8/18/2019 Record Management Materi Ke 41 s.rutin
1/3
Materi ke 4
RECORD MANAGEMENT
24 Pebruari 2011
LANJUTAN SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
b. Pengarah atau Pengendalian
Surat penting beserta 3 kartu kendai diteri!a "e# pengara#
$atasan %nit
&earsipan' untuk !eng"ntr" pengisian kartu kendai tersebut(
Pengara# !engisi k""!indeks) k"de dan k""! peng"a# *ang dik"s"ngkan
"e# pen+atat) karena pen+atat tidak
dapat !enentukan dengan tepat k""!,k""! tersebut( &artu
kendai puti# $-' dita#an
"e# pengara# dan ber.ungsi sebagai kartu k"ntr" ter#adap surat
!asuk tersebut(
Pengendaian kartu kendai dapat diaksanakan se+ara ain) sesuai
dengan keadaan(Setea# itu surat besarta 2 kartu) *aitu kartu /arna
kuning $--' dan !era# !uda
$---' diteruskan ke %nit Peng"a#) kartu kendai puti# disi!pan
daa! k"tak kartu kendai
"e# pengara# sebagai kartu k"ntr"( Setea# satu ta#un diku!pukan)
kartu kendai puti#
$-' diiid dan .ungsin*a adaa# sebagai!ana buku agenda daa!
siste! a!a(c. Unit Pengolah&artu &endai kuning $--' dan
!era# !uda $---' diteruskan ke %nit Peng"a#
$%nit &era'( Di %nit Peng"a# surat diteri!a "e# petugas Tata
%sa#a dan kartu kendai
kuning dan !era# !uda dipara.) setea# itu kartu kendai kuning
dike!baikan ke penata
arsip di %nit &earsipan) sedangkan kartu kendai !era# !uda
!eekat pada surattersebut(
d. Penata Ari!
Penata arsip !eneri!a ke!bai kartu kendai kuning *ang tea#
dipara. "e# %nit
Peng"a# dan disi!pan daa! k"tak kartu kendai sebagai bukti)
ba#/a surat tersebut berada di %nit Peng"a#(
Setea# surat tersebut !enurun niai penggunaann*a "e# %nit
Peng"a# surattersebut din*atakan inakti.) !aka surat tersebut
disera#kan ke %nit &earsipan untuk disi!pan seanutn*a)
!aka kartu kendai !era# !uda ditukar dengan kartu kendai
kuning(
".#.$ Pencatatan Surat Penting Keluar
Surat penting keuar di+atat di %nit kearsipan) tetapi dapat pua
pen+atatan ini
diakukan "e# %nit Peng"a#) asakan kartu kendai puti# $-' dan
kartu kendai kuning
$--' disera#kan ke %nit &earsipan) se#ingga unit ini seau
!engeta#ui apa *ang tea#
dipr"ses di %nit Peng"a#(Pr"ses pengurusan surat penting keuar
sebagai berikut
%nit Peng"a#
Tata %sa#a %nit Peng"a# !engisi 3 kartu kendai) setea# itu 2
kartu kendai*aitu kartu kendai puti# $-' dan kartu kendai kuning
$--' diteruskan ke %nit &earsipan
untuk dikiri!kan ke aa!at instansi) sebagai tuuan surat keuar
tersebut(
".%.$ Pencatatan Surat Mau& Biaa 'Rutin$
Menangani surat !asuk biasa pr"sesn*a ebi# seder#ana( Daa! #a
ini sarana
pen+atatan *ang digunakan adaa# e!bar pengantar surat
biasa $rutin'( Peru diketa#ui)
ba#/a surat biasa tidak peru +epat disa!paikan ke %nit
Peng"a#) adi pr"ses
pen+atatann*a berainan sekai(
8/18/2019 Record Management Materi Ke 41 s.rutin
2/3
Pr"ses !engenai surat !asuk biasa sebagai berikut Surat,surat
!asuk biasa diku!pukan duu 1 atau 2 #ari) setea# ban*ak baru
di+atat daa! e!bar pengantar surat biasa rangkap 2(
Setea# surat tersebut di+atat daa! 2 e!bar pengantar surat
biasa) !aka surat,
surat tersebut disa!paikan ke %nit Peng"a#(
%nit Peng"a# !e!bubu#i para. pada e!bar pengantar perta!a $-'
dan!engiri!kan ke!bai ke pen+atat di %nit &earsipan( e!bar
pengantar kedua $--'
disi!pan "e# %nit Peng"a#(
".(.$Pencatatan Surat Keluar Biaa
Penanganan surat keuar biasa atau rutin sa!a seperti !enangani
surat keuar
biasa) *aitu !enggunakan 2 e!bar pengantar surat biasa
atau rutin(
Pr"ses penanganan surat keuar biasa atau rutin sebagai berikut
%nit Peng"a# !en+atat surat keuar biasa atau rutin daa! 2 e!bar
pengantar
surat biasa atau rutin) ke!udian surat asi dan te!busan
diteruskan ke pen+atat di
%nit &earsipan dan seanutn*a di+ap tangga ste!pe pada
te!busann*a) surat
asi di!asukan daa! sa!pu) diteruskan ke bagian ekspedisi untuk
dikiri! ke
aa!atn*a( Te!busan surat dike!baikan ke %nit Peng"a# dengan
disertai 1$satu' saa e!bar pengantar surat biasa atau rutin $--')
sedangkan e!bar
pengantar surat biasa ke satu $-' disi!pan "e# pen+atat
sebagai bukti pen*a!paian(
".)$ Pencatatan Surat Rahaia
Surat ra#asia ditangani "e# petugas *ang tea# ditunuk untuk
!eneri!a atau!en+atat dan !eneruskann*a tetap tertutup ke Pi!pinan
-nstansi atau *ang ber/enang
!eneri!an*a( Pen+atatan diakukan dengan 2 e!bar pengantar surat
ra#asia(
Dii) 21 Pebruari 2011
D( D/ik"ri Sitares!i) M(A(
Materi ini diari&an dari *
Abubakar) adi) $15'( Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu
Kendali) 6akartaDa!batan( P( 37,4(
+atatan*
usus %ntuk &eperuan Perkuia#an di -nstitut" Pr".issi"na de
Can"ssa $-PDC') Dii)
Ti!"r este(
