o rdinadoresB BdeB Blos p ro g ramas académicos.

Verifica las notas definitivas co n los reportes de notas 70% y 30% habilitaciones y diferidos.

Relación de n o tas del 100%

No ta remisoria

Reportes de n o tas

1 Día

1 Semana

3 Horas

25 Minutos

2 Horas

30 Minutos

10 Minutos

1 Hora

10 Minutos

30 Minutos





11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Co o rdinadores


Jefe

Secretaria

Jefe

Vicerrector Administrativo



Pro g rama Académico




VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA DIVISIÓN

ADMISIÓN REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

Recibe firmados los B reportes de notas definitivas y transcriben las notas definitivas a la carpeta de cada estudiante, haciendo la verificación de asignaturas cursadas en cada se máforo y registrando aquellas pérdidas con su número de veces.

Relaciona en borrador las irregularidades detectadas.

Prepara un informe para cada jefe de programa so b re irregularidades, y en caso necesario de cancelación de asignaturas o semestres, de éste informe se enviará con oficio al estudiante afectado.

Elabora, revisa, firma y envía a cada jefe de p ro g rama la comunicación.

Entrega comunicaciones y archiva las copias en las carpetas respectivas.

Elabora índice de los reportes de notas del 100% y notas definitivas.

Revisa y autoriza su envío.

Gestiona ante Vicerrectoría Administrativa el empaste de las notas.

Entrega los documentos para que sean empastados.

Recibe notas empastadas.

So licitud de Empaste

No tas empastadas.

2 Días

2 Horas

1 Hora

20 Minutos

15 Minutos

3 Días

20 Minutos

20 Minutos

15 Minutos

20 Minutos





17. PROCESO DE INDUCCIÓN


CONTROL TIEMPO

1 Jefe DIVISIÓN IBLIOTECAB BE

INFORMACIÓN CIENTÍFICA

Expone sobre normas vigentes en la Universidad a los estudiantes nuevos, especialmente del Estatuto estudiantil y los se rvicios que le ofrece la División de admisiones, registro y control académico y la División de Bienestar Universitario.

1 Hora

18. TRAMITES DE GRADO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5


Jefe


Jefe


FACULTAD

Recibe las solicitudes de los Consejos de Facultad con la relación de los interesados en graduarse.

Revisa la ficha académica, en las fechas p reestablecidas,

Prepara y elabora el informe con los datos del graduando y los respectivos diplomas. Revisa, firma y entrega el informe y los diplomas que le competen a cada Facultad.

La facultad realiza el respectivo Acuerdo de Cumplimientos de Requisitos. Posteriormente se hace una nota dirigida al Secretario General anexando Acuerdo y las resoluciones.

Remite co n las so licitudes la siguiente documentación:

Copia de la sustentación del trabajo de grado aprobado, Recibo de p ago de los derechos de g rado, Paz y salvo de las dependenciasB BdeB Bla u n i versidadB BdeB Bla Amazonia, Carnet, Fotocopia de la cédula de ciudadanía y Tarjeta de reservista (en el caso de los hombres).

15 Minutos

1 Hora

2 Horas

45 Minutos





19. EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS DE ESTUDIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Estudiante


Jefe Auxiliar Administrativo

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA



SolicitaB BconstanciaB BdeB Bmatrícula, aprobación de semestre o constancia de co n ducta;

Verifica los datos en el sistema (en casos especiales hoja de vida) y se procede a la elaboración del documento.

Revisa el documento elaborado, lo p resenta al jefe para su firma y p o st eriormente lo entrega al solicitante.

CertificadoB Bo co n st ancia.

25 Minutos

10 Minutos

15 Minutos





20. HOMOLOGACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Secretaria

Jefe


FACULTAD



El Consejo de Facultad analiza si las asignaturas para homologar cumplen con los requerimientos (intensidad horaria, si m i litud en los contenidos programáticos de las asignaturas). LuegoB BseB BhaceB BelB BAcuerdoB Bde Homologación.

Recibe del Consejo de facultad el acuerdo de homologación, oficio remisorio y el f o rmato.

Verifica que los actos administrativos se ajusten a la normatividad vigente.

Registra las homologaciones en el so f tware aplicativo y en la carpeta del estudiante y archiva la documentación en la carpeta respectiva.

Art. 50 del Acuerdo 015/2000

Normas, Resoluciones y Acuerdos.

5 Minutos

30 Minutos

30 Minutos





21. VALIDACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Secretaria DIVISIÓN ADMISIÓN REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

FACULTAD

Recibe el acta de validación con el acuerdo respectivo y recibo de pago.

Graba la información en el sistema.

Archiva el Acta y el recibo de pago en la carpeta del estudiante, registrando la nota en la matrícula correspondiente.

La Facultad, recibe el oficio de solicitud de validación, realizada por el estudiante, p o st eriormente se verifica, y se da la vi abilidad, después se realiza el acuerdo de facultad.

Art. 64 de Acuerdo 015/2000

Acta de validación, Acuerdo y Recibo de pago

15 Minutos

30 Minutos

10 Minutos





22. CANCELACIÓN DE SEMESTRE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Jefe




Se recibe solicitud por parte del estudiante, se verifica los tiempos y el estado académico, si hay viabilidad se realiza el acuerdo con previo concepto del Programa Académico.

Recibe el oficio remisorio y el acuerdo enviado por la facultad correspondiente, la so licitud (formulario de cancelación) y los documentos que acrediten el motivo de la cancelación.

Revisa la documentación y ordena la actualización en el sistema.

Cancela semestre en el sistema y en la carpetaB BdelB BestudianteB ByB Barchiva si m u ltáneamenteB BlaB Bdocumentación respectiva.

Art. 49 del Acuerdo 015/2000

Oficio y Acuerdo

15 Minutos

10 Minutos

15 Minutos





23. CURSOS INTENSIVOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4


Jefe

Secretaria




Recibe del Consejo de Facultad respectivo el oficio remisorio, el acuerdo, la lista de Estudiantes y los recibos de pago. Curso i n tensivo.

Revisa y autoriza la elaboración del reporte de notas (100%).

Digita, grava e imprime el reporte de notas del 100%

Archiva y en la carpeta de cada estudiante la nota definitiva del Curso Intensivo co n los so p o rtes co rrespondiente.

Oficio remisorio,B Bel acuerdo, la lista de estudiantes y los recibos de p ago.

15 Minutos

20 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

24. ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE NO ADMITIDOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria DIVISIÓN ADMISIÓN REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

Organiza los formularios de los aspirantes i n scr i tos que no fueron admitidos en cada p rograma.

(Archiva la documentación presentada por los aspirantes). Destruye formularios de i n scr i p ci ó n (prueba ICFES presentada hasta año 2000)

Devuelve la documentación de los aspirantes no admitidos a medida que el i n scr i to, solicite los documentos.

Formularios

Requisitos de i n scr i p ci ó n

1 Hora

2 Horas

15 Minutos





25. LIBRO DE MATRICULADOS


CONTROL TIEMPO

1

2



ElaboraB BlistaB BdeB BmatriculadosB Bpor p rogramas.

Registra en el libro de matriculados por o rden de código el personal admitido y m atriculado en cada período académico.

Libro de m atriculados

2 Horas

2 Días

26. LIBRO DE GRADUADOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3



Recibe de Secretaría General las actas de g raduados.

Con las actas actualiza el libro de g raduados.

Archiva cada acta en la carpeta del estudiante graduado.

Actas de g raduados

Libro de g raduados

15 Minutos

3 Horas

10 Minutos





27. REGISTROS DE DIPLOMAS Y ACTAS DE GRADO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5


Jefe

Secretaria



Recibe el diploma, el original del acta de g rado y el recibo de pago por concepto de registro.

Diligencia el registro con los datos p ersonales, título, número de registro, folio del libro y número del diploma.

Transcribe los últimos datos al diploma y acta de grado y posteriormente al libro.

Firma el diploma y el acta del grado

Entrega al interesado.

Diploma, acta deB BgradoB By recibo de pago.

Firma

15 Minutos

15 Minutos

25 Minutos

5 Minutos

10 Minutos





28. ADMISIONES Y MATRICULAS DE ESTUDIANTES DE LAS DIFERENTES SEDES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Coordinador

Consejo Académico Rector

Estudiantes

SEDE UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA




Envía vía Fax la lista de los estudiantes i n scr i tos.

Selecciona los estudiantes admitidos y remite (vía fax) a la Sede.

Puede autorizar al Jefe de la División Admisión Registro y Control Académico, p ara que una vez reciba las inscripciones efectúe las matrículas teniendo en cuenta el puntaje del ICFES hasta completar el n úmero de cupos previamente autorizado.

Preparan los requisitos para su matricula. LosB BrequisitosB BparaB BmatrículasB Be i n scr i p ci o n es serán los mismos que se exigen a estudiantes de pregrado en la se de Florencia.

LosB BEstudiantesB Bque aspiren a ser admitidos deberán cancelar en caja los valores co rrespondientes a Preinscripción. La transferencia de los f o n dos recaudados por i n scr i p ci o n es, matrículas, certificados, constancias y demás, se harán por i n termedio de un banco que facilite y agilice la co locaciónB BdeB Btales dineros, en la ciudad de laB BsedeB Bprincipal (Florencia); la co n si g n ación la efectuará cada i n teresado o p o rtunamente, aplicaciónB BdeB Bla n o rmatividad de manera si m i lar al proceso de m atrículas efectuado en Florencia.

Listado de estudiantes

Requisitos de m atrícula

30 Minutos

1 Hora

2 Días

3 Horas





29. EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Estudiante

Secretaria


Jefe


SEDE UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA


Cancela en el Banco autorizado por la Universidad de la Amazonia, el valor co rrespondiente a los certificados o co n st ancias a solicitar.

Solicita los certificados y/o constancias en la Coordinación de la Sede.

Envía los recibos de consignación respectivos, así como la consignación para su pronto envío.

Expide los certificados de notas y co n st ancias.

Verifica, firma y autoriza el envío.

DebeB BpresentarB Blas co p i as de la co n si g n ación con la que acredita el pago.

Consignación

Solicitud

Certificados de n o tas

Firma

2 Horas

2 Horas

1 Día

20 Minutos

5 Minutos





30. SELECCIÓN PARA ASPIRANTES A POSTGRADOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Decano FACULTAD Selecciona los profesionales que sean Admitidos para matricula, con una o varias de las siguientes alternativas:

Estudio de Documentos de Inscripción, Entrevista o Prueba escrita.

Publica lista de admitidos en la cartelera de la Facultad y en cartelera general, en la f echa que según la programación se haya f i jado.

Cuando el postgrado se a ofrecido por la UniversidadB BdeB Bla Amazonia, los requisitos se rán: Formulario de solicitud diligenciado. Fotocopias del Diploma o ActaB BdeB BGrado, Fotocopia Documento de i dentificación, Tarjeta de Reservista (HOMBRES). Hoja de Vida. Tres (3) fotografías de 3x4 (una en blanco y n egro). Recibo de pago de derecho de inscripción. Exposición escrita de m o tivos sobre el Interés de la EspecializaciónB ByB Bla temática que se pretende i n vestigar. Entrevista y presentación de la exposición escrita.

Listado de admitidos Requisitos descritos.

1 Día

20 Minutos





31. MATRICULAS PARA ESTUDIANTES DE LAS SEDES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Estudiante

Integrantes


CONSEJO ACADÉMICO

Tramita ante la División de Admisiones, Registro yB control BAcadémico, por lo m enos las matrículas correspondientes al p rimer semestre.

Establece los requisitos implícitos en el m o m ento de la inscripción, cuando el p o st g rado sea ofrecido por la Universidad de la Amazonia, copia de la consignación co rrespondienteB ByB BdesprendibleB Bde i n scr i p ci ó n .

Si el postgrado es en convenio, los requisitos serán los que en él se pacten.

Si el Postgrado es en co n venio con un ente u n i versitario, se respetarán las fechas que se hayan pactado en el mismo convenio.

El valor que debe pagar cadaB BestudianteB Bpor g raduaciónB BseráB Bel establecido en convenio p o r la Universidad que o f rece el postgrado, así co m o también co n st ancias y certificados.

Requisitos para m atrícula

2 Horas

1 Hora

15 Minutos

32. DISEÑO DE PROPUESTAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Director

Director

Director

UNIDAD DE INICIATIVA EMPRESARIAL


Detecta las necesidades de capacitación enB BlosB Bestudiantes,B Bempresarios, o rganizaciones

Estructura los temas para ser digitados.

Estudia y aprueba las propuestas.

Programación de la actividad

2 Días

4 Horas

1 Hora





33. ELABORACIÓN PLAN OPERATIVO ANUAL UNIDAD DE INICIATIVA EMPRESARIAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Asistente

Director



Recepciona las propuestas de diplomados, se m i n arios, ferias y talleres que docentes y estudiantes desean que se ejecuten en la Universidad.

Analiza cada una de las propuestas y determina cuales se llevaran a cabalidad.

Presenta y sustenta el plan ante consejo de Facultad.

Elabora, presenta y sustenta el plan de g estión ante consejo de facultad durante el respectivo periodo Académico.

Elabora, presenta y sustenta B las p ropuestasB BdeB Bdiplomados,B Bcursos, se m i n arios,B BtalleresB ByB Beventos empresariales.

Estudia y analiza cada una de las p ropuestas para determinar cuales se llevaran a cabalidad, para la elaboración de planes operativos.

El consejo de Facultad de Ciencias Económicas, Contables y Administrativos Evalúan y aprueban del plan de Gestión.

Aceptación del p lanB BporB Bel co n se joB Bde Facultad

Plan de gestión

1 Semana

1 Día

2 Horas

2 Horas

3 Días

1 Día





34. COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Asistente

Director



Determina fechas d ejecución de eventos.

Realiza los cronogramas de cada o de los eventos a desarrollar.

Solicita por escrito las salas de postgrado co n BayudasB BaudiovisualesB BenB Bla Universidad y fuera de ella.

SolicitaB BporB BescritoB BalB BRectorB Bla co n tratación, del servicio de transporte, se rvicio de hospedaje – alimentación y p ago de horas cátedras a los docentes externos.

Firma de cronogramas p o r parte del Vicerrector Académico.

Solicitud

2 Semanas

1 Hora

2 Días

1 Día

35. CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Asistente

Director

Director




ConcertarB BreunionesB BconB Blas o rganizaciones publicas y privadas, con las cu ales se tienen convenios para ser renovados.

Llama y confirma las citas con los directivos o los servicios contratados o co n instituciones educativas fuera del departamento para realizar acuerdos y f i rmar convenios, para cursos, diplomados y postgrados.

Oficia la entrega de convenios firmados p o r las partes a la oficina de Relaciones Interinstitucionales.

LlamadoB Bde asistencia a la reunión

Oficio con los respectivos co n venios f i rmados

10 Minutos

2 Horas

2 Horas





36. PROMOCIÓN DE EVENTOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Director

Director

Director


Visita las empresas publicas y privadas de la ciudad y concerta las reuniones con los directivos.

Presenta los eventos y actividades p rogramados por la Unidad de Iniciativa Empresarial.

Presenta la programación con los costos de inversión.

Proyecto aprobado.

MatriculaB Bde f u n ci o n arios a las actividades p rogramadas.

2 Semanas

2 Semanas

37. GESTIÓN DE RECURSOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Director UNIDAD DE INICIATIVA EMPRESARIAL

Asiste a reuniones con las entidades p u b licas y privadas.

Presenta los proyectos de extensión de la f acultad y universidad a través de la U.I.E.

Logra la vinculación de recursos de estas empresas con la universidad.

Consecución de recursos p ara la universidad, para algunos eventos propios de la Unidad.

Seguimiento a los acuerdos

4 semanas

2 Semanas

1 Semana





38. SOLICITUD DE SALONES

N°

RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe

Supervisor

UNIDAD DE SISTEMAS

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA.

Recibe la solicitud de Salón

Consulta la disponibilidad de salones, horarios y su capacidad y determina el sa lón más adecuado.

Comunica al Supervisor.

Elabora los oficios informando a los so licitantes del salón asignado.

DebeB BcontenerB Bla justificación y el número de estudiantes y los horarios de clase.

Radica la so licitud.

Software disponibilidad de salones

RadicadorB Bde Oficios

1 Día

1 Día

30 Minutos

1 Día

39. SOLICTUD DE SALAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Jefe

Jefe

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

Recibe y radica la petición del servicio

Determina la importancia del problema p ara asignarle un nivel de prioridad, (nivel 1 = 3 horas tiempo máximo de solución, n i vel 2= 24 horas, nivel 3= 72 horas)

Atiende al usuario y dar solución al p roblema planteado

Esta solicitud del servicio tiene que ser enviada; ya se a por el correo interno o BporB BcartaB Bde p resentación

Debido a la numerosa cantidad de usuarios que existen en la Universidad se tiene que atender las so licitudes dependiendo del nivel de importancia que tenga el problema

El tiempo en dar solución al problema depende del nivel de complejidad del problema planteado

ase de datos 1 Hora

1 Hora

3 Días





40. ACCESO REMOTO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Ing. de redes y Comunicaciones



UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

Recibe y radica la solicitud de información

Proporciona al usuario la información y explica el procedimiento de afiliación

Afilia a los usuarios

Esta solicitud puede ser hecha: telefónicamente, p ersonalmente, por oficio o vía e-mail.

ElB BtiempoB Bgastado dependeB BdeB Blas i n quietudes o preguntas que tenga el usuario. El p rocedimiento p ara afiliación consiste, en el p agoB BsegúnB Btarifas establecidas, (ver resoluciónB BvigenteB Bal respecto). Con el recibo de pago, fotocopia del m i sm o , y carnet vigente de vinculación a la u n i versidad, el usuario debe acercarse a la o f i ci n a de la Unidad de Sistemas, para realizar la afiliación

ElB BusuarioB Bdebe p resentar el carnet de vi n cu lación vigente a la u n i versidad, recibo de p ago original y fotocopia. El pago debe realizarse en Caja, ver resolución vi g ente al respecto. En la f o tocopia se debe anotar: Nombre, documento de i dentidad, dirección,

RegistroB Bde so licitud o so licitud.

ase de datos Fotocopia recibo de pago

5 Minutos

1 Hora

1 Hora





4

5



UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

Realiza la apertura de la cuenta para acceso remoto y correo

Entrega de la cuenta

teléfono, código, tipo de vi n cu laciónB BaB Bla u n i versidad. Se verifican las fechas de validez de los documentos y el pago efectuado p ara determinar el tiempo de afiliación.

Se registran los datos del u su ario: n o m b re co m p leto, código, fecha de la solicitud, y se asigna un consecutivo, enB BelB BFormatoB Bde Registro de Cuentas. Se asignaB BunB Blogin (compuesto por la inicial del nombre y los siete p rimeros caracteres del apellido) y un password. Este login, como la fecha deB BcreaciónB ByB Bde expiración, también se registran en el formato de Registro de Cuentas.

AlB BusuarioB BseB Ble entregará personalmente el Formato de Cuenta Nueva, allí están escritos los datos personales del u su ario, el login, el p assword,B BelB Bcorreo electrónico asignado, así co m o BlaB BfechaB Bde creación y de expiración de la cuenta. El usuario f i rmará el recibido a

ase de Datos

FormatoB Bde registro de cu entas.

b ase de datos

3 Días

2 Horas

5 Minutos





6

7

8




UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

Realiza solicitud de soporte

Atiende al usuario y da solución al p roblema planteado

Realiza la deshabilitación de cuentas

co n f o rmidadB BenB Bel Formato de Registro de Cuentas, se dará una explicaciónB BsobreB Bla u tilización del servicio y se entrega un folleto con el procedimiento para la co n exión remota.

Puede se r telefónicamente,B Bpor o f i ci o , personalmente o vía e-mail, se recibe y radica la solicitud en el f o rmato de Soporte a Usuarios. Se solicita el n o m b re del usuario y el login de la cuenta.

Se verifica el login y el p assword, así como que la cuenta este activa. Una vez detectado el p roblema del usuario se trata de dar solución i n m ediata o se cita al u su ario al bloque de la Unidad de Sistemas. El tiempo en dar solución esta sujeto al tipo de i n co n veniente

La cu enta se rá deshabilitadaB BenB Bel si st ema,B BelB BdíaB Bde expiración de la misma.

ase de Datos


3 Días

5 Minutos

5 Minutos





9 Ing. de redes y Comunicaciones

UNIDAD DE SISTEMAS

Realiza la renovación de cuentas ElB BusuarioB Bdebe p resentar el carnet de vi n cu lación vigente a la u n i versidad, recibo de p ago original y fotocopia. La fotocopia debe tener escritosB BlosB Bdatos p ersonales y el login de la cuenta. La renovación se tramita cada mes de acuerdo a la fecha de expiraciónB BqueB Bse relaciona en el formato de cuenta nueva que se le entrega al usuario.






41. INGRESO DE ARCHIVOS AL SERVIDOR FTP


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4





UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

Actualiza el sitio

u sca la información. Baja programas y digitaliza documentos.

Solicita la publicación

Evalúa la solicitud

DeB BacuerdoB BaB Bla demanda se subdividirán losB Bprogramas,B Bque so liciten por ser los más u sa dos

Cualquier persona que p ertenezcaB BaB Bla co m u n i dad universitaria p u edeB BhacerB Besta so licitud

El material para subir debe ser entregado en diskette o algún medio m agnético de almacenamiento.B BTodo so f tware debe venir con u n archivo de extensión .txt donde se expliquen todas las características y funciones de éste. Se debeB BentregarB Bdicho so f tware en un formato de compresión. No se su b i ráB BsoftwareB Bcon p roblema de licenciamiento, cracks, ni cu alquier aplicativo que atente con la legislación acerca de la legalidad del so f tware y material que atente contra el buen n o m b re de la institución y que se aleje de los fines

Programas

SolicitudB Bde p u b licación

20 Minutos

3 Horas

10 Minutos

1 Día





5 Ing. de redes y Comunicaciones

UNIDAD DE SISTEMAS

Sube la información académicos Se copia la información en el servidor, en la carpeta correspondiente se g ún la información que co n tenga el archivo. Se p robará la bajada de los archivos, para verificar queB BseB Bencuentran i n st alados correctamente en el servidor

1 Día





42. REALIZACION DE LA EVALUACION DOCENTE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe Vicerrector Académico

Ing.B BCoordinador sa las de cómputo Ing. de redes y Comunicaciones

Ing.B BCoordinador sa las de cómputo Ing. De Soporte

Jefe

CONSEJO ACADÉMICO

COMITÉ DE CURRICULO

CONSEJO DE FACULTAD

UNIDAD DE SISTEMAS VICERRECTORIA ACADEMICA

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

UNIDAD DE SISTEMAS

Determina el instrumento de evaluación y m ediante acuerdo establece las fechas de evaluación.

Recibe el informe y presenta una p ropuesta d evaluación para cada docente.

En consejo de Facultad evalúa y emite una n o taB BdeB Bevaluación,B BelaboraB Buna p ropuesta.

Administrador de Arca envía reporte de n o tas al decano, posteriormente el decano entrega las notas al docente para que realice el descargo y sino hay ningún co m entario se da por aceptada.

Elabora el cronograma a desarrollar durante el proceso de la evaluación docente

Adecua las salas de cómputo para la evaluación.

Capacita a los auxiliares de sala en la atención que ellos deben dar a los u su arios.

Entrega de resultados de la evaluación al Vicerrector académico

Cronograma

Evaluación

3 Días

1 Días

1 Días

1 Días





43. PROGRAMACIÓN DE HORARIOS PARA REALIZACIÓN DE PRÁCTICAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Auxiliar

Coordinador

Auxiliar

LABORATORIOS

LABORATORIOS

LABORATORIOS

Recibe las solicitudes de las prácticas docentes y estudiantiles del semestre al i n i ci o del periodo académico

Se realiza el cronograma de prácticas docentes dando prioridad a las solicitudes de acuerdo al orden de llegada

Se realiza la programación de las prácticas estudiantilesB BdeB BacuerdoB BaB Blas disponibilidades del laboratorio

SeB BrealizaB BlaB BpublicaciónB BdeB Bla p rogramación de las prácticas del laboratorio para el periodo académico

Diligencia el recibido con f i rma, fecha y hora.

FormatosB Bde so licitud

RegistroB Bde so licitudes

RegistroB Bde so licitudes

30 días

3 días

3 días





44. MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EQUIPOS E INSTALACIONES DE LOS LABORATORIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Auxiliar

Coordinador

Secretaria Ejecutiva Vicerrector Administrativo


Secretaria Ejecutiva Vicerrectoría Administrativa

Coordinador

LABORATORIOS

LABORATORIOS




LABORATORIOS

InformarB BlasB BnecesidadesB Bde m antenimiento y reparación que se detecten

Solicita a la Vicerrectoría Administrativa la reparación y/o mantenimiento.

Recibe la solicitud, la radica y la pasa al Vicerrector Administrativo.

Evalúa la solicitud y la disponibilidad Presupuestal y toma la decisión y coordina la respectiva ejecución.

Comunica al Coordinador del Laboratorio la respuesta a su solicitud.

Recibe la respuesta y realiza el respectivo se g u i m i ento

ConfirmaciónB BdeB Bla n ecesidad.

RadicaB BlaB Bsolicitud especificando f i rma, f echa y hora. Gestiona con la División. Financiera, con Almacén y BelB BpersonalB Bde m antenimiento

Oficio de Solicitud

Oficio de Respuesta

Radicación del o f i ci o

1 Día

2 días

1 Día

1 Semana

1 Día

10 Minutos





45. PRÉSTAMO DE AULAS O SALAS DE LABORATORIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Auxiliar

Coordinador

Auxiliar

Estudiante

Auxiliar

Estudiante

Auxiliar

LABORATORIOS

LABORATORIOS

LABORATORIOS

PROGRAMA ACADÉMICO

LABORATORIOS

PROGRAMA ACADÉMICO

LABORATORIOS

Recibe las solicitudes de préstamo con m ínimo dos semanas de antelación

Asigna las aulas o salas solicitadas si empre y cuando haya disponibilidad.

Oficia al interesado la decisión.

Diligencia la lista de materiales y equipos n ecesarios para la realización de la p ráctica.

Recibe la lista de materiales requeridos y p rocede a disponerlos para el préstamo

Realiza entrega verificando el buen estado de los materiales y equipos prestados.

Realiza su respectiva práctica y una vez terminada, entrega la totalidad de los m ateriales y equipos en perfecto estado.

Verifica el estado de los materiales y equipos en devolución y hace devolución de la lista y el carnet.

Diligencia el recibido con f i rma, fecha y hora.

Verifica la disponibilidad de salas y horarios.

La lista deberá incluir el n o m b re del estudiante, la f echa y la hora.

FormatoB Bde so licitud

Memorando

Lista y Carnet vigente

Lista de MaterialesB By equipos Lista de MaterialesB By equipos

Todo el se m estre

2 días

2 días

20 Minutos

5 Minutos

10 Minutos

1 Día

15 Minutos





46. INVENTARIO DE EQUIPOS Y MATERIALES EN LOS LABORATORIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar

Coordinador


LABORATORIOS

LABORATORIOS

ALMACÉN

Realiza inventario de todos y cada uno de los bienes y recursos con que cuenta el laboratorio, clasificando dicha información p o r grupos de acuerdo a su naturaleza.

Confirma la información presentada por el Auxiliar y da su visto bueno al inventario del Laboratorio.

Si se presenta alguna diferencia se remite el inventario junto con el oficio a Almacén.

La naturaleza de los b i enes y recursos son equipos, m ateriales, m u ebles e instalaciones.

Realiza el ingreso si es so b rante o realiza el co b ro en el caso de ser f altante.

Listado de i n ventario

A22 y formato de ingreso a Almacén

2 Días

1 Día

1 Semana

47. REALIZACIÓN DE PRÁCTICAS EN LAS GRANJAS

Nº RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS Y/O OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO MAXIMO

1

2

3

Docente Estudiantes

Coordinadora

Docente Estudiantes

FACULTADES DE LA UNIVERSIDAD

GRANJAS

Solicita la granja para realizar las p racticas.

Recibe y evalúa la solicitud, estableciendo la posibilidad de dicha práctica o asignaciónB BdeB BactividadesB Bde i n vestigación.

Comunica al docente o grupo de estudiante la decisión de práctica.

Establece los horarios, el si tio de la práctica y los m ateriales o animales que requiere para la realización.

Cronograma de Prácticas.

2 Días

2 Días

2 Días





48. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES EN LAS GRANJAS



1

2

3

4

5

Coordinadora

Mayordomo Auxiliares

Coordinadora

GRANJAS

GRANJAS

GRANJAS

Enumera las diferentes necesidades que i dentifica y prioriza las más importantes p ara el adecuado funcionamiento

Elabora la lista de actividades y calcula el tiempo Bque se requiere para su realización.

Reúne a los trabajadores y le asigna tareas a realizar durante el transcurso de la semana.

Ejecutan las tareas asignadas

Periódicamente realiza el seguimiento de las actividades y si es necesario redefine la programación.

ReferenciasB BdeB Blos docentes y estudiantes

Cronograma

Labores asignadas

1 Semana

1 Día

2 Horas

1 Semana

2 Horas





49. AVALÚO DE SEMOVIENTES



1

2

3

4

5

6

Presidente

Integrantes

Presidente

Integrantes

Presidente

JUNTA AVALUADORAB BDE GRANJAS





Cita a reunión Ordinaria o Extraordinaria a los integrantes de la Junta, siempre y cu ando se presente alguna necesidad de p roblemáticas específicos que se requiera su divulgación y la toma de decisiones de su BcompetenciaB BoB BseguimientoB Ba decisiones anteriores.

Reciben la notificación y se informan so b re la justificación y programan las agendas de trabajo.

Procede a confirmar la asistencia, a verificar el quórum y da lectura al orden del día

Da inicio al desarrollo de la reunión, se realiza el respectivo análisis, revisión, discusión y conceptualización con el p ropósito de avaluar los semovientes p ropiedad de la Institución.

Levanta el acta de la reunión, realiza la lectura y solicita las respectivas firmas.

Levanta y da por terminada la sesión.

En caso de presentarse erroresB BseB Bdeberá realizar las m o dificaciones antes de so licitar las firmas.

Convocatoria

Listado de asistencia

Acta de reunión

1 Día

1 Día

20 Minutos

3 Horas

30 Minutos

5 Minutos





50. USO DE LOS LABORATORIOS DE QUIMICA Y BIOLOGIA EN ACTIVIDADES DE DOCENCIA

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUSITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

Coordinador

Auxiliar

Auxiliar

LABORATORIOS

LABORATORIOS

LABORATORIOS

Solicitar a la facultad de Ciencias Básicas, al inicio de semestre, el cronograma de p racticas indicando docente responsable, asignatura,B BprogramaB Bacadémico respectivo, número de grupos (si hay) y horario.

Recibir del docente y/o estudiante al f o rmato de solicitud de uso de los laboratorios de química y biología en actividades de docencia. Verifica en las carpetas de inventario (equipos, materiales y reactivos) con base a la solicitud hecha p o r el usuario (docente y/o estudiante) que exista disponibilidad de reactivos, m ateriales, equipos, espacios y horarios p ara desarrollar la actividad experimental.

Preparar reactivos mínimo (2) días antes, alistar materiales equipos y asistir al docente (en ensayos extra practica p redeterminados) si es del caso. El día de la actividad experimental entrega material a estudiantes, hace firmar formato de p réstamo y control de entrega de m ateriales y reactivos, luego de la p ráctica, recoge material y verifica devolución del material en perfecto estado

Si la fecha de solicitud de la actividad experimental p laneada no es mínimo co n 8 días de anticipación a su realización no se recibe y se remite a la Coordinación de laboratorio. No se tramitan formatos con i n f o rmación incompleta. Verificar el mismo día de recepción con el docente, variantes en cu anto a reactivos y/o m ateriales por utilizar.

Anexar el carnet vigente del estudiante que se responsabilice por el m aterial de practica al Formato de préstamo y co n trol de entrega de m ateriales y reactivos co n la respectiva firma del estudiante.

RecibidoB Bcon f i rma, fecha y horaB BdeB Bla se cretaríaB Bde decanatura de Facultad.

Publicación de horariosB Ben cada laboratorio. FormatoB Bde p réstamo y de entregaB de m aterialesB By reactivos.

Anexar formato de solicitud de u so de laboratorios de química y b i o logíaB Ben actividades de docencia, i n vestigación y extensiónB Bal

1 Día

1 Día

1 Día





4 Coordinador LABORATORIOS

y devuelve el carnet.

Revisa semanalmente los archivos de p racticas realizadas.

Revisa semanalmente los archivos de practicas realizadas

FormatoB Bde p réstamoB By co n trol de entregaB de m aterialesB By reactivos (incluir o b se rvaciones hechas por el docenteB By/o auxiliar sobre la p ractica realizada)

FirmarB Bcon f echa y hora la revisiónB Bde FormatoB Bde p réstamoB By co n trol de entregaB de m aterialesB By reactivos.

1 Día





51. ELECCIONES REPRESENTANTES DE COMITÉ DE CURRICULO Y FACULTAD

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS Y/O OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Director AcadémicoB Bdel Programa

PROGRAMA ACADÉMICO

FACULTAD

JURADOS

FACULTAD

El programa hace la respectiva solicitud de co n vo catoria para la realización de la elección del representante.

RealizaB BelB BrespectivoB BacuerdoB Bde co n vo catoriaB BparaB BlaB BelecciónB Bde representante.

Realiza la respectiva inscripción de aspirantes.

Tiene la función de verificar que la elección se cumpla con lo establecido en el acuerdo emanada de facultad.

Después de tener los resultado de la elección la facultad elabora un acuerdo de designación de representantes.

Estatuto Docente

Acta del Jurado

Estatuto Docente

52. MATRICULA DE HONOR

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS Y/O OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

DIRECTOR ACADÉMICO

FACULTAD

El Director Académico realiza la respectiva revisión d notas arrojadas por el sistema ARCA, para determinar que estudiante es acreedor de la Matrícula de Honor.

La Facultad posteriormente realiza el acto administrativo o Acuerdo.

Art. 112 Acuerdo 015 de 2000





VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONES





1. REUNIONES DEL COMITÉ DE BIBLIOTECA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Presidente

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Integrantes

COMITÉ DE IBLIOTECA







Solicita a la secretaria del Comité que elabore la citación a reunión del Comité de Biblioteca e Información Científica, especificando fecha, hora, lugar y o rden del día. Esta se hará una vez por mes y por escrito.

Establece comunicación telefónica co n los integrantes del Comité y co n f i rma asistencia de acuerdo a la fecha sugerida por el Vicerrector de Investigaciones y mecanografía la citación a reunión.

Hace firmar la citación por los i n tegrantes del Comité.

Archiva la citación a reunión en la carpeta identificada con el nombre “ComitéB BdeB i b liotecaB Be Información Científica”.

Da lectura al orden del día para la reunión del Comité y se determina m o dificar o aprobar el orden del día

Verifica si hay quórum a través de llamado a lista y da lectura al acta anterior.

Inician discusión sobre el (los) asunto (s) por el (los) que se citó a reunión.

Se adjuntará a cada citación el o rden del día y copia del acta anterior.

DocumentoB Bde Citación

Acta de Reunión

5 Minutos

20 Minutos

20 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

5 Minutos

4 Horas





8

9

10

11

12

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Presidente

Jefe





DIVISIÓN DE IBLIOTECA E

INFORMACIÓN CIENTÍFICA,

Toma nota de las intervenciones de los participantes y elabora el acta de la reunión del Comité.

Hace firmar el acta aprobada, por quienes asistieron a la reunión.

Archiva el acta en carpeta m arcada como “Actas de Comité deB i b liotecaB BeB BInformación Científica”.

Se asegura de ejecutar y hacer cu m p lir todas las propuestas g eneradas en las diferentes se si o n es.

TrimestralmenteB BentregaB Bun i n f o rme sobre el desarrollo de las actividades de la División y del estado de evolución en que se encuentran las propuestas hechas p o r el Comité, con destino a cada u n o de los miembros del mismo.

Informe

4 Horas

20 Minutos

5 Minutos

Año

1 Semana





2. REUNIONES DEL COMITÉ DE INVESTIGACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Secretaria

Integrantes

Integrantes

Secretaria

VICERRECTORÍA INVESTIGACIONE S

COMITÉ DE INVESTIGACIONE S



Elabora la convocatoria y comunica por i n termedio de la citación a los integrantes del Comité de Investigaciones.

Se reúnen, presentan y discuten las p ropuestas y correspondencia presentada al Comité, las posibilidades de financiación de los diversos proyectos inscritos o en p roceso de inscripción, las solicitudes de apoyo económico enviadas de las diversas i n st ancias de la universidad y los informes deB BavanceB BdeB BlosB BproyectosB Bde i n vestigaciónB BenB BcursoB B(plantean co m entarios, sugerencias, modificaciones y otros).

Autorizan al Vicerrector de Investigaciones p ara que administre el rubro “Fomento a la Investigación” y otorgue un monto acorde co n las solicitudes de los proyectos aprobados y con los Certificados de disponibilidad presupuestal.

Elabora el acta correspondiente a la reunión y distribuye copias de ésta a los i n tegrantes del Comité una vez se cite a la p róximaB BreuniónB BdeB BComitéB Bde Investigaciones.

Convocatoria

Autorización

Acta de Reunión

30 Minutos

4 Horas

20 Minutos

1 Hora





3. RADICACIÓN PRÉSTAMO SALA DE INVESTIGACIÓN DOCENTE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Docente, Investigador o Estudiante asistente

Secretaria

Secretaria

Secretaria





Solicita en la Secretaría de la Vicerrectoría de Investigaciones el formato: Solicitud se rvicio Sala de Sistemas de Apoyo a la Investigación Docente.

Entrega dos copias del formato solicitado al docente o estudiante investigador, quien devuelve los dos formatos diligenciados.

HaceB BfirmarB BdelB BVicerrectorB Bde Investigaciones el formato diligenciado, después de verificar la existencia del Proyecto de Investigación fijado en el f o rmato.

Entrega una copia al solicitante y archiva la o tra copia, para llevar un registro de las so licitudes diligenciadas.

Formato so licitud

15 Minutos

5 Minutos

10 Minutos

10 Minutos





4. REGISTRO DEL PROCESO DE APROBACIÓN, ANÁLISIS. INSCRIPCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Integrantes

Integrantes

Presidente

Integrantes

Integrantes

GRUPO DE INVESTIGACIÓN

CONSEJO DE FACULTAD

CONSEJO DE FACULTAD



Presentan la propuesta de proyecto de i n vestigación al B Comité de Currículo respectivo, quien estudia la viabilidad del p royecto según los formatos respectivos entregados por la VRI.

Evalúan el proyecto, luego de ser aprobado por el comité de currículo.

Remite el Proyecto al Comité de Investigaciones.

Delibera sobre los puntos contenidos en el Formato de criterios para la pre-evaluación deB Bproyectos.B BSiB BseB BrequiereB Bla reformulación del proyecto o de algunos p u n tos de él, envía al docente investigador especificandoB BlasB BsugerenciasB By recomendacionesB Bpertinentes;B BdeB Blo co n trario, hará evaluar el proyecto por p ares externos, es decir, solicita un co n cepto adicional a Instituciones que co n o zcan sobre la materia del proyecto o a evaluadores externos; para lo cual envía co p i a del proyecto a los dos evaluadores o i n st i tucionesB BdefinidasB BparaB Bello, so licitándoles un concepto por escrito del p royecto de investigación.

Recibe la versión final del proyecto de i n vestigación luego de recibir por parte de los pares evaluadores los conceptos del p royecto enviado y de remitir sugerencias (si las hay) al responsable del proyecto.

ConceptosB BdeB Blos evaluadores.

Proyecto

Visto bueno

Proyecto final

20 Minutos

15 Días

15 Minutos

15 Días

15 Días





6

7

8

Integrantes

Secretaria

Investigador




Aprueba e inscribe el proyecto en reunión del Comité de Investigaciones. Gestionan la financiación a través de los recursos de la Institución o se solicita financiación externa (ICFES, COLCIENCIAS, FES,

ANCO DE LA REPÚBLICA, etc.); teniendo en cuenta las posibles fuentes enunciadas en el documento entregado del p royecto.

Elabora oficio para el Investigador, el Decano de la Facultad y el Coordinador del p rograma respectivo, donde se informa so b re la decisión del Comité de Investigaciones de aprobar e inscribir el p royectoB BenB BlaB BVicerrectoríaB Bde Investigaciones.

Se pondrá en comunicación con la Vicerrectoría de Investigaciones para aclarar los procedimientos y las normas a se g u i r para el manejo de los fondos y determinar la periodicidad de los informes de avances.

Oficio

20 Minutos

30 Minutos

40 Minutos





5. PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Secretaria

Vicerrector de Investigaciones


Secretaria

Secretaria






Recibe convocatorias ya sea por correo p o st al, electrónico, vía fax o cualquier otro o en su defecto, todas aquellas co n vo catorias publicadas en medios de p rensa, radio o televisión.

Establece el destino de la convocatoria, es decir, a quien va dirigida: estudiantes, directivos, docentes, B investigadores o docentes investigadores.

Diseña la convocatoria y se envía al p ersonal establecido por medio de: oficio remisorioB Bindividualizado,B BoficioB Bpor p rograma académico, oficio por facultad, o en general publicada en cartelera de la Vicerrectoría de Investigaciones y en cartelera de la comunidad universitaria en g eneral.

Se registran los interesados en participar en cada convocatoria, según sea el caso, y se seleccionan de acuerdo a los requisitos co n tenidos en la convocatoria.

Se envía el listado de participantes con los documentos y soportes solicitados.

RequisitosB BdeB Bla co n vo catoria

Convocatorias

Oficio

RegistroB Bde i n scr i tos

15 Minutos

10 Minutos

30 Minutos

15 Minutos

40 Minutos





6. PLANEACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Secretaria

Vicerrector

Jefe

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

INVESTIGACIONE S

DIVISIÓN IBLIOTECA

Elabora, revisa y ajusta Planes a largo, m ediano y corto plazo, planes operativos y de capacitación en conjunto con los co o rdinadores de sección, así como los p rogramas de extensión bibliotecaria. Elabora manuales. Entrega a Secretaria documentos para su digitación.

Digita los documentos remitidos por el Jefe de División y envía la correspondencia. Archiva copias Presenta planeación a su jefe inmediato

Recibe informe de actividades. Realiza los ajustes pertinentes y da su vi st o bueno.

Recibe planeación de actividades Realiza los ajustes pertinentes y da su Visto bueno. Realiza elB control Ba los p rocesos.

Identifica los procesos de la Biblioteca co m o BbaseB BfundamentalB BparaB Bla f o rmulaciónB BdeB BsusB Bindicadores administrativos y operativos.

Elabora informes estadísticos semestrales de las actividades de la División Presenta informe a su jefe inmediato. Presenta ante el Comité de Biblioteca su g erencias, necesidades, proyectos de m ejoramiento de los servicios..

Periodicamente

Actividad constante

Reuniones periódicas

Planes o p erativos

Informes estadísticos

1 Semana

Permanent

1-6 Meses





4

Integrantes



VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIONE S

Recibe informes, propuestas, proyecto de la jefatura de la división. Asesora, aprueba o sugiere a las directivas las mejoras propuestas por la jefatura de la División.

Da a conocer a su personal los planes o p erativos y sus metas; Ejecuta los planes o p erativos; Realiza supervisión a los p rocesos; Realiza reuniones periódicas con los co o rdinadores de secciones; Realiza los ajustes pertinentes.

En conjunto con los coordinadores de se cci ó n , elabora, revisa, las políticas de f u n ci o n amiento de cada una de éstas. Entrega a secretaria para su digitación.

Participa a nivel local y nacional en los p rogramas bibliotecarios cooperativos.

Vela por la aplicación de las políticas y estándares para bibliotecas universitarias.

Asiste en representación de la institución a las Reuniones el Comité de Directores de

i b liotecas universitarias y Especializadas del país-Comité5.

Rinde informe a Jefe Inmediato y comenta su s su b alternos.

Actualiza Estatuto de la División Biblioteca, m anuales de procedimientos y funciones.

Presenta a Jefe inmediato y/o Comité de i b lioteca.

Según el caso acude a la administraciónB BdeB Bla u n i versidadB BparaB Bla aprobación de p rogramas nacionales

Reuniones ci tadas p reviamente

En reuniones p rogramadas

Reuniones periódicas

CumplidoB Bde ComisiónB Be i n f o rme

Anual

Anual





5

6

Miembros

Miembros

Secretaria

Jefe


CONSEJO ACADÉMICO, CONSEJO SUPERIOR

SECRETARIA IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

EstudianB ByB BanalizanB Bdocumentos p resentados por la Jefe de la División, realizan los ajustes pertinentes, envían a losB BestamentosB BpertinentesB Bpara aprobación institucional (Acuerdo).

Estudian, analizan y aprueban o no, los documentos remitido por el Comité de

i b lioteca.

Digita oficios y documentos, pasa para f i rma del Jefe de División, envía, recepciona respuestas y archiva.

Formula convenio interinstitucionales de Cooperación Interbibliotecaria, captación de recursos, trabajo en Redes de Información, entre otros

Revisa redacción de los p asados por su jefe para i m p resión, i n st i tucionaliza e imprime

PresentaB BaB Bentes p ertinentes

Correspondenci a enviada

Firma de recibido, Acuerdo

RecibidoB Bdel documento

Ejecuta p resente i n f o rmes

1 Mes





7. SOLICITUD DE PERSONAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Vicerrectoría

Secretaria

Jefe

DIVISION IBLIOTECA

VICERRECTORIA ADMINSTRATIVA

DIVISION IBLIOTECA

DIVISION IBLIOTECA

Analiza los procesos seguidos en cada se cci ó n , BdemandaB ByB BgradoB Bde automatización de procesos y servicios; analiza la cualificación del personal a su cargo y su productividad. Con base en este procedimiento, solicita a la Vicerrectoría administrativa la continuidad o no del personal existente y el necesario p ara suplir las necesidades acorde a un p erfil.

