REALIZZAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO … · Realizzazione del protocollo informatico Provincia di Cagliari 1. Premessa La Provincia di Cagliari intende procedere con la realizzazione

PROVINCIA DI CAGLIARI

PROVINCIA DE CASTEDDU

REALIZZAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

ALLEGATO TECNICO

Realizzazione del protocollo informatico Provincia di Cagliari

Indice

1. PREMESSA .............................................................................................................................................. 3 2. ACRONIMI .............................................................................................................................................. 3 3. ANALISI DELLA SITUAZIONE ESISTENTE ....................................................................................................... 3

3.1. Struttura Organizzativa dell’Amministrazione ........................................................................... 3 3.2. Modello di gestione delle attività di protocollazione ................................................................. 5

3.2.1. Flusso di protocollazione dei documenti .................................................................................................. 7 3.2.1.1 Protocollazione in entrata ................................................................................................................ 7 3.2.1.2 Protocollazione in uscita .................................................................................................................. 8 3.2.1.3 Protocollazione di un documento interno formale ............................................................................ 9 3.2.1.4 Protocollazione di un documento interno informale ......................................................................... 9

3.2.2. Soluzione tecnologica .............................................................................................................................. 9 4. IPOTESI DI SOLUZIONE .............................................................................................................................. 9

4.1. Definizione del modello organizzativo ..................................................................................... 10 4.2. Flusso di lavorazione dei documenti ........................................................................................ 11

4.2.1. Documenti in entrata ............................................................................................................................. 11 4.2.2. Documenti in uscita ............................................................................................................................... 14 4.2.3. Documento interno formale ................................................................................................................... 14 4.2.4. Documento interno informale ................................................................................................................ 14

4.3. Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ........................................................... 14 4.4. Titolario (piano di classificazione dei documenti) ................................................................... 14 4.5. Manuale di Gestione del protocollo informatico ...................................................................... 15

5. OGGETTO DELLA FORNITURA ................................................................................................................... 16 5.1. Software per la realizzazione del protocollo informatico ........................................................ 16

5.1.1. Requisiti funzionali ............................................................................................................................... 16 5.1.2. Requisiti non funzionali ......................................................................................................................... 17 5.1.3. Funzionalità applicative ......................................................................................................................... 18 5.1.4. Caratteristiche architetturali ................................................................................................................... 19 5.1.5. Elementi migliorativi ............................................................................................................................. 19

5.2. Servizi professionali .................................................................................................................. 19 5.2.1. Installazione del software ...................................................................................................................... 19 5.2.2. Configurazione del software .................................................................................................................. 20 5.2.3. Avvio del sistema di protocollo ............................................................................................................. 20 5.2.4. Eventuale migrazione dati pregressi ...................................................................................................... 20 5.2.5. Predisposizione del titolario e del Manuale di Gestione del protocollo informatico .............................. 20 5.2.6. Formazione e affiancamento del personale ............................................................................................ 20

5.3. Garanzia ................................................................................................................................... 21 5.4. Software di base ........................................................................................................................ 22 5.5. Documentazione ....................................................................................................................... 22

6. MODALITÀ DI ESECUZIONE DELLA FORNITURA ............................................................................................ 22 6.1. Luogo e Tempi di Esecuzione ................................................................................................... 22 6.2. Organizzazione e personale impiegato dall’Aggiudicatario .................................................... 23 6.3. Piano di Lavoro ........................................................................................................................ 23 6.4. Stato di avanzamento lavori ..................................................................................................... 23 6.5. Verifica di conformità ............................................................................................................... 24 6.6. Penali ........................................................................................................................................ 24

6.6.1. Rispetto delle tempistiche ...................................................................................................................... 24 6.6.2. Tempestività di intervento e ripristino attività ....................................................................................... 24

ALLEGATO I DOCUMENTO APPLICAZIONE "PROTOCOLLO GENERALE", GUIDA ALL'UTILIZZO .......................................... 27

Data aggiornamento Documento Pagina:

dicembre 2013 Allegato Tecnico 2 di 33


1. Premessa

La Provincia di Cagliari intende procedere con la realizzazione di un nuovo protocollo informatico

in sostituzione del proprio sistema software di protocollazione.

Il presente Allegato Tecnico fornisce tutte le indicazioni e le specifiche necessarie ai fini della

presentazione, da parte dei Concorrenti, della proposta progettuale e dell’offerta economica

dell’appalto per la realizzazione del protocollo informatico.

Nel seguito del documento per semplicità e chiarezza ci si riferirà alla Provincia di Cagliari con il

termine Amministrazione.

2. Acronimi

Di seguito si riportano i principali acronimi utilizzati1:

1. AOO - Area Organizzativa Omogenea;

2. RPA - Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità

dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;

3. UOP - Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici che svolgono

attività di registrazione di protocollo;

4. UOR - Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato

istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività

svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;

5. UU - Ufficio Utente - un ufficio dell’AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di

protocollo informatico; ovvero il soggetto destinatario del documento, così come risulta dalla

segnatura di protocollo nei campi opzionali.

3. Analisi della situazione esistente

In questo capitolo è descritto il contesto in cui si sviluppa la realizzazione del protocollo informatico

considerando il modello di gestione, l’organizzazione dei flussi e la soluzione tecnologica

relativamente al sistema di protocollo esistente.

L’Amministrazione ad oggi non è dotata di un sistema di protocollo completamente a norma, ma di

un sistema di attribuzione di numeri di protocollo progressivi e non sono assegnate le funzioni di

Responsabile della tenuta del protocollo. Inoltre non è definito un manuale di Gestione del protocollo

informatico ufficiale.

3.1. Struttura Organizzativa dell’Amministrazione

Si riporta preliminarmente l’organizzazione dell’Amministrazione.

1 Ove possibile si è utilizzata la stessa nomenclatura suggerita da DigitPA (ora Agenzia per l’Italia Digitale).




AREA AMBIENTE E TERRITORIO De

scri

zio

ne

Tutela Ambiente

6 A

Antinsetti

Tutela Risorse Idriche

Sviluppo Sostenibile

Tutela Fauna

SettorePROGRAMMAZIONE, PIANIFICAZIONE TERRITORIALE E POLITICHE COMUNITARIE

6 B

AREA ECOLOGIA

De

scri

zio

ne

Ecologia

6 A

Protezione Civile e Polizia Provinciale

Impatto Ambientale ed Acustico

Energia ed Atmosferico

Rifiuti e A.I.A.

Bonifiche e Siti Contaminati

AREA FINANZE E AFFARI GENERALI D

esc

rizi

on

e Risorse Finanziarie

6 AContabilità Economica e Patrimoniale

Bilancio e Rendiconto

Tributi e Fisco

SettoreORGANI ISTITUZIONALI ED AFFARI GENERALI

6 B

AREA SERVIZI TECNICI E DI ISTRUZIONE

De

scri

zio

ne

Edilizia Scolastica Edilizia Patrimoniale e Sicurezza

6 APubblica Istruzione

Formazione Professionale

C.E.D.

Settore VIABILITA' E TRASPORTI 6 B

AREA SERVIZI INTERNI, ALLA PERSONA E ATTIVITA'

PRODUTTIVE

De

scri

zio

ne Risorse Umane

PresidenzaPolitiche Culturali, Sport e Condizione giovanilePolitiche Sociali

6 A

Settori

LAVORO E GESTIONE STRALCIO COMUNITA' MONTANE

6 B

ATTIVITA' PRODUTTIVE, SVILUPPO ECONOMICO E TURISMO

6 B

6 A si riferisce a Capoverso 6 lettera a) in Premessa del testo deliberativo GP n. 303/2010;




6 B si riferisce a Capoverso 6 lettera b) in Premessa del testo deliberativo GP n. 303/2010.

3.2. Modello di gestione delle attività di protocollazione

Come detto precedentemente, l’Amministrazione non è dotata di un sistema di protocollo a norma,

tuttavia è possibile estrapolare il seguente modello di gestione delle attività di protocollazione.

L’Amministrazione, per la gestione delle attività di protocollazione, ha adottato un modello

organizzativo di tipo distribuito istituendo al suo interno aree di protocollazione di seguito elencate:

1. RP

2. Affari Generali

3. Affari Istituzionali

4. Ambiente

5. Antinsetti

6. Attività Produttive

7. Cultura

8. Direzione Generale

9. Ecologia e Protezione Civile

10. Edilizia Scolastica

11. Lavoro

12. Personale

13. Pianificazione Territoriale

14. Presidenza

15. Pubblica Istruzione

16. Ragioneria

17. Servizi Sociali

18. Servizio Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione

19. Trasporti

20. Turismo

21. URP

22. Viabilità ed Edilizia Patrimoniale

All’interno di ciascuna area di protocollazione la metodologia di protocollazione è unica. Con buona

approssimazione si può asserire che all’interno di ciascuna area di protocollazione il sistema di

protocollazione è:

centralizzato per la corrispondenza in entrata, ovvero esiste una sola UOP, Unità Organizzativa

di registrazione di Protocollo, per la protocollazione in entrata;

è decentralizzato per la corrispondenza in uscita attraverso alcuni UOR, Uffici Organizzativi di

Riferimento, che svolgono anche i compiti di UOP.

Le quantità di documenti protocollati (entrata e uscita), per l’anno 2011, sono riportate di seguito:




Settore/Area Quantità

RP 2655

Affari Generali 2535

Affari Istituzionali 1291

Ambiente 7263

Antinsetti 2713

Attività Produttive 4570

CED 130

Cultura 4323

Direzione Generale 564

Ecologia e Protezione Civile 9222

Edilizia Scolastica 4488

Lavoro e Formazione 53984

Personale 4309

Pianificazione Territoriale 747

Presidenza 1350

Pubblica Istruzione 4735

Ragioneria 2929

Servizi Sociali 1594

Trasporti 3127

Turismo 2809

URP 252

Viabilità ed Edilizia Patrimoniale 7346

TOTALE 122936

Si evidenzia che:

1. l’Amministrazione non ha formalmente individuato le proprie Aree Organizzative Omogenee (o

la singola Area Organizzativa Omogenea);

2. non è stata formalmente individuata una struttura per la tenuta del protocollo informatico, la

gestione dei flussi documentali e degli archivi e non si ha evidenza della nomina del

Responsabile della Struttura/Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi

documentali e degli archivi;

3. trattamento dei dati personali:

a. relativamente agli adempimenti interni specifici, gli addetti autorizzati ad accedere al

sistema di protocollo informatico e a trattare i dati di protocollo veri e propri, sono stati

incaricati dal titolare dei dati e dal responsabile;

b. relativamente agli adempimenti esterni, l’Amministrazione si è organizzata per garantire

che i certificati ed i documenti trasmessi ad altre Pubbliche Amministrazioni riportino le sole

informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da leggi e regolamenti e

strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite;




4. posta elettronica. Non tutte le aree di protocollazione sono dotate di una casella di Posta

Elettronica Certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita,

pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Quando è definita tale casella

costituisce l’indirizzo virtuale della area di protocollazione e di tutti gli uffici UOR che ad essa

fanno riferimento;

5. ogni area di protocollazione è anche dotata o si può dotare di una casella di posta elettronica -

di tipo tradizionale – interna, di appoggio, destinata a raccogliere tutti messaggi di posta

elettronica con annessi documenti ed eventuali allegati destinati ad essere successivamente

protocollati o ad essere utilizzati come elementi informali nella gestione dei correlati

procedimenti amministrativi;

6. per quanto riguarda il sistema di classificazione dei documenti, esiste un titolario, non sempre

utilizzato, valido per tutte le aree di protocollazione in cui è articolata l’Amministrazione.

3.2.1. Flusso di protocollazione dei documenti

3.2.1.1 Protocollazione in entrata

Il flusso è il seguente:

a) Ricezione dei documenti. La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’area di

protocollazione con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal

mittente. Un documento può essere recapitato:

a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata;

su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, tape, pen drive, etc,

consegnato direttamente alla UOP o inviato per posta convenzionale o corriere;

a mezzo posta convenzionale o corriere;

a mezzo posta raccomandata;

per telefax o telegramma;

con consegna diretta da parte dell’interessato, o consegnato tramite una persona dallo

stesso delegata, alle UOP (Unità Organizzative di registrazione di Protocollo) aperte al

pubblico.

I documenti ricevuti transitano sempre per le UOP.

b) Verifica dei documenti. Le UOP eseguono una prima verifica della correttezza del

destinatario. Nel caso in cui pervengano erroneamente ad una UOP dell’Amministrazione

documenti indirizzati ad altra area di protocollazione della Amministrazione stessa:

1. si invia alla area di protocollazione corretta;

2. se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita

inserendo nel campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore” e si invia

alla area di protocollazione destinataria apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed

aperta per errore”.

c) Protocollazione/Smistamento dei documenti. Successivamente alla verifica dei documenti

sono possibili due alternative:




1. la UOP apre la busta, esegue la protocollazione e successivamente:

provvede ad inviarlo all’UOR (Ufficio Organizzativo di Riferimento) di destinazione che

esegue una verifica di congruenza in base alle proprie competenze;

in caso di errore, il documento è ritrasmesso alla UOP di origine;

in caso di verifica positiva, esegue l’operazione di smistamento al proprio interno

direttamente al RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo);

oppure provvede ad inviarlo direttamente al UU/RPA (Ufficio Utente/Responsabile del

Procedimento Amministrativo) di destinazione in quanto questo è immediatamente

deducibile dal documento protocollato.

2. la UOP apre la busta, NON esegue immediatamente la protocollazione ma invia quanto

ricevuto e verificato ai dirigenti di ciascuna UOR per lo smistamento iniziale. Questi ultimi

dopo averne preso visione:

provvedono ad accettarli e ad assegnarli ai propri UU/RPA oppure in caso di errore, ad

informare il mittente (UOP) e a smistare la notifica ad altro UOR;

indicano, sul documento in arrivo, il nominativo del UU/RPA. Qualora non sia

diversamente specificato il RPA coincide con il dirigente dell’UOR;

inviano il documento all’UOP per la protocollazione e il successivo smistamento in base

a quanto indicato sul documento in arrivo.

Si evidenzia che quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da

altra persona incaricata ad una UOP ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante

l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve fotocopia gratuitamente la prima pagina del

documento e appone sulla copia così realizzata il timbro dell’amministrazione con la data e

l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.

Gli addetti alla UOP NON sempre eseguono la classificazione del documento sulla base del

titolario di classificazione adottato dall’Amministrazione.

3.2.1.2 Protocollazione in uscita

Ogni UOR è autorizzato a svolgere attività di registrazione di protocollo e apposizione della

segnatura per la corrispondenza in uscita. Di conseguenza la protocollazione e la segnatura della

corrispondenza in partenza è effettuata direttamente dai singoli RPA/UU/UOR abilitati in quanto

collegati al sistema di protocollo informatico della area di protocollazione a cui appartengono.

Nel caso di invio via FAX il documento è spedito fisicamente direttamente dai singoli RPA/UU/UOR.