Presenta a Jefe inmediato para su Visto u enoB ByB BenvíaB BaB BVicerrectoría

Administrativa.

Analiza el caso, consulta área financiera y p o líticas institucionales, envía respuesta,

Recibe respuesta, radica, entrega jefe de División,

Recibe respuesta:

Afirmativa: reasigna funciones, capacita

p ersonal. Informa jefe inmediato.

Negativa: informa jefe inmediato, ajusta f u n ci o n es a personal antiguo.

Personal trasladado: solicita reemplazo,

o f rece capacitación al que llega.

Evaluación institucional aplicadaB BaB Blos f u n ci o n arios. Servicios a ofrecer. Elaboración de perfil del (os) funcionario(s) n ecesario(s).

Las solicitudes deben acompañarse de la debida justificación y f u n ci o n es a realizar, así co m o el perfil del f u n ci o n ario solicitado.

Evaluaciones realizadas. Oficio de so licitud.

Oficio

Oficio

1 semana

2 minutos





8. RECEPCION DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Secretaria

Auxiliar

Secretaria

Coordinador

Jefe

Secretaria

Auxiliar

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

Recibe el material dirigido a la División i b lioteca, lo radica y envía a las diferentes

se cci o n es de la División. Registra forma de Adquisición del material b i b liotecario.

Recibe el material de secretaria y firma el radicador y constata que corresponda a la remisión y su estado físico. Pasa material p ara su procesamiento (catalogación, Clasificación, Preparación Física),

Envía a Biblioteca el A-22 con los soportes p ertinentes (egreso, cotización o factura). En caso de donaciones el nombre del donador (persona o entidad) ciudad y f echa.

Recibe material de la sección de Almacén y el registro de A-22 y los entrega a p rocesos Técnicos

Confronta A-22 contra material enviado, co n trastando que su estado físico sea p erfecto y lo pasa para firma del Jefe de la División.

Firma el A-22 y lo pasa a la Secretaria

Recibe A-22 y envía original a Almacén y Archiva la copia.

Registra los datos de la adquisición a cada m aterial en la hoja siguiente a la portada del libro, separando por áreas según

deB BlaB BsecciónB Bde Correspondencia, Decanatura,B BPrograma Académico ó Administración

LlevaB BestadísticaB Bdel Proceso.

EspecificandoB BsiB Bes: Compra:B BselloB Bde co m p ra, proveedor, valor y Bfecha.B BCanjeB Bo Donación.B BSelloB Bde DonaciónB BoB BCanje,

Firma recibido

A-22

Material sellado MaterialB Bcon f o rma de adquisición.

2 Horas

10 Horas

1 Hora

1 Hora

3 Min. Por m aterial

5 Minutos

5 Min. Por cada libro





SCDD (Sistema de Clasificación Decimal Dewey) el material recibido y ubica en estante y sella el material en el mayor n úmero de hojas para institucionalizarlo. Pasa para su procesamiento técnico.

Lleva estadísticas del proceso.

i n st i tución o persona quien envía y fecha.

Consolidado estadístico

9. MATERIAL DONADO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Coordinador

Almacenista

Secretaria

PROCESOS TECNICOS

ALMACEN

DIVISION IBLIOTECA

Recibe Almacén del Material donado con documento soporte.

Constata estado del material, y solo i n g resa el material cuya pertinencia, estado y actualidad sea buena. Elabora Listados de donación y descarte, encaja material.

Envía informe a Almacén.

Recibe información de Biblioteca, elabora A-22 y envía para su firma

RecibeB BA-22,B BentregaB BaB BProceso Técnicos…

Continua el proceso de Recepción de m aterial bibliográfico

El material no pertinente o deteriorado pasa para donaciónB ByB Bdescarte respectivamente.

Consolidado estadístico Listados

10 m i n ./cada m aterial





4

5

6

7

Secretaria

Coordinador

Secretaria

Jefe

DIVISION IBLIOTECA

PROCESO TECNICOS

DIVISON IBLIOTECA

DIVISON IBLIOTECA

Recibe donaciones de personas, entidades o facultades. Envía para su revisión a Procesos Técnicos.

Recibe material y revisa: descarta o i n cluye en colecciones, continuando con el p rocesamiento.

Envía información a Almacén para cargar en A-22

Elabora Agradecimiento del material enviado e canje y donación, pasa a su jefe i n m ediato para firma.

Revisa documento y firma 2 min.

10. CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

Coordinador

Auxiliar

PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS

Procede a establecer prioridades del m aterial a catalogar, de acuerdo a las n ecesidades y solicitudes recibidas por los p rogramasB Bacadémicos,B Bfuncionarios

i b lioteca y usuarios.

Selecciona el tipo de material a procesar de acuerdo a su formato (libros, videos, m apas...);

Se procesará de acuerdo a prioridades: 1.Btítulos nuevos 2.BRequerimientos

específicos 3.BDuplicados Donaciones

Ficha topográfica Kardex

2 Horas

10 Minutos





3 Jefe DIVISIÓN IBLIOTECA

Constata si el material existe en la co lección: Si existe se busca la ficha topográfica y se registran los datos de i n ventario agregándolo como un ejemplar m ás, adicionando la abreviatura Ej. Seguido del número que corresponde y los datos de forma de adquisición.

Realiza el proceso de catalogación llenando el formato de entrada de datos se g ún el tipo de material.

Asigna clave de autor utilizando las tablas de Cutter.

Asigna número de acceso, teniendo en cu enta el número siguiente de acuerdo al listado del control existente y en el de n úmeros de libros descartados para su reemplazo.

Elabora ficha topográfica e intercala en el f i chero.

El formato y el material bibliográfico lo p asa para clasificación.

Revisa (verificación, control) material p rocesado.

Registrando en el listado de material en stock para p rocesar aquel que no es p rioritaria su catalogación.

Si no existe, se inicia el p roceso de catalogación.

De acuerdo a las Normas AngloamericanasB Bde Catalogación.

LlevaB BestadísticaB Bdel Proceso.

Revisa la catalogación realizada y hace los ajustes pertinentes.

Asignando número de clasificación según el SCDD, de acuerdo a las p o líticasB Bestablecidas p ara el caso. LlevaB BestadísticaB Bdel p roceso.

LlevaB BestadísticaB Bdel p roceso.

FormatoB Bde entradaB de datos u Hoja en laB BbaseB Bde datos

15 Minutos

15 Minutos

10 Minutos





4

5

6

Coordinador

Auxiliar

Auxiliar

PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS

Revisa en el formato de entrada que la asignatura no se encuentre repetida. Si ya existe agrega una (s) letra (s) a la clave de autor para distinguirla de las demás y asigna descriptores o encabezamientos de m ateria, tantos como sean necesarios.

Pasa al Auxiliar la ficha topográfica para que sea intercalada en el fichero y pasa m aterial para preparación física.

Recibe el material ya catalogado y clasificado y elabora a máquina ficha de p réstamo: con número de clasificación, autor (es), título y número de acceso; b o lsillo: con número de clasificación y acceso; rótulo: con signatura topográfica. Adhiere de su extremo superior, en la p ágina antes de la contracubierta, el f o rmato de fecha de vencimiento.

Adhiere de la contracubierta el bolsillo, dentro del cual va la ficha de préstamo Adhiere sticker con la signatura topográfica en el lomo del libro a 5 cm. de la parte i n f erior.

Entrega el material ya procesado a f u n ci o n arioB BdeB BlaB BsecciónB Bantes m encionada, para que sea ingresado a las co lecciones.

Organiza formatos para captura de i n f o rmación y entrega formatos al operador de las Bases de Datos.

LlevaB BestadísticaB Bdel p roceso

Radica en el formato de co n trol Bde salida de m aterial para la Sección deB BCirculaciónB By Préstamo.

Archiva copia

Cartelera

Material entregadoB Ba CirculaciónB By Préstamo

FormatoB Bde co n trol de sa lida

Listado de adquisiciones

5 Minutos

5 Min. Por m aterial

1 Hora

2 Horas





7

8

9

10

11

12

Coordinador

Secretaria

Coordinador

Operador Base de Datos

Coordinador Desarrollo Informático


PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

DESARROLLO INFORMÁTICO



Elabora Listado o Boletín de Nuevas Adquisiciones y lo envía a Circulación y Préstamo y entrega el listado a Secretaria p ara su exhibición en Cartelera y diseminación.

Recibe el listado, lo duplica y lo pega en Cartelera. Elabora, hace firmar y envía el o f i ci o remisorio con el Boletín para sala de p rofesores y Decanaturas.

Recibe formatos ya capturados del o p erador de bases de datos y revisa la captura de información y asignación de n úmero de registro.

Recibe formatos de captura a base de datos, de la sección de Procesos Técnicos Digita o captura la Información a la base de datos bibliográfica y actualiza la base de datos B (crea, depura, corrige edita registros).

Asigna al formato el número de registro en la base de datos y realiza Backup o copia de seguridad y envía a procesos técnicos f o rmatos ya capturados.

Realiza el Procedimiento de impresión y o rganización del catálogo listado por autor, titulo y materia. Envía listados a Servicios Públicos.

A solicitud de Procesos Técnicos lista el m aterial bibliográfico necesitado por áreas del conocimiento.

o letínB BdeB BNuevas Adquisiciones

Catálogos listados

Listado impreso

Formatos con registro

50 Minutos

1 Hora

20 Minutos





11. CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN AUTOMATIZADO: Se digitará tomando los datos directamente de la Fuente.


CONTROL TIEMPO

Coordinador

Auxiliar

Coordinador

PROCESAMIENTO TÉCNICO



AsignaB BnúmeroB BdeB BclasificaciónB By Descriptores, escribiéndolos en la parte su p erior de la portada a lápiz..

Pasa a Auxiliar para su digitación.

Recibe material y registra en Hoja de entrada de datos de la Base de datos la catalogaciónB BtomandoB BlosB Bdatos directamente de la fuente y transcribe clasificación y descriptores.

Realiza Back Up.

Lleva Registro del proceso.

Recibe y almacena Back-up.

Verifica aleatoriamente Blos Bregistros digitados: los errores lleva registro y devuelve para su actualización por parte del auxiliar.

Según SCDD edición 21 o superior.

Según Reglas AngloamericanasB Bde Catalogación,B Bformato MARC

Quema CD-ROM con co p i a de la base de datos,B BentregaB Ba Coordinador.

Periódicamente se extraen listados co n trolando Accesos, y Autoridades.

No. De material entregado y registrado.

No. De entrada en la Base de Datos.

Hasta 6 m i n . Por m aterial

De 3 a 5 m i n . Por m aterial.





12. LISTADOS POR ÁREAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Secretaria

Coordinador


Coordinador

Secretaria

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS


PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

Recibe requisiciones de información b i b liográfica de los programas académicos, decanaturas o directivos, radica la i n f o rmación y la entrega a Procesos Técnicos.

Recibe requisiciones de listados y elabora la estrategia de búsqueda; Envía archivo a o p erador de base de datos para su i m p resión.

A solicitud de Procesos Técnicos lista el m aterial bibliográfico necesitado por áreas del conocimiento y envía a Procesos Técnicos los listados.

Recibe listados bibliográficos, elabora o f i ci o y entrega a secretaria para su digitación.

Digita oficio remisorio de listados, lo hace f i rmar y envía al interesado.

Archiva oficios

Requisición

Material b i b liográfico

Oficio

20 Minutos

1 Hora

1 Día

30 Minutos

30 Minutos





13. CANJE Y DONACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Secretaria

Co o rdinador

Co o rdinador

Secretaria

Secretaria

Co o rdinador Auxiliares

Secretaria

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

Recibe listado de canje y donación de otras in stituciones, así como requisiciones, radica y envía a Procesos Técnicos y Hemeroteca el listado.

Estima material para canje de aquel que se ha recibido para catalogación, donado, descartado o se encuentra duplicado (publicaciones Seriadas) separando el material bibliográfico.

Recibe de Hemeroteca publicaciones a canjear y elabora el Listado donde detalla número y títulos que se enviarán en Canje, revisándolos p reviamente y pasa a Secretaria para su digitación y envío.

Selecciona las publicaciones duplicadas y elabora el listado detallando títulos, volumen, n úmero y cantidades y pasa a Procesos técnicos.

Recibe de Procesos Técnicos y Hemeroteca el material seleccionado y Digita el listado de Canje y Donación.

Elabora, Digita y hacer firmar oficios remisorios, o rganizando el material para envío.

Recibe publicaciones enviadas a la División de ib lio teca, lo radica y envía a Procesos

Técnicos o Hemeroteca el material Recibe las publicaciones a satisfacción y p asa el material para su procesamiento (catalogación,B BClasificación,B BPreparación Física), enviando para Captura basándose en datos Elabora acuse recibo del material recibido. Envía a sección correspondencia para su despacho por correo.

Pu b licaciones canjeables Lista de material a Canjear.

LlevaB BestadísticaB Bdel p ro ceso.

Pu b licacionesB BSeriadas duplicadas

Listado de Instituciones Co o p erantes. Pu b licaciones canjeables Oficios remisorios

EnvíaB BporB BcorreoB Ba Instituciones cooperantes.

Pu b licaciones recibidas

ListadoB BdeB BNuevas Adquisiciones

Lista de material a Canjear

Oficios

ase de Datos ib lio g ráfica

20 Minutos

1 Hora

50 Minutos

1 Semana

2 Horas

2 Horas

35 Minutos

1 Semana

25 Minutos





14. EVALUACIÓN DE COLECCIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Coordinador

Coordinador

Coordinador Auxiliar

PROCESOS TÉCNICOS

CIRCULACIÓNB BY PRÉSTAMO

PROCESOS TÉCNICOS

Elabora plan de evaluación de colecciones p riorizando aquellas que responden a un m enor número de consultas y de acuerdo a losB BEstándaresB BNacionalesB Bpara

i b liotecas.

Coordina con Circulación y Préstamo la f echa de realización de la evaluación.

Organiza las colecciones, los ficheros y establece el material no devuelto.

Ingresa a la sección de Colecciones y elabora el informe teniendo como ejemplo los siguientes indicadores:

A. Monografías Nº total de títulos y de unidades de la co lección Nº de títulos y de unidades de las se cci o n es de docencia e investigación Nº de títulos y de unidades por materias en cada sección Nº de títulos y de unidades de obras de referencia por materias (importante al m enos en las áreas científicas) Porcentaje de cada materia sobre el total de la sección y de la colección Porcentaje con respecto a la colección g lobal de la Universidad

. Publicaciones seriadas Nº de títulos de publicaciones en curso (suscripción, donación e intercambio) Nº de títulos de publicaciones suscritas Nº de títulos de publicaciones suscritas y en curso por materias

Listado de orden de co lecciones a evaluar

Plan de evaluación

InformeB Bde co lecciones

3 Semanas

1 Día

2 Semanas

5 Días





4 Coordinador Auxiliar

PROCESOS TÉCNICOS

Porcentaje de cada materia sobre el total de la colección Porcentaje con respecto a la colección g lobal de la Universidad Nº de títulos de publicaciones cerradas Nº de títulos de publicaciones cerradas por m aterias C. Publicaciones secundarias Nº y relación de bases de datos suscritas (cd-rom, disquete, en línea) Nº de bases de datos en red Nº y relación de publicaciones de índices y resúmenes suscritas Nº y relación de publicaciones secundarias su scr i tas por materias Nº y relación de materias que no cuentan co n suscripción a bases de datos o p u b licaciones de índices y resúmenes existentes en el mercado editorial D. Colecciones especiales Pertinencia en función de cada colección y las características bibliográficas de cada área del conocimiento. Materiales para docencia como vídeos, cd's multimedia, software educativo, test… Literatura gris para la investigación, o a co lecciones de fondos especiales (mapas, p lanos, partituras…).

Establece el tamaño de la colección y el crecimiento anual de la misma: analizando el número de unidades informativas i n g resadas anualmente y su costo, es decir, la inversión que la Biblioteca dedica a la actualización de cada una de las se cci o n es de la colección en las diferentes m aterias y en los diferentes tipos de m ateriales adquiridos: A. Monografías

Contrastando las existencias co n b i b liografías o catálogos especializados, pudiendo se r,B Bademás,B Bun i n dicativo del nivel de i n troducciónB BdeB Blos n u evos medios en los p rogramas docentes y en la investigación de cada

3 Meses





5 Coordinador Auxiliar

PROCESOS TÉCNICOS

Nº de títulos y de unidades ingresadas anualmente en la colección Nº de títulos y de unidades ingresadas anualmente por compra Inversión total y precio medio por unidad documental PorcentajeB BdeB BparticipaciónB BenB Bel p resupuesto de adquisiciones de la titulación y de la BU Nº de títulos y de unidades ingresadas anualmente por compra en cada sección (fondoB BdeB BdocenciaB ByB BfondoB Bde i n vestigación) Nº de títulos y de unidades ingresadas en cada materia Nº de títulos y de unidades ingresadas en o b ras de referencia Inversión en cada sección y precio medio p o r unidad documental PorcentajeB BdeB BparticipaciónB BenB Bel p resupuestoB BdeB BadquisiciónB Bde m o n o g rafías y en el total del presupuesto de adquisiciones de la titulación Porcentaje de títulos recomendados/títulos adquiridos De la combinación de estos datos con los o b tenidos en el estudio de la comunidad de u su ariosB Bextraeremos BlosB Bsiguientes i n dicadores: Promedio de unidades ingresadas per cápita por titulación y por secciones Inversión per cápita por titulación y por se cci o n es

. Publicaciones seriadas Nº de títulos ingresados anualmente (suscripción, donación e intercambio) Nº de títulos ingresados por suscripción Inversión total y precio medio por título

área de conocimiento.

2 Meses





6

7

PorcentajeB BdeB BparticipaciónB BenB Bel p resupuesto de adquisiciones de la titulación y de la Biblioteca. Inversión en p reservación (encuadernación, restauración, m i crofilmación…) Nº de títulos ingresados anualmente por m aterias Nº de títulos ingresados en cada materia p o r suscripción Inversión en cada materia y precio medio p o r título PorcentajeB BdeB BparticipaciónB BenB Bel p resupuestoB BdeB BadquisicionesB Bde p u b licaciones seriadas de la titulación

C. Publicaciones secundarias Nº de títulos ingresados por suscripción (bases de datos y publicaciones de índices y resúmenes) PorcentajeB BdeB BparticipaciónB BenB Bel p resupuesto de publicaciones seriadas de la titulación Inversión en equipamiento informático (software y hardware) y en preservación (encuadernación, encarpetamiento…)

Toma el A-22 de cinco años atrás y co m p arar para ver la evolución anual de las adquisiciones en cada uno de los f o n dos y materias de la colección, el n úmero y tipo de documentos adquiridos, los cambios de soporte, la evolución p resupuestaria anual, así como la evolución de los precios de la bibliografía p o r secciones, por materias y por tipos de documentos.

De la combinación, como en el caso anterior, de estos datos con los o b tenidos en el estudio de la comunidad de u su arios,B Bextraeremos los si g u i entes i n dicadores: PromedioB BdeB Btítulos i n g resados per cápita por titulación y por materias

Indicadores Estudio retrospectivo del A-22

1 Mes

2 Semanas





8

9

10

11

12

Jefe

Secretaria

Jefe

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

Elabora y presenta el informe ante el jefe i n m ediatoB ByB BcomitéB BdeB i b lioteca, f o rtaleciendo colecciones a través del Proceso de selección y Adquisición de Material Bibliográfico establecido.

Elabora el oficio solicitando listas básicas de requisiciones de material bibliográfico a adquirir a cada uno de los programas académicos.

Digita oficios y envía a los diferentes p rogramas;

Recepciona las solicitudes de material b i b liográfico y entrega a la Jefatura de División.

Comienza el proceso de Selección y Adquisición.

PromedioB BdeB Btítulos i n g resados per cápita por su scr i p ci ó n por tipos de u su arios PromedioB BdeB Btítulos i n g resados per cápita por su scr i p ci ó n por materias p o r tipo de usuarios i n vestigadores Inversión per cápita por el total de usuarios p o tenciales, por tipos de u su arios y por usuarios de cada materia.

Oficio de so licitud

Requisiciones deB Bmaterial b i b liográfico.

1 Hora

15 Minutos

2 Horas

20 Minutos

20 Días





15. DESCARTE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Auxiliar

Coordinador

Auxiliar

Secretaria

Coordinador


PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

Extrae de las colecciones, el material que se observe deteriorado, con hongos, mal estado u obsoleto. Luego retira su ficha de p réstamo y ubica separadamente en el f i chero.

Envía material a sección de Procesos Técnicos

Recibe el material enviado de Circulación y Prestamos por deterioro, analiza y evalúa la calidad del material y selecciona: Material para Encuadernación Material a descartar por su deterioro, o b so lescencia, hongos. Material a reparar manualmente.

Elabora listado de material bibliográfico a Encuadernar, entregando el listado a la se cretaria para digitación y envío.

Recibe el listado y lo Digita y recibe m aterial bibliográfico, corroborando los datos.

Realiza el oficio, lo hace firmar solicitando autorizaciónB BparaB BelB BservicioB Bde encuadernación.

Recibe material encuadernado y envía a Procesos técnicos el material

La solicitud se dirige a la Vicerrectoría Administrativa p ara co o rdinar la encuadernación.

Verifica contra listado

Verifica datos.

Material b i b liográfico deterioradoB By f i cha de Préstamo.

Listado de o rden de co lecciones a evaluar.

Listado Material encuadernado

Visto Bueno

1 Día

30 Minutos

1 Día

4 Horas

3 Horas

2 Días

15 Días





8

9

10

11

12

Auxiliar

Auxiliar

Secretaria

PROCESOS TÉCNICOS


DIVISIÓN IBLIOTECA

Recibe el material Encuadernado, radica el m aterial y envía a Circulación y Préstamo.

Recibe el material, lo repara manualmente, lo radica y envía a Circulación y Préstamo.

Elabora Listado de material a descartar, lo envía junto con el material a la Secretaria

Recibe material, ubica fichas de préstamo en bolsillo y lo ubica en la estantería

Elabora oficio dirigido a Almacén, para descargarB BdelB BA-22B ByB BsolicitaB Ba Mantenimiento el traslado de las cajas al Depósito del Almacén

Material reparado m anualmente Listado m aterial descartado

Verifica B los datos, empacandoB Bmaterial b i b liográfico. Archiva oficio

Material Encuadernado

Listado de m aterial a descartar

40 Horas

5 Días

1 Día

3 Días

2 Horas





16. INVENTARIO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Coordinador Auxiliares

Jefe Coordinador

Auxiliar

Auxiliares


DIVISIÓN IBLIOTECA

PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS TÉCNICOS CIRCULACIÓNB BY PRÉSTAMO

Ordena las colecciones en la estantería, cu i dando de colocar juntos todos los ejemplares existentes de cada título.

Elabora Plan operativo de Inventario, distribuyendo actividades y funcionarios y el Plan de Contingencia.

Auxiliar de Procesos Técnicos actualiza, o rdena el catálogo topográfico y Digita f i chas topográficas pendientes en Base de Datos. Organiza fichero Topográfico intercalando las fichas en orden ascendente de si g n atura topográfica.

Todos los Auxiliares: Cotejan la ficha topográfica contra el m aterial ubicado en la estantería. Una vez revisada toda la colección se p rocederá a levantar el Acta de Inventario donde conste: resultado del inventario, Relación de libros existentes en la co lección, de trabajos de grado existentes, de audiovisuales y materiales electrónicos, Materiales BDesincorporados/Perdidos, m ateriales sin clasificación, ejemplares deteriorados, además se deben elaborar listas de ejemplares para restaurar, reponer etiquetas y encuadernar. Pasa Acta a Secretaria para elaboración de oficios remisorios.

Retira B las colecciones el material deteriorado, pasa a preparación física,

Verificando exactamente losB BelementosB Bde catalogación y clasificación: autor, título, edición, ciudad, editorial, f echa y páginas, estado.

Si el material no tiene f i chaB BtopográficaB Bse elaboraráB BunaB Bficha p rovisional, por ejemplo: a) En caso de no estar el m aterial en la estantería y BtenerB BlaB Bficha topográfica, se revisará el fichero de préstamo p ara verificar si algún u su ario lo tiene en co n su lta. Sí después de la revisión, el material no está prestado ni en la co lección se escribirá en el reverso de la ficha la si g u i ente leyenda: Perdido – Inventario mes y año

Colecciones 4 Días

2 Semanas

1 Día

2 Semanas





5

6

Auxiliar

Secretaria

PROCESOS TÉCNICOS

DIVISIÓN IBLIOTECA

elabora la ficha topográfica, radicando el m aterial bibliográfico y envía a C. Y P.

Digita el Acta y la hace firmar del Jefe de la División, elaborando oficios remisorios p araB BVicerrectorB BdeB BInvestigaciones, Almacén y control Interno.

Ejemplo:B BPerdidoB B– Inventario noviembre / 1999 Adicionalmente,B BaB Bla f i cha se le puede colocar u n clip o alguna otra se ñalB BqueB Bpermita i dentificar que el título o alguno de su s ejemplares está perdido y p o st eriormente elaborar la lista con estos dato. (Formulario Relación de Materiales Desincorporados/Perdido s) b ) Sí falta uno o más ejemplares, se escriben co n lápiz en el reverso de la ficha los siguientes datos: Ejemplo: Perdido ej. N° 3 – Inventario noviembre / 1999

Acta de Inventario RelaciónB Bdel m aterial

4 Días

30 Minutos





17. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE PUBLICACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Coordinador

Secretaria

Auxiliar

Coordinador

Secretaria

Coordinador

Jefe

Secretaria

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

HEMEROTECA

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

Solicita a las decanaturas el listado de las p u b licaciones seriadas (formato electrónico o papel) de interés para los diferentes p rogramasB BacadémicosB BparaB Biniciar p roceso de selección y entrega a Secretaria oficio para digitación y envío.

Digita los oficios, hace firmar y envía y entrega a coordinador. Hemeroteca

Confronta los listados enviados contra las existencias:

Entrega a Coordinador de Hemeroteca listados

Recibe listados con requisiciones: Por Programa académico: titulo, distribuidor o editor, periodicidad, costo y solicita las co tizaciones. Entrega a Secretaria

Digita oficios, hace firmar y envía; Recepciona los oficios y los entrega a co o rdinador Hemeroteca

Recibe Cotizaciones, elabora solicitud y entrega al Jefe de la División.

Revisa solicitudes y solicita a la Vicerrectoría Administrativa o a la Rectoría la adquisición de las requisiciones.

Archiva oficios. Recibe publicaciones se riadas, radica y envía a sección Hemeroteca

Si sí está: incluye titulo en listado de renovaciones

Si no está: incluye titulo en listado de selección

Requisiciones recibidas

Coordina la adquisición.

Listado de p u b licaciones se riadas

Oficio remisorio

Cotizaciones

Publicaciones radicadas

1 Día

30 Minutos

3 Horas

10 Minutos

2 Días

30 Minutos

2 Días

2 Semanas

2 Semanas





18. KARDEADO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Secretaria

Auxiliar

DIVISIÓN IBLIOTECA

HEMEROTECA

Recibe de Correspondencia, Decanatura, Programas Académicos ó Administración el material dirigido a la División Biblioteca.

Radica y envía las publicaciones seriadas a la Hemeroteca.

Recibe el material, y lo clasifica en donación y canje, colocando fecha de llegada a las publicaciones y su forma de adquisición: suscripción, canje, donación. Si son recibidas por donación, se constata su pertinencia y estado. Organiza alfabéticamente las publicaciones

Realiza el registro en el Kárdex: a. Confronta la publicación en la tarjeta del Kárdex b . Anota en la tarjeta de Kárdex, el número recibido si se trata de una publicación ya existente, de acuerdo a su periodicidad. c. Elabora la tarjeta de Kárdex a los títulos n u evos que no están d. Publicaciones con cambio de título: Elabora la tarjeta para el nuevo título y en la parte superior derecha se indica: CONTINUACION DE: Y se escribe el titulo de la publicación que cambio de titulo. A su vez en la ficha del titulo que cambia, donde se indica CONTINUA COMO: se co loca el titulo nuevo bajo el cual aparecerá.

Separa las publicaciones duplicadas y no

Publicaciones recibidas

Constata que co rrespondaB BaB Bla remisión y su estado f ísico.

Registrados de acuerdo a las p o líticas establecidasB BparaB Bel caso.

Firma recibido

Firma el radicador.

RegistroB Bde Kárdex

1 Hora

50 Minutos

30 Minutos

25 Minutos





5

6

7

8

7

8

Coordinador

Secretaria

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

p ertinentes para ser enviada al servicio de canje.

Prepara físicamente las publicaciones: se lla, elabora y pega rótulo con el Vol., No. Año, en el extremo superior izquierdo de la carátula de la publicación, pega formato de f echa de vencimiento de su extremo su p erior en la contracubierta y realiza la Ficha de Préstamo por título de las p u b licaciones.

Fotocopia tablas de contenido. Organiza por título las tablas de contenido y archiva en el catálogo. UbicaB BenB BexhibidorB BlasB Bnuevas p u b licaciones recibidas. Ubica en las B cajetas o revisteros co rrespondientes en forma ascendente por año y en este por vol. y número.

Revisa Kárdex y establece: Publicaciones no recibidas: realiza oficio de reclamación PublicacionesB Bsuspendidas:B BqueB Bno vu elven a salir al mercado, anotando en la p arte inferir de la ficha la palabra SUSPENDIDA y fecha de suspensión. Elabora oficios de reclamación de p u b licaciones y pasa a la secretaria.

Recibe los oficios de reclamación, elabora la respuesta, hace firmar y envía por co rreo.

Recibe publicaciones, radica y envía a la se cci ó n Hemeroteca.

LlevaB BestadísticaB Bdel Proceso

Oficios de reclamación

Oficio firmado

20 Minutos

15 Minutos

20 Minutos

15 Minutos

25 Minutos

15 Minutos





19. ANALISIS DE PUBLICACIONES SERIADAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Auxiliar

Coordinador

Auxiliar


Coordinador

PROCESO TECNICOS

PROCESOS TECNICOS

HEMEROTECA


PROCESOS TÉCNICOS

Organiza las publicaciones ya preparadas f ísicamente por título y realiza la catalogación. Entrega a Coordinador para su análisis la publicación con el formato.

Recibe material para catalogación. Revisa la catalogación realizada y hace los ajustesB Bpertinentes,B BasignandoB Bloa descriptores o materias.

Recibe la publicación ya analizada y o rganiza los formatos por título de la p u b licación para captura de la información. Entrega formatos al operador de las Bases de Datos, ubicando las publicaciones en cajetas o revisteros.

Recibe formatos de captura a base de datos, de Hemeroteca y Digita o captura la Información a la base de datos bibliográfica de analíticas. Actualiza la base de datos (crea, depura, co rrige edita registros) Realiza Backup o copia de seguridad. Envía a Hemeroteca B formatos ya capturados.

Recibe formatos ya capturados del o p erador de bases de datos. Revisa captura de información y asigna n úmero de registro. Elabora oficio y envía a Secretaria con el archivo de la catalogación de publicaciones se leccionadas para el Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas. Recibe, digita y hace firmar oficio y lo envía

Diligencia el formato de catalogación

LlevaB BestadísticaB Bdel p roceso.

Formatos con registro

Asigna al formato el n úmero de registro en la b ase de datos

FormatoB Bde catalogación

ase de datos b i b liográfica.

15 Minutos

15 Minutos

30 Minutos

2 Horas

3 Horas





6 Secretaria DIVISIÓN IBLIOTECA

p o r correo. Oficio firmado 10 Minutos

20. MANTENIMIENTO PREVENTIVO, DESCARTE Y ENCUADERNACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Auxiliar

Coordinador

Secretaria

Coordinador

HEMEROTECA

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

HEMEROTECA

Realiza el mantenimiento de la colección, revisando periódicamente que: Se encuentren debidamente almacenadas en las cajetas y se facilite su manipulación dentro de las mismas. Posean el rótulo de identificación y sello. Estén preservadas Bde la excesiva i luminación y polvo. NoB BesténB BdesencuadernadasB Bo despegadas: si lo están las separan de la co lección, realiza la encuadernación m anual o si es el caso se envían a encuadernación. Elabora listado de material a encuadernar y entrega listado al Coordinador.

Recibe el material, analiza y evalúa la calidad del material seleccionado; Elabora o f i ci o y entrega a la Secretaria con el listado.

Digita y hace firmar los oficios. Recibe requisiciones de encuadernación p o r parte de Procesos Técnicos y Hemeroteca, continuando con el proceso de solicitud de encuadernación. Recibe material encuadernado y verifica co n tra listado Envía a Hemeroteca el material.

Recibe el material Encuadernado y pasa al Auxiliar el material.

Colecciones

Material se leccionado.

Oficios Material encuadernado

1 Hora

20 Minutos

1 Semanas

20 Minutos





5

6

7

8

9

10

Auxiliar

Coordinador

Jefe

Coordinador

Secretaria

HEMEROTECA

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

HEMEROTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

Ubica el material en estantería.

Elabora plan de Descarte y distribuye actividades,B BrealizandoB BelB Banálisis estadístico del uso las publicaciones. Analiza la calidad de los artículos y la temática de la publicación bajo la óptica de la pertinencia. Analiza fecha de la publicación, teniendo en cuenta que el descarte se hace cada 5 años Elabora informe sobre resultado del análisis,B BincluyendoB BlistadoB BdeB Blas p u b licaciones Envía informe a Jefe de División

Recibe informe del análisis para descarte de las publicaciones Analiza los casos y aprueba descarte. Envía Visto bueno a Coordinador. Hemeroteca para continuar con el trámite

Recibe el informe, Lista, organiza y entrega a Secretaria el material con destino a depósito.

Recibe listado y material descartado Elabora oficio, lo hace firmar y envía a Depósito el material. Archiva copia.

Recibe el material Organiza material en cajetas o B en revisteros por título y dentro de este por año, Vol. y No. Realiza fichero correspondiente Archiva oficio remisorio

Plan de descarte Informe de descarte

Informe con el vi st o bueno

25 Minutos

3 Días

2 Horas

20 Minutos

1 Hora

2 Horas





21. PRÉSTAMO DE MATERIAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Auxiliar Base de Datos

Usuario

Auxiliar

Usuario

Auxiliar


HEMEROTECA

HEMEROTECA

Actualiza base de datos de analíticas y extrae catálogo listado.

Consulta catálogo listado o en línea Selecciona información y escribe los datos de la publicación. Solicita al auxiliar la p u b licación.

Atiende al usuario y realiza la búsqueda del material requerido por el usuario. Solicita al usuario carné que lo identifique y co n st ata su actualización Si es préstamo para consulta en sala se queda con el carné y lo adhiere a la ficha de préstamo debidamente firmada. Continua con el proceso de préstamo. Archiva carta de Préstamo i n terbibliotecario Entrega la publicación requerida para co n su lta Diligencia ficha de préstamo de la p u b licación: anota Vol., No. Año, fecha de Vencimiento. Entrega ficha al usuario para firma

Recibe ficha Firma la ficha Devuelve la ficha al Auxiliar

Coloca fecha de vencimiento en el formato de fecha de vencimiento. Entrega publicación al usuario Organiza en el fichero la ficha de préstamo Lleva estadísticas del proceso Devuelve el material prestado al auxiliar

Catalogo listado

Si es préstamo externo co n tinua con el proceso Si Bes p réstamo i n terbibliotecario, p resenta carta de la i n st i tuciónB Bprestataria donde consten los datos deB BlosB Bdocumentos so licitados y que se hace responsableB BdeB Bla devolución a tiempo.

Publicación devuelta

Fichero de préstamo

Carta de p réstamo i n terbibliotecari o

2 Horas

1 Hora

20 Minutos

10 Minutos

30 Minutos





6

7

8

9

Auxiliar

Auxiliar

Usuario

Caja

HEMEROTECA


PAGADURÍA

Recibe material devuelto Lo descarga de la tarjeta de préstamo determinando: Devuelto aB tiempo Bsimplemente lo descarga. Devuelto con mora, informa al usuario de la multa a cancelar de acuerdo a la reglamentación existente y expide formato p ara pago de multa. Envía notificación a Circulación y Préstamo del usuario moroso. Si ha sido prestado solo para consulta en sa la devuelve documento al usuario.

Recibe notificación de Hemeroteca u sca la ficha del usuario

Asienta en la ficha del usuario la mora y valor de la multa Intercala de nuevo la ficha en el fichero de u su arios.

Usuario moroso: Recibe formato con costo de multa Se dirige a Caja, presenta formato y cancela el valor Expide recibo de cancelación de multa Entrega al usuario

Entrega recibo a Auxiliar de Hemeroteca y recibe el recibo de caja Envía notificación a Circulación y Préstamo de multa cancelada Recibe notificación de Hemeroteca

u sca la ficha del usuario Cancela la mora en la ficha Intercala de nuevo la ficha en el fichero de u su arios Informa a Auxiliar de Hemeroteca Recibe informe de Auxiliar de C.Y.P.

Ficha de usuario

Ficha de u su ario

FormatoB Bde cancelación de m u lta

Recibo de Caja

Notificación

1 Hora

20 Minutos

10 Minutos





22. ORGANIZACIÓN ARCHIVO VERTICAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Coordinador

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Usuario

Auxiliar

HEMEROTECA

HEMEROTECA

HEMEROTECA

HEMEROTECA

HEMEROTECA

Revisa los diarios que se reciben en la Sección señalando los artículos de interés p ara la Biblioteca. Asigna descriptores o material a cada uno de ellos. Entrega al Auxiliar de Hemeroteca.

Recibe los diarios ya señalados RecortaB BlosB BartículosB Bseleccionados revisando que en su reverso no posean i n f o rmación también seleccionado, de ser así fotocopiará uno de los artículos. Diligencia el formato de Archivo vertical Adhiere de su extremo superior derecho el recorte de prensa al respectivo formato.

Separa por materias o temas los formatos, los intercala en carpetas y lleva estadística del proceso

Cataloga el material contenido en el Archivo Vertical o en su defecto elabora índice alfabético por artículos por carpetas Archiva en orden alfabético las carpetas Exhibe Indice o catálogo

Revisa catálogo ó índice de Archivo vertical. Solicita al Auxiliar de Hemeroteca la carpeta de su interés

Atiende solicitud del usuario y continua el p rocedimiento para consulta en sala

Constata que el usuario n o tenga deudas pendi. co n la Biblioteca.

FormatosB Bde Archivo Vertical

Indice

1 Día

4 Horas

2 Horas

2 Horas

1 Día

1 Día





23. CONMUTACIÓN BIBLIOGRAFICA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Usu ario

Au xiliar

Co n mu tador ib lio g ráfico

Au xiliar

Usu ario

Co n mu tador ib lio g ráfico

Au xiliar

Usu ario

HEMEROTECA

HEMEROTECA NACIONAL

HEMEROTECA

HEMEROTECA NACIONAL

HEMEROTECA

RevisaB BcatálogoB BcolectivoB BNacionalB Bde p u b licaciones seriadas. So licita el servicio de conmutación bibliográfica al Auxiliar de hemeroteca y elabora por escrito o ficio solicitando el artículo indicando volumen, n úmero, mes. Año, páginas y autor

Recibe solicitud e usuario. Diligencia Formulario del Programa de Co n mu tación Bibliográfica (FIF) SIDES, el cual se encuentra disponible también en formato electrónico. Envía solicitud a la Hemeroteca Nacional.

Recibe solicitud y envía notificación de valor del se rvicio y entidad donde consignar

Recibe notificación e informa al usuario.

Recibe notificación. Co n sig n a el valor en la Cuenta Corriente Nº.1132-895627-9 de Bancolombia, Sucursal Las Aguas el valor. Envía la solicitud a la Hemeroteca Nacional Universitaria vía Internet, Co n mu tación Electrónica Ariel o por correo aéreo.

Recibe solicitud y consignación Envía material solicitado por vía electrónica Ariel, Internet o correo aéreo.

Recibe material bibliográfico No tifica al usuario.

Reclama información

So licitud

Información recibida

Fo rma F-R9-198

So licitud y fo rmato de co n sig n ación.

2 Horas

1 Hora

20 Minutos

20 Minutos

1 Día

20 Minutos

20 Minutos

10 Minutos

24. DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Jefe

Integrantes

Integrantes

Integrantes

Secretaria

Jefe

Coordinador

Coordinador Coordinador

Auxiliar

DIVISIÓN IBLIOTECA


CONSEJO SUPERIOR


DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

HEMEROTECA

HEMEROTECA DESARROLLO INFORMÁTICO

HEMEROTECA

Elabora propuesta de tarifa de servicios y la envía para estudio a Comité de

i b lioteca

Reciben la propuesta, la estudian y analizan. Realizan los ajustes pertinentes y determinan los montos. Envía a Consejo Superior

Reciben propuesta, modifica y aprueban. Elabora Acuerdo y envían a Comité de

i b lioteca

Reciben el Acuerdo y entregan a la División Biblioteca

Recibe Acuerdo Entrega a Jefe División

Recibe Acuerdo Publica

Elabora perfil de usuarios indicando área temática, idioma, año de publicación, área g eográfica, descriptores o materias, tipo de p u b licación, e-mail, dirección.... Elabora oficio anexando perfil a todos los decentes e investigadores

En colaboración del Coordinador. De desarrollo Informático elabora base de datos y la entrega a Auxiliar datos para su digitación

Recibe perfiles de usuario y digita la

PropuestaB Bde tarifa de se rvicios

Acuerdo

Perfil de u su arios

2 Días

4 Horas

4 Horas

1 Horas

20 Minutos

20 Minutos

4 Horas

2 Horas

2 Horas





10BSecretaria HEMEROTECA

i n f o rmación, revisando las publicaciones se riadas. Extracta fotocopias de acuerdo al p erfil de usuarios y envía e-mail alertando al usuario. Elabora oficios remisorios. Entrega Secretaria

Recibe oficios y fotocopias y Digita los o f i ci o s y hace firmar. Envía oficios y f o tocopias (correo, mensajería) Recibe respuestas y archiva copias Envía a Hemeroteca oficios recibidos

40 Minutos

25. PUBLICACIONES NUEVAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Coordinador

Auxiliar

Auxiliar

HEMEROTECA

HEMEROTECA

PROCESOS TÉCNICOS

Elabora listado de publicaciones nuevas recibidas incluyendo áreas temáticas de Interés y entrega a Auxiliar para su digitación y publicación.

Recibe y Digita listado Envía copia a Procesos Técnicos para que se a incluida en el Boletín de Nuevas Adquisiciones Envía copia a Servicios al Público (Circulación y Préstamo) Publica en Cartelera y digita información

Recibe listado de sección Hemeroteca Incluye en Boletín de nuevas adquisiciones de acuerdo a procedimientos establecidos.

El Coordinador elabora y p resentaB BinformeB Bde g estión y estadístico al jefe inmediato.

Listado de Novedades

Listado Cartelera

3 Horas

90 Minutos

15 Minutos

26. UBICACIÓN Y MANTENIMIENTO






CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar


PROCESOS TÉCNICOS


Separa por áreas del conocimiento el m aterial devuelto y ya descargado. Revisa la signatura topográfica Si se encuentra con signaturas repetidas, retira material del estante, elabora listado y envía a Procesos Técnicos Ubica el material en su respectivo lugar respetando clasificación y clave de autor.

Recibe Listado y material con signatura repetida y agrega letra diferenciando la si g n aturaB BdeB BlasB Bdemás.B BPrepara f ísicamente el material y envía el material a Circulación y Préstamo

Recibe material de Procesos Técnicos Ubica el material en su respectivo lugar de acuerdo a su signatura topográfica. Señaliza la colección colocando al inicio del estante la signatura inicial y la final del m aterial que alberga. Señaliza colección identificando las áreas del conocimiento a las que corresponde.

Realiza la verificación en el fichero topográfico

Lleva estadísticas del p roceso

Listado y m aterial

3 Horas

1 Hora

3 Horas

27. CONSULTA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Usuario

Auxiliar

Auxiliar

Usuario

Usuario

Auxiliar



CIRCULACIÓNB BY

Solicita el material bibliográfico de su i n terés, por título, autor o materia

Atiende al usuario: saluda, solicita documento de identificación, se informa so b re el material que necesita.

u sca en la Base de Datos la información requerida por el usuario y en la colección, de acuerdo a la signatura la información; si n o la encuentra informa al usuario, quien p rocede a solicitar otro material.

Muestra el material B al usuario para determinar si es de su interés Solicita documento de identificación al u su ario Retira ficha de préstamo del libro y hace f i rmar por el usuario Adhiere carné a ficha de préstamo. Coloca fecha de vencimiento a la ficha y m aterial Entrega el material al usuario para que lo p u eda consultar en la sala de consulta.

Recibe material para consulta Firma ficha de préstamo y deja carné o documento de identificación dependiendo del tipo de usuario al que corresponda.

Devuelve material bibliográfico y reclama documento de identificación

Recibe el material bibliográfico

Solicitud

Estadísticas

30 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

4 Días

15 Minutos

15 Minutos





7 Auxiliar

PRÉSTAMO


Entrega documento de identificación al u su ario Descarga el material e introduce ficha de p réstamo en el bolsillo del libro Coloca el material para ubicación

Ubica material en el estante de acuerdo a los procedimientos establecidos Lleva estadística del proceso.

10 Minutos

28. DEVOLUCIONES Y RENOVACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Usuario

Auxiliar

Usuario

Auxiliar



Entrega el material bibliográfico facilitado en préstamo y solicita documento de i dentificación si fue prestado para consulta en sala.

Recibe el material bibliográfico por parte del usuario. Retira la ficha del usuario y la del libro de los ficheros correspondientes Tacha o coloca sello de devuelto en la tarjeta del libro y lo descarga de la del u su ario también. Ubica el material bibliográfico en el estante.

En caso de renovación: Presenta el m aterial bibliográfico facilitado en préstamo y solicita renovación de su préstamo.

Recibe el material bibliográfico por parte del usuario y solicita carné. Extrae ficha del u su ario y del libro de los ficheros co rrespondientes.B BContinuaB BconB Bel p rocedimiento estipulado para préstamo externo.

LlevaB BestadísticaB Bdel p roceso

VerificaB BdatosB Bdel so licitante.

Carné

15 Minutos

20 Minutos

15 Minutos





29. PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Usuario

Auxiliar

Usuario

Entidad prestataria

Usuario

Auxiliar


ENTIDAD PRESTATARIA


Realiza consulta del material requerido en i n st i tuciones relacionadas co m o p restatarias y solicita servicio de préstamo i n terbibliotecario.

Revisa si el usuario tiene sanción alguna p o r parte de la Biblioteca. En caso positivo se niega el préstamo hasta tanto no se p o n g a a paz y salvo. Diligencia y entrega formato oficial de p réstamo interbibliotecario al usuario.

Se dirige a la institución prestamista, allí p resenta el formato oficial de préstamo i n terbibliotecario y su documento que le acredita como estudiante/funcionario de la Universidad.

La institución prestamista entrega el m aterial bibliográfico al usuario.

Devuelve el material y recibe copia del f o rmato de préstamo con fecha de devolución, la cual entrega en la Biblioteca de la Universidad

Recibe la copia del formato. Descarga préstamo de la ficha del usuario Archiva carta.

.

Formato cancelado

Estadística de P.I.

SolicitudB Bdel se rvicio

Formato P.I

1 Hora

40 Minutos

40 Minutos

30 Minutos

30 Minutos

15 Minutos





30. MULTAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Auxiliar

Usuario

Cajero

Usuario

Auxiliar


PAGADURÍA


Revisa y notifica al usuario al momento de devolver el material bibliográfico de su retraso y del monto de la multa a cancelar de acuerdo a la normatividad existente p ara el tipo de colección a la que p ertenezca el material.

Recibe la notificación sobre el monto a cancelar. Cancela en la Caja de la Institución el valor de la multa y reclama recibo Entrega recibo al auxiliar de C. Y P.

Recibe notificación y constata valor de la m u lta a cancelar por parte del usuario Hace la cancelación y entrega recibo de caja al usuario.

Entrega recibo de caja al Auxiliar de C. Y P. en la División Biblioteca Constata que sea cancelada la deuda en su ficha de usuario

Recibe el recibo de caja por parte del u su ario. Revisa que lo relacionado en el recibo de p ago coincida con la cantidad relacionada en la ficha del usuario. Descarga multa de la ficha e informa al u su ario. Archiva recibo de caja.

Notificación escrita

Ficha de u su ario

Recibo de caja

30 Minutos

1 Hora

20 Minutos

15 Minutos

25 Minutos





6

7

8

9

10

11

Coordinador

Jefe

Jefe

Usuario

Coordinador

Usuario


DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN ADMISIÓN REGISTRO Y CONTROL


Revisa ficheros constatando morosos Elabora listado de morosos al finalizar cada semestre académico y presenta listado de morosos a Jefe de la División

Recibe listado de morosos, Elabora oficio y envía a la División de Registro y control

Recibe listado de morosos y Digita i n f o rmación en base de datos. Impide matricula al usuario que se encuentra moroso

Solicita información en la Sección de C. Y P. sobre deuda pendiente y realiza el p rocedimiento de cancelación de la misma.

Recibe recibo de caja y expide el paz y sa lvo. Hace sellar por la Jefatura de División. Entrega Paz y salvo a usuario.

Recibe paz y salvo Diligencia su matrícula.

Matrícula

Listado de m o rosos

ase de datos académica

Paz y salvo

Elabora y p resenta i n f o rme de g estión y estadísticoB Bal jefe inmediato m ensualmente

1 Hora

30 Minutos

1 Hora

20 Minutos

30 Minutos

1 Hora





31. FORMACIÓN DE USUARIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Jefe

Secretaria

Jefe

Coordinador

Usuario

Coordinador

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

SERVICIOSB BAL PÚBLICO

SERVICIOSB BAL PÚBLICO

Elabora programación de Inducciones para cada programa académico, al inicio de cada periodo académico y elabora oficio p ara cada Decanatura avisando sobre las f echasB BdeB BrealizaciónB ByB Bhorarios establecidos para la misma. Entrega a se cretara para digitación y envío.

Digita oficio, hace firmar y envía a las Decanaturas.

Elabora formato de control de Inducciones Recibe respuestas de decanaturas y p rogramas académicos. Reserva horarios en formato de control e informa a Jefatura de División.

Recibe informe de horarios y coordina con Servicios al Público su realización.

Recibe notificación Elabora, edita o reproduce el plegable a entregar a los usuarios y dicta la inducción. Entrega a cada usuario el Formato de Inscripción a la División Biblioteca

Recibe inducción y diligencia Formato de i n scr i p ci ó n . Entrega a Coordinador. Servicios al Público anexando fotografía

Recibe formato debidamente diligenciado, i n f o rmando al usuario que en la Secretaria de la División se le informará de la realización de su ficha de usuario.

Asistencia Cartelera

Programación de Inducciones

FormatoB Bde Inscripción

Estadísticas del p roceso

1 Día

2 Horas

2 Horas

30 Minutos

1 Semana

1 Hora

2 Horas





8

9

10

11

12

Secretaria

Coordinador

Usuario

Jefe

Secretaria

DIVISIÓN IBLIOTECA



DIVISIÓN IBLIOTECA

DIVISIÓN IBLIOTECA

Elabora listado de asistencia e informe y entrega a Secretaria Elabora Cartelera informativa.

Recibe informe y Formatos diligenciados Digita, hace firmar y entrega a Jefe División el informe. Elabora mecanográficamente la Ficha del Usuario Entrega y radica a la sección de CirculaciónB ByB BPréstamoB BlasB Bfichas realizadas.

Recibe fichas de usuarios Intercala en el fichero correspondiente en o rden ascendente por código en su respectivo programa académico.

Solicita el servicio de préstamo en la se cci ó n de Circulación y Préstamo: si p o se e ficha continua con el proceso. Si no p o se e ficha se dirige a la Secretaria para co m p lementar datos.

Elabora informe de Inducciones para cada Decanatura y entrega a Secretaria para su envío.

Recibe Informe y envía

Archiva copia

CorroboraB Binformación del f o rmato de i n scr i p ci ó n telefónicamente: si son co rrectos continua con el p roceso.B B BSiB Bestán i n co m p letos o i n co rrectos, no hará la f i cha de usuario.

Fichas de u su arios, Listado y m aterial

Informe

30 Minutos

20 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

32. REFERENCIA






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Usuario

Referencista

Usuario

Referencista

Usuario

Referencista

Usuario

Referencista

SERVICIOS AL

PÚBLICO

SERVICIOS AL PÚBLICO



Solicita información al referencista sobre un tópico en especial

EntrevistaB BalB BusuarioB BdetectandoB Bsu

verdadera necesidad de información. Orienta al usuario en la forma de búsqueda de la información y

Acompaña al usuario en su búsqueda

Realiza la búsqueda de material bibliográfico. Solicita y continua con el servicio de

p réstamo

Solicita servicio de búsqueda especializada en bases de datos

Atiende al usuario Orienta al usuario en la búsqueda electrónica

en el Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas, Catálogo de tesis, b ases de datos on-line

Realiza la búsqueda Extrae datos de interés y solicita servicio de co n m u taciónB BbibliográficaB BoB Bpréstamo i n terbibliotecario

Recibe solicitud del usuario Entrega formato de requisición de servicio

Continua con el proceso de Préstamo o Conmutación

Elabora guías de consulta de obras de referencia en papel o en línea (cartelera, p legables, volantes...) para los usuarios

Entrega BoB BexhibeB Bel m aterial

Estadísticas

Guías de Consulta

20 Minutos

20 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

33. CASILLEROS






CONTROL TIEMPO

1

2

Auxiliar

Coordinador

CASILLEROS

SERVICIOSB BAL PUBLICO

Recepción: Recibe los bolsos, batas, materiales de u su ario.

Entrega ficha de Casillero al usuario.

Devolución: Recibe ficha del usuario.

Entrega los materiales ubicados en la casilla referida por la ficha.

Lleva registro estadístico del proceso.

Verifica que hacia el fin del día no queden o b jetos en las casillas y estas se encuentren con su respectiva ficha.

Informa cualquier anomalía a su jefe i n m ediato.

Realiza verificación del proceso.

Resuelve inquietudes, quejas y reclamos de usuarios.

La Institución No se hace responsableB BdeB Blos o b jetos guardados.

No entregará p ertenencias al usuario entre tanto este no entregue la ficha de casilleros.

Tener un trato cortes y educado con el usuario.

Observaciones de usuarios.

Registro diligenciado.

Ejerce el co n trol de la actividad.

Inmediato

Periódicam ente










1. ELABORACIÓN DE PLIEGOS DE CONDICIONES Y LLAMADAS A CONVOCATORIAS PARA BIENES Y SERVICIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Presidente

Integrantes E Invitados


Presidente Integrantes


VICERRECTORÌA ADMINISTRATIVA

JUNTA DE LICITACIONESB BY ADQUISICIONES




Cita a reunión Ordinaria o Extraordinaria a los integrantes de la Junta, siempre y cu ando se presente alguna necesidad de Contratación o Licitación,



Da inicio al desarrollo de la reunión, i n dicando cual es la necesidad.

Se verifica la necesidad de la convocatoria y se realizan los pliegos de condición con o si n asesor según sea el caso. Condición que se hace según lo establecido en el acuerdo 014/

Publica en sitio visible, en la Emisora Cultural

de la universidad de la Amazonia, y en pág. Web de la institución el pliego de condiciones p ara la contratación, dando las instrucciones p ara participar del proceso de contratación.

Ju st i f i cación del motivo de la convocatoria, la f echa y hora.

Estableciendo: La forma deB Badjudicación,B Bla cu antía de la póliza de se riedad de la propuesta y factores a tener en cu enta para selección del co n tratista; Las demás co n diciones que p ermitanB BelB Bnormal desarrolloB BdeB Bla p ropuesta.

Pliego condiciones

Oficio de co n vo catoria.

Calendario de trabajo.

Soportes

1 Semana

15 Días

15 Minutos

El tiempo que dure la

se si ó n

20 Minutos





7

8

Presidente

Auxiliar Adtivo.


VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

Informa al rector sobre el proceso a iniciar y se establece fechas e inicia el proceso de invitación para contratar.


Recibe las propuestas en sobre sellado allegadas según invitación e informa a Vicerrector Administrativo para que se p rogramaB BJuntaB BdeB BLicitacionesB By Adquisiciones y se realice el estudio co rresponde.

Se establece la fecha p lazo de entrega (5 días) y el sitio de recepción de las propuestas.

EnB BcasoB BdeB Bno p resentarse ofertas la Ju n ta decidirá el camino a seguir


Propuestas

Pliego de co n diciones

Propuestas

Sobres se llados

10 Minutos





2. SELECCIÓN DE PROVEEDORES PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, CONTRATO DE OBRA, E INTERVENTORIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Presidente

Integrantes Invitados


Presidente Integrantes


Presidente







Cita a reunión Ordinaria o Extraordinaria a los integrantes de la Junta de licitaciones y adquisiciones, cuando se presente la n ecesidad de Contratación o Licitación, de acuerdo a las cuantías establecidas en el Acuerdo 014.


Procede a confirmar la asistencia, a verificar el quórum y dar lectura al orden del día

Da inicio al desarrollo de la reunión p resentando la lista de los diferentes p roveedores.

Se realiza la lectura de cada una de los p roponentes, evaluando todas y cada una de las características y aspectos que para efectos de la contratación específica sean i m p o rtes de tener presentes y se escoge el p roponente(s) que se constituye en la m ejor opción, teniendo como base la i n vi tación y pliegos de condiciones.


LasB BactasB BdebenB BcontenerB Blas o b se rvaciones, abstenciones, o co n st ancias que soliciten los miembros de la Junta.

Se justifica el motivo de la convocatoria, la fecha y hora.

Se tienen en cuenta los p rincipios de contratación de la Institución los cu ales so n transparencia, economía y responsabilidad.


Oficio de co n vo catoria


Acta de Reunión y f i rmas

1 Semana

1 Semana

15 Minutos

1 Hora

3 Horas

30 Minutos





7

8

9

10

11

12

13

Rector

Secretaria

Secretaria

Técnico en Presupuesto

Rector

Vicerrectora


RECTORIA

RECTORIA



RECTORIA



Mediante oficio informa al Rector del estudio de las propuestas, se presenta la su g erencia para la contratación.

Analiza la sugerencia y aprueba la p ropuesta que considera la mas favorable.

Radica oficio y entrega a Vicerrectoria Administrativa para la elaboración del co n trato respectivo.

Recibe oficio de autorización, Verifica so p o rtes y elabora el contrato, pasa a Vicerrector Administrativo para revisión y p o st eriormente a Asesor Jurídico para revisión y visado final del mismo.

Efectúa el registro presupuestal del co n trato de acuerdo al monto estipulado en el mismo y devuelve a Rectoría para la f i rma.

Firma el contrato y remite a Vicerrectoría Administrativa, para que se cumpla con el resto de requisitos de Ley.

Recibe contrato ya firmado, B ordena elaboración de Resolución aprobación de la Póliza y ya legalizado, informa al co n tratista a través de oficio para el cu m p limiento del objeto del mismo.

Si es un contrato de m enor cuantía lo evalúa la Junta de Licitaciones y si sobrepasa a 200 SMLMVB BdebeB Btener autorización previa del Consejo Superior

Oficio

Oficio

Contrato

LaB BElaboraciónB Bdel co n trato estará a cargo deB BlaB BVicerrectoría Adtiva.

Contrato

LaB BvigilanciaB BenB Bel cu m p limiento estará a cargo del Interventor.

Soportes oficio

Soportes oficio

Soportes

Soportes

Soporte

Soporte

Control Interno.

15 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

5 Minutos





3. ELABORACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe Rector

Rector

PLANEACION DIV.FINANCIERA

DIV.FINANCIERA

PLANEACION DIV. FINANCIERA

PLANEACIÓN DIV. FINANCIERA



PLANEACIÓN RECTORÍA

RECTORÍA

Realiza la lectura del manual de p rogramación presupuestal enviado por el Ministerio de Hacienda

Solicita a las diferentes dependencias so b re la necesidad de proyectar el p resupuesto de gastos

Realizan la proyección de ingresos propios tomando como base el comportamiento de los últimos 3 años.

DiligencianB BlosB BformatosB BparaB Bla elaboración del anteproyecto, según el m anual de programación y directrices i m p artidas por la DGP y de acuerdo a la co m p i lación de necesidades presentadas p o r las diferentes dependencias.

Elaboran justificación del anteproyecto

Proyectan el plan de inversiones de acuerdoB BalB BbancoB BdeB Bproyectos p resentados y aprobados ante el Dpto. Nacional de Planeación.

Envía anteproyecto al B Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Distribuye el presupuesto de acuerdo al valor aprobado por el Ministerio de Hacienda.

Manual de p rogramación p resupuestal

Solicitud

Informes

Formatos

Anteproyecto del Plan de i n versiones

ProyectoB Bde acuerdo

2 Días

1 Semana

3 Días

10 Días

2 Días

20 Días

1 Día

6 Días





9

10

11

Rector

Representantes

Técnico Administrativo

RECTORÍA

CONSEJO SUPERIOR

DIVISION FINANCIERA

Presenta la propuesta de distribución del p resupuesto ante el Consejo Superior

Aprueba la distribución del presupuesto y f i rma el Acuerdo y delega al Rector para que en forma detallada se liquide el p resupuesto y aprueba el PAC anual de distribución del presupuesto de Recursos Propios.

Incluye en los libros de ejecución o en el si st ema el presupuesto aprobado.

PropuestaB Bde distribución del p resupuesto Acuerdo

Libros de ejecuciónB Bo aplicaciónB Bdel si st ema.

15 Días

1 Día

3 Horas





4. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Jefe de Planeaciòn, Vicerrector AdministrativoB By Jefe D.Financiera

Secretaria

Jefe de Planeación Vicerrector Adtivo Y Jefe D.Financiera

Jefe de Planeación Vicerrector Adtivo Y Jefe D.Financiera

Rector





RECTORIA

Se solicita a todas las dependencias el p lan operativo con los costos de las actividades programadas.

Recibe el plan operativo y consolida la i n f o rmación.

Proyectan el presupuesto de acuerdo a los p lanes operativos de cada dependencia y se g ún lo establecido en el Plan de Desarrollo de la institución, verificando el recurso asignado por la Nación y los recursos propios proyectados para la si g u i ente vigencia.

Elaborado el proyecto de presupuesto se p resenta al Rector para su consideración y o b se rvaciones del caso

Revisa y analiza la propuesta de distribución del presupuesto, se hacen las su g erencias pertinentes y se presenta ante el Consejo Superior para su aprobación.

Cita a Consejo Superior para estudiar y aprobar la propuesta de distribución del p resupuesto

Oficio

Cuadro resumen

Presupuesto asignado y p royecciones financieras

Proyecto de presupuesto

Proyecto de acuerdo

Citación

Respuesta o f i ci o

Anexo soportes

Decreto Ley

Documento

Documento

Documentos so p o rte

20 Minutos

1 Hora

15 Días

2 Días

2 Días

1 Día





5. AUTORIZACIONES DE TRANSPORTE A NIVEL INTERNO (GRANJAS)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Docente

Secretaria Ejecutiva

Supervisor

Supervisor

Supervisor

Supervisor

FACULTAD


DIV. SERVICIOS ADTIVOS.

DIV.B BSERVICIOS ADTIVOS.

DIV.B BSERVICIOS ADTIVOS

Realiza por escrito la solicitud del servicio, diligenciando el formato correspondiente de Salidas, debidamente firmado por el decano del Programa o Decano.

Revisa que la solicitud se encuentre co m p leta y dentro de las fechas hábiles p ara el efecto.

Realiza el estudio de requerimientos y p rioriza las actividades académicas, de acuerdo a la disponibilidad de vehículos.

Ordena las salidas de los vehículos previa verificación del VoBo. De la Facultad

Coordina la salida del personal y los vehículos.

Elabora programación mensual

Formato distribución de Salidas

Las solicitudes del mes si g u i ente se entregan hasta el último viernes del mes anterior.

Visto bueno de Jefe i n m ediato.

Formato firmado

ConceptoB BdeB Bbuen f u n ci o n amiento del Mecánico.

Firma del decano

Orden salida

Orden de salida

15 Minutos

20 Minutos

30 Minutos





7

8

9

10

Miembros

Miembros

Secretario General

Jefe División Financiera

CONSEJO SUPERIOR

CONSEJO SUPERIOR

CONSEJO SUPERIOR


Analizan B la propuesta y reciben su st entación del mismo por parte de la o f i ci n aB BdeB Bplaneación,B BVicerrectoria administrativa y División Financiera.

Aprueban mediante Acuerdo la distribución del presupuesto luego de un análisis y su st entación de las prioridades de la i n st i tución.

Remite copia del Acuerdo que aprueba el p resupuesto a la División Financiera para el respectivo registro y ejecución conforme aB BloB BestablecidoB BenB BelB BEstatuto Presupuestal

Recibe El Acuerdo y procede al registro co rrespondiente en el SIIF

Documento

Acuerdo

Oficio y Acuerdo

ACUERDO

Soportes

Anexo

Anexo

Anexos

2 Horas

15 Minutos

10 Minutos

2 Horas





6. COORDINACIÓN DE TRANSPORTE ESTUDIANTIL, DOCENTE O ADMINISTRATIVO PARA SALIDAS A PRACTICAS A NIVEL NACIONAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Docentes, Directivos Estudiantes

Vicerrector

Administrativo


Jefe

Rector

Pagadora

UNIAMAZONIA

VICERRECTORÍA

ADMINISTRATIVA

DIVISIÓN DE SERVICIOS

ADTIVOS.


RECTORIA

PAGADURÍA

Solicita autorización a la Vicerrectoría Administrativa para el desplazamiento de los g rupos,B BanexandoB BautorizaciónB Bdel

Vicerrector Académico.

Estudia y autoriza la solicitud verificando la

disponibilidad de vehículo con el supervisor Así mismo verifica el recursos disponible en el presupuesto para dicha salida y solicita la elaboración de resolución de transporte para

el conductor de la institución que realizará el vi aje (cuando se trate de salidas fuera del Municipio o Departamento y que causen vi áticos, imprevistos y combustible).

Elabora la respectiva resolución y la envía a Rectoría para su respectiva firma.

ConfirmaB BlaB Bdisponibilidad,B Bregistro p resupuestal y la respectiva firma de la

resolución por parte del Rector.

Aprueba la respectiva salida avalando con su f i rma la Resolución de comisión

Gira el respectivo cheque por el valor definido en la resolución y realiza la entrega

al conductor por concepto de viáticos y al docente por concepto de combustible e i m p revistos.

Presenta el co rrespondiente proyecto justificando la salida y las

actividades.

Previa asignación p resupuestalB BconB Bsu

respectivo registro por.

Parte Bde BlaB BDivisión Fi n anciera

Previa firma del Rector y la disponibilidad y registro

p resupuestal. Se debe legalizar los g astos sufragados con los respectivos recibos

p asados los cinco (5) días hábilesB BposterioresB Bal regreso del viaje.

Solicitud

Resolución

Ante Pagaduría se legalizan los recibos p o r

g astos o casionados.

1 Día

2 Días

2 Días

1 Día

15 Minutos

15 Minutos

10 Minutos





7. AUTORIZACIÓN DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHÍCULOS DE LA INSTITUCIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Supervisor




DIV.SERVICIOS ADTIVOS.


ALMACEN

ALMACEN

DiligenciaB BformatoB BdeB BsolicitudB Bde su m i n i st ro de acuerdo a la cantidad requerida para el respectivo vehículo

Revisa la cantidad solicitada y autoriza con f i rma y sello verificando el registro en libro co n trol del nombre del conductos, vehículo, tipo de combustible y cantidad aprobada

Verifica en la Estación de Servicios el co m b u st i b le suministrado y firma el recibo en la copia de la autorización

Archiva las copias de cada autorización de su m i n i st roB BdeB BtransporteB Bpara p o st eriormente verificar con la cuenta de co b ro que presenta la estación de servicio p ara el respectivo pago

Formato

Libro y formato

Formato de autorización

Carpeta

Orden firmada

Orden firmada

Firma del f o rmato

Formatos f i rmados

15 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

10 Minutos





8. GESTIÓN DE LAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS (IMPUESTO PREDIAL)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9



Vicerrector

Administrativo

Rector

Pagadora




VICERRECTORÍA

ADMINISTRATIVA

RECTORÍA

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Solicita mediante oficio B dirigido a la Secretaría de Hacienda Municipal la exoneración del impuesto PREDIAL y la

emisión de la respectiva resolución anexando los documentos exigidos

Solicita a la División Financiera la Disponibilidad Presupuestal para el pago del i m p u esto, si resulta la obligación.

Asigna la Disponibilidad Presupuestal.

Solicita elaborar la Resolución Motivada a la

División de Servicios Administrativos para dar el trámite y se envía a la División Financiera.

Solicita a la División Financiera el Registro Presupuestal para el pago del impuesto.

Asigna el Registro Presupuestal y lo envía a

la Rectoría.

Revisa y aprueba con su firma la resolución p ara el pago del impuesto con su firma.

Realiza el asiento contable, la pasa a la Pagadora para el giro y la firma del cheque.

Se realiza el pago. Toma fotocopias del pago y envía a la Vicerrectoría.

Confirma la cancelación del impuesto y archiva las fotocopias del Pago.

Si somos exentos damos p o rB BterminadosB Blos trámites y si no estamos

exentos, solicitamos a la Secretaría de Hacienda el co m p robante para pago.

Oficio y ResoluciónB Bde exención.

Disponibilidad p resupuestal

Resolución

Registro p resupuestal

15 Días

15 Minutos

20 Minutos

1 Hora

30 Minutos

30 Minutos

10 Minutos

20 Minutos

10 Minutos





9. ADQUISICIÓN DE SEGUROS PARA VEHÍCULOS (SOAT, RODAMIENTOS Y CONTRA TODO RIESGO)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10




Pagadora





PAGADURÍA

PAGADURÍA

Solicita a la Secretaría de Tránsito Departamental, el instructivo general para diligenciamientoB BdeB BformulariosB By determinar las fechas para adquirirlos.

Compra los formularios y el instructivo

Diligencia los formularios respectivos y anexa a cada uno fotocopia del SOAT y la Tarjeta de Propiedad.

Asigna disponibilidad presupuestal

Solicita la elaboración de la resolución m o tivadaB BaB BlaB BDivisiónB BServicios Administrativos.

Asigna el registro presupuestal y se envía a Rectoría para autorizar el Pago.

Revisa y autoriza el Pago.

Se realiza el pago.

Toma fotocopias de la consignación y envía a la Vicerrectoría Administrativa junto co n las calcomanías.

Archiva las fotocopias del Pago, en cada carpeta de los vehículos

Con la relación de las liquidaciones de todos los formularios de los vehículos de la Universidad,B ByB Blas disponibilidades


Formularios y los documentos de los vehículos.

Disponibilidad p resupuestal resoluciónB By registro p resupuestal.

1 Día

2 Horas

1 Día

30 Minutos

30 Minutos

2 Días

20 Minutos

20 Minutos

30 Minutos

10 Minutos





10. ANÁLISIS DE LAS FACTURAS DE SERVICIOS PÚBLICOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4




Tesorera


VICERECTORIA ADMINISTRATIVA



Recepción de Facturas por pagar de co n su m o s de servicios públicos, revisa y elabora cuadro con gráfico para verificar el co n su m o de mes por mes.

Aprueba el pago.

Expide CDP para tramitar el pago co rrespondiente

Realiza el respecto giro y pago.

Confirma que la cantidad de facturas coincida con la cantidad de líneas telefónicasB BdeB Bla Institución.

Soporte y Vo.Bo. de Vice Administrativa

Firma el recibido.

Cuadro co m p arativo

15 Minutos

1 Hora

10 Minutos

11. CONVOCATORIAS A SESIONES DE LOS COMITÉS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Presidente

Integrantes E Invitados


Presidente e Integrantes


CONSEJO O COMITÉ

CONSEJO O COMITÉ

CONSEJO O COMITÉ

Cita a reunión Ordinaria o Extraordinaria a los integrantes de la Junta, siempre y cu ando se presente alguna necesidad de Contratación o Licitación, seguimiento a co n tratos o interventorías o análisis de p roblemáticas de contratos específicos.



Da inicio al desarrollo de la reunión, se realiza el respectivo análisis, revisión, discusión y conceptualización con destino a lo respectivo.

Ju st i f i cando el motivo de la convocatoria, la fecha y hora.

Oficio de co n vo catoria.


1 semana

15 días

15 Minutos

5 Horas





5

6


Presidente

CONSEJO O COMITÉ

CONSEJO O COMITÉ




Acta 1 Hora

30 Minutos

12. CAUSACION DE RECIBOS DE CAJA


CONTROL TIEMPO

1

2

3


CONTABILIDAD Recepciona el archivo “Examen Cuenta” realizado por la Pagaduría.

Analiza y codifica los recibos de caja de acuerdo al Plan de Contabilidad Pública, adoptado para la Universidad.

Digita la codificación que se le dio al Recibo de caja, en el B software de Contabilidad Pública “Solar”.

Los recibos de caja deben Servicios Administrativos clasificados de acuerdo al concepto dado que representanB Bdiferentes tipos de ingresos para la i n st i tución; de p resentarse errores en la clasificación se debe asesorar al Cajero.

ExamenB Bde cu enta

Recibos de caja

2 Minutos

2 Minutos

2 Minutos





13. ELABORACION DE AJUSTES POR INFLACION Y DEPRECIACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Contadora


CONTABILIDAD

CONTABILIDAD

Actualiza la base de datos en la aplicación co n los bienes relacionados en los co m p robantes de egreso suministrados p o r Almacén.

Analiza la relación de bienes para la aplicación del ajuste por inflación y la depreciación, de acuerdo al valor histórico y tiempo de puesta en marcha, según el i n g resoB ByB BegresoB BdeB B BAlmacén, respectivamente.

Calcula los ajustes por inflación y las depreciaciones, a cada uno de los grupos, en hojas electrónicas, de acuerdo a la vida útil de los elementos.

Imprime los cuadros del cálculo de los ajustes por inflación y las depreciaciones.

Digita la codificación que se le da a los ajustesB BporB BinflaciónB ByB BaB Blas depreciaciones, en el B software de Contabilidad Pública “Solar”.

Archiva la impresión de los Ajustes por Inflación y las depreciaciones.

Este proceso se realiza m ensualmente.

CuadrosB Bde cálculos

30 Minutos

1 Hora

4 Minutos

5 Minutos

3 Minutos

3 Minutos





14. ARCHIVO DE LOS COMPROBANTES DE DIARIO, LIBROS AUXILIARES DE CONTABILIDAD, BALANCES DE PRUEBA, BALANCE GENERAL, ESTADO DE RESULTADOS, CENTROS DE COSTOS, LIBRO DIARIO Y LIBRO DE MAYOR Y BALANCES


CONTROL TIEMPO

1

2

3


CONTABILIDAD Imprime los Comprobantes de Diario, LibrosB BAuxiliaresB BdeB BContabilidad,

alances de Prueba, Estados contables, Centros de Costos, Libro Diario y Libro Mayor y Balances.

Organiza los documentos contables i m p resos.

Archiva los Comprobantes de Diario, LibrosB BAuxiliaresB BdeB BContabilidad,

alances de Prueba, B Estados de Resultado, Centros de Costos, Libro Diario y Libro Mayor y Balances.

Documentos co n tables co n se cu tivos

1 Semana

2 Horas

1 Día





15. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE CAJA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Rector


DIVISION FINANCIERA

RECTORIA

DIVISION FINANCIERA

ElaboraB BelB BactoB Badministrativo distribuyendo el PAC Mensual

Aprueba y firma el acto administrativo de distribución del PAC

Registra el PAC aprobado en el sistema.

Corresponde al PAC con aporte de la Nación, éste se BhaceB BenB Bforma m ensual de acuerdo al PAC aprobado por la Dirección del BTesoro Nacional o MEN según se a el caso

Acto administrativo

Firma

Aplicación

3 Horas

1 Hora

2 Horas

16. ADICION PRESUPUESTAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe Rector

Integrantes

Jefe


DIVISION FINANCIERA RECTORIA

CONSEJO SUPERIOR

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

Analizan la posibilidad de realizar adición p resupuestal y presentar la propuesta de Acuerdo de adición ante el Consejo Superior.

EstudianB ByB BapruebanB BlaB Badición p resupuestal

Ajusta el PAC de conformidad con las m o dificaciones al presupuesto.

RegistraB BenB BelB BsistemaB BoB Blibros p resupuestales la adición presupuestal y las modificaciones al PAC.

Verifica mensualmente la existencia de mayor valor recaudado si se trata de recursos propios.

Libros Presupuestales (/sistematizado)

Acto administrativo

PAC

AplicaciónB Bo libros auxiliares

3 Horas

2 Días

3 Horas

2 Días





17. TRASLADO PRESUPUESTAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Jefe Rector

Jefe Rector

Jefe

Rector Integrantes

Jefe

Jefe



DIVI. FINANCIERA

RECTORIA CONSEJO SUPERIOR

DIV. FINANCIERA

DIV. FINANCIERA

Comunica a la Rectoría la posibilidad de realizarB BtrasladosB Bpresupuestales anexando el análisis correspondiente para su visto bueno por parte de la Rectoría.

Determina la viabilidad del traslado p resupuestal en concordancia con el estatutoB BpresupuestalB ByB Bnormas p resupuestales.

Elabora el acto administrativo en el cual se autoriza el traslado, siempre y cuando el Rector haya sido delegado por el Consejo Superior para esta tarea, en caso contrario se presenta ante el Consejo Superior para su estudio y aprobación.

Aprueba el traslado presupuestal por parte deB BRectoría;B BApruebaB BelB Btraslado p resupuestal por parte Consejo Superior si es el caso.

Ajusta el PAC de conformidad con las m o dificaciones al presupuesto de recursos p ropios.

Actualiza el presupuesto en el sistema o libros presupuestales, y elaborar la m o dificación del PAC correspondiente

Verifica mensualmente la n ecesidad de adicionar las apropiaciones Bde algunos rubros p resupuestales de g astos, afectando rubros de baja ejecución en los que se prevea no se va a ejecutar la totalidad de su apropiación.

Libros p resupuestales y/o sistema

Estatuto p resupuestal y n o rmas p resupuestales.

Proyecto traslado

Acto Administrativo

PAC

AplicaciónB Bo libros p resupuestales

2 Días

1 Día

3 Horas

1 Día

3 Horas

2 Horas





18. MODIFICACIÓN AL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe

Jefe

Rector

Técnico Administrativo.

DIVISION FINANCIERA

DIV. FINANCIERA

RECTORIA

DIVISION FINANCIERA

Comunica a la Rectoría la posibilidad de m o dificar el PAC.

Elabora el proyecto de resolución de m o dificación del PAC para presentarlo al Rector.

Revisa y aprueba el proyecto de resolución de modificación del PAC.

Revisa y aprueba el proyecto de resolución de modificaciones del PAC, Ajusta y registra esta modificación en el si st ema y en los libros presupuéstales.

Verifica la necesidad de ajustar el PAC ya sea por m o dificaciones al p resupuestoB B(adición, reducción o traslados) variaciones significativas de recaudo, m ensualmente la n ecesidad de adicionar las apropiaciones.

ProyectoB Bde resolución

Resolución

AplicaciónB Bo libros p resupuestales

1 Hora

1 Semana

30 Minutos

2 Horas





19. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4



Jefe

Jefe

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA



Efectúa los asientos presupuestales de i n g resos por cada concepto según recibos de caja y boletín de caja y bancos diarios.

Presenta el informe de ejecución en los f o rmatos y diseños establecidos por los entes de control

Produce los informes de ejecución p resupuestal de ingresos y pasa copia al RectorB ByB BVicerrectorB BAdministrativo. distribuyendo el PAC Mensual

Analiza la ejecución de ingresos y toma las decisiones pertinentes.

Recibos de caja o boletín de b ancos y caja diarios.

InformesB Bde EjecuciónB Bde i n g resos

1 Hora

3 Días

1 Día

2 Días

20. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar de Presupuesto

Auxiliar de Presupuesto Técnico Administrativo


DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

RecibeB BsolicitudesB BdeB Bdisponibilidad p resupuestal en forma escrita y autorizada p o r el ordenador del gasto y firma el recibo.

Se expide el certificado de disponibilidad p resupuestal una vez verificada la existencia de presupuesto por el rubro co rrespondiente.

Radica y entrega a la dependencia co rrespondiente para la realización del respectivo acto administrativo.

Debe solicitarse por lo m enos con 3 días de anticipación al gasto.

El CDP debe firmarlo el Auxiliar de Presupuesto o quien haga sus veces.

Solicitudes.

CDP

Libro Radicador

5 a 10 Minutos

3 Minutos

5 Minutos





4

5

6

7

8






DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

Recibe el Acto Administrativo (O.C., OPS, Resolución, Contrato, Nómina, etc.) y firma el libro radicador.

Registra el Compromiso, este se realiza co n el Acto Administrativo.

Registran en el radicador y entregan a Rectoría para la firma de los Actos Administrativos

Registro de la obligación, este registro afecta el PAC, debe registrarse en el m o m ento de prestarse el servicios o haberse recibido el bien.

Registro de pagos, una vez girada la o b ligación se debe verificar su registro en los pagos presupuéstale, una vez realizada la imputación contable.

El acto administrativo debe estar respaldado co n el CDP, no necesita estar firmado.

Debe estar soportada la o b ligación si es un Servicio co n la co n st ancia, cuenta de co b ro o factura Cuando se trate de p restación de servicios p ersonales no necesita f actura. Si es un bien debe tener el ingreso a Almacén, f actura,B BOrdenB Bde Compra y CDP.

Se verificados los pagos existe error en su giro se debeB BrealizarB Bsu co rrespondiente traslado

Libros Presupuéstales (sistema) Los Actos Administrativos debenB Bllevar RevisadoB By se llo de Presupuesto.

Libro Radicador

1 a 5 Minutos

5 Minutos

2 a 3 Minutos

5 Minutos

3 Minutos





9

10

11

12

13


Técnico Administrtivo

Técnico Administrtivo


Jefe

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

Entrega a Tesorería - Pagaduría para la realización del respectivo pago.

Consolida, elabora y presenta los informes de ejecución presupuestal de gastos con laB BperiodicidadB BrequeridaB BporB Bla Vicerrectoría Administrativa y Rectoría.

Elabora y envía los informes de ejecución p resupuestal de gastos a los diferentes entres de control en los formatos que para tal fin establece cada entidad.

Investiga por aquellos CDP expedidos y que en un término de 15 días no han sido afectados con el compromiso respectivo.

Analiza la ejecución de gastos y toma decisiones pertinentes.

de fondos.

Se realizan una vez verificados los registros p resupuéstales y con la p eriodicidadB Brequerida se g ún normas vigentes.

Cancelar su disponibilidadB BenB Blos casos que no estén respaldados.

Libro Radicador

InformesB Bde ejecución p resupuestal

Informes

Informes

5 Minutos

1 Semana

3 Días

2 Días

2 Días





21. CIERRE DE VIGENCIA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Jefe

Contadora

Pagadora Técnico Administrativo (presupuesto)


Técnico Administrativo (Presupuesto)

Técnico Administrativo (Presupuesto)

Pagadora Técnico Administrativo (Presupuesto)

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

EnvíaB BcircularB BaB BlasB Bdiferentes dependencias para agilizar cuentas y p agos de los que se tenga conocimiento se BrequieranB Brealizar,B Binformando adicionalmente al proceso para el cierre de vi g encia.

Determina la situación del Activo Corriente a 31 de diciembre

DeterminaB BaquellosB Bcompromisos adquiridos y que a 31 de diciembre aún no se pudieron ejecutar total o parcialmente p ara constituir las respectivas reservas p resupuestales y los legalizados que no se p u dieron cancelar (cuentas por pagar).

Hace el cruce de pagos y saldo de PAC p ara determinar saldos no ejecutados

Realiza el cierre tanto presupuestal como co n table para determinar el resultado f i n anciero.

Realiza los informes de ejecución acumulada de ingresos y gastos a 31 de diciembre para enviarlos a los diferentes entes de control

Diligencia y envía a los entes de control de los formatos de constitución de cuentas p o r pagar y reservas presupuestales a 31 de diciembre.

Circular

Informe

InformesB Bde Ejecución

Informes


Fo rmatosB Bde co n st i tución de

CuentasB Bpor p agar y

10 Días

5 Horas

2 Días

4 Horas

3 Días

5 Días

1 Día





8

9

Pagadora

Jefe



Con los informes de ejecución tanto p resupuestalB BcomoB Bcontablemente determina el Déficit o Superávit de la Vigencia.

PresentaB BinformesB BaB BRectoría, Vecerrectoría Administrativa y al Consejo Superior del cierre de vigencia y sus resultados.

VerificaB BconB Bsaldos b ancarios y contabilidad.

Reservas

InformesB Bde Ejecución Saldos en b ancos


10 Días

5 Días

22. INGRESOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Cajero

Estudiante

Cajero

Cajero

Cajero Recepción

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Recauda en caja todos los ingresos de f o n dos, Expedición de recibo oficial de caja en el momento de la recepción, con su respectiva numeración,

Cancela por concepto de matrícula, a través de la cuenta bancaria asignada por la Universidad para tal fin.

Registra en forma consecutiva los recibos de caja e imprime el auxiliar de caja diario.

Entrega el original del recibo a la persona que realiza el pago y archivo la copia en los soportes contables.

Envía por correo el recibo cuando se trate del recaudo a través de giro o co n si g n ación nacional.

Si se anula algún recibo de caja se anotará la leyenda ANULADO en el o riginal y todas las co p i as, el recibo anulado se anexará al boletín diario de caja y bancos.

ReciboB Boficial de caja

Consignaciones

Recibos de caja

Recibo de aforo

RecibosB Bde caja.

1 Día

1 Hora

10 Minutos

5 Minutos

10 Minutos





6

7

8

Cajero

Cajero

Pagadora

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Realiza el cuadre diario de recaudos y elabora el boletín diario de Caja.

Entrega la copia de los recibos expedidos, co n el boletín diario de caja y el acumulado al Tesorero para el registro en el boletín diario de caja y bancos.

Cuando se trate de ingresos por concepto de aporte de la Nación, convenios, m atrículas con tarjeta de crédito o débito, éstos se registrarán en el libro auxiliar de b ancos con la Nota crédito expedida por el b anco correspondiente.

RecibosB Bde Caja

Libro auxiliar de b ancos y nota crédito

20 Minutos

10 Minutos

3 Horas

NOTA: En lo posible los pagos que hagan los particulares deben recibirse en efectivo. Puede aceptarse cheques girados por entidades que no exista duda sobre la seriedad y solvencia del girador. Los cheques recibidos sin cruzar, se cruzarán al momento del recaudo y mediante la impresión de un sello con esta leyenda "CONSÍGNESE EN CUENTA CORRIENTE DEL PRIMER BENEFICIARIO- NO ES NEGOCIABLE". Los cheques que se reciban en la Pagaduría o Caja, deben venir girados a nombre de la Universidad. Se prohibe la aceptación de los girados al portador, a nombre de Entidades o p ersonas ajenas a la Institución aún cuando aparezcan endosados por sus beneficiarios. Si alguien pretende cancelar una deuda de Entidad Oficial a n o m b re de ella, con dinero efectivo o con cheque de cuenta particular, se recibirá el pago y se informará esta circunstancia al Pagador de la Entidad Deudora para que realice las averiguaciones respectivas.

23. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE RETENCION


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Pagadora


DIVISION FINANCIERA

Lleva registro y control de retenciones efectuadas

Recibe las solicitudes presentadas por los beneficiarios

Elaboración de la certificación de retención efectuada por la Universidad al b eneficiario correspondiente.

Entrega del certificado, ya sea por vía f ax o por correo

Reporte de retenciones

Solicitudes

Certificación de retenciones

SoporteB Bdel envío

20 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

15 Minutos





24. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIÓN DE INGRESOS Y RETENCIONES A FUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4


Pagadora


DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS .

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

Lleva registro y de salarios liquidados y retenciones efectuadas a los funcionarios de la Universidad.

Verifica el valor reportado por el sistema p ara elaborar el certificado de ingresos y retenciones a cada funcionario de acuerdo al consolidado obtenido en el año y pasarlo al tesorero para su verificación y firma

Verificación y firma del certificado de i n g resos y retenciones anual de cada f u n ci o n ario de la Universidad

Entrega del certificado en forma personal a cada funcionario a más tardar el 30 de m arzo del año siguiente.


VerificaciónB By f i rma

CertificadoB Bde i n g resos y retenciones

10 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

25. GIRO DE AVANCES Y ANTICIPOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3


Pagadora


DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

Gira el cheque correspondiente y registra en libro auxiliar de bancos el avance o anticipo concedido

Firma el cheque y entrega al funcionario o beneficiario correspondiente

Registra en el libro de avances y anticiposB BconcedidosB BelB Bvalor,

Verifica la disponibilidad p resupuestal del anticipo, p ó lizas de buen manejo del anticipo en el caso de b eneficiario diferente a un f u n ci o n ario de la Universidad.

Libro Auxiliar de b ancos

Libro de anticipos y

20 Minutos

10 Minutos

15 Minutos





4

5

Pagadora


DIVISION FINANACIERA

DIVISION FINANCIERA

b eneficiario, fecha para llevar control p ara su legalización.

Pasado elB tiempo Bmáximo para la legalización del avance y el funcionario n o ha legalizado, se deberá solicitar a travésB BdeB BoficioB BsuB Blegalización i n m ediata.

Descargar en el libro de avances y anticipos la legalización de los mismos en la fecha en que se produzcan

Revisa la legalización del avance verificando que el valorB BconcedidoB Besté totalmente respaldado con losB BdebidosB Bsoportes (facturas, cu m p lidos, recibos)

avances

Oficio

Libro de avances y anticipos

30 Minutos

20 Minutos

26. ELABORACIÓN DE RECIBOS OFICIALES DE CAJA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Pagadora

Cajero

Estudiantes Administrativos. Contratistas Particulares

PAGADURÍA

PAGADURÍA


Radica en libro los talonarios, detallando la cantidad y la numeración de cada uno, el n o m b re, cargo y ubicación del empleado de m anejo que las va a utilizar.

Revisa las libretas (talonarios) de recibos de Caja antes de ser entregadas al público, v erificando en cada libreta la existencia de todos los números que deba contener, la n u m eración sucesiva, el número de copias (uniforme para todas) y la sujeción de la f o rma al modelo aprobado.