In caso contrario il documento protocollato è inviato alla UOP che provvede a tutte le operazioni di

spedizione fisica della corrispondenza provvedendo anche all’affrancatura e all’eventuale pesatura,

alla ricezione e alla verifica delle distinte di raccomandate compilate dagli uffici.

L’UOP effettua i conteggi relativi alle spese giornaliere e mensili sostenute per le operazioni di invio

della corrispondenza.




3.2.1.3 Protocollazione di un documento interno formale

Il documento interno formale è sempre protocollato e, generalmente, segue il flusso della

protocollazione in entrata.

3.2.1.4 Protocollazione di un documento interno informale

Il documento interno informale non è sempre protocollato. Inoltre ogni area di protocollazione

adotta regole diverse.

3.2.2. Soluzione tecnologica

L’Amministrazione utilizza un software sviluppato in casa e basato su IBM Lotus Domino per

implementare il servizio di protocollo informatico. Di seguito è riportato un screenshot

dell’applicazione:

Si veda l’Allegato I per la descrizione della applicazione in uso presso l’Amministrazione.

4. Ipotesi di soluzione

In questo capitolo si delinea una prima ipotesi di soluzione in base alle esigenze espresse

dall’Amministrazione.

Si evidenzia che tale ipotesi potrà subire modifiche a seguito dell’impianto del nuovo software anche

in considerazione del servizio di supporto, richiesto nel presente appalto, che l’Aggiudicatario dovrà

fornire all’Amministrazione nella fase di avvio del nuovo sistema di protocollo.




4.1. Definizione del modello organizzativo

Al fine della definizione del modello organizzativo è necessario procedere con:

1. Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee. Una AOO può essere definita come un

insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e

coordinato, degli stessi servizi per la gestione del protocollo e dei flussi documentali. Una unità

organizzativa associata ad una AOO è un utente dei servizi messi a disposizione dalla AOO

stessa. Una AOO offre, in particolare, il servizio di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita

che avviene utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria

all’area stessa (art. 61 D.P.R.445/2000).

Attraverso la individuazione e la definizione delle AOO si devono determinare gli ambiti del nuovo

sistema di protocollo informatico.

E’ necessaria un corretta definizione delle AOO dell’Amministrazione in base a quanto prevede la

normativa.

2. Individuazione Uffici Organizzativi di Riferimento. Le UOR sono un insieme di uffici che, per

tipologia di mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di

obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo

unitario e coordinato. Nel caso specifico dell’Amministrazione potrebbero essere la Ragioneria, il

Personale, etc.

Queste strutture possono anche svolgere le funzioni di UOP.

3. Individuazione Unità Organizzative di registrazione di Protocollo. Le UOP rappresentano gli

uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo sia per la protocollazione in entrata che in

uscita.

Definite queste strutture, tenuto conto della attuale complessità dell’Amministrazione, anche in

relazione alla presenza dei Centri Servizi Lavoro, si hanno due possibile alternative:

1. per la gestione dei documenti, l’Amministrazione adotta un modello organizzativo di tipo

distribuito istituendo al suo interno AOO ed all’interno di ciascuna AOO il sistema di

protocollazione è unico. In ogni AOO è istituito una struttura per la tenuta del protocollo

informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. All’interno di ciascuna AOO il

sistema di protocollazione è totalmente distribuito per la corrispondenza in ingresso e in uscita; in

questo caso ogni UOR svolge anche i compiti di UOP.

2. per la gestione dei documenti, l’Amministrazione individua un’unica AOO che è composta

dall’insieme di tutti gli UOP/UOR. All’interno della AOO il sistema di protocollazione è unico.

Nell’unica AOO è istituito un servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi

documentali e degli archivi. All’interno della AOO il sistema di protocollazione è totalmente

distribuito per la corrispondenza in entrata e in uscita; pertanto ogni UOR svolge anche i compiti

di UOP.

Sotto questo profilo, l’Amministrazione potrebbe essere costituita da un’unica Area Organizzativa

Omogenea con una opportuna articolazione organizzativa. La funzione di servizio per la gestione del

protocollo informatico, dei flussi documentari e degli archivi, previsto ai sensi dell’art. 61, comma 1 del

DPR 28 dicembre 2000, n. 445, è svolta da uno determinato Settore (ad esempio Settore Organi

Istituzionali ed Affari generali). Il Settore svolge funzioni di coordinamento per tutte le componenti e i

ruoli coinvolti nelle operazioni di gestione documentaria.




Il Settore, per mezzo di uno specifico Ufficio (ad esempio Ufficio archivio e protocollo generale e del

Responsabile della tenuta del protocollo), coordina operativamente la gestione del protocollo,

sorveglia sulla corretta formazione dell’archivio corrente (ovvero dei documenti relativi ad affari in

corso di trattazione, gestiti e conservati presso le strutture della Provincia) e dell’archivio di deposito

dell’Amministrazione.

Le UOR dovrebbero essere presenti in ciascuna delle aree, ovvero l’unica AOO si articola in UOR

presenti in:

1. RP

2. Affari Generali

3. Affari Istituzionali

4. Ambiente

5. Antinsetti

6. Attività Produttive

7. Cultura

8. Direzione Generale

9. Ecologia e Protezione Civile

10. Edilizia Scolastica

11. Lavoro

12. Personale

13. Pianificazione Territoriale

14. Presidenza

15. Pubblica Istruzione

16. Ragioneria

17. Servizi Sociali

18. Servizio Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione

19. Trasporti

20. Turismo

21. URP

22. Viabilità ed Edilizia Patrimoniale

Relativamente alle UOP, l’Amministrazione intende:

ridurre il numero di unità di protocollazione per i documenti in entrata. Si ipotizza di avere una

unità di protocollazione presso ciascuna sede fisica dell’Amministrazione (presumibilmente 8

sedi, inclusi i C.S.L. - Centri Servizi per il Lavoro);

mantenere una struttura decentrata per le unità di protocollazione per i documenti in uscita.

4.2. Flusso di lavorazione dei documenti

Si ipotizza il seguente flusso di gestione dei documenti ricevuti, spediti o interni.

4.2.1. Documenti in entrata

Il flusso è il seguente:




a) Ricezione dei documenti. La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla UOP con

diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente. Un

documento può essere recapitato:

a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata (questa modalità deve essere

opportunamente gestita);

su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, tape, pen drive, etc,

consegnato direttamente alla UOP o inviato per posta convenzionale o corriere;

a mezzo posta convenzionale o corriere;

a mezzo posta raccomandata;

per telefax o telegramma;

con consegna diretta da parte dell’interessato, o consegnato tramite una persona dallo

stesso delegata alle UOP (Unità Organizzative di registrazione di Protocollo ) aperte al

pubblico.

I documenti ricevuti transitano sempre per le UOP.

b) Verifica dei documenti. Le UOP eseguono una prima verifica della correttezza del

destinatario. Nel caso in cui pervengano erroneamente alla UOP documenti indirizzati ad una

UOR che no fa capo a quella UOP:

1. si invia alla UOR corretta;

2. se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita

inserendo nel campo oggetto una nota del tipo “documento pervenuto per errore” e si invia

alla UOR destinataria apponendo sulla busta la dicitura “Pervenuta ed aperta per errore”.

c) Rilascio ricevuta. Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da

altra persona incaricata ad una UOP ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante

l’avvenuta consegna, la UOP che lo riceve fotocopia gratuitamente la prima pagina del

documento e appone sulla copia così realizzata il timbro dell’amministrazione con la data e

l’ora d’arrivo e la sigla dell’operatore.