Realiza la cancelación de los valores i dentificando el concepto (S), el nombre y n úmero de identificación.

Todo ingreso de fondos a Pagaduría se registrará en un recibo oficial de Caja que debe expedirse enB BelB BmomentoB Bde efectuarse la recepción de valores.

Cuando los fondos se consignan directamente en una cuenta corriente b ancaria no habrá lugar a la expedición de recibo de caja. Y se registran en el b o letín.

Si se anula un recibo de caja se anotará la leyenda "ANULADO" en el original y todas las copias. El ejemplar anulado exceptuando la copia del

Libro de recibos de caja.

Recibo de caja

10 Minutos

10 Minutos

10 Minutos





4

5

6

Recauda los fondos y expide el recibo de caja, distribuyéndolo así:

El original se entregará al consignante. Si se recibe un pago por medio de giro, el recibo s e enviará por correo el mismo día o día s i g u i ente al registro de la operación La primera copia de los recibos expedidos se adjunta a la cuenta diaria, para co m p robar los ingresos. Registra separadamente en el libro auxiliar de Caja por orden de expedición, los recibos u tilizados, fecha, beneficiario, número y v alor del recaudo de manera que sea p o s i b le la identificación de cada concepto.

archivo de la oficina de m anejo, se adjuntará al b o letín diario de Caja y

ancos.

Libro auxiliar de caja

5 Minutos

1 Hora

NOTA: En lo posible los pagos que hagan los particulares deben recibirse en efectivo. Puede aceptarse cheques girados por particulares cuando a juicio de la parte administrativa no exista duda sobre la seriedad y solvencia del girador. Los cheques recibidos sin cruzar, se cruzarán al momento del recaudo y mediante la impresión de un sello con esta leyenda "CONSÍGNESE EN CUENTA CORRIENTE DEL PRIMER BENEFICIARIO- NO ES NEGOCIABLE". Los cheques que se reciban en la Pagaduría o Caja, deben venir girados a nombre de la Universidad. Se prohibe la aceptación de los girados al portador, a nombre de Entidades o personas ajenas a la Institución aún cuando aparezcan endosados por sus beneficiarios. Si alguien pretende cancelar una deuda de Entidad Oficial a nombre de ella, con dinero efectivo o con cheque de cuenta particular, se recibirá el pago y se informará esta circunstancia al Pagador de la Entidad Deudora para que realice las averiguaciones respectivas.

27. CONSIGNACIONES


CONTROL TIEMPO

1 Cajero Auxiliar

TESORERIA Diligencia los formatos de consignación por el total de los recaudos que se obtengan durante el día, exceptuando los ingresos por m o v i m i entos internos (Después del arqueo diario al final del día y si no fuere posible, en las primeras horas del siguiente día laborable).

LosB BfondosB Bserán consignados en cuenta corriente,B BoB Bahorro b ancaria autorizada, de acuerdo con la destinación de los fondos y la determinación de las cuentas.

FormatoB Bde co n si g n ación

15 Minutos





2

3

4

5

6

Cajero Auxiliar

Cajero Auxiliar

Mensajero

Auxiliar Tesorería

Tesorera

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Entrega los formatos de consignación diligenciados con los respectivos fondos al MensajeroB BparaB BqueB BrealiceB Blas consignaciones en bancos en las cuentas respectivas, y reclama las copias de la consignación.

Recibe las copias de las consignaciones realizadas por el mensajero en los bancos correspondientes y confronta contra el libro radicador e ingresa al libro de caja; Entrega a la Pagadora con el ingreso del día.

Reclama en el banco la relación diaria de recaudos por concepto de matrículas con la respectiva consignación realizada por los estudiantes y otros servicios, para registrar en los libros de Bancos, el valor consignado (esta operación debe ser diaria).

Separa las consignaciones reportadas por el b anco, por programas y elabora un cuadro registrando los valores por cada concepto y lo pasa a la Tesorera.

Registra las diferentes consignaciones, en los libros auxiliares de Bancos, en el SIIF y en el boletín diario de caja.

En caso de no poderse co n si g n ar el mismo día, se deberá guardar los f o n dos en cofre de se g u ridad.

ConfirmaB BqueB Blas co n si g n aciones cuenten co n los respectivos sellos y timbres de los bancos.

Libro radicador

Libro de ancos

25 Minutos en un solo

b anco

10 Minutos

30 Minutos

2 horas dependiend o la cantidad

de consignacio

n es

1 Hora dependiend

o el m o v i m i ento

OBSERVACIONES: Los empleados de manejo que tengan a su cargo cuentas corrientes bancarias, están en la obligación de consignar diariamente en ellas, el producto de los recaudos efectuados en su oficina, excepto los ingresos a caja que provengan de movimientos internos. Los cheques co n si g n ados en cuentas oficiales de la Universidad que fueren devueltos por los Bancos, si tal motivo fuere difícil o imposible de subsanar, se p asarán a la Oficina encargada de hacer los cobros por vía judicial, contabilizando su valor en la cuenta correspondiente. Al consignar fondos o entregar en custodia valores a un Banco, se exigirá que tanto el original como la copia del respectivo comprobante, contengan los datos de la o p eración, la firma y sello del funcionario correspondiente y la protección con la impresión de la registradora. Los documentos citados servirán para comprobar el movimiento y serán anexados a la cuenta diaria que rinda el empleado de manejo.





28. APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS CORRIENTES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Pagadora

Pagadora


Pagadora

TESORERIA

TESORERIA


TESORERIA

Solicita a la Rectoría la autorización para la apertura de las cuentas corrientes para el manejo de los recursos con aporte de la Nación u cualquier otra cuenta.

Una vez recibida la autorización realiza la apertura de las correspondientes.

Solicita el trámite de la expedición de la co rrespondiente póliza de manejo para el Tesorero.

Tramita cancelación de cuentas corrientes cu ando la administración considere que no se está recibiendo un buen servicio por p arte de la entidad bancaria o se di por terminado los recursos de dicha cuenta, enviando oficio al Gerente de la Entidad

ancaria.

Solicitud

Cuenta Corriente

Póliza de m anejo

FormatosB Bde cancelación de cu anta co rriente

15 Días

3 Días

1 Semana

2 Semanas





29. PAGO DE COMPROMISOS A TERCEROS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Pagadora Auxiliar Administrativo


Pagadora

Pagadora

Pagadora

Pagadora Auxiliar administrativo

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Revisa, verifica, organiza, pega B los documentosB BqueB BsoportanB Bun co m p romiso, como son: el certificado de disponibilidad y registro presupuestal, PAC, factura, certificación de la prestación del servicio a satisfacción o ingreso a almacén según sea el caso.

Liquida las retenciones y descuentos a que hayan lugar y verifica el valor neto a g i rar, con el valor registrado por co n tabilidad

Elabora la orden de pago y cheque co rrespondiente y realiza el asiento en el libro auxiliar de bancos

Entrega el cheque y hace firmar el co m p robante del beneficiario verificando co n la cédula de ciudadanía, entrega copia del comprobante.

Consolida los egresos diarios para la elaboración del Boletín diario de caja y b ancos para pasar a contabilidad

Archiva los originales de las órdenes de p ago con los soportes correspondientes y arma el paquete mensual de examen cu entas.

VerificaB BenB BelB Blibro auxiliarB BeB Bbancos co rrespondiente la disponibilidad de fondos.

Libro Auxiliar

Libro Auxiliar

RecibidoB Bdel eneficiario

o letínB Bdiario deB BcajaB By b ancos pago

OrdenesB Bde p ago

30 Minutos

30 Minutos

25 Minutos de acuerdo

a la cantidad de cuentas

15 Minutos p o r persona

40 Minutos

30 Minutos co n

dedicación exclusiva





30. REMISION DE VALORES RETENIDOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Pagadora

Pagadora

Pagadora

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Lleva controles por cada uno de los co n ceptos de retención (fuente, IVA, ICA y timbre) consolidar y elaborar el informe de pago de estas retenciones

Revisa el informe consolidado de las retenciones a pagar mensualmente, gira los cheques de acuerdo a cada concepto y cuenta, registra en libros.

Diligencia la declaración de retenciones y p aga en la fecha establecida por las entidades beneficiadas.


Declaración de retenciones

Diario se hay

m o vi m i ent o

2 Horas

1 Hora

31. MANEJO DE TITULOS VALORES Y OTROS RECURSOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Pagadora

Pagadora

Pagadora

Pagadora

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Administra y mantiene debidamente o rdenada la caja fuerte de la institución p rotegiendo títulos valores, cheques, libretas, dineros en efectivo y demás valores

Realiza traslados de fondos y registros respectivos en los libros y boletines cu ando sea necesario a solicitud del Jefe Financiero.

Informa sobre la pérdida de dinero y valores en forma oportuna

Controla el cobro de los títulos valores a f avor de la Universidad.

Lleva un estricto control de las cuentas corrientes de la Universidad procurando m antener los recursos n ecesarios.

Libros auxiliares y boletines de caja y bancos

Informe

30 Minutos

1 Hora

1 Hora

2 Horas





32. MANEJO Y CONTROL DE CHEQUES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Pagadora

Pagadora

Pagadora

Pagadora

Pagadora

Pagadora

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

Registra en el libro auxiliar de bancos co rrespondiente los cheques girados en el momento.

Entrega a los beneficiarios los cheques g i rados, exigiéndoles el documento de i dentificación y la firma de un recibo, o la autorización respectiva.

Archiva comprobante y soportes hasta el m o m ento en que el beneficiario regrese a solicitar el nuevo cheque

El valor de los cheques girados que se anulen por cualquier B circunstancia después de haberse registrado en el respectivo libro auxiliar, será cargado n u evamente a la cuenta bancaria que se afectó con el giro. Los cheques que se encuentren en poder del empleado de m anejo y se anulen, se hará mediante Nota crédito, debiendo adherirse el n úmero de serie al libro auxiliar de

ancos. Y el resto del cheque en la N. Crédito para Examen Cuentas

Dispone la elaboración del nuevo cheque co n los soportes de la pérdida del cheque y la certificación del banco, f i rmarlo y entregarlo al beneficiario

Igualmente se anularán los cheques entregados a los beneficiarios que no se hayan cobrado dentro del término

También constituyen egresos de Bancos, los cheques no reclamados por los beneficiarios durante cada período mensual

Prohíbase a los Pagadores aceptar con anticipación a la cancelación de las cuentas, la firma de los acreedoresB BdeB Bhaber recibidoB BlosB Bpagos correspondientes,B Bsalvo que el acreedor por motivos especiales así lo solicite.

Llevará a la cuenta de Acreedores Varios el valor de los cheques anulados.

Libro Auxiliar de b ancos

Identificación y f i rma de recibido

Copia giro

Libro Auxiliar de ancos

Oficio y certificación

Cheques anulados

A Toda Hora

20 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

2 Horas

2 Horas





7

8

9

10

Pagadora

Pagadora

Pagadora

Pagadora

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

TESORERIA

estipulado en el Código de Comercio. En este caso, la anulación debe estar p recedida de una averiguación por parte de la Administración, acerca del motivo de la abstención del cobro. La invalidación se hará por medio de un oficio dirigido al

anco, firmado conjuntamente por la Pagadora y la Contadora

Archiva comprobante y soportes hasta el m o m ento en que el beneficiario regrese a solicitar el nuevo cheque.

Cuando se pierde un cheque, se informa al Banco de la pérdida del cheque, so licitando el no pago del mismo y certificación de que éste aún no ha sido co b rado.

Dispone la elaboración del nuevo cheque co n los soportes de la pérdida del cheque y la certificación del banco, f i rmarlo y entregarlo al beneficiario.

Registra la novedad en el libro auxiliar de b ancos y en el boletín diario de caja y b ancos

SeB BexceptúanB BdeB Bsu anulaciónB BlosB Bcheques g i rados con recursos de la n ación el año i n m ediatamente anterior.

Cuando se verifique la p érdida de cheques en p o der del beneficiario, se debe dar aviso al tesorero anexando el denuncio de p érdida ante autoridad co m p etente

Oficio y certificación.

Comprobante de Egreso

Libro Auxiliar y b o letín diario de caja y bancos

10 Minutos

2 Horas

20 Minutos

10 Minutos

OBSERVACIONES: Los empleados de manejo de fondos y valores no pueden destinar el efectivo recaudado, para sufragar gastos de la Universidad. Tampoco se permitirá utilizar el efectivo para cambiar cheques, vales u otros títulos valores, a empleados cualquiera que sea su categoría, ni a p articulares. En ningún caso y bajo ninguna circunstancia, podrá el empleado de manejo tomar en préstamo para sí o para otra persona, el dinero que recaude y maneje en razón del cargo que desempeña. Ningún empleado diferente a los de manejo podrá asumir las funciones de recaudo de fondos. Sólo s e podrá si el cajero titular autoriza (por escrito) recaudar bajo su responsabilidad. Se prohíbe la expedición de recibos de caja provisionales y mantener en custodia dineros diferentes a los recaudados por la Institución. RECOMENDACIONES: Salvo que la Pagaduría disponga de bóvedas de seguridad, los títulos valores, cheques de formas continuas y otros documentos representativos de valores, deben ser depositados a custodia en Cajas de Seguridad de las Entidades Bancarias.





33. BOLETÍN DIARIO DE CAJA Y BANCOS


CONTROL TIEMPO

1

2

Cajero

Pagador

TESORERIA

TESORERIA

Registrará en el Boletín Diario de Caja los recibos de caja, consignaciones, reintegros de avances, retenciones, etc. E imprime el auxiliar de caja.

Rendirá informe mensual

Al boletín diario de Caja y ancos se adjuntarán los

comprobantesB Bque respalden el movimiento.

El Boletín Diario de Caja y ancos se producirá en

tantos ejemplares cuantas copiasB BseB Brequieran, s i endo el original para la rendición mensual de la cuenta de la Pagadora.

o letínB Bdiario deB BcajaB By b ancos


1 Hora





34. ARQUEOS PERIÓDICOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Pagadora

Auxiliar

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Las dependencias de recaudo deben cerrar s u despacho al público, para destinar ese tiempo Bal arqueo de fondos y a la elaboración del boletín de Caja y Bancos

Si el recaudo del día por su cuantía justifica el cierre de atención al público por parte de Caja, ésta deberá cerrar sus labores y realizar el arqueo.

El arqueo consiste en el recuento del efectivo recibido por caja y la confrontación con los documentos representativos de valor en poder del responsable de manejo, i n cluyendo además las anotaciones de los s aldos en las cuentas bancarias B que m aneje la Oficina.

Registrará con toda exactitud los resultados del arqueo en el "Boletín Diario de Caja y

ancos", de la fecha correspondiente.

Si aparecieren resultados anormales en los arqueos o inspecciones, se investigarán exhaustivamente con el fin de obtener absoluta seguridad sobre su existencia. La i n v estigación se extenderá a averiguar las causas determinadas de la seguridad, tomando como base para ello las explicaciones del empleado de manejo, las cuales se verificaran sobre los documentos que originaron las operaciones.

En tiempo de temporada deB BinscripcionesB By m atrículas, debe hacerse u n a p rogramación especial de atención al p úblico, con la finalidad de facilitar al estudiante el s ervicio oportuno.

Después de efectuarse el arqueo se comprobará el m o v i m i entoB BdeB Blos i n g resos y egresos del día, con los comprobantes y el libro auxiliar; terminada esta v erificación s e confrontarán los saldos del arqueo con los del libro auxiliar de Caja.

Si en los arqueos diarios eB BinspeccionesB Bse encuentranB Bdiferencias f altantes, se exigirá al responsable de manejo el reintegro inmediato del v alor.

Documentos representativos deB BvalorB By efectivo


15 Minutos

10 Minutos

50 Minutos

10 Minutos

3 Horas





6

7

Cuando la diferencia encontrada fuere s o b rante, se ordenará la expedición de un Recibo de Caja por esa suma, a nombre del responsable de manejo para incorporación contable del excedente.

Las novedades encontradas en el arqueo diario, sea faltante, así como el reintegro si s e produjere, serán motivo para la elaboración de un Acta, en la misma forma como se reglamentó para inspecciones p eriódicas.

Si en los arqueos o i n s p ecciones, s e encuentran indicios de m aniobras fraudulentas o dolosas, se informará i n m ediatamenteB BaB Bla Dirección,B Bobservando u n a absoluta reserva, p ara evitar la supresión de los medios de prueba. Pero si se encuentra la comprobaciónB BdeB Bla comisión de un delito, ademásB BdelB Binforme confidencialB BaB Bla Dirección, se formulará la denuncia del caso ante la autoridad judicial competente, anexándole el Acta de la diligencia p racticada.

Recibo de caja

Acta de arqueo

45 Minutos

45 Minutos





35. SOLICITUD DE ELELMENTOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe

Jefe


Auxiliar

TODAS LAS DEPENDENCIAS

ALMACEN

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA/ JUNTA DE LICITACIONES

ALMACÉN

Dirige la solicitud de elementos en formatos p reestablecidos para éste fin al Vicerrector Administrativo de la Entidad

Verifica la existencia de los materiales so licitados en el stop de la Institución, y remite la relación de éstos a la Coordinación de compras

Realiza la selección de proveedores a p artir del estudio de Cotizaciones y envía a Rectoría adjuntando el Certificado de Disponibilidad y Registro presupuestal, p ara su estudio y visto bueno.

Una vez aprobado por el Rector, solicita la elaboraciónB BdelB BActoB BAdministrativo co rrespondiente, ya sea Contrato, Orden de compra u Orden de Prestación de Servicio a Vicerrectoria Administrativa, Coordinación de Compras ó División de Servicios Administrativos.

Recibe de la Rectoría las Ordenes de Compra debidamente firmadas por el Rector, junto con los soportes respectivos

Toda unidad operativa de la Universidad deberá antes de B finalizar el se m estreB BhacerB Bun análisis de los elementos y materiales existentes p ara su funcionamiento y el que resulte insuficiente o inexistente lo solicitará, m edianteB BelB Bformato respectivo.

Para realizar adquisición de bienes, elementos y m ateriales, con destino a la Universidad de la Amazonia, debe existir ante todo una necesidad.

Si es por medio de la Ju n ta de Licitaciones y Adjudicaciones, Vicerrectoría Administrativa elabora la resolución de Adjudicación de Proveedor o contratista.

Si el proveedor es de o tra ciudad o municipio, se envía por fax, y si es

FormatoB Bde s o licitudB Bde elementos

Almacenista y/o su delegado y elB BJefeB Bde Control Interno.

RelaciónB Bde elementos se g ún so licitudes.

Cotizaciones, Certificado de disponibilidad p resupuestal y la documentaci ó n legalmente requerida.

Libro radicador o reporte del envío por fax.

25 Minutos

2 Semanas

2 Días

3 Horas

1 Día





6

7

8

9

Jefe y/o Auxiliar

Jefe y/o Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN

y procede a enviarlas a los proveedores p ara su firma y entrega de los elementos so licitados.

Recibe la mercancía por parte del p roveedor, solicitada mediante Orden de Compra, Contrato u Orden de Prestación de Servicios. Los elementos comprados p o r B Caja Menor o Avances, son p resentados por el responsable de la co m p ra a la sección Almacén para su i n g reso.

Se da ingreso en el sistema (SIIF), a los elementosB Brecibidos,B BcapturandoB Bla i n f o rmación del modulo de compras, si es co n Orden de Compra.

Si la compra es por medio de Orden de PrestaciónB BdeB BServicios,B BContrato, Avances o Caja Menor, se clasifican los elementos de acuerdo al Manual para el Manejo de Almacenes e inventarios.

Hace entrega de los elementos a la dependencia solicitante.

Remite a la sección de Contabilidad la cu enta para continuar con el tramite del respectivo pago.

deB BlaB BciudadB Bel m ensajero se encarga de llevarle la orden de co m p ra y de hacerla f i rmar, dejándole una co p i a al proveedor y regresando las otras dos.

Se verifica que los elementos recibidos cu m p lanB BconB Blas características o con las referencias solicitadas en el acto administrativo emitido,B ByB BqueB Blas f acturasB BllenenB Blos requisitos de ley.

La clasificación de los elementos, debe hacerse de acuerdo al Manual Para el Manejo de Almacenes e Inventarios (Acuerdo 09 del 21 de m arzoB BdeB B2003, emanado del Consejo Superior Universitario).

Para realizar el pago de u n a cuenta se deben anexar los siguientes documentos: co m p robante de ingreso, o rdenB BdeB Bcompra,

Orden de Compra, Contrato, Orden de Prestación de Servicios, ResoluciónB By f acturas.

Comprobante de Ingreso de Almacén.

Comprobante de Egreso de Almacén.

Libro radicador

1 Hora

15 Minutos

3 Horas

1 Hora

20 Minutos





disponibilidad p resupuestal, oficio del so licitante, cotizaciones y f actura.

35. ENTREGA Y ANULACIÓN DE CHEQUES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Pagadora

Auxiliar

Pagadora

PAGADURÍA

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Entregará a los beneficiarios los cheques g i rados, exigiéndoles el documento de i dentificación y la firma de un recibo, o la autorización respectiva.

Comprobará los pagos que se efectúen por m edio de giros bancarios, mediante la copia de giro expedida por la Entidad utilizada p ara la operación

El valor de los cheques girados que se anulen por cualquier circunstancia después de haberse registrado en el respectivo libro auxiliar, será cargado nuevamente a la cuenta bancaria que se afectó con el giro. Los cheques que se encuentren en poder del empleado de manejo y se anulen, serán destruidos debiendo adherirse el número de s erie al libro auxiliar de Bancos.

Cada seis (6) meses al momento del corte m ensual para rendición de cuentas, se anularan los cheques girados en el semestre i n m ediatamente anterior, y que no hayan s i do reclamados por los beneficiarios, a p esar de los requerimientos hechos en tal s entido por la Pagaduría.

También constituyen egresos de Bancos, los cheques no reclamados p o rB BlosB Bbeneficiarios durante cada período m ensual

ProhíbeseB BaB Blos Pagadores aceptar con anticipaciónB BaB Bla cancelaciónB BdeB Blas cuentas, la firma de los acreedoresB BdeB Bhaber recibidoB BlosB Bpagos correspondientes, salvo que el acreedor por m o tivos especiales así lo s o licite.

Identificación y f i rma de recibido

Copia del giro

LibroB BAuxiliar de Bancos

20 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

2 Horas





5 Igualmente se anularán los cheques entregados a los beneficiarios que no se hayan cobrado dentro del término estipulado en el Código de Comercio. En este caso, la anulación debe estar precedida de una averiguación por parte de la Administración, acerca del motivo de la abstención del cobro. La invalidación se hará por medio de u n oficio dirigido al Banco, firmado conjuntamente por la Pagadora.

Llevará a la cuenta de AcreedoresB BVariosB Bel v alor de los cheques anulados.

Se exceptúan de su anulación los cheques g i rados con recursos de laB BnaciónB BelB Baño i n m ediatamente anterior.

Cheques anulados

2 Horas

OBSERVACIONES: Los empleados de manejo de fondos y valores no pueden destinar el efectivo recaudado, para sufragar gastos de la Universidad. Tampoco se permitirá utilizar el efectivo para cambiar cheques, vales u otros títulos valores, a empleados cualquiera que sea su categoría, ni a p articulares. En ningún caso y bajo ninguna circunstancia, podrá el empleado de manejo tomar en préstamo para sí o para otra persona, el dinero que recaude y maneje en razón del cargo que desempeña. Ningún empleado diferente a los de manejo podrá asumir las funciones de recaudo de fondos. Sólo s e podrá si el cajero titular autoriza (por escrito) recaudar bajo su responsabilidad. Se prohibe la expedición de recibos de caja provisionales y mantener en custodia dineros diferentes a los recaudados por la Institución. RECOMENDACIONES. Salvo que la Pagaduría disponga de bóvedas de seguridad, los títulos valores, cheques de formas continuas y otros documentos representativos de valores, deben ser depositados a custodia en Cajas de Seguridad de las Entidades Bancarias.





37. INSPECCIONES PERIÓDICAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Pagadora PAGADURÍA La inspección se hará constar en el acta que contendrá la siguiente información: EncabezamientoB B(lugar,B Bfecha,B Bhora, actuantes, fianzas, vencimiento). Arqueo g eneral de fondos, valores, letras, otros.

Corte de cuentas y conciliaciones bancarias cuando la inspección coincida con final de m es.

Registro del movimiento estudiado, el cual debe iniciarse a partir de los saldos de la última fecha de la inspección.

Comparación de los saldos del arqueo, con los del movimiento. Análisis de los saldos p resupuestales (Programa Anual de Caja PAC). Constancia de que los fondos y v alores quedan en poder del empleado de m anejo.

FirmaB BelB BActaB BcorrespondienteB Blos f u n cionarios actuantes, quienes están en libertad para agregar las observaciones o explicaciones que crean convenientes.

Se debe confrontar si los saldos de Caja f i n alizado el mes, se encuentra ajustado al s aldo reflejado en el Balance General y

o letín.

La Oficina deB control Interno efectuará por lo m enos una vez al mes u n a inspección total sobre la Pagaduría, la cual i n i ciará con el arqueo g eneral de fondos y v alores.

Observaciones sobre el f u n cionamientoB BdeB Bla o f i cinaB Binspeccionada. Instrucciones y recomendaciones a los empleados de manejo.

La inspección se realizará a una hora diferente de la acostumbrada para los arqueos diarios y en f echa indeterminada.

Acta

Libros auxiliaresB By extractos b ancarios

PAC

Firma

alance g eneral

2 Horas

4 Horas

1 Día

1 Hora

15 Minutos

30 Minutos





38. APERTURA DE LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Rector Director

Jefe

Pagadora Auxiliar

RECTORÍA DIRECCIÓNB BDEL TESORO NACIONAL

CONTROL INTERNO

PAGADURÍA

Cuando la apertura sea para el manejo de los recursos propios o aportes de instituciones o entes territoriales, debe ser autorizada por la

administración mediante acto administrativo. Cuando se trate de recursos de la nación autoriza la apertura de cuentas corrientes b ancarias.

Verifica que se haya cumplido con el requisito de aprobación o autorización de apertura, por

p arte del Ministerio de Educación Nacional, cuando haya lugar a ello.

Cuando por necesidades urgentes del servicio,

que requiera utilizar cuentas corrientes b ancarias, ésta podrá abrir una provisional en el establecimiento que determine la Dirección, m i entras se da cumplimiento a los requisitos

legales. El plazo de provisional no puede ser m ayor de tres (3) meses.

Cuando se presente la necesidad de traslado

de una cuenta corriente a Entidad Bancaria diferente de aquella en que se maneje, se s o m eterá al procedimiento establecido para la

apertura de la cuenta corriente.

Se recomienda que los f o n dos preferiblemente se m anejenB BenB ancos

Oficiales.

EnB Bconsecuencia,B Blas cuentasB BseB Babrirán condicionando el giro de los cheques a la firma del

Pagador. Al mismo tiempo s eB BregistraránB Blas característicasB BdeB Bla

m áquina Bprotectora de cheques que se va a u tilizar, si la Pagaduría dispone de ésta.

Los aportes que se reciban con destinación específica,

s e deben manejar en cuenta bancaria especial diferente de los fondos comunes y con la misma

destinación con que fue recibida.

Acto administrativo o autorización de

apertura de cu entas

1 Día

45 Minutos

1 Día

2 Horas





39. MANEJO DE NOTAS CRÉDITO BANCARIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

Director Operativo

Pagadora

ANCO

PAGADURÍA

Cuando el banco avisa a la Pagaduría, que ha aumentado el saldo de una cuenta corriente, por operaciones diferentes a las consignacionesB BefectuadasB BporB Bel f u n cionario responsable de la cuenta corriente.

Procede a registrar en el Libro de Bancos, e i n f o rma a Contabilidad y Presupuesto de esta operación.

Libro de b ancos

1 Hora

25 Minutos

40. ELABORACIÓN DE NOTAS DÉBITO BANCARIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

Director Operativo

Pagadora

ANCO

PAGADURÍA

Informa a la Universidad la realización de la Nota débito, disminuyendo la disponibilidad de los fondos en cuenta corriente, en fecha y por motivos determinados (previa convenio entre las partes).

Revisa la información con el fin de realizar la contabilización de las notas débito, después de verificar la legalidad del egreso y la conformidad del valor de éste con el de la o p eración de que se trate.

Oficio de Solicitud ó co n tratoB BdeB Bcuenta co rriente.

Nota Contable 1 Hora

25 Minutos





41. CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Pagadora

Rector

Pagadora

CONTROL INTERNO PAGADURÍA

RECTORÍA

PAGADURÍA

Solicitan la cancelación de la cuenta corriente, cuando en su apertura o manejo n o se observaren los requisitos establecidos p ara tal fin o cuando haya finalizado o desaparecido la actividad específica a que estaba destinada.

Autoriza la cancelación de la cuenta b ancaria por medio de Acto administrativo.

Los fondos de la cuenta cancelada se trasladarán a la cuenta que corresponda s egún la procedencia de los recursos.

Cuando se trate del solo cambio de nombre de cuentaB BcorrienteB Bsin cambiar de Banco, y no conlleve el retiro de f o n dos, se dará aviso a Contabilidad.

TambiénB BpuedeB Bser cancelada por iniciativa p ropia del Rector.

Acto administrativo

42. FONDOS ESPECIALES


CONTROL TIEMPO

1 Pagadora PAGADURÍA Deberá manejar los fondos especiales y los que se establezcan para desarrollar determinadosB Bprogramas,B BenB Bcuenta corriente separada de la destinada a los f o n dos comunes.

Los giros con que se afectan estas cuentas, s eránB Bexclusivamente p ara cubrir los gastos que demande la ejecución de p rogramas señalados por la disposición legal que establezca los fondos especiales.

Giros 1 Hora





43. INVERSIONES DE RENTA FIJA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Pagadora

Pagadora

Pagadora

PAGADURÍA

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Lleva un registro de control donde se especificará el nombre del beneficiario, v alor, vencimiento, tipo de rendimiento y entidad donde se encuentran colocados, u n a vez expedidos los títulos a favor de la Universidad, Informará de este hecho, al Rector, Vicerrector Administrativo, Jefe División Financiera y Departamento de Contabilidad.

InformaráB BaB BlaB BEntidadB BFinanciera correspondiente, para que instituya (n) en efectivo los papeles de renta fija, cuando en conjunto con la Jefe de la División Financiera se estime la necesidad de acudir a los recursos de Renta Fija.

Descarga en el libro control e informa al Departamento de Contabilidad para el registro correspondiente, una vez convertido en efectivo.

Ingresa al presupuesto como Recursos de Capital - Rendimientos Financieros los rendimientos producidos con inversión de renta fija de recursos propios y para f u n cionamiento e ingresa los rendimientos de los recursos administrados (propios) para g astos de funcionamiento o inversión

Se constituye con los excedentes de liquidez que tenga la Universidad, después de provisionar las o b ligaciones i n m ediatas, o sea las estipuladasB BenB Blas cuentas por pagar al cierre de la vigencia.

Los recursos que se reciban con destinación específica se invertirán en títulos de renta fija, por el tiempo que se considere que éstos recursos vayan aB BserB Bejecutados, b u s candoB BlaB Bentidad f i n anciera que mayores rendimientos paguen por i n v ersión en este tipo de p apeles

Los rendimientos de los recursos del presupuesto n acional, se sujetarán a las reglamentaciones que estos casos establezca la Dirección General del Tesoro.

Registro

Oficio

Oficio

Oficio

30 Minutos

1 Hora

20 Minutos

15 Minutos





4

5

6

Pagadora PAGADURÍA

cuando se trate de recursos especiales

Realiza los informes y los envía a la Dirección General del Tesoro, cuando se le s o liciten sobre el particular.

Debe poner en conocimiento a la administración, Entidad emisora y a la justiciaB BcorrespondienteB BcuandoB Bpor circunstancia alguna, ocurra pérdida (hurto) o extravío de algún título valor, además s acar avisos radiales y periodísticos, sobre la no negociación de los títulos perdidos.

Solicita periódicamente a la justicia y a la entidad emisora, informe sobre el avance de la investigación respectiva.

Informes y o f i ci o s remisorios

SolicitudB Bde i n f o rme

2 Horas

2 Horas

25 Minutos

44. DE LOS EGRESOS


CONTROL TIEMPO

1

2

Pagadora Auxiliar

Pagadora

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Expiden los cheques a nombre de cada b eneficiario o a la persona natural o jurídica que autorice y contendrá además lugar y f echa de expedición, valor en números e i m p reso por máquina protectora, las firmas y s ellos registrados en el Banco girado. Los espacios en blanco deben anularse.

Firma el cheque, coloca el sello y el p rotector respectivo en los correspondientes cheques.

Se prohibe la cancelación de cualquier cuenta en dinero efectivo. Los Pagos a entidades o f i ciales, se harán girando los cheques a nombre del o rganismo con la leyenda "CONSÍGNESE EN CUENTA DEL PRIMER

ENEFICIARIO- NO ES NEGOCIABLE".

PorB Bseguridad,B Bel Tesorero no debe firmar cheques en blanco. Si lo hiciere será responsable de las consecuencias que o casione a la Institución.

Cheques f i rmados con el p rotectógrafo

15 Minutos

10 Minutos





3

4

5

6

7

eneficiario


Auxiliar


PAGADURÍA

Realiza el giro de cheques lo mismo que su registroB BenB Blibros,B Bconservando rigurosamente la numeración continua que traigan los talonarios.

Entregará los cheques directamente a los b eneficiarios o a quien éstos autoricen por escrito,B BpreviaB BpresentaciónB Bdel correspondiente documento de i dentificación.

En caso de que el beneficiario hubiera extraviado un cheque, podrá solicitar a la Pagadora la expedición de uno nuevo, teniendoB BpresenteB BlasB Bsiguientes condiciones: Que el Beneficiario haya dado aviso escrito a la Pagadora y ésta al Banco, s o b re la pérdida del cheque y ordenando no p agarlo. Y que el Banco certifique no haber hecho efectivo el pago y haber tomado nota de la orden de no pago.

Solicita a los Bancos la suspensión del pago de cheques girados contra cuentas oficiales deB BlaB BUniversidad,B BcuandoB Btengan conocimiento de la ocurrencia de actos dolosos que se relacionen con estos medios de pago.

Verifica la impresión visible, perforando la p alabra "PAGADO" a los cheques que

LaB BPagadoraB Bse abstendrá de girar y refrendarB BchequesB Ba f avor de los empleados de su dependencia, que haganB BusoB BdeB Blas autorizaciones p ara co b ros de emolumentos o BacreenciasB Bde empleadosB BdeB Bla empresa.

EsB BconvenienteB Bpara evitar adulteraciones en los cheques, establecer u n a clave interna, como m edida de protección.

Todo cheque falso o adulteradoB BqueB Bsea

Libro de b ancos

Autorizaciones

SolicitudB Bde n u eva expedición

Solicitud de no p ago

Perforación

5 Minutos

15 Minutos

25 Minutos

45 Minutos

5 Minutos





8

9

10

Pagadora Auxiliar

PAGADURÍA

después de pagados sean enviados por las entidades Bancarias a la Pagaduría.

Solicita a los Bancos los talonarios de chequeras que se necesiten para atender el m o v i m i ento de las cuentas corrientes o f i ciales.

Verifica mensualmente dentro de las i n s p ecciones fiscales las existencias de chequeras por utilizarse.

Realiza arqueo o inspección sobre los cheques no girados (en blanco), con la f i n alidadB BdeB BverificarB BsuB Bexistencia p eriódicamente (cada semana).

p agado contra cuentas corrientes de Bla Universidad, estará a cargo del Banco que lo haya aceptado al cobro conforme a las condiciones y términos p revistos por la Ley.

Los sobregiros en cuenta corrienteB BdebenB Bser autorizados por el Rector, debeB BtambiénB Bestar autorizadaB BporB Bla respectiva entidad b ancaria.

Los cheques que por cualquier motivo no se u tilicen (cuenta cancelada) deben anularse, levantando un acta donde conste la relaciónB BdeB Bcheques anulados y la causa. La relación debe ir firmada p o r la Pagadora.

Si ocurriere la pérdida de cheques en blanco, el empleado que los tenga a cargo i n f o rmará i n m ediatamente al banco, al Rector y Vicerrector Administrativo indicando los números y series para evitar que se acepten p o s teriormente. Al mismo tiempo p resentará

SolicitudB Bde chequera

Chequeras

Acta de arqueo

40 Minutos

2 Horas

2 Horas





11

12

13

14

Pagadora Auxiliar

Pagadora Auxiliar

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Debe abrir un libro para cada Cuenta Corriente con las columnas necesarias para estos detalles: Fecha Número del documento que produzca m o dificaciones del saldo (cheque) nota débito, comprobante de consignación o nota crédito. Concepto del ingreso o nombre del b eneficiario del egreso. Cantidad de cada ingreso Cantidad de cada egreso Saldo

La apertura de los libros de cada cuenta corriente, debe ser refrendada por la Jefe de la División Financiera.

Anota en el respectivo libro auxiliar las o p eracionesB BqueB BincidanB BsobreB Bla disponibilidad de fondos en bancos tan p ronto se produzcan.

Compara cada partida asentada en los auxiliares de bancos, con el comprobante de i n g reso o egreso.

denuncia penal por la s u s tracciónB BdeB Blos cheques y comunicará al p úblico sobre la pérdida m ediante avisos en la p rensa hablada y escrita, conB BlosB Bsuficientes detalles, a fin de prevenir la utilización delictuosa de esos documentos y poner a salvo la responsabilidad de la Universidad.

Toda oficina de manejo de la Universidad que tenga cuentas corrientes b ancarias, debe llevar un libro para registrar los p o rmenores del m o v i m i ento de los fondos depositados en ellas.

Libros auxiliares

Autorización

Comprobantes de egreso e i n g reso

20 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

20 Minutos





15 Al finalizar las operaciones de cada día, deberá verificarse el saldo de cada cuenta corriente en el correspondiente auxiliar, el cual será anotado en el "Boletín Diario de Caja y Bancos".


10 Minutos

45. REGISTRO EN EL BOLETÍN DIARIO DE CAJA Y BANCOS


CONTROL TIEMPO

1

2


PAGADURÍA Anotará los registros en el "boletín diario de caja y bancos" de acuerdo a las especificaciones dadas en el Manual de Contabilidad para las Empresas o Entidades Públicas. De lo contrario, se seguirá el s i g u i ente procedimiento en las Cajas de Pagaduría de las empresas, para los

o letines Diarios de Caja y Bancos.

Anotará el registro concerniente a Cajas, Cajas Menores y Fondos Rotatorios, ya sea que éstos se encuentren a cargo de la Pagadora o de cualquier otro empleado autorizado para manejarlos. El movimiento de Fondos Comunes (Rentas Propias) se discriminaráB BporB BseparadoB Bdel correspondiente a Fondos Especiales. En las casillas de Fondos Comunes y Fondos Especiales, se asentará individualmente p ara cada cuenta bancaria, los detalles del s aldo anterior, ingresos, egresos y saldos al cierre de las operaciones del día.

Se prohibe la cancelación de cualquier cuenta en dinero efectivo. Los Pagos a entidades o f i ciales, se harán girando los cheques a nombre del o rganismo con la leyenda "CONSÍGNESE EN CUENTA DEL PRIMER

ENEFICIARIO- NO ES NEGOCIABLE".

PorB Bseguridad,B Bla Pagadora no debe firmar cheques en blanco. Si lo hiciere será responsable de las consecuencias que o casione a la Institución.

o letín diario de caja y bancos

50 Minutos

45 Minutos

OBSERVACIONES: La Pagadora se abstendrá de girar y refrendar cheques a favor de los empleados de su dependencia, que hagan uso de las autorizaciones para co b ro s de emolumentos o acreencias de empleados de la empresa. Es conveniente para evitar adulteraciones en los cheques, establecer una clave interna, como medida de protección. Todo cheque falso o adulterado que sea pagado contra cuentas corrientes de la Universidad, estará a cargo del Banco que lo haya aceptado al





cobro conforme a las condiciones y términos previstos por la Ley. Los sobregiros en cuenta corriente deben ser autorizados por el Rector, debe también estar autorizada p o r la respectiva entidad bancaria. Los cheques que por cualquier motivo no se utilicen (cuenta cancelada) deben anularse, levantando un acta donde conste la relación de cheques anulados y la causa. La relación debe ir firmada por la Pagadora, Si ocurriere la pérdida de cheques en blanco, el empleado que los tenga a cargo informará i n m ediatamente al banco, al Rector y Vicerrector Administrativo indicando los números y series para evitar que se acepten posteriormente. Al mismo tiempo presentará denuncia penal por la sustracción de los cheques y comunicará al público sobre la pérdida mediante avisos en la prensa hablada y escrita, con los suficientes detalles, a fin de prevenir la utilización delictuosa de esos documentos y poner a salvo la responsabilidad de la Universidad. Toda oficina de m anejo de la Universidad que tenga cuentas corrientes bancarias, debe llevar un libro para registrar los pormenores del movimiento de los fondos depositados en ellas.

46. EXTRACTO Y CONCILIACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

Pagadora Auxiliar

PAGADURÍA Exigirán donde se mantengan cuentas corrientes de la oficina de manejo de la Universidad dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, el extracto del m o v i m i ento de cada una de las cuentas, cortado al último día del período a que corresponda.

Las conciliaciones bancarias consisten en la demostración de la igualdad de los saldos de los libros auxiliares, con respecto a los extractos bancarios. B Para cuadrar la conciliación se parte del saldo que arroje el auxiliar correspondiente a bancos, que adicionado con la relación de los cheques g i rados, menos o más las notas débitos, n o tas créditos y consignaciones no registradas en libros, deberán ser iguales al s aldo del respectivo extracto. Cuando por alguna circunstancia sean cargados o abonados dineros que no sean autorizados p o r la Universidad (error del Banco) no debe tenerse en cuenta en los libros auxiliares. Exigirá la explicación de su origen en caso

Al finalizar cada mes se conciliarán los saldos que s e registren en los libros auxiliares, con los que demuestren los extractos en la misma fecha. Como m ecanismo de control, las conciliaciones bancarias de saldo a fin de mes, corresponden hacerlas al Contador o al auxiliar contable, como m ecanismo de control.

Libros auxiliares

15 Minutos

2 Horas





3

4

de presentarse alguna diferencia por faltante o sobrante. En las conciliaciones suelen p resentarse frecuentemente casos de nota débito y nota crédito no registrada en el auxiliar; cheques de otras cuentas cargadas en la cuenta que se concilia, consignaciones v arias no registradas en el extracto, cheques p agados por mayor o menor valor, etc. En el evento que sucedieren estas diferencias por s o b rantes o faltantes, se exigirán al Banco las explicaciones y aclaraciones inmediatas de su origen.

Hará las observaciones del caso al banco respectivo y al mismo tiempo pasará la i n f o rmación a la dirección administrativa si s e considera conveniente, o s u p erintendencia bancaria, cuando se adviertan retardos injustificados en el envío de los extractos bancarios o errores en su contenido para que ésta tome las medidas p ertinentes.

Consignacione s notas débito, n o tas crédito y los extractos.

Oficio

1 Hora

1 Hora





47. MANEJO DE LAS CUENTAS CORRIENTES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Pagadora Auxiliar

Pagadora

PAGADURÍA

PAGADURÍA

Solicita a los Bancos los talonarios de chequeras que se necesiten para atender el m o v i m i ento de las cuentas corriente o f i ciales.

Verificará mensualmente dentro de las i n s p ecciones fiscales las existencias de chequeras disponibles.

Si ocurriere la pérdida de cheques en b lanco, el empleado que los tenga a cargo i n f o rmará inmediatamente al banco, al RectorB ByB BVicerrectorB BAdministrativo i n dicando los números y series para evitar que se acepten posteriormente.

Al mismo tiempo presentará denuncia penal p o r la sustracción de los cheques y comunicará al público sobre la pérdida m ediante avisos en la prensa hablada y escrita, con los suficientes detalles, a fin de p revenir la utilización delictuosa de esos documentosB ByB BponerB BaB BsalvoB Bla responsabilidad de la Universidad.

Debe llevar un libro por cuenta corriente p araB BregistrarB BlosB BpormenoresB Bdel m o v i m i ento de los fondos depositados en ellas, comparando con el comprobante de i n g reso o egreso.

La BrelaciónB Bdebe Bir f i rmada por la Jefe de la División Financiera.

Los cheques que por cualquier motivo no se u tilicen (cuenta cancelada) deben anularse, levantando un acta donde conste la relaciónB BdeB Bcheques anulados y la causa.

DebeB i n cluirB los s i g u i entes detalles: Fecha,B BnúmeroB Bdel documento que produzca m o dificaciones del saldo (cheque), nota débito, comprobante de consignaciónB BoB Bnota crédito,B BconceptoB Bdel i n g reso o nombre del

Solicitud

LibroB BAuxiliar de bancos

Libro Auxiliar De ancos,

comprobantes de ingresos y egresos.

2 Horas

30 Minutos

30 Minutos

30 Minutos

40 Minutos





6

7

8

9

Pagadora PAGADURÍA

Registrará en el respectivo auxiliar las o p eracionesB BqueB BincidanB BsobreB Bla disponibilidad de fondos en bancos tan p ronto se produzcan.

Verifica el saldo de cada cuenta corriente en el correspondiente auxiliar, el cual será anotado en el "Boletín Diario de Caja y

ancos" al finalizar las operaciones de cada día.

Anotará los registros en el "boletín diario de caja y bancos" de acuerdo a las especificaciones dadas en el Manual de Contabilidad para las Empresas o Entidades Públicas, separando el movimiento de Fondos Comunes (Rentas Propias) del correspondiente a Fondos Especiales.