Va opportunamente gestito il rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici.

d) Smistamento dei documenti. La UOP apre la busta, non esegue immediatamente la

protocollazione, ma invia quanto ricevuto e verificato ai dirigenti di ciascuna UOR per lo

smistamento iniziale. Questi ultimi dopo averne preso visione:

provvedono ad accettarli e ad assegnarli ai propri UU/RPA oppure in caso di errore, ad

informare il mittente (UOP) e a smistare la notifica ad altro UOR.

indicano, sul documento in arrivo, il nominativo del RPA. Qualora non sia diversamente

specificato il RPA coincide con il dirigente dell’UOR.

inviano il documento all’UOP per la protocollazione e il successivo smistamento in base a

quanto indicato sul documento in arrivo.

e) Registrazione protocollo e segnatura. La registrazione è eseguita in un’unica operazione,

senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. Ciascuna

registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori:




il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile;

la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in

forma non modificabile;

il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile;

il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile;

l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

la classificazione.

Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono elementi

accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le

rispettive informazioni siano disponibili.

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di

registrazione di protocollo. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione

all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni

riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo

inequivocabile.

La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione su di

esso di un “segno” grafico sul quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla

registrazione di protocollo:

codice identificativo dell’Amministrazione (coincide con l’AOO unica);

data e numero di protocollo del documento.

Facoltativamente possono essere riportate anche altre informazioni. Il “segno” grafico è

realizzato con una etichetta autoadesiva corredata di codice a barre.

I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un’unica volta,

nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme a quanto stabilito dalla normativa

corrente.

f) Acquisizione digitale. I documenti ricevuti dall’Amministrazione in formato cartaceo sono,

successivamente alla registrazione e segnatura, acquisiti in formato immagine con l’ausilio di

scanner e sono fatti pervenire al RPA (Responsabile Procedimento Amministrativo) di

competenza per via informatica attraverso la rete interna dell’Amministrazione. L’originale

cartaceo può essere successivamente trasmesso al RPA oppure essere conservato dalla UOP.

g) Presa in carico. Il RPA competente ha notizia dell’arrivo del documento ad essa indirizzato

tramite un messaggio di posta elettronica. Il RPA competente può visualizzare i documenti,

attraverso l’utilizzo dell’applicazione di protocollo informatico e:

effettuare la “presa in carico” del documento;

rifiutarlo se non di propria competenza inserendo la motivazione del rifiuto.

h) Rifiuto del documento. Il documento rifiutato viene inoltrato automaticamente alla UOR per un

successivo smistamento attraverso l’applicazione di protocollo informatico.




4.2.2. Documenti in uscita

Ogni UOR è autorizzata a svolgere attività di registrazione di protocollo e apposizione della

segnatura per la corrispondenza in uscita. Di conseguenza la protocollazione e la segnatura della

corrispondenza in partenza può essere effettuata direttamente dai singoli RPA/UU/UOR abilitati in

quanto collegati al sistema di protocollo informatico. Nel caso di invio via FAX il documento è

spedito fisicamente direttamente dai singoli RPA/UU/UOR. In caso contrario il documento

protocollato è inviato alla UOP che provvede a tutte le operazioni di spedizione fisica della

corrispondenza provvedendo anche all’affrancatura e all’eventuale pesatura, alla ricezione e alla

verifica delle distinte di raccomandate compilate dagli uffici.

Le attività di registrazione di protocollo e apposizione della segnatura per la corrispondenza in

uscita possono essere svolte anche dalle UOP.

Inoltre l’UOP effettua i conteggi relativi alle spese giornaliere e mensili sostenute per le operazioni

di invio della corrispondenza.

Relativamente alla protocollazione in uscita, sono possibili due opzioni:

1. non si esegue l’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei da inviare;

2. si esegue l’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei da inviare.

L’operazione si dovrebbe effettuare solo dopo che l’operazione di segnatura è stata eseguita, in

modo da “acquisire” con l’operazione di scansione, come immagine, anche il “segno” sul

documento.

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario ed

abilitato alla ricezione di posta per via telematica. La spedizione dei documenti informatici avviene

attraverso PEC e sono archiviate anche le ricevute elettroniche di ritorno.

4.2.3. Documento interno formale

Il documento interno formale è sempre protocollato e segue il flusso della protocollazione in uscita.

4.2.4. Documento interno informale

Il documento interno informale non è protocollato.

4.3. Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti

Si veda quanto indicato nel precedente paragrafo.

4.4. Titolario (piano di classificazione dei documenti)

Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in

base alle funzioni e alle materie di competenza dell’Amministrazione.

Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e

sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II livello, III livello, etc.

Il titolo (o la voce di I livello) individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione

dell’Amministrazione (macrofunzioni), le successive partizioni (classi, sottoclassi, etc.)

corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione

descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero rovesciato.




Titoli, classi, sottoclassi etc. sono nel numero prestabilito dal titolario di classificazione e non sono

modificabili né nel numero né nell’oggetto, se non per provvedimento esplicito della funzione di

governo dell’Amministrazione.

La classificazione è l’operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un

ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della AOO. Tutti i documenti

ricevuti e prodotti dagli UOR dell’AOO, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati,

sono classificati in base al sopra citato titolario.

Se è valida l’ipotesi di una unica AAO per tutta l’Amministrazione è evidente che il titolario è unico

per tutta l’Amministrazione.

4.5. Manuale di Gestione del protocollo informatico

Il Manuale di Gestione del protocollo informatico deve:

1. descrivere le modalità operative di protocollazione, di gestione, di conservazione e di accesso ai

documenti amministrativi, affinché ogni operatore possa trovare nel Manuale le istruzioni

necessarie per svolgere correttamente, per qualsiasi tipo di documento, le operazioni di

registrazione (o non registrazione), di fascicolazione e di archiviazione;

2. definire compiti e responsabilità del personale dell’Amministrazione all’interno della AOO;

3. fornire le istruzioni per il corretto e sicuro funzionamento e per l’accesso al servizio;

4. essere reso pubblico secondo le modalità previste dai singoli ordinamenti.

Si ipotizza di avere un manuale il cui indice potrebbe essere:

I.PRINCIPI GENERALI

II. INDIVIDUAZIONE DELLA AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO)

III. DEFINIZIONI E TIPOLOGIE

IV. PROTOCOLLAZIONE

V. SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO

VI. MODALITA’ DI PRODUZIONE E CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI

PROTOCOLLO INFORMATICO

VII. PIANO DI SICUREZZA DEI DOCUMENTI INFORMATICI

VIII. MODALITA’ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI

DOCUMENTI ALL’INTERNO E ALL’ESTERNO DELLA A.O.O

IX. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

X. CRITERI E MODALITA’ PER IL RILASCIO DELLE ABILITAZIONI PER L’ACCESSO AI

DOCUMENTI

XI. GESTIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

XII. ALLEGATI




5. Oggetto della fornitura

L’appalto ha per oggetto le seguenti forniture:

a. acquisizione di una soluzione software per la realizzazione del protocollo informatico per

un numero illimitato di utilizzatori;

b. acquisizione di servizi professionali per:

1. supporto all’Amministrazione nell’installazione del software presso i server

dell’Amministrazione;

2. configurazione del software in base alla soluzione ipotizzata e alle esigenze

dell’Amministrazione;

3. supporto all’Amministrazione nell’avvio del sistema di protocollo relativamente a:

modello organizzativo;

flusso di lavorazione dei documenti;

regole di smistamento ed assegnazione dei documenti;

4. supporto all’Amministrazione nella eventuale migrazione dei dati di protocollo

pregressi in caso di avvio in corso d’anno;

5. supporto all’Amministrazione nella predisposizione del titolario e del Manuale di

Gestione del protocollo informatico;

6. formazione del personale;

c. garanzia per minimo di 36 (trentasei) mesi del software per la realizzazione del protocollo

informatico.

Il software per la realizzazione del protocollo informatico sarà installato nelle apparecchiature messe

a disposizione dall’Amministrazione e dunque non è prevista la fornitura di hardware.

I Concorrenti, nella loro offerta tecnica, dovranno, secondo le modalità indicate nel Capitolato,

presentare la loro proposta progettuale che sarà oggetto di valutazione.

Nei paragrafi che seguono sono riportate le caratteristiche ed i requisiti della fornitura.

5.1. Software per la realizzazione del protocollo informatico

Il software per la realizzazione del protocollo informatico dovrà avere le caratteristiche sotto

riportate.


dettagliare le caratteristiche del software offerto.

5.1.1. Requisiti funzionali

Il software dovrà soddisfare i seguenti requisiti funzionali:

1. requisiti minimi atti a garantire il rispetto delle disposizioni di legge:

a) gestire la sicurezza e l'integrità del sistema stesso;

b) gestire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita;




c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto

dall'Amministrazione ed i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti

finali;

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei

soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri

soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

f) gestire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione

d'archivio adottato;

g) garantire l’interoperabilità del protocollo con le altre Pubbliche Amministrazioni;

h) gestire meccanismi e sistemi di monitoraggio e di log degli eventi;

i) etc.

2. requisiti aggiuntivi:

a) gestire la registrazione di protocollo dei documenti con trattamento delle immagini

(scannerizzazione massiva dei documenti cartacei) ed utilizzo di etichette adesive con

codice a barre per la segnatura. I sistemi offerti dovranno essere compatibili con i maggiori

standard di mercato;

b) gestire firma digitale e caselle PEC (gestione dei messaggi ricevuti sulle caselle PEC);

c) gestire le funzionalità minimali di work-flow:

1. assegnazione dei documenti protocollati al destinatario da protocollo;

2. smistamento da parte di un utente preposto dei documenti protocollati;

3. rifiuto dei documenti protocollati:

d) gestire la fascicolazione.

5.1.2. Requisiti non funzionali

Il software dovrà soddisfare i seguenti requisiti non funzionali:

1. flessibilità. E’ configurabile in base anche ad informazioni esterne (file di configurazione XML,

.ini, etc.);

2. facilità di uso;

3. minimizzazione dei tempi di latenza;

4. affidabilità, disponibilità e stabilità;

5. scalabilità;

6. manutenibilità;

7. robustezza e tolleranza ai malfunzionamenti;

8. completezza della manualistica (manuale di installazione, manuale amministratore, manuale

utente, etc.);

9. sicurezza logica ed integrità dei dati.




5.1.3. Funzionalità applicative

Il software dovrà avere le seguenti funzionalità:

1. funzionalità per la registrazione di protocollo;

a) entrata e uscita,

b) modalità di protocollazione veloce;

c) uso di liste codificate di utenti e destinatari, oggetti ricorrenti, etc.;

d) protocollazione massiva con stampa unione o simili;

e) annullamento protocollazione;

f) etc.

2. stampa etichetta adesiva con gli estremi della segnatura e codice a barre. I sistemi offerti

dovranno essere compatibili con i maggiori standard di mercato;

3. scansione dei documenti interattiva oppure batch massiva con assegnazione

automatica della immagine digitale alla registrazione di protocollo. I sistemi offerti

dovranno essere compatibili con i maggiori standard di mercato;

4. funzionalità per la classificazione dei documenti protocollati;

5. funzionalità per la gestione della fascicolazione dei documenti protocollati;

6. smistamento ed assegnazione documenti protocollati;

7. presa in carico o rifiuto documenti assegnati;

8. interoperabilità con altri sistemi di protocollo operanti all’esterno dell’Amministrazione, secondo

gli standard ex CNIPA;

9. funzionalità per la gestione PEC e firma digitale;

10. funzionalità per la gestione registri (incluso registro di emergenza);

11. funzionalità per la ricerca dei documenti protocollati semplice ed avanzata;

12. query e stampe estemporanee;

13. funzionalità di amministrazione del sistema;

14. configurazione e gestione delle Aree Organizzative Omogenee;

15. funzionalità per la completa gestione utenti dell’applicativo con i diversi livelli di accesso

(organigramma, profili, ruoli, uffici, etc.);

16. funzionalità per configurazione e gestione delle parametrizzazioni (inizializzazione, tipi

documento, uffici, etc.);

17. funzionalità per la gestione titolario;

18. funzionalità per la gestione statistiche del protocollo;

19. Help in linea.

5.1.4. Caratteristiche architetturali

Il software dovrà avere le seguenti caratteristiche architetturali:




1. web-based2 e cross-browser3;

2. essere basato su tecnologie, librerie e componenti standard e ben conosciute. Più

specificatamente:

a) per quanto concerne i sistemi operativi, dovrà obbligatoriamente funzionare su:

RedHat Enterprise Linux 4 Update 4 o superiori;

Microsoft Windows 2008 Server o superiori.

b) per quanto concerne i data base preferibilmente si dovrà utilizzare uno dei seguenti

database relazionali:

Microsoft SQL Server 2008 o superiori;

Postgres.

5.1.5. Elementi migliorativi

I Concorrenti, oltre alle caratteristiche sopra riportate, potranno proporre ulteriori elementi

migliorativi al fine di arricchire, coerentemente con l’ipotesi di soluzione delineata, i contenuti della

loro proposta progettuale. In particolare software per la realizzazione del protocollo informatico

potrà avere i seguenti elementi migliorativi:

1. sistema di gestione documentale comprensivo di interfacciamento verso i servizi di

conservazione sostitutiva a norma;

2. gestione completa di procedimenti e gestione completa del work flow dei documenti;

3. utilizzo di tecnologie open source4.

Gli elementi migliorativi saranno positivamente valutati.

5.2. Servizi professionali

I servizi professionali forniti dovranno avere le caratteristiche sotto riportate.

5.2.1. Installazione del software

L’Aggiudicatario dovrà provvedere al supporto all’installazione e configurazione del software

per la realizzazione del protocollo informatico sui sistemi hardware presso la server farm del

Servizio ICT dell’Amministrazione siti in viale Ciusa 21, 09131 CAGLIARI.

I server, in accordo con le caratteristiche architetturali richieste al software per la realizzazione del

protocollo informatico, saranno dotati dei dotati di sistemi operativi come sopra specificato.


dettagliare le modalità e metodologie per l’erogazione di questo servizio.

2 Si veda la definizione http://it.wikipedia.org/wiki/Applicazione_Web3 Compatibilità con i più diffusi web browser4 Si veda la definizione http://it.wikipedia.org/wiki/Open_source




5.2.2. Configurazione del software

L’Aggiudicatario, in base alla soluzione ipotizzata e alle esigenze dell’Amministrazione, dovrà

opportunamente configurare il software per la realizzazione del protocollo informatico.



5.2.3. Avvio del sistema di protocollo

L’Aggiudicatario, attraverso una figura professionale di adeguata esperienza, dovrà supportare

l’Amministrazione, relativamente alla realizzazione del protocollo informatico, nel definire e

specificare:

modello organizzativo;

flusso di lavorazione dei documenti;

regole di smistamento ed assegnazione dei documenti.


dettagliare le modalità e metodologie per l’erogazione di questo servizio. Inoltre dovranno allegare

alla loro offerta tecnica il Curriculum Vitae della risorsa professionale incaricata dell’erogazione di

questo servizio.