En las casillas de Fondos Comunes y FondosB BEspeciales,B BseB Basentará i n dividualmente para cada cuenta bancaria, los detalles del saldo anterior, ingresos, egresos y saldos al cierre de las o p eraciones del día.

b eneficiario del egreso, cantidad de cada ingreso, cantidad de cada egreso y saldo.

Se anotará el registro concerniente a Cajas, Cajas Menores y Fondos Rotatorios, ya sea que éstos se encuentren a cargo del Tesorero o de cualquier otro empleado autorizado p ara m anejarlos.

CuandoB BporB Balguna circunstancia s ean cargados, abonados o se p resente alguna diferencia de movimientos que no sean autorizados p o r la Universidad (error del Banco) no debe tenerse en cuenta en los libros auxiliares se exigirá i n m ediatamente la explicación de su origen.

EL o letín Diario De Caja Y Bancos

10 Minutos

20 Minutos

1 Hora

15 Minutos





10

11

Pagadora Auxiliares

Contadora auxiliar contable

PAGADURÍA

PRESUPUESTO

La pagadora solicitará a los bancos donde s e tienen cuentas corrientes de la Universidad dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, el extracto del m o v i m i ento de cada una de las cuentas, cortado al último día del período a que corresponda.

Concilian los saldos que se registren en los libros auxiliares al finalizar cada mes, con los que demuestren los extractos en la m i s m a fecha, partiendo del saldo que arroje el auxiliar correspondiente a bancos, que adicionado con la relación de los cheques g i rados, menos o más las notas débitos, n o tas créditos y consignaciones no registradas en libros, deberán ser iguales al s aldo del respectivo extracto.

CuandoB BseB Badviertan retardos injustificados en el envío de los extractos b ancarios o errores en su contenido, el empleado de manejo hará las o b s ervaciones del caso al

anco respectivo y al m i s m o tiempo pasará la i n f o rmación a la Dirección AdministrativaB BsiB Bse considera conveniente, o Superintendencia

ancaria para que ésta tomeB BlasB Bmedidas p ertinentes.

Oficio

Libros auxiliares

10 Minutos

3 Horas





48. MANEJO DE LA CAJA MENOR


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe DIVISIÓN SERVICIOS ADTIVOS.

Mantendrá en efectivo los fondos de Caja Menor y para su control debe llevarse un libro que identifique cada pago y reembolso y el saldo disponible en cualquier momento.

Comprobará cada pago por medio de la f actura,B BreciboB Boriginal,B Bdebidamente cancelado por el beneficiario, mediante su f i rma y sello si lo tuviere y el número del documento de identidad o NIT. Si se hubiere adquirido elementos devolutivos en la f actura correspondiente, deberá citarse o anexarse el comprobante de entrada a Almacén.

Imprimirá un sello con la leyenda "CANCELADO" a las facturas y recibos u tilizados para legalizar gastos efectuados p o r Caja Menor. Estos comprobantes deben s er los originales y en ellos no se aceptarán enmendaduras o borrones.

Elaborará la solicitud del reembolso cuando s e haya consumido aproximadamente un s etenta por ciento (70%) del monto autorizado, anexando las respectivas f acturas y recibos obtenidos, agrupados por artículos presupuestarios la cual servirá para o b tener la reposición de lo gastado. La cuenta de cobro aprobada por el Ordenador, con la firma del Almacenista en constancia de la incorporación de los devolutivos adquiridosB ByB BacompañadoB BdeB Blos comprobantes originales de los gastos, dará

Su constitución y cuantía s erá dispuesta por el Ordenador de Gastos, de acuerdoB BconB Blas n ecesidadesB BdeB Bla Administración.

NoB BseB Baceptarán comprobantes p o r adquisiciones cuya compraB BhayaB Bsido f raccionada con el fin de eludir el cumplimiento de requisitosB BfiscalesB By administrativos.

Libro Auxiliar

Factura y co m p robante de ingreso

Cuenta de co b ro y firma

10 Minutos

15 Minutos

5 Minutos

1 Hora





5

6

7

8

9

Jefe

Jefe

Jefe

DIVISIÓN FINANCIERA CONTROL INTERNO

lugar al giro del valor consumido y legalizado.

Firma el recibí en la cuenta de cobro que respalda el giro y el cheque será girado a la p ersona que maneje la Caja Menor.

Verifica mediante arqueos, los fondos de Caja Menor, cuantas veces y en la o p o rtunidad que considere necesario, pero lo hará por lo menos una vez al mes.

El resultado de esta diligencia se relacionará en un Acta que firmará el empleado que p ractica la visita y el de manejo. Donde se relacionará el efectivo encontrado, los comprobantes de gastos y los cheques por reembolsos que aún no se hubieren cobrado; la suma de estos valores deberá s er igual al monto autorizado para Caja Menor.

Al finalizar cada vigencia fiscal, legalizará los comprobantes, reintegrará a la Pagaduría los dineros que hayan quedado y solicitará s u reembolso al iniciar el nuevo período f i s cal.

Ingresan en los comprobante de egreso como mínimo la siguiente información:

El arqueo a una Caja Menor, es sin previo aviso y la comprobación del m o v i m i ento y del saldo, s eB BharáB BenB Bforma i n m ediata.

Si en la comprobación se encontraren faltantes o s o b rantes, se procederá en la forma establecida p ara los arqueos de f o n dos.

Quien disponga de fondos de Caja Menor para atender g astos p ersonales o préstamos, responderáB BdirectaB By p ersonalmente por este hecho. Además, se le aplicará las sanciones disciplinarias o penales si es del caso.

Recibido

Acta de arqueo

Comprobantes de egreso

10 Minutos

45 Minutos

25 Minutos

1 Hora

15 Minutos





10

11

12

Pagadora Auxiliar

PAGADURÍA Número del Comprobante, ciudad y fecha de expedición, nombre y firma del b eneficiario del pago o de su apoderado o p ersona autorizada para hacer el cobro, cantidad total en letras y número, detalle de la operación que motiva el pago, imputación contable, y presupuestaria del egreso, firma del Pagador, número del cheque girado contra el banco correspondiente y banco del cual se gira, contrato de adjudicación, orden de pedido o compra, factura, orden de trabajo, orden de prestación de servicios y o tro documento que justifique el pago, constancia de la prestación del servicio, del recibo del bien o de la ejecución de la obra, descuentos legales correspondientes.

UnaB BvezB BseB BencuentreB Btotalmente diligenciado, solicitará al beneficiario el Recibido (Firma Beneficiario) con su respectivo número de identificación. Exigirá además de las normas generales los s i g u i entes requisitos específicos, teniendo en cuenta las disposiciones administrativas y BnormasB BlegalesB BdeB Bobligatorio cumplimiento para la cancelación de los g astos ocasionados por las diferentes actividades u operaciones de la Universidad, así:

Por suministro y compraventa de bienes m u ebles: Pedido u orden de compra (cuando no se requiere contrato escrito), f actura de entrega (cotización si es el caso), copia del Acta o Resolución de adjudicación (bien sea que se trate de licitación privada o p ública, o de contratación directa), orden administrativa en donde se reconozca el

Verifica con la cédula de ci u dadanía Blos datos registradosB BenB Bel co m p robante de egreso.

Cuando se trate de s u m i n i s tro p o r compraventa de bienes m u ebles a entidades que exijanB BpagoB Bpor anticipado,B BenB Bel respectivo comprobante deB BcancelaciónB Bse estipulará la no exigencia

Firma y número de i dentificación

5 Minutos

20 Minutos





p ago, cuenta de cobro (cuando hubiere lugar a ello), constitución de garantías cuando haya lugar a ello, debidamente aprobadas por la administración, copia del contrato, (cuando por la cuantía se requiera) en el cual deberá constar la reserva p resupuestal, copia del comprobante de entrada al Almacén.

Compraventa de bienes muebles e i n m u ebles:B BautorizaciónB BdelB BConsejo Superior (según el caso), avalúo que se haya practicado por expertos en la materia, contrato de promesa de compraventa o f actura, certificado actualizado de libertad y tradición del inmueble, escritura Pública debidamente registrada, acta de entrega y recibo del inmueble, licencia de importación cuando se trate de bienes adquiridos en el exterior.

Arrendamiento: A la primera cuenta que se p resente por éste concepto, deberá anexarse copia del contrato debidamente legalizado, cuenta de cobro u orden de p ago, constancia de haber recibido el s ervicio de arrendamiento.

Prestación de Servicios: se acompañará a la cuenta copia del contrato suscrito por el f u n cionario competente u orden de trabajo autorizadas por el Rector, constancia del f u n cionarioB BcompetenteB BsobreB Bel cumplimiento por parte del contratista, del s ervicio pactado.

Para los contratos de asesoría o trabajos específicos, debe anexarse: el informe respectivo sobre la labor contratada,

delB BcomprobanteB Bde entrada al Almacén de los elementos adquiridos por este procedimiento, solo s e requerirá la cotización o documento de intención y el acto administrativo.

Acto administrativo

20 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

20 Minutos





13

constitución de garantías pactadas en el contrato cuando haya lugar a ello. Obras Públicas, las cuentas de cobro que se p resenten por estos conceptos, deberán ir acompañadasB BdeB BlosB Bsiguientes documentos, según su cuantía:

Orden de trabajo expedida por el f u n ci o n ario competente y sus garantías aprobadas, acta del recibo parcial o total de la obra suscrita por el Contratista y la aprobación del Interventor, autorización del OrdenadorB BdelB BGastoB BparaB Bel reconocimiento del pago (Las prórrogas si f u ere el caso) y acta de liquidación del trabajo, para el pago final. Copia del co n trato suscrito por el funcionario co m p etente, pólizas (las exigidas en el co n trato) con la aprobación por parte de la administración, acta del recibo parcial o total de la obra suscrita por el Contratista, el Interventor y el Ordenador del Gasto, autorización del Ordenador del Gasto de reconocimientoB BdelB Bpago,B BactaB Bde liquidación del contrato, para el pago final, certificación de la Oficina de Trabajo o en su defecto la de los trabajadores co n tratados en la obra, en que conste que el Contratista se encuentra a Paz y Salvo co n sus trabajadores en lo referente a p restaciones sociales y las prórrogas del co n trato si hubiere lugar a ello.

30 Minutos





49. COMPROBANTES DE PAGO ORIGINADOS POR OTROS CONCEPTOS


CONTROL TIEMPO

1

2

Pagadora Auxiliar

PAGADURÍA Todos los comprobantes de pago originados p o r una obligación diferente de las contempladas anteriormente, deberán reunir los siguientes requisitos generales:

AutorizaciónB BdelB BRector,B Bimputación p resupuestaria y contable, descuentos legales correspondientes y constancia de la p restación del servicio.

Todos los comprobantes de pago, además de los requisitos numerados en el ordinal anterior, deberán contener la siguiente i n f o rmación: Nómina de personal administrativo, docente y ocasional, ciudad, fecha, identificación de la dependencia, período del servicio a que s e refiere el pago, nombres, apellidos y el n úmero del documento de identidad del empleado, cargo que desempeña y asignaciónB Bmensual,B BrelacionesB Bde descuentos con destino a la Administración de Impuestos, caja de previsión, bancos, embargos y demás beneficiarios, liquidación con base en la asignación mensual, otros conceptos y descuentos, saldo líquido a f avor de cada empleado, firma del b eneficiario, firma del ordenador de gastos, f i rma del Jefe de Personal o de quien haga s u s veces al verificar las novedades, firma del pagador; también se adjuntarán los comprobantes que causen novedades como licencias, vacaciones e incapacidades, autorizaciones o poderes cuando el pago se deba realizar a persona diferente del b eneficiario.

Se acompañará a la n ó m i n a de la copia de la disposición del n o m b ramiento, ascenso o contrato y/o acta de p o s esión,B BcuandoB Bel s u eldo se pague por p rimera vez.

Comprobantes de pago

15 Minutos

30 Minutos





3

4

5

Verificará en los casos de compensación de v acaciones en dinero: Resolución de reconocimiento debidamente m o tivada, en la que se determine las causas p ara no disfrutarlas en tiempo, teniendo en cuenta los casos que contempla la ley y los reglamentos de la Institución, para conceder ésta prestación en dinero; Liquidación de la respectiva indemnización de vacaciones, f i rmada por el jefe de la División de Servicios Administrativos; Disponibilidad y Registro p resupuestal; Pago por reconocimiento de s u eldos en la entrega de oficinas de manejo al empleado saliente; El tiempo empleado en la entrega se comprobará mediante la certificación que expida el superior i n m ediato después de producir el acta de entrega que es de rigor en la diligencia; Se exigirá la presentación de la copia de la resolución que reconoce el pago; Firma del i n teresado y número del documento de i dentificación;B BDescuentoB BdeB BLey; Disponibilidad y Registro Presupuestal.

Verificará en los casos de servicios públicos: El pago de servicios públicos se hará con b ase en las facturas que expida las respectivas empresas, las cuales se anexarán a los comprobantes de egreso. Refrendación del recibo por parte de el Vicerrector Administrativo; Disponibilidad y Registro Presupuestal.

Verifica por reparación de equipo la existencia de: Certificado de haber recibido el servicio; Factura o Cuenta de Cobro; Disponibilidad y Registro Presupuestal; Refrendación de la Jefe de la División Financiera y el Vicerrector Administrativo.

Ni los comprobantes de p ago, ni las facturas, requierenB BfirmasB Bde p resentación. El Jefe Financiero al refrendarB BlosB Bpagos v erificará los servicios que s e hayan prestado a la Universidad.

Será indispensable que en el comprobante de p ago, se especifique la clase de equipo y la o f i cinaB BdondeB Bestá f u n cionando.

30 Minutos

30 Minutos

30 Minutos





6

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8

9

Jefe

Pagadora DIVISIÓN FINANCIERA PAGADURÍA

Revisa por Viáticos la existencia de: Copia de la resolución u oficio que ordenó la comisión, su objeto, duración y cuantía de los viáticos señalados de conformidad con las tarifas estipuladas en las disposiciones legales; Informe de Comisión del funcionario o a quien se le concedió la orden o anticipo.

Verifica en caso de Pasajes en general: ConstanciaB BdeB BlaB Bdependencia correspondiente de haber recibido los p asajes; Cuando el pasaje haya sido adquirido directamente por el funcionario comisionado, deberá adjuntarse la carátula de los pasajes a la cuenta de cobro, para su reembolso; Certificado, Disponibilidad y Registro Presupuestal; Refrendación del Jefe de la División Financiera.

Hospitalización,B BintervenciónB Bquirúrgica, s u m i n i s tro de drogas: Copia o fotocopia de la orden de hospitalización, exámenes de laboratorio, radiografías, o de la fórmula médica, expedida por el médico autorizado por la empresa, de acuerdo a las normas legales y convencionales; Certificación escrita del p aciente como constancia de haber recibido los servicios.

Por Retención en la Fuente verifica que las cantidades que se giren por concepto de retención en la fuente a la administración o recaudación de B Impuestos Nacionales, coincidan con el valor retenido a los empleados o trabajadores de la entidad por éste concepto. Igualmente las retenciones p o r compras, servicios, honorarios y otros realizados sobre pagos facturados; El

25 Minutos

20 Minutos

25 Minutos

30 Minutos





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11

12

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Jefe DIVISIÓN DE SERVICIOS ADTIVOS.

descuento debe estar acorde a la tabla de Retención que expida el Gobierno Nacional;

Descuentos con destino a Cooperativas, Fondos de Empleados, establecimientos de Créditos: observará que las deducciones s o b re los salarios o cualquier otro pago, estén amparados con autorización del b eneficiario.

Por orden judicial: verificará que los giros efectuados por orden judicial para el Banco Popular o la entidad bancaria autorizada por la Ley, correspondan a las cantidades o rdenadas por el Juzgado correspondiente.

Por Multas: velará que la Pagadora no efectúe descuentos que no hayan sido p reviamente autorizados en forma escrita p o r el funcionario competente; Cuando una empresa gubernamental o de Servicios Públicos sancione a la institución y ésta tenga que cancelar, se debe adjuntar copia del acto administrativo que produjo la s anción.

Otros Pagos: Verificarán que los pagos que s e vayan a realizar por cualquier otro concepto, contemple y adjunte todos los s o p o rtes que dan origen al pago.

15 Minutos

20 Minutos

25 Minutos

15 Minutos





50. INGRESOS A ALMACÉN POR SOBRANTES O POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN EL INVENTARIO


CONTROL TIEMPO

1

2

Jefe ALMACÉN Registra la cantidad en una relación de so b rantes, para ser analizada y determina la causa que la ocasionó.

Da aviso, por escrito al Rector y al Vicerrector Administrativo acerca de dicha diferencia

Si al realizar el análisis y estudio, se establece el m o tivo de la diferencia, se procederá a efectuar la corrección. Si no se encuentra la diferencia, so licita por escrito al Rector, la expedición del acto administrativo (ResoluciónB Bmotivada) p ara dar ingreso al i n ventario por sobrante.

2 Horas

2 Horas

51. INGRESOS POR COMPENSACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

Auxiliar ALMACÉN Da aviso, por escrito al rector y al Vicerrector Administrativo acerca de dicho so b rante y solicita al Rector expedir el acto administrativoB B(resoluciónB Bmotivada) dando ingreso por la cantidad sobrante co m p ensada y LA BAJA (egreso) por los f altantes en compensación. Las dos cantidades deben ser iguales.

Da de ALTA y de BAJA los elementos en

Cuando se encuentran elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido co n f u n dirse con otros se m ejantes,B BdeB Blos cu ales hay cantidades f altantes en el almacén, p o dránB BhacerseB Blas co m p ensacionesB Bdel caso, siempre que se trateB BdeB Bartículos si m i lares, de una misma n aturaleza o clase, que p u edan ser causa de co n f u si ó n Los artículos sobrantes

Oficio remisorio.

Resolución

2 Horas

1 Hora





co m p ensación, en la cantidad y los valores que según el acto Administrativo le autorice.

que no puedan ser co m p ensados, deberán darse de alta como so b rantes y los faltantes que no pudieran obtener co m p ensación, se dejarán a cargo del responsable.

autorizando aja de

elementos

52. INGRESOS POR RECONSTRUCCIÓN (REPARACIÓN) DE EQUIPOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar ALMACÉN Recibe los elementos producidos una vez terminado el proceso de transformación.

Adjunta al comprobante de ingreso una relación de las cantidades, de los elementos y materiales gastados o i n vertidos, verificando que esas cantidades estén de acuerdo con las que entregó.

Da ingreso al almacén (inventario) a los elementos o materiales sobrantes, firma el respectivo ingreso y descarga de la cuenta transitoria las cantidades correspondientes al ingreso.

Cuando se produzca i n g resos a almacén por reconstruc. de equipos, el nuevo valor del bien m u eble será igual al que tenía antes de su arreglo, m as costo de materiales, repuestos y gastos de reconstruc. Si para esta labor el Aux. de almacén su m i n i st ra materiales o elementos, abrirá una cu enta transitoria.

Cuando el almacenista reciba o vaya a dar i n g resos parciales de elementos producidos o co n st ruidos, la suma de las cantidades gastadas m asB BlasB Bcantidades devueltas, debe ser igual al total de los elementos que suministro para esa p roducción o co n st rucción.

Comprobante de ingreso y relaciónB Bde elementos

1 Hora

10 Minutos

45 Minutos





53. INGRESO A ALMACEN POR DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS O BIENES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Servidor Público

Auxiliar


ALMACÉN

Devuelve al almacén y a través del oficio, los elementos y bienes citando la causa de la devolución.

VerificaB BlaB Bmarca,B Bmodelo,B Bclase, referencia, es decir las especificaciones de los elementos o bienes recibidos y da el vi st o bueno.

Descarga o elabora el A-22 respectivo, dando por aprobado lo recibido y archiva junto con el oficio firmado por quien entrega.

Entrega copia del A-22 respectivo al se rvidor público

Oficio

Documento A- 22

15 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

54. INGRESO AL ALMACEN POR LA LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Auxiliar

Comité de i n ventarios

ALMACÉN

ALMACÉN

DIV.FINANCIERA

Da aviso por escrito al Rector y al Vicerrector Administrativo y conjuntamente co n ellos procederán a desempacarlos.

Elabora una relación con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, se rie, envase y demás detalles de los elementosB BqueB BllegaronB BsinB Bla documentación necesaria.

El Comité de Inventarios levantará un avalúo aproximado de cada uno de los elementos, con base en relación detallada de los elementos y de acuerdo a lo que este comercialmente establecido.

Oficio remisorio.

Relación i m p resa de los elementos.

Avalúo

30 Minutos

45 Minutos

4 Horas





4 Contadora Auxiliar

CONTABILIDAD ALMACÉN

Al llegar los documentos faltantes, se hará la liquidación definitiva y las diferencias que resulten entre los valores calculados y los reales, se legalizarán por asiento de diario en la contabilidad y en el almacén, refrendados por el Jefe de la División Financiera, corrigiendo en las cuentas los valores que provisionalmente se hubieren asignado a cada elemento.

1 Hora

55. INGRESOS A ALMACEN POR DONACIONES


CONTROL TIEMPO

1 Auxiliar ALMACÉN Cuando una Entidad aporte o done elementos por cualquier concepto, recibe y elabora el comprobante de ingreso el cual deberá ser igual a la orden de baja o al recibido que esa entidad haya firmado, sa lvo las modificaciones de nombres para ajustarlos a la clasificación genérica de la o rganización de inventarios.

Toda donación deberá estar autorizada por el Rector, antes de ser i n g resado al Almacén.

Comprobante de Ingreso y o f i ci o , ResoluciónB Bo acta de entrega que hace la entidad donante.

2 Horas

56. INGRESOS A ALMACEN POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES


CONTROL TIEMPO

1

2

Auxiliar ALMACÉN Cuando se den de BAJA elementos que se co n si deran inservibles, pero que de los cu alesB BpuedanB BaprovecharseB Bpartes u tilizables que no sea conveniente desperdiciar o destruir se hace una relación y el comité de inventarios realizara el avalúo.

Solicita al posteriormente al ordenador del g asto, la aprobación y autorización del i n g reso a almacén, mediante acto administrativo.

Elaboración de un acta donde se establecen claramente las partes reutilizables

Orden de Baja

Solicitud y Resolución

1 Día

2 Horas





57. INGRESOS POR NACIMIENTO DE SEMOVIENTES


CONTROL TIEMPO

1

2

Administrador Director

Auxiliar

GRANJAS

ALMACÉN

Da aviso por escrito a Almacén sobre los n acimientos de animales especificando la raza, clases de semovientes, color, n úmero asignado al animal que nace y valor según tabla de avalúos para n acimientos, a través de acta, firmada por Director de granja y decano de la facultad.

Ingresa al inventario de almacén según acta de avalúo.

Vº Bº del decano Oficio remisorio co n detalles de los se m o vi entes.

RelaciónB Bde Ingresos.

1 Hora

20 Minutos

58. ENTREGA DE ELEMENTOS EN DEPÓSITO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Auxiliar

Jefe

ALMACÉN

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN

Recibe las solicitudes de elementos con el Vo.Bo. de la Vicerrectoría Administrativa y verifica la existencia de bienes.

Prepara B las entregas y elabora el co m p robante de egreso.

Entrega los elementos a los JEFES de Dependencias solicitantes, previa firma del recibido.

Archiva la copia del comprobante en el A- 22 del funcionario si el elemento es devolutivo.

Prepara semanalmente el informe de entradas, salidas y bajas, el cual será reportado a la sección de Contabilidad.

SiB BnoB BexistenB Blos elementos en depósito, se remite a la oficina de co m p rasB BparaB Bque tramite ante la Vicerrectoría Administrativa la compra.

Es importante que los responsables de cada dependencia sean quien f i rmen los comprobantes de egreso.

Si el elemento entregado es de consumo la copia delB BcomprobanteB Bde egreso se archiva junto co n el informe semanal.

Libro radicador

Comprobante de egreso o A- 22. (SIIF)

Firma de recibido

Documento A- 22 / Informe se m anal

Libro radicador

25 Minutos

15 Minutos

20 Minutos

10 Minutos

3 Horas





59. BAJAS DE ELEMENTOS EN DEPOSITOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Auxiliar

Rector

Secretaria

Jefe

ALMACÉN

RECTORIA

RECTORIA

ALMACEN

Solicita Bpor BescritoB al BRector,B Bla autorización para dar de baja, toda clase de elementos por los diferentes conceptos.

Autoriza o niega la baja de elementos.

Elabora la Resolución.

Procede a dar de baja los elementos.

Indicando en la orden de b aja el nombre de lo que se va a producir o reparar.

Oficio de so licitud.


Resolución.

Relación y Resolución de b aja.

2 Horas

30 Minutos

1 Día

3 Días

60. BAJAS POR HURTO O ROBO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Funcionario Responsable

Auxiliar

Funcionario Responsable


ALMACÉN


Da aviso por escrito en al Almacenista de la pérdida del bien, detallando lo ocurrido así como también los elementos hurtados o robados, este aviso se dará dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes de haber n o tado la ausencia del bien.

Informa por escrito al Rector y al Vicerrector Administrativo, comunicando el detalleB BdeB BloB BrobadoB BoB Bhurtado, ci rcunstancia que lo obliga a autorizar una i n vestigación Administrativa, contra el f u n ci o n ario responsable del bien o los b i enes,B BconB BelB finB BdeB Bestablecer responsabilidades.

Levanta Acta de la inspección ocular con i n tervenciónB BdeB BlaB BVicerrectoría Administrativo, el Auxiliar de Almacén y

Que en ningún caso por cu lpaB BoB BdoloB Bde responsable de ellos, se requerirá del cu m p limientoB BdeB Blos si g u i entes requisitos:

En ella se hará constar la f echa en el que el hecho tubo lugar o en que se

Oficio remisorio de aviso.

Oficio remisorio de aviso.

Acta de i n sp ección o cu lar

20 Minutos

20 Minutos

40 Minutos





4 Funcionario Responsable


dos (2) testigos.

Coloca el denuncio y entrega a la i n st i tución la copia, el cual debe ser puesto ante la autoridad competente, adjuntando p o st eriormente (si lo hubiere) certificación del estado de investigación penal, expedido por la autoridad que lo adelante. También debe adjuntar los documentos que puedan probar las gestiones hechas p o r el responsable para lograr la recuperación de los bienes perdidos.

descubrió, el día en que se practica la inspección, n u m erando los detalles y ci rcunstancias del caso, co m p lementandoB Bcon u n aB BrelaciónB Bde i n f o rmaciónB Bobtenida, lista o relación de los b i enes cuya perdida se establezca,B Btomando co m o Breferencia,B Blos datos del inventario con la cantidad y valor. Todas las personas que actúan en la inspección o cu lar firmaran el acta. Cuando ocurra perdida p o r hurto o robo de elementos, cuyo valor no excedaB BunB Bsalario m ínimo legal vigente (B BtomandoB BelB Bvalor co m ercial a la fecha de la p erdida del bien), podrá p rescindirse del denuncio p enal. El acto administrativo que autorice la exoneración al servidor público de estaB Bresponsabilidad, se rá de acuerdo al fallo deB BlaB Binvestigación Administrativa. Con estos documentos el almacenista procederá a realizar la baja del bien p erdido.

DenuncioB By certificado del estado de la i n vestigación p enal

30 Minutos





61. BAJA POR INSERVIBLES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Jefe

Comité de i n ventarios

ALMACÉN

ALMACEN

ALMACEN

Solicitud por escrito al Rector, anexando: u n a relación debidamente firmada por el Almacenista (especificando las característicasB BdelB Bbien,B BgrupoB Bde i n ventario, cantidad, valor y fecha de adquisición)B ByB BdeclaraciónB Bexpresa i n dicando que los elementos no son útiles en ninguna dependencia de la Universidad.

AdicionalmenteB BadjuntaráB BelB BActo AdministrativoB BqueB BordenaB BlaB Bbaja (resolución motivada) donde se detalle los elementos objeto de la baja, grupo de i n ventario, valor unitario, valor total, fecha de adquisición y resumen por clasificación de inventario.

Finalmente,B BrealizaráB BelB BActaB Bde destrucción donde se detalle cantidad y clasificación. En esta acta deben participar el Vicerrector Administrativo, el Jefe de Control Interno, el Almacenista y dos (2) testigos con identificación clara y firmada p o r los mismos y la intervención de la Asesora de control Interno.

Cuando sea necesario b u sca rá la asesoría de u n perito, quien dará por escritoB BunB Bconcepto técnico.

Solicitud escrita Relación y Declaración

Resolución que o rdena la baja de elementos

Acta de destrucción

2 Horas

15 Minutos

2 Horas





62. BAJAS POR PERMUTA DE BIENES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe

Jefe

Jefe

Jefe

ALMACÉN

ALMACEN

ALMACEN

ALMACEN

Realiza el Acto administrativo que autorice la permutación y la baja definitiva e i n co rporación al inventario del bien recibido en permuta (resolución motivada), donde se expresará los detalles, cantidades, g rupo de inventario, valor y fecha de adquisición y solicitará al Rector su aprobación.

Realizará Acta de avalúo para permutar el b i en (el que se recibe y el que se entrega), deberá ir firmada por el rector y/o el Vicerrector Administrativo, funcionario a cargo del bien a permutar y el Auxiliar de ALMACÉN con voz y voto.

Solicita al Rector la firma del acta de entrega y recibido de los bienes.

Realiza la baja en el inventario de los Activos de la Institución

Resolución

Acta de Avalúo

Firma

2 Horas

45 Minutos

25 Minutos

20 Minutos





63. BAJAS POR DONACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Solicitante

Rector

Jefe

DEPENDENCIA

RECTORÍA

ALMACÉN

Manifiesta por escrito, identificando sus datos personales claramente y su cargo.

Expresa por medio de una resolución m o tivada donde fije las condiciones para o torgar la donación, relacionando los detalles del bien, valor, grupo de inventario y fecha de adquisición.

Realiza acta de entrega y recibos del bien donado, donde especifique los detalles y la cantidad, firmada por el o (la) Almacenista.

Si es para donar a una Entidad privada u oficial, aclarar con que fines.

Las donaciones serán o torgadas a entes de acciónB BotorgadasB Bo asistenciaB BsocialB Bsin animo de lucro con destino al fomento de la educación,B Bagricultura, arte, deporte, cultura, sa lud, desarrollo humano y p royectos de reinserción que apoye el g o b i erno en la región,

Firmas de las p artes.

25 Minutos

1 Hora

2 Horas

64. AVALUO Y VENTA DE BIENES MUEBLES


CONTROL TIEMPO

1

2

Integrantes

Jefe

JUNTA AVALUADORA

ALMACÉN

Debe hacer un avalúo y levantar un acta de avalúo, donde se especificará la m o dalidad de venta (remate, subasta, en so b re sellado).

Envía a la Rectoría la solicitud de baja f i rmada por el Auxiliar de Almacén, anexando, declaración expresando la no n ecesidad en ninguna dependencia de la i n st i tución y la relación donde se especifique agrupación, cantidad, valor, adquisición, fecha de ingreso y estado de los bienes.

La junta estará integrada p o rB BelB BVicerrector Administrativo, Secretario General, Auxiliar de Almacén, Jefe de Planeación, Docente deB BlaB BFacultadB Bde Ciencias Contables, Económicas y AdministrativasB ByB Bun p erito si es necesario.

Acta de avalúo

SolicitudB Bde b aja.

2 Horas

1 Hora





3

4

5

6

7

8

Rector

Director

Integrantes

Comprador


RECTORÍA

EMISORA

Comité de Inventarios

ALMACÉN

ALMACÉN

Emite Acto administrativo ordenando la b aja de los bienes (resolución motivada).

Realiza la publicación del remate de los b i enes por los diferentes medios de co m u n i caciónB B(radiales,B Bcarteleras) i n dicando la hora, fecha, lugar de venta;

Levanta un acta de la realización del remate en el momento de terminada la g estión.

El 30% del artículo en remate se debe p agar inmediatamente en la Pagaduría (caja) de la universidad (El día del remate), y el 70 % restante dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, de no hacerlo p erderá el valor consignado.

Firman el acta de entrega de los bienes;

Realiza la baja en el inventario de los Activos de la Institución.

Entre la fecha del primer aviso y la fecha de venta debeB BtranscurrirB Bun termino mínimo de ocho días. Se recomiendan 3 p u b licaciones por radio i n f o rmando acerca del remate de los bienes, cu ando el estado de los m i sm o s lo amerite, esta decisión será tomada por la junta de avalúo.

El bien se entregará y se retirará de la universidad, p revia presentación del recibo de caja y por el valor total del bien adjudicado.

Acto administrativo (Resolución).

Acta de remate

Recibo de Caja que acredite el p ago.

Acta de entrega

InventarioB By alance

General.

1 Hora

1 Semana

1 Hora

3 Días

15 Minutos

20 Minutos





65. BAJA DE SEMOVIENTES POR VENTAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Director

Integrantes

Rector


GRANJAS

JUNTA ADMINISTRADORA DE GRANJAS

RECTORÍA

ALMACÉN

SolicitaB BalB BalmacénB BconstanciaB Bde existencia en inventario del semoviente

Realiza acta de avalúo, detallando claramenteB BlaB Bclase,B BnumeroB Bde i dentificación, color, raza y valor para venta en forma unitaria.

Ordena la baja definitiva por medio de acto Administrativo (resolución), posterior a la venta anexando Acta de Avalúo y recibos de pago.


Recibo de caja donde especifica nombre del co m p rador,B BlaB Bfecha, clases de semovientes, i dentificación y valor de la venta.

Inventario

Acta de avalúo

Acto administrativo (Resolución)

Inventario

20 Minutos

45 Minutos

1 Hora

20 Minutos

66. BAJAS DE SEMOVIENTES POR SACRIFICIO PARA FINES EXPERIMENTALES (PRACTICAS ACADÉMICAS)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

ProfesorB BdeB Bla m ateria

Rector

Jefe

DIRECTOR DE LA GRANJA

RECTORÍA

ALMACÉN

Realiza la solicitud del sacrificio del se m o vi ente,B BjustificandoB BlaB Bpractica estudiantil, donde detallará la clase, raza y n úmeroB BdeB BidentificaciónB BconB Bla aprobación.

Emite resolución autorizando al Auxiliar Administrativo de almacén dar baja definitiva del o los semovientes, en los i n ventarios de la universidad.

Realiza la baja de los Semovientes de los Activos de la universidad de la Amazonia.

Solicitud

Resolución


General.

50 Minutos

1 Hora

20 Minutos





67. BAJAS POR MUERTE O DECESOS FORTUITOS DE LOS SEMOVIENTES (ENFERMEDAD O ACCIDENTE)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Director

Rector

Jefe

GRANJAS

RECTORÍA

ALMACÉN

Solicita por escrito la baja de los se m o vi entes, anexando certificado del diagnósticoB BcausaB BdelB BdecesoB Bdel se m o vi ente (clase, raza, identificación, etc.).

Emite el Acto administrativo (resolución) donde se autoriza la baja con todas las especificaciones del semoviente y el valor en inventario.


Solicitud escrita y diagnóstico

Acto administrativo (Resolución)


General.

40 Minutos

1 Hora

20 Minutos

68. BAJAS PARA VENTAS DE BIENES POR EL METODO DEL MARTILLO O ATRAVEZ DEL BANCO POPULAR


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Integrantes

Jefe

ALMACÉN

JUNTA AVALUADORA

Solicita por escrito al Rector dar de baja el b i en o los bienes inservibles.

Tramita el evalúo de los bienes objeto de remate, con la asesoría de un perito, de la cu al se levantará un acta donde se especificará la modalidad de la venta REMATE POR EL METODO DEL MARTILLO.

Oficio solicitando al Banco Popular m anifestando que artículos son activos f i jos, anexando: Copias o fotocopias autenticadas de las f acturas,B BmanifiestoB BdeB Bimportación autenticado, declaraciones extrajudiciales, títulos que acrediten la propiedad del o los

Deberá seguir el mismo p rocedimiento señalando en el procedimiento de b ajas por inservibles.

Solicitud escrita

Acta

Oficio remisorio

30 Minutos

5 Días

2 Semanas





4 Jefe ALMACÉN

b i enes; Autorización administrativa y acta de avalúo del o los bienes; Improntas del m o tor, serie y/o chasis de cada uno de los vehículos (dos pares).


20 Minutos

69. CAUSACIÓN DE COMPROBANTES DE ENTRADA A ALMACEN (Tiempo estimado por cada comprobante)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Auxiliar Contable CONTABILIDAD Recepción de comprobantes de entrada co n BsusB BrespectivosB Bsoportes, p rovenientes de la Sección de Almacén.

Verificación del lleno de requisitos legales de los soportes.

Análisis, clasificación, codificación y realización de los asientos contables en el m ó dulo de contabilidad.

Radicación y entrega del comprobante co n los soportes B a la Sección de Presupuesto.

Organización y archivo de la copia de los co m p robantes de entrada, de acuerdo a su co n se cu tivo y en orden cronológico.

Comparación de B la cantidad registrada en el libro radicador, con los documentos entregados f ísicamente.

LosB BsoportesB Bdeben cu m p lirB BlasB Bnormas tributarias y contables.

ElB BcálculoB BdeB Blas retenciones debe ser de acuerdo a las normas tributarias.B BSeB Bdebe realizar verificación de sa ldos en los libros auxiliares p ara establecerB BerroresB By co rregirlos

El registro debe ser i n dependiente por cada co m p robante de entrada, i n dicando la cantidad de so p o rtes

Firma del libro radicador, i n dicandoB Bla f echa.

Devolución de documentos si p resentan errores.

PlanB BGeneral de Contabilidad Pública.

2 minutos

3 minutos

5 minutos

3 Minutos

1 Minuto





70. CAUSACIÓN DE COMPROBANTES DE SALIDAS DE ALMACEN (Tiempo estimado por cada comprobante)


CONTROL TIEMPO

1 Auxiliar Contable CONTABILIDAD Recepción de comprobantes de Salida, p rovenientes de la Sección de Almacén de Almacén.

Análisis, clasificación, codificación y realización de los asientos contables en el m ó dulo de contabilidad, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública, adoptado para la Universidad.

Organización y archivo del comprobante de salida, de acuerdo a su consecutivo y en orden cronológico.

Confrontación de saldos entre los informes reportados por Almacén y los libros auxiliares de contabilidad

Comparación de B la cantidad registrada en el libro radicador, con los documentos entregados f ísicamente.

LaB BinformaciónB Bdebe estarB Bclasificada,B Bde acuerdo a los manuales establecidosB BporB Bla Universidad y las normas co n tables.

Realización de ajustes co n tables y envío de o f i ci o de inconsistencia al Almacén, si hay errores.


Devolución de documentos si p resentan errores.

Comunicación entre las dos dependencias.

3 Minutos

3 Minutos

1 Minutos

40 m i n u tos, de todas

las cu entas.





71. CONTABILIAZACIÓN DE BIENES DADOS DE BAJA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Au xiliar Contable

Jefe Sección

Au xiliar Contable o Jefe Sección

Au xiliar Contable

CONTABILIDAD Recepción por correo electrónico, del listado de b ie n es a dar de baja, provenientes de la Sección de Almacén.

Análisis y asignación del valor de la depreciación a cada uno de los bienes, de acuerdo a los documentos auxiliares de co n tabilidad.

Analiza y verifica que los datos estén acordes co n lo s soportes.

Organiza, imprime y refrenda

Radicación y envío a la Sección de Almacén.

Recepción del Acto Administrativo con sus anexos, mediante el cual se autoriza la baja de b ie n es, proveniente de la Sección de Almacén.

Análisis, clasificación, codificación y realización de los asientos contables en el módulo de co n tabilidad, de acuerdo al Plan General de Co n tabilidad Pública, adoptado para la Universidad.

Organización y archivo de los documentos, en o rden cronológico de acuerdo al informe que hayan pasado.

La descripción de los b ie n es, fechas y costos, deben coincidir con los datos contables.

Los datos deben coincidir co n los certificados en el p aso anterior.

El Jefe de la dependencia da las instrucciones del caso.

DevoluciónB Bdel archivo, si hay in co n sistencias.

Firma del libro radicador, in dicando la fecha.

Firma del libro radicador, in dicando la fecha.

VerificaciónB Bde mo vimientos en lo s lib ro s auxiliaresB Bde co n tabilidad.

2 Minutos

5 Minutos, p o rB Bcada b ie n .

2B Bminutos p o rB Bcada b ie n .

5B Bminutos p o rB Bcada b ie n .

3 minutos

1 minuto

5 minutos, p o rB Bcada elemento.

2 minutos





72. CONTABILIZACIÓN DE RECIBOS DE CAJA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar Contable CONTABILIDAD Recepción del Boletín del movimiento diario con los B documentos soportes, “Examen Cuentas”, expedido por la Pagaduría de la Universidad.


Conciliación de saldos del boletín de caja y b ancos, expedido por la Pagaduría y los libros Auxiliares de Contabilidad.

VerificaciónB BqueB Blo relacionadoB BenB Bel radicador concuerde con lo recibido.

Los conceptos de los i n g resos en los recibos de caja, deben ser de f o rma clara.

Verificación de saldos p o r cada concepto de i n g resos.


Verificación o p o rtuna y co n su lta si es el caso.

2 minutos

2 minutos, p o rB Bcada recibo

2 horas

73. CONTABILIZACIÓN DE RECIBOS DE CONSIGNACIÓN, NOTAS DE CONTABILIDAD, NOTAS CREDITO Y DEBITO

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ DESCRIPCIÓN

CONTROL TIEMPO

1

2

3



Conciliación de saldos del boletín de caja y b ancos, expedido por la Pagaduría y los libros Auxiliares de Contabilidad.


Los documentos deben especificarB Bclaramente los conceptos.

Verificación de saldos p o r cada concepto de i n g resos.

FirmaB Bdel libro radicador, i n dicando la f echa.

Información a la Pagaduría de las p o si b les i n co n si st enc i as, detectadas.

2 minutos

3 minutos, por cada documento

2 horas





74. CAUSACIÓN DE NOMINAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar Contable CONTABILIDAD RecepciónB BdeB BlosB Bdocumentos p rovenientes de la División de Servicios.


Radicación y envío a la Sección de Presupuesto


La clasificación es por área administrativa, docente y trabajadores o f i ci ales, y por concepto de gasto, como sueldos, p rimas,B Bbonificación, horas extras, gatos de representación, etc.


Verificación de valores girados en libros de b ancos B con auxiliaresB Bde co n tabilidad.

Firma del libro radicador, i n dicandoB Bla f echa

1 Minuto

1 Hora p romedio

p o r n ó m i n a

2 Minutos p o r

n ó m i n a

75. CAUSACION DE ORDENES DE PRESTACION DE SERVICIOS, CONTRATOS, RESOLUCIONES Y SERVICIOS PUBLICOS Y MENSAJERIA


CONTROL TIEMPO

1

2


CONTABILIDAD Recepción de los actos administrativos co n BsusB BrespectivosB Bsoportes, p rovenientes de División de Servicios, Vicerretoría Administrativa y Presupuesto.

Análisis, clasificación, codificación y realización de los asientos contables en el libro de causaciones y módulo de co n tabilidad, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública, adoptado para la Universidad.


VerificaciónB BqueB Blas f acturas y certificaciones co n cu erdenB BconB Bel se rvicio solicitado en el acto administrativo.

Diferenciar la clase de retención a aplicar, de acuerdo a las normas


Solicitud a la respectiva o f i ci n a la co rrecciónB Bo envío de documento f altante, según el caso.

1 minuto

10 minutos en

p romedio p o r cada

documento





3 Radicación B y entrega de los actos administrativos con los soportes, a la Sección de Presupuesto.

tributarias.

El registro debe ser i n dependiente por cada acto administrativo, i n dicando la cantidad de so p o rtes.


3 Minutos

76. CONTABILIZACION DE COMPROBANTES DE PAGO


CONTROL TIEMPO

1

2




Para este registro, el acto administrativo debe estar p reviamente causado.


Verificación de libros auxiliares.

2 Minutos

3 Minutos

77. ELABORACION Y CONTABILIZACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar Contable CONTABILIDAD RecepciónB BdeB BextractosB Bbancarios, remitidos por la Pagaduría.

Solicitud de préstamo de los libros Auxiliares de Bancos, a la Pagaduría.

Análisis y verificación de los datos del extracto bancario con el libro auxiliar de b ancos, y elaboración de un cuadro donde se refleja los saldos y movimientos de entradas y salidas.


Debe establecerse las p artidas no registradas, de ingresos y egresos; y determinar el soporte de o rigen.

Firma del libro radicador i n dicando fecha

PlanB BGeneral de Contabilidad Pública

2 minutos

1 minuto

2 horas p romedio p o r extracto





4

5

6

Jefe de Sección

Auxiliar Contable

Auxiliar Contable

Analiza, verifica y firma las conciliaciones

Radica y entrega las conciliaciones b ancarias a la Pagaduría.

Clasificación, codificación y realización de asientos contables en el modulo de co n tabilidad.

Se realiza las recomendacionesB Bpor escrito.

Se debe relacionar cada u n o de las co n ci liaciones. Se debe realizar notas de contabilidad.

Libros auxiliaresB By extractos b ancarios

Libro radicador

20 minutos

30 minutos en p romedio 10 Minutos

78. CALCULO DE DEPRECIACIONES Y REGISTRO CONTABLE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Auxiliar Contable

Jefe Sección

Auxiliar Contable

Auxiliar contable

CONTABILIDAD Actualización de la base de datos en la aplicación vigente, B con los bienes relacionados en los comprobantes de sa lida suministrados por Almacén.

Análisis de la relación de bienes, para determinar la consistencia de los datos y aplicar las fórmulas para el cálculo de la depreciación, de acuerdo a la normatividad co n table. Al mismo tiempo se imprime la relación de bienes con su depreciación.

Codificación y digitación de los valores de la depreciación en el módulo de co n tabilidad, de acuerdo a las normas co n tables.

Organiza y archiva los documentos resultantes del proceso de depreciación.

Este proceso se realiza m ensualmente, i n dicando descripción del b i en, f echa de adquisición y puesta en se rvicio, y costo.

Los saldos de la relación de bienes deben ser i g u ales a los saldos del b o letínB BemitidoB Bpor AlmacénB ByB Blibros auxiliares de contabilidad

Los documentos son empastados p o st eriormente.

InformaciónB Ba Almacén de las p o si b les i n co n si st encias

Conciliación de sa ldos entre la relaciónB Bde b i enesB ByB Bel b alance.

NormasB Bde Archivo General

30 Minutos

1 día por cada mes

20 minutos

10 minutos





79. CONTABILIACION DE CUENTAS CERO “PRESUPUESTO”


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar Contable

AuxiliarB BContable Jefe de Sección

AuxiliarB BContable Jefe de Sección

CONTABILIDAD Recepción de los informes mensuales y acumulados de las ejecuciones de i n g resos y de gastos, expedidos por la Sección de Presupuesto.

Análisis,B Bclasificación,B Bhomologación co dificación y realización de los asientos co n tables en el módulo de contabilidad, de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública, adoptado para la Universidad.

Impresión de auxiliares, verificación de sa ldos de cada una de las cuentas y sus auxiliares; y realización de los ajustes a que haya lugar.


ElB BprocesoB Bdebe realizarse m ensualmente, registrando el m o vi m i ento presupuestal en sus diferentes fases.

Los saldos de los libros auxiliaresB BdebenB Bser i g u ales a los saldos p resupuestales acumulados por rubro.

Firma en el libro radicador i n dicando f echa.

Conciliación de sa ldos.

2 minutos

1 día por cada mes

1 día por cada mes





80. ELABORACION DEL INFORME PARA LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Auxiliar Contable

Jefe Sección

Auxiliar Contable

AuxiliarB Bcontable Jefe de Sección

AuxiliarB Bcontable Jefe Sección

CONTABILIDAD Impresión del Balance de Prueba

Análisis y verificación de los saldos de cada una de las cuentas con sus auxiliares, y realización de los ajustes respectivos.

Impresión del Balance de Prueba ajustado y lo presenta al Jefe

Análisis y verificación de la consistencia de los saldos de cada una de las cuentas con su s auxiliares, y recomendación de los ajustes a que haya lugar.

Realización de los ajustes propuestos por el Jefe, e imprime nuevamente el balance.

Impresión del Balance General y Estado de Resultados; que arroja el modulo de co n tabilidad; y verificación de saldos de las cuentas.

Elaboración del Catálogo de Cuentas y Estados Contables comparativos, teniendo en cuenta los cruces contables, como Ecuación Patrimonial, homologación de cu entas cero, entre otros.

Análisis y clasificación de entidades p úblicas con las que se hayan tenido

Los saldos del balance deben estar acordes con losB BinformesB Bde Pagaduría, Almacén, etc.

LaB BpresentaciónB Bdel b alanceB BdebeB Bser o p o rtunamente

Los valores registrados en cada cuenta deben co n co rdar al objeto de g asto o inversión.

Verificación con libros auxiliaresB ByB Bsoportes p araB BestablecerB Bla realidad.

La información debe ser digitadaB BenB Bformato Excel, de acuerdo a las i n st rucciones impartidas p o rB BlaB BContaduría General de la Nación.

En el informe, cada entidad debe contener el

Conciliación de sa ldos.

AplicaciónB Bde n o rmas co n tablesB By tributarias

Soportes co n tables

25 minutos

2 días

25 minutos

1 día

55 minutos en p romedio

30 minutos

1 día

4 horas





9

10

11

12

13

14

15

81.



Jefe Sección



Jefe Sección

Jefe Sección

CONTABILIDAD UNIDAD DE SISTEMAS

transacciones, estableciendo cuantías, código y nit de cada una.

Digita los datos y elabora del informe so b re operaciones recíprocas.

Graba el Catálogo de Cuentas y el informe de Operaciones Recíprocas, en medio m agnético.

Validación de B la información en un p rograma especial suministrado por la Contaduría General de la Nación.

Análisis, verificación y realización de ajustes, de las inconsistencias resultantes.

Impresión de la Información Financiera, Económica y Social de la Universidad.

Análisis, verificación y elaboración de las NotasB BExplicativasB BaB BlosB BEstados Contables.

Impresión de las Notas a los Estados Contables y realiza copia en medio m agnético.

código asignado por la Contaduría General de la Nación.

La información debe ser digitadaB BenB Bformato Excel, de acuerdo a las i n st rucciones impartidas p o rB BlaB BContaduría General de la Nación.

LosB BarchivosB Bdeben g rabarseB BenB Bformato especial, establecido por la Contaduría General de la Nación.

El programa se obtiene en cada trimestre vía Internet.

El programa validador arrojaB BlasB Bposibles i n co n si st encias, como los cruces contables.

alances, Catálogo, Operaciones Recíprocas

Los datos se toman de la i n f o rmación detallada del

alance de Prueba y los so p o rtes contables.

alanceB Bde Prueba y Libros Auxiliares


20 minutos

3 minutos

10 minutos

10 minutos

1 hora

1 día

20 minutos





16

17

18

19

Auxiliar Contable Jefe de Sección

Jefe de Sección, Jefe Div. Financiera Y Rector.

Auxiliar Contable Jefe de Sección Mensajero

Jefe de Sección


CONTABILIDAD DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CONTABILIDAD

Elaboración e impresión del oficio y sobre, p ara el envío de la información Financiera, Económica y Social de la Universidad.

Firma de los documentos: Estados Contables,B BCatálogoB BdeB BCuentas, Operaciones Recíprocas, Notas a los Estados Contables, y oficio.

Envío de la información Financiera, Económica y Social de la Universidad, por co rreo ordinario en original impreso y m edio magnético; y correo electrónico, a la Contaduría General de la Nación. Aquí se i n cluye el Informe de Control Interno.

Elaboración de informe de bienes i n m u ebles en archivo plano, indicando co st o , No. De escritura, ficha catastral, dirección, valorizaciones, etc.

Es responsabilidad de la Información Contable, el RepresentanteB BLegal, ContadorB ByB BJefe Financiero.

El Catálogo de Cuentas y Operaciones Recíprocas so n trimestrales. B Los Estados contables son se m estralesB BconB Blas Notas.

Este informe se remite i g u al con el anterior, solo en medio magnético y co rreo electrónico.




Firma del libro radicador i n dicandoB Bla f echa.


10 minutos

10 Minutos

30 minutos

20 minutos





81. ELABORACION DE INFORMES PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y CAMARA DE REPRESENTANTES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Auxiliar Contable Jefe de Sección Jefe División Financiera Rectoría




CONTABILIDAD

Imprime y organiza la Información Financiera, Económica y Social, impresa y en medio magnético. Y se refrenda.

Verifica y elabora relación de deudores, de acuerdo a las especificaciones impartidas p o r la Comisión Legal de Cuentas.

Entrega de los documentos impresos y en m edio magnético a la dependencia asignadaB BparaB BrecopilarB BtodaB Bla i n f o rmación.

La información es en i g u ales condiciones que se remite a la Contaduría General de la Nación.

Los datos se toman del alance de Prueba y

listado detallado de los créditosB BotorgadosB Ba estudiantes.

Lo contable es una parte de la información que so licitanB BlasB Bdos entidades.

Resolución de rendiciónB Bde cu entas expedida por la Contraloría General de la República,B By Oficio de so licitud, de la Comisión Legal de Cuentas.

1 hora

1 día

5 minutos





82. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO CONTABLE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Auxiliar Contable

Auxiliar Contable Jefe de Sección Rector

Auxiliar Contable


Auxiliar Contable

Auxiliar Contable

CONTABILIDAD

CONTABILIDAD RECTORIA

CONTABILIDAD

Impresión de: Comprobantes de Diario, Libros Auxiliares de Contabilidad, Balance de Prueba, Centros de Costos, Libro Diario y Libro Mayor y Balances.

Organización y archivo de los documentos co n tables impresos.

Elaboración de actas para constitución de los libros diario y mayor y balances; o rganización de hojas.

Realización de inventario físico de las carpetas que contienen la documentación co n table.

Solicitud escrita para empaste de la documentación contable: B libros y so p o rtes.

Recepción del acto administrativo y entrega de documentación para la realización del empaste.

RecepciónB BdeB BlaB Bdocumentación empastada.

Se imprime por semestre co n el fin de tener fácil m anejoB ByB Bminimizar co st o s.

SeB BdebeB Bdeshojar, m arcar carátulas, por documento, de forma co n se cu tiva y cronológica.

Las hojas deben ser m arcadas con el nombre de la Universidad, fecha y paginación.

Se debe empastar para co n se rvarB BenB Bbuen estado la documentación

Se debe entregar al responsable del empaste u n a relación detallada de la documentación.

RevisiónB BdeB Bforma m i n u ci o sa la documentación recibida.


Normas n acionales de Archivo




2 semanas

2 semanas

1 hora

30 minutos

5 minutos

15 minutos

30 minutos





83. SOLICITUD DE DEVOLUCION DEL IVA ANTE LA DIAN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Auxiliar Contable

Jefe de Sección

Auxiliar Contable

Jefe de Sección



Auxiliar Contable Rector

CONTABILIDAD Elaboración e impresión de la relación de p roveedores, a quienes se les ha pagado el Impuesto a las Ventas, por concepto de su m i n i st ro de bienes y servicios; detallada de acuerdo a las especificaciones de la DIAN.

Organización e Impresión del listado de p roveedores.

Análisis y verificación de la consistencia de los datos y.

Realiza correcciones e Imprime la relación definitiva.

Verifica las correcciones y firma la relación.

Diligencia el formato de solicitud de devolución del IVA, elabora e imprime o f i ci o remisorio.

Organización de la documentación y envío al Representante Legal, con el fin que se desplace a la DIAN a presentar la solicitud.

Recepción y archivo de la copia de los documentos con el radicado de la DIAN, su m i n i st rados por Rector.

VerificaciónB BdeB Blos requisitos legales.

Se debe revisar cada p ago confrontando con las facturas originales.

La información debe ser certificadaB BporB Bel co n tador de la Institución.

Estos documentos deben se r firmados por el Rector

SeB BdebeB Badjuntar documentos de representaciónB Blegal, co p i aB BdeB Btarjeta p rofesional del contador y copia del Nit.

Estatuto Tributario.

Documentación co n table.

Estatuto Tributario

Estatuto Tributario

Estatuto Tributario

1 semana

10 minutos

1 día

15 minutos

5 minutos

10 minutos

5 minutos

5 minutos





84. ELABORACION DE DECLARACION DE INGRESOS Y PATRIMONIO CON DESTINO A LA DIAN (ANUAL)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Jefe de Sección

Jefe de Sección

Auxiliar Contable

Jefe de Sección

Jefe de Sección Rector

AuxiliarB BContable Jefe de Sección Mensajero

Auxiliar Contable Mensajero

CONTABILIDAD


CONTABILIDAD DIVISION DE SERVICIOS ATVOS

CONTABILIDAD

Análisis, clasificación de datos, B y elaboraciónB BdeB Banexos,B BenB Bhoja electrónica.

Prepara en el formulario borrador los datos de la declaración de Ingresos y Patrimonio.

Diligencia a máquina el formulario definitivo de la declaración de Ingresos y Patrimonio.

Verifica los datos entre el borrador y la declaración definitiva de Ingresos y Patrimonio, y procede a la Firma.

Remite el formulario diligenciado de la Declaración de Ingresos y Patrimonio, al Rector para la Firma. Entrega al mensajero la Declaración de Ingresos y Patrimonio, para que la p resente al respectivo banco.

Recepción y archivo de la copia de la Declaración con su respectivo radicado p o r el banco.

La información se toma del Balance de Prueba a 31 de diciembre.

Los datos se toman de los anexos.

Dado a la estructura del f o rmulario, la digitación de los datos requiere de m u cha precisión.

La presentación de la DeclaraciónB BseB Bdebe realizar en la fecha estipulada por la DIAN.

Estatuto Tributario. Cartilla de i n st rucciones DIAN

Estados Contables

Resolución de la DIAN, para cada vigencia.

Normas g eneralesB Bde Archivo Nacional

1 día

15 minutos

1 hora

10 minutos

5 minutos

10 minutos

1 minuto

5 minutos





85. ELABORACION DE INFORMACION EXOGENA CON DESTINO A LA DIAN (ANUAL)


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7





Jefe Sección

Auxiliar Contable Jefe de Sección Auxiliar Contable Jefe de Sección Rector

CONTABILIDAD



aja e imprime la normatividad para cada vi g encia, publicada en la página Web de la DIAN.

Análisis y verificación de la normatividad tributaria recopilada, para la elaboración del informe.

Análisis y digitación en formato Excel, de la información correspondiente a cada uno de B B los pagos, ingresos, deudores, p atrimonio entre otros; clasificada por co n ceptos como compra de bienes devolutivos,B BdeB Bconsumo,B Bservicios, honorarios, pagos laborales, obras, entre o tros.

Digitación de la información en formato Excel o en el programa suministrado por la DIAN.

Valida, imprime y graba la información en m edio magnético.

Diligencia el formato de entrega, firma y remite al Rector para la firma.

Elaboración del oficio remisorio de la i n f o rmación exógena, y se remite para la f i rma del Rector.

ContinuaB Bactualización de la normatividad.

Determinación de requisitos, montos y que clase de información que se debe rendir.

LaB BinformaciónB Bdebe co n tener: B Nit, razón so ci al, dirección, valor total pagado, valor de retenciones, IVA.

Con la información se debe generar un archivo p lano, el cual es validado enB BelB Bprograma su m i n i st radoB BporB Bla DIAN.

Si el programa validador refleja inconsistencias se co rrigen y se vuelve hacer el proceso de validación. Formato especial expedido por la DIAN.

La información solo se remiteB BenB Bmedio

Página Web de la DIAN

Resoluciones expedidas por laB BDIANB By demás normas.

alanceB Bde Prueba, Libros AuxiliaresB By so p o rtes

Resoluciones y f o rmatos establecidos p o r la DIAN

20 minutos

30 minutos

3 semanas

1 semana

20 minutos

20 minutos

10 minutos





8

9

AuxiliarB BContable Jefe de Sección Mensajero

Auxiliar Contable CONTABILIDAD

Entrega de la información exógena a la DIAN.

Decepciona, organiza y archivo del documento con la radicación de la DIAN.

m agnético.

El documento se debe archivar con los soportes de donde se sacaron los datos.

Normas g eneralesB Bdel archivo n acional.

1 hora

15 minutos

86. INFORMACION SOBRE CONVENIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6



Auxiliar Contable Jefe de Sección Coordinador Secretaria

Jefe de Sección

Jefe de Sección Auxiliar Contable Rector


CONTABILIDAD

CONTABILIDAD DEPENDENCIA DEL CONVENIO

CONTABILIDAD

Recepción de informes suministrados por los coordinadores de convenios.

Confrontación de los datos con los so p o rtes contables, para establecer la co n si st encia.

Explica las posibles inconsistencias al co o rdinador o secretaria, para que se realicen las correcciones.

Verificación de las correcciones, firma y remite a la coordinación del convenio.

Graba la información en medio magnético, elabora oficio de remisión y lo remite para la firma del Rector.

Entrega la información al mensajero

Los informes deben estar elaborados de acuerdo a los formatos establecidos p o r la Universidad.

Se tiene en cuenta los m o vi m i entos de los libros auxiliares.

Se debe tener en cuenta el objeto del convenio co n la proyección del p resupuesto.

Este es adicional que va co n destino a la DIAN. Se Realiza todo el p rocesoB BanteriorB Bcon datos específicos.

Libro radicador i n dicando fecha

alance General y Convenios.

Convenios, Estatuto Tributario

Decreto expedido por la DIAN.

2 minutos

30 minutos

20 minutos

10 minutos

10 minutos

3 minutos





87. ASESORIAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe Sección Auxiliar Contable

Jefe Sección Auxiliar Contable

CONTABILIDAD Recepción de solicitudes verbales o escritas sobre consultas tributarias o co n tables, de personal interno y externo.

Análisis, verificación y búsqueda de co n ceptos.

Regularmente las co n su ltas con llevan de b astante tiempo, dado a la complejidad de los temas tributarios.

La respuesta se emite de acuerdo a las normas e Información Financiera, Económica y Social de la Universidad.

Estatuto Tributario, Plan GeneralB Bde Contabilidad Pública, Estados Contables

10 minutos

Depende del tipo de co n su lta.

88. LIQUIDACIÓN DE MATRICULAS PARA ALUMNOS NUEVOS

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISTOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe

Auxiliar de Oficina Liquidaciones



Estudiante

REGISTRO Y CONTROL




UNIVERSIDAD

Inserción en el sistema de información de la institución a través de la Oficina de Registro y Control de todos los estudiantes que han sido seleccionados para ingresar al premier curso en cada programa académico.

Decepciona y revisa la documentación de los alumnos para la liquidación de las m atrículas.

Genera los recibos de pago de matrícula de los estudiantes.

Entregar a los estudiantes el recibo p ersonalmente

Paga y continua con el proceso de su m atrícula

Informar a los estudiantes la fecha de entrega de documentos a los p rogramas académicos.

Informe de las distintas dependencias sobre las deudas de los estudiantes.

Registro y co n trol

División Financiera

ReciboB Bpara p ago de m atrícula.

1 Semana

1 Semana

1 Semana

1 Semana





89. LIQUIDACIÓN DE MATRÍCULAS ALUMNOS ANTIGUOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Secretarias y co o rdinadoresB Bde p rogramas académicos




PROGRAMAS ACADEMICOS




Recepcionar de los diferentes programas académicosB BlaB BdocumentaciónB Bque acredite exoneración de ciertos valores a los estudiantes antiguos.

DigitarB BenB BelB BsistemaB BlosB Bdatos relacionados con deudas del periodo anterior, cancelación de deudas, situación de exoneraciones y otros conceptos. Genera los recibos de pago de matrícula de los estudiantes, una vez verificado el Paz y Salvo.

Entregar a los programas académicos los recibos de matrículas de los alumnos antiguos para que estos sean entreagados a los estudiantes

Informar a los estudiantes la fecha de entrega de documentos a los p rogramas académicos.

Informe de contabilidad so b re las deudas de los estudiantes.

Informe de las dependencias sobre los estudiantes que están a Paz y Salvo por los diferentes conceptos

Informe

ReciboB Bpara p ago de m atricula

Libro Radicador

1 Mes

1 Semana

1 Semana

1 Semana

90. VISITAS DE AUDITORIA INTERNA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Jefe

Jefe y Jefe de Control Interno o Auditor.

Dependencias vi si tadas.

Dependencia vi si tada

Dependencia vi si tada.

Dispone todo lo necesario para recibir la visita e informa al personal

p erteneciente al Area.

Conoce el cronograma de actividades y está pendiente de su desarrollo.

Están en permanente contacto y piden y dan las explicaciones cuando sean del caso para obtener un trabajo coordinador y co n certado en sus correcciones.

Hace reunión con todo el p ersonal..

Se reúne con el Auditor o Jefe de Control Interno.

Documentos del área.

Plan de trabajo

1 Hora

10 minutos

Lo que dure la vi si ta.





4

5

Jefe

Jefe del Area y Jefe De Control Interno o Auditor.

Dependencia vi si tada

Dá a conocer a sus funcionarios el resultado o informe de la visita y entre los equipos de trabajo afectados, suscriben un Plan de Mejoramiento Interno, con los co m p romisos sobre los asuntos en que hay que mejorar.

Hace seguimiento al Plan de Mejoramiento y vá rindiendo informe de lo actuado con el cu m p limiento de las metas propuestas dentro del Plan.

Informe del Jefe de Control Interno o Auditor.

Se debe levantar acta en cada revisión.

Permanente.

Plan de Mejoramiento.

El n ecesario

hasta su b sa n ar

91. SEGUIMIENTOS A VISITAS INERNAS DE AUDITORIA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Jefe

Jefe de Control y Jefe del Area

CONTROL INTERNO

Revisa el informe de Auditoría sobre área crítica o significativa.

Realiza seguimiento a la detección de errores según informe anterior.

Verifica aplicación de las sugerencias y/o recomendaciones.

Elabora nuevo informe sobre los errores ó deficiencias no Corregidas, insistiendo en las sugerencias o recomendaciones

Envía el informe al Rector, para fines p ertinentes.

Socializa el informe con los funcionarios de la dependencia Auditada.

Archiva el informe.

Informe anterior de la dependencia

InformeB Bde auditoría

Informe

Archivo

2 Horas

5 Días

5 Días

3 Días

30 Minutos

2 Horas

30 Minutos





92. ARQUEO DE FONDOS A CAJA GENERAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Jefe

Cajero

Contadora

CONTROL INTERNO

PAGADURÍA

CONTABILIDAD

Sorpresivamente llega a Caja y comunica al cajero que se trata de un arqueo de fondos.

Suspende la atención al público mientras

realizan el arqueo.

Solicita al Cajero los dineros recaudados,

libro auxiliar de Caja y recibos de Caja.

En presencia del Funcionario (Cajero) se cu enta el dinero y se suman los recibos por

los diferentes conceptos.

Se determina el sobrante o faltante.

Si es representativo el sobrante o faltante se repite el arqueo.

Revisa el libro de Caja: movimientos, registros, saldos, fechas.

Redacta el informe y manifiesta la gravedad

si el faltante o sobrante es representativo.

Entrega copia del informe (a Vicerrectoría

Administrativa, sí el sobrante o faltante es si g n i f i cativo) a la oficina auditada.

Recomienda por escrito qué hacer si existe

so b rante o faltante de dinero.

Archiva el informe

Libro Auxiliar de

caja y recibos de caja

Sugerencias

Archivo

2 Minutos

30 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

3 Horas

30 Minutos

5 Minutos

30 Minutos

10 Minutos





93. ARQUEO DE FONDOS A CAJA MENOR


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Jefe

Co n tadora

Jefe

CONTROL INTERNO

CONTABILIDAD

CONTROL INTERNO

So rpresivamente llega a la dependencia y ubica a la persona responsable, le comunica que se trata de un arqueo.

Se suspende la atención a funcionarios mie n tras realiza el arqueo.

So licita al responsable el dinero existente, libro auxiliar de Presupuesto y recibos o facturas de lo s g astos efectuados.

En presencia del funcionario se cuenta el dinero y se suman los recibos o facturas por los diferentes conceptos.

Se determina el sobrante o faltante.

Si es representativo el sobrante o faltante se repite el arqueo.

Revisa libro presupuesto: movimiento, saldos, aplicación de normas

Redacta el informe y manifiesta la gravedad si el faltante o sobrante es representativo

Entrega informe (a Vicerrectoría Administrativa, sí el sobrante o faltante es significativo) a fu n cio n ario responsable y al jefe de éste.

Recomienda por escrito qué hacer si existe so b rante o faltante de dinero.

Archiva el informe

Libro Auxiliar de Presupuesto, facturas y recibos de caja

Informe

Su g erencias

Archivo

1 Minutos

30 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

3 Horas

30 Minutos

5 Minutos

30 Minutos

10 Minutos





94. AVALUO DE BIENES PARA REMATE


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Jefe CONTROL INTERNO

Recibe oficio de solicitud para asistir al avalúo, pero como veedor.

Incluye en el programa de actividades, se g ún fecha y hora.

Asiste a tal actividad en la fecha, hora y lugar señalado.

Firma el acta de avalúo si es el caso.

Archiva copia del acta si le es enviado.

Verifica que se hayan cu m p lido los p rocedimientos establecidos.

Solicitud

Plan de actividades

Firma y acta de avalúo Archivo

3 Minutos

1 Minutos

2 Horas

1 Minutos

2 Minutos

95. BAJA DE ELEMENTOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6


Invitación de Almacén para verificar elementos de baja.

Asiste al lugar según fecha y hora p rogramada por Almacén.

Solicita listado de elementos dados de baja y resolución de aprobación.

Confronta listado con cada elemento que se sube a la camioneta, con el objetivo de b o tar en el basurero municipal.

Firma acta de destrucción de elementos.

Archiva acta y demás documentos si los hubiere.

VerificaB Bacompañando cada viaje hasta llegar al b asurero Municipal.

Listado de elementos para b aja

Firma y acta de destrucción Archivo

5 Minutos

1 Día

10 Minutos

10 Minutos





96. RENDICION DE INFORME ANUAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8


Según evaluaciones durante el año, verifica deficiencias y aplicación de recomendaciones.

Toma nota de las deficiencias no co rregidas.

Verifica y analiza estados financieros.

ConfrontaB BhallazgosB BdeB BEstados Financieros, con información y documentos de la oficina a que corresponden

Indaga a responsables sobre los hallazgos.

Redacta informe incluyendo los aspectos n egativos y positivos

Entrega informe a Rectoría y División Financiera

Archiva informe

Evaluaciones p revias

Estados Financieros

Informe

Archivo

24 Horas

24 Horas

24 Horas

36 Horas

4 Horas

5 Días

10 Minutos

2 Minutos





97. REALIZACIÓN DE PROGRAMAS RADIALES


CONTROL TIEMPO

1 Director Locutora Operador de Audio Producción

OFICINA DE RADIO, PRENSA, TELEVISIÓNB BY EVENTOS

RADIO

Estudiantes, docentes, administrativos, ONG´S, presentan el interés de realizar p rogramas radiales en forma verbal, refrendando posteriormente en forma escrita, allí debe ir sustentando qué quieren hacer B (programas musicales, m agazines, radiorevistas, informativos, etc.) como o cuál es el formatos a utilizar (entrevistas, reportajes, crónicas, etc.) quienes son los responsables directos y cu ánto tiempo de sostenibilidad del p rograma. Una vez analizada y aprobada la propuesta, se busca la franja adecuada y se definen horarios de pregrabado. Antes de iniciar se realiza un taller de i n ducción de formatos y libretos, este u ltimo antes de cada pregrabado se revisa y se aprueba. Hay programas que son de formato abierto en este caso los programas musicales que exigen una mayor responsabilidad del m anejo y buen uso del lenguaje y por lo tanto exige la vigilancia del operador de turno. En sala de grabación se deja a disposición las herramientas necesarias al interesado p ara la producción del programa con su respectivoB BtiempoB BasignadoB B(planos m u si cales, efectos, Internet, micrófonos, si llería, etc.) Una vez grabado y editado el programa se i n troduce al software de emisión.

Todos los programas que se emiten n ecesariamenteB Bdeben se r autorizados por el director de la emisora, y el personal responsable del programa B deberá tener co m p etencias lingüísticas y co m u n i cativas que reflejen la calidad y el p ropósito de orientar, educar y entretener a la ci u dadanía. Como p remisa f u n damentales primero el respeto por la diferencia y se g u n do el reconocimiento del otro. ParaB BlosB Bprogramas p regarabadosB ByB Ben directo el personal deba llegar minio 15 minutos antes de la grabación y/o emisión, en ese tiempo deberán verificar cintas m agnetofónicas,B BCD, libretos, etc.

Archivo en CD, MP3 y libretos

7 Días





2

3

Director Locutora Operador de Audio Producción

Director Locutora Operador de Audio p roducción


TELEVISIÓN


PRENSA

Para el programa UNIAMAZONIA REGIÓN YB BDESARROLLOB BseB Bestablece g rabacionesB BdeB BacuerdoB BconB Bla p rogramación de eventos académicos, cu lturales y deportivos dentro y fuera de la i n st i tución, en cualquier hora y día de la se m ana. De igual manera se hace un recorrido por cada una de las dependencias buscando i n f o rmación que la ciudadanía deba co n o cer. Una vez recogido el material se realiza el scr i p t y se procede a la edición no lineal en TVB BSURB BLTDA,B BestaB BseB Brealiza regularmente los sábados de 4:00 p.m. a 1:00 a.m. Allí se inicia con el informe del Rector, Vida InstitucionalB B(es BlaB BinformaciónB Bde co o rdinadores y jefes de dependencias); Aulas y Pasillos, es el espacio reservado p ara estudiantes y docentes; Quien nos Visita (personalidades de talla nacional e i n ternacional que llegan a la Universidad); CompromisoB BsecciónB BdedicadaB Ba homenajear aB compañer@s Bque se destacan. El programa se emite domingos de 6:00 p .m. a 6:30 p.m. con repetición los m i ércoles de 8:45 p.m. a 9:15 p.m.

Para el periódico Universidad de la Amazonia se ha designado como política queB BtodosB BlosB BartículosB Bexpresen co n st rucción de región, y mediante co n vo catoriaB BabiertaB BseB BsolicitaB Ba egresados,B BestudiantesB BdocentesB By administrativos que participen escribiendo su s BartículosB BconB BlasB Bsiguientes co n si deraciones letra arial 10, 1.5

El personal que se entreviste deberá remitirseB BúnicaB By exclusivamente a i n f o rmación que tenga que ver con el desarrollo de la institución. Las entrevistas, comentarios y opiniones no deben p asar de 2 minutos.

TodosB BlosB Bartículos deberán expresar co n tenido que conlleven a la construcción de la regiónB BdesdeB Bla Universidad de Amazonia.

MaterialB Ben DVD, cassettes vasB BconB Bel p rogramaB By archivos co rrespondient es de material b ruto.

Periódico UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA By archivo f o tográfico

7 Días

7 Días





4 Director Locutora Operador de Audio p roducción


EVENTOS

i n terlineadoB BmáximoB B2B Bcuartillas p referiblemente con fotos que hagan alusión al artículo, estos serán enviados p o r medio magnético, disco 3 ½ y/o Cd, co rreoB BelectrónicoB BintranetB Bemisora @co rreo o Internet em i sora@un i amazon i a . edu . co, prensa@un i amazon i a . edu . co, per i od i co@gma il. com o BporB Bcorreo certificado al barrio Porvenir Universidad de la Amazonia, oficina de Radio, Prensa, Televisión y Eventos. Una vez recibidos los artículos se someten al comité de redacción que serán revisados durante máximo 8 días, posteriormente se realiza el trabajo de diseño para ser enviado a la tipografía y realicen las p lanchas para posteriormente la impresión co n un tiraje de 1000 ejemplares.

Durante la semanas llegan por intranet ci rculares, memorandos, etc. Información so b re eventos académicos, deportivos y cu lturales a realizar en la universidad en los diferentes espacios (auditorio, salas de p o st g rados, concha acústica, emisora, canchas, escenarios deportivos, etc.) estos so n transmitidos por la emisora cada 30 m i n u tos; en el programa UNIAMAZONIA REGIÓNB BYB BDESARROLLO,B By estratégicamente se ha ubicado una cartelera de piso en la entrada de la u n i versidad, donde se ubica el nombre del evento y el sitio.

ParaB BlaB Brespectiva p u b licación es i n dispensableB BqueB Bel eventoB BdebeB Bllevar algunas de las siguientes f i rmas: Rector, vi cerrectores,B Bdecanos y/o co o rdinadores académicos.

Seguimiento vi su al en la entrada de la i n st i tución

5 Días

98. RUEDAS DE PRENSA






CONTROL TIEMPO

1

2

Director Locutora Operados de Audio Producción

Director Locutora Operados de Audio Producción



INTERNA: el señor Rector y/o el consejo su p erior universitario de acuerdo a los temas que incidan en los desarrollos de la región y que deben ser objeto de co n o ci m i entos por la ciudadanía en g eneral informan a la oficina para que esta a su vez por escrito o vía telefónica n o tifique a los periodistas de radio, prensa y televisión para que lleguen a la institución a recibir la información. Esta rueda de p rensa se realiza en la sala de juntas donde los colegas son pres4entados a los directivos, posteriormente, entran en un acercamiento con las directivas a manera de conservatorio.

Posteriormente, se realiza las preguntas directas por las cuales han sido co n vo cados

EXTERNA: Previa invitación escrita o telefónica por parte de la instituciones del estado, fuerzas de inteligencia, policial o m i litar se acude de acuerdo a nuestro i n terés y políticas de la emisora.

Es de importancia que el p eriodista conozca cuál es el objeto de la co n vo catoria.

Es indispensable tener co m o recurso cassettes de audio, vídeo, baterías, cables de micrófonos, etc. Como elementos de ayudaB BparaB Balgunos co legas que lo requiera.

Previo aviso al jefe i n m ediato se dispone a p articipar del evento 30 m i n u tos antes de la hora ci tada.

Registro sonoro de vídeo para la emisora y el p rograma UNIAMAZONIA REGIÓNB BY DESARROLLO

2 Días

1 Día

99. PARRILLA DE PROGRAMACIÓN

N° RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ CONTROL TIEMPO





OBSERVACIONES

1 Director Locutora Operados de Audio Producción


MUSICALES: programas que se realizan en directo en los siguientes géneros: tango, boleros, salsa llanera, pop, rock, co lombiana, baladas, zamba, etc.

Es indispensable orientar el programa con libretos cuya información se aproxime a la historia del género, sus interpretes y co m p o si tores.

Los conductores del programa deberán i n g resar al estudio 15 minutos antes para verificar el listado de canciones; el lenguaje que se utiliza dentro del programa debe estarB BacordeB BconB BlosB Bparámetros estipulados por la emisora.

ACADÉMICOS:B BElB BcolectivoB Bde co m u n i cación que integra el trabajo de radiodifusión sonora pregrabara todos sus p rogramas y una vez realizada la g rabación pasará a emisión.

ElB BpersonalB Bdeberá i n g resar a la emisora 15 m i n u tosB BantesB ByB Ba estudios 5 minutos antes.

Los libretos debidamente digitadosB BconB Bsus respectivos p lanos so n o ros.

Se prohibe el ingreso de alimentos a la sala de g rabación.

A disposición del grupo estaránB BlosB Bequipos n ecesariosB BparaB Bel n o rmal desarrollo de la actividad.

Archivos so n o rosB Ben cada uno de las f acultades y/o co o rdinaciones académicas.

Los programas m u si calesB Bse co n se rvanB B30 días co m o requisito de ley.

7 Días

100. CEREMONIAS


CONTROL TIEMPO

1 Director Locutora Operados de Audio Producción


Acompañamiento a los diferentes eventos académicos, culturales y deportivos. Estos so n BsolicitadosB BmedianteB Bcirculares, m emorando e intranet.

La gran mayoría de los actos se requiere de traje de corbata, en el sitio se debe estar 15 minutos antes de la iniciación para verificar protocolo y orden del día.

SoloB BseB BasistenB Ba eventosB Bpreviamente p rogramados Bpor las diferentes dependencias en la Universidad Sede Social,B BantiguasB Bde Idema y sedes de la región.

Archivo de televisión

1 Día

101. COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES CULTURALES

Nº RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS / CONTROL TIEMPO





OBSERVACIONES

1

2

3

Directora

Rector Vicerrectora Administrativo

CENTRO DE EXTENSIÓN Y CULTURA

RECTORÍA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

ProgramaB BlasB BactividadesB BparaB Bla co m u n i dadB BuniversitariaB BcomoB Bson: Semana Cultural, Día del Alumno, Día del Profesor, etc., Coordinando con el Consejo Estudiantil las actividades para los estudiantes y con la BVicerrectoría AdministrativaB BlasB BactividadesB Bpara p rofesores y personal administrativo.

Realiza el proyecto correspondiente a la actividad, determinando las necesidades y la programación.

Revisan y aprueban la programación, de acuerdo a la disponibilidad de recursos de la institución.

Visto bueno del Jefe de la División de Bienestar Universitario.

Programación de actividades

Proyecto

Firmas

3 Días

2 Días

3 Días

102. ACTIVIDADES ACADÉMICAS

Nº RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Directora

Rector Director

Directora


UNIAMAZONIA ENTIDAD


Mediante convenios Interinstitucionales co n Fondo mixto de Cultura, Instituto departamental de Cultura, Universidad de la Amazonia, se logran desarrollar capacitaciones,B BparaB BlosB Bdiferentes m u n i ci p i o s del Departamento del Caquetá, en las áreas artísticas.

Se firma el convenio por los diferentes representantes legales de las instituciones.

Coordina y supervisa la ejecución del p royecto

Elabora informes periódicos ante el Vicerrector Académico

Se p o n e en co n si deración p ara aprobación de proyectos, ante Consejo Académico o Vicerrectoría Académica.

Convenios inter e i n st i tucionales

Firmas

Informes p eriódicos

2 Meses

1 Semana

6 Meses

1 Mes

103. REALIZACIÓN DE CRÉDITOS






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Jefe Directora

Instructores

IENESTAR UNIVERSITARIO CENTRO DE EXTENSIÓN Y CULTURA

IENESTAR UNIVERSITARIO

RealizanB BlasB BinscripcionesB BdeB Blos estudiantes con créditos en cultura y/o deportes.

Elabora los horarios para los créditos en las diferentes modalidades.

Solicita la programación por semestre a los instructores B de las diferentes m o dalidades artísticas y deportivas.

Realiza reunión con los instructores de cu ltura y deporte para dar las directrices de los créditos.

Entregan la relación de estudiantes i n scr i tos en cada modalidad al respectivo i n st ructor.

EntregaB BinformesB BperiódicosB By evaluaciones de los estudiantes.

Se realizan inscripciones se g únB BformatoB Bpara elegir la modalidad en cu ltura y/o deportes.

FormatosB Bde Inscripciones

Programación de horarios

Solicitud

RelaciónB Bde i n scr i tos

2 Semanas

2 Días

2 Días

1 Día

1 Día

1 Mes

104. PRACTICA LABORAL PASANTES BACHILLERES

Nº RESPONSABLE DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ CONTROL TIEMPO





OBSERVACIONES

1

2

3

4

5

6

7

Directora

Director de prácticas

Directora

Estudiante

Directora

Jefe


COLEGIOS



DEPENDENCIA

Revisa la vigencia de los convenios con los respectivos colegios de la ciudad y so licita la demanda de estudiantes que las diferentes dependencias de la institución requieren.

EnvíaB BlaB BrelaciónB BdeB Bestudiantes disponibles para realizar la práctica.

Asigna a los practicantes para las dependencias que los requieran.

Realiza su práctica laboral en las diferentes dependencias de la institución.

Hace seguimiento a los practicantes y a las prácticas.

Evalúa el desempeño de los pasantes.

Ser estudiante de último g rado de secundaria.

ConveniosB By so licitudes

RelaciónB Bde estudiantes

Informes y evaluación

2 Semanas

2 Días

1 Semana

1 Semestre

Mensual

3 Días

105. ELABORACIÓN DE PROYECTOS PARA GESTIÓN DE RECURSOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Jefe

Directora

IENESTAR UNIVERSITARIO CENTRO DE EXTENSIÓN Y CULTURA.

ElaboraciónB BproyectosB BparaB Bcaptar recursos que beneficien a la institución, también, elabora las propuestas con el fin de lograr patrocinios para las modalidades deportivas.

Envía a las instituciones objeto de los p royectos con el propósito de gestionar los respectivos recursos.

Está pendiente de los avances y alcances de las gestiones realizadas.

Estos proyectos se rigen se g ún n o rmatividad (Formato) ICFES FODESEP, entre otras.

ProyectosB By vi st o bueno del Rector

2 Semanas

2 Días

1 Mes

106. ELECCIÓN DE PROPUESTAS PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD OCUPACIONAL






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Profesional Universitario


Rector




RECTORÍA

DIVISIÓN SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Se solicitan las diferentes propuestas de se rvicios de salud, de acuerdo a las n ecesidades que presente la institución.

Se analizan cada una de las propuestas.

Se elige la mejor B opción para la p restaciónB BdeB BserviciosB Bmedico, o dontológico,B Bpsicológico,B Boptómetra, laboratorio clínico, fisioterapia y otros.

Revisa y aprueba la propuesta.

Elaboran los respectivos contratos de trabajo.

SerB BestudianteB By/o f u n ci o n arioB BdeB Bla UniversidadB BdeB Bla Amazonia.

Previa disponibilidad y registro presupuestal.

A través de f o rmato que se diligencia en la o f i ci n a de

i enestar Universitario.

Contratos

1 Semana

3 Días

3 Días

1 Día

4 Días

107. RECEPCIÓN DE CITAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Secretaria

Estudiante

Jefe

Médico, Odontólogo Fisioterapeuta



Recepciona las solicitudes de citas m edicas, o dontológicas, y f i si o terapéuticas.

Diligencia el formato de solicitud de citas.

Autoriza con su firma la respectiva cita.

Presta el servicio de salud solicitado.

PresentarB BelB Bcarnet estudiantil vigente.

Se debe p resentarB Bel f o rmularioB Bde p réstamo, a la hora de utilizar el escenario en p o rtería.

20 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

45 Minutos

108. PRÉSTAMO DE ESCENARIOS DEPORTIVOS






CONTROL TIEMPO

1

2

3

Estudiante

Secretaria

Jefe División


i enestar Universitario

Diligencia el formato para el préstamo de escenarios deportivos.

Solicita documento de identidad o carné vi g ente del estudiante.

Presta el escenario solicitado, oficiando al i n teresado en los casos de solicitudes, e i n f o rmando a los celadores en la Portería p ara la vigilancia y control.

Para el préstamo se debeB BenviarB Boficio p i diendo el préstamo del aula o campos deportivos.

Disponibilidad del espacio físico teniendo en cu enta los co m p romisos previos.

FormatoB Bde p réstamo

Documento de i dentidad

Autorización

10 Minutos

5 Minutos

4 Horas

109. ALQUILER DEL AUDITORIO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Usuario

Secretaria

Jefe

Secretaria


Vicerrectoria Administrativa



Solicita a través de oficio dirigido a la Vicerrectoria Administrativa, el alquiler del auditorio con 6 días de anticipación.

Revisa la programación del auditorio y verifica la clase de actividad que se desarrollará; si el auditorio ya esta co m p rometida para la fecha en que es so licitada, negará el servicio y archivará la so licitud.

Autoriza la realización de la actividad e i n f o rma al interesado sobre el valor a cancelar,B Bsi BelB auditorioB BnoB está co m p rometida para la fecha solicitada.

Diligencia la autorización para utilizar el auditorio, en original y una copia, las cu ales serán distribuidas de la siguiente m anera: ORIGINAL : Para el usuario.

El o riginal se rá entregado al usuario una vez haya consignado el valor señalado por el jefe de i enestar

Oficio de Solicitud

Programación

Autorización

10 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

10 Minutos





5

6

Usuario

Secretaria Celador


COPIA : Para Celaduría

Cancela en Caja de la Universidad el valor estipulado para cada vigencia y entrega a laB BSecretariaB BdeB BVicerrectoria Administrativa, copia de la consignación co m o constancia de haber efectuado el p ago y poder así incluir la solicitud dentro de la programación del auditorio.

Elaboran un inventario de los bienes i n cluidos en el alquiler del auditorio, describiendo su estado e incluyendo la aceptación de quien recibe. Posteriormente,B BrecibenB BlosB Bbienes co n f rontando su estado y cantidad de los m i sm o s, firmando el recibo si es sa tisfactorio o dejando las apreciaciones y el reclamo pertinente cuando haya lugar (todo en presencia del usuario).

Universitario.

EstaB BactividadB Bes responsabilidad de la se cretaria en horario de trabajo normal, y del celador de turno en Sábados, Dominicales y Festivos.

Copia de la co n si g n ación

Inventario

Firmas

20 Minutos

20 Minutos

20 Minutos

110. SOLICITUD DE CITAS PSICOLÓGICAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Estudiante Funcionario

Secretaria

Psicólogo


DIVISIÓN DE IENESTAR

UNIVERSITARIO

Solicita la respectiva consulta psicológica.

Gestiona la llamada al psicólogo quien asigna la cita correspondiente.

Recibe y atiende al estudiante o al se rvidor público. Registra la información en su historia clínica.

Decide si es necesario asignar nueva cita.

Archiva la historia clínica.

Solicitud

Historia Clínica

10 Minutos

10 Minutos

1 Hora

5 Minutos

5 Minutos

111. ASIGNACIÓN DE CITAS MEDICAS Y ODONTOLÓGICAS






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Secretaria

Jefe


UNIVERSITARIO


UNIVERSITARIO

Recibe del estudiante la solicitud verbal de la cita médica u odontológica.

Verifica el número de citas disponibles.

Elabora el formato de cita, verificando datos con el carné del estudiante.

Registra los datos del estudiante en la p lanilla control.

Revisa y firma el formato de solicitud de ci ta.

Solicitud

Programación

Planilla control

Firma

10 Minutos

5 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

112. PRÉSTAMO DE IMPLEMENTOS O ELEMENTOS DEPORTIVOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Usuario

Secretaria

Estudiante

Secretaria

Estudiante



UNIVERSITARIO



UNIVERSITARIO

UNIVERSIDAD DE

Solicita en calidad de préstamo el i m p lemento o elemento deportivo con el respectivo carné estudiantil.

Registra los datos del estudiante en la p lanilla control de implementos deportivos p restados, reteniendo el carné o un documento que lo identifique mientras se retorna el implemento o elemento deportivo p restado.

Firma la planilla control de préstamo, co m o garantía adicional.

Revisa en presencia del estudiante el estado en que se encuentra el implemento que va a entregar, haciendo la anotación p ertinente y entrega. Utiliza el bien y lo regresa a la oficina de

Solicitud y carnet estudiantil

Planilla de co n trol de p réstamos

Firma

5 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

10 Minutos

5 Minutos





6 Secretaria

LA AMAZONIA


UNIVERSITARIO

i enestar Universitario en perfecto estado.