5.2.4. Eventuale migrazione dati pregressi

L’Aggiudicatario dovrà supportare l’Amministrazione nella eventuale migrazione dei dati di

protocollo pregressi in caso di avvio in corso d’anno.

La migrazione riguarderà i soli dati dell’anno in corso.

L’estrazione dei dati dal vecchio sistema di protocollo sarà a carico dell’Amministrazione che li

fornirà in formato csv.

Il caricamento dei dati nel nuovo sistema di protocollo sarà a carico dell’Aggiudicatario.



5.2.5. Predisposizione del titolario e del Manuale di Gestione del protocollo informatico

L’Aggiudicatario, attraverso una figura professionale di adeguata esperienza, dovrà supportare

l’Amministrazione nella predisposizione del titolario e del Manuale di Gestione del protocollo

informatico.


dettagliare le modalità e metodologie per l’erogazione di questo servizio. Inoltre dovranno allegare

alla loro offerta tecnica il Curriculum Vitae della risorsa professionale incaricata dell’erogazione di

questo servizio.

5.2.6. Formazione e affiancamento del personale

L’Aggiudicatario dovrà:




1. erogare specifiche sessioni di formazione in aula per consentire:

agli utenti dell’Amministrazione (protocollatori, utenti generici, etc.) di utilizzare le funzionalità

del software per la realizzazione del protocollo informatico. Si ipotizza che dovranno essere

formate:

a. circa 12/16 unità che svolgono le funzioni di protocollazione in entrata;

b. circa 35/45 unità che svolgono le funzioni di protocollazione in uscita;

c. circa 35/45 unità a cui sviene smistata la corrispondenza protocollata.

ai tecnici sistemisti dell’Amministrazione:

a. monitorare in autonomia le performance e la configurazione dell’infrastruttura

tecnologica;

b. eseguire backup;

c. etc.

Si ipotizza, in questo caso, che dovranno essere formate circa 3 unità.

Le sessioni di formazione si dovranno tenere presso le strutture dell’Amministrazione a Cagliari.

L’allestimento delle strutture (proiettore, Personal Computer, etc.) sarà a carico

dell’Aggiudicatario.

2. affiancare per un periodo di tempo opportuno il personale che svolge le funzioni di

protocollazione in entrata.


dettagliare metodologie e strumenti per la formazione e affiancamento ed organizzazione e durata

delle sessioni di formazione e affiancamento.

5.3. Garanzia

La garanzia riguarda:

1. difetti di funzionamento, configurazione e realizzazione del software fornito. E’ richiesto

l’intervento di riparazione "on site";

2. difetti manifestatisi a seguito di un aggiornamento del software di base ad una versione più

recente. In questo caso l’Aggiudicatario concorda con l’Amministrazione un termine ultimo entro il

quale eseguire l’intervento di riparazione e consentire dunque l’aggiornamento del software di

base. E’ richiesto l’intervento di riparazione "on site";

3. difetti dovuti alla evoluzione della normativa in materia di protocollazione di documenti della

Pubblica Amministrazione. E’ richiesto l’intervento di riparazione "on site".

La garanzia dovrà coprire per intero il software fornito (incluse procedure di installazione, caricamento

banche dati, etc.) e la documentazione a corredo e comprende:

analisi dell’errore di funzionamento del software;

correzione dell’errore e, se necessario, supporto all’Amministrazione per l’installazione delle

relative patch del software.




La garanzia comporta per l’Aggiudicatario l’obbligo di eliminare i difetti o malfunzionamenti

riscontranti negli applicativi durante il loro l’utilizzo senza nulla pretendere. L’Aggiudicatario dovrà

obbligatoriamente predisporre un sistema di segnalazione (fax, mail, help desk, etc.) e

tracciamento dello stato (presa in carico, in lavorazione, risolto, etc.) dei difetti o malfunzionamenti

riscontrati. Tale sistema dovrà essere reso accessibile all’Amministrazione via web.

La garanzia deve prevedere specifici livelli di servizio a seconda della gravità del difetto riscontrato

come indicato in 6.6.2 Tempestività di intervento e ripristino attività.

La durata della garanzia dovrà essere di almeno 36 (trentasei) mesi dalla data di accettazione finale

(approvazione del relativo verbale di verifica di conformità finale).

I Concorrenti dovranno dunque fornire obbligatoriamente la garanzia per un minimo di 36 mesi e

potranno offrire una sua estensione per un periodo di:

ulteriori 6 (sei) mesi dalla data di termine della garanzia obbligatoria di 36 mesi;

ulteriori 12 (dodici) mesi dalla data di termine della garanzia obbligatoria di 36 mesi;

ulteriori 18 (diciotto) mesi dalla data di termine della garanzia obbligatoria di 36 mesi;

ulteriori 24 (ventiquattro) mesi dalla data di termine della garanzia obbligatoria di 36 mesi;

ulteriori 30 (trenta) mesi dalla data di termine della garanzia obbligatoria di 36 mesi;

ulteriori 36 (trentasei) mesi o più dalla data di termine della garanzia obbligatoria di 36 mesi.

L’estensione della durata della garanzia, per i periodi sopra dettagliati, costituirà elemento

migliorativo e sarà positivamente valutata.


dettagliare le modalità di gestione della garanzia e il sistema di segnalazione e tracciamento dello

stato dei difetti o malfunzionamenti riscontrati.

5.4. Software di base

L’Aggiudicatario dovrà fornire, senza oneri aggiuntivi, tutto il software di base necessario al

funzionamento del software per la realizzazione del protocollo informatico ad eccezione di quanto

esplicitato nel paragrafo 5.2.1 Installazione del software.


dettagliare il software di base necessario al funzionamento del software per la realizzazione del

protocollo informatico.

5.5. Documentazione

Tutta la documentazione utente, tecnica, operativa, di installazione, di manutenzione, etc. di quanto

fornito dovrà essere redatta in lingua italiana e dovrà essere consegnata in formato elettronico.

La documentazione redatta specificatamente per l’Amministrazione dovrà essere

consegnata in formato elettronico editabile (in uno dei formati odt o rtf).




6. Modalità di esecuzione della fornitura

Di seguito sono riportate le specifiche necessarie per definire le modalità di gestione e conduzione

dell’appalto, nel rispetto dei costi, dei tempi e dei livelli di servizio fissati.

6.1. Luogo e Tempi di Esecuzione

Il luogo di esecuzione dell’appalto è presso gli uffici dell’Amministrazione siti nella Provincia di

Cagliari.

La durata prevista per la realizzazione delle attività è di 4 (quattro) mesi dalla data di stipula del

contratto.

6.2. Organizzazione e personale impiegato dall’Aggiudicatario

L’Aggiudicatario dovrà impiegare nella realizzazione dell’appalto personale qualificato.

L’Aggiudicatario dovrà individuare un Capo progetto che sarà il referente dell’Amministrazione per il

coordinamento e l’esecuzione dell’appalto. Il Capo progetto dovrà avere provata competenza ed

esperienza professionale nelle materie oggetto dell’appalto e nella gestione di progetti complessi. Il

Capo progetto dovrà agire in stretta collaborazione con l’Amministrazione per la risoluzione di tutte

le problematiche di carattere tecnico e organizzativo che dovessero insorgere in fase di

esecuzione.

6.3. Piano di Lavoro

Il Piano di Lavoro dovrà essere suddiviso in attività e accompagnato da un crono-programma

(diagramma di Gantt) che illustri le relazioni temporali e di precedenza delle varie attività.