Verifica nuevamente el estado del elemento devuelto, descargándolo de la p lanilla control, en presencia del estudiante al tiempo que devuelve el documento que el estudiante había dejado en garantía.

10 Minutos

113. UTILIZACIÓN DEL SEGURO ESTUDIANTIL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Estudiante

Secretaria

Jefe

Estudiante



UNIVERSITARIO


UNIVERSITARIO


Solicita el servicio a la secretaria i dentificándose con el respectivo carné.

Confronta y registra los datos del estudiante en el formulario de informe de accidente de la Aseguradora

Revisa y firma el documento entregándolo al estudiante.

Se dirige con carné y formulario para co n tinuar el trámite en la Aseguradora

Solicitud

Formulario de i n f o rme de accidente de la Aseguradora

Documento de i dentidad

5 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

114. PRÉSTAMO DE IMPLEMENTOS CULTURALES






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Usuario

Jefe

Secretaria

Usuario

Secretaria


UNIVERSITARIO


UNIVERSITARIO


UNIVERSITARIO

Presenta la solicitud ante la secretaria de i enestar Universitario quien verifica y

entrega al jefe de la dependencia para que decida.

Autoriza el respectivo préstamo, si los elementos existen y la entidad o los grupos cu lturales de la misma no los van a utilizar en días siguientes Gestiona personal o telefónicamente la respuesta a la solicitud.

Registra los datos del solicitante en la p lanilla de control de implementos p restados y en el formato control de salida de elementos prestados.

Revisa en presencia del solicitante (usuario), el estado en que se encuentran los elementos objeto de préstamo.

Hace uso de los elementos y los regresa a la oficina de Bienestar Universitario.

Recibe los implementos prestados, en el tiempo establecido verificando su buen estado.

Descarga de la planilla B control de i m p lementos prestados, relacionando la f echa de entrega en presencia del usuario.

Si no están o no existen los elementos so licitados,B BseB Bda respuesta B negativa y explicativa y se archiva la so licitud.

Solicitud

Autorización

Planilla de co n trolB ByB Bel f o rmato control de salida de elementos Ben p restamos

15 Minutos

20 Minutos

10 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

115. ALQUILER DE LAS SILLAS






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Usuario

Secretaria

Jefe

Secretaria

Cajero

Secretaria Celador


UNIVERSITARIO


UNIVERSITARIO DIVISIÓN DE


PAGADURÍA


UNIVERSITARIO

Solicita por escrito y dirigido al señor Rector, el alquiler o préstamo de la si lletería del aula múltiple, quien aprueba o rechaza la solicitud.

Verifica si las sillas están o no co m p rometidas para la fecha que las estén so licitando.

Ordena a la secretaria tramitar lo que co rresponda, e informa al interesado sobre el valor a cancelar. Diligencia la autorización para el retiro de las sillas, en original y una copia:

ORIGINAL : Para el usuario. COPIA : Para Celaduría

Recibe el dinero por el alquiler, emite el recibo de Caja y entrega el original al so licitante (usuario). Elaboran en presencia del solicitante, un i n ventario de los bienes incluidos en el alquiler, Bdescribiendo Bsu Bestado Be i n cluyendo la aceptación de quien recibe.

Posteriormente,B BrecibenB BlosB Bbienes co n f rontando en presencia de quien entrega, el estado y cantidad de los m i sm o s, firmando el recibido si es sa tisfactorio o dejando las apreciaciones y el reclamo pertinente cuando haya lugar.

Original de la autorización y del Recibo de Caja

EstaB BactividadB Bes responsabilidad de la se cretaria en horarios de trabajo normal y del celador de turno en Sábados, Dominicales o Festivos.

Solicitud

Autorización

Recibo de caja

Inventario

Firmas

15 Minutos

10Minutos

15 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

116. REGISTRO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL EXISTENTE






OBSERVACIONES

1 Coordinador ARCHIVO CENTRALBSe clasifica el archivo de cada fondo documental, catalogando la información p o r dependencia.

Cada fondo documental es o rganizado cronológicamente

Series documentales

2 semanas

117. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6 7

8

9

Coordinador ARCHIVO CENTRALBElabora un plan de trabajo para priorizar los documentos infectados

Clasifica los documentos objeto de ser co n se rvados por su valor histórico

Adopta las medidas específicas tendientes a corregir deterioro en la documentación

Realiza un adecuado uso de elementos, tendientes a conservar el patrimonio archivístico.

Medición de folios de conservación histórica

Realiza la limpieza de estantería RealizaB BlosB BPrimerosB BauxiliosB Ba documentos afectados por hongo

Eliminación de pliegues y dobleces

Realiza las uniones de rasgaduras y roturas.

Se hace un mostrario de la documentación para detectar hongos, polvo, humedad, etc.

Series documentales

Folios de co n se rvación histórica

1 Día

1 Día

1 Día

1 Día

1 Día

1 Día 1 Día

1 Día

1 Día

118. MANTENIMIENTO A LOS ARCHIVOS INACTIVOS






OBSERVACIONES

1

2

3

4

Auxiliar de oficina ARCHIVO CENTRALBRealizaB BlimpiezaB BdiariaB Butilizando aspiradora.

Realiza limpieza de la estantería utilizando b ayetilla.

Aleatoriamente se hace inspección a los documentos para detectar presencia de f actores de alteración

Realiza el aislamiento del material afectado por hongos

2 Horas

1 Hora

4 Horas

1 Día

119. RECEPCIÓN Y MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Secretaria

Jefe Secretaria

Jefe

Jefe Secretaria

Secretaria

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

Recibe la correspondencia tanto externa co m o interna.

Revisa la correspondencia recibida.

Responde la correspondencia recibida, la f i rma y la envía a los destinatarios.

Clasifica la correspondencia recibida.

Organiza y archiva en orden cronológico la co rrespondencia dentro de las carpetas u b i cando en el legajo correspondiente los o f i ci o s y demás correspondencia recibida y enviada.

Realiza acuses recibo. Correspondenci a

Firma

Archivo

2 Minutos

5 Minutos

20 Minutos

10 Minutos

15 Minutos





120. MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Secretaria

Secretaria

Secretaria

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

DEPENDENCIA

OrganizaB BlasB BcarpetasB BdelB Baño i n m ediatamente anterior dentro de las Cajas de Archivo.

Marca por fuera las cajas, con el número de la caja e indica qué carpetas o clase de co rrespondencia contiene y a qué año co rresponde.

ElaboraráB BunaB BactaB BdeB Bentrega relacionando el número de la caja, los documentos que contiene, el número total de cajas y las remite al Archivo General o Central de la Universidad.

EnB BlaB BDependencia debenB BreposarB Blos archivos de los dos (2) últimosB BañosB Bpara efectosB BdeB Btenerlo disponible en caso de algún requerimiento o f i ci al o u n a i n vestigación.

Observa las normas del Archivo General de la Nación.

Acta de entrega f i rmada.

1 Día

1 Hora

1 Hora

121. VENTA DE SERVICIOS EN CENTRO MULTIMEDIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Estudiante


Estudiante

UNIVERSIDADB BDE LA AMAZONIA

PAGADURÍA


CancelaB BenB BPagaduríaB BelB Bvalor co rrespondiente al servicio solicitado.

Recibe el dinero y entrega el Recibo de Caja correspondiente.

Entrega en el Centro Multimedios el recibo de Caja y el material base para el servicio.

Especifica la cantidad de f o tocopias requeridas o la cantidad de hojas a anillar.

Recibo de caja

FormatoB Bde so licitudB Bdel

20 Minutos

5 Minutos

5 Minutos





4

5





Realiza la reproducción del material en tantas copias como se solicitó y/o el anillado solicitado. Entrega el trabajo terminado al usuario del se rvicio y recibe el visto bueno del trabajo.

se rvicio

Recibido a sa tisfacción

3 Horas

5 Minutos

122. ALQUILER DE EQUIPOS AUDIOVISUALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Directivo Docente Estudiante


Directivo Docente Estudiantes Jefe

Jefe






Presenta la solicitud de alquiler del equipo, co n ocho (8) días de anticipación como m ínimo.

Suministra la información sobre la disponibilidad, factibilidad de alquiler, co n diciones y precio del mismo.

Diligencia el formato control de préstamo en el Centro de Multimedios.

Autoriza el alquiler del equipo requerido en el formato de solicitud, en original y una co p i a las cuales distribuye así: Original p ara Archivo y la Copia para el Usuario.

Entrega al usuario el equipo a entera sa tisfacción.

Solicitud

FormatoB Bde co n trol de p réstamo

15 Minutos

5 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

10 Minutos





123. REPRODUCCIÓN DE MATERIAL PARA LA ADMINISTRACIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe


Jefe

DEPENDENCIA


DEPENDENCIA

Diligencia el formato identificando con n úmeros y letras la cantidad de páginas a reproducir con las demás especificaciones técnicas que se requieran, teniendo en cu enta el formato que se ha establecido p ara tal fin.

TomaB BlaB BautorizaciónB BdelB Bservicio, verificandoB BqueB BseB Bencuentre co m p letamente elaborado (Registra su i dentificación V°. B°.).

Reproduce el material, lo relaciona en la p lanillaB BcontrolB BdeB BlaB Brespectiva dependencia y llama al interesado para que retire el documento.

Revisa que el trabajo se encuentre como se solicitó y retira los documentos reproducidos.

Este formato de solicitud de servicios que ofrece el centro,B BpodráB Bser autorizadoB BporB Blas p ersonas que desempeñan cargos de dirección o subdirección.

Cuando se reproduzca u n libro completo, éste debe ingresar a Almacén (Inventario) quien a su vez entregará por A22 al f u n ci o n ario solicitante del m i sm o .

Los formatos de solicitud de fotocopias deben ser g u ardados para adjuntar al informe mensual que elB BJefeB BdelB BCentro Multimedios deberá p resentar al Vicerrector Académico.

FormatoB Bde Solicitud

Autorización

Planilla de co n trol

15 Minutos

10 Minutos

1 Día

20 Minutos





124. INFORMES RELATIVOS A LOS PROCEDIMIENTOS


CONTROL TIEMPO

1 Jefe CENTRO DE MULTIMEDIOS

Presenta mensualmente a la Vicerrectoría Académica, una relación del número de f o tocopias vendidas, anillados y alquiler o p réstamo de equipos con el número de Recibo de Caja respectivo y envía copia a la Vicerrectoría Administrativa.

LaB BrelaciónB Bdebe co n tener nombre de la entidadB BoB Bpersona u su aria,B BnombreB Bo descripción del equipo y m o n to recaudado por el se rvicio de alquiler.

Relación 1 Día

125. CONTROL PRESTAMO DEL SALON DE POSTGRADOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3


Jefe





Recibe la solicitud escrita para el préstamo del salón respectivo.

Da V°B° a la solicitud y se registra en la p lanilla de préstamo, entregando al so licitante un formato de autorización diligenciado, para con él reclamar en p o rtería de la Entidad, la llave que da acceso al salón, si el jefe del Centro está ausente.

Archiva oficio de solicitud.

Verifica en la planilla co n trol de préstamo del sa lón, la disponibilidad de la sala en la fecha en que se solicita.

Solicitud

Planilla de p réstamo

Archivo

5 Minutos

15 Minutos

5 Minutos





126. TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES DE ÓRDENES DE COMPRA Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Jefe



Jefe


Rector


Auxiliar Administrativo Interventor

DEPENDENCIA SOLICITANTE





RECTORÍA

ALMACÉN COORDINADORA OPS

ALMACÉN UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA

Realiza la solicitud por escrito de la compra o de la prestación del servicio.

Revisa que la solicitud se encuentre co m p leta y cuente con las respectivas co tizaciones;

Una vez completas las cotizaciones y la so licitud, se realiza un estudio de f actibilidad (de acuerdo a las necesidades a satisfacer y los costos de la decisión f rente al Presupuesto para el rubro) y el cu adro comparativo dando el concepto f rente a las cotizaciones presentadas.

Asigna la Disponibilidad Presupuestal a la so licitud.

Solicita a coordinación de OPS/OC la realización de la Orden de Compra o a la DivisiónB BServicios BAdministrativos Bla realización de la Orden de Prestación de Servicios.

Verifica la solicitud, las firmas que aprueban y la disponibilidad presupuestal, y firma el respectivo documento

Si es aprobada una compra se realiza la co m p ra. Si es aprobada una Prestación de Servicios se procede a contactar al Prestador del Servicio con el fin de ejecutar la solicitud previamente cotizada. Una vez realizada la compra, se diligencia el formato de ingreso a Almacén. Una vez Prestado el Servicio, se diligencia el Acta

Si no las tiene se so licitanB BaB BtresB B(3) p roveedores diferentes.

Se decide su aprobación (continúa el proceso) o rechazo (se devuelve a la dependencia so licitante).

Envía a la División Financiera para realizar el Registro presupuestal

Debe anexar la Orden de Prestación de Servicios u OrdenB BdeB BCompra,

Solicitud

Cotizaciones

Libros p resupuestales

Solicitud

Orden de co m p ra u orden de Bprestación de servicios

1 Semana

10 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

3 Días

20 Minutos

5 Horas

1 Hora





9 Auxiliar PAGADURÍA

de recibido a conformidad de la Orden de Prestación del Servicio.

Se realiza el pago.

Disponibilidad Presupuestal,B BRegistro p resupuestal,B BFactura, Ingreso a Almacén y ActaB BdeB BrecibidoB Ba sa tisfacción.

1 Hora

127. COORDINACIÓN DE LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4



Supervisor




DIV.B BSERVICIOS ADMINISTRATIVO


Recepciona las necesidades de cada una de las dependencias de la Universidad.

Clasifica las tareas y genera un cuadro de actividades contra tiempo y genera una Orden de Ejecución con destino al Supervisor.

Recibe Orden de Ejecución, planea la distribución de labores y reúne a todo el p ersonal Bde BMantenimiento Bcon el p ropósito de distribuir las tareas.

AsignaB BtareasB BalB BPersonalB Bde Mantenimiento y realiza seguimiento diario.

Presenta a la Vicerrectoría Administrativa i n f o rme semanal de las tareas ejecutadas y p endientes, indicando los responsables de cada una.

Recibe y revisa la evaluación de las tareas p rogramadas hasta culminarse la ejecución de cada una.

LaB BsolicitudB Bdebe co n tener la dependencia, laB BnecesidadB ByB Bel so licitante.

PlanB BOperativoB Bde Trabajo.

De Vicerrectoría Administrativa.

Realiza las visitas p ertinentes con el objeto de co n firmar el cumplimiento.

Solicitud

Orden de ejecución

Seguimiento al Plan Operativo.

Control Interno.

Informe

10 Minutos

2 Horas

30 Minutos

Diario

1 Día

1 Día





128. REVISIÓN DE LAS NÓMINAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Pagadora Auxiliar

PAGADURÍA Compara la correlativa del mes anterior, p ara determinar las novedades.

Verifica las novedades con los documentos que se anexan.

Comprueba la exactitud del valor de los s u eldos devengados.

Confronta los servicios extraordinarios que s e liquiden con las autorizaciones y b o letines de liquidación anexos.

Constata que las operaciones numéricas, hasta la determinación del sueldo líquido a f avor del empleado sea exacto, teniendo en cuenta para el efecto los descuentos que se realicen, entre otros, por los siguientes conceptos: Créditos, libranzas, ordenes judiciales, multas, retención en la fuente, etc.

Verifica las imputaciones contables y p resupuestales.

Refrendación de la nómina por la Jefe de la División Financiero.

Al elaborar una cuenta de cobro o nómina adicional por sueldos, se anotarán en ella el m o tivo por el cual el empleado no fue i n cluido en la nómina del período respectivo, hecho que debe ser certificado por la oficina a cuyo cargo esté el diligenciamiento de los comprobantes o nóminas.

Se tendrá especial cuidado al revisar las nóminas y p lanillas en: Que no se i n cluyan personas ficticias o empleados y trabajadores ya retirados y Liquidación de s u eldos, primas y salarios s u p eriores a las autorizadas.

Documentos de n o vedades

Autorizaciones y boletines de liquidación

CDP

Firma

10 Minutos

20 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

10 Minutos

5 Minutos

30 Minutos





129. PAGO DE NOMINA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Auxiliar p resupuesto

Pagadora Auxiliar administrativo

Pagadora

Mensajero


DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION FINANCIERA

DIVISION SERV. ADMINISTRATIVOS

DIVISION FINANCIERA

Revisa la liquidación de la nómina para p asar a Pagaduría para el respectivo p ago.

Hace cuadre de nómina verificando la liquidación de la misma.

Dispone el pago mediante cheques entregados en tesorería o abono en cu enta a los funcionarios de la Universidad.

Registra en los libros auxiliares de b ancos los pagos efectuados por co n cepto de nómina

HaceB BelB BgiroB BcorrespondienteB Ba descuentos y retenciones a que hayan lugar en la nómina mensual y remite el p ago a las entidades beneficiarias

Realiza el pago de las transferencias o co n tribuciones inherentes a la nómina en las fechas y formatos establecidos para tal fin. Paga las transferencias de la nómina, ya se a en Banco o entidad correspondiente.

Registra el giro de la nómina en el b o letín diario de caja y bancos y archiva los soportes en el movimiento mensual de examen cuentas para enviar a co n tabilidad.

Verifica la disponibilidad p resupuestal y PAC

Nómina

Libros Auxiliares

o letín diario de caja y bancos

15 Minutos

1 Hora

1 Hora

30 Minutos

2 Horas

3 Días

2 Días

1 Hora

130. RETIRO DEFINITIVO DEL PERSONAL






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Funcionario sa liente


Jefe

Auxiliar


ALMACÉN

DIVISIÓN DE SERVICIOS ADTIVOS.

ALMACÉN

Debe entregar todos los elementos que estaban a su cargo y que fueron entregados por medio del Almacén,

i b lioteca,B BAyudasB BAudiovisuales, i enestar universitario y demás. Si hay

p erdida de algunos de los elementos entregados a su cargo y responsabilidad, tendrá el funcionario el retiro de reponer el elemento perdido.

Confronta con A-22 los elementos que devuelve el funcionario y emite PAZ Y SALVO.

Procede a liquidar las prestaciones so ci ales de ley que la Entidad le adeude al se rvidor público en el momento del retiro, este deberá presentar constancia (de haber entregado a satisfacción los elementos a su cargo) de la (s) dependencia (s) donde tenga pendiente de entregar algún elemento o material p ropiedad de la Universidad.

Informará por escrito a las autoridades co m p etentesB B(ContraloríaB BGeneral, Procuraduría de la Nación) la apropiación o pérdida de un bien propiedad del estado (Universidad de la Amazonia), si un f u n ci o n ario que al momento del retiro de la i n st i tución, no entrega completo lo relacionado en el A-22, pese a la insistente so licitud de entrega o devolución de estos elementos.

Los equipos y elementos devolutivos que sean su m i n i st rados a se cci o n ales o sedes de la Universidad de la Amazonia, se podrán entregar m ediante co m o dato, contrato o co n venio firmado por las dos partes, y en el cual se hará responsable a la p ersona convenida en el m i sm o .

A-22

A-22

Paz y salvo

Oficio remisorio

1 Día

45 Minutos

2 Horas

1Hora

131. PROVISIÓN DE CARGOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

Jefe

Jefe

Jefe

Integrantes

DIVISIÓN SERVICIOS ADTIVOS



COMITÉ TÉCNICO

Certifica la existencia de las vacantes con denominación del cargo, código, grado y asignación básica.

Expide BCertificado de Disponibilidad Presupuestal.

Presenta estos documentos al Comité Técnico designado por el Nominador para la realización del concurso.

Elabora la convocatoria que deberá co n tener la siguiente información: No. de cargos, denominación, código, grado, asignación básica, ubicación laboral, sede de trabajo, funciones, requisitos exigidos p ara el cargo, fecha de inscripción, sitio de p resentación de documentos, sitio de realización de las pruebas de selección, f echa de publicación de resultados, fecha de fijación y retiro de la cartelera o medios de publicación y firma del Nominador.

Determina las pruebas de selección o exámenes a desarrollar en el concurso o recomienda al Nominador la entidad o i n st ancias que las elaborará y aplicará.

El Comité Técnico o responsable de la aplicación de las pruebas, levanta acta o i n f o rme de lo actuado y publica resultados en cada una de las pruebas desarrolladas. Emite Lista de Elegibles, indicando su término de validez.

Produce Resolución de nombramiento en

Autorización expresa del Nominador.

Solicitud de la División Servicios Administrativos

Solicitud,B BCertificado vacante, Certificado Disponibilidad Presupuestal.

Convocatoria

Acto Administrativo de Nombramiento Previa presentación de FotocopiaB BcédulaB Bde ci u dadanía,B BFormato Unico de Hoja de Vida, Declaración de Bienes, Certificado Ju dicial,

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Comité Técnico

Convocatoria y Estatuto Orgánico Administración delB BTalento HumanoB BDe Carrera Administrativa.

Acta y Resultados p ruebas

Resolución

Resolución. Listas de

1 Hora

1 Hora

1 Día

3 días

1 Hora

2 días

1 Día

1 Día





9

10

11

12

13

14

Jefe

Secretario General

Funcionario p o se si o n ado


Jefe

Secretaria


SECRETARÍA GENERAL





Periodo de Prueba, en original y dos (2) co p i as, por cuatro (4) meses y pasa para f i rma del Nominador.

Notifica al nombrado informándole los términos que tiene para comunicar su aceptación y tomar posesión del cargo.

Envía copias de la Resolución de Nombramiento y el Acta de posesión con todos sus soportes, a la División de Servicios Administrativos, una copia para el interesado y original para dejar en Secretaría General.

Diligencia los formatos de afiliación a la E.P.S., Fondo de Pensiones, Comfaca, anexando los documentos requeridos para este trámite.

Entrega por escrito las funciones del cargo al posesionado, lo lleva y presenta ante el Jefe de la dependencia correspondiente.

Pasa Resolución de nombramiento, acta de posesión, copia de las afiliaciones a Seguridad Social y Pensiones al grupo de n o vedades para ingreso en la nómina.

Abre carpeta de historia laboral y enlegaja todos los documentos que dieron origen a esta vinculación.

Certificado de Antecedentes Disciplinarios

Manual de Funciones

Todos los documentos delB BconcursoB Bdel n o m b rado.

Elegibles debidamente f i rmadasB Bpor Comité Técnico y/o Nominador.

ResoluciónB By Acta de p o se si ó n .

FormatosB Bde afiliación a EPS, Fondo de Pensiones, Comfaca.

Todos los documentos que soportan el n o m b ramiento.

Acta de p o se si ó n

1 Día

1 Hora

1 Día

30 Minutos

2 Días

30 Minutos





132. PROVISIÓN DE CARGOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Rector

Jefe

Jefe

Rector

Secretario General

RECTORÍA


DIVISIÓN SERVICIOS ADTIVOS.

RECTORÍA

SECRETARÍA GENERAL

Decide designar o nombrar en el cargo vacante,B BdeB BlasB BhojasB BdeB Bvida recepcionadas, teniendo en cuenta el perfil del cargo y los siguientes criterios: Los estudios (pregrado y postgrado), La experiencia laboral p reviamente certificada, Proyectos de Investigación o p articipaciónB BenB BprocesosB BdeB Balta relevancia, así como los antecedentes laborales anteriores de los aspirantes.

Revisa la documentación contenida en la Hoja de Vida como son: Fotocopia de título profesional, pregrado o postgrado, o tros estudios, B B certificaciones de experiencia laboral, certificaciones de referencias personales, B o familiares, CertificacionesB BdeB Binvestigaciones realizadasB BoB BproyectosB Bimportantes desarrollados. Si los encuentra en regla, certifica la existencia de la vacante, con denominación del cargo, código, grado y asignación básica.

Solicita a la División Financiera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, co n ello procede a elaborar la Resolución co rrespondiente, en original y dos (2) co p i as.

Revisa y firma la Resolución.

Notifica al nombrado informándole los términos que tiene para comunicar su aceptación y tomar posesión del cargo, p revia presentación de:

Autorización expresa del Nominador

Documentos soportes de la hoja de vida

Resolución y soportes decisión

Resolución en firme.

Acta de Posesión

Autorización

Hoja de vida

Certificado de disponibilidad p resupuestal

Resolución

1 Día

1 Hora

30 Minutos

1 Hora

1 Día





6

7

8

9

10

Secretario General


Jefe

Secretaria


SECRETARÍA GENERAL





Fotocopia cédula de ciudadanía, Formato Unico de Hoja de Vida, Declaración de

i enes, Certificado Judicial, Certificado de Antecedentes Disciplinarios.

Envía copia de la Resolución de Nombramiento y el Acta de posesión con todos sus soportes, a la División de Servicios y entrega una copia al p o se si o n ado.

El posesionado diligencia los formatos de afiliación a la E.P.S., Fondo de Pensiones, Comfaca, anexando los documentos requeridos para este trámite.

Entrega por escrito las funciones del cargo al posesionado, lo lleva y presenta ante el Jefe de la dependencia correspondiente.

Pasa Resolución de nombramiento, acta de posesión, copia de las afiliaciones a Seguridad Social y Pensiones al grupo de n o vedades para ingreso en la nómina.

Abre carpeta de historia laboral y archiva todos los documentos que dieron origen a esta vinculación previa digita en el sistema toda la información pertinente.

Manual de Funciones

Reporte del Sistema.

ResoluciónB By Acta de Posesión.

Formato afiliación a EPS Fondo de Pensiones, Comfaca.

ResoluciónB By Acta de Posesión.

1 Hora

1 Días

1 Hora

1 Hora

1 Hora

133. VINCULACIÓN DE PERSONAL POR CONTRATO






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Jefe

Rector


Jefe

Jefe

Vicerrectora Administrativa

Responsable de la se lección

DEPENDENCIA

RECTORÍA

PRESUPUESTO




SolicitaB BporB BescritoB BalB BNominador Ju st i f i cando la necesidad del servicio.

Evalúa la solicitud y da el visto bueno a la so licitud.

Expide el certificado de disponibilidad p resupuestal

EnvíaB BlaB BsolicitudB BconB BC.D.P.B Ba Vicerrectoría Administrativa, para coordinar la forma como se vinculará el aspirante.

Selecciona los perfiles requeridos del anco de Hojas de Vida, existente en la

División de Servicios Administrativos o de las hojas de vida que presenten los aspirantesB BenB BeseB Bmomento recomendándole al Nominador los posibles aspirantes o concursantes según el caso.

Determina quién hará las pruebas se lectivas y a su vez el o los responsables de ello y determina la clase de prueba a desarrollar, bien puede ser de cultura g eneral o específica de acuerdo con las f u n ci o n es del área en donde se desempeñará el contratista.

Levanta un acta o informe indicando los p articipantes, números de cédula, pruebas aplicadas, valores o peso de los factores evaluados,B BpuntajeB BtotalB BenB Borden ascendente de las pruebas aplicadas. Este informe deberá ser firmado por los responsables y presentado al Nominador p ara su visto bueno.

Autorización del Rector.

Reglamento interno.

Reglamento interno.

Para los contratos por


Autorización


Acta de p articipantes

1 Hora

1 Día

30 Minutos

20 Minutos

1 Día

2 días

2 Horas





8

9

10

11

12

Jefe

Contratista

Rector

Secretaria

Digitador del Sistema


RECTORÍA



Ordena elaborar el contrato en original y dos (2) copias y lo pasa a la Sección de Presupuesto para registro presupuestal.

Adquiere la póliza Unica que garantice: Cumplimiento, calidad, otros. Además, realiza la Afiliación por cuenta propia a una E.P.S y anexa fotocopia de la cédula de ci u dadanía.

Firma el Contrato.

Devuelve firmado a la División de Servicios Administrativos, para firma por parte del co n tratista, afiliación a Seguridad Social, Fondo de Pensiones, Comfaca o sólo su f i rma si fuere por Honorarios, según sea el caso y pasa al Grupo de Novedades para i n g reso en el sistema y en cualquiera de los casos se requiere de las siguientes co p i as: OriginalPara la Historia Laboral, Primera CopiaBParaB BelB Bcontratista, Segunda CopiaPara Presupuesto.

DeberáB BrevisarB BcuidadosamenteB Bla documentación y requisitos y digitar en el Sistema de Historias Laborales, toda la i n f o rmación del contratista, dando aviso a su BJefeB Binmediato,B BdeB Bcualquier i rregularidad que llegare a detectar en la documentación soporte presentada por el co n tratista.

Honorarios, debe quedar b i en claras las o b ligaciones del co n tratista, actividades o f u n ci o n es a desarrollar y elB BInterventorB Bdel co n trato. Además exige lasB BgarantíasB Bal co n tratista.

Contrato co n Disponibilidad Presupuestal.

Todos los documentos so p o rtes del contrato.

El Grupo de Nómina deberá revisar cu i dadosamente el co n tenidoB BdeB Blas cláusulasB BdeB Blos co n tratos.

Los contratos de los p rofesi. por “Honorarios” regidos por Ley 80 de 1993, deberán efectuar p o r su cuenta los aportes de Ley al Sistema de Seguridad Social en los p o rcentajes y sobre la b ase establecida en la Ley By Blos Bdecretos reglamentarios.

Contrato

Contrato y registro p resupuestal

1 Día

3 Horas

30 Minutos

1 Día





134. VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE CATEDRÁTICO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Vicerrector Académico


Jefe




VICERRECTORÍA ACADÉMICA

DIVISION FINANCIERA



DIVISIÓN DE SERVICIOS ADTIVOS


Envía a la División de Servicios Administrativos el listado de docentes a co n tratar, con el visto bueno del Rector, el cu al debe contener: Nombres y apellidos, Cédula de ciudadanía, Categoría; Periodo académico a contratar; Número de horas en el semestre; Asignatura; Programa y Funciones especiales si las tuviere.

ExpideB CertificadoB BDisponibilidad Presupuestal.

Recibe y revisa el listado de la asignación académica laboral con visto bueno del Rector y/o del Vicerrector Académico y o rdena la elaboración de los contratos.

Elabora el contrato en original y tres (3) co p i as, prenumerado consecutivamente, las cuales se distribuirán así: Original para hoja de vida del docente, Primera Copia p ara el Docente, Segunda Copia para Presupuesto, Tercera Copia para historia laboral del docente.

Envía los contratos a la División Financiera p ara la expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Asigna la disponibilidad presupuestal y envía junto con los contratos a la Rectoría p ara firma del Nominador.

Todos estas vi n cu lacionesB Bdeben so licitarse con la debida anticipación, de por lo m enos,B BunaB Bsemana antes de la fecha de i n i ci ación del periodo académico y la División deB BServiciosB Bcontará co m o mínimo, con cinco (5) días hábiles para elaborar los contratos, después de recibida la so licitud en regla. ElB BlistadoB Bdeberá acompañarseB BdeB Blas hojas de vida con todos losB BdocumentosB Bde estudios e identificación en regla, cuando se trate de aspirantes nuevos.

Contrato con Certificado Disponibilidad Presupuestal

Contratos firmados por el Nominador. Si algún dato b ásico p ara la

Solicitud B con vi st o bueno del Rector.

Certificado Disponibilidad Presupuestal.

Acta resultados co n vo catoria co n hoja de vi da y demás documentos.

Contrato

1 Día

1 Semana

25 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

30 Minutos





7

8

9

10

11

Rector

Jefe


Catedrático

Catedrático

RECTORÍA



PROGRAMA ACADÉMICO


Revisa y firma el (los) contrato (s).

Recibe el contrato en firme y mediante un co m u n i cado publica en Carteleras de la Universidad y a las Coordinaciones de cada Programa el listado de los catedráticos para que se acerquen a firmar los respectivos contratos, indicando que tienen tres (3) días hábiles para hacerlo.

Debe exigir antes de la firma del catedrático, el documento de identificación, o de requisitos que no haya hecho llegar el docente, caso contrario, no podrá f i rmarlo hasta tanto lo hiciere llegar con p lazo máximo de dos (2) días. De igual forma exigirá la afiliación al si st ema de Seguridad Social.

En estas condiciones el Catedrático determinará firmar o no firmar el contrato.

En caso del docente no firmar el contrato, i n f o rmará de inmediato por escrito lo co rrespondiente al Vicerrector Académico y a Presupuesto para anular el Registro Presupuestal.

elaboración del contrato, f altare en la relación, el p lazo para la elaboración se correrá y contará a p artir de la fecha en que se aclare la situación que g eneró la demora.

Ningún catedrático podrá empezar a trabajar sin efectuar el trámite de afiliación a una E.P.S. , Fondo de Pensión y A.R.P. y sin el lleno de los requisitos de Ley p ara su vinculación, de acuerdo con las normas vi g entes.

Los Coordinadores de ProgramasB BsonB Blos responsables del p roceso de legalización de los contratos.

Informe escrito

1 Día

3 días

1 Hora

5 Minutos

10 Minutos

135. VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE OCASIONAL






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Integrantes

Vicerrector Académico


Jefe


COMITÉ DE PERSONAL DOCENTE

VIICERRECTORÍA ACADÉMICA

DIVISION FINANCIERA



Estudia las hojas de vida de los aspirantes y realiza las pruebas establecidas para el co n cu rso de méritos.

Envía el listado de los seleccionados al Vicerrector Académico el cual deberá acompañarse de las convocatorias a co n cu rso abierto, actas, las hojas de vida co n todos los documentos de estudios e i dentificación en regla, cuando se trate de aspirantes nuevos.

Envía al CIARP el listado de docentes a vi n cu lar con el visto bueno del Rector, el cu al debe contener: Nombres y apellidos; Cédula de ciudadanía; Categoría; Periodo académico;B BAsignatura;B BProgramaB By Funciones especiales si las tuviere. El CIARP asigna puntos.

Expide el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Recibe el listado, verifica requisitos y o rdena la elaboración de la Resolución de vi n cu lación.

Elabora la resolución en original y tres (3) co p i as, las cuales se repartirán así: Original para el Archivo consecutivo de Secretaría General, Primera Copia para la Nómina y posterior archivo en la Historia Laboral, Segunda Copia para elDocente y Tercera Copia para Presupuesto.

Revisa y firma las resoluciones.

Convocatorias, resultadosB Bconcurso, hoja de vida, etc.

Acto Administrativo elaborado.

Pruebas.

Listado.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Listado

Resolución de vi n cu lación.

1 Semana

1 Día

1 Día

15 Minutos

10 Minutos

1 Hora





7

8

9

10

11

Rectoría

Docente

Secretario General



RECTORÍA


SECRETARÍA GENERAL



AntesB BdeB BnotificarseB BdelB Bacto administrativo,B BporB BinstrucciónB Bdel f u n ci o n ario encargado de este proceso, el docente deberá presentarse a la División de Servicios Administrativos a tramitar: Afiliación a E.P.S., Pensiones, A.R.P., llenar formato de Hoja de Vida único y Declaración de Bienes, si es nuevo.

Recibe la Resolución en firme y procede a n o tificar a cada docente ocasional en f o rma inmediata y antes de empezar a laborar.

Pasa copia del acto administrativo en firme al Grupo de Novedades para su ingreso en la nómina.

Abre carpeta de hoja de vida y llevará allí en estricto orden todos los documentos que dieron origen a la vinculación del docente en el periodo académico.

Acto Administrativo en f i rme. Después de llenar estos requisitosB BseB Bpuede n o tificar.

Resolución notificada y documentos en regla.

Resolución, AfiliaciónB Ba EPS, Fondo de Pensiones, ARP, Comfaca.

1 Hora

1 Hora

4 Horas

30 Minutos

5 Minutos





136. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE CARRERA ADMINISTRATIVA


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Jefe

Jefe

Secretario General

Jefe



SECRETARÍA GENERAL


Envía un instructivo sencillo y claro a los calificadores o Jefes inmediatos, con todos los procedimientos establecidos de acuerdo a las normas y suministra los f o rmularios para proceder a evaluar y calificar, indicando plazos.

Acompaña el proceso de evaluación y determina los promedios para obtener la calificación definitiva, cuando ello se requiera y envía a la Secretaría General.

Presentar al Rector el resultado de las calificaciones de todos los funcionarios de carrera, indicando los casos especiales que puedan haberse dado. Ordena llevar a la hoja de vida de cada empleado el original de la calificación de se rvicios y la Concertación de Logros para el periodo siguiente.

En caso de i n co n f o rmidad por parte del funcionario y la p resentaciónB BdeB Blos respectivos recursos de Ley, la instancia ante quien co rresponda resolverá y observará los p rocedimientos establecidosB BenB Bel Régimen de Administración del Personal Administrativo, el Código Contencioso Administrativo y demás n o rmas concordantes.

Instructivo

Calificaciones efectuadas por los jefes i n m ediatos.

Listado Condensado

Oficio

1 Hora

1 Mes

1 Hora

5 Días





137. ESTÍMULO AL MEJOR EMPLEADO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Rector

Jefe

Funcionario

Integrantes

Integrantes

RECTORÍA



Comité

Comité

RealizaB BconvocatoriaB BaB BtodosB Blos se rvidores públicos y trabajadores oficiales de la Universidad de la Amazonia.

Los empleados de carrera deberán acreditar además una calificación de se rvicios del año inmediatamente anterior, n o inferior al noventa por ciento (90%) del p u n taje o calificación total.

Se postula por escrito ante el Rector, entre el periodo comprendido del 1º. Al 15 del m es siguiente al vencimiento de términos p ara la evaluación del desempeño de los f u n ci o n arios en cada año.

La selección se hará con base en los criterios determinados de conformidad con el Régimen Especial de Administración del Talento Humano vigente en la Universidad de la Amazonia.

Levanta acta de sus actuaciones, las firma y las da a conocer al Nominador.

Los empleados públicos queB BaspirenB BaB Bser se leccionados como los “mejoresB BdelB Baño”, deberán tener un tiempo de servicio en la entidad n o inferior a un (1) año de servicios y estar desempeñando empleos en los Niveles Profesional, Técnico y Asistencial.

El jefe de la División de Servicios Administrativos Divulgará y certificará p ara estos efectos, los requisitos y demás datos que le solicite el Comité de selección. El funcionario deberá acreditar no haber sido sa n ci o n adoB BniB Btener llamados de atención en su hoja de vida en el

Convocatorias

Resultados calificaciones año i n m ediatament e anterior.

Inscripción

Acta

Resolución en f i rme

3 Días

1 Hora

30 Minutos

1 Día

30 Minutos





6

7

8

Rector

Jefe

Secretaria

RECTORÍA



Revisa, da visto bueno y ordena el acto administrativo correspondiente ordenando el reconocimiento del “Mejor Empleado”, a la División de Servicios Administrativos.

Emite la Resolución y pasa para firma del Nominador, quién hará tal reconocimiento en ceremonia especial pública entre los f u n ci o n arios de la institución.

Archiva en la hoja de vida del funcionario la Resolución correspondiente.

p eriodo inmediatamente anterior.

Cuando se trate de otros estímulos como becas, co n decoraciones, a la eficiencia, menciones de honor,B Betc.B BDeberá dejarse constancia en la respectiva hoja de vida deB BlosB Bfuncionarios acreedores a ello.

Publicación

30 Minutos

1 Hora

20 Minutos





138. SOLICITUD DE PERMISOS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

Funcionario Administrativo

Docente


PROGRAMA ACADÉMICO

Diligencia y firma el formato diseñado para tal fin y lo firma, previa aprobación del jefe i n m ediato, así: por un (1) día aprueba el jefe inmediato, por dos (2) días aprueba el jefe de la División y por tres (3) días aprueba el Vicerrector respectivo de la Institución; en todo caso debe contar con vi st o bueno de los superiores inmediatos.

Los permiso para el personal docente de la i n st i tución le corresponde el otorgamiento se g ún su duración:

Al jefe de Programa le corresponde autorizar hasta un día. Al Decano de la Facultad en la cual se encuentra adscrito el docente, hasta por dos (2) días. Al Vicerrector Académico, previo visto b u eno del jefe de Programa y del Decano, hasta por tres (3) días.

La División de Servicios Administrativos deberá llevar ordenadamente el control de estos permisos y consignarlo en una base deB Bdatos,B BparaB BlaB BelaboraciónB By p resentación de un informe semestral cu antificado a la Rectoría.

EsteB BformatoB Bse diligenciaB Búnicamente p ara permisos de hasta tresB B(3)B Bdías,B Blo autorizaráB BelB Bjefe i n m ediatoB BconB Bvisto b u eno del Vicerrector co rrespondiente.

Los p ermiso remunerados superiores a tres (3) días no existen y sólo dará lugar a la solicitud de una licencia no remunerada.

LosB BpermisosB Bpor calamidadB Bdoméstica (hospitalización, enfermedadB BgraveB Bo m u erte, fuerza mayor o f enómeno natural) por f amiliaresB BenB Bprimer g rado de consanguinidad o afinidad deberán estar p lenamente co m p robados o certificados por médico, especialista o autoridad respectiva, se co n cederán hasta por tres (3) días siguiendo el anterior trámite.

FormatoB Bcon f i rma del f u n ci o n arioB By del Jefe i n m ediato, Rector y Vicerrector respectivo en el último caso.

Certificado, co n st anciaB Bo documento que acredite p lenamente la calamidad.

25 Minutos

1 Hora

1 Hora

2 Hora





139. TRÁMITE DE VACACIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Funcionario


Jefe

Rector

Jefe

Secretaria

Rector

Jefe


DIVISION FINANCIERA


RECTORÍA



DIVISIÓN SERVICIOS ADTIVOS. RECTORÍA.


RealizaB BlaB BsolicitudB BporB Bescrito debidamenteB BjustificadaB BcuandoB Bel f u n ci o n ario así lo requiera; Por vacaciones co lectivas, se autoriza a todos los f u n ci o n arios mediante Resolución firmada p o r el Nominador, exceptuando el personal de vigilancia y seguridad.

Expide BCertificado de Disponibilidad Presupuestal.

Ordena elaborar la Resolución en original y dos copias, radica y pasa para firma del Nominador.

Revisa y aprueba con su firma.

Ordena liquidar con los factores salariales co rrespondientes y elaborar la nómina respectiva, archivando copia de la Resolución en la Historia Laboral.

Publica la Resolución en carteleras o co m u n i ca oficialmente al empleado la co n cesión de sus vacaciones entregándole co p i a de la Resolución.

Pasa a División Financiera para Certificar Disponibilidad Presupuestal.

Revisa y firma la nómina.

Trámite el pago correspondiente a las vacaciones.

Ningún funcionario podrá retirarse de su sitio de trabajoB BsinB Bhaber tramitado y conseguido la autorización previa de su Jefe inmediato.

Solicitud escrita debidamente justificada.

Certificado Disponibilidad Presupuestal

Resolución

Nómina liquidación vacaciones.

1 Hora

15 minutos

20 Minutos

15 Minutos

45 Minutos

10 Minutos

20 Minutos

20 Minutos

30 Minutos





140. TRAMITE COMISIONES OFICIALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Interesado

Rector

Auxiliar de Presupuesto.

Digitadota del Sistema.

Digitadota del Sistema.

Rector.

Secretaria.

DEPENDENCIA

RECTORÍA




RECTORÍA

SECRETARIA GENERAL

Presenta solicitud firmada en formato diseñado para tal fin y que debe ser su m i n i st rado por la División de Servicios Administrativos, indicando todos sus datos co m o son: B nombres y apellidos del co m i si o n ado, días y lugar de la comisión, o b jeto, anexar el proyecto, la convocatoria o invitación según el evento, indicar si requiere viáticos, pasajes aéreos o terrestres, B vehículo oficial de la Universidad, conductor de la institución, apoyo económico y/o gastos imprevistos.

Revisa y da Visto bueno del Ordenador del Gasto.

Expide el certificado de disponibilidad p resupuestal

Solicita a la Vicerrectoria Administrativa dar a conocer el nombre del conductor y el vehículo cuando se trate de transporte a cargo de la Universidad.

Elabora la Resolución en original y tres (3) co p i as, ordenando la comisión oficial y lo p asa a Rectoría con todos sus soportes, debidamente radicado en libro de control.

Revisa y firma.

Numera, fecha y remite la resolución a la Pagaduría para giro y distribuye así:

Tener en cuenta la reglamentaciónB Binterna establecidaB BporB Bla Institución.

CuandoB BdentroB Bdel reconocimiento de los vi áticos y gastos de viaje i n cluya suministro de p asajes aéreos, habrá de averiguarseB BsiB Blos tiquetesB BseB Bincluyen dentro de la Resolución o si BlaB Bdependencia so licitanteB BlosB Bha reservado con nota de so licitud en una empresa de transporte aéreo.

No se podrá tramitar n i n g u n a comisión que no hayaB BllenadoB Blos requisitos previos aquí establecidos,B ByB Beste co n trolB BleB Bcompete directamenteB BaB Bla División de Servicios

SolicitudB Bde co m i si ó n

Firma


Resolución

Firma

resolución

30 Minutos

15 Minutos

20 Minutos

45 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

15 Minutos





Original para Secretaría General, Primera Copia para Pagaduría con todos los so p o rtes,B BSegundaB BCopiaB BparaB Bel i n teresado y Tercera Copia para División de Servicios Administrativos.

Administrativos

141. TRÁMITE DE LICENCIAS NO REMUNERADAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5


Jefe

Rector


Secretaria



RECTORÍA



Solicita la licencia no remunerada, cuando p o r necesidad propia del funcionario, éste requiera ausentarse de puesto, después de tres (3) días.

Solicita por escrito al Nominador, con la debida justificación.