Le attività del Piano di Lavoro dovranno essere congruenti ed integrarsi con quanto descritto dai

Concorrenti nella loro proposta progettuale. Per ogni attività deve essere indicato:

Nome attività;

Inizio e Fine;

Obiettivi;

Descrizione del lavoro;

Eventuali sotto-attività;

Rilasci intermedi (Deliverable);

Scadenze (Milestone).

Il Piano di Lavoro, la cui versione iniziale sarà proposta dai Concorrenti nella loro offerta tecnica,

dovrà essere concordato con l’Amministrazione, recependone le eventuali osservazioni, entro venti

giorni dalla data di stipula del contratto. L’Amministrazione si riserva la facoltà di richiedere, nei casi in

cui lo ritenga opportuno, una nuova versione o revisione del Piano di Lavoro.




6.4. Stato di avanzamento lavori

L'importo contrattuale sarà corrisposto tramite pagamenti effettuati dall’Amministrazione sulla base di

stati di avanzamento lavori (SAL) e tramite pagamenti anticipati delle tranche relative alla garanzia,

secondo le modalità individuate nel Capitolato.

L’Aggiudicatario, per ciascuno stato di avanzamento lavori, dovrà:

consegnare i deliverable prodotti opportunamente organizzati per essere valutati

dall’Amministrazione;

produrre una relazione che contenga:

una descrizione dettagliata delle attività realizzate;

la stima a finire per quanto rimanente;

la stima del valore economico, in rapporto ai parametri contrattuali, di quanto realizzato.

6.5. Verifica di conformità

L’Amministrazione, al fine di accertare che le forniture previste dal presente appalto siano state

eseguite a regola d'arte rispetto a quanto prescritto, sia sotto il profilo tecnico che funzionale,

procederà all’effettuazione di una verifica di conformità finale svolta da una Commissione di verifica di

conformità.

L’Aggiudicatario dovrà supportare la Commissione nella esecuzione delle prove di verifica, nel

rilevamento dei risultati e nella stesura dei verbali.

Preliminarmente alla verifica di conformità finale l’Aggiudicatario dovrà produrre un Piano di verifiche

che dovrà essere proposto alla Commissione che potrà richiedere eventuali correzioni ed integrazioni.

Per svolgere le prove di verifica la Commissione di verifica può utilizzare, a titolo di guida, il Piano di

verifiche predisposto dall’Aggiudicatario

Nel caso di accertamento della “non verificabilità”, ovvero di esito non favorevole della verifica,

l’Aggiudicatario dovrà provvedere, entro 30 giorni, a completare o ristabilire le condizioni di

verificabilità, e/o a porre rimedio alle cause che hanno condizionato l’esito negativo della verifica. In

tal caso, all’Aggiudicatario verranno imputati, oltre agli oneri relativi ad un totale e nuovo controllo e

rettifica delle componenti difettose, anche gli oneri per la ripetizione delle attività di verifica da parte

della Commissione e le eventuali penali per i ritardi corrispondenti al periodo compreso fra la data

dell’accertamento della “non verificabilità” e quella della riconsegna delle componenti stesse.

Gli esiti delle verifiche, comunque, non esonerano l’aggiudicatario da responsabilità per difetti o

imperfezioni che, anche se non palesemente emersi durante le operazioni relative, dovessero

manifestarsi od essere accertati successivamente.

Nei verbali di verifica si darà esplicitamente atto che l’aggiudicatario garantisce la piena e conforme

rispondenza ai requisiti contrattuali anche per tutte le singole componenti che - a seguito di verifiche a

campione o non esaustive, ovvero non direttamente eseguibili se non in termini distruttivi o tali a

richiedere accesso alle componenti interne ed assemblate delle apparecchiature - non sono state

direttamente e singolarmente sottoposte a verifica.

Se la verifica finale ha esito positivo, la Commissione emette il Certificato di verifica di conformità

finale che sancisce la conformità ai requisiti contrattuali della fornitura oggetto dell’appalto.




L’accettazione da parte dell’Amministrazione dell’esito positivo della verifica di conformità, dà luogo

all’accettazione definitiva della fornitura e al pagamento a saldo delle spettanze dell’appaltatore al

netto di eventuali penali o oneri derivanti dalla ripetizione delle verifiche.

6.6. Penali

6.6.1. Rispetto delle tempistiche

Il non rispetto – per motivazioni imputabili all’Aggiudicatario – delle tempistiche di rilascio dei

deliverable indicate nel Piano di Lavoro comporta l’applicazione di una penale pari a Euro 250,00

(duecentocinquanta/00) per ogni giorno di ritardo.

6.6.2. Tempestività di intervento e ripristino attività

Durate il periodo di esecuzione del contratto e durante il periodo di garanzia, l’Aggiudicatario ha

l’obbligo di eliminare:

1. errori, malfunzionamenti e difetti di funzionamento, configurazione e realizzazione del software

fornito.

Il tempo di intervento per il ripristino dell’operatività in caso di difetti o malfunzionamenti è

regolato dal seguente indicatore:

ParametroTempo di intervento e ripristino dell’operatività in caso di malfunzionamenti riscontrati nel software

Metrica

Valori soglia 1:

A. 90% degli interventi risolti entro 1 giorno per difetti o errori con priorità alta (una funzionalità principale del sistema risulta non utilizzabile correttamente);

B. 85% degli interventi risolti entro 3 giorni per difetti o errori con priorità media (una funzionalità del sistema risulta non utilizzabile correttamente);

C. 80% degli interventi risolti entro 5 giorni per difetti o errori con priorità bassa (la rimanente tipologia di errori).

Valori soglia 2:

A. 100% degli interventi risolti entro 7 giorni per difetti o errori con priorità alta (una funzionalità principale del sistema risulta non utilizzabile correttamente);

B. 100% degli interventi risolti entro 14 giorni per difetti o errori con priorità media (una funzionalità del sistema risulta non utilizzabile correttamente);

C. 100% degli interventi risolti entro 21 giorni per difetti o errori con priorità bassa (la rimanente tipologia di errori).

Algoritmo di misurazione

Differenza tra la data e ora di segnalazione del malfunzionamento e la data e ora di ripristino operatività.

Modalità di rilevazione e misura

Registrazione data e ora di segnalazione del malfunzionamento e registrazione data e ora di ripristino.

Periodo di rilevazione e misura

Ogni tre mesi a partire dalla data di attivazione della garanzia.




Il non rispetto – per motivazioni imputabili all’Aggiudicatario – dei valori soglia 1 comporta

l’applicazione di una penale pari a Euro 350,00 (trecentocinquanta/00), Euro 500,00

(cinquecento/00), Euro 750,00 (settecentocinquanta/00), rispettivamente per interventi a bassa,

media e alta priorità, per ogni punto percentuale di scostamento rispetto alle percentuali dei

valori soglia di cui sopra.

Il non rispetto – per motivazioni imputabili all’Aggiudicatario – dei valori soglia 2 comporta

l’applicazione di una penale pari a Euro 500,00 (cinquecento/00) per ogni giorno di ritardo nel

rispetto di questi valori.

Si precisa che per “funzionalità principale” si intende una funzionalità che non è rimpiazzabile in

alcun modo da altre funzionalità del sistema e senza la quale è quindi impossibile eseguire una

determinata azione.

2. errori, malfunzionamenti e difetti di funzionamento a seguito di un aggiornamento del software di

base. In questo caso l’Aggiudicatario concorda con l’Amministrazione un termine ultimo entro il

quale eseguire l’intervento di riparazione e consentire dunque l’aggiornamento del software di

base. Si applicano le penali cui al punto 1. e a partire da questo termine ultimo.

3. errori, malfunzionamenti e difetti di funzionamento a seguito della evoluzione della normativa in

materia di protocollazione di documenti della Pubblica Amministrazione. Si applicano le penali di

cui al punto 1. a partire dal momento in cui l’evoluzione normativa diventa efficace.




Allegato I Documento Applicazione "Protocollo Generale", Guida all'utilizzo




Provincia di Cagliari

Applicazione "Protocollo Generale"

Guida all'utilizzo

Indice

Come protocollare un nuovo documento.

Come modificare un documento esistente.

Come consultare l'archivio.

Come stampare il registro di protocollo.

Come aggiornare l'anagrafica.

Come inserire nuove voci per le classi, categorie, titoli e documenti.

Funzionalità

L'applicazione "Protocollo Generale 2002" è diretta a tutti coloro che abbiano conoscenze di base del P.C. e dell'ambiente con cui è stata sviluppata: Lotus Notes ver. 4.6.5.

Le sue funzionalità possono così riassumersi:

· protocollazione di un documento in ingresso o in uscita da parte dei diversi settori dell'Amministrazione;

· creazione anagrafico per mittente e destinatario;

· modifica di un documento protocollato (pur conservando sempre traccia del documento modificato) da parte del responsabile del protocollo di settore;

· consultazione dell'archivio dei documenti del protocollo;

· stampa del registro giornaliero.

E' possibile accedere alle funzioni di protocollazione solo se si e' dotati di particolari privilegi assegnati all'utente dall'amministratore del sistema.

Come protocollare un nuovo documento

Per protocollare un nuovo documento l'utente deve:

accedere al database "Protocollo Genarale 2002";


settembre 2013 Allegato Tecnico 28 di 33


selezionare in sequenza con il tasto sinistro del mouse le icone e

inserire i dati nel modulo "Protocollo Generale" tenendo in considerazione che alcuni campi (entrata-uscita; oggetto; mittente e destinatario) sono obbligatori.

Modulo inserimento "Protocollo Generale"

Particolare attenzione deve essere prestata ai campi Mittente e Destinatario.

Per inserire il mittente all'interno del documento occorre:

premere il pulsante affianco alla voce "Mittente";

selezionare all'interno della maschera che compare sullo schermo il nominativo o i nominativi che si desidera inserire nel campo mittente;

premere il pulsante "OK" per confermare la propria scelta ("Annulla" se il mittente non si trova nell'elenco. In tal caso e' possibile inserire il nuovo nominativo nell'anagrafica senza dover uscire dall'applicazione);

premere il pulsante "OK" per inserire il mittente nel documento protocollo.

Per inserire il destinatario all'interno del documento occorre:

premere il pulsante affianco alla voce "Destinatario";




selezionare all'interno della maschera che compare sullo schermo il nominativo o i nominativi che si desidera inserire nel campo destinatario;

premere il pulsante "OK" per confermare la propria scelta ("Annulla" se il destinatario non si trova nell'elenco. In tal caso e' possibile inserire il nuovo nominativo nell'anagrafica senza dover uscire dall'applicazione);

premere il pulsante "OK" per inserire il destinatario nel documento protocollo.

Compilato il modulo di inserimento dati protocollare il documento premendo il pulsante "Protocolla ed esci". Confermare quindi l'operazione premendo il pulsante "Si". La maschera che appare successivamente a questa operazione riporta il numero di protocollo assegnato al documento. Premere il pulsante "OK" se si vuole continuare con la protocollazione di un'altro documento.

Per chiudere il documento di protocollo senza compiere nessuna delle operazioni precedentemente descritte occorre premere il pulsante "Esci senza salvare".

Come modificare un documento esistente

Questa operazione viene gestita dal responsabile del protocollo di settore e non dall'utente protocollatore.

Per modificare un documento protocollato occorre:

accedere al database di protocollo;

selezionare in sequenza con il tasto sinistro del mouse le voci "Archivio"-"Tutto il protocollo";

ricercare il documento nel modo ritenuto piu' opportuno, utilizzando o le viste di ricerca messe a disposizione dal navigatore(documenti catalogati per data, per numero di protocollo, per mittente, per destinatario, per oggetto, per numero di protocollo) o la ricerca full-text di Notes;

fare doppio click sul documento che si vuole modificare e premere il pulsante "Modifica". Dopo che sono state apportate tutte le modifiche ritenute necessarie premere il tasto "OK" . In alternativa premere il pulsante "Annulla" se non si vuole apportare alcuna modifica al documento corrente.

Nella fase di modifica non sono consentite le ricerche mittente-destinatario dalle anagrafiche. Pertanto i campi Mittente e Destinatario dovranno essere modificati manualmente e non tramite azioni sui pulsanti messi a disposizione nel modulo di inserimento

Per chiudere il documento di protocollo senza compiere nessuna operazione occorre premere il pulsante "Esci".

Come consultare l'archivio

Per consultare l'archivio di un protocollo occorre:

accedere al database di protocollo;

fare click su "Archivio...";

fare click su "Protocolli annullati" se si vogliono visionare i documenti di protocollo annullati;

fare click su "Protocolli in scadenza" se si vogliono visionare i documenti di protocollo non ancora scaduti;

selezionare la vista desiderata fra quelle proposte:

"Documenti per data" mostra i documenti ordinati per data decrescente;




"Documenti per n° di protocollo" mostra i documenti ordinati per numero di protocollo decrescente;

"Documenti per mittente" mostra i documenti ordinati alfabeticamente secondo il campo "Mittente";

"Documenti per destinatario" mostra i documenti ordinati alfabeticamente secondo il campo "Destinatario";

"Documenti per oggetto" mostra i documenti ordinati alfabeticamente secondo il campo "Oggetto".

E' possibile ricercare un documento con il sistema full-text (riceca su tutto il testo). Per procedere con questa operazione occorre:

aprire il menu' a tendina alla voce "Visualizza";

selezionare la voce "Barra di ricerca";

immettere all'interno della finestrella della barra di ricerca la parola che si vuole ricercare nei documenti;

premere il pulsante "Cerca".

Nella vista verranno visualizzati tutti i documenti che al loro interno contengono la parola ricercata.

Come stampare il registro di protocollo

Per stampare il registro di protocollo occorre:

fare click su "Archivio...";

fare click su "Tutto il protocollo..." se si vuole accedere all'archivio dei protocolli in ingresso e in uscita;

selezionare una delle seguenti viste:

"Documenti per data";

"Documenti per n° di protocollo".

Premere il pulsante "Stampa il registro di protocollo"; selezionare infine la data di registro; premere il pulsante "Ok" per confermare l'operazione o "Esci" per annullarla.

A questo punto verrà visualizzata una vista con tutti i documenti di protocollo selezionati precedentemente. Premere il pulsante "Conferma la stampa" per poter stampare il registro o "Abbandona l'operazione e ritorna all'archivio" se si decide di non voler piu' una stampa del registro.

Per l'utente: come utilizzare la Barra di ricerca di Notes




Premere il pulsante Aggiungi condizione, compilare il modulo Composizione ricerca come in figura; premere Cerca




Promemoria per l'amministratore

Per abilitare l'utente alla modifica del documento protocollato occorre:

accedere alla ACL del database;

selezionare il gruppo-protocollatori che deve apportare la modifica; deselezionare temporaneamente il

[ruolo] che gli è stato assegnato e selezionare il ruolo [supervisore] . Apportata la modifica al documento protocollato riassegnare il vecchio ruolo al gruppo.



Documents

REALIZZAZIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO … · Realizzazione del protocollo informatico Provincia di Cagliari 1. Premessa La Provincia di Cagliari intende procedere con la realizzazione