Determina conceder o no la solicitud de licencia, inicialmente hasta por sesenta (60) días, previo análisis de la situación. En caso de ser negativo, debe dar respuesta inmediata al funcionario y hacerle conocer su decisión, con copia a la Coordinación del Programa al cual p ertenece el docente o al Jefe de la dependencia en la cual presta servicios el f u n ci o n ario.

Elabora el acto administrativo en original y dos (2) copias y la envía a la División Financiera.

Asigna la disponibilidad presupuestal y envía el acto administrativo con todos sus so p o rtes para la firma del Rector.

Si hubiere necesidad de p rorrogarla lo hará por treinta (30) días más, hastaB BcompletarB Blos n o venta (90) días, en un año.

Solicitud del funcionario aprobada.

SolicitudB Bdel f u n ci o n ario aprobada.

Acto administrativo

Certificado de Disponibilidad Presupuestal

20 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

25 Minutos

20 Minutos





6

7

8

Secretaria

Secretaria

Auxiliar de Sistemas

SECRETARÍA GENERAL



Numera, fecha la Resolución y notifica p ersonalmente al interesado, entregándole u n a copia; envía dos copias a la División de Servicios para su trámite interno.

La Resolución se distribuye así: Original p ara Secretaría General, Primera Copia p ara el Funcionario, Segunda Copia para

El Grupo de Nómina y posterior archivo en la Historia Laboral.

Entrega una copia al Grupo de Novedades p ara efectos de nómina y archiva en la historia laboral del l funcionario.

Registra Novedad en el sistema.

20 Minutos

10 Minutos





142. TRÁMITE DE LICENCIAS POR ENFERMEDAD GENERAL


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6 7

Funcionario


Secretaria

Auxiliar Administrativo.


Rector

Secretaria






RECTORÍA

SECRETARIA GENERAL

Presenta ante la División de Servicios AdministrativosB BelB BoriginalB BdeB Bla i n capacidadB BmédicaB Bdebidamente transcrita o reconocida por la E.P.S.

Revisa que el certificado de incapacidad cu m p la con todos los datos de rigor: Nombres y Apellidos del funcionario, No. de identificación, número total de días de i n capacidad, fecha de iniciación, fecha de terminación, causa, firma del médico que la autoriza y firma del funcionario.

Ordena la elaboración de la Resolución de reconocimiento de la licencia y la liquidación

de las dos terceras partes (2/3) como Auxilio Monetario por Enfermedad a favor del f u n ci o n ario, cuando la incapacidad sea su p erior a cuatro (4) y hasta los noventa

(90) días y el cincuenta por ciento (50%) a p artir de los noventa días siguientes, sin que exceda en ninguno de los dos casos de

ci ento ochenta (180) días.

La radica y pasa con todos los soportes a la División Financiera, para la expedición del C.D.P. (Certificado de Disponibilidad Presupuestal).

Radica y pasa para firma del Rector.

Revisa y firma.

Numera y fecha la resolución ya en firme y devuelve a la División de Servicios Administrativos;B BLaB BResoluciónB Bse

Resolución con todos los so p o rtes.

Certificado de Incapacidad m édica

Resolución

CDP

Firma

15 Minutos

15 Minutos

45 Minutos

15 Minutos

5 Minutos

10 Minutos

10 Minutos





8

9

10

11

12

Secretaria

Secretaria









distribuye así: Original para Secretaría General, Primera Copia para Funcionario, Segunda Copia para Grupo de Nómina y Posterior archivo en la Historia Laboral.

Pasa una copia al Grupo de Novedades p ara efectos de Nómina.

Archiva una copia de la resolución con f o tocopia de la incapacidad en la Hoja de vi da del funcionario.

Entrega el original del certificado de i n capacidad médica a la Secretaria para efectos de incluirla en formato de solicitud a la E.P.S. para la aprobación del reintegro delB BauxilioB BmonetarioB BpagadoB Bal f u n ci o n ario.

Descuenta el valor a reintegrar a la i n st i tuciónB BenB BelB BformatoB Bde “Autoliquidación de Aportes” de la E. P. S. a donde pertenece el funcionario, una ves autorice la E.P.S. el reintegro a favor de la Universidad.

Informa al Jefe inmediato del funcionario, b i en sea docente o administrativo, cuando de incapacidad se trate.

Certificado médico Transcrito.

Si la nómina de ese mes ya se hubiere pagado, la n o vedad se incluirá en el m es siguiente haciendo el descuento de la parte co rrespondiente cancelada de más al f u n ci o n ario.

La solicitud de este reintegroB BnoB Bpodrá hacerse pasado un año de expedición de la i n capacidad médica, ni el reintegro podrá hacerse hasta tanto la E.P.S. no hayaB BrevisadoB By autorizado la o las i n capacidades que la UniversidadB BleB Bhaya enviado para tal fin y

Nómina

FormatoB Bde autoliquidación de aportes

5 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

15 Minutos





p o st erior deducción de su s aportes.

Ningún funcionario podrá dejar de asistir a sus labores aludiendo haber estado enfermo, sin que m edie el certificado de i n capacidad médica. En caso de no existir éste, deberá acreditar ante su jefe Binmediato y Bla División de Servicios AdministrativosB Bhaber estadoB BenB Bconsulta m édicaB BmedianteB Bla p resentación de la boleta de la cita o copia de la f ó rmula expedida por la I.P.S. o la E. P. S. Caso co n trario, después de tres B (3) B días de i n asistenciaB Bse co n f i g u rará en abandono del cargo.

143. TRÁMITE DE LICENCIAS POR MATERNIDAD






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Funcionaria

Jefe

Jefe



Secretaria






SECRETARÍA GENERAL

Presenta ante la División de Servicios Administrativos el original del certificado m édicoB BdebidamenteB BtranscritoB Bo reconocido por la E.P.S.

Revisa que el certificado médico cumpla co n todos los datos de rigor: Nombres y Apellidos de la funcionaria, No. de i dentificación, número total de días de la licencia, fecha de iniciación, fecha de terminación, motivo, firma del médico que la autoriza y firma de la funcionaria.

Ordena la elaboración de la Resolución de reconocimiento de la licencia y la liquidación del cien por ciento (100%) del sa lario que le corresponde durante los o chenta y cuatro B (84) B días de la m aternidad, haciendo dentro de la liquidación los descuentos de ley que tenga dentro de la nómina.

Radica y pasa la resolución con todos los so p o rtes a la División Financiera, para la expedición del C.D.P. (Certificado de Disponibilidad Presupuestal).

Radica y pasa para firma del Rector.

Numera, fecha y devuelve la Resolución a la División de Servicios Administrativos; La Resolución se distribuye así: Original para Secretaría General, Primera Copia para la Funcionaria, Segunda Copia para la n o vedad de la Nómina y posterior archivo en la Historia Laboral.

Certificado m édico

Resolución

Firma

Resolución en f i rma.

20 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

20 Minutos





7

8

9

10

11

Secretaria




Jefe






Pasa copia al Grupo de Novedades para efectos de elaboración de Nómina.

Archiva una copia con fotocopia de la i n capacidad en la Historia Laboral de la f u n ci o n aria.

Entrega el original del certificado médico a la Secretaria para efectos de incluirla en f o rmato de solicitud a la E.P.S. para la aprobación del reintegro del valor pagado a la funcionaria.

Descuenta el valor a reintegrar a la i n st i tución,B BenB BelB BformatoB Bde “Autoliquidación de Aportes” de la E. P. S. a donde pertenece la funcionaria, una ves autorice la E.P.S. dicho reintegro a favor de la Universidad.

Informa al Jefe inmediato de la funcionaria, b i en sea docente o administrativa, sobre esta novedad.

Certificado Médico Transcrito.

La solicitud de este reintegroB BnoB Bpodrá hacerse pasado un año deB BexpediciónB Bdel certificado médico, ni el reintegro podrá hacerse hasta tanto la E.P.S. no hayaB BrevisadoB By autorizado la o las i n capacidades que la UniversidadB BleB Bhaya enviado para tal fin y p o st erior deducción de su s aportes.

Historia Laboral

FormatoB Bde so licitud EPS

Formato Autoliquidación de aportes

5 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

15 Minutos

144. TRÁMITE DE ACCIDENTES DE TRABAJO






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Funcionario

Funcionario

Coordinador

Coordinador

A.R.P.


Salud Ocupacional

Salud Ocupacional

A.R.P

Se presenta ante la División de Bienestar Universitario, ante el consultorio médico de la Universidad o por Urgencias ante la E.P.S. ha solicitar los primeros auxilios.

Informa lo sucedido ante el encargado de Salud Ocupacional o ante uno de los m i embrosB BdelB BComitéB BdeB BSalud Ocupacional (COPASO), si fuere posible.

Este informe debe reportarse ante la Ofici- n a de Salud Ocupacional en un término No mayor de 24 horas. La Universidad No será responsable si el funcionario No produce la información respectiva.

Dado la gravedad del caso, este mismo f u n ci o n ario se encargará de visitar al f u n ci o n ario accidentado y levantará el i n f o rme (IPAT) (Informe Posible Accidente deB BTrabajo)B BcorrespondienteB Bde co n f o rmidad con formato diseñado por la A.R.P. y que deberá reposar en la División de Servicios Administrativos para tal fin.

Firma el informe, dejando una copia en la Historia Laboral y remite con oficio el i n f o rme a la Aseguradora de Riesgos Profesionales, entregándole a su vez copia al empleado accidentado.

Determina si existe o no el “Accidente de Trabajo”, para efectos de reconocimiento del cien por ciento (100%) de su salario, p revio estudio e investigación de su parte.

Certificado m édico transcrito por la E.P.S. a dondeB BperteneceB Bel afiliado.

Informe debe levantarse en plazo estipulado, 36 horasB BsiguientesB Bal accidente y entregarlo en la A.R.P.

EnB BloB BposibleB Beste i n f o rme podrá ir firmado p o r el Jefe inmediato del accidentadoB BsiB Btuvo co n o ci m i ento previo de ello.

Para todos los efectos, en este caso, el Comité ParitarioB BdeB BSalud OcupacionalB BseráB Bel encargadoB BdeB Blos accidentes de trabajo.

Solicitud

Oficio

Formato ARP

Firma

Incapacidad m édica





6

7

8

Jefe

Secretaria

Jefe




Procede a la liquidación y pago de su sa lario, con la incapacidad médica que expide la E.P.S mientras se sigue el p rocedimiento ante la A.R.P.

Incapacidad médica debe archivarse en la Historia laboral y llevarse control del tiempo que lleve el funcionario en i n capacidad.

Liquida y paga la diferencia de salario (1/3 p arte) dejada de cancelar al funcionario, co n o ci do el pronunciamiento de la A.R.P. y reconocido el accidente de trabajo como tal.

Certificado debe estar Transcrito o autorizado Por la ED.P.S.

Revisión perma n ente del caso f rente a las n o rmasB Bque rigen la m ateria.

145. ARCHIVO Y MANEJO DE LAS HISTORIAS LABORALES DE LOS FUNCIONARIOS






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Jefe

Secretaria






Lleva los documentos de nombramiento, p o se si ó n , requisitos acreditados, experiencia, etc. a la historia laboral tan p ronto se encuentre en firme, firmado y n o tificado al funcionario el acto que lo vi n cu la.

El manejo de las historias laborales se debe llevar a cabo conforme lo establece la ley 594 de 2000 y la circular 004 de 2003 By Bla BReglamentación Binterna existente.

Consulta los documentos de la historia laboral. Previa autorización del Jefe de la División de Servicios Administrativos, la historia laboral puede ser revisada o co n su ltada y deberá ser vista delante de este funcionario. La solicitud de fotocopias de tales documentos deberá hacerse por escrito ante el Vicerrector Administrativo, i n dicando con destino a qué o a quién. Expedición certificaciones. Realiza la certificación de datos o documentos existentes en la historia laboral de los f u n ci o n arios y con destino a autoridades co m p etentes o para eventos especiales dentro de la institución.

Firma la certificación o constancia.

Debe informar por escrito a su jefe i n m ediato y colocar el denuncio por p érdida ante la autoridad competente en caso de pérdida de un documento o una historia laboral del archivo.

Consulta dentro de la dependencia. Visto de la Jefe de la División y Vicerrector Administrativo en caso de fotocopias.

EsteB BarchivoB Bpuede llevarseB BenB Borden alfabéticoB BdeB Bsus apellidos o por orden del n úmero de cédula tanto elB BactivoB BcomoB Bel i n activo. Debe guardarse b ajo llave en archivadores b i en se g u ros.

Documento en f i rme.

Solicitud escrita.

Sólo se certificaráB Blo que exista en la hoja de vida del f u n ci o n ario.

Firma

Oficio y denuncio

30 Minutos

15 Minutos

45 Minutos

15 Minutos

45 Minutos

146. COMITÉ DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJE






CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Secretaria

Integrantes

Secretaria

Secretaria


COMITÉ ASIGNACIÓNB BDE PUNTAJE





COMITÉ

Recibe las solicitudes de cada uno de los docentes.

Cita por escrito con firmas de notificación a todos sus miembros, indicando, fecha, hora, lugar y tema a debatir. Con la ci tación se debe entregar copia del acta de la reunión anterior para conocimiento p revio de cada uno de los miembros del Comité.

Verifica el quórum, lee el orden del día, el Presidente somete a consideración el acta anterior y da inicio al análisis de cada una de las solicitudes.

Lleva a cabo cada sesión de conformidad co n el reglamento interno establecido en el Acuerdo No. 009 de mayo 05 de 2004 expedidoB BporB Bel BConsejoB BSuperior Universitario

Realizan la discusión y analizan las so licitudes.

Toma atenta nota de todo lo actuado por el co m i té en pleno y levantará una acta para p o st erior aprobación en la reunión si g u i ente.

Con visto bueno del Presidente, comunica

Debe revisar cu i dadosamente los anexos.

Consulta previamente al Presidente del Comité so b re la fecha de la ci tación para la reunión.

Orden del día aprobado.

ElB BprocedimientoB Bde reconocimiento de p u n tos, debe llevarse a cabo de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 1279 de junio de 2002, y demás normas que lo adicionen o modifique.

Para la asignación de p u n tosB BporB Btítulos u n i versitarios, los docentes deben acompañarB Bfotocopia autenticada del acta de g rado y/o del diploma.

Debe contener todos los

Solicitud

NotificaciónB By acta de reunión

Acta aprobada

Acta de reunión

Acta de reunión

10 Minutos

30 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

1 Día

30 Minutos

20 Minutos





8

9

10

11

12

13

14

Jefe

Jefe

Auxiliar Administrativo Rector

Secretaria

Técnico de Nómina

Secretaria

ASIGNACIÓNB BDE PUNTAJE



DIVISIÓN FINANCIERA RECTORÍA

SECRETARÍA GENERAL


DIVISIÓN

al docente la decisión en firme, después de aprobada el acta, pero de todas formas dentro de los sesenta (60) días siguientes a su solicitud, se dará respuesta al docente co n copia a la Decanatura a la cual p ertenece sobre el trámite dado a su p etición.

Ordena elaboración de la Resolución de asignación de puntos en original y tres (3) co p i as.

Revisa cuidadosamente y compara con el acta aprobada, los nombres de los docentes y los puntos para lo cual se está tramitando el acto administrativo.

Expide el C.D.P. y la pasa a Rectoría para la firma. Revisa y firma la resolución.

Numera, fecha y devuelve el acto ya en f i rmeB BaB BlaB BDivisiónB BdeB BServicios Administrativos para su inclusión en la n ó m i n a del mes siguiente. La Resolución se distribuye así: Original para la Secretaría General, Primera Copia para Presupuesto, Segunda Copia para la Historia Laboral y Tercera copia para el i n teresado (docente).

Ingresa los nuevos puntos para efectos sa lariales en el sistema, el cual llevará un co n trol de los puntos asignados a cada docente año por año.

Archiva copia de la Resolución que

datos de los documentos p resentados p ara análisis.

Los documentos como títulos universitarios de p regrado o postgrado deberán llevarse a la hoja de vida del docente.

LosB BtextosB BdeB Blos documentos p o r p roducción académico, deberán elaborarse una relación y enviarse a la División de biblioteca, sin embargo éstos deberán m antenerseB BenB Bla División de Servicios por lo menos por el término de un (1) año, para cu alquier consulta por p arte del Comité.

Resolución que reconoce Los puntos.

Resolución

CDP

Firma

Aplicación

Historia Laboral

30 Minutos

5 Minutos

15 Minutos

20 Minutos

20 Minutos

10 Minutos

5 Minutos





SERVICIOS ADTIVOS.

reconoce la asignación de puntos, en la historia laboral del docente.

147. ELABORACIÓN DE NÓMINAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

5

6




Auxiliar AdministrativoB By Jefe de la División

Jefe de la División

Rector

Secretaria





DIVISIÓN SERVICIOS ADTIVOS RECTORÍA

Rectoría

Recopila toda la información del mes a que co rresponda la nómina a procesar y la o rganizará por entidad, por tipo de n o vedad, por rubro o por código de nómina a que corresponda, por clase de f u n ci o n ario o tipo de vinculación.

Lleva control de novedades por las ”Deducciones” de Ley, bien sea en un libro o en una hoja diseñada para tal fin.

Digita la información, ingresa los datos o n o vedades en el sistema, con base en los actos administrativos y otros documentos que así lo ordenen.

Imprime la nómina en original dos (2) co p i as, la firma y la hace firmar del Jefe de la División de Servicios Administrativos o el Jefe de Personal, el Ordenador del Gasto y el Pagador y entrega en la División Financiera, para imputación en el p resupuesto y registro del PAC, a más tardar el veinte (20) de cada mes.

Hace seguimiento del proceso de trámite.

Revisa y firma el Ordenador del Gasto.

Envía por aparte y simultáneamente con destino a la Pagaduría, la Relación de

ancos y los desprendibles.

Lleva control de los so p o rtes . Los Jefes in- Mediatos son los respon- Sables de reportar las Inasistencias al trabajo O dejación del cargo.

Autorización expresa del trabajador. No se admite Descuentos con destino A particulares ni venta de De salarios.

Revisión de la digitación deB BlosB BdatosB Bde n o vedades.

Ningún funcionario nuevo p o drá ingresar en la n ó m i n a para efectos de p ago, sin el lleno de los requisitos de: posesión, f i rma de contrato de p restación de servicios, si n afiliarse a E.P.S. o Fondos de Cesantías o de Pensiones.

Leyes, DecretosB By REglamentos Internos de la Institución.

AplicaciónB Bo libro auxiliar

Actos administrativos y o tros documentos

Nómina y f i rmas

Firma

RelaciónB Bde b ancos y

15 días

10 Minutos

20 Minutos

1 Hora

20 Minutos

15 Minutos





7 Pagador PAGADURÍA Realiza los respectivos pagos. desprendibles


20 Minutos

148. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6


Rector

Secretaria

Secretaria


Secretaria


RECTORÍA

SECRETARÍA GENERAL




EmiteB BelB BactoB BadministrativoB Bde desvinculación.

Revisa y firma la resolución.

Notifica la decisión o aceptación del acto. La Resolución se distribuye así: Original p ara Secretaría General, Primera Copia p ara el funcionario, Segunda Copia para la Manejo de la novedad dentro de la División y finalmente se archiva en la historia laboral del ex funcionario.

Entrega copia de la Resolución al Grupo de Novedades para su exclusión de la n ó m i n a y para que se proceda a liquidar las prestaciones sociales a que tenga derecho el ex - funcionario.

Produce en el reporte la novedad de retiro ante la E.P.S. y los fondos a que ha estado afiliado el ex - funcionario.

Introduce novedad al sistema Módulo de Hojas de Vida y archiva la copia de la Resolución en la historia laboral.

LaB BResoluciónB Bdebe co n tener los motivos que dieronB BorigenB BaB Btal decisión, si es producto de u n p roceso disciplinario, orden de la Procuraduría,B BdeB Bla Fiscalía, etc. Y en su texto se debe solicitar expresamente al f u n ci o n ario hacer entrega f o rmal a Almacén de los b i enes de la Universidad a su cargo.

Resolución con soporte.

Notificación personal.

Revisa el sistema.

Carta de renuncia aceptadaB Bo acto administrativo en firme. Notificación

Formato EPS y demás fondos

ReporteB Bdel si st ema.

30 Minutos

20 Minutos

20 Minutos

25 Minutos

15 Minutos

5 Minutos





7

8

9

10


Jefe

Jefe






Liquida las prestaciones pasa para revisión y firma del Jefe de la División.

Informa por escrito a las entidades f i n ancieras, cooperativas, juzgados, etc., la n o vedad de retiro definitivo del funcionario, cu ando esté el funcionario autorizado para realizar trámites a nombre de la institución.

Solicita por escrito al funcionario realizarse los exámenes médicos de retiro y exige Paz y Salvo.

Informa por escrito a Almacén, sobre la n o vedad de desvinculación del ex - f u n ci o n ario para efectos de entrega de todos los bienes a su cargo en el A-22 y los que por alguna circunstancia estén bajo su responsabilidad o le hayan sido su m i n i st rados para el cumplimiento de su desempeño laboral.

Acto administrativo n o tificado.

RevisaB BfactoresB Bde liquidación.

Revisa la nómina y los descuentos que tiene a cargo el retirado.

Firma

Oficio

SolicitudB Bde exámenes m édicos y paz y salvo

Oficio y A-22

30 Minutos

1 Hora

2 Días

20 Minutos





149. PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN Y TRÁMITE PAGO APORTES PATRONALES Y PARAFISCALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3






RECTORÍA

Revisa Reporte generado por el sistema teniendo en cuenta el número total de f u n ci o n arios, subtotales y totales. Lo firma y pasa a División Financiera para la i m p u tación presupuestal.

En este caso tiene en cuenta que las Uni- Versidades están exentas de hacer aportes con destino al SENA, según Ley 789 de 2002

Realiza la imputación presupuestal y lo p asa para firma del Ordenador del Gasto, el Rector.

Coloca sello, radica y pasa directamente a la Pagaduría para giro.

Estos aportes deben tramitarse i n m ediatamente se expide la nómina general de todo el personal, esto es, entre el 25 y 30 del m es y por tarde este último día debe estar la transferencia lista para g i ro en la Pagaduría.

Firma y CDP

Sello y radicado

1 Día.

30 Minutos

4 Horas

150. AFILIACIÓN Y DESAFILIACIÓN DE LAS E.P.S., FONDOS DE PENSIONES, COMFACA, A.R.P.


CONTROL TIEMPO

1

2

Funcionario

Funcionario



DIVISIÓN SERVICIOS

Diligencia y firma los formatos para afiliación a una E.P.S. que quiera escoger y a un Fondo de Pensiones y de Cesantías.

Anexa a los formatos de afiliación los so p o rtes solicitados en las instrucciones co n tenidas en el mismo formulario, como so n : para algunos casos, fotocopia de la cédula, registro civil de nacimiento de sus hijos, certificado de supervivencia de sus p adres, etc.

Formularios debidamente diligenciados y firmados p o r Bel BEmpleado By Representante del Empleador.

Formato EPS y f o n dos y so p o rtes

1 Hora

40 Minutos





3

4

5

6

7

8

Funcionario

Secretaria

Mensajero

Funcionarios

Secretaria

Auxiliar Administrativo Secretaria

ADTIVOS



E.P.S., FONDOS Y A.R.P.


Entrega a la Secretaria.

Esta revisa y reporta información para la n o vedad de inclusión en la nómina de su p rimer pago, sobre la E.P.S. o Fondo escogidoB ByB BaB BsuB BvezB BenvíaB Bla documentación inmediatamente a las entidades preferidas por el funcionario p ara su afiliación.

Envía los documentos a estas entidades, p revio registro en libro radicador.

Devuelve aprobado el formato, indicando la fecha a partir de la cual obtendrá sus se rvicios efectivamente o a partir de la cual quedó afiliado al Fondo o COMFACA.

ArchivaB BcopiaB BaprobadaB BdeB Bestas afiliaciones en la historia laboral del f u n ci o n ario.

Responde pecuniaria y disciplinariamente, cu ando por omisión de retiro se generen deudas e intereses moratorios para la Universidad. B O por el contrario, del f u n ci o n ario, que habiéndose tramitado el reporte con el retiro, no haya facilitado los m edios para que llegue a tiempo a la E.P.S. el citado reporte.

La afiliación B a la Aseguradora de Riesgos Profesionales, es una decisión netamente de la entidadB Bempleadora, p araB BesteB Bcaso,B Bla UniversidadB BdeB Bla Amazonia.

BLa desafiliación será responsabilidad exclusiva de la institución y se producirá al finalizar el semestre, B deberá reportarse el “retiro” del f u n ci o n ario en el último reporte de pago, con el f i n de evitar que el empleado siga figurando afiliado a nombre de la Universidad.

EvitarB BesteB Bcaso co n cretamente con los docentes ocasionales y los administrativos por co n trato.

Nómina

Libro radicador

Formato aprobado

Historia laboral

5 Minutos

45 Minutos

15 Minutos

1 Día

10 Minutos





151. LIQUIDACIÓN MENSUAL Y REPORTE ANUAL DE CESANTÍAS PARA LOS FONDOS NACIONAL DE AHORRO Y OTROS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7





Jefe


Auxiliar







DIVISIÓN

Hace mensualmente la liquidación del aporte del empleado teniendo en cuenta tomar una doceava (1/12) parte de su sa larioB Bdevengado,B BparaB Bdocentes, administrativos y trabajadores oficiales.

Genera un listado y un reporte en el si st ema o aplicación de nómina en los m i sm o s términos de lo solicitado en la m atriz o programa diseñado para tal fin por el Fondo Nacional de Ahorro o los otros f o n dos.

Imprime el listado con los datos requeridos en la matriz, con los valores, número de afiliados activos, número de retiros y total, p rocesoB BaB BcargoB BdelB Bfuncionario responsable de la nómina.

Imprime el listado en original y tres (3) co p i as, con la firma del Jefe de la División deB BServiciosB BAdministrativos,B Bel Representante Legal y la Pagadora. Revisa el número de afiliados, estado y valor total. Si lo encuentra bien, lo firma en todas sus hojas, desde la número 1 hasta la última.

Radica y entrega en la División Financiera p ara su imputación presupuestal, sus f i rmas y continuar con el trámite pertinente.

AsignaB BdisponibilidadB ByB Bregistro

Reporte de la aplicación Del sistema.

ParámetrosB Bdefinidos p reviamenteB BenB Bla aplicación de nómina.

Grava en diskette el reporte y lo alista para su envío mientras surte este trámite.

Registro presupuestal y

FormatoB Bde Liquidación de aportes

Reporte

Firmas

Firma

CDP y firmas

5 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

1 Día.

15 Minutos

10 Minutos

1 Hora





8

9

10

11

12

13

14

Administrativo

Rector

Secretaria

Pagadora



Secretaria

FINANCIERA

RECTORÍA

RECTORÍA

PAGADURÍA



FONDO DE CESANTÍAS


p resupuestal y envía a Rectoría.

Revisa y firma.

Coloca el sello, radica y lo entrega en la Pagaduría.

Revisa, confronta y gira, entregando copia de los listados firmados y de la co n si g n ación o giro a la División de Servicios Administrativos nuevamente.

Prepara el paquete con los listados, el diskette y la consignación o giro y lo envía dentro de los primeros diez (10) días del m es al Fondo Nacional de Ahorro.

A fecha 31 de enero del año siguiente Consolida en un solo informe global los i n f o rmes mensuales y el envío de éste al F.N.A. a Bogotá, de conformidad con m atriz diseñada para tal fin, la cual difiere en algunos datos del informe mensual. Esto con el fin de que esa entidad lo valide y si no contiene errores, cargará en el si st ema las cesantías de cada funcionario co rrespondiente al año anterior.

Emite una certificación de “reporte de co n f o rmidad” o en firme y la enviará a la entidad con el diskette que contiene los estados de cuenta de la cesantía que tiene a su favor el empleado.

Entrega un ejemplar de este estado de cu enta al funcionario y archiva otro en la hoja de vida de éste.

PAC.

Control de Reportes

Control de todos los reportes.

Es necesario que esta revisión se haga conjunta p o r el Jefe de la División y el mismo Fondo en

o g o tá.

Firma

Sello y radicado


Desprendible de aforo

Certificación de ReporteB Bde co n f o rmidad

Hoja de vida

20 Minutos

10 Minutos

1 Hora

30 Minutos

1 Día

1 Hora

3 días





152. SOLICITUD DE CESANTÍAS


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Funcionario i n teresado

Funcionario i n teresado o Auxiliar Administrativo

Jefe

Funcionario

Interesado

Funcionario





Solicita ante la División de Servicios Administrativos o ante la Oficina del Fondo en esta ciudad, el formulario para “Solicitud de Cesantías Parciales” o “Definitivas” y lo diligencia en todas sus partes.

Diligencia los datos en la parte que co rresponde al “Empleador”.

Revisa todos los datos consignados co locando su nombre legible y después su f i rma.

Registra el No. De formulario utilizado en listado que llevará para tal fín.

Va al DAS o a la Registraduría Municipal del Estado Civil para hacerle colocar su huella dactilar, en caso que se requiera.

Tramita y envía al Fondo de cesantías a la ci u dad de Bogotá o a donde corresponda, p o r su propia cuenta.

Revisar estado de cuenta p ara verificar saldo.

Revisar con la nómina

Firma previa del Jefe de Personal.

Solicitud

Formulario

Nómina

Libro Registro

Huella dactilar

Recibo de aforo

15 Minutos

20 Minutos

3 días.

10 Minutos

5 Minutos

15 Minutos





153. PROYECCIÓN PRESUPUESTAL DE LOS COSTOS POR SERVICIOS PERSONALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

7

8


Auxiliar

Administrativo

Auxiliar

Administrativo

Rector




Jefe


DIVISIÓN

SERVICIOS ADTIVOS.

DIVISIÓN

SERVICIOS ADTIVOS.

RECTORÍA


DIVISIÓN SERVICIOS

ADTIVOS.

DIVISIÓN SERVICIOS

ADTIVOS.

OrganizaB BporB BFacultad,B BProgramaB By dependencia, los docentes y Administrativos, i n dicando los nombres y apellidos, categoría,

código, grado, asignación básica y otros emolumentos salariales a que tenga derecho.

Hace una liquidación preliminar de estos

co n ceptos como si fuese a liquidar una n ó m i n a. Incluye en una casilla separada el m o n to del nuevo aumento en términos

p o rcentuales, si lo hubiere, para calcular el su eldo que devengaría en el año siguiente.

Establece una columna con la diferencia

entre lo actual y lo calculado.

Indica si se va a aumentar la planta de

p ersonal a contrato, ocasional o catedráticos p ara incluir la parte correspondiente.

Realiza la liquidación de las posibles p restaciones sociales, lo más aproximada a la realidad, para el personal determinado en el punto anterior.

Calcula a la vez los aportes parafiscales y p atronales que conllevaría esa misma

n ó m i n a.

Determina el valor total de la proyección de co st o s p ara el semestre.

Revisa, firma y entrega a la División Fi n anciera y al Rector para su decisión.

Archivo del Sistema.

Cálculo con base en

p o rcentaje anunciado por el Gobierno Nacional.

Se consulta disponibilidad p resupuestal.

Régimen de los empleados.

Verificar porcentajes de ley.

Listados por separado.

Aplicación

Oficio

Cálculos

Fi rmas

1 Hora

1 Día

20 Minutos

1 Hora

1 Día

1 Día

1 Día

30 Minutos





154. ELABORACIÓN DE LOS CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES


CONTROL TIEMPO

1

2

3







Ingresa los conceptos y valores que debe co n tener dicho certificado es decir los que a pagado la institución a cada funcionario de acuerdo con el informe acumulado anual que arroje el sistema.

Expide el certificado de Ingresos y Retenciones del año inmediatamente anterior, de la aplicación de la nómina en f o rmato diseñado por la DIAN. Expide en o riginal y una (1) copia que se distribuyen así: Original para el Funcionario y Copia p ara el Archivo.

Entrega los Certificados a cada uno de los f u n ci o n arios docentes y administrativos, dentro del plazo señalado por la DIAN.

El formulario contendrá además de los datos b ásicos, el nombre, la cédula y la firma del Pagador de la entidad.

Revisión previa.

No requiere firma del Pagador ni del Jefe de PersonalB BsegúnB Blas n o rmas actuales.

Certificado

Formato de la DIAN

Copia firmada p o r el i n teresado.

1 Día

1 Día

1 Hora





155. EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE TIEMPO DE SERVICIO


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

Funcionario

Jefe

Jefe

Secretaria.





Presenta los datos a la Secretaria de la División, indicando nombres, apellidos, si la requiere con salario y con destino a qué entidad.

Ordena la impresión en el sistema, si esto n o fuere posible, tomará toda la i n f o rmación de la hoja de vida del empleado o ex funcionario, según el caso, elaborará la constancia.

Revisa y firma.

Entrega documento y toma firma de recibí en la copia la cual se archiva en la Historia Laboral del ex funcionario.

Historia Laboral si st ematizadas con toda la información.

Revisión cuidadosa de datos.

Datos iniciales

Hojas de Vida

Firma

10 Minutos

15 Minutos

10 Minutos

5 Minutos





156. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS PARA BONOS PENSIONALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Funcionario

Secretaria

Secretaria

Jefe

Jefe

FONDO DE PENSIONES.

O interesado.




Solicita la información detallada en los f o rmularios emitidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que contiene en riguroso orden datos como: nombres y apellidos, cédula de ciudadanía, en qué entidad o entidades a trabajado, las fechas de cotización, el último salario devengado o el salario devengado en cada una de las vi n cu laciones a determinadas fechas o años, etc.

Toma esta información de los registros y n ó m i n as y de la hoja de vida del f u n ci o n ario.

Anexa fotocopia del acto administrativo de n o m b ramiento o acta de posesión del Jefe de la División de servicios Administrativos.

Verifica la información y revisa que el f o rmulario esté diligenciado en todas sus casillas y con los datos solicitados.

Firma y entrega a la Secretaria para hacer o f i ci o de envío.

.

DebeB BverificarB Bla dirección.

Solicitud y f o rmularios

RegistrosB Bde n ó m i n a y hojas de vida

Acta de p o se si ó n

Firma y oficio remisorio

1 Hora

1 Día

10 Minutos

10 Minutos

15 Minutos





157. CONTROL DE ASISTENCIA LABORAL

N°

RESPONSABLE

DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

Funcionarios






Toma la tarjeta del fichero y la ingresa en el reloj para registrar la hora de ingreso y de salida de la institución.

Toma las tarjetas y transcribe la hora de i n g reso y de salida en la base de datos diseñada para tal fin, especificando los f u n ci o n arios que entran después y los que sa len antes de lo establecido.

EnB BcasoB BdeB BretardosB Breiterados i n justificados hace seguimiento e informa p o r escrito a la División de Servicios.

Ningún f u n ci o n ario p úblico podrá en nombre y representación de otro, timbrar la tarjeta de co n trol, ya que esto es u n deber personal del f u n ci o n ario.

Están exentos de marcar las tarjetas de control de asistencia, el Rector, los Vicerrectores, los Jefes de División, los Jefes de Centros o Unidades, los Decanos y los Coordinadores de Programas.

Fichero y reloj

ase de datos

i n f o rme

5 Minutos

2 Horas

10 Minutos





158. ORGANIZACIÓN HISTORIAS LABORALES

N° RESPONSABLES DEPENDENCIA DESCRIPCIÓN REQUISITOS/ OBSERVACIONES

CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Funcionario Módulo Hojas de vi da.



Funcionario Módulo Hojas de Vida

Funcionario Módulo Hojas de Vida

Se recibe hoja de vida conforme la p resenta el funcionario al momento del co n cu rso y se revisan los documentos que la contienen y los requisitos exigidos por la i n st i tución.

Se deshoja de la carpeta o legajo y se o rganizan los documentos en secuencia cronológica, de tal forma que el documento de fecha reciente quede de último, o sea, al final de la carpeta.

No se utilizarán ganchos, ligas de caucho, se p aradores, etc. Se marca fólder institucional con nombres y apellidos en el lomo del mismo y se co locan en el orden propuesto.

Se folian con lápiz todos los documentos empezando con el número 1. Cada carpeta llevará un formato de control de contenido. Se coloca al fólder la etiqueta con el color que identifica el tipo de vinculación.

Vinculación y se ubica en la estantería que le corresponde según el Orden alfabético que se lleva para tal fín.

En caso de no contener la Libreta Militar

10 Minutos

5 Minutos

5 Minutos

3 Minutos

2 Minutos

3 Minutos





6

7

Jefe División

Jefe División

se solicita esta información directamente al Distrito Militar de esta ciudad. Se envía la consignación y se solicita m ediante oficio el certificado de los co n tratistas de prestación de servicios por Honorarios, de no ser deudores morosos co n el Estado, según modelo establecido p o r la Contaduría General de la Nación.

Recibidos estos documentos se dejan archivados en la historia laboral cada historia laboral tendrá máximo 200 folios, si se requieren se abrirán mas unidades o carpetas al funcionario.

159. CONTENIDO DE UNA HOJA DE VIDA PRESENTADA POR ASPIRANTE O NUEVO FUNCIONARIO


CONTROL TIEMPO

1

2

Se presenta elaborada en computador, en p apel tamaño carta, en letra Arial 11, con los documentos sin perforar y en carpeta p lastificada.

La información estará organizada en orden de importancia así:

Datos personales con fechas exactas y cómo figure en la cédula de ci u dadanía.

Formación Académica, indicando educación Básica y Media, Educación Superior en pregrado y postgrado, títulos obtenidos, indicando, la m o dalidad académica, No. De se m estres o años aprobados, indicar si se graduó, nombre del título o b tenido, mes y año de terminación y No. De tarjeta profesional. Anexar so p o rtes permitan verificar la





i n f o rmación contenida. Las fotocopias de títulos obtenidos en otras Universidades deben estar autenticadas en Notaría y los títulos o b tenidos en el Extranjero, deben estar convalidados ante el ICFES o Ministerio de Educación Nacional.

Especificar el idioma que habla, diferente al Español, indicando si lo habla, lee y/o escribe.

Informar la experiencia laboral, con i n dicación del nombre de la empresa o entidad, si es oficial o privada, País, Departamento y Municipio de domicilio, correo electrónico de la m i sm a, teléfonos, cargo desempeñado, fecha de ingreso y f echa de terminación del empleo, tipo de vinculación.

Si tiene experiencia investigativa o libros escritos, anexar soportes.

Motivo del retiro. Indicar si es el

empleo actual o es pensionado.

Debe contender excelente

p resentación estética y los documentos Soportes irán en el orden de enunciado, la cédula de ciudadanía se rá el primer anexo.

Señalar fecha de presentación.

Firma del responsable aspirante o f u n ci o n ario.

La información deberá ser constatada por el Jefe de Personal





160. TRÁMITE SOLICITUD INTERNA HISTORIAS LABORALES


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

Usuario

Funcionario H.V

Jefe División

Jefe División

Funcionario H.V

El Jefe de la dependencia hace la petición, que puede ser verbal O escrita.

El Jefe de la División autoriza al f u n ci o n ario responsable de las historias laborales, éste ubica la carpeta y la registra en formato de control de salida y entrega al interesado con firma de recibí, f echa y hora.

Las historias laborales sólo se prestarán a las dependencias Internas de la institución queB BporB BsusB BfuncionesB Brequieran i n sp eccionarlas, so n : Oficina Jurídica, Secretaría General, Comité de Personal Docente, Comité de Puntaje, Rectoría o el p ropio funcionario.. En cualquier otro evento, Las demás dependencias solicitarán por escrito la certificación de la Información que desean obtener, ante la Vicerrectoría Administrativa.

Las solicitudes de inspección de historias laborales por parte de las autoridades f i sca les, de vigilancia o de control, requieren de la autorización y presencia del Jefe de la División, durante el tiempo que dure la inspección(Ar. 21, C.C.A.)

Las historias laborales no pueden p ermanecer por fuera de la dependencia de origen, más de veinticuatro (24) horas.

Inmediato

3 minutos

Permanente





6

7

8 Responsable

En todo caso el examen de los documentos se hará en las horas de despacho al público, que la dependencia tenga establecidas de acuerdo a su o rganización, con el fin de no interrumpir el desarrollo ordinario de las actividades de la Oficina.

La hoja de vida deberá ser devuelta en el término establecido en el numeral 5, y cu alquier mutilación, manchado, o daño en algún documento será causal de apertura del proceso disciplinario correspondiente.

En caso de pérdida de una historia laboral, el funcionario responsable de su custodia o el empleado usuario solicitante a quien se le haya extraviado este documento, deberá informar por escrito a la autoridad i n terna correspondiente y colocar el denuncio penal respectivo ante la autoridad competente, siendo de su co m p leta responsabilidad las i m p licaciones que de ello se derive.

Inmediato

161. TRÁMITE DE CERTIFICADOS PARA BONOS PENSIONALES


CONTROL TIEMPO

1

2

Secretaria División

Jefe División

Se recibe solicitud por escrito del i n teresado, se revisa y se solicita la historia laboral, las nóminas de pago y demás documentos que den cuenta de lo que se va a certificar.

Si es una historia laboral inactiva y anterior al año 2002 se llena el formato y se solicita los documentos a la Oficina

15 Minutos

5 Minutos





3

4

5

6

7

Secretaria y Jefe División

Jefe División

Secretaria y Jefe División

Funcionario H.V

Jefe División

de Archivo Central.

Se certifican todos los documentos, con f echas, salarios y números exactos, en f o rma prediseñada para tal fin, con firma del Jefe de Personal o quien haga sus veces de la secretaria. Es dato muy i m p o rtante indicar la Caja o Fondo de Pensión donde está o estuvo afiliado el p eticionario.

Esta información requiere prioridad.

En caso de no encontrarse la historia laboral o las nóminas se debe recurrir a o tros archivos documentales como: la cu enta mensual de Contabilidad, los pagos m ensuales efectuados por la pagaduría, las Actas de posesión y/o las resoluciones que se encuentran en Secretaría General, etc. Tratando de reconstruir la información requerida. Copia del certificado expedido debe reposar en la historia laboral del f u n ci o n ario o ex empleado. En todo caso al solicitante se le deberá dar respuesta inmediata el trámite dado a su p etición y mantenerlo informado de cu alquier situación sobre su reclamación.

15 Minutos

Permanent e

Según sea el caso.

10 Minutos

Inmediato





162. ELABORACIÓN CONVENIOS COMISIONES DE ESTUDIO.


CONTROL TIEMPO

1

2

3

4

5

6

Secretario General

Jefe de Programa

Técnico de Nómina

Jefe División

Asesor Jurídico

Rector

Secretaría General

Programa académico

División de Servicios


Oficina jurídica

Rectoría

Se recibe el Acuerdo del expedido por el Consejo Superior Universitario concediendo la comisión, acto que debe contener

claramente: fecha de Iniciación, tiempo de duración de la co m i si ó n , y expresar el lleno de los Requisitos previos, de conformidad con el

Estatuto Docente, o el Estatuto del Empelado Oficial o del servidor público de carrera.

El Jefe del Programa Académico del cual depende el comisionado suministrará toda la i n f o rmación pertinente del reemplazo.

Se realiza la liquidación de salarios a pagar durante el tiempo de la comisión tanto al co m i si o n ado como a su reemplazo, con el fin

de determinar costos totales, incluyendo p rimas, prestaciones sociales, aportes p atronales y parafiscales, etc.

Se procede a elaborar el convenio, en f o rmato pre establecido, indicando co st o total: costo de los valores a pagar al

co m i si o n ado y de los costos a pagar al reemplazo, al igual que el establecimiento de la póliza de garantía que debe abarcar todo

el periodo de la comisión más el doble del tiempo que dure la misma y los valores que se pagarán tanto al comisionado como al reemplazo.

Se pasa a revisión por parte del Asesor de la Oficina Jurídica.

Después de revisado se pasa a firmar del

1 Día

15 Minutos

3 Horas

1 Hora

1 Hora





7

8

9

10

Secretaria

Jefe de División

Secretaria

i n terventor




se ñor Rector.

Se hace firmar del comisionado, se le entrega una copia al momento de la firma

p ara que proceda a establecer la Póliza de garantía a favor de la Universidad se g ún lo pactado

En el convenio, en los términos, valores y p o rcentaje indicado.

Reciba la póliza se solicita expedición de la

Resolución de aprobación ante la Vicerrectoría Administrativa, firmada por el Rector.

Se conforma un paquete con todos los documentos expedidos y se distribuye: una co p i a para el Interventor que será el decano

de la facultad correspondiente o el jefe i n m ediato, otro paquete para dejar como co n st ancia en la hoja de vida y otra copia p ara la División Financiera con el fin de que

se garanticen los recursos para estos pagos.

El cumplimiento del convenio y el

se g u i m i ento al mismo, le Corresponde al comisionado y al interventor, debiendo éste último funcionario Dejar constancia de todo lo actuado y allegar

los soportes respectivos para la historia Laboral del comisionado.

10 Minutos

1 Hora

1 Hora

Permanent

e



g



ARTICULO SEGUNDO: Establecer que los procesos y procedimientos que no se encuentren incluidos en el presente manual

p o rque están específicamente definidos en otros Acuerdos o reglamentos internos, deben ser acogidos y ejecutados conforme lo

establecen tales normas.

ARTÍCULO TERCERO: Determinar que este sistema se desarrollará de manera integral, confiable, económica y técnicamente y

se rá de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la Universidad de la Amazonia, y su omisión en alguno de los

aspectos aquí reglamentados será causal de mala conducta.

ARTÍCULO CUARTO: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición .

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Florencia, Caquetá, a los 24 de mayo de 2005.

(Fdo) ROBERTO JAVIER CAMACHO CORTEZ

Presidente.







